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Servicio Nacional de Aprendizaje

Modelo de Mejora Continua

MANUAL PARA LA CONTRATACION


ADMINISTRATIVA

Versión 2.0

Código: M14 – 1011-001

Dirección Jurídica
Enero de 2009
Fecha: enero de
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA 2009

Versión: 2.0
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Calidad

Control del Documento


Nombre Cargo Dependencia Fecha
Revisión y Martha Bibiana Lozano Coordinadora
Ajustes Grupo Dirección Jurídica Enero de 2009
Conceptos
Jurídicos y
Producción
Normativa
Cristy Johany García C. Profesional Dirección Jurídica Enero de 2009

Hernando Guerrero Guió Director Dirección Jurídica Enero de 2009

Despacho Dirección
Aprobación Dario Montoya Mejia Director General Enero de 2009
General

Estado: Preparación Revisión x Aprobación

Control de los Cambios

Versión Fecha de Descripción de los Cambios Solicitó


No. Aprobación
Actualización - Ley 1150 del 16 de julio de 2007,
2 Enero de 2009 Decreto 066 de 2008, Decreto 2474 del 7 de julio Director General
de 2008,Decreto 4444 del 25 de Noviembre de
2008, Decreto 4828 del 24 de diciembre de 2008
y Decreto 4881 del 31 de diciembre de 2008,
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TABLA CONTENIDO

PRESENTACIÓN 9

CAPITULO I 9
MARCO CONCEPTUAL 9
1 NORMATIVIDAD APLICABLE Y PRINCIPIOS DE LA CONTRATACION 9
1.1 Naturaleza Jurídica del Sena 9
1.2 Fundamentos Legales del Manual 9
1.3 Principios orientadores de la contratación 9
2 CAPACIDAD PARA CONTRATAR 13
2.1 Representación del Sena 13
2.2 Facultades del ordenador del Gasto 13
2.3 Conflicto de intereses 14
2.4 Capacidad de los contratistas 14
2.4.1 Demostración de la existencia y representación legal 14
2.4.2 Inhabilidades e incompatibilidades 15
2.4.3 Inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes 15

CAPITULO II 15
DEL PROCESO DE CONTRATACION 15
1 ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACION 15
ETAPA PREPARATORIA O DE PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN
1.1 16
DE LA CONTRATACIÓN
1.1.1 Actividades de la planeación y la preparación del contrato 17
1.1.1.1 Determinar las condiciones del contrato a celebrar 18
1.1.1.2 Estudios previos 18
1.1.1.3 Determinar las garantías 20
Registro en el sistema de información para la vigilancia de la
1.1.1.4 21
contratación estatal SICE
1.1.1.5 Registro único de precios de referencia, RUPR 23
1.1.1.6 Establecer los Ítems 23
1.1.1.7 Determinar los permisos, licencias y autorizaciones requeridos 24
1.1.1.8 Determinar el impacto socio ambiental 24
1.1.1.9 Análisis de mercado 24
1.1.1.10 Elaborar el Presupuesto 24
1.1.1.11 Determinar del Sistema de precios 25
1.1.1.12 Selección de la forma de pago 25
1.1.1.13 Estimación de los costos por ajustes e imprevistos 26
1.1.1.14 Verificación de la apropiación presupuestal 26
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CAPITULO III 27
MODALIDADES DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA 28
1 LICITACION PÚBLICA 28
1.1 Etapa Preparatoria 28
1.2 Etapa Precontractual 30

LICITACION PÚBLICA A TRAVES DE SUBASTA INVERSA PARA LA


2 37
PRESENTACION DE LA OFERTA DE MANERA DINAMICA
2.1 Etapa Preparatoria 37
2.2 Etapa Precontractual 37
ORGANIGRAMA LICITACION PÚBLICA 39
ORGANIGRAMA LICITACION PÚBLICA A TRAVES DE SUBASTA
INVERSA PARA LA PRESENTACION DE LA OFERTA DE MANERA 40
DINAMICA

3 SELECCIÓN ABREVIADA 41
3.1 Causales 41
La adquisición o suministro de bienes y servicios de características
3.1.1 41
técnicas uniformes y de común utilización
3.1.1.1 Procedimiento de selección 42
3.1.1.1 Subasta inversa 42
3.1.1.1.1 Etapa Preparatoria 42
3.1.1.1.1.2 Etapa Precontractual 43
ORGANIGRAMA SELECCIÓN ABREVIADA MEDIANTE SUBASTA
50
INVERSA
3.1.1.1.2 Adquisición de bienes a través de bolsas de productos 51
3.1.1.1.2.1 Etapa preparatoria y precontractual 51
ORGANIGRAMA ADQUISICION DE BIENES A TRAVES DE
56
BOLSAS PRODUCTOS
Adquisición de bienes y servicios a través de Acuerdos Marcos de
3.1.1.1.3 56
precio
3.1.2 Menor cuantía 57
3.1.2.1 Procedimiento 57
3.1.2.1.1 Etapa Preparatoria 57
3.1.2.1.2 Etapa Precontractual 58
ORGANIGRAMA SELECCIÓN ABREVIADA PARA PROCESOS DE
64
MENOR CUANTIA
3.1.3 Mínima Cuantía 64
3.1.3.1 Procedimiento 65
3.1.3.1.1 Etapa Preparatoria 65
3.1.3.1.2 Etapa Precontractual 66
ORGANIGRAMA SELECCIÓN ABREVIADA MINIMA CUANTIA 69
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3.1.4 Contratos para la Prestación de Servicios de Salud 70


Procedimiento para la contratación de suministro de medicamentos
3.1.4.1 71
en cuantía superior al 10% de la menor cuantía de la entidad
Procedimiento para la contratación de prestación de servicios salud
3.1.4.2 73
diferentes al indicado en el numeral anterior
ORGANIGRAMA CONTRATOS DE SUMINISTRO DE
MEDICAMENTOS EN CUANTIA SUPERIOR AL 10% DE LA MENOR 75
CUANTÍA
ORGANIGRAMA CONTRATOS DE SERVICIOS DE SALUD
76
DIFERENTES AL ANTERIOR
3.1.5 Selección abreviada por declaratoria desierta de la licitación 77
3.1.6 Enajenación de bienes del Estado 77
3.1.6.1 Procedimiento 78
3.1.6.1.1 Etapa Preparatoria 78
3.1.6.1.2 Etapa Precontractual 79
Productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en
3.1.7 87
las bolsas de productos legalmente constituidas
Los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades
comerciales e industriales propias de las empresas industriales y
3.1.8 comerciales estatales y de las sociedades de economía mixta, con 87
excepción de los contratos que a titulo enunciativo identifica el artículo
32 de la ley 80 de 1993
Contratos de entidades a cargo de ejecución de programas de
protección de personas amenazadas, desmovilización y
3.1.9 88
reincorporación, población desplazada, protección de derechos
humanos y población con alto grado de exclusión
3.1.9.1 Etapas del Procedimiento 88
3.1.9.1.1 Etapa Preparatoria 88
3.1.9.1.2 Etapa Precontractual 90
ORGANIGRAMA DESPLAZADOS 92
Contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y
3.1.10 92
seguridad nacional
4 CONCURSO DE MERITOS 93
4.1 SISTEMA DEL CONCURSO DE MERITOS 94
4.1.1 Sistema de concurso con precalificación 94
4.1.1.1 Procedimiento 94
4.1.1.1.1 Etapa Preparatoria 94
4.1.1.1.2 Etapa precontractual 101
ORGANIGRAMA CONCURSO DE MERITOS CON
106
PRECALIFICACION
4.1.2 Concurso Abierto 106
4.1.2.1 Procedimiento 107
4.1.2.1.1 Etapa Preparatoria 107
4.1.2.1.2 Etapa Precontractual 112
ORGANIGRAMA CONCURSO ABIERTO PROPUESTA TECNICA
118
SIMPLIFICADA
ORGANIGRAMA CONCURSO ABIERTO PROYECTOS DE ARQUIT. 119
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4.1.3 Concurso de Meritos para la escogencia de intermediario de seguros 119


4.1.3.1 Procedimiento 120
4.1.3.1.1 Etapa Preparatoria 120
4.1.3.1.2 Etapa Precontractual 126
ORGANIGRAMA CONCURSO DE MERITOS PARA ESCOGENCIA
128
DE INTERMEDIARIO DE SEGUROS

5 CONTRATACION DIRECTA 128


5.1 PROCEDIMIENTO 131
5.1.1 Etapa Preparatoria 131
5.1.2 Etapa Precontractual 131

CAPITULO IV 132
ETAPA CONTRACTUAL 132
1 ELABORACION, SUSCRIPCION Y CONTENIDO DEL CONTRATO 132
1.1 PERFECCIONAMIENTO 133
1.2 EJECUCION DEL CONTRATO 133
1.2.1 Requisitos para la ejecución 133

ASPECTOS IMPORTANTES EN EL DESARROLLO DEL


2 135
CONTRATO
2.1 VIGENCIA DEL CONTRATO 135
2.2 ENTREGA DEL ANTICIPO O PAGO ANTICIPADO 136
2.3 SUSPENSIÓN EN LA EJECUCION DEL CONTRATO 136
2.4 AMPLIACION DEL PLAZO 136
2.5 CONTRATOS ADICIONALES 136
2.6 CESION DEL CONTRATO 137
2.7 SILENCIO ADMINISTRATIVO POSITIVO 137
2.8 INTERVENTORIA O SUPERVISION DEL CONTRATO 137
2.8.1 Interventor o supervisor del contrato 137
2.8.2 Requisitos del interventor o supervisor del contrato 138

CAPITULO V 138
ETAPA POSCONTRACTUAL 138
1 LIQUIDACION DEL CONTRATO 138
1.1 LIQUIDACION DE COMUN ACUERDO 139
1.2 LIQUIDACION UNILATERAL 139
1.3 ACTA DE LIQUIDACION 139
1.4 RESPONSABLES DE LA LIQUIDACION DEL CONTRATO 140
1.5 SOLUCION DE LAS CONTROVERSIAS CONTRACTUALES 140
1.6 SANCIONES EN LAS ACTUACIONES CONTRACTUALES 141
1.7 PROCEDIMIENTO PARA LA IMPOSICIÓN DE SANCIÓN 141
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CAPITULO VI 142
REGIMENES ESPECIALES 142
1 DE LA CONTRATACIÓN CON ORGANISMOS INTERNACIONALES
DEL REGIMEN CONTRACTUAL DE LAS EMPRESA INDUSTRIALES Y
2 143
COMERCIALES DEL ESTADO
DEL REGIMEN CONTRACTUAL DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS
3 143
ESTATALES
4 DE LAS ENTIDADES EXCEPTUADAS EN EL SECTOR DEFENSA 143
DEL RÉGIMEN CONTRACTUAL DE LAS CORPORACIONES
5 144
AUTÓNOMAS REGIONALES
6 DE LA INVERSIÓN EN FONDOS COMUNES ORDINARIOS 144
7 DEL FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO 144

CAPITULO VII 144


CONTROL Y VIGILANCIA 144

CAPITULO VIII 145


DISPOSICIONES VARIAS 145
1 PROMOCION DEL DESARROLLO –MIPYMES 145
DE LA PRÓRROGA DE LOS CONTRATOS DE CONCESIÓN PARA LA
2 PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE TELECOMUNICACIONES Y DE 146
TELEVISIÓN
3 DE LA PRÓRROGA O ADICIÓN DE CONCESIONES DE OBRA PÚBLICA 146
ELEMENTOS QUE SE DEBEN CUMPLIR EN LOS CONTRATOS
4 146
ESTATALES DE ALUMBRADO PÚBLICO
5 SISTEMA DE CONTROL INTERNO 146
6 REGISTRO DE PROPONENTES DEL SENA 147
REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES DE LA CÁMARA DE
7 147
COMERCIO
7.1 INFORMACION QUE DEBEN REPORTAR LAS ENTIDADES ESTATALES 149
7.2 DE LA CALIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS INSCRITOS 151
DE LA INFORMACIÓN SOBRE CONTRATOS, MULTAS Y
7.3 151
SANCIONES A LOS INSCRITOS
7.4 DE LA IMPUGNACIÓN DE LA CALIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN 151
7.5 REQUISITOS HABILITANTES DE PERSONAS EXTRANJERAS 152
7.6 UTILIZACIÓN DE MEDIOS ELECTRÓNICOS 153
MEJORA, MANTENIMIENTO O CUALQUIER TRABAJO MATERIAL
8 153
SOBRE BIENES INMUEBLES
9 CAMPO DE APLICACIÓN 153
10 CUSTODIA DE DOCUMENTOS 154
11 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADICIONALES 154
12 REVISION Y ACTUALIZACION 154
13 APROBACIÓN 154
14 VIGENCIA 154
ANEXO 1 155
ANEXO 2 160
ANEXO 3 164
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PRESENTACIÓN

La Dirección Jurídica del SENA elaboró en noviembre del año 2005 el Manual para la
Contratación Administrativa, con el propósito de entregar a todos los servidores públicos de la
entidad, una herramienta ilustrativa y de fácil consulta, para orientar y apoyar los procesos
contractuales que realiza la institución, de conformidad con las disposiciones de la Ley 80 de
1993 y sus decretos reglamentarios.

Sin embargo, el estatuto de contratación administrativa fue reformado con la expedición de la


Ley 1150 del 16 de julio de 2007 y el Decreto 066 del 16 de enero de 2008, que con
excepción de su artículo 83, fue derogado por el Decreto 2474 del 7 de julio de 2008.

El mencionado Decreto 2474 de 2008 dispuso en su artículo 89 que “Las entidades estatales
sometidas al Estatuto General de Contratación deberán contar con un manual· de contratación, en el que se
señalen los procedimientos internos, los funcionarios intervinientes, y todos los asuntos propios de la realización
de los procesos de selección, así como de la vigilancia y control de la ejecución contractual, en los términos
establecidos en el presente decreto.”

Por consiguiente, el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, actualiza el Manual para la


Contratación Administrativa de la entidad, teniendo en cuenta los nuevos métodos de
selección en la contratación pública, y los aspectos previstos para la etapa Preparatoria, Pre-
contractual, Contractual y Liquidación, los cuales deben ser tenidos en cuenta por todos los
servidores públicos de la entidad al momento de realizar su correspondientes procesos
contractuales.

Cabe resaltar que el Gobierno Nacional tiene pendiente por reglamentar el inciso 4 del
parágrafo 5 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el parágrafo transitorio del artículo 17 del
Decreto 2474 del 7 de julio de 2008, correspondiente al uso de los acuerdos marco de precios
para la adquisición de bienes y servicios.

Para efectos del control y vigilancia en el SENA, se ha expedido la Resolución Nº 03069 del 6
de noviembre de 2008, con la finalidad de compilar los mecanismos de control y vigilancia de
la actividad precontractual, contractual y postcontractual, y de la celebración, ejecución y
liquidación de convenios en la entidad.

El presente Manual está dirigido a todos los servidores públicos encargados de adelantar los
procesos de la contratación pública en el SENA y tiene por objeto precisar la normatividad
contractual, señalar los parámetros mínimos y los procedimientos que rigen la materia, todo lo
cual permitirá unificar criterios.
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CAPÍTULO I

MARCO CONCEPTUAL

1. NORMATIVIDAD APLICABLE Y PRINCIPIOS DE LA CONTRATACION

1.1 Naturaleza Jurídica del SENA

Desde su creación con los Decretos 118 de 1957 el Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
ha sido un establecimiento público del orden nacional, tal como lo señala actualmente el
artículo 1º de la Ley 119 de 1994, con personería jurídica, patrimonio propio e independiente y
autonomía administrativa, que fue reestructurado por el Decreto 249 de 2004 y está adscrito
al Ministerio de la Protección Social.

Conforme a lo dispuesto por el artículo 38 de la Ley 489 de 1998, la entidad forma parte de la
rama ejecutiva del poder público nacional en el nivel descentralizado.

Dada la naturaleza jurídica de la entidad, en materia de contratación se rige por el Estatuto de


Contratación Estatal.

1.2 Fundamento legal del Manual

El contenido del presente Manual se fundamenta en los parámetros señalados por el Estatuto
de contratación estatal, esto es, la Ley 80 de 1993, sus Decretos reglamentarios, la Ley 1150
del 16 de julio de 2007, el artículo 83 del Decreto 066 del 16 de enero de 2008 y el Decreto
2474 del 7 de julio de 2008, las Directivas presidenciales, resoluciones y circulares internas
expedidas por la Entidad y todas las normas que lo modifican, complementan o adicionan, las
cuales forman parte integral de este documento como anexo.

Según lo establecido en el artículo 13 de la Ley 80 de 1993, a la contratación estatal le son


aplicables las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, en aquellas materias no
reguladas por la misma y su fundamento responde a criterios de racionalidad en el uso de los
recursos atendiendo la austeridad en el gasto público.

1.3 Principios orientadores de la contratación

En las contrataciones a las cuales se aplica este Manual se atenderán los principios
consignados en la Constitución Política, en el Código Contencioso Administrativo, el Estatuto
General de Contratación de la Administración Pública, en la Ley 489 de 1998, y
especialmente los siguientes:

PRINCIPIO OBJETIVO
Las actuaciones en la contratación deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá
Buena fe
en todas las gestiones que adelanten los funcionarios del SENA y quienes contraten con ésta Entidad.
Es deber de los funcionarios que intervengan en la contratación, controlar y asegurar la calidad de todos
Calidad los procesos que la componen, exigiendo los mejores estándares a los Contratistas y desarrollando
acciones para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes internos y externos del SENA.
Las normas establecidas en este Manual, deberán ser utilizadas por los funcionarios de la Entidad como
Celeridad
un mecanismo para agilizar las decisiones, y para que los trámites de la contratación se cumplan con
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eficiencia y eficacia. Los funcionarios del SENA impulsarán los procesos de contratación encaminados a
lograr que una vez iniciados, éstos puedan adjudicarse, celebrarse y ejecutarse a la mayor brevedad.
Los procesos de contratación se adelantarán de tal manera que la Administración pueda seleccionar la
propuesta que mejor convenga a sus intereses para ejecutar el respectivo contrato, haciendo la mejor
Economía
inversión en recursos técnicos, económicos y humanos; los recursos destinados para la contratación,
deben ser administrados con austeridad en medios, tiempo y gastos.
Es la etapa de concepción del contrato o de definición de los requerimientos de una contratación. Todo
trámite contractual deberá corresponder a una cuidadosa planeación, para contribuir en forma eficiente al
logro de los objetivos Institucionales, estableciéndose previamente las necesidades de la Entidad para el
cumplimiento del servicio público que le ha sido encomendado, la disponibilidad de los recursos
suficientes para respaldar la contratación, las condiciones, los riesgos, plazos, valor y el esquema que
Planeación
implementará para establecer el seguimiento y control a la actividad, servicios o bienes contratados.

Por ejemplo: cuando se contrata la compra de suministros, tal actuación debe corresponder al plan de
necesidades y al plan anual de compras del SENA, sin que deban ejecutarse producto de la
improvisación, salvo casos de fuerza mayor o caso fortuito.
Los funcionarios que intervengan en la planeación, trámite, celebración, ejecución y liquidación de un
contrato, están obligados a proteger los derechos del SENA, del Contratista y de terceras personas que
puedan verse afectadas con el mismo. Dichos funcionarios deberán responder por sus actuaciones y
Responsabilidad
omisiones antijurídicas e indemnizar los daños que se causen por razón de ellas.

De igual manera, los Contratistas deben garantizar la calidad de los trabajos, bienes o servicios
contratados, y responder por ello.
El SENA debe escoger al contratista a través de las modalidades de selección de licitación pública,
selección abreviada, concurso de meritos y contratación directa, de conformidad con las reglas señaladas
en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

Los procesos contractuales que adelante la entidad deben dar aplicación a la selección objetiva prevista
Transparencia en el artículo 5° de la Ley 1150 de 2007, por consiguiente, los pliegos de condiciones deben tener en
cuenta los criterios y reglas claras las cuales deben ser conocidas con oportunidad, para que los
interesados conozcan los informes, conceptos y decisiones, y formulen las observaciones requeridas.

Así de esta manera, el funcionario competente dispondrá lo necesario para que en el proceso de
contratación se deje evidencia documental de las actuaciones y decisiones que ocurran dentro del mismo.
Es objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los
fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier
clase de motivación subjetiva. Por consiguiente los factores de escogencia y calificación que se
establezcan en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, tendrán en cuenta los siguientes criterios:

1. La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los


proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la
participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje, con excepción en los procesos para
selección de consultores, pues se hará uso de factores de calificación destinados a valorar los aspectos
técnicos de la oferta o proyecto.

La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a
suscribir y a su valor. La verificación documental de las condiciones antes señaladas será efectuada por
las Cámaras de Comercio de conformidad con lo establecido en el artículo 6° de la ley 1150 de 2007, de
acuerdo con lo cual se expedirá la respectiva certificación.
Selección objetiva
2. La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de
escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos, contenida en los pliegos de condiciones o
sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan
factores diferentes a los contenidos en dichos documentos. En los contratos de obra pública, el menor
plazo ofrecido no será objeto de evaluación. La entidad efectuará las comparaciones del caso mediante el
cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y
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deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello.

3. Sin perjuicio de lo previsto en el numeral 1, en los pliegos de condiciones para las contrataciones cuyo
objeto sea la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y común
utilización, se incluirán como único factor de evaluación el menor precio ofrecido.

4. En los procesos para la selección de consultores se hará uso de factores de calificación destinados a
valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto. De conformidad con las condiciones que señale el
reglamento, se podrán utilizar criterios de experiencia específica del oferente y del equipo de trabajo, en el
campo de que se trate. En ningún caso se podrá incluir el precio, como factor de escogencia para la
selección de consultores.

Selección objetiva La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no
necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los
ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la
asignación de puntaje, podrán ser solicitados por la entidad en cualquier momento, hasta la adjudicación.
No obstante lo anterior, en aquellos procesos de selección en los que se utilice el mecanismo de subasta,
deberán ser solicitados hasta el momento previo a su realización.

Las certificaciones de sistemas de gestión de calidad no serán objeto de calificación, ni podrán


establecerse como documento habilitante para participar en licitaciones o concursos.
Los funcionarios competentes deberán garantizar que las diferentes etapas del proceso de contratación
queden registradas documentalmente.

Los trámites y actuaciones administrativas, deben quedar soportadas en su totalidad en documentos y


bajo los parámetros señalados en los artículo 1° literal b y el artículo cuarto, de la Resolución No. 00239
del 31 de enero de 2008, “Por medio de la cual se establecen pautas para el manejo de las
comunicaciones oficiales en el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA y se dictan otras disposiciones
relacionadas con la Gestión Documental”; la circular No. 000048 del 01 de febrero de 2008, expedida por
la Secretaria General y los principios de eficiencia, economía y celeridad.

Además, en cumplimiento del artículo 29 del Código Contencioso Administrativo, se debe conformar el
Documentación de la expediente contractual con todos los documentos y actuaciones de cada contrato para su posterior
contratación. examen, obtención de copias y certificaciones sobre el mismo.

Por consiguiente, los contratos o convenios a suscribir por la entidad, tendrán una radicación única, la cual
se enumerará en orden consecutivo por años, bajo la responsabilidad del Grupo de administración de
documentos en la Dirección General y de los Grupos de Apoyo Administrativo (Área de contratación) en
las Regionales y Centros de Formación Profesional.

Adicionalmente, los documentos contractuales deben quedar suscritos por los funcionarios y personas
que lo elaboraron, proyectaron y/o intervinieron en su elaboración.

Finalmente, toda la documentación que soporta la contratación debe reposar en las áreas designadas
para la conformación de los expedientes únicos de contrato.
De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la sustanciación de las actuaciones, la
expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la
actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos.

Publicidad. Para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones
electrónicas, sin perjuicio de las publicaciones previstas en el numeral 3° del artículo 30 de la Ley 80 de
1993.

Con el fin de materializar los objetivos, el Gobierno Nacional desarrollará el Sistema Electrónico para la
Contratación Pública, SECOP, el cual dará aplicación a lo señalado en el artículo 3 de la Ley 1150 de
2007.
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Publicidad del procedimiento en el SECOP: La entidad será responsable de garantizar la publicidad de


todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación salvo los asuntos
expresamente sometidos a reserva.

La publicidad se hará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a través del Portal
Único de Contratación, cuyo sitio Web será indicado por el administrador. Con base en lo anterior, se
publicarán los siguientes documentos, según corresponda a cada modalidad de selección:

1. El aviso de la convocatoria pública, incluido el de convocatoria para la presentación de manifestaciones de


interés cuando se trate de la aplicación de los procedimientos de precalificación para el concurso de méritos.
2. El proyecto de pliego de condiciones y la indicación del lugar físico o electrónico en que se podrán consultar los
estudios y documentos previos.
3. Las observaciones y sugerencias al proyecto a que se refiere el numeral anterior, y el documento que contenga
las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas.
4. La lista corta o la lista multiusos del concurso de méritos.
5. El acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección, para el cual no será necesaria
ninguna otra publicación.
6. La invitación a ofertar que se formule a los integrantes de la lista corta o multiusos del concurso de méritos.
7. El pliego de condiciones definitivo y la constancia de envío de información a la Cámara de Comercio para la
licitación pública.
8. El acta de la audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones y en general las aclaraciones que se
presenten durante el proceso de selección y las respuestas a las mismas.
9. El acta de la audiencia de revisión de la asignación de riesgos previsibles.
10. El acto administrativo de suspensión del proceso.
11. El acto de revocatoria del acto administrativo de apertura.
Publicidad. 12. Las adendas a los pliegos de condiciones.
13. El informe de evaluación a que se refiere el numeral 8 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, así como el de
evaluación del concurso de meritos a que se refiere el artículo 69 del presente decreto.
14. El informe de verificación de los requisitos habilitantes para acceder a la subasta inversa en la selección
abreviada de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización; y la que
corresponde en la conformación dinámica de la oferta a la que se refiere en artículo 14 del presente decreto.
15. El acto administrativo de adjudicación del contrato. En los casos de licitación pública, también el acta de la
audiencia pública de adjudicación.
16. El acto de declaratoria de desierta de los procesos de selección.
17. El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y la información sobre las sanciones ejecutoriadas
que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a esta.
18. El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral

En caso de no contarse con los medios tecnológicos adecuados o de no encontrarse disponible el SECOP
en el día en que deba realizarse la publicación de la convocatoria publica, la entidad publicará para cada
proceso de licitación pública, selección abreviada y de concurso de méritos, un aviso en un diario de
amplia circulación nacional, departamental o municipal, según el caso, o a falta de estos en otros medios
de comunicación social que posean la misma difusión, informando el lugar en donde puedan ser
consultados en forma gratuita tanto los proyectos de pliego de condiciones como la versión definitiva de
los mismos y señalando la forma en que se dará publicidad a los demás actos del proceso.

La no presentación del reporte o del plan de acción, acarreará la violación del artículo 8 del Decreto 2474
de 2008, y por ende la vulneración de los deberes funcionales de los responsables, la que se apreciará
por las autoridades competentes de conformidad con lo previsto en el Código Disciplinario Único.

Sin perjuicio de la publicación que del contrato celebrado se haga en el Secop, deberán tenerse en cuenta
las normas que regulan la publicación de los contratos en el Diario único de Contratación Pública, o en su
defecto en la Gaceta Oficial o por algún mecanismo determinado en forma general que permita a los
habitantes conocer su contenido.

La publicación electrónica de los actos y documentos señalados anteriormente deberá hacerse en la fecha
de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. El plazo general de su
permanencia se extenderá hasta dos años después de la fecha de liquidación del contrato o de la
ejecutoria del acto de declaratoria de desierta, según corresponda.
Fecha: enero de
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La información general sobre las licitaciones públicas que el SENA pretenda abrir será remitida
electrónicamente con antelación a la publicación del proyecto de pliego de condiciones, a la Cámara de
Comercio correspondiente, con el fin de integrar el boletín mensual. Así una vez hecha esta remisión, el
requisito de publicación se entenderá cumplido por parte de la entidad contratante.

La publicación del boletín no es requisito para la apertura del proceso, ni conlleva la obligación de la
entidad de dar curso al mismo. En todo caso, la entidad publicará con el proyecto de pliego de
condiciones, la constancia de envío de la información a la respectiva Cámara de Comercio.

Procesos en los cuales no se hacen publicaciones. No se harán las publicaciones en los procesos de
selección de:

1. Enajenación de bienes del Estado a que se refiere el literal e) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley
1150 de 2007, reglamentado por el Decreto 4444 de 2008.
2. Adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de
productos a que se refiere el literal f) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007.
3. En la operación que se realice a través de las bolsas de productos a que se refiere el literal a) del
numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007. Sin embargo, se publicarán los contratos que se
celebren con los comisionistas para la actuación en la respectiva bolsa de productos en ambos
Publicidad. casos.
4. En los procesos de selección cuando su valor sea inferior al 10% de la menor cuantía, sin perjuicio
de que la entidad, en el manual de contratación, establezca mecanismos de publicidad de la
actividad contractual.
5. Cuando se trate de la celebración de contratos en desarrollo de lo previsto en el literal h) del
numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, solo se publicará la información relacionada en los
numerales 17 y 18 anteriormente precitados.
6. En la contratación directa prevista en el numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 sólo se
publicará el acto administrativo de justificación de la contratación directa, cuando el mismo se
requiera, así como la información señalada en los numerales 17 y 18 ya citados.

2. CAPACIDAD PARA CONTRATAR

2.1 Representación del SENA

Únicamente pueden celebrar contratos en representación del SENA, el Director General, el


Director Regional, los Subdirectores de Centro, la Secretaria General y los Directores de
Área, en los términos del Decreto 249 de 2004, así como los demás servidores públicos de la
entidad a quienes el Director General delegue de manera especial o general, con fundamento
en el artículo 211 de la Constitución Política, el artículo 12 de la ley 80 de 1993 adicionado por
el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007, los artículos 9 y siguientes de la ley 489 de 1998 y el
artículo 4 del decreto 249 de 2004.

2.2 Facultades del ordenador del gasto

Son facultades del funcionario ordenador del gasto: La adjudicación, la celebración, las
prórrogas, modificaciones y actos que expida en la ejecución de la actividad contractual; la
terminación del contrato (terminación unilateral, terminación anticipada, imposición de multas,
caducidad, etc.) y la liquidación; en los casos en que el servidor público actúe por delegación,
sus funciones deben desarrollarse dentro del marco señalado en el acto que le confiere la
delegación.
Fecha: enero de
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2.3 Conflicto de intereses

Los miembros del Consejo Directivo Nacional, el Director General y todos los demás
funcionarios del SENA deberán evitar cualquier conflicto entre sus intereses personales y los
intereses del SENA, al tratar con contratistas, compradores, vendedores y cualquier otra
persona, natural o jurídica, nacional o extranjera, que realice o pretenda realizar negocios con
el SENA o con las empresas en las cuales ésta tenga participación o intereses, directa o
indirectamente. En caso de conflicto de intereses, el miembro del Consejo Directivo, el
Director General o el funcionario del SENA, deberá plantear el conflicto de intereses y
abstenerse de participar de cualquier manera en el acto respectivo.

Los conflictos de intereses tienen ocurrencia, en aquellas situaciones en virtud de las cuales
el funcionario público en razón de sus funciones se enfrenta a distintas alternativas de
conducta con relación a intereses incompatibles, ninguno de los cuales puede privilegiar en
atención a sus obligaciones legales.

Esto es, cuando en la decisión esté involucrado directa o indirectamente un interés dirigido a
la obtención de posibles beneficios personales en su favor, de sus parientes o de cualquier
otro tercero con el cual tenga una relación personal, profesional o económica, que resulten
incompatibles con los intereses institucionales.

Así mismo se entiende que existe conflicto o coexistencia de interés cuando estén
involucradas en la decisión las personas que controlen, o tengan grado de subordinación o
participen como asesores u ostenten una posición dominante en la adopción o toma de
decisiones.

Al respecto, el Código Único Disciplinario en el artículo 40 prevé: “Todo servidor público deberá
declararse impedido para actuar en un asunto cuando tenga interés particular y directo en su regulación, gestión,
control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes
dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de
derecho.

Cuando el interés general, propio de la función pública, entre en conflicto con un interés particular y directo del
servidor publico deberá declararse impedido”

2.4 Capacidad de los contratistas

Podrán celebrar contratos con el SENA las personas naturales o jurídicas consideradas
legalmente capaces en las disposiciones legales vigentes, incluidos los consorcios y las
uniones temporales, entendidos éstos de conformidad con lo establecido en la Ley 80 de
1993. Las personas jurídicas nacionales y extranjeras deberán acreditar que su duración no
será inferior a la del plazo del contrato y un (1) año más, al igual que los consorcios y uniones
temporales.

2.4.1 Demostración de la existencia y representación legal

Las personas jurídicas deben demostrar su existencia y representación legal, de acuerdo con
las disposiciones legales vigentes. Esta representación legal, igual que el tiempo de
constitución de una persona jurídica nacional o extranjera se demuestra a través del
Fecha: enero de
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certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio del


domicilio principal de la persona jurídica, conforme lo establecen los artículos 117, 484 y 486
del Código de Comercio; éste documento debe ser expedido con una antelación no inferior a
treinta (30) días de la fecha fijada para la entrega de la documentación y las propuestas.

Las personas jurídicas extranjeras - sin sucursal en Colombia - deberán presentar la


propuesta mediante apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y
ampliamente facultado para presentar la propuesta, para suscribir y ejecutar el contrato, así
como para representarlas judicial o extrajudicialmente.

2.4.2. Inhabilidades e Incompatibilidades

No podrán participar en procedimientos de selección ni celebrar contratos con el SENA, las


personas naturales o jurídicas que se hallen incursas en alguna de las causales de inhabilidad
o incompatibilidad señaladas en la Constitución Política, la Ley, los Reglamentos de la
Entidad, y especialmente, las contempladas en los artículos 8°, 9° y 10 de la Ley 80 de 1993,
el artículo 5 de la ley 828 de 2003, y las adicionadas por el artículo 18 de la Ley 1150 del 16
de julio de 2007, el parágrafo del artículo 19 y artículo 74 del Decreto 2474 del 7 de julio de
2008.

El artículo 32 de la Ley 1150 de 2007, derogó el parágrafo 2 del artículo 50 de la Ley 789 de
2002, modificado por el artículo 1 de la Ley 828 de 2003, por consiguiente, no se podrá
declarar la caducidad administrativa del contrato cuando se persista en el incumplimiento por
concepto de aportes parafiscales.

2.4.3. Inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes

Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un proponente dentro de un


procedimiento de selección, se entenderá que renuncia a la participación en dicho
procedimiento y a los derechos surgidos del mismo.

Si sobreviene inhabilidad o incompatibilidad en el Contratista, éste debe ceder el contrato


previa autorización escrita del SENA o, si ello no es posible, renunciará a su ejecución.

Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene en uno de los miembros de un consorcio o


unión temporal Contratista, aquél debe ceder su participación a un tercero, previa autorización
escrita del SENA. En ningún caso puede haber cesión del contrato entre quienes integran el
consorcio o unión temporal.

CAPÍTULO II

DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN

1. ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN

El proceso de contratación se desarrollará en cuatro (4) etapas, que se detallan así:


Fecha: enero de
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- PREPARATORIA: En esta etapa, se realiza la planeación del contrato a celebrar por la


entidad y por tanto se concentra en la planificación y el análisis de conveniencia y
oportunidad de la contratación, los estudios de factibilidad, los estudios de conveniencia,
los documentos y estudios previos, las autorizaciones que el contrato demanden, la
apropiación presupuestal, capacidad e idoneidad del contratistas y demás presupuestos
que deben materializarse con la debida antelación a la apertura de los procesos de
selección, lo que a su turno constituye la base sustancial de cualquier procedimiento de
escogencia de contratista la cual debe adelantar para cualquier clase de contrato.

- PRE-CONTRACTUAL: Define los trámites que deben realizar la administración


dependiendo de la clase de contrato a realizar; de conformidad con el artículo 2º de la ley
1150 de 2007 y 2º del Decreto 2474 de 2008, la entidad debe seleccionar a los
contratistas, a través de las siguientes modalidades:
1. Licitación Pública
2. Selección abreviada
3. Concurso de meritos
4. Contratación directa.

Cada procedimiento de selección debe ajustarse a lo señalado en la ley 1150 de 2007 y el


Decreto 2474 del 7 de julio de 2008, dependiendo del contrato y atendiendo las reglas
puntuales para cada uno de ellos.

- CONTRACTUAL: Es el período comprendido entre la iniciación y la liquidación del


contrato, esto es, el perfeccionamiento del contrato, legalización, ejecución y supervisión
de los contratos.

- DE LIQUIDACIÓN: Precisa el procedimiento para la elaboración y suscripción de actas de


liquidación de los contratos, con el fin de culminar el proceso de contratación.

1.1 ETAPA PREPARATORIA O DE PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LA


CONTRATACIÓN

Como lo señala el Manual de buenas prácticas para la gestión contractual pública, elaborado
por el Departamento Nacional de Planeación, Programa de Renovación de la Administración
Pública del año 2004, “la concepción del contrato se inicia con el proceso de planeación del
negocio contractual”. Más adelante establece que la Administración Pública podrá celebrar
contratos sólo en la medida en que verifique con certeza que:

ƒ Se ajustan a las necesidades de la entidad para el cumplimiento del servicio público que
tiene encomendado.
ƒ Se dispone de recursos suficientes para solventar las prestaciones que se dejarán a cargo
del contratista.
ƒ Se cuenta con los estudios de soporte requeridos para estructurar los alcances técnicos y
jurídicos del contrato, así como para definir las condiciones (objeto, especificaciones
técnicas, plazo y valor) en que debe ser ejecutado.
ƒ Se conocen los riesgos que implican para las partes la ejecución del objeto contractual y
ha asignado en la minuta respectiva, por cuenta de cual de éstas corren, ha obtenido los
bienes (predios, equipos, edificaciones), permisos y licencias que demande la iniciación o
Fecha: enero de
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ejecución del contrato, o ha dado inicio al trámite para su obtención oportuna de acuerdo
con el cronograma de ejecución contractual y, ha definido el esquema para hacer
seguimiento y control a la actividad del contratista”.

Así entonces, se tiene que el antecedente e insumo principal del proceso preparatorio
contractual es el Plan de Compras de la Entidad, resultado de la labor de planeación realizada
por los funcionarios competentes, donde se señalan finalmente las prioridades de acción de la
Entidad, en términos de cómo hacer realidad las estrategias, programas y proyectos que se
imponen como directrices y objetivos del SENA.

Anualmente, todos los actores públicos tienen la obligación de registrar en el Sistema de


información para la vigilancia de la Contratación Estatal, SICE sus planes de compras
(Decreto 111 de 1996, Ley 598 de 2000, artículos 5° y 6° del Decreto 3512 de 2003,
Resolución 5313 de 2000 artículos 22 y siguientes)

Estos planes deben estar expresados en función del Catálogo Único de Bienes y Servicios,
CUBS, es decir, de los códigos únicos que identifican los productos que forman parte del
universo posible que el Estado puede contratar. Asimismo, los planes de compras, deben
consultar la base de datos que contiene el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR de
los diferentes bienes y servicios que la Entidad desea adquirir. El procedimiento de
actualización del Sistema se realiza por Internet.

Con la expedición de la Ley 1150 de 2007, la Contraloría General de la Republica, a través de


la circular No. 001 del 17 de enero de 2008, estableció que las entidades deberán continuar
registrando la información contractual de conformidad con lo establecido en la Ley 598 de
2000 y los artículos 13 y 14 del Decreto 3512 de 2003 hasta tanto el Gobierno Nacional
disponga las funcionalidades tecnológicas para dar cumplimiento a la contratación publica
electrónica prevista en el artículo 3° de la Ley 1150 de 2007.

1.1.1 Actividades de la planeación y la programación del contrato

Es el ordenamiento secuencial y cronológico de todas las actividades y eventos involucrados


en el proceso de contratación, desde la etapa de planeación hasta la iniciación de la ejecución
del contrato.

La planeación comprende las siguientes actividades que se cumplirán con independencia de


la modalidad de selección que se determine:

ƒ Estudios previos.
ƒ Registro en el Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal, SICE.
ƒ Registro Único de Precios de Referencia, RUPR
ƒ Establecer los ítems
ƒ Determinar los permisos, licencias y autorizaciones requeridos
ƒ Determinar el impacto social ambiental
ƒ Consulta sobre impuestos
ƒ Análisis del mercado
ƒ Elaboración del presupuesto
ƒ Determinación del Sistema de Precios
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ƒ Selección de la forma de pago


ƒ Estimación de los costos por ajustes e imprevistos
ƒ Determinación y procedimiento de selección del contratista
ƒ Verificación de la apropiación presupuestal
ƒ Programación de la contratación
ƒ Programación del desarrollo del contrato

1.1.1.1 Determinar las condiciones del contrato a celebrar

Para este efecto se analizarán los siguientes aspectos:


a) El objeto de la contratación,
b) La factibilidad, conveniencia y oportunidad de la contratación,
c) La clase de contrato que se pretende celebrar y su alcance.
d) La magnitud, complejidad y condiciones particulares de la contratación, lugar de
ejecución, disponibilidad de recursos, fuentes de información, análisis del mercado,
estrategias de contratación, entre otros.
e) El perfil de los proponentes, de acuerdo con las necesidades de contratación y teniendo
en cuenta las siguientes variables que apliquen: condición (representante,
comercializador, distribuidor, fabricante, en el caso de contrataciones de compra),
experiencia contractual, zona de ubicación, la idoneidad y experiencia en el área a
contratar (para contratar prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión de
la entidad ) entre otras.

Es necesario que al identificar y analizar estos aspectos se contemplen todas las variables
(internas y externas) que puedan incidir en el proceso de contratación, por ello, se considera
una buena práctica en la gestión contractual que se mantenga la interacción con la
dependencia que plantea la necesidad generadora de la contratación y de esta forma
minimizar cambios o modificaciones durante el desarrollo del proceso de contratación y en el
contrato.

1.1.1.2 Estudios previos

Los estudios en los cuales se analice la conveniencia y la oportunidad de realizar la


contratación de que se trate, tendrán lugar de manera previa a la apertura de los procesos de
selección.

En desarrollo de lo señalado en los numerales 7 (estudios oportunidad y conveniencia) y 12


(estudios técnicos) del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios y documentos previos
estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración
del proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar
adecuadamente el alcance de lo requerido por el fondo, así como el de la distribución de
riesgos que la entidad propone.

Los estudios y documentos previos se pondrán a disposición de los interesados de manera


simultánea con el proyecto de pliego de condiciones y deberán contener los siguientes
elementos mínimos:

1. La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.


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2. La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a
celebrar.
3. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección.
4. El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para
calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos
asociados al mismo. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, la entidad
contratante deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso
del concurso de méritos no publicará el detalle del análisis que se haya realizado en desarrollo de
lo establecido en este numeral. En el caso del contrato de concesión no se publicará ni revelará el
modelo financiero utilizado en su estructuración.
5. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de
conformidad con el artículo 12 del presente decreto.
6. El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que
puedan afectar el equilibrio económico del contrato.
7. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de
naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del
contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la
reglamentación sobre el particular.

Estos elementos mínimos deben ser complementados de acuerdo a la modalidad de


selección a realizar, así:

Modalidad de causal mecanismo Requisitos adicionales a estudios previos


selección
Ficha técnica: incluirá las características y
especificaciones en términos de desempeño y
calidad y contendrá como mínimo:

a. Subasta inversa ¾ Denominación del bien o servicio


¾ Denominación técnica del bien o servicio
¾ Unidad de medida
¾ Descripción general.
Selección
abreviada Adquisición de bienes
o servicios de
características ¾ El precio máximo de la comisión que la
técnicas y uniformes entidad estatal pagará al comisionista que
por cuenta de ella adquirirá los bienes y/o
b. Bolsas de servicios a través de bolsa.
Productos
¾ El precio máximo de compra de los bienes
y/o servicios a adquirir a través de la
bolsa.

Los estudios previos podrán ajustarse o modificarse por la entidad con posterioridad a la
apertura del proceso de selección. En caso que la modificación de los elementos mínimos
señalados impliquen cambios fundamentales en los mismos, se deberá revocar el acto
administrativo de apertura con fundamento en el numeral 2 del artículo 69 del C.C.A.
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Los estudios y documentos previos son los definitivos al momento de la elaboración y


publicación del proyecto de pliegos de condiciones, sin perjuicio de los ajustes que puedan
darse en el curso del proceso de selección; y permanecerán a disposición del publico por lo
menos durante el desarrollo del proceso de selección.

En el caso de contratos en los que se involucre diseño y construcción, la entidad deberá


poner a disposición de los oferentes además de los elementos mínimos a los que hace
referencia el presente artículo, todos los documentos técnicos disponibles para el desarrollo
del proyecto.

1.1.1.3 Determinar las garantías

Se entiende por mecanismo de cobertura del riesgo el instrumento otorgado por los oferentes
o por el contratista de una entidad pública contratante a favor de esta o a favor de terceros,
con el objeto de garantizar entre otros:

- La seriedad de su ofrecimiento
- El cumplimiento de las obligaciones que para aquel surjan del contrato y de su liquidación.
- La responsabilidad extracontractual que pueda surgir para la administración por las
actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas
- Los demás riesgos a que se encuentre expuesta la administración según el contrato.

El mecanismo de cobertura de riesgos es por regla general indivisible y solo en los eventos
previstos en el decreto 4828 de 2008, la garantía otorgada podrá ser dividida por etapas
contractuales.

Cuando el ofrecimiento sea presentado por un proponente plural bajo la figura de unión
temporal, consorcio o contrato de asociación futura, la garantía deberá ser otorgada por todos
los integrantes del proponente plural.

Clases de garantías.

En los procesos de contratación, los oferentes o contratistas podrán otorgar, como


mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantías:

- Póliza de seguros
- Fiducia mercantil en garantía
- Garantía bancaria a primer requerimiento
- Endoso en garantía de títulos valores
- Deposito de dinero en garantía.

Lo anterior sin perjuicio de que la responsabilidad extracontractual de la administración


derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas solo
puede ser amparada mediante póliza de seguros.

El monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías se determinaran teniendo en


cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato, los riesgos deban cubrir
y las reglas del decreto 4828 de 2008.
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Cláusula de Indemnidad: En todos los contratos se deberá incluir una cláusula de


indemnidad conforme a la cual, será obligación del contratista mantener al SENA indemne de
cualquier reclamación proveniente de terceros que tenga como causa las actuaciones del
contratista.

Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura del riesgo. Las garantías no


serán obligatorias en los contratos de emprestito, en los interadministrativos, en los de
seguros y en los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía
para cada entidad, en el cual corresponderá a la entidad contratante determinar la necesidad
de exigirla atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago.

La entidad podrá abstenerse de exigir la garantía de seriedad de la oferta para participar en


procesos cuyo objeto sea la enajenación de bienes, en los proceso de subasta inversa para la
adquisición de los bienes y servicios de características técnicas y uniformes y de común
utilización, así como en los concursos de meritos en los que se exige la presentación de una
propuesta técnica simplificada.

Aprobación de la garantía de cumplimiento. Antes del inicio de la ejecución del contrato, la


entidad contratante aprobara la garantía siempre y cuando reúna las condiciones legales y
reglamentarias propias de cada instrumento y ampare los riesgos establecidos para cada
caso.

Incumplimiento de las obligaciones del contratista relativas a mantener la suficiencia


de la garantía. Una vez iniciada la ejecución del contrato, en caso de incumplimiento del
contratista de la obligación de obtener la ampliación de la garantía o de la obligación de
obtener su renovación o de la obligación de restablecer su valor o de aquella de otorgar una
nueva garantía que ampare el cumplimiento de las obligaciones que surjan por razón de la
celebración, ejecución, y liquidación del contrato, la entidad contratante podrá declarar la
caducidad del mismo.

1.1.1.4 Registro en el Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación


Estatal, SICE.

Como método de análisis de mercado la ley 598 de 2000 creó el Sistema de Información para
la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Registro Único de Precios de Referencia,
RUPR y estableció en el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS los códigos que
identifican los productos que forman parte del universo de bienes y servicios que el Estado
puede contratar, por lo que su uso es obligatorio para efectos de la contratación que requieran
las entidades públicas; aspectos estos reglamentados por el Decreto No. 3512 de 2003.

Por otra parte, los acuerdos 001, 002 y 003 del 2004 y 005 del 2005 de la Contraloría General
de la República establecen la obligatoriedad de las entidades estatales que contratan con
sujeción a la ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, de ingresar y hacer uso de los
recursos informáticos del SICE, tanto a nivel central como de dependencias a nivel regional.

Al ingresar al SICE además de su registro, las entidades deberán elaborar, registrar y


actualizar sus planes de compras. El SENA en cumplimiento de tal disposición efectuó el
Fecha: enero de
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registro en el Portal del SICE, del Plan de Compras, a 31 de enero de 2005, de conformidad
con el Acuerdo 002 del 2004, fecha a partir de la cual se hacen exigibles las obligaciones
establecidas en el Decreto 3512 del 2003.

La Contraloría General de la Republica a través de la circular No.001 del 17 de enero de


2008, sobre la vigencia del SICE y su articulación con el SECOP de acuerdo a lo señalado en
el artículo 3° de la Ley 1150 de 2007, dispuso que el Decreto 3512 de 2003, se mantiene
vigente y las entidades y particulares que manejan recursos públicos y los proveedores que
contraten con las mismas deben cumplir y tener en consideración las siguientes directrices:

9 Las entidades registradas en el SICE continúan inscritas en el Sistema el cual


permanece vigente, y cuando el proceso de articulación entre el SICE y el SECOP se
adelante, ingresarán al SICE por medio del portal SECOP según las instrucciones que se
acordarán entre el SICE y el SECOP.

9 Las entidades que se rigen por el Estatuto de Contratación Administrativa o adelantan


procesos con sujeción al mismo, deberán:

a.) Registrar los planes de compra en el SICE a más tardar el 31 de enero de cada
vigencia. Para los planes de compra de la actual vigencia, dado que la Ley 1150 de
2007, establece nuevas modalidades de selección, las entidades tendrán plazo
hasta el 30 de marzo de 2008 para ajustar su plan de compras registrado o registra
el que hayan elaborado utilizando el nuevo formato de Plan compras dispuesto en el
Portal de SICE.

b.) Consultar el precio indicativo en el portal del SICE para todos los procesos
contractuales sin importar la cuantía. La consulta del precio indicativo en los
procesos de selección abreviada se hará antes de la subasta inversa o de la rueda
de adquisición en Bolsa de productos.

c.) Tienen la obligación de exigir que los proveedores que aporten en sus ofertas, los
números de certificado de registro de precio de referencia definitivos para bienes,
servicios y obra publica codificados a nivel de especificaciones y propiedades, es
decir a nivel de ítem (quinto nivel de desagregación) o números de certificado de
registro de precio temporal para bienes codificados a nivel de subclase o grupo.

d.) De conformidad con el Acuerdo 05 de 2005, expedido por el Comité para la


Operación del SICE, deberán exigir a los proveedores el número de certificado de
registro de precios en todos los procesos contractuales cuyo valor sea igual o
superior al 10% de la menor cuantía.

Por consiguiente, la Entidad seguirá registrando en el portal del SICE los contratos
legalizados, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes siguiente de que se trate,
en cumplimiento de las obligaciones emanadas del Decreto 3512 de 2003, y de conformidad
con lo señalado en el Acuerdo No. 011 del 3 de septiembre de 2007, expedido por el Comité
para la operación del SICE, y la Circular No. 001 del 17 de Enero de 2008, expedida por la
Contraloría General de la República.
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Así mismo deberá registrar, en el Portal del SICE, la información básica de las compras
efectuadas, diligenciando el formato que se encuentra disponible para tal efecto.

De otro lado, se recuerda que la Sala de lo Contencioso Administrativo del Consejo de


Estado, mediante Auto de fecha 2 de febrero de 2005, suspendió provisionalmente el Literal
e) del Artículo 18 del Decreto 3512 de 2003. (ART. 18. EXCEPCIONES APLICABLES AL
SICE. Los procesos contractuales para la adquisición de los siguientes bienes y servicios se
encuentran temporalmente exentos del cumplimiento de las normas del SICE: e) Todos los
procesos contractuales en cuantía inferior a 50 smmlv, (...)”)

En consecuencia, el Comité para la Operación del SICE prevé en el artículo 3 del Acuerdo
No. 011 del 3 de septiembre de 2007, que una vez se conozca la decisión definitiva del
Consejo de Estado sobre la validez de la norma demandada, el Comité para la Operación del
SICE adoptará las medidas pertinentes.

1.1.1.5 Registro Único de Precios de Referencia, RUPR

El Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, es la base de datos que contiene los
precios de referencia de los diferentes bienes y servicios de uso común o de uso en contratos
de obra que los proveedores están en capacidad de ofrecer a la administración pública y los
que la Entidad desea y puede adquirir. El procedimiento de actualización del Sistema se
realiza por Internet.

1.1.1.6 Establecer los ítems

Con base en el alcance de la contratación, se deberá:

a) Definir los correspondientes ítems, asignándoles una numeración consecutiva,


b) Hacer una descripción clara y concisa de las características y especificaciones de cada
ítem, y cuando sea necesario,
c) Determinar una unidad de medida de uso común y la cantidad requerida por cada ítem.

1.1.1.7 Determinar los permisos, licencias y autorizaciones requeridos

Con base en el objeto y alcance del contrato proyectado, se efectuará una relación de los
permisos, licencias y autorizaciones que deben obtenerse de las entidades nacionales,
departamentales, distritales o municipales, y se precisará a quien corresponde realizar los
trámites necesarios para la obtención.

Adicionalmente, se preverá lo correspondiente a la obtención de permisos, licencias,


autorizaciones sanitarias, cálculo de tasas retributivas y demás requisitos que contemple la
legislación ambiental, los cuales se deben obtener en la oportunidad legal respectiva.

1.1.1.8 Determinar el impacto socio ambiental

Ni el estatuto de contratación estatal (ley 80 de 1993), ni la legislación ambiental, (ley 99 de


1993), establecen de manera expresa en qué momento durante el proceso de selección
deben obtenerse las licencias ambientales, en los proyectos que las requieran. No obstante,
Fecha: enero de
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las licencias ambientales se deben obtener antes de la apertura del proceso de selección,
salvo que las mismas constituyan parte del objeto del contrato.

Los interesados deben conocer en el momento de la elaboración de las ofertas, las


obligaciones que las licencias imponen para ser cumplidas durante la ejecución de los
proyectos. Su desconocimiento puede implicar erogaciones pecuniarias.

Es importante tener en cuenta que se vulnera el principio de planeación cuando la


adjudicación del contrato se efectúa sin contar con la licencia ambiental en los casos que se
requiera.

Son objeto de licencia ambiental los proyectos, obras y actividades expresamente enunciadas
en los artículo 8º y 9º del Decreto 1220 del 2005 y el artículo 1° del Decreto 500 del 20 de
febrero de 2006.

1.1.1.9 Análisis de Mercado

El análisis de Mercado se podrá realizar entre otras formas, a través de cotizaciones escritas
solicitadas en forma verbal o escrita, estableciendo expresamente que ni la formulación de la
solicitud ni la presentación de la cotización generan compromiso u obligación por parte del
SENA, pues no corresponden a un procedimiento de selección.

La información deberá constar en medio documental (fax, correo electrónico, grabación


magnetofónica o digital, entre otros). En todo caso, el antecedente deberá archivarse en la
carpeta de contratación.

El análisis de mercado se podrá utilizar para:

- La elaboración del presupuesto oficial para una contratación


- La elaboración de las listas de precios o tarifas unitarias, para la aprobación previa de los
funcionarios autorizados
- La realización de acuerdos de precios
- La determinación del alcance y características de la contratación

1.1.1.10 Elaboración del Presupuesto

Con la información recopilada de acuerdo con los numerales anteriores, se elaborará el


presupuesto del SENA el cual deberá comprender todos los costos directos e indirectos e
impuestos de ley. Este presupuesto se debe proyectar para la fecha de presentación de las
propuestas.

La revisión y aprobación del presupuesto del SENA será responsabilidad del funcionario
competente.

El presupuesto del SENA deberá ser informado a todos los participantes en el proceso de
contratación, así como también se deberán indicar las consecuencias que se derivan, en el
caso de que las propuestas no se ajusten al mismo.
Fecha: enero de
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En las contrataciones en las cuales no se puedan precisar las cantidades de trabajo, bienes o
servicios, se deberá hacer una proyección de los costos de acuerdo con los antecedentes,
con el fin de determinar el procedimiento de selección y el funcionario competente para
verificar la existencia de apropiación presupuestal suficiente.

Con la información obtenida según lo indicado anteriormente, se debe proceder a:

1.1.1.11 Determinación del Sistema de Precios

Según la clase, magnitud y características del contrato, se debe seleccionar el (los) Sistema
(s) de Precios (precio global, tarifas o precios unitarios, gastos autorizados, gastos
reembolsables, precio base en la fórmula, entre otros) más conveniente (s) para el SENA,
definiendo si serán fijos o ajustables.

1.1.1.12 Selección de la forma de pago

De acuerdo con las características del contrato se debe escoger la forma y periodicidad de los
pagos al Contratista, lo mismo que el tipo de moneda que se vaya a utilizar.

Se deben respetar el orden de presentación de los pagos por parte de los contratistas. Solo
por razones de interés publico, el ordenador del gasto podrá modificar dicho orden dejando
constancia de la actuación.

Para el efecto, la entidad, debe llevar un registro de presentación por parte de los contratistas,
de los documentos requeridos para hacer efectivos los pagos derivados de los contratos, de
tal manera que estos puedan verificar el estricto respeto al derecho de turno. Dicho registro
será público.

Lo dispuesto anteriormente, no se aplicará respecto de aquellos pagos cuyos soportes hayan


sido presentados en forma incompleta o se encuentren pendientes del cumplimiento de
requisitos previstos en el contrato del cual se derivan.

Anticipo o pago anticipado. Se debe analizar la conveniencia de otorgar un anticipo o un


pago anticipado, cuyo porcentaje será determinado por el funcionario competente; de
preferencia se acudirá al anticipo, siendo éste el método más usual y más frecuentemente
utilizado y sólo de manera excepcional se analizará la conveniencia de otorgar un pago
anticipado, de conformidad con la Directiva Presidencial No. 012 de 2002 y la Directiva No. 04
del 4 de Abril de 2003.

En la parte referente al manejo de pagos anticipados en la contratación estatal, señala que las
entidades no pactarán pagos anticipados, salvo casos excepcionales plenamente justificados
y motivados.

Para el caso de los anticipos se establece como criterio que la entrega de recursos se realice
utilizando instrumentos financieros que aseguren el manejo transparente de los recursos y su
destinación exclusiva al contrato.
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Para establecer la forma de pago es importante aclarar que existe diversidad conceptual entre
el “pago anticipado” y “anticipo”:

El anticipo se toma como recursos que la entidad entrega al contratista incluso antes de la
ejecución del contrato con el fin de financiarlo y no como pago por los trabajos o labores
cometidas y por tanto es una inversión sujeta a control por parte del Sena.

Por su parte, el pago anticipado sí hace parte del precio y su entrega comporta la extinción
parcial de la obligación de la remuneración a cargo de la entidad sólo que de manera
adelantada a la realización del contrato o como primer contado.

Vale la pena aclarar que, en tratándose de convenios o contratos interadministrativos, la


limitación a que se refiere el parágrafo del artículo 40 de la ley 80 de 1993 no tiene
aplicabilidad, pues son acuerdos que se pueden celebrar en forma directa, cualquiera sea su
monto, sin que haya obstáculo alguno para ello por permitirlo la ley; basta que se busque la
satisfacción de los servicios o, el cumplimiento de las funciones a cargo de las entidades
comprometidas. por lo mismo, también es posible ampliar su valor sin límite distinto de los
propios del régimen presupuestal pues si es posible celebrar varios acuerdos o convenios, no
existe ninguna justificación para que en lugar de suscribir diferentes documentos se amplíe un
contrato celebrado.

En los eventos que la Entidad pacte el pago anticipado y la entrega de anticipos, debe tener
en cuenta que su monto no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del
respectivo contrato, de conformidad con el inciso primero del parágrafo del art. 40 de la ley 80
de 1993.

1.1.1.13 Estimación de los costos por ajustes e imprevistos

Se debe efectuar un estimativo de los costos que se puedan ocasionar por la aplicación de la
cláusula de reajuste que se pacte, y prever la apropiación para los costos por eventuales
retardos en el pago, y por los que se originen en la posible revisión de los precios por razón
de los cambios o alteraciones de las condiciones iniciales cuando se trate de riesgos que el
SENA asuma expresamente.

1.1.1.14 Verificación de la apropiación presupuestal

Para iniciar el trámite de contratación es indispensable que se haya incluido el


correspondiente rubro dentro del Presupuesto de Gastos de Funcionamiento o de Inversiones
aprobado para el SENA.

Antes de la iniciación del procedimiento de selección se deberá obtener el Certificado de


Disponibilidad Presupuestal (CDP), que garantice la existencia de apropiación suficiente para
atender los desembolsos de la respectiva contratación durante la vigencia fiscal
correspondiente. Esta apropiación deberá comprender el valor del presupuesto oficial, el IVA,
el 4 por mil, los valores por concepto de imprevistos, actualización de precios y, en fin, todos
los desembolsos que se pudieran prever a causa de la ejecución y liquidación del contrato.
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Cuando el desarrollo del contrato abarque más de una vigencia fiscal, se debe prever el
cumplimiento de lo indicado en el Estatuto Orgánico del Presupuesto y demás normas
presupuestales.

La omisión de la verificación de apropiación presupuestal suficiente y/o de la obtención de


autorización para afectar vigencias futuras, constituye falta disciplinaria gravísima de
conformidad con la ley 734 de 2002.

La Dirección Administrativa y Financiera del SENA, a través de circulares o de los medios de


comunicación que considere más idóneos, deberá mantener actualizados a todos los
funcionarios que intervienen en la contratación acerca de la normatividad que sea aplicable en
materia de presupuesto y en especial la sujeción al programa anual de caja, PAC.

Por otra parte, para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas


uniformes y de común utilización a través de bolsa de productos, se tiene que para
determinar el valor del correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal, el SENA
deberá tener en cuenta además del valor del contrato de comisión, el de la operación que por
cuenta suya celebrará el comisionista a través de la bolsa, así como todo pago que deba
hacerse por causa o con ocasión de aquella, incluyendo las garantías y demás pagos
establecidos en el reglamento de la bolsa en donde se vaya a realizar la negociación.

Así mismo, para la selección a través del concurso de meritos, se tiene que con base en
los requerimientos técnicos, la entidad estimará el costo de los servicios de consultoría
requeridos teniendo en cuenta rubros tales como los montos en “personas/tiempo”, el soporte
logístico, los insumos necesarios para la ejecución de los servicios, los imprevistos y la
utilidad razonable del contratista.

El presupuesto oficial amparado por la disponibilidad presupuestal respectiva se determinará


con base en el resultado de la estimación de los costos a que se refiere el inciso anterior. El
detalle de la estimación será puesto a disposición del proponente que se ubique en el primer
puesto de la lista de elegibles, y servirá de base para la revisión de la propuesta económica.

En el caso de requerirse una Propuesta Técnica Detallada (PTD), la entidad podrá contar con
una disponibilidad presupuestal con un valor superior a la estimación precitada, respaldada en
el respectivo certificado. En tal caso, las propuestas económicas de los proponentes podrán
sobrepasar el costo estimado del contrato sin que en ninguna circunstancia superen la
disponibilidad presupuestal amparada por el certificado, so pena de ser rechazadas en el
momento de su verificación.

CAPITULO III

MODALIDADES DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA

De conformidad con el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, y el artículo 2° del Decreto 2474 del
7 de julio de 2008, el SENA escogerá a los contratistas a través de las siguientes
modalidades de selección:
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ƒ Licitación Publica
ƒ Selección Abreviada
ƒ Concurso de meritos
ƒ Contratación Directa

Para la selección de los contratistas se aplicarán los principios de economía, transparencia


y responsabilidad contenidos en la Ley 80 de 1993 y los postulados que rigen la función
administrativa.

1. LICITACION PÚBLICA

Se entiende por licitación pública el procedimiento mediante el cual la entidad estatal formula
públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados
presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable.

La escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de licitación pública, en
los eventos en que el objeto del contrato sea complejo y para los casos que la Ley 1150 de
2007 y su Decreto 2474 del 7 de julio de 2008, no señale una causal que establezca el
procedimiento de selección a seguir.

1.1. Etapa preparatoria :

Se debe inicialmente hacer la planeación del contrato a celebrar por la entidad, para lo cual
deberá adicionalmente, hacer:

FASE
REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO
Elaboración de estudios y documentos previos.
Los estudios previos deben contener los
requisitos señalados en el artículo 3 del Decreto
2474/2008, a saber: No tiene
1. La descripción de la necesidad que la entidad Se publicarán de manera simultanea con
estatal pretende satisfacer con la contratación. el proyecto de pliego de condiciones
2. La descripción del objeto a contratar, con sus ( artículo 8 de la ley 1150 de 2007 y
especificaciones y la identificación del contrato a parágrafo 3 artículo 8 del decreto 2474 de
celebrar. 2008)
3. Los fundamentos jurídicos que soportan la
modalidad de selección.
4. El análisis que soporta el valor estimado del
1. contrato.
5. La justificación de los factores de selección
que permitan identificar la oferta más favorable.
6. El soporte que permita la tipificación,
estimación, y asignación de los riesgos
previsibles que puedan afectar el equilibrio
económico del contrato.
7. El análisis que sustenta la exigencia de
garantías destinadas a amparar los perjuicios de
naturaleza contractual o extracontractual,
derivados del incumplimiento del ofrecimiento o
del contrato según el caso.
8. Cualquier otro requisito necesario para cado
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proceso específico.

Modificación a estudios y documentos previos Incluso con


(parágrafo 2 artículo 3 del Decreto 2474 de 2008) Si posterioridad a
2. (solo si se requiere) la apertura del
proceso de
selección
Disponibilidad presupuestal (Requisito necesario
3. para los estudios previos-numeral 6 artículo 25 No se publica No tiene
de la Ley 80 de 1993)
Si Antes de la
Publicación en la Cámara de Comercio La publicación se prueba con la simple publicación del
4. respectiva (Parágrafo 4 del artículo 8 del Decreto constancia del envío de la información a proyecto de
2474 de 2008) la Cámara de Comercio pliego de
condiciones.
Remisión del proyecto a cada uno de los Dentro de los 2
miembros del comité de licitaciones. (resolución No aplica días hábiles
1930 de 2004 y resolución No. 02017 de 2007) siguientes
5. debe realizar
las
observaciones
y aclaraciones
Convocatoria escrita del presidente del comité a
sus integrantes recomendando al ordenador del No aplica No tiene
6.
gasto la publicación del proyecto de pliegos de
condiciones.
Dentro de los
Publicación de avisos informativos sobre diez (10) a
proceso en un diario de amplia circulación No se publica veinte (20)
(artículo 30, numeral 3° de la Ley 80 de 1993, días calendario
artículo 9 decreto 2170 de 2002 y numeral 6 del anteriores a la
7. artículo 24 de la Ley 80 de 1993) apertura, hasta
3 avisos con
intervalos entre
2 y 5 días
calendario.
(Mínimo 1)
Aviso de convocatoria:
a) información necesaria para dar a conocer el SI
objeto a contratar. (En la fecha de su expedición o a más Junto con la
b) la modalidad de selección que se utilizará. tardar dentro de los 3 días hábiles publicación de
c) el presupuesto oficial del contrato siguientes, parágrafo 3 artículo 8 decreto los estudios
d) lugar físico o electrónico donde puede 2474 de 2008) previos y el
consultarse el proyecto de pliego de proyecto de
condiciones y los estudios y documentos pliego de
previos (artículo 4 Decreto 2474/2008). condiciones.
8.
La convocatoria pública se puede reportar al
SECOP de manera simultánea con la
publicación del primer aviso informativo en el
diario de amplia circulación.

9. SI Cuando menos
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Publicación del proyecto de pliego de (Se publica de manera simultanea con los con diez (10)
condiciones (inciso 2 artículo 9 decreto 2474 de estudios y documentos previos) días hábiles de
2008) antelación a la
fecha del acto
que ordena su
apertura.
Presentación y recepción de observaciones al
proyecto de pliegos de condiciones. (inciso final No aplica Durante el
artículo 9 del Decreto 2474 de 2008) Para la término de
10. recepción de observaciones la entidad podrá publicación del
realizar una audiencia pública. proyecto de
pliego de
condiciones.

Publicación de las observaciones presentadas SI Antes del acto


al proyecto de pliego de condiciones y de las (En la fecha de su expedición o a más que dispone la
11.
respuestas a las mismas ( numeral 3 artículo 8 tardar dentro de los 3 días hábiles apertura del
del decreto 2474 de 2008 y artículo 8 de la Ley siguientes, parágrafo 3 artículo 8 decreto proceso de
1150 de 2007) 2474 de 2008) selección

NOTA: de conformidad con lo señalado en el parágrafo 2 del artículo 7 del Decreto 2474 de
2008, para efecto de lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, se entenderá que
han retirado el respectivo pliego de condiciones del proceso licitatorio, quienes hayan
presentado observaciones al proyecto de pliegos de condiciones o hayan asistido a la
audiencia de reparto de riesgos a que se refiere el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, cuando
ésta se realiza con anterioridad a la apertura del proceso.

La publicación de los proyectos de pliegos de condiciones no genera obligación para la


entidad de dar apertura al proceso de selección.

1.2. Etapa pre-contractual:

En esta etapa se realizarán los trámites que correspondan a la realización efectiva del
proceso de selección, la elaboración de los pliegos de condiciones, los que a su vez se
basarán en la información que arrojó la etapa anterior. De esta manera se definirán y
establecerán requisitos y criterios para la selección de la mejor propuesta para el SENA.

FASE
REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO
Acto administrativo de apertura al proceso de
selección el cual contendrá: (artículo 5 Decreto 2474 de SI
2008) (En la fecha de su expedición
- El objeto de la contratación a realizar o a más tardar dentro de los
- La modalidad de selección que corresponda a la 3
contratación. No tiene
12. días hábiles siguientes,
- El cronograma del proceso (indicando fechas y lugares
donde se llevará a cabo las audiencias) parágrafo 3 artículo 8 decreto
- El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y 2474 de 2008)
retirar el pliego de condiciones y los documentos y
estudios previos.
- La convocatoria para las veedurías ciudadanas.
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- El certificado de disponibilidad presupuestal


- Los demás que se consideren pertinentes.
Acto de suspensión del proceso de selección.
Cuando se presenten circunstancias de interés público o No superior a
general y puedan afectar la normal culminación del 15 días
proceso. SI hábiles,
(En la fecha de su expedición mediante acto
Cuando en el desarrollo del proceso de selección se den o a más tardar dentro de los administrativo
las causales del artículo 69 del C.C.A., a saber: Cuando 3 días hábiles siguientes, motivado.
sea manifiesta su oposición a la constitución y la ley; numeral 10 y parágrafo 3 del
Cuando no este conforme con el interés publico o social o artículo 8 decreto 2474 de
13.
atente contra el; .Cuando con ello se cause agravio 2008) Este término
injustificado a una persona. podrá ser
mayor si la
Por la anterior causa la entidad revocará el acto entidad lo
administrativo que ordeno la apertura del proceso de requiere de lo
selección. (parágrafo 1 y 2 artículo 5 del Decreto 2474 de cual dará
2008). cuenta en el
acto que lo
señale.
Pliego de condiciones definitivo, sin perjuicios de los
requisitos exigidos en el numeral 5 del artículo 24 de la
Ley 80 de 1993, contendrá cuando menos:
- La descripción detallada y completa del objeto a
contratar, el cual se presenta en documento separado
del pliego de condiciones como anexo y será público. SI
- la estimación, tipificación y asignación de los riesgos En la fecha de su expedición
previsibles involucrados en la contratación (inciso 1 o a más tardar dentro de los
artículo 4 de la ley 1150 de 2007) 3 días hábiles siguientes,
- fecha en la cual se revisará la asignación de riesgos Numeral 7 y parágrafo 3 del
con el fin de establecer su distribución definitiva (inciso artículo 8 decreto 2474 de
2 artículo 4 ley 1150 de 2007) 2008)
- El plazo máximo para expedir adendas.
- Los fundamentos del proceso de selección, su
modalidad, términos, procedimientos y demás reglas No tiene.
objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas,
14.
evaluación, ponderación de las mismas y la
adjudicación del contrato.
- Las razones y causas que generarían el rechazo de la
propuesta o la declaratoria de desierto del proceso.
- Las condiciones de celebración del contrato,
presupuesto, forma de pago, garantías y demás
asuntos relativos.
- Plazo para elaborar los estudios técnicos, económicos y
jurídicos necesarios para la evaluación de las
propuestas y solicitar al proponente las aclaraciones y
explicaciones indispensables. (numeral 7-artículo 30 de
la Ley 80/ 1993.
- Los demás requisitos que se requieran de acuerdo al
objeto a contratar.

No podrá ser objeto de cobro los pliegos de condiciones y


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no se podrá exigir valor alguno para participar (numeral 4


parágrafo 4 artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

La entidad no podrá señalar taxativamente los requisitos


o documentos subsanables o no, ni permitir que se
subsane la falta de capacidad para presentar oferta, ni
que se acrediten circunstancias ocurridas con
posterioridad al cierre del proceso (artículo 10 del decreto
2474 de 2008)
Adendas. La entidad señalará en el pliego de
condiciones el plazo máximo para expedirse adendas, o, SI Como máximo
a falta de tal previsión, señalará al adoptarlas la En la fecha de su expedición el día hábil
extensión del término de cierre que resulte necesaria, en o a más tardar dentro de los anterior a la
uno y en otro caso, para que los proponentes cuenten 3 días hábiles siguientes. fecha del
con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus cierre del
propuestas a las modificaciones realizadas. No podrá (Numeral 12 y parágrafo 3 del proceso.
15. expedirse la modificación realizada el mismo día en que artículo 8 decreto 2474 de
se tiene previsto el cierre del proceso de selección 2008)

En el evento en que se modifiquen los plazos y términos


del proceso de selección la adenda debe incluir el nuevo
cronograma estableciendo los cambios que ello implique
en el contenido del acto de apertura del proceso. (artículo
7 Decreto 2474 de 2008)

Audiencia para precisar el contenido y alcance del


pliego de condiciones. En dicha audiencia se levantará Dentro de los
un acta suscrita por los intervinientes. SI 3 días hábiles
En la fecha de su expedición siguientes al
Como resultado de lo debatido en la audiencia y cuando o a más tardar dentro de los inicio del plazo
resulte conveniente el ordenador del gasto expedirá las 3 días hábiles siguientes se para la
modificaciones pertinentes a dichos documentos y publica el acta de la presentación
16.
prorrogará si fuere necesario el plazo de la licitación audiencia (numeral 8 y de propuestas
hasta por seis (6) días hábiles. parágrafo 3 del artículo 8 a solicitud de
decreto 2474 de 2008) cualquiera de
Lo anterior no impide que dentro del plazo de la licitación las personas
cualquier interesado pueda solicitar aclaraciones que retiraron
adicionales que la entidad deberá responder mediante los pliegos de
comunicación escrita, copia de la cual enviará a todos y condiciones.
cada una de las personas que retiraron los pliegos.
Dependiendo de la Antes de la
Audiencia para revisión y asignación de riesgos complejidad del objeto, en presentación
17. audiencia de prepliegos en de ofertas
acta separada.

Cierre. El termino que debe transcurrir entre la fecha a


partir de la cual se puede presentar propuestas y la de su
cierre. Se debe señalar en los pliegos de condiciones. No aplica No tiene
18.
Indicar el día, la hora y el lugar

Cuando lo estimen conveniente la entidad interesada o lo


soliciten las dos terceras partes de las personas que
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hayan retirado pliego de condiciones, dicho plazo se


podrá prorrogar, antes de su vencimiento, por un término
superior a la mitad del inicialmente fijado.

Evaluación de las propuestas. el acto administrativo


debe ser motivado.

- La oferta presentada debe ser evaluada de manera


objetiva aplicando las reglas contenidas en los pliegos de
condiciones y no se rechazará una propuesta por
ausencia de requisitos o falta de documentos que
verifiquen las condiciones del proponente o soporten el
contenido de la oferta y que no constituyan los factores
de escogencia establecidos por la entidad en el pliego de
condiciones de conformidad con los numerales 2, 3 y 4
del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007.

Se rechazará la oferta del proponente que dentro del


término previsto en el pliego o en la solicitud no responda
al requerimiento que haga la entidad para subsanar.

- De conformidad con lo señalado en el parágrafo 1 del


artículo 33 de la Ley 1150 de 2007, en tanto no entre en
vigor el artículo 6 las entidades verificaran la información
de los proponentes a que se refiere el numeral 1 del
artículo 5 ibídem, sin perjuicio de que se exija el
certificado del Registro Único de Proponentes para
19. efectos de determinar la clasificación y calificación de los
proponentes cuando correspondan ( artículo 11 decreto
2474 de 2008).

-. Se debe tener en cuenta lo señalado en el artículo 5 de SI El


la Ley 1150 de 2007 y el artículo 10 del decreto 2474 de Para el informe de evaluación determinado
2008. (numeral 13 del artículo 8 del en el pliego de
Decreto 2474 de 2008) condiciones

-. El ofrecimiento más favorable a la entidad a que se


refiere el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, en los
procesos de licitación será:

a). La ponderación de los elementos de calidad y precio


soportados en puntajes y formulas señaladas en los
pliegos de condiciones

b). La ponderación de los elementos de calidad y precio


que representen la mejor relación costo – beneficio para
la entidad, para lo cual el pliego de condiciones
establecerá:

ƒ Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la


oferta.
ƒ Las condiciones técnicas adicionales que para la
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Gestión de la
Calidad

Entidad representen ventajas de calidad o de


funcionamiento. Dichas condiciones podrán consistir
aspectos tales como el uso de tecnología o materiales
que genere mayor eficiencia, rendimiento o duración
del bien, obra o servicio.

ƒ Las condiciones económicas adicionales que para la


Entidad representen ventajas cuantificables en
términos monetarios, como por ejemplo, la forma de
pago, descuentos por adjudicación de varios lotes,
descuentos por variaciones en programas de
entregas, mayor garantía del bien o servicio respecto
de la mínima requerida, impacto económico sobre las
condiciones preexistentes en la Entidad directamente
relacionadas con el objeto a contratar, mayor
asunción de riesgos previsibles identificados, entre
otras.

ƒ Los valores monetarios que se asignarán a cada


ofrecimiento técnico o económico adicional, de
manera que permitan la ponderación de las ofertas
presentadas. En ese sentido, cada variable se SI
cuantificará monetariamente, según el valor que Para el informe de evaluación
represente el beneficio a recibir de conformidad con lo (numeral 13 del artículo 8 del El
establecido en los estudios previos. Decreto 2474 de 2008) determinado
en el pliego de
Para efectos de comparación de las ofertas la entidad condiciones
calculará la relación costo beneficio de cada una de ellas,
restando del precio total ofrecido los valores monetarios
de cada una de las condiciones técnicas y económicas
adicionales ofrecidas, obtenidos conforme con lo
señalado en el presente artículo. La mejor relación costo-
beneficio para la entidad estará representada por aquella
oferta que, aplicada la metodología anterior, obtenga la
cifra más baja.

La adjudicación recaerá en el proponente que haya


presentado la oferta con la mejor relación costo –
beneficio y el contrato se suscribirá por el precio total
ofrecido.

Para la evaluación de las propuestas la entidad debe


designar un comité asesor conformado por servidores
públicos o particulares contratados de conformidad con el
artículo 82 Decreto 2474 de 2008; encargado de
recomendara tanto en la parte técnica como asesor el
sentido de la decisión.

Si no se acoje la recomendación efectuada por el comité


evaluador deberá ser justificado en el acto administrativo
con que culmine el proceso.

Ofertas con valor artificialmente bajo: Cuando de


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Gestión de la
Calidad

conformidad con la información a su alcance la entidad


estime que el valor de una oferta resulta artificialmente
bajo, requerirá al oferente para que explique las razones
que sustenten el valor por él ofertado. Oídas las
explicaciones, el comité asesor recomendará el rechazo
o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando
sus razones.

Procederá la recomendación de continuidad de la oferta


en el proceso de selección, cuando el valor de la misma
responde a circunstancias objetivas del proponente y su
oferta, que no ponen en riesgo el proceso, ni el
cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso
de que se adjudique el contrato a dicho proponente.

Traslado del informe de evaluación. los informes de Cinco días


evaluación permanecerán en la secretaria de la entidad hábiles
por 5 días hábiles para que los oferentes hagan contados a
observaciones, sin embargo los oferentes no podrán No aplica partir de la
20.
adicionar, completar o mejorar sus propuestas.(numeral 8 publicación del
artículo 30 de la Ley 80 de 1993) informe de
evaluación

Adjudicación La licitación se adjudicará en forma


obligatoria en audiencia pública, mediante resolución
motivada, en la que participará el jefe de la entidad o su
delegado, los servidores públicos que hayan elaborado
los estudios y evaluaciones, los proponentes y demás
personas que deban asistir.(numeral 10 artículo 30 de la
Ley 80 de 1993, inciso 1 del artículo 9 de la Ley 1150 de
2007).

Esta audiencia se realizará conforme a las reglas


señaladas para tal efecto por la entidad, teniendo en SI El
cuenta las siguientes consideraciones: determinado
21.
Acta de audiencia, resolución en el pliego de
1. En la audiencia los oferentes podrán pronunciarse de adjudicación. condiciones
inicialmente sobre las respuestas dadas por la entidad a (numeral 15 del artículo 8 del
las observaciones presentadas respecto de los informes Decreto 2474 de 2008)
de evaluación. En ningún caso, esta posibilidad implica
una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta.

En caso de presentarse pronunciamientos que a juicio de


la entidad requieran de análisis y cuya solución podría
incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia
podrá ser suspendida por el término necesario para la
verificación de los asuntos debatidos y la comprobación
de lo alegado.
Fecha: enero de
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Gestión de la
Calidad

2. Se podrá conceder el uso de la palabra por una única


vez al oferente que así lo solicite, con el objeto de replicar
las observaciones que sobre la evaluación de su oferta
se hayan presentado por los intervinientes.

3. Toda intervención deberá ser hecha por la persona o


las personas previamente designadas por el oferente, y
estará limitada a la duración máxima que la entidad haya
señalado con anterioridad.

4. Durante la audiencia los asistentes deberán observar


una conducta respetuosa hacia los servidores públicos y
los demás presentes. Quien preside la audiencia podrá
tomar las medidas necesarias para preservar el orden y
correcto desarrollo de la misma, pudiendo excluir de ella,
a quien con su comportamiento altere su normal curso.

5. Se podrá prescindir de la lectura del borrador del acto


administrativo de adjudicación del proceso, si la entidad
ha dado a conocer oportunamente su texto con la debida
antelación para su lectura por parte de los oferentes.

6. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la


audiencia, se procederá a adoptar la decisión que
corresponda y se notificará al proponente el dicha
audiencia y a los presentes de conformidad con el
artículo 9° de la Ley 1150 de 2007.

El acto de adjudicación no tendrá recurso por vía


gubernativa (parágrafo 1 del artículo 77 de la Ley 80 de
1993).

Declaratoria de desierta de la licitación. Procede por


motivos o causas que impidan la escogencia objetiva y se SI
declarará en acto administrativo explicando las razones
de la decisión. resolución de declaratoria El
desierta determinado
22. La contratación cuyo proceso de licitación pública haya (numeral 16 del artículo 8 del en el pliego de
sido declarado desierta, la entidad deberá iniciar la Decreto 2474 de 2008) condiciones
selección abreviada dentro de los 4 meses siguientes a la
declaración de desierta del proceso inicial. (literal d
numeral 2 artículo 2 Ley 1150 de 2007)

NOTA: El acto de adjudicación es irrevocable y obliga a la entidad y al adjudicatario. No


obstante lo anterior si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la
suscripción del mismo, sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad o si se demuestra que el
acto se obtuvo por medios ilegales, éste podrá ser revocado, caso en el cual, la entidad podrá
mediante acto administrativo motivado adjudicar el contrato dentro de los quince (15) días
siguientes al proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea
Fecha: enero de
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Calidad

igualmente favorable para la entidad. (Inciso final numeral 12 artículo 30 de la Ley 80 de 1993
y el inciso 3 del artículo 9 de la Ley 1150 de 2007).

2. LICITACION PÚBLICA A TRAVÉS DE SUBASTA INVERSA PARA LA PRESENTACION


DE LA OFERTA DE MANERA DINAMICA.

De conformidad con el inciso segundo del numeral 1 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007,
se entiende por subasta inversa para la presentación de la oferta, la puja dinámica efectuada
electrónicamente, mediante la cual los oferentes, durante un tiempo determinado, ajustan su
oferta respecto de aquellas variables susceptibles de ser mejoradas, con el fin de lograr el
ofrecimiento que representa la mejor relación costo-beneficio para la entidad, de acuerdo con
lo señalado en el pliego de condiciones.

2.1. Etapa preparatoria.

FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO


Desde la elaboración de los análisis de igual con lo
1 -11 conveniencia y oportunidad hasta la Igual con lo previsto en la fase 1 a 10 previsto en la
publicación del proyecto de pliegos de señalado en la etapa preparatoria de fase 1 a 12
condiciones previstos anteriormente en las fase licitación publica señalado en la
1 a 11 de la etapa preparatoria etapa
preparatoria
de licitación
publica

2.2. Etapa Precontractual

FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO

Acto administrativo de apertura al proceso de selección. Los Igual con lo previsto en la Igual con lo
12-13 requisitos señalados con anterioridad. (artículo 5 Decreto 2474 de fase 12 a 13 señalado en la previsto en la fase
2008) hasta el acto de suspensión del proceso de selección, de etapa precontractual de 12 a 13, ya
conformidad con lo señalado en la fase 12 a 13. licitación publica señalado
anteriormente.

Pliego de condiciones definitivo. señalará si en el proceso de


licitación de que se trate procede la presentación total o parcial de la
oferta de manera dinámica mediante subasta inversa. Tal método SI
sólo se empleará cuando se aplique la alternativa de evaluación de
la mejor relación de costo-beneficio a que se refiere el literal b) del En la fecha de su
numeral 3 del artículo 12 del Decreto 2474 de 2008. expedición o a más tardar
14 dentro de los 3 días hábiles No tiene.
Presentación de documentos: En la fecha señalada en el pliego de siguientes, (Numeral 7 y
condiciones los oferentes presentarán los documentos que acrediten parágrafo 3 del artículo 8
la capacidad jurídica y el cumplimiento de las condiciones exigidas decreto 2474 de 2008)
en relación con la experiencia, capacidad administrativa, operacional
y financiera requerida por la entidad. En el caso de una
conformación dinámica parcial de la oferta, a los documentos
señalados se acompañará el componente de la oferta que no es
objeto de conformación dinámica. (inciso 4 artículo 14 decreto 2474
de 2008)
14
Verificación de documentos. La entidad dentro del plazo previsto
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Gestión de la
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en el pliego de condiciones verificará el cumplimiento de los


requisitos y condiciones señalados en el numeral anterior, con el fin
de determinar cuáles de los oferentes pueden continuar en el
proceso de selección. Con los oferentes habilitados, en la fecha y
hora previstas en el pliego de condiciones, se realizará la subasta
inversa para la conformación dinámica de la oferta. (inciso 5 artículo
14 del decreto 2474 de 2008)

15-20 Desde las Adendas hasta el traslado del informe de evaluación igual con lo previsto en la .
se debe regular por los parámetros señalados desde la fase 15 a la fase 16 a 21, señalado en
20 de la etapa precontractual en licitación publica la etapa precontractual
licitación publica

Subasta. En dicha subasta, los proponentes, en relación con


aquellos aspectos de la oferta que incluyan variables dinámicas de
conformidad con el pliego de condiciones, presentarán un proyecto
de oferta inicial, que podrá ser mejorado mediante la realización de
posturas sucesivas, hasta la conformación de su oferta definitiva,
entendiendo por esta, la última presentada para cada variable dentro
del lapso de la subasta.
21 SI Una vez finalizada
Se tomará como definitiva la propuesta de oferta inicial que haya Inciso 1 del artículo 8 del la fase de
realizado el oferente que no hizo uso de su derecho a presentar Decreto 2474 de 2008 verificación del
posturas, una vez concluido el tiempo previsto para el efecto. cumplimiento de
los requisitos y
En ningún caso el precio ofrecido será la única variable sometida a condiciones.
conformación dinámica.

La herramienta electrónica que se emplee deberá permitir que en


todo momento el proponente conozca su situación respecto de los
demás competidores y únicamente en relación con el cálculo del
menor costo evaluado. Si la subasta recae únicamente sobre
algunas variables, las que no admiten mejora deben haber sido
previamente evaluadas y alimentadas en el sistema, de manera que
este pueda ante cualquier lance efectuar el cálculo automático del
menor costo evaluado.
SI
Adjudicación. Al término de la subasta, se adjudicará el contrato a En la fecha de su Al término de la
22 quien haya presentado la oferta con la mejor relación costo- expedición o a más tardar Subasta
beneficio, de conformidad con lo previsto en el artículo 12 del dentro de los 3 días hábiles
decreto 2474 de 2008. siguientes, parágrafo 3 del
artículo 8 decreto 2474 de
2008)
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Gestión de la
Calidad

ORGANIGRAMA LICITACION PÚBLICA1

2. ENTIDAD. 3. ENTIDAD 4. ENTIDAD. 5 y 6. ENTIDAD.


1. ENTIDAD
Modificación de Expedir el Certificado de Elaborar Aviso y remisión del proyecto a
inicio Elaborar estudios y
estudios y documentos Disponibilidad publicar en Cámara de miembros del comité de
documentos previos
previos (si se requiere) presupuestal (CDP) Comercio licitación y recomendaciones

Estudios, diseños y
Planos 7. ENTIDAD.
- Presupuesto Publicar aviso en diario de
amplia circulación (AVISO DE
PRENSA.

13. ENTIDAD 12. ENTIDAD. 10. INTERESADO


11. ENTIDAD. 9. ENTIDAD 8. ENTIDAD.
Acta de suspensión del Dar apertura al proceso de Presentar observaciones
Responder y publicar observaciones Publicación proyecto de Elaborar y publicar aviso de
proceso de selección selección (resolución al proyecto de pliegos de
y respuestas al proyecto de pliegos pliego de condiciones. convocatoria
apertura) condiciones
de condiciones

14. ENTIDAD.
16. ENTIDAD. 17. ENTIDAD.
Elaborar y publicar el
15. ENTIDAD. Audiencia precisar Audiencia para 18. INTERESADO.
pliego de condiciones
Adendas contenido y alcance de los revisión y asignación Presentar ofertas (cierre)
definitivo.
pliegos de condiciones de riesgos

- Acta de audiencia. Se presentaron ofertas?? SI


- Adendas NO

22. ENTIDAD 20.PROPONENTES


FIN 19. ENTIDAD.
Declaratoria desierta Presentar observaciones al
Verificar y Evaluar ofertas y
informe de evaluación
publicar informe de evaluación
(traslado)

21. ENTIDAD - Informe de evaluación.


Desarrollar - oficios de solicitud de
FIN
audiencia de aclaraciones
adjudicación

Informe de evaluación definitivo.


- resolución de adjudicación

1
Datos tomados del libro Regulación jurídica de la contratación Publica en Colombia, Manuel Sanchez Castro, Tercera edicion, 2008, pag 126-127
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Gestión de la
Calidad

ORGANIGRAMA
LICITACION PUBLICA A TRAVES DE SUBASTA INVERSA PARA LA PRESENTACION DE
LA OFERTA DE MANERA DINAMICA

2. ENTIDAD. 3. ENTIDAD 4. ENTIDAD.


1. ENTIDAD 5 y 6. ENTIDAD.
Modificación de Expedir el Certificado de Elaborar Aviso y
inicio Elaborar estudios y Remisión del proyecto a miembros
estudios y documentos Disponibilidad publicar en Cámara de
documentos previos del comité de licitaciones y
previos (si se requiere) presupuestal (CDP) Comercio
recomendaciones

Estudios, diseños y 7. ENTIDAD.


Planos Publicar aviso en Diario de
- Presupuesto amplia circulación (AVISO DE
PRENSA)

13. ENTIDAD 12. ENTIDAD. 10. INTERESADO 8. ENTIDAD.


11. ENTIDAD. 9. ENTIDAD
Acta de suspensión del Dar apertura al proceso de Presentar observaciones Elaborar y publicar aviso de
Responder y publicar observaciones Publicación proyecto de
proceso de selección selección (resolución al proyecto de pliegos de convocatoria.
y respuestas al proyecto de pliegos pliego de condiciones.
apertura) condiciones
de condiciones

14. ENTIDAD.
16. ENTIDAD. 17. ENTIDAD.
Elaborar y publicar el
15. ENTIDAD. Audiencia precisar Audiencia para 18. INTERESADO.
pliego de condiciones
Adendas contenido y alcance de los revisión y asignación Presentar ofertas (cierre)
definitivo.
pliegos de condiciones de riesgos

- Acta de audiencia. Se presentaron ofertas?? SI


- Adendas NO

23.ENTIDAD 20.PROPONENTES
FIN 19. ENTIDAD.
Declaratoria desierta Presentar observaciones al
Verificar y Evaluar ofertas y
informe de evaluación
publicar informe de evaluación
(traslado)

- Informe de evaluación.
22. ENTIDAD 21. ENTIDAD - oficios de solicitud de
Adjudicación Subasta aclaraciones

FIN
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Calidad

3. SELECCIÓN ABREVIADA

La selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para


aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la
contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos
simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

3.1. CAUSALES

3.1.1. La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas


uniformes y de común utilización.

Son bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización aquellos


que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus
características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente
definidos.

Por bienes y servicios de común utilización entiéndanse aquellos generalmente requeridos


por las entidades y ofrecidos masivamente en el mercado, en condiciones equivalentes para
quien los solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de las
necesidades de quien los adquiere.

No se consideran de características técnicas uniformes y de común utilización las obras


públicas y los servicios intelectuales.

Por diseño o características descriptivas debe entenderse el conjunto de notas distintivas


que simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a la prestación
del servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para satisfacer las
necesidades de la entidad adquirente, en la medida en que no alteran sus ventajas
funcionales.

No se individualizarán los bienes o servicios de carácter homogéneo mediante el uso de


marcas, salvo que la satisfacción de la necesidad de que se trate así lo exija, circunstancia
esta que deberá acreditarse en los estudios previos elaborados por la entidad, sin que la
justificación pueda basarse en consideraciones puramente subjetivas.

Para la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y


de común utilización, no serán aplicables los artículos 2 y 3 de la Ley 816 de 2003, los cuales
rezan:2 “ARTÍCULO 2o. Las entidades de que trata el artículo 1 asignarán, dentro de los criterios de calificación de las
propuestas, un puntaje comprendido entre el diez (10) y el veinte por ciento (20%), para estimular la industria colombiana cuando
los proponentes oferten bienes o servicios nacionales.

Tratándose de bienes o servicios extranjeros, la entidad contratante establecerá un puntaje comprendido entre el cinco (5) y el
quince por ciento (15%), para incentivar la incorporación de componente colombiano de bienes y servicios profesionales, técnicos
y operativos.

Si una vez efectuada la calificación correspondiente, la oferta de un proponente extranjero se encuentra en igualdad de
condiciones con la de un proponente nacional, se adjudicará al nacional.

2
Numeral 3 del parágrafo 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.
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ARTÍCULO 3o. El oferente extranjero deberá cumplir con los mismos requisitos, procedimientos, permisos y licencias previstos
para el oferente colombiano y acreditar su plena capacidad para contratar y obligarse conforme a la legislación de su país.”

3.1.1. 1 Procedimiento de selección

Sin consideración a la cuantía del contrato a realizar, si el bien o servicio requerido por la
entidad es de condiciones técnicas uniformes y de común utilización deberá hacerse uso de
procedimientos de subasta inversa, compra por acuerdo marco de precios o adquisición a
través de bolsas de productos.

Sin embargo si los bienes y servicios del respectivo contrato no exceda el diez por ciento
(10%) de la menor cuantía, la entidad podrá adquiridos por el proceso de mínima cuantía.

En caso de que estos bienes o servicios estén sometidos a situaciones de control de precios
mínimos, la entidad deberá valorar la factibilidad de llevar a cabo una subasta inversa, o
aplicar la modalidad de selección que corresponda.

3.1.1.1.1. Subasta inversa.

Una subasta inversa es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante
la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con lo
señalado en el Decreto 2474 de 2008 y en los respectivos pliegos de condiciones.

3.1.1.1.1.1. Etapa preparatoria.

FASE
REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO
Elaboración de estudios y documentos previos.
Los estudios previos deben contener los Se publicará de manera simultanea con el No tiene
requisitos señalados en el artículo 3 del Decreto proyecto de pliego de condiciones (artículo 8
2474/2008, a saber: de la Ley 1150 de 2007 y parágrafo 3 artículo
1. La descripción de la necesidad que la entidad 8 del decreto 2474 de 2008 )
estatal pretende satisfacer con la contratación.
2. La descripción del objeto a contratar, con sus
especificaciones y la identificación del contrato a
celebrar.
3. Los fundamentos jurídicos que soportan la
modalidad de selección.
1. 4. El análisis que soporta el valor estimado del
contrato.
5. La justificación de los factores de selección que
permitan identificar la oferta más favorable.
6. El soporte que permita la tipificación,
estimación, y asignación de los riesgos previsibles
que puedan afectar el equilibrio económico del
contrato.
7. El análisis que sustenta la exigencia de
garantías destinadas a amparar los perjuicios de
naturaleza contractual o extracontractual,
derivados del incumplimiento del ofrecimiento o
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Calidad

del contrato según el caso.


8. Cualquier otro requisito necesario para cado
proceso específico.

Modificación a estudios y documentos previos Si Incluso con


(parágrafo 2 artículo 3 del Decreto 2474 de 2008) posterioridad a la
2. (solo si se requiere) apertura del
proceso de
selección
Disponibilidad presupuestal (numeral 6 artículo 25
3.
de la Ley 80 de 1993) No se publica No tiene
Aviso de convocatoria: debe contener los SI
requisitos señalados en el artículo 4 Decreto (En la fecha de su expedición o a más tardar Antes de la
2474/2008, señalados en la etapa preparatoria de la dentro de los 3 días hábiles siguientes, publicación del
4.
licitación pública. parágrafo 3 artículo 8 decreto 2474 de 2008) proyecto de
pliegos de
condiciones
Dentro de los 2
días hábiles
Remisión del proyecto a cada uno de los miembros
siguientes debe
5. del comité de licitaciones. (resolución 1930 de 2004 No aplica
realizar las
y resolución No. 02017 de 2007)
observaciones y
aclaraciones
Convocatoria escrita del presidente del comité a sus
6. integrantes recomendando al ordenador del gasto la No aplica No tiene
publicación del proyecto de pliegos de condiciones.
Cuando menos
Publicación del proyecto de pliego de SI con cinco (5) días
condiciones (inciso 2 artículo 9 decreto 2474 de (se publica de manera simultanea con los hábiles de
7. 2008) estudios y documentos previos) antelación a la
fecha del acto que
ordena su
apertura.
Cuando menos
con cinco (5) días
Presentación y recepción de observaciones al
hábiles a partir de
8. proyecto de pliegos de condiciones. (inciso final No aplica
la publicación del
artículo 9 del Decreto 2474 de 2008)
proyecto de pliego
de condiciones.
Observaciones y respuestas. Publicación de las
observaciones presentadas al proyecto de pliego de SI
condiciones y de las respuestas a las observaciones (En la fecha de su expedición o a más tardar Antes del acto
9. al proyecto de pliegos de condiciones ( numeral 3 dentro de los 3 días hábiles siguientes, que dispone la
artículo 8 del decreto 2474 de 2008 y artículo 8 de la parágrafo 3 artículo 8 decreto 2474 de 2008) apertura del
Ley 1150 de 2007) proceso de
selección

3.1.1.1.1.2. Etapa precontractual


FASE
REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO
SI
(En la fecha de su
Acto administrativo de apertura al proceso de selección el cual expedición o a más tardar
contendrá los requisitos previstos en el artículo 5 Decreto 2474 de dentro de los 3 días hábiles
10. No tiene
2008 y señalados en la fase 13 de la etapa precontractual de siguientes, parágrafo 3
licitación publica. artículo 8 decreto 2474 de
2008)
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Gestión de la
Calidad

No superior a 15 días
SI
hábiles, mediante acto
(En la fecha de su
administrativo motivado.
Acto de suspensión del proceso de selección. Procede por las expedición o a más tardar
circunstancias señaladas en el parágrafo 1 y 2 artículo 5 del dentro de los 3 días hábiles
11. Este término podrá ser
Decreto 2474 de 2008, los cuales fueron señalados en la fase 14 siguientes, numeral 10 y
mayor si la entidad lo
de la etapa precontractual de la licitación publica. parágrafo 3 del artículo 8
requiere de lo cual dará
decreto 2474 de 2008)
cuenta en el acto que lo
señale.
Pliego de condiciones definitivo, Debe contener los requisitos
exigidos en los numerales 5 y 6 del artículo 24, numeral 1 del
artículo 25, numeral 7 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993,
numeral 4 del artículo 2 y el inciso 1 del artículo 4, numeral 3 del
artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, el inciso final del artículo 10 del
Decreto 2474 de 2008, señalados en la fase 15 de la etapa SI
precontractual de la licitación publica. Al pliego se anexará el
proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los demás En la fecha de su
documentos necesarios. expedición o a más tardar No tiene.
dentro de los 3 días hábiles
Adicionalmente: se tendrá como único criterio de evaluación el siguientes, Numeral 7 y
precio.(artículo 19 del Decreto 2474 de 2008) parágrafo 3 del artículo 8
12. decreto 2474 de 2008)
Los pliegos de condiciones determinarán márgenes mínimos de
mejora de oferta por debajo de los cuales los lances no serán
aceptables.

En la subasta presencial sólo serán válidos los lances que,


observando el margen mínimo mejoren el precio de arranque o el
menor lance de la ronda anterior según el caso. En la subasta
electrónica, los lances serán válidos si superan el margen mínimo
de mejora en relación con el precio de arranque o el último lance
válido ocurrido durante la subasta, según sea el caso. (Artículo 24
del Decreto 2474 de 2008).

Adendas. La entidad señalará en el pliego de condiciones el


plazo máximo para expedirse adendas, o, a falta de tal previsión,
señalará al adoptarlas la extensión del término de cierre que
resulte necesaria, en uno y en otro caso, para que los proponentes
cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus SI
propuestas a las modificaciones realizadas. No podrá expedirse la En la fecha de su
modificación realizada el mismo día en que se tiene previsto el expedición o a más tardar Como máximo el día
13. cierre del proceso de selección. (artículo 7 del Decreto 2474 de dentro de los 3 días hábiles hábil anterior a la fecha
2008) siguientes,(Numeral 12 y del cierre del proceso.
parágrafo 3 del artículo 8
En el evento en que se modifiquen los plazos y términos del decreto 2474 de 2008)
proceso de selección la adenda debe incluir el nuevo cronograma
estableciendo los cambios que ello implique en el contenido del
acto de apertura del proceso. (artículo 7 del Decreto 2474 de
2008).

Cierre. El termino que debe transcurrir entre la fecha a partir de la


cual se puede presentar propuestas y la de su cierre. Se debe
señalar en los pliegos de condiciones.
14.
Cuando lo estimen conveniente la entidad interesada o lo soliciten
las dos terceras partes de las personas que hayan retirado pliego
de condiciones, dicho plazo se podrá prorrogar, antes de su
vencimiento, por un término superior a la mitad del inicialmente
fijado. (numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993)
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Calidad

No aplica No tiene
Contenido de la propuesta inicial. En el momento señalado en el
pliego de condiciones, los proponentes presentarán una propuesta
completa, incluyendo la información sobre la capacidad jurídica y
las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de
organización de los proponentes y una propuesta inicial de precio,
la cual sólo será abierta al momento de inicio de la puja. En caso
de que el proponente no haga nuevas posturas de precio durante
el certamen, dicho precio inicial se considerará su propuesta final.
(artículo 21 decreto 2474 de 2008).
Evaluación de las propuestas. se debe tener en cuenta lo
previsto en el numeral 7 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993,
numeral 3 del parágrafo 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007,
numeral 6 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, artículo 11 del
Decreto 2474 de 2008, numeral 1 y 3 del artículo 5 de la Ley 1150
de 2007, parágrafo 1 y 2 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007,
artículo 10 del decreto 2474 de 2008, artículo 13 del Decreto 2474
de 2008, señalados en la etapa precontractual de la licitación
pública.

La oferta más favorable a la entidad será aquella con el menor


precio (numeral 1 del artículo 12 del decreto 2474 de 2008)

En caso de que el pliego de condiciones permita la presentación


de ofertas en varias monedas, para efectos de evaluación y
comparación, la entidad convertirá todos los precios a la moneda
única indicada en el pliego, utilizando los parámetros señalados
para tal efecto en los mismos. SI

Para la evaluación de las propuestas la Entidad designará un Numeral 14 y parágrafo 3 El determinado en el


comité asesor, conformado por servidores públicos o por del artículo 8 del decreto pliego de condiciones
particulares contratados para el efecto de conformidad con lo 2474 de 2008.
dispuesto en el artículo 82 del decreto 2474 de 2008, que deberá
realizar dicha labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente
15. a las reglas contenidas en el pliego de condiciones.

El comité evaluador, el cual estará sujeto a las inhabilidades e


incompatibilidades y conflicto de intereses legales, recomendará a
quien corresponda el sentido de la decisión a adoptar de
conformidad con la evaluación efectuada. El carácter asesor del
comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor
encomendada. En el evento en el cual la entidad no acoja la
recomendación efectuada por el comité evaluador, deberá
justificarlo en el acto administrativo con el que culmine el proceso.
(parágrafo 2 del artículo 12 del Decreto 2474 de 2008)

Para que una subasta pueda llevarse a cabo deberán resultar


habilitados para presentar lances de precios por lo menos dos (2)
proponentes.

El resultado de la verificación de los requisitos habilitantes se


publicará de conformidad con lo señalado en el artículo 8° del
decreto 2474 de 2008. En dicho informe se señalarán los
proponentes que no se consideran habilitados y a los cuales se les
concederá un plazo para que subsanen la ausencia de requisitos o
la falta de documentos habilitantes, so pena del rechazo definitivo
de sus propuestas. Luego de verificados y subsanados los
requisitos habilitantes, si a ello hubiere lugar, las entidades
procederán a llevar a cabo la subasta dentro de los plazos fijados
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en los pliegos de condiciones.

Si sólo un oferente resultare habilitado para participar en la


subasta, la entidad ampliará el plazo para la presentación de los
documentos habilitantes y la oferta inicial de precio, por el término
indicado en los pliegos de condiciones, el cual en ningún caso
podrá ser mayor de la mitad del inicialmente previsto.

Durante la prórroga cualquier interesado podrá presentar oferta,


incluyendo aquellos proponentes que fueron considerados no
hábiles para participar en la subasta.
Un término razonable
menor de 5 días hábiles
Traslado del informe de evaluación. Se debe tener en cuenta contados a partir de la
los numerales 2 y 4 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993 y las publicación del informe
reglas de subsanabilidad señalados en el artículo 10 del Decreto No aplica de evaluación. //
16.
2474 de 2008. Hasta la adjudicación o
hasta el momento
determinado por la
entidad en el pliego de
condiciones.
Subasta. Para llevarla a cabo deben resultar habilitados para
presentar lances de precio por lo menos dos (2) proponentes.

Una vez publicado el informe de verificación de requisitos


habilitantes, se procederá a llevar a cabo la subasta dentro de los SI Una vez finalizada la
plazos fijados en los pliegos de condiciones. fase de verificación del
Inciso 1 del artículo 8 del cumplimiento de los
Las subastas podrán tener lugar por ítems o por lotes, entendidos Decreto 2474 de 2008. requisitos y condiciones
estos como un conjunto de bienes agrupados con el fin de ser
adquiridos como un todo, cuya naturaleza individual corresponde a
la de aquellos de características técnicas uniformes y de común
utilización.

Modalidades de subasta inversa.

a) Subasta inversa electrónica: tendrá lugar en línea a través del


uso de recursos tecnológicos y siempre se utilizará esta modalidad
a menos que la entidad certifique que no cuenta con la
infraestructura tecnológica, caso en el cual podrá llevar a cabo el
17.
procedimiento de subasta de manera presencial.(parágrafo 1
artículo 23 decreto 2474 de 2008)

Para el desarrollo de las subastas electrónicas inversas las


entidades podrán utilizar la plataforma tecnológica que ponga en
funcionamiento el Secop o contratar con terceros su realización,
de no contar con una propia, que en todo caso deberá garantizar
la autenticidad y la integridad de los mensajes de datos. En los dos
últimos casos la solución deberá generar reportes sobre el
desarrollo del certamen en los formatos y parámetros tecnológicos
señalados por el administrador del Secop, así como realizar en
este último la totalidad de las publicaciones a que se refiere la
presente subsección.

Los márgenes mínimos de mejora de oferta, solo serán validos los


lances si superan el margen mínimo de mejora en relación con el
precio de arranque o el último lance valido ocurrido durante la
subasta. Inciso 2 artículo 24 Decreto 2474 de 2008.)
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se deberá garantizar y otorgar plena seguridad sobre el origen e


identidad del emisor del mensaje de datos y sobre su integridad y
contenido, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999
y según lo señalado en el pliego de condiciones.

Procedimiento: La subasta dará inicio en la fecha y hora


señalada en los pliegos de condiciones, previa autorización de la
entidad para la cual se utilizarán los mecanismos de seguridad
definidos en los pliegos de condiciones para el intercambio de
mensaje de datos.

El precio de arranque de la subasta inversa electrónica será el


menor de las propuestas iniciales de precio a que se refiere el
artículo 21 del Decreto 2474 de 2008.

Los proponentes que resultaren habilitados para participar en la SI Una vez finalizada la
subasta presentarán sus lances de precio electrónicamente, fase de verificación del
usando para el efecto las herramientas y medios tecnológicos y de Inciso 1 del artículo 8 del cumplimiento de los
seguridad definidos en los pliegos de condiciones. Decreto 2474 de 2008. requisitos y condiciones

Si en el curso de una subasta dos (2) o más proponentes


presentan una postura del mismo valor, se registrará únicamente
la que haya sido enviada cronológicamente en primer lugar, de
conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999.

La entidad deberá asegurar que el registro de los lances válidos de


precios se produzca automáticamente sin que haya lugar a una
intervención directa de su parte.

Conforme avanza la subasta el proponente será informado por


parte del Sistema o del operador tecnológico que brinda servicios
de subasta, únicamente de la recepción de su lance y de la
confirmación de su valor, así como del orden en que se ubica su
propuesta, sin perjuicio de la confidencialidad que se mantendrá
sobre la identidad de los proponentes. En ningún caso se hará
público el valor de las ofertas durante el desarrollo de la subasta.

Si en el curso de una subasta electrónica inversa se presentaren


fallas técnicas imputables al Secop, a la entidad o a la empresa a
cargo de la operación tecnológica de la subasta, que impidan que
los proponentes envíen sus propuestas, la subasta será cancelada
y deberá reiniciarse el proceso. Sin embargo, la subasta deberá
continuar si la entidad pierde conexión con el Secop o con la
empresa a cargo de la operación tecnológica de la subasta,
siempre que los proponentes puedan seguir enviando sus
propuestas normalmente.

Si por causas imputables al proponente o a su proveedor de


servicio de Internet, aquel pierde conexión con el Secop o con el
operador tecnológico de la subasta, no se cancelará la subasta y
se entenderá que el proveedor desconectado ha desistido de
participar en la misma, salvo que logre volver a conectarse antes
de la terminación del evento.

La entidad deberá contar con al menos una línea telefónica abierta


de disponibilidad exclusiva para el certamen que prestará auxilio
técnico a lo largo de la subasta para informar a los proponentes
sobre aspectos relacionados con el curso de la misma.
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b). subasta inversa presencial. Los lances de presentación de


las propuestas durante ésta se harán con la presencia física de los
proponentes y por escrito.

En la subasta presencial solo serán validos los lances que


observando el margen mínimo mejoren el precio de arranque o el
menor lance de la ronda anterior según el caso.

Procedimiento:

Antes de iniciar la subasta, a los proponentes se les distribuirán


sobres y formularios para la presentación de sus lances. En dichos
formularios se deberá consignar únicamente el precio ofertado por
el proponente o la expresión clara e inequívoca de que no se hará
ningún lance de mejora de precios.

La subasta inversa presencial se desarrollará en audiencia pública


bajo las siguientes reglas:
Una vez finalizada la
a) La entidad abrirá los sobres con las ofertas iniciales de precio y fase de verificación del
comunicará a los participantes en la audiencia, únicamente, cuál SI cumplimiento de los
fue la menor de ellas; requisitos y condiciones.
b) La entidad otorgará a los proponentes un término común Inciso 1 del artículo 8 del
señalado en los pliegos de condiciones para hacer un lance que Decreto 2474 de 2008.
mejore la menor de las ofertas iniciales de precio a que se refiere
el literal anterior;
c) Los proponentes harán sus lances utilizando los sobres y los
formularios suministrados;
d) Un funcionario de la entidad recogerá los sobres cerrados de
todos los participantes;
e) La entidad registrará los lances válidos y los ordenará
descendentemente. Con base en este orden, dará a conocer
únicamente el menor precio ofertado;
f) Los proponentes que no presentaron un lance válido no podrán
seguir presentándolos durante la subasta;
g) La entidad repetirá el procedimiento descrito en los anteriores
literales, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se
reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la
ronda anterior;
h) Una vez adjudicado el contrato, la entidad hará público el
resultado del certamen incluyendo la identidad de los proponentes.

En caso de existir empate se adjudicará el contrato al que


presentó la menor propuesta inicial. De persistir el empate, se
desempatará por medio de sorteo.

Adjudicación. se debe tener en cuenta el numeral 7 del artículo


18.
24 de la Ley 80 de 1993, numeral 8 del artículo 25 de la Ley 80 de
1993, numeral 9 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, parágrafo 1
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del artículo 77 de la Ley 80 de 1993, inciso3 del artículo 9 de la


Ley 1150 de 2007, señalados en la etapa precontractual de la
licitación publica.

Si solo un oferente resultare habilitado para participar a la subasta


y si vencido el plazo para la presentación de documentos
habilitantes para que exista pluralidad de proponentes, no se
alcanza dicha pluralidad, la entidad adjudicará el contrato al
proponente habilitado siempre que su oferta no exceda del SI
presupuesto oficial indicado en los pliegos de condiciones. resolución de El determinado por la
adjudicación.(numeral 15 entidad en los pliegos de
En caso de que se rechace la oferta cuando el valor sea del artículo 8 del Decreto condiciones.
artificialmente bajo, la entidad podrá optar de manera motivada por 2474 de 2008)
adjudicar el contrato a quien haya ofertado el segundo mejor
precio o podrá declar desierto el proceso.

En ningún caso se determinará precios artificialmente bajos a


través de mecanismos electrónicos o automáticos.

Adjudicado el contrato la entidad hará público el desarrollo y


resultado de la subasta incluyendo la identidad de los
proponentes.

Para la suscripción del contrato por medios electrónicos el


representante legal o apoderado del proponente ganador podrá
firmar el contrato y sus anexos y los enviará al Secop y a la
entidad, utilizando los medios de autenticación e identificación
señalados en los pliegos de condiciones. En este caso, la remisión
del contrato firmado electrónicamente se hará al correo electrónico
que la entidad haya señalado en los pliegos de condiciones.

SI
Declaratoria de desierta de la licitación. Procede por motivos o resolución de declaratoria
19. causas que impidan la escogencia objetiva y se declarará en acto desierta El determinado en el
administrativo explicando las razones de la decisión. (numeral 16 del artículo 8 pliego de condiciones
del Decreto 2474 de 2008)
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ORGANIGRAMA SELECCIÓN ABREVIADA MEDIANTE SUBASTA INVERSA

5 Y 6 ENTIDAD.
2. ENTIDAD. 3. ENTIDAD
1. ENTIDAD 4. ENTIDAD. Elaborar y Remitir el proyecto de pliego
inicio Modificación de Expedir el Certificado de
Elaborar estudios y Elaborar y publicar aviso de de condiciones a los miembros del
estudios y documentos Disponibilidad
documentos previos convocatoria comité de licitaciones y
previos (si se requiere) presupuestal (CDP)
recomendaciones

Estudios, diseños y planos.


Presupuesto.
Ficha técnica: denominación del bien o servicio;
denominación técnica del bien o servicio, unidad 7. ENTIDAD.
de medida y descripción general Publicación proyecto de pliego
de condiciones

9. INTERESADO
12. ENTIDAD 8. ENTIDAD
11. ENTIDAD. 10. ENTIDAD. Responder y publicar
Elaborar y publicar el . Presentar observaciones al
Acta de suspensión del Dar apertura al proceso de selección observaciones y respuestas al
pliego de condiciones proyecto de pliegos de condiciones
proceso de selección (resolución apertura) proyecto de pliegos de
definitivo.
condiciones

14. ENTIDAD.
13. ENTIDAD.
Presentar ofertas (cierre) Se presentaron ofertas ??? SI
Adendas

- pliego de condiciones
definitivo
- Adendas

19. ENTIDAD.
FIN NO
Declaratoria desierta

16. ENTIDAD 15. ENTIDAD.


Traslado del informe Verificar y Evaluar ofertas y
de evaluación. publicar informe de evaluación

- Informe de evaluación.
- oficios de solicitud de
aclaraciones
18. ENTIDAD. 17. ENTIDAD Y
FIN Adjudicación en subasta PROPONENTES PRESENCIAL
(Resolución de adjudicación) Subasta inversa

ELECTRONICA
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Calidad

3.1.1.1.2. Adquisición de bienes a través de bolsa de productos.

Para la adquisición de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización por


la entidad a través de bolsas de productos, se debe tener en cuenta las disposiciones legales
sobre los mercados de tales bolsas y en los reglamentos de estas y en lo dispuesto en la
subsección II del Decreto 2474 del 2008, por consiguiente la formación, celebración,
perfeccionamiento, ejecución y liquidación de las operaciones que se realicen dentro del foro
de negociación de estas bolsas, se regirán por tales disposiciones.

Las bolsas de productos deberán estandarizar, tipificar, elaborar y actualizar un listado de los
bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización susceptibles
de adquisición por cuenta de las entidades estatales, de tal manera que sólo aquellos que se
encuentren dentro de tal listado podrán ser adquiridos a través de la bolsa de que se trate.

Este listado actualizado de bienes y servicios deberá mantenerse a disposición de las


entidades estatales y del público en general en las oficinas de las bolsas y permanecer
publicado en la correspondiente página Web, sin perjuicio de cualquier otro medio de
divulgación que se utilice para su adecuado y oportuno conocimiento por parte de los
interesados.

Las bolsas de productos podrán establecer modelos estandarizados para los diferentes
documentos requeridos para las negociaciones que a través suyo realicen las entidades
estatales.

3.1.1.1.2.1. Etapa preparatoria y precontractual

FASE
REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO
Elaboración de estudios y documentos previos.
Los estudios previos deben contener los No tiene
requisitos señalados en el artículo 3 del Decreto
2474/2008, a saber:
1. La descripción de la necesidad que la entidad
estatal pretende satisfacer con la contratación. Se publicará de manera simultanea con el
2. La descripción del objeto a contratar, con sus proyecto de pliego de condiciones (artículo
especificaciones y la identificación del contrato a 8 de la Ley 1150 de 2007 y parágrafo 3
celebrar. artículo 8 del decreto 2474 de 2008 )
3. Los fundamentos jurídicos que soportan la
modalidad de selección.
4. El análisis que soporta el valor estimado del
1.
contrato.
5. La justificación de los factores de selección que
permitan identificar la oferta más favorable.
6. El soporte que permita la tipificación,
estimación, y asignación de los riesgos previsibles
que puedan afectar el equilibrio económico del
contrato.
7. El análisis que sustenta la exigencia de
garantías destinadas a amparar los perjuicios de
naturaleza contractual o extracontractual,
derivados del incumplimiento del ofrecimiento o
del contrato según el caso.
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Gestión de la
Calidad

8. El precio máximo de la comisión que la entidad


estatal pagará al comisionista que por cuenta de
ella adquirirá los bienes y/o servicios a través de
bolsas.
9. El precio máximo de compra de los bienes y/o
servicios a adquirir a través de la bolsa. (artículo
31 Decreto 2474 de 2008).

Modificación a estudios y documentos previos Si Incluso con


(parágrafo 2 artículo 3 del Decreto 2474 de 2008) posterioridad a la
2.
(solo si se requiere) apertura del proceso
de selección
Disponibilidad presupuestal (numeral 6 artículo
25 de la Ley 80 de 1993)
Con el propósito de determinar el valor de los
correspondientes certificados de disponibilidad
presupuestal, la entidad deberán tener en cuenta
además del valor del contrato de comisión, el de
la operación que por cuenta suya celebrará el
comisionista a través de la bolsa, así como todo
pago que deba hacerse por causa o con ocasión
3. de aquella, incluyendo las garantías y demás
pagos establecidos en el reglamento de la bolsa
en donde se vaya a realizar la negociación.

No se podrá celebrar el respectivo contrato de No se publica No tiene


comisión sin la acreditación por parte de la
entidad estatal comitente de la existencia de las
disponibilidades presupuestales que amparen los
valores señalados (artículo32 decreto 2474 de
2008)

Solicitud a Bolsa de Productos y garantías de


cumplimiento.

-.Selección objetiva de los comisionistas:


a) La solicitud de comisionistas por la entidad se
realizará en la rueda de negocios de la bolsa
correspondiente, mediante un procedimiento
competitivo basado en el precio, realizado de
conformidad con los reglamentos internos de la
bolsa.
b) Los comisionistas de bolsa de productos que
deseen actuar como tales por la entidad deberán
registrarse previamente en el SICE y en el RUPR
4.
para determinar el valor estimado de la comisión
(artículo 15 del Decreto 3512/2003 y el artículo 3 No aplica No tiene
de la Ley 598 de 2000.

Los comitentes vendedores y sus comisionistas


en operaciones que se realicen por cuenta de
entidades estatales a través de bolsas de
productos no estarán obligados a registrarse en el
SICE.

c) la entidad podrá exigir a los comisionistas


interesados en participar en el procedimiento de
selección, a través de las bolsas de productos, el
cumplimiento de requisitos habilitantes
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adicionales a su condición de tales, siempre y


cuando estos sean adecuados y proporcionales al
objeto a contratar y a su valor.

d) Las bolsas de productos podrán exigir a sus


miembros comisionistas el cumplimiento de
requisitos habilitantes para actuar como
comisionistas compradores y/o vendedores, en
tratándose de negociaciones por cuenta de
entidades estatales.

e) Las normas y procedimientos aplicables a la


selección de los comisionistas serán los
contenidos en el Decreto 2474 de 2008 y en la
reglamentación que las bolsas expidan en su
desarrollo.

f) La seriedad de las posturas presentadas


durante el proceso de selección de comisionistas
será respaldada en la forma como las
disposiciones legales sobre los mercados de las
bolsas de productos y los reglamentos de estas
dispongan para el efecto.

-. Para la publicación en el Diario Único de


Contratación Pública de los contratos de comisión
que celebren las entidades estatales para hacer
uso, a través de bolsas de productos legalmente
constituidas, de las causales de selección
abreviada establecidas en los literales a) y f) del
numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007,
la tarifa aplicable se tomará con base en el valor
de la comisión que la entidad estatal pagará a su
comisionista. No tiene
No aplica
GARANTIAS.

1. - Única a favor de la entidad. Como requisito


para la ejecución del contrato de comisión, el
comisionista seleccionado deberá constituir a
favor de la entidad estatal comitente la garantía
única de cumplimiento de conformidad con el
artículo 7° de la Ley 1150 de 2007 y las normas
que lo reglamenten, en relación con el valor de la
comisión que se pagará al comisionista por sus
servicios.

2.- Cumplimiento por parte de la entidad. La


entidad estatal comitente deberá constituir a favor
del organismo de compensación de la bolsa de
productos de que se trate, garantía idónea para
asegurar el cumplimiento de la negociación
realizada.

Dichas garantías podrán constituirse mediante


póliza de seguros, depósitos en efectivo, fiducia
en garantía y/o títulos valores de alta liquidez
endosados en propiedad al organismo de
compensación de la bolsa de que se trate. En
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Gestión de la
Calidad

todo caso, durante la vigencia de las operaciones,


el organismo de compensación podrá exigir
garantías adicionales con el fin de mantener la
idoneidad de la misma, de conformidad con las
reglas que regulan las bolsas de productos.

Al momento de pago, las garantías líquidas con


sus rendimientos, podrán aplicarse al mismo. En
todo caso los rendimientos, si los hubiere,
pertenecerán a la entidad estatal.

El certificado de disponibilidad presupuestal


aportado por la entidad para respaldar la
operación no se considerará como garantía.

3.- a cargo del comitente vendedor. El


comitente vendedor de la entidad estatal deberá
constituir a favor del organismo de compensación
de la bolsa de que se trate, las garantías
establecidas en sus reglamentos para garantizar
el cumplimiento de las negociaciones mediante
las cuales la entidad estatal adquiere bienes y/o
servicios de características técnicas uniformes y No aplica No tiene
de común utilización.

La entidad estatal podrá exigir al comitente


vendedor la constitución de garantías a su favor,
adicionales a las señaladas anteriormente,
siempre y cuando resulten adecuadas y
proporcionales al objeto a contratar y a su valor.

Obligaciones de los comisionistas de


entidades estatales. La entidad no podrá exigir a
sus comisionistas el cumplimiento de obligaciones
diferentes a las propias del contrato de comisión.
Procedimiento de negociación.

En la negociación por cuenta de la entidad en


bolsas de productos el postor ganador será aquel
que ofrezca el menor precio.

La negociación podrá realizarse de manera


presencial o electrónica, en los términos y No aplica No tiene
5.
condiciones que las disposiciones legales sobre
los mercados de las bolsas de productos o los
reglamentos de estas dispongan para el efecto.

Rueda de negociación convocada por las


bolsas.
6.
Las bolsas de productos a iniciativa propia,
podrán organizar ruedas de negociación para la
adquisición de productos de características
técnicas uniformes y de común utilización e invitar
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Calidad

a participar, mediante avisos en medios de No aplica


comunicación de amplia circulación, a los No tiene
proveedores y a las entidades estatales
interesadas.

En tal caso, en los avisos se indicarán los


productos que se podrán adquirir y la fecha en
que se llevará a cabo la rueda de negociación,
indicando además el procedimiento y requisitos
que deberá cumplir la entidad estatal y los
vendedores para poder participar.

Una vez recibidas las solicitudes de parte de las


entidad estatal, y agotado el plazo que se haya
señalado en el aviso para el efecto, la bolsa
procederá a convocar a una rueda de selección
objetiva de comisionistas, de conformidad con el
artículo 35 del decreto 2474 de 2008.

Supervisión e interventoría del cumplimiento


de la operación.

La entidad podrá adelantar supervisión e


interventoría sobre la ejecución de las
operaciones que por su cuenta se realicen en las
bolsas de productos. En el evento en el cual la
7. entidad verifique inconsistencias en la ejecución, No aplica No tiene
procederá a poner en conocimiento de la bolsa tal
situación con el propósito de que la misma la
examine y adopte las medidas necesarias para
dirimir la controversia de conformidad con sus
reglamentos y, de ser el caso, notifique del
incumplimiento a su organismo de compensación.

Registro de precios y contratos en el SICE.

Las bolsas de productos deben registrar en el


portal del SICE, a más tardar dentro de los
primeros cinco (5) días hábiles del mes, de
acuerdo con las instrucciones allí publicadas, No aplica No tiene
tanto los contratos de comisión, como las
8.
operaciones que por cuenta de la entidad se
hayan realizado en el mes inmediatamente
anterior de conformidad con las normas
precedentes. Así mismo, se registrarán los
precios de intención de venta que se hayan
presentado durante las negociaciones, que hayan
conducido a cada una de las operaciones.
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Calidad

ORGANIGRAMA
ADQUISICION DE BIENES A TRAVES DE BOLSAS DE PRODUCTOS

2. ENTIDAD. 3. ENTIDAD 4. ENTIDAD


1. ENTIDAD
Modificación de estudios y Expedir el Certificado de Solicitud a Bolsa de
inicio Elaborar estudios y
documentos previos (si se Disponibilidad Productos y Garantías de
documentos previos
requiere) presupuestal (CDP) cumplimiento

Contrato de comisión.
Estudios, diseños y planos.
Presupuesto. Contrato de operación a celebrar con el
Adicionalmente tener en cuenta: comisionista.
1. El precio máximo de la comisión que la entidad estatal que por Garantías
cuenta de ella adquirirá los bienes o servicios a través de la bolsa. Demás pagos establecidos en el reglamento de la
2. El precio máximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir
a través de la bolsa.
bolsa.

5. BOLSA.
Procedimiento de
Negociación.

8. BOLSAS. 7. ENTIDAD. 6. BOLSA


FIN Registro de precios y contratos Supervisión e interventoría Rueda de negociación
en el SICE cumplimiento de la operación. convocada por las bolsas

3.1.1.1.3. Adquisición de bienes y servicios a través de Acuerdo marco de precios

Los acuerdos marcos de precio permitirán fijar las condiciones de oferta para la adquisición o
suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a
las entidades estatales durante un período de tiempo determinado, en la forma, plazo y
condiciones de entrega, calidad y garantía establecidas en el acuerdo.

La selección de proveedores como consecuencia de la realización de un acuerdo marco de


precios, le dará a las entidades estatales que suscriban el acuerdo, la posibilidad que
mediante órdenes de compra directa, adquieran los bienes y servicios ofrecidos.

En consecuencia, entre cada una de las entidades que formulen órdenes directas de compra
y el respectivo proveedor se formará un contrato en los términos y condiciones previstos en el
respectivo acuerdo.

El Gobierno Nacional señalará la entidad o entidades que tendrán a su cargo el diseño,


organización y celebración de los acuerdos marco de precios. El reglamento establecerá las
condiciones bajo las cuales el uso de acuerdos marco de precios se hará obligatorio para las
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entidades de la Rama Ejecutiva del Poder Público en el Orden Nacional, sometidas al


Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

Por consiguiente no se podrá hacer uso de este procedimiento hasta tanto no se asignen las
responsabilidades anteriormente previstas y se expida el reglamento respectivo.

3.1. 2 Menor cuantía

Se entiende por menor cuantía los valores que se relacionan en el literal b del numeral 2 del
artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, teniendo en cuenta el presupuesto anual de las entidades
publicas expresado en salarios mínimos legales mensuales.

La Dirección Administrativa y Financiera informará anualmente el monto de la menor cuantía


para el SENA.

3.1.2.1. Procedimiento

3.1.2.1.1. Etapa preparatoria.

FASE
REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO
Elaboración de estudios y documentos previos.
Los estudios previos deben contener los requisitos
señalados en el artículo 3 del Decreto 2474/2008,
a saber:
1. La descripción de la necesidad que la entidad
estatal pretende satisfacer con la contratación.
2. La descripción del objeto a contratar, con sus Se publicará de manera simultanea con el
especificaciones y la identificación del contrato a proyecto de pliego de condiciones (artículo
celebrar. 8 de la Ley 1150 de 2007 y parágrafo 3 No tiene
3. Los fundamentos jurídicos que soportan la artículo 8 del decreto 2474 de 2008 )
modalidad de selección.
4. El análisis que soporta el valor estimado del
contrato.
1. 5. La justificación de los factores de selección que
permitan identificar la oferta más favorable.
6. El soporte que permita la tipificación,
estimación, y asignación de los riesgos previsibles
que puedan afectar el equilibrio económico del
contrato.
7. El análisis que sustenta la exigencia de
garantías destinadas a amparar los perjuicios de
naturaleza contractual o extracontractual,
derivados del incumplimiento del ofrecimiento o
del contrato según el caso.
8. Cualquier otro requisito necesario para cado
proceso específico.

Modificación a estudios y documentos previos Si Incluso con posterioridad


2. (parágrafo 2 artículo 3 del Decreto 2474 de 2008) a la apertura del proceso
(solo si se requiere) de selección
Disponibilidad presupuestal (numeral 6 artículo
3.
25 de la Ley 80 de 1993) No se publica No tiene
4. Aviso de convocatoria: debe contener los SI
Fecha: enero de
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requisitos señalados en el artículo 4 Decreto (En la fecha de su expedición o a más Antes de la publicación
2474/2008, señalados en la etapa preparatoria de tardar dentro de los 3 días hábiles del proyecto de pliegos
la licitación pública. siguientes, parágrafo 3 artículo 8 decreto de condiciones
2474 de 2008)
Dentro de los 2 días
Proyecto de pliego de condiciones. Remisión No aplica hábiles siguientes debe
5. del proyecto a cada uno de los miembros del realizar las
comité de licitaciones. (resolución 1930 de 2004 y observaciones y
resolución No. 02017 de 2007) aclaraciones
Convocatoria escrita del presidente del comité
a sus integrantes recomendando al ordenador del No aplica No tiene
6. gasto la publicación del proyecto de pliegos de
condiciones.

Cuando menos con cinco


Publicación del proyecto de pliego de SI (5) días hábiles de
7. condiciones (inciso 2 artículo 9 decreto 2474 de (se publica de manera simultanea con los antelación a la fecha del
2008) estudios y documentos previos) acto que ordena su
apertura.
Cuando menos con cinco
Presentación y recepción de observaciones al No aplica (5) días hábiles a partir
8. proyecto de pliegos de condiciones. (inciso de la publicación del
final artículo 9 del Decreto 2474 de 2008) proyecto de pliego de
condiciones.
Observaciones y respuestas. Publicación de las
observaciones presentadas al proyecto de pliego SI
de condiciones y de las respuestas a las (En la fecha de su expedición o a más Antes del acto que
9.
observaciones al proyecto de pliegos de tardar dentro de los 3 días hábiles dispone la apertura del
condiciones ( numeral 3 artículo 8 del decreto siguientes, parágrafo 3 artículo 8 decreto proceso de selección
2474 de 2008 y artículo 8 de la Ley 1150 de 2007) 2474 de 2008)

3.1.2.1.2 Etapa Precontractual.

FASE
REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO
SI
Acto administrativo de apertura al proceso de (En la fecha de su expedición o a más
selección el cual contendrá los requisitos tardar dentro de los 3 días hábiles No tiene
10. previstos en el artículo 5 Decreto 2474 de 2008, y siguientes, numeral 5 y parágrafo 3
señalados en la fase 13 de la etapa artículo 8 decreto 2474 de 2008)
precontractual de licitación publica, numeral 7 del
artículo 24 de la Ley 80 de 1993.
No superior a 15 días
SI hábiles, mediante acto
Acto de suspensión del proceso de selección. (En la fecha de su expedición o a más administrativo motivado.
Procede por las circunstancias señaladas en el tardar dentro de los 3 días hábiles
11. parágrafo 1 y 2 artículo 5 del Decreto 2474 de siguientes, numeral 10 y parágrafo 3 del Este término podrá ser
2008, los cuales explicados en la fase 14 de la artículo 8 decreto 2474 de 2008) mayor si la entidad lo
etapa precontractual de la licitación publica. requiere de lo cual dará
cuenta en el acto que lo
señale.
Pliego de condiciones definitivo, Debe
contener los requisitos exigidos en los numerales
5 y 6 del artículo 24 de la ley 80 de 1993,
12. numeral 1 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993,
numeral 7 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993,
parágrafo 4 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007,
el inciso 1 del artículo 4 de la ley 1150 de 2007,
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el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, artículo 6


del Decreto 2474 de 2008, el inciso final del
artículo 10 del Decreto 2474 de 2008, señalados SI
en la fase 15 de la etapa precontractual de la
licitación publica. Al pliego se anexará el proyecto En la fecha de su expedición o a más
de minuta del contrato a celebrarse y los demás tardar dentro de los 3 días hábiles
documentos necesarios. siguientes, Numeral 7 y parágrafo 3 del
artículo 8 decreto 2474 de 2008) No tiene.
Adicionalmente:

La entidad podrá establecer en el pliego de


condiciones que la oferta sea presentada de
manera dinámica mediante subasta inversa de
conformidad con lo señalado en el artículo 14 del
Decreto 2474 de 2008.

Se debe señalar el mecanismo para que los


posibles oferentes manifiesten su interés de
participar, además de la expresión clara del
interés a participar, debe contener el
señalamiento de formas de contacto y
comunicación eficaces a través de los cuales la
entidad podrá informar directamente a cada
interesado sobre la fecha y hora de la audiencia
pública de sorteo en caso que la misma tenga
lugar. (numeral 3 del artículo 44 del Decreto 2474
de 2008).

En el pliego se debe señalar el termino para


presentar propuestas que en ningún caso podrá
ser inferior a cinco días hábiles (numeral 2 del
artículo 44 del Decreto 2474 de 2008.)
Adendas. La entidad señalará en el pliego de
condiciones el plazo máximo para expedirse
adendas, o, a falta de tal previsión, señalará al SI
adoptarlas la extensión del término de cierre que En la fecha de su expedición o a más Como máximo el día hábil
resulte necesaria, en uno y en otro caso, para tardar dentro de los 3 días hábiles anterior a la fecha del
que los proponentes cuenten con el tiempo siguientes,(Numeral 12 y parágrafo 3 del cierre del proceso.
suficiente que les permita ajustar sus propuestas artículo 8 decreto 2474 de 2008)
a las modificaciones realizadas. No podrá
expedirse la modificación realizada el mismo día
13.
en que se tiene previsto el cierre del proceso de
selección. (artículo 7 del Decreto 2474 de 2008)

En el evento en que se modifiquen los plazos y


términos del proceso de selección la adenda
debe incluir el nuevo cronograma estableciendo
los cambios que ello implique en el contenido del
acto de apertura del proceso. (artículo 7 del
Decreto 2474 de 2008).

Manifestación de interés en participar


- Es un requisito habilitante para la presentación Dentro de los 3 días
de la respectiva oferta y tiene como fin conformar No aplica hábiles siguientes al acto
14.
la lista de posibles oferentes. de apertura del proceso.
- Si no se presenta interés dentro del término
previsto la entidad podrá declarar el proceso
desierto.
15.
Fecha: enero de
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Conformación de lista de posibles oferentes y


audiencia de sorteo.

En caso que el número de posibles oferentes sea SI Día hábil siguiente al


superior a diez (10), la entidad podrá dar paso al Inciso 3 del Artículo 45 del Decreto 2474 vencimiento del término
sorteo de consolidación de oferentes para de 2008 para la manifestación de
escoger entre ellos un número no inferior a este interés.
que podrá presentar oferta en el proceso de
selección.

Cuando el número de posibles oferentes sea


inferior o igual a diez (10), la entidad deberá
adelantar el proceso de selección con todos
ellos.

En caso de realizarse el sorteo de consolidación


de oferentes, el plazo señalado en el pliego de
condiciones para la presentación de ofertas
comenzará a contarse a partir del día de la
realización del sorteo (numeral 4 artículo 44
decreto 2474 de 2008)

Sorteo de consolidación de oferentes.

Se podrá utilizar el mecanismo de sorteo en


audiencia pública para definir el número de
participantes en el proceso de selección
correspondiente cuando el número de
manifestación de interés sea superior a 10. será
responsabilidad del representante legal de la
entidad adoptar las medidas necesarias con el
propósito de garantizar la pulcritud del respectivo
sorteo. (Numeral 2 parágrafo 2 del numeral 2 del
artículo 2 de la Ley 1150 de 2007)

Cuando la entidad haya decidido realizar sorteo


entre quienes manifestaron interés en participar
en número superior a diez (10), se seguirá el
procedimiento señalado en el pliego de
condiciones para tal efecto. En todo caso, se
tomarán las medidas necesarias para garantizar
la pulcritud del mismo.

En todo caso, la audiencia del sorteo se podrá


realizar a partir del día hábil siguiente al
vencimiento del término para manifestar interés,
previa comunicación a todos aquellos que lo
manifestaron, de acuerdo con lo señalado en el
pliego de condiciones.

De todo lo anterior, la entidad deberá dejar


constancia escrita en acta que será publicada en
el Secop. En aquellos casos en que la entidad no
cuente con la infraestructura tecnológica y de
conectividad, el acta será comunicada a todas y
cada una de las personas que participaron de la
respectiva audiencia.
16.
Cierre. El termino que debe transcurrir entre la
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fecha a partir de la cual se puede presentar


propuestas y la de su cierre. Se debe señalar en
los pliegos de condiciones.
Cuando lo estimen conveniente la entidad
interesada o lo soliciten las dos terceras partes
de las personas que hayan retirado pliego de
condiciones, dicho plazo se podrá prorrogar,
antes de su vencimiento, por un término superior
a la mitad del inicialmente fijado. (numeral 5 del No aplica No podrá ser inferior a 5
artículo 30 de la Ley 80 de 1993) días hábiles

El pliego de condiciones señalará el término para


presentar propuestas, que en ningún caso podrá
ser inferior a 5 días hábiles.

En caso de realizarse el sorteo de consolidación


de oferentes el plazo señalado en el pliego de
condiciones para la presentación de ofertas
comenzará a contarse a partir del día de la
realización del sorteo.
Evaluación de las propuestas. Se debe tener
en cuenta lo previsto en el numeral 7 del artículo
24 de la Ley 80 de 1993, numeral 6 del artículo
30 de la Ley 80 de 1993, artículo 11 del Decreto
2474 de 2008, Artículo 5 de la Ley 1150 de 2007,
artículo 10 del decreto 2474 de 2008, artículo 13
del Decreto 2474 de 2008, inciso 3 del numeral 3
artículo 44 del Decreto 2474 de 2008, numeral 4
parágrafo 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de
2007.

Vencido el término para la presentación de


ofertas, la entidad procederá a la evaluación de
las mismas en las condiciones señaladas en el
pliego de condiciones, y adjudicará en forma
motivada al oferente que haya presentado la
oferta más favorable para la entidad, teniendo en SI
cuenta las siguientes alternativas: Aplica para el informe de evaluación, en la
fecha de su expedición o a más tardar No podrá ser mayor que
17. a) La ponderación de los elementos de calidad y dentro de los 3 días hábiles siguientes. el término señalado para
precio soportados en puntajes o fórmulas (parágrafo 3 del artículo 8 y e inciso final la presentación de la
señaladas en el pliego de condiciones; del numeral 4 del artículo 44 del Decreto propuesta.
b) La ponderación de los elementos de calidad y 2474 de 2008)
precio que representen la mejor relación de
costo-beneficio para la entidad, para lo cual el
pliego de condiciones establecerá:
I. Las condiciones técnicas y económicas
mínimas de la oferta.
II. Las condiciones técnicas adicionales que para
la entidad representen ventajas de calidad o de
funcionamiento. Dichas condiciones podrán
consistir en aspectos tales como el uso de
tecnología o materiales que generen mayor
eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o
servicio.
III. Las condiciones económicas adicionales que
para la entidad representen ventajas
cuantificables en términos monetarios, como por
ejemplo la forma de pago, descuentos por
Fecha: enero de
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adjudicación de varios lotes, descuentos por


variaciones en programas de entregas, valor o
existencia del anticipo, mayor garantía del bien o SI
servicio respecto de la mínima requerida, impacto Aplica para el informe de evaluación, en la
económico sobre las condiciones preexistentes fecha de su expedición o a más tardar
en la entidad directamente relacionadas con el dentro de los 3 días hábiles siguientes.
objeto a contratar, mayor asunción de riesgos (parágrafo 3 del artículo 8 y e inciso final
previsibles identificados, entre otras. del numeral 4 del artículo 44 del Decreto
IV. Los valores monetarios que se asignarán a 2474 de 2008)
cada ofrecimiento técnico o económico adicional, No podrá ser mayor que
de manera que permitan la ponderación de las el término señalado para
ofertas presentadas. En ese sentido, cada la presentación de la
variable se cuantificará monetariamente, según el propuesta.
valor que represente el beneficio a recibir de
conformidad con lo establecido en los estudios
previos.

Para efectos de comparación de las ofertas la


entidad calculará la relación costo beneficio de
cada una de ellas, restando del precio total
ofrecido los valores monetarios de cada una de
las condiciones técnicas y económicas
adicionales ofrecidas, obtenidos conforme con lo
señalado en el presente artículo. La mejor
relación costo-beneficio para la entidad estará
representada por aquella oferta que, aplicada la
metodología anterior, obtenga la cifra más baja.

La adjudicación recaerá en el proponente que


haya presentado la oferta soportada en puntajes
o que representen la mejor relación costo-
beneficio. El contrato se suscribirá por el precio
total ofrecido.

El término de evaluación de las propuestas no


podrá ser mayor que el plazo señalado para la
presentación de las mismas, salvo que mediante
acto motivado, la entidad lo extienda hasta por un
término igual al inicialmente previsto.

Para la evaluación de las propuestas la Entidad


designará un comité evaluador (parágrafo 2 del
artículo 12 del Decreto 2474 de 2008).
Un término razonable no
mayor al de presentación
de las ofertas, contado a
Traslado del informe de evaluación. Se debe partir de la publicación del
tener en cuenta los numerales 2 y 4 del artículo No aplica informe de evaluación. //
18.
24 de la Ley 80 de 1993 y las reglas de Hasta la adjudicación o
subsanabilidad señalados en el artículo 10 del hasta el momento
Decreto 2474 de 2008. determinado por la
entidad en el pliego de
condiciones.
Adjudicación. se debe tener en cuenta el SI
numeral 8 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, resolución de adjudicación.(numeral 15 del El determinado por la
numeral 9 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, artículo 8 del Decreto 2474 de 2008) entidad en los pliegos de
19.
parágrafo 1 del artículo 77 de la Ley 80 de 1993, condiciones.
inciso3 del artículo 9 de la Ley 1150 de 2007,
señalados en la etapa precontractual de la
Fecha: enero de
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licitación publica.

Declaratoria de desierta de la convocatoria.


Procede por motivos o causas que impidan la El determinado en el
escogencia objetiva y se declarará en acto SI pliego de condiciones
administrativo explicando las razones de la resolución de declaratoria desierta
decisión. (numeral 16 del artículo 8 del Decreto
2474 de 2008)
En caso de declararse desierto el proceso de
20. selección abreviada de menor cuantía, la entidad
podrá iniciarlo de nuevo prescindiendo de la
publicación del proyecto de pliegos de
condiciones. De ser necesario se modificarán los
elementos de la futura contratación que hayan
sido determinantes de la declaratoria desierta, sin
que en ningún caso se cambie el objeto de la
contratación, sin perjuicio de ajustes en las
cantidades y el presupuesto.
Fecha: enero de
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ORGANIGRAMA SELECCION ABREVIADA PARA PROCESOS DE MENOR CUANTIA

5 Y 6 ENTIDAD.
Proyecto de pliego de condiciones.
2. ENTIDAD. 3. ENTIDAD
1. ENTIDAD 4. ENTIDAD. Remisión del proyecto a miembros
Modificación de Expedir el Certificado de
inicio Elaborar estudios y Elaborar y publicar del comité de licitaciones y
estudios y documentos Disponibilidad
documentos previos aviso de convocatoria recomendaciones
previos (si se requiere) presupuestal (CDP)

Estudios, diseños y
Planos
- Presupuesto

11. ENTIDAD 10. ENTIDAD. 8. INTERESADO


9 ENTIDAD. 7. ENTIDAD
Acta de suspensión del Dar apertura al proceso de Presentar observaciones
Responder y publicar observaciones Publicación proyecto de
proceso de selección (si selección (resolución al proyecto de pliegos de
y respuestas al proyecto de pliegos pliego de condiciones.
se requiere) apertura) condiciones
de condiciones

12. ENTIDAD.
15. ENTIDAD.
Elaborar y publicar el 14. INTERESADO.
13. ENTIDAD. Conformar la lista de 16. INTERESADO.
pliego de condiciones Manifestación de interés
Adendas posibles Oferentes y Presentar ofertas (cierre)
definitivo. en participar
audiencia de sorteo

Lista corta de
precalificados

Se presentaron ofertas?? SI

20. ENTIDAD
FIN NO
Declaratoria desierta

18. PROPONENTES. 17. ENTIDAD.


19. ENTIDAD
FIN Presentar observaciones al Verificar y Evaluar ofertas y
Audiencia de adjudicación.
informe de evaluación (traslado) publicar informe de evaluación

- Informe de evaluación.
- oficios de solicitud de
aclaraciones

3.1.3. Mínima cuantía.

Cuando el valor del contrato por celebrar sea igual o inferior al 10% de la menor cuantía, la
entidad podrá contratar tomando como única consideración las condiciones del mercado, sin
que se requiera obtener previamente varias ofertas y que le permitan a la entidad obtener la
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oferta más favorable teniendo en cuenta la naturaleza del bien o servicio a contratar, haciendo
uso del procedimiento que a continuación se establece:

Para efecto de lo anterior el procedimiento que fija el presente manual para contratar por
mínima cuantía, es el siguiente:

3.1.3.1. Etapas del procedimiento.

3.1.3.1.1. Etapa Preparatoria.

FASE
REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO
Elaboración de estudios y documentos previos.
Los estudios previos deben contener los No tiene
requisitos señalados en el artículo 3 del Decreto
2474/2008, a saber:
1. La descripción de la necesidad que la entidad
estatal pretende satisfacer con la contratación. No se publica
2. La descripción del objeto a contratar, con sus (parágrafo 5 del artículo 8 del Decreto 2494
de 2008)
especificaciones y la identificación del contrato a
celebrar.
3. Los fundamentos jurídicos que soportan la
modalidad de selección.
4. El análisis que soporta el valor estimado del
contrato.
1. 5. La justificación de los factores de selección
que permitan identificar la oferta más favorable.
6. El soporte que permita la tipificación,
estimación, y asignación de los riesgos
previsibles que puedan afectar el equilibrio
económico del contrato.
7. El análisis que sustenta la exigencia de
garantías destinadas a amparar los perjuicios de
naturaleza contractual o extracontractual,
derivados del incumplimiento del ofrecimiento o
del contrato según el caso.
8. Cualquier otro requisito necesario para cado
proceso específico.

Verificación de registro en el plan de compras.

Se debe verificar que los bienes requeridos estén


incluidos en el plan de compras o en el programa No tiene
2.
de mantenimiento, adecuaciones y construcciones, No se publica
en el evento en que no se encuentre incorporado
se deberá justificar ante el funcionario

Certificación de existencias. Certificación de


existencias. El funcionario competente debe
certificar que en el almacén no existen los bienes No se publica No tiene
3. con las características técnicas que se pretenden
contratar.
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Disponibilidad presupuestal (numeral 6 artículo No se publica No tiene


4.
25 de la Ley 80 de 1993)

3.1.3.1.2. Etapa Precontractual

FASE
REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO
5. Invitación a cotizar. Se debe solicitar por lo No se publica No tiene
menos dos (2) cotizaciones. Este requisito se
debe suprimir si en la respectiva sede del centro
o regional existe un Gran Almacen y la entidad
ha decidido realizar la contratación con el mismo.
6. Presentación de ofertas. La oferta debe
contener como mínimo :

- la información básica del bien o servicio a


contratar. No tiene
- Las condiciones de pago No se publica
- El término para su presentación y
documentos necesarios para presentar las
ofertas.
- Se debe anexar el certificado de existencia y
representación legal de la cámara de
comercio no inferior a 30 días.
- Anexar paz y salvo suscrito por el revisor
fiscal y el revisor fiscal donde acredite el
cumplimiento de aportes parafiscales y de
seguridad social. (resolución No. 2090 de
2005).
7. Evaluación de las ofertas. el ordenador del
gasto o el funcionario designado evaluará la No se publica No tiene
documentación, revisará los estudios previos,
verificará de manera interna el cumplimiento en
el pago de aportes parafiscales y la contratación
de aprendices y evaluará la oferta más favorable
para la entidad.

8. Suscripción del Contrato. Deberá constar por


escrito y podrá ser una orden de trabajo, compra No se publica No tiene
o servicio con los elementos de existencia y
validez del negocio jurídico. Inciso 3 artículo 46
decreto 2474 de 2008.

La Dirección Administrativa y Financiera a través de la Circular indicará al inicio de cada año,


la cuantía mínima establecida para la respectiva vigencia.

En aplicación del artículo 6º de la Ley 1150 de 2007, no se requerirán en los procesos de


mínima cuantía, el registro único de proponentes del registro único empresarial de la Cámara
de Comercio, ni de calificación ni de clasificación, únicamente corresponderá al ordenador del
gasto o el funcionario delegado, cumplir con las labores de verificación de las condiciones de
los proponentes.
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NOTA: Para adquisiciones en “Gran Almacén” El ordenador del gasto podrá recurrir a los
establecimientos que correspondan a tal definición, de conformidad con la resolución 2416 del
14 de febrero de 2000 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio o el acto
administrativo que la modifique, complemente o adiciones.

La Superintendencia de Industria y Comercio en el artículo 1° de la Resolución No. 2416 del


14 de febrero del 2000, define el término de gran almacén, como: “Sociedad, establecimiento,
almacén de cadena, almacén distribuido por departamentos, supermercado, hipermercado y punto de mercadeo de
productos de las Cajas de Compensación Familiar, o conjunto de ellos cuando conformen un mismo partícipe, una de cuyas
actividades principales implique ofrecer al público para que sean adquiridos, bienes por medida, sea al por mayor o al detal,
cuyos ingresos brutos bimensuales sean mayores o iguales a 3.000 salarios mínimos mensuales legales.

Para determinar los ingresos brutos se tendrán en cuenta todos los ingresos de los establecimientos de un mismo gran almacén
y los bimestres se contarán como se señala para la presentación del impuesto de industria y comercio. La entidad que en un
bimestre adquiera la condición de gran almacén, la conservará durante 6 bimestres más, contados a partir del último en que sus
ventas así lo hubieran determinado” (Negrilla fuera de texto)

Estas adquisiciones se presumen realizadas a precios de mercado y la existencia del contrato


se prueba con el intercambio de documentos entre la entidad y el contratista, para este efecto
será la orden de compra que emita la entidad y la factura que expida el contratista.

En cuanto a la factura que expida el contratista es preciso recordar que la factura es un título
valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o
beneficiario del servicio.

No podrá librarse factura alguna que no corresponda a bienes entregados real y


materialmente o a servicios efectivamente prestados en virtud de un contrato verbal o escrito.

La factura se considera irrevocablemente aceptada por el comprador o beneficiario del


servicio, si no reclamare en contra de su contenido, bien sea mediante devolución de la
misma y de los documentos de despacho, según el caso, o bien mediante reclamo escrito
dirigido al emisor o tenedor del título, dentro de los diez (10) días calendarios siguientes a su
recepción.

En el evento en que el comprador o beneficiario del servicio no manifieste expresamente la


aceptación o rechazo de la factura, y el vendedor o emisor pretenda endosarla, deberá dejar
constancia de ese hecho en el título, la cual se entenderá efectuada bajo la gravedad de
juramento.

La factura podrá transferirse después de haber sido aceptada por el comprador o beneficiario
del bien o servicio. Tres (3) días antes de su vencimiento para el pago, el legítimo tenedor de
la factura informará de su tenencia al comprador o beneficiario del bien o servicio.

La Dirección Administrativa y Financiera, Grupo de Contabilidad del SENA, señalo en el


Boletín contable y financiero del SENA No. 9 de octubre de 2008, “nueva legislación sobre la
factura como titulo valor” lo siguiente:

• Mediante la Ley 1231 del 17 de julio de 2008 se unificó la factura como título valor como
mecanismo de financiación para el micro, pequeño y mediano empresario.
Fecha: enero de
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Gestión de la
Calidad

• Aquellas personas obligadas a facturar, que deseen que sus facturas sean consideradas
un titulo valor negociable por endoso por el emisor, es decir, que puedan salir a negociar
antes de su vencimiento ofreciéndoselos a las empresas especializadas en factoring
(compra de careta), deberán cumplir con todas las disposiciones de la ley 1231.

• Quienes estando obligados a facturar no desean convertir su factura en un título valor,


deberán seguir cumpliendo con los requisitos fiscales y tributarios que se han venido
cumpliendo hasta el momento.

• La entrada en vigencia de la Ley 1231 de 2008, se fijó a partir del 18 de octubre de 2008.

• Mediante la circular 0096 del 16 de octubre de 2008, la DIAN realizó algunas aclaraciones
sobre los efectos tributarios de la Ley 1231 de 2008, de las cuales se resalta que los
cambios producidos se realizaron en materia comercial, por lo tanto las normas tributarias
y fiscales al respecto no han sufrido cambios.

• Se elimina la denominación de “Factura cambiaria de compraventa”, cambiándose por


“Factura”, en consecuencia, deberán anularse los formatos de factura cambiaria de
compraventa elaborados con base en la numeración autorizada y que no han sido
utilizados. En el caso en que las facturas pendientes de elaborar estén denominadas
solamente como “Factura de venta”, pueden seguirlas utilizando.

• Quienes deseen que sus facturas sean consideradas un titulo valor negociable, deberán
emitir un original y dos copias de la factura, conservando el original firmado por el emisor y
el obligado, entregando una de las copias al obligado o comprador y la otra quedará en
poder del emisor, para sus registros contables.

• Quienes no desean convertir su factura en un título valor, pueden seguir cumpliendo


únicamente con lo indicado en el artículo 617 del Estatuto Tributario que le exige
entregando el original del documento al comprador de los bienes y servicios y pueden
quedarse solo con copias.

• Quienes estén en la obligación de facturar, independientemente de si desean que sus


facturas sean consideradas como un titulo valor negociable o no, deberán expedir sus
facturas con los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta;


b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio;
c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios junto con la
discriminación del IVA pagado;
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de
venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción especifica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados;
g. Valor total de la operación;
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura, e
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Fecha: enero de
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Gestión de la
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Quienes estén en la obligación de facturar y desean que sus facturas sean consideradas
como un titulo valor negociable, deberán expedir sus facturas con los siguientes requisitos
adicionales:

a. La fecha de vencimiento. En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de


vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguientes
a la emisión.
b. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma del
encargado de recibirla.
c. El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura,
del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la
misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura.
d. La factura debe estar firmada por el emisor y por el comprador. El comprador o beneficiario del
servicio deberá aceptar de manera expresa el contenido de la factura, por escrito colocado en
el cuerpo de la misma o en documento separado, físico o electrónico. Igualmente, deberá
constar el recibo de la mercancía o del servicio por parte del comprador del bien o beneficiario
del servicio, en la factura y/o en la guía de transporte, según el caso, indicando el nombre,
identificación o la firma de quien recibe, y la fecha de recibo.

En lo que concierne al SENA, frente al proceso de cuentas por pagar, es necesario tener en
cuenta las siguientes consideraciones:
• En el caso de pago a proveedores de bienes y/o servicios, solo se puede aceptar la entrega de
la copia de facturas, mientras cumplan la totalidad de los requisitos tributarios y los requisitos
adicionales para considerar la factura como título valor.

• Si falta uno o varios de los requisitos mencionados anteriormente, se deberá exigir la entrega
de la factura original.
• Los funcionarios encargados de tramitar las solicitudes de pago y los supervisores de los
contratos cuyos pagos se realicen mediante factura deberán revisar que dichas facturas
cumplan con la totalidad de los requisitos exigidos, tanto tributarios como aquellos necesarios
para que la factura se consideren como título valor, en los casos pertinentes.

• Se recuerda que para que sea procedente la devolución del IVA pagado,a que tiene derecho el
SENA, según el artículo 92 de la Ley 30 de 1992, es necesario, entre otros, “Que en las
facturas se encuentre discriminado el IVA y cumplan con los demás requisitos legales.” (Ver
Boletín contable y financiero Nº 04- 2007

ORGANIGRAMA SELECCIÓN ABREVIADA DE MINIMA CUANTIA


Fecha: enero de
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3.1.4. CONTRATOS PARA LA PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Por expresa disposición del artículo 47 del Decreto 2474 de 2008: “Las entidades estatales
que requieran la prestación de servicios de salud, se celebrarán por parte de la entidad
tomando como única consideración las condiciones del mercado, haciendo uso del
procedimiento que según el Manual de Contratación le permita obtener la oferta más
favorable teniendo en cuenta la naturaleza del servicio a contratar. Las personas naturales o
jurídicas que presten dichos servicios deben estar inscritas en el registro especial nacional del
Ministerio de la Protección Social o quien haga sus veces, de conformidad con la Ley 10 de
1990”.

Como quiera que el SENA cuenta con Servicio Medico Asistencial, es necesario establecer en
este Manual el procedimiento que le permita al ordenador del gasto conocer las condiciones
del mercado, para obtener la oferta más favorable teniendo en cuenta la naturaleza del
servicio a contratar.

Son contratos de prestación de servicios de salud, los siguientes:

Son aquellos que intervienen en la promoción, educación,


Celebrados con profesionales de la salud o talento humano información de la salud, prevención, diagnóstico, tratamiento,
en salud rehabilitación y paliación de la enfermedad3
Servicio de atención en salud responsable de las actividades,
procedimientos e intervenciones de carácter técnico, científico y
administrativo, relacionados con los medicamentos y los
dispositivos médicos utilizados en la promoción de la salud, la
Los de servicios farmacéuticos: prevención, diagnostico, tratamiento y rehabilitación de la
enfermedad.4, pueden ser de carácter independiente, a través
de establecimientos farmacéuticos como Laboratorios
Farmacéuticos, Agencias de especialidades farmacéuticas,
deposito de drogas, establecimientos farmacéuticos minoristas
como farmacias y droguerías; o dependientes, cuando el servicio
esta a cargo de una institución prestadora de servicio de salud. 5
son entidades oficiales, mixtas, privadas, comunitarias y
Los celebrados con instituciones prestadoras de servicios solidarias, organizadas para la prestación de los servicios de
de salud salud”6
Son empresas sociales del estado, quienes tienen como objeto
Los celebrados con empresas sociales del Estado en salud. prestar servicios de salud, como servicio publico a cargo del
estado o como parte del servicio público de seguridad social.7

De conformidad con las normas que regulan la prestación del servicio medico en el SENA, las
Juntas Administradora Nacional y Regional son responsables por el adecuado manejo del
servicio en todos sus aspectos, y les corresponde autorizar la adscripción de los médicos y
odontólogos, así como analizar las ofertas de servicios presentadas por “entidades
asistenciales, laboratorios, rayos x, droguerías y otros establecimientos” las cuales debe ser
previamente estudiadas por el medico general u odontólogo asesor.

3 artículo 1 de la ley 1164 de 2007.


4 artículo 4 del decreto 2200 del 28 de junio de 2005
5 artículo 5 del decreto 2200 del 28 de junio de 2005

6 literal i artículo 153 de la ley 100 de 1993


7 artículo 194 y numeral 2 artículo 195 de la ley 100 de 1993
Fecha: enero de
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3.1.4.1. Procedimiento para la contratación de suministro de medicamentos en cuantía


superior al 10% de la menor cuantía de la entidad:

Etapa Preparatoria

FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO


Estudios y documentos previos, debe cumplir Se publicará de manera simultanea con el
los requisitos señalados en el artículo 3 del proyecto de pliego de condiciones (artículo No tiene
1. Decreto 2474/2008 8 de la Ley 1150 de 2007 y parágrafo 3
artículo 8 del decreto 2474 de 2008 )

Disponibilidad presupuestal (numeral 6 artículo


2. 25 de la Ley 80 de 1993) No se publica No tiene
Aviso de convocatoria y Publicación del SI Los prepliegos deben
3. proyecto de pliego de condiciones: El aviso de (En la fecha de su expedición o a más durar publicados cuando
convocatoria debe contener los requisitos tardar dentro de los 3 días hábiles menos tres (3) días
señalados en el artículo 4 Decreto 2474/2008. siguientes, parágrafo 3 artículo 8 decreto hábiles antes del acto de
2474 de 2008) apertura del proceso.
Pueden presentarse
4 Presentación y recepción de observaciones al No aplica observaciones durante el
proyecto de pliegos de condiciones. (inciso tiempo que dure
final artículo 9 del Decreto 2474 de 2008) publicado el proyecto de
pliego de condiciones.
Observaciones y respuestas. Publicación de las SI Durante el tiempo de la
observaciones presentadas al proyecto de pliego (En la fecha de su expedición o a más publicación de los
5 de condiciones y de las respuestas a las tardar dentro de los 3 días hábiles prepliegos y a más tardar
observaciones al proyecto de pliegos de siguientes, parágrafo 3 artículo 8 decreto el día en que se ordene la
condiciones. 2474 de 2008) apertura del proceso de
selección

Etapa Precontractual

FASE REQUISITO Publicación en el TERMINO


SECOP
SI Día hábil siguiente al de
Acto administrativo de apertura al proceso de selección: (En la fecha de su la terminación del
contendrá la información señalada en el artículo 5 Decreto 2474 expedición o a más tardar término de publicación
de 2008. dentro de los 3 días hábiles del proyecto de pliegos
6 siguientes, parágrafo 3
artículo 8 decreto 2474 de
2008)
En la fecha de su
Pliego de condiciones definitivo: Debe contener los requisitos expedición o a más
7 señalados en el artículo 6º del Decreto 2474 de 2008; al pliego se tardar dentro de los 3
anexará el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los SI días hábiles siguientes,
demás documentos necesarios. Numeral 7 y parágrafo 3
del artículo 8 decreto
2474 de 2008)
Opcional: Audiencia para precisar contenido y alcance de los
8 pliegos de condiciones. Solo será necesario celebrarla si se SI En la fecha programada
requiere aclarar aspectos especiales de los pliegos o si lo en el cronograma.
solicitan los proponentes.
Fecha: enero de
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Término para cierre y presentación de ofertas. El señalado en


los pliegos de condiciones y comprende la fecha a partir de la No aplica No aplica
9 cual se puede presentar propuestas y su fecha de cierre.
SI
Se deben publicar los
Evaluación de las propuestas. El comité evaluador que haya
10 resultados de la
sido designado por el ordenador del gasto (parágrafo 2 del
evaluación durante dos
artículo 12 del Decreto 2474 de 2008), escogerá la oferta más
(2) días hábiles, tiempo Dos (2) días hábiles.
favorable que resulte de la ponderación de los elementos de
durante el cual los
calidad y precios soportados en puntaje ó formulas señaladas en
oferentes podrán
el pliego de condiciones.
presentar sus
observaciones.
11 Adjudicación. Se hace mediante acto motivado, señalando el
oferente con el que se suscribirá el contrato.
El establecido en los
La entidad podrá adjudicar el contrato cuando solo se haya SI
pliegos de condiciones.
presentado una propuesta y ésta cumpla con los requisitos
habilitantes exigidos y satisfaga los requerimientos del pliego de
condiciones.

Suspensión del proceso de selección: Procede por las circunstancias señaladas en el


parágrafo 1 y 2 del artículo 5 del Decreto 2474 de 2008. El acto administrativo mediante el
cual se declara debe ser motivado y publicarse en la fecha de su expedición o a más tardar
dentro de los 3 días hábiles siguientes (numeral 10 y parágrafo 3 del artículo 8 decreto 2474
de 2008). El término inicial de la suspensión no podrá ser superior a 15 días hábiles; si se
requiere un término mayor debe sustentarse en el respectivo acto administrativo.

Adendas: En el pliego de condiciones se indicará el plazo máximo para expedirse adendas,


o, a falta de tal previsión, señalará al adoptarlas la extensión del término de cierre que resulte
necesaria, en uno y en otro caso, para que los proponentes ajusten sus propuestas a las
modificaciones realizadas. No podrá expedirse la modificación realizada el mismo día en que
se tiene previsto el cierre del proceso de selección. En el evento en que se modifiquen los
plazos y términos del proceso de selección la adenda debe incluir el nuevo cronograma
estableciendo los cambios que ello implique en el contenido del acto de apertura del proceso.
(artículo 7 del Decreto 2474 de 2008).

Declaratoria de desierta de la convocatoria. Procede por motivos o causas que impidan la


escogencia objetiva y se declarará en acto administrativo explicando las razones de la
decisión. El acto administrativo que la declare debe ser motivado y publicado.

Etapa Contractual

El contrato se suscribirá dentro del término establecido en el pliego de condiciones.

La contratación para el suministro de medicamentos podrá adelantarse igualmente, a través


del procedimiento de subasta inversa en aquellos lugares donde las condiciones del mercado
lo permitan.
Fecha: enero de
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3.1.4.2. Procedimiento para la contratación de prestación de servicios de salud


diferentes al indicado en el numeral anterior:

Aplica este procedimiento para la contratación de servicios de salud diferentes al de


suministro de medicamentos, tomando como consideración las condiciones del mercado, para
lo cual debe tenerse en cuenta que el SENA establece mediante resolución las tarifas que
pueden pagarse por servicios médicos y odontológicos.

Etapa preparatoria.

FASE
REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO
Elaboración de estudios y documentos previos. Los
estudios previos deben contener los requisitos
señalados en el artículo 3 del Decreto 2474/2008, a
saber:
1. La descripción de la necesidad que la entidad
estatal pretende satisfacer con la contratación.
2. La descripción del objeto a contratar, con sus
especificaciones y la identificación del contrato a
No se publica
celebrar.
(parágrafo 5 del artículo 8 del Decreto No tiene
3. Los fundamentos jurídicos que soportan la 2494 de 2008)
modalidad de selección.
4. El análisis que soporta el valor estimado del
contrato.
1.
5. La justificación de los factores de selección que
permitan identificar la oferta más favorable.
6. El soporte que permita la tipificación, estimación, y
asignación de los riesgos previsibles que puedan
afectar el equilibrio económico del contrato.
7. El análisis que sustenta la exigencia de garantías
destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza
contractual o extracontractual, derivados del
incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según
el caso.
8. Cualquier otro requisito necesario para cado
proceso específico.

Disponibilidad presupuestal (numeral 6 artículo 25 No se publica No tiene


2.
de la Ley 80 de 1993)

Etapa precontractual

FASE
REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO
3. Invitación a cotizar. Mínimo dos (2)
cotizaciones.
No se publica
Y se hará por cualquier medio: escrito, fax, No tiene
teléfono, e indicando en la invitación las
condiciones del servicio requerido, el objeto,
valor, plazo, obligaciones.
4. Presentación de ofertas. La oferta debe
Fecha: enero de
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contener como mínimo :

- la información básica del bien o servicio a


contratar. No tiene
- Las condiciones de pago No se publica
- El término para su presentación y
documentos necesarios para presentar las
ofertas.
- Se debe anexar el certificado de existencia y
representación legal de la cámara de
comercio no inferior a 30 días.
- Anexar paz y salvo suscrito por el revisor
fiscal y el revisor fiscal donde acredite el
cumplimiento de aportes parafiscales y de
seguridad social. (resolución No. 2090 de
2005).

- Las personas naturales o jurídicas que


presten servicios de salud deben estar
inscritas en el registro especial nacional del
Ministerio de la Protección Social o quien
haga sus veces, de conformidad con la Ley
10 de 1990.

5. Evaluación de las ofertas. En caso de que en


virtud de las normas que regulan el servicio No se publica No tiene
médico del SENA la respectiva junta
administradora nacional o regional del servicio
médico deba autorizar la adscripción o evaluar
las ofertas, éstas serán remitidas a esa
instancia para que realice este trámite.

Si no le corresponde el trámite a esa instancia,


lo hará el ordenador del gasto.

En los dos casos se debe escoger la oferta más


favorable para la entidad teniendo en cuenta la
idoneidad, los principios de la contratación
pública como de transparencia, economía y
responsabilidad y los postulados que rigen la
función administrativa.
6. Suscripción del Contrato. Deberá constar por
escrito y podrá ser una orden de trabajo o No se publica No tiene
servicio con los elementos de existencia y
validez del negocio jurídico. Inciso 3 artículo 46
decreto 2474 de 2008.
Cuando la entidad deba adquirir bienes complementarios a la prestación de los servicios de
salud (por ejemplo: - aparatos ortopédicos; - medicamentos cuyo valor no supere el de la
mínima cuantía), podrá adquirirlos directamente en “grandes almacenes”, sin necesidad de
otras ofertas, ya que en este caso se presume legalmente que fueron adquiridos a precios de
mercado (artículo 46 del decreto 2474 de 2008) y se entenderá celebrado el contrato
mediante la orden de compra y la factura presentada por el proveedor del bien debidamente
aceptada por la entidad, siempre y cuando reúna las condiciones de existencia y validez.
Fecha: enero de
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Gestión de la
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También será procedente la contratación con una sola oferta en aquellas ciudades o servicios
donde no exista la posibilidad de obtener las dos ofertas, caso en el cual el ordenador del
gasto deberá certificar ese hecho, previo informe certificado de la junta administradora
nacional o regional del servicio médico, según el caso.
La contratación de servicios médicos y odontológicos especializados debe contratarse
preferiblemente con entidades o instituciones que presten servicios integrales de salud, como
hospitales, clínicas o institutos de salud, en las ciudades donde las haya.

ORGANIGRAMA CONTRATOS DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS EN CUANTÍA SUPERIOR


AL 10% DE LA MENOR CUANTÍA DE LA ENTIDAD:

2. ENTIDAD 3 y 4 ENTIDAD.
1. ENTIDAD
Expedir el Certificado de Elaborar y publicar aviso de convocatoria y 5. INTERESADO
inicio Elaborar estudios y
Disponibilidad publicacion del proyecto de pliegos de Observaciones y respuestas
documentos previos
presupuestal (CDP) condiciones

Estudios, diseños y
Planos
- Presupuesto

8. ENTIDAD. 7. ENTIDAD.
6. ENTIDAD.
Audiencia para precisar Elaborar y publicar el
9. INTERESADO. Dar apertura al proceso de
contenido y alcance de los pliego de condiciones
Presentar ofertas (cierre) selección (resolución
pliegos de definitivo.
apertura)
condiciones.(opcional)

Se presentaron ofertas??

SI
NO

12.ENTIDAD
FIN
Declaratoria desierta
10. ENTIDAD.
11. ENTIDAD Verificar y Evaluar ofertas y
Resolución de publicar informe de evaluación
adjudicación

- Informe de evaluación.
- oficios de solicitud de
FIN
aclaraciones
Fecha: enero de
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Gestión de la
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ORGANIGRAMA CONTRATOS DE SERVICIOS DE SALUD DIFERENTES AL ANTERIOR

1. ENTIDAD 3. ENTIDAD
2. ENTIDAD.
inicio Elaborar estudios y Realice invitación a cotizar.
Disponibilidad Presupuestal
documentos previos (2 cotizaciones)

5. ENTIDAD.
6. ENTIDAD 4. ENTIDAD.
Convocatoria del comité y
suscripción del contrato. Recepción de ofertas
evaluación de ofertas.
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3.1.5. Selección abreviada por declaratoria desierta de la licitación.

En los casos de declaratoria de desierta de la licitación, si persiste la necesidad de contratar y


la entidad no decide adelantar un nuevo proceso de licitación, podrá iniciar dentro de los
cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de selección abreviada,
aplicando las reglas señaladas para la contratación de menor cuantía sin embargo no se
requiere que los posibles oferentes en participar manifiesten su interés como tampoco el
sorteo de consolidación ( numerales 3 y 4 del Decreto 2474 de 2008)

La entidad podrá modificar los elementos de la futura contratación que a su criterio hayan sido
determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la
contratación.

3.1. 6. Enajenación de bienes de estado.

En los procesos de selección abreviada de enajenación de bienes, la entidad podrá hacer uso
de los mecanismos que se consagran el Decreto 444 del 25 de noviembre de 2008,
atendiendo a las normas de transparencia, selección objetiva y eficiencia. En todo caso, la
convocatoria pública será regla general, y se aplicarán en lo pertinente las reglas del Título I
del Decreto 2474 de 2008, y las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

La entidad podrá realizar directamente la enajenación, o contratar para ello a promotores,


bancas de inversión, martillos, comisionistas de bolsas de bienes y productos agropecuarios,
agroindustriales o de otros commodities, o cualquier otro intermediario idóneo, según
corresponda al tipo de bien a enajenar. También podrá hacerlo a través de la sociedad
Central de Inversiones CISA S. A., caso en el cual, se suscribirá el respectivo contrato
interadministrativo.

Los bienes cuyo precio mínimo de venta sea inferior al 10% de la menor cuantía, serán
enajenados por las entidades, directamente o a través de intermediario, de acuerdo con las
condiciones del mercado y al procedimiento señalado en este manual de contratación para la
minima cuantía.

3.1.6.1. Procedimiento

3.1.6.1.1. Etapa Preparatoria

FASE
REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO
1. Estudios y documentos previos, debe Se publicará de manera simultanea con
cumplir los requisitos señalados en el artículo el proyecto de pliego de condiciones No tiene
3 del Decreto 2474/2008 y deberán incluir el (artículo 8 de la Ley 1150 de 2007 y
avalúo comercial del bien y el precio mínimo parágrafo 3 artículo 8 del decreto 2474
de venta obtenido de conformidad con lo de 2008 )
señalado en el artículo 10 al 13 del Decreto
4444 de 2008.
Plan de enajenación onerosa.
2.
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La entidad pública deberá adoptar el plan de


enajenación onerosa de conformidad con el
Decreto 4695 de 2005 y las normas que lo
modifiquen, adicionen o deroguen, antes de No aplica No tiene
proceder a la enajenación de sus bienes
inmuebles. El plan de enajenación consiste
básicamente en que la entidad debe reportar a
la Secretaría Técnica de la Comisión
Intersectorial de Gestión de Activos Fijos
Públicos, la intención de enajenar la
existencia de los inmuebles no requeridsos
para el ejercicio de sus funciones.

Aviso de convocatoria y Publicación del SI Los prepliegos deben


proyecto de pliego de condiciones: El aviso (En la fecha de su expedición o a más durar publicados
de convocatoria debe contener los requisitos tardar dentro de los 3 días hábiles cuando menos tres (3)
señalados en el artículo 4 Decreto 2474/2008. siguientes, parágrafo 3 artículo 8 días hábiles antes del
decreto 2474 de 2008) acto de apertura del
En el aviso de convocatoria pública, que se proceso.
publica en el Secop, se deberán incluir
adicionalmente los datos identificadores del
bien y la indicación de las condiciones
mínimas de la enajenación, así como el valor
del avalúo comercial y el precio mínimo de
venta, si fueren diferentes, este último,
obtenido de acuerdo con las reglas señaladas
para ello, sin perjuicio del contenido del pliego
de condiciones.
Si se trata de bienes inmuebles en dicho aviso
se señalará, por lo menos, el municipio o
distrito donde se ubican, su localización exacta
con indicación de su nomenclatura; tipo de
inmueble; porcentaje de propiedad; número de
3. folio de matrícula inmobiliaria; cédula catastral;
uso del suelo; área del terreno y de la
construcción en metros cuadrados; la
existencia o no de gravámenes deudas o
afectaciones de carácter jurídico,
administrativo o técnico que limiten el goce al
derecho de dominio; la existencia de contratos
que afecten o limiten el uso; y la identificación
del estado de ocupación del inmueble.
En el caso de bienes muebles en el aviso se
señalará, cuando menos, el municipio o distrito
donde se ubican; su localización exacta; el tipo
de bien; la existencia o no de gravámenes o
afectaciones de carácter jurídico,
administrativo o técnico que limiten el goce al
derecho de dominio; y la existencia de
contratos que afecten o limiten su uso.
Si las condiciones de los bienes requieren el
suministro de información adicional a la
indicada en el presente artículo, se deberá
publicar la misma en el aviso de convocatoria
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o la indicación del lugar en donde los


interesados podrán obtenerla
Pueden presentarse
Presentación y recepción de observaciones No aplica observaciones durante
4. al proyecto de pliegos de condiciones. el tiempo que dure
(inciso final artículo 9 del Decreto 2474 de publicado el proyecto de
2008) pliego de condiciones.
Observaciones y respuestas. Publicación de SI Durante el tiempo de la
las observaciones presentadas al proyecto de (En la fecha de su expedición o a más publicación de los
pliego de condiciones y de las respuestas a tardar dentro de los 3 días hábiles prepliegos y a más
5.
las observaciones al proyecto de pliegos de siguientes, parágrafo 3 artículo 8 tardar el día en que se
condiciones. decreto 2474 de 2008) ordene la apertura del
proceso de selección

3.1.6.1.2. Etapa precontractual.

FASE REQUISITO Publicación en el TERMINO


SECOP
6. SI
Acto administrativo de apertura al proceso de selección el (En la fecha de su
cual contendrá los requisitos previstos en el artículo 5 Decreto expedición o a más tardar No tiene
2474 de 2008, y señalados en la fase 13 de la etapa dentro de los 3 días
precontractual de licitación publica, numeral 7 del artículo 24 hábiles siguientes,
de la Ley 80 de 1993. numeral 5 y parágrafo 3
artículo 8 decreto 2474
de 2008)
7. No superior a 15 días
SI hábiles, mediante acto
Acto de suspensión del proceso de selección. Procede por (En la fecha de su administrativo
las circunstancias señaladas en el parágrafo 1 y 2 artículo 5 expedición o a más tardar motivado.
del Decreto 2474 de 2008, los cuales explicados en la fase 14 dentro de los 3 días
de la etapa precontractual de la licitación publica. hábiles siguientes, Este término podrá ser
numeral 10 y parágrafo 3 mayor si la entidad lo
del artículo 8 decreto requiere de lo cual dará
2474 de 2008) cuenta en el acto que
lo señale.
8. Pliego de condiciones definitivo, Debe contener los
requisitos exigidos en los numerales 5 y 6 del artículo 24 de la
ley 80 de 1993, numeral 1 del artículo 25 de la Ley 80 de
1993, numeral 7 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993,
parágrafo 4 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007, el inciso 1
del artículo 4 de la ley 1150 de 2007, el artículo 5 de la Ley
1150 de 2007, artículo 6 del Decreto 2474 de 2008, el inciso
final del artículo 10 del Decreto 2474 de 2008, señalados en la
fase 15 de la etapa precontractual de la licitación publica. Al
pliego se anexará el proyecto de minuta del contrato a SI
celebrarse y los demás documentos necesarios.
En la fecha de su
Adicionalmente: expedición o a más tardar
dentro de los 3 días
En el pliego de condiciones se indicarán las demás hábiles siguientes, No tiene.
condiciones particulares que deberán tener los posibles Numeral 7 y parágrafo 3
oferentes, con independencia del sistema de enajenación que del artículo 8 decreto
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se utilice. 2474 de 2008)


Adicionalmente se determinarán los requisitos exigidos a las
bancas de inversión, agentes inmobiliarios, martillos,
comisionistas de bolsas de bienes y productos agropecuarios,
agroindustriales o de otros commodities, o cualquier otro
intermediario en el comercio de bienes que se pretenda
seleccionar, con el fin de realizar la enajenación por su
intermedio.
Igualmente, se señalarán aspectos de la contratación tales
como la forma de pago del precio, las formalidades para la
suscripción del contrato de enajenación; tiempos y reglas de
otorgamiento de la escritura pública y de realización del
registro y las consecuencias de no hacerlo en el tiempo
señalado en el pliego, entre otras.
La entidad o el intermediario vendedor solicitarán a cada
oferente que declare por escrito sobre el origen de los
recursos que utilizará para la compra del bien.

9. Adendas. La entidad señalará en el pliego de condiciones el


plazo máximo para expedirse adendas, o, a falta de tal
previsión, señalará al adoptarlas la extensión del término de SI
cierre que resulte necesaria, en uno y en otro caso, para que En la fecha de su Como máximo el día
los proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les expedición o a más tardar hábil anterior a la fecha
permita ajustar sus propuestas a las modificaciones dentro de los 3 días del cierre del proceso.
realizadas. No podrá expedirse la modificación realizada el hábiles
mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de siguientes,(Numeral 12 y
selección. (artículo 7 del Decreto 2474 de 2008) parágrafo 3 del artículo 8
decreto 2474 de 2008)
En el evento en que se modifiquen los plazos y términos del
proceso de selección la adenda debe incluir el nuevo
cronograma estableciendo los cambios que ello implique en el
contenido del acto de apertura del proceso. (artículo 7 del
Decreto 2474 de 2008).

10.
Mecanismos de enajenación.

a). Enajenación directa por oferta en sobre cerrado.

La enajenación directa por oferta en sobre cerrado de los


bienes por parte de las entidades públicas, se realizará
siguiendo el procedimiento que se señala a continuación:
1. La entidad publicará en el Secop la convocatoria para la
enajenación de los bienes que pretenda negociar de forma
directa. Con el aviso de la convocatoria se publicará el
proyecto de pliego de condiciones y la indicación del lugar en
donde pueden consultar los estudios y documentos previos.
SI
Se publicará igualmente el listado de bienes sometidos al
Articulo 8 del Decreto
proceso de enajenación.
2474 de 2008
2. Recibidas y respondidas las observaciones al proyecto de
pliego de condiciones, la entidad expedirá el acto
administrativo de apertura y lo publicará en el Secop junto con
el pliego definitivo. El señalado en los
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3. Una vez recibidas las ofertas, la entidad hará la verificación pliegos de condiciones
de los requisitos habilitantes de los oferentes, cuyo resultado
será publicado en el Secop junto con el listado de los bienes
sobre los cuales se recibieron propuestas.
4. En el lugar, día y hora señalados en el pliego de
condiciones, en la audiencia convocada para tal efecto, se
dará apertura a las ofertas económicas de los proponentes
habilitados, y se informará la mejor oferta recibida en sobre
cerrado, con el fin de permitir, por una sola vez, que los
asistentes la mejoren.
5. Surtido este paso, la entidad adjudicará el bien al
proponente que haya ofertado el mejor precio.
b) Enajenación directa a través de subasta publica.
Las entidades públicas podrán vender sus bienes a través del
mecanismo de subasta pública, cuyas condiciones de
realización deberán ser señaladas en el pliego de condiciones.
En todo caso, para tales efectos se tendrá en cuenta:
1. La subasta se llevará a cabo con los oferentes habilitados
de conformidad con el pliego de condiciones, de manera
presencial o electrónica, en el día y hora señalados en el
respectivo pliego.
2. El mayor precio ofrecido por los participantes habilitados en
sus ofertas, será el valor inicial con el que comenzará la
subasta.
3. El bien será adjudicado al participante que haya ofertado el
mayor valor a pagar, si transcurrido el tiempo señalado en el
pliego de condiciones no se logra una postura mejor.
El pliego de condiciones podrá señalar el número de posibles
posturas que puede realizar cada uno de los participantes, así
como un valor mínimo de mejora de las mismas, y los demás
asuntos propios del procedimiento de subasta que sean
pertinentes y aplicables, con base en las previsiones
consagradas en el Decreto 2474 de 2008, para la subasta
inversa.

c) Enajenación a través de promotores, banqueros de


inversión, martillo, bolsas de bienes y productos
agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities u
otros profesionales idóneos.

Cuando se elija el mecanismo de enajenación a través de uno SI El señalado en los


o varios promotores, banqueros de inversión, martillos, bolsas Articulo 8 del Decreto pliegos de condiciones
de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de 2474 de 2008
otros commodities u otros profesionales idóneos, la venta
siempre deberá realizarse a través de subasta pública, o
mediante el mecanismo de derecho privado que se convenga
con el intermediario.
Se exceptúa de esta regla la enajenación de los bienes a
través de la sociedad Central de Inversiones S. A. - CISA, la
cual aplicará sus métodos y procedimientos para la realización
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de los bienes entregados para ello. El precio mínimo de venta


será el señalado por la entidad, de conformidad con el
presente decreto.
A los intermediarios contratados por las entidades públicas
para la enajenación de sus bienes les serán aplicables las
causales de inhabilidad e incompatibilidad y el régimen de
conflicto de interés consagrado en la ley. Central de
Inversiones S. A. deberá adicionalmente tener en cuenta los
principios del artículo 209 de la Constitución Política.
Para el avalúo de los bienes, los intermediarios se servirán de
avaluadores debidamente inscritos en el Registro Nacional de
Avaluadores, RNA, quienes responderán solidariamente con
aquellos.
Para la enajenación de bienes inmuebles, la entidad
seleccionará a los promotores inmobiliarios, banqueros de
inversión, martillo, o profesionales idóneos, que se encargarán
de la enajenación de los bienes, a través de la modalidad de
selección abreviada de menor cuantía de que trata la Ley
1150 de 2007 y sus normas reglamentarias, salvo que se trate
de comisionistas de la bolsa de bienes y productos
agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities, los
cuales se seleccionarán de conformidad con las reglas
señaladas para el efecto en el Decreto 2474 de 2008.
El pliego respectivo señalará las condiciones que la entidad
haya establecido y se consideren necesarias para la correcta y
adecuada selección del contratista, así como las del contrato a
celebrar con este y, en todo caso, se deberán incluir en el
mismo las condiciones y calidades de orden legal, financiero y
técnico respectivas.
Cuando el precio mínimo de venta del bien a enajenar sea
inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la
entidad enajenante, la selección del promotor inmobiliario,
banquero de inversión, martillo, comisionistas de la bolsa de
bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros
commodities o profesional idóneo se hará por el procedimiento
señalado en el manual de contratación para la mínima cuantía.
Lo anterior, sin perjuicio de lo establecido en relación con la
sociedad Central de Inversiones S. A., CISA, en el inciso 2o
del artículo 2o del Decreto 4444 de 2008.
El objeto del contrato que se suscriba con el promotor de
inmuebles, banquero de inversión, martillo, comisionistas de la
bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o
de otros commodities o profesional idóneo, será la
intermediación comercial tendiente al logro y
perfeccionamiento de la venta, para lo cual el intermediario
deberá efectuar acompañamiento al proceso de venta hasta el
registro de la escritura de compraventa y la entrega física del
inmueble, incluyendo la posibilidad de desempeñarse en
calidad de mandatario para estos efectos; sin perjuicio de que
el objeto contractual incluya la prestación de otros servicios
por parte del contratista, que sean propios de su actividad, y
relacionados con la enajenación de los bienes de la entidad.
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La remuneración del intermediario será objeto de ponderación


en la evaluación de las ofertas para seleccionar el promotor
inmobiliario, banquero de inversión o profesional idóneo.

11.
Requisitos para la presentación de oferta o postura

Para participar en los procesos de enajenación de bienes del


Estado, directamente o cuando la misma se realice a través de
promotores, banqueros de inversión, martillo, bolsa de bienes
y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros
commodities u otros profesionales idóneos, el oferente deberá
consignar a favor de la entidad un valor no inferior al veinte
por ciento (20%) del precio mínimo de venta, como requisito
habilitante para participar en la puja y que se imputará al No aplica No tiene
precio de ser el caso.
Al oferente cuya oferta no fuere seleccionada se le devolverá
el valor consignado dentro del término establecido en el
respectivo pliego de condiciones, sin que haya lugar al
reconocimiento de intereses o rendimientos.
Una vez recibida la oferta, el oferente no podrá retractarse y,
en caso de hacerlo, o de incumplir las condiciones de pago,
firma de documentos sujetos a registro, o cualquier otro
asunto derivado del negocio jurídico, perderá de pleno
derecho el valor consignado que se entiende como garantía
de seriedad del ofrecimiento, sin perjuicio de que la entidad
reclame los perjuicios derivados del incumplimiento. En
consecuencia no se exigirá garantía adicional a los oferentes o
al comprador.
Previa manifestación expresa de su parte, un oferente podrá
mantener el valor consignado para otro proceso de
enajenación del mismo bien o de otros bienes de la misma
entidad y participará siempre y cuando dicho valor
corresponda al veinte por ciento (20%) del precio mínimo de
venta del bien en el cual esté interesado o adicione recursos
que representen tal porcentaje.

12. Otorgamiento de la escritura publica.


El plazo para la firma de la escritura pública será hasta de
cuarenta y cinco (45) días, contados a partir de la fecha de
acreditación del pago total del precio de venta, en la Notaría
de reparto correspondiente. En ningún caso se firmará
No aplica Hasta 45 días
escritura de venta antes del pago total del saldo, salvo cuando
sea necesaria para la consecución del medio de pago a ser
utilizado.
Cuando el oferente vaya a pagar el precio con un crédito,
deberá acreditar dicha circunstancia el día de la subasta,
mediante presentación de una carta compromiso de crédito
preaprobado, otorgada por la respectiva entidad financiera.
Sólo en el evento en que el comprador requiera, para el
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trámite del crédito o del retiro de cesantías, la suscripción de


una promesa de compraventa, la entidad pública vendedora
del bien realizará el mencionado documento.
En el evento de presentarse alguna circunstancia de caso
fortuito o fuerza mayor, no imputable a ninguna de las partes,
las mismas podrán de común acuerdo modificar la fecha de
otorgamiento de la escritura pública, mediante documento
debidamente suscrito por las partes.
Todos los gastos notariales que se causen incluidos los de
fotocopias, autenticaciones e impuestos de la venta, así como
los gastos por impuestos de registro, se liquidarán y pagarán
de conformidad con las normas legales vigentes sobre la
materia.

13. Entrega material del bien inmueble.


La entrega material del inmueble será dentro de los treinta
(30) días siguientes contados a partir de la fecha del registro
previa presentación del certificado de tradición y libertad, en
donde este conste a nombre del comprador o adjudicatario.
La entidad señalará en el pliego de condiciones la posibilidad
de entregar el inmueble a paz y salvo, por concepto de
impuestos y contribuciones, deudas de consumo o
reinstalación de servicios públicos y administración
inmobiliaria, hasta el día de la entrega real y material del
mismo.
Las deudas que se generen con posterioridad al registro del
bien serán asumidas por el comprador o adjudicatario.
Si el comprador tiene conocimiento de los pasivos derivados
de impuestos y contribuciones, deudas de consumo o
reinstalación de servicios públicos y administración
inmobiliaria que recaigan sobre el inmueble, la entidad
propietaria podrá enajenar el activo, previa aceptación de
dichas condiciones por parte del comprador quien asumirá en
su totalidad las deudas ocasionadas con anterioridad y
posterioridad al acto de venta.
Cuando la entidad propietaria enajene inmuebles con base en
lo dispuesto en el artículo 24 del decreto 4444 de 2008, podrá
adelantar la enajenación y entrega de los activos sin distinción
de su estado en materia de impuestos y contribuciones,
deudas de consumo o reinstalación de servicios públicos y
administración inmobiliaria, toda vez que los mismos serán
objeto de cálculo en el modelo de valoración que se adopte
para la determinación del precio de compra y las
estipulaciones señaladas en el contrato que se suscriba para
el efecto.
En el evento en que sobre el bien inmueble objeto de venta
recaiga algún contrato de arrendamiento o comodato o
usufructo, las entidades realizarán la cesión respectiva del
contrato a favor del comprador, respetando los términos y
condiciones pactadas con el arrendador, comodatario o
usufructuario, así como las demás normas que apliquen sobre
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la materia.
14. Enajenación de bienes muebles entre entidades publicas.

a) titulo gratuito.

Para efectos de la enajenación de bienes muebles, las


entidades públicas realizarán un inventario de los bienes que
ya no estén utilizando o necesitando, los cuales podrán ser
ofrecidos inicialmente a título gratuito, a todas las entidades
públicas de cualquier orden, mediante publicación en su
página web del acto administrativo motivado que contenga el
inventario.
La entidad interesada en la adquisición de estos bienes por
enajenación a título gratuito, deberá manifestarlo por escrito
dentro de los treinta (30) días calendario contados a partir de
la fecha de publicación del inventario. En dicha manifestación
la entidad señalará la necesidad del bien para el cumplimiento
de sus funciones y las razones que justifican la solicitud.
En el evento de existir dos o más manifestaciones de interés
de diferentes entidades, por uno o varios bienes muebles, se
entregará a aquella que hubiere manifestado primero su
interés.
Designada la entidad a la cual se entregarán los bienes, se
procederá a realizar un acta de entrega que suscribirán los
representantes legales de las entidades involucradas y se
entregarán materialmente los bienes muebles en un término
no mayor a treinta (30) días calendario, contados a partir de la
suscripción del acta de entrega.
Respecto de los bienes muebles sujetos a registro, se
aplicarán las reglas contenidas en el presente decreto
respecto de los bienes inmuebles.
b) titulo Oneroso
Para la enajenación de los bienes muebles, en caso de
hacerse a través de promotores, banqueros de inversión,
martillos, bolsas de bienes y productos agropecuarios,
agroindustriales o de otros commodities u otros profesionales
idóneos, los mismos deberán tener como actividad comercial u
objeto social la de promoción de enajenación especializada de
bienes muebles, ya sea por su categoría, clase o naturaleza, o
por la experiencia en manejo de venta masiva de bienes. Para
la selección de los promotores, banqueros de inversión,
martillos, bolsas de bienes y productos agropecuarios,
agroindustriales o de otros commodities u otros o
profesionales idóneos, se tendrá en cuenta lo señalado en los
artículos 14 y 16 del decreto 4444 de 2008.
Cuando se trate de bienes muebles sujetos a registro, se
entenderá perfeccionada la venta una vez se haya surtido
dicho trámite. Para aquellos que no se encuentren sometidos
a registro la enajenación se perfeccionará con la entrega
material.
En caso de que no sea posible la entrega material de algunos
de los bienes muebles objeto de venta y esta situación sea
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aceptada por el oferente adjudicado, la entrega se surtirá con


la suscripción del contrato de compraventa, en el cual deberá
constar dicha situación.
La entidad pública propietaria podrá enajenar los bienes de
que trata el decreto 4444 de 2008, a título oneroso a Central
de Inversiones S. A., CISA, mediante contrato
interadministrativo en el cual se estipularán las condiciones de
venta.
El valor de transferencia a Central de Inversiones S. A., CISA,
se acordará entre las partes, para lo cual aplicarán los
modelos de valoración adoptados por la Junta Directiva de
esta, de acuerdo con la naturaleza del bien. Para bienes
inmuebles y muebles, el modelo de valoración de Central de
Inversiones partirá del avalúo comercial cuya definición se
encuentra contenida en los artículos 10 y12 del decreto 4444
de 2008
Mientras se desarrollan los procesos de enajenación o se
perfecciona la transferencia de los bienes a Central de
Inversiones S. A., la entidad pública enajenante podrá
entregar en administración la totalidad o parte de sus bienes a
Central de Inversiones S. A., CISA, para que esta se encargue
de realizar todas las actividades propias de la administración,
saneamiento, mantenimiento y recuperación de los bienes en
contraprestación del reembolso de los gastos directos y de
una comisión.
15.
Enajenación de otros bienes. Para la enajenación de otros
bienes de propiedad de las entidades públicas a las que se les
aplica el presente decreto, tales como cartera, cuentas por
cobrar, fideicomisos de cartera, el precio mínimo de venta se
determinará tomando en consideración como mínimo los
siguientes parámetros:
1. La construcción del flujo de pagos de cada obligación,
según las condiciones actuales del crédito y/o cuentas por
cobrar.
2. La estimación de la tasa de descuento del flujo en función
de la DTF, tomando en consideración los factores de riesgo
inherentes al deudor y a la operación, que puedan afectar el
pago normal de la obligación.
3. El cálculo del valor presente neto del flujo, adicionando a la
tasa de descuento la prima de riesgo calculada.
4. Los gastos asociados a la cobranza de la cartera a futuro,
las garantías asociadas a las obligaciones, edades de mora y
prescripción de cobro.
5. El tiempo esperado para la recuperación de la cartera por
recaudo directo o por vía judicial.
6. Las demás consideraciones universalmente aceptadas para
este tipo de operaciones.
Se exceptúa de la aplicación del decreto 4444 de 2008, la
enajenación de cartera tributaria.
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3.1.7. Productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezca en las bolsas de


productos legalmente constituidas

Se consideran productos de origen agropecuario, los bienes y servicios de carácter


homogéneo provenientes de recursos agrícolas, pecuarios, forestales y pesqueros, que no
hayan sufrido procesos ulteriores que modifiquen sustancialmente sus características físicas
y/o, químicas, o que, no obstante haberlos sufrido, conservan su homogeneidad así como
aquellos cuya finalidad es la de ser utilizados en las actividades propias del sector
agropecuario. También se consideran productos de origen o destinación agropecuaria los
documentos representativos de los mismos.

Se entiende que son productos homogéneos aquellos respecto de los cuales existe más de
un proveedor y que tienen patrones de calidad y desempeño objetivamente definidos por
especificaciones usuales del mercado, de tal manera que el único factor diferenciador entre
ellos lo constituye el precio por el cual se transan.

Las bolsas, conforme a sus reglamentos, podrán diseñar y expedir certificados no circulables,
representativos de los productos de origen o destinación agropecuaria que se adquieran por
las entidades estatales a través de aquellas.

Y se entienden como operaciones sobre productos de origen o destinación agropecuaria,


únicamente aquellas que tengan como propósito el aprovisionamiento de la entidad estatal
comitente.

El proceso de selección que se debe seguir para esta causal es el señalado para la
adquisición de bienes y servicios a través de bolsa de productos, explicado con anterioridad.

3.1.8. Los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e
industriales propias de las empresas industriales y comerciales estatales y de las
sociedades de economía mixta, con excepción de los contratos que a titulo enunciativo
identifica el artículo 32 de la ley 80 de 1993.

Se regirán para su contratación por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a su


actividad económica y comercial, sin desconocer los principios de la función pública a que se
refiere el artículo 209 de la Constitución Política y el régimen de inhabilidades e
incompatibilidades del Estatuto General de Contratación las siguientes entidades.

¾ Las Empresas Industriales y Comerciales del Estado.


¾ Las Sociedades de Economía Mixta en las que el Estado tenga participación superior al
cincuenta por ciento (50%), sus filiales.
¾ Las sociedades entre entidades públicas, que se encuentren en competencia con el sector
privado nacional o internacional o desarrollen su actividad en mercados monopolísticos o
mercados regulados
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¾ Las entidades exceptuadas en el sector defensa señaladas en el artículo 16 de la Ley


1150 de 2007
¾ Las demás entidades de esa misma naturaleza jurídica darán aplicación a lo previsto en el
literal g) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 en cuyo caso se dará
aplicación al procedimiento de selección abreviada de menor cuantía, con excepción de
los contratos que a titulo enunciativo identifica el artículo 32 de la Ley 80 de 1993.

3.1.9. Contratos de entidades a cargo de ejecución de programas de protección de


personas amenazadas, desmovilización y reincorporación, población desplazada,
protección de derechos humanos y población con alto grado de exclusión.

Esta causal procede para los contratos que la entidad tiene para la ejecución de:

• Programas de protección de personas amenazadas.


• Programas de desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al
margen de la ley, incluida la atención de los respectivos grupos familiares.
• Programas de atención a población desplazada por la violencia.
• Programas de protección de derechos humanos de grupos de personas habitantes de
la calle, niños y niñas o jóvenes involucrados en grupos juveniles que hayan incurrido
en conductas contra el patrimonio económico y sostengan enfrentamientos violentos
de diferente tipo, y población en alto grado de vulnerabilidad con reconocido estado de
exclusión que requieran capacitación, resocialización y preparación para el trabajo,
incluidos los contratos fiduciarios que demanden.

Los contratos se celebrarán por parte de la entidad tomando como única consideración los
precios del mercado, sin que se requiera obtener previamente varias ofertas.

Con el fin de preservar la seguridad de los beneficiarios del programa, el jefe de la entidad o
su delegado podrá omitir la publicación de aquella información que pueda afectarla.

Si el objeto a contratar es de condiciones técnicas uniformes y de común utilización se


aplicará el proceso de selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de
características y uniformes señalados anteriormente.

3.1.9.1. Etapas del procedimiento.

3.1.9.1.1. Etapa preparatoria

FASE
REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO
Elaboración de estudios y documentos previos.
Los estudios previos deben contener los
requisitos señalados en el artículo 3 del Decreto
2474/2008, a saber:
1.
1. La descripción de la necesidad que la entidad Se publicarán de manera simultanea con
estatal pretende satisfacer con la contratación. el proyecto de pliego de condiciones (
2. La descripción del objeto a contratar, con sus artículo 8 de la ley 1150 de 2007 y No tiene
especificaciones y la identificación del contrato a parágrafo 3 artículo 8 del decreto 2474 de
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celebrar. 2008)
3. Los fundamentos jurídicos que soportan la
modalidad de selección.
4. El análisis que soporta el valor estimado del
contrato.
5. La justificación de los factores de selección que
permitan identificar la oferta más favorable.
6. El soporte que permita la tipificación,
estimación, y asignación de los riesgos
previsibles que puedan afectar el equilibrio
económico del contrato.
7. El análisis que sustenta la exigencia de
garantías destinadas a amparar los perjuicios de
naturaleza contractual o extracontractual,
derivados del incumplimiento del ofrecimiento o
del contrato según el caso.
8. Cualquier otro requisito necesario para cado
proceso específico.

Modificación a estudios y documentos previos Si Incluso con posterioridad


2. (parágrafo 2 artículo 3 del Decreto 2474 de 2008) a la apertura del proceso
(solo si se requiere) de selección
Disponibilidad presupuestal (Requisito necesario
3. para los estudios previos-numeral 6 artículo 25 de No se publica No tiene
la Ley 80 de 1993)
4. SI
Aviso de convocatoria: debe contener los (En la fecha de su expedición o a más Antes de la publicación
requisitos señalados en el artículo 4 Decreto tardar dentro de los 3 días hábiles del proyecto de pliegos
2474/2008. siguientes, parágrafo 3 artículo 8 decreto de condiciones
2474 de 2008)
5. Proyecto de pliegos de condiciones. Se deben Dentro de los 2 días
remitir el proyecto a cada uno de los miembros del hábiles siguientes debe
No aplica
comité de licitaciones. (resolución 1930 de 2004 y realizar las observaciones
resolución No. 02017 de 2007) y aclaraciones
6. Convocatoria escrita del presidente del comité a sus
integrantes recomendando al ordenador del gasto la No aplica No tiene
publicación del proyecto de pliegos de condiciones.
7. Cuando menos con cinco
Publicación del proyecto de pliego de SI (5) días hábiles de
condiciones (inciso 2 artículo 9 decreto 2474 de (se publica de manera simultanea con los antelación a la fecha del
2008) estudios y documentos previos) acto que ordena su
apertura.
8. Cuando menos con cinco
Presentación y recepción de observaciones al No aplica (5) días hábiles a partir
proyecto de pliegos de condiciones. (inciso final de la publicación del
artículo 9 del Decreto 2474 de 2008) proyecto de pliego de
condiciones.
9. Observaciones y respuestas. Publicación de las
observaciones presentadas al proyecto de pliego de SI
condiciones y de las respuestas a las observaciones (En la fecha de su expedición o a más Antes del acto que
al proyecto de pliegos de condiciones ( numeral 3 tardar dentro de los 3 días hábiles dispone la apertura del
artículo 8 del decreto 2474 de 2008 y artículo 8 de la siguientes, parágrafo 3 artículo 8 decreto proceso de selección
Ley 1150 de 2007) 2474 de 2008)
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3.1.9.1.2. Etapa precontractual

FASE
REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO
10. SI
(En la fecha de su
Acto administrativo de apertura al proceso de selección el expedición o a más tardar
cual contendrá los requisitos previstos en el artículo 5 Decreto dentro de los 3 días
No tiene
2474 de 2008 y señalados en la fase 13 de la etapa hábiles siguientes,
precontractual de licitación publica. parágrafo 3 artículo 8
decreto 2474 de 2008)

11.
SI
Acto de suspensión del proceso de selección. Procede por las (En la fecha de su No superior a 15 días
circunstancias señaladas en el parágrafo 1 y 2 artículo 5 del expedición o a más tardar hábiles, mediante acto
Decreto 2474 de 2008, los cuales fueron señalados en la fase 14 dentro de los 3 días administrativo motivado.
de la etapa precontractual de la licitación publica. hábiles siguientes, numeral
10 y parágrafo 3 del Este término podrá ser
artículo 8 decreto 2474 de mayor si la entidad lo
2008) requiere de lo cual dará
cuenta en el acto que lo
señale.
12.
Pliego de condiciones definitivo, Debe contener los requisitos SI
exigidos en los numerales 5 y 6 del artículo 24, numeral 1 del
artículo 25, numeral 7 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, En la fecha de su No tiene.
numeral 4 del artículo 2 y el inciso 1 del artículo 4, numeral 3 del expedición o a más tardar
artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, el inciso final del artículo 10 del dentro de los 3 días
Decreto 2474 de 2008, señalados en la fase 15 de la etapa hábiles siguientes,
precontractual de la licitación publica. Al pliego se anexará el Numeral 7 y parágrafo 3
proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los demás del artículo 8 decreto 2474
documentos necesarios. de 2008)

13. Adendas. La entidad señalará en el pliego de condiciones el


plazo máximo para expedirse adendas, o, a falta de tal previsión, SI
señalará al adoptarlas la extensión del término de cierre que
resulte necesaria, en uno y en otro caso, para que los En la fecha de su Como máximo el día
proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les permita expedición o a más tardar hábil anterior a la fecha
ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas. No podrá dentro de los 3 días del cierre del proceso.
expedirse la modificación realizada el mismo día en que se tiene hábiles siguientes
previsto el cierre del proceso de selección. (artículo 7 del Decreto (Numeral 12 y parágrafo 3
2474 de 2008) del artículo 8 decreto 2474
de 2008)
En el evento en que se modifiquen los plazos y términos del
proceso de selección la adenda debe incluir el nuevo cronograma
estableciendo los cambios que ello implique en el contenido del
acto de apertura del proceso. (artículo 7 del Decreto 2474 de
2008).
14.
Cierre. El termino que debe transcurrir entre la fecha a partir de la
cual se puede presentar propuestas y la de su cierre. Se debe
señalar en los pliegos de condiciones.

Cuando lo estimen conveniente la entidad interesada o lo soliciten No aplica No tiene


las dos terceras partes de las personas que hayan retirado pliego
de condiciones, dicho plazo se podrá prorrogar, antes de su
Fecha: enero de
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Calidad

vencimiento, por un término superior a la mitad del inicialmente


fijado. (numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993)
15. Evaluación de las propuestas. se debe tener en cuenta lo
previsto en el numeral 7 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993,
numeral 3 del parágrafo 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007,
numeral 6 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, artículo 11 del
Decreto 2474 de 2008, numeral 1, 2 y 3 del artículo 5 de la Ley
1150 de 2007, parágrafo 1 y 2 del artículo 5 de la Ley 1150 de
2007, artículo 10 del decreto 2474 de 2008, 13 del decreto 2474
de 2008, señalados en la etapa precontractual de la licitación
pública. SI El determinado en los
parágrafo 3 del artículo 8 pliegos de condiciones
El ofrecimiento más favorable será el resultado de la ponderación del decreto 2474 de 2008.
de los elementos de calidad y precios soportados en puntaje ó
formulas señaladas en el pliego de condiciones.

En caso de que el pliego de condiciones permita la presentación


de ofertas en varias monedas, para efectos de evaluación y
comparación, la entidad convertirá todos los precios a la moneda
única indicada en el pliego, utilizando los parámetros señalados
para tal efecto en los mismos.

Para la evaluación de las propuestas la Entidad designará un


comité asesor y evaluador de conformidad con lo señalado en
(parágrafo 2 del artículo 12 del Decreto 2474 de 2008)
16. Un término razonable
menor de 5 días hábiles
Traslado del informe de evaluación. Se debe tener en cuenta contados a partir de la
los numerales 2 y 4 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993 y las publicación del informe
reglas de subsanabilidad señalados en el artículo 10 del Decreto No aplica de evaluación. //
2474 de 2008. Hasta la adjudicación o
hasta el momento
determinado por la
entidad en el pliego de
condiciones.
17. Adjudicación. se debe tener en cuenta el numeral 7 del artículo SI
24 de la Ley 80 de 1993, numeral 8 del artículo 25 de la Ley 80 de resolución de El determinado por la
1993, numeral 9 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, parágrafo 1 adjudicación.(numeral 15 entidad en los pliegos de
del artículo 77 de la Ley 80 de 1993, inciso3 del artículo 9 de la del artículo 8 del Decreto condiciones.
Ley 1150 de 2007, señalados en la etapa precontractual de la 2474 de 2008)
licitación publica
18.
SI
Declaratoria de desierta de la licitación. Procede por motivos o resolución de declaratoria
causas que impidan la escogencia objetiva y se declarará en acto desierta El determinado en el
administrativo explicando las razones de la decisión. (numeral 16 del artículo 8 pliego de condiciones
del Decreto 2474 de 2008)
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ORGANIGRAMA CONTRATOS PARA LA EJECUCION DE PROGRAMAS DE


PROTECCION A PERSONAS AMENAZADAS, DESMOVILIZACION Y
REINCORPORACION, POBLACION DESPLAZADA, PROTECCION DE DERECHOS
HUMANOS Y POBLACION CON ALTO GRADO DE EXCLUSION.

1. ENTIDAD. 3. ENTIDAD. 4. ENTIDAD


2. ENTIDAD 5. ENTIDAD.
Elaborar análisis de Modificación de Expedir el Certificado de
inicio Elaborar estudios y Elaborar y publicar aviso de
conveniencia y estudios y documentos Disponibilidad
documentos previos convocatoria
oportunidad previos (si se requiere) presupuestal (CDP)

Estudios, diseños y
Planos
- Presupuesto

12. ENTIDAD 11. ENTIDAD. 9. INTERESADO 6 y 7 . ENTIDAD.


10. ENTIDAD. 8. ENTIDAD.
Acta de suspensión del Dar apertura al proceso de Presentar observaciones Proyecto de pliegos. Remisión del
Responder y publicar observaciones Publicación del proyecto
proceso de selección selección (resolución al proyecto de pliegos de proyecto a miembros del comité
y respuestas al proyecto de pliegos de pliego de condiciones
(si se requiere) apertura) condiciones de licitaciones y recomendaciones
de condiciones

13. ENTIDAD.
Elaborar y publicar el
14. ENTIDAD. 15. INTERESADO.
pliego de condiciones
Adendas Presentar ofertas (cierre)
definitivo.

SI
- Acta de audiencia.
NO Se presentaron ofertas??

19.ENTIDAD
Declaratoria desierta
FIN 17 .PROPONENTES
16. ENTIDAD.
Presentar observaciones al
Verificar y Evaluar ofertas y
informe de evaluación
publicar informe de evaluación
(traslado)

- Informe de evaluación.
18. ENTIDAD
- oficios de solicitud de
FIN Resolución de
aclaraciones
adjudicación

3.1.10. LA CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS QUE SE REQUIERAN PARA LA


DEFENSA Y SEGURIDAD NACIONAL.

Son bienes y servicios que se requieren para la defensa y seguridad nacional, los adquiridos
para ese propósito por la Presidencia de la República, las entidades del sector defensa, el
DAS, la Fiscalía General de la Nación, el Inpec, la Registraduría Nacional del Estado Civil y el
Consejo Superior de la Judicatura, los cuales para su celebración se utiliza el procedimiento
establecido para la menor cuantía.
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Cuando se trate de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común


utilización, se utilizará la selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de
características técnicas uniformes y de común utilización.

La adquisición de los bienes y servicios para la defensa y seguridad nacional podrán ser
contratados directamente por razones de seguridad nacional cuando esta deba ser reservada,
lo que deberá estar debidamente justificado por el jefe de la entidad.

De igual manera cuando una entidad publica distinta a las ya señaladas requiera adquirir
bienes y servicios para la defensa y seguridad nacional podrán adelantar el procedimiento
establecido para la menor cuantía, previo concepto favorable de la Secretaria Jurídica de la
Presidencia de la Republica con base en la solicitud motivada previamente presentada por la
entidad interesada.

De igual manera el instituto Nacional de Vías podrá contratar bajo esta modalidad la
adquisición de bienes y servicios para la defensa y seguridad nacional que se requieran para
el desarrollo del programa de seguridad en carreteras y siempre y cuando esta adquisición se
efectúe con los recursos que administra con destinación específica para el sector defensa.

4. CONCURSO DE MERITOS

A través de la modalidad de selección de concurso de meritos se contratarán los servicios de


consultoría a que se refiere el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, a saber:

¾ Los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión.

¾ Los estudios de diagnósticos, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos


específicos.

¾ Las asesorias técnicas de coordinación, control y supervisión: Entiéndase las llevadas a


cabo con ocasión de la construcción, el mantenimiento y la administración de
construcciones de edificios y viviendas de toda índole, de puentes, presas, muelles,
canales, puertos, carreteras, vías urbanas y rurales, aeropuertos, ferrocarriles,
teleféricos, acueductos, alcantarillados, riesgos, drenajes y pavimentos; oleoductos,
gasoductos, poliductos, líneas de conducción y transporte de hidrocarburos; líneas de
transmisión eléctrica, y en general todas aquellas actividades relacionadas la ingeniería a
que se refiere el artículo 2° de la Ley 842 de 2003.

Lo anterior sin perjuicio que la entidad pueda realizar contratos de prestación de


servicios profesionales para apoyar la labor de supervisión de los contratos que le es
propia siempre que las actividades no puedan realizarse con personal de planta o
requiera conocimientos especializados de conformidad con lo señalado en el numeral 3
del artículo 32 de la Ley 80 de 1993.

¾ Los que tienen por objeto la interventoria, asesoria, gerencia de obra o de proyectos,
dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
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¾ Los proyectos de arquitectura (Decreto 2326 de 1995) (Concurso abierto).

¾ Escogencia de intermediarios de seguros

Cuando del objeto de la consultoría a contratarse se desprenda la necesidad de adquirir


bienes y servicios accesorios a la misma, la selección se hará a través del concurso de
meritos, sin perjuicio de la evaluación que la entidad realice de las condiciones de calidad y
precio de aquellos de acuerdo a lo señalado en el artículo 12 del decreto 2474 de 2008.

Si el objeto contractual involucra servicios de consultoría y otras obligaciones principales,


como por ejemplo en el caso de ejecución de proyectos que incluyen diseño y construcción
de la obra la escogencia del contratista debe adelantarse mediante licitación pública,
selección abreviada o contratación directa, según corresponda.

Cuando el presupuesto estimado de los servicios de consultoría sea inferior al 10% del valor
correspondiente a la menor cuantía de la entidad contratante, se podrá seleccionar al
consultor o al proyecto haciendo uso del procedimiento de mínima cuantía ya descrito en el
numeral 2.1.3 del presente manual.

4.1. SISTEMAS DEL CONCURSO DE MERITOS

4.1.1.Sistema de concurso con precalificación

La precalificación consiste en la conformación de una lista limitada de oferentes para uno o


varios procesos de concurso de méritos y puede ser de dos clases:

1) Lista corta: aquella que se hace para un sólo proceso de concurso de méritos.
2) Lista multiusos: La que se realiza para varios concursos de méritos determinados o
determinables.

4.1.1. 1. Procedimiento

4.1.1.1.2. Etapa Preparatoria.

FASE
REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO
Elaboración de estudios y documentos previos. Se publicarán de manera simultanea con el No tiene
Los estudios previos deben contener los requisitos proyecto de pliego de condiciones ( artículo
señalados en el artículo 3 del Decreto 2474/2008, 8 de la ley 1150 de 2007 y parágrafo 3
a saber: artículo 8 del decreto 2474 de 2008)
1. La descripción de la necesidad que la entidad
estatal pretende satisfacer con la contratación.
2. La descripción del objeto a contratar, con sus
1.
especificaciones y la identificación del contrato a
celebrar.
3. Los fundamentos jurídicos que soportan la
modalidad de selección.
4. El análisis que soporta el valor estimado del
contrato.
5. La justificación de los factores de selección que
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permitan identificar la oferta más favorable.


6. El soporte que permita la tipificación,
estimación, y asignación de los riesgos previsibles
que puedan afectar el equilibrio económico del
contrato.
7. El análisis que sustenta la exigencia de
garantías destinadas a amparar los perjuicios de
naturaleza contractual o extracontractual,
derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del
contrato según el caso.
8. Cualquier otro requisito necesario para cado
proceso específico.

Modificación a estudios y documentos previos Si Incluso con posterioridad


2. (parágrafo 2 artículo 3 del Decreto 2474 de 2008) a la apertura del proceso
(solo si se requiere) de selección
Disponibilidad presupuestal (numeral 6 artículo
25 de la Ley 80 de 1993 y artículo 57 Decreto
2474 de 2008)

Con base en los requerimientos técnicos, la


entidad estimará el costo de los servicios de
consultoría requeridos teniendo en cuenta rubros
tales como:

- Los montos en “personas/tiempo”


- El soporte logístico, No se publica No tiene
- Los insumos necesarios para la ejecución de
los servicios,
- Los imprevistos
- La utilidad razonable del contratista.

El presupuesto oficial amparado por la


disponibilidad presupuestal respectiva se de-
terminará con base en el resultado de la
3. estimación de los costos precitados.

El detalle de la estimación será puesto a


disposición del proponente que se ubique en el
primer puesto de la lista de elegibles, y servirá de
base para la revisión económica.

En el caso de requerirse una Propuesta Técnica


Detallada (PTD), la entidad podrá contar con una
disponibilidad presupuestal con un valor superior a
la estimación de los costos precitados,
debidamente respaldada en el respectivo
certificado.

En tal caso, las propuestas económicas de los


proponentes podrán sobrepasar el costo estimado
del contrato sin que en ninguna circunstancia
superen la disponibilidad presupuestal amparada
por el certificado, so pena de ser rechazadas en el
momento de su verificación.
Conformar el comité asesor. El comité asesor
4. que se conforma para el desarrollo del concurso
de meritos estará integrado por un número plural e
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impar de personas idóneas para la valoración de


las ofertas. En caso de que la entidad no cuente
total o parcialmente con las mismas podrá celebrar Antes de la elaboración
contratos de prestación de servicios profesionales No aplica del proyecto de pliego de
para ello. condiciones.

Funciones del comité: asesorar a la entidad en:


- proceso de precalificación y selección
- validación de los contenidos de los
requerimientos técnicos
- conformación de la lista corta y multiusos: El
comité asesor debe preparar el informe de lista
corta que servirá de base para adoptar la
decisión que la integre
- Evaluación y calificación de las ofertas técnicas
presentadas de conformidad con los criterios
establecidos en los pliegos de condiciones.
- En la verificación de la propuesta económica .
del proponente ubicado en el primer lugar en el
orden de calificación

Los contratistas que integren el comité asesor


declararàn que él, sus directivos y el equipo de
trabajo con que se ejecutarán los servicios
contratados no se encuentre incurso en conflicto
de interés.

El ordenador del gasto de manera motivada podrá


apartarse de las recomendaciones del comité
asesor. (artículo 56 decreto 2474 de 2008)
SI
Aviso de convocatoria: debe contener los (En la fecha de su expedición o a más tardar Antes de la publicación
5.
requisitos señalados en el artículo 4 Decreto dentro de los 3 días hábiles siguientes, del proyecto de pliegos
2474/2008. parágrafo 3 artículo 8 decreto 2474 de 2008) de condiciones
Proyecto de pliegos de condiciones.

Se definirá en el pliego de condiciones el tipo de


propuesta técnica que se solicitará a los posibles
proponentes, y pueden ser:

Propuesta técnica simplificada (PTS): cuando la


entidad suministra los requerimientos técnicos de
la metodología exacta para la ejecución de la
consultoría, así como el plan y cargas de trabajo Si es una Propuesta
para la misma. se podrá seleccionar por concurso Técnica Detallada (PTD)
abierto o precalificación con lista corta o lista cuando menos con 10
6.
multiusos. días hábiles de
SI. antelación a la fecha del
Propuesta técnica detallada (PTD): cuando los Se publicará de manera simultanea con los acto que ordena la
servicios de consultoria señalados en los estudios y documentos previos apertura del proceso.
requerimientos técnicos para el respectivo
concurso de meritos pueda desarrollarse con
diferentes enfoques o metodologías. Para este
caso solo procede el sistema de precalificación
con lista corta.

El pliego de condiciones y requerimientos


técnicos: Debe contener los requisitos señalados Si es una propuesta
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en el numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de Técnica simplificada


1993. (PTS) cuando menos con
cinco (5) días hábiles
Adicionalmente los previstos en el artículo 6 y 56, de antelación a la fecha
68 y 70 del decreto 2474 de 2008, a saber: del acto que ordena la
apertura del proceso.
1.- La descripción técnica detallada y completa del
objeto a contratar, los requerimientos técnicos,
esta información se debe presentar en documento
separable del pliego de condiciones como anexo
técnico, el cual será publico salvo expresa reserva.

2.- Los fundamentos del proceso de selección, su


modalidad, términos, procedimientos, y las demás
reglas objetivas que gobiernan la presentación de
las ofertas así como la evaluación y ponderación
de las mismas, y la adjudicación del contrato.

3.- Las razones y causas que generarían el


rechazo de las propuestas o la declaratoria de
desierto del proceso.

4.- Las condiciones de celebración del contrato,


presupuesto, forma de pago, garantías, y demás
asuntos relativos al mismo.

5.- Los objetivos, metas y alcance de los servicios


que se requieren

6.- La descripción detallada de los servicios


requeridos y de los resultados o productos
esperados, los cuales podrán consistir en
informes, diagnósticos, diseños, datos, procesos,
entre otros, según el objeto de la consultoria.

7.- El cronograma de la ejecución del contrato de Si es una Propuesta


consultoria. Técnica Detallada (PTD)
cuando menos con 10
8.- El listado y ubicación de la información días hábiles de
disponible para ser conocida por los proponentes, antelación a la fecha del
con el fin de facilitarles la preparación de sus acto que ordena la
propuestas, tales como estudios, informes previos, apertura del proceso.
análisis o documentos definitivos.

9.- La determinación del tipo de propuesta que se


exige en el proceso de concurso de meritos.

10.-En ningún caso se tendrá el precio como factor


de escogencia o selección.

11.- indicar el porcentaje mínimo que una oferta Si es una propuesta


debe recibir para ser considerada elegible, así SI. Técnica simplificada
como las condiciones máximas que acreditan en Se publicará de manera simultanea con los (PTS) cuando menos con
desarrollo de lo previsto en los numerales 1 y 3 del estudios y documentos previos cinco (5) días hábiles
artículo 68 del Decreto 2474 de 2008, de manera de antelación a la fecha
que las que superen esos limites no sean tenidas del acto que ordena la
en cuenta. apertura del proceso.

12. señalar los criterios de evaluación de la


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Calidad

propuesta técnica.

13.- la propuesta económica deberá incluir las


tareas a contratar que comprenden, entre otros:

1. La remuneración del personal del consultor, la


cual podrá incluir, según el caso, sueldos, cargas
por concepto de seguridad social, viáticos, etc.
2. Gastos reembolsables indicados en los pliegos
de condiciones.
3. Gastos generados por la adquisición de
herramientas o insumos necesarios para la
realización de la labor.
4. Gastos de administración.
5. Utilidades del consultor.
6. Gastos contingentes.

14.- se debe señalar los criterios de desempate de


forma clara y objetiva reservándose como última
medida la del sorteo.

Los precios deberán ser desglosados por actividad


y de ser necesario, por gastos en moneda nacional
y extranjera. Las actividades y productos descritos
en la propuesta técnica pero no costeadas en la
propuesta económica, se consideran incluidas en
los precios de las actividades o productos
costeados.

15- Se anexará el proyecto de minuta del contrato


a celebrarse y los demás documentos que sean
necesarios.
Publicación del proyecto de pliego de Si es una Propuesta
condiciones (inciso 2 artículo 9 decreto 2474 de Técnica Detallada (PTD)
2008) cuando menos con 10
SI días hábiles y Si es una
La publicación del proyecto de pliegos de (se publica de manera simultanea con los propuesta Técnica
condiciones no genera obligación para la entidad estudios y documentos previos) simplificada (PTS)
7.
de dar apertura al proceso de selección. cuando menos con cinco
(5) días hábiles de
antelación a la fecha del
acto que ordena la
apertura del proceso.

Presentación y recepción de observaciones al Si es una Propuesta


proyecto de pliegos de condiciones. (inciso final Técnica Detallada (PTD)
artículo 9 del Decreto 2474 de 2008) cuando menos con 10
días hábiles Y si
El pliego de condiciones definitivo podrá incluir los propuesta Técnica
8. temas planteados en las observaciones siempre simplificada (PTS)
que se estimen relevantes. No aplica cuando menos con cinco
(5) días hábiles de
antelación a la fecha del
acto que ordena la
apertura del proceso.
Observaciones y respuestas. La aceptación o el
rechazo de las observaciones se hará de manera SI Antes del acto que
9.
motivada para lo cual la entidad agrupará aquellas (En la fecha de su expedición o a más tardar dispone la apertura del
de naturaleza común. dentro de los 3 días hábiles siguientes, proceso de selección el
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Gestión de la
Calidad

parágrafo 3 artículo 8 decreto 2474 de 2008) cual es fijado en los


Publicación de las observaciones presentadas al pliegos de condiciones
proyecto de pliego de condiciones y de las
respuestas a las observaciones al proyecto de
pliegos de condiciones ( numeral 3 artículo 8 del
decreto 2474 de 2008 y artículo 8 de la Ley 1150
de 2007)

Convocatoria publica para la presentación de


expresiones de interés.

Con el fin de realizar la precalificación para la


integración de la lista corta o de la lista
multiusos la entidad realizará una convocatoria
pública a través del SECOP.

El aviso de convocatoria incluirá la siguiente


información:

1.- La fecha límite para presentar la expresión de


interés.
2. Los criterios que se tendrán en cuenta para SI
conformar la lista limitada de oferentes. (En la fecha de su expedición o a más tardar Antes del acto
3. La indicación de si se trata de una lista corta o dentro de los 3 días hábiles siguientes) administrativo de
de una lista multiusos. Numeral 1 del artículo 8 y el parágrafo 3 del apertura del proceso de
4. La indicación de los requisitos habilitantes Decreto 2474 de 2008 selección y dentro del
mínimos y proporcionales que se exigen a los plazo fijado en el aviso
integrantes de la lista limitada de oferentes. de convocatoria.
5.- en el aviso de convocatoria se debe especificar
la forma de valorar la información allegada de los
interesados con base en los siguientes criterios:

a.- experiencia general, relevante y suficiente en


10. las áreas requeridas en el objeto a contratar que
asegure la idoneidad del futuro proponente para su
ejecución.

b.- Estructura y organización del interesado en


cuanto a los recursos técnicos, humanos y físicos
de que dispone.

c.- La capacidad intelectual, el cumplimiento de


contratos anteriores y similares, las buenas
practicas, reconocimiento o cualquier otro
elemento de juicio que le permita a la entidad
contratante identificar precalificados que puedan
ejecutar exitosamente los servicios de consultoria.

Los interesados en conformar la lista expresarán


su interés por escrito, dentro del término señalado
para ello en el aviso de convocatoria y
acompañarán dicha manifestación con la
documentación que soporte el cumplimiento de los
requisitos habilitantes del interesado. (Artículo 63
Decreto 2474 de 2008).

De igual manera al momento de presentar su


expresión de interés en precalificar para ser
incluido en la lista corta y al presentar su
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Gestión de la 164
Calidad

propuesta el proponente debe declarar que él, sus


directivos y el equipo de trabajo con que se
ejecutarán los servicios contratados no se
encuentren incursos en conflicto de interés.

Con la manifestación de interés se entiende


presentada la declaración por parte del interesado
de no encontrarse incurso en alguna de las
inhabilidades o incompatibilidades señaladas en el
artículo 8 de la Ley 80 de 1993, ni en conflicto de
interés que pueda afectar el normal desarrollo del
contrato.
Conformación de la lista corta y multiusos.

a) lista corta: El comité asesor verificará el


cumplimiento de los requisitos habilitantes y
valorará la información allegada con la expresión
de interés a partir de los criterios señalados en el
aviso de convocatoria pública teniendo en cuenta
los intereses de la entidad y los fines de la
contratación.

Para una propuesta técnica detallada (PTD) se


conformará la lista con un numero plural de
precalificados que no podrá exceder de seis (6).

Para la Propuesta técnica simplificada. (PTS).


Se conformará la lista con un numero plural de
precalificados que no exceda de diez (10.) SI
Numeral 4 del artículo 8 y artículo 64 del El señalado en el pliego
Si no se logra integrar la lista con dos interesados, decreto 2474 de 2008. de condiciones.
la entidad debe revisar las condiciones y hará los
ajustes necesarios en los criterios de conformación
y dará paso a una nueva convocatoria.

11. Si nuevamente no se logra conformar la lista


corta y se presenta un solo interesado, podrá
llevarse a cabo el proceso siempre y cuando
cumpla con los requisitos habilitantes exigidos y la
oferta satisfaga los requerimientos contenidos en
los pliegos de condiciones.

El comité asesor debe preparar el informe de lista


corta que servirá de base para adoptar la decisión
que la integre.

Contra la decisión de la conformación de la lista


corta procede el recurso de reposición previa
notificación de los interesados. (Art. 77 Ley
80/1993)
c) Conformación de la Lista Multiusos:

- Precalificación que hace la entidad de los


interesados en participar en varios concursos
de meritos determinados o determinables que
tengan por objeto común o similar.
- Se exige en la presentación de propuestas
técnicas simplificadas.
- Tiene una vigencia máxima seis (6) meses.
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Gestión de la 164
Calidad

- Debe contener mínimo veinticinco (25)


integrantes.

Las condiciones de habilitación de los interesados


será verificado al momento de elaborar la lista
multiusos, sin perjuicio de la posibilidad de
actualizar el soporte de las mismas durante su
vigencia.

Esta lista multiusos se publica en el SECOP con el


fin de comunicarla a los interesados y contra esta
decisión solo procede el recurso de reposición,
previa notificación de los interesados.

4.1.1.1.2. Etapa Precontractual

FASE
REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO
SI
Acto administrativo de apertura al proceso de selección el cual (En la fecha de su
contendrá los requisitos previstos en el artículo 5 Decreto 2474 de expedición o a más tardar No tiene
12. 2008, el numeral 7 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, y dentro de los 3 días hábiles
señalados en la fase 13 de la etapa precontractual de licitación siguientes, parágrafo 3
publica. artículo 8 decreto 2474 de
2008)
Invitación a presentar propuestas. La entidad junto con la
expedición del acto administrativo de apertura, enviará a los
integrantes de la lista corta o la multiusos, una carta de invitación a
presentar propuesta, que contendrá: SI El determinado en el
13. (Numeral 6 del artículo 8 pliego de condiciones
1. El nombre de la entidad contratante del decreto 2474 de 2008)
2. La fecha, hora y lugar físico o electrónico donde pueden
consultarse el pliego de condiciones y los estudios y
documentos previos
No superior a 15 días
Acto de suspensión del proceso de selección. Procede por las SI hábiles, mediante acto
circunstancias señaladas en el parágrafo 1 y 2 artículo 5 del (En la fecha de su administrativo motivado.
Decreto 2474 de 2008, los cuales fueron señalados en la fase 14 expedición o a más tardar
de la etapa precontractual de la licitación publica. dentro de los 3 días hábiles Este término podrá ser
siguientes, numeral 10 y mayor si la entidad lo
14.
parágrafo 3 del artículo 8 requiere de lo cual dará
decreto 2474 de 2008) cuenta en el acto que lo
señale.

SI
En la fecha de su
expedición o a más tardar
dentro de los 3 días hábiles No tiene
15. Pliego de condiciones definitivo y publicación. Deberá siguientes, Numeral 7 y
contener lo señalado en el proyecto de pliego de condiciones y las parágrafo 3 del artículo 8 y
observaciones que se hayan realizado al mismo, definidos en el numeral 2 del artículo 66
numeral 7 precitado del decreto 2474 de 2008)

16. Adendas. La entidad señalará en el pliego de condiciones el


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plazo máximo para expedirse adendas, o, a falta de tal previsión,


señalará al adoptarlas la extensión del término de cierre que SI
resulte necesaria, en uno y en otro caso, para que los proponentes En la fecha de su Como máximo el día
cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus expedición o a más tardar hábil anterior a la fecha
propuestas a las modificaciones realizadas. No podrá expedirse la dentro de los 3 días hábiles del cierre del proceso.
modificación realizada el mismo día en que se tiene previsto el siguientes (Numeral 12 y
cierre del proceso de selección. (artículo 7 del Decreto 2474 de parágrafo 3 del artículo 8
2008) decreto 2474 de 2008)

En el evento en que se modifiquen los plazos y términos del


proceso de selección la adenda debe incluir el nuevo cronograma
estableciendo los cambios que ello implique en el contenido del
acto de apertura del proceso. (artículo 7 del Decreto 2474 de
2008).

Cierre. El termino que debe transcurrir entre la fecha a partir de la


cual se puede presentar propuestas y la de su cierre. Se debe
señalar en los pliegos de condiciones. Para presentar
propuestas el término se
Cuando lo estimen conveniente la entidad interesada o lo soliciten No aplica cuenta a partir de la
las dos terceras partes de las personas que hayan retirado pliego expedición del acto
17. de condiciones, dicho plazo se podrá prorrogar, antes de su administrativo de
vencimiento, por un término superior a la mitad del inicialmente apertura.
fijado. (numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993)

Los interesados deben presentar su propuesta en dos sobres


sellados de conformidad con lo señalado en el pliego de
condiciones. Uno de los sobres tendrá la oferta económica y el
otro la oferta técnica junto con la documentación exigida.

Evaluación de las propuestas. se debe tener en cuenta lo


previsto en el numeral 7 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993,
numeral 3 del parágrafo 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007,
numeral 6 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, artículo 11 del
Decreto 2474 de 2008, parágrafo 1 y 2 del artículo 5 de la Ley
1150 de 2007, artículo 10 del decreto 2474 de 2008, 13 del
decreto 2474 de 2008, señalados en la etapa precontractual de la
licitación pública.

En los procesos para la selección de consultores se hará uso de


factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos
de la oferta o proyecto de conformidad con lo señalado en el
decreto 2474 de 2008.
18.
De igual manera se podrán utilizar criterios de experiencia
específica del oferente y del equipo de trabajo en el campo que se
trate. En ningún caso se podrá incluir el precio como factor de SI
escogencia para la selección de consultores. Informe de evaluación El determinado en los
Numeral 13 y parágrafo 3 pliegos de condiciones
En caso de que el pliego de condiciones permita la presentación del artículo 8 del decreto
de ofertas en varias monedas, para efectos de evaluación y 2474 de 2008.
comparación, la entidad convertirá todos los precios a la moneda
única indicada en el pliego, utilizando los parámetros señalados
para tal efecto en los mismos.

Para la evaluación de las propuestas se debe contar con la


participación del comité asesor

Se deben verificar los requisitos habilitantes.


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La experiencia de los socios de una persona jurídica se puede


acumular a la de ésta cuando ella no cuenta con más de cinco
años de constituida. La acumulación se hará en proporción a la
participación de los socios en el capital de la persona jurídica.

En los consorcios o uniones temporales la experiencia será la


sumatoria de las experiencias de los integrantes que la tengan de
manera proporcional a su participación en el mismo, salvo que en
el pliego de condiciones se haya señalado un tratamiento distinto
en razón al objeto a contratar.

En el caso de sociedades que se escindan la experiencia se podrá


trasladar a cada uno de los socios escindidos y se contabilizará
según disponga el pliego de condiciones del proceso.

Criterios para evaluación la propuesta técnica: Se tendrán en


cuenta los siguientes factores de evaluación:

1. Experiencia específica del proponente en relación directa con


los servicios previstos en los requerimientos técnicos, y
proporcional al alcance y tipo de los mismos, cuya exigencia se
valorará en relación con la realización de proyectos de naturaleza
e impacto similares.
2. Propuesta metodológica y plan con cargas de trabajo para la
ejecución de la consultoría.
3. Formación y experiencia de los profesionales y expertos del
equipo de trabajo.

Para la ponderación de las propuestas técnicas detalladas


(PTD) se debe:

La entidad asignará un porcentaje inferior al cincuenta y un por


ciento (51%) del total del puntaje al criterio de formación y
experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo.

El porcentaje restante se repartirá entre la experiencia específica


del proponente a la experiencia señalada en el numeral 1 y la
propuesta señalada en el numeral 2. Esto teniendo en cuenta que
el porcentaje asignado al numero 1 sea superior al criterio numero
2, y en Ningún caso el puntaje del numero 2 sea inferior al diez
(10)%.

Para la ponderación de la propuesta técnica simplificada


(PTS), solo tendrá en cuenta lo previsto en el numeral 1 y 3
señalados anteriormente, y el porcentaje asignado al numeral 3 no
será inferior al 60%.
SI
Se debe verificar que el equipo de trabajo presentado este en Informe de evaluación
capacidad real y efectiva de cumplir con la carga y el plan de Numeral 13 y parágrafo 3 El determinado en los
trabajo de la consultoria. del artículo 8 del decreto pliegos de condiciones
2474 de 2008.
Evaluación de la propuesta técnica e informe de evaluación:

El comité asesor valorará el merito de cada una de las propuestas


en función de su calidad de acuerdo a lo señalado en el pliego de
condiciones y los criterios de evaluación de la propuesta técnica.

Y entregará a la entidad su informe de evaluación el cual debe


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contener el análisis efectuado por el comité y el puntaje final de las


propuestas. la mejor propuesta será el que tenga el puntaje más
alto.
Este informe debe estar suscrito por cada uno de los miembros del
comité.
Informe de evaluación
Traslado del informe de evaluación técnica Numeral 13 y parágrafo 3 Por un termino no
19.
del artículo 8 del decreto superior a 3 días hábiles
2474 de 2008

Apertura de la propuesta económica del primer elegible y


verificación de la consistencia de la propuesta económica.

Se debe valorar la propuesta económica teniendo en cuenta los


parámetros señalados en el pliego de condiciones y en el artículo
70 del Decreto 2474 de 2008.

La apertura del sobre con la propuesta económica y la revisión de


su consistencia con la oferta técnica se llevarán a cabo de
conformidad con las siguientes reglas:

1. Una vez concluida la evaluación técnica, la entidad, en


audiencia pública, dará a conocer el orden de calificación de las
propuestas técnicas.
2. En presencia del proponente ubicado en el primer lugar en el
orden de calificación, la entidad procederá a abrir el sobre que El termino señalado en el
contiene la propuesta económica del proponente. No tiene pliego de condiciones
20. 3. Si el valor de la propuesta excede la disponibilidad
presupuestal, la misma será rechazada y se procederá a abrir la
propuesta económica del siguiente oferente según el orden de
calificación, y así sucesivamente.

4. La entidad verificará la consistencia de la propuesta económica


respecto de las actividades descritas en la propuesta técnica, con
el fin de efectuar las clarificaciones y ajustes que sean necesarios.
Como resultado de estos ajustes no podrán modificarse los
requerimientos técnicos mínimos.
5. Si de la verificación de la propuesta económica del proponente
se identifica que la misma no es consistente con su propuesta
técnica, se dará por terminada la revisión, se rechazará y se
procederá a abrir el sobre económico de la ubicada en el siguiente
orden de elegibilidad, y se repetirá el procedimiento indicado en el
numeral anterior.
6. La entidad y el proponente elaborarán un acta de los acuerdos
alcanzados en esta revisión, con el fin de que se incluyan en el
respectivo contrato.
Adjudicación. se debe tener en cuenta el numeral 7 del artículo
24 de la Ley 80 de 1993, numeral 8 del artículo 25 de la Ley 80 de
1993, numeral 9 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, parágrafo 1 SI El determinado por la
del artículo 77 de la Ley 80 de 1993, inciso3 del artículo 9 de la resolución de entidad en los pliegos de
Ley 1150 de 2007, señalados en la etapa precontractual de la adjudicación.(numeral 15 condiciones.
21.
licitación publica. del artículo 8 del Decreto
2474 de 2008)
Del resultado de la audiencia pública de revisión de las propuestas
económicas y técnicas se adjudicará el contrato al consultor
seleccionado por medio de acto administrativo motivado.
Declaratoria de desierta de la licitación. Procede por motivos o
22. causas que impidan la escogencia objetiva y se declarará en acto
administrativo explicando las razones de la decisión. SI
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resolución de declaratoria El determinado en el


Se podrá iniciar un nuevo proceso prescindiendo de la publicación desierta pliego de condiciones
del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se (numeral 16 del artículo 8
modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido del Decreto 2474 de 2008)
determinantes en la declaratoria desierta, sin que en ningún caso
se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en
las cantidades y presupuesto.

En el evento de haberse conformado lista corta para el proceso


fallido, será posible hacer uso de la misma en tanto cumpla con las
exigencias del pliego de condiciones para su utilización.
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ORGANIGRAMA CONCURSO DE MERITOS CON PRECALIFICACION

2. ENTIDAD. 3. ENTIDAD
1. ENTIDAD 4. ENTIDAD. 5. ENTIDAD.
Modificación de Expedir el Certificado de
inicio Elaborar estudios y Conformar el comité Elaborar y publicar aviso
estudios y documentos Disponibilidad asesor
documentos previos de convocatoria
previos (si se requiere) presupuestal (CDP)

Estudios, diseños y
Planos -Los montos en “personas/tiempo”
-El soporte logístico,
- Presupuesto -Los insumos necesarios para la ejecución
de los servicios, 6 ENTIDAD.
- Los imprevistos Proyecto de pliego de
-La utilidad razonable del contratista.
condiciones.

12.ENTIDAD 10. ENTIDAD. 9. ENTIDAD. 8. INTERESADO


11. ENTIDAD Convocatoria publica para 7. ENTIDAD
Acto administrativo de Responder y publicar Presentar observaciones
Conformación de la lista la presentación de Publicación proyecto de
apertura al proceso de expresiones de interés.
observaciones y respuestas al proyecto de pliegos de
pliego de condiciones.
selección (resolución) al proyecto de pliegos de condiciones
condiciones

Lista Corta
Lista Multiusos
PTS(10)
Máximo 25
PTD (6)

13. ENTIDAD 14. ENTIDAD. 17. INTERESADO.


15. ENTIDAD
Invitación a 16. ENTIDAD
Suspensión del proceso (si Pliego de condiciones Presentar ofertas Se presentaron ofertas??
presentar Adendas
se requiere) definitivo y publicación (cierre)
propuestas.

SI

23. ENTIDAD
FIN NO
Declaratoria desierta

19. PROPONENTES. 18. ENTIDAD.


21.ENTIDAD 20. ENTIDAD Presentar observaciones al Verificar y Evaluar
FIN
adjudicación. Audiencia Publica. informe de evaluación técnica ofertas y publicar
(traslado) informe de evaluación

- Informe de
Apertura de la propuesta evaluación.
económica y revisión de la - oficios de solicitud de
técnica aclaraciones

4.1.2. Concurso abierto

Procede para la selección de consultores a través de la presentación de una propuesta


técnica simplificada (PTS) o proyectos de arquitectura mediante el uso de concurso abierto
por jurado para lo cual se seguirá el procedimiento señalado en el decreto 2326 de 1995.
Fecha: enero de
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El concurso abierto para una propuesta técnica simplificada se desarrollará teniendo en


cuenta lo previsto en el capitulo III del Decreto 2474 de 2008, prescindiendo de los
procedimientos de precalificación, luego entonces no se requiere conformar la lista corta ni la
lista multiusos y todos los participantes pueden participar.

El concurso de Arquitectura es el procedimiento mediante el cual la entidad previa


invitación pública y en igualdad de oportunidades, selecciona un consultor entre los
Proponentes interesados en elaborar diseños, planos, anteproyectos y proyectos
arquitectónicos; en dicho proceso intervienen cuatro partes, a saber:

1.- La entidad estatal promotora: Organismo interesado en adelantar el proceso de


selección mediante el concurso arquitectónico.

2.- El organismo asesor: Es el ente idóneo en la materia de Arquitectura que organiza y


diseña los aspectos técnicos del Concurso de Arquitectura y, actúa como coordinador entre la
Entidad Estatal Promotora y el Jurado Calificador, y entre éstos con los Proponentes.

3.- El Jurado Calificador. Es el cuerpo independiente que estudia, califica y recomienda la


propuesta más idónea y favorable que se ajusta a las bases del concurso de Arquitectura.

4.- Los Proponentes. Son las personas naturales o jurídicas, uniones temporales o
consorcios definidos en el artículo 7o. de la Ley 80/93, inscritas en el concurso de
Arquitectura que presenten sus propuestas de acuerdo con las bases del concurso

4.1.2.1. Procedimiento concurso abierto.

4.1.2.1.1. Etapa Preparatoria.

FASE REQUISITO Publicación en el TERMINO


SECOP
Elaboración de Estudios y documentos previos:

a) Propuesta técnica simplificada (PTS): debe cumplir los Se publicará de manera


requisitos señalados en el artículo 3 del Decreto 2474/2008, simultanea con el proyecto
parágrafo 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, numeral 7 de pliego de condiciones No tiene
del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, numeral 1 del artículo 30 (artículo 8 de la Ley 1150
de la ley 80 de 1993, inciso 1 numeral 12 del artículo 25 de la de 2007 y parágrafo 3
ley 80 de 1993, explicados en la licitación publica. artículo 8 del decreto 2474
de 2008 )
b). Para los proyectos de arquitectura. Debe contener los
1.
requisitos señalados en el artículo 3 del decreto 2474 de 2008,
el parágrafo 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, numeral 7
del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, numeral 1 del artículo 30
de la Ley 80 de 1993 y adicionalmente debe contar con los
requisitos señalados en el Decreto 2326 de 1995, a saber:

- Definir la modalidad del concurso de arquitectura que


corresponde a las necesidades y requerimientos, ya sea por
ideas o anteproyectos.
Fecha: enero de
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a. De ideas. Es el acto mediante el cual la Entidad solicita al


Organismo Asesor elaborar las bases del concurso con el fin
de obtener soluciones a nivel de esquema básico de diseño o
conceptos generales de un tema urbanístico y/o arquitectónico.

b. De anteproyecto. Es el acto mediante el cual la Entidad


solicita al Organismo Asesor elaborar las bases del concurso
con el fin de obtener soluciones a nivel de anteproyecto de un
tema arquitectónico y/o de diseño urbano, tales como Se publicará de manera
edificación nueva, restauración, remodelación, proyectos simultanea con el proyecto No tiene
urbanos, elementos del espacio público. de pliego de condiciones
(artículo 8 de la Ley 1150
de 2007 y parágrafo 3
La entidad debe designar a uno de sus servidores público
artículo 8 del decreto 2474
como asesor quien debe elaborar el programa de necesidades
de 2008 )
y requerimientos materia del concurso. Este debe ser un
arquitecto matriculado.

-. Señalar el presupuesto para el cubrimiento de los costos


(art.16) el cual se determina el valor de la cuantía de los
contratos de consultoria por el resultado de los costos del
trabajo de diseños, planos etc. más los costos de los estudios
o labores técnicas fundamentales que apoyan el objeto del
concurso.

-. Señalar las obligaciones de la entidad, como acordar los


honorarios, entregar al organismo asesor el programa de
necesidades y requerimientos material concurso, entre otros,
mirar el artículo 4.

-. Señalar las obligaciones del organismo asesor. (art.5 y 9)

-.Determinar la forma de selección, obligaciones, composición


del jurado calificador (artículos, 6, 10, 11 y 12, 13)

Requisitos de los proponentes. (artículo 8)


Modificación a estudios y documentos previos (parágrafo 2 Incluso con
artículo 3 del Decreto 2474 de 2008) Si posterioridad a la
2.
apertura del proceso
de selección
Disponibilidad presupuestal :

a) Propuesta técnica simplificada (PTS). Se debe tener en


cuenta el numeral 6 artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y Con
base en los requerimientos técnicos, la entidad estimará el
costo de los servicios de consultoría requeridos teniendo en
cuenta rubros tales como:
- Los montos en “personas/tiempo” No se publica No tiene
3.
- El soporte logístico,
- Los insumos necesarios para la ejecución de los
servicios,
- Los imprevistos
- La utilidad razonable del contratista.

El presupuesto oficial amparado por la disponibilidad


presupuestal respectiva se determinará con base en el
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resultado de la estimación de los costos precitados.

El detalle de la estimación será puesto a disposición del No se publica No tiene


proponente que se ubique en el primer puesto de la lista de
elegibles, y servirá de base para la revisión económica.

b) Proyectos de arquitectura. Se debe contar con la


respectiva partida o disponibilidad presupuesta el cual deberá
garantizar el cubrimiento de los costos que se generen en el
proceso de selección. (Artículo 16 del decreto 2326 de 1995 y
numeral 6 artículo 25 de la Ley 80 de 1993).
Conformar el comité asesor. Se debe conformar el comité
asesor para el desarrollo del concurso de meritos por el No aplica Antes de la
sistema abierto, quien se encargará de asesorar a la entidad elaboración del
en todo el proceso desde la validación de los contenidos de los proyecto de pliego de
4.
requerimientos técnicos hasta la evaluación y calificación de condiciones.
las ofertas técnicas de conformidad con el pliego de
condiciones y la verificación de la propuesta económica.
(artículo 58 Decreto 2474 de 2008)
SI
Aviso de convocatoria: (En la fecha de su Antes de la
expedición o a más tardar publicación del
5. Propuesta técnica simplificada (PTS) y para proyectos de dentro de los 3 días proyecto de pliegos
arquitectura, debe contener los requisitos señalados en el hábiles siguientes, numeral de condiciones
artículo 4 Decreto 2474/2008. 1 y parágrafo 3 artículo 8
decreto 2474 de 2008)
Proyecto de pliegos de condiciones. : Se definirá en el
pliego de condiciones :

a) propuesta técnica simplificada (PTS)

El pliego de condiciones y requerimientos técnicos: Debe


contener los requisitos señalados en el numeral 5 del artículo
24 de la Ley 80 de 1993.

Adicionalmente los previstos en el artículo 6 y 56, 67, 68 y 70


del decreto 2474 de 2008, a saber: propuesta Técnica
SI. simplificada (PTS)
1.- La descripción técnica detallada y completa del objeto a Se publicará de manera cuando menos con
contratar, los requerimientos técnicos, esta información se simultanea con los cinco (5) días
debe presentar en documento separable del pliego de estudios y documentos hábiles de antelación
6.
condiciones como anexo técnico, el cual será publico salvo previos a la fecha del acto
expresa reserva. que ordena la
apertura del proceso.
2.- Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad,
términos, procedimientos, y las demás reglas objetivas que
gobiernan la presentación de las ofertas así como la eva-
luación y ponderación de las mismas, y la adjudicación del
contrato.

3.- Las razones y causas que generarían el rechazo de las


propuestas o la declaratoria de desierto del proceso.
Proyectos de
4.- Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, arquitectura no tiene.
forma de pago, garantías, y demás asuntos relativos al mismo.
Fecha: enero de
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5.- Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se


requieren

6.- La descripción detallada de los servicios requeridos y de los


resultados o productos esperados, los cuales podrán consistir
en informes, diagnósticos, diseños, datos, procesos, entre
otros, según el objeto de la consultoria.

7.- El cronograma de la ejecución del contrato de consultoria.

8.- El listado y ubicación de la información disponible para ser


conocida por los proponentes, con el fin de facilitarles la
preparación de sus propuestas, tales como estudios, informes
previos, análisis o documentos definitivos.

9.- La determinación del tipo de propuesta que se exige en el


proceso de concurso de meritos.

10.-En ningún caso se tendrá el precio como factor de


escogencia o selección.
propuesta Técnica
11.- indicar el porcentaje mínimo que una oferta debe recibir SI. simplificada (PTS)
para ser considerada elegible, así como las condiciones Se publicará de manera cuando menos con
máximas que acreditan en desarrollo de lo previsto en los simultanea con los cinco (5) días
numerales 1 y 3 del artículo 68 del Decreto 2474 de 2008, de estudios y documentos hábiles de antelación
manera que las que superen esos limites no sean tenidas en previos a la fecha del acto
cuenta. que ordena la
apertura del proceso.
12. señalar los criterios de evaluación de la propuesta técnica.

13.- la propuesta económica deberá incluir las tareas a


contratar que comprenden, entre otros:

1. La remuneración del personal del consultor, la cual podrá


incluir, según el caso, sueldos, cargas por concepto de
seguridad social, viáticos, etc.
2. Gastos reembolsables indicados en los pliegos de
condiciones.
3. Gastos generados por la adquisición de herramientas o
insumos necesarios para la realización de la labor. Proyectos de
4. Gastos de administración. arquitectura
5. Utilidades del consultor. no tiene.
6. Gastos contingentes.

14.- se debe señalar los criterios de desempate de forma clara


y objetiva reservándose como última medida la del sorteo.

Los precios deberán ser desglosados por actividad y de ser


necesario, por gastos en moneda nacional y extranjera. Las
actividades y productos descritos en la propuesta técnica pero
no costeadas en la propuesta económica, se consideran
incluidas en los precios de las actividades o productos
costeados.

15- Se anexará el proyecto de minuta del contrato a celebrarse


y los demás documentos que sean necesarios.
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b) Para los proyectos de arquitectura. Los pliegos de


condiciones de que trata la Ley 80/93, son las bases del
concurso y deberán contener como mínimo: (art. 15 decreto
2326/95)

a) Los requisitos objetivos que se deben reunir para participar


en el concurso de Arquitectura. La Entidad Estatal Promotora
podrá elaborar directamente los términos de referencia o bases
del concurso o encargar su elaboración a una entidad con
conocimientos especializados como lo es la Sociedad
Colombiana de Arquitectos;
b) La modalidad del concurso de Arquitectura;
c) Las condiciones que deben reunir los Proponentes;
d) El nombre de la Entidad Estatal Promotora y de su asesor;
e) El nombre programa de necesidades y requerimientos
materia del concurso que debe elaborar;
f) El nombre del asesor como lo ordena el número 2 del articulo
4o. del Decreto 2326 de 1995.
g) El nombre del asesor del Organismo Asesor;
h) El lugar, fecha, hora y forma de entrega de las propuestas;
i) El lugar de entrega o envío de las consultas;
j) La definición acerca del número de rondas del concurso;
k) Los premios y sus valores, de acuerdo con el Reglamento
de Honorarios de la Sociedad Colombiana de Arquitectos.
l) El plazo para la firma del contrato a celebrarse entre la
Entidad Estatal Promotora y el ganador del concurso, en
desarrollo de lo establecido en el número 12, artículo3 0 de la
Ley 80/93.

No deberán presentar la garantía de seriedad de los


ofrecimientos hechos a que hace referencia el numeral 19 del
artículo 25 de la Ley 80 de 1993. (art.17 Decreto 2326/95)

propuesta Técnica
Publicación del proyecto de pliego de condiciones (inciso 2 simplificada (PTS)
artículo 9 decreto 2474 de 2008) cuando menos con
SI cinco (5) días hábiles
La publicación del proyecto de pliegos de condiciones no (se publica de manera de antelación a la
7. genera obligación para la entidad de dar apertura al proceso de simultanea con los fecha del acto que
selección. estudios y documentos ordena la apertura del
proceso.
previos)
Proyectos de
arquitectura no tiene.
propuesta Técnica
Presentación y recepción de observaciones al proyecto de simplificada (PTS)
pliegos de condiciones. (inciso final artículo 9 del Decreto cuando menos con
2474 de 2008) cinco (5) días hábiles
de antelación a la
El pliego de condiciones definitivo podrá incluir los temas fecha del acto que
8. ordena la apertura del
planteados en las observaciones siempre que se estimen No aplica
proceso.
relevantes.
Proyectos de
arquitectura no tiene
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Observaciones y respuestas. La aceptación o el rechazo de


las observaciones se hará de manera motivada para lo cual la SI Antes del acto que
entidad agrupará aquellas de naturaleza común. (En la fecha de su dispone la apertura
expedición o a más tardar del proceso de
Publicación de las observaciones presentadas al proyecto de dentro de los 3 días selección el cual es
9.
pliego de condiciones y de las respuestas a las observaciones hábiles siguientes, fijado en los pliegos
al proyecto de pliegos de condiciones ( numeral 3 artículo 8 del parágrafo 3 artículo 8 de condiciones
decreto 2474 de 2008 y artículo 8 de la Ley 1150 de 2007) decreto 2474 de 2008 y
artículo 8 de la Ley 1150
de 2007)

4.1.2.1.1.2. Etapa Precontractual.

FASE
REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO
10. SI
Acto administrativo de apertura al proceso de selección el (En la fecha de su
cual contendrá los requisitos previstos en el artículo 5 Decreto expedición o a más tardar No tiene
2474 de 2008, el numeral 7 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, dentro de los 3 días
y señalados en la fase 13 de la etapa precontractual de licitación hábiles siguientes,
publica. parágrafo 3 artículo 8
decreto 2474 de 2008)
11. No superior a 15
Acto de suspensión del proceso de selección. Procede por SI días hábiles,
las circunstancias señaladas en el parágrafo 1 y 2 artículo 5 del (En la fecha de su mediante acto
Decreto 2474 de 2008, los cuales fueron señalados en la fase 14 expedición o a más tardar administrativo
de la etapa precontractual de la licitación publica. dentro de los 3 días motivado.
hábiles siguientes, numeral
10 y parágrafo 3 del Este término podrá
artículo 8 decreto 2474 de ser mayor si la
2008) entidad lo requiere
de lo cual dará
cuenta en el acto
que lo señale.
12. SI propuesta
En la fecha de su Técnica
Pliego de condiciones definitivo y publicación. Deberá expedición o a más tardar simplificada
contener lo señalado en el proyecto de pliego de condiciones y dentro de los 3 días (PTS) cuando
las observaciones que se hayan realizado al mismo, definidos en hábiles siguientes, menos con cinco
el numeral 7 precitado. Numeral 7 y parágrafo 3 (5) días hábiles de
del artículo 8 y numeral 2 antelación a la
del artículo 66 del decreto fecha del acto que
2474 de 2008) ordena la apertura
del proceso.

Proyectos de
arquitectura no
tiene
13.
Adendas. La entidad señalará en el pliego de condiciones el
plazo máximo para expedirse adendas, o, a falta de tal previsión, SI
señalará al adoptarlas la extensión del término de cierre que En la fecha de su Como máximo el
resulte necesaria, en uno y en otro caso, para que los expedición o a más tardar día hábil anterior a
proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les permita dentro de los 3 días la fecha del cierre
ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas. No podrá hábiles siguientes del proceso.
expedirse la modificación realizada el mismo día en que se tiene (Numeral 12 y parágrafo 3
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previsto el cierre del proceso de selección. (artículo 7 del Decreto del artículo 8 decreto 2474
2474 de 2008) de 2008)

En el evento en que se modifiquen los plazos y términos del


proceso de selección la adenda debe incluir el nuevo cronograma
estableciendo los cambios que ello implique en el contenido del
acto de apertura del proceso. (artículo 7 del Decreto 2474 de
2008).

14.
Audiencia para precisar el contenido y alcance del pliego de
condiciones para los proyectos de arquitectura. Dentro de los 3
Si días hábiles
Dentro de los tres días hábiles siguientes al inicio del plazo para Numeral 8 y Parágrafo 3 siguientes al inicio
la presentación de propuestas y a solicitud de cualquiera de las del artículo 8 del decreto del plazo para la
personas que retiraron los pliegos de condiciones se celebrará 2474 de 2008 presentación de
una audiencia con el objeto de precisar el contenido y alcance de propuestas y a
los mencionados documentos y de oír a los interesados, de lo solicitud de
cual se levantará un acta suscrito por los intervinientes. cualquiera de las
personas que
Con el resultado de la audiencia el jefe de la entidad expedirá las retiraron pliegos de
modificaciones pertinentes a dichos documentos y prorrogara el condiciones.
plazo hasta seis días hábiles si es necesario. (numeral 4 artículo
30 de la Ley 80 de 1993).

Esta audiencia se practicará en la Regional de la sociedad


Colombiana de Arquitectos correspondiente al lugar donde se
desarrolla la labor objeto del concurso de arquitectura.(numeral 6
artículo 5 del decreto 2326 de 1995)

15.
Cierre. El termino que debe transcurrir entre la fecha a partir de Para presentar
la cual se puede presentar propuestas y la de su cierre. Se No aplica propuestas el
debe señalar en los pliegos de condiciones. término se cuenta
a partir de la
Cuando lo estimen conveniente la entidad interesada o lo expedición del acto
soliciten las dos terceras partes de las personas que hayan administrativo de
retirado pliego de condiciones, dicho plazo se podrá prorrogar, apertura.
antes de su vencimiento, por un término superior a la mitad del
inicialmente fijado. (numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de
1993)

Proyectos de arquitectura, se debe presentar la propuesta:


Cumpliendo con los requerimientos de fecha, hora, lugar y forma
de presentación de la propuesta. (artículo 8 decreto 2326 de
1995).

16.
Evaluación de las propuestas. se debe tener en cuenta lo
previsto en el numeral 7 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993,
numeral 3 del parágrafo 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007,
numeral 6 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, artículo 11 del
Decreto 2474 de 2008, parágrafo 1 y 2 del artículo 5 de la Ley
1150 de 2007, artículo 10 del decreto 2474 de 2008, 13 del
decreto 2474 de 2008, señalados en la etapa precontractual de la
licitación pública.

En los procesos para la selección de consultores se hará uso de


factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos
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de la oferta o proyecto de conformidad con lo señalado en el


decreto 2474 de 2008.

De igual manera se podrán utilizar criterios de experiencia


específica del oferente y del equipo de trabajo en el campo que
se trate. En ningún caso se podrá incluir el precio como SI
factor de escogencia para la selección de consultores. Informe de evaluación El determinado en
Numeral 13 y parágrafo 3 los pliegos de
En caso de que el pliego de condiciones permita la presentación del artículo 8 del decreto condiciones
de ofertas en varias monedas, para efectos de evaluación y 2474 de 2008.
comparación, la entidad convertirá todos los precios a la moneda
única indicada en el pliego, utilizando los parámetros señalados
para tal efecto en los mismos.

Para la evaluación de las propuestas se debe contar con la


participación del comité asesor

Se deben verificar los requisitos habilitantes.

La experiencia de los socios de una persona jurídica se puede


acumular a la de ésta cuando ella no cuenta con más de cinco
años de constituida. La acumulación se hará en proporción a la
participación de los socios en el capital de la persona jurídica.

En los consorcios o uniones temporales la experiencia será la


sumatoria de las experiencias de los integrantes que la tengan de
manera proporcional a su participación en el mismo, salvo que en
el pliego de condiciones se haya señalado un tratamiento distinto
en razón al objeto a contratar.

En el caso de sociedades que se escindan, la experiencia se


podrá trasladar a cada uno de los socios escindidos y se
contabilizará según disponga el pliego de condiciones del
proceso.

Criterios para evaluación la propuesta técnica: Se tendrán en


cuenta los siguientes factores de evaluación:

1. Experiencia específica del proponente en relación directa con


los servicios previstos en los requerimientos técnicos, y
proporcional al alcance y tipo de los mismos, cuya exigencia se
valorará en relación con la realización de proyectos de naturaleza
e impacto similares.
2. Propuesta metodológica y plan con cargas de trabajo para la
ejecución de la consultoría.
3. Formación y experiencia de los profesionales y expertos del
equipo de trabajo.

Para la ponderación de la propuesta técnica simplificada


(PTS), solo tendrá en cuenta lo previsto en el numeral 1 y 3
señalados anteriormente, y el porcentaje asignado al numeral 3
no será inferior al 60%.

Se debe verificar que el equipo de trabajo presentado este en


capacidad real y efectiva de cumplir con la carga y el plan de
trabajo de la consultoria.

Evaluación de la propuesta técnica e informe de evaluación:


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El comité asesor valorará el merito de cada una de las


propuestas en función de su calidad de acuerdo a lo señalado en
el pliego de condiciones y los criterios de evaluación de la
propuesta técnica.

Y entregará a la entidad su informe de evaluación el cual debe


contener el análisis efectuado por el comité y el puntaje final de
las propuestas. la mejor propuesta será el que tenga el puntaje
más alto.
Este informe debe estar suscrito por cada uno de los miembros
del comité.
SI
Para los proyectos de arquitectura. Informe de evaluación El determinado en
Numeral 13 y parágrafo 3 los pliegos de
La entidad debe recibir las propuestas de los proponentes y del artículo 8 del decreto condiciones
entregarlas al jurado calificador para su estudio, calificación y 2474 de 2008.
concepto. ( numeral 10 artículo 4 decreto 2326 de 1995)

Se debe verificar los requisitos habilitantes (artículo 11 Decreto


2474 de 2008)

No se puede rechazar por ausencia de requisitos o falta de


documentos que no afecten la asignación de puntaje.

Los certificados de calidad no se califican y no puede ser


documento habilitante.

El jurado calificador debe emitir el concepto de las propuestas


presentadas acorde con el numero de premios definidos para el
concurso de arquitectura (artículo 6 decreto 2326 de 1995)

Se debe dejar constancia de los criterios que el jurado calificador


desarrollo para obtener el concepto emitido.

Se deben tener en cuenta las reglas de subsanabilidad (art. 10


decreto 2474 de 2008)
17. SI
Traslado del informe de evaluación. Informe de evaluación Propuesta técnica
Numeral 13 y parágrafo 3 simplificada (PTS)
a) propuesta técnica simplificada (PTS) (un termino no del artículo 8 del decreto Por un termino no
superior a 3 días) 2474 de 2008 superior a 3 días
hábiles
b) Proyectos de arquitectura. El concepto permanecerá en
secretaria de la entidad por un término de cinco días hábiles para SI
que los oferentes presenten observaciones, sin embargo no se Concepto del jurado Proyectos de
podrá adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. calificador. arquitectura cinco
(5) días hábiles
18.
Propuesta técnica Simplificada:

Apertura de la propuesta económica del primer elegible y


verificación de la consistencia de la propuesta económica. El termino
No tiene señalado en el
Se debe valorar la propuesta económica teniendo en cuenta pliego de
los parámetros señalados en el pliego de condiciones y en el condiciones
artículo 70 del Decreto 2474 de 2008.

La apertura del sobre con la propuesta económica y la revisión


de su consistencia con la oferta técnica se llevarán a cabo de
Fecha: enero de
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conformidad con las siguientes reglas:

1. Una vez concluida la evaluación técnica, la entidad, en


audiencia pública, dará a conocer el orden de calificación de las
propuestas técnicas.
2. En presencia del proponente ubicado en el primer lugar en el
orden de calificación, la entidad procederá a abrir el sobre que
contiene la propuesta económica del proponente.
3. Si el valor de la propuesta excede la disponibilidad
presupuestal, la misma será rechazada y se procederá a abrir la
propuesta económica del siguiente oferente según el orden de
calificación, y así sucesivamente.
4. La entidad verificará la consistencia de la propuesta
económica respecto de las actividades descritas en la propuesta
técnica, con el fin de efectuar las clarificaciones y ajustes que
sean necesarios. Como resultado de estos ajustes no podrán
modificarse los requerimientos técnicos mínimos.
5. Si de la verificación de la propuesta económica del proponente
se identifica que la misma no es consistente con su propuesta
técnica, se dará por terminada la revisión, se rechazará y se
procederá a abrir el sobre económico de la ubicada en el
siguiente orden de elegibilidad, y se repetirá el procedimiento
indicado en el numeral anterior.
6. La entidad y el proponente elaborarán un acta de los acuerdos
alcanzados en esta revisión, con el fin de que se incluyan en el
respectivo contrato.

19. Adjudicación.

Propuesta Técnica Simplificada (PTS): Se debe tener en SI Propuesta Técnica


cuenta el numeral 7 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, numeral resolución de Simplificada (PTS)
8 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, numeral 9 del artículo 30 adjudicación.(numeral 15 El determinado por
de la Ley 80 de 1993, parágrafo 1 del artículo 77 de la Ley 80 de del artículo 8 del Decreto la entidad en los
1993, inciso3 del artículo 9 de la Ley 1150 de 2007, señalados en 2474 de 2008) pliegos de
la etapa precontractual de la licitación publica. condiciones.

Del resultado de la audiencia pública de revisión de las


propuestas económicas y técnicas se adjudicará el contrato al
consultor seleccionado por medio de acto administrativo
motivado.

Proyectos de arquitectura:

El organismo asesor en acto público donde se efectúe la


proclamación del fallo, apoyará a al entidad y en ese mismo acto
se abrirán los sobres que contiene la identificación de los
ganadores en los términos de las bases del concurso y se
procederá la adjudicación en audiencia pública mediante
resolución motivada y en la misma audiencia los interesados
podrán pronunciarsen sobre la respuesta dada por la entidad.
(artículo 5 numeral 9 decreto 2326 de 1995 y numeral 10 del
artículo 30 de la ley 80 de 1993, subrogado por el artículo 9 de la
Ley 1150 de 2007)

El plazo para efectuar la adjudicación y la firma del contrato debe


estar señalado en el pliego de condiciones (numeral 9 art.30/ley
80 de 1993)
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El acto de adjudicación no tendrá recurso por la vía gubernativa,


este podrá impugnarse ante la jurisdicción de lo contencioso
administrativo. (parágrafo 1 artículo 77 ley 80 de 1993)
SI
Si en el plazo señalado en los pliegos de condiciones el ganador resolución de Proyecto de
no firmare el contrato, la Entidad lo podrá hacer con el adjudicación.(numeral 15 arquitectura no
Proponente que obtuvo el segundo o tercer puesto, pero del artículo 8 del Decreto mayor a quince
respetando el orden de calificación del Jurado Calificador. En 2474 de 2008) (15) días hábiles a
caso de rechazo la decisión deberá ser motivada. partir del término
en que deben
rendir el fallo.

20. Declaratoria de desierta del concurso. Procede por motivos o


causas que impidan la escogencia objetiva y se declarará en acto
administrativo explicando las razones de la decisión. SI
resolución de declaratoria El determinado en
Se podrá iniciar un nuevo proceso prescindiendo de la desierta el pliego de
publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser (numeral 16 del artículo 8 condiciones
necesario se modificarán los elementos de la futura contratación del Decreto 2474 de 2008)
que hayan sido determinantes en la declaratoria desierta, sin que
en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin
perjuicio de ajustes en las cantidades y presupuesto.
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ORGANIGRAMA CONCURSO ABIERTO PROPUESTA TECNICA SIMPLIFICADA (PTS)

2. ENTIDAD. 3. ENTIDAD
1. ENTIDAD 4. ENTIDAD. 5. ENTIDAD.
Modificación de Expedir el Certificado de
inicio Elaborar estudios y Conformar el comité Elaborar y publicar aviso
estudios y documentos Disponibilidad asesor
documentos previos de convocatoria
previos (si se requiere) presupuestal (CDP)

-Los montos en “personas/tiempo”


Estudios, diseños y -El soporte logístico,
Planos -Los insumos necesarios para la ejecución
de los servicios, 6 ENTIDAD.
- Presupuesto
- Los imprevistos Proyecto de pliego de
-La utilidad razonable del contratista.
condiciones.

9. ENTIDAD. 8. INTERESADO
11. ENTIDAD. 10.ENTIDAD 7. ENTIDAD
Responder y publicar Presentar observaciones
Acto de suspensión (si se Acto administrativo de apertura al Publicación proyecto de
observaciones y respuestas al proyecto de pliegos de
requiere) proceso de selección (resolución) pliego de condiciones.
al proyecto de pliegos de condiciones
condiciones

14 .
12. ENTIDAD
13. ENTIDAD ENTIDAD 15 INTERESADO.
Pliego de condiciones Se presentaron ofertas??
definitivo y publicación Adendas Audiencia Presentar ofertas (cierre)
SI

20. ENTIDAD
FIN NO
Declaratoria desierta

17. PROPONENTES. 16. ENTIDAD.


19. ENTIDAD 18 . ENTIDAD Presentar observaciones al Verificar y Evaluar
FIN
adjudicación. Audiencia Publica. informe de evaluación tecnica ofertas y publicar
(traslado) informe de evaluación

- Informe de
Apertura de la propuesta evaluación.
económica y revisión de la - oficios de solicitud de
técnica aclaraciones
Fecha: enero de
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ORGANIGRAMA CONCURSO ABIERTO PROYECTOS DE ARQUITECTURA

4.1.3. Del concurso de meritos para la escogencia de intermediarios de seguros.

La selección de intermediarios de seguros se realizará por concurso de méritos y deberá


realizarse en forma previa a la escogencia de la entidad aseguradora. En casos
excepcionales debidamente justificados por la entidad estatal, podrá efectuarse esta selección
de manera concomitante.

La entidad podrá adjudicar a un solo intermediario de seguros el manejo integral del plan de
seguros. No obstante, si sus necesidades así lo ameritan, podrán adjudicar a otro
Fecha: enero de
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intermediario un ramo o un grupo de ramos de seguros requeridos. En ningún evento habrá


más de dos intermediarios por cada entidad estatal.

La vinculación del intermediario con la entidad estatal se prolongará hasta la fecha de


vencimiento de los seguros expedidos o renovados con su intervención, dentro de un mismo
proceso de selección, sin perjuicio de que la entidad contratante, con el cumplimiento previo
de las formalidades legales, proceda a la terminación de la relación.

4.1.3.1. Procedimiento

4.1.3.1.1. Etapa Preparatoria.

FASE REQUISITO Publicación en el TERMINO


SECOP
Desde la elaboración de los estudios previos hasta el aviso de No se publica No tiene
1-5 convocatoria los mismos requisitos para el concurso de meritos
con precalificación. ( 1 a 5)
Proyecto de pliegos de condiciones.

Se definirá en el pliego de condiciones el tipo de propuesta


técnica que se solicitará a los posibles proponentes, y pueden Si es una Propuesta
ser: Técnica Detallada
(PTD) cuando menos
Propuesta técnica simplificada (PTS): cuando la entidad con 10 días hábiles
suministra los requerimientos técnicos de la metodología exacta de antelación a la
para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de fecha del acto que
trabajo para la misma. se podrá seleccionar por concurso abierto ordena la apertura del
o precalificación con lista corta o lista multiusos. proceso.
6
Propuesta técnica detallada (PTD): cuando los servicios de
consultoria señalados en los requerimientos técnicos para el SI.
respectivo concurso de meritos pueda desarrollarse con Se publicará de manera
diferentes enfoques o metodologías. Para este caso solo procede simultanea con los estudios Si es una propuesta
el sistema de precalificación con lista corta. y documentos previos Técnica simplificada
(PTS) cuando menos
El pliego de condiciones y requerimientos técnicos: Debe con cinco (5) días
contener los requisitos señalados en el numeral 5 del artículo 24 hábiles de antelación
de la Ley 80 de 1993. a la fecha del acto que
ordena la apertura del
Adicionalmente los previstos en el artículo 6 y 56, 68 y 70 del proceso.
decreto 2474 de 2008, a saber:

1.- La descripción técnica detallada y completa del objeto a


contratar, los requerimientos técnicos, esta información se debe
presentar en documento separable del pliego de condiciones
como anexo técnico, el cual será publico salvo expresa reserva.

2.- Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad,


términos, procedimientos, y las demás reglas objetivas que
gobiernan la presentación de las ofertas así como la evaluación y
ponderación de las mismas, y la adjudicación del contrato.
Fecha: enero de
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3.- Las razones y causas que generarían el rechazo de las


propuestas o la declaratoria de desierto del proceso.

4.- Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto,


forma de pago, garantías, y demás asuntos relativos al mismo.
Si es una Propuesta
5.- Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se Técnica Detallada
requieren (PTD) cuando menos
con 10 días hábiles
6.- La descripción detallada de los servicios requeridos y de los de antelación a la
resultados o productos esperados, los cuales podrán consistir en fecha del acto que
informes, diagnósticos, diseños, datos, procesos, entre otros, ordena la apertura del
según el objeto de la consultoria. proceso.

7.- El cronograma de la ejecución del contrato de consultoria.

8.- El listado y ubicación de la información disponible para ser SI.


conocida por los proponentes, con el fin de facilitarles la Se publicará de manera
preparación de sus propuestas, tales como estudios, informes simultanea con los estudios
previos, análisis o documentos definitivos. y documentos previos Si es una propuesta
Técnica simplificada
9.- La determinación del tipo de propuesta que se exige en el (PTS) cuando menos
proceso de concurso de meritos. con cinco (5) días
hábiles de antelación
10.-En ningún caso se tendrá el precio como factor de a la fecha del acto que
escogencia o selección. ordena la apertura del
proceso.
11.- indicar el porcentaje mínimo que una oferta debe recibir para
ser considerada elegible, así como las condiciones máximas que
acreditan en desarrollo de lo previsto en los numerales 1 y 3 del
artículo 68 del Decreto 2474 de 2008, de manera que las que
superen esos limites no sean tenidas en cuenta.

12. señalar los criterios de evaluación el cual contendrá las


siguientes reglas:

a) La valoración de la experiencia especifica del proponente


señalada en el numeral 1 del artículo 68 del decreto 2474 de
2008, incluirá el manejo de programas de seguros iguales o
similares al requerido por la entidad, detallando los ramos y las
primas.

b). La valoración de la propuesta metodológica y plan y


cargas de trabajo a que se refiere el numeral 2 del artículo 68
del decreto 2474 de 2008, valorará el plan de administración de
riesgos, el cual comprenderá tanto el análisis de los riesgos como
la propuesta para el manejo de los mismos teniendo en cuenta
los siguientes factores:

- Propuesta de cobertura y condiciones. Esta contemplará el


plan de trabajo a desarrollar para estructurar los pliegos de
condiciones que darán lugar a la selección de la aseguradora con
la cual la entidad estatal contratará su programa de seguros,
incluyendo en este los criterios técnicos generales que se
utilizarán para la estructuración del programa de seguros.
En ningún caso se solicitará dentro de los pliegos la descripción
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de coberturas, límites, deducibles, cláusulas adicionales,


procedimiento para atención de siniestros, etc.

-. Programa de prevención de pérdidas. El proponente deberá


ofrecer el programa de prevención de pérdidas que permita
disminuir los riesgos de la entidad estatal, entendido este como
las actividades y recomendaciones tendientes a detectar,
prevenir, minimizar o eliminar todos aquellos riesgos potenciales
que puedan materializar los riesgos cubiertos por una póliza de
seguro. Este programa contemplará la propuesta para minimizar Si es una Propuesta
los factores de riesgo y el cronograma de actividades. Técnica Detallada
SI. (PTD) cuando menos
3.- La valoración de la formación y experiencia de los Se publicará de manera con 10 días hábiles
profesionales expertos del equipo de trabajo a la que se simultanea con los estudios de antelación a la
refiere el numeral 3 del artículo 68 del decreto 2474 de 2008, y documentos previos fecha del acto que
incluirá además el tiempo y clase de dedicación del personal al ordena la apertura del
servicio de la entidad estatal, expresada en horas/hombre/mes proceso.
(permanente, compartida, exclusiva)

4.- Oferta de soporte técnico. Conjunto de recursos distintos al


humano que el corredor ofrece tener al servicio de la entidad
estatal en función directa del objeto del contrato.

Para la ponderación de las propuestas técnicas la entidad Si es una propuesta


asignará un porcentaje no inferior al cuarenta por ciento (40%) Técnica simplificada
del total del puntaje al criterio a que se refiere el numeral 3 del (PTS) cuando menos
presente artículo. con cinco (5) días
hábiles de antelación
El porcentaje restante será repartido entre la experiencia a la fecha del acto que
específica del proponente a la que se refiere el numeral 1 del ordena la apertura del
presente artículo, la propuesta metodológica y el plan y cargas de proceso.
trabajo referidos en el numeral 2 ídem, y la oferta de soporte
técnico a la que se refiere el numeral 4 ibídem, teniendo en
cuenta que el porcentaje asignado al criterio del numeral 1 sea
superior al asignado al criterio señalado en el numeral 2, y este a
su vez sea superior al porcentaje señalado al criterio del numeral
4. En ningún caso el porcentaje asignado a este último sea
inferior al diez por ciento (10%).

No podrá exigirse como condición o tenerse como criterio para la


evaluación de las propuestas la entrega de equipos y la
instalación en comodato de los mismos, la realización de cursos
de capacitación, la asignación de personal en las oficinas de la
propia entidad estatal u otros aspectos o actividades que no
correspondan al objeto directo de la selección.

13.- la propuesta económica deberá incluir las tareas a contratar


que comprenden, entre otros:

1. La remuneración del personal del consultor, la cual podrá


incluir, según el caso, sueldos, cargas por concepto de seguridad
social, viáticos, etc.
2. Gastos reembolsables indicados en los pliegos de condiciones.
3. Gastos generados por la adquisición de herramientas o
insumos necesarios para la realización de la labor.
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4. Gastos de administración.
5. Utilidades del consultor.
6. Gastos contingentes.

14.- se debe señalar los criterios de desempate de forma clara y


objetiva reservándose como última medida la del sorteo.

Los precios deberán ser desglosados por actividad y de ser


necesario, por gastos en moneda nacional y extranjera. Las
actividades y productos descritos en la propuesta técnica pero no
costeadas en la propuesta económica, se consideran incluidas en
los precios de las actividades o productos costeados.

15.-Se debe señalar expresamente si se adjudicará a un solo


intermediario de seguros el mando integral del plan de seguros,
sin embargo se podrá adjudicar a otro intermediario un ramo o
grupo de ramos de seguros requeridos.

15- Se anexará el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y


los demás documentos que sean necesarios.
Si es una Propuesta
Técnica Detallada
Publicación del proyecto de pliego de condiciones (inciso 2 (PTD) cuando menos
artículo 9 decreto 2474 de 2008) con 10 días hábiles y
Si es una propuesta
La publicación del proyecto de pliegos de condiciones no genera Técnica simplificada
obligación para la entidad de dar apertura al proceso de SI (PTS) cuando menos
7 selección. (se publica de manera con cinco (5) días
simultanea con los estudios hábiles de antelación
y documentos previos) a la fecha del acto que
ordena la apertura del
proceso.
Si es una Propuesta
Presentación y recepción de observaciones al proyecto de Técnica Detallada
pliegos de condiciones. (inciso final artículo 9 del Decreto 2474 (PTD) cuando menos
de 2008) con 10 días hábiles Y
si propuesta Técnica
El pliego de condiciones definitivo podrá incluir los temas simplificada (PTS)
8 planteados en las observaciones siempre que se estimen No aplica cuando menos con
cinco (5) días hábiles
relevantes.
de antelación a la fecha
del acto que ordena la
apertura del proceso.
Observaciones y respuestas. La aceptación o el rechazo de las
observaciones se hará de manera motivada para lo cual la SI Antes del acto que
entidad agrupará aquellas de naturaleza común. (En la fecha de su dispone la apertura
expedición o a más tardar del proceso de
Publicación de las observaciones presentadas al proyecto de dentro de los 3 días hábiles selección el cual es
9 pliego de condiciones y de las respuestas a las observaciones al siguientes, parágrafo 3 fijado en los pliegos
proyecto de pliegos de condiciones ( numeral 3 artículo 8 del artículo 8 decreto 2474 de de condiciones
decreto 2474 de 2008 y artículo 8 de la Ley 1150 de 2007) 2008)

Convocatoria publica para la presentación de expresiones de


interés.

Con el fin de realizar la precalificación para la integración de la


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lista corta o de la lista multiusos la entidad realizará una


convocatoria pública a través del SECOP.

El aviso de convocatoria incluirá la siguiente información:


SI Antes del acto
1.- La fecha límite para presentar la expresión de interés. (En la fecha de su administrativo de
2. Los criterios que se tendrán en cuenta para conformar la lista expedición o a más tardar apertura del proceso
limitada de oferentes. dentro de los 3 días hábiles de selección y dentro
3. La indicación de si se trata de una lista corta o de una lista siguientes) del plazo fijado en el
10 multiusos. Numeral 1 del artículo 8 y el aviso de convocatoria.
4. La indicación de los requisitos habilitantes mínimos y parágrafo 3 del Decreto
proporcionales que se exigen a los integrantes de la lista limitada 2474 de 2008
de oferentes.
5.- en el aviso de convocatoria se debe especificar la forma de
valorar la información allegada de los interesados con base en
los siguientes criterios:

a.- experiencia general, relevante y suficiente en las áreas


requeridas en el objeto a contratar que asegure la idoneidad del
futuro proponente para su ejecución.

b.- Estructura y organización del interesado en cuanto a los


recursos técnicos, humanos y físicos de que dispone.

c.- La capacidad intelectual, el cumplimiento de contratos


anteriores y similares, las buenas practicas, reconocimiento o
cualquier otro elemento de juicio que le permita a la entidad
contratante identificar precalificados que puedan ejecutar
exitosamente los servicios de consultoria.

Los interesados en conformar la lista expresarán su interés por


escrito, dentro del término señalado para ello en el aviso de
convocatoria y acompañarán dicha manifestación con la
documentación que soporte el cumplimiento de los requisitos
habilitantes del interesado. (Artículo 63 Decreto 2474 de 2008).

De igual manera al momento de presentar su expresión de


interés en precalificar para ser incluido en la lista corta y al
presentar su propuesta el proponente debe declarar que él, sus
directivos y el equipo de trabajo con que se ejecutarán los
servicios contratados no se encuentren incursos en conflicto de
interés.

Con la manifestación de interés se entiende presentada la


declaración por parte del interesado de no encontrarse incurso en
alguna de las inhabilidades o incompatibilidades señaladas en el
artículo 8 de la Ley 80 de 1993, ni en conflicto de interés que
pueda afectar el normal desarrollo del contrato.
Conformación de la lista corta y multiusos.

a) lista corta: El comité asesor verificará el cumplimiento de los


11 requisitos habilitantes y valorará la información allegada con la
expresión de interés a partir de los criterios señalados en el aviso
de convocatoria pública teniendo en cuenta los intereses de la
entidad y los fines de la contratación.
Fecha: enero de
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Para una propuesta técnica detallada (PTD) se conformará la


lista con un numero plural de precalificados que no podrá
exceder de seis (6).

Para la Propuesta técnica simplificada. (PTS). Se conformará


la lista con un numero plural de precalificados que no exceda de
diez (10.)

Si no se logra integrar la lista con dos interesados, la entidad


debe revisar las condiciones y hará los ajustes necesarios en los
criterios de conformación y dará paso a una nueva convocatoria.

Si nuevamente no se logra conformar la lista corta y se


presenta un solo interesado, podrá llevarse a cabo el
proceso siempre y cuando cumpla con los requisitos habilitantes
exigidos y la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en los
pliegos de condiciones.
SI
El comité asesor debe preparar el informe de lista corta que Numeral 4 del artículo 8 y El señalado en el
servirá de base para adoptar la decisión que la integre. artículo 64 del decreto 2474 pliego de condiciones.
de 2008.
Contra la decisión de la conformación de la lista corta procede el
recurso de reposición previa notificación de los interesados. (Art.
77 Ley 80/1993)
d) Conformación de la Lista Multiusos:

- Precalificación que hace la entidad de los interesados en


participar en varios concursos de meritos determinados o
determinables que tengan por objeto común o similar.
- Se exige en la presentación de propuestas técnicas
simplificadas.
- Tiene una vigencia máxima seis (6) meses.
- Debe contener mínimo veinticinco (25) integrantes.

Las condiciones de habilitación de los interesados será verificado


al momento de elaborar la lista multiusos, sin perjuicio de la
posibilidad de actualizar el soporte de las mismas durante su
vigencia.

Esta lista multiusos se publica en el SECOP con el fin de


comunicarla a los interesados y contra esta decisión solo procede
el recurso de reposición, previa notificación de los interesados.

™ Reglas de funcionamiento.

Para evitar la concentración de adjudicaciones en los mismos


miembros de la lista multiusos, se realizará el siguiente
procedimiento para su elección:

1. De la lista que se obtiene conformada por sus 25


integrantes, se rotará la participación de los proponentes
en el orden en que vayan siendo seleccionados.
2. Se debe verificar que cumplan con las especificaciones
requeridas para el cumplimiento del objeto contractual.
3. En el caso en que el seleccionado de la lista no cumpla
Fecha: enero de
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con los requisitos exigidos, se escogerá el que sigue en la


lista y se verificará el cumplimiento de requisitos.

4.1.3.1.2. Etapa precontractual

FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO

Acto administrativo de apertura al proceso de selección al cierre


12- son los mismos requisitos señalados para el concurso de meritos con
17 precalificación.

Evaluación de las propuestas. se debe tener en cuenta lo previsto


en el numeral 7 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, numeral 3 del
parágrafo 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, numeral 6 del
artículo 30 de la Ley 80 de 1993, artículo 11 del Decreto 2474 de
2008, parágrafo 1 y 2 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, artículo
10 del decreto 2474 de 2008, 13 del decreto 2474 de 2008,
señalados en la etapa precontractual de la licitación pública.

18 En los procesos para la selección de consultores se hará uso de


factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de
la oferta o proyecto de conformidad con lo señalado en el decreto
2474 de 2008.

De igual manera se podrán utilizar criterios de experiencia específica


del oferente y del equipo de trabajo en el campo que se trate. En
ningún caso se podrá incluir el precio como factor de
escogencia para la selección de consultores. SI
Informe de evaluación
En caso de que el pliego de condiciones permita la presentación de Numeral 13 y parágrafo 3 El determinado en los
ofertas en varias monedas, para efectos de evaluación y del artículo 8 del decreto pliegos de condiciones
comparación, la entidad convertirá todos los precios a la moneda 2474 de 2008.
única indicada en el pliego, utilizando los parámetros señalados para
tal efecto en los mismos.

Para la evaluación de las propuestas se debe contar con la


participación del comité asesor

Se deben verificar los requisitos habilitantes.

La experiencia de los socios de una persona jurídica se puede


acumular a la de ésta cuando ella no cuenta con más de cinco años
de constituida. La acumulación se hará en proporción a la
participación de los socios en el capital de la persona jurídica.

En los consorcios o uniones temporales la experiencia será la


sumatoria de las experiencias de los integrantes que la tengan de
manera proporcional a su participación en el mismo, salvo que en el
pliego de condiciones se haya señalado un tratamiento distinto en
razón al objeto a contratar.

En el caso de sociedades que se escindan la experiencia se podrá


trasladar a cada uno de los socios escindidos y se contabilizará
Fecha: enero de
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según disponga el pliego de condiciones del proceso.

Criterios para evaluación la propuesta técnica: Se tendrán en


cuenta los factores de evaluación señalados en el pliego de
condiciones ya precitados.

Evaluación de la propuesta técnica e informe de evaluación:

El comité asesor valorará el merito de cada una de las propuestas en


función de su calidad de acuerdo a lo señalado en el pliego de
condiciones y los criterios de evaluación de la propuesta técnica.

Y entregará a la entidad su informe de evaluación el cual debe


contener el análisis efectuado por el comité y el puntaje final de las
propuestas. La mejor propuesta será el que tenga el puntaje más
alto.
Este informe debe estar suscrito por cada uno de los miembros del
comité.
19 Informe de evaluación Por un termino no
Traslado del informe de evaluación técnica Numeral 13 y parágrafo 3 superior a 3 días hábiles
del artículo 8 del decreto
2474 de 2008

20 Apertura de la propuesta económica del primer elegible y El termino señalado en el


verificación de la consistencia de la propuesta económica. Se No tiene pliego de condiciones
debe valorar de conformidad con lo señalado en la fase 21 del
concurso con precalificación.

21 Adjudicación. se debe tener en cuenta el numeral 7 del artículo 24


de la Ley 80 de 1993, numeral 8 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993,
numeral 9 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, parágrafo 1 del
artículo 77 de la Ley 80 de 1993, inciso3 del artículo 9 de la Ley 1150
de 2007, señalados en la etapa precontractual de la licitación publica. SI El determinado por la
resolución de entidad en los pliegos de
Del resultado de la audiencia pública de revisión de las propuestas adjudicación.(numeral 15 condiciones.
económicas y técnicas se adjudicará el contrato al consultor del artículo 8 del Decreto
seleccionado por medio de acto administrativo motivado. 2474 de 2008)

La entidad adjudicará a un solo intermediario de seguros el manejo


integral del plan de seguros, no obstante si la necesidad lo amerita
podrá adjudicar a otro intermediario un ramo o grupo de ramos de
seguros requeridos.

Declaratoria de desierta de la licitación. Procede por motivos o


causas que impidan la escogencia objetiva y se declarará en acto
administrativo explicando las razones de la decisión. SI
resolución de declaratoria El determinado en el
22 Se podrá iniciar un nuevo proceso prescindiendo de la publicación desierta pliego de condiciones
del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se (numeral 16 del artículo 8
modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido del Decreto 2474 de 2008)
determinantes en la declaratoria desierta, sin que en ningún caso se
cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las
cantidades y presupuesto.

En el evento de haberse conformado lista corta para el proceso


fallido, será posible hacer uso de la misma en tanto cumpla con las
exigencias del pliego de condiciones para su utilización.
Fecha: enero de
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ORGANIGRAMA PARA LA ESCOGENCIA DE INTERMEDIACION DE SEGUROS

2. ENTIDAD. 3. ENTIDAD
1. ENTIDAD 4. ENTIDAD. 5. ENTIDAD.
Modificación de Expedir el Certificado de
inicio Elaborar estudios y Conformar el comité Elaborar y publicar aviso
estudios y documentos Disponibilidad asesor
documentos previos de convocatoria
previos (si se requiere) presupuestal (CDP)

-Los montos en “personas/tiempo”


Estudios, diseños y -El soporte logístico,
Planos -Los insumos necesarios para la ejecución
de los servicios, 6 ENTIDAD.
- Presupuesto - Los imprevistos Proyecto de pliego de
-La utilidad razonable del contratista.
condiciones.

12.ENTIDAD 10 ENTIDAD. 9. ENTIDAD. 8. INTERESADO


11. ENTIDAD Convocatoria publica para 7. ENTIDAD
Acto administrativo de Responder y publicar Presentar observaciones
Conformación de la lista la presentación de Publicación proyecto de
apertura al proceso de expresiones de interés.
observaciones y respuestas al proyecto de pliegos de
pliego de condiciones.
selección (resolucion) al proyecto de pliegos de condiciones
condiciones

Lista Corta
Lista Multiusos
PTS(10)
Máximo 25
PTD (6)

13. ENTIDAD 14. ENTIDAD. 17. INTERESADO.


15. ENTIDAD
Invitación a 16. ENTIDAD
Suspensión del proceso (si Pliego de condiciones Presentar ofertas Se presentaron ofertas??
presentar Adendas
se requiere) definitivo y publicación (cierre)
propuestas.

SI

22. ENTIDAD
FIN NO
Declaratoria desierta

19. PROPONENTES. 18. ENTIDAD.


21.ENTIDAD 20. ENTIDAD Presentar observaciones al Verificar y Evaluar
FIN
adjudicación. Audiencia Publica. informe de evaluación tecnica ofertas y publicar
(traslado) informe de evaluación

- Informe de
Apertura de la propuesta evaluación.
económica y revisión de la - oficios de solicitud de
técnica aclaraciones

5. CONTRATACION DIRECTA

Procede el uso de la modalidad de selección de contratación directa, en las siguientes


causales:

a) Urgencia Manifiesta.
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b) Contratación de empréstitos

c) Contratos interadministrativos, siempre que las obligaciones derivadas de los mismos


tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora cuando fuere el caso y de
conformidad con lo dispuesto en por las normas orgánicas de presupuesto serán objeto
del correspondiente registro presupuestal.

Las instituciones de educación superior podrán ejecutar contratos de obra, suministro,


encargo fiduciario y fiducia pública siempre que participen en procesos de licitación
pública o de selección abreviada, y acrediten la capacidad requerida para el efecto y su
régimen de contratación será el determinado de acuerdo con las normas especificas que
las rijan, en todo caso bajo los principios que le son propios en su condición de entidades
publicas.

Los contratos de seguro de las entidades estatales estarán exceptuados de celebrarse


por contrato interadministrativo.

d) La contratación de bienes y servicios en el sector defensa y en el Departamento


Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisición previstos
en el artículo 78 del Decreto 066 de 2008.

e) Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, para esta


clase de contrato se tendrán en cuenta la definición que de tales se tiene en el decreto ley
591 de 1991, y las demás normas que las modifiquen o adicionen. En todo caso en el
acto administrativo que de inicio al proceso, el jefe de la entidad o su delegado justificará
la contratación que se pretenda realizar en aplicación de esta causal.

f) Los contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales cuando
inicial el Acuerdo de Reestructuración de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de
1999, 617 de 2000 y las norma que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los
celebren con entidades financieras del sector público.

g) Contratación directa cuando no existe pluralidad de oferentes en el mercado, y se


da en los siguientes casos:

ƒ Cuando no existiere más de una persona inscrita en el RUP


ƒ Cuando sólo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular
de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de
acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo.

Estas circunstancias deberán constar en el estudio previo que soporta la contratación.

h) Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la


ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas
naturales.

Para la prestación de servicios profesionales la entidad podrá contratar directamente con


la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que
Fecha: enero de
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haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que


se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el
ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.

Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de


naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de
las funciones de la entidad.

Para la contratación de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas


personas naturales, la entidad justificará dicha situación en el respectivo contrato.

Al interior de la entidad, para la contratación de prestación de servicios profesionales y de


apoyo a la gestión debe tenerse en cuenta lo señalado en las resoluciones No. 159 del 25
de enero de 2008, expedida por el Director administrativo y Financiero de la Entidad,
referente a las autorizaciones previas para la contratación diferente de instructores y el
Manual de contratación de instructores del SENA adoptado por la Resolución No. 0173
del 28 de enero de 2008, expedida por el Director General.

i) El arrendamiento o adquisición de inmuebles.

Sin perjuicio de lo dispuesto en las leyes de reforma urbana y reforma agraria, las
entidades estatales podrán adquirir, previas las autorizaciones a que haya lugar, bienes
inmuebles mediante negociación directa.

Para efectos de la adquisición de inmuebles, las entidades estatales solicitarán un avalúo


comercial que servirá como base de la negociación. Dicho avalúo podrá ser adelantado
por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi o por cualquier persona natural o jurídica de
carácter privado, que se encuentre registrada en el registro Nacional de Avaluadores.

De igual manera, la entidad pública adquirente deberá realizar un estudio previo, que
contemple diferentes alternativas en el sector, en el evento que en el mismo se
encuentren inmuebles de similares características, caso en el cual deberán ser
comparadas para elegir la de menor costo de acuerdo a las características técnicas
requeridas.

En relación con el contrato de arrendamiento, la entidad observará lo previsto en el


artículo 46 del presente decreto respecto al procedimiento de contratación allí señalado.

Se entiende que la causal a que se refiere el literal i) del numeral 4 del artículo 2 de la
Ley 1150 de 2007, comprende la posibilidad para la entidad estatal de hacerse parte de
proyectos inmobiliarios, prescindiendo del avalúo a que se refiere el artículo 83 del
Decreto 2474 de 2008, debiendo en todo caso adquirir el inmueble en condiciones de
mercado.
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5.1. Procedimiento

5.1.1. Etapa preparatoria.

9 Elaboración de los análisis de conveniencia y oportunidad, obtención del Certificado de


disponibilidad presupuestal (CDP), elaboración de los estudios, diseños y proyectos
requeridos, y demás documentos requeridos para la contratación.

9 Los estudios y documentos previos, constarán en el expediente de la respectiva


contratación y deberán contener los requisitos establecidos en el artículo 3 del Decreto
2474 de 2008:

ƒ La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la


contratación.

ƒ La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del


contrato a celebrar.

ƒ Los fundamentos Jurídicos que soportan la modalidad de selección.

ƒ El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas
para calcular el presupuesto de la respectiva contratación.

ƒ La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más


favorable.

ƒ El soporte que permita la tipificación, estimación y asignación de los riesgos


previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.

ƒ El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios


de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del
ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de
aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular.

9 Proyecto de pliegos de condiciones, No será obligatorio el uso o publicación de


pliegos de condiciones. (parágrafo 1 del artículo 6 del Decreto 2474 de 2008).

5.1.2. Etapa precontractual.

9 Acto administrativo de justificación de la contratación directa. Cuando proceda el uso de


la modalidad directa, la entidad así lo señalará en un acto administrativo que contendrá:

• El señalamiento de la causal que invoca


• La determinación del objeto a contratar
• El presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán a los
proponentes si las hubiera, o al contratista.
• La indicación del lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos
previos, salvo en caso de contratación por urgencia manifiesta.
Fecha: enero de
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Para los casos de contratación de empréstitos, contratación de bienes y servicios en el sector


defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad DAS, que necesite reserva para
su adquisición, no se requiere acto administrativo de apertura y los estudios que soportan la
contratación, no serán públicos.

Para la Urgencia Manifiesta, el acto administrativo que la declara hará las veces de acto
administrativo de justificación directa, y no requerirá de estudios previos.

Para los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión a que se


refiere el artículo 82 del decreto 2474 de 2008, no será necesario el acto administrativo de
justificación de contratación de la contratación a que se refiere el presente numeral.

9 Selección de oferentes: Dentro del plazo establecido en la solicitud de oferta.

9 Evaluación de ofertas: Dentro del plazo establecido en la solicitud de oferta.

9 Adjudicación de contrato: Dentro del plazo establecido en la solicitud de oferta.

CAPITULO IV

ETAPA CONTRACTUAL

En los procesos de selección por licitación, selección abreviada, concurso de méritos y


directa, se establecen los mismos pasos referentes al desarrollo de la etapa contractual, los
cuales se entrarán a señalar.

1. ELABORACION, SUSCRIPCION Y CONTENIDO DEL CONTRATO.

El funcionario competente independiente de la causal de selección hará el contrato de


acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones, la propuesta del contratista y la minuta
del contrato, el cual será suscrito por las partes en los plazos establecidos en el pliego de
condiciones.

Si el adjudicatario no suscribe el correspondiente contrato dentro del término que se haya


señalado, quedará a favor de la entidad contratante, en calidad de sanción, el valor del
deposito o garantía constituidos para responder por la seriedad de la propuesta, sin
menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y
no cubiertos por el valor de los citados depósitos o garantía.

En este evento la entidad mediante acto administrativo debidamente motivado, podrá


adjudicar el contrato, dentro de los quince (15) días siguientes al proponente calificado en
segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la entidad.
Fecha: enero de
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1.1. PERFECCIONAMIENTO

Los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la
contraprestación y éste se eleve a escrito.

De conformidad con lo previsto en la Ley de presupuesto, también es un requisito de


perfeccionamiento el registro presupuestal.

1.2. EJECUCIÓN DEL CONTRATO

Dentro de las formalidades del contrato estatal encontramos que la normatividad exige reunir
los requisitos necesarios para la ejecución que se cumple una vez se haya perfeccionado el
documento contractual.

1.2.1. Requisitos para la ejecución del contrato

9 Constitución y aprobación de las garantías. Las garantías previstas en el contrato


deberán ser presentadas por el Contratista dentro del término estipulado en el mismo y
serán revisadas y aprobadas por el funcionario competente para la contratación o por el
delegado para este efecto por el ordenador del gasto.

Las garantías otorgadas por los proponentes o contratistas deberán cumplir con las
exigencias del Decreto 4828 de 2008.

En los procesos de contratación los oferentes o contratistas podrán otorgar, como


mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantías:

a) Póliza de Seguros
b) Fiducia mercantil en garantía
c) Garantía bancaria a primer requerimiento
d) Endoso en garantía de títulos valores
e) Depósito de dinero en garantía

Lo anterior, sin perjuicio de que la responsabilidad extracontractual de la


administración derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus
contratistas o subcontratistas sólo puede ser amparada mediante póliza de seguro.

El monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías se determinarán


teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato,
los riesgos que se deban cubrir y las reglas del decreto 4828 de 2008.

En los procesos de contratación, las personas naturales o jurídicas extranjeras sin


domicilio o sucursal en Colombia podrán otorgar, como garantías, cartas de crédito
stand by expedidas en el exterior.

Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura del riesgo:


Fecha: enero de
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Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los


interadministrativos, en los de seguro, y en los contratos cuyo valor sea inferior al
diez (10%) de la menor cuantía prevista para cada entidad, caso en el cual
corresponderá a la entidad contratante determinar la necesidad de exigirla,
atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago.

La entidad estatal podrá abstenerse de exigir la garantía de seriedad de la oferta


para participar en procesos cuyo objeto sea la enajenación de bienes, en procesos
de subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características
técnicas uniformes y de común utilización, así como en los concursos de mérito en
los que se exige la presentación de una propuesta técnica simplificada.

9 Cláusula de Indemnidad:

En todos los contratos se deberá incluir una cláusula de indemnidad conforme a la


cual, será obligación del contratista mantener al SENA indemne de cualquier
reclamación proveniente de terceros que tenga como causa las actuaciones del
contratista.

9 Pago impuesto de timbre Nacional: El Contratista deberá pagar el importe


correspondiente al impuesto de timbre nacional (o el porcentaje del mismo que se haya
pactado a su cargo), en las entidades financieras que el SENA determine, dentro del
término establecido en el contrato, salvo en los casos en los cuales se acuerde que el
impuesto estará a cargo del SENA.

La Ley 1111 de 2006 en el artículo 72, modifico el inciso 1 y adiciono un parágrafo al


artículo 519 del Estatuto Tributario, y dispuso:

"Artículo 519. Base gravable en el impuesto de timbre nacional. El impuesto de timbre


nacional, se causará a la tarifa del uno punto cinco por ciento (1.5%) sobre los instrumentos
públicos y documentos privados, incluidos los títulos valores, que se otorguen o acepten en el
país, o que se otorguen fuera del país pero que se ejecuten en el territorio nacional o generen
obligaciones en el mismo, en los que se haga constar la constitución, existencia, modificación o
extinción de obligaciones, al igual que su prórroga o cesión, cuya cuantía sea superior a seis
mil (6.000) Unidades de Valor Tributario, UVT, en los cuales intervenga como otorgante,
aceptante o suscriptor una entidad pública, una persona jurídica o asimilada, o una persona
natural que tenga la calidad de comerciante, que en el año inmediatamente anterior tuviere unos
ingresos brutos o un patrimonio bruto superior a treinta mil (30.000) Unidades de Valor Tributario,
UVT. (Resaltado fuera de texto)

Parágrafo 2°. La tarifa del impuesto a que se refiere el presente artículo se reducirá de la
siguiente manera:

- Al uno por ciento (1%) en el año 2008

- Al medio por ciento (0.5%) en el año 2009

- Al cero por ciento (0%) a partir del año 2010"


Fecha: enero de
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Versión: 2.0

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9 Publicación del contrato: De conformidad con lo previsto en el Decreto 2150 de 1995 y


el Decreto 327 de 2002, deberán publicarse en el Diario Unico de Contratación Pública, o
en su defecto en la Gaceta Oficial de la respectiva entidad territorial o por algún
mecanismo determinado en forma general por la autoridad administrativa territorial, que
permita a los habitantes conocer su contenido, todos los contratos que celebren las
entidades estatales sometidas al Estatuto General de la Contratación Pública, cuyo valor
sea igual o superior a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

No se publicarán los contratos cuya cuantía sea inferior al 10% de la menor cuantía aún
cuando excedan en su valor los cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales
vigentes a que se refiere el inciso anterior.

En consecuencia, en los eventos en que se requiere de publicación, el funcionario


competente deberá diligenciar y suscribir el Extracto Único de Publicación. El pago de los
derechos de publicación en el Diario Único de Contratación Pública (Diario Oficial), lo
deberá hacer el Contratista o el SENA, según lo establecido en el contrato, dentro de los
diez (10) días siguientes al pago de los derechos de publicación. El funcionario
competente deberá enviar el Extracto Único de Publicación a la Imprenta Nacional de
Colombia.

Dentro de los diez (10) primeros días de cada mes, el funcionario competente o quien
éste designe deberá enviar a la Imprenta Nacional una relación de los contratos
celebrados en el mes inmediatamente anterior.

Los contratos interadministrativos no requieren de publicación en el Diario Oficial.

Nota: Se debe enviar copia del contrato, la propuesta y la póliza aprobada al supervisor
del contrato y enviar al contratista copia del contrato y de la póliza aprobada.

9 Acreditar pago aportes parafiscales y seguridad social. El contratista debe acreditar


que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de
Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de
Compensación Familiar, cuando corresponda.

De igual manera, este requisito deberá acreditarse para la realización de cada pago
derivado del contrato estatal.

El servidor público que sin justa causa no verifique el pago de los aportes parafiscales
relativos al Sistema de Seguridad Social Integral incurrirá en causal de mala conducta,
que será sancionada con arreglo al régimen disciplinario vigente.

2. ASPECTOS IMPORTANTES EN EL DESARROLLO DEL CONTRATO

2. 1. VIGENCIA DEL CONTRATO

La vigencia del contrato empezará a contarse desde la fecha en que quede perfeccionado y
cubrirá el término previsto para el cumplimiento de los requisitos de ejecución, el plazo para
su ejecución y el término que se haya señalado para practicar la liquidación final.
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2.2. ENTREGA DEL ANTICIPO O DEL PAGO ANTICIPADO

Una vez cumplidos los requisitos de ejecución el funcionario responsable del contrato deberá
tramitar la factura u orden de pago del Anticipo o Pago Anticipado, según el caso pero su
monto no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato.

2.3. SUSPENSIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

La suspensión del contrato será aprobada por el funcionario competente, previo concepto del
Interventor o supervisor del contrato.

La suspensión del contrato procederá cuando se presente una circunstancia especial que lo
amerite, la cual deberá constar en un acta suscrita por las partes que celebraron el contrato,
previo concepto del Interventor o Supervisor, en la cual se conste la interrupción o suspensión
temporal, las razones que la sustentan y la fecha exacta de reiniciación del mismo.

Para efectos del plazo extintivo del contrato, no se contabilizará el tiempo de suspensión.

2.4. AMPLIACIÓN DEL PLAZO

El plazo para la ejecución del contrato no estará sujeto a ampliaciones, salvo que
sobrevengan hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito que, a juicio del SENA, se
requiera.

Si el Contratista se retrasa en la programación por causas que le sean atribuibles, el SENA


podrá ampliar el plazo para la ejecución del contrato por el término que estime razonable, sin
perjuicio de que se apliquen las multas contractualmente pactadas. En este caso, el
Contratista debe asumir los mayores costos que se causen durante la ampliación e
indemnizar los perjuicios que ocasione al SENA.

En los casos de ampliación del plazo se deberá suscribir un Contrato adicional. En estos
eventos, deberá ampliarse la vigencia de las garantías por el término y bajo las condiciones
señaladas en el Contrato adicional y previo el cumplimiento de los mismos requisitos de
legalización estipulados en el contrato principal.

2.5. CONTRATOS ADICIONALES

Los Contratos Adicionales deberán ser suscritos por el funcionario competente que celebró el
contrato principal, y no podrán en ningún caso adicionarse en más del cincuenta por ciento
(50%) de su valor inicial, expresado en salarios mínimos legales mensuales.

Los Contratos Adicionales requieren la modificación de la respectiva garantía, el cumplimiento


de los mismos requisitos de legalización establecidos para el contrato inicial.

En los contratos a precios o tarifas unitarios, la mayor cantidad de obra no dará lugar a la
celebración de Contrato adicional y se pagará a través de las Actas de obra mensuales que
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dan cuenta del recibo a satisfacción de la obra, con cargo a los mismos recursos del contrato
principal y a los precios convenidos para el respectivo ítem, sin perjuicio de los límites por
razón de la disponibilidad presupuestal.

2.6. CESIÓN DEL CONTRATO

Los contratos estatales son intuito personae, y en consecuencia, una vez celebrados no
podrán cederse sin previa autorización escrita de la entidad contratante.

Por ello, en el contenido del contrato es posible establecer la figura de la cesión para que en
el evento en que el contratista no pueda seguir asumiendo la ejecución del compromiso
formalizado, podrá proponer al SENA, a través de una comunicación escrita, una tercera
persona que continúe con la ejecución del contrato. Dicha persona debe reunir como mínimo
las mismas características del contratista que propone la cesión, anexar todos los
documentos que acrediten dichas condiciones, contar con el concepto técnico favorable del
supervisor y la autorización expresa y escrita del ordenador del gasto.

2.7. SILENCIO ADMINISTRATIVO POSITIVO

El funcionario competente o el responsable del contrato se deberán pronunciar dentro del


término de tres (3) meses siguientes a la fecha de recibo de las solicitudes que se presenten
en el curso de la ejecución del contrato, con el fin de evitar la ocurrencia del silencio
administrativo positivo de que trata el numeral 16 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993.

2.8. INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN DEL CONTRATO

La interventoria o supervisión del contrato, tiene como objetivo controlar y vigilar las acciones
del contratista o conviniente para hacer cumplir las especificaciones técnicas, las actividades
administrativas, legales, financieras y presupuestales establecidas en los contratos, en los
convenios y sus respectivos planes operativos.

2.8.1. Interventor o supervisor del contrato

Es la persona designada por el ordenador del gasto, o contratada por el SENA, para realizar
esa actividad.

En los contratos de obra el SENA por intermedio de la Dirección Jurídica ha impartido


directrices señalando que la contratación de Interventoría externa debe efectuarse para todos
los contratos que superen el valor de cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales
vigentes. La contratación del Interventor debe adelantarse simultáneamente con la
suscripción del contrato, para permitir que sea oportuno el inicio de las actividades y
funciones asignadas; en especial la vigilancia y los requisitos exigidos para el
perfeccionamiento del contrato de obra.

En los contratos que no superen el valor de los cincuenta (50) salarios mínimos legales
mensuales vigentes, el ordenador del gasto debe decidir si es necesario o no contratar la
Interventoría externa, para lo cual tendrá en cuenta los siguientes aspectos: el grado técnico o
especializado del contrato de obra, el grado de dificultad para supervisar la obra por
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distancias o disponibilidad de recursos y que la Entidad haya contratado estudios, proyectos


técnicos, planos, especificaciones y estudios de prefactibilidad para adelantar las obras,
donde el autor intelectual de estas actividades, deba participar siempre de las labores de
control técnico de ejecución de los contratos de obra.

En los contratos de obra de valor inferior a los cincuenta (50) salarios mínimos legales
mensuales vigentes, para los cuales se determine que no es necesario contratar un
interventor externo, las funciones de Interventoría deberán ser adelantadas por un Supervisor,
cuya designación debe efectuarse de conformidad con lo estipulado en el Art. 6º de la
Resolución SENA No. 000668 de 2005.

2.8.2. Requisitos del Interventor o Supervisor

El Interventor que sea funcionario del SENA deberá poseer una amplia experiencia en la
especialidad que corresponda al objeto del contrato celebrado.

Cuando la Interventoría sea contratada, el Interventor debe observar el cumplimiento de los


requisitos exigidos por la ley para tal efecto y en especial la Resolución SENA No. 000668 del
27 de abril del 2005.

Sin perjuicio de lo anterior, el SENA dependiendo de la complejidad del objeto contratado,


podrá pactar condiciones o plazos distintos a los previstos en la resolución citada, sin que se
menoscaben los objetivos de la labor de interventoría allí contenidos.

CAPITULO V

ETAPA POSCONTRACTUAL

1. LIQUIDACION DEL CONTRATO.

El procedimiento de liquidación del contrato se realizará dentro del término fijado en los
pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el
efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses
siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición
del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.

Los contratos de tracto sucesivo, es decir, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se


prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación de común
acuerdo con el Contratista. Si las partes no llegan a un acuerdo se procederá a la Liquidación
Unilateral del contrato.

Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso de la


garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a
la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a
la responsabilidad civil, y en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con
posterioridad a la extinción del contrato.
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1.1. LIQUIDACIÓN DE COMÚN ACUERDO.

En esta etapa se podrán acordar con el Contratista los ajustes, revisiones y reconocimientos a
que haya lugar. En el acta constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que se
llegue para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y a salvo. El
ordenador del gasto impartirá las aprobaciones correspondientes.

Y se hará de mutuo acuerdo dentro del termino fijado en los pliegos de condiciones o sus
equivalentes o dentro del que acuerden las partes para el efecto, si no existe termino se
realizará dentro de los 4 meses siguientes a la expiración del termino de ejecución.

Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y
en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no
hayan sido objeto de acuerdo.

1.2. LIQUIDACIÓN UNILATERAL

En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o


convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido,
el SENA tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses
siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 136 del C. C. A.

Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma


podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del
término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin
perjuicio de lo previsto en el artículo 136 del C. C. A.

No requiere liquidación los contratos de compraventa de bienes muebles y en general, todos


aquellos cuya ejecución no se prolongue en el tiempo.

1.3. ACTA DE LIQUIDACIÓN

El Interventor o el Supervisor del contrato, dentro del término establecido, proyectará el acta
de liquidación, con sus respectivos soportes para la firma del contratista y del funcionario
competente de la Entidad.

En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que


llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y
salvo.

El proyecto de Acta de Liquidación debe contener los siguientes soportes:

a) Comprobantes de egresos
b) Certificación de cumplimiento
c) Informe de avances
d) Informe de ejecución para el correspondiente pago
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e) Contrato principal, prórrogas, adiciones y modificaciones en general


f) Registro presupuestal
g) Pólizas
h) Certificación de la dependencia de Contabilidad en la que se establezca el valor
pagado
i) Informe final del supervisor y/o interventor
j) Los demás documentos que se requieran para la liquidación del contrato.

El Supervisor del contrato debe remitir al Grupo de Administración de Documentos de la


Dirección General o quien haga sus veces en las Regionales y Centros de Formación
Profesional, los originales de toda la documentación contractual.

1.4. RESPONSABLE DE LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

El interventor o Supervisor una vez finalizado el contrato deberá verificar y dejar constancia
del cumplimiento de las obligaciones del contratista y presentar el informe sobre el balance
final de ejecución del mismo, para efectos de elaborar el acta de liquidación respectiva.

En el caso de contratos celebrados en la Dirección General el expediente debe ser remitido al


Grupo Integrado de Convenios y Contratos adscrito a la Dirección Administrativa y Financiera.
En las Regionales y Centros de Formación, el expediente con el informe del balance final de
ejecución rendido por el Interventor o Supervisor del contrato, deberá remitirse al ordenador
del gasto quien designará el funcionario encargado de elaborar el Acta de liquidación que
será suscrita por el ordenador del gasto conjuntamente con el Contratista, con el visto bueno
del supervisor o interventor.

2. SOLUCIÓN DE LAS CONTROVERSIAS CONTRACTUALES

El SENA procurará solucionar en forma ágil, rápida y directa las diferencias y discrepancias
surgidas de la actividad contractual.

Para tal efecto, podrá emplear los mecanismos de solución de controversias contractuales
previstos en la Ley 80 de 1993, tales como: conciliación, amigable composición y transacción.

No se podrán establecer prohibiciones a la utilización de los mecanismos de solución directa


de las controversias nacidas de los contratos del SENA, ni se prohibirá la estipulación de la
cláusula compromisoria o la celebración de compromisos para dirimir las diferencias surgidas
del contrato.

En los contratos se podrá incluir la cláusula compromisoria a fin de someter a la decisión de


árbitros las diferencias que puedan surgir por razón de la celebración del contrato y de su
ejecución, desarrollo, terminación o liquidación, de conformidad con el Art. 70 de la Ley 80 de
1993.

Cuando en el contrato no se haya pactado cláusula compromisoria, el funcionario competente


podrá suscribir un compromiso para que se convoque un Tribunal de Arbitramento, con el fin
de resolver las diferencias presentadas por razón de la celebración del contrato y su
ejecución, desarrollo, terminación o liquidación.
Fecha: enero de
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En el documento de compromiso que se suscriba se señalarán la materia objeto del


arbitramento, la designación de árbitros, el lugar de funcionamiento del tribunal y la forma de
proveer los costos del mismo.

3. SANCIONES EN LAS ACTUACIONES CONTRACTUALES.

El debido proceso será un principio rector en materia sancionatoria de las actuaciones


contractuales.

En desarrollo de lo anterior y del deber de control y vigilancia sobre los contratos que suscriba
el SENA tendrán la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas en el contrato
con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones.

Esta decisión deberá estar precedida de audiencia del afectado que deberá tener un
procedimiento mínimo que garantice el derecho al debido proceso del contratista y procede
sólo mientras se halle pendiente la ejecución de las obligaciones a cargo del contratista.

Así mismo podrán declarar el incumplimiento con el propósito de hacer efectiva la cláusula
penal pecuniaria incluida en el contrato.

La cláusula penal y las multas así impuestas, se harán efectivas directamente por la entidad,
pudiendo acudir para el efecto entre otros a los mecanismos de compensación de las sumas
adeudadas al contratista, cobro de la garantía, o a cualquier otro medio para obtener el pago,
incluyendo el de la jurisdicción coactiva.

Por consiguiente la entidad podrá hacer efectiva las cláusulas de multa o cláusula penal
pecuniaria, pactadas en los contratos celebrados con anterioridad a la expedición de la Ley
1150 del 16 de julio de 2007, y en los que por autonomía de la voluntad de las partes se
hubiese previsto la competencia de la entidad para imponerlas y hacerlas efectivas.

Incumplimiento de las obligaciones del contratista relativas a mantener la suficiencia


de la garantía. Una vez iniciada la ejecución del contrato, en caso de incumplimiento del
contratista de la obligación de obtener la ampliación de la garantía o de la obligación de
obtener su renovación o de la obligación de restablecer su valor o de aquella de otorgar una
nueva garantía que ampare el cumplimiento de las obligaciones que surjan por razón de la
celebración, ejecución, y liquidación del contrato, la entidad contratante podrá declarar la
caducidad del mismo.

3.1. PROCEDIMIENTO PARA LA IMPOSICIÓN DE SANCIÓN:

1. El ordenador del gasto mediante acto administrativo debe explicar las razones de hecho
y de derecho por las cuales se impone la sanción y debe notificarlo de conformidad con
lo señalado en los artículos 43 a 38 del Código Contencioso Administrativo.

2. Contra el acto administrativo procede el recurso de reposición ante el mismo funcionario


que lo expidió.
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3. Este recurso se podrá interponer en la diligencia de notificación personal o dentro de los


5 días siguientes a ella, o a la desfijación del edicto con el fin de garantizar el derecho de
defensa al contratista.

4. Transcurrido los términos sin que se hubiere interpuesto el recurso de reposición la


decisión quedará en firme.

5. Por el contrario si el contratista interpone el recurso de reposición, su escrito debe


cumplir los requisitos señalados en el artículo 52 del C.C.A., si no se presenta con los
requisitos podrá ser rechazado de conformidad con el artículo 53 ibidem

6. La decisión resolverá todas las cuestiones que hayan sido planteadas y las que
aparezcan con motivo del recurso aunque no lo haya sido antes.(Art. 59 C.C.A.)

7. El funcionario que expidió el acto administrativo podrá confirmar, aclarar, modificar o


revocar la decisión tomada teniendo en cuenta las pruebas y las circunstancias de hecho
y derecho que fundamentan su decisión.

CAPITULO VI

REGIMENES ESPECIALES

1. DE LA CONTRATACIÓN CON ORGANISMOS INTERNACIONALES.

Los contratos o convenios financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores al


cincuenta por ciento (50%) con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o
ayudas internacionales, podrán someterse a los reglamentos de tales entidades, así como los
contratos o convenios celebrados con personas extranjeras de derecho público u organismos
de derecho internacional, cuyo objeto sea:

1. Desarrollo de programas de promoción, prevención y atención en salud;


2. Contratos y convenios para la operación de la OIT;
3. Contratos y Convenios que se ejecuten en desarrollo del sistema integrado de
monitoreo de cultivos ilícitos;
4. Para la operación del programa mundial de alimentos
5. Para apoyar programas de apoyo educativo a la población desplazada y vulnerable
adelantados por la UNESCO y la OIM, y;
6. Contratos financiados con los fondos multilaterales de crédito y entes
gubernamentales extranjeros.

Los contratos o convenios financiados con fondos de los organismos multilaterales de crédito
y entes gubernamentales extranjeros, podrán someterse a los reglamentos de tales
entidades. No obstante, la información de la ejecución de los contratos debe reportarse a los
organismos de control y al SECOP.

Las entidades estatales no podrán celebrar contratos o convenios para la administración o


gerencia de sus recursos propios o de aquellos que les asignen los presupuestos públicos,
con organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacional.
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En todo Proyecto de cooperación que involucre recursos estatales se deberán cuantificar en


moneda nacional, los aportes en especie de la entidad, organización o persona cooperante,
así como los del ente nacional colombiano. Las contralorías ejercerán el control fiscal sobre
los proyectos y contratos celebrados con organismos multilaterales.

2. DEL REGIMEN CONTRACTUAL DE LAS EMPRESAS INDUSTRIALES Y


COMERCIALES DEL ESTADO.

Las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en
las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), sus filiales y las
Sociedades entre Entidades Públicas con participación mayoritaria del Estado superior al
cincuenta por ciento (50%), estarán sometidas al Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública, con excepción de aquellas que se encuentren en competencia con el
sector privado nacional o internacional o desarrollen su actividad en mercados monopolísticos
o mercados regulados, caso en el cual se regirán por las disposiciones legales y
reglamentarias aplicables a sus actividades económicas y comerciales, sin perjuicio de lo
previsto en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007.

Se exceptúan los contratos de ciencia y tecnología, que se regirán por la Ley 29 de 1990 y
las disposiciones normativas existentes.

El régimen contractual de las empresas que no se encuentren exceptuadas será el previsto


en el literal g) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

3. DEL REGIMEN CONTRACTUAL DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS ESTATALES.

Los Contratos que celebren los Establecimientos de Crédito, las compañías de seguros y las
demás entidades financieras de carácter estatal, no estarán sujetos a las disposiciones del
Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se regirán por las
disposiciones legales y reglamentarias aplicables a dichas actividades.

En todo caso, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal
especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los
artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán
sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previstas legalmente para la
contratación estatal.

4. DE LAS ENTIDADES EXCEPTUADAS EN EL SECTOR DEFENSA.

Los contratos que celebren Satena, Indumil, El Hotel Tequendama, la Corporación de Ciencia
y Tecnología para el desarrollo de la industria naval, marítima y fluvial –Cotecmar– y la
Corporación de la Industria Aeronáutica Colombiana –CIAC–, no estarán sujetos a las
disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se regirán
por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a su actividad.
Fecha: enero de
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En todo caso, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal
especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los
artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán
sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previstas legalmente para la
contratación estatal.

5. DEL RÉGIMEN CONTRACTUAL DE LAS CORPORACIONES AUTÓNOMAS


REGIONALES.

La contratación de las Corporaciones Autónomas Regionales incluida la Corporación


Autónoma Regional del Río Grande de la Magdalena, se someterá al Estatuto General de
Contratación de la Administración Pública contenido en la Ley 80 de 1993 y en las demás
normas que lo modifiquen, deroguen o adicionen

6. DE LA INVERSIÓN EN FONDOS COMUNES ORDINARIOS.

La selección de las sociedades fiduciarias a contratar, sea pública o privada, se hará con
rigurosa observancia del procedimiento de licitación o concurso previsto en esta ley. No
obstante, los excedentes de tesorería de las entidades estatales, se podrán invertir
directamente en fondos comunes ordinarios administrados por sociedades fiduciarias, sin
necesidad de acudir a un proceso de licitación pública.

6.7. DEL FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO.

El Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo, Fonade se regirá por las normas del
Estatuto General de Contratación de la Administración Pública contenido en la Ley 80 de
1993 y en las demás normas que lo modifiquen, deroguen o adicionen.

CAPITULO VII

CONTROL Y VIGILANCIA

Para efectos del control y vigilancia en el SENA, se ha expedido la Resolución Nº 03069 del 6
de noviembre de 2008, con la finalidad de compilar los mecanismos de control y vigilancia de
la actividad precontractual, contractual y postcontractual, y de la celebración, ejecución y
liquidación de convenios en la entidad.
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CAPITULO VIII

DISPOSICIONES VARIAS

1. PROMOCION DEL DESARROLLO -MIPYMES

En los pliegos de condiciones las entidades estatales dispondrán en las condiciones que
señale el reglamento, de mecanismos que fomenten en la ejecución de los contratos estatales
la provisión de obras, bienes, servicios y mano de obra locales o departamentales, siempre
que se garanticen las condiciones de calidad y cumplimiento del objeto contractual.

De conformidad con lo dispuesto en el inciso 2o del artículo 13 y en los artículos 333 y 334 de
la Constitución Política, el Gobierno Nacional definirá las condiciones para que en desarrollo
de los procesos de selección cuyo valor se encuentre por debajo de 750 salarios mínimos
legales mensuales vigentes. Sin perjuicio de que el Gobierno Nacional pueda establecer
cuantías diferentes para entidades en razón al tamaño de su presupuesto, las entidades
estatales adopten en beneficio de las Mipymes y de los grupos marginados o discriminados
que se asocien bajo esta modalidad, convocatorias limitadas a las Mipymes departamentales,
locales o regionales cuyo domicilio principal corresponda al lugar de ejecución de los
contratos, siempre que se garantice la satisfacción de las condiciones técnicas y económicas
requeridas en la contratación y que previo a la apertura del proceso respectivo se haya
manifestado el interés del número plural de Mipymes que haya sido determinado en el
reglamento por el Gobierno Nacional. En todo caso la selección se hará de acuerdo con las
modalidades de selección a que se refiere la ley 1150 de 2007.

Sin perjuicio de lo dispuesto para la selección objetiva y la verificación de las condiciones de


los proponentes, previstos en los artículos 5 y 6 de la Ley 1150 de 2007, para que las
Mipymes departamentales, locales o regionales puedan participar en las convocatorias a que
se refiere el inciso anterior, deberán acreditar como mínimo un (1) año de existencia.

En la ejecución de los contratos a que se refiere el presente artículo, las entidades y los
contratistas, deberán observar lo dispuesto en los artículos 90 a 95 de la Ley 418 de 1997 y
las normas que la modifiquen, adicionen o subroguen.

El Gobierno adoptará medidas que obliguen la inclusión en los pliegos de condiciones, de la


subcontratación preferente de las Mipymes en la ejecución de los contratos, cuando a ello
hubiere lugar, y establecerá líneas de crédito blando para la generación de capacidad
financiera y de organización de los proponentes asociados en Mipymes.

Las medidas relativas a la contratación estatal para las Mipymes, no son aplicables a las
entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera.

Una vez el Gobierno Nacional reglamente dicha disposición, se entrará a determinar los
mecanismos por parte de la entidad, para realizar la contratación con las Mipymes.
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2. DE LA PRÓRROGA DE LOS CONTRATOS DE CONCESIÓN PARA LA PRESTACIÓN


DE SERVICIOS DE TELECOMUNICACIONES Y DE TELEVISIÓN.

El término de duración de las concesiones actuales y futuras para la prestación de los


servicios y actividades de telecomunicaciones, incluidas las de televisión, será de diez (10)
años prorrogables por lapsos iguales. En ningún caso habrá prórrogas automáticas ni
gratuitas.

3. DE LA PRÓRROGA O ADICIÓN DE CONCESIONES DE OBRA PÚBLICA.

En los contratos de concesión de obra pública, podrá haber prórroga o adición hasta por el
sesenta por ciento (60%) del plazo estimado, independientemente del monto de la inversión,
siempre que se trate de obras adicionales directamente relacionadas con el objeto
concesionado o de la recuperación de la inversión debidamente soportada en estudios
técnicos y económicos. Respecto de concesiones viales deberá referirse al mismo corredor
vial.

Toda prórroga o adición a contratos de concesión de obra pública nacional requerirá concepto
previo favorable del Consejo Nacional de Política Económica y Social –Conpes–.

No habrá prórrogas automáticas en los contratos de concesiones.

4. ELEMENTOS QUE SE DEBEN CUMPLIR EN LOS CONTRATOS ESTATALES DE


ALUMBRADO PÚBLICO.

Todos los contratos en que los municipios o distritos entreguen en concesión la prestación del
servicio de alumbrado público a terceros, deberán sujetarse en todo a la Ley 80 de 1993,
contener las garantías exigidas en la misma, incluir la cláusula de reversión de toda la
infraestructura administrada, construida o modernizada, hacer obligatoria la modernización del
Sistema, incorporar en el modelo financiero y contener el plazo correspondiente en armonía
con ese modelo financiero. Así mismo, tendrán una interventoría idónea.

Se diferenciará claramente el contrato de operación, administración, modernización, y


mantenimiento de aquel a través del cual se adquiera la energía eléctrica con destino al
alumbrado público, pues este se regirá por las Leyes 142 y 143 de 1994.

La Creg regulará el contrato y el costo de facturación y recaudo conjunto con el servicio de


energía de la contribución creada por la Ley 97 de 1913 y 84 de 1915 con destino a la
financiación de este servicio especial inherente a la energía. Los contratos vigentes a la fecha
de la presente ley, deberán ajustarse a lo aquí previsto.

5. SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del
control interno referido a la contratación, será responsabilidad del Funcionario competente EN
LA EJECUCIÓN DEL PROCESO y de los demás funcionarios que intervengan en la gestión
contractual, y se deberá ejercer de conformidad con la Ley y la reglamentación interna del
SENA.
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6. REGISTRO DE PROPONENTES DEL SENA

Se podrán inscribir en el Registro de Proponentes del SENA, todas las personas que estén
interesadas en celebrar contratos con la Entidad. No obstante, esta inscripción no constituye
requisito para participar en ninguno de los procedimientos de selección regulados en este
Manual.

7. REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES DE LA CÁMARA DE COMERCIO

El Registro Único de Proponentes contiene la información de quienes aspiran a celebrar


contratos con las entidades estatales, de conformidad con el artículo 6 de la ley 1150 de
2007, mediante la calificación y clasificación que cada interesado realiza al momento de su
inscripción, renovación o actualización, aportando la documentación que se exige, y que es
objeto de verificación documental por parte de la cámara de comercio respectiva, de
conformidad con lo dispuesto en el Decreto 4881 de 2008.
Las cámaras de comercio llevarán el registro único de proponentes. En él asentarán la
solicitud de inscripción, renovación, actualización, cancelación y revocación del registro según
corresponda, con base en los documentos e informaciones que presenten los interesados y
las entidades estatales, en orden cronológico, previa la verificación documental que
corresponda, y certificarán las condiciones de experiencia, capacidad jurídica, financiera y de
organización del proponente que fueron verificadas, así como su calificación y clasificación.
La certificación expedida por la cámara de comercio es plena prueba de la calificación y
clasificación del proponente y de los requisitos habilitantes que en ella constan según el
presente decreto. En consecuencia, las entidades estatales no podrán solicitar información
que se encuentre certificada en el registro único de proponentes, y verificarán directamente la
que no conste en el mismo.
El registro único de proponentes es público. Cualquier persona tiene derecho a consultar de
manera gratuita los documentos que reposen en éste; y a obtener copia de la información
contenida en el registro y a solicitar que se expidan las certificaciones sobre la información
que en él reposa, previo el pago de los derechos establecidos a favor de las cámaras de
comercio para estos efectos.

Podrán inscribirse en el Registro Único de Proponentes todas las personas que estén
interesadas en celebrar contratos con las entidades públicas.

Todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal
en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se inscribirán en el
Registro único de Proponentes del Registro Unico Empresarial de la Cámara de Comercio
con jurisdicción en su domicilio principal.

No se requerirá de este registro, ni de calificación ni de clasificación, en los siguientes casos:

• Contratación directa.
• Contratos para la prestación de servicios de salud.
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• Contratos cuyo valor no supere el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la
respectiva entidad.
• Enajenación de bienes del Estado.
• Contratos que tengan por objeto la adquisición de productos de origen o destinación
agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos legalmente constituidas.
• Los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e
industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y las
sociedades de economía mixta y los contratos de concesión de cualquier índole.

En los casos anteriormente señalados, corresponderá a las entidades contratantes cumplir


con la labor de verificación de las condiciones de los proponentes.

En dicho registro constará la información relacionada con la experiencia, capacidad jurídica,


financiera y de organización del proponente, que se establecerá de conformidad con los
factores de calificación y clasificación que defina el reglamento. El puntaje resultante de la
calificación de estos factores se entenderá como la capacidad máxima de contratación del
inscrito.

De conformidad con lo establecido en el artículo 53 del Decreto 4881 de 2008 “Por el cual se
reglamenta parcialmente la ley 1150 de 2007 en relación con la verificación de las
condiciones de los proponentes y su acreditación para el Registro Único de Proponentes a
cargo de las Cámaras de Comercio y se dictan otras disposiciones”, se estableció el siguiente
Régimen de Transición:

“De conformidad con el artículo 7° del Decreto 856 de 1994, modificado por el artículo 1 del
decreto 393 de 2002, la inscripción en el registro único de proponentes que haya sido hecha
de conformidad con el decreto 92 de 1998, se extenderá hasta el 31 de marzo del 2009.

Quienes no se encuentren inscritos en el registro único de proponentes y deban estarlo para


celebrar contratos con las entidades estatales a partir del 16 de enero de 2009, se podrán
inscribir a partir del primero de enero de 2009, teniendo en cuenta lo preceptuado en el
decreto 92 de 1998, pero la clasificación respectiva la harán conforme con las tablas
señaladas en el presente decreto. La vigencia del registro así efectuado se extenderá hasta el
31 de marzo de 2009.

Quienes a partir del 1 de abril del 2009 requieran inscribirse en el registro único de
proponentes con el fin de contratar con las entidades estatales, deberán hacerla de
conformidad con lo señalado en el presente decreto.

Los proponentes registrados con anterioridad al 1 de abril de 2009 deberán inscribirse a partir
de dicha fecha de conformidad con lo señalado en el presente decreto, para lo cual, tendrán
en cuenta los plazos señalados por las cámaras de comercio para el recibo de formularios e
información. Cesarán automáticamente los efectos del registro respecto del inscrito que no
presente su formulario e información en los plazos señalados.

Parágrafo 1. Hasta el 30 de junio de 2009 los proponentes podrán presentar a las entidades
públicas el certificado del registro único de proponentes emitido con base en el decreto 92 de
Fecha: enero de
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1998, salvo que no haya presentado la nueva inscripción en la fecha señalada, de


conformidad con lo preceptuado en el inciso anterior. El certificado deberá señalar que el
mismo se expide bajo el régimen del decreto citado y que acorde con ello la información no ha
sido objeto de verificación. Corresponderá en este caso a la entidad contratante verificar
directamente las condiciones del proponente y solicitar la información respectiva.

Parágrafo 2. El certificado expedido con base en las disposiciones del presente decreto
deberá indicar dicha circunstancia, y las entidades no podrán verificar ni solicitar información
en él contenida.

A partir del 1 de julio de 2009 las entidades públicas sólo aceptarán en los procesos de
selección los certificados del registro único de proponentes expedidos por la cámara de
comercio con base en lo dispuesto en el presente decreto.

Parágrafo 3. Los proponentes que se inscriban entre el primero de enero y el 31 de marzo de


2009, pagarán proporcionalmente al número de meses de vigencia de su inscripción, el valor
de la tarifa por este concepto. La fracción se contará como mes completo”.

7.1 INFORMACION QUE DEBEN REPORTAR LAS ENTIDADES ESTATALES

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 del Decreto 4881 de 2008, Las entidades
estatales deberán remitir por medios electrónicos a las cámaras de comercio que tengan
jurisdicción en el lugar del domicilio del inscrito, a más tardar el quince de cada mes, la
siguiente información correspondiente al inscrito sobre contratos que hayan sido adjudicados,
en ejecución y ejecutados, multas y sanciones en firme:

a. Código de la cámara de comercio;


b. Fecha de reporte;
c. NIT;
d. Nombre de la entidad oficial;
e. Código de la ciudad o municipio;
f. Dirección de la entidad oficial que reporta la información;
g. Nombre del funcionario;
h. Cargo del funcionario que reporta la información;
i. Número de inscripción del proponente;
j. Número de identificación del proponente;
k. Nombre del proponente;
l. Número de contrato;
m. Fecha de adjudicación del contrato
n. Fecha de iniciación del contrato;
o. Fecha de terminación del contrato;
p. Clasificación del contrato;
q. Indicador de cumplimiento;
r. Cuantía del contrato;
s. Valor de la multa;
t. Descripción de la sanción;
u. Identificación del acto administrativo que impone la sanción o la multa; y
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v. Fecha del acto administrativo que impone la sanción, multa o cláusula penal pecuniaria.

Dentro de la información que las entidades estatales deben suministrar a las cámaras de
comercio que tengan jurisdicción en el lugar del domicilio del inscrito, está la concerniente con
las multas pagadas y las sanciones cumplidas o revocadas. La certificación de esta
información sólo podrá ser modificada por orden de la entidad estatal que haya suministrado
la información. En todo caso, la información sobre multas y sanciones se mantendrá en el
registro hasta por cinco (5) años contados a partir de su reporte.

El servidor público encargado de remitir la información que incumpla esta obligación incurrirá
en causal de mala conducta, de acuerdo con lo establecido en el artículo 6.2 de la Ley 1150
de 2007.

La Superintendencia de Industria y Comercio determinará a través de circular, las


especificaciones técnicas para el reporte electrónico de información que las entidades
estatales están obligadas a suministrar a las cámaras de comercio sobre contratos en
ejecución, multas y sanciones de los inscritos.

La información remitida por las entidades estatales en virtud del presente artículo, no será
verificada por las cámaras de comercio. Por lo tanto las controversias respecto de la
información remitida por las entidades estatales, deberán surtirse ante la entidad estatal
correspondiente y no podrán debatirse ante las cámaras de comercio.

Las cámaras no certificarán la información remitida por las entidades estatales relativa a los
contratos adjudicados y ejecutados; la cual tampoco será tenida en cuenta como documentos
sujetos a verificación documental.

Dentro de los seis (6) meses siguientes a la expedición del decreto 4881 de 2008, es decir a
partir del 1º de julio de 2009, las entidades públicas informarán a las cámaras de comercio, de
acuerdo con la instrucción que reciban de la Superintendencia de Industria y Comercio, sobre
multas y sanciones impuestas a contratistas que no estaban obligados a inscribirse en el
Registro Único de Proponentes antes del 16 de enero de 2009. La Entidad Estatal realizará el
reporte a las cámaras de comercio que tengan jurisdicción en el lugar del domicilio del
inscrito. Se deberá reportar la información de los últimos cinco (5) años contados a partir del
16 de enero de 2009.

De conformidad con el parágrafo transitorio del artículo 14 del Decreto 4881 de 2008, las
Entidades Estatales deberán reportar la información de que trata el inciso primero del artículo
17 del Decreto 4881 de 2008 y anotada en el numeral 7.7.1 del presente Manual,
correspondiente al periodo comprendido entre el 16 de enero del 2009 al 31 de marzo de
2009 a más tardar el 16 de abril de 2009. A partir de esta fecha se reportara mensualmente la
información correspondiente al mes inmediatamente anterior en los términos previstos en el
presente decreto.

Las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir la información de periodos anteriores a


los señalados en el presente artículo.
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7.2. DE LA CALIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS INSCRITOS.

Corresponderá a los proponentes calificarse y clasificarse en el registro de conformidad con


los documentos aportados. Las cámaras de comercio harán la verificación documental de la
información presentada por los interesados al momento de inscribirse en el registro.

La calificación y clasificación certificada será plena prueba de las circunstancias que en ella
se hagan constar. En tal sentido, la verificación de las condiciones establecidas en el numeral
1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, se demostrará exclusivamente con el respectivo
certificado del RUP en donde deberán constar dichas condiciones.

En consecuencia, el SENA en los procesos de contratación no podrán exigir, ni los


proponentes aportar documentación que deba utilizarse para efectuar la inscripción en el
registro.

No obstante lo anterior, sólo en aquellos casos en que por las características del objeto a
contratar se requiera la verificación de requisitos del proponente adicionales a los contenidos
en el Registro, la entidad podrá hacer tal verificación en forma directa.

Cuando la información presentada ante la Cámara de Comercio no sea suficiente, sea


inconsistente o no contenga la totalidad de los elementos señalados en el reglamento para su
existencia y validez, esta se abstendrá de realizar la inscripción, renovación o modificación
que corresponda, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.

La información deberá mantenerse actualizada y renovarse en la forma y con la periodicidad


que señala el Decreto Reglamentario No.4881 de 2008.

7.3. DE LA INFORMACIÓN SOBRE CONTRATOS, MULTAS Y SANCIONES A LOS


INSCRITOS.

El sena enviará mensualmente a la Cámara de Comercio de su domicilio, la información


concerniente a los contratos, su cuantía, cumplimiento, multas y sanciones relacionadas con
los contratos que hayan sido adjudicados, los que se encuentren en ejecución y los
ejecutados.

Las condiciones de remisión de la información y los plazos de permanencia de la misma son


los señalados en el Decreto 4881 de 2008.

7.4. DE LA IMPUGNACIÓN DE LA CALIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN.

Realizada la verificación de la calificación y clasificación de los proponentes, la Cámara


publicará el acto de inscripción, contra el cual cualquier persona podrá interponer recurso de
reposición ante la respectiva Cámara de Comercio, durante los treinta (30) días siguientes a
la publicación, sin que para ello requiera demostrar interés alguno. Para que la impugnación
sea admisible deberá prestarse caución bancaria o de compañía de seguros para garantizar
los perjuicios que se puedan causar al inscrito.

Contra la decisión que resuelva el recurso de reposición, no procederá apelación.


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En firme la calificación y clasificación del inscrito, cualquier persona podrá demandar su


nulidad en desarrollo de la acción prevista en el artículo 84 del Código Contencioso
Administrativo. Para el efecto será competente el Juez de lo Contencioso Administrativo en
única instancia.

La presentación de la demanda no suspenderá la calificación y clasificación del inscrito, ni


será causal de suspensión de los procesos de selección en curso en los que el proponente
sea parte. El proceso se tramitará por el procedimiento ordinario a que se refiere el Código
Contencioso Administrativo. Adoptada la decisión, la misma solo tendrá efectos hacia el
futuro.

Cuando en desarrollo de un proceso de selección la entidad advierta la existencia de posibles


irregularidades en el contenido de la información del Registro, que puedan afectar el
cumplimiento de los requisitos exigidos al proponente dentro del proceso de que se trate,
podrá suspender el proceso de selección e impugnar ante la Cámara de Comercio la
clasificación y calificación del inscrito, para lo cual no estarán obligadas a prestar caución.
Para el trámite y adopción de la decisión las Cámaras de Comercio tendrán un plazo de
treinta (30) días. De no haberse adoptado una decisión en el término anterior, la entidad
reanudará el proceso de selección de acuerdo con la información certificada en el RUP.

En el evento en que la Cámara de Comercio establezca la existencia de graves


inconsistencias que hayan alterado en su favor la calificación y clasificación del inscrito, se le
cancelará la inscripción en el registro quedando en tal caso inhabilitado para contratar con las
entidades estatales por el término de cinco (5) años, sin perjuicio de las acciones penales a
que haya lugar. En caso de reincidencia la inhabilidad será permanente.

Las mismas sanciones previstas en el inciso anterior se predicarán en el evento en que el


Juez de lo Contencioso Administrativo declare la nulidad del acto de inscripción.

La información contenida en el registro es pública y su consulta será gratuita.

Para poder participar en los procesos de selección de los contratos de obra y demás que
señale el reglamento, la capacidad residual del proponente o K de contratación deberá ser
igual o superior al que la entidad haya establecido para el efecto en los pliegos de
condiciones.

Para establecer la capacidad residual del proponente o K de contratación, se deberán


considerar todos los contratos que tenga en ejecución el proponente al momento de presentar
la oferta. El desarrollo y ejecución del contrato podrá dar lugar a que los valores que sean
cancelados al contratista se consideren para establecer el real K de contratación, en cada
oportunidad. El Gobierno Nacional reglamentará la materia.

7.5 REQUISITOS HABILITANTES DE PERSONAS EXTRANJERAS

De conformidad con lo establecido en el artículo 52 del Decreto 4881 de 2008, las entidades
contratantes deberán verificar directamente la información sobre la capacidad jurídica, y las
condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes, para
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el caso de las personas naturales extranjeras sin domicilio en el país o de personas jurídicas
extranjeras que no tengas establecida sucursal en Colombia, a las que no se les podrá exigir
el registro único de proponentes como requisito para participar en los procesos de selección
de contratistas que realicen.

Para tan efecto, deberán señalar en el respectivo pliego de condiciones las condiciones que
se exigen, los parámetros de verificación y los documentos que para tal efecto deberán ser
presentados. En ningún caso las exigencias que se le hagan a los proponentes extranjeros
podrán ser más gravosas que para los proponentes nacionales o extranjeros que deben tener
registro único de proponentes, ni se podrán exigir documentos o información que no sea
equivalente con la que tendrían que presentar ante la cámara de comercio en caso que
debieran realizar su inscripción en el RUP.

7.6. UTILIZACIÓN DE MEDIOS ELECTRÓNICOS

En todos los trámites regulados en el presente Manual, se podrán utilizar los medios
electrónicos, con el cumplimiento de los requisitos señalados en la Ley de Comercio
Electrónico y en las normas que la reglamenten, la modifiquen o complementen, y de
conformidad con las directrices internas del SENA.

8. MEJORA, MANTENIMIENTO O CUALQUIER TRABAJO MATERIAL SOBRE BIENES


INMUEBLES

Según lo previsto en el artículo 20 del Decreto 1737 de 1998, no se podrán iniciar los trámites
para la contratación, cuando el objeto de la contratación sea la realización de cualquier
trabajo material sobre bienes inmuebles, que implique mejoras útiles o suntuarias, tales como
el embellecimiento, la ornamentación o la instalación o adecuación de acabados estéticos.
Solamente procede cuando el contrato tenga por objeto una mejora necesaria para mantener
la estructura física de dichos bienes.

De conformidad con lo previsto en el artículo 9º del Decreto 2209 de 1998: “Sólo se podrán
iniciar trámites para la contratación o renovación de contratos de suministro, mantenimiento o
reparación de bienes muebles y para la adquisición de bienes inmuebles, cuando el
Secretario General, o quien haga sus veces, determine en forma motivada que la
contratación es indispensable para el normal funcionamiento de la entidad o para la
prestación de los servicios a su cargo.”

9. CAMPO DE APLICACIÓN

Este Manual será de aplicación obligatoria por parte de todas las dependencias y funcionarios
del SENA.

En los procesos de contratación, se aplicaran las normas de la Ley 80 de 1993, la ley 1150 de
2007, el Decreto 2474 de 2008 y demás decretos reglamentarios.

Cualquier aclaración que surja en cuanto a la normatividad aplicable a un proceso contractual,


deberá ser consultada con la Dirección Jurídica de la Dirección General de la Entidad.
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10. CUSTODIA DE DOCUMENTOS

Los originales de los contratos, sus pólizas y demás documentos contractuales, estarán bajo
la custodia de las dependencias a cuyo cargo se encuentra la contratación, las cuales,
tratándose de contrataciones de cuantía igual o superior a Mil Salarios Mínimos Legales
Mensuales (1.000 S.M.L.M.) deberán conservar también el original de las propuestas de los
participantes no seleccionados, durante la vigencia del contrato y dos (2) años más.

Igualmente, el Funcionario Ejecutor de la contratación deberá incluir en el archivo del contrato


toda la información de la etapa precontractual.

11. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADICIONALES

Ningún funcionario del SENA podrá dictar normas, controles, ni desarrollar procedimientos
adicionales o distintos a los previstos en el presente Manual y en la Resolución 1156 de 2005.

12. REVISION Y ACTUALIZACION

De conformidad con lo consignado en el artículo 4º del Decreto 249 del 2004, el Director
General, cuando lo considere necesario, ordenará la revisión y actualización del presente
Manual, el cual estará a cargo de la Dirección Jurídica de la Dirección General.

13 APROBACIÓN

El Manual de Contratación fue aprobado mediante la Resolución No. 0064 del 20 de enero
del 2009 expedida por el Director General en ejercicio de sus facultades legales y en especial,
de las contenidas en el Artículo 4º del Decreto 249 de 2004.

14. VIGENCIA

El presente Manual de Contratación del SENA entrará en vigencia a partir del acto
administrativo que lo adopte, expedido por el Director General.
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ANEXO 1

DEFINICIONES

Los términos utilizados en el texto del presente Manual de Contratación se deben entender en
el lenguaje técnico correspondiente, o en su defecto, en su sentido natural y obvio, según el
uso general de los mismos, a menos que se indique de otra forma en el presente Manual.

Los términos que denoten el singular también incluyen el plural y viceversa, siempre y cuando
el contexto así lo requiera.

Para efectos de este Manual de Contratación en particular, los términos que a continuación se
relacionan tendrán el significado que seguidamente se les asigna, salvo que expresamente se
determine otra cosa.

Acta de Iniciación: Es el documento en el cual se deja constancia de la iniciación de la


ejecución del objeto contratado, previo cumplimiento de los requisitos de legalización que
permiten la iniciación formal de actividades, suscrito entre el contratista y el Interventor o
Supervisor del contrato según el caso.

Acta de Liquidación: Es el documento suscrito por el SENA y el contratista, con el visto


bueno del Supervisor o Interventor, en el que se refleja el balance de ejecución del contrato o
corte de cuentas entre las partes, en el cual se deja constancia de los pagos efectuados por el
SENA, los ajustes, reconocimientos, revisiones, multas aplicadas, los descuentos realizados,
los acuerdos, conciliaciones, transacciones a que llegaren las partes, saldo a favor o en
contra del Contratista y las declaraciones de las partes acerca del cumplimiento de sus
obligaciones para que puedan declararse a paz y salvo.

Acta de Recibo Final: Es el documento en el cual se deja constancia del recibo del objeto
contratado, por parte de EL SENA.

Acta de Suspensión: Es el documento expedido por quienes suscribieron el contrato,


mediante el cual se acuerda la interrupción temporal del mismo, cuando se presenta una
circunstancia especial que lo amerite, previo visto bueno de la Interventoría o del Supervisor,
según el caso. En la misma deberán incluirse las razones que sustentan la suspensión del
contrato así como la fecha exacta de la reiniciación del mismo.

Adendo: Documento mediante el cual se aclaran o modifican las bases de la contratación


(Pliegos de Condiciones, Términos de Referencia, Invitaciones u otros documentos) y que
forma parte de las mismas.

Análisis de Mercado: Es el trámite que consiste en la averiguación no vinculante para el


SENA, del valor del objeto que se pretende contratar y/o de las condiciones de la contratación
(características técnicas del negocio, precisiones sobre el alcance, forma de pago, etc.) en el
mercado.
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Anticipo: Son los dineros que entrega el SENA al Contratista para que sean administrados e
invertidos por éste, de conformidad con las condiciones que se establezcan en los Pliegos de
Condiciones, en los Términos de Referencia o en el contrato. Dichos dineros sólo se irán
convirtiendo en parte de pago y, por tanto, ingresarán al patrimonio del Contratista, en la
medida en que se vayan amortizando.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal o CDP: Es el documento mediante el cual se


certifica que existe apropiación suficiente y libre de afectación para atender los desembolsos
de la respectiva contratación, durante la vigencia fiscal correspondiente.

Certificado de existencia y representación legal: Es el documento por medio del cual las
personas jurídicas deben demostrar su existencia y representación legal, de acuerdo con las
disposiciones legales vigentes. Esta representación legal, igual que el tiempo de constitución
de una persona jurídica nacional o extranjera se demuestra a través del certificado de
existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal
de la persona jurídica.

Certificado de Registro Presupuestal: Es el documento que certifica la operación mediante


la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación.

Cláusulas Excepcionales: Son las cláusulas excepcionales al derecho común de


terminación, modificación e interpretación unilaterales, de sometimiento a las leyes nacionales
y de caducidad.

Comité de Licitaciones y Compras: Es el comité encargado de asesorar al funcionario


competente, en los procesos contractuales

Comité Asesor y Evaluador: Es el comité encargado de realizar la evaluación de las


propuestas presentadas dentro de un procedimiento de selección.

Contratista: Persona natural o jurídica, privada o pública, nacional o extranjera, que


individualmente o en conjunto con otra(s) se obliga(n) a una determinada prestación, según
las especificaciones del objeto del contrato, a cambio de una contraprestación.

Contrato Adicional: Es aquel mediante el cual se adiciona el valor de otro contrato, lo cual
puede ocurrir por cualquier circunstancia diferente del ajuste de precios o del restablecimiento
de la ecuación contractual.

El valor de la adición no puede superar el 50% del valor inicial del contrato que se adiciona.

Dirección Administrativa y Financiera: Es la dependencia de la Dirección General del


SENA encargada del proceso de contratación.

Dirección Jurídica: Es la dependencia de la Dirección General del SENA que asesora y


establece los lineamientos generales en materia de contratación.

Estatuto General de Contratación de la Administración Pública: Es la Ley 80 de 1993 y


las normas que la modifiquen, sustituyan o adicionen.
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Funcionario Competente: Es el funcionario del SENA que por disposición legal o por
delegación está facultado para contratar en representación de la Entidad y, en consecuencia,
para proferir todos los actos que demande la selección del Contratista, y la celebración,
iniciación, ejecución, terminación y liquidación del contrato respectivo. El funcionario
competente responderá por la dirección y manejo de la actividad contractual, y no podrá
subdelegar ni trasladar esa responsabilidad a otros funcionarios o al Comité Asesor de
Contratación y Compras.

Interventor: Es la persona natural o jurídica que representa al SENA en el contrato para


ejercer la inspección y vigilancia en la correcta ejecución del objeto contractual. Puede ser un
servidor público designado por el funcionario competente, o quien fuere contratado por el
SENA, para que verifique y controle las obligaciones emanadas de un contrato, de manera
que el contratista cumpla su finalidad, dentro del plazo previsto y el presupuesto asignado.

Legalización y ejecución: El contrato se legaliza de conformidad con lo establecido en el


artículo 41 de la Ley 80 de 1993 en concordancia con el Decreto No. 327 del 2002, el registro
presupuestal, la aprobación por parte del SENA de la garantía única, la consignación del pago
correspondiente de la publicación del contrato en el Diario único de contratación pública y el
impuesto de timbre cuando a ello hubiere lugar.

Licitación Pública: Es el procedimiento mediante el cual se formula invitación pública para


que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y se seleccione
objetivamente entre ellas la más favorable.

Manual de Contratación: Es el documento que sirve de guía para la ejecución de la


contratación en el SENA, sin perjuicio de las normas específicas legales o reglamentarias que
sean aplicables.

Modificación del contrato: Es el acuerdo que suscriben las partes, previo concepto del
Interventor o del Supervisor, si fuere necesario realizar cambios o variaciones en el contrato.

Ordenador del Gasto: Es el funcionario del SENA que por disposición legal o por delegación
está facultado para contratar en representación del SENA, y en consecuencia, para proferir
todos los actos que demande la selección del contratista y la celebración, iniciación,
ejecución, terminación y liquidación del contrato respectivo. El ordenador del gasto
responderá por la dirección y manejo de la actividad contractual y no podrá subdelegar ni
trasladar esa responsabilidad a otros funcionarios o al Comité de Licitaciones y Compras.

Pago Anticipado: Es el reconocimiento por parte del SENA de su obligación de cancelar


parte del valor convenido, lo cual realiza antes de que se haya iniciado la ejecución de las
obligaciones a cargo del Contratista.

Dichos dineros son de propiedad del Contratista desde el momento en que el SENA realice
su transferencia, razón por la cual el Contratista dispone totalmente de la administración y
manejo de los mismos.

Partes: Son el SENA y el Contratista.


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Perfeccionamiento: Los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo


sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito.

Pesos o Col $: Es la moneda de curso legal en la República de Colombia.

Plazo de ejecución: Es el período o término que se fija para el cumplimiento de las


obligaciones de las partes derivadas del contrato.

Plazo de vigencia del contrato: Es el período comprendido entre el perfeccionamiento hasta


la liquidación del contrato.

Pliego de Condiciones: Conjunto de requerimientos jurídicos, técnicos y económicos que se


establecen para una contratación y que están contenidos en el documento así denominado,
se utiliza para los procedimientos de Licitación.

Precalificación: Es el trámite que consiste en la formulación de invitación pública o privada, a


fin de preseleccionar a las personas que participarán en procedimientos de selección de
solicitud de ofertas referidos a actividades nuevas o de evidente complejidad técnica o a
posibles contratos de asociación en cualquiera de sus modalidades u otros similares.

Precio Global: Es el Sistema de Precios mediante el cual el Contratista, a cambio de las


obligaciones a las que se compromete, recibe como remuneración una suma global, con
independencia de las cantidades de trabajo o de bienes. Dicho valor global comprende todos
los costos directos e indirectos, incluidos los gastos de administración, imprevistos y
utilidades.

Precio Basado en Fórmula: Es el Sistema de Precios mediante el cual el Contratista, a


cambio de las obligaciones a las que se compromete, pacta el valor del contrato con base en
un valor relacionado con un índice de carácter nacional o internacional, para lo cual deberá
especificar tanto la publicación en la cual se registra este índice, como la metodología a
aplicar en la fórmula para obtener el precio.

Salarios Mínimos Legales Mensuales o S.M.L.M.: Es el salario mínimo legal, mensual,


vigente en la República de Colombia en un periodo determinado.

Servicio Nacional de Aprendizaje- o EL SENA: , Establecimiento público del orden


nacional, adscrito al Ministerio de Protección Social, creado por Decreto – Ley 118 de 1957 y
reestructurado por la Ley 119 de 1994 y el Decreto 249 de 2004.

Solicitud de Ofertas: Es el procedimiento mediante el cual se invita a un número plural de


personas para que, en igualdad de oportunidades, presenten sus ofertas y se seleccione
objetivamente entre ellas la más favorable.

Supervisor: Es el funcionario o contratista que representa al SENA en el contrato, encargado


de ejercer la vigilancia de la correcta ejecución del contrato.
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Tarifas o Precios Unitarios: Es el Sistema de Precios mediante el cual el Contratista, a


cambio de las obligaciones a las que se compromete, pacta el valor del contrato por unidades
de recurso, obras, trabajo o bienes, a cada una de las cuales le corresponde un precio
determinado, en el que están comprendidos todos los costos directos e indirectos, incluidos
los gastos de administración, imprevistos y utilidades. El valor total del contrato será la suma
de los resultados que se obtengan al multiplicar las cantidades ejecutadas, por el precio
unitario pactado para el respectivo ítem.

Urgencia Manifiesta: Es la situación extraordinaria que se genera cuando la continuidad de


la operación exige el suministro de bienes, la prestación de servicios, o la ejecución de obras
en forma inmediata, o cuando se presenten situaciones excepcionales que demanden
actuaciones inmediatas, o cuando se precise conjurar una fuerza mayor, calamidad o desas-
tre y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir al procedi-
miento de Licitación Pública o de solicitud de ofertas, tales como sabotaje, terrorismo,
asonada, inundación, terremoto, derrame de productos, incendios, emergencias
operacionales, entre otras.

En conclusión, cuando el contratista de la administración no cumple dentro del plazo


establecido en el contrato, es precisamente el vencimiento del plazo el que pone en evidencia
su incumplimiento y es este el momento en el que la administración debe calificar la
responsabilidad que le incumbe al contratista, de manera que si lo fue por motivos
únicamente imputables a él que no encuentran justificación, debe sancionar su
incumplimiento
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ANEXO 2

FUNCIONES GENERALES DEL INTERVENTOR O DEL SUPERVISOR

Las funciones generales del Interventor o del Supervisor de un contrato son:

1. Verificar que el contratista haya cumplido en su totalidad con los requisitos de


perfeccionamiento y legalización, antes de la iniciación del contrato.

El interventor o supervisor no podrá autorizar el inicio a la ejecución del contrato sin haberse
aprobado la garantía única y si que haya constancia del pago por concepto de publicación del
contrato y el pago del impuesto de timbre cuando a ello hubiere lugar. Los ordenadores del
gasto, es decir los funcionarios delegados para la celebración de contratos deben hacer
entrega al interventor o supervisor en el momento de su designación o contratación, de copia
del contrato, de la propuesta, término de referencia, de la póliza, de la constancia de
aprobación de la garantía única y del recibo de consignación de los derechos de publicación y
pago del impuesto de timbre.

2. Suscribir como mínimo las actas a que haya lugar con ocasión a la ejecución del contrato;
salvo estipulación contractual diferente, deberán suscribirse:

a. Acta de iniciación cuando se estipule expresamente en el contrato.


b. Actas o informes de avance parcial a efectos de controlar el desarrollo del objeto.
c. Acta o informe definitivo de recibo a satisfacción. Dicho documento deberá contener la
constancia del recibo definitivo de los proyectos, bienes, trabajos o servicios a
satisfacción, la cual generalmente es requisito para el último pago y para la liquidación
del contrato; se suscribe a efectos de hacer constar el estado en que se reciben los
proyectos, obras, bienes o servicios, con las observaciones, las modificaciones o los
pendientes.

3. Conformar un expediente en forma cronológica, debidamente foliado con toda la


documentación que se produzca en desarrollo de la ejecución del contrato, así como de la
correspondencia realizada por el contratista, copia de las respuestas dadas, copia de los
oficios producidos por la Oficina de Control Interno con ocasión del contrato, al igual que
las actuaciones que con respecto al mismo haya adelantado o haya requerido cualquier
órgano de control.

4. Llevar el control del archivo en forma permanente, sobre el desarrollo del contrato, con la
finalidad de lograr una adecuada y oportuna toma de decisiones en el proceso de
ejecución del objeto.

5. Vigilar el cumplimiento de los plazos, la vigencia del contrato y de los riesgos amparados
por la garantía única. Debe tenerse en cuenta que los términos que se determinan en
cada caso son perentorios, a efectos de lograr en cada caso el cometido que los señala.

6. Controlar los amparos de la garantía única (manejo del anticipo, cumplimiento del contrato,
calidad de los bienes y/o servicios, responsabilidad civil extracontractual, prestaciones
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sociales, etc.) y la vigencia (término de duración) de cada uno de ellos, ante un posible
incumplimiento por parte del contratista de conformidad con lo pactado en el contrato.

7. Exigir al contratista la presentación de los certificados de modificación a la póliza matriz


cuando se suscriban prórrogas, adiciones o suspensiones, para su correspondiente
aprobación por el servidor público competente.

8. Controlar que el contratista cancele cumplidamente las obligaciones laborales y tributarias


que se deriven de la ejecución del contrato.

9. Controlar que el contratista cumpla con las obligaciones relacionadas con los aportes a los
sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de
Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar familiar y servicio Nacional de
Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, incluyendo el contrato de aprendizaje.

Para la realización de cada pago derivado del contrato estatal el contratista debe acreditar
el respectivo pago de sus obligaciones de seguridad social. El interventor o supervisor
deberá verificarlo.

En cumplimiento del inciso final del parágrafo 1 del artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, el
servidor público que sin justa causa no verifique el pago de los aportes, incurrirá en mala
conducta, será sancionada con arreglo al régimen disciplinario vigente.

10. Constatar con inmediatez los proyectos, obras, servicios o bienes realizados; si para ello
necesita desplazarse, deberá solicitar oportunamente la comisión de servicios al
ordenador del gasto.

11. Vigilar que la ejecución del contrato o convenio se realice conforme a lo estipulado en el
mismo, es decir, que se efectúe de acuerdo con los requerimientos contractuales, tales
como: el objeto, las obligaciones, el plazo de ejecución, el valor y la forma de pago.

12. Verificar el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, lo cual incluye la
verificación del cumplimiento de las especificaciones inherentes o propias de los
proyectos, bienes, obras o servicios contratados previstos en la oferta, catálogos, pliegos
o términos de referencia, plan operativo y obligaciones del contrato. Como mínimo, deberá
realizarse un informe de cumplimiento de las obligaciones, por parte del interventor y/o
supervisor, previo a cada pago pactado en el contrato, especificando con claridad el
desarrollo del mismo; este documento es indispensable para que se efectúe el pago
correspondiente al contratista.

Para cumplir la anterior función, el interventor debe tener en cuenta los informes
presentados por el contratista o conviniente, junto con el análisis efectuado sobre los
mismos, y toda la documentación de soporte del convenio o contrato, para determinar las
conclusiones a que se puede llegar, respecto de la ejecución del objeto y demás
obligaciones pactadas.
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13. Hacer seguimiento al cronograma de actividades y al plan operativo a efectos de


solicitar en su oportunidad una eventual prorroga, adición, modificación o suspensión,
la cual debe estar debidamente justificada y suscrita por el contratista, con el concepto
técnico del interventor o supervisor del contrato. Como resultado de lo anterior debe
producirse de común acuerdo con las partes, el nuevo cronograma de ejecución.

El aval o concepto sobre la necesidad y viabilidad de los actos antes mencionados debe
emitirse por el interventor o supervisor con un mes de antelación al vencimiento del plazo
de ejecución.

14. Verificar, de acuerdo a la naturaleza del contrato, que se cumplan a cabalidad las
normas técnicas de acuerdo con el objeto del contrato, entre ellas, las de protección al
medio ambiente, seguridad industrial (señalización apropiada, suministro al personal
de elementos de seguridad) y salud ocupacional, cuando a ello hubiere lugar.

15. Comprobar, de acuerdo a la naturaleza del contrato, la existencia de los permisos,


licencias y documentación exigida por las autoridades competentes antes de iniciar las
obras y durante la ejecución de las mismas.

16. Vigilar los registros y soportes de la ejecución de la inversión de los recursos


asignados para la ejecución del objeto, es decir, analizar que se utilice en debida
forma y para los fines estipulados, el valor pactado.

17. Revisar las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el contratista al SENA, en
caso de ser necesarias. Registrar cronológicamente los pagos y deducciones del
contrato.

18. Verificar la apertura de las cuentas bancarias, el manejo de las mismas, el pago de los
rendimientos financieros a que haya lugar, mediante extractos bancarios trimestrales,
de conformidad con lo estipulado en los contratos.

19. Vigilar que no se asuman compromisos que no tengan la respectiva disponibilidad


presupuestal, toda vez que no se puede superar el monto de los recursos disponibles.

En caso de necesitarse mayores recursos, debe solicitar el contratista la oportuna y


respectiva adición con la debida motivación, la cual debe contar con el visto bueno del
interventor o supervisor del contrato.

20. Sustentar las decisiones que se adopten por su parte, frente al desarrollo del contrato.

21. Presentar por escrito al contratista las observaciones o recomendaciones que estime
oportunas y procedentes para el mejor cumplimiento del servicio, debiendo impartir las
órdenes perentorias que sean necesarias, para garantizar el cumplimiento de las
obligaciones, sin que ello implique modificación al objeto o plazo del contrato y remitir
copia de ello a la carpeta original donde reposa el contrato.

22. Estudiar y preparar la respuesta a cualquier solicitud del contratista, en relación con
aspectos relacionados con la ejecución del contrato, dentro de los 15 días siguientes
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al recibo de la comunicación en el SENA, y remitirlas en forma inmediata al funcionario


que celebró el contrato, con el objeto de evitar que se configure el silencio
administrativo, de conformidad con el numeral 16 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993.

23. Avisar dentro de los dos (2) días siguientes a la ocurrencia de los hechos y por escrito
al ordenador del gasto y a la Dirección Jurídica, sobre cualquier retraso,
incumplimiento parcial o total de obligaciones o irregularidades que se presenten
durante la ejecución del contrato, para que se adopten oportunamente las medidas
pertinentes.

Para dar cumplimiento a lo anterior junto con el informe se debe allegar copia del
respectivo expediente del contrato.

La anterior función tiene vital importancia por cuanto se encuentra estrechamente


relacionada con la aplicación de las medidas como la caducidad administrativa, la
cláusula penal pecuniaria, las multas, las cláusulas excepcionales de interpretación,
modificación y terminación unilateral y por ultimo la efectividad de la poliza unica de
garantía.

24. Prestar asesoría al contratista orientándolo sobre la mejor manera de cumplir sus
obligaciones, informándolo sobre los trámites, procedimientos y reglamentos del
SENA.

25. Presentar a la finalización del contrato el informe del balance final de ejecución del
contrato, a efectos de la elaboración del acta de liquidación respectiva. En caso de
contratos celebrados en la Dirección General el expediente debe ser remitido al Grupo
Integrado de Convenios y Contratos de la Dirección Jurídica. En las Regionales y
Centros de Formación, deberá remitirse al ordenador del gasto.

La anterior función tiene vital importancia por cuanto se encuentra estrechamente


relacionada con la aplicación de las medidas como la caducidad administrativa, la
cláusula penal pecuniaria, las multas, las cláusulas excepcionales de
interpretación, modificación y terminación unilateral, y por último la efectividad
de la póliza única de garantía.

En el momento de liquidar los contratos el supervisor o interventor deberá verificar y


dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los
aportes durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto
cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas.

En el evento en que no se hubieran realizado totalmente los aportes correspondientes,


la entidad pública deberá retener las sumas adeudadas al sistema en el momento de
la liquidación y efectuará el giro directo de dichos recursos a los correspondientes
sistemas con prioridad a los regimenes de salud y pensiones, conforme lo define el
reglamento. (artículo 50 de la Ley 789 de 2002)
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ANEXO 3

FUNCIONES DEL LIQUIDADOR DEL CONTRATO

El liquidador del contrato tendrá las siguientes funciones:

a) Consultar toda la información acerca del contrato, como: el contrato, los documentos que lo
modifican, las actas, facturas, órdenes de pago y reclamaciones, los Pliegos de
Condiciones o los Términos de Referencia, entre otros.

b) Convocar al Contratista y acordar la (s) oportunidad (es) para llevar a cabo la diligencia de
liquidación.

c) Efectuar un balance entre lo ejecutado por el Contratista y lo pagado por el SENA,


conforme a las actas respectivas.

d) Efectuar un balance de los materiales entregados por el SENA, si es del caso.

e) Hacer los ajustes monetarios a que haya lugar, por concepto de errores aritméticos
detectados en dichos balances.

f) Determinar el valor final de ejecución del contrato.

g) Si es del caso, efectuar un análisis a los ítems sobre los cuales haya discrepancia,
presentando su respectiva recomendación.

h) Suscribir el acta de liquidación del contrato, sometiéndola a la firma del Contratista y a la


aprobación del funcionario competente para contratos derivados de Licitaciones Públicas.

Las funciones anteriores podrán variar de acuerdo con la naturaleza del contrato.