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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DE LA GERENCIA DE PRODUCCIN

Direccin G
FECHA DE AUTORIZACIN
*HUHQFLDGHWHFQRORJtD COMERI: 16.12.16
DIRECCIN GENERAL: 22.12.16

Fecha de liberacin: rea responsable:
30.03.04 Gerencia de Produccin.

Fecha de revisin: Cdigo de documento: Revisin:


22.12.16 FCE-GPR.02 01

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Manual de Procedimientos de la Gerencia de 1 Manual de Procedimientos 2
Produccin

ndice

I. INTRODUCCIN................................................................................................................................... 2
II. OBJETIVOS ......................................................................................................................................... 3
De la Gerencia de Produccin .....................................................................................3
Del Manual ...................................................................................................................3
III. BASE LEGAL ..................................................................................................................................... 4
IV. POLTICAS ......................................................................................................................................... 5
Generales.....................................................................................................................5
V. PROCEDIMIENTOS ........................................................................................................................... 6
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Manual de Procedimientos de la Gerencia de 2 Manual de Procedimientos 2
Produccin

I. INTRODUCCIN
La Gerencia de Produccin tiene su origen en 1939 cuando, el entonces Director del Fondo de
Cultura Econmica, Don Daniel Coso Villegas, cre el Departamento Tcnico encargado de
efectuar los procesos de preparacin y marcaje de originales, revisin y cotejo, correccin de
pruebas, preparacin de maquetas y supervisin de los trabajos de impresin, mismos que
hasta entonces llevaban al cabo el propio Director y miembros de la Junta de Gobierno.
En 2001 la gerencia cambia de denominacin, dejando de lado el apelativo de Industrial para
quedar solamente como Gerencia de Produccin, asimismo, se le adscribe la Subgerencia de
Almacn.
En 2004 se certifica el Proceso de Almacn y se implanta un Sistema de Gestin de Calidad
que coadyuva con las metas de la Gerencia de Produccin y con las derivadas del programa
anticorrupcin de la entidad. Con esta accin se cumpli al 100% la meta relacionada con la
Agenda de Buen Gobierno en el rubro 2. Gobierno de calidad.
La empresa certificadora APPLus, certific bajo la Norma ISO 9001:2000 el sistema de
operacin para el resguardo y distribucin de las publicaciones del Fondo de Cultura
Econmica.
La implementacin del SGC incluy la modificacin de los sistemas de trabajo y la definicin de
los manuales con el enfoque de calidad. Asimismo, se realiz la auditoria de certificacin y se
obtuvo el certificado bajo la norma ISO 9001:2000. Esto ha propiciado que el personal del
almacn sea ms productivo y realice con mayor calidad su trabajo.
El Almacn Central, se puso principal a tencin a la comunicacin directa con loa clientes
finales en cuanto a la distribucin y entrega de los productos terminados que desplaza el FCE.
Continuando con el cumplimiento de la estrategia de un Gobierno de Calidad de la Agenda
Presidencial de Buen Gobierno en el 2006 se llev a cabo la certificacin de la Biblioteca
Gonzalo Robles.
Despus de la auditoria externa, el despacho International Certification of Quality Systems
IQS, certifico los procedimientos de Proceso de Registro y Actualizacin del Catlogo
Histrico, Elaboracin de Ficha Bibliogrfica, Elaboracin de Ficha Catalogrfica y Consulta en
Sala de la Biblioteca Gonzalo Robles.
Siendo una de las labores principales, el contacto directo con los usuarios, midiendo el nivel de
satisfaccin proporcionado por el FCE a travs de la Biblioteca Gonzalo Robles.
En 2007, con la finalidad de conformar una estructura slida, que permita la consecucin de los
objetivos planteados para la gerencia de produccin se modifica su conformacin, anexando el
Departamento de Biblioteca y Catlogos y la Subgerencia de Tramitacin de Reimpresiones y
Documentacin.
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Produccin

II. OBJETIVOS
De la Gerencia de Produccin

- Controlar las diferentes etapas de la produccin editorial e industrial, tanto internas como
externas, vigilando que los procesos mantengan los niveles de calidad institucional
establecidos.
- Abatir los tiempos y costos de la produccin editorial e industrial.
- Conservar la tradicin tipogrfica y de diseo del Fondo de Cultura Econmica.
- Emplear y seleccionar los mtodos de produccin ms adecuados a la institucin.

Del Manual
- Proporcionar informacin sobre la integracin y funcionamiento de la Gerencia de
Produccin del Fondo de Cultura Econmica, la ubicacin de las reas que la componen
y su relacin de dependencia y coordinacin dentro de la organizacin.
- Delimitar las responsabilidades y funciones del personal adscrito a la Gerencia.
- Presentar los criterios de trabajo que guan y norman los procesos primordiales de la
Gerencia de Produccin.
- Presentar los principales procedimientos de trabajo y los documentos empleados en los
mismos.
- Constituir una base administrativa que apoye la agilizacin y simplificacin de los
procesos.
- Servir como material de consulta para la induccin y capacitacin de personal.
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III. BASE LEGAL

Ley de Fomento para la Lectura y el Libro. Vigente.


Ley Federal del Derecho de Autor. Vigente.
Reglamento de la Ley de Fomento para la Lectura y el Libro. Vigente.
Reglamento de la Ley Federal del Derecho de Autor. Vigente.
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Produccin

IV. POLTICAS
Generales

1. El personal de Mando Medio y Superior deber supervisar la ejecucin de las operaciones de tal
manera que se asegure un control interno eficiente y eficaz que abarque actividades de registro,
autorizacin, verificacin, revisin y resguardo de archivo, asimismo evaluar los mecanismos
implementados para mejorar su funcionamiento y en su momento difundir el documento
actualizado.1
2. El titular de la Gerencia ser responsable de difundir sistemticamente entre el personal a su
cargo, los acuerdos tomados en el seno de la Junta Directiva, CIDAP, CISO y otros comits
internos, as como los sealados por el Director General.
3. El Gerente de Produccin deber entregar trimestralmente a la Gerencia General el avance de
las metas e indicadores de gestin institucionales.
4. El programa de produccin anual del Fondo de Cultura Econmica deber ser congruente con la
capacidad instalada y presupuesto del organismo, as como con las fechas estimadas de
publicacin proporcionadas por las reas responsables de proyectos editoriales.
5. El porcentaje de merma aplicable sobre el total de inventario para el Almacn Central, ser con
base los acuerdos que dicte la Junta Directiva, o en su caso, los montos que apruebe la
Gerencia General.
6. Los inventarios de material editado por el FCE se clasificarn conforme los rubros que seale la
Junta Directiva, o en su caso, los acuerdos que se tengan con la Gerencia General y la de
Comercializacin.
7. La Gerencia de Produccin deber realizar conforme los procedimientos vigentes las gestiones
necesarias para la desincorporacin y baja del material editado o negativos que se encuentren
en mal estado y que por tal motivo no es posible su uso ni comercializacin.

1
En atencin al oficio GAF/317/2014 del 23 de mayo de 2014, derivado de la recomendacin de la Auditora Superior de la
Federacin respecto del estudio general de la situacin que guarda el sistema de control interno en el Sector Pblico Federal para
implementar una poltica general que establezca la obligacin para los Mandos Medios y Superiores para la evaluacin,
actualizacin y fortalecimiento del control interno en sus mbitos de competencia.
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Produccin

V. PROCEDIMIENTOS
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Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Produccin Editorial 1 Procedimiento 2

Procedimiento
de produccin editorial
FECHA DE AUTORIZACIN
COMERI: 16.12.16
DIRECCIN GENERAL: 22.12.16

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01.08.05 Gerencia de Produccin

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22.12.16 FCE-GPR-PR.01 10
Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Produccin Editorial 2 Procedimiento 2

El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de


discriminacin, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o
alusiones hechas al gnero masculino representan siempre a todos/as, hombres y mujeres,
abarcando claramente ambos sexos.

1 Objetivo

Este documento establece el procedimiento de produccin editorial que sigue el Fondo de Cultura
Econmica.

2 Alcance

El presente procedimiento es aplicable a la Gerencia de Produccin del Fondo de Cultura Econmica y


reas que realizan trabajos de produccin editorial.

El procedimiento abarca desde la entrega del manuscrito original por parte de la Gerencia Editorial a la
Gerencia de Produccin, junto con la Orden de Produccin y archivos electrnicos pertinentes, hasta la
entrega de la obra en formato electrnico PDF al Departamento de Produccin Industrial conforme el
Procedimiento de Produccin Industrial.

El alcance de este procedimiento incluye la composicin digital, la correccin y el cuidado editorial de las
obras, ya sea de manera interna o mediante proveedores externos.
El procedimiento debe ser observado por la Subgerencia de Cuidado e Integracinque incluye los
departamentos de Cuidado Editorial, Integracin Digital y Diseo Editorial y las reas editoriales que
realizan trabajo de produccin editorial, en el mbito de su propia responsabilidad y competencia.

3 Polticas
1. Es responsabilidad de la Gerencia Editorial concluir la gestin contractual, o en su caso, la
autorizacin que corresponda por parte de la Direccin General o de la Gerencia General para
iniciar el proceso de produccin editorial.
2. Autorizacin expresa. De acuerdo con las prioridades de las obras programadas para publicarse,
el proceso de produccin editorial podr iniciarse, aun si la gestin contractual de la obra no
ha concluido, con la solicitud y autorizacin expresa y por escrito de la Gerencia Editorial,
de la Gerencia General o de la Direccin General.
3. La Gerencia de Produccin ser la responsable de proporcionar informacin sobre el avance del
proceso de las obras que estn a su cargo.
4. recepcin del manuscrito y del material necesario para la produccin editorial de la obra se
formalizar mediante la entrega de la Orden de Produccin, acompaada del presupuesto
autorizado, solicitud de ficha catalogrfica, textos promocionales (incluidos los textos de
cuarta de forros y solapas), preliminares, solicitud de ISBN, palabras clave y, en su caso,
libro o fotocopia de la obra traducida en el idioma original; la aceptacin de todo este
material por la Subgerencia de Cuidado e Integracin implica la entrada al proceso y el
conocimiento de las especificaciones que determin la Gerencia Editorial.

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Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Produccin Editorial 3 Procedimiento 2

5. Las reas que realizan trabajos de produccin editorial (por ejemplo, cuidado editorial, formacin
y tipografa) debern registrar en el reverso de la Orden de Produccin las etapas que hayan
realizado, as como utilizar los registros de este procedimiento; de acuerdo con el tipo de trabajo
que desarrollen, homologarn sus actividades con las que se establecen en este procedimiento
para la Subgerencia de Cuidado e Integracin Digital, el Departamento de Cuidado Editorial o el
Departamento de Integracin Digital, siguiendo los lineamientos tipogrficos, de diseo y
editoriales establecidos por la Gerencia de Produccin.
6. La Subgerencia de Cuidado e Integracin y las reas que realizan trabajos de produccin
editorial registrarn en el sistema SIGUE-ERP el seguimiento de las obras en sus diferentes
etapas de produccin, hasta la obtencin del original digital final (PDF), el cual se entregar al
Departamento de Produccin Industrial.
7. El Departamento de Integracin Digital integrar los archivos digitales de las obras (incluidas las
de reimpresiones de las que se tenga archivo digital, conforme al procedimiento FCE-GPR-PR.02
Produccin Industrial).
8. La produccin editorial se llevar a cabo conforme a las especificaciones tcnicas y grficas de
las colecciones en uso, o las determinadas por la Gerencia de Produccin, a travs de la
Subgerencia de Cuidado e Integracin, para los libros fuera de coleccin, atendiendo las
necesidades especficas de cada obra.
9. Las pruebas de impresin de cada etapa (galeras, primeras, segundas, etctera) podrn ser
desechadas, tres meses despus de publicado el libro.
10. Por medio del registro FCE-GPR-RE.16, la Subgerencia de Cuidado e Integracin registrar y
devolver a la Gerencia Editorial el producto no conforme que se identifique durante la recepcin
y revisin del manuscrito.
11. Es responsabilidad de la Gerencia Editorial el acuerdo y envo de pruebas tipogrficas al autor,
coeditor o traductor.
12. Para las obras cuya fecha de publicacin se haya vencido conforme a la Orden de Produccin, se
tomar como nueva fecha la que indique la actualizacin del programa editorial que enva la
Gerencia Editorial. En caso de existir notificaciones por escrito o correo electrnico de la prrroga
de una obra en particular, o cambios en el ttulo o en las principales especificaciones (tiraje,
refine, etc), dicha informacin se incluir en el expediente y se actualizar en los registros que
corresponda Orden de Produccin FCE-GPR-RE.01, Registro de seguimiento de obras FCE-
GPR-RE.02); se solicitar a los responsables la actualizacin en el sistema.

Polticas para el control de proveedores de servicios editoriales que afectan la calidad del
producto

13. Las reas editoriales y de produccin identificarn y seleccionarn a los proveedores con la
capacidad tcnica necesaria para realizar los servicios editoriales que sean requeridos.
El control del trabajo que realicen dichos proveedores se llevar a cabo en los trminos y
condiciones que el FCE establezca y quedar asentado en los registros que conforman la
contratacin del servicio: orden de trabajo, pedido-contrato, formato de aceptacin de servicios.

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Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Produccin Editorial 4 Procedimiento 2

14. Los criterios para seleccionar y evaluar a los proveedores de servicios editoriales son los
siguientes:

Se elegir del catlogo de proveedores incorporado al sistema SIGUE-ERP en la Gerencia


de Produccin.
Para ser incorporado como proveedor de servicios editoriales, basta que el rea solicitante
d su visto bueno (sustentndolo en las evaluaciones que considere pertinentes).
La evaluacin del servicio requerido se llevar a cabo con el formato de aceptacin de
servicios, que se presentar al rea administrativa como requisito para liberar el pago del
proveedor. Si el Departamento de Cuidado Editorial no acepta el trabajo, se considerar
como evaluacin no acreditada.

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Produccin Editorial 5 Procedimiento 2

4 Definiciones

Biblioteca-virtual del FCE: reunin de libros en archivo digital para su consulta electrnica.

Editor: persona o institucin que contrata una obra, artculos, etctera, con intencin de publicarlos.
Tambin se llama editor a la persona que cuida, en sus niveles lingstico y ortotipogrfico, de la edicin
de una obra.

FTP (File Transfer Protocol): protocolo para intercambiar datos a travs de internet; permite subir a un
servidor archivos electrnicos que ms tarde pueden ser descargados por un usuario remoto.

ISBN: International Standard Book Number (nmero internacional normalizado del libro).

Palabras clave: Datos estructurados que sirven como mecanismo para etiquetar, catalogar y
clasificar la informacin contenida en la obra, con el fin de facilitar la identificacin, descripcin y
bsqueda de sta.

PDF: Portable Document Format (formato de documento porttil). Se trata de un documento electrnico
multiplataforma que mantiene fielmente la composicin tipogrfica, con independencia del programa con
el que se haya elaborado. En sus diferentes versiones puede utilizarse como archivo original para
imprenta o bien para leerse en pantalla.

Pedido-contrato: documento que integra tanto la solicitud de un servicio como el contrato del proveedor
que lo realizar.

SIGUE-ERP: Sistema de gestin editorial, Sistemas de Planificacin de Recursos Empresariales, o ERP


(por sus siglas en ingls, Enterprise Resource Planning).

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Produccin Editorial 6 Procedimiento 2

5 Desarrollo
5.1. Diagrama de flujo
Inicio 1

FCE-GPR-RE.01
Recibir la orden de produccin y
FCE-GPR-RE.16 Recibir manuscrito original
manuscrito; revisar el manuscrito FCE-GPR-RE.11 corregido y asignar un capturista
original para descartar la FCE-BIB-RE.03
existencia de deficiencias Metadatos
DID 10
SCI 1

Devuelve el manuscrito, material y FCE-GPR-RE.01 Capturar original y lo entregarlo al


Existen documentacin a la GE FCE-GPR-RE.16
S DID.
deficiencias?
CA 11
SCI 2

No
FCE-GPR-RE.01
FCE-GPR-RE.16
Recibir la orden de produccin y FCE-GPR-RE.11 Informar a DCE de la terminacin
firmar de conformidad FCE-BIB-RE.03 de la captura
SCI 3 Metadatos DID 12

FCE-GPR-RE.01
FCE-GPR-RE.16 FCE-GPR-RE.01
Recibir material. FCE-GPR-RE.11 Revisar y entregar original junto
FCE-GPR-RE.04
Abrir expediente de la Obra FCE-BIB-RE.03 con la orden y ficha al DID
FCE-GPR-RE.02
SCI 4 Metadatos DCE 13

Analizar las caractersticas


editoriales de la obra y determinar FCE-GPR-RE.02
Formacin
el esquema de trabajo
SCI 5

Verificar la capacidad interna y, de


ser necesario, designar a un Entregar material a un formador FCE-GPR-RE.04
proveedor
DID , PTE 14
SCI 6

Entregar a la Jefatura de CE FCE-GPR-RE.01


Digitalizar ilustraciones, en su
manuscrito original y archivos FCE-GPR-RE.02
caso.
electrnicos FCE-GPR-RE.04
DD, CA 15
SCI 7

Gestionar la contratacin de
proveedores de acuerdo con el FCE-GPR-RE.02 Incorpora las modificaciones de
sistema SIGUE-ERP y emitir FCE-GPR-RE.26 estilo al archivo digital
orden de trabajo (pedido/contrato) CA 16
DCE 8

Formar la obra de acuerdo con


Recibir del proveedor el ficha tcnica, entrega al jefe del
manuscrito revisado junto con su FCE-GPR-RE.04 DID cuando el proceso sea
interno, y al DCE cuando sea
ficha tcnica externo
DCE , PROV 9
FO 17

S 2
Se entrega
archivo electrnico?
RESPONSABLES DE LA ACTIVIDAD

GE: Gerencia Editorial


No
SPC: Subgerencia de Produccin y Costos
SCI: Subgerencia de Cuidado e Integracin
1 DCE: Departamento de Cuidado Editorial
PROV: Proveedor
PTE: Proveedor: taller externo
DID: Departamento de Integracin Digital
CA: Capturista
DCE: Departamento de Cuidado Editorial
ED: Editor
FO: Formador
DD: Departamento de Diseo

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Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Produccin Editorial 7 Procedimiento 2

Gestionar la contratacin de un
Supervisar el trabajo de formacin FCE-GPR-RE.02
proveedor y entregarle la primera
y entregar al DCE original, ficha FCE-GPR-RE.04 FCE-GPR-RE.04
plana, galera y manuscrito para su
tcnica y galeras FCE-GPR-RE.26
lectura
DID , PROV 18
DCE 26

Recibir del proveedor corrector


manuscrito, galeras y primeras
Galeras
corregidas
DCE 27

Gestionar la contratacin de un FCE-GPR-RE.02 Entregar original, galeras y


proveedor FCE-GPR-RE.26 primeras planas al Editor a cargo
de la obra
DCE 19 DCE, PTE 28

Revisar, verificar formacin, foliar


Recibir del proveedor corrector
FCE-GPR-RE.04 primeras planas y entregar
original, ficha tcnica y galeras
primeras planas al DID o PTE
DCE 20
ED, PTE 29

Asignar la obra formada y


Entregar planas corregidas y
corregida a un editor interno o FCE-GPR-RE.04 revisadas a un formador
externo
DID o PTE 30
DCE 21

Revisar correcciones marcadas


por el proveedor, si es necesario,
Incorporar las modificaciones
contratar a un proveedor para la FCE-GPR-RE.04
sealadas en primeras planas
digitalizacin. Revisar la formacin FCE-GPR-RE.26
y entregar las galeras revisadas al
FO 31
DID o al proveedor.
ED, PTE 22

Entregar galeras corregidas y Entregar juegos de primeras y


revisadas a un formador segundas planas al DCE

DID o PTE 23 DID o PTE 32

Incorporar las modificaciones


3
sealadas en las galeras
FO 24

Realizar tratamiento de imgenes,


imprimir y entregar juegos de
galeras y primeras planas al DCE
RESPONSABLES DE LA ACTIVIDAD
DD, DID o PTE 25

DCE: Departamento de Cuidado Editorial


DID: Departamento de Integracin Digital
ED: Editor
Primeras
FO: Formador
Planas
DD: Departamento de diseo
PTE: Proveedor -Taller Externo

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Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Produccin Editorial 8 Procedimiento 2

Segundas Pruebas
planas finas

Entregar segundas planas


Gestionar la contratacin de un
FCE-GPR-RE.02 corregidas y pruebas finas al
proveedor para lectura de FCE-GPR-RE.26 FCE-BIB-RE.03
editor a cargo. Solicitar ficha
segundas planas
catalogrfica
DCE 33
DCE 41

Verificar que hayan sido


Recibir del proveedor corrector incorporadas las correcciones
manuscrito, primeras y segundas marcadas y entregar al DID con FCE-BIB-RE.04
planas corregidas ficha catalogrfica, ISBN, ndice y
DCE 34 colofn
ED o PTE 42

Entregar manuscrito, primeras y Entregar pginas con correccin a


segundas planas al editor a cargo un formador interno (formador)

DCE 35 DID 43

Revisar segundas planas y Realizar las correcciones


entregar al DID o al proveedor marcadas, imprimir pginas
requeridas y entregarlas al DID.
ED o PTE 36 FO 44

Entregar segundas planas Entregar al DCE pginas


corregidas y revisadas a un FCE-GPR-PR.04 corregidas marcadas y limpias
formador.
DID o PTE 37 DID 45

Incorporar modificaciones y Entregar pginas corregidas al


entregar juego de segundas editor
planas al DID cuando es interno
FO 38 DCE o PTE 46

Entregar juegos de segundas Obtener pruebas finas definitivas y


planas y finas al DCE entregarlas a la SCI FCE-GPR-RE.04

DID o PTE 39 ED o PTE 47

Recibir pruebas finas y archivos Realizar revisin general de las


electrnicos del proveedor, para pruebas mediante muestreo y
su revisin y solicitar ISBN al DPI, entregar 1 juego a editor
una vez obtenido se incorpora a la responsable de la Gerencia
pgina legal y forros Editorial
DCE 40 RESPONSABLES DE LA ACTIVIDAD
SCI 48

DCE: Departamento de Cuidado Editorial


PTE: Proveedor- Taller Externo
4 DID: Departamento de Integracin Digital
ED: Editor
FO: Formador
SCI: Subgerencia de Cuidado e Integracin

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Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Produccin Editorial 9 Procedimiento 2

Recibir de la Gerencia Editorial las


pruebas finas con Vo.Bo.

DCE 49

Solicitar al DID las ltimas


correcciones

ED 50

Aplicar las ltimas correcciones y


elaborar PDF

DID 51

Entregar impresin de PDF al editor a


cargo para realizar contrapruebas con
finas
DCE 52

Contraprobar impresin de PDF


contra pruebas finas

ED o PTE 53

Actualizar y cerrar en el SIGUE-ERP


las etapas correspondientes

SCI o DCE o DID 54

RESPONSABLES DE LA ACTIVIDAD
Reunir los archivos PDF de interiores
y forros. Incorporar archivos al
SCI: Subgerencia de Cuidado e Integracin
respaldo del rea; proveer ttulos a la
DCE: Departamento de Cuidado Editorial
Biblioteca Virtual del FCE
DID: Departamento de Integracin Digital
DPI: Departamento de Produccin Industrial
DID 55
ED: Editor
DPC: Departamento de Produccin y Costos

Recibir impresin y entregarla junto


FCE-GPR-PR.02
con la Orden de produccin y el FCE-GPR-RE.01
expediente al DPI
SCI 56

Fin

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Produccin Editorial 10 Procedimiento 2

5.2. Descripcin de actividades

Paso Responsable Actividad Documento

Orden de Produccin,
FCE-GPR-RE.01
Manuscrito original
Archivo electrnico
Recibe de la Gerencia Editorial: Textos de cuarta de
Orden de Produccin (seccin produccin forros y solapas
editorial), presupuesto autorizado, Preliminares
manuscrito original impreso (y, en su caso, Presupuesto de obra
Subgerencia de archivo electrnico), texto de cuarta de FCE-GPR-RE.11
1.
Cuidado e Integracin forros y solapa, pginas preliminares de Solicitud de ficha
las obras cuya edicin haya sido aprobada catalogrfica.
por el Comit Interno de Seleccin de FCE-BIB-RE.03
Obras (CISO), solicitud de ficha Producto no conforme.
catalogrfica, y de ISBN y palabras clave. Material recibido por la
Gerencia de
Produccin
FCE-GPR-RE.16
Solicitud de ISBN

Se revisa el manuscrito original; en caso de


Orden de Produccin,
identificar deficiencias en su integracin se
FCE-GPR-RE.01
registra como producto no conforme en el
Producto no conforme.
Subgerencia de registro Producto no conforme. Material
2. Material recibido por la
Cuidado e Integracin recibido por la Gerencia de Produccin,
Gerencia de
devuelve la obra y los documentos anexos
Produccin
y termina el procedimiento. De lo contrario,
FCE-GPR-RE.16
contina.

Recibe orden y firma. Orden de Produccin,

Subgerencia de Si el trabajo requiere participacin del rea FCE-GPR-RE.01


3. de diseo, la SCI entrega al Departamento
Cuidado e Integracin Procedimiento de
de Diseo Editorial la orden respectiva para
Diseo Editorial FCE-
que ste proceda a elaborar los forros. GPR-PR.04

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-PR.01 10
Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Produccin Editorial 11 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento


Orden de Produccin
Recibe material. FCE-GPR-RE.01
Presupuesto de obra
Abre expediente de la obra, en el que se FCE-GPR-RE.11
Subgerencia de incluyen, adems de la Orden de Preliminares
4. Produccin, presupuesto, preliminares,
Cuidado e Integracin Solicitud de ficha
solicitud de ficha catalogrfica, solicitud de catalogrfica
ISBN y textos de cuarta de forros, solapa y FCE-BIB-RE.03
metadatos. Textos de cuarta de
forros y solapa
Analiza las caractersticas editoriales de la
obra y determina el esquema de trabajo
que se seguir en su produccin:
a) Cuidado editorial y tipografa internos
Lecturas de pruebas externas y
supervisin de editor interno.
Captura y formacin internas.
b) Cuidado editorial y tipografa externos
Un proveedor se encarga de la Orden de Produccin
formacin, la lectura de pruebas y (reverso)
el cuidado editorial. FCE-GPR-RE.01
c) Cuidado editorial externo y tipografa
Subgerencia de interna
5. Registro de
Cuidado e Integracin
Lectura de pruebas externas. seguimiento de obras
Supervisin de editor externo. en produccin editorial-
cuidado editorial
Captura y formacin internas.
FCE-GPR-RE.02
d) Cuidado editorial interno y tipografa
externa
Lectura de pruebas externas.
Supervisin de editor interno.
Captura y formacin externas.
En cualquiera de estos casos se cubren las
etapas de revisin, formacin, lecturas y
supervisin necesarias para la produccin
del documento final.

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-PR.01 10
Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Produccin Editorial 12 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

Verifica la capacidad interna y, de ser


Catlogo de
necesario, cules proveedores podran
proveedores en el
Subgerencia de hacerse cargo del proceso completo.
6. sistema SIGUE-ERP
Cuidado e Integracin Designa el proveedor que se encargar de
la obra (revisin y marcaje o proceso
completo). Pedido-contrato

Entrega a
Orden de Produccin,
Departamento de Cuidado Editorial:
manuscrito original y archivos FCE-GPR-RE.01
electrnicos. Manuscrito original
Subgerencia de Archivos electrnicos
7.
Cuidado e Integracin Departamento de Diseo: copia de
Orden de Produccin e impresin y
captura de texto de cuarta de forros
Cuarta de forros
y/o solapa y preliminares para la
Preliminares
elaboracin de forros.

Catlogo de
Gestiona la contratacin de proveedores proveedores en el
de acuerdo con las polticas vigentes. sistema SIGUE-ERP
Anexa al manuscrito original: Ficha tcnica,
Ficha tcnica para el marcaje y la FCE-GPR-RE.04
Departamento de
8. formacin de la obra conforme a la
Cuidado Editorial Registro de
coleccin a la que pertenece y de
seguimiento de obras,
acuerdo con su especificidad.
FCE-GPR-RE.02
Elabora orden de trabajo.
Orden de trabajo
Entrega material a proveedor. FCE-GPR-RE.26
Manuscrito
Recibe del proveedor el manuscrito
corregido y marcado, junto con la ficha Manuscrito original
Departamento de tcnica.
9. Ficha tcnica,
Cuidado Editorial
Si se entreg archivo electrnico ir a paso FCE-GPR-RE.04
12; de lo contrario continuar.

Recibe del DCE el manuscrito original, si


Departamento de no se recibieron archivos electrnicos, y
10. Manuscrito original
Integracin Digital asigna el material a un capturista (interno o
proveedor).

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-PR.01 10
Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Produccin Editorial 13 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

Captura manuscrito original y lo entrega al


11. Capturista Archivos electrnicos
DID.

Departamento de Informa de la terminacin de la captura y


12.
Integracin Digital remite el manuscrito al DCE.

Revisa manuscrito original marcado por el


proveedor. Manuscrito original
Departamento de Orden de Produccin,
13. Entrega manuscrito original, junto con
Cuidado Editorial FCE-GPR-RE.01
Orden de Produccin y ficha tcnica, al
Ficha tcnica,
DID (o proveedor: taller externo) para
FCE-GPR-RE.04
iniciar la formacin de la obra.

Departamento de Formacin Manuscrito original


Integracin Digital (o Entrega el material a un formador para Ficha tcnica,
14. proveedor: taller aplicar las especificaciones tcnicas
tipogrficas. FCE-GPR-RE.04
externo)

Departamento de En su caso, el Departamento de Diseo


15. diseo digitaliza y retoca imgenes de interiores.

Capturista - Incorpora las modificaciones de estilo al


16.
archivo digital.

Forma la obra de acuerdo con ficha


tcnica, imprime primer juego de pruebas
17. Formador tipogrficas (galeras) y entrega al jefe del
DID cuando es trabajo interno, o al DCE
cuando proviene de un taller externo.

Departamento de Manuscrito original


Supervisa el trabajo de formacin.
Integracin Digital (o Ficha Tcnica,
18.
proveedor: taller Entrega al DCE manuscrito original, ficha FCE-GPR-RE.04
externo) tcnica y galeras. Galeras

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controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-PR.01 10
Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Produccin Editorial 14 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento


Catlogo de
proveedores en el
sistema SIGUE-ERP
Galeras Orden de Produccin,
FCE-GPR-RE.01
Gestiona la contratacin de un proveedor, Manuscrito original
mediante orden de trabajo, para que Ficha tcnica para
19. Departamento de realice la lectura de galeras. marcaje y formacin de
Cuidado Editorial la obra,
Entrega a proveedor manuscrito original, FCE-GPR-RE.04
ficha tcnica y galeras. Galeras
Orden de trabajo FCE-
GPR-RE.26
Pedido-contrato

Recibe del proveedor-corrector manuscrito Manuscrito original


original, ficha tcnica y galeras corregidas. Ficha tcnica para
Departamento de Si se asign el proceso completo a un marcaje y formacin de
20. Cuidado Editorial proveedor, de acuerdo con el paso 4, ste la obra,
entregar galeras para supervisin del FCE-GPR-RE.04
trabajo. Galeras

Asigna la obra, formada y corregida, a un


editor (interno o externo, conforme el Manuscrito original
volumen de trabajo interno), para su Galeras corregidas
Departamento de cuidado editorial. Ficha tcnica para
21. Cuidado Editorial marcaje y formacin de
Si se asign el proceso completo a un
la obra,
proveedor, regresa galeras revisadas a
FCE-GPR-RE.04
ste para continuar proceso.

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controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-PR.01 10
Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Produccin Editorial 15 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

Revisa correcciones marcadas por el Ficha tcnica para


proveedor (corrector) para valorar su marcaje y formacin de
pertinencia. la obra,
-En su caso, previa consulta al FCE-GPR-RE.04
Departamento de Diseo Editorial gestiona
la contratacin de un proveedor para la
digitalizacin de imgenes o elaboracin Manuscrito original
22. Editor de grficos y diagramas.
Galeras corregidas y
Revisa la formacin (caja, fuente, falsas, revisadas
cabezas, cornisas, folios, ventanas, etc.).
Entrega galeras revisadas al DID (o Orden de trabajo FCE-
proveedor: taller externo) para la GPR-RE.26
aplicacin de correcciones e impresin de
primeras planas. Pedido-contrato

Departamento de
Entrega galeras corregidas y revisadas a
Integracin Digital (o Galeras corregidas y
23. un formador para la aplicacin de
proveedor: taller revisadas
correcciones.
externo)

Incorpora las modificaciones sealadas en


24. Formador
las galeras.

Departamento de
Integracin Digital (o - Imprime y entrega juegos de galeras y
25. Primeras planas
proveedor: taller primeras planas al DCE.
externo)
Catlogo de
proveedores en el
sistema SIGUE-ERP
Primeras planas Orden de Produccin,
Gestiona la contratacin de un proveedor FCE-GPR-RE.01
Departamento de para que realice la lectura de primeras Manuscrito original
26.
Cuidado Editorial planas.
Galeras
Entrega a proveedor manuscrito original,
Primeras planas
galeras y primeras planas.
Pedido-contrato
Orden de trabajo
FCE-GPR-RE.26

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controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-PR.01 10
Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Produccin Editorial 16 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

Recibe del proveedor-corrector el Manuscrito original


Departamento de Galeras
27. manuscrito original, galeras y primeras
Cuidado Editorial Primeras planas
planas corregidas.
corregidas
Entrega manuscrito original, galeras y
primeras planas al editor a cargo de la Manuscrito original
Departamento de obra. Galeras
28.
Cuidado Editorial Si se solicita, se enva juego de pruebas al Primeras planas
autor, coeditor o traductor, mediante la corregidas
Gerencia Editorial.

Revisa correcciones marcadas por el


proveedor (corrector) para valorar su
pertinencia.
Verifica formacin y foliacin. Primeras planas
29. Editor
Entrega primeras planas revisadas al DID corregidas y revisadas
(o proveedor: taller externo) para la
aplicacin de correcciones e impresin de
segundas planas.

Departamento de
Entrega primeras planas corregidas y
Integracin Digital (o Primeras planas
30. revisadas a un formador para la aplicacin
proveedor: taller corregidas y revisadas
de correcciones.
externo)

Incorpora las modificaciones sealadas en


las primeras planas.
31. Formador Imprime juego de segundas planas y
entrega al jefe del DID cuando es trabajo
interno, o al DCE cuando proviene de un
taller externo.

Departamento de
Integracin Digital (o Entrega juegos de primeras y segundas Primeras planas
32.
proveedor: taller planas al DCE.
Segundas planas
externo)

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verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-PR.01 10
Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Produccin Editorial 17 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

Catlogo de
proveedores en el
Segundas planas sistema ERP
Gestiona la contratacin de un proveedor, Pedido-contrato
mediante pedido-contrato y orden de
Departamento de trabajo para que realice la lectura de Orden trabajo
33.
Cuidado Editorial segundas planas. FCE-GPR-RE.26
Entrega a proveedor manuscrito original, Orden de Produccin,
primeras planas corregidas y segundas FCE-GPR-RE.01
planas. Manuscrito original
Primeras planas
Segundas planas

Recibe del proveedor corrector el Manuscrito


Departamento de Primeras planas
34. manuscrito original, primeras planas y
Cuidado Editorial Segundas planas
segundas planas corregidas.
corregidas

Entrega manuscrito original, primeras y Manuscrito original


Departamento de Primeras planas
35. segundas planas al editor a cargo de la
Cuidado Editorial Segundas planas
obra.
corregidas

Revisa correcciones marcadas por el


proveedor (corrector) para valorar su
pertinencia.
Verifica formacin y foliacin definitivas. Segundas planas
corregidas
Elabora o corrige ndice general.
Marca pginas preliminares y solicita ficha ndice
catalogrfica a la Biblioteca.
36. Editor Pginas preliminares
Coteja contenido del forro elaborado por el
Departamento de Diseo Editorial (vase
procedimiento de Diseo Editorial) con las Procedimiento de
pginas preliminares. Diseo Editorial,

Entrega segundas planas revisadas al DID FCE-GPR-PR.04


(o proveedor: taller externo) para la
aplicacin de correcciones e impresin de
pruebas finas.

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controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-PR.01 10
Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Produccin Editorial 18 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

Departamento de
Entrega segundas planas corregidas y
Integracin Digital (o Segundas planas
37. revisadas a un formador para la aplicacin
proveedor: taller corregidas
de correcciones.
externo)

Incorpora las modificaciones sealadas en


las segundas planas, captura y forma ndice
ndice
38. Formador general y pginas preliminares.
Pginas preliminares
Imprime juego de pruebas finas y entrega
al jefe del DID, cuando es interno.

Segundas planas
Departamento de
Entrega juegos de segundas planas y corregidas
39. Integracin Digital (o
pruebas finas al DCE. ndice
proveedor: taller
Pginas preliminares
externo)
Pruebas finas
-Recibe pruebas finas y archivos
electrnicos del proveedor, para su Galeras corregidas
revisin y en su caso aceptacin del Primeras planas
trabajo (pueden solicitrsele juegos de corregidas
Departamento de pruebas anteriores: galeras, primeras, Segundas planas
40.
Cuidado Editorial segundas). corregidas
Pruebas finas
Solicita ISBN al Departamento de
Archivos electrnicos
Produccin Industrial, una vez obtenido se
ISBN
incorpora a la pgina legal y forros.

Pruebas finas
Entrega segundas planas corregidas y
pruebas finas al editor a cargo de la
obra.
Departamento de Si el proceso se hizo por completo de Segundas planas
41. Cuidado Editorial manera externa, revisa que las corregidas
pruebas finas cumplan con las Pruebas finas
caractersticas de la ficha tcnica y
no presenten errores ni erratas de
ningn tipo.
Marca lo necesario.

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-PR.01 10
Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Produccin Editorial 19 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

Verifica que hayan sido incorporadas las


correcciones marcadas en las segundas
planas, incluidas las correcciones del autor
o coeditor.
Pginas salteadas con
Contraprueba las pruebas finas con juego correcciones
completo de segundas planas. Ficha catalogrfica
42. Corrige ndice general y preliminares. FCE-BIB-RE.04
Editor
De ser necesario, pide al jefe del DCE que
ndices
mande elaborar ndice
analtico/onomstico. Colofn

Marca colofn y ltimas correcciones.


-Entrega ltimas correcciones, ficha
catalogrfica, ndices y colofn al DID.

Departamento de Entrega pginas con correccin a un Pginas con


43.
Integracin Digital formador interno. correcciones

Realiza las correcciones marcadas,


44. Formador imprime las pginas requeridas y las
entrega al jefe del DID.

Pginas con
Entrega al DCE pginas corregidas
correcciones
(marcadas y limpias).
Si el proceso se hizo en su totalidad de
Departamento de
45. manera externa, realiza correcciones
Integracin Digital
marcadas, elabora pginas preliminares
(con ficha catalogrfica), inserta colofn.
Entrega pginas corregidas.
Pginas corregidas

Departamento de Entrega pginas corregidas al editor a Pginas con


46.
Cuidado Editorial cargo. correcciones

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Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-PR.01 10
Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Produccin Editorial 20 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

Contraprueba pginas corregidas con


pginas marcadas para verificar que no se
hayan producido recorridos y verificar que Ficha tcnica para
no existan errores. marcaje y formacin de
la obra,
Contraprueba tantas veces como sea
47. Editor necesario hasta obtener pruebas limpias. FCE-GPR-RE.04

Entrega a la SCI pruebas finas definitivas


para su visto bueno y el del responsable
de la obra en la Gerencia Editorial. Pruebas finas
Incorpora al expediente ficha tcnica.

Realiza una revisin general de las Pruebas finas


pruebas finas, mediante un muestreo de
los diferentes elementos tipogrficos
(preliminares, ndice, cornisas, voladitos,
Subgerencia de pies de fotos, bibliografa, etc.), a fin de
48.
Cuidado e Integracin garantizar que se cumplan las
especificaciones de la obra.
Enva a la Gerencia Editorial pruebas finas
para visto bueno.
Pruebas finas
Recibe de la Gerencia Editorial las pruebas
finas. Pruebas finas
Departamento de
49.
Cuidado Editorial Regresa las pruebas finas al editor a cargo, Visto Bueno de
con las indicaciones pertinentes. Pruebas Finas

De ser necesario solicita al DID la


50. Editor aplicacin de ltimas correcciones y la [ltimas pginas con
elaboracin e impresin de archivos PDF. correccin]

Aplica ltimas correcciones, elabora


archivos PDF y los imprime. [ltimas pginas con
Departamento de Entrega impresin de archivos PDF al correccin]
51. PDF impreso
Integracin Digital DCE.
Archivos digitales del
Recibe archivos digitales del forro del forro
Departamento de Diseo Industrial

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Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-PR.01 10
Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Produccin Editorial 21 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

[ltimas pginas con


Departamento de Entrega impresin PDF al editor a cargo correccin]
52.
Cuidado Editorial para su contraprueba con finas.
Impresin PDF

Contraprueba impresin PDF con pruebas


finas para verificar que no se hayan Pruebas finas
53. Editor
producido recorridos y verificar que no
Impresin PDF
existan errores.

Actualiza y cierra en el sistema las tareas


54. Editor
de produccin editorial.

Rene los archivos PDF de interiores y


Departamento de forros. Archivos digitales de
55.
Integracin Digital -Incorpora archivos al respaldo del rea; forro e interiores
provee ttulos a la Biblioteca Virtual del FCE.

Impresin de PDF de
Recibe impresin y entrega junto con la
interiores
Orden de produccin y el expediente al
Subgerencia de Impresin de PDF de
56. Departamento de Produccin Industrial.
Cuidado e Integracin forros

Termina procedimiento. Orden de Produccin,


FCE-GPR-RE.01

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Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-PR.01 10
Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Produccin Editorial 22 Procedimiento 2

6 Referencias y documentos relacionados

ID. Nm. documento Ttulo


6.1 FCE-GPR-PR.02 Procedimiento de Produccin Industrial
6.2 FCE-GPR-PR.04 Procedimiento de Diseo Editorial
6.3 FCE-GEC-RE.10 Visto Bueno de Pruebas Finas
6.4 FCE-GAF-RE.21 Formato de aceptacin de servicios
6.5 FCE-BIB-RE.03 Solicitud de ficha catalogrfica
6.6 FCE-BIB-RE.04 Ficha catalogrfica
6.7 Solicitud de ISBN

7 Anexos y registros usados

Anexo Nm. documento Ttulo


7.1 FCE-GPR-RE.01 Orden de Produccin
Registro de seguimiento de obras en produccin
7.2 FCE-GPR-RE.02
editorial cuidado editorial
Ficha tcnica para el marcaje y formacin de la
7.3 FCE-GPR-RE.04
obra

Producto no conforme. Material recibido por la


7.4 FCE-GPR-RE.16
Gerencia de Produccin

Orden de trabajo para proveedores de servicios


7.5 FCE-GPR-RE.26
editoriales

8 Listas maestras relacionadas al procedimiento

No. Documento Ttulo


FCE-RD-LM.01 Lista maestra de documentos internos (G. de produccin)
FCE-RD-LM.03 Lista maestra de registros (G. de produccin)

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controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-PR.01 10
Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Produccin Editorial 23 Procedimiento 2

9 Lista de distribucin

Copias Distribucin rea


Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Produccin

VE Versin electrnica-solo lectura Gerencia de Tecnologa (intranet)

10 Control de cambios

Pginas
Fecha Versin Originador del cambio Naturaleza del cambio
afectadas

Subgerente de Cuidado Se actualiza el procedimiento a


22.12.16 10 Todas
e Integracin la operacin actual.

Se hacen algunas precisiones


en el alcance del
procedimiento mencionando a
las reas que realizan trabajos
de produccin editorial; en el
Subgerente de Cuidado procedimiento, se modifica la
23.07.12 09 Todas
e Integracin poltica 6.

Se cambia el termino de
revisin por el de versin, se
cambia la leyenda de pie de
pgina

Se actualizaron las polticas 5,


8, 9, 12 y 14; cambios en
Jefes de Departamento registro FCE-GPR-RE.02 y se
01.03.11 08 Todas
de Cuidado Editorial incorpor el FCE-GPR-RE.26;
se actualizaron las actividades
correspondientes

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Anexos del procedimiento de
Produccin Editorial

Anexo 7.1

FCE-GPR-RE.01

Orden de produccin
Anexos del procedimiento de
Produccin Editorial
Anexos del procedimiento de
Produccin Editorial

pgina 2

Tareas de seguimiento

3.4 Produccin editorial

FCE AEX Responsable Fecha de inicio Fecha de trmino Observaciones

3.4.01 Revisin del manuscrito

3.4.01.1 Revisin y marcaje

3.4.01.2 Cotejo

3.4.01.3 Captura

3.4.02 Galeras

3.4.02.1 Formacin

3.4.02.2 Lectura de galeras

3.4.02.3 Revisin de galeras

3.4.02.4 Correccin galeras

3.4.03 Primeras

3.4.03.1 Lectura de primeras

3.4.03.2 Revisin de primeras

3.4.03.3 Correccin de primeras

3.4.03.4 Elab. de dibujos

3.4.04 Segundas

3.4.04.1 Lectura de segundas

3.4.04.2 Revisin de segundas

3.4.04.3 Correccin de segundas

3.4.05 Contraprueba

3.4.05.1 Rev. de contraprueba

3.4.05.2 Correccin de contra.

3.4.06 ndices

3.4.06.1 Elab. de ndices

3.4.06.2 Revisin de ndices

3.4.06.3 Correc. de ndices

3.4.07 Pruebas finas

3.4.07.1 Revisin de finas

3.4.07.2 Correccin de finas

3.4.07.3 PDF de texto

3.4.07.4 Contra PDF/ finas

3.4.08 Diseo editorial

3.4.08.3 *Diseo del forro

3.4.09 Visto Bueno GE

3.4.10 Negativo / CTP


Anexos del procedimiento de
Produccin Editorial

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Orden de Produccin.

2. Objetivo del registro:


Integrar todos los elementos necesarios para llevar a cabo una obra en los trminos y
alcance de este procedimiento.

3. Responsable de su llenado:
reas editoriales y Gerencia de produccin

4. Forma de llenado:
Captura

5. Descripcin de llenado de elementos:

Nota:
La versin anterior de la orden de produccin, es decir la versin 2, contina vigente como
herramienta de registro para aquellas obras que fueron recibidas hasta el 31 de diciembre de
2009 y que continan en el proceso de produccin editorial.
La actual versin es de uso obligatorio para aquellas obras que han sido entregadas, desde
enero de 2010.

Id. Elemento Descripcin

Original / copia.- Indicar con una X si el registro habr de


1. Seccin superior considerarse como el original o copia.
Informacin del sistema: Nmero de proyecto y Clave de la obra

Datos generales del proyecto, provenientes del sistema, tales


como: ttulo y subttulo definitivo, autor, coleccin, tipo de obra,
Informacin general nmero de edicin, nmero de reimpresin, indicador de
2.
del proyecto coedicin, fecha estimada de publicacin.
Datos para anotacin manual:
Cambio: modificaciones a la fecha estimada de publicacin

Especificaciones que fueron registradas en el sistema: Cuidado


editorial, diseo de forros, material entregado a produccin,
Informacin del
3. anexos al manuscrito, otro material, observaciones a produccin
manuscrito entregado
editorial, observaciones a produccin industrial, claves registradas
(si es el caso)
Caractersticas que provienen del presupuesto generado en el
sistema: traduccin, revisin tcnica, caracteres por lnea, lneas
por pgina, pgs. texto original, num. de ilustraciones en el texto,
Especificaciones para
4. num. de laminas en pliego aparte, num. de cuadros, num. de
cuidado editorial
mapas, num. de grficas, porcentaje de cuidado editorial, revisin,
cotejo y marcaje AEX, ndice onomstico, ndice analtico, pginas
que calcula el presupuesto
Anexos del procedimiento de
Produccin Editorial

Id. Elemento Descripcin

Referencias generales sobre las caractersticas fsicas del libro,


tales como: Refine, pginas FCE,
Datos para anotacin manual, encuadernacin, tiraje de cada
encuadernacin, tipo de lomo, ancho de lomo (mm); tipos de
papel: texto, forro, guardapolvo, guardas, cubierta, solapa,
laminado, grabado, listn
Presupuesto Aut. #: indica el nmero de presupuesto autorizado
Especificaciones de
5. del que se estn tomando los datos.
impresin
Datos para anotacin manual:
-Otro refine: cuando sea un refine especial
-Pginas FCE Definitivo: para el caso de que se tenga el nmero
de pginas ya formadas.
-Orden de impresin: nmero de Orden de impresin generada
-Cambio: registro temporal para el cambio de fecha estimada de
publicacin

6. Comentarios Anotar cualquier observacin que se considere pertinente

7. Firmas Firmas de entrega-recepcin

Seguimiento de tareas de cuidado editorial


Hoja 2
Nota: No se utiliza en reimpresiones ni obras donde el cuidado
(reverso de OP)
editorial no se realiza en la gerencia de produccin.
Nombre y nmero de las tareas.
8. Tareas Nota: En los casos de renglones en blanco, tareas no realizadas,
se cruza una lnea para invalidar todo el rengln.
Se indica si el trabajo se realiz internamente (FCE) o por un
9. FCE / AEX
proveedor externo (AEX)
10. Responsable Se anota el responsable de la tarea.

11. Fecha de inicio Se anota la fecha de inicio de la tarea.

12. Fecha de trmino Se anota la fecha de trmino de la tarea.


Anotaciones que se consideran pertinentes para la tarea o en
13. Observaciones
general para la obra.
Anexos del procedimiento de
Produccin Editorial

Anexo 7.2

FCE-GPR-RE.02

Registro de seguimiento de obras en


produccin editorial-cuidado editorial
Anexos del procedimiento de
Produccin Editorial

FCE-GPR-RE.02 rev. 04

Registro de seguimiento de obras en produccin editorial - cuidado editorial

dd / mm / aaaa

Inicio/reinicio de Entrega a
Ext / Entrega a Fecha
# proyecto Editor Coedicin ISBN Autor Ttulo Coleccin Refine Enc./Tiro cc. pp. Etapa produccin Impresin y Observaciones Programa Diseo
Int Produccin estimada
editorial Encuad.

5
Anexos del procedimiento de
Produccin Editorial

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Registro de seguimiento de obras en produccin editorial-cuidado editorial

2. Objetivo del registro:

Servir de herramienta para dar seguimiento a la produccin y cuidado editorial.

3. Responsable de su llenado:
Subgerencia de cuidado e integracin y sus jefaturas de departamento.

4. Forma de llenado:
Manual

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin

1 Fecha Fecha de actualizacin.

2 Proyecto Nmero de proyecto.

3 Editor Nombre del editor asignado.

4 Coedicin Si la obra es en coedicin, se anota informacin


sobre el coeditor.

5 ISBN Clave del ISBN.

6 Ext / Int Se indica si la obra se va atrabajar en forma


externa E o interna I.

7 Autor Nombre del autor, comenzando por apellido


paterno.

8 Ttulo Ttulo de la obra.

9 Coleccin Nombre de la coleccin a la que pertenece.

10 Refine Dimensiones del libro (ancho y alto).

11 Enc./Tiro Tipo de encuadernacin: R= rstica,


E=empastada; as como el tiraje.

12 cc. Nmero de cuartillas.

13 pp. Nmero de pginas.

14 Etapa Avance que se reporta en la obra.


Anexos del procedimiento de
Produccin Editorial

Id. Elemento Descripcin

15 Entrega a Produccin Fecha en que fue recibida la obra.

16 Inicio / reinicio de produccin editorial Fecha de inicio o reinicio de la produccin


editorial .

17 Fecha estimada Fecha estimada de publicacin, generalmente se


indica por mes.

18 Entrega a Impresin y Encuad Fecha en que se entrega al Departamento de


Produccin Industrial

19 Observaciones Cualquier comentario u observacin sobre el


desarrollo de la obra

20 Programa Fecha de referencia indicada en el programa de


la Gerencia Editorial, generalmente mes y ao.

21 Diseo Diseador asignado


Anexos del procedimiento de
Produccin Editorial

Anexo 7.3

FCE-GPR-RE.04

Ficha tcnica para el marcaje y formacin de


la obra
Anexos del procedimiento de
Produccin Editorial

Fecha de revisin Cdigo de documento:


29.09.08 FCE-GPR-RE.04
Referencia: Revisin:
FCE-GPR-PR.01 4

Ficha tcnica para el marcaje y la formacin de la obra

[ Nombre de la coleccin ]

Nombre del autor: Proyecto:


Ttulo de la obra:

[ Caractersticas ] [ Especificaciones ]

Observaciones especficas para la obra


Anexos del procedimiento de
Produccin Editorial

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Ficha tcnica para el marcaje y la formacin de la obra

2. Objetivo del registro:


Contar con especificaciones tipogrficas que faciliten el cuidado editorial.

3. Responsable de su llenado:
Departamentos de Cuidado Editorial.

4. Forma de llenado:
Manual

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin

1 Nombre de la coleccin Nombre de la coleccin

2 Nombre del autor Nombre del autor

3 Ttulo de la obra Ttulo de la obra

4 Proyecto Nmero de proyecto

Indicar la relacin de la caractersticas


tipogrficas de la coleccin (refine, caja,
medianiles, fuente, tipo, colgado, cabezas
5 Caractersticas
para captulo, falsas, sangra,
transcripciones, epgrafe, dedicatorias,
cornisas, notas, cuadros, figuras, etctera)

6 Especificaciones Especificaciones tipogrficas

Observaciones especficas para la Indicar las observaciones para la obra que


7 obra se turna para el cuidado editorial
Anexos del procedimiento de
Produccin Editorial

Anexo 7.4

FCE-GPR-RE.16

Producto no conforme
material recibido por la gerencia de
produccin
Anexos del procedimiento de
Produccin Editorial

Fecha de revisin Cdigo de documento:


29.09.08 FCE-GPR-RE.16
Referencia: Revisin:
FCE-GPR-PR.01 1
Producto no conforme
Material recibido por la Gerencia de Produccin

Fecha de deteccin: Proyecto

Fecha en que se recibi el material: _____________________

Autor:

Ttulo:

Coleccin

Causa de la no conformidad

Observaciones

Entrega: Recibe:
Anexos del procedimiento de
Produccin Editorial

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Producto no conforme. Material recibido por la gerencia de produccin

2. Objetivo del registro:


Detectar y regresar para su correccin el material entregado por la Gerencia Editorial
que presente alguna no conformidad

3. Responsable de su llenado:
reas de la Subgerencia de Cuidado e Integracin

4. Forma de llenado:
Manual

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin

Da, mes y ao en que se detecta la no


1 Fecha de deteccin
conformidad

Da, mes y ao en que la subgerencia de


2 Fecha en que se recibi el material
Cuidado e Integracin recibi el material

3 Proyecto Nmero de proyecto

Nombre del autor, comenzado por el


4 Autor
apellido

5 Ttulo Ttulo de la obra

6 Coleccin Coleccin a la que pertenece el ttulo

7 Causa de la no conformidad Especificar la no conformidad

Aclaraciones o comentarios que se


8 Observaciones
consideren pertinentes

Nombre y firma por parte del responsable


9 Entrega de la obra en la Subgerencia de Cuidado e
Integracin
Nombre y firma del editor a cargo de la obra
10 Recibe
en la Gerencia Editorial
Anexos del procedimiento de
Produccin Editorial

Anexo 7.5

FCE-GPR-RE.26

Orden de trabajo para


proveedores de servicios editoriales
Anexos del procedimiento de
Produccin Editorial

FCE-GPR-RE.26 Ver. 1

Orden de trabajo para


proveedores de servicios editoriales

Autor: 1 Nmero de proyecto: 6

Ttulo: 2

3 7
Coleccin: Etapa/ trabajo:

Editor: 4 Extensin (en cc): 8

Proveedor: 5 Entradas (ndices): 9

Tipo de edicin: 10

11
Clculo presupuestal del trabajo encargado:
Servicio Clave Cantidad Precio unitario Subtotal
SE- $ 20.00 $ 0.00
trabajo 1 Revisin de original en espaol (cuartilla), nivel0000000000000411
1
SE- $ 18.00 $ 0.00
trabajo 2 1a correccin contra original (cuartilla) (galeras)
0000000000000412
SE- $ 15.00 $ 0.00
trabajo 3 1a correccin ortotipogrfica (cuartilla) (primeras)
0000000000000413
SE- $ 12.00 $ 0.00
trabajo 4 2a correccin ortotipogrfica (cuartilla) (segundas)
0000000000000414
SE- $ 2.50 $ 0.00
trabajo 5 ndice analtico (entrada), nivel 1 0000000000000415
SE- $ 1.50 $ 0.00
trabajo 6 ndice onomstico (entrada) 0000000000000416
SE- $ 65.00 $ 0.00
trabajo 7 Formacin de texto cientfico en TeX (pgina) 0000000000000418
SE- $ 35.00 $ 0.00
trabajo 8 Ilustraciones segn dificultad (1) 0000000000000420
SE- $ 15.00 $ 0.00
trabajo 9 Captura (cuartilla) 0000000000000424
SE- $ 4,000.00 $ 0.00
trabajo 10 Diseo de forro 0000000000000429
SE- $ 40.00 $ 0.00
trabajo 11 Digitalizacin y retoque: imgenes a lnea 0000000000000426
SE- $ 0.00 $ 0.00
trabajo 12 Cuidado editorial (20%) 4251000000000000

suma $ 0.00
iva 16% $ 0.00
subtotal $ 0.00
ret isr 10% $ 0.00
ret iva 10.67% $ 0.00
total $ 0.00

Indicaciones del editor: 12

Observaciones del proveedor: 13

Proveedor: 14

Asignado por: 15 Fecha de asignacin: 16

18
Fecha compromiso 17 _________________________________________________
de entrega : Acepto fechas, tarifas y condiciones
Anexos del procedimiento de
Produccin Editorial

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Orden de trabajo para proveedores de servicios editoriales

2. Objetivo del registro:


Hoja de captura para la generacin del pedido-contrato; es un apoyo para control de los
trabajos enviados.

3. Responsable de su llenado:
Departamentos de Cuidado Editorial

4. Forma de llenado:
Electrnico

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin


1. Autor Nombre del autor.
2. Ttulo Ttulo de la obra.
3. Coleccin Coleccin a la que pertenece el ttulo.
Nombre del editor de la Gerencia de Produccin a cargo
4. Editor
de la obra.
5. Proveedor Nombre del proveedor.
6. Nmero del proyecto Nmero del proyecto (ERP).
Etapa en que se encuentra la obra y tipo de trabajo que
7. Etapa/trabajo
se va a encargar, por ejemplo: Lectura de primeras.
8. Extensin (en cc) Nmero de cuartillas.
Nmero de entradas que se consideran para la
9. Entradas (ndices)
elaboracin de ndices.
Especificar: primera edicin, nueva edicin o
10. Tipo de edicin
reimpresin.
Clculo presupuestal del Descripcin de los servicios editoriales con su clave,
11.
trabajo encargado cantidad y precio.
12. Indicaciones del editor Especificaciones que debe tomar en cuenta el proveedor.
Observaciones del Consideraciones que en su caso, pudiera tener el
13.
proveedor proveedor.
14. Proveedor Anote el nombre del proveedor
15. Asignado por Nombre del editor responsable que encarga el trabajo.
16. Fecha de asignacin Fecha de entrega del trabajo al proveedor.
Fecha compromiso de
17. Fecha en que se requiere el trabajo.
entrega
Firma del proveedor aceptando fechas tarifas y
18. Firma de conformidad
condiciones.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-PR.02 08
Procedimiento de Produccin
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Industrial 1 Procedimiento 2

Procedimiento de produccin industrial


FECHA DE AUTORIZACIN
COMERI: 16.12.16
DIRECCIN GENERAL: 22.12.16

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-PR.02 08
Procedimiento de Produccin
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Industrial 2 Procedimiento 2

1 Objetivo

Coordinar la produccin industrial de las obras registradas en el programa editorial para contar con los
ttulos y ejemplares solicitados para dar respuesta a la demanda de los clientes internos y externos.

2 Alcance

El presente procedimiento es aplicable a todas las reas del FCE que requieran imprimir una obra
contenida en el programa editorial del Fondo de Cultura Econmica ya sea en la modalidad de
reimpresiones, novedades o primeras ediciones, as como otros materiales diferentes a libros.

El procedimiento se aplica y debe ser observado por las reas responsables de proyectos editoriales,
colaboradores y talleres, en el mbito de su propia responsabilidad y competencia.

El procedimiento abarca, en el caso de libros, desde la recepcin de la orden de produccin,


acompaada del material correspondiente, hasta que la obra se encuentra disponible en el Sistema de
Inventarios. Para el caso de materiales distinto a libros, abarca desde la recepcin de la solicitud
correspondiente acompaada del material que se imprimir, hasta la entrega del material impreso al rea
solicitante.

3 Polticas

1. Es responsabilidad de las reas editoriales que las obras que entreguen para produccin
industrial cuenten con la validacin o liberacin de los contratos correspondientes (indicada en la
orden de produccin). En caso de que no se presenten estos datos, el rea solicitante deber
especificar en las observaciones que cuenta con el aval de las instancias superiores.
2. Cada obra que se enve a la imprenta para su produccin, deber estar sustentada con una
orden de impresin (FCE-GPR-RE.05). El Departamento de Produccin Industrial puede
solicitar, antes del envo, cotizaciones sobre las propuestas de libros o materiales a publicar.
3. Es responsabilidad de la Gerencia de Produccin:
Garantizar la produccin industrial de las obras autorizadas que le presentan las reas
editoriales.
Aprobar o rechazar la produccin, total o parcialmente, de acuerdo con las especificaciones del
Fondo de Cultura Econmica.

4. Es responsabilidad del Departamento de Produccin Industrial:


Administrar los ISBN.
Tramitar la solicitud de impresin de cualquier material diferente a libros recibida de
cualquiera de las reas internas del Fondo.

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-PR.02 08
Procedimiento de Produccin
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Industrial 3 Procedimiento 2

Solicitar al Departamento de Integracin Digital, para el caso de las reimpresiones, la


actualizacin de las pginas que sean necesarias (portadilla, legal, colofn, etc.) conforme
las especificaciones sealadas en la orden de produccin (FCE-GPR-RE.01) recibida de la
Unidad de Tramitacin de Reimpresiones del FCE y a las establecidas por la SCI.
Solicitar a la SCI la actualizacin de la portada para cada reimpresin de acuerdo a las
plantillas y criterios de diseo de la misma subgerencia.
Elaborar la Orden de Impresin (FCE-GPR-RE.05) considerando las especificaciones
sealadas en la Orden de Produccin (FCE-GPR-RE.01) o en las solicitudes de impresin
de materiales. Para el caso de que el solicitante no proporcione estos datos, el
Departamento de Produccin Industrial determinar dichas especificaciones tomando como
referencia las caractersticas de la coleccin o de los materiales indicadas en rdenes
precedentes.
Seleccionar, de ser necesario, la imprenta o proveedor que cumpla con los requisitos
tcnicos establecidos en la Orden de Produccin (FCE-GPR-RE.01) para la produccin
industrial de cada obra del FCE, conforme las polticas vigentes.
Determinar las necesidades de materia prima para la impresin y encuadernacin de cada
libro o material solicitado.
Solicitar al almacn de negativos, mediante la orden de impresin, la entrega de los
negativos necesarios para la impresin de las rdenes que as lo requieran.
Dar seguimiento a la produccin industrial de las obras. Revisar semanalmente con la
imprenta o proveedor el avance de las rdenes en proceso as como la asignacin de
prioridades.
Estimar y ajustar, en su caso, la fecha programada de recepcin de las obras para su
oportuna promocin y difusin.
Dar seguimiento al manejo de los archivos digitales entregados al proveedor para la
impresin de cada obra o material del FCE.
Validar, en el caso de las primeras y nuevas ediciones, la muestra 1 de la produccin con el
responsable de la obra por parte del rea editorial o, en su caso, con el subgerente o gerente
del rea y con la SCI. En el caso de las reimpresiones, la muestra 1 slo es validada por el
jefe del Departamento de Produccin Industrial.

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-PR.02 08
Procedimiento de Produccin
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Industrial 4 Procedimiento 2

4 Definiciones

FTP (File Transfer Protocol). Medio de transferencia electrnica de archivos.

ISBN (International Standard Book Number). Nmero internacional normalizado del libro.

PDF (Portable Document Format). Formato de documento porttil; se trata de un documento electrnico
multiplataforma que mantiene fielmente el formato original. En sus diferentes versiones puede utilizarse
como archivo original para imprenta o para leerse como archivo electrnico en pantalla.

SIGUE-ERP. Sistema Integral de Gestin Editorial.

Sistema. Conjunto de aplicaciones que se utilizan con el sistema SIGUE-ERP para efectos de registro
de tareas y costeo.

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-PR.02 08
Procedimiento de Produccin
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Industrial 5 Procedimiento 2

5 Desarrollo
5.1 Diagrama de flujo

Inicio

Recibe de la SCI, COPN y STR la


orden de produccin para libros y de Revisa semanalmente con la imprenta
cualquier rea la solicitud de FCE-GPR-RE.01 o proveedor el avance, as como las
impresin de materiales distintos a prioridades
libros. DPI 8
DPI 1

Recibe muestra 1 de produccin, si es


Verifica los datos de la obra y el nueva o primera la valida con el FCE-GPR-RE.15
material recibido responsable editorial y con la SCI; si FCE-GPR-PR.03
DPI 2 es reimpresin vlida.
DPI 9

Registra como producto no conforme


Cumple con las y avisa a la imprenta y al Almacn FCE-RD-PR.04
Es libro? No 1 No
caractersticas? central.
DPI 10

Evalan causas y costos del


Es primera o reproceso y determina a quin se le
nueva edicin? hace el cargo.
GPR 11

No
S
Solicita: expedientes, ficha
S Elabora orden de reproceso para la
catalogrfica, dispone de 1 ejemplar, FCE-GPR-RE.01
imprenta y vale de salida y reproceso
formacin de pgina legal, FCE-BIB-RE.04 FCE-GPR-RE.08
para el Almacn central, regresa,
actualizacin de forro, cubierta y FCE-BIB-PR.03
segn el caso a la actividad 6 o 7.
camisa de libro, en su caso.
DPI 12
DPI 3

Captura en el Mdulo de Proyectos Turna el expediente al DCP para que


del ERP especificaciones de la obra. determine costo unitario y precio de FCE-GPR-PR.03
ERP
venta.
DPI 4 DPI 13

Genera orden de impresin en el ERP


Verifica en el sistema liberacin del
(para libros) y enva a la imprenta con
FCE.GPR-RE.05 costo y precio de venta, captura FCE-GPR-PR.03
el material impreso o libro muestra
entrada por produccin.
SAT 14
DPI 5
ERP

Solicita el envo de archivos PDF o


negativos si es el caso.
1 Fin
DPI 6

Recibe de la imprenta o proveedor


prueba plotter de los impresos a color Responsable de la Actividad
para Vo.Bo. y valida con SCI y COPN,
en su caso, registra y solicita
1 DPI: Departamento de produccin Industrial.
correcciones para los errores de la SCI: Subgerencia de cuidado e integracin.
prueba de imprenta. Para errores de COPN: Coordinacin general de obras para nios y jvenes.
archivo regresa al paso 6. STR: Subgerencia de tramitacin de reimpresiones y documentacin
DCP 7 GPR: Gerencia de produccin.
DCP: Departamento de Costos de Produccin
SAT: Subgerencia de almacn y trfico
AN: Archivo de Negativos

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-PR.02 08
Procedimiento de Produccin
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Industrial 6 Procedimiento 2

5.2 Descripcin de actividades

Paso Responsable Actividad Documento

Recibe de la Subgerencia de Cuidado e


Integracin, de la Coordinacin de Obras para
Nios y Jvenes o de la Unidad de Tramitacin
de Reimpresiones la Orden de Produccin,
Orden de
Departamento de Recibe de cualquier rea interna la solicitud de
1. Produccin,
Produccin Industrial impresin de materiales distintos a libros. En este
caso sigue al paso 5. FCE-GPR-RE.01
En el caso de primeras y nuevas ediciones sigue
al paso 4. En el caso de reimpresiones sigue el
paso 3.

Departamento de
2. Verifica los datos de la obra y el material recibido
Produccin Industrial

Reimpresiones
Solicita el expediente de la obra.
Solicita, si es necesario, la ficha catalogrfica
para la pgina legal.
Ficha catalogrfica
Dispone de un ejemplar de la impresin
anterior para enviar como muestra a la FCE-BIB-RE.04
imprenta. En caso de requerirlo, solicita ese Elaboracin de ficha
Departamento de ejemplar a la Subgerencia de Almacn y catalogrfica
3.
Produccin Industrial Trfico o a la Biblioteca.
FCE-BIB-PR.03
Solicita al Departamento de Integracin Digital
Orden de produccin
la actualizacin de las pginas interiores que
lo requieran (portadilla, legal, colofn, etc.). FCE-GPR-RE.01
Si es necesario, solicita a la Subgerencia de
Cuidado e Integracin la actualizacin de
forro, cubierta y camisa del libro, segn sea el
caso.

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-PR.02 08
Procedimiento de Produccin
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Industrial 7 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

Captura en el mdulo de proyectos del SIGUE-


ERP, las especificaciones para la imprenta y el
Departamento de Orden de impresin
4. material necesario (tipo y cantidad de papel y
Produccin Industrial FCE-GPR-RE.05
otros insumos a utilizar) para cada una de las
secciones del libro.

Genera la Orden de impresin.


Departamento de Orden de impresin
5. Enva la Orden de impresin a la imprenta o
Produccin Industrial proveedor junto con el material impreso o libro FCE-GPR-RE.05
muestra.

Solicita a la Subgerencia de Produccin y Costos


que enve los archivos PDF correspondientes por
Departamento de va electrnica (FTP) a la imprenta o proveedor.
6.
Produccin Industrial Solicita al Almacn de Negativos, si es el caso,
que enve los negativos necesarios de acuerdo a
la Orden de impresin.

En el caso de impresos a color, recibe de la


imprenta o proveedor la prueba plotter para visto
bueno y la valida junto con las reas de Cuidado
y Diseo Editorial o con la Coordinacin de Obras
para Nios y Jvenes, rubricando las pruebas
aprobadas.
En caso de encontrar que es necesario realizar
alguna correccin:
Departamento de Si se debe al manejo del archivo por parte de la Prueba plotter
7.
Produccin Industrial imprenta o proveedor, anota en el material las validada
correcciones y las regresa a la imprenta o
proveedor para que ste enve nuevamente la
prueba con la correccin aprobada y vuelve al
inicio de este paso.
Si es un error de origen en el archivo enviado,
se solicita la correccin al rea correspondiente
para enviar nuevamente el archivo electrnico.
Regresa al paso 5.

Revisar semanalmente con la imprenta o


Departamento de
8. proveedor el avance de las rdenes en proceso
Produccin Industrial
as como la asignacin de prioridades.

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-PR.02 08
Procedimiento de Produccin
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Industrial 8 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

Recibe la muestra 1 de produccin.


Si es primera o nueva edicin, el jefe del Revisin interna
muestra 1,
departamento valida el producto con el
responsable de la obra por parte del rea editorial FCE-GPR-RE.15
y con la Subgerencia de Cuidado e Integracin
Departamento de
9. Si es reimpresin, el jefe del departamento valida
Produccin Industrial Procedimiento de
el producto.
Presupuesto y
Si la obra no cumple con las caractersticas Costos de
solicitadas, sigue con el procedimiento. Produccin,
Si la obra cumple con las caractersticas FCE-GPR-PR.03
solicitadas. Sigue al paso 12.

Control de producto
Departamento de Registra como producto no conforme y se avisa a no conforme,
10.
Produccin Industrial la imprenta, as como al Almacn Central.
FCE-RD-PR.04

Evalan causas y costos (estimados por el


Departamento de Costos de Produccin) del
reproceso y determina a quin se le hace el
cargo, si es al FCE o al proveedor.

Gerente de El reproceso puede aplicarse tambin para el


11. caso de cambios solicitados por la Gerencia
Produccin
Editorial o la Gerencia de Comercializacin.
Segn sea el tipo de modificacin, tambin puede
aplicar la solicitud de trabajos para ser realizados
por el almacn central o por el taller de
impresin.

Elabora, segn se requiera, orden de reproceso Vale de salida y


para la imprenta y vale de salida y reproceso reproceso,
Departamento de para el almacn central.
12.
Produccin Industrial FCE-GPR-RE.08
Regresa, segn sea el caso, a la actividad 5 o a
la 8.

Turna el expediente al Departamento de Costos


de Produccin para que determine costo unitario
Departamento de
13. y precio de venta (vase Procedimiento de
Produccin Industrial
Presupuesto y Costos de Produccin FCE-GPR-
PR.03).

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-PR.02 08
Procedimiento de Produccin
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Industrial 9 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

Verifica en el sistema la liberacin del costo y


precio de venta por parte del Departamento de Procedimiento de
Costos.
Presupuesto y
Subgerencia de Captura entrada por produccin, dndose de alta Costos de
14.
Almacn y Trfico la obra para su publicacin y disposicin de la Produccin,
Gerencia Comercial.
FCE-GPR-PR.03
(Vase Procedimiento de Presupuesto y Costos
de Produccin)

Termina el procedimiento

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Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-PR.02 08
Procedimiento de Produccin
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Industrial 10 Procedimiento 2

6 Referencias o documentos relacionados

ID. No. documento Ttulo


6.1 FCE-GPR-RE.01 Orden de Produccin
6.2 FCE-GPR-PR.03 Procedimiento de presupuesto y costos de produccin
Programacin de rdenes de trabajo emitida por el taller
6.3 N. A.
de impresin
6.4 FCE-GPR-IT.01 Instructivo para la administracin del ISBN

7 Anexos y registros usados

Anexo No. documento Ttulo


7.1 FCE-GPR-RE.05 Orden de impresin

7.2 FCE-GPR-RE.08 Vale de salida y reproceso

7.3 FCE-GPR-RE.15 Revisin Interna muestra 1

8 Listas maestras relacionadas con el procedimiento

No. Documento Ttulo


FCE-RD-LM.01 Lista maestra de documentos internos (Produccin)
FCE-RD-LM.03 Lista maestra de registros (Produccin)

9 Lista de distribucin

Copias Distribucin rea


Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Produccin
V.E. Versin electrnica- solo lectura Gerencia de Tecnologa (Intranet)

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Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-PR.02 08
Procedimiento de Produccin
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Industrial 11 Procedimiento 2

10 Control de cambios

Pginas
Fecha Versin Originador del cambio Naturaleza del cambio
afectadas
Se integra la referencia al
Instructivo para la administracin
de ISBN
Departamento de
22.12.16 08 Todas
Produccin Industrial Se sustituye el trmino de revisin
por el de versin, se integra la
leyenda alusiva a los documentos
electrnicamente controlados

Se actualiz poltica 4; se
Departamento de eliminaron los registros FCE-
01.03.11 07 3 y anexos
Produccin Industrial GPR-RE.06 y 07 y se actualiz
FCE-GPR-RE.15

Departamento de Mejoras y ajustes originadas por la


06.08.09 06 Todas
Produccin Industrial operacin

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Anexos del procedimientto de
Producccin Industria
al

Anexo 7
7.1

FCE--GPR-R
RE.05

Orden
O de Imp
presi
n
Anexos del procedimientto de
Producccin Industria
al
Anexos del procedimientto de
Producccin Industria
al

Instrructivo de lle
enado

1. Ttulo:
presin
Orden de Imp

2. Objetivo del registro:


Determinar la ciones requerridas para la iimpresin y e
as especificac encuadernaci
n de una ob
bra.

3. Responsable de su llenaado:
Gerencia de Produccin

4. Forma de lle
enado:
Automtica Manual, la mayora de los campos se alimenta con la informacin carga
ada en el
sistema.

5. Descripcin
n de llenado de
d elementos
s:

Id. Elemento
E Descripcin
Indicca el nmero de proyecto correspondie
ente a la
1 Nmero de Proyecto
P
obra
a de que se trrate.
Indicca el nmero de orden de impresin
2 Nmero de orden
o de imprresin corrrespondiente a la obra de qque se trate. En forma
man nual se anota la orden de ccompra generada.
Inforrmacin de la
a obra, tal com
mo: autor, ttu
ulo,
3 Datos genera
ales de la obrra
cole
eccin, datos de la edicin, etc.
ISBN y cdig
go de barras por
p
4 Clavves de la obra
a.
acabado
Inforrmacin sobrre el tipo de encuadernaci n, el
5 Tiraje y espe
ecificaciones tiraje
e y otras cara
actersticas pa
ara el envo a
imprrenta.
6 Especificacio
ones sobre pa
apel Tipo
o de papel solicitado a la im
mprenta.
7 Material anexo a la orden Tipo
o de material anexo a la orrden.
8 Observacion
nes Otra
as especificacciones importantes.
Firm
ma de los resp
ponsables de entrega y reccepcin
9 Firmas de en
ntrega - recep
pcin
de la
a orden de im
mpresin.
10 Control interno de materia
ales Dato
os de materia
al en trnsito
Anexos del procedimientto de
Producccin Industria
al

Anexo 7
7.2

FCE--GPR-R
RE.08

Vale alida y reproc


e de sa ceso
Anexos del procedimientto de
Producccin Industria
al

Fecha de revisin Cd
digo de documento:

VALE DE SA
ALIDA Y REPRO CESO 25.09.08 FC
CE-GPR-RE.08

ALM
MACN CENTRAL Referencia: Revisin:
EMITE: DEPA
ARTAMENTO DE PRO
ODUCCIN INDUST
TRIAL FCE-GPR-PR.02 3

ACTIVIDAD QU
UE SOLICITA:

NUMERO CAUSA DEL RE


EPROCESO

MODIFICACIN
N SOLICITADA
ORDEN DE TRABAJO PAR
RA ALMACN
POR CLIENTE INTERNO

FECHA EN
NTREGA O DEVOLUCINN DE EJEMPLARES AL
O CONFORME
PRODUCTO NO
TA
ALLER DE IMPRESIN

CARGUES
SE A :

ENVIADO A :

DOMICILIO
O:

CONCEPT
TO

FACTURAR [ ] REM
MISIONAR [ ] N
NO FACTURAR NI R
REMISIONAR [ ]
Clave//N AUTOR TITULO CAN
NTIDAD
Proyec
cto INIC NOM
MBRE

AUTOR
RIZADO RECIBIDO OBSERVAC
CIONES
Anexos del procedimientto de
Producccin Industria
al

Instrructivo de lle
enado

1. Ttulo:
Vale de salida y reproceso
o

2. Objetivo del registro:


Registrar el responsable
r del
d bien objeto
o de la salida
a

3. Responsable de su llenaado:
Gerencia de Produccin

4. Forma de lle
enado:
Manual

5. Descripcin
n de llenado de
d elementos
s:

Id. Elemento Descrip


pcin

1 Nme
ero Nmero consecutivo del vale.

2 Fecha
a Da, mes
s y ao de ela
aboracin.

Marcar una
u X, segn sea el caso:
Actividad que se
3 Orden de e trabajo para
a el almacn central; entre
ega ejemplare
es
solicitta
al taller de
d impresin..

Marcar una
u X, segn sea el caso:
4 Causa
a del reproceso Modifica
acin solicitad
da por el clien
nte interno; pro
oducto no
conformee.

Indicar si
s el cargo porr el trabajo co
orrer a cargo
o del taller de
5 Crgu
uese a
impresin o del FCE.

6 Envia
ado a Nombre del rea o ta ller que realizzar el trabajo
o.

7 Domic
cilio Especific
caciones sob re el domicilio
o del proveed
dor.

8 Conce
epto Tipo de trabajo
t a reallizar.

Factu
urar
Remis
sionar
9 Tipo de cargo
c que co
orresponde al trabajo.
No facturar ni
remisionar

10 Clave
e / Proyecto Indicar la
a Clave o el N
N de Proyectto de la Obra

11 Inicio Tres prim


meras iniciale
es del autor de
e la obra.

12 Nomb
bre Nombre del autor de la obra.
Anexos del procedimientto de
Producccin Industria
al

Id. Elemento Descrip


pcin

13 Ttulo
o Ttulo de
e la obra.

14 Cantid
dad Total de ejemplares q
que sern rep
procesados.

15 Autorizado Firma de
el responsable
e de autoriza
acin.

16 Recib
bido Datos a cargo del re
ea de almacn
n.

17 Observaciones Indicacio
ones sobre el tipo de traba
ajo a realizar.
Anexos del procedimientto de
Producccin Industria
al

Anexo 7
7.3

FCE--GPR-R
RE.15

Reviisin interna
a mues
stra 1
Anexos del procedimientto de
Producccin Industria
al

FCE-G
GPR-RE.15 Rev.3
R Re vis i
n inte rna. M u
ue s tra 1

D a to s: Fe c ha : 2 de septiem
mbre de 2016
T tu lo
1 en se
Tomar erio el lenguajje
A u to r: White, Jay D
D.

Prim e ra / Nueva ediicin Reim pres in X 2 R


Reproces ado

Editor Cuidad
do editorial
Forross Firm a Firm
ma
Ttulo y autor

Logos

Colecc
cin
3 4 5
Interio
ores
Pginaa legal

Crditos

ndice

n
Colof

Producc
cin industrial Form a de lle
enado
Encuaadernacin Firm a
7
Cum ple
Refine
e No cum ple X

Encaje
e
6
Lomo -ajuste- Se d
determ in rep
proces o?

ISBN vs
v Cd de barrras NO
O 8 SI

Obs e r vacione s para


a la prxim a re
e im pre s in

NOTA
A: FAVOR DE
E NO RECAR
RGAR LA PL
LUMA PARA
A NO DAAR
R LA
PORT
TADA.
Anexos del procedimientto de
Producccin Industria
al

Instrructivo de lle
enado

1. Ttulo:
erna muestra 1.
Revisin inte

2. Objetivo del registro:


Recabar en forma integral los vistos buenos para
a la muestra 1, requerido
os por el re
ea para la
continuidad de
d su trmite.

3. Responsable de su llena ado:


Gerencia de Produccin.

enado:
4. Forma de lle
Manual.

5. Descripcin
n de llenado de
d elementos
s:

Id. Elemento
o Des
scripcin

Fecha de e recepcin, tttulo de la ob


bra, nombre
1 Datos
D
del autorr y clave del F
FCE

Primera
P / Nue
eva edicin
2 Reimpresin
R Tipo de o
obra a validarr
Reprocesado
R

Elemento
os a revisar:
Forros: T
Ttulo y autor,, Logos, Coleccin
3 Forro
F e interio
ores
Interioress: Pgina legal, Crditos, ndice,
Colofn

4 Firma
F del edittor Firma de
el editor respo
onsable de la obra

Firma
F del resp
ponsable de cuidado
c
5 Firma de
el responsable
e de cuidado editorial
editorial
e

Elemento
os a revisar p
por parte del JJefe del
Departam
mento de Pro oduccin Industrial:
6 Produccin
P in
ndustrial
Encuadeernacin: Refiine, Encaje, L
Lomo -ajuste--,
ISBN vs Cd de barra
as

7 Forma
F de llen
nado Indicacio
ones para el lllenado del registro.

Se
determin reproceso?
? Resultaddo de la verificcacin para d
determinar si
8
No
N / S el produccto es conform me o no confoorme.

Observacione
O es para la prxima Registro de aquellos e elementos qu ue podrn
9
reimpresin
r corregirsse en la siguie
ente reimpressin.
Fecha de liberacin: rea responsable:
23.07.12 Gerencia de Produccin

Fecha de revisin: Cdigo de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-IT.01 01
Instructivo para la Pginas : Tipo de documento: Nivel:
administracin del ISBN 1/7 Instructivo 3

Instructivo para la administracin del ISBN


FECHA DE AUTORIZACIN
COMERI: 16.12.16
DIRECCIN GENERAL: 22.12.16

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe
ser verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este
documento controlado lo hace un documento no controlado
Fecha de liberacin: rea responsable:
23.07.12 Gerencia de Produccin

Fecha de revisin: Cdigo de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-IT.01 01
Instructivo para la Pginas : Tipo de documento: Nivel:
administracin del ISBN 2/7 Instructivo 3

I. Objetivo

Contar con un documento que describa los pasos a seguir para la


administracin de los nmeros de ISBN que se asignan a las obras del FCE.

II. Descripcin
El contenido del presente instructivo es el siguiente:

Ante el Indautor habr dos figuras por parte del FCE:

1. El representante legal, que es la Subgerente de Propiedad Intelectual


del FCE.
2. El responsable del ISBN, que es el Jefe del Departamento de
Produccin Industrial.
3. La solicitud de cada uno de los nmeros a la Agencia mexicana del
ISBN se rige con el Manual del usuario del ISBN que para tal efecto ha
publicado el Indautor y del que existe una copia en el Departamento de
Produccin Industrial. La solicitud se hace va internet. El tiempo para la
asignacin de un nmero una vez hecha la solicitud es de al menos 5
das hbiles.

La administracin de los nmeros ISBN para las publicaciones del FCE est
conformada por tres pasos:

1. La solicitud que las reas editoriales remiten al Departamento de Produccin


Industrial para obtener el nmero ISBN.

2. La solicitud que llena, va internet, el Departamento de Produccin Industrial


para obtener cada uno de los nmeros ISBN, de acuerdo a la Gua de usuario
del sistema RISBN 5.1 publicada por la Agencia.

3. Entregar al rea solicitante la constancia del nmero ISBN asignado a cada


una de las obras.

La solicitud que cada rea hace de los nmeros ISBN debe contener los
siguientes datos (existe una hoja de excel que sirve como solicitud de ISBN):

Ttulo
Subttulo
Clasif. Dewey
Colecin
Contenido

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documento controlado lo hace un documento no controlado
Fecha de liberacin: rea responsable:
23.07.12 Gerencia de Produccin

Fecha de revisin: Cdigo de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-IT.01 01
Instructivo para la Pginas : Tipo de documento: Nivel:
administracin del ISBN 3/7 Instructivo 3

Colaboradores (nombre, nacionalidad y tipo de colaboracin)


Idioma(s) en que se publicar
Idioma original de la obra
Idioma del que se tradujo
Ttulo en el idioma original
Nmero de edicin
Coeditor
Tiro
Encuadernacin (rstico / empastado)
Nmero de pginas
Tipo de papel para interiores
Gramaje del papel de interiores
Tintas en interiores (sin considerar pliegos de lminas)
Medida (ancho por alto)

Esta solicitud debe enviarse al Departamento de Produccin Industrial al


menos cinco das hbiles antes de que la obra para la que se solicita el nmero
ISBN se entregue a imprenta o al menos diez das hbiles antes en el caso de
coediciones en las que el coeditor solicitar tambin su nmero ISBN.

Una vez que la Agencia publica la asignacin del nmero a la obra para la que
se ha solicitado la obra, debe descargarse o imprimir el archivo PDF de la
constancia que emite la Agencia con el nmero asignado para cada obra. Esta
constancia se hace llegar al rea solicitante como comprobante del nmero
asignado. La impresin de esta constancia debe integrarse al expediente de
produccin.

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documento controlado lo hace un documento no controlado
Fecha de liberacin: rea responsable:
23.07.12 Gerencia de Produccin

Fecha de revisin: Cdigo de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-IT.01 00
Instructivo para la Pginas : Tipo de documento: Nivel:
administracin del ISBN 4/7 Instructivo 3

La solicitud en Excel es la siguiente:

FCE-GPR-RE.28 VER.01
Solicitud de ISBN

Ttulo
Subttulo
Clasif. Dewey
Colecin
Contenido Tipos de contenido
Idioma(s) en que se publicar Crnica periodstica
Idioma original de la obra Cuento
Idioma del que se tradujo Educacin bsica y media
Ttulo en el idioma original Ensayo
Nmero de edicin Libros universitarios
Coeditor Literatura infantil
Tiro Poesa
Encuadernacin (rstico / empastado) Preescolar
Nmero de pginas Novela
Tipo de papel para interiores Tesis doctorado
Gramaje del papel de interiores
Tintas en interiores (sin considerar pliegos de lminas)
Medida (ancho por alto)

Colaboradores
Nombre del colaborador Tipo de colaboracin Nacionalidad Tipos de colaboracin
Autor
Adaptador
Compilador
Director del libro
Fotgrafo
Ilustrador
Editor literario
Traductor
Coordinador
Prologuista
Director de la coleccin
Recopilador
Director de la obra

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ser verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este
documento controlado lo hace un documento no controlado
Fecha de liberacin: rea responsable:
23.07.12 Gerencia de Produccin

Fecha de revisin: Cdigo de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-IT.01 00
Instructivo para la Pginas : Tipo de documento: Nivel:
administracin del ISBN 5/7 Instructivo 3

La constancia que emite el Instituto Nacional del Derecho de Autor es la


siguiente:

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe
ser verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este
documento controlado lo hace un documento no controlado
Fecha de liberacin: rea responsable:
23.07.12 Gerencia de Produccin

Fecha de revisin: Cdigo de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-IT.01 00
Instructivo para la Pginas : Tipo de documento: Nivel:
administracin del ISBN 6/7 Instructivo 3

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe
ser verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este
documento controlado lo hace un documento no controlado
Fecha de liberacin: rea responsable:
23.07.12 Gerencia de Produccin

Fecha de revisin: Cdigo de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-IT.01 00
Instructivo para la Pginas : Tipo de documento: Nivel:
administracin del ISBN 7/7 Instructivo 3

III. Control de cambios

Pginas
Fecha Versin Originador del cambio Naturaleza del cambio
afectadas
Departamento de Se actualiza a la
22.12.16 01 Todas
Produccin Industrial operacin actual
Se integra el instructivo
al Sistema de Gestin
Departamento de de Calidad
23.07.12 00 Todas
Produccin Industrial Este procedimiento se
presentar en la prxima
reunin de COMERI

IV. Referencias o documentos relacionados

Id. No. documento Ttulo

4.1 FCE-GPR-PR.02 Procedimiento de produccin industrial

4.2 Manual del usuario del ISBN

V. Glosario de trminos

INDAUTOR: Instituto Nacional del Derecho de Autor.

ISBN: International Standard Book Number / Nmero Internacional Normalizado del Libro.

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe
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documento controlado lo hace un documento no controlado
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


Procedimiento de 09.12.16 FCE-GPR-PR.03 08
Costos de Produccin
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
1 Procedimiento 2

Procedimiento de costos de produccin


FECHA DE AUTORIZACIN
COMERI: 06.12.16
DIRECCIN GENERAL: 09.12.16

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


Procedimiento de 09.12.16 FCE-GPR-PR.03 08
Costos de Produccin
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
2 Procedimiento 2

El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminacin, ni


marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al gnero
masculino representan siempre a todos, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos.

1 Objetivo
Integrar y determinar el costo unitario de las nuevas y primeras ediciones, as como de las
reimpresiones; as como realizar el anlisis financiero necesario en cada obra para proponer el precio de
venta que ser autorizado.

2 Alcance
El procedimiento se aplica y debe ser observado por las reas de la Gerencia de Produccin, en el
mbito de su propia responsabilidad y competencia, as como las reas con proyectos editoriales en lo
correspondiente a las especificaciones que solicita para cada obra.

El procedimiento comprende toda la integracin de costos de la obra y concluye con la aprobacin del
precio de venta para cada obra y los registros contables correspondientes; adicionalmente a peticin de
los usuarios se verifican los presupuestos de obra que realizan por su cuenta las reas editoriales dentro
del sistema.

El proceso aplica en 3 etapas principales, concordantes con la gestin de la obra:


1) integracin de costos, incluyendo generacin de pago durante la produccin editorial.
2) realizacin de proyeccin financiera y propuesta de precio de venta: una vez concluida la
produccin industrial.
3) asignacin de costo y precio de venta de las obras.

3 Polticas

1. Es responsabilidad de la Gerencia de Produccin, el registro oportuno de los importes derivados


de la contratacin de los diferentes servicios de produccin en el sistema, para efectos del
costeo de los libros.

2. El Departamento de Costos de Produccin cerrar y clasificar el expediente de produccin de la


obra conforme a las especificaciones que determina el archivo general del FCE.

3. Elaboracin de proyeccin financiera:

Para integrar la proyeccin financiera se consideran lo siguientes elementos: costo unitario,


gastos de administracin y regalas as como descuento al mercado librero; la utilidad se calcula
una vez integrados estos cuatro elementos. En el caso de obras compradas a filiales, no se
consideran regalas.
Para todas las obras a publicar se generan propuestas de precio de venta con diferentes
mrgenes de utilidad en funcin al costo histrico. Si se considera que el precio de venta
estuviera fuera del mercado, se amortiza el costo del negativo.
Para la publicacin de obras adquiridas a las filiales, el importe de la factura y los gastos de
aduana y transportacin, son la referencia para elaborar la proyeccin financiera.

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


Procedimiento de 09.12.16 FCE-GPR-PR.03 08
Costos de Produccin
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
3 Procedimiento 2

Para la proyeccin financiera de libros electrnicos se toma como referencia, cuando exista, el
precio de venta del libro impreso y se aplican los lineamientos establecidos por el Subcomit
Auxiliar de Libros Electrnicos (SALE).

4. Autorizacin de proyeccin financiera:

En el caso de primeras y nuevas ediciones, si la propuesta es autorizada con un porcentaje de


utilidad mayor al 1%, llevar la firma del Gerente de Produccin y el Gerente de
Comercializacin.

En el caso de primeras y nuevas ediciones, si la propuesta es autorizada con el 1% de utilidad,


llevar la firma del Gerente de Produccin, el Gerente de Comercializacin, Gerente de
Administracin y Finanzas y Gerente General.

Si la propuesta autorizada contempla la amortizacin del costo del negativo, llevar la firma del
Gerente de Produccin, el Gerente de Comercializacin, Gerente de Administracin y Finanzas y
Gerente General.

En el caso de reimpresiones: se toma el precio de la ltima edicin conforme la lista de precios


FEP; cuando la utilidad es superior o igual al 5%, ya no es necesario contar con las firmas de
autorizacin, en caso contrario se requerir la firma de los gerentes de Comercializacin y
Produccin.

En caso de libros electrnicos la propuesta debe ser autorizada con la firma del Gerente de
Produccin, el Gerente de Comercializacin y Gerente de Administracin y Finanzas.1

5. Para el clculo de presupuestos y la integracin del costo el Departamento de Costos de


Produccin dar mantenimiento a los tabuladores contenidos en el simulador de presupuestos
del SIGUE con base en las tarifas de servicios editoriales que maneje el FCE y sus principales
proveedores.

6. La valuacin del Archivo de Negativos ser responsabilidad del Departamento de Costos de


Produccin, quien actualizar mensualmente el valor del inventario de negativos para el registro
de la Gerencia de Administracin y Finanzas.
Los negativos de las primeras y nuevas ediciones sern amortizadas a 36 meses.
Para el caso de las reimpresiones el costo del negativo se amortizar en 1 mes.

1
Aprobados en la segunda reunin de SALE del 9 de diciembre de 2015.

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01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


Procedimiento de 09.12.16 FCE-GPR-PR.03 08
Costos de Produccin
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
4 Procedimiento 2

4 Definiciones

reas con proyecto editorial. reas editoriales del FCE que participan en la produccin de una obra.

CISO. Comit Interno de Seleccin de Obras.

Lista de Precios FEP. Catlogo de precios del Fondo Editorial Propio.

SALE. Subcomit Auxiliar de Libros Electrnicos.

SIGUE-ERP. Sistema de gestin editorial, Sistemas de Planificacin de Recursos Empresariales, o ERP


(por sus siglas en ingls, Enterprise Resource Planning).

Obra. Ejemplar producido o en proceso.

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Procedimiento de 09.12.16 FCE-GPR-PR.03 08
Costos de Produccin
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
5 Procedimiento 2

5 Desarrollo
5.1 Diagrama de flujo

Inicio

Determinar el servicio a otorgar


dependiendo del documento

DPC 1

Es obra
Si producida en No
casa matriz?

FCE-GPR-RE.12
FCE-GPR-RE.25 Obras producidas en filiales:
Integra costos MOD, GIP, AEX y MDP. FCE-GPR-RE.26 Recibe la documentacin que ampara
FCE-GPR-RE.19 la compra y los gastos de aduana y
DCP 2 FCE-GPR-RE.20 transportes.
DCP 14

Elabora proyeccin financiera y realiza


Registra los costos de cada proyecto
la propuesta de precio de venta en las
en el SIGUE-ERP (MOD, GIP, AEX y FCE-GPR-RE.13
ERP filiales
MDP)
DCP 3
DCP 15

Remite al Departamento de Registro Recaba firmas de los gerentes de


Contable la informacin generada de produccin y comercializacin.
MOD, GIP, AEX y MDP
DCP 4 DCP 16

Verifica informacin de libros prximos


Registra el PVP en la lista de precios
a publicarse (recibidos en almacn,
del mdulo de pedidos y anota fecha
contenidos en el boletn de novedades ERP
de cierre de costos.
y libros electrnicos por darse de alta)
DCP 17
DCP 5

Realiza cierres de: etapa de costeo y


FCE-GPR-RE.14
de tareas en el mdulo de proyectos Avisa al Almacn para que realice la
del SIGUE; genera claves de artculo. entrada por produccin, enva por FCE-GPR-RE.14
Para LE asigna PVP y genera formato correo electrnico el reporte de alta.
de alta. DCP 18
1
DCP 6

Recibe de la GP muestra de los Integra los documentos del proceso al


ejemplares recin producidos. expediente de produccin y se enva al
archivo central.
DCP 7 DCP 19

ERP

Integra y revisa desglose de costos de FCE-GPR-RE.19


obra en los reportes que emite el FCE-GPR-RE.20
2
SIGUE-ERP. FCE-GPR-RE.21
DCP 8

Fin
Realiza la proyeccin financiera,
FCE-GPR-RE.13
genera propuesta de PVP y recaba
FCE-GPR-RE.29
firmas de Vo.Bo.
DCP 9

Responsable de la Actividad
2
DCP: Departamento de Costos de Produccin
GP: Gerencia de Produccin

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Procedimiento de 09.12.16 FCE-GPR-PR.03 08
Costos de Produccin
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
6 Procedimiento 2

Registra el PVP en la lista de precios


del mdulo de Pedidos y anota fecha
1
de cierre de costos.
DCP 10

Avisa al Almacn para que realice la


entrada por produccin. Enva el alta Correo electrnico
de LE para que informe su publicacin.
DCP 11

Analiza trimestralmente el
cumplimiento del indicador y presenta a
FCE-GPR-RE.23
las instancias que lo requieran (no
aplica para LE)
DCP 12

Integra los documentos al expediente


de produccin y se enva al archivo
central
DCP 13

Responsable de la Actividad

DCP: Departamento de Costos de Produccin


GP: Gerencia de Produccin

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Procedimiento de 09.12.16 FCE-GPR-PR.03 08
Costos de Produccin
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
7 Procedimiento 2

5.2 Descripcin de actividades


Paso Responsable Actividad Documento
Determina el servicio a otorgar dependiendo del
documento:
Departamento de Informacin para la integracin de costos de
1. Produccin y obras terminadas, ir al paso 2.
Costos Memorando de la Coordinacin de Comercio
Internacional con la solicitud de asignacin de
costo y precio de venta, ir al paso 14

FCE-GPR-RE.12
Reporte de mano de
Lleva acabo la Integracin de costos: obra de revisin y
lecturas, diseo
MOD. Mano de Obra Directa y GIP Gastos editorial.
Indirectos de Produccin FCE-GPR-RE.25
Recibe de editores, formadores y diseadores Reporte de mano de
internos los reportes de mano de obra y los obra de Tipografa.
captura en el sistema. FCE-GPR-RE.26
Departamento de Reporte de mano de
2. Produccin y AEX. Apoyos Editoriales Externos obra de Libro
Costos Se registran todas las facturas y recibos de electrnico.
honorarios de colaboradores y talleres de FCE-GPR-RE.19
impresin y encuadernacin. Reporte de rdenes
de compra
MDP. Material Directo de la Produccin. pendientes de pago y
Registra facturas y desgloses que entrega el miscelneos
taller de impresin y encuadernacin (costo del FCE-GPR-RE.20
papel facturado por el taller de impresin). Documentos
registrados a un
proyecto, AEX
Contabilizacin.
Departamento de
Registra los costos a cada proyecto en el SIGUE, a
3. Produccin y
travs de los elementos de costo AEX, MDP, MOD
Costos
y GIP.
Departamento de Remite al departamento de Registro Contable la
4. Costos de informacin generada de AEX, MDP, MOD y GIP y
Produccin plizas contables mensualmente.
Verifica la informacin de los libros prximos a
publicarse:
Informe de libros recibidos en el almacn
Departamento de
central.
5. Costos de
Libros contenidos en el boletn de novedades o
Produccin
cuya proyeccin de precio de venta fue
elaborada antes de su trmino.
Libros electrnicos por darse de alta.

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Procedimiento de 09.12.16 FCE-GPR-PR.03 08
Costos de Produccin
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
8 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento


Realiza el cierre de la etapa de costeo.
Realiza cierre de tareas en el mdulo de proyectos
del sistema.
Departamento de Reporte de alta al
Genera claves de artculo en el sistema.
6. Costos de inventario,
Para el caso de libros electrnicos, asigna PVP
Produccin FCE-GPR-RE.14
tomando como referencia los lineamientos
establecidos por el SALE, genera el formato de alta
y contina en el paso 10.
Departamento de
Recibe de la Gerencia de Produccin muestra de
7. Costos de
los ejemplares recin producidos.
Produccin
FCE-GPR-RE.19
Integra y revisa desgloses de costos de obra en los Reporte de rdenes
reportes que emite el sistema SIGUE-ERP: de compra
pendientes de pago y
Reporte de erogaciones registradas a miscelneos
Departamento de
proyectos. FCE-GPR-RE.20
8. Costos de
Reporte de AEX compras realizadas en Documentos
Produccin
proyectos. registrados a un
Detalle de costos por tarea. proyecto, AEX
FCE-GPR-RE.21
En su caso, genera los ajustes necesarios. Resumen de costo de
obras.
FCE-GPR-RE.13
Realizacin de proyeccin financiera.
Formato de
proyeccin financiera
Genera las propuestas de precio de venta con base
Departamento de de costo unitario.
en las polticas y lineamientos vigentes.
9. Costos de FCE-GPR-RE.29
Produccin Fijacin de costos
Se recaban las firmas de Vo.Bo. de las Gerencias:
precio de venta al
General, Produccin, Comercializacin y
pblico de libro
Administracin y Finanzas, segn corresponda.
electrnico
Pantalla de precio
Departamento de Una vez autorizado el precio de venta, se registra
moneda nacional.
10. Costos de en la lista de precios del SIGUE-ERP del mdulo de
Pantalla de precio
Produccin Pedidos y anota la fecha de cierre de costos.
USD.

Avisa al Almacn para que realice la entrada por


Departamento de produccin, enviando va correo electrnico el
11. Costos de reporte de alta al inventario. Correo electrnico
Produccin Enva el alta de libros electrnicos para que el
almacn informe sobre su publicacin.

Trimestralmente se analiza el cumplimiento del FCE-GPR-RE.23


Departamento de
indicador de asignacin de costo y precio de venta Indicador de
12. Costos de
y se presenta a las instancias que lo requieran (no asignacin de costo y
Produccin
aplica para libros electrnicos). precio de venta

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Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


Procedimiento de 09.12.16 FCE-GPR-PR.03 08
Costos de Produccin
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
9 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento


Integra los documentos del proceso al expediente
Departamento de Facturas (copia)
de produccin y se enva al archivo central.
13. Costos de Recibos de honorarios
Produccin (copia)
Termina procedimiento
Copia de factura de
Departamento de Obras producidas en filiales:
filial y factura de
14. costos de Recibe la documentacin que ampara la compra y
gastos aduanales y
produccin los gastos de aduana y transportes.
transporte

Elabora el formato de proyeccin financiera de


FCE-GPR-RE.13
Departamento de acuerdo a la documentacin recibida.
Formato de
15. Costos de Realiza la propuesta de precio de venta con base
proyeccin financiera
Produccin en el anlisis de los gastos de compra, aduana,
de costo unitario
transportes y precio de venta en las filiales.

Departamento de
Recaba firmas del Gerente de Produccin y
16. Costos de
Gerente de Comercializacin.
Produccin

Pantalla de precio
Departamento de Una vez autorizado el precio de venta lo registran
moneda nacional.
17. Costos de en la lista de precios del SIGUE-ERP del mdulo de
Pantalla de precio
Produccin Pedidos y anota la fecha de cierre de costos.
USD.

FCE-GPR-RE.14
Departamento de Avisa al Almacn para que realice la entrada por
Reporte de precio de
18. Costos de produccin, enviando va correo electrnico el
venta y cierre de
Produccin reporte de alta al inventario.
costos

Integra los documentos del proceso al expediente


Departamento de
de produccin y se enva al archivo central.
19. Costos de Facturas (copia)
Produccin
Termina Procedimiento.

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Procedimiento de 09.12.16 FCE-GPR-PR.03 08
Costos de Produccin
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
10 Procedimiento 2

6 Referencias y documentos relacionados

Id. No. Documento Ttulo


6.1 N.A. Desgloses del taller de impresin

6.2 N.A. Tabuladores de produccin vigentes

6.3 N.A Contratos de edicin y coedicin

7 Anexos y registros usados

Anexo No. Documento Ttulo


7.1. FCE-GPR-RE.12 Reporte de mano de obra

Proyeccin financiera para propuesta del precio de


7.2. FCE-GPR-RE.13 venta en relacin al costo unitario de produccin
editorial

7.3. FCE-GPR-RE.14 Reporte de alta al inventario

Reporte de rdenes de compra pendientes de pago


7.4. FCE-GPR-RE.19
y miscelneos

7.5. FCE-GPR-RE.20 Documentos registrados a un proyecto, AEX

7.6. FCE-GPR-RE.21 Resumen de costo de obras

7.7. FCE-GPR-RE.23 Indicador de asignacin de costo y precio de venta

7.8. FCE-GPR-RE.25 Reporte de mano de obra de tipografa

7.9. FCE-GPR-RE.27 Reporte de mano de obra libro electrnico


Fijacin de costos precio de venta al pblico de
7.10. FCE-GPR-RE.29
libro electrnico

8 Listas maestras relacionadas con el procedimiento

No. Documento Ttulo


FCE-RD-LM.01 Lista maestra de documentos internos (Produccin)
FCE-RD-LM.03 Lista maestra de registros (Produccin)

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Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


Procedimiento de 09.12.16 FCE-GPR-PR.03 08
Costos de Produccin
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
11 Procedimiento 2

9 Lista de distribucin

Copias Distribucin rea


Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Produccin

VE Versin electrnica- solo lectura Gerencia de Tecnologa (Intranet)

10 Control de cambios

Pginas
Fecha Versin Originador del cambio Naturaleza del cambio
Afectadas
Se integra el registro
FCE-GPR-RE.29
Fijacin de costos precio de venta al
Departamento de pblico de libro electrnico.
09.12.16 08 Todas
Costos de Produccin Se hace mencin de los criterios
establecidos por el SALE para la
fijacin de precio de libros
electrnicos.
Se elimina de las polticas la
referencia a la elaboracin de
presupuesto, se incluye lo relativo al
libro electrnico.

Se integra el registro
Departamento de
23.07.12 07 Todas FCE-GPR-RE.26 Reporte de mano
Costos de Produccin
de obra libro electrnico.

Se sustituye el trmino de revisin


por el de versin, se integra la
leyenda alusiva a los documentos
electrnicamente controlados

Actualizacin derivada de la
operacin: referencia al Sistema de
Departamento de
01.03.11 06 12 Registro del Precio nico de Venta
Costos de Produccin
al Pblico de los Libros y registro
FCE-GPR-RE.14

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Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Anexo 7.1

FCE-GPR-RE.12

Reporte de mano de obra


Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Reporte de mano de obra FCE.GPR.RE.12 Rev. 2


Tipo:
Nombre: Firma: No. Empleado: Vo.Bo.

Mes: Perodo: Hoja: 1

Ttulo: Proyecto:

Tarea Comentarios Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes No. Tarea Total
0
0
0
0
0
0
0
0

Ttulo: Proyecto:

Tarea Comentarios Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes No. Tarea Total
0
0
0
0
0
0
0
0

Ttulo: Proyecto:

Tarea Comentarios Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes No. Tarea Total
0
0
0
0
0
0
0
0

Ttulo: Proyecto:

Tarea Comentarios Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes No. Tarea Total
0
0
0
0
0
0
0
0

A) Total de horas diarias dedicadas a proyectos C) Suma de A:

Proyecto administrativo
No. Tarea Tipo de erog.
B) Horas diarias no dedicadas a proyectos D) Suma de B: GIP1 GIP1

A+B =7 C+D =35


(32.5 vesp)

Observaciones:
Captur:
Lote:

Suma de todas las hojas (slo en hoja 1)


E) Total de horas diarias dedicadas a proyectos G) Suma de E:

Proyecto administrativo No. Tarea Tipo de erog.


F) Horas diarias no dedicadas a proyectos D) Suma de B: GIP1 GIP1

E+F =7 C+D =35


(32.5 vesp)
Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Reporte de mano de obra

2. Objetivo del registro:


Determinar el tiempo invertido en la produccin de cada uno de los ttulos.

3. Responsable de su llenado:
Gerencia de produccin

4. Forma de llenado:
Manual

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin

Indicar el tipo de reporte al que se refiere:


1. Tipo Revisin y lecturas
Diseo editorial
2. Nombre Anotar el nombre del trabajador que se trate.

3. Firma Firma del trabajador

4. No. Empleado Anotar el N del trabajador que se trate.

5. Vo. Bo. VoBo del jefe inmediato

6. Mes Indicar el mes de que se trate

7. Perodo Semana de registro

Anotar el total de hojas que conformen el reporte.


8. Hoja
Ejemplo: 1 de 5

9. Ttulo Anotar el nombre del ttulo que de trate.

10. Proyecto Indicar el N del proyecto que corresponda


Anotar las tareas de acuerdo con el tipo de reporte que se
trate:
Revisin y lecturas
Revisin, cotejo y marcaje
Galeras
Primeras
Segundas
Contraprueba
11. Tareas ndices
Pruebas finas
Contr PDF - prueba fina

Diseo editorial
Diseo de interiores
Diseo del forro

Nota: sta seccin ya se encuentra prellenada


Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Id. Elemento Descripcin

12. Comentarios Informacin complementaria sobre la tarea realizada

13. Das Das de la semana en que se reportan las horas de trabajo


14. No. de Tarea Nmero de la tarea
15. Total Suma de las horas por nmero de tarea
Horas diarias
16. Suma diaria de horas registradas
dedicadas a proyectos
17. Suma de Horas Suma semanal de horas registradas en proyectos
Horas diarias no Cantidad de horas que no se ocuparon en proyectos
18.
dedicadas a proyectos especficos
19. Suma de Horas Suma semanal de horas no registradas en proyectos
Suma de horas diarias
dedicadas a proyectos
20. El total de los conceptos 16 y 18 por da
y horas diarias NO
dedicadas a proyectos
21. Total de horas Suma de lo registrado en el concepto 20
22. Observaciones Notas que el usuario considere pertinentes
23. Captur / Lote Nombre de quien capture y nombre del lote capturado
Total de horas diarias Suma por este concepto de todas las hojas ocupadas para el
24.
dedicadas a proyectos registro
25. Suma de horas Suma del concepto 24
Total de horas diarias
Suma por este concepto de todas las hojas ocupadas para el
26. no dedicadas a
registro
proyectos
27. Suma de horas Suma del concepto 26
Suma de Total de
horas diarias
dedicadas a proyectos Suma por este concepto de todas las hojas ocupadas para el
28.
y total de horas diarias registro
no dedicadas a
proyectos

29. Suma Total de horas Suma del concepto 28


Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Anexo 7.2

FCE-GPR-RE.13

Proyeccin financiera para propuesta del


precio de venta en relacin al costo unitario
de produccin editorial
Anexos del procedimiento de
costos de produccin

FCE-GPR-RE.13 REV. 4

PROYECCION FINANCIERA PARA PROPUESTA DEL PRECIO DE VENTA EN RELACION AL COSTO UNITARIO DE PRODUCCION EDITORIAL

TTULO FOLIO N.
AUTOR
COLECCIN FECHA
TAMAO
PAGINAS
ENCUADERNACIN
ISBN
FILIAL
CODIGO DE BARRAS

COSTO DEL PROCESO PRODUCTIVO COSTO DE VENTAS UTILIDAD

GASTOS DE
COSTO DESCUENTO A PRECIO
PRY ED RE CLAVE NEGATIVOS IMPRESIN TOTAL TIRO ADMON. Y REGALAS % TOTAL $ %
UNITARIO LIBREROS % TAPA
VENTAS %

1 ESCENARIO CONSIDERANDO COSTO HISTRICO CON UN PRECIO DE CATLOGO DE _ _

NOTA:

Gerente de Administracin y Finanzas Gerente de Produccin Gerente de Comercializacin Gerente General


Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Proyeccin financiera para propuesta del precio de venta en relacin al costo unitario
de produccin editorial

2. Objetivo del registro:


Determinar el precio de venta en funcin del costo unitario.

3. Responsable de su llenado:
Departamento de costos de produccin

4. Forma de llenado:
Manual

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin

1 Folio Folio que se puede asignar a la solicitud

2 Fecha Fecha en que se elabora


Nombre del ttulo de la obra
3 Ttulo
Autor de la obra
4 Autor

5 Coleccin Coleccin a la que pertenece la obra.

6 Tamao Se especifica el tamao del libro.

7 Pginas Se especifica el nmero de pginas de la obra.

8 Encuadernacin Se especifica si es rustico o empastado.

9 ISBN Nmero de ISBN

10 Filial Nombre de la filial que edita el libro

11 Cdigo de Barras Cdigo de barras del libro

Nmero de proyecto; cada proyecto puede tener uno o


12 PRY
ms escenarios.

13 ED Nmero de edicin.

14 RE Nmero de la reimpresin.

15 Clave Clave del FCE

16 Costo de Negativos Costo total de negativos.

17 Costo de Impresin Costo total de impresin.

18 Total Se suma el costo total de negativos y el costo total de


Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Id. Elemento Descripcin


impresin (16+17).

19 Tiro El nmero de ejemplares producidos.

Se determina el costo unitario, dividiendo el costo total


20 Costo Unitario de produccin entre el nmero de ejemplares producidos
(18/19).

Descuento asignado a los libreros en funcin del precio


21 Descuento Libreros
de venta.

Es una estimacin promedio por los gastos ocasionados


Gastos de administracin
22 por la venta de los libros, se determina en funcin del
y Ventas
precio de venta.

Es el porcentaje que se le paga al autor por su obra, se


determina en funcin del precio de venta.
23 Regalas
En el caso de las filiales diferentes a Mxico no se
consideran regalas.

Es la suma del costo unitario de impresin, el descuento


24 Total costo de ventas
a libreros, los gastos de administracin y regalas.

Es el precio propuesto, determinado en funcin a las


variables de los porcentajes de descuento a libreros,
25 Precio Tapa
gastos de administracin, regalas y el porcentaje de
utilidad deseado.

26 Utilidad y/o Prdida.$ La utilidad o la prdida representada en pesos

27 Utilidad y/o Prdida. % La utilidad o la prdida representada en porcentaje

Indicacin de otras obras de precio similar o


28 Nota
consideraciones sobre el precio propuesto.
Firmas:
Gerente de Admn y Firma de cada funcionario, si est de acuerdo con el
Finanzas precio de venta.
Gerente de Produccin En caso de ser filial diferente a Mxico solo lleva firma
29
Gerente de del Gerente de Produccin y Gerente de
Comercializacin
Comercializacin.
Gerente General
Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Anexo 7.3

FCE-GPR-RE.14

Reporte de alta al inventario


Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Fondo de Cultura Econmica FCE-GPR-RE.14 revisin:4

Sistema ERP

Reporte de Alta al Inventario

1
Proyecto:
Clave: 2
Edicin: 3
Reimpresin: 4
Ttulo: 5
Autor: 6
Pginas: 7
Coleccin: 8
Area Temtica: 9
ISBN: 10
Cdigo de barras: 11
Tiraje: 12
Encuadernacin: 13
Ao ultima edicin: 14
Fecha de colofn: 15
Orden de impresin: 16
Peso: 17
Orden de compra: 18
Costo unitario: 19
Precio de venta M/N: 20
Precio de venta USD: 21

Fecha de cierre en proyectos: 22

Coeditor: 23
24
Contrato de Coedicin No.
Ejemplares para el FCE: 25
Ejemplares para el coeditor: 26
Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Reporte de alta al inventario

2. Objetivo del registro:


Poner a disposicin del rea comercial el precio de venta a efecto de realizar su
comercializacin.

3. Responsable de su llenado:
Gerencia de produccin.

4. Forma de llenado:
Manual

5. Descripcin de llenado de elementos:


Id. Elemento Descripcin

1. Proyecto Indicar el nmero de proyecto

2. Clave Anotar la clave comercial del libro

3. Edicin Indicar el nmero de edicin de la obra

4. Reimpresin Indicar el nmero de reimpresin de la obra

5. Ttulo Indicar el Ttulo de la obra

6. Autor Anotar el Nombre del autor

7. Pginas Anotar el nmero de pginas resultantes

8. Coleccin Indicar la Coleccin a la que pertenece la obra

9. rea temtica Indicar rea temtica correspondiente

10. ISBN Anotar el Nmero de ISBN

11. Cdigo de Barras Indicar el nmero del Cdigo de Barras

12. Tiraje Indicar el tiraje solicitado

Anotar el tipo de presentacin de la obra (rstico o


13. Encuadernacin
empastado)

14. Ao ltima edicin Indicar el ao de la ltima edicin de la obra

Indicar la fecha que aparece en el colofn (cuando en el


15. Fecha colofn
libro nicamente aparezca el mes y ao, anotar como da 1)

16. Orden de impresin Indicar el nmero de la orden de impresin

17. Peso Anotar el peso de la obra (opcional)

18. Orden de compra Indicar el nmero de la orden de compra


Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Id. Elemento Descripcin

19. Costo unitario Indicar el costo unitario de impresin de la obra

20. Precio de venta M/N Anotar el precio de venta la pblico de la obra

21. Precio de venta USD Anotar el precio de venta la pblico de la obra en dlares

22. Fecha de cierre en proyectos Indicar la fecha en la que se cierra la obra en el sistema

23. Coeditor Indicar el nombre del coeditor, en su caso

24. Contrato nmero Indicar el nmero de contrato de coedicin

Indicar la cantidad de ejemplares que le corresponden al


25. Ejemplares para el FCE
FCE, en caso de una obra en coedicin

Indicar la cantidad de ejemplares que le corresponden al


26. Ejemplares para el coeditor
coeditor, en caso de una obra en coedicin
Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Anexo 7.4

FCE-GPR-RE.19

Reporte de rdenes de compra pendientes


de pago y miscelneos
Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Cdigo: FCE-GPR-RE.19 Rev.1


PGINA 1

FONDO DE CULTURA ECONMICA


SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN EDITORIAL
Fecha y hora REPORTE DE RDENES DE COMPRA PENDIENTES DE PAGO Y MISCELNEOS

Proyecto:
Autor:
Ttulo:

Tarea Descripcin de tarea Cve proveedor Nombre del proveedor Folio Fecha AEX MDP Total

TOTAL

TOTAL REPORTE
Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Reporte de rdenes de compra pendientes de pago y miscelneos

2. Objetivo del registro:


Controlar los importes a pagar de los proveedores que an no se cuenta con recibo de
honorarios o factura (provisiones).

3. Responsable de su llenado:
Departamento de costos de produccin

4. Forma de llenado:
Captura en el sistema integral de gestin editorial

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin


1
Fecha Da, mes, ao y hora en que se genera el reporte
2
Proyecto Nmero de proyecto
3
Autor Nombre del autor
4
Ttulo Ttulo de la obra
5
Tarea Nmero de la tarea en que se registr el gasto
6
Descripcin de tarea Nombre de la tarea en que se registr el gasto
7
Cve proveedor RFC del proveedor
8
Nombre del proveedor Nombre del proveedor
9
Folio Folio del documento o nombre del lote miscelneo
10
Fecha Fecha de registro
11
AEX Importe de la provisin para apoyo editorial externo
12
MDP Importe de la provisin para material directo de
produccin
13
Total Sumatoria de conceptos 11 y 12 por etapa
20
Total Sumatoria de conceptos 11, 12 y 13 por proyecto
21
Total Sumatoria de conceptos 11, 12 y 13 en el reporte
Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Anexo 7.5

FCE-GPR-RE.20

Documentos registrados a un proyecto, aex


Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Cdigo: FCE-GPR-RE.20 Rev. 1


FONDO DE CULTURA ECONMICA
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN EDITORIAL
DOCUMENTOS REGISTRADOS A UN PROYECTO: XXXX
rango de fechas
FECHA

Proy Ed. Re. Tarea Fecha Fecha Clave Proveedor Tipo Num. de docto Imp Bruto Imp Neto CEC
Actualizac. Docum. Proveedor

Subtotal Costo
Total
Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Documentos registrados a un proyecto, AEX

2. Objetivo del registro:


Controlar los recibos y facturas que por apoyo editorial externo afectan el costo de un
proyecto

3. Responsable de su llenado:
Departamento de costos de produccin

4. Forma de llenado:
Captura en el sistema integral de gestin editorial

5. Descripcin de llenado de elementos:


Id. Elemento Descripcin
1
Ttulo de la obra Aparece el ttulo de la obra
2
Rango de fechas Aparece el perodo indicado en el reporte o
la leyenda sin rango de fechas
3
Fecha Da, mes, ao y hora en que se genera el
reporte
4
Proyecto Nmero de proyecto
5
Ed Nmero de edicin
6
Re Nmero de reimpresin
7
Tarea Nmero de tarea en que se registr el gasto
8
Fecha actualizac Fecha en que el mdulo de proyectos
recibi la informacin del mdulo de
compras
9
Fecha docum Fecha de factura
10
Clave proveedor RFC del proveedor
11
Proveedor Nombre del proveedor
12
Tipo Tipo de documento
13
Num de docto Nmero del documento
14
Imp bruto Importe bruto del documento
15
Imp neto Importe neto del documento
16
CEC Clave del elemento de costo
17
Subtotal Costo / Total importe Subtotal y total general del concepto 14
bruto
Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Id. Elemento Descripcin


18
Subtotal Costo / Total importe neto Subtotal y total general del concepto 15
Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Anexo 7.6

FCE-GPR-RE.21

Resumen de costo de obras


Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Cdigo: FCE- GPR- RE. 21 Rev. 1

FONDO DE CULTURA ECONMICA


SISTEMA INTEGRAL DE COSTOS PGINA 1
FECHA Resumen de Costo de Obra

Proyecto: Edicin: Reimpresin: Tiro rstico: Tiro empastado:


Autor:
Ttulo:
Coleccin:

1. DATOS GENERALES DE LA OBRA

Total de pginas Total de cuartillas:

Tipo de acabado:

Refine: Con solapa: Con guardapolvo:

2. GASTOS DE INTEGRACIN DE LA OBRA


Tarea Descripcin Importe

1.0 Seleccin
2.0 Contratacin de obra
0

Apoyo editorial Material directo de Mano de obra Gastos indirectps Totales


Tarea Descripcin externo (AEX) produccin (MDP) directa (MOD) (GIP)

3.1 Traduccin
3.2 Integr de manuscrito
3.4 Produccin editorial
3.4.08 Diseo editorial
3.4.10 Negativo / CTP

COSTO NEGATIVO:

4.4 Impresin texto R


4.5 Impresin texto E

COSTO DE IMPRESIN:

COSTO TOTAL:

COSTO UNITARIO RSTICO:


COSTO UNITARIO EMPASTADO:

COSTO UNITARIO DE IMPRESIN RSTICO:


Firma
COSTO UNITARIO DE IMPRESIN EMPASTADO:
Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Resumen de costo de obras

2. Objetivo del registro:


Integrar y validar los costos de la obra

3. Responsable de su llenado:
Departamento de costos de produccin

4. Forma de llenado:
Captura en el sistema integral de gestin editorial

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin


1
Fecha Da, mes, ao y hora en que se genera el
reporte
2
Proyecto Nmero de proyecto
3
Edicin Nmero de edicin
4
Reimpresin Nmero de reimpresin
5
Tiro rstico Nmero de ejemplares en acabado rstico
6
Tiro empastado Nmero de ejemplares en acabado
empastado
7
Autor Nombre del autor
8
Ttulo Ttulo de la obra
9
Coleccin Nombre de la coleccin
10
Datos generales de la obra -Nmero de pginas
-Nmero de cuartillas
-Tipo de acabado de la encuadernacin
-Refine
-Indicacin si/no acerca de solapa y
guardapolvo
11
Gastos de integracin de la obra Cantidad registrada en las tareas 1.0 y 2.0
del proyecto
12
Etapa / Descripcin Nmero y nombre de las etapas
consideradas para costeo
13
Apoyo editorial externo (AEX) Importe de los costos registrados en la
categora de costo AEX en la seccin de
negativo
Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Id. Elemento Descripcin


14
Mano de obra directa (MOD) Importe de los costos registrados la
categora de costo MOD
15
Gastos indirectos (GIP) Importe de los costos registrados la
categora de costo GIP
16
Totales Suma de importes por tarea en la seccin
de negativo
17
Costo negativo Suma de importes por elemento del costo
(AEX, MOD, GIP) para la seccin de
negativo
18
Apoyo editorial externo (AEX) Importe de los costos registrados en la
categora de costo AEX para impresin
19
Material directo de produccin Importe de los costos registrados en la
(MDP) categora de costo MDP
20
Totales Suma de importes por tarea en la seccin
de impresin
21
Costo de impresin Suma de importes por elemento del costo
(AEX, MDP) para la seccin de impresin
22
Costo total Suma del costo de negativo mas el costo
de impresin
23
Costo unitario rstico Resultado de dividir el costo de produccin
de libro rstico entre el tiraje del mismo
acabado
24
Costo unitario empastado Resultado de dividir el costo de produccin
de libro empastado entre el tiraje del mismo
acabado
25
Costo unitario de impresin rstico Resultado de dividir el costo de impresin
de libro rstico entre el tiraje del mismo
acabado
26
Costo unitario de impresin Resultado de dividir el costo de impresin
empastado de libro empastado entre el tiraje del mismo
acabado
27
Firma Firma de autorizacin del Jefe del
Departamento de Costos de Produccin
Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Anexo 7.7

FCE-GPR-RE.23

Indicador de asignacin de costo y precio


de venta
Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Fecha de revisin Cdigo de documento:

25.09.08 FCE-GPR-RE.23
Referencia: Revisin:
FCE-GPR-PR.03 1

Indicador de Asignacin de Costo y Precio de Venta


Primeras y nuevas Ediciones
Mes:
Fecha de
Cuo/N Fecha de Cierre
No. EDI REI Clave Ttulo Autor Tiro Entrada al Total Das Hbiles Observaciones
Proyecto Costos
Almacn

Fecha de revisin Cdigo de documento:

25.09.08 FCE-GPR-RE.23
Referencia: Revisin:
FCE-GPR-PR.03 1

Indicador de Asignacin de Costo y Precio de Venta


Reimpresiones
Mes:
Cuo/N Fecha de Entrada Fecha de Cierre
No. EDI REI Clave Ttulo Autor Tiro Total Das Hbiles Observaciones
Proyecto al Almacn Costos
Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Instructivo de llenado

1. Ttulo:

Indicador de asignacin de costo y precio de venta

2. Objetivo del registro:


Medir el tiempo desde que el libro ingresa al almacn y hasta el cierre de costos de la
obra

3. Responsable de su llenado:
Departamento de produccin y costos

4. Forma de llenado:
Electrnica

5. Descripcin de llenado de elementos:


Id. Elemento Descripcin
1 Mes Mes y ao Primeras y Nuevas Ediciones.
2 No. Nmero consecutivo
3 CUO/N de Proyecto Clave nica de la obra

4 EDI Nmero de edicin

5 REI Nmero de reimpresin

6 Clave Clave del FCE

7 Ttulo Ttulo de la obra

8 Autor Nombre del autor de la obra

9 Tiro Cantidad de ejemplares impresos


Fecha de entrada al
10 Da, mes y ao en que se recibi la produccin
almacn
Fecha de cierre de Fecha en que se cierra la obra en el Sistema Integral de
11
costos Costos

12 Total das hbiles Das hbiles que transcurren entre 8 y 9

13 Observaciones Comentarios relativos a esta medicin.


Mes y ao Reimpresiones
14 Mes Se utilizan los mismos campos mencionados anteriormente
(elementos 2 a 13)
Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Anexo 7.8

FCE-GPR-RE.25

Reporte de mano de obra de tipografa


Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Reporte de mano de obra FCE.GPR.RE.25 Rev. 0


Tipo: MOD Tipografa
Nombre: Firma: No. Empleado: Vo.Bo.

Mes: Perodo: Hoja:

Ttulo: Proyecto:

Tarea Tipo Cantidad Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes No. Tarea Total
Captura 3.4.01.3 0
Digitalizacin, imgenes y forros 3.4.01.3 0
Formacin 3.4.02.1 0
Galeras 3.4.02.4 0
Primeras 3.4.03.3 0
Segundas 3.4.04.3 0
Contraprueba 3.4.05.2 0
ndices 3.4.06.3 0
Pruebas finas 3.4.07.2 0
PDF de texto 3.4.07.3 0

Ttulo: Proyecto:

Tarea Tipo Cantidad Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes No. Tarea Total
Captura 3.4.01.3 0
Digitalizacin, imgenes y forros 3.4.01.3 0
Formacin 3.4.02.1 0
Galeras 3.4.02.4 0
Primeras 3.4.03.3 0
Segundas 3.4.04.3 0
Contraprueba 3.4.05.2 0
ndices 3.4.06.3 0
Pruebas finas 3.4.07.2 0
PDF de texto 3.4.07.3 0

Ttulo: Proyecto:

Tarea Tipo Cantidad Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes No. Tarea Total
Captura 3.4.01.3 0
Digitalizacin, imgenes y forros 3.4.01.3 0
Formacin 3.4.02.1 0
Galeras 3.4.02.4 0
Primeras 3.4.03.3 0
Segundas 3.4.04.3 0
Contraprueba 3.4.05.2 0
ndices 3.4.06.3 0
Pruebas finas 3.4.07.2 0
PDF de texto 3.4.07.3 0

Ttulo: Proyecto:

Tarea Tipo Cantidad Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes No. Tarea Total
Captura 3.4.01.3 0
Digitalizacin, imgenes y forros 3.4.01.3 0
Formacin 3.4.02.1 0
Galeras 3.4.02.4 0
Primeras 3.4.03.3 0
Segundas 3.4.04.3 0
Contraprueba 3.4.05.2 0
ndices 3.4.06.3 0
Pruebas finas 3.4.07.2 0
PDF de texto 3.4.07.3 0

A) Total de horas diarias dedicadas a proyectos 0 0 0 0 0 C) Suma de A: 0

Proyecto administrativo
No. Tarea Tipo de erog.
B) Horas diarias no dedicadas a proyectos D) Suma de B: 0 GIP1 GIP1

A+B =7 0 0 0 0 0 C+D =35 0


(32.5 vesp)

Observaciones:
Captur:
Lote:

Suma de todas las hojas (slo en hoja 1)


E) Total de horas diarias dedicadas a proyectos 0 0 0 0 0 G) Suma de E: 0

Proyecto administrativo No. Tarea Tipo de erog.


F) Horas diarias no dedicadas a proyectos 0 0 0 0 0 D) Suma de B: 0 GIP1 GIP1

E+F =7 0 0 0 0 0 C+D =35 0


(32.5 vesp)
Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Reporte de mano de obra de tipografa

2. Objetivo del registro:


Determinar el tiempo invertido en la produccin de cada uno de los ttulos.

3. Responsable de su llenado:
Gerencia de produccin

4. Forma de llenado:
Manual

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin

1. Nombre Anotar el nombre del trabajador que se trate.

2. Firma Firma del trabajador

3. No. Empleado Anotar el N del trabajador que se trate.

4. Vo. Bo. Vobo del jefe inmediato

5. Mes Indicar el mes de que se trate

6. Perodo Semana de registro

Anotar el total de hojas que conformen el reporte.


7. Hoja
Ejemplo: 1 de 5

8. Ttulo Anotar el nombre del ttulo que de trate.

9. Proyecto Indicar el N del proyecto que corresponda


Captura
Digitalizacin, imgenes y forros
Formacin
Galeras
Primeras
Segundas
10. Tareas
Contraprueba
ndices
Pruebas finas
PDF de texto

Nota: sta seccin ya se encuentra prellenada


Tipo: Actividad que se reporta para cada tarea (caracteres,
11. Tipo/Cantidad cuartillas, planas)
Cantidad: Nmero de unidades
12. Das Das de la semana en que se reportan las horas de trabajo
13. No. De Tarea Nmero de la tarea
14. Total Suma de las horas por nmero de tarea
Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Id. Elemento Descripcin

Horas diarias
15. Suma diaria de horas registradas
dedicadas a proyectos
16. Suma de Horas Suma semanal de horas registradas en proyectos
Horas diarias no Cantidad de horas que no se ocuparon en proyectos
17.
dedicadas a proyectos especficos
18. Suma de Horas Suma semanal de horas no registradas en proyectos
Suma de horas diarias
dedicadas a proyectos
19. El total de los conceptos 16 y 18 por da
y horas diarias NO
dedicadas a proyectos
20. Total de horas Suma de lo registrado en el concepto 19
21. Observaciones Notas que el usuario considere pertinentes
22. Captur / Lote Nombre de quien capture y nombre del lote capturado
Total de horas diarias Suma por este concepto de todas las hojas ocupadas para el
23.
dedicadas a proyectos registro
24. Suma de horas Suma del concepto 24
Total de horas diarias
Suma por este concepto de todas las hojas ocupadas para el
25. no dedicadas a
registro
proyectos
26. Suma de horas Suma del concepto 25
Suma de Total de
horas diarias
dedicadas a proyectos Suma por este concepto de todas las hojas ocupadas para el
27.
y total de horas diarias registro
no dedicadas a
proyectos

28. Suma Total de horas Suma del concepto 27


Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Anexo 7.9

FCE-GPR-RE. 27

Reporte de mano de obra de


Libro electrnico
Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Reporte de mano de obra FCE.GPR.RE.27 Rev. 0


Tipo: MOD Libro electrnico
1 3 4
Nombre: Firma: 2 No. Empleado: Vo.Bo.

Mes: 5 Perodo: 6 Hoja: 7


Ttulo: 8 Proyecto:
9
Tarea Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes No. Tarea Total
Preparacin del archivo 3.4.10 0
Formacin
10 11 12 3.4.10 0 13
Verificacin 3.4.10 0

Ttulo: Proyecto:

Tarea Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes No. Tarea Total


Preparacin del archivo 3.4.10 0
Formacin 3.4.10 0
Verificacin 3.4.10 0

Ttulo: Proyecto:

Tarea Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes No. Tarea Total


Preparacin del archivo 3.4.10 0
Formacin 3.4.10 0
Verificacin 3.4.10 0

Ttulo: Proyecto:

Tarea Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes No. Tarea Total


Preparacin del archivo 3.4.10 0
Formacin 3.4.10 0
Verificacin 3.4.10 0

Ttulo: Proyecto:

Tarea Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes No. Tarea Total


Preparacin del archivo 3.4.10 0
Formacin 3.4.10 0
Verificacin 3.4.10 0

Ttulo: Proyecto:

Tarea Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes No. Tarea Total


Preparacin del archivo 3.4.10 0
Formacin 3.4.10 0
Verificacin 3.4.10 0

Ttulo: Proyecto:

Tarea Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes No. Tarea Total


Preparacin del archivo 3.4.10 0
Formacin 3.4.10 0
Verificacin 3.4.10 0

14
A) Total de horas diarias dedicadas 15
0 0 0 0 0 C) Suma de A: 0
a proyectos

Proyecto administrativo
No. Tarea Tipo de erog.
16
B) Horas diarias no dedicadas a
17
D) Suma de B: 0 GIP1 GIP1
proyectos

A+B =7 18 0 0 0 0 0 19 C+D =35 0


(32.5 vesp)

Observaciones: 20
Captur: 21
Lote:

Suma de todas las hojas (slo en hoja 1)


22
E) Total de horas diarias dedicadas
0 0 0 0 0
23 G) Suma de E: 0
a proyectos

Proyecto administrativo24 No. Tarea Tipo de erog.


F) Horas diarias no dedicadas a
0 0 0 0 0
25 D) Suma de B: 0 GIP1 GIP1
proyectos

E+F =7 26 0 0 0 0 0 27 C+D =35 0


(32.5 vesp)
Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Reporte de mano de libro electrnico

2. Objetivo del registro:


Determinar el tiempo invertido en la produccin de cada uno de los ttulos.

3. Responsable de su llenado:
Gerencia de produccin

4. Forma de llenado:
Manual

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin

1. Nombre Anotar el nombre del trabajador que se trate.

2. Firma Firma del trabajador

3. No. Empleado Anotar el N del trabajador que se trate.

4. Vo. Bo. Vo. Bo. del jefe inmediato

5. Mes Indicar el mes de que se trate

6. Perodo Semana de registro

Anotar el total de hojas que conformen el reporte.


7. Hoja
Ejemplo: 1 de 5

8. Ttulo Anotar el nombre del ttulo que de trate.

9. Proyecto Indicar el N del proyecto que corresponda


Preparacin de archivo
Formacin
10. Tareas Verificacin

Nota: sta seccin ya se encuentra prellenada


11. Das Das de la semana en que se reportan las horas de trabajo
12. No. de Tarea Nmero de la tarea
13. Total Suma de las horas por nmero de tarea
Horas diarias
14. Suma diria de horas registradas
dedicadas a proyectos
15. Suma de Horas Suma semanal de horas registradas en proyectos
Horas diarias no Cantidad de horas que no se ocuparon en proyectos
16.
dedicadas a proyectos especficos
17. Suma de Horas Suma semanal de horas no registradas en proyectos
Anexos del procedimiento de
costos de produccin

Id. Elemento Descripcin

Suma de horas diarias


dedicadas a proyectos
18. El total de los conceptos 16 y 18 por da
y horas diarias NO
dedicadas a proyectos
19. Total de horas Suma de lo registrado en el concepto 19
20. Observaciones Notas que el usuario considere pertinentes
21. Captur / Lote Nombre de quien capture y nombre del lote capturado
Total de horas diarias Suma por este concepto de todas las hojas ocupadas para el
22.
dedicadas a proyectos registro
23. Suma de horas Suma del concepto 23
Total de horas diarias
Suma por este concepto de todas las hojas ocupadas para el
24. no dedicadas a
registro
proyectos
25. Suma de horas Suma del concepto 24
Suma de Total de
horas diarias
dedicadas a proyectos Suma por este concepto de todas las hojas ocupadas para el
26.
y total de horas diarias registro
no dedicadas a
proyectos

27. Suma Total de horas Suma del concepto 26


Anexos de
el procedimie
ento de
costos
s de producciin

An
nexo 7.10

FCE-GPR-R
RE.29

Fijac
cin de
d costtos prrecio de
d vennta al
pblico de libro electr
e nico
Anexos del procedimiento de
costos de produccin

FCE-GPR-RE.29 REV 00

FIJACIN DE COSTOS PRECIO DE VENTA AL PBLICO DE LIBRO ELECTRNICO

1
TTULO En el lmite FOLIO N. 001-2016
AUTOR
3Cross Gillian, de Gante Guillermo
COLECCIN
2
A la orilla del viento FECHA 20/07/2016
PAGINAS 240
FORMATO 2 PDF 4
LUGAR DE ELABORACIN 5
PE00 MXICO
TAMAO (MB) 4.5 6

Libro
TIPO DE OBRA: 1 7 Tradicional
COSTO DEL PROCESO PRODUCTIVO

LIBRO
PRY CLAVE PRE-PRENSA TOTAL
ENRIQUECIDO

22274 8 100186LE 9 10700.00 11


50,000.00 12
50,700.00

PRECIO DE VENTA DEL 13


$200.00
LIBRO IMPRESO:

LIBRO DE REFERENCIA 14
Rstico, 1 Ed. 5
Reimpresin

FECHA DE ALTA LIBRO DE REFERENCIA 22 de Noviembre de 2015

15
% DE DESCUENTO 40%

16
PRECIO DE VENTA LIBRO ELECTRNICO $300.00

17

Gerente de Administracin y
Gerente de Produccin Gerente de Comercializacin
Finanzas

Nota: El precio de venta se fij de acuerdo a los criterios de autorizacin del comit (SALE)
Anexos de
el procedimie
ento de
costos
s de producciin

Instru
uctivo de lle
enado

1. Ttulo:
Fijacin de
d costos pre
ecio de venta
a al pblico de
d libro electrnico

2
2. Objetivo del registroo:
Determinar el precio de
d venta en funcin
f de lo
os lineamienttos del SALE
E.

3
3. Responssable de su llenado:
Departam
mento de cosstos de produ
uccin

4
4. Forma de e llenado:
Electrnicco/Manual

5
5. Descripc
cin de llena
ado de elem
mentos:

Id. Elemento Des


scripcin

1. Folio N Ano
otar el nmerro consecutivvo de la proyyeccin finan
nciera

2. Fecha Indiicar la fecha en que se elabora la pro


oyeccin fina
anciera

Indiicar: Ttulo, autor,


a coleccin y n de pginas
p de la
a obra
3. Datoss de la obra
imp
presa.

4. Form
mato Indiicar el tipo de
e formato: EPub versin 3 o PDF

5. Lugar de elaboracin Ano


otar el lugar de
d elaboraci
n del libro electrnico
e
Indiicar el tama o del archivo o del Libro electrnico
e en
n Mega
6. Tama
ao
bite
es (MB)
Indiicar el tipo de
e obra: Tradicional, Libre e de derecho o de autor,
7. Tipo de obra Lite
eratura infanttil y juvenil, Lnea
L 3, Saldos, Coedicin o
Enrriquecido.
8. N de
e proyecto Ano
otar el nmerro de proyec
cto

9. Clave
e Ano
otar la clave

10. Pre-p
prensa Indiicar el costo de la Pre-pre
ensa

11. Libro
o enriquecido
o Indiicar el Costo
o del libro enrriquecido
Se genera de fo
orma autom tica es la su
uma de los co
ostos de
12. Total
Pre-prensa y Lib
bro enriquec
cido.
Preciio de venta del
d
13. Ano
otar el precio
o de venta de
el libro impreso
libro
Datoss del Libro de Ano
otar los datoss del libro de
e referencia (impreso)
( y la
a fecha
14.
refere
encia de alta.
a
Indiicar el % de descuento, de
d acuerdo a los criterioss de
15. Desccuento
auto
orizacin dell SALE.
Preciio de venta Libro
L
16. otar el precio
Ano o de venta de
el Libro electrnico
electrrnico
mbre y firma de los titularres de las Ge
Nom erencias de
17. Firma
as de aproba
acin Adm
ministracin y Finanzas, Produccin y de
Com
mercializaci
n.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-GPR-PR.04 06
Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Diseo Editorial 1/10 Procedimiento 2

Procedimiento de diseo editorial


FECHA DE AUTORIZACIN
COMERI: 16.12.16
DIRECCIN GENERAL: 22.12.16

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

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22.12.16 FCE-GPR-PR.04 06
Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Diseo Editorial 2/10 Procedimiento 2

El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminacin, ni


marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al gnero
masculino representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos.

1 Objetivo

Disear los forros e interiores, o cualquier otro trabajo que requiera diseo grfico en los libros o
productos editoriales del FCE conforme a las especificaciones proporcionadas por el solicitante.

2 Alcance

El presente procedimiento es aplicable a la Gerencia de Produccin del Fondo de Cultura Econmica.

El procedimiento abarca desde la recepcin de la orden de Produccin por parte de la Subgerencia de


Cuidado e Integracin hasta el envo del archivo digital del forro o producto editorial al Departamento de
Integracin Digital o al Departamento de Produccin Industrial. Aplica para elaboracin de dummies,
proyectos editoriales, forros e ilustraciones para obras del programa editorial.

El procedimiento se aplica y debe ser observado por la Subgerencia de Cuidado e Integracin, as como
por el Departamento de Diseo Editorial en el mbito de su propia responsabilidad y competencia.

3 Polticas

1. El diseo de forros y portadas, o de cualquier otro trabajo editorial, deber ser congruente con la
imagen institucional del Fondo de Cultura Econmica, la naturaleza de la obra y la coleccin a la que
pertenezca.
2. El rea editorial es la responsable de recibir la propuesta de material grfico, tal y como se indica en
las actividades.
3. El responsable de la obra en la Gerencia Editorial deber proporcionar el permiso de reproduccin
correspondiente de grficos, imgenes e ilustraciones que se utilicen en el forro, conforme las
polticas y actividades relativas a la entrega del manuscrito referidas en el procedimiento FCE-GEC-
PR.02.
4. Los forros se enviarn a visto bueno al responsable de la obra en la Gerencia Editorial cuando hayan
sido revisados y aprobados por la Gerencia de Produccin y la Subgerencia de Cuidado e
Integracin.
5. Los archivos electrnicos de los forros sern entregados al Departamento de Integracin Digital para
seguir con el trmite de impresin, una vez que se cuente con su aprobacin.
6. El control del trabajo que realicen los proveedores se llevar a cabo en los trminos y condiciones
que el FCE establezca y quedarn asentados en los registros que conforman la contratacin del
servicio (pedido-contrato, Formato de aceptacin de servicios FCE-GAF-RE.21).

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Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Diseo Editorial 3/10 Procedimiento 2

7. Los criterios para seleccionar y evaluar a los proveedores de servicios editoriales son los siguientes:

Se elegir del Directorio de proveedores de servicios editoriales incorporado al nuevo


sistema SIGUE de la Gerencia de Produccin.

Para ser incorporado como proveedor de servicios editoriales, basta que el rea solicitante
d su visto bueno (sustentndolo en las evaluaciones que considere pertinentes).

La evaluacin del servicio requerido se llevar a cabo con el Formato de aceptacin de


servicios (FCE-GAF-RE.21) que se presentar al rea administrativa como requisito para
liberar el pago del proveedor. Si el rea no acepta el trabajo, se considerar como
evaluacin no acreditada.

Se informar por escrito al rea de recursos materiales y servicios generales aquellos


proveedores que sean dados de baja.

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controlado lo hace un documento no controlado.
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Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Diseo Editorial 4/10 Procedimiento 2

4 Definiciones

Dummie. Objeto, maqueta / Producto terminado de un boceto.

PDF. Portable Document Format (documento de formato porttil). Se trata de un documento electrnico
multiplataforma que mantiene fielmente el formato original. En sus diferentes versiones puede utilizarse
para imprenta como archivo original o para leerse en pantalla de archivo electrnico.

SIGUE-ERP: Sistema de gestin editorial, Sistemas de Planificacin de Recursos Empresariales, o ERP


(por sus siglas en ingls, Enterprise Resource Planning).

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Diseo Editorial 5/10 Procedimiento 2

5 Desarrollo
5.1 Diagrama de flujo

Inicio 1

Solicitar al Departamento de
Recibir orden de produccin,
FCE-GPR-RE.01 Diseo una impresin a color
firmar de recibido. En su caso FCE-GPR-RE.26 para ser enviada al responsable
contratar colaborador externo.
de la obra, en la GE
SCI 1
SCI 10

Entregar al DDE, o al PTE,copia


Dar visto bueno, en caso de
de la orden de produccin, texto
observaciones avisar a la SCI
de cuarta y solapa, preliminares
y material de referencia
GE 11
SCI 2

Recibir prueba de la SCI y en su


Recibir orden de produccin. caso aplicar observaciones
Consultar con SCI si existen marcadas y generar
sugerencias para la ilustracin nuevamente la impresin a color
principal o recibir archivo digital y prueba
DDE 3 para el caso del colaborador
externo.
DDE 12

Elaborar boceto e integrar texto


de cuarta de solapa
Preparar archivo digital y enviarlo
correspondiente. En su caso
al DID. Valida con el DPI FCE-GPR-PR.01
solicitar al responsable de la
obra el trmite de autorizacin
DDE 13
para reproducir imgenes.
DDE 4

Aprobar boceto o realizar


No observaciones
Fin
GP y SCI 5

Se aprueba?
RESPONSABLES DE LA ACTIVIDAD

GE: Gerencia Editorial


Si
SCI: Subgerencia de Cuidado e Integracin
DDE: Departamento de Diseo Editorial
Generar impresin de la
DID: Departamento de Integracin Digital
propuesta y entregar a la
PTE: Proveedor- Taller Externo
Subgerencia para marcar
DPI: Departamento de Produccin Industrial
correcciones.
DDE 6

Recibir y revisar contenido del


texto de solapa y en su caso
marcar correcciones.
SCI 7

Trabajo de
Si hay
No colaborador No 1
correcciones?
externo?

Si Si

Recibir prueba corregida de la Requisitar la aceptacin del


SCI e incorporar correcciones servicio del colaborador externo FCE-GAF-RE.21

DDE 8 SCI 9

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Diseo Editorial 6/10 Procedimiento 2

5.2 Descripcin de actividades

Paso Responsable Actividad Documento

Orden de produccin
FCE-GPR-RE.01
Recibe de Gerencia Editorial la orden de produccin y
Subgerencia de material original de la obra, firma de recibido.
1. Cuidado e Directorio de
Si se requiere la participacin de un colaborador externo
Integracin proveedores del
gestiona la contratacin del colaborador externo de
SIGUE
acuerdo con el directorio de Proveedores.
Orden de trabajo
FCE-GPR-RE.26

Entrega al Departamento de Diseo Editorial o en su Orden de


Subgerencia de caso a colaborador externo copia de la orden de produccin,
2. Cuidado e produccin, texto de solapa, preliminares y material de
FCE-GPR-RE.01
Integracin referencia para que se proceda a la elaboracin de
propuestas de forro o cualquier otro producto editorial

Orden de
Recibe copia de la Orden de Produccin acompaada produccin,
de texto de solapa y pginas preliminares as como FCE-GPR-RE.01
material de referencia. Rubrica Orden de Produccin.
Verifica en la orden de produccin, especificaciones de
la obra y en su caso, observaciones en materia de
diseo.
Departamento de De acuerdo con las caractersticas de la coleccin,
3.
Diseo Editorial utilizar como especificaciones generales las maquetas
en formato electrnico de portadas precedentes.
Antes de empezar la elaboracin del forro, consulta con
la Subgerencia de Cuidado e Integracin, si existe
alguna propuesta o sugerencia de las partes
interesadas (autor, coeditor, responsable de la obra)
para la ilustracin principal.

Elabora boceto con la idea principal de la obra y


Departamento de propone las imgenes.
4. Boceto
Diseo Editorial
Integra el texto de solapa correspondiente.

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Diseo Editorial 7/10 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento


Para el uso de elementos que no sean propiedad del
Fondo de Cultura Econmica, informa a la Subgerencia
de Cuidado e Integracin, va correo electrnico, para
que solicite al responsable de la obra que realice el
trmite de autorizacin para reproducir imgenes
(fotografas, pinturas, grabados, etc.)
Si el trabajo lo realiza un colaborador externo, verifica
cumplimiento de las caractersticas solicitadas.

Gerencia de
Produccin y Aprueba boceto o realiza observaciones.
5. Subgerencia de Si se aprueba continua, de lo contrario ir a paso
Cuidado e anterior.
Integracin

Departamento de Genera impresin de la propuesta de diseo y la


6. Prueba
Diseo Editorial entrega a la Subgerencia para marcar correcciones.

Recibe impresin.
Subgerencia de Revisa contenido del texto de solapa y en su caso
7. Cuidado e marca correcciones. Prueba
Integracin
Si hay correcciones continuar de lo contrario ir a paso
9.

Recibe prueba corregida de la Subgerencia de Cuidado


e Integracin e incorpora correcciones.
NOTA:

Departamento de (Los pasos 6 7 y 8 se repetirn hasta obtener una prueba


8. limpia.) Prueba
Diseo Editorial
En caso de que el forro lo haya realizado un colaborador
externo, ste seguir los mismos pasos 6,7 y 8 hasta
que entregue prueba limpia y archivo digital del forro. Si
es el caso ir a paso 9 de lo contrario continua en paso 10

Subgerencia de Recibe de colaborador externo prueba limpia y archivos Aceptacin de


9. Cuidado e digitales, y requisita el formato de aceptacin de servicio
Integracin servicio. FCE-GAF-RE.21

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Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Diseo Editorial 8/10 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

Subgerencia de Solicita al departamento de Diseo una impresin a


10. Cuidado e color para ser enviada al responsable de la obra, junto
Integracin con interiores, para visto bueno.

Da el visto bueno correspondiente.


En caso de realizar alguna observacin, la hace del Prueba a color y
11.
Gerencia Editorial conocimiento de la Subgerencia de Cuidado e finas de interiores
Integracin.

Recibe prueba de la Subgerencia de Cuidado e


Integracin. Si hay observaciones aplica las
Departamento de correcciones marcadas y genera nuevamente la
Diseo Editorial impresin a color. Integracin de visto
12.
bueno
Si el forro lo realiz un colaborador externo recibe de la
Subgerencia de Cuidado e Integracin, archivo digital y
las pruebas marcadas con correcciones.

Prepara archivo digital y lo enva por la red local al


Departamento de Integracin Digital; para que lo integre
con el archivo digital de interiores.
Archivo digital

Valida junto con el Departamento de Produccin


Departamento de
13. Industrial la pruebas de plotter que entrega la imprenta. Procedimiento de
Diseo Editorial
Produccin Editorial

(Vase procedimiento de Produccin Editorial) FCE-GPR-PR.01

Termina procedimiento.

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Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Diseo Editorial 9/10 Procedimiento 2

6 Referencias o documentos relacionados

Id. No. documento Ttulo


6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestin de la Calidad
6.2 FCE-GAF-RE.21 Formato de aceptacin de servicios
6.3 FCE-GPR-RE.01 Orden de Produccin
6.4 FCE-GPR-PR.01 Procedimiento de produccin editorial
6.5 FCE-GPR-RE.26 Orden de trabajo para servicios editoriales

7 Anexos y registros usados

Anexo No. documento Ttulo


7.1

8 Listas maestras relacionadas al procedimiento

No. Documento Ttulo


FCE-RD-LM.01 Lista maestra de documentos internos (G. de produccin)
FCE-RD-LM.03 Lista maestra de registros (G. de produccin)

9 Lista de distribucin

Copias Distribucin rea


Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Produccin
Gerencia de Tecnologa
V.E. Versin electrnica- solo lectura
(Intranet)

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01.08.05 Gerencia de Produccin.

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Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
Diseo Editorial 10/10 Procedimiento 2

10 Control de cambios

Pginas
Fecha Versin Originador del cambio Naturaleza del cambio
afectadas
Subgerencia de Se actualiza el procedimiento a la
22.12.16 06 Todas
cuidado e integracin operacin actual.
Se hacen algunas precisiones en el
procedimiento.
Subgerencia de
23.07.12 05 Todas Se cambia el termino de revisin por
Cuidado e Integracin
el de versin, se cambia la leyenda
de pie de pgina
Mejoras al Sistema Documental,
cambio en la lista de distribucin,
separacin de anexos y numeracin
de polticas

Se actualiza alcance, polticas y


actividades del procedimiento para
introducir la operacin del SIGUE, y
cambios en la estructura
Representante de la
07.09.07 04 organizacional.
Direccin
Se eliminan definiciones que no
aplican al procedimiento.
Las actividades del Departamento
de Integracin Grfica se eliminaron
porque ste ya no est adscrito a la
Gerencia de Produccin.

Se actualiza la poltica de seleccin


y evaluacin de proveedores.

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Fecha de liberacin: rea responsable:
21.07.14 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin


Procedimiento para la elaboracin 22.12.16 FCE-GPR-PR.05 01

de libros electrnicos Pginas : Tipo de documento: Nivel:


1 Procedimiento 2

Procedimiento para la elaboracin


de libros electrnicos
FECHA DE AUTORIZACIN
COMERI: 16.12.16
DIRECCIN GENERAL: 22.12.16

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con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
21.07.14 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin


Procedimiento para la elaboracin 22.12.16 FCE-GPR-PR.05 01

de libros electrnicos Pginas : Tipo de documento: Nivel:


2 Procedimiento 2

El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminacin, ni


marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas en el gnero
masculino incluyen siempre a ambos sexos.

1 Objetivo
Establecer el procedimiento para la elaboracin de libros electrnicos, a cargo de la Gerencia de Produccin.

2 Alcance
Este procedimiento es aplicable a la Gerencia de Produccin del FCE y reas que realizan trabajos de
produccin editorial para la elaboracin de libros electrnicos.

El procedimiento abarca desde la recepcin de la orden de produccin para la elaboracin de libros


electrnicos hasta la entrega de libro electrnico a la Gerencia de Tecnologa y a los distintos proveedores
de hospedaje.

Incluye la composicin digital, la correccin y el cuidado editorial de las obras, ya sea de manera interna o
mediante proveedores externos.

El procedimiento debe ser observado por la Subgerencia de Produccin y Costos y la Subgerencia de


Cuidado e Integracin y las reas que realizan trabajos de produccin editorial para la elaboracin de libros
electrnicos, en el mbito de su propia responsabilidad y competencia.

3 Polticas
1. La recepcin del material necesario para la produccin del libro electrnico se formalizar cuando la
Gerencia Editorial entregue a la Gerencia de Produccin la Orden de Produccin; en caso de
tratarse de una primera edicin deber ir acompaada de la solicitud de ficha catalogrfica, textos
promocionales (incluidos los textos de cuarta de forros y semblanzas), preliminares, solicitud de
ISBN, palabras clave y, en su caso, libro o fotocopia de la obra traducida en el idioma original. La
aceptacin de todo este material por la Subgerencia de Produccin y Costos implica la entrada al
proceso y el conocimiento de las especificaciones que determin la Gerencia Editorial.
2. Es responsabilidad de la Gerencia Editorial concluir la gestin contractual o, en su caso, la
autorizacin que corresponda por parte de la Direccin General o de la Gerencia General para iniciar
el proceso de produccin editorial.
3. Es responsabilidad de la Subgerencia de Tramitacin de Reimpresiones y Documentacin verificar
la vigencia de los derechos de explotacin de la obra en formato electrnico y la registrar en la
Orden de Produccin correspondiente.
4. Autorizacin expresa. De acuerdo con las prioridades de las obras programadas para publicarse, el
proceso para la elaboracin de libros electrnicos podr iniciarse aun si la gestin contractual de la
obra no ha concluido, con la solicitud y autorizacin expresa por escrito de la Gerencia Editorial,
Gerente General o de la Direccin General.

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con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
21.07.14 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin


Procedimiento para la elaboracin 22.12.16 FCE-GPR-PR.05 01

de libros electrnicos Pginas : Tipo de documento: Nivel:


3 Procedimiento 2

5. El personal de las reas de produccin de libros electrnicos (por ejemplo, Integracin Digital y
Cuidado Editorial) debern registrar en el reverso de la Orden de Produccin las etapas que hayan
realizado, as como utilizar los registros de este procedimiento, de acuerdo con el tipo de trabajo que
desarrollen, siguiendo los lineamientos establecidos por la Gerencia de Produccin.
6. La Subgerencia de Cuidado e Integracin registrar en el sistema SIGUE-ERP el seguimiento de las
obras en sus diferentes etapas de produccin, hasta la obtencin del libro electrnico, el cual se
entregar a la Gerencia de Tecnologa, a la filial de Estados Unidos y a los distintos proveedores de
hospedaje.
7. Cuando exista formacin del libro impreso, sta ser la primera referencia para la elaboracin del
libro electrnico, aunque no necesariamente coincidir con ella.
8. El Departamento de Produccin Industrial solicitar uno o varios ISBN para el mismo ttulo,
dependiendo de los soportes y formatos en los que ser publicado.
9. Es responsabilidad del Departamento de Costos determinar el precio de venta al pblico (PVP), en
conjunto con las Gerencias de Produccin y Comercializacin (Procedimiento de costos de
produccin).
10. Una vez que los libros electrnicos son publicados en los distintos canales de venta, corresponde a
la Gerencia de Comercializacin supervisar el control y seguimiento de las ventas de stos.

Polticas para supervisar la calidad de trabajo que entreguen los prestadores de servicios
11. La Subgerencia de Produccin y Costos identificar y seleccionar a los proveedores con la
capacidad tcnica necesaria para realizar los servicios editoriales que sean requeridos. El control del
trabajo que realicen dichos proveedores se llevar a cabo en los trminos y condiciones que el FCE
establezca y quedar asentado en los registros que conforman la contratacin del servicio: orden de
trabajo, pedido-contrato, formato de aceptacin de servicios.

12. Los criterios para seleccionar y evaluar a los proveedores de servicios editoriales son los siguientes:

Se elegir del catlogo de proveedores incorporado al sistema SIGUE-ERP en la Gerencia de


Produccin.

Para ser incorporado como proveedor de servicios editoriales, basta que el rea solicitante d su
visto bueno (sustentndolo en las evaluaciones que considere pertinentes).

La evaluacin del servicio requerido se llevar a cabo con el formato de aceptacin de servicios,
que se presentar al rea administrativa como requisito para liberar el pago del proveedor. Si la
Subgerencia de Produccin y Costos o la de Cuidado e Integracin no aceptan el trabajo, se
considerar como evaluacin no acreditada.

13. El pago por estos servicios estar basado en los tabuladores autorizados y vigentes.
14. Las subgerencia de Produccin y Costos y de Cuidado e Integracin identificarn y seleccionarn a
los prestadores de servicios que cuenten con la capacidad intelectual y tcnica necesarias para
realizar los servicios editoriales que sean requeridos.

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser verificada o comparada
con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
21.07.14 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin


Procedimiento para la elaboracin 22.12.16 FCE-GPR-PR.05 01

de libros electrnicos Pginas : Tipo de documento: Nivel:


4 Procedimiento 2

4 Definiciones y Siglas

BIC (Book Industry Communication): Serie de cdigos temticos para clasificacin de obras electrnicas,
usada internacionalmente.
BISAC (Book Industry Standards and Communications): Serie de cdigos temticos para clasificacin de
obras electrnicas usada internacionalmente.
DRM (Digital Rights Management): Se refiere a las tecnologas de restriccin aplicadas en obras electrnicas
para controlar y limitar el acceso en dispositivos digitales.
Hospedaje: Servicio de almacenamiento y exposicin de forma segura de contenidos electrnicos como
imgenes, videos, textos, etc., y que pueden ser accesibles para comprar por Internet.
ISBN electrnico (International Standard Book Number): Nmero Internacional Normalizado del Libro.
Librera virtual: Portal de Internet del FCE para la exposicin y venta de libros impresos y electrnicos.
Libro electrnico: Versin electrnica de una obra (puede existir previamente una versin impresa).
Metadatos: Datos generales de un libro electrnico como ttulo, autor, colaboradores, ISBN, clasificaciones
BISAC, BIC, LC y Dewey, reseas y palabras clave.
Pedido-contrato: documento que integra tanto la solicitud de un servicio como el contrato del proveedor que
lo realizar.
SIGUE-ERP: Sistema de gestin editorial, Sistemas de Planificacin de Recursos Empresariales, o ERP (por
sus siglas en ingls, Enterprise Resource Planning).

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con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
21.07.14 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin


Procedimiento para la elaboracin 22.12.16 FCE-GPR-PR.05 01

de libros electrnicos Pginas : Tipo de documento: Nivel:


5 Procedimiento 2

5 Desarrollo
5.1 Diagrama de flujo

Inicio

Recibe orden de produccin y FCE-GPR-RE.01 Recibe el manuscrito e imgenes y


material de la obra de la GED FCE-BIB-RE.03 asigna el trabajo al capturista
SPC 1 DID 8

Realiza la captura de texto y


Turna al DCP para verificar vigencia
FCE-GPR-RE.01 digitaliza imgenes y los entrega al
de contrato
DID
SPC 2
CPT 9

Informa a la SPC de la terminacin


Verifica la vigencia del contrato FCE-GPR-RE.01
FCE-GPR-RE.16 del trabajo y le entrega los archivos
electrnicos junto con el material.
DCP 3
DID 10

Si se requiere determinar
Si el contrato no tiene vigencia,
FCE-GPR-RE.01 caractersticas tipogrficas
devuelve la obra y los documentos FCE-GPR-RE.16 especificas se enva la captura
anexos a la Gerencia Editorial
impresa a la SCI para su marcado
SPC 4
SPC 11

Revisa el manuscrito y, en caso de


existir deficiencias lo registra como
Recibe manuscrito impreso para su
producto no conforme y termina FCE-GPR-RE.01
FCE-GPR-RE.16 marcado y lo entrega al DCE para
procedimiento.
que le asigne a un editor
Si todo est en orden, recibe orden
SCI 12
y material y firma de recibido.
SPC 5

Si se trata de una obra con soporte Asigna el trabajo de marcado a un


de archivos electrnicos completos editor. FCE-GPR-RE.04
y vigentes
SPC 6 DCE 13

Los archivos Realiza la marcacin del manuscrito


FCE-GPR-RE.04
estn completos y S 1 y devuelve el material al DCE
vigentes? EDI 14

No
Si el trabajo requiere captura de
Informa directamente a la SPC de la
texto, captura de imgenes, etc.
terminacin del trabajo de
turna al DID. Si requiere FCE-GPR-RE.01
marcado y devuelve el manuscrito
participacin del rea de diseo
marcado
solicita al SCI.
DPC 15
SPC 7

Responsable de la actividad
SPC: Subgerencia de Produccin y Costos
DCP: Departamento de Costos de Produccin
DID: Departamento de Integracin Digital
CPT: Capturista
SCI: Subgerencia de Cuidado e Integracin
DCE: Departamento de Cuidado Editorial
EDI: Editor

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con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
21.07.14 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin


Procedimiento para la elaboracin 22.12.16 FCE-GPR-PR.05 01

de libros electrnicos Pginas : Tipo de documento: Nivel:


6 Procedimiento 2

Analiza las caractersticas


editoriales de la obra y determina
1 cules prestadores de servicios
pueden hacerse cargo del trabajo
SPC 16

Formacin
Si No
interna?

Gestiona la contratacin de un
Designa a un formador de libros proveedor y le entrega archivos
FCE-GPR-RE.27 FCE-GPR-RE.27
electrnicos para hacer el trabajo. electrnicos y especificaciones
SPC 17 tcnicas.
SPC 20

ERP
Recibe del proveedor de servicios
Realiza impresin de galeras y el libro electrnico y verifica que
FCE-GPR-RE.27
entrega a SCI. cumpla con las especificaciones 2
FOR 18 tcnicas requeridas.
SPC 21

Inicia con la captura


No 2
de texto?

Si

Recibe del formador el material


original y la impresin de galeras.
SPC 19

Entrega galeras y manuscrito para


su revisin.
SPC 22

Recibe galeras y manuscrito y


gestiona la contratacin de un
proveedor mediante Orden de FCE-GPR-RE.04
Trabajo, para que realice lectura de
galeras.
DCE 23

Recibe del proveedor manuscrito y


galeras corregidas. Asigna la obra a
un editor, para su revisin.
DCE 24

Responsable de la actividad
Revisa correcciones marcadas por
el proveedor para valorar su SPC: Subgerencia de Produccin y Costos
pertinencia. Entrega galeras FOR: Formador
revisadas al DCE SCI: Subgerencia de Cuidado e Integracin
EDI 25 DCE: Departamento de Cuidado Editorial
EDI: Editor

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser verificada o comparada
con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
21.07.14 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin


Procedimiento para la elaboracin 22.12.16 FCE-GPR-PR.05 01

de libros electrnicos Pginas : Tipo de documento: Nivel:


7 Procedimiento 2

Devuelve galeras revisadas a la SPC Revisa correcciones marcadas por


para la incorporacin de las el proveedor para valorar su
correcciones e impresin de pertinencia. Entrega galeras
primeras pruebas. revisadas al DCE
DCE 26 EDI 32

Devuelve primeras planas


Designa a un formador de libros
corregidas y revisadas a la SPC para
electrnicos interno para
la incorporacin de las correcciones
incorporar las correcciones
e impresin de segundas pruebas
SPC 27
DCE 33

Incorpora las correcciones


Entrega planas corregidas y
marcadas en las galeras y entrega
revisadas a un formador interno de
ambas impresiones a la SPC.
libros electrnicos para que
Registra avance en su reporte de
incorpore correcciones.
mano de obra.
SPC 34
FOR 28

Incorpora las correcciones


Entrega al DCE impresiones de marcadas en primeras, imprime
galeras y primeras pruebas para su juego de segundas y entrega ambas
revisin. impresiones a la SPC, registra en su
SPC 29 reporte de mano de obra
FOR 35

Recibe y gestiona la contratacin


Recibe el libro electrnico
de un proveedor mediante Orden FCE-GPR-PR.03
FCE-GPR-RE.04 terminado y solicita informacin a FCE-GPR-PR.02
de Trabajo, para que realice lectura 2
DBC, DCP, DPI y a la SVL.
de primeras planas.
SPC 36
DCE 30

Genera las imgenes de portada.


Recibe del proveedor galeras y
Llena las hojas de metadatos e
primeras planas corregidas. Asigna
integra al libro electrnico y verifica
la obra al editor a cargo, para su
con la STR y el DCP haya concluido
revisin.
la gestin contractual.
DCE 31
DCE 37

Enva libro electrnico a la GTE para


aplicacin de DRM y su publicacin
Responsable de la actividad en la librera virtual
DCE 38
DCP: Departamento de Costos de Produccin
DCE: Departamento de Cuidado Editorial
SPC: Subgerencia de Produccin y Costos
FOR: Formador
Da aviso de la publicacin del libro
EDI: Editor
electrnico a las instancias
DBC: Departamento de Biblioteca y Catlogos.
pertinentes.
DPI: Departamento de Produccin Industrial.
SPC 39
SVL: Subgerencia de Venta en Lnea.
STR: Subgerencia de Tramitacin de Reimpresiones
GTE: Gerencia de Tecnologa

Fin

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21.07.14 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin


Procedimiento para la elaboracin 22.12.16 FCE-GPR-PR.05 01

de libros electrnicos Pginas : Tipo de documento: Nivel:


8 Procedimiento 2

5.2 Descripcin de actividades


Paso Responsable Actividad Documento

Recibe de la Gerencia Editorial: Orden de produccin


(FCE-GPR-RE.01);
Orden de Produccin (seccin produccin
manuscrito original y
editorial)
material
Manuscrito original impreso (y en su caso,
complementario
archivo electrnico)
Subgerencia de original; archivo
1 Textos promocionales y pginas preliminares
Produccin y Costos electrnico; textos
de las obras cuya edicin haya sido aprobada
promocionales;
por el Comit Interno de Seleccin de Obras
preliminares; solicitud
(CISO)
de ficha catalogrfica
Solicitud de ficha catalogrfica y de ISBN (FCE-BIB-RE.03);
Palabras clave. solicitud de ISBN
Subgerencia de Turna al Departamento de Costos de Produccin FCE-GPR-RE.01
2
Produccin y Costos para verificar vigencia de contrato. Orden de produccin
Verifica la vigencia del contrato.
Si cuenta con vigencia, continua el
Orden de produccin
procedimiento, y confirma vigencia a la
(FCE-GPR-RE.01);
Subgerencia de Produccin y Costos.
Departamento de Producto no conforme.
En caso de que no haya vigencia de
3 Costos de Material recibido por la
contrato, lo anota como producto no conforme
Produccin Gerencia de
en el registro Producto no conforme. Material
Produccin (FCE-
recibido por la Gerencia de Produccin" y lo
GPR-RE.16)
comunica a la Subgerencia de Produccin y
Costos.
Orden de produccin
(FCE-GPR-RE.01);
Producto no conforme.
Material recibido por la
Subgerencia de Si el contrato no tiene vigencia, devuelve la obra y
4 Gerencia de
Produccin y Costos los documentos anexos a la Gerencia Editorial.
Produccin (FCE-
GPR-RE.16)
Material recibido de la
Gerencia Editorial

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Procedimiento para la elaboracin 22.12.16 FCE-GPR-PR.05 01

de libros electrnicos Pginas : Tipo de documento: Nivel:


9 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento


Orden de produccin
Revisa el manuscrito original y los documentos
(FCE-GPR-RE.01);
anexos y, en caso de existir deficiencias en su
Producto no conforme.
integracin, lo registra como producto no
Material recibido por la
Subgerencia de conforme y devuelve la obra y los documentos
5 Gerencia de
Produccin y Costos anexos a la Gerencia Editorial, y termina
Produccin (FCE-
procedimiento.
GPR-RE.16)
Si todo est en orden, recibe orden y material y
Material recibido de la
firma de recibido.
Gerencia Editorial
Si se trata de una obra con soporte de archivos
Subgerencia de electrnicos completos y vigentes (con cuidado
6
Produccin y Costos editorial) pasa a la actividad 16; de lo contrario,
contina.
Si el trabajo requiere captura de texto,
digitalizacin de imgenes o del libro completo,
turna al Departamento de Integracin Digital
Orden de produccin
(DID).
Subgerencia de (FCE-GPR-RE.01)
7 Si se requiere participacin del rea de Diseo,
Produccin y Costos Manuscrito (incluye
solicita a la Subgerencia de Cuidado e
imgenes)
Integracin (SCI) su participacin para la
elaboracin de forros o cualesquier otros
trabajos de diseo
Departamento de Recibe el manuscrito e imgenes y asigna el Manuscrito (incluye
8
Integracin Digital trabajo a un capturista. imgenes)
Manuscrito (incluye
Realiza la captura de texto y digitaliza imgenes y
9 Capturista imgenes)
los entrega al DID.
archivos electrnicos
Informa a la SPC de la terminacin del trabajo y le Manuscrito (incluye
Departamento de
10 entrega los archivos electrnicos junto con el imgenes)
Integracin Digital
material. archivos electrnicos
Si se requiere determinar caractersticas
Subgerencia de Manuscrito capturado
11 tipogrficas especficas se enva la captura
Produccin y Costos impreso
impresa a la SCI para su marcado.
Subgerencia de Recibe manuscrito impreso para su marcado y lo
Manuscrito capturado
12 Cuidado e entrega al Departamento de Cuidado Editorial
impreso
Integracin (DCE) para que lo asigne a un editor

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Procedimiento para la elaboracin 22.12.16 FCE-GPR-PR.05 01

de libros electrnicos Pginas : Tipo de documento: Nivel:


10 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento


Manuscrito capturado
Departamento de
13 Asigna el trabajo de marcado a un editor impreso; ficha tcnica
Cuidado Editorial
(FCE-GPR-RE.04)
Manuscrito capturado
Realiza la marcacin del manuscrito y devuelve el
14 Editor impreso; ficha tcnica
material al DCE
(FCE-GPR-RE.04)
Informa directamente a la SPC de la terminacin
Departamento de Manuscrito impreso
15 del trabajo de marcado y devuelve el manuscrito
Cuidado Editorial marcado
marcado.
Analiza las caractersticas editoriales de la obra,
verifica la capacidad interna y, de ser necesario,
determina cules prestadores de servicios pueden
Subgerencia de hacerse cargo del trabajo.
16
Produccin y Costos
A) Si es formacin interna, contina.
B) Si requiere prestador de servicios externo, pasa
a la actividad 20.
Manuscrito marcado;
Designa a un formador de libros electrnicos para archivos electrnicos;
Subgerencia de hacer el trabajo. Le entrega los archivos libro electrnico.
17
Produccin y Costos electrnicos y, si fuera el caso, las Reporte de mano de
especificaciones tcnicas y el libro muestra. obra
(FCE.GPR.RE.27)
Recibe el material para formar el libro electrnico:
A) Si el trabajo inicia con el texto disponible de una
Manuscrito marcado;
obra previamente publicada, al terminar informa a
archivos electrnicos;
la SPC, le entrega el libro electrnico y el material
libro electrnico;
original. (Se pasa a la actividad 36).
18 Formador galeras.
B) Si el trabajo inicia con la captura del texto
Reporte de mano de
(solicitada en la actividad 7), hace una primera
obra
impresin (galeras), informa a la SPC y le entrega
(FCE.GPR.RE.27)
el libro electrnico, el material original y la
impresin de galeras.
Subgerencia de Recibe del formador el material original y la
19
Produccin y Costos impresin de galeras. Pasa a la actividad 22.

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21.07.14 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin


Procedimiento para la elaboracin 22.12.16 FCE-GPR-PR.05 01

de libros electrnicos Pginas : Tipo de documento: Nivel:


11 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento


Catlogo de
Si requiere prestador de servicios externo, proveedores en el
sistema SIGUE-ERP;
Gestiona la contratacin de un proveedor
Orden de Trabajo
Subgerencia de mediante Orden de Trabajo y la enva al
20 (FCE-GPR-RE.01)
Produccin y Costos Departamento de Costos de Produccin.
Pedido-contrato;
Entrega a proveedor archivos electrnicos y archivos electrnicos;
especificaciones tcnicas. especificaciones
tcnicas
Recibe del proveedor de servicios el libro
electrnico y verifica que cumpla con las
especificaciones tcnicas requeridas.
Subgerencia de A) Si el trabajo inici con el texto disponible de una
21
Produccin y Costos obra previamente publicada, pasa a la actividad
36.
B) Si el trabajo inici con la captura del texto
(solicitada en la actividad 7), contina.
Subgerencia de Entrega galeras y manuscrito al DCE para su
22
Produccin y Costos revisin.
Galeras; manuscrito
Catlogo de
Recibe galeras y manuscrito de la SPC proveedores en el
Departamento de Gestiona la contratacin de un proveedor, SIGUE-ERP
23 mediante Orden de Trabajo, para que realice
Cuidado Editorial Procedimiento de
lectura de galeras produccin editorial
Orden de Trabajo
(FCE-GPR-RE.04)
Recibe del proveedor manuscrito y galeras
Departamento de
24 corregidas Manuscrito; galeras
Cuidado Editorial
Asigna la obra a un editor, para su revisin
Revisa correcciones marcadas por el proveedor
25 Editor para valorar su pertinencia. Manuscrito; galeras
Entrega galeras revisadas al DCE.
Devuelve galeras revisadas a la SPC para la
Departamento de
26 incorporacin de las correcciones e impresin de Galeras corregidas
Cuidado Editorial
primeras pruebas.

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Fecha de liberacin: rea responsable:
21.07.14 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin


Procedimiento para la elaboracin 22.12.16 FCE-GPR-PR.05 01

de libros electrnicos Pginas : Tipo de documento: Nivel:


12 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento


Subgerencia de Designa a un formador de libros electrnicos
27 Galeras corregidas
Produccin y Costos interno para incorporar las correcciones.
Incorpora las correcciones marcadas en las
galeras, imprime juego de primeras pruebas y Galeras corregidas;
28 Formador
entrega ambas impresiones a la SPC. primeras planas
Registra avance en su reporte de mano de obra.
Subgerencia de Entrega al DCE impresiones de galeras y Galeras; primeras
29
Produccin y Costos primeras pruebas para su revisin. planas
Galeras; primeras
planas
Catlogo de
Recibe galeras y primeras de la SPC
proveedores en el
30
Departamento de Gestiona la contratacin de un proveedor, SIGUE-ERP
Cuidado Editorial mediante Orden de Trabajo, para que realice
Procedimiento de
lectura de primeras planas
produccin editorial
Orden de Trabajo
(FCE-GPR-RE.04)
Recibe del proveedor galeras y primeras planas
Departamento de Galeras; primeras
31 corregidas
Cuidado Editorial planas
Asigna la obra al editor a cargo, para su revisin
Revisa correcciones marcadas por el proveedor Galeras corregidas;
32 Editor para valorar su pertinencia. primeras planas
Entrega planas corregidas y revisadas al DCE. corregidas
Devuelve primeras planas corregidas y revisadas
Departamento de Primeras planas
33 a la SPC para la incorporacin de las correcciones
Cuidado Editorial corregidas y revisadas
e impresin de segundas pruebas.
Entrega planas corregidas y revisadas a un
Subgerencia de Primeras planas
34 formador interno de libros electrnicos para que
Produccin y Costos corregidas y revisadas
incorpore correcciones.
Primeras planas
corregidas y
Incorpora las correcciones marcadas en las
revisadas; segundas
primeras planas, imprime juego de segundas
35 Formador planas
pruebas y entrega ambas impresiones a la SPC
Reporte de mano de
Registra avance en su reporte de mano de obra
obra
(FCE.GPR.RE.27)

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Fecha de liberacin: rea responsable:
21.07.14 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin


Procedimiento para la elaboracin 22.12.16 FCE-GPR-PR.05 01

de libros electrnicos Pginas : Tipo de documento: Nivel:


13 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento


(Este ltimo proceso de lectura, revisin de
correcciones e incorporacin de stas en planas
puede repetirse tantas veces como sea necesario)
Recibe el libro electrnico terminado y solicita:
A) Al Departamento de Biblioteca y Catlogos: Archivos electrnico
resea, nmero de pginas, rango de edad del FCE-GPR-PR.03
pblico al que va dirigida la obra y clasificaciones Procedimiento de
Subgerencia de
36 Dewey, LC, BIC y BISAC. costos de produccin
Produccin y Costos
B) Al Departamento de Costos de Produccin: FCE-GPR-PR.02
precio de venta al pblico (PVP) del libro Procedimiento de
electrnico en MXN y USD. produccin industrial
C) Al Departamento de Produccin Industrial: los
ISBN necesarios segn los formatos.
D) A la Subgerencia de Venta en Lnea: PVP del
libro impreso.
Genera las imgenes de portada para
publicidad.
Llena las hojas de metadatos para los diferentes
proveedores de hospedaje.
Integra la informacin de metadatos al libro
Subgerencia de Imagen de la portada.
37 electrnico y verifica el libro electrnico por ltima
Produccin y Costos Hojas de metadatos
vez.
Verifica con la Subgerencia de Tramitacin de
Reimpresiones y el Departamento de Costos de
Produccin que haya concluido la gestin
contractual.
Enva libro electrnico a la Gerencia de
Tecnologa para aplicacin de DRM y su Hoja electrnica de
Subgerencia de publicacin en la Librera Virtual. datos; libro
38
Produccin y Costos Enva hoja de metadatos, libro electrnico e electrnico; imagen de
imagen de portada al proveedor de hospedaje la portada
para aplicacin de DRM.

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con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
21.07.14 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin


Procedimiento para la elaboracin 22.12.16 FCE-GPR-PR.05 01

de libros electrnicos Pginas : Tipo de documento: Nivel:


14 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento


Da aviso de la publicacin del libro electrnico a la
Gerencia Editorial, a la Gerencia de Produccin, a
la Gerencia de Comercializacin, a la
Coordinacin de Libros para Nios y Jvenes, al
Subgerencia de
39 Departamento de Anlisis de Sistemas, al
Produccin y Costos
Departamento de Costos de Produccin, a la
Subgerencia de Tramitacin de Reimpresiones y a
la Coordinacin de Enlace de la Gerencia de
Produccin.
Termina el procedimiento

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21.07.14 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin


Procedimiento para la elaboracin 22.12.16 FCE-GPR-PR.05 01

de libros electrnicos Pginas : Tipo de documento: Nivel:


15 Procedimiento 2

6 Referencias o documentos relacionados

Anexo No. Documento Ttulo

6.1 FCE-GPR-PR 02 Procedimiento de produccin industrial


6.2 FCE-GPR-PR 03 Procedimiento de costos de produccin

6.3 FCE-BIB-PR. 03 Procedimiento de elaboracin ficha catalogrfica

Procedimiento de elaboracin de contratos y


6.4 FCE-CAJ-PR.01
validacin de pedido contrato
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, y Servicios
6.5 N.A.
Pblicos del Sector Pblico (LAASSP).
Polticas, Bases y Lineamientos en Materia de
6.6 N.A. Adquisiciones Arrendamientos y Servicios
(Pobalines) del FCE
6.7 FCE-BIB-RE.03 Solicitud de ficha catalogrfica

7 Anexos y registros usados

Anexo No. Documento Ttulo

7.1 FCE-GPR-RE.01 Orden de produccin

7.2 FCE.GPR.RE.27 Reporte de mano de obra MOD libro electrnico

Producto no conforme. Material recibido por la


7.3 FCE-GPR-RE.16
Gerencia de Produccin

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Fecha de liberacin: rea responsable:
21.07.14 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin


Procedimiento para la elaboracin 22.12.16 FCE-GPR-PR.05 01

de libros electrnicos Pginas : Tipo de documento: Nivel:


16 Procedimiento 2

8 Listas maestras relacionadas con el procedimiento

No. Documento Ttulo

Lista maestra de documentos internos (Produccin)


FCE-RD-LM.01
Lista maestra de registros (Produccin)
FCE-RD-LM.03

9 Lista de distribucin

Copias Puesto rea

Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Produccin

V.E. Versin electrnica - solo lectura Gerencia de Tecnologa (Intranet)

10 Control de cambios

Pginas
Fecha Versin Originador del cambio Naturaleza del cambio
Afectadas

Actualizacin del
22.12.16 01 Todas Gerencia de Produccin
procedimiento

Documentacin inicial del


21.07.14 00 Todas Gerencia de Produccin
procedimiento

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con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un documento no controlado.
Anexos del Procedimiento para elaboracin
de libro electrnico

Anexo 7.1

FCE-GPR-RE.01

Orden de produccin

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comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un
documento no controlado.
Anexos del Procedimiento para elaboracin
de libro electrnico

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser verificada o
comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un
documento no controlado.
Anexos del Procedimiento para elaboracin
de libro electrnico

pgina 2

Tareas de seguimiento

3.4 Produccin editorial

FCE AEX Responsable Fecha de inicio Fecha de trmino Observaciones

3.4.01 Revisin del manuscrito

3.4.01.1 Revisin y marcaje

3.4.01.2 Cotejo

3.4.01.3 Captura

3.4.02 Galeras

3.4.02.1 Formacin

3.4.02.2 Lectura de galeras

3.4.02.3 Revisin de galeras

3.4.02.4 Correccin galeras

3.4.03 Primeras

3.4.03.1 Lectura de primeras

3.4.03.2 Revisin de primeras

3.4.03.3 Correccin de primeras

3.4.03.4 Elab. de dibujos

3.4.04 Segundas

3.4.04.1 Lectura de segundas

3.4.04.2 Revisin de segundas

3.4.04.3 Correccin de segundas

3.4.05 Contraprueba

3.4.05.1 Rev. de contraprueba

3.4.05.2 Correccin de contra.

3.4.06 ndices

3.4.06.1 Elab. de ndices

3.4.06.2 Revisin de ndices

3.4.06.3 Correc. de ndices

3.4.07 Pruebas finas

3.4.07.1 Revisin de finas

3.4.07.2 Correccin de finas

3.4.07.3 PDF de texto

3.4.07.4 Contra PDF/ finas

3.4.08 Diseo editorial

3.4.08.3 *Diseo del forro

3.4.09 Visto Bueno GE

3.4.10 Negativo / CTP

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comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un
documento no controlado.
Anexos del Procedimiento para elaboracin
de libro electrnico

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Orden de Produccin.

2. Objetivo del registro:


Integrar todos los elementos necesarios para llevar a cabo una obra en los trminos y alcances
de este procedimiento.

3. Responsable de su llenado:
reas editoriales y Gerencia de Produccin

4. Forma de llenado:
Captura

5. Descripcin de llenado de elementos:

Nota:
La versin anterior de la orden de produccin, es decir la versin 2, contina vigente como herramienta
de registro para aquellas obras que fueron recibidas hasta el 31 de diciembre de 2009 y que continan
en el proceso de produccin editorial.
La actual versin es de uso obligatorio para aquellas obras que han sido entregadas, desde enero de
2010.

Id. Elemento Descripcin

Original / copia.- Indicar con una X si el registro habr de


1. Seccin superior considerarse como el original o copia.
Informacin del sistema: Nmero de proyecto y Clave de la obra

Datos generales del proyecto, provenientes del sistema, tales


como: ttulo y subttulo definitivo, autor, coleccin, tipo de obra,
Informacin general nmero de edicin, nmero de reimpresin, indicador de
2. coedicin, fecha estimada de publicacin.
del proyecto
Datos para anotacin manual:
Cambio: modificaciones a la fecha estimada de publicacin

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documento no controlado.
Anexos del Procedimiento para elaboracin
de libro electrnico

Id. Elemento Descripcin

Especificaciones que fueron registradas en el sistema: Cuidado


editorial, diseo de forros, material entregado a produccin,
Informacin del
3. anexos al manuscrito, otro material, observaciones a produccin
manuscrito entregado
editorial, observaciones a produccin industrial, claves registradas
(si es el caso)

Caractersticas que provienen del presupuesto generado en el


sistema: traduccin, revisin tcnica, caracteres por lnea, lneas
por pgina, pgs. texto original, nm. de ilustraciones en el texto,
Especificaciones para
4. nm. de laminas en pliego aparte, nm. de cuadros, nm. de
cuidado editorial
mapas, nm. de grficas, porcentaje de cuidado editorial, revisin,
cotejo y marcaje AEX, ndice onomstico, ndice analtico, pginas
que calcula el presupuesto

Referencias generales sobre las caractersticas fsicas del libro,


tales como: Refine, pginas FCE,
Datos para anotacin manual, encuadernacin, tiraje de cada
encuadernacin, tipo de lomo, ancho de lomo (mm); tipos de
papel: texto, forro, guardapolvo, guardas, cubierta, solapa,
laminado, grabado, listn
Presupuesto Aut. #: indica el nmero de presupuesto autorizado
Especificaciones de del que se estn tomando los datos.
5.
impresin Datos para anotacin manual:
-Otro refine: cuando sea un refine especial
-Pginas FCE Definitivo: para el caso de que se tenga el nmero
de pginas ya formadas.
-Orden de impresin: nmero de Orden de impresin generada
-Cambio: registro temporal para el cambio de fecha estimada de
publicacin

6. Comentarios Anotar cualquier observacin que se considere pertinente

7. Firmas Firmas de entrega-recepcin

Seguimiento de tareas de cuidado editorial


Hoja 2
Nota: No se utiliza en reimpresiones ni obras donde el cuidado
(reverso de OP)
editorial no se realiza en la gerencia de produccin.

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser verificada o
comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un
documento no controlado.
Anexos del Procedimiento para elaboracin
de libro electrnico

Id. Elemento Descripcin

8. Tareas Nombre y nmero de las tareas.


Nota: En los casos de renglones en blanco, tareas no realizadas,
se cruza una lnea para invalidar todo el rengln.

9. FCE / AEX Se indica si el trabajo se realiz internamente (FCE) o por un


proveedor externo (AEX)

10. Responsable Se anota el responsable de la tarea.

11. Fecha de inicio Se anota la fecha de inicio de la tarea.

12. Fecha de trmino Se anota la fecha de trmino de la tarea.

13. Observaciones Anotaciones que se consideran pertinentes para la tarea o en


general para la obra.

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Anexos del Procedimiento para elaboracin
de libro electrnico

Anexo 7.2

FCE-GPR-RE. 27

Reporte de mano de obra de

Libro electrnico

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Anexos del Procedimiento para elaboracin
de libro electrnico

Reporte de mano de obra FCE.GPR.RE.27 Rev. 0

Tipo: MOD Libro electrnico


1 3 4
Nombre: Firma: 2 No. Empleado: Vo.Bo.

Mes: 5 Perodo: 6 Hoja:


7
8 9
Ttulo: Proyecto:

Tarea Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes No. Tarea Total


Preparacin del archivo 3.4.10 0
Formacin 10 11 12
3.4.10 0
13
Verificacin 3.4.10 0

Ttulo: Proyecto:

Tarea Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes No. Tarea Total


Preparacin del archivo 3.4.10 0
Formacin 3.4.10 0
Verificacin 3.4.10 0

Ttulo: Proyecto:

Tarea Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes No. Tarea Total


Preparacin del archivo 3.4.10 0
Formacin 3.4.10 0
Verificacin 3.4.10 0

Ttulo: Proyecto:

Tarea Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes No. Tarea Total


Preparacin del archivo 3.4.10 0
Formacin 3.4.10 0
Verificacin 3.4.10 0

Ttulo: Proyecto:

Tarea Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes No. Tarea Total


Preparacin del archivo 3.4.10 0
Formacin 3.4.10 0
Verificacin 3.4.10 0

Ttulo: Proyecto:

Tarea Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes No. Tarea Total


Preparacin del archivo 3.4.10 0
Formacin 3.4.10 0
Verificacin 3.4.10 0

Ttulo: Proyecto:

Tarea Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes No. Tarea Total


Preparacin del archivo 3.4.10 0
Formacin 3.4.10 0
Verificacin 3.4.10 0

A) Total de horas diarias 14 0 0 0 0 0 C) Suma de A:


15 0
dedicadas a proyectos

Proyecto administrativo
16 17 No. Tarea Tipo de erog.
B) Horas diarias no dedicadas a
D) Suma de B: 0 GIP1 GIP1
proyectos

A+B =7 18 0 0 0 0 0 C+D =35 19 0


(32.5 vesp)

Observaciones: 20
Captur: 21
Lote:

Suma de todas las hojas (slo en hoja 1)


E) Total de horas diarias
22 23
0 0 0 0 0 G) Suma de E: 0
dedicadas a proyectos

Proyecto administrativo 24 25 No. Tarea Tipo de erog.


F) Horas diarias no dedicadas a
0 0 0 0 0 D) Suma de B: 0 GIP1 GIP1
proyectos

E+F =7
26 0 0 0 0 0 C+D =35 27 0
(32.5 vesp)

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Anexos del Procedimiento para elaboracin
de libro electrnico

Instructivo de llenado

1. Ttulo:

Reporte de mano de obra de libro electrnico

2. Objetivo del registro:

Determinar el tiempo invertido en la produccin de cada uno de los ttulos.

3. Responsable de su llenado:

Gerencia de Produccin

4. Forma de llenado:

Manual

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin

1. Nombre Anotar el nombre del trabajador que se trate.

2. Firma Firma del trabajador

3. No. Empleado Anotar el N del trabajador que se trate.

4. Vo. Bo. Vo. Bo. del jefe inmediato

5. Mes Indicar el mes de que se trate

6. Perodo Semana de registro

Anotar el total de hojas que conformen el reporte.


7. Hoja
Ejemplo: 1 de 5

8. Ttulo Anotar el nombre del ttulo que se trate.

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Anexos del Procedimiento para elaboracin
de libro electrnico

Id. Elemento Descripcin

9. Proyecto Indicar el N del proyecto que corresponda

Preparacin de archivo

Formacin
10. Tareas
Verificacin

Nota: esta seccin ya se encuentra pre-llenada

11. Das Das de la semana en que se reportan las horas de trabajo

12. No. de Tarea Nmero de la tarea

13. Total Suma de las horas por nmero de tarea

Horas diarias
14. Suma diria de horas registradas
dedicadas a proyectos

15. Suma de Horas Suma semanal de horas registradas en proyectos

Horas diarias no Cantidad de horas que no se ocuparon en proyectos


16.
dedicadas a proyectos especficos

17. Suma de Horas Suma semanal de horas no registradas en proyectos

Suma de horas diarias


dedicadas a proyectos
18. El total de los conceptos 16 y 18 por da
y horas diarias NO
dedicadas a proyectos

19. Total de horas Suma de lo registrado en el concepto 19

20. Observaciones Notas que el usuario considere pertinentes

21. Captur / Lote Nombre de quien capture y nombre del lote capturado

Total de horas diarias Suma por este concepto de todas las hojas ocupadas para el
22.
dedicadas a proyectos registro

23. Suma de horas Suma del concepto 23

Total de horas diarias


Suma por este concepto de todas las hojas ocupadas para el
24. no dedicadas a
registro
proyectos

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de libro electrnico

Id. Elemento Descripcin

25. Suma de horas Suma del concepto 24

Suma de Total de
horas diarias
dedicadas a proyectos Suma por este concepto de todas las hojas ocupadas para el
26.
y total de horas diarias registro
no dedicadas a
proyectos

27. Suma Total de horas Suma del concepto 26

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Anexo 7.3

FCE-GPR-RE. 16

Producto no conforme. Material recibido por la Gerencia de Produccin.

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Anexos del Procedimiento para elaboracin
de libro electrnico

Fecha de revisin Cdigo de documento:


14.10.2005 FCE-GPR-RE.16
Referencia: Revisin:
FCE-GPR-PR.01 0
Producto no conforme
Material recibido por la Gerencia de Produccin

Fecha de deteccin: CUO

Fecha en que se recibi el material: _____________________

Autor:

Ttulo:

Coleccin

Causa de la no conformidad

Observaciones

Entrega: Recibe:

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Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Producto no conforme. Material recibido por la Gerencia de Produccin

2. Objetivo del registro:


Detectar y regresar para su correccin el material entregado por la Gerencia Editorial que
presente alguna no conformidad

3. Responsable de su llenado:
reas de la Subgerencia de Cuidado e Integracin

4. Forma de llenado:
Manual

5. Descripcin de llenado de elementos:


Id. Elemento Descripcin

Da, mes y ao en que se detecta la no


1 Fecha de deteccin
conformidad

Da, mes y ao en que la subgerencia de


2 Fecha en que se recibi el material
Cuidado e Integracin recibi el material

3 Proyecto Nmero de proyecto

4 Autor Nombre del autor, comenzado por el apellido

5 Ttulo Ttulo de la obra

6 Coleccin Coleccin a la que pertenece el ttulo

7 Causa de la no conformidad Especificar la no conformidad

Aclaraciones o comentarios que se consideren


8 Observaciones
pertinentes

Nombre y firma por parte del responsable de la


9 Entrega
obra en la Subgerencia de Cuidado e Integracin

Nombre y firma del editor a cargo de la obra en la


10 Recibe
Gerencia Editorial

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Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin


Procedimiento de recepcin de 22.12.16 FCE-ALM-PR.01 10

producto Pginas : Tipo de documento: Nivel:

1 Procedimiento 2

Procedimiento de recepcin de producto.


FECHA DE AUTORIZACIN
COMERI: 16.12.16
DIRECCIN GENERAL: 22.12.16

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Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin


Procedimiento de recepcin de 22.12.16 FCE-ALM-PR.01 10

producto Pginas : Tipo de documento: Nivel:

2 Procedimiento 2

El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminacin, ni


marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al gnero
masculino representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos.

1 Objetivo

Normar las actividades que integran el proceso de recepcin de producto y su ingreso al inventario del
Almacn Central.

2 Alcance
Este procedimiento es de aplicacin en el Almacn Central. Inicia con la recepcin de produccin de
proveedores locales, coedicin, compras a filiales y termina con la publicacin de obras.

3 Polticas

1. El Supervisor de Surtido es responsable de que el rea de recepcin permanezca libre antes de recibir el
producto.
2. El Supervisor de Recepcin tendr la facultad de asignar a un Operador de Almacn para el recibo de
produccin.
3. Todo el producto que ingrese al Almacn Central deber contar con la documentacin soporte
(remisiones, oficios, facturas, pedimentos).
4. El sello (recibido, aceptado) plasmado en la remisin/factura y la etiqueta verde de liberacin (en la ficha
de identificacin) significa que el producto es conforme y es liberado en todas sus caractersticas de
seguimiento.
5. Cuando el producto traiga consigo la ficha de identificacin Recepcin del producto propiedad del FCE
sobre ste, el Operador de Almacn podr colocar la etiqueta de su estado de conformidad. En caso
contrario, este deber asegurar que toda la recepcin cuente con dichos registros.
6. Al recibir la produccin del proveedor de IEPSA deber estar retractilada.
7. Para la liberacin de obras por coedicin el rea de regalas deber enviar al Almacn Central el
documento que ampare la liberacin de ejemplares va e-mail.
8. El Reporte de Distribucin Automtica debe generarse al siguiente da hbil del alta de la obra (Novedad
o reimpresin).

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Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin


Procedimiento de recepcin de 22.12.16 FCE-ALM-PR.01 10

producto Pginas : Tipo de documento: Nivel:

3 Procedimiento 2

9. El Subgerente de Almacn y Trfico as como el Jefe de Departamento de Trfico y Control y los


supervisores, analizan y evalan el comportamiento de las actividades descritas en este procedimiento y
en base al resultado de este anlisis, toman las acciones correctivas, preventivas o de mejora que
consideren necesarias.

1
Recepcin de producto

10. En el caso del proveedor IEPSA, para la recepcin del producto se le podr aceptar la entrada de
productos en un rango de -2% (menos dos por ciento) al +5% (ms de cinco por ciento) sobre el tiro
solicitado.
11. En el caso de cantidades diferentes al rango antes mencionado, se acordar lo necesario con el
proveedor IEPSA y se considerar aceptada la entrega con la rbrica de la Subgerencia de Almacn y
Trfico en la remisin correspondiente.

Acomodo

12. El supervisor de surtido ser el responsable de asignar a los operadores de almacn que guardaran la
produccin recibida y asignarle la ubicacin correspondiente de acuerdo a la coleccin, misma que se
deber identificar con una cenefa que contenga clave, edicin, cantidad por paquete y los ltimos 6
dgitos del cdigo de barras de la obra recibida (ver instructivo de apoyos visuales).
13. Se deber cuidar que en la estiba no queden huecos en la parte trasera o en el medio para evitar que
sean contados errneamente como paquetes. La forma de identificacin de los anaqueles es la siguiente
A01A donde:

A. pasillo
01.anaquel
A. nivel

1
De conformidad con el Acuerdo sobre diferencia en el tiro ordenado entre FCE y IEPSA del 4 de enero de 2008.

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Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin


Procedimiento de recepcin de 22.12.16 FCE-ALM-PR.01 10

producto Pginas : Tipo de documento: Nivel:

4 Procedimiento 2

4 Definiciones

Supervisor: Se refiere al supervisor de Control de Movimientos Internos, Supervisor de Recepcin de


empaque y despacho y al supervisor de surtido.

Coedicin: Obras donde participan uno o ms editores para su publicacin.

Proveedor del FCE: Talleres impresores ya sea nacionales (IEPSA y coeditores) o internacionales (filiales y
varios).

Reproceso: Cuando se detecte alguna obra con algn defecto se devuelve al proveedor IEPSA para su
correccin.

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Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin


Procedimiento de recepcin de 22.12.16 FCE-ALM-PR.01 10

producto Pginas : Tipo de documento: Nivel:

5 Procedimiento 2

5 Desarrollo
5.1 Diagrama de flujo

Inicio

Recibe y verifica el tipo de Identifica con etiqueta verde el


produccin producto conforme, registra la
. verificacin realizada, sella y firma
FCE-ALM-RE.01
de aprobado en la remisin/factura/
SUR 1 Remisin/factura/
oficio. Para IEPSA enva original y
tres copias al SUM e informa al oficio
SAS; para los dems proveedores
solo original y copia del documento.
SUR/OPA 9
Es
Si 1
internacional?

Recibe produccin con


No documentacin soporte, del
Documentacin
transportista: factura y pedimento;
1 soporte
Recibe 2 ejemplares muestra con de Ventas Internacional va correo
Documentacin copia de factura o pro forma.
documentacin soporte para envo
soporte SUR/OPA 10
al DPI
SUR 2

Verifica que el nmero de cajas


recibidas coincida con el
Si aprueba muestra continua, en
pedimento y que se encuentren
caso de no aprobar la muestra
en buen estado
notifica directamente al proveedor
y termina el procedimiento SUR/OPA 11
DPI 3

Recibe del OPA la factura y coloca


Recibe remisin/oficio en original y sello de recibido y entrega copias
copia y confirma que contenga la Remisin del al transportista.
informacin necesaria para la porveedor SUR 12
recepcin.
SUR 4

Si es internacional abre 5 % de
cajas por pallet, si es filia abre
todas las cajas y revisa cantidades
Toma un ejemplar y verifica contra
y estado de los libros.
la remisin.
SUR/OPA 5 SUR/OPA 13

Si el producto esta daado,


maltratado o incompleto se
registra, en su caso el nmero de FCE-ALM-RE.27
Es correcta la
No 2 ejemplares daados y avisa al AVI Correo electrnico
inspeccin?
por correo o telfono.
SUR/OPA 14
Si

Verifica que la entrega se


FCE-ALM-IT.01
encuentre completa.
SUR/OPA 6
Elabora documento de Recepcin
de producto propiedad del FCE,
coloca etiqueta verde, pesa un libro FCE-ALM-RE.01
de cada obra y registra en la
La cantidad es factura.
No 2 SUR/OPA 15
correcta?

Si
2
Realiza muestreo de cada tarima
revisa que el 5% del total de
paquetes se encuentre en las FCE-ALM-IT.01
condiciones establecidas Responsable de la Actividad
SUR/OPA 7
SUR: Supervisor Recepcin del Producto
OPA: Operador almacn
Cuando el producto no cumpla DPI: Departamento de produccin industrial
con las especificaciones se AVI: rea de ventas internacionales
informa a SUR y se regresa en el FCE-ALM-RE.27 SUM: Supervisor de movimientos internos
2 momento y termina SAS: Supervisor de acomodo y surtido
procedimiento.
SUR/OPA 8

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Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin


Procedimiento de recepcin de 22.12.16 FCE-ALM-PR.01 10

producto Pginas : Tipo de documento: Nivel:

6 Procedimiento 2

Se enva a la AVI factura, Cada 15 das imprime relacin de


pedimento y acuse de recibo. obras y enva al rea de
FCE-GPR.PR.08 FCE-ALM-RE.04
Enva a la GPR 3 libros muestra produccin.
de la obra para tramitar su alta.
SUR 16 SUR 25

Entrega a control interno copia de Para reprocesos, recibe del DPI va


la factura/remisin, pedimento y Factura/remisin correo vale de salida en original y FCE-GPR.RE.32
acuse con una muestra anexa Pedimento dos copias .
para la toma de datos.
OPA 17 SUR 26

Recibe vale firmado y archiva


Se actualiza
hasta su reingreso e informa de su FCE-GPR.RE.08
catlogo de Si 4
liberacin por reproceso.
localizacin?
SUR 27

No

Ingresa datos de la remisin o


factura en Entradas de Entrega al SUC los cambios de
FCE-ALM-IT.08
produccin y enva al DCP, con ubicacin del producto. FCE-ALM.RE.36
Correo electrnico 4
copia la GPR y SAT va correo;
para su alta. OPA 28
SUR 18
Excel

Realiza el cambio de localizacin


Recibe del DCP, alta de la obra FCE-GPR-RE.14
en el subinventario del disponible. FCE-ALM.RE.36
va correo electrnico Correo electrnico
SUR 19
SUR 29

ERP

Verifica datos de la remisin,


factura u oficio enviados por DCP, FCE-ALM-RE.32
captura datos de obra.
SUR 20

ERP
2
Captura las entradas de filiales en
el Sistema en subinventario de
disponible y sella facturas. ERP FIN

SUR 21

Genera en Discoverer reporte de


movimientos y enva al DCP con
acuse y nota de remisin, oficios y/ FCE-ALM-RE.03
o facturas.
SUR 22
Discoverer

Enva reporte de obras publicadas


a Editorial, Produccin, Comercial,
Internacional, Comunicacin y U. Correo electrnico
de apoyo tcnico.
SUR 23

Responsable de la Actividad

Emite va Sistema y entrega al SUR: Supervisor de control interno


SUS distribucin automtica en OPA: Operador AlmacnGPR: Gerente de Produccin
original y copia . ERP
SAT: Subgerencia de almacn y trfico
SUR 24 DCP: Jefe del departamento de costos de produccin
DPI: Jefe del departamento de produccin industrial
SUS: Supervisor de Surtido

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Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin


Procedimiento de recepcin de 22.12.16 FCE-ALM-PR.01 10

producto Pginas : Tipo de documento: Nivel:

7 Procedimiento 2

5.2 Descripcin de actividades

Paso Responsable Actividad Documento

Recibe y verifica el tipo de produccin, si es de


1. Supervisor proveedor internacional, ir a paso 10, si es de
proveedor local y/o reproceso ir a paso 2.
Recibe dos ejemplares muestra, sella y firma el
vale en original y copia. Enva al Departamento
Documentacin
2. Supervisor de produccin industrial.
Soporte
En el caso de coedicin se enviarn las muestras
al siguiente da de recibida la produccin.
Si aprueba muestra continua el procedimiento.
Jefe del
departamento de
3. En caso de no aprobar la muestra notifica
produccin
industrial. directamente al proveedor y termina el
procedimiento.
Recibe Remisin/oficios del proveedor en original
y copia, confirma que contenga la informacin
necesaria (ttulo, edicin, tiraje, peso y autor de Remisin del
4. Supervisor
la obra) para la recepcin; a su vez determina el proveedor
equipo, espacio fsico y personal que realizar la
recepcin.
Toma un ejemplar y verifica contra remisin que
Supervisor / corresponda el ttulo, edicin, tiraje, peso, autor
5. Operador de de la obra y que contenga cdigo de barras.
Almacn Si el resultado de la inspeccin es incorrecto, ir a
paso 8.
Abre un paquete, cuenta y verifica cantidad de
ejemplares por paquete, cuenta paquetes por
cama, multiplica por camas de alto, si hay
paquetes sueltos los suma, el resultado lo
Instructivo de apoyos
Supervisor / multiplica por cantidad de ejemplares por
visuales para la
6. Operador de paquete; si hay ejemplares sueltos se suman al
operacin,
Almacn total.
FCE-ALM-IT.01
En caso de recibir ejemplares sueltos identifica
ejemplares por cama y multiplica por ejemplares
de alto.
Cuando la cantidad no sea correcta, ir a paso 8.

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Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin


Procedimiento de recepcin de 22.12.16 FCE-ALM-PR.01 10

producto Pginas : Tipo de documento: Nivel:

8 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

De cada tarima revisa el 5% del total de


paquetes, la cantidad y condiciones de
ejemplares por paquete y verifica lo siguiente:
Libres de polvo.
Instructivo de apoyos
Supervisor / Las tarimas no rebasen el lmite de estiba
visuales para la
7. Operador de (1,30 m).
operacin,
Almacn Los paquetes no se encuentren abiertos.
FCE-ALM-IT.01
En el caso de ejemplares sueltos estos
debern estar retractilados.
Los requerimientos de acomodo
solicitados al proveedor IEPSA.
Cuando el producto no cumpla con las
especificaciones de obra, cantidad por paquete,
acomodo o preservacin, se informa al Supervisor
de recepcin de producto y se regresa en el
momento al proveedor. Desviacin en
Supervisor /
De no ser posible devolverlo, se registra la recepcin de
8. Operador de
desviacin en recepcin de producto y se producto,
Almacn
contina con el procedimiento. FCE-ALM-RE.27
Cuando exista errores en la informacin de la
remisin, se solicita su cambio al proveedor
IEPSA al momento y se contina con la
recepcin.
Registra la verificacin realizada en la Remisin.
Si el material no cuenta con etiqueta de
identificacin elabora el formato de Recepcin de
producto propiedad del FCE y coloca la etiqueta
verde de conforme, estas identificaciones se
conservan en el material hasta que se resguarde Recepcin de
en el anaquel. producto propiedad
Supervisor /
del FCE
9. Operador de Sella y firma de aprobado en la
Remisin/facturas/oficio. FCE-ALM-RE.01
Almacn
En caso de IEPSA: Remisin/facturas/ofi
cio
Enva original y tres copias de este documento al
Supervisor de movimientos internos e informa al
Supervisor de Acomodo y Surtido.
Para el resto de los proveedores solo se requiere
original y copia del documento.

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Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin


Procedimiento de recepcin de 22.12.16 FCE-ALM-PR.01 10

producto Pginas : Tipo de documento: Nivel:

9 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

Por medio del transportista recibe produccin de


Supervisor / proveedor internacional en cajas sueltas o en
10. Operador de pallets, con documentacin soporte, factura y Documento Soporte
Almacn pedimento; de Ventas Internacional recibe va
correo copia de Factura o pro forma.
Supervisor / Verifica que el nmero de cajas recibidas
11. Operador de coincida con el pedimento y que se encuentren
Almacn en buen estado.
Recibe del Operador de Almacn la factura,
Remisin al
12. Supervisor coloca el sello de recibido, nombre y firma,
transportista
entrega copias al transportista.
Si es produccin internacional abre 5 % de cajas
por pallet y revisa cantidades y estado de los
libros.
Supervisor / Si es compra a filial, abre todas las cajas y coloca
13. Operador de producto en tarima.
Almacn Cuenta ejemplares por ttulo, verifica que sta
coincida con la indicada en la copia de la Factura
y verifica condiciones de preservacin: sin
doblez, sin arrugas, libres de polvo.
Cuando el producto est daado o maltratado
como resultado del traslado, o el pedido est Desviacin en
incompleto, se registra en el formato de recepcin de
desviacin en recepcin de producto, registra la producto,
14. Supervisor
cantidad real en la factura y, en su caso, el FCE-ALM-RE.27
nmero de ejemplares daados. Informa al rea
de Ventas Internacionales, va mail o telefnica y Correo electrnico
se esperan instrucciones.
Elabora el documento de Recepcin de producto
propiedad del FCE colocando etiqueta verde. Recepcin de
Supervisor /
Informa al Supervisor de surtido para su producto propiedad
15. Operador de acomodo. del FCE
Almacn
Pesa un libro de cada obra y lo registra en la FCE-ALM-RE.01
factura.

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con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin


Procedimiento de recepcin de 22.12.16 FCE-ALM-PR.01 10

producto Pginas : Tipo de documento: Nivel:

10 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

Enva al rea de Ventas Internacionales: factura,


Vale de salida
pedimento y acuse de recibo.
16. Supervisor provisional.
Se enva a Gerencia de Produccin 2 libros
FCE-GPR-PR.08
muestra de la obra para tramitar su alta.
Entrega a control interno copias de
Operador de Factura/remisin,
17. factura/remisin, pedimento y/o acuse con una
Almacn pedimento
muestra anexa para la toma de datos.
Ingresa datos de la remisin o factura a Base de
Datos en Excel de Entradas de produccin:
clave, proyecto, ttulo, autor, fecha, nmero de
Instructivo de
Nota de remisin y/o factura, cdigo de barras,
entradas de
tiro, peso, cantidad recibida, proveedor y
18. Supervisor produccin
especificaciones de la obra.
FCE-ALM-IT.08
Enva informacin al rea de costos para tramitar
Correo electrnico
su alta, con copia a la Gerencia de Produccin y
a la Subgerencia de Almacn y Trfico va correo
electrnico.
Reporte de Alta al
Recibe de Departamento de Costos de Inventario,
19. Supervisor produccin el alta de la obra va correo
FCE-GPR-RE.14
electrnico.
Correo electrnico
Verifica datos de la remisin, factura u oficio con
el alta enviada por el Departamento de Costos de
Produccin.
Instructivo de
Se hace la captura en el sistema ERP en los
entradas de
siguientes subinventarios:
produccin
1. Al Disponible
FCE-ALM-IT.08
2. Del Disponible a distribucin automtica.
20. Supervisor
Cuando se trata de un alta por coedicin se
Resumen de
aplica a los subinventarios:
movimientos de
1. Del Disponible a Coedicin.
artculos.
2. La distribucin automtica se genera
FCE-ALM-RE.32
hasta que el rea de Regalas libere el
material que corresponde al FCE.
3. De coedicin a disponible.

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Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin


Procedimiento de recepcin de 22.12.16 FCE-ALM-PR.01 10

producto Pginas : Tipo de documento: Nivel:

11 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

Para el caso de entradas por filiales captura en el


ERP, en el subinventario de disponible, con un
21. Supervisor motivo de compras a filiales. Sella
facturas/remisiones como evidencia de su
captura.
Genera en el Discover el reporte de entrada por
Entradas por
produccin y compras a Filiales, y enva al
produccin y compras
22. Supervisor Departamento de Costos de Produccin con
a filiales.
acuse acompaado de la nota de remisin, oficios
FCE-ALM-RE.03
y/o facturas.
Enva el reporte de obras publicadas a las reas
23. Supervisor de Editorial, Produccin, Comercial, Internacional, Correo electrnico
Comunicacin y Unidad de Apoyo Tcnico.
Emite va sistema y entrega al Supervisor de
24. Supervisor
surtido distribucin automtica en original y copia
Relacin de obras
Cada 15 das imprime relacin de obras
pendientes de
25. Supervisor pendientes de publicar y enva al rea de
publicar
Produccin para su depuracin.
FCE-ALM-RE.04
Cuando se tenga una obra por reprocesar,
recibir del Departamento de Produccin
Industrial el vale de salida en original y copia por Vale de salida y
26. Supervisor concepto de reproceso. Bloquea en el ERP el reproceso
material que se enviar a reproceso y entrega el FCE-GPR-RE.08
vale al supervisor de acomodo y surtido para su
preparacin y entrega.
Recibe vale firmado por el proveedor, archiva Vale de salida y
27. Supervisor hasta su reingreso al almacn. Informa de su reproceso
liberacin por reproceso. FCE-GPR-RE.08
Para actualizar el localizador de una obra entrega Cambio de
Operador de
28. al Supervisor de control interno los cambios de localizadores
Almacn
ubicacin del producto en el almacn. FCE-ALM-RE.36

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01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin


Procedimiento de recepcin de 22.12.16 FCE-ALM-PR.01 10

producto Pginas : Tipo de documento: Nivel:

12 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

Instructivo para
cambio de
localizacin, bloqueo
En el ERP realiza el cambio de localizacin en el y desbloqueo de
29. Supervisor subinventario de disponible asignado por el ejemplares
supervisor de surtido. FCE-ALM-IT.12
Cambio de
localizadores
FCE-ALM-RE.36
Termina Procedimiento

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Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin


Procedimiento de recepcin de 22.12.16 FCE-ALM-PR.01 10

producto Pginas : Tipo de documento: Nivel:

13 Procedimiento 2

6 Referencias o documentos relacionados

Anexo No. Documento Ttulo

6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestin de la Calidad

6.2 FCE-ALM-IT.01 Instructivo de apoyos visuales para la operacin

6.3 N.A. Remisin

6.4 N.A. Pedimento

6.5 N.A. Factura

6.6 N.A. Pro-forma

6.7 FCE-ALM-IT.06 Instructivo consulta de existencias

6.8 FCE-ALM-IT.08 Instructivo de entradas de produccin

6.9 FCE-GPR-RE.14 Reporte de alta de Inventarios

6.10 FCE-GPR-RE.08 Vale de salida y reproceso

6.11 FCE-ALM-RE.21 Transaccin de Materiales

Instructivo para cambio de localizacin, bloqueo y


6.12 FCE-ALM-IT.12
desbloqueo de ejemplares

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01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin


Procedimiento de recepcin de 22.12.16 FCE-ALM-PR.01 10

producto Pginas : Tipo de documento: Nivel:

14 Procedimiento 2

7 Anexos y registros usados

Anexo No. Documento Ttulo

7.1 FCE-ALM-RE.01 Recepcin de producto propiedad del FCE

7.2 FCE-ALM-RE.27 Desviacin en recepcin de producto

Ficha de verificacin de las caractersticas de


7.3 FCE-ALM-FV.01
Recepcin del Producto

7.4 FCE-ALM-RE.03 Entradas por produccin y compras a Filiales

7.5 FCE-ALM-RE.04 Relacin de obras pendientes de publicar

7.6 FCE-ALM-RE.32 Resumen de movimientos de artculos

7.7 FCE-ALM-RE.36 Cambio de localizadores

Ficha de verificacin de las caractersticas de


7.8 FCE-ALM-FV.02
Control de Movimientos Internos

8 Lista de distribucin

Copias Puesto rea

Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Produccin

1 Almacn Gerencia de Produccin

V.E. Versin electrnica- solo lectura Gerencia de Tecnologa (Intranet)

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01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin


Procedimiento de recepcin de 22.12.16 FCE-ALM-PR.01 10

producto Pginas : Tipo de documento: Nivel:

15 Procedimiento 2

9 Listas maestras relacionadas al procedimiento

No. Documento Ttulo

Lista maestra de documentos internos (ALM)


FCE-RD-LM.01
Lista maestra de registros (ALM)
FCE-RD-LM.03

10 Control de cambios

Pginas
Fecha Versin Originador del cambio Naturaleza del cambio
Afectadas

Subgerencia de Se actualiza a la operacin


22.12.16 10 Todas
almacn y trfico actual

Se modificaron las pginas 6


diagrama de flujo y el paso 16
22.12.15 09 Todas Gerencia de produccin
de la pgina 9 se adiciona un
libro ms de muestra.

Subgerencia de Actualizacin a la operacin


18.12.14 08 Todas
almacn y trfico actual

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Anexos del
Procedimiento de
Recepcin de Producto

Anexo 7.1

FCE-ALM-RE.01

Recepcin de producto
Propiedad del FCE
Anexos del
Procedimiento de
Recepcin de Producto

CODIGO DEL DOCUMENTO: FCE-ALM-RE.01 VERSIN: 2

RECEPCIN DE PRODUCTO
PROPIEDAD DEL FCE

1
PROVEEDOR

2
FECHA DE RECEPCIN

3
TITULO

CANTIDAD DE PAQUETES O CAJAS CANTIDAD POR PAQUETE


EJEMPLARES
O CAJA SUELTOSTOTAL DE EJEMPLARES

4 5 6 7

ESTADO DE INSPECCIN

8
Anexos del
Procedimiento de
Recepcin de Producto

Instructivo de llenado

TTULO:
Recepcin de producto propiedad del FCE.

1. Objetivo del registro:


Contar con un formato que permita la identificacin del producto proveniente de filiales propiedad
del FCE as como su estado de inspeccin.

2. Responsable de su llenado:
Supervisor de Recepcin de producto y Operador de Almacn.

3. Forma de llenado:
Manual.

4. Descripcin de llenado de elementos:


Id. Elemento Descripcin
1 Proveedor Anotar la razn social del proveedor que entrega el producto propiedad del FCE.
2 Fecha de Registrar el da y mes de la recepcin del producto.
Recepcin
3 Ttulo Anotar el ttulo de la obra que se ha recibido.
4 Cantidad de Registrar el nmero de cajas o paquetes que se recibieron.
cajas o
paquetes
5 Cantidad por Registrar el nmero de ejemplares que contiene cada caja o paquete.
paquete o
caja
6 Cantidad de Registrar el nmero de ejemplares sueltos.
ejemplares
sueltos
7 Total de Anotar el nmero total de ejemplares que se recibieron.
ejemplares
8 Estado de Colocar etiqueta de estado de inspeccin: verde aprobado y roja no conforme.
inspeccin
Anexos del
Procedimiento de
Recepcin de Producto

Anexo 7.2

FCE-ALM-RE.27

Desviacin en recepcin de producto


Anexos del
Procedimiento de
Recepcin de Producto

CDIGO DEL DOCUMENTO: FCE-ALM-RE.27 REVISIN:00

ALMACN CENTRAL

FECHA

REFERENCIA

ORIGEN

DESCRIPCIN DE LA NO CONFORMIDAD

ACCIN A TOMAR

ELABORO:
Anexos del
Procedimiento de
Recepcin de Producto

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Desviacin en recepcin del producto.

2. Objetivo del registro:


Mantener un registro del producto no conforme detectado en el proceso de recepcin de
producto.

3. Responsable de su llenado:
Operador de Almacn.

4. Forma de llenado:
Manual

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin


1. Fecha Registrar el perodo a que corresponda el reporte.
Referencia Anotar la referencia de la factura o pedimento
2.
presentado por el proveedor.
3. Origen Anotar la localidad de donde proviene el producto.

Descripcin de la no conformidad Detallar la no conformidad identificada en el producto


4.
que entrega el proveedor.
Accin a tomar Describir las acciones que se tomarn al momento y
5.
posteriormente indicadas por el cliente.
Elabor Registrar el nombre de la persona que elabora el
6.
documento.
Anexos del
Procedimiento de
Recepcin de Producto

Anexo 7.3

FCE-ALM-FV.01

Ficha de verificacin de las caractersticas de


recepcin del producto
Anexos del
Procedimiento de
Recepcin de Producto

Fecha de revisin: Cdigo de documento:


26.04.10 FCE-ALM-FV.01

Referencia : Revisin:
Ficha de verificacin de las FCE-ALM-PR.01 2
caractersticas del procedimiento

Procedimiento de recepcin de producto, FCE-ALM-PR.01

Caracterstica Mtodo Muestreo Frecuencia Parmetro de control Registro Plan de reaccin/ acciones en caso de no
conformidad
En el caso de recepcin internacional se
Palomeo en los harn observaciones en el documento y se
ttulos notificar al rea de Internacional y al
Lo indicado en la
Ttulos Visual Por obra Cada remisin Remisin o supervisor de control de movimientos
remisin
factura sellada internos. En el caso de nacional no se
de liberada recibe el material y el proveedor realiza los
cambios.
En el caso de recepcin internacional se
Palomeo en los harn observaciones en el documento y se
ttulos notificar al rea de Internacional y al
Cantidad Lo indicado en la
Conteo Por obra Cada remisin Remisin o supervisor de control de movimientos
completa remisin
factura sellada internos. En el caso de nacional no se
de liberada recibe el material y el proveedor realiza los
cambios.
Cantidad completa por
paquete Regresa producto al proveedor local
Empaque del Visual Acomodo de acuerdo a Cuando es internacional identifica con
5% de Etiqueta de
producto Por tarima requerimientos etiqueta roja y se informa al rea de
paquetes identificacin
Condiciones Conteo Libres de polvo internacional el nmero de cajas o material
Retractilado sellado en daado por medio del acuse.
el caso de (IEPSA).
Anexos del
Procedimiento de
Recepcin de Producto

Anexo 7.4

FCE-ALM-RE.03

Reporte de entradas por produccin y compras


a filiales
Anexos del
Procedimiento de
Recepcin de Producto
Anexos del
Procedimiento de
Recepcin de Producto

Instructivo de llenado
1. Ttulo:
Entradas de produccin y compras a filiales.

2. Objetivo del registro:


Informar sobre los movimientos de entradas por produccin y compras a filiales.

3. Responsable de su llenado:
Supervisor de control de movimientos internos.

4. Forma de llenado:
Elementos tomados de forma automtica para generar el reporte.

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin


1. Proyecto Muestra el nmero de proyecto segn alta de produccin.
2. Orden de Muestra el nmero de impresin segn alta de produccin.
impresin
3. Nmero de Muestra el nmero de factura y/o remisin del Proveedor.
documento
4. ITEM El sistema muestra el ITEM: este se compone de tipo de artculo,
cdigo de barras, clave del FCE y autor.
5. Ttulo Muestra el ttulo de la obra segn alta de produccin.
6. Autor Se muestra el nombre de autor.
7. Referencia Refleja el nmero de la edicin y reimpresin de la obra en turno.
8. Cantidad Recibida Muestra la cantidad recibida e ingresada.
9. Costo Unitario El sistema muestra el costo unitario.
10. Precio de venta El sistema muestra el de precio de venta.
11. Costo total El sistema muestra el costo total del material ingresado.
Anexos del
Procedimiento de
Recepcin de Producto

Anexo 7.5

FCE-ALM-RE.04

Relacin de obras pendientes


por publicar
Anexos del
Procedimiento de
Recepcin de Producto

1
FCE-ALM-RE.04 VER.3 REPORTE OBRAS PENDIENTES DE ALTA AL
CUO /
No. PROYECTO DOCUMENTO ENCUADERNADORA CLAVE T T U L O CANT. FECHA TIPO DE OBRA

1 2 3 4 5 6 7 8 9
2

10

11

12

13

14

15

16

TOTAL 0
Anexos del
Procedimiento de
Recepcin de Producto

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Relacin de obras pendientes de publicar.

2. Objetivo del registro:


Informar al rea de produccin industrial cules son las obras que se encuentran pendientes de
publicar.

3. Responsable de su llenado:
Supervisor de control de movimientos internos.

4. Forma de llenado:
Medio electrnico.

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin


1 Fecha Indicar la fecha de elaboracin del registro.
2 CUO Indicar la cuenta nica de la obra.
3 Documento Indicar de qu clase de documento se trata: Remisin, factura, etc.
4 Encuadernadora Indicar el responsable de la encuadernacin de la obra.
5 Clave Indicar la clave del FCE con que se identifica la obra.
6 Ttulo Indicar el ttulo de la obra que se est registrando.
7 Cantidad Indicar la cantidad de ejemplares recibida.
8 Fecha Indicar la fecha en la cual ingres la obra.
9 Observaciones Indicar si existe algn tipo de observacin referente a la obra.
Anexos del
Procedimiento de
Recepcin de Producto

Anexo 7.6

FCE-ALM-RE.32

Resumen de movimientos
de artculos
Anexos del
Procedimiento de
Recepcin de Producto

1 2
3

4 5 6 7 8 9 10
Anexos del
Procedimiento de
Recepcin de Producto

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Resumen de movimientos de artculos.

2. Objetivo del registro:

Reflejar la distribucin automtica a las diferentes libreras de las entradas por produccin y
compras a filiales.

3. Responsable de su llenado:
Supervisor de control de movimientos internos.

4. Forma de llenado:
Medio electrnico, elementos tomados en automtico del ERP.

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin


1. Tipo de transaccin Indica las clase de transaccin de la que se trate.
2. Fecha de transaccin Indica la fecha en la cual se gener la distribucin.
3. Nombre de la Indica que la distribucin se realiza desde el Almacn central.
organizacin
4. Fecha de la transaccin Indica la fecha en que se realiz la distribucin automtica.
5. Cdigo de barras Indica el cdigo de barras de la obra que se distribuye.
6. Clave del FCE Indica la clave asignada por el FCE a la obra.
7. Autor Indica el nombre del autor.
8. Ttulo Indica el ttulo de la obra.
9. Tipo de distribucin Indica si la obra es novedad o reimpresin.
10. Cantidad Indica la cantidad de ejemplares distribuidos por ttulo.
Anexos del
Procedimiento de
Recepcin de Producto

Anexo 7.7

FCE-ALM-RE.36
Cambio de localizadores
Anexos del
Procedimiento de
Recepcin de Producto

FONDO DE CULTURA ECONMICA FCE-ALM-RE.36 VER.01

CAMBIO DE LOCALIZADORES FECHA


1
____________

LOCALIZACIN CODIGO DE EJEMP.


CLAVE FLECHA T T U L O ANTERIOR ACTUAL BARRAS EDICIN X PAQ.

2 3 4 5 6 7 8 9

11
ELABORO 10 REVISO
2
Anexos del
Procedimiento de
Recepcin de Producto

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Cambio de localizadores.

2. Objetivo del registro:


Contar con un documento que permita la identificacin en los cambios de ubicacin del producto
propiedad del FCE realizados por el operador de almacn.

3. Responsable de su llenado:
Operador de almacn.

4. Forma de llenado:
Manual.

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin


1. Fecha Indica la fecha de elaboracin.
2. Clave Anotar la clave de la obra que se cambia de ubicacin.
3. Flecha Registrar el sentido de la ubicacin del producto.
4. Ttulo Anotar el nombre del ttulo de la obra.
5. Localizacin Registrar la anterior ubicacin y la ubicacin asignada.
Cdigo de
6. Anotar el cdigo de barras de la obra.
barras
7. Edicin Registrar el nmero de edicin de la obra.
Ejemplares
8. Registrar los ejemplares por paquete.
por paquete
9. Elabor Anotar el nombre y firma de quien elabor el registro.
10. Revis Anotar firma del supervisor.
Anexos del
Procedimiento de
Recepcin de Producto

Anexo 7.8

FCE-ALM-FV.02

Ficha de verificacin de las caractersticas de


control de movimientos internos
Anexos del
Procedimiento de
Recepcin de Producto

Fecha de revisin: Cdigo de documento:


01.09.05 FCE-ALM-FV.02

Referencia : Revisin:
Ficha de verificacin de las FCE-ALM-PR.01 1
caractersticas del procedimiento

Procedimiento de recepcin de producto, FCE-ALM-PR.01

Parmetro de Plan de reaccin/ acciones en


Caracterstica Mtodo Muestreo Frecuencia Registro
control caso de no conformidad
Coincidencia de
Informacin 100% de la datos entre alta y FCE-ALM-RE-03 Solicita correccin al
Por cada
correcta entre la Comparacin informacin remisin: Entradas por proveedor, al departamento
entrada de
remisin, el alta y Visual. del ttulo, clave, produccin y de costos e informa al rea de
produccin.
el sistema. documento. proyecto, autor, compras filiales. internacional.
c.b. tiraje.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
Procedimiento de control 22.12.16 FCE-ALM-PR.03 08
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
de salidas 1 Procedimiento 2

Procedimiento de control de salidas


FECHA DE AUTORIZACIN
COMERI: 16.12.16
DIRECCIN GENERAL: 22.12.16

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
Procedimiento de control 22.12.16 FCE-ALM-PR.03 08
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
de salidas 2 Procedimiento 2

El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminacin, ni


marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al gnero
masculino representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos.

1 Objetivo
Normar las actividades que integran el proceso de control de salidas del producto propiedad del FCE.

2 Alcance

Este procedimiento es de aplicacin en el Almacn Central y Almacn Guadalajara. Inicia con la


recepcin de la documentacin de salida hasta la integracin de la documentacin soporte de las
entregas realizadas, y la atencin de las reclamaciones del cliente.

3 Polticas

1. Es responsabilidad del Supervisor de control de salidas/Encargado proporcionar informacin


confiable y oportuna a las reas del FCE y externos que lo soliciten.
2. Es responsabilidad del Supervisor de control de salidas/Encargado mantener actualizado el
reporte de historial de pedidos de todas las entregas realizadas.
3. El supervisor de control de salidas deber enviar con el mensajero al Departamento de Ingresos,
el sobre con todos los acuses de entregas del da anterior y el reporte de historial de pedidos. En
el caso del Almacn Guadalajara enviarn cada 5 das los acuses de entrega al rea de Ventas
de su delegacin.
4. Es responsabilidad del supervisor de control de salidas/Encargado realizar la distribucin de la
documentacin factura, remisin, traspaso original al rea de empaque y despacho.
5. Las entregas se realizarn atendiendo el programa establecido por parte de la Gerencia de
Comercializacin, as como lo definido en las instrucciones de cada pedido segn prioridad. En
el caso de las entregas a Filiales ser conforme los tiempos y prioridades que marque el
Departamento de Ventas Internacionales.
6. El nmero de pedido del documento es el dato a utilizar para rastrear cualquier tipo de
informacin referente a las entregas solicitadas por el FCE.
7. Las solicitudes de servicio de las Gerencias del FCE debern estar sin excepcin acompaadas
por la documentacin soporte (pedidos, traspaso, factura o remisin), no se aceptaran pedidos
verbales.
8. El Subgerente de Almacn y Trfico as como el Jefe de Departamento de Trfico y Control y los
supervisores, analizan y evalan el comportamiento de las actividades descritas en este
procedimiento y con base al resultado de este anlisis, toman las acciones correctivas,
preventivas o de mejora que consideren necesarias.

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
Procedimiento de control 22.12.16 FCE-ALM-PR.03 08
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
de salidas 3 Procedimiento 2

4 Definiciones

Acuse: Documento donde el cliente plasma su firma aceptando que ha recibido el pedido, de igual forma
se considera acuse a la factura o gua de transporte de envo del pedido.
Coedicin: Obras donde participan uno o ms editores para su publicacin.
Documento Soporte: Factura, remisin, traspaso, cortesas, pedido, etc.
Encargado: Persona responsable del proceso en el Almacn de Guadalajara.
Interior: Pedidos entregados por transportista al interior de la repblica.
Plaza: Pedidos entregados en el D.F. y Zona Metropolitana.
Supervisor de Control de salidas: Persona encarada del proceso en el Almacn Central.
Traspaso: Proceso por el cual se realizan transferencias de material entre almacenes y libreras.

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
Procedimiento de control 22.12.16 FCE-ALM-PR.03 08
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
de salidas 4 Procedimiento 2

5 Desarrollo
5.1 Diagrama de flujo
Inicio

Recibe documentacin de la SVN en Documento


Comunica va oficio al AVI los
copia almacn, registra y turna al rea soporte
pedidos listos para su entrega.
de empaque y despacho. FCE-ALM-RE.12
SAT 11
SCS 1

Documento
Recibe documentacin de la SVN en Eventualmente indica prioridades de Correo
soporte
original y copia cliente. surtido y empaque va mail. electrnico
FCE-GCO-RE.11
SCS 2 SVN/AVI 12

Revisa que la informacin este


Recibe documentos del CHO y coteja
completa y firma de recibido en FCE-ALM-RE.13
FCE-GCO-RE.11 contra acuses de entrega.
memorndum.
SCS 13
SCS 3

En caso de ventas internacionales


recibe por correo las facturas, verifica Correo Integra diariamente acuses y Documentacin
contra listado el nmero de facturas electrnico documento soporte por tipo. soporte
recibidas y valida informacin. SCS 14
SCS 4

Discoverer
ERP
Captura en historial de pedidos fecha
Separa y clasifica documentacin y FCE-ALM-RE.05
de entrega al CLI y genera Historial de
emite copias de la factura y distribuye. FCE-ALM-IT.14
FCE-ALM-RE.12 pedidos.
SCS 5
FCE-ALM-IT.14 SCS 15

Sella de despachado la
Distribuye a empaque y despacho, a
Correo documentacin que integra el diario
empaque interior e internacional el FCE-ALM-RE.05
electrnico obtiene una copia del soporte y dos
original y copia del cliente
del Historial de pedidos.
SCS 6
SCS 16

Apoya en la coordinacin de Documento Enva al rea de cobranza el original


prioridades de empaque. soporte del acuse y documentacin soporte.
SCS 7 SCS 17

FCE-ALM-RE.39
Solicita al SCS elaboracin de FCE-ALM-RE.14
FCE-ALM-RE.17 Recibe copia del rea de empaque y
etiquetas para las entregas en el
FCE-ALM-RE.35 despacho para su archivo.
interior e internacionales.
FCE-ALM-RE.09 SCS 18
OPA 8

Registra el total de cajas, peso total, FCE-ALM-RE.05


fechas de empaque y de etiquetas. FCE-ALM-IT.14 1
SCS 9

Responsable de la Actividad

SVN: Subgerente de ventas nacionales.


Genera y entrega etiquetas y carta de FCE-ALM-RE.39
SCS: Supervisor de control de salidas.
instrucciones al rea de empaque FCE-ALM-RE.14
OPA: Operador almacn
internacional- interior. FCE-ALM-IT.14
AVI: rea de Ventas Internacionales.
SCS 10
SAT: Subgerencia de almacn y trfico
CHO: Chofer
CLI: Cliente

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
Procedimiento de control 22.12.16 FCE-ALM-PR.03 08
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
de salidas 5 Procedimiento 2

Documentacin
Comunica va correo a la SVN, los soporte
pedidos a cancelar, detalla razones y Correo
anexa documentacin. electrnico
SCS 19

Autorizada la cancelacin, enva al


rea de devoluciones Original y 2
copias de la documentacin soporte.
SCS 20

Registra el nmero de devolucin en


el Historial de pedidos, solicita al rea
FCE-ALM-RE.05
de empaque y despacho enve
material a la zona de guardado.
SCS 21

Recibe del CHO las reclamaciones del


FCE-ALM-RE.29
cliente y llena el reporte
SCS 22

Busca informacin soporte Documentacin


soporte
SCS 23

Analiza la reclamacin y valida la


accin correctiva.
SCS/JTC 24

Entrega a devoluciones los libros y


original y copia de la documentacin
soporte para realizar la devolucin.
SCS/JTC 25

Responsable de la Actividad

SCS: Supervisor de Control de Salidas.


Genera grficas de informacin de
CHO: Chofer
cumplimiento en fechas de entrega y
JTC: Jefe del Departamento de Trfico y control
las remite al SAT.
DCO: Jefe del Departamento de Cobranza
SCS 26
SVN: Subgerente de Ventas Nacionales.
CLI: Cliente
SAT: Subgerente de Almacn y Trfico

FIN

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
Procedimiento de control 22.12.16 FCE-ALM-PR.03 08
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
de salidas 6 Procedimiento 2

Almacn Guadalajara

Inicio

Enva al rea de ventas original del


Recibe documentacin del rea de Documentacin acuse, documentacin soporte. La Relacin de
ventas. soporte documentacin de traspasos se Excel
PAT 1 archiva en el Almacn
PAT 10

Recibe reclamacin del CLI por medio


Revisa que la informacin este
del CHO o del Agente directamente, FCE-ALM-RE.29
completa.
llena el reporte de reclamaciones.
PAT 2
ENC 11

Registra en el reporte de verificacin Analiza la reclamacin y valida la


de pedidos la recepcin de la FCE-ALM-RE.12 accin correctiva. Procede a darle FCE-ALM-RE.29
documentacin. seguimiento a la accin.
PAT 3 ENC 12

FCE-ALM-RE.29
Emite las copias necesarias de la Informa mensualmente a la SAT las FCE-ALM-RE.05
factura, remisin y pedido del cliente. reclamaciones incurridas en el Correo
periodo, as como las entregas electrnico
PAT 4 ENC 13

Genera etiquetas y carta de


FCE-ALM-RE.39
instrucciones, valida la informacin
FCE-ALM-IT.14 FIN
contra documentacin soporte.
ENC 5

Recibe documentos del chofer y


coteja relacin de reparto contra FCE-ALM-RE.13
acuses de entrega.
ENC 6

Integra acuse original con documento


soporte.

ENC 7

Registra en Historial de pedidos las ERP


entregas locales y del interior.

PAT/ENC 8
FCE-ALM-IT.14

Responsable de la Actividad

Genera el reporte historial de pedidos PAT: Personal de apoyo tcnico administrativo


FCE-ALM-RE.05
al final del mes. ENC: Encargado
FCE-ALM-IT.14
SVN: Subgerente de Ventas Nacionales.
ENC 9 CHO: Chofer
SAT: Subgerente de Almacn y Trfico
CLI: Cliente

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
Procedimiento de control 22.12.16 FCE-ALM-PR.03 08
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
de salidas 7 Procedimiento 2

5.2 Descripcin de actividades

Almacn Central

Paso Responsable Actividad Documento

Recibe documentacin de la Subgerencia de


Ventas Nacionales.
Copia almacn:
Facturas
Documento Soporte.
Remisiones
Traspasos
Supervisor control de Verificacin de
1. Cortesas:
salidas Pedidos aceptados por
Promocin y publicidad, coedicin, la Gerencia Comercial
contractuales, etc. FCE-ALM-RE.12
Se registra la recepcin de la factura en el reporte
de verificacin de Pedidos aceptados por la
Gerencia Comercial y se le turna al rea empaque
y despacho.
Recibe documentacin de la Subgerencia de
Ventas Nacionales.
Original y Copia Cliente
Facturas Documento Soporte.
Supervisor control de Remisiones Memorndum de Corte
2.
salidas Traspasos de Facturacin
Cortesas: FCE-GCO-RE.11
promocin y publicidad, coedicin,
contractuales, etc.
Pedido del cliente final cuando se requiere
Revisa que la informacin se encuentre clara y
completa: condiciones de pago, datos del pedido,
Memorndum de Corte
Supervisor control de nombre del cliente, direccin de entrega y
3. de Facturacin
salidas cantidad. Firma de recibido en el memorndum de
corte de facturacin emitido por el rea Comercial. FCE-GCO-RE.11
Ir al paso 5.

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
Procedimiento de control 22.12.16 FCE-ALM-PR.03 08
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
de salidas 8 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

En caso de Ventas internacionales recibe por


correo las facturas y verifica contra el listado en
Supervisor control de
4. correo el nmero de facturas que se recibieron e Correo electrnico
salidas
imprime en dos tanto de cada factura, as mismo
valida informacin de cada una de ellas.
Separa, clasifica y emite las copias necesarias de Documento Soporte
la factura y pedido del cliente. Captura en el
Sistema ERP Historial
sistema ERP la informacin del pedido segn
de pedidos
documentacin original (fecha de recibido, tipo, N
de cajas). Verificacin de pedidos
Supervisor control de aceptados por la
5. Para Interior, adicional se deber capturar
salidas gerencia comercial
compaa transportadora y flete.
FCE-ALM-RE.12
En el caso de Internacional una vez capturado se
Instructivo de control
deber registrar la recepcin de la factura en el
de salidas
reporte de verificacin de pedidos aceptados por
la Gerencia Comercial. FCE-ALM-IT.14

Distribuye a empaque y despacho (plaza), a


empaque interior y empaque internacional el
Supervisor control de original y copia cliente. Si el pago de la factura es
6. Correo electrnico
salidas de inmediato, se entregar la documentacin
original hasta que el rea de Cobranzas informe
del pago va correo electrnico.
Supervisor control de Apoya en la coordinacin de prioridades de
7. Documento Soporte
salidas empaque.
Carta de instrucciones
FCE-ALM-RE.39
Etiqueta de
Para empaque internacional solicita al Supervisor identificacin de
de Control de Salidas la elaboracin de etiquetas empaque
entregando la lista de empaque internacional, con FCE-ALM-RE.14
n de cajas y peso total del pedido y copia factura. Lista de empaque
8. Operador de Almacn En caso de empaque interior solicita etiquetas y internacional
carta de instrucciones entregando copia
FCE-ALM-RE.17
documento Almacn con peso y n de cajas,
pedido, reporte de empaque de pedidos y Reporte de empaque
documento original. de pedidos
FCE-ALM-RE.35
Pedido
FCE-ALM-RE.09

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
Procedimiento de control 22.12.16 FCE-ALM-PR.03 08
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
de salidas 9 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

Historial de pedidos
FCE-ALM-RE.05
Supervisor control de Registra en Historial de Pedidos el total de cajas,
9. Instructivo de control
salidas peso total, fecha de empaque, fecha de etiquetas.
de salidas
FCE-ALM-IT.14
Carta de instrucciones
FCE-ALM-RE.39
Genera etiquetas y carta de instrucciones (solo en Etiqueta de
el caso de interior) validando la informacin contra identificacin de
Supervisor control de la documentacin soporte. Entrega etiquetas al empaque
10.
salidas rea de empaque internacional-interior y entrega a
FCE-ALM-RE.14
Supervisor de despacho las cartas de
instrucciones. Instructivo de control
de salidas
FCE-ALM-IT.14
Comunica va oficio al rea de Ventas
Internacionales los pedidos listos para su entrega,
Subgerente de
11. anexa copia de factura y lista de empaque
Almacn y Trfico
internacional. Archiva copia de los documentos
enviados.
Subgerente de Ventas
Nacionales/Jefe del Eventualmente indican prioridades de surtido y
12. Correo electrnico
depto de Ventas empaque, va mail.
Internacionales
Supervisor control de Recibe documentos del chofer y coteja relacin de Relacin de reparto
13.
salidas reparto contra acuses de entrega. FCE-ALM-RE.13
Integra diariamente acuse original y documento
soporte, divide la documentacin de la siguiente
manera:
Facturacin Plaza
Consignacin Plaza
14.
Supervisor control de Traspaso Plaza Documentacin
salidas Cortesas soporte
Facturacin Interior
Consignacin Interior
Traspaso Interior
Factura exterior
Etc.

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
Procedimiento de control 22.12.16 FCE-ALM-PR.03 08
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
de salidas 10 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

Captura en historial de pedidos la fecha de Historial de pedidos


entrega del producto al cliente, nmero de gua y
FCE-ALM-RE.05
Supervisor control de dems observaciones que considere pertinentes.
15. Instructivo de control
salidas Genera en Discoverer e imprime el Reporte de
de salidas
Historial de Pedidos. Coteja el reporte diario
contra acuses. FCE-ALM-IT.14

Sella de despachado la documentacin que


Supervisor control de Historial de pedidos
16. integra el diario, obtiene una copia del soporte y
salidas FCE-ALM-RE.05
dos copias del Reporte de Historial.
Enva al rea de Cobranza el original del acuse de
Supervisor control de facturas y consignaciones y documento soporte.
17.
salidas La documentacin de traspasos y cortesas son
archivadas en el Almacn Central.
Recibe copia del documento almacn del rea de
Supervisor control de empaque y despacho para colocar en orden y
18.
salidas archivar (facturas, consignaciones, traspasos,
cortesas, etc.)
Comunica va correo a la Subgerencia de Ventas
Nacionales los pedidos a cancelar a peticin del
cliente o de la misma rea de ventas. Detalla en
Documentacin
correo las razones por las cuales se requiere la
Supervisor control de soporte
19. cancelacin, anexa en su caso la documentacin
salidas
soporte y solicita su autorizacin.
Correo electrnico
Recibe del departamento de Ventas
Internacionales, va correo, la solicitud de
cancelacin de facturas.
Una vez autorizada la cancelacin, enva al rea
de devoluciones original y dos copias del
Supervisor control de
20. documento soporte, as como la autorizacin de la
salidas
Subgerencia para que proceda a la cancelacin.
Supervisa que se lleve a cabo el movimiento.
Una vez que el rea de devoluciones realiza la
cancelacin, registra el nmero de devolucin en
Supervisor control de el Historial de Pedidos. Solicita con la Historial de pedidos
21.
salidas documentacin soporte al rea de empaque y FCE-ALM-RE.05
despacho que enve el material a la zona de
guardado. Archiva documentacin.

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
Procedimiento de control 22.12.16 FCE-ALM-PR.03 08
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
de salidas 11 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

Reclamaciones del
Recibe reclamacin del cliente por medio del
Supervisor control de cliente durante la
22. chofer o del cliente directamente, en este caso
salidas entrega
llena el reporte de reclamaciones.
FCE-ALM-RE.29
Supervisor control de Documentacin
23. Busca informacin soporte.
salidas soporte
Analiza la reclamacin y valida la accin
Supervisor control de
correctiva. Registra en base de datos de
salidas/Jefe del
24. reclamaciones del cliente. Procede a darle
Departamento de
seguimiento a la accin (solicitud de aviso de
Trfico y Control
crdito o cancelacin).
Entrega a devoluciones, en su caso, los libros y
Supervisor control de
original y copia de la documentacin soporte para
salidas/Jefe del
25. realizar la devolucin y/o aviso de crdito. Verifica
Departamento de
que se haya realizado el movimiento de
Trfico y Control
devolucin.
Genera grficas de informacin de cumplimiento
Supervisor control de
26. en fechas de entrega y las remite al Subgerente
salidas
de Almacn y Trfico.
Termina procedimiento

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
Procedimiento de control 22.12.16 FCE-ALM-PR.03 08
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
de salidas 12 Procedimiento 2

Almacn Guadalajara

Paso Responsable Actividad Documento


Personal de apoyo Recibe documentacin del rea de Ventas: Documentacin
1.
tcnico administrativo. facturas, remisiones y traspasos. soporte
Revisa que la informacin se encuentre clara y
Personal de apoyo completa: condiciones de pago, datos del pedido,
2.
tcnico administrativo. nombre del cliente, direccin de entrega y
cantidad.
Verificacin de
pedidos aceptados
Personal de apoyo Registra en el reporte de verificacin de pedidos la
3. por la gerencia
tcnico administrativo. recepcin de la documentacin.
comercial
FCE-ALM-RE.12
Personal de apoyo Emite las copias necesarias de la factura, remisin
4.
tcnico administrativo. y pedido del Cliente.
Carta de instrucciones
En caso de entregas al interior, genera etiquetas y
FCE-ALM-RE.39
carta de instrucciones validando la informacin
5. Encargado Instructivo de Control
contra la documentacin soporte, y se anexen a
de salidas
cada una de las cajas.
FCE-ALM-IT.14
Acuses y Relacin de
Recibe documentos del chofer y coteja relacin de
6. Encargado reparto
reparto contra acuses de entrega.
FCE-ALM-RE.13
7. Encargado Integra acuse original con documento soporte.

Registra en Historial de Pedidos de las entregas


locales: Fecha de entrega y nmero de cajas ERP
Personal de apoyo
entregadas. De las entregas al interior: total de Instructivo de Control
8. tcnico administrativo/
cajas, peso total, fecha de empaque, fecha de de salidas
Encargado.
etiquetas y transportadora por la cual se envi el FCE-ALM-IT.14
pedido.
Historial de pedidos
FCE-ALM-RE.05
Genera el reporte historial de pedidos al final del
9. Encargado Instructivo de control
mes.
de salidas
FCE-ALM.IT.14
Enva al rea de ventas el original del acuse de
Personal de apoyo facturas, remisiones, avisos de crdito y
10. Relacin de Excel
tcnico administrativo documento soporte. La documentacin de
traspasos ser archivada en el Almacn.
Reclamaciones del
Recibe reclamacin del Cliente por medio del
cliente durante la
11. Encargado chofer o del Agente directamente, en este caso
entrega
llena el reporte de reclamaciones.
FCE-ALM-RE.29

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
Procedimiento de control 22.12.16 FCE-ALM-PR.03 08
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
de salidas 13 Procedimiento 2

Reclamaciones del
Analiza la reclamacin y valida la accin correctiva. cliente durante la
12. Encargado
Procede a darle seguimiento a la accin. entrega
FCE-ALM-RE.29
Reclamaciones del
cliente durante la
Informa mensualmente a la Subgerencia de entrega
13. Encargado Almacn y Trfico las reclamaciones incurridas en FCE-ALM-RE.29
el periodo, as como las entregas. Historial de pedidos
FCE-ALM-RE.05
Correo electrnico.
Termina procedimiento

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
Procedimiento de control 22.12.16 FCE-ALM-PR.03 08
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
de salidas 14 Procedimiento 2

6 Referencias o documentos relacionados

Id. No. Documento Ttulo


6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestin de la Calidad
6.2 FCE-ALM-RE.12 Verificacin de Pedido
6.3 FCE-ALM-RE.13 Relacin de reparto
6.4 FCE-GCO-RE.11 Memorndum de Corte de Facturacin
6.5 FCE-ALM-RE.14 Etiqueta de identificacin de empaque
6.6 FCE-ALM-RE.17 Lista de empaque internacional
6.7 FCE-ALM-RE.14 Instructivo de Control de Salidas

7 Anexos y registros usados

Anexo No. Documento Ttulo


7.1 FCE-ALM-RE.05 Historial de pedidos

7.2 FCE-ALM-RE.09 Pedido

7.3 FCE-ALM-RE.29 Reclamaciones del cliente durante la entrega

7.4 FCE-ALM-RE.39 Carta de Instrucciones


Ficha de verificacin de las caractersticas de
7.5 FCE-ALM-FV.03
Control Documental

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
Procedimiento de control 22.12.16 FCE-ALM-PR.03 08
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
de salidas 15 Procedimiento 2

8 Listas maestras relacionadas al procedimiento


No. Documento Ttulo
FCE-RD-LM.01 Lista maestra de documentos internos (ALM)
FCE-RD-LM.03 Lista maestra de registros (ALM)

9 LISTA DE DISTRIBUCIN
Copias Puesto rea
Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Produccin
1 Almacn Gerencia de Produccin
V.E. Versin electrnica solo lectura Gerencia de Tecnologa (Intranet)

10 Control de cambios

Fecha Versin Pginas afectadas Originador del cambio Naturaleza del cambio
Se actualiza el procedimiento
a la operacin actual.
Subgerencia de
22.12.16 08 Todas. Se integra la referencia al
Almacn y Trfico
nuevo Instructivo de control
de salidas FCE-ALM-IT.14
Subgerencia de Se actualiza el procedimiento
18.12.14 07 Todas
Almacn y Trfico a la operacin actual.

Se actualiza el procedimiento
a la operacin actual cambia
el nombre del procedimiento
Subgerencia de
14.03.12 06 Todas de control documental a
Almacn y Trfico
control de salidas, se integra
el registro FCE-ALM-RE.39
Carta de instrucciones.

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Anexos del
Procedimiento de Control
de Salidas

Anexo 7.1

FCE-ALM-RE.05

Historial de pedidos
Anexos del
Procedimiento de Control
de Salidas
Anexos del
Procedimiento de Control
de Salidas

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Historial de pedidos.

2. Objetivo del registro:


Contar con un reporte que muestre al momento las entregas de producto al cliente.
.

3. Responsable de su llenado:
Supervisor.

4. Forma de llenado:
Electrnico. Elementos tomados en automtico de la base de datos de Historial de Pedidos para
generar el reporte.

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin


1 No. de Pedido Muestra los nmeros de Pedido entregados en el periodo.
No. de Documento Enlista el nmero de documento soporte con el cual fue entregado el
2
del pedido pedido.
Clasificacin de pedidos: consignacin, venta nacional, traspaso,
3 Tipo
cortesa, etc.
4 Cliente Anotar el nombre del cliente y / o razn social.
5 Ejs. Nmero de ejemplares entregados.
6 Kgs. Peso en kilos del total del pedido.
7 Ttulo Surtido Indica el nmero de ttulos documentados.
8 Cajas Nmero de cajas que se entregaron del pedido.
9 Importe Importe en pesos del pedido.
Nmero de gua del transportista en caso de haberse enviado al
10 Gua
interior del pas.
11 Ca. Transportadora Nombre del transportista a cargo del envo del pedido.
12 Fecha de entrega Fecha en la cual se realiza la entrega del producto al Cliente.
Anexos del
Procedimiento de Control
de Salidas

Anexo 7.3

FCE-ALM-RE.09

Pedido
Anexos del
Procedimiento de Control
de Salidas

1
Anexos del
Procedimiento de Control
de Salidas

2
Anexos del
Procedimiento de Control
de Salidas

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Pedido.

2. Objetivo del registro:


Registrar la cantidad real surtida.

3. Responsable de su llenado:
Operador de Almacn.

4. Forma de llenado:
Manual y en caso de cambios de modo electrnico.

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin


1 Cantidad Surtida Se registra la cantidad real surtida.
2 Sello de liberacin Se le pone el sello de liberacin de pedido.
Anexos del
Procedimiento de Control
de Salidas

Anexo 7.4

FCE-ALM-RE.29

Reclamaciones del cliente durante la entrega


Anexos del
Procedimiento de Control
de Salidas

RECLAMACIONES DEL CLIENTE DURANTE LA ENTREGA FCE-ALM-RE.29 VER.3

Almacn Central Almacn Guadalajara


FECHA: FOLIO

CLIENTE:
No. de Docto.

MOTIVO DE LA RECLAMACIN COMENTARIOS


PEDIDO ENTREGADO EN DIRECCIN INCORRECTA

EJEMPLARES MALTRATADOS

ERROR EN EL SURTIDO (de ms o de menos)

TTULOS O CANTIDADES NO SOLICITADOS

EL CDIGO DE BARRAS NO SE ACEPT

OTRO

REPORT ACCIN INMEDIATA

AVISO DE CRDITO GUARDADO

CAMBIO FSICO CANCELACIN


Vo.Bo.

DEVOLUCIN PARCIAL TRASPASO


Anexos del
Procedimiento de Control
de Salidas

Instructivo de llenado
1. Ttulo:
Reclamaciones del cliente durante la entrega.

2. Objetivo del registro:


Documentar las quejas, sugerencias del cliente final en el momento de la entrega.

3. Responsable de su llenado:
Supervisor de control de salidas, Chofer y Operador de Almacn.

4. Forma de llenado:
Manual.

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin


Anotar el da, mes y ao en que se registra la queja o
1. Fecha
sugerencia.
Anotar la razn social del cliente, direccin y dems
2. Cliente
referencias para su identificacin.
3. Folio Folio consecutivo asignado a la queja al final del mes.
4. No. De Documento Anotar el nmero de documento correspondiente.
5. Motivo de la reclamacin Marcar el motivo de la reclamacin.
Anotar los comentarios manifestados por el cliente final para
6. Comentarios
mejorar el servicio.
Nombre y firma de la persona que recab la informacin as
7. Report
como la de quien revis.
Poner la accin a seguir inmediatamente despus de la
8. Accin Inmediata
queja.
Marcar el rea involucrada.
9. Anlisis de la reclamacin Describir de forma breve las acciones realizadas y anotar
nombre y firma del personal involucrado.
Anexos del
Procedimiento de Control
de Salidas

Anexo 7.5

FCE-ALM-RE.39

Carta de instrucciones
Anexos del
Procedimiento de Control
de Salidas

3
3
Anexos del
Procedimiento de Control
de Salidas

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Carta de instrucciones.

2. Objetivo del registro:


Informar sobre la salida de material.

3. Responsable de su llenado:
Supervisor de control de salidas.

4. Forma de llenado:
Manual y electrnico.

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin


1 Ca. Transportadora Registrar la compaa responsable de la transportacin de la
mercanca.
2 Datos del destinatario Registrar los datos del destino como: nombre, direccin, telfono,
R.F.C.
3 Contenido del Registrar los datos del paquete enviado como: contenido, peso total,
paquete peso por caja, valor, flete y nmero de documento.
Anexos del
Procedimiento de Control
de Salidas

Anexo 7.6

FCE-ALM-FV.03

Ficha de verificacin de las caractersticas de


control
de salidas
Anexos del
Procedimiento de Control
de Salidas

Fecha de revisin: Cdigo de documento:


01.09.05 FCE-ALM-FV.03

Referencia : Revisin:
Ficha de verificacin de las FCE-ALM-PR.03 1
caractersticas del procedimiento

Procedimiento de control de salidas, FCE-ALM-PR.03

Plan de reaccin/
Parmetro de
Caracterstica Mtodo Muestreo Frecuencia Registro acciones en caso de
control
no conformidad
Elementos
completos del
documento Contactar al cliente
Datos correctos y Comparacin 100% de la para aclarar dudas
Cada Historial de
completos del informacin del
Visual documento pedidos No se registra y se
documento fuente documento Caractersticas devuelve a ventas.
del cliente y de la
entrega.
Comparacin Cumplimiento Analiza causas de
Cada vez que
Cumplimiento de Fecha de entrega de 100% de las con los Historial de incumplimiento con
se realice una
entregas acuse de recibo salidas estndares de pedidos los responsables de
entrega
contra estndar entrega. proceso.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
22.12.16 FCE-ALM-PR.04 09
Procedimiento de surtido,
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
empaque y despacho. 1 Procedimiento 2

Procedimiento de surtido,
empaque y despacho
FECHA DE AUTORIZACIN
COMERI: 16.12.16
DIRECCIN GENERAL: 22.12.16

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser verificada o
comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un
documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
22.12.16 FCE-ALM-PR.04 09
Procedimiento de surtido,
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
empaque y despacho. 2 Procedimiento 2

El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminacin, ni marcar
diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al gnero masculino
representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos.

1 Objetivo

Normar las actividades que integran el proceso de surtido, empaque y despacho del producto propiedad del
FCE cuando ste ingrese al Almacn Central o al Almacn Guadalajara. Asegurando la preservacin del
producto hasta la entrega al destinatario.

2 Alcance
Este procedimiento es de aplicacin en el Almacn Central y Almacn Guadalajara. Inicia con la recepcin de
pedidos, surtido, documentos soporte para entregas y/o recoleccin de devoluciones del cliente, incluye el
empaque del producto, organizacin de rutas de entrega y termina con la recoleccin de los comprobantes de
entrega al cliente, transportistas y entrega al correo postal (solo Almacn Central).

3 Polticas
1. Para surtir se debe seguir el orden siguiente, agotar como primeras salidas los ejemplares sueltos y
comenzar a surtir del tercer nivel hacia abajo, en esta seleccin se deben considerar los requerimientos
de cada uno de los clientes.
2. Es responsabilidad de los Operadores de Almacn:
a) revisar la informacin del pedido como es: ttulo, clave, cdigo de barras y la cantidad de ejemplares,
antes de iniciar el proceso,
b) mantener con orden y limpieza el pasillo de almacenamiento que se les haya asignado,
c) acomodar el producto y mantener los pasillos despejados de produccin,
d) informar al Supervisor de control de movimientos internos/Encargado diariamente de la ltima
ubicacin de la obra para actualizar el catlogo de localizaciones,
e) darle un uso adecuado a los montacargas, patines y diablos utilizados en el desarrollo de sus
actividades,
f) mantener en buenas condiciones los ejemplares y su empaque, as como su traslado del material a
las reas internas del almacn para su entrega.
3. El nmero de control del pedido es el dato a utilizar para rastrear cualquier tipo de informacin referente a
las entregas solicitadas por el FCE.
4. Las solicitudes de servicio de las Gerencias del FCE debern estar sin excepcin acompaadas por la
documentacin soporte, no se aceptaran pedidos verbales.
5. Es responsabilidad del Supervisor de surtido y guardado/Encargado verificar constantemente si la
Gerencia de Comercializacin y reas internas del FCE han enviado sus pedidos.
6. Cuando un producto no conforme se encuentra anaquelado, se proceder a colocarlo en el rea de
recepcin, estando plenamente identificado con la etiqueta de producto no conforme para su reproceso.
Esto aplica solo cuando el rea de produccin da aviso.

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comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un
documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
22.12.16 FCE-ALM-PR.04 09
Procedimiento de surtido,
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
empaque y despacho. 3 Procedimiento 2

7. Cuando los libros se encuentren defectuosos los Operadores de Almacn se los entregarn al Supervisor
de devoluciones/Encargado para que ste proceda a darlos de baja de inventario y pasarlos al
subinventario de producto no conforme.
8. El sello plasmado en el pedido significa que el producto/proceso es liberado en todas sus caractersticas
de seguimiento.
9. La distribucin de entregas tendr como prioridad los pedidos que no se entregaron el da anterior.
10. La carga liberada con etiqueta o marca verde es la nica que podr ser embarcada en los vehculos.
11. Es responsabilidad del chofer mantener en buenas condiciones el vehculo que le ha sido asignado,
asegurarse de contar con toda la documentacin soporte de las entregas as como los documentos de
referencia (gua-roji y reglamento de trnsito).
12. Todas las cajas de cartn, plstico o paquetes deben estar identificadas con la etiqueta de empaque, para
almacn Guadalajara una solo etiqueta podr amparar el nmero total de cajas.
13. Slo se recogern devoluciones que tengan documentacin soporte, ya sea la remitida por el rea de
ventas o la que proporcione el cliente.
14. El Subgerente de Almacn y Trfico as como el Jefe de Departamento de Trfico y Control y los
Supervisores, analizan y evalan el comportamiento de las actividades descritas en este procedimiento y
con base al resultado de este anlisis, toman las acciones correctivas, preventivas o de mejora que
consideren necesarias.

4 Definiciones
De canto: Los libros estn colocados con la portada o contraportada hacia abajo.
Documento soporte: Solicitud de Recoleccin de Devolucin, Facturas, Remisiones, Traspasos y Cortesas.
Cuatrapeados: Para el acomodo de los libros se coloca uno con lomo a la izquierda y el siguiente a la derecha
y as sucesivamente.
Acondicionamiento: Lijado de hojas, limpieza de polvo, eliminacin de etiquetas y precios con lpiz.
Cenefa: Objeto de plstico que cubre la etiqueta.
Etiqueta: Documento que contiene los datos de los ejemplares.
Supervisor: Los responsables de esta rea son el supervisor surtido y guardado y el supervisor de empaque y
despacho.
Encargado: Personal responsable del almacn Guadalajara.

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documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
22.12.16 FCE-ALM-PR.04 09
Procedimiento de surtido,
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
empaque y despacho. 4 Procedimiento 2

5 Desarrollo
5.1 Diagrama de flujo
Inicio

Cierra pedido va sistema con la


Envan va Sistema pedidos para su
cantidad real surtida, firma, sella de FCE-ALM-IT.06
surtido. FCE-ALM-RE.09
liberado y anexa documento a zona FCE-ALM-IT.07
de surtido
DOV / DVI 1
OPA 9
Discoverer ERP

Registra el cierre en "verificacin de


Imprime los pedidos y verifica
FCE-ALM-RE.12 pedidos aceptados". FCE-ALM-RE.12
especificaciones
SSG/ENC 2
OPA 10

Acepta pedido e imprime documento


Datos de entrega, los enva al rea de
correctos? control de salidas.
DOV 11

No

Si Recibe documentos soporte para su


Aclara datos con la Subgerencia
empaque en el D.F. nacional,
correspondiente.
internacional y correo postal.
SSG/ENC 3
SED/ENC 12

Organiza pedidos por prioridad y


FCE-ALM-RE.09 Es correo
asigna a OPA para su surtido. Si 1
postal?
SSG/ENC 4

No

Identifica los ttulos y toma cantidades Revisa pedido contra documento


solicitadas. soporte, en caso que no coincida FCE-ALM-RE.09
informa al SCS/ENC
OPA 5 OPA 13

Verifica que los ejemplares se


encuentren en buenas condiciones.
FCE-ALM-IT.01 Coincide la
En caso contrario se entrega al rea No 2
informacin?
de devoluciones
OPA 6

Si

Coloca ejemplares en la mesa de


Registra con una marca la
trabajo e ingresa en el sistema el
verificacin realizada, registra la cifra FCE-ALM-RE.09 FCE-ALM-IT.13
nmero de pedidos y escanea
real surtida.
ejemplares
OPA 7
OPA 14

En caso de diferencia separa


Coloca ejemplares solicitados por hoja
FCE-ALM-IT.01 ejemplares, registra e informa al OPA FCE-ALM-RE.18
en la zona de surtido.
para su correccin
OPA 8
OPA 15

Responsable de la Actividad

DOV: Departamento Operativo de Ventas


DVI: Departamento de Ventas Internacionales
SSG: Supervisor de Surtido y Guardado
ENC: Encargado
OPA: Operador de Almacn
SED: Supervisor de Empaque y Despacho
SUD: Supervisor de Devoluciones
SCS: Supervisor de control de salidas

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documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
22.12.16 FCE-ALM-PR.04 09
Procedimiento de surtido,
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
empaque y despacho. 5 Procedimiento 2

Empaca de acuerdo a condiciones de En caso de Almacn central, separa


acomodo en cajas de cartn, plstico FCE-ALM-IT.01 documentacin en portapapeles por
o papel kraft. zona de entrega
OPA 16 SED 24

Organiza rutas de entrega/recoleccin


Para envo internacional se coloca
FCE-ALM-IT.01 conforme a demanda, prioridades,
bolsa de plstico dentro de la caja.
distancia y volumen
OPA 17
SED/ENC 25

Imprime 2 copias de reporte de Toma documentacin del


empaque, una para el cliente y otra se FCE-ALM-RE.35 portapapeles, verifica condiciones del FCE-ALM-RE.13
anexa al pedido. vehculo y organiza ruta
OPA 18 CHO 26

Identifica todas las cajas con los datos


Localiza los pedidos a entregar de
del cliente, coloca sello de liberacin FCE-ALM-RE.14
acuerdo a la zona que le corresponda.
en la ltima.
CHO/OPA 27
OPA 19

Carga pedidos en unidad de reparto y FCE-ALM-RE.13


Es D.F. y rea
registra la verificacin realizada. FCE-ALM-IT.01
metropolitana?
CHO/OPA 28

No

Registra total de paquetes o cajas y


peso total en copia de documento
Solicita Vo.Bo. del supervisor/
soporte. Entrega al SCS/ENC para FCE-ALM-RE.17 FCE-ALM-RE.13
Encargado
elaboracin de etiquetas. Para filiales
CHO 29
anexa lista de empaque
Si OPA 20

Entrega copia de relacin de entrega


Recibe carta de instrucciones y FCE-ALM-RE.14 a vigilancia para salida del vehculo
FCE-ALM-RE.13
etiquetas, y coloca caja por caja FCE-CCI-RE.02 (ALC) Muestra carga a vigilancia para
OPA 21 registro de salida (ALG).
CHO 30

Coloca producto en zona


correspondiente 3
OPA 22

Responsable de la Actividad

Recibe del SCS/ENC documentacin DOV: Departamento Operativo de Ventas


soporte de entregas y del SUD la FCE-GCO-RE.12 DVI: Departamento de Ventas Internacionales
solicitud de recoleccin. ENC: Encargado
SED/CHO 23 OPA: Operador de Almacn
SED: Supervisor de Empaque y Despacho
SUD: Supervisor de Devoluciones
SCS: Supervisor de control de salidas

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documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
22.12.16 FCE-ALM-PR.04 09
Procedimiento de surtido,
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
empaque y despacho. 6 Procedimiento 2

Entrega producto al cliente y solicita


Elabora relacin de envos por correo
firma de aceptacin en documento FCE-ALM-RE.19
postal.
fuente.
OPA 40
CHO/OPA 31

Solicita portes al VIN/GED (trimestre


Hay
econmico).
reclamaciones?
OPA 41

No

En caso de devolucin confirma que


Recibe portes, firma de recibido, pega
el producto coincida con FCE-ALM-RE.13
en cada sobre o paquete y coloca
documentacin fuente y registra en FCE-ALM-RE.37
reporte de envo en la ruta de reparto.
relacin.
OPA 42
CHO/OPA 32

Si
Registra en relacin contratiempos de Firma de liberado en relacin de
FCE-ALM-RE.13 FCE-ALM-RE.15
las entregas. envos por correo postal.
CHO/OPA 33 SED 43

Entrega documento firmado por el


Deposita en Servicio portal mexicano.
cliente a control documental para el FCE-ALM-RE.13
informe diario de salidas.
CHO/OPA 44
CHO 34

Registra y entrega documentacin de


Recibe los talones e informa al SCS.
reclamacin junto con material al FCE-ALM-RE.29
supervisor/Encargado.
CHO/OPA 45
CHO 35

Analiza reclamacin y valida accin Obtiene copia de los talones y


correctiva, registra en base de datos y relacin de envos y entrega a la GED FCE-ALM-RE.15
da seguimiento a las reclamaciones. y VIN, archiva originales.
SCS/DTC/ENC 36 OPA 46

2
Recibe sobres para la distribucin del
trimestre econmico y la solicitud de
Fin
reparto.
SED 37
Responsable de la Actividad

DOV: Departamento Operativo de Ventas


DTC: Departamento de trfico y control
Empaca producto de acuerdo con la
FCE-ALM-IT.01 DVI: Departamento de Ventas Internacionales
1 relacin de reparto.
ENC: Encargado
OPA 38
OPA: Operador de Almacn
SED: Supervisor de Empaque y Despacho
SUD: Supervisor de Devoluciones
SCS: Supervisor de control de salidas
GED: Gerencia Editorial
Pesa y registra datos en la parte VIN: Ventas Internacionales
superior derecha del sobre o paquete.
OPA 39

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser verificada o
comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un
documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
22.12.16 FCE-ALM-PR.04 09
Procedimiento de surtido,
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
empaque y despacho. 7 Procedimiento 2

5.2 Descripcin de actividades

Paso Responsable Actividad Documento

Departamento
Operativo de Pedido
1. Ventas/Departament Envan va sistema Discoverer pedidos para su surtido.
o de ventas FCE-ALM.RE.09
Internacionales

Verificacin de
Imprime los pedidos solicitados y verifica pedidos
Supervisor de surtido
especificaciones de los mismos. Asienta en el registro de aceptados por la
2. y guardado/
Verificacin de Pedidos el nmero de cada uno de los Gerencia de
Encargado pedidos por tipo. Comercializacin
FCE-ALM-RE.12

Supervisor de surtido
y guardado/ Aclara datos con la Gerencia Comercial cuando la
3. informacin no sea clara.
Encargado

Supervisor de surtido
Organiza pedidos por prioridad y asigna a Operadores de Pedido
4. y guardado/
Almacn para su surtido. FCE-ALM.RE.09
Encargado

Operador de Identifica los ttulos a surtir conforme al cdigo de barras


5. Almacn y toma las cantidades solicitadas.

Verifica que los ejemplares se encuentren en buenas


condiciones, en caso contrario acondiciona antes de su
empaque, es decir, elimina polvo, lija cuando las hojas se Instructivo de
Operador de encuentren amarillas, quita etiquetas, etc. apoyos visuales
6. Almacn Utiliza como referencia los apoyos visuales. para la operacin,
En caso de encontrar libros defectuosos, separa los FCE-ALM-IT.01
ejemplares y los entrega al rea de
Devoluciones/encargado para su registro.

Registra con una marca la verificacin realizada en la


Operador de columna de cantidad solicitada del pedido. Pedido
7. Almacn En caso de no completar la cantidad solicitada, registra FCE-ALM.RE.09
en cantidad surtida la cifra real.

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documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
22.12.16 FCE-ALM-PR.04 09
Procedimiento de surtido,
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
empaque y despacho. 8 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

Instructivo de
Operador de Coloca ejemplares solicitados por hoja en la zona de apoyos visuales
8. Almacn surtido. para la operacin,
FCE-ALM-IT.01

Instructivo consulta
de existencias
Cierra el pedido registrando la cantidad real surtida en el
Operador de FCE-ALM-IT.06,
9. Almacn
sistema ERP, firma y sella de liberado en el pedido y
Instructivo de
anexa documento a zona de surtido.
surtido
FCE-ALM-IT.07

Verificacin de
Registra el cierre en verificacin de pedidos aceptados. pedidos
Operador de aceptados por la
10. Almacn Gerencia
Termina el proceso de surtido. Comercial,
FCE-ALM-RE.12

Acepta pedido e imprime documento de entrega que


Departamento
11. Operativo de Ventas
puede ser factura, traspaso, remisin, cortesia, etc. y los
envia al rea de Control de Salidas.

Recibe documentos soporte para su empaque en el DF,


Nacional e Internacional en original y copia:
Factura
Traspasos
Supervisor de Remisiones (consignacin)
12. empaque y
Cortesas (excepto Guadalajara)
despacho/encargado
Distribucin Interna
Solicitud para envos por correo.
Revisa: Direccin, tipo de pago, fecha de entrega.
Para correo postal ir al paso 38 (solo Almacn Central)

Revisa pedido contra documento soporte.


Operador de En caso de que no coincida dicho documento se informa Pedido
13. Almacn al Supervisor de Control de salidas/Encargado. FCE-ALM-RE.09
De lo contrario contina el procedimiento.

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser verificada o
comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un
documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
22.12.16 FCE-ALM-PR.04 09
Procedimiento de surtido,
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
empaque y despacho. 9 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

Coloca los ejemplares en mesa de trabajo.


Instructivo de
Operador de Se ingresa en Sistema, el nmero del pedido y se empaque
14. Almacn procede al escaneo de los ejemplares. Ver instructivo de
FCE-ALM-IT.13
empaque.

Cuando el sistema indique una diferencia entre los


ejemplares escaneados y el pedido, debe separar los Desviaciones en el
Operador de
15. ejemplares, registrar en formato de desviaciones e proceso de surtido
Almacn
informar al operador de almacn que surti el pedido para FCE-ALM-RE.18
que realice la correccin.

Empaca de acuerdo a condiciones de acomodo en papel Instructivo de


Operador de
16. Kraft, caja de cartn o de plstico. Ver Instructivo de apoyos visuales
Almacn
apoyos visuales. FCE-ALM-IT.01

En caso de internacional se coloca bolsa de plstico Instructivo de


Operador de
17. dentro de la caja (ver instructivo de apoyos visuales), apoyos visuales
Almacn
excepto cuando el material se encuentre retractilado. FCE-ALM-IT.01

Imprime 2 copias del Reporte de empaque y coloca una Reporte de


Operador de dentro de la caja de plstico, cartn o paquete, la otra la empaque de
18. Almacn integra al pedido y documento soporte. pedidos.
Sella y firma de liberado. FCE-ALM-RE.35

Identifica todas las cajas o paquetes con los datos del


cliente, nmero de documento soporte y nmero de Etiqueta de
Operador de paquete o caja. identificacin de
19. Almacn empaque
Coloca sello de liberacin en la ltima caja (punto verde).
FCE-ALM-RE.14
Para D.F. y Zona Metropolitana ir al paso 22.

Registra el nmero total de paquetes o cajas en copia de


documento soporte, as como el peso total, se coloca
Copia de
dentro de la caja copia del documento soporte.
documento
Operador de Entrega al Supervisor de Control de Salidas/Encargado la soporte.
20. Almacn documentacin soporte para elaborar etiquetas y carta de
Lista de empaque
instrucciones (interior). En el caso de filiales se anexa la
lista de empaque al documento soporte. FCE-ALM-RE.17
Se deben flejar todas las cajas.

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser verificada o
comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un
documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
22.12.16 FCE-ALM-PR.04 09
Procedimiento de surtido,
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
empaque y despacho. 10 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

Etiqueta de
identificacin de
empaque
Recibe la carta de instrucciones junto con etiquetas, estas
Operador de
21. son colocadas en cada una de las cajas. La carta de FCE-ALM-RE.14
Almacn
instrucciones se coloca en portapapeles (interior). Carta de
Instrucciones
FCE-CCI-RE.02

Operador de Coloca producto en la zona de distribucin que le


22. Almacn corresponda.

Recibe del supervisor de control de salidas/Encargado la


Supervisor de Memorndum de
documentacin soporte de las entregas a realizar.
23. empaque y devolucin
despacho/Chofer Recibe del supervisor de devoluciones la solicitud de
FCE-GCO-RE.12
recoleccin.

En caso de almacn central separa documentacin en


portapapeles por zonas de entrega:
Sur
Supervisor de Centro
24. empaque y despacho
Norte
Oficinas del FCE
Cliente pasa a recoger

Organiza rutas de entrega/recoleccin de devolucin con


base en:
Supervisor de Zona con mayor demanda
empaque y
25. despacho/ Volumen de carga
Encargado Distancia del destino
Prioridades del rea de Ventas Nacionales o rea
de Ventas Internacionales.

Toma documentacin soporte de las entregas a realizar Relacin de


26. Chofer del Portapapeles, verifica condiciones del vehculo, reparto,
organiza su ruta y registra en relacin de reparto. FCE-ALM-RE.13

Chofer/Operador de Localiza los pedidos a entregar de acuerdo a la zona que


27. Almacn le corresponda.

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser verificada o
comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un
documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
22.12.16 FCE-ALM-PR.04 09
Procedimiento de surtido,
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
empaque y despacho. 11 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

Relacin de
reparto,
Carga pedidos a unidad de reparto de acuerdo a
Chofer/Operador de condiciones de acomodo (apoyo visual) y registra FCE-ALM-RE.13
28. Almacn (palomeo) la verificacin realizada en la relacin de Instructivo de
reparto. apoyos visuales
FCE-ALM-IT.01

Relacin de
Solicita Vo.Bo. en la relacin de reparto por parte del reparto,
29. Chofer
Supervisor /Encargado.
FCE-ALM-RE.13

Almacn Central: Entrega copia de la relacin de reparto Relacin de


a personal de vigilancia para su salida. Almacn Reparto
30. Chofer
Guadalajara: muestra carga a vigilancia para el registro
de salida. FCE-ALM-RE.13

Entrega producto y en presencia del cliente verifica que


los documentos y el material entregado sean correctos.
Solicita firma de aceptacin en el documento soporte
Chofer original. Documento
31. /Operador de Para entregas al interior deposita material con soporte.
Almacn transportista asignado, recibe gua o carta porte.
Si el cliente manifiesta alguna inconformidad sobre la
entrega continua en el paso 35.

En el caso de devoluciones, confirma que el producto a Relacin de


devolver corresponda con documento soporte. Registra reparto
Chofer
en la relacin de reparto nombre y cantidades, as como FCE-ALM-RE.13
32. /Operador de en el Reporte de Recoleccin. Reporte de
Almacn
Entrega a Devoluciones/Encargado material recolectado recoleccin
as como el Reporte de recoleccin. FCE-ALM-RE. 37

Chofer Registra en la relacin de reparto, contratiempos Relacin de


33. /Operador de presentados durante las entregas y que afectaron el reparto
Almacn cumplimiento. FCE-ALM-RE.13

Entrega al Supervisor de Control de Salidas/Encargado


Relacin de
Chofer/ los documentos soporte en original firmado por el cliente,
34. reparto
guas o carta porte y la relacin de reparto.
FCE-ALM-RE.13
Termina proceso de entrega.

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser verificada o
comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un
documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
22.12.16 FCE-ALM-PR.04 09
Procedimiento de surtido,
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
empaque y despacho. 12 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

Registra en el reporte de Reclamaciones en caso de que Reclamaciones del


el cliente manifieste una reclamacin en la entrega. Turna cliente durante la
35. Chofer
el reporte junto con el material y copia de la entrega
documentacin soporte al Supervisor / Encargado. FCE-ALM-RE.29

Supervisor de
Analiza la reclamacin y valida la accin correctiva.
Control de Salidas/
Registra en base de datos de reclamaciones del cliente.
36. Jefe del Procede a darle seguimiento a la accin (solicitud de
departamento de aviso de crdito cancelacin).
trfico y control/
Termina proceso de reclamacin.
Encargado

Supervisor de
Recibe sobres para la distribucin del trimestre
37. empaque y
econmico y la relacin de reparto.
despacho

Empaca en los sobres de acuerdo a la relacin de Instructivo de


Operador de reparto, si sta rebasa la capacidad del sobre, empaca apoyos visuales
38. Almacn producto en cartn corrugado y posteriormente en papel para la operacin,
kraft (ver instructivo), amarra con rafia el paquete o sobre. FCE-ALM-IT.01

Operador de Pesa y registra datos en la parte superior derecha del


39. Almacn sobre o paquete.

Relacin de envos
Operador de Elabora Relacin de envos por correo postal con los por correo postal,
40. Almacn datos del producto a enviar.
FCE-ALM-RE.19

Solicita portes al departamento de Ventas Internacionales


/Gerencia Editorial (trimestre econmico). En caso de que
Operador de
41. Almacn
el Departamento de ventas internacionales solicite envo
por correo postal, proporcionar los portes
correspondientes.

Recibe portes, firma de recibido y pega en cada sobre /


Operador de paquete. Coloca Reporte de envo en la ruta de reparto.
42. Almacn Coloca material en la zona de distribucin que le
corresponda.

Relacin de
Supervisor de
Firma de liberado en Relacin de envos por correo envos, correo
43. empaque y
postal. postal,
despacho
FCE-ALM-RE.15

Chofer/Operador de
44. Almacn
Deposita en Servicio Postal Mexicano.

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser verificada o
comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un
documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
22.12.16 FCE-ALM-PR.04 09
Procedimiento de surtido,
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
empaque y despacho. 13 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

Chofer/Operador de Recibe de la administracin de correos los talones e Recibos de


45. Almacn informa al Supervisor de Control de salidas. depsito.

Relacin de
Obtiene copia de los talones y de la relacin de envos, envos, correo
Operador de
46. Almacn
entrega a la Gerencia Editorial y Ventas Internacionales postal,
segn corresponda. Los originales son archivados.
FCE-ALM-RE.15

Termina el procedimiento.

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documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
22.12.16 FCE-ALM-PR.04 09
Procedimiento de surtido,
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
empaque y despacho. 14 Procedimiento 2

6 Referencias o documentos relacionados

Id. No. Documento Ttulo

6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestin de la Calidad.

6.2 FCE-ALM-IT.01 Instructivo de apoyos visuales para la operacin.

6.3 FCE-ALM-IT.06 Instructivo consulta de existencias.

6.4 FCE-ALM-IT.07 Instructivo de surtido.

6.5 FCE-ALM-RE.35 Reporte de empaque de pedidos.

6.6 FCE-CCI-RE. 02 Carta de instrucciones.

6.7 FCE-GCO-RE.12 Memorndum de devolucin.

6.8 FCE-ALM-RE.05 Informe diario de salidas de almacn.

7 Anexos y registros usados

Anexo No. Documento Ttulo

Verificacin de prepedidos aceptados por la


7.1 FCE-ALM-RE.12
Gerencia Comercial.

7.2 FCE-ALM-RE.09 Pedido.

Ficha de verificacin de las caractersticas de


7.3 FCE-ALM-FV.04
Acomodo y Surtido.

7.4 FCE-ALM-RE.13 Relacin de reparto.

7.5 FCE-ALM-RE.14 Etiqueta de identificacin de empaque.

7.6 FCE-ALM-RE.15 Relacin de envos, por correo postal.

7.7 FCE-ALM-RE.17 Lista de empaque internacional.

7.8 FCE-ALM-RE.18 Desviaciones en el proceso de surtido.

7.9 FCE-ALM-RE.29 Reclamaciones de clientes durante la entrega.

7.10 FCE-ALM-RE. 37 Reporte de recoleccin de devoluciones.

7.11 FCE-ALM-RE.35 Reporte de empaque de pedido.

Ficha de verificacin de las caractersticas de


7.12 FCE-ALM-FV.05
empaque y despacho.

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Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
22.12.16 FCE-ALM-PR.04 09
Procedimiento de surtido,
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
empaque y despacho. 15 Procedimiento 2

8 Listas maestras relacionadas al procedimiento

No. Documento Ttulo

FCE-RD-LM.01 Lista maestra de documentos internos (ALM).

FCE-RD-LM.03 Lista maestra de registros (ALM).

9 Lista de distribucin

Copias Puesto rea

Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Produccin

1 Almacn Gerencia de Produccin

V.E. Versin electrnica solo lectura Gerencia de Tecnologa (Intranet)

10 Control de cambios
Pginas
Fecha Versin Originador del cambio Naturaleza del cambio
Afectadas
Subgerencia de Se actualiza a la operacin
22.12.16 09 Todas
Almacn y Trfico actual.

Subgerencia de Se actualiza a la operacin


18.12.14 08 Todas
Almacn y Trfico actual.
Se actualiza a la operacin
actual se incluyen las
actividades del procedimiento
Subgerencia de
14.03.12 07 Todas de empaque y despacho. Se
Almacn y Trfico
integra registro. FCE-ALM-
RE.37 Reporte de
recoleccin.

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documento no controlado.
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

Anexo 7.1

FCE-ALM-RE.12

Verificacin de pedidos aceptados por la Gerencia


Comercial
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

VERIFICACIN DE PEDIDOS ACEPTADOS POR LA


GERENCIA COMERCIAL

FECHA: 1 FCE-ALM-RE.12 VER.03

PEDIDO COPIA DE CANTIDAD CANTIDAD


No. De PEDIDO RESPONSABLE
CERRADO FACTURA TITULOS EJEMPLARES
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Verificacin de pedidos aceptados por la gerencia comercial

2. Objetivo del registro:


Verificar que el pedido enviado por la gerencia comercial ha sido aceptado.

3. Responsable de su llenado:.
Supervisor de acomodo y surtido.

4. Forma de llenado:
Manual.

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin


1 Fecha Anotar el da, mes y ao en que se elabora el documento.
2 No. de pedido Registrar el No. del pedido que se recibi de la Gerencia Comercial.
3 Pedido cerrado Anotar una ( ) cuando el pedido se encuentre ya surtido.
4 Copia de la Anotar una ( ) cuando se tenga fsicamente copia de la factura,
factura verificando que coincida con el No. del pedido.
5 Responsable Nombre o firma de la persona que surte y cierra el pedido.
6 Cantidad de Anotar la cantidad de lneas del pedido.
ttulos
7 Cantidad de Anotar la cantidad total de ejemplares surtidos, sta puede o no ser la
ejemplares misma del pedido.
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

Anexo 7.2

FCE-ALM-RE.09

Pedido
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

2
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Pedido.

2. Objetivo del registro:


Registrar la cantidad real surtida.

3. Responsable de su llenado:
Operador de almacn.

4. Forma de llenado:
Manual y en caso de cambios de modo electrnico.

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin


1 Cantidad Surtida Se anota la cantidad real surtida.
2 Sello de liberacin Se le pone el sello de liberacin de pedido.
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

Anexo 7.3

FCE-ALM-FV.04

Ficha de verificacin de las caractersticas de


acomodo y surtido
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

Procedimiento de acomodo y surtido, FCE-ALM-PR.04 Fecha de revisin: Cdigo de documento:


FCE-ALM-FV.04

Referencia : Revisin:
FCE-ALM-PR.04 02
Ficha de verificacin de las
caractersticas del procedimiento

Plan de reaccin/ acciones


Caracterstica Mtodo Muestreo Frecuencia Parmetro de control Registro en caso de no
conformidad
Cada
Ttulo del ejemplar vs.
Ttulos Visual pedido x Siempre Pedido Devolver ejemplares
pedido
ttulo
Visual, conteo Cada
Cantidad de La cantidad indicada en el Correccin en
Cantidad fsica vs. pedido x Siempre Pedido
ejemplares pedido Pedido
Pedido ttulo

Sin rayas Acondiciona libro, cuando


Sin etiquetas ste contenga un defecto
Cada
Condiciones fsicas Visual Siempre Pedido crtico entrega al
ejemplar No amarillento supervisor de
Sin roturas devoluciones
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

Anexo 7.4

FCE-ALM-RE.13

Relacin de reparto
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

Fecha de revisin Cdigo de documento:


FCE-ALM-RE.13

RELACIN DE REPARTO Referencia: Revisin:


FCE-ALM-PR.04 1

I. DATOS GENERALES
RUTA FECHA
CHOFER VEHCULO
AYUDANTE Km. INICIAL
HORA INICIAL HORA FINAL Km. FINAL

II.REVISIN DE LA UNIDAD DE TRANSPORTE


Combustible Aceite Agua Limpieza Estado Fsico

salida llegada

III. DESCRIPCIN DE LAS ENTREGAS


Cajas /ejemplares Documento No. Cliente Observaciones durante la entrega

IV.REPORTE DE FALLAS MECANICAS O ACCIDENTES

Chofer:
Supervisor de recepecin y despacho:
Oficial de vigilancia:
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Relacin de reparto.

2. Objetivo del registro:


Disponer de un formato que nos permita conocer diariamente las salidas de material para su entrega al
cliente.

3. Responsable de su llenado:
Chofer.

4. Forma de llenado:
Manual.

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin


I Datos generales
1 Ruta Anotar la ruta que corresponda a las entregas: Norte, Sur, Centro.
2 Fecha Escribir el da y mes de elaboracin del reporte.
3 Chofer Anotar el nombre completo de la persona responsable de las entregas de
este listado.
4 Ayudante Anotar el nombre completo de la (s) personas que auxilian al reparto.
5 Vehculo Tipo de vehculo y placa.
6 Km. inicial Anotar el nmero de kilmetros con los que se inicia el recorrido.
7 Km. Final Anotar el nmero de Km. en el que termina su recorrido.
8 Hora Inicial Anotar la hora en que sale el vehculo del Almacn.
9 Hora final Registra la hora en que el vehculo ingresa al Almacn.
II. Revisin de la
unidad de
transporte
10 Combustible Indicar la cantidad de combustible con la que sale el vehculo.
11 Aceite Registra con una ( ) cuando el aceite se encuentre a nivel, en caso
contrario agregar el aceite necesario.
12 Agua Registra con una ( ) cuando el vehculo cuente con el agua/anticongelante
suficiente, en caso contrario agregar el anticongelante necesario.
13 Limpieza Registra con una ( ) cuando el vehculo se encuentre limpio para colocar
el producto as como su carrocera, en caso contrario registrar una (X).
14 Estado fsico Anota ( ) cuando el vehculo no cuenta con ningn defecto que impida su
salida, en caso contrario colocar una ( X) y especificar.
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

Id. Elemento Descripcin


III. Descripcin de las
entregas
15 Cajas /ejemplares Anotar el nmero de cajas o ejemplares por documento a entregar.
16 Documento No. Registrar el nmero de documento que corresponda a la entrega.
17 Cliente Anotar la Razn social del cliente que se le entregar el producto.
18 Observaciones Registrar comentarios referentes a la entrega como lo son: causas de
durante la entrega atraso o incumplimiento.

IV. Reporte de fallas


mecnicas o
accidentes
19 Descripcin Registra las anomalas detectadas durante el trayecto de las entregas.
20 Chofer Firma de la persona responsable del vehculo.
21 Supervisor de Anotar el Vo.Bo. y firma del Supervisor de Recepcin y Despacho, en su
Recepcin y ausencia puede firmar el Jefe o Subgerente de Almacn.
Despacho
22 Oficial de vigilancia Anotar el Vo.Bo. y firma del personal de vigilancia.
Chofer Registrar (con un ok o palomeo) el resultado de la verificacin a las
variables de acomodo e informacin. Este registro lo podr realizar en el
lado derecho o izquierdo de cualquier columna del documento.
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

Anexo 7.5

FCE-ALM-RE.14

Etiquetas de identificacin de empaque


Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

FCE-ALM-RE.14 VER.02

Fondo de Cultura Econmica

ETIQUETA DE IDENTIFICACIN DE EMPAQUE

Destinatario:
1

Factura/Remisin No. Caja/Paquete

3
2

RFC: FCE940726-U22

2 3
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Etiqueta de identificacin de empaque.

2. Objetivo del registro:


Contar con un registro que nos permita identificar el producto desde su despacho hasta la entrega al
destinatario final.

3. Responsable de su llenado:
Operador de Almacn.

4. Forma de llenado:
Manual.

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin


1 Destinatario Anotar la razn social donde se entregar el producto.
2 Factura/Remisin Anotar el nmero de la factura o remisin que acompaa la entrega.
3 Caja No./Paquete Anotar el nmero de caja o paquete que corresponda del total.
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

Anexo 7.6

FCE-ALM-RE.15

Relacin de envos por


correo postal
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

RELACIN DE ENVOS POR CORREO POSTAL

EMPRESA 1 Mxico D,F. a 2


DOMICILIO 3
No. DE
METER 6260077 PERMISO VIGENTE RF09 153
NOVEDADES 4 TRIMESTRE ECONOMICO INTERNACIONAL
X

7
INTERIOR 5 D.F. ORDINARIO 6 REGISTRADO X PAQ. POST. PERIODO

FCE-ALM-RE.15 VER.02
FECHA DE FECHA DE
DATO DE REFERENCIA FILIAL/PAIS ZONA No. DE PEDIDO TIPO DE ENVIO CANTIDAD PAQUETES PESO (Kg) PRECIO PORTE TOTAL No. DE TALN
RECEPCIN ENVIO

8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

ELABORO Y APROBO: A.Y.R.B. TOTAL: 21 TOTAL:$ 22

23
Vo.Bo. Salida__________________________________
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Reporte de envos por correo postal.

2. Objetivo del registro:


Contar con un registro que nos permita identificar el producto desde su despacho hasta la entrega al
destinatario final.

3. Responsable de su llenado:
Operador de Almacn.

4. Forma de llenado:
Medio electrnico.

5. Descripcin de llenado de elementos:


Id. Elemento Descripcin
1. Empresa Razn social del FCE.
2. Fecha Fecha de elaboracin de la Relacin de Envos.
3. Domicilio Domicilio fiscal del FCE.
4. Tipo de envo Seleccionar si ser el envo del trimestre econmico o novedades.
5. Destino Marcar si el destino ser internacional, interior o solo DF.
6. Clase de envo Marcar si el envo ser ordinario, registrado o paq. Postal de
acuerdo a la solicitud de la Gerencia Editorial / Internacional.
7. Periodo Registrar el mes al que corresponda el envo.
8. Dato de referencia Registrar el nombre de la persona a quien va dirigido el envo.
9. Filial/pas Registrar el pas a donde va dirigido el envo en su caso.
10. Zona Se registra de acuerdo a la clasificacin del Correo Postal.
11. Fecha de recepcin Registrar la fecha en la cual fueron recibidos los ejemplares por
parte de la Gerencia Editorial/Internacional.
12. No. de pedido Registrar el nmero de pedido (documentacin soporte).
13. Tipo de envo Registrar el nmero del trimestre econmico en su caso.
14. Cantidad Anotar el nmero de ejemplares que se envan.
15. Paquetes Anotar el nmero de paquetes/sobres que se envan.
16. Peso (kg.) Registrar el peso de cada uno de los paquetes/sobres.
17. Precio porte Registrar el costo unitario por timbre que corresponde el envo.
18. Total Anotar el total de paquetes que se relacionan en el envo.
19. Fecha de envo Anotar la fecha en la cual se depositan los paquetes/sobres en el
correo postal.
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

Id. Elemento Descripcin


20. No. de taln Registra el nmero de taln del correo postal que ampara el
envo.
21. Totales Registrar los totales.
22. Elabor Registrar las iniciales del operador de almacn que elabora la
relacin de envos.
23. VoBo. de salida Registrar la firma del Supervisor de empaque y
despacho/Jefe/Subgerente del Almacn y Trfico.
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

Anexo 7.7

FCE-ALM-RE.17

Lista de empaque internacional


Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

LISTA DE EMPAQUE
CLIENTE 1
FCE-ALM-RE.17 REV.02
2
DIRECCIN
3 4
FACTURA FECHA:

No. de No. de Autor Ao Pas de ISBN Ttulo de la Obra Peso del


Paquete ejem. origen paquete

5 6 7 8 9 10 11 12

13
No. De paquetes
14
Peso

Liber 15
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Lista de empaque internacional.

2. Objetivo del registro:


Registrar el producto empacado para filiales y dar aviso al Departamento de ventas internacionales.

3. Responsable de su llenado:
Operador de Almacn.

4. Forma de llenado:
Manual.

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin


1. Cliente Registrar el nombre del cliente a quien se le enviar el material.
2. Filial Registrar la filial que indica la factura.
3. Factura Anotar el nmero de factura que corresponde al envo.
4. Fecha Anotar la fecha en que se elabora el documento.
5. No. de Caja Anotar el nmero de caja que se enviar.
6. No. de Registrar el nmero de ejemplares que se enviarn por cada caja.
ejemplares
7. Autor Registrar el nombre del autor al que corresponde el paquete.
8. Ao Registrar el ao en el cual se realiz la reimpresin o novedad.
9. Pas de origen Anotar la procedencia de la obra.
10. ISBN Registrar el cdigo de barras de la obra que se empaca.
11. Ttulo de la obra Anotar el ttulo de la obra que se empaquet.
12. Peso de la caja Anotar el peso de cada una de las cajas.
13. Cajas totales Anotar el nmero de cajas totales que se enviarn.
14. Peso total Anotar el peso total de las cajas que se envan.
15. Liber Anotar el nombre de la persona que realiza el empaque.
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

Anexo 7.8

FCE-ALM-RE.18

Desviaciones en el
proceso de surtido
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

ANLISIS DE DATOS FCE-ALM-RE.18 VER.02


DESVIACIONES DE PROCESO DE SURTIDO 1
PERIODO DEL AL DEL 2014

DESVIACIN
RESPONSABLE DEL EJEMPLARES
FECHA PEDIDO TOTAL DE TOTAL DE RESPONSABLE DE
SURTIDO SURTIDOS DE ACCIN OBSERVACIONES
LNEAS EJEMPLARES LA LIBERACIN
MAS O DE MENOS

2 3 4 5 6 7 8 9 10

TOTAL 11
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Desviaciones en el proceso de surtido.

2. Objetivo del registro:


Registrar los eventos que se identifiquen como una desviacin en el surtido.

3. Responsable de su llenado:
Operador de Almacn, Supervisor de Empaque y Despacho, Supervisor de Acomodo y Surtido y
Encargado.

4. Forma de llenado:
Manual.

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin


1 Perodo Registrar el da inicial y final al que corresponde el reporte.
2 Fecha Anotar el da y mes en que se identifica la desviacin.
3 Pedido Anotar el nmero del pedido al que corresponda la desviacin.
4 Responsable Anotar el nombre del operador del almacn que realiz el surtido.
Ejemplares
Anotar el nmero de ejemplares que se identificaron como de ms o
5 surtidos de ms
menos.
o menos
6 Total de lneas Anotar el nmero de ttulos solicitados en el pedido.
Total de
7 Registrar el nmero de ejemplares totales solicitados en el pedido.
ejemplares
8 Accin Anotar la accin que se tom para eliminar la desviacin.
Responsable de
9 Registrar el nombre de la persona que identific la desviacin.
la liberacin
Registrar comentarios que se consideren importantes, as como la firma
10 Observaciones
del operador del almacn en realiz el surtido.
11 Total Anotar el nmero de eventos con desviacin en el periodo.
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

Anexo 7.9

FCE-ALM-RE.29

Reclamaciones del cliente durante la entrega


Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

RECLAMACIONES DEL CLIENTE DURANTE LA ENTREGA FCE-ALM-RE.29 VER.3

Almacn Central Almacn Guadalajara


FECHA: FOLIO

CLIENTE:
No. de Docto.

MOTIVO DE LA RECLAMACIN COMENTARIOS


PEDIDO ENTREGADO EN DIRECCIN INCORRECTA

EJEMPLARES MALTRATADOS

ERROR EN EL SURTIDO (de ms o de menos)

TTULOS O CANTIDADES NO SOLICITADOS

EL CDIGO DE BARRAS NO SE ACEPT

OTRO

REPORT ACCIN INMEDIATA

AVISO DE CRDITO GUARDADO

CAMBIO FSICO CANCELACIN


Vo.Bo.

DEVOLUCIN PARCIAL TRASPASO

ANLISIS DE LA RECLAMACIN
VENTAS ALMACN
REA: SURTIDO EMPAQUE D.F. Y ZONA M INTERIOR EXTERIOR EMBARQUES
DESCRIPCIN DEL PROBLEMA:

CAUSA:

ACCIN CORRECTIVA:

PERSONAL INVOLUCRADO

Vo.Bo.
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Reclamaciones del cliente durante la entrega.

2. Objetivo del registro:


Documentar las quejas o sugerencias del cliente final en el momento de la entrega.

3. Responsable de su llenado:
Chofer y Operador de Almacn.

4. Forma de llenado:
Manual.

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin


Anotar el da, mes y ao en el que se recibe la queja o
1. Fecha
sugerencia.
Anotar la razn social del cliente, direccin y dems
2. Cliente
referencias para su identificacin.
3. Folio Folio consecutivo asignado a la queja al final del mes.
Anotar el nmero de documento correspondiente (factura,
4. No. De Documento
remisin, cortesa, etc.).
5. Motivo de la reclamacin Marcar el motivo de la reclamacin.
6. Comentarios Anotar los comentarios manifestados por el cliente.
Nombre y firma de la persona que recab la informacin as
7. Report
como la de quien revis
Registrar la accin a seguir inmediatamente despus de la
8. Accin Inmediata
queja.
Marcar el rea involucrada directamente en la reclamacin.
Describir de forma breve la reclamacin, las causas que
9. Anlisis de la reclamacin
originaron el problema y las acciones a realizar. Anotar
nombre y firma del personal involucrado.
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

Anexo 7.10

FCE-ALM-RE.37

Reporte de recoleccin
de devoluciones
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

REPORTE DE RECOLECCIN DE DEVOLUCIONES


FCE-ALM-RE.37 Ver.01
1
FECHA
2
RUTA
CHOFER 3
AYUDANTE 4

HORA EJEMPLARES/
FORMA DE
REVISIN DE
CLIENTE No. De Dev.
ENTRADA SALIDA CAJAS RECOLECCIN EJEMPLARES

5 6 7 8 10
9
1

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

OBSERVACIONES: 11

12 13

ENTREGO RECIBIO
NOMBRE Y FECHA NOMBRE Y FECHA
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

Instructivo de llenado

1. Ttulo
Reporte de recoleccin de devoluciones.

2. Objetivo del registro:


Contar con un documento que permita el registro de las devoluciones hechas por el cliente (D.F. y
Zona Metropolitana).

3. Responsable de su llenado:
Chofer y Operador de almacn.

4. Forma de llenado:
Manual.

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin


1. Fecha Anotar la fecha de la recoleccin.
2. Ruta Registrar el nombre de la zona donde se realiza la recoleccin.
3. Chofer Registrar el nombre del responsable de la unidad.
4. Ayudante Anotar el nombre del Operador de Almacn que auxilia al chofer.
5. Cliente Registrar el nombre del cliente.
6. Hora Anotar la hora de entrada y salida de atencin por el cliente.
No. de
7. Anotar el nmero de devolucin, sta se localiza en el documento soporte.
devolucin
8. Ejemplares/caja Registrar el nmero de ejemplares y/o cajas recibidas.
Forma de
9. Registra si es devolucin sujeta a revisin o a detalle.
recoleccin
Revisin de Si se recibe a detalle, registrar la verificacin realizada entre el documento
10.
ejemplares soporte y los ejemplares recibidos.
11. Observaciones Anotar las observaciones realizadas durante la devolucin.
Anotar el nombre del chofer u operador del almacn que realiza la
12. Entreg
recoleccin.
13. Recibi Registrar el nombre de la persona del rea de devoluciones que recibe.
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

Anexo 7.11

FCE-ALM-RE.35

Reporte de empaque de pedido


Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

Instructivo de llenado

1. Ttulo
Reporte de empaque de pedido.

2. Objetivo del registro:


Confirmar que la cantidad empacada es equivalente a la cantidad solicitada en el pedido, as como
otorgar al cliente evidencia de esta comprobacin al ser entregada copia del reporte junto con la
documentacin soporte.

3. Responsable de su llenado:
Operador de almacn.

4. Forma de llenado:
Manual.

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin


Escanear el cdigo de barras de cada libro del pedido. Verificar al final del
1. Scan
escaneo que la cantidad coincida con la cantidad del pedido.
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

Anexo 7.12

FCE-ALM-FV.05

Ficha de verificacin de las caractersticas de


empaque y despacho
Anexos del
Procedimiento de
surtido, empaque y
despacho

Procedimiento de empaque y despacho, FCE-ALM-PR.04 Fecha de revisin: Cdigo de documento:


FCE-ALM-FV.05

Referencia : Revisin:
Ficha de verificacin de las FCE-ALM-PR.04 1
caractersticas del procedimiento

Plan de reaccin/ acciones


Caracterstica Mtodo Muestreo Frecuencia Parmetro de control Registro
en caso de no conformidad
Empaque
Marcacin en copia de
surtido o pedido
Comparacin de las
Escaneo/Co (internacional)
Ttulos y Cantidad cantidades entre el
nteo 100% de ttulos Al momento de Sello en Copia de Solicitar cambio y cantidad
de ejemplares pedido, factura y
manual, del pedido empacar surtido de ejemplares correctos
surtidos reporte de empaque
visual Desviaciones de
de pedido.
proceso (cuando
proceda)
Asegurando que no se
maltraten los
100% de los Por cada caja o Corrige acomodo hasta
Acomodo en cajas Visual ejemplares
ejemplares paquete asegurar que no se maltrate
Ver Manual de apoyos
visuales
Despacho
Informacin
Comparaci 100% de la Al momento de Coincidencia de datos Solicitar informacin correcta
correcta Palomeo en la relacin
n informacin del la recepcin de entre documentos al proceso de Control
(Razn social, de reparto
visual documento documentos soporte documental
Direccin, etc.)
De acuerdo a apoyo
100% de visual
Al momento de Palomeo en la relacin Corrige acomodo hasta
Acomodo Visual paquetes/ Asegurando su
acomodar de reparto. asegurar que no se maltrate
cajas preservacin durante
el traslado
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
22.12.16 FCE-ALM-PR.06 08
Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
devoluciones 1 Procedimiento 2

Procedimiento de devoluciones
FECHA DE AUTORIZACIN
COMERI: 16.12.16
DIRECCIN GENERAL: 22.12.16

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser verificada
o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace
un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
22.12.16 FCE-ALM-PR.06 08
Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
devoluciones 2 Procedimiento 2

El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminacin, ni


marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al gnero
masculino representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos.

1 Objetivo
Normar las actividades que integran el proceso de entradas de los Almacenes Central, Guadalajara y
Monterrey de producto devuelto por el cliente y por las libreras del Fondo de Cultura Econmica.

2 Alcance
Este procedimiento es de aplicacin en los Almacenes Central, Guadalajara y Monterrey inicia con la
notificacin de la devolucin del material por parte del cliente final. Incluye la recepcin, recoleccin y
acondicionamiento del material devuelto y termina con la transferencia en el sistema entre subinventarios
para colocar el material devuelto como disponible.

3 Polticas de operacin
1. El Operador de Almacn tambin podr recoger el material con el cliente final y dar apoyo en las
actividades del proceso de acomodo, surtido y reparto.
2. El recibo de devoluciones de clientes podr ser a detalle o a caja cerrada, en este ltimo caso, se
firmar con la leyenda sujeto a revisin, se llevar a cabo en el momento un muestreo a las cajas
para verificar que no se entregue material con etiqueta, si es el caso, no se aceptar la devolucin.
3. El rea de Ventas deber informar al supervisor de devoluciones por medio de oficio de las
devoluciones por recolectar de los clientes del rea metropolitana.
4.
5. El Supervisor de devoluciones deber informar al rea de Ventas la recepcin de las devoluciones de
diferentes clientes del exterior, para que el rea de ventas gire el oficio correspondiente. Cuando se
reciba producto que ya no se encuentra identificado en las localizaciones del Almacn se dar aviso al
rea de control interno para la asignacin de ubicacin de acuerdo a la coleccin. En el caso de
Guadalajara, el operador de almacn que est realizando la devolucin, asignar el localizador.
6. El Subgerente de Almacn y Trfico as como el Jefe de Departamento de Trfico y Control y los
Supervisores, analizan y evalan el comportamiento de las actividades descritas en este procedimiento
y con base al resultado de este anlisis, toman las acciones correctivas, preventivas o de mejora que
consideren necesarias.

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o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace
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Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
22.12.16 FCE-ALM-PR.06 08
Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
devoluciones 3 Procedimiento 2

4 Definiciones

Acondicionado: Procesos aplicados en los ejemplares devueltos por el cliente, para que cumpla con el
estado de conformidad (libre de polvo, sin etiquetas, sin opacidad en portada y hojas, etc.).
Devolucin: Son aquellos ejemplares devueltos por el cliente posterior a la entrega que no se
comercializaron y se entregaron a consignacin o con factura con derecho a devolucin por el rea
Comercial.
Encargado: Encargado del Almacn Guadalajara.
Producto no conforme: Ejemplares golpeados, opacos, rotos, mojados y con etiquetas.
Retractilado: Proceso de embalaje con Polielefina en ejemplares.
Supervisor: El Supervisor de Devoluciones es responsable de este proceso.

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un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
22.12.16 FCE-ALM-PR.06 08
Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
devoluciones 4 Procedimiento 2

5 Desarrollo
5.1 Diagrama de flujo

Inicio

Requiere realizar una devolucin, Documentacin


Recibe documentacin soporte de
en caso de traspaso interno ir al soporte
1 la SVN y continua en el paso 11.
paso 10. FCE-GCO-RE.12
CLI 1 SUP/ENC 9

Notifica la devolucin de material, 1


FCE-GCO-RE.12
enva documentacin soporte .
SVN 2

Recibe de la libreras del FCE el


material de devolucin FCE-ALM-RE.12
acompaado del Traspaso.
OPA 10

Sella y firma de recibo en copia


FCE-GCO-RE.12
de la solicitud.
SUP/ENC 3 Coloca el material en la mesa de
trabajo y lo organiza, si hay
material con etiqueta informa al
rea de ventas.
OPA 11
Entrega solicitud y documentacin
soporte a Empaque y Despacho FCE-GCO-RE.12
para programar recoleccin.
SUP/ENC 4
Ingresa devolucin, escanea el
materia y lo ingresa al
Subinventario de disponible.
FCE-ALM-IT.03
Recoge material con el cliente y Notifica al cliente o agente de Correo electrnico
entrega a SUP/ENC junto con FCE-GCO-RE.12 ventas del material sobrante y a la
solicitud y documentacin soporte. librera para que corrija el
traspaso
OPA 5
SUP/ENC/OPA 12 ERP

Recibe de transportistas,
Para devolucin por factura,
mensajera y/o paquetera las
notifica al rea de ventas va
devoluciones del interior.
correo electrnico, para que Correo electrnico
SUP/ENC 6 generen el aviso de crdito y
continua en el paso 18.
SUP/ENC 13
ERP
Verifica N de cajas o paquetes
Gua de embarque
contra gua y firma de aceptado.
SUP/ENC 7 2

Notifica a la SVN de la llegada de Documentacin


material del interior y solicita la soporte
documentacin soporte. FCE-GCO-RE.12 Responsable de la Actividad
SUP/ENC 8
CLI: Cliente
SVN: Subgerente de Ventas Nacionales.
SUP: Supervisor de Devoluciones
ENC: Encargado
OPA: Operador Almacn

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Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
22.12.16 FCE-ALM-PR.06 08
Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
devoluciones 5 Procedimiento 2

El producto no conforme se
acondiciona y se separan aquellos
que pasen a ser producto no
conforme, continua en el paso 16.
OPA 14

Es producto
no conforme?

No

El material de reproceso se coloca


S en tarima se identifica con etiqueta
FCE-GPR-RE.08
roja y se enva al rea de
recepcin de producto.
OPA 15

Ingresa material defectuoso al


Subinventario de producto no FCE-ALM-IT.09
conforme.
OPA 16

ERP

Coloca producto no conforme en


tarimas que son identificadas con
etiqueta roja.
OPA 17

Genera reporte de devoluciones


por consignacin/factura por cada FCE-ALM-RE.21
devolucin.
SUP/ENC 18

Discoverer

Recibe reclamacin del cliente


junto con el material , sella original
de reclamacin y registra el folio de
la devolucin en copia de la
Responsable de la Actividad
reclamacin y archiva.
SUD/ENC 19 CLI: Cliente
SVN: Subgerente de Ventas Nacionales.
SUP: Supervisor de Devoluciones
ENC: Encargado
OPA: Operador Almacn

FIN

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01.08.05 Gerencia de Produccin.
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
22.12.16 FCE-ALM-PR.06 08
Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
devoluciones 6 Procedimiento 2

5.2 Descripcin de actividades


Paso Responsable Actividad Documento

Requieren realizar una devolucin. En caso de


1. Cliente
un Traspaso interno ir a paso 10.

Notifica de la devolucin a travs de la Solicitud


de Recoleccin de Devoluciones. Enva Solicitud de
Subgerente de Ventas documentacin soporte en copia: recoleccin de
2. devolucin
Nacionales
Factura
FCE-GCO-RE.12
Remisin

Solicitud de
Sella y firma de recibo en copia de la solicitud recoleccin de
3. Supervisor/ Encargado devolucin
de recoleccin.
FCE-GCO-RE.12

Solicitud de
Entrega solicitud de recoleccin y recoleccin de
4. Supervisor/ Encargado documentacin soporte al proceso de Empaque devolucin
y Despacho para programar la recoleccin.
FCE-GCO-RE.12

Solicitud de
Recoge material con el cliente y entrega a recoleccin de
5. Operador de Almacn Supervisor/Encargado junto con solicitud de devolucin
recoleccin y documentacin soporte.
FCE-GCO-RE.12

Recibe de transportistas, mensajera y


6. Supervisor/ Encargado
paquetera las devoluciones del interior.

Verifica No. de cajas o paquetes contra gua y


7. Supervisor/ Encargado Gua de embarque
firma de aceptado.

Documento soporte
En caso de interior avisa a la Subgerencia de Solicitud de
8. Supervisor/ Encargado Ventas la llegada del material y solicita la recoleccin de
documentacin soporte. devolucin
FCE-GCO-RE.12

Documento Soporte
Solicitud de
Recibe documentacin soporte de la
9. Supervisor/ Encargado recoleccin de
Subgerencia de Ventas, sigue en paso 11.
devolucin
FCE-GCO-RE.12

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Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
22.12.16 FCE-ALM-PR.06 08
Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
devoluciones 7 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

En caso de las Libreras locales del Fondo de Traspaso almacn


Cultura Econmica recibe el material de salida
10. Operador de Almacn.
devolucin acompaado del respectivo
traspaso. FCE-ALM-RE.12

Coloca el material en la mesa de trabajo


abriendo las cajas y separando de acuerdo al
11. Operador de Almacn. tipo de documento: factura, remisin, traspaso
o cortesas. Si se detecta material con etiqueta,
se informar al rea de Ventas.

Procede al ingreso de la devolucin, escanea el


material en el sistema ERP, y lo ingresa al
Subinventario de disponible.
Se genera de manera automtica una
notificacin al rea de ventas va correo
Instructivo para
electrnico sobre la devolucin procesada.
devolucin por
Supervisor/Encargado/Op En caso de material sobrante se deber factura y remisin
12.
erador de Almacn notificar al cliente o al agente de ventas va
FCE-ALM-IT.03
correo, y posteriormente se devolver el
material con oficio. Correo electrnico
En caso de traspaso se le notificar a la librera
para que proceda a la correccin del
documento.
Ver instructivo.

En el caso de devolucin por factura se deber


notificar al rea de ventas va correo electrnico
el nmero de pedidos por devolucin a liberar
Supervisor/Encargado/Op Sistema ERP
13. de la interfaz dentro del sistema ERP para que
erador de Almacn posteriormente se genere el aviso de crdito Correo electrnico
correspondiente,
Ir al paso 18.

El producto conforme se acondiciona y se


coloca en tarimas por coleccin; aquellos que
ya no renen los lineamientos especificados se
14. Operador de Almacn separan para que sean dados de baja como
producto no conforme.
Ir al paso 16.

Si se cuenta con material para reproceso en el


Almacn Central, ser colocado en una tarima Vale de salida y
15. Operador de Almacn con una identificacin de material pendiente reproceso FCE-
para reproceso, se identifica con etiqueta roja y GPR-RE.08
se enva al rea de recepcin de producto.
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Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
22.12.16 FCE-ALM-PR.06 08
Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
devoluciones 8 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

Instructivo de
Ingresa material defectuoso al subinventario de producto no
16. Operador de Almacn conforme.
producto no conforme.
FCE-ALM.IT.09

Coloca producto no conforme en tarimas que


17. Operador de Almacn son identificadas con etiqueta roja. Termina
procedimiento.

Genera en el Discoverer reporte de Devoluciones por


Devoluciones por consignacin/factura por cada consignacin factura
18. Supervisor/ Encargado
una de las devoluciones realizadas a fin de
anexar a la documentacin soporte. FCE-ALM-RE.21

Recibe reclamacin del Cliente junto con los


libros y la documentacin soporte en copia,
19. Supervisor/ Encargado sella de recibido en original de reclamacin y
procesa la devolucin conforme lo indica este
procedimiento.

Termina Procedimiento.

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Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
22.12.16 FCE-ALM-PR.06 08
Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
devoluciones 9 Procedimiento 2

6 Referencias o documentos relacionados

Id. No. Documento Ttulo

6.1
FCE-RD-MGC Manual de Gestin de la Calidad
6.2 Procedimiento de control de producto no conforme
FCE-RD-PR.04
6.3 Solicitud de recoleccin de devolucin
FCE-GCO-RE.12
6.4 Memorndum/correo electrnico devolucin
N.A.
6.5 Gua de embarque
N.A.
6.6 FCE-ALM-IT.03 Instructivo para devolucin por factura y remisin

6.7 Instructivo consulta de existencias


FCE-ALM-IT.06
6.8 FCE-ALM-IT.09
Instructivo de merma comercial
6.9 Traspaso
FCE-LIB-RE.12

7 Anexos y registros usados


Anexo No. Documento Ttulo

7.1
FCE-ALM-RE.28 Estado de cuenta (subinventario de defectuosos)

7.2 Reporte Devoluciones de


FCE-ALM-RE.33
Consignacin/facturacin
Ficha de verificacin de las caractersticas de
7.3
FCE-ALM-FV.06 Devoluciones

8 Listas maestras relacionadas al procedimiento

No. Documento Ttulo

Lista maestra de documentos internos (ALM)


FCE-RD-LM.01
Lista maestra de registros (ALM)
FCE-RD-LM.03

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Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.
Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:
22.12.16 FCE-ALM-PR.06 08
Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
devoluciones 10 Procedimiento 2

9 Lista de distribucin

Copias Distribucin rea

Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Produccin

1 Almacn Gerencia de Produccin

V.E. Versin electrnica solo lectura Gerencia de Tecnologa (Intranet)

10 Control de cambios

Pginas
Fecha Versin Originador del cambio Naturaleza del cambio
Afectadas
Actualizacin del
Subgerente de Almacn y
22.12.16 08 Todas procedimiento a la operacin
Trfico
actual.
Actualizacin del
Subgerencia de Almacn y
18.12.14 07 Todas procedimiento a la operacin
trfico
actual

Subgerencia de Almacn y Se actualiza el procedimiento


14.03.12 06 Todas
Trfico a la operacin actual

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Anexos del
Procedimiento de
Devoluciones

Anexo 7.1

FCE-ALM-RE.28

Estado de cuenta (subinventario de merma)


Anexos del
Procedimiento de
Devoluciones
Anexos del
Procedimiento de
Devoluciones

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Estado de cuenta (subinventario de merma).

2. Objetivo del registro:


Indica los ttulos y cantidad de ejemplares que han sido dados de baja del disponible
como merma comercial.

3. Responsable de su llenado:
Reporte generado por sistema.

4. Forma de llenado:
Medio electrnico.

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin


1 Fecha Mov Indica la fecha en la cual se realiz la baja.
2 Mov Indica el tipo de movimiento que se realiza.
3 Ttulo Muestra el ttulo de la obra dada de baja.
4 Cve FCE Indica la clave asignada por el FCE a la obra.
5 Referencia Es el motivo por el cual el ejemplar fue dado de baja.
6 Inv. Transferencia Indica el inventario de donde se obtuvo el ejemplar para su baja.
7 Cantidad Muestra el nmero de ejemplares que fueron dados de baja.
8 Costo/Total Indica el costro unitario del ejemplar dado de baja as como el costo
total por los ejemplares enviados a merma.
Anexos del
Procedimiento de
Devoluciones

Anexo 7.3

FCE-ALM-RE.33

Reporte
devoluciones consignacin/facturacin
Anexos del
Procedimiento de
Devoluciones

2
Anexos del
Procedimiento de
Devoluciones

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Reporte de devoluciones de consignacin/facturacin.

2. Objetivo del registro:


Disponer de un registro que refleje la devolucin de las consignaciones y facturas.

3. Responsable de su llenado:
Reporte generado automticamente por el sistema.

4. Forma de llenado:
Medio electrnico.

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin


1 Reporte de Elementos tomados de la base de datos del sistema
devoluciones de automticamente para generar el reporte.
consignacin
2 Datos de Fecha y horario en que se solicit la elaboracin del reporte y la
elaboracin cantidad de pginas de las consta ste.
Anexos del
Procedimiento de
Devoluciones

ANEXO 7.4

FCE-ALM-FV.06

FICHA DE VERIFICACIN DE LAS


CARACTERSTICAS DE DEVOLUCIONES
Anexos del
Procedimiento de
Devoluciones

Fecha de revisin: Cdigo de documento:


FCE-ALM-FV.06

Referencia : Revisin:
Ficha de verificacin de las FCE-ALM-PR.06 1
caractersticas del procedimiento

Procedimiento de devoluciones, FCE-ALM-PR.06

Plan de reaccin/
Parmetro de
Caracterstica Mtodo Muestreo Frecuencia Registro acciones en caso de no
control
conformidad
Ejemplares Manual, Cantidad fsica vs. Concentrado de Se notifica al rea
correspondientes a Cada ttulo. Por solicitud.
Scanner. Documento. devoluciones. comercial, va correo.
documento soporte
- Libre de polvo.
- Sin rayas.
- Sin manchas en Manual, Acondiciona producto, o
Condiciones de los Manual, Cada
Cada ejemplar. portada e interior. cuando no sea apto para su
ejemplares Scanner. ejemplar. Scanner.
- Sin precio en uso segrega.
etiqueta o en lpiz.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-ALM-PR.07 07
Procedimiento de toma
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
fsica de inventario 1 Procedimiento 2

Procedimiento de Toma Fsica de Inventario


FECHA DE AUTORIZACIN
COMERI: 16.12.16
DIRECCIN GENERAL: 22.12.16

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-ALM-PR.07 07
Procedimiento de toma
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
fsica de inventario 2 Procedimiento 2

El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminacin, ni


marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al gnero
masculino representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos.

1 Objetivo
Realizar el inventario fsico anual al 100% de las existencias de producto en el Almacn Central y
Almacn Guadalajara, para cumplir con las disposiciones normativas correspondientes al respecto y
evaluar el desempeo de las operaciones.

2 Alcance
Este procedimiento es de aplicacin en el Almacn Central y en el Almacn Guadalajara, inicia con la
toma de inventario de todas las existencias de ejemplares de los ttulos almacenados en el subinventario
del disponible y termina con la actualizacin de la existencia terica en el sistema ERP.

3 Polticas

Generales
1. El levantamiento del inventario fsico se llevar a cabo por lo menos una vez al ao, debiendo ser
al 100%.
2. Se determinar la fecha de levantamiento dentro del periodo fiscal, a ms tardar en el mes de
diciembre del ao correspondiente.
3. El inventario se deber llevar a cabo en la poca del ao donde la operacin no se vea afectada
por el tiempo que dure la toma del mismo.
4. Con anticipacin a la toma fsica del inventario, la Subgerencia de Almacn y Trfico, y en conjunto
con el Encargado en el caso de Almacn Guadalajara, informarn a las reas usuarias de los
Almacenes, la realizacin del inventario y las fechas lmite para los distintos servicios.
5. El inventario se programar para realizarse en cinco das hbiles del mes que se trate.
6. Cada ttulo ser identificado con marbetes conforme a su localizacin.
7. Las existencias fsicas que an no estn registradas en el sistema y que por ello no se contarn,
sern las siguientes:
Produccin recibida, pendiente de alta (Almacn Central).
Traspasos en trnsito.

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-ALM-PR.07 07
Procedimiento de toma
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
fsica de inventario 3 Procedimiento 2

Devoluciones pendientes de registrar.


Material pendiente de despacho que se localizar en el rea de embarque, con la factura
o remisin correspondiente que lo identifique.
En todos los casos se debe identificar el material con la documentacin correspondiente.
8. En la realizacin del inventario, se debern efectuar cinco conteos. Los dos primeros completos y,
a partir del tercero, slo se contarn aquellos ttulos que arrojen diferencias en conteos anteriores.

Acomodo
9. Dos semanas antes de la toma de inventario, se reacomodarn los ttulos que estn sueltos y
aquellos que se encuentren en pasillos, con el objeto de tener un orden que facilite el conteo; se
verificarn las etiquetas con identificacin de cada ttulo.
11. Se deber cuidar que en la estiba no queden huecos en la parte trasera o en el medio, para evitar
que sean contados errneamente como paquetes.
12. La forma de identificacin de los anaqueles es la siguiente A01A donde:
A.- pasillo

01.-anaquel

A.- nivel

13. La Subgerencia de Almacn y Trfico/Encargado es responsable de imprimir los marbetes para


que sean colocados en los anaqueles.
14. Los marbetes se generarn por localizador.
15. La captura de los marbetes ser automatizada en el sistema desarrollado para ello, de tal forma
que permita una revisin expedita de las diferencias entre el primero y segundo conteo y entre
conteos sucesivos.
16. Para el trmite de entradas y salidas a los almacenes, las diferentes reas se debern apegar a
las fechas especificadas en el comunicado emitido por la Subgerencia de Almacn y Trfico y el
encargado, en el caso del Almacn Guadalajara.
17. Los Supervisores del Almacn Central, as como el encargado del Almacn Guadalajara
elaborarn el corte de documentos en la vspera del inventario para la revisin posterior del
rgano Interno de Control. Dicho corte abarcar los cinco ltimos documentos tramitados en el
Almacn.

Identificacin de subinventarios tericos a contar


18. Toda la existencia a contar se deber trasladar al subinventario de Disponible.
19. Los subinventarios de producto no conforme y reprocesos no sern considerados en el conteo.

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-ALM-PR.07 07
Procedimiento de toma
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
fsica de inventario 4 Procedimiento 2

Actividades previas.
20. La subgerencia de Almacn y Trfico y en conjunto con el encargado del Almacn Guadalajara
en su caso, girarn a los usuarios de los almacenes un calendario con las actividades y fechas de
corte de:

Almacn Central: Almacn Guadalajara:

Cancelacin de facturas o remisiones Cancelacin de facturas o remisiones


Depuracin de reservas y backorders Aclaracin de devoluciones que correspondan
Regularizacin de vales provisionales al periodo anual
Aclaracin de devoluciones que Ingreso de devoluciones al inventario
correspondan al periodo anual Recepcin de pedidos
Ingreso de devoluciones al inventario Surtido y entrega de pedidos
Recepcin de pedidos Recoleccin de devoluciones
Surtido y entrega de pedidos Cierre en Oracle del mdulo de inventarios en
Recepcin de produccin nacional e la organizacin Almacn Guadalajara
internacional Toma fsica de inventario
Recoleccin de devoluciones
Cierre en Oracle del mdulo de
inventarios en la organizacin Almacn
Central
Toma fsica de inventario

21. Los pedidos pendientes de entrega quedarn surtidos y apartados para su despacho y se
proceder a su envo una vez que concluya la toma fsica de inventario.
22. Los pedidos que no puedan ser surtidos se cancelarn.
23. El rea de sistemas deber instalar en el Almacn Central mesas de control con las mquinas a
utilizar para la captura de marbetes, estas debern probarse previamente en el ORACLE para
asegurar su correcto funcionamiento.
Organizacin del personal
24. Para el inventario se dividir al personal en los siguientes puestos:
Supervisores - Sern los encargados de cada grupo de contadores y verificarn que
todas las ubicaciones sean contadas y resolvern los problemas que se pudieran
presentar.

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser
verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Fecha de liberacin: rea responsable:
01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-ALM-PR.07 07
Procedimiento de toma
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
fsica de inventario 5 Procedimiento 2

Contadores - Se dedicarn al conteo de los ttulos en cada una de las ubicaciones.


Corredores - Sern los encargados de llevar los marbetes ya contados a los capturistas.
Mesa de control - Sern los responsables de realizar la captura de marbetes al sistema
de inventarios.
25. Se asignar un supervisor para cada equipo de contadores y ste asignar al equipo las
localizaciones que debe contar.
26. Se le proporcionar a los Supervisores del Almacn Central una copia de la lista de grupos, as
como el nmero de contadores de cada uno para facilitar el control de los marbetes entregados.
27. A cada contador se le asignar un nmero y se le dar una cangurera la cual contendr tijeras y
pluma para el llenado y guardado de marbetes.
28. Las personas asignadas como corredores debern recoger a intervalos de tiempo regulares los
marbetes ya llenados y llevarlos a la mesa de control para su captura.
29. El Subgerente de Almacn y Trfico as como el Jefe de Departamento de Trfico y Control y los
supervisores, analizan y evalan el comportamiento de las actividades descritas en este
procedimiento y en base al resultado de este anlisis, toman las acciones correctivas, preventivas
o de mejora que consideren necesarias.

Merma1.
30. El porcentaje de merma que se aplicar es el siguiente:
El 2.5% de merma sobre el total de inventario en los Almacenes Central y Guadalajara.

1
Porcentajes autorizados por la Junta Directiva en la Segunda Sesin Ordinaria celebrada el 13 de marzo de 2003, mediante Ac.
21-I-2003

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22.12.16 FCE-ALM-PR.07 07
Procedimiento de toma
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
fsica de inventario 6 Procedimiento 2

4 Definiciones

Anaquel: Ubicacin fsica que corresponde a un espacio en los estantes.


Alto. Nmero de camas completas que tiene de alto la estiba.
Cama. Nmero de paquetes que forman la base de la estiba.
Ejemplares por paquete. Nmero de ejemplares que hay en un paquete.
Ejemplares sueltos: Nmero de ejemplares que no estn dentro de los paquetes y no estn
contemplados en camas.
Encargado: Para objeto del presente documento se referir al Encargado del Almacn Guadalajara.
Inventario terico: Existencia de ejemplares en el Mdulo de inventarios del sistema ERP.
Inventario fsico: Existencia de ejemplares que se localizan dentro del Almacn.
Paquetes sueltos: Nmero de paquetes que no estn contemplados dentro de la cama y de la altura.
Pendientes de alta: Obras que fsicamente estn en el Almacn, pero que por falta de costo y precio
definido no se han ingresado al inventario terico.

Supervisores: Los encargados de cada grupo de contadores.


Supervisores de almacn central: Son los supervisores de movimientos internos; surtido; empaque y
despacho; devoluciones.
Supervisor de control de movimientos internos: Para objeto del presente documento se referir a la
persona responsable de actualizar ubicaciones de las obras, llevar a cabo los movimientos en los
diferentes subinventarios y valuaciones dentro del sistema ERP.

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Procedimiento de toma
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
fsica de inventario 7 Procedimiento 2

5 Desarrollo
5.1 DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

Definen fecha de inventario fsico y


notifican va correo a gerencias,
Correo Genera e imprime marbetes. FCE-ALM-IT.10
subgerencias, jefaturas y todos los
electrnico FCE-ALM-RE.25
usuarios del Almacn Central y de
SAT/ENC 10
Guadalajara
GPR/GCO/SAT 1

Separa y coloca los marbetes en cada


Actualiza localizaciones en sistema.
una de las localizaciones y lo verifica FCE-ALM-RE.25
ERP
contra etiquetas y cdigo de barras.
SUP/ENC 2
OPA 11

Asignan grupos de: contadores,


Realiza actividades de acomodo
corredores y capturistas; a los
previas al inventario.
contadores se les asigna un nmero.
OPA 3
JTC/ENC 12

Realiza depuracin de reservas y Da su Vo.Bo. para iniciar el inventario.


backorders.
ACO 4 OIC 13

Instala mquinas en la MCO y realiza Firma de conformidad el acta de inicio


FCE-ALM-RE.24
pruebas en ORACLE. ERP de toma fsica de inventario.
ATI 5 SAT/OIC/ENC 14

Realiza cierre de movimientos en el Con apoyo de OPA verifica que se


mdulo de inventarios. ERP realicen correctamente los conteos.
SAT/ENC 6 OIC 15

Transfiere de los subinvnetarios de Asigna un grupo de contadores en


bloqueos y coedicin al disponible, cada pasillo para su conteo y habr
genera valuacin de subinventarios y rotacin en los conteos subsecuentes,
entrega al OIC y a la SAT. se da inicio al primer conteo.
SUP/ENC 7 JTC/ENC 16

Desprenden del marbete el taln


Revisa que no existan movimientos en
correspondiente al conteo en curso y FCE-ALM-RE.25
interfase con reserva.
lo guarda.
SAT 8
CON 17

Verifica en Sistema que no existan


localizadores errneos. ERP
SUP/ENC 9 Responsable de la Actividad

GPR: Gerente de Produccin.


GCO: Gerente de Comercializacin.
SAT: Subgerente de Almacn y Trfico.
SUM: Supervisor de Control de Movimientos Internos.
ENC: Encargado.
ATI: rea de Tecnologa de la Informacin.
OIC: rgano Interno de Control
JTC: Jefe del departamento de Trfico y Control.
OPA: Operador de Almacn.
CON: Contador
MCO: Mesa de Control
SUP: Supervisor
ACO: rea comercial

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Procedimiento de toma
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
fsica de inventario 8 Procedimiento 2

Registra en taln los paquetes por


cama, camas de alto y paquetes o Realiza los ajustes en ERP.
ejemplares sueltos si hay diferentes ERP
estibas o reimpresiones se anota. SAT/ENC 27
CON 18

Recorre constantemente los pasillos


Vlida que la toma de inventario y los
para recoger talones, los lleva a MCO
ajustes se realizan conforme a
y verifica que todos los marbetes
procedimiento.
estn llenos totalmente.
OIC 28
COR 19

Ingresa en la base de datos la


Genera listado por artculo de
informacin de conteo 1 y 2, en caso
FCE-ALM-IT.10 existencias fsica y terica finales con
de diferencias se realizan conteos 3,4
sus diferencias para archivo.
y 5.
SUM 29
CAP 20

Concluida la captura de los marbetes


del conteo que se este trabajando, se Realiza, en ALC transferencia de
podr consultar en discoverer, con el FCE-ALM-RE.40 existencias a los subinventarios de
Reporte, las diferencias que hay entre bloqueados y coediciones.
cada conteo. SUP 30
SAT/ENC 21
Discoverer

Emite listado del conteo 1 y 2 Genera valuacin por subinventarios


aparecern solamente aquellos para verificar que el ingreso y
marbetes que resultaron con transferencias de existencias hayan
diferencias. sido correctas.
SAT/ENC 22 SUP/ENC 31

Asignara grupos de contadores de


acuerdo a las diferencias, para Firman de conformidad el acta de
FCE-ALM-RE.26
realizar tercero, cuarto y hasta quinto cierre de toma fsica de inventario.
conteo. SAT/OIC/ENC 32
JTC/ENC 23

Concluidos los conteos del inventario, FIN


genera listado final comparativo entre
la existencia terica y fsica.
SAT/ENC 24
Responsable de la Actividad

CON: Contador.
Conoce las diferencias resultantes de COR: Corredor.
la toma de inventario y solicita se MCO: Mesa de Control.
proceda a las aclaraciones. SAT: Subgerente de Almacn y Trfico.
OIC 25 ENC: Encargado
JTC: Jefe del departamento de Trfico y Control.
OIC: rgano Interno de Control.
ALC: Almacn Central.
Revisa y analiza diferencias mayores CAP: Capturistas
(de ms y menos). Resuelve SUM: Supervisor de control de movimientos internos
diferencias por errores en conteo, SUP: Supervisores
claves equivocadas, acomodo
errneo, ediciones, etc. hasta agotar
las posibilidades de aclaracin.
SAT/ JTC/SUP/ENC 26

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22.12.16 FCE-ALM-PR.07 07
Procedimiento de toma
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
fsica de inventario 9 Procedimiento 2

5.2 Descripcin de actividades

Paso Responsable Actividad Documento

Gerente de
Produccin/Gerent Definen fecha de inventario fsico y notifican va
e de correo electrnico a Gerencias, Jefaturas y a todos
1.
Comercializacin/ los usuarios de los Almacenes Central y
Subgerente de Guadalajara.
Almacn y Trfico
Supervisor de
control de
2. Actualiza localizaciones en sistema.
movimientos
internos/Encargado
Operador de Realiza actividades de acomodo previas al
3.
Almacn inventario.
4. rea comercial Realiza depuracin de reservas y backorders.
Instala en el Almacn Central las mquinas en las
rea de Tecnologa mesas de control y realiza pruebas en ORACLE
5.
de la Informacin para la captura de marbetes

Subgerente de Instructivo de toma


Realiza cierre de movimientos en el mdulo de
6. Almacn y de inventario
inventarios.
Trfico/Encargado FCE-ALM-IT.10
Supervisor de Transfiere de los subinventarios de bloqueos y
control de coedicin al disponible. Genera la valuacin de
7. movimientos subinventarios inicial y entrega una al rgano
internos / Interno de Control y una ms a la Subgerencia de
Encargado Almacn y Trfico.
Revisa que no existan movimientos en interfase y
Subgerente de pedidos con reserva, en su caso depuran y si es
8.
Almacn y Trfico necesario se solicitar el apoyo del rea de
Tecnologa.
Supervisor de
control de
Verifica en sistema que no existan localizadores
9. movimientos
errneos.
internos/
Encargado

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Procedimiento de toma
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
fsica de inventario 10 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

Instructivo de toma
Subgerente de de inventario
10. Almacn y Trfico/ Genera e Imprime marbetes. FCE-ALM-IT.10
Encargado Marbete
FCE-ALM-RE.25
Separa y coloca los marbetes en cada una de las
localizaciones, verifica datos del marbete contra
Operador de Marbete
11. etiquetas y cdigo de barras del libro, en caso de
Almacn FCE-ALM-RE.25
inconsistencia informa al Jefe de Trfico y
Control/Encargado.
Asignan de acuerdo al personal disponible los
siguientes grupos :
Jefe del Contadores
departamento de Corredores
12.
Trfico y Capturistas
Control/Encargado Asignarn un nmero a los contadores el cual ser
anotado por cada uno de ellos en los talones de las
obras contadas.
rgano Interno de
13. Da su Vo. Bo. para iniciar el inventario.
Control
Acta de inicio de
Subgerente de
toma fsica de
Almacn y Trfico/ Firman de conformidad el acta de inicio de toma
14. inventario,
rgano Interno de fsica de inventario.
FCE-ALM-RE.24
Control/Encargado

Con apoyo del personal de almacn verifican que


rgano Interno de
15. se realicen correctamente los conteos segn
Control
muestras seleccionadas.
Jefe del Asigna un grupo de contadores en cada pasillo para
departamento de su conteo, al trmino de los conteos se har
16.
Trfico y rotacin de grupos en cada uno de los pasillos.
Control/Encargado Se da inicio al primer conteo.
Desprenden del marbete el taln correspondiente al Marbete
17. Contadores
conteo en curso y lo guarda. FCE-ALM-RE.25

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22.12.16 FCE-ALM-PR.07 07
Procedimiento de toma
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
fsica de inventario 11 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

Registra en taln los paquetes por cama, camas de


alto, y en su caso paquetes o ejemplares sueltos. Si
no existen paquetes o ejemplares sueltos se
18. Contadores marcara con una X.
En el caso de que la obra tenga diferentes estibas o
reimpresiones en la misma localizacin se anotara
en las columnas A, B y C.
Recorre constantemente los pasillos para recoger
los talones, los lleva a mesa de control y verifica que
19. Corredor
todos los marbetes de cada conteo (1 y 2) estn
llenados totalmente.
Ingresan en la base de datos la informacin de los Instructivo de toma
conteos 1 y 2. de inventario
20. Capturistas
En caso de diferencias se realizaran los conteos 3, FCE-ALM-IT.10
4 y 5.
Una vez concluida la captura de los marbetes del Toma Inventarios
conteo con el que se est trabajando, se podr Diferencias Conteo
Subgerente de consulta en discoverer con el reporte Toma
Disponible
21. Almacn y Trfico/ Inventarios Diferencias Conteo Disponible, en donde
Encargado se podr ir visualizando las diferencias que hay entre FCE-ALM-RE.40
cada conteo.

Subgerente de Emite listado del conteo 1 y 2, en el que aparecern


22. Almacn y solamente aquellos marbetes que resultaron con
Trfico/Encargado. diferencias entre ellos.
Jefe del
Asignar grupos de contadores de acuerdo a las
departamento de
23. diferencias, para realizar el tercero, cuarto y hasta
Trfico y
quinto conteo.
Control/Encargado
Subgerente de Una vez concluido los conteos del inventario,
24. Almacn y genera el listado final comparativo entre la
Trfico/Encargado existencia terica y fsica.
rgano Interno de Conoce las diferencias resultantes de la toma de
25.
Control inventario y solicita se proceda a las aclaraciones.

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22.12.16 FCE-ALM-PR.07 07
Procedimiento de toma
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
fsica de inventario 12 Procedimiento 2

Paso Responsable Actividad Documento

Subgerente de
Almacn y Trfico, Revisa y analiza diferencias mayores (de ms y
Jefe del menos). De acuerdo a ello procede a resolver
26. departamento de diferencias producto de errores en conteo, claves
Almacn y Trfico, equivocadas, acomodo errneo por ediciones, etc.
Supervisores hasta agotar todas las posibilidades de aclaracin.
/Encargado
Subgerente de
27. Almacn y Trfico/ Realiza los ajustes en ERP.
Encargado
rgano Interno de Valida que la toma de inventario y los ajustes se
28.
Control realizan conforme a este procedimiento.
Supervisor de
Control de Genera listado por artculo de existencias fsica y
29.
Movimientos terica finales con sus diferencias para archivo.
Internos
Supervisor de
Realiza en el Almacn Central la trasferencia de
control de
30. existencias a los subinventarios de bloqueados y
movimientos
coediciones.
internos
Supervisor de
control de Genera valuacin por subinventarios para verificar
31. movimientos que las actividades de ingreso y transferencias de
internos / existencias hayan sido las correctas.
Encargado
Acta de Cierre de
Subgerente de
Toma Fsica de
Almacn y Trfico/ Firman de conformidad el acta de cierre de toma
32. Inventario
rgano Interno de fsica de inventario.
FCE-ALM-RE.26
Control/Encargado

Termina Procedimiento.

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01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


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Procedimiento de toma
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
fsica de inventario 13 Procedimiento 2

6 Referencias o documentos relacionados

ID. No. Documento Ttulo

6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestin de la Calidad.

Instructivo para la toma de inventario en


6.2 FCE-ALM-IT.10
almacenes.

7 Anexos y registros usados.

Anexo No. Documento Ttulo

7.1 FCE-ALM-RE.24 Acta de Inicio de Toma Fsica de Inventario.

7.2 FCE-ALM-RE.25 Marbete.

7.3 FCE-ALM-RE.26 Acta de Cierre de Toma Fsica de Inventario.

7.4 FCE-ALM-RE.40 Toma Inventarios Diferencias Conteo Disponible.

Ficha de verificacin de las caractersticas de


7.5 FCE-ALM-FV.07
Toma Fsica de Inventario.

8 Listas maestras relacionadas al procedimiento

No. Documento Ttulo

Lista maestra de documentos internos (ALM)


FCE-RD-LM.01

FCE-RD-LM.03 Lista maestra de registros (ALM)

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01.08.05 Gerencia de Produccin.

Fecha de versin: Nmero de documento: Versin:


22.12.16 FCE-ALM-PR.07 07
Procedimiento de toma
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
fsica de inventario 14 Procedimiento 2

9 Lista de distribucin

Copias Puesto rea

Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Produccin


1 Almacn Gerencia de Produccin
V.E. Versin electrnica solo lectura Gerencia de Tecnologa (Intranet)

10 Control de cambios

Pginas
Fecha Versin Originador del cambio Naturaleza del cambio
Afectadas

Subgerencia de Se actualiza al proceso


22.12.16 07 Todas
Almacn y Trfico actual.

Subgerencia de Se actualiza al proceso


18.12.14 06 Todas
Almacn y Trfico actual.

Se integra la poltica 32
relacionada con el % de
Subgerencia de merma
27.06.12 05 6
Almacn y Trfico Este procedimiento se
presentar en la prxima
reunin de COMERI.

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verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.
Anexos del Procedimiento
de toma fsica de inventario

Anexo 7.1
FCE-ALM-RE. 24

Acta de inicio de
toma fsica
de inventario
Anexos del Procedimiento
de toma fsica de inventario

Fecha de revisin Cdigo de documento:


FCE-ALM-RE.24
ACTA DE INICIO DE TOMA
Referencia: Revisin:
FSICA DE INVENTARIO FCE-ALM-PR.07 1

FECHA:__________
Anexos del Procedimiento
de toma fsica de inventario

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Acta de inicio de toma fsica de inventario.

2. Objetivo del registro:


Contar con un documento que permita formalizar y registrar la situacin al inicio de la toma fsica
del inventario.

3. Responsable de su llenado:
Jefe de Trfico y Control.

4. Forma de llenado:
Medio electrnico.

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin


1 Fecha Anotar el da, mes y ao en que se inicia la toma fsica del inventario.
Descripcin de Registrar la situacin al inicio de la toma fsica del inventario.
2
actividades
Anexos del Procedimiento
de toma fsica de inventario

Anexo 7.2
FCE-ALM-RE. 25

Marbete
Anexos del Procedimiento
de toma fsica de inventario

Cdigo del documento: Revisin:


FCE-ALM-RE.25 1
Anexos del Procedimiento
de toma fsica de inventario

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Marbete.

2. Objetivo del registro:


Contar con un documento para realizar la toma fsica de inventario de existencias en el almacn.

3. Responsable de su llenado:
Operador de Almacn. Los primeros 6 campos son generados automticamente por el sistema.

4. Forma de llenado:
Manual y Medio Electrnico.

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripcin


1 Fecha de Fecha de inicio de la toma fsica de inventario.
inventario
2 Marbete No. Nmero consecutivo de marbete.
3 Clave Clave del ttulo que se deber contar.
4 Localizacin Localizacin fsica del ttulo en los estantes del almacn.
5 Ttulo Ttulo de los ejemplares a contar.
6 Autor Autor del ttulo a contar.
7 Contador No. Anotar el nmero de contador que realiz el conteo de ese ttulo.
8 Ejemplares por Anotar el nmero de ejemplares que contiene el paquete del ttulo que se
paquete est contando.
9 Paquetes por Anotar el nmero de paquetes que contiene cada nivel (cama) en la estiba,
cama es decir, contar el nmero de paquetes que forma un nivel en la estiba.
10 Paquetes de Anotar el nmero de camas de que est formada la estiba.
alto
11 Paquetes Anotar el nmero de paquetes que no completan una cama o estn sueltos.
sueltos
12 Ejemplares Anotar el nmero de ejemplares que no llegan a formar un paquete
sueltos completo.
Anexos del Procedimiento
de toma fsica de inventario

Anexo 7.3
FCE-ALM-RE. 26

Acta de cierre de
Toma fsica
de inventario

FECHA:__________
Anexos del Procedimiento
de toma fsica de inventario

Fecha de revisin Cdigo de documento:


FCE-ALM-RE.26
ACTA DE CIERRE DE TOMA
FSICA DE INVENTARIO Referencia: Revisin:
FCE-ALM-PR.07 1
Anexos del Procedimiento
de toma fsica de inventario

Instructivo de llenado

1. Ttulo:
Acta de cierre de toma fsica de inventario.

2. Objetivo del registro:


Contar con un documento que permita formalizar y registrar el cierre de la toma fsica del
inventario.

3. Responsable de su llenado:
Jefe de Trfico y Control.

4. Forma de llenado:
Medio electrnico.

5. Descripcin de llenado de elementos:

Id. Elemento