Version 4 ­ 30/07/2007  ­ Ð 

ECDL Spreadsheets 

155 

Happy eLearning Guide to 

ECDL Spreadsheets 
(Syllabus 4 for Excel 2003) 

This course guide is produced for the Happy eLearning 
ECDL Spreadsheets 
For all your computer training needs contact: 

Happy eLearning 
40 Adler Street 
London 
E1 1EE 
020 7375 7375 
Copies of this guide can be obtained from Happy 
eLearning, fully bound, at a cost of £15 each, or £10 for 
extra copies for organisations who have booked courses 
Happy eLearning allows this guide to be copied, provided 
that permission is sought and the name and phone number 
of Happy eLearning remains on the copies

Normally, the files for the online lessons are saved in 
C:\onlinelearning\ecdl4\excel2003. However your files may be saved in a different 
place. If they are, please enter the location in the box below. 

© Happy 2007 

ECDL Spreadsheets ­ About This Manual 

1.1
1.1 

Contents...................................................................................................................... 2 

About This Manual...................................................... 3 

2.1 
2.2 
2.3 
2.4 

Who Is It For and How Do I Use It?.............................................................................. 3 
What Do the Icons Mean?............................................................................................ 4 
Using Help in Excel 2003 ............................................................................................. 5 
Working with Windows................................................................................................. 6 

Getting Started............................................................ 9 

3.1 
3.2 
3.3 
3.4 
3.5 
3.6 
3.7 
3.8 
3.9 
3.10 
3.11 
3.12 
3.13 
3.14 
3.15 
3.16 
3.17 
3.18 
3.19 
3.20 
3.21 
3.22 
3.23 

Drag and Drop ............................................................................................................40 
Cut, Copy and Paste...................................................................................................41 
The Office Clipboard ...................................................................................................43 
Using AutoFill to Copy Text and Formulae ..................................................................44 
Find and Replace........................................................................................................46 
Checking the Spelling .................................................................................................47 
Symbols .....................................................................................................................48 
Sorting........................................................................................................................49 
Inserting, Deleting, Moving and Copying Sheets .........................................................51 

Functions and Cell References................................ 53 

5.1 
5.2 

Using Absolute Cell References..................................................................................53 
Finding the Average....................................................................................................55 

Printing Workbooks.................................................. 58 

6.1 
6.2 
6.3 
6.4 

What Is Excel For? ...................................................................................................... 9 
Starting and Closing Excel ..........................................................................................10 
The Excel 2003 Screen...............................................................................................12 
Task Panes ................................................................................................................13 
Smart Tags – How Can They Help? ............................................................................15 
The Mouse Keeps Changing Shape............................................................................16 
Saving Your Workbook ...............................................................................................16 
Saving Other File Types..............................................................................................19 
Opening and Closing Your Workbook .........................................................................20 
Creating a New Workbook ..........................................................................................22 
Changing the Zoom Control ........................................................................................23 
Moving Around a Spreadsheet ....................................................................................24 
Toolbars .....................................................................................................................25 
Entering Text and Numbers ........................................................................................26 
Selecting Cells............................................................................................................27 
Adding Numbers Up with AutoSum .............................................................................30 
Typing the Sum Function to Add Numbers Up.............................................................31 
Entering Simple Formulae...........................................................................................32 
Undo and Redo – A Licence to Make Mistakes! ..........................................................33 
Correcting Mistakes ....................................................................................................35 
Formulae ....................................................................................................................36 
Using Mixed Cell References ......................................................................................37 
Error Messages ..........................................................................................................39 

Editing a Worksheet ................................................. 40 

4.1 
4.2 
4.3 
4.4 
4.5 
4.6 
4.7 
4.8 
4.9 

Contents 

Getting a Print Preview ...............................................................................................58 
Printing Ranges and More than One Copy ..................................................................63 
Changing the Page Setup ...........................................................................................64 
Creating Headers and Footers ....................................................................................67 

Formatting Worksheets ............................................ 69 

7.1 
7.2 

Page 2 

Inserting and Deleting Rows and Columns..................................................................69 
Resizing Rows and Columns ......................................................................................70

ECDL Spreadsheets ­ About This Manual 

7.3 
7.4 
7.5 
7.6 
7.7 
7.8 
7.9 
7.10 
7.11 

Changing the Font and Font Size............................................................................... 72 
Changing the Number Format .................................................................................... 74 
Using the Format Painter ........................................................................................... 75 
Changing Text Wrapping and Orientation................................................................... 76 
Changing the Alignment............................................................................................. 77 
Adding Borders.......................................................................................................... 79 
Applying Shading Styles ............................................................................................ 81 
Freezing Rows and Columns ..................................................................................... 83 
Changing Basic Preferences...................................................................................... 84 

Charts ........................................................................ 85 

8.1 
8.2 
8.3 
8.4 
8.5 
8.6 
8.7 
8.8 

What Are Charts? ...................................................................................................... 85 
Creating Charts.......................................................................................................... 87 
Moving, Resizing and Deleting charts......................................................................... 90 
Selecting Parts of a Chart .......................................................................................... 91 
Formatting the Chart .................................................................................................. 94 
Using the Chart Toolbar ........................................................................................... 101 
Changing Chart Options........................................................................................... 102 
Printing Charts......................................................................................................... 103 

Other File Formats .................................................. 103 

9.1 
9.2 
9.3 
9.4 

Saving a Spreadsheet as a Web Page ..................................................................... 104 
Templates................................................................................................................ 104 
Importing and Exporting to and from Word ............................................................... 107 
Other File Types ...................................................................................................... 113 

10  Appendices ............................................................. 114 
10.1 
10.2 

How Does the Computer’s Filing System Work?....................................................... 114 
What do all the Icons Mean?.................................................................................... 117 

11  Glossary .................................................................. 119 
11.1 

Glossary .................................................................................................................. 119 

12  Consolidation Exercises ........................................ 121 
12.1 
12.2 
12.3 

Creating Simple Spreadsheets................................................................................. 121 
Further Excel Skills .................................................................................................. 122 
Using Excel for calculations ..................................................................................... 123 

13  Index ........................................................................ 124 
13.1 

Index ....................................................................................................................... 124 

2 About This Manual
2.1

Who Is It For and How Do I
Use It?

Page 3 

  The step­by­step parts are in italics. and read the things on the  right for further information.  This is what you do  2.  It is not meant as a replacement to the full reference manuals that come with Excel 2003. Simply do the things on the left.ECDL Spreadsheets ­ About This Manual  2.  You should be able to find the part you’re after by looking in the index and contents and noting  that the general course will follow the pattern of the manual.2 How Should I Use it?  This manual is a step­by­step guide to the functions taught in the ECDL Spreadsheets course.1 Who Is It For?  This manual is designed for use with the ECDL Spreadsheets course with Happy eLearning.2 This is a description of what is happening  What Do the Icons Mean?  Tips  Handy tips that make your work easier  Essential  Essential points to understand how to do the work in hand  Technical  Technical (non­essential) points for the technically minded  Traps  Hints to help you with certain features that may just trip you up if you are not  aware of them!  Right Mouse Button  This means that pressing the right mouse button (instead of the left mouse  button) will bring up a short cut menu that can achieve the same things as listed  in the text  Page 4  You can also  use the right  mouse  button here .1.1.  2.

ECDL Spreadsheets ­ About This Manual  2.  2.  Type your question into the help box in the top right hand corner of the screen  2.  Click Help icon  2.  Select the most appropriate choice from the list  4.  Clck Help icon  Help pane will appear  2.  Enter keywords into search box  3.3 2.1 Using Help in Excel 2003 Using this Guide  This guide contains all the basic functions of Excel 2003.  Click Green arrow  Or  1.  View the Answers in the Help Window  Or  1.3.3. Use the Table of Contents and the  Index to find the functions that you need explained.  Press Enter (Return)  A list of topics will appear in the Task pane  3.  Click Table of Contents Help pane will appear  Page 5  .2 Asking a Question  1.

 Internet Explorer.  Click the sub topic you require  Help files will appear  5.4. Word.  when you open Word. You then work  inside the window.  It is possible to have many windows open at once.g. For instance.1 Help file will open  Working with Windows What Are Windows?  Every task that you perform on your computer will open in a box called a window.  Click book next to the topic you are interested in  Sub topics will appear  4. e.  Click Help topic you are interested in  2. Excel. a window appears on the screen containing the software.g. Our online courses require you to have at  least two windows open… · · Internet Browser (e.ECDL Spreadsheets ­ About This Manual  3. Netscape Navigator). Outlook Page 6  . which contains course  lessons The software you are learning.4 2.

4. but will not  fill the whole screen. When you restore a window it is still visible. You can change the restored shape to anything you want by re­sizing the  window (see below).  Maximise is interchangeable with restore.ECDL Spreadsheets ­ About This Manual  2.4.  Maximising a Window…  Click Maximise at the top right of the window  Window will fill the screen  Maximise button will change to  Restore button  Restoring a Window…  Page 7  .4 Maximising/Restoring Windows  Maximise allows you to make a window fill the whole of the screen. Use it when you want to  concentrate on just one window.4.3 Minimising Windows  Minimising a window makes it temporarily disappear! Use it if you have to get a window out of  the way so you can see something else!  Click minimise at the top right of the window  To restore a window after it has been minimised…  Click the name of the window from the task bar at the bottom of the screen  2.2 The Elements of Windows Title Bar  Close  Maximise/Restore  Menu Bar  Minimise Toolbar  2.

6 2.  Click and drag  The window for Word is  overlapping the Browser  window. and get  rid of the overlap.  Click and drag to move the window to a new position  Page 8  .5 Closing Windows  Click the red "x" at the top right of the window  2.8 Moving Windows  1. you will make the  window narrower.4.4.  Ensure that the window is restored  2.  Position the mouse at the edge of a window  If the window is minimised or  maximised you can't re­size it!  Mouse will change to a double­  headed arrow  3.7 Switching Between Windows  Click the window you require on the task bar  Window will appear on screen  Click the window you require on the task bar  Window will appear on screen  Re-Sizing Windows  1.  If you position your mouse  at this edge and drag to  the left.4. 2.ECDL Spreadsheets ­ About This Manual  Click Restore at the top right of the window  Window will shrink  Restore button will change to  Maximise button  2.  Position the mouse on the blue title bar  If the window is minimised or  maximised you can't move it  Mouse will change to a white  arrow  3.  Ensure that the window is restored  2.4.

3 For Storing Information (as a Database)  The diagram below shows part of a database in Excel.  The columns represent the fields in the  database and the rows hold the records…  Page 9  . (For more information see page 32)  3.  3.1.1 · · · The Uses of Excel Formulae or calculations Storing information (database) Creating tables  3.1.1 What Is Excel For?  Excel is a spreadsheet program.ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  3 Getting Started 3.  Spreadsheets are basically big tables that hold text and  numbers.  This cell contains a formula. which takes the total outgoing away  from the income to give you the amount left over.1.  Calculations can then be performed on those numbers.2 For Formulae (Calculations)  Here is a very simple domestic budget using Excel…  This cell contains a formula to work out the total outgoing.

  Spreadsheet is a very general term.5 Common Excel Jargon  There are a number of words used when describing Excel you may not have come across  before. · · · · · · · · Spreadsheet – an electronic table or tables used to store data and make calculations. Worksheet or sheet – these are the separate pages contained within a workbook.  3. by surname) · Extract the information you wish to see (e.g.2 3.  Click Start button Page 10  . Lotus 123).ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  Excel has a simple database facility that allows you to… · Sort information into any order (e. For example.2. i.  So.4 For Creating Tables  Excel can also be used very much like word processing tables. 2 for the row).g. It depends on the context.  or a whole file. Column – Sheets are divided into vertical columns – each represented by a letter at the top.g. used to enter information. for laying information out  neatly in rows and columns.  Spreadsheets can then be formatted to look very impressive!  3.  Worksheet is a term used in Excel. only the females)  3.e. Workbook – an entire file of sheets. taken from the column and row it is in. Formula – An equation used to calculate values from the data on a sheet. Excel.1. Row – Sheets are also divided into rows – with each represented by a number on the left of  the screen. A workbook is the terms given to a file created in Excel. an example of a cell reference might be B2 (B for the column it is in. although this is rarer. Occasionally it is also used to mean the  application (e. Cell Reference – Each cell has its own reference.1 Starting and Closing Excel Starting Excel  1. a  simple formula could add the value of two cells together. and can be used to mean either one sheet within a file. Cell – A single space on a sheet.1.

  Click Microsoft Office  4.2.  Click on Exit  Click on the top X to close Or  Click on the “x” at the top right hand corner of the screen  3.2 Closing Excel  1. 'spreadsheet' can also be used more widely to mean  several sheets or a 'workbook')  Page 11  .ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  2. or spreadsheets (although the terms are used  interchangeably to mean 'one sheet'.2.  Click on File  2.  Click Programs  3.3 · · What Are Workbooks? Excel files are known as workbooks Workbooks are made up of sheets.  Click Microsoft Excel  Or if you have a shortcut…  Double click on the shortcut on the desktop or Office toolbar  3.

ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  3.3 The Excel 2003 Screen  Title bar  Formatting  toolbar  Standard  toolbar  Menu bar  Formula  toolbar  Name box  Cells Active cell  Sheet  navigation  buttons  Vertical  scroll bar  Task pane  Status bar  Sheet tabs  Page 12  Horizontal  scroll bar  .

 e. E6  When you first create a new workbook it has three sheets inside it. The white  sheet tab is the sheet you are currently on.3.  3.g. these buttons allow you to move  through them. e.  Shows you which cell you are in and what its contents are. opening files.  This allows you to move up and down your worksheet.  The cell that you are currently working in.g. made up of  its column letter and its row number.  This gives you the cell reference for the active cell.  This allows you to move across your worksheet.  This lets you know what state Excel is in. but it can point  out potential problems in your worksheet such as circular references  Window that you can use for many different things.  The boxes that make up the worksheet. Usually it will say “ready”.  Icons for changing the appearance of your worksheet.1 What Are All the Bits Called?  Title Bar  Menu Bar  Standard Toolbar  Formatting Toolbar  Formula Bar  Name Box  Active Cell  Cells  Sheet Tabs  Sheet Navigation  Buttons  Horizontal Scroll Bar  Vertical Scroll bar  Status Bar  Task Pane  This tells you which program you are in and the filename of the workbook.  If you add more sheets to your workbook.4 Task Panes  Task Panes have been introduced in this version of Microsoft Office and they are present in all of  the Office 2003 family of products. Each cell has a cell reference. Page 13  .  Click on a menu to access Excel’s commands.  Icons for carrying out Excel’s commands.ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  3. A1. They are a new feature designed to help you work faster.

  This launches the search pane. which allows you to search for  .  Select the task pane you wish to use  There are four main task panes:  New Workbook  Clipboard  Search  Page 14  You can choose a new workbook or open an existing one from here or  you can create one based on a template.  Click on Task Pane  3. which can hold up to 24 individual  pieces of information.1 To View the Task Pane  1.  Click on the View menu  2.ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  This is the New  Workbook task pane 3.  This opens the Office Clipboard. You can select which piece you wish to insert.4.

 You  are then offered various formatting  options.  When you paste in something you have  copied.ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  Insert Clipart  3. columns or cells are inserted.  The Insert Options button appears when  rows. Hover  your mouse over it and it will give you  options for the formatting of what you  have selected.  Smart Tags – How Can They Help?  Smart Tags are a new feature in Office 2003 and they are present in all of the Office products. It allows you to undo an  auto correction.  Smart Tags are buttons that pop up and offer you help according to what you are doing.5 documents.  When clicking on the cell with the green  triangle in the corner the smart tag on the  left appears.  AutoFill Smart Tag appears when you use  AutoFill and will give you various options.  Smart Tag  What is it for?  This smart tag appears to give you  information. This is a checking error  smart tag and will give you options to  check your formulae.  (see page 44)  AutoCorrect Smart Tag – this one  appears as a small blue box and turns  into the smart tag when you hover the  mouse over it. It will appear when you type  in a name and will prompt you to add it to  your Outlook Contact List.  This task pane is for inserting clipart into your document. Page 15  . this smart tag appears.

  When you want to zoom in or out of the print  preview (see page 23).  The mouse will change to an egg timer  when Excel is busy.  Saving Your Workbook .  I­bar  Click into the formula bar.  Position your mouse over the middle of a cell  Four Cross Arrow  Position your mouse on the border of a cell  When you wish to move the contents of a  cell (see page 41). If you wait for a  moment.  When you are resizing a row or column (see  page 70).ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  3.6 The Mouse Keeps Changing Shape  Where does my mouse have to be?  Where would I use this icon?  Big Plus sign  When you are selecting cells (see page 27). (see page 90). or between two row numbers  Magnifying glass  Position your mouse over the sheet in print  preview  Double arrow  Select a picture or drawn shape and position  the mouse around the boxes  Egg timer  3. or double click  inside a cell  Cross Arrow  Position your mouse between two column  letters. chart or  drawn shape.  When you are resizing a picture.  Small Plus sign  Position your mouse over the bottom right  hand corner of the active cell  When you are using AutoFill (see page 44).7 Page 16  When you are adding or deleting text from a  cell (see page 26).  Pointer  Position your mouse at the border of the  active cell  When you are moving or copying cells (see  page 41). it will disappear.

ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  3.7.7.  Click on Save  What are folders?  See appendix “How does the Computer’s Filing System Work?” on page 114  3.  Places bar.  1.1 Saving Your Work for the First Time  1.3 Creating a Copy Using Save As  Using Save As will allow you to make a copy of your workbook with a different name and/or in a  different location.7.  Change the folder to save in.  Click on the Save icon  Click the down  arrow to change the  folder Excel saves  to. if required  4.2 Saving Your Workbook After You Have Made Changes  Click on the Save icon  Workbook will be saved in the same place  with the same name  Save your work regularly!  Keep clicking on the save icon as you are working to ensure that you do not  lose your work!  3.  Type in a name for your workbook (up to 255 characters)  3.  Click on File  Page 17  .  Shortcuts to  frequently used locations  Click here to see the  last 20­50 documents  or folders you have  worked with listed  Type in the  filename here 2.

  1.7.  3.  Click on Save As  3.  4.  Type in the drive and folder you wish to save to. e.g.4 Changing the Default Folder  1.  2.  Click on Save As  Type in a new filename for the workbook if required  Change the folder if required  Click Save  3.  5.  Click OK  3.5 Creating a New Folder  Sometimes it is useful to group together files on related subjects.  Click on the Tools menu  Click on Options  Click on the General tab  Click in the box next to default file location (see below)  Type the drive  and folder you  wish to use  here 5. C:\work  6.  For example you may have  each year's accounts on a separate workbook but all kept together in one folder.  Click on Save  You will get a dialog box inviting you to  type in a new folder name (see below)  The dialog box will disappear and you  will have the Save As dialog box left on  your screen  This will save your document to the  new folder  Or  Click on Cancel  Page 18  You have created your new folder but  you have not saved anything to it yet  .  Click on New Folder icon  4.  3.ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  2.  Click on OK  6.  Type in new name  5.  Click on File  2.  4.7.

1 Saving Other File Types Older Versions of Excel  To save a workbook as an older version of Excel…  1.  Click on down arrow at the end of Save as type box  4.  Click on the File menu  2.  Click on the File menu  2.ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  Click here to  create a new  folder  Click OK to  confirm  creating new  folder Type a new  Folder name  here  3. Excel 5.  Click the version of Excel you require (e.2 Other File Types  1.8.g.  Click on Save As  3.  Click on down arrow at the end of Save as type box  Page 19  .0/95 Workbook)  5.  Click Save  3.8.8 3.  Click on Save As  3.

  Click in the File name box  8.ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  4. There will be a  Selection option instead of the Sheet option in the Save as dialog box.  1.  Click on Save  3. select the range of cells you wish to save  Click on the File menu  Click on Save as Web Page  Use the arrow on the right of the Save in box to select a location to save to  6.  3.  Open the workbook containing the sheet you wish to save as a web page  If required.  Type in a File name  9.8.  7.9 Page 20  Opening and Closing Your Workbook .  5.  4.)  5.3 Saving a Spreadsheet as a Web Page  Saving a sheet as a web page allows you to put it onto the World Wide Web.  Click Save  3.  Click the file format you require CSV (Comma delimited) etc.  2.  Click in the circle before Entire Workbook  or  Click in the circle before Selection: Sheet  What if I only want a part of my worksheet as a web page?  Make sure you select the range of cells required in step 2.  Click into the circle before Selection.

 scrolling across if necessary  4.  3.9.  Click on the name of the workbook you wish to open.  Change the folder Excel is looking in if required  3.  You may wish to  have more than one workbook open if you want to copy information from one workbook to the  other.  Click on the first file you wish to open  Hold down the Control (Ctrl) key on the keyboard  Click on the next file you wish to open  Continue clicking on all the files you wish to select  Release the Control key  Click Open  All selected files will be opened in separate windows  Page 21  .  2.9.  6.2 Multiple Workbooks  In Excel you can open more than one workbook at a time.  Click on the Open icon  Click on this arrow to  change where Excel  is looking  Click here to list  the most recently  used Folders and  Files  Click on the  Folder or  Workbook you  wish to open 2.1 Opening Your Workbook  1.  4.  If you know that you will want to use more than one workbook when you start you can select all  the workbooks that you will need from the Open dialog box and click on Open.  Click on Open  What are folders?  See appendix How Does the Computer’s Filing System Work?  3.  5. If you find that you need to open  another workbook simply open it in the normal way (see previous section). From the Open  dialog box…  1.ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  3.

  Click on New  3.1 Creating a New Workbook  Click on the New icon  Or  1.10 Creating a New Workbook 3.ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  How can I switch between more than one open workbook?  1.  Click on the file you wish to switch to  3.10.  Click on the file you wish to switch to  Or  Click on the button on the task bar for that workbook  3.  Choose one of the following from the New Workbook task pane  New – Blank Workbook  This opens a blank workbook like clicking on  the new icon  New – From existing workbook  This will create a new workbook based on  the workbook that you choose  Page 22  .  Click on Window menu  A list of open workbooks can be seen  at the bottom of the menu  2.9.3 Switching Between Open Workbooks  1.  Click on File  2.  Click on Close  3.  Click on Window menu  A list of open workbooks can be seen  at the bottom of the menu  2.4 Closing Your Workbook  Click on the bottom X at the top right of the Excel screen (see below)  Click on the bottom X to  close the workbook Or  1.9.  Click on File  2.

  Click in the circle next to the zoom you require.11. or type in your own zoom next to  Custom Page 23  . so you can see more of it.  Click on the down arrow next to the Zoom icon  2.11 Changing the Zoom Control 3.1 What Is the Zoom Control?  This allows you to zoom out from your sheet.11.  3. or zoom in closer.  Click on the zoom level you require (the higher the percentage. the closer you get!)  3.  Click on Zoom  3.2 Changing the Zoom Control with the Icon  1.11. It  does not change the size of the sheet when it prints out.3 Changing the Zoom Control with the Menu  1.  Click on the View menu  2.ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  New from Templates  This option allows you to select a template to  base your new workbook on  3.

  To move up and down.12.1 Moving Around with the Scroll Bars  There are two scroll bars around the sheet.  Click OK  3. horizontal and vertical. use the vertical scroll bar to the right of the sheet  To move left or right.ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  4. use the horizontal scroll bar  Click on the up arrow repeatedly to move up slowly  Click and hold the mouse button down on the up arrow to move up quickly  Click and drag the grey box to move quickly up or down  Click on the down arrow repeatedly to move down slowly  Click and hold the mouse button down on the down arrow to move down  quickly  Click and drag the grey box to move  quickly left or right Click on the left arrow  repeatedly to move  slowly to the left  Or click on the left  arrow and hold the  mouse button down  to move quickly to the  left  Page 24  Click on the right  arrow repeatedly to  move slowly to the  right  Or click on the right  arrow and hold the  mouse button down  to move quickly to  the right  .12 Moving Around a Spreadsheet 3.

  Click on View  2.ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  3. your mouse must look like a big white cross  1.3 Moving Around with the Mouse  To move.2 Moving with the Keyboard  Press this on the keyboard…  á  â  ß  à  Ctrl à  Ctrl ß  Ctrl á  Ctrl â  Home  Ctrl. End  Page Up  Page Down  Tab  Shift and Tab  You will move…  Up one cell  Down one cell  Left a cell  Right a cell  Goes to the furthest right column of the current sheet  Goes to the furthest left column of the current sheet  Goes to the top row of the sheet  Goes to the bottom row of the sheet  Goes to column A  Goes to cell A1  Moves to the bottom right cell of the current sheet  Moves active cell up one screen  Moves active cell down one screen  Moves active cell one to the right  Moves active cell one to the left  3.12.  Click when your mouse looks the big white cross  3.  Click Toolbars Page 25  .  Position the mouse over the middle of the cell you wish to move to  2.13. Home  Ctrl.12.1 Hiding and Showing Toolbars  1.13 Toolbars 3.

14. the state of the cell changes When you have finished typing you must confirm that you have finished by pressing Enter  (Return) or clicking on the green tick  When you are not entering text  You will see a thick border around the cell.14.  Any text that you type will appear on the Formula  bar. along with a red cross and green tick.  Click on the cell you require  2.  Press Enter (Return)  or  Click on the green tick  Text will appear on the left hand side of the cell Page 26  .2 Entering Text  1.  There is no red cross or green tick on the  Formula bar.  Type the text you require  3.1 What Happens When I Enter Text and Numbers? · · When you enter text or numbers into a cell.  3.  Click on the toolbar you wish to show or hide  The toolbar is ticked when  on  3.14 Entering Text and Numbers 3.ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  3.  When you are entering text  You will see a thin border around the cell and a  cursor will flash inside the cell.

  Press Enter (Return)  or  Click on the green tick  Number will appear on the right hand side of the cell  3.  Press Enter (Return)  or  Click on the green tick  Date will appear on the right hand side of the cell  Always enter dates with forward slashes…  If you enter  dates with dots. then Excel will see them as text  rather than numbers.7 Why Put Numbers on the Right?  When Excel puts data on the right it confirms that calculations can be performed on the data you  have entered.14. you remain in the same cell after you have clicked it.15 Selecting Cells Page 27  . e. you move down one cell after you have pressed it. e.  Press Enter (Return)  or  Click on the green tick  Percentage will appear on the right of the cell  3.g. 1.  3.  Click on the cell you require  2. 1/1/2000  3.4 Entering Dates  1.14. Performing calculations on dates is very common when you wish to  calculate how many days there are between two dates.8 What If I Make a Mistake?  If you make a mistake.g.14.5 Entering Percentages  1.  Type the number you require  3.3 Entering Numbers  1. If you click on the green tick.  Click on the cell you require  2.2000.14. 10%  3.  Type the percentage you require.  Click on the cell you require  2. e.  3.14.1.  3.g. Any data that appears on the left cannot be used in a calculation. You will then be unable to perform calculations on the  date.6 What Is the Difference Between Enter (Return) and the Green Tick? · · If you press Enter (Return). and you have not yet confirmed the entry…  Click on the red cross on the Formula bar  3.14.  Type the date you require with forward slashes around it.ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  3.

15.  Make sure your mouse looks like the big white cross  3.  Click and drag over the cells you require  What do cells look like when they are selected?  All the cells.ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  To select.4 Selecting Rows  Click on the grey row number you require Page 28  .3 Selecting Columns  Click on the grey column letter you require (see below)  Or  Click and drag over the column letters to select several columns  3.15. at the top left hand corner of the area  you wish to select  2. changing the size When you are copying or moving part of the sheet When you are adding or deleting rows and columns When you are choosing the cells you wish to use in a calculation or formula When you are printing part of your sheet  · · · · · 3. italic. your mouse must look like a big white cross  3.15. will go blue. you must select the part you wish to work with.g.  The first cell  remains white (this indicates the active cell of the selection).15.2 Selecting a Range of Cells  1. When you are formatting part of the sheet. making it bold.  3.  Position the mouse over the middle of the cell.1 Why Select Cells?  If you want to work with just a part of your sheet. apart from the first one you selected. e.  The list below shows some of the situations in which you may need to select.

  Click on the cell at the bottom right of the range of cells you want to select  Keyboard alone:  1.  Use the cursor keys to move to the last cell you want to select  Page 29  .  5.  Hold down the Shift key  3.15.  3.  2.7 Deselecting Cells  Click onto a cell outside of the selection  Or if you have selected the whole sheet…  Click into the middle of the sheet  3.ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  Or  Click and drag over the row numbers to select several rows  3.15.8 Selecting Cells with the Keyboard  Mouse and keyboard:  1.6 Selecting Cells Which Are Not Next to Each Other  1.  Hold down the Shift key  3.5 Selecting the Whole Spreadsheet  Click on the grey square at the top left of the sheet  Click here to  select the  whole thing 3.  Click on the cell at the top left of the range of cells you want to select  2.  4.15.15.  Use the cursor keys to move to the first cell you want to select  2.  Select the first range of cells you require  Hold down Control (Ctrl) on the keyboard  Select the second range of cells you require  Release the mouse  Release Control  3.

  Ensure that you can still see the flashing lights around the wrong figures  (if you can’t.  Click on the cell where you require the answer  2. The last cell reference  (A6 in the example above) should always be a blank cell (see below).ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  3.16 Adding Numbers Up with AutoSum 3.16. The cell references in brackets show  the range of cells.  3. You will see this error message after you confirm the formula. the answer will update to include the new information.  Press Enter (Return) or click on the green tick  3.16.1 What Is AutoSum?  AutoSum is a quick and easy way of adding up a list of figures.  =SUM(A1:A6)  SUM means that Excel is going to add up. which will be included in the addition.  Press Enter (Return) or click on the  green tick  What does the Sum formula mean?  When you AutoSum.16. Page 30  .  to include the blank cell  3.  Always include a blank cell between the figures and the answer  This ensures that if you need to add any more figures to the list you are adding  up.  Click on the AutoSum icon  Flashing lights will appear around the  figures you are adding up  Formula will appear in the cell (see below)  3.  This can happen when you correct AutoSum after it has put flashing lights around the wrong  figures. If you do not leave a  blank line.16. which contains the formula.4 What Is a Circular Reference?  A circular reference occurs when the cell.2 Using AutoSum  1. you will see a formula similar to the one shown below in  the cell. click on the cell and click on the AutoSum icon again!)  2.  3. is used in the formula!  Excel can’t give you the answer because the answer is part of the calculation.3 AutoSum Has Put Flashing Lights Around the Wrong Figures  1. you may end up with an incorrect answer.  Click and drag over the correct figures.

  3.  2.17.  3.ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  The diagram below shows an example of a sheet with a circular reference…  Cell B13 is  included in the  formula  The cell that  contains the  formula is B13 To correct a circular reference…  1. This can save  you having to correct AutoSum when it guesses at the wrong cells.17 Typing the Sum Function to Add Numbers Up 3.  Press Delete  3. It just means  that you type in the formula yourself.  Enter the formula again.17.1 What Is the Sum Function?  Typing the Sum function has exactly the same result as using the AutoSum icon. without including any reference to the cell that the formula  is in!  3.2 Adding Up Numbers by Typing the Sum Function  1.  Click on the cell where you require the answer  Type =SUM  Type an open bracket  (  Type in the first cell reference from the list you want to add up  Type a colon  :  Page 31  . rather than getting AutoSum to do it for you.  4.  Click on the cell which contains the formula  2.  5.

  Type the mathematical symbol you require (see next page)  5. If you need to do  another sort of calculation.ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  6.g.  =SUM(B5:B10)  3. For finding the difference between two numbers.  Type the next cell reference you require  or  Click on the next cell you require  6.  Type a close bracket  )  8.1 Types of Calculation  There are four main types of calculation:­ · · Addition  Subtraction  · Multiplication  · Division  For adding numbers together.18. you will have to create a formula as detailed below. finding the  amount per month for a loan would involve dividing the total amount by the  number of months you need to repay it in. it  is never advisable.  Type the first cell reference you require  or  Click on the first cell you require  4.  The clue that you need a multiplication is the word of  e.18.g.  Press Enter (Return) or click on the green tick  e. e.18 Entering Simple Formulae 3.  Type the last cell reference from the list you want to add up (this should be a blank cell)  7. e.2 Creating a Formula  1.  Press Enter (Return)  or  Click on the green tick to confirm the formula  Flashing lines will appear around the cell  The cell reference will be inserted  Flashing lines will appear around the cell  The cell reference will be inserted  Answer will appear in the cell and the  formula will appear on the Formula bar  Always use cell references in formulas – and never numbers!  Although formulas will still work if you use numbers instead of cell references.g. the formula will update to show the correct answer. finding totals. Using cell references means that if the number contained in  the cell should change. finding a surplus would  involve subtracting outgoing from the incoming.  Addition is usually carried out by using AutoSum or typing the Sum function.  Type the = sign  3. e.  20% of £100 is 20% multiplied by £100  ¾ of 200 is ¾ multiplied by 200. Used when you wish to divide an amount up by certain criteria.g.  Click on the cell where you require the answer  2. So  your spreadsheet is always correct! Page 32  . This is commonly used in spreadsheets to find VAT and other percentages.  3.g.

  Raises a number in order of magnitude: raises it to the power of  3  something else. 3  Multiply and divide are on the same level.19 Undo and Redo – A Licence to Make Mistakes!  Undo allows you to cancel up to 16 of your previous actions if you have made a mistake.4 Precedence of Calculation  Calculations are not simply done from left to right.  The acronym for this is BODMAS.3 Mathematical Symbols  Press +  To perform an addition  Press ­  To perform a subtraction  Press *  To perform a multiplication  Press /  To perform a division  Use the number keypad!  The easiest way of typing the mathematical symbols is to use the keys around  the number pad on the right hand side of the keyboard. (Press Num Lock to use  the numbers!)  3. Whichever is the furthest left is  therefore done first.g. If you  then decide that you hadn’t really made a mistake after all.18. Below is the order in which all calculations are  performed. Whichever is the furthest left  in the formula is therefore done first.  Priority  1  Symbol  ( )  2  ^  3  * /  4  + ­  Explanation  Anything in brackets is done before anything outside the brackets is  even considered. you can redo up to 16 things you  have undone!  Click here to undo your  last action  Click here to undo from a  list of 16 previous actions  Click here to redo your  last undo  Click here to redo from a  list of 16 previous undos Page 33  .18.  Brackets Order Divide Multiply Add Subtract  3. e.ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  3.  Plus and minus are on the same level.

19.19.19.4 Redoing Up to 16 Actions  Click and drag to highlight the actions you want to redo  Page 34  .3 Undoing Up to 16 Actions  You can’t select one action to undo  When you undo more than one action. you cannot pick out just one from the  previous sixteen actions and undo that alone.  Click on Edit menu  2. if the action you  want to undo was 5 actions ago.1 Undoing Your Last Action  Click on the Undo button  Or  Press Control (Ctrl) & Z on the keyboard  Or  1. In other words.ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  3.  Click on Redo  3.  Click on Edit menu  2.2 Redoing Your Last Undo  Click on the Redo button  Or  Press Control (Ctrl) & Y on the keyboard  Or  1.  Click on Undo  3.19. you must undo ALL 5 of your last actions.  Click and drag to highlight the actions you want to undo  Click and drag over  the actions you  want to undo 3.

20.  4.ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  Click and drag  over the actions  you want to redo 3.  Press Delete  Or  1.  4.20.  Press Enter (Return) or click on the green tick  Or  1.  3.  Type the new text!  The original contents will disappear  3.  2.2 Replacing the Contents of a Cell  1.3 Editing the Contents of a Cell  There are three ways of editing the contents of a cell…  1.  Click next to the text on the Formula bar (see below)  Click here to  edit the text  3.  3.1 Deleting the Contents of a Cell  1.  Click on the cell you wish to delete  2.  Enter or amend the text  3.20 Correcting Mistakes 3.  Enter or amend the text  Page 35  .  Double click on the cell you wish to edit  A cursor will appear inside the cell  2.  Click on the cell you wish to edit  Press F2 on the keyboard  A cursor will appear inside the cell  Enter or amend the text  Press Enter (Return) or click on the green tick  Or  1.  Click on the cell you wish to delete  Click on Edit menu  Click Clear  Click Contents  3.20.  Click on the cell you wish to edit  Formula bar will show the contents of  the cell  2.  2.  Click on the cell you wish to replace  2.

  Here is the formula from the example above. This means that if the  number inside the cell changes. which found us the surplus (or money left over). we need to do a calculation by taking away the expenditure from the  salary. You can see this being entered on the left hand side.  To work out the surplus.ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  4. the answer to the formula will update! A mathematical symbol is used to denote the type of calculation. you can see  what happens after the formula has been entered. The diagrams below show an  example formula being entered.  3. On the right hand side.21.1 What Is a Formula?  Formula is the term used for a calculation in a spreadsheet.21 Formulae 3.  Press Enter (Return) or click on the green tick  3.  Starts with the  equals sign  Cell which contains  the income  Page 36  =B3­B13  The subtraction sign The cell which  contains the  total  expenditure  .2 How Is the Formula Made Up? · · · Formulae always start with an equals sign – that’s how Excel knows it’s a formula! Cell references are used in the calculation instead of numbers.21.

  The worksheet below shows mixed cell references in action. if you make the price in Sterling absolute.  Think about what will happen if you AutoFill the formula across. (See below). We could use absolute cell references to copy it in one direction. We multiply the price in sterling (Cell B4) by the exchange rate for  Rupees (Cell C1). but this would be time­  consuming. to get the price of Computer Weekly in Rupees. Mixed cell references are used when you want the column letter or the row number of the  cell reference to remain the same when you AutoFill it across or down. but it means that you will move away from the  price in Sterling. Yen and  Dollars.1 What Are Mixed Cell References? · · · Relative cell references are used when you want a cell reference to adjust when you AutoFill  it across or down.  You need to find the price in the other currencies  listed. you can’t AutoFill it down as the cost of Computer  Weekly will always be used.22 Using Mixed Cell References 3. The column letters are going to  be adjusted.  Page 37  . Absolute cell references are used when you want a cell reference to stay exactly the same  when you AutoFill it across or down. We have already found the cost of  Computer Weekly in Rupees. which is fine for the exchange rate. Instead you can use mixed cell references. The  formula to find Dollars is currently the price of Computer Weekly in  Pesetas multiplied by the exchange rate for Dollars.  Cost of  Computer  Weekly in  francs We need to AutoFill this across. we also need to AutoFill it down to get the price of the other newspapers in  Rupees. The exchange rate of the currencies is shown in row 1.ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  3.  moving to the different  exchange rates  Formulae  B4*C1  C4*D1  D4*E1  E4*F1  The first cell reference moves away from B4 (the price in Sterling).  The second cell reference  adjusts as necessary.22.  So Excel is  telling you that you Computer Weekly costs 1931.  which means that you get a very silly answer for Dollars.63 dollars!  But. There is a list of newspapers on the  left hand side with the price shown in Sterling. However.

 in order to AutoFill this formula both across and down.  Select all of the formulae you have AutoFilled  8. The row that the exchange rates are in.  You could make the Exchange rate for Francs absolute.22. but then you wouldn’t  be able to copy the formula across as you would always be using the exchange rate for francs. but a disaster for the exchange rates!  (See below)  Formulae  B4*C1  B5*C2  B6*C3  B7*C4  B7*C5  The second cell reference moves down from  the exchange rate for francs. so your  answers are useless. The row numbers are going  to be adjusted which is fine for the cost of the newspapers.2 Creating Mixed Cell References  1. you only need to fix half of the cell  references.  In fact.  Position the cursor to the left of the column letter or row number which is to remain  the same  4. and copy it down. so  that you never leave the  price in sterling  Row 1 is fixed so that  you never move down  from the exchange rates 3. and the column that the prices in Sterling are  in! (See below)  Column B is fixed.  Press Enter (Return) or click on the  green tick  6.  AutoFill the formula across as normal  7. and there is text in cell C3  which is why you are getting #VALUE!  The first cell reference adjusts as necessary  moving to the different newspaper costs. There is nothing in cell  C2 which is why you are getting 0 in the  second formula.  AutoFill all the formulae down whilst they are selected  Existing formulae can be changed to have mixed cell references  Just edit the contents of the cell and follow the instructions from step 3 above!  Page 38  .  Type a dollar sign  5.ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  Think about what will happen if you AutoFill the same formula down.  Enter the formula as normal  3.  Click on the cell where you require the answer  2.

  Part of your formula is using a cell that does not have information in it.2 Correcting Formulae  1.  Click on the cell containing the formula  2.  You have used text instead of numbers whilst performing a function. There may be  a range name in the formula that Excel does not recognise. or the  information is not yet available. which you are then AutoFilling in one direction. or the formula’s  result is too big or too small to be shown by Excel.  Two areas do not intersect.  Press Enter (Return)  or  Click on the green tick  Amending the formula  You can delete the parts of the formula you do not want with the Delete or  Backspace keys on the keyboard.  You may also see error messages about circular references (see next page). If you want to enter new cell references.  Another clue may be that you have created a lot of formulae with absolute cell  references on your worksheet.  Click next to the formula on the Formula bar  e.  3.  There is some text in the formula that does not mean anything to Excel. It may have been deleted  after you created the formula.  Amend the formula as required (see below)  4.  One of the cells being used in the formula does not exist. you  may very well need a mixed cell reference.  3.ECDL Spreadsheets ­ Getting Started  Not sure whether you need mixed cell references?  Mixed cell references are only needed when you want to AutoFill a formula both  across and down. Excel produces messages that attempt to describe  what the problem is;  #DIV/0!  #N/A!  #NAME?  #NULL!  #NUM!  #REF!  #VALUE!  You have attempted to divide by zero – check the cells being used in the formula have  numbers in them.  You may be able to achieve the same effect a lot quicker with mixed cell  references.23 Error Messages 3.23. If you find that you are getting strange answers.23.1 What Do the Error Messages Mean?  When something goes wrong with a formula. You may have forgotten to include a comma between two  ranges of cells. you  can either type them in.  3.  A cell containing text has been used in the formula. If you aren’t sure. Page 39  . just AutoFill your formula both across and  down and see if it works.g. or click on the cells you require.

3 What Is a Circular Reference?  A circular reference occurs when the cell. is used in the formula!  Excel can’t give you the answer because the answer is part of the calculation.  Click on the cell which contains the formula  5. You will see this error message after you confirm the formula.  The diagram below shows an example of a sheet with a circular reference…  Cell B12 is  included in the  formula  The cell that  contains the  formula is B12 To correct a circular reference…  4. which contains the formula. without including any reference to the cell that the formula  is in!  4 Editing a Worksheet 4.23.  Enter the formula again.  This can happen when you correct AutoSum after it has put flashing lights around the wrong  figures.1 Page 40  Drag and Drop  .ECDL Spreadsheets ­ Editing a Worksheet  3.  Press Delete  6.

  Click and drag the selection to its new location  You will see a fuzzy grey border  showing you where you are  going  4.1 Moving Data with Drag and Drop  1.  Position your mouse at the border of the selection so that it changes to a cross arrow  3.  Select the cells you wish to copy  Hold down Control (Ctrl) on the keyboard  Position the mouse at the border of the selection so that it changes to a cross arrow  Click and drag the selection its new location  You will see a fuzzy grey  line and a + sign showing  you where you are going  5.  Click Edit  6.  Select the text you want to move  2. and will be moved to the Windows  clipboard  This cell will become the top left hand  corner of the cells you cut  4.  Select the cell you wish to move to  The selection will have flashing lights  around it.2.ECDL Spreadsheets ­ Editing a Worksheet  When you hover the mouse over the border of the cell whose  contents you wish to move your mouse should look like this cross  arrow  4.2 Cut.  2.  Release Control (Ctrl) and the mouse to copy  4.1. Copy and Paste  The Clipboard  When you copy or cut anything it is temporarily stored on an area called the  clipboard until you need it again.  4.  Click Edit  3.  Select the cells you wish to move  2.  Click Paste Page 41  .2 Copying Data with Drag and Drop  1.  Select the cells you wish to move  2.  Click Cut  4.1 Moving Data  1.  Place the cursor where you want to place the text  5.  4.  Click on the Cut icon  3.  Click on the Paste icon  With the menu  1.  3.1.

  Right click over the selected text  3.  Click Edit  3.  Press CTRL and X  3.  Click Paste  With the keyboard  1.  Place the cursor where you want to copy the text  4.  Right click at the position you want to paste into  6.  Select the cells you wish to copy  2.  Place the cursor where you want to copy the text  5.  Click on the Copy icon  3.  Right click at the position you want to paste into  6. and will be moved to the Windows  clipboard  This cell will become the top left hand  corner of the cells you copied  4.  Place the cursor where you want to place the text  4.  Click Copy  4.2 Copying Data  1.  Click Cut  4.  Select the text you want to move  2.  Press CTRL and V Page 42  .  Select the text you want to move  2.  Select the text you want to copy  2.ECDL Spreadsheets ­ Editing a Worksheet  With the mouse  1.2.  Click on the Paste icon  With the menu  1.  Click Paste  With the keyboard  1.  Press CTRL and C  3.  Press CTRL and V  4.  Right click over the selected text  3.  Click Copy  4.  Click Paste  With the mouse  1.  Place the cursor where you want to copy the text  5.  Select the cell you wish to copy to  The selection will have flashing lights  around it.  Select the text you want to copy  2.  Select the text you want to copy  2.  Place the cursor where you want to place the text  5.  Click Edit  6.

2 To Insert an Item From the Office Clipboard  1. The new features of the Office Clipboard allow you to  select which item you wish to paste into your document or which items you wish to clear from the  clipboard.3 The Office Clipboard  In Microsoft Office 2003 you can use the Office Clipboard. copy and paste  up to 24 selections of text or pictures.3 The Paste Options Button  For greater flexibility when pasting.ECDL Spreadsheets ­ Editing a Worksheet  4.  1.  Copy the information you need  2.1 To Display the Office Clipboard Task Pane  Press Control + C twice  Or  Click on the Copy Icon twice  4. the Paste button has a drop down arrow that gives you more  options to use.3. This allows you to cut.  Select the item you wish to paste  3.  Click on the drop down arrow next to the Paste icon  3.  Display the Office Clipboard  2. If they get in the way.2.  4.  4.  Choose the Paste option you require  Getting rid of the extra bits!  Excel is so eager to help you in your copying and pasting with its flashing lines  round cells and the Paste Options button.3.  Select Paste from the drop down menu Page 43  . then ignore  them or press Esc to get rid of them.

 it is a good  idea to empty the clipboard.  Select the item you wish to delete  3.2 Using AutoFill  Make sure your mouse looks like the small plus sign  Before you click and drag. make sure that your mouse looks correct.  Select Delete from the drop down menu  4.ECDL Spreadsheets ­ Editing a Worksheet  4. or you  might get some unexpected results! Page 44  .4 Using AutoFill to Copy Text and Formulae  Your mouse must look like the small black cross to use AutoFill!  4.1 What Is AutoFill?  AutoFill is a quick way of entering standard information onto your spreadsheet such as the  months or days of the week.3 To Delete an Item From the Office Clipboard  1.4.  4.3. You can also use it to copy text or formulae very quickly.  Display the Office Clipboard  2.3. You can do this by either deleting individual items or clearing them  all by clicking on the Clear All button  4.4.4 Clearing the Office Clipboard  Once you are sure you do not need to paste the items on the Office Clipboard again.

 Excel will go up by  one number at a time. e. 1.4 Starting the Sequence Off for AutoFill  Sometimes you may want to start off a sequence of numbers or dates for AutoFill. Have a look at the examples  below.g.  Type the first date or number you require  2.ECDL Spreadsheets ­ Editing a Worksheet  1.4. e. days or dates works well with AutoFill.g.  Click on the cell you wish to copy  2.  Type the second date or number you require in an adjacent cell Page 45  . when you  want to enter a list of dates that go from week to week.2.3 Special Lists  Certain text such as months.3 rather than just copy the same number again  and again  4.  Select the option you require from the Smart Tag options  4.  1.4.  Hover the mouse over the blob in the bottom right hand corner  Your mouse will change to the small  plus sign  3.  Click and drag over the cells you wish to copy to  A fuzzy grey border will  appear around the cells  4.  Hold down control when you AutoFill  If you hold down the Control key when AutoFilling a number. rather than day to day. To achieve this  you must start the sequence off for AutoFill. which were all created using AutoFill.

 e.g.1 Find and Replace Using Find  1.  3.5 4. you can use  the right.3.g. or click in any cell to search the entire sheet  Click on the Edit menu  Click on Find  Type in the text or number you are searching for  Click Find Next . When you let go.ECDL Spreadsheets ­ Editing a Worksheet  e. 1. you will be presented with a menu of options that  you can pick from (such as creating a sequence of dates that go a month at a  time)  4. Excel will go up by one  number at a time.  Page 46  Select the cells you wish to search.  3.  5.  Select both of the cells  4.  4.  AutoFill as normal  Hold down CTRL while you AutoFill!  If you hold down Control when AutoFilling a number. rather than just giving you the same number again  and again!  Use the right mouse button to AutoFill!  Instead of dragging the AutoFill handle with the left mouse button.5.2.  2.

 or click in any cell to search the entire sheet  2.  Click on Tools menu  3.  5.  Click Close  4.6.ECDL Spreadsheets ­ Editing a Worksheet  6.  Click Spelling  Page 47  .  7.  Click on the Edit menu  Type what you  are looking for  Type what you  want to  replace the  text with  3.6 4.  Click on Replace  Type what you are searching for into Find what  Type what you want to replace them with into Replace with  Click Find Next and Replace to replace individual occurrences  Keep clicking Find Next until you have found what you are looking for  Or  Click Replace All to replace all occurrences  8.1 Checking the Spelling Checking the Spelling  1.  Click Close  Type in what  you want to  search for 4.  Keep clicking Find Next until you have found what you are looking for  7.  4.  Select the cells you wish to search.5.  Click Spelling and Grammar icon  or  2.  6.2 Find and Replace  1.

  4.  Keep checking the spellings.7 Symbols  Another feature that is long overdue is the ability to insert symbols and special characters in  Excel..  Click Ignore to leave it alone  Or  Click Ignore all to leave all occurrences of this word alone  Or  Choose a suggested replacement. To insert a symbol.  3. etc) .ECDL Spreadsheets ­ Editing a Worksheet  4.  When Excel finds a mistake…. and click Change All to correct all the  spellings  5. or click Cancel to finish  4..  Page 48  Select the cell where you want to put the symbol  Click on the Insert menu  Click on Symbol  Click on the Symbol tab to insert a symbol (shape) or the Special characters tab to  insert a special character (like the copyright symbol ©.  2.  1. and click Change to correct the spelling  Or  Choose a suggested replacement.

 etc.  (see section 3.  1.8. e. date.ECDL Spreadsheets ­ Editing a Worksheet  5.  Click into any cell in the column you wish to sort (do not select the whole column)  2.  Click Insert  7.1 Sorting Sorting Data  Sorting is usually used to sort a database by one or more of its fields. cost. name.  Select the symbol you wish to insert  6.  Click Close  4.1.3).  Click Sort Ascending icon  or  Click Sort Descending icon  What is the difference between ascending and descending?  If you are sorting this…  Text  Numbers  Dates  Ascending means…  A to Z  Lowest to highest  Earliest to latest  Descending means…  Z to A  Highest to lowest  Latest to earliest Page 49  .8 4.g.

  Click Data menu  3. rather than just clicking into the column.  Click into any cell within the worksheet you wish to sort  2.8. people have been sorted by their surname.ECDL Spreadsheets ­ Editing a Worksheet  4.2 Sorting the Right Data  If you select an entire column before you sort. If you are working  with a database this can cause the information to become mismatched and for data to end up  with the wrong record.  Click Sort  all your data is sorted  4.  Click OK  Page 50  .  Click on the down arrow underneath Then by  8. only the  data in that column moves. e..  Click on the field you wish to sort  6.  Click in the circle next to Header row if the fieldnames are held in the top row  12.  Click Sort  The text in the sheet will become highlighted  4.3 Sorting by More than One Column  Sometimes you may wish to sort by more than one bit of information. The rest of the information on the sheet stays still. The sheet below has been sorted by Department initially.  Click next to Ascending or Descending for the first field  7.  Click on the next field you wish to sort  9. and you  want to sort them within their groups. Department.  Enter sort information for a third field if required  11.  If you select an entire column before you click on Sort you will see this message:  Selecting this option will  make sure that all your data  is sorted.  and then within this.  Click the down arrow underneath Sort by  5.  Click next to Ascending or Descending for the second field  10. 1.  1. Gender.g. etc. This tends to happen when  you have a certain field that people can be grouped by.8.  Make sure that Expand the selection option is selected  Excel will expand your selection so that  2.

  If.ECDL Spreadsheets ­ Editing a Worksheet  Click down arrow and choose first field to sort  (This should be the field you are grouping by.2 Selecting Sheets  Click on the sheet tab you require  4.9 Inserting.9. Moving and Copying Sheets  Excel files are called workbooks.9. then it becomes a  lot easier to find the information you are looking for. Just like any book they contain several sheets. or delete the ones that  you don’t need. or even for each month. Gender. etc)  Click down arrow and choose second field to  sort  Click down arrow and choose third field to sort  Make sure Header row is chosen if your  fieldnames are in the top row 4. To  begin with you will only have three. however.g.3 It will become white  Moving Through the Book  1.1 Why Have More than One Sheet?  Imagine that you have to store information about your organisation’s budget over five years.  4.  Click on the Sheet Navigation buttons (shown below)  Goes to first sheet in the book  Goes to last sheet in the book  Goes one sheet to the left  Goes one sheet to the right  2. Department.  e.  4.9. Deleting. but you can add up to 255 sheets.  Click on the sheet tab you require  Page 51  . you set up similar sheets for each year. or pages. If  you try and put all this information onto one sheet it will become impossible to navigate and find  things easily.

  4.  Double click on top of the name on the sheet tab  2.6 Right click on the sheet tab  Click Rename  Type the new name  Press Enter (Return)  It will go black  Deleting Sheets  1.  2.9.  Right click on the sheet tab  2.  Click Worksheet  Or  1.  2.  Click OK  4.  4.  Type the new name  3.9.9.  Click in the box next to Create a copy so that it is ticked  Page 52  Choose the  workbook you  wish to copy to  here .  Click Move or Copy Sheet  Click on the sheet  you wish to put  the copied sheet  before  Click the box  next to Create  a copy  4.ECDL Spreadsheets ­ Editing a Worksheet  4.  4.  3.  4.5 Right click on the sheet tab to the right of where you want the new sheet to appear  Click Insert menu  Click Worksheet  Click OK  Renaming Sheets  1.  Click on the sheet tab you wish to copy  2.  4.  Press Enter (Return)  It will go black  Or  1.  Click on the sheet to the right of where you want the new sheet to appear  2.7 Copying Sheets  1.  Click Edit menu  3.  3.  3.9.4 Inserting Sheets  1.  Click Insert menu  3.  2.  Click on the sheet tab you require  Click Edit menu  Click Delete Sheet  Click OK  Or  1.  Click Delete  3.

8 Moving Sheets  1.1 · · Using Absolute Cell References What Are Absolute Cell References? Formulae usually use relative cell references. Occasionally.  3. you will want one of the cell references to stay the same when it is  AutoFilled.  5.  Click on the sheet tab you wish to move  Click Edit menu  Click Move or Copy Sheet  Ensure that the Create a copy box is not ticked  Click on the sheet you wish to move the sheet before  or  Click on (move to end)  6. what you need in  order for your sheet to make sense. has been created.ECDL Spreadsheets ­ Functions and Cell References  5. on the whole.  Hold down the Control (Ctrl) key on the keyboard  3.  Click on the sheet that you wish to place the copied sheet before  or  Click (move to end)  6. When you AutoFill a relative cell reference it  adjusts as you move down or across (see page 44).  Click OK  Or  1. The first formula. A cell reference that does not adjust when it is AutoFilled is an absolute cell  reference. Page 53  .  Click OK  Or  Click and drag the sheet tab you require to its new location  5 Functions and Cell References 5. We multiply his current  salary (cell C4) by the 10% (cell B1).  The sheet below shows an absolute cell reference in action. however.  Click and drag the sheet to its new position  4.  Click on the sheet tab you wish to copy  2. to find Blogg’s new salary.1.1 5.  2. This is. Everyone’s salary is due to increase  by 10%.9.  4.

2 Answers make sense!  Creating Absolute Cell References  1.  B1 stays the same all the way down  5.ECDL Spreadsheets ­ Functions and Cell References  Formula  entered here  is =C4*B1  However. everyone’s salary is being increased by 10%.  Click on the cell where you require the answer  Page 54  .1. In other words.  we need to tell Excel that this is an absolute cell reference! The diagrams below show what  happens when you make B1 absolute. and we’ll end up with some funny  answers…  Autofill has  adjusted the  reference to the  10% in cell B1  The answers don’t make sense  because Excel has altered the  formula incorrectly We actually need cell B1 to remain constant or absolute as it is AutoFilled down. then B3 etc. If we AutoFill the formula as it is. then  the cell reference B1 will be adjusted to B2.

1 Finding the Average What Are Functions?  There are certain calculations that can become long­winded if you try and create them with  straightforward formulae.ECDL Spreadsheets ­ Functions and Cell References  2.2.  7.  Select the cell where you require the answer  Type =  Type Average  Type an open bracket  Type the first cell reference you require  Type a colon  Type the last cell reference you require  This should be a blank cell  Press Enter (Return)  or  Click on the green tick  e.  Click the drop down arrow next to the AutoSum/Function icon  3.  3.2 Finding the Average  1.  Enter the formula as normal (see section 3.2 5.  2.  Press F4 on the keyboard  Dollar signs will appear around the cell reference  5.2.  8.  Press Enter (Return) or click on the  green tick  6.  5. such as finding the average of a group of numbers.  Select the cell where you require the answer  2. just AutoFill your formula and see if it works.18). you may very well need an absolute cell reference. If you find that you  are getting strange answers.  Position the cursor next to the cell reference which is to be absolute  4.  AutoFill the formula as normal  Existing formulae can be changed to have absolute cell references  Just edit the contents of the cell and follow the instructions from step 3 above!  Not sure whether you need an absolute cell reference?  Absolute cell references are only needed when you want to AutoFill formulae.g.  5.  3.  4. If  you aren’t sure.  Click Average in the list  Formula should be entered automatically Page 55  .  5.  = AVERAGE(A1:A6)  Or  1.  6.

 For instance.2.4 What is the If Function?  This function returns one value should a condition you specify prove to be true.  You could use the IF function to tell Excel this…  IF the total expenditure is over a certain level. “value if true”.  Page 56  Select the cell where you require the answer  Type =IF  Type an open bracket  Type the condition for the function  Type a comma  Inside quotation marks. type the data to be entered into the cell if the condition is true  Type a comma  .  The true condition should be entered before the false condition. “Within Budget”)  The above formula will have the results below. imagine you are preparing a budget sheet.  6.2.3 Using the Count Function  This function counts the number of cells that contain numbers.  1.g.  7.ECDL Spreadsheets ­ Functions and Cell References  5.  3.  5. But IF total expenditure  is not over a certain level.2.  2.g. So a formula including the IF  function will take this format…  =IF(logical test.  7.  5.  Select the cell where you require the answer  Type =COUNT  Type an open bracket  Type the first cell reference you require  Type a colon  Type the last cell reference you require  Press Enter (Return)  or  Click on the green tick  e. then enter ‘Within Budget’ into the cell.  2. then enter ‘Over Budget’ into the cell.  6.5 Value of A10 is  less than 450 Using the If Function  1. “value if false”)  e.  =COUNT(A1:A6)  5. and another if  the condition should prove to be false. “Over Budget”. depending on the value of cell A10.  =IF(A10>450.  3.  4.  4.  Value of A10 is  more than 450  5.

  Press Enter (Return)  or  Click on the green tick  Or you can use the dialog box to enter an IF function…  1.ECDL Spreadsheets ­ Functions and Cell References  8. if you want Excel to display the text Yes if the logical test is true.  3.  Inside quotation marks.  Select the cell where you require the answer  2.  Type the data or expression to be entered into cell if the logical test is true into the  Value_if_true box  7.  3.  Click OK  Enclose text in quotation marks…  For example.  2.6 Using the Minimum Function  This function returns the smallest number from a range of values.  5.  9.  6.  1.  1.2.7 Using the Maximum Function  This function returns the largest number from a range of values.  2.  =MIN(A1:A6)  5.  Type =MAX  3.  Select the cell where you require the answer  Click Fx icon on the formula bar  Choose the Logical category  Choose IF from the list of functions  5.  4.  4.2.  you must enclose “Yes” in quotation marks.  Type the condition for the function into the Logical Test box  6.  Type an open bracket Page 57  .  5. type the data to be entered into the cell if the condition is false  9.  Select the cell where you require the answer  Type =MIN  Type an open bracket  Type the first cell reference you require  Type a colon  Type the last cell reference you require  Press Enter (Return)  or  Click on the green tick  e.g.  Type the data or expression to be entered into cell if the logical test is false into the  Value_if_false box  8.

  =MAX(A1:A6)  6 Printing Workbooks 6.  Type the first cell reference you require  Type a colon  Type the last cell reference you require  Press Enter (Return)  or  Click on the green tick  e.  Click Print Preview  6.  6.2 Getting to Print Preview  If you need to see how your sheet will look before you print it.g.  5. You can examine the spreadsheet  more closely by changing the view you are using.1.ECDL Spreadsheets ­ Printing Workbooks  4.1.3 Zooming In or Out on Your Print Preview  1. and that the calculations you’ve used are correct.  6.1 Getting a Print Preview Why Check Your Spreadsheet?  The spreadsheet you work with on screen will look very different when you print it out.  7. you need to make sure it fits on the page  properly. Before  you distribute the spreadsheet you have created.  Click File menu  2.1. you can use the print preview…  Click Print Preview  Or  1.1 6.  Hover the mouse over the print preview  Page 58  It will look like a magnifying glass .

4 You will be zoomed in or out  Moving Between the Pages  You can see the page you are currently on at the bottom left of the screen.  Position your mouse over a dotted line so that it changes to a cross arrow  3.1.  Click on the Margins  The margins will appear as dotted lines  Header margin  Top margin of  the  spreadsheet  Left margin  Right margin  Bottom  margin of  spreadsheet  Footer margin  2.  Click on Next and Previous icons to move through the pages  Or  Use the scroll bar on the right hand side of the screen  6.5 Changing the Margins  1.1.ECDL Spreadsheets ­ Printing Workbooks  2.  Click on the mouse  Or  Click on the Zoom icon  6.  Click and drag to increase or decrease the margin  The mouse  becomes a  cross arrow Page 59  .

 and it is tempting to  click the Print icon again.8 Printing a Worksheet  Click on the Print icon  Be patient with your printer!  Sometimes it can take a while for your sheet to print out.1.1.  Page 60  This shows  you the page  numbering  .  Click on the Print Preview icon  2.1. These lines show  you the edge of the  area which will  print. If you do.3  6.1. you will get two copies!  6.7 Changing the Page Setup  Click on the Page Setup icon to access the Setup dialogue box  For more information on page setup see section 6.6 Closing the Print Preview  Click on the Close  6.  However.ECDL Spreadsheets ­ Printing Workbooks  6.9 Opening Page Break Preview  Page Break Preview takes you out of Print Preview and back into the Normal view of your sheet.  1.  Click on the Page Break Preview icon  The dotted  lines show  you where the  current  automatic  page breaks  are. once back in Normal view you will be able to see where the page breaks are.

1.  Select the column to the right of where  you want the page break  2.11 Inserting Vertical Page Breaks  1.1.  Click and drag the page break to where you want it  Click and drag  the page break  to where you  want it  2.  Click on the Insert menu  3.  Click on Page Break  Page numbering  will update  automatically Page 61  .ECDL Spreadsheets ­ Printing Workbooks  6.  1.10 Moving Page Breaks  You may want to adjust where your page breaks go.  The pages will renumber themselves  6.

13 Deleting Page Breaks  Click and drag the Page Break you want to move off the sheet  6.  Click View  2.  Select the line below where you want the page break  11.1.14 Adjusting the Print Area  Click and drag the blue lines so that they enclose the area you wish to print  The white areas are  the parts that will  print.1.12 Inserting Horizontal Page Breaks  10.  Click Normal  Or  1.  Click on Page Break  6.1.  Click on the Insert menu  12. the grey areas  will not print  The white  areas will print  Edge of new  print area  Page Break 6.15 Closing Page Break Preview  1.1.  Click on the Normal View icon  Page 62  The grey areas  won’t print  .ECDL Spreadsheets ­ Printing Workbooks  6.  Click on the Print Preview icon  2.

1 Printing Ranges and More than One Copy Printing Selections  1.  4.  3. page 1. This gives you a file  which you can save and open on another computer which does have a printer…  1.2.2.  Click File menu  2.2. page 1. page 3 etc  Or  Do not tick collate if you wish to print out in the order  page 1.4 Tick Collate if you wish to print out in the order page 1.2. etc Click File menu  Click Print  Click in the circle next to Entire Workbook underneath Print what  Click OK  Print to File  If you don’t have a printer available.  Change the number of copies as required (see below)  Use the up and down arrows to change the number  Or  Click into the box and type the number you require  4.  3.  2.  Select the cells you wish to print  Click File menu  Click Print  Click in the circle next to Selection underneath Print what  5.3 Printing the Entire Workbook  1.ECDL Spreadsheets ­ Printing Workbooks  6. page 2.  Click File  2.  Click OK  6.2 6. page 3. page 1.  2.  4. page 2.  Click Print  3. page 2.2 Printing More than One Copy  1.  Click in the box next to Print to file  A tick will appear in the box  Page 63  .  6. page 2.  Tick the Collate box if required  5.  Click Print  3.  Click OK  6.  page 2. you can print your presentation to file.

  6.  Click File menu  2. you might consider making the margins a  bit smaller…  1. or from the Normal View.  5. you will not be able to see the changes.  Going to Page Setup from Print Preview means that you can see how your changes have  affected the sheet.  Click Page Setup  6.3 6.2 Changing the Margins  If you need to make a bit of extra room on your page.  Click OK  Type a name for the file in the File name box  Select a location for the file from the Save in box  Click OK or Save  6.  7.  From Print Preview…  Click on Setup icon  From Normal view  1.  Click Margins tab  3.1 Changing the Page Setup Bringing Up the Page Setup Dialog Box  There are two ways of getting into Page Setup – through Print Preview. If you go from Normal View.  Bring up the Page Setup dialog box (see above)  2.3.  Type the margins you require into the boxes  or  Use the up and down arrows next to the margin sizes Page 64  .3.ECDL Spreadsheets ­ Printing Workbooks  4.

  Bring up the Page Setup dialog box (see section 6.3.  Click OK  6.  Bring up the Page Setup dialog box (see section 6.3.  Position your mouse over the margin you wish to resize  It will change to a cross arrow  The dotted  lines  represent  the margins 3.  Click on Page tab  3.  Click in the circle next to Portrait or Landscape  4.  Click OK  Page 65  .3.  4.  2.1)  2.1)  Click on Margins tab  Click the box next to Horizontally.4 Centring the Spreadsheet on the Page  1.3.5 Changing the Orientation  1.ECDL Spreadsheets ­ Printing Workbooks  6.  Click Margins icon  2.3.  Click and drag  6.  3.3 Changing the Margins from Print Preview  1. so that it is ticked  Click the box next to Vertically. so that it is ticked  5.

3.  Choose option you require underneath Page order  4.  2.  Bring up the Page Setup dialog box (see section 6.1)  2.3.  Bring up the Page Setup dialog box (see section 6.3.  Page 66  Bring up the Page Setup dialog box (see section 6.3.  Click OK  6.3.  Increase or decrease the percentage next to Adjust  or  If you want to fit the sheet onto one or more pages…  Click on Fit to  Enter the number of pages you would like to adjust it to  4.3.1)  2.3.3.8 Bring up the Page Setup dialog box (see section 6.  Click Sheet tab  3. you can scale it up or down  in size.  1.6 Scaling the Size of a Spreadsheet  If your sheet is too big to fit on the page.3.  3.  Click on Page tab  3.  Bring up the Page Setup dialog box (see section 6.  Choose Paper size you require underneath Paper size  4.  Click OK  6.  Click OK  6.1)  Click Sheet tab  Click next to Row and column headings so it is ticked  Click OK .9 Changing the Paper Size  1.  6.1)  Click Sheet tab  Click next to Gridlines so that it is ticked  Click OK  Changing the Page Order  1.  4.  Click the Page tab  3.  3.10 Printing the Row and Column Headings  1.7 Printing the Gridlines  1. or if it is too small to read.  4.ECDL Spreadsheets ­ Printing Workbooks  6.1)  2.  2.3.

  6.  Click on Setup icon  3.  Select the rows you would like to repeat at the top of each page  6.  Click the red arrow to the right of this box  5.3.  Bring up the Page Setup dialog box (see section 6.  Click OK  6. page  numbers.  Click on the footer you require  8.1)  2.  Click into the box which says Rows to repeat at the top  4.  Go to Print Preview  2. They usually include things like the date.ECDL Spreadsheets ­ Printing Workbooks  6.1 · · · Creating Headers and Footers What Are Headers and Footers? Headers and footers contain information which appears at the top and bottom of every page  of your sheet when it is printed. You can only see headers and footers in Print Preview.  Click OK Page 67  .  Click on Header/Footer tab  4.2 Creating Headers and Footers  1.  Click Sheet tab  3.4.  Click on the header you require  6.4 6. etc.11 Repeating rows at the top  1.  Click red arrow again  7. the name of the file. your organisation name.3.  Click on the down arrow underneath Footer  7.4.  Click on the down arrow underneath Header  5.

3 Removing Headers and Footers  1.  Click into the section you require  6. you will need to customise your headers and footers.  Click OK  Inserts  picture  Inserts  sheet  name  Changes the  font  Formats  picture  Inserts page number  Inserts file name  Inserts number of pages  Inserts date  Inserts time Page 68  Inserts file  name and path  .  5.  7.  Go to Print Preview  Click on Setup  Click on Header/Footer tab  Click Custom Header  or  Click Custom Footer  5.  4.  3.4.  6.  1.  4.  Click on Setup icon  3.4 Click on Header/Footer tab  Click on the down arrow underneath Header or underneath Footer  Scroll to the top of the list  Click (none)  Click OK  Creating Custom Headers and Footers  For a bit more flexibility.  2.  Go to Print Preview  2.  Enter the text you require  or  Click on one of the icons shown to enter text (see below)  7.  Click OK  8.ECDL Spreadsheets ­ Printing Workbooks  6.  6.4.

  Select the row below where you require a new one  2.ECDL Spreadsheets ­ Formatting Worksheets  What do the codes mean?  When you enter information from the toolbar.  Inserting a Column  1. e.  Select the row below where you require a new one  2.2 A new row is inserted above row 5.  Select the column to the right of where you require a new one  2.  When you look at your sheet in Print Preview.  Click Insert menu  3.1.g.1 7.  and &[TAB] for the name of the sheet.  Click Rows  A new row will be inserted above the selection  Or  1.1. such as the date.1 Inserting and Deleting Rows and Columns Inserting a Row  1.  Press Control (Ctrl) and + on the keyboard  If you select row 5:­  7. you will see a  code rather than the actual information. &[PAGES] for number of pages. however.  Click Insert menu Page 69  . the real  information will appear!  7 Formatting Worksheets 7. or print it out.

  7.  Click Columns  A new column will be inserted to the left of the selection  Or  1. inserting six rows  1. Page 70  .  Select the column to the right of where you require a new one  2.  Select six rows below where you require six new ones  2.1.  Click Rows  Six new rows will be inserted above the selection  Or  1.g.3 A new column is inserted to the left  Inserting Several Rows and Columns  e.  Click Edit menu  3.  Click Insert menu  3.ECDL Spreadsheets ­ Formatting Worksheets  3.  Select six rows below where you require six new ones  2.2 Resizing Rows and Columns  To resize columns or rows…  Your mouse must look like the cross arrow.  Click Delete  Or  1. rather than the  row or column itself.  Select the row(s) or column(s) you wish to delete  2.  Press Control (Ctrl) and + on the keyboard  Adjust the figure from six to the number of columns or rows you need.1.  This will only delete any text that the row or column contains. You can only see this if you position  your mouse on the grey line between column letters or row numbers.  Press Control (Ctrl) and + on the keyboard  If you select column B  7.  7.4 Deleting Rows and Columns  1.  Press Control (Ctrl) and ­ on the keyboard  Pressing Delete on the keyboard doesn’t work.  Select the row(s) or column(s) you wish to delete  2.

  Position your mouse to the right of the column letter you wish to resize  or  Position your mouse below the row number you wish to resize  2. If you make the column a bit wider.  7.  you’ll be able to read the text clearly again.  Click and drag to the size you require  If you make a column too narrow for the text it contains…  You will see hash signs inside the cells.  Click and drag to the required size  All columns and rows will become that size  Page 71  .2.2.ECDL Spreadsheets ­ Formatting Worksheets  7.2.  Place your mouse at the right hand edge of the selected columns  or  Place your mouse underneath the selected rows  3.  1.2 Using AutoFit  AutoFit will make a column or row just big enough for the information it contains.  Select the rows or columns you wish to resize  2.3 Resizing Several Rows or Columns at Once  1.  Position your mouse to the right of the column letter you wish to resize  or  Position your mouse below the row number you wish to resize  This will resize  column A  This will resize  row 3 2.  Double click  7.1 Resizing Rows and Columns  1.

 underline.4 Italic icon will look pushed in  Applying Underline  1.1 Changing the Font and Font Size What Is Formatting?  Formatting is changing the appearance of your sheet.  Click Underline icon  7.  Resize column A to the desired size  And/Or  Resize row 1 to the desired size  3. borders and  shading.ECDL Spreadsheets ­ Formatting Worksheets  7.3.3.4 Resizing All the Columns and Rows  1.  Select the cell(s) you wish to remove bold.  Click in the middle of the sheet to deselect  7.3 7.3.2 Applying Bold  1.  Select the cell(s) you wish to make bold  2. Italic or Underline icon to remove it  7.3.5 Underline icon will look pushed in  Removing Bold.2.  Select the cell(s) you wish to change Page 72  .  Click Bold icon  7.  Common types of formatting are: bold.  Select the whole of the sheet (see section 3.  Select the cell(s) you wish to make italic  2.  Click Italic icon  7.6 Changing the Font Size  1.5)  2. italic. either to give emphasis to important parts.  Click on the size you require  You may need to scroll through the sizes  Or  1.3.  Select the cell(s) you wish to change  2.  Click on the down arrow next to Font Size box  3. Italic or Underline  1.  or to make it more legible. font (or typeface).3 Bold icon will look pushed in  Applying Italic  1. italic or underline from  2.  Select the cell(s) you wish to underline  2.15.  7.3. size.  Click on Bold.

  Click on the down arrow next to Font Colour icon  3.  Type the size you require  4.  Click on the down arrow next to Font box  3.  Select the cell(s) you wish to change  2.  Click on the colour you require  4.  Select the cell(s) you wish to change  2.3.7 Number will go blue  Changing the Font  1.  Deselect the cells!  The colour may look strange until  you deselect!  7.8 Select the cell(s) you wish to change  Click inside the Font box  Type the name of the font you require  Press Enter (Return)  Font name will go blue  Changing the Font Colour  1.  7.  4.  Select the cell(s) you wish to change  2.  Click on the Font you require  You may need to scroll through the  fonts  Or  1.  2.  Click inside the Font Size box  3.ECDL Spreadsheets ­ Formatting Worksheets  2.  Click Format  3.  Press Enter (Return)  7.9 Changing Formatting with the Menu  1.  Click Cells  Click drop  down arrow to  change the  colour Click drop  down arrow to  change the  underline style  Page 73  .  3.3.3.

  Select the cell(s) you wish to change  2.  Select the cell(s) you wish to change  2.  Click OK  7.  1.  Click on the number format you require (see below)  Currency  e. 5. Common number formats include:­ · · · · · Currency Percentage Commas Dates Negative Numbers in Red  7.g.ECDL Spreadsheets ­ Formatting Worksheets  4. represent money or  a percentage.g.1 Changing the Number Format What Are Number Formats?  When you enter numbers they are usually unformatted.g.4.00  Decrease number of decimal  places Increase number of decimal  places  Percentage.3 Commas around thousands e.000  Changing Number Formats with the Menu  Changing number formats with the menu gives you a much greater choice of formats.  Make any changes you require  5.4. however.000.  Click Format menu  3.2 Applying Number Formats  1. 5%  7.  Click Cells  4.4 7.  Click Number tab  5.4. In order to make them look like what they represent you can apply a number  format to them.  e. They may. £5.  Click on the category you require from the left hand side  Page 74  .

  5.  Click OK  7.g.4.  2.  4. date  Each category has different options  7.  4.ECDL Spreadsheets ­ Formatting Worksheets  6.5 Using the Format Painter Page 75  .5 Select the cell(s) you wish to remove number formats from  Click Edit menu  Click Clear  Click Formats  Change Currency Symbols  1.4.  Select the cell(s) you wish to change  Click Format  Click Cells  Click Number tab  Click Currency. underneath Category  Click on the down arrow in the Symbol box  7.  3.  Click OK  7.  3.4 Removing Number Formats  1.  Click on the currency symbol you wish to use  8.  7.  Click on the style you require on the right  e.  2.  6.

  1.5.  3. This saves you from having to go through the whole process of setting up formatting for  the new selection of cells.5.6 7.  Select the cell(s) with the formatting you wish to copy  2.6.  2.  Click on vertical text to  make the text vertical Select the cell(s) you wish to rotate  Click Format  Click Cells  Click Alignment tab  Click and drag the line to change the degree  Use the up and down arrow to change the degree  Or  Type the degree into the box  Page 76  .  Select the cell(s) you wish to copy the formatting to  4.1 What is the Format Painter?  Once you have formatted a cell.  4.  Click the Format Painter icon on the Formatting toolbar  or  Double click the Format Painter icon to copy formatting more than once  3.  7. click the Format Painter icon again to turn it off  7.  If required. you can easily duplicate the formatting by using the Format  Painter.1 Changing Text Wrapping and Orientation Rotating Text  Use rotation if you want text to appear diagonally or vertically inside a cell (see below).2 How to Use the Format Painter  1.ECDL Spreadsheets ­ Formatting Worksheets  7.

7.  4.  3.ECDL Spreadsheets ­ Formatting Worksheets  5.7.  Select the cell(s) you want to format  Click Format  Click Cells  Click the Alignment tab  5.  Change the rotation as desired (see below)  6.  Select the cell(s) you wish to change  2.  Click OK  7. There are three main types in Excel:­ · Left (usually for text) · Right (usually for numbers) · Centre (usually for headings)  7.7 7.1 Changing the Alignment What Is Alignment?  Alignment refers to the position of data inside the cell.  2.6.2 Changing the Alignment  1.2 Display Multiple Lines of Text Within a Cell  1.  Click OK  7.  Click in the Wrap text box under Text Control  The box will be ticked  6.  Click on the alignment icon you require (see below)  Left Right  Centre  Page 77  .

ECDL Spreadsheets ­ Formatting Worksheets 

7.7.3

Merge and Centre 

Centre align will only centre text inside its column. Sometimes, however, you may require a 
heading to be centred in the middle of several cells. 
1.  Select the cell containing the text, and the cells you wish to put it in the middle of 

2.  Click on Merge and Centre icon 

7.7.4

Removing Merge and Centre 
1. 
2. 
3. 
4. 

Select the cell that has been merged 
Click Format menu 
Click Cells 
Click Alignment tab 

5.  Remove the tick next to Merge cells 

7.7.5

Vertical Alignment 

If you have tall rows, you may wish to change the vertical alignment (top, centre, bottom, justify) 
rather than the horizontal (left, centre, right). 

1. 
2. 
3. 
4. 
5. 

Page 78 

Select the cell(s) to change 
Click Format menu 
Click Cells 
Click Alignment tab 
Click down arrow next to Vertical Alignment box

ECDL Spreadsheets ­ Formatting Worksheets 

6.  Click on alignment you require 
7.  Click OK 

7.7.6

Rotating Text 

Use rotation if you want text to appear diagonally or vertically inside a cell (see below). 
1. 
2. 
3. 
4. 
5. 
6. 

Select the cell(s) you wish to rotate 
Click Format menu 
Click Cells 
Click Alignment tab 
Change the rotation as desired (see below) 
Click OK 

Click and drag the line to change the degree 

Click on vertical text to 
make the text vertical

Use the up and down arrow to change the degree 
Or 
Type the degree into the box 

7.8

Adding Borders 

You can add borders to the sheet to add emphasis to different areas, or just to make it look more 
professional! 

7.8.1

Adding Borders Using the Borders Icon 
1.  Select the cells you wish to apply a border to 
2.  Click on the down arrow next to the Borders icon 
3.  Click on the border style you require (shown below) 

Select the type 
of border you 
require from 
here 

7.8.2

Drawing Borders Using the Borders Toolbar 
1.  Click on the down arrow on the Borders icon 
2.  Select Draw Borders from the choices offered 
3.  Use the Pencil icon to draw a border around the cells you need to outline 

Page 79 

ECDL Spreadsheets ­ Formatting Worksheets 

Choose the 
line colour
Draw borders 

Erase borders 

7.8.3

Choose the 
line style 

To Change the Colour of the Border 
Click on the Line Colour icon and select the colour you require 

7.8.4

To Change the

Style of the Border 

Click on the Line Style Selector icon and select the style you require 

7.8.5

To Delete a Border 
1.  Click on the Eraser icon 
2.  Move the eraser over the borders you wish to remove 

Page 80 

6 Adding Borders Using the Menu  1.  8.  3.  Choose the No Borders style  7. click the down arrow next to the colour box  Click on the preview to set the borders you require (see above)  Click OK  Click here to  choose the  line style  Use these  icons to decide  which borders  to apply  These icons  show which  line to apply if  you only want  one of them Click here to  choose the  colour if  required  7.  Click the down arrow next to the Borders icon  3.  Select the cells you wish to apply borders to  Click on the Format menu  Click on Cells  Click on the Border tab  5.  2.8.  6.  4.  7.ECDL Spreadsheets ­ Formatting Worksheets  7.9 Applying Shading Styles  Page 81  .7 Deleting Borders Using the Borders Icon  1.8.  Select the cells you wish to clear borders from  2.  Click on the line style you require from the right hand list  If you would like to change the colour.

9.  3.9.  Click OK  7.  4.  5.3 Removing Colour from Cells  1.9.  Click on the pattern you want to use  7.  Click OK  7.  Click on the colour you wish to use  6.  2.  4.1 Changing the Background Colour of Cells  1.  Click OK  7.9.4 Using the Fill Colour icon  1.  2.  3.2 Add Background Pattern Shading to Cells  1.  Select the cell(s) you wish to change  Click Format  Click Cells  Click the Patterns tab  Click on the down arrow in the Pattern box  6.  Select the cell(s) you wish to change  Click Format  Click Cells  Click the Patterns tab  Click on No Color  6.  4.  Select the cell(s) you wish to change  Click Format  Click Cells  Click the Patterns tab  5.  3.  2.  Select the cell(s) you wish to change Page 82  .ECDL Spreadsheets ­ Formatting Worksheets  7.  5.

2 Freezing Rows  1. For  example.10.10. column A and row 1 will remain on screen when you scroll through  the sheet.  Click Freeze Panes  7. you can keep titles visible on the screen at all times.  Select the column to the right of where you want the split to appear  2.  This is useful if you have a large sheet.  Click the Window menu  3. which you have to scroll through to see all the details. No  matter which area of the sheet you are working on. in the sheet below.  Click the Window menu  3.  Click Freeze Panes  7.ECDL Spreadsheets ­ Formatting Worksheets  2.  Click Freeze Panes Page 83  .  Click the Window menu  3.  Click the cell below and to the right of where you want the split to appear  2.10. you will always be able to see the titles for  the sheet.  Select the row below where you want the split to appear  2.4 Freezing Rows and Columns  1.10 Freezing Rows and Columns 7.1 Why Freeze Rows and Columns?  By freezing rows and columns.3 Freezing Columns  1.  7.  Click Fill Colour icon  Cells will change to colour shown on bar  or  Click drop down arrow to the right of Fill Colour icon  Click Colour you require from the grid  7.10.

11.  Type in the drive and folder you wish to save to. C:\work  6.  Click Unfreeze Panes  7.ECDL Spreadsheets ­ Formatting Worksheets  7. You can also update the user­name  associated with the program.g. To access these options…  7. For instance.5 Unfreezing Rows and/or Columns  1.11. e.  Click OK  Page 84  .2 Changing the Default Folder  1.  2. you can change the folder to which your workbooks will be  automatically opened from and saved to (the default folder).  Click the Window menu  2.11 Changing Basic Preferences 7.10.1 About Excel‛s General Options  Excel 2000 has a number of basic preferences that you can change to personalise the program  to your taste.  4.  Click on the Tools menu  Click on Options  Click on the General tab  Click in the box next to Default file location (see image below)  Click here and type in the  name of the file location you  wish to use 5.  3.

ECDL Spreadsheets ­ Charts  7.  Click on the Tools menu  Click on Options  Click on the General tab  Click in the box next to User name (see image below)  Click here and type in  the user name you  want associated with  the program 5.  Page 85  .1 What Are Charts?  Creating a chart makes it easier to compare and contrast the figures in a sheet.  2.  3.11.  Click OK  8 Charts 8.3 Changing the User Name  1.  Type in the new user name  6.  4.

  Radar chart  In this chart.ECDL Spreadsheets ­ Charts  8. The  example chart shows expenditure figures over six months. temperature and time are plotted  together to show the tensile strength they produce. Washington  has increased the most over time. In this chart. The example  chart compares expenditure figures over six months. represented  by the two axes and the size of the bubble.1.  The further the line reaches out from the centre the more  vitamins it has in it. the contribution of several  states to sales is shown from 1994 to 1996.  Line chart  A line chart is useful for comparing trends. In the example shown there  are three brands of vitamin. each represented by a line.  Surface  A surface chart is a bit like a topographic map.  Column chart  A column chart is very similar to a bar chart. each category of information has it’s own line  radiating out from the centre.  Bar chart  A bar chart compares values with each other. The axis show the number  of products and the sales. In the example  chart. Page 86  .  In the example on the right. except the  bars reach vertically instead of horizontally. and the size of the bubble  shows the market share.  Bubble chart  A bubble chart shows three sets of variables. expenditure figures are shown over six months.1 Which Chart Shall I Use?  Area chart  Use this when you want to emphasise change over time. Colours  and patterns indicate areas that are in the same range of  values. In the example  chart. market share is plotted.

  Doughnut chart  A doughnut chart is very similar to a pie chart.2.  one set represents Gasoline revenues and the other  property revenues. In  the example chart. except that  it can show more than one set of figures.ECDL Spreadsheets ­ Charts  Scatter graph  A scatter graph is useful for comparing a set of values with  the average or predicted values.1 Creating Charts Creating Charts with the Keyboard  1.2 8. In the example chart. In the example chart.  Select the cells you wish to chart  Include labels and figures (see below) but do not select whole rows or columns  2.  8. and another set  of dots shows the actual temperatures around it.  Pie chart  A pie chart can compare members of one set of figures.  Press F11  A bar chart will appear on a new sheet Page 87  . Each ring of the  doughnut represents a set of figures. one  set of dots shows predicted temperatures. expenditure in January is shown. This type  of chart is commonly used for scientific data.

  Click on the Chart Wizard icon  3.2 Creating a Chart Using the Chart Wizard  1. but do not select whole columns and rows  2.  In Step 2 of the wizard. check that the cells you selected have produced the  expected chart  This is a  preview of  your chart  Change the  options here  to swap  whether the  bars represent  the figures in  the rows or in  the columns Page 88  These are the  cells you  selected  .  Select the cells to be charted  Include the labels and figures.  Click on Next  5.2.ECDL Spreadsheets ­ Charts  8.  In Step One of the Chart Wizard choose the chart type you require (see below)  Choose a  format for  your chart  here  Choose a  chart type  here  Click here to  see a preview  of your chart  4.

  In Step 4 of the wizard decide whether you wish your chart to appear on a new  sheet or as an object next to your figures  10.  Click on Next  7. change the chart options if required  Click the  gridlines tab to  see major and  minor gridlines  Click data  labels to show  values or  percentages  around the bars  Add titles  here  8.  Click on Finish  Click here if  you wish to  have a  separate  worksheet for  your chart  Click here if you  want the chart to be  next to your figures  Click here to  finish off the  chart 11.ECDL Spreadsheets ­ Charts  6.  Click on Next  9.  Here is the finished chart placed underneath the figures it relates to:  Page 89  .  In Step 3 of the wizard.

  Click and drag from the middle of the chart to a new location  Your mouse  will look like  this Page 90  Your mouse  should look like  a cross arrow  . Resizing and Deleting charts  This only applies to charts which have been created using the wizard and are on a worksheet as  an object.  Click on the chart to select it  Black boxes will appear around the edge  2.ECDL Spreadsheets ­ Charts  8.  8.3.1 Moving the Chart  1.3 Moving.

  Titles for the chart axes. This may not be present.3.1 Black boxes will appear  Selecting Parts of a Chart What Are the Parts of a Chart?  Category Axis  Value Axis  Legend  Plot Area  Gridlines  Series  Data labels  Data Table  Titles  Chart Area  The X axis (this usually runs horizontally)  The Y (or Z) axis (this usually runs vertically)  The key next to the chart that shows you what the  colours represent.3.3 Deleting the Chart  1.4.ECDL Spreadsheets ­ Charts  8. This may not be present. Page 91  .2 Resizing the Chart  Your mouse must look like a double headed arrow to re­size  1. or the  pieces of pie in a pie chart.  Shows the figures being charted underneath the  chart.  Press Delete  8.  Click on the chart to select it  2.  The area taken up by the chart alone  The lines in the background of the chart that mark the  divisions.  Hover the mouse over a black box  Your mouse will change to a  double headed arrow  3.  There may be several  gridlines on your chart.  Click and drag to make the chart larger or smaller  8.4 8. May not be present  Absolutely the whole thing. There will usually be more  than one series  Any labels next to the bars or pieces of pie of a chart  that signify the actual value or percentage  represented. These may not be present.  Click on the chart to select it  Black boxes will appear around the  edge  2. or you  may have none!  Series will represent the bars in a bar chart.

  Click the down arrow next to the Chart Objects icon on the Chart toolbar  3.  Click on the part you require  Black boxes will appear  around the part  8. E.3 Using the Chart Toolbar  The Chart toolbar should appear on your screen automatically when you have a chart selected.  Show or  hide the  legend Click here to  select the  different parts  of the chart  Changes the  format of the  selected part  Changes the  chart type.g  from bar to pie  Select an axis and  then use these  icons to make the  text diagonal  Show or hide  data table  Show data by  column  Show data by  row  Page 92  .ECDL Spreadsheets ­ Charts  Chart  Gridlines  Chart  Area  Value Axis  Legend  Plot Area –  area in grey  here  Category Axis  Data Table  8.2 Selecting Different Parts of the Chart with the Mouse  Click on the part of the chart you require  Black boxes will appear  around the part  Or  1.  Select the chart  2.4.4. It  allows you to make changes to the way your chart looks.

4.  Select the part of the chart you wish to delete (see section 8.3)  Title  Chart Area  (background)  Series  Legend  If you want to select one piece of pie…  You may have to click on it twice.  Click on Chart  8.5 Selecting Parts of a Pie Chart  Black boxes appear around the part of the chart that is selected!  Click on the part of the chart you wish to select (see below)  or  Use the Chart Toolbar (see section 8.4.  Click on Toolbars  3.2)  2. you will get just that bit. you will probably get the  whole pie.  indicate that just that piece is  selected Deleting Parts of a Chart  1.  1. but if you click again on the piece you want.6 Boxes around just one piece.  Click on the View menu  2.4.  Press Delete  Page 93  .  Boxes around the whole pie.  indicate that the whole pie is  selected  8.4.4. When you first click.ECDL Spreadsheets ­ Charts  8.4 I Cannot See the Chart Toolbar  Sometimes the Chart toolbar refuses to come out! Just follow the steps below if this happens.

5.2 Changing the Colour of the Bars or Pieces of Pie  1.1 Formatting the Chart Changing the Chart Type  1.  Click on the colour you require  Page 94  .  Click on the down arrow next to the Fill icon  3.5.  Select the chart area  2.3 Changing the Background Colour  1.  Select the chart  2.ECDL Spreadsheets ­ Charts  8.5 8.  Click on down arrow next to the Fill icon  3.  Click on the down arrow next to the chart type icon on the chart toolbar  Click on the  down arrow  next to the  chart type  icon 3.  Select the series you wish to change  2.  Click on the colour you require  8.  Click on the chart type you require  (For more information about chart types see page 86)  8.5.

g.  Click OK  8.5.  e. transparent  Click on font  style you  require  Click down  arrow and  choose  underline style  Click down  arrow and  choose a  colour  Tick the box next to the effect you require 5.  3.  2.  5.ECDL Spreadsheets ­ Charts  8.6 Adding More Information  1.5.  Click on an Orientation icon on the Chart toolbar  8.  Select a title.  Select the chart area  Click on Chart menu  Click on Add Data  Click and drag over the data you wish to add  Click OK  The information will be added to the chart  Page 95  .5 Changing the Orientation of Text  1.  Make any changes you require  6.  2. data label.  Select the part of the chart you wish to change  Click Format  Click Selected (part of chart you wish to change)  Click Font tab  Click on font  you require  Click on font  size you  require  Click down  arrow and  choose a style  for background.4 Changing the Font of the Text  1.  3. axis or legend  2.  4.5.  4.

  4.  3.  6.5.9 Adding Gridlines  1.  Select the chart area  Click on the Chart menu  Click on Add Trendline  Choose the type of trend line you require  5.  2.  5.  3.  6.  4.  8.  4.  Click OK  8.8 Select the chart area  Click on the Chart menu  Click on Chart Options  Click on the Titles tab  Type in the titles you require  Click OK  Adding a Trend Line  1.ECDL Spreadsheets ­ Charts  8.5.  Page 96  Select the chart area  Click on the Chart menu  Click on Chart Options  Click on the Gridlines tab  Click next to the gridlines you would like to see  Click OK .7 Adding a Title  1.  5.  2.  3.5.  2.  Click on the series you wish to see a trend line for  6.

  1.  3.  Select the axis you wish to change  Click on the Format icon on the Chart toolbar  Click on the Scale tab  Change the options next to Minimum and Maximum  8.  2.5.  3.ECDL Spreadsheets ­ Charts  8.  4.  colour or  thickness  (weight) of the  line  Click in circle  next to  position  required for  tick mark  Click in circle  next to  position  required for  tick mark  Click in the  circle next to  the Labels  option you  require Page 97  . follow the instructions below.12 Formatting Axes  1.5.  6.  2.10 Adding Data Labels  1.  4.  2.  3.  Select the axis you require  Click Format  Click Selected Axis  Change the options as required (see below)  Changing the Line Styles…  Click Patterns tab  Click circle  next to Axis  option you  require  Click down  arrows to  change style.11 Changing the Scale of the Axis  If you would like the axis to start or finish at different numbers so that you can see your data  more clearly.  5.5.  Select the chart area  Click on the Chart menu  Click on Chart Options  Click on Data Labels  Choose the type of data label you would like to see  Click OK  8.  4.

ECDL Spreadsheets ­ Charts  Changing the Scale…  Click Scale tab  Change the number to  the category at which  you wish the two axes  to intersect  Choose the number of  labels you require  1 will label every  category  Choose the number of  tick marks you require  Change Maximum and Minimum to the highest  and lowest numbers you require on the axis  Change Major and Minor unit to the interval you  require between the labels on the axis Changing the Number Format…  1.  Click Number tab  2.4  Page 98  .  Change options as required on right  There are different options for different categories  For more information about number formats  See section 7.  Click Category you require  3.

5.  Click on colour you require (see above)  6.13 Changing the Colours in a Chart  1.  Click OK  Page 99  .  Select the part of the chart you wish to change (See section 8.  3.  2.  4.ECDL Spreadsheets ­ Charts  Changing the Alignment…  Click Alignment tab  Click and drag  line to  required angle  …or use the up and  down arrows to change  the angle  8. colour  and weight  5.  Change borders as required (see above)  7.4)  Click Format  Click Selected (name of part of selected chart)  Click Patterns tab  Click next to  the border you  require: None  or Custom  Click on the  colour you  would like to  change to Click the down  arrows to  change the  style.

5.  Click Selected (part of chart you wish to change)  10.15 Resizing Parts of a Chart  Only certain parts of a chart can be resized. Boxes  that are not in the corners will allow you to resize the height or the width only.  Select the part of the chart you wish to change (see page 91 )  2.16 Moving Parts of a Chart  1.  Page 100  Select the piece of pie you wish to change (see section 8.4)  2.g.  2. If you cannot get a double­headed arrow.  Click Format  9.  Select the part of the chart you wish to change (See section 8.  Click and drag to move  8.5)  Click Format  Click Selected Data Point  Change the options as required (see below)  . then you  can’t resize!  1.4)  8.ECDL Spreadsheets ­ Charts  8.14 Changing the Fonts in a Chart  7.5.  Click and drag to resize  Choose which box you resize from carefully!  Boxes at a corner will allow you to resize both the height and the width.5.  e.  Position the mouse over a blank part in the middle  Mouse will look like a white arrow  3. transparent  Click on font  style you  require  Click down  arrow and  choose  underline style  Click down  arrow and  choose a  colour  Tick the box next to the effect you require 11.5.  3.  Select the part of the chart you wish to change (see section 8.  Position the mouse over a black box  Mouse will change to a double headed  arrow  3.  Make any changes you require  12.  8.4.  Click OK  8.17 Formatting a Piece of Pie  1.  Click Font tab  Click on font  you require  Click on font  size you  require  Click down  arrow and  choose a style  for background.  4.

  Click Toolbars  3.ECDL Spreadsheets ­ Charts  Changing the Borders and Fill Colour…  see section 8. see page 72.  Page 101  .1 Using the Chart Toolbar Displaying the Chart Toolbar  1.6.  Click View menu  2.2  If you want to change the labels around a piece of pie…  Click Data Labels tab  Click in the circle  next to the data  label you wish to  show  Click Show legend  key… to label the  piece of pie with its  colour in the legend  Click Show leader  lines to have a line  from the label to the  piece of pie To rotate the pie chart…  1.  Click Chart  8.3 Formatting with the Chart Toolbar  1.6 8.6.6.  Click on Format icon on Chart toolbar  For more information about formatting.  Click the down arrow next to Chart Objects icon  2.5.  Click on the arrows in the Angle of first slice box  8.  Click Options tab  2.2 Any toolbars currently displayed will be ticked  Selecting with the Chart Toolbar  1.  Select the part you wish to change  2.  Click on part you wish to select  8.

7 By Row and By Column  1.1 Changing Chart Options Changing Chart Titles  1.  Click on Show/Hide Data Table icon  8.  Page 102  Select the Chart area  Click Chart menu  Click Chart Options  Click Titles tab  Type in titles you require  Click OK .8 Changing the Angle of Text  1.  Click on Show/Hide Legend icon  8.6.  Click on Angle Text Upward icon  or  Click on Angle Text Downward icon  8.6.  Select the chart  2.7.6 Show/Hide Data Table  1.  Click on Chart Type you require  8.  Select the chart  2.  4.6.  Select the chart  2.  Click on By Row icon  or  Click on By Column icon  8.  Select the chart  2.6.  2.  Click on down arrow next to Chart Type icon on Chart toolbar  3.4 Changing the Chart Type  1.7 8.  5.6.ECDL Spreadsheets ­ Charts  8.  6.  Select the chart  2.  3.5 Show/Hide Legend  1.

  4.  2.8.  3.  Click on the Print icon  8.  6.  3.2 Printing a Chart on its Own  1.  4.  Select the Chart area  Click Chart menu  Click Chart Options  Click Gridlines tab  Click in the boxes next to the gridlines you would like to see  Click OK  8.8 8.  4.  8.2 Adding Data Labels  1.3 Printing a Chart with the Figures  1.  2.3 Changing the Position of the Legend  1.  5.  6.  6.  3.7.  5.  Do not select anything!  2.7.  Select the Chart area  2.7.  2.  8.1 Printing Charts Previewing a Chart  1.  Click on Print icon  9 Other File Formats Page 103  .4 Select the Chart area  Click Chart menu  Click Chart Options  Click Data Labels tab  Click in the circle next to the type of data labels you would like to see  Click OK  Select the Chart area  Click Chart menu  Click Chart Options  Click Legend tab  Click in the circle next to the position you require  Click OK  Chart Gridlines  1.  Select the Chart area  2.8.ECDL Spreadsheets ­ Other File Formats  8.8.  5.  Click on Print Preview icon (see page 58)  8.

1 Templates What Are Templates?  If you find yourself creating a worksheet or a workbook that you need to use again and again you  should consider using a template.2.2.  3.ECDL Spreadsheets ­ Other File Formats  9. based on just one model. You can then fill in all the detail you need.  7.  Click in the circle before Entire Workbook  or  Cllick in the circle before Selection: Sheet  What if I only want a part of my worksheet as a web page?  Make sure you select the range of cells required in step 2. To access the template… Page 104  .  Type in a File name  9.  9.  2. containing the sheet you wish to save as a web page  If required.2 Using the Templates Supplied with Excel  Excel comes supplied with one main template which is the one that you open up each time you  start a new workbook. This is called the Workbook template.  Click on Save  9.  Click into the circle before Selection.  Click in the File name box  8. select the range of cells you wish to save  Click on the File menu  Click on Save as Web Page  Use the arrow on the right of the Save in box to select a location to save to  6.  5.1 9. There will be a  Selection option instead of the Sheet option in the Save as dialog box. This allows you to create as many  new workbooks as you like.1 Saving a Spreadsheet as a Web Page Saving as a Web Page  Saving a sheet as a web page allows you to put it up onto the World Wide Web. No more working out again and again where all the formulae  should be!  Templates are stored in a special template folder and when you open one you are opening a  copy of the original.2 9.1.  Open the workbook.  1.  4.

  Click on Save As  11.  2.ECDL Spreadsheets ­ Other File Formats  1.  Create your worksheet or workbook inserting all the relevant formulae  You can use sample data to make sure that the formulae work  2.  Click on the down arrow at the end of the Save as type box  12.  When you have finished click on File  10.  When you open up the templates supplied with Excel you can see a button that will allow you to  add your own information to customise the template for your organisation. click on On my Computer  Click on the General tab  6.  Format the headings as you wish  3.  Double click the Workbook icon  A new workbook opens  There are two  tabs in the dialog box: the General tab and the Spreadsheet Solutions tab.  Click on Template  13.  Add borders and shading  7.  Change column and row sizes  6.2.  4.  Make sure to delete any sample data before you save your template  9.  5. Just follow the on­  screen tips and you will not go wrong.  Excel provides you with other templates in the Spreadsheet Solutions dialog box to allow you to  create invoices.  3.  Click on File  Click on New  The New Workbook task pane opens on the right  Under the Templates subheading.  Format the numbers  8.  Click in the File name box Page 105  .  Change any text alignment  5. All you need to do is customise these  templates.3 Creating a Template  1. expense statements and purchase orders.  Insert any Clipart or graphics such as logos  4.  9.

ECDL Spreadsheets ­ Other File Formats 

14.  Type a name for your template 
15.  Click Save 

When you wish to use your new template… 
1. 
2. 
3. 
4. 
5. 

9.2.4

Click on File 
Click on New 
Click on On my Computer 
Click on the General tab if necessary 
Double click on the template you wish to use 

A copy of your  template will open 

Editing a Template 

If you find that you wish to change something in a template you will need to open the template 
itself in order to modify it. 
Microsoft Excel stores the templates you create in the Templates folder. To open this folder you 
need to navigate to; 

C:\Windows\ Application Data \ Microsoft \Templates 
Where are my templates? 
When Microsoft Office was installed the templates may have been put in a 
different place!  Ask the person who installed it. 

1. 
2. 
3. 
4. 
5. 
6. 
7. 
8. 

Page 106 

Click on the Open file icon 
Change to the C: drive 
Click Windows 
Double click on Application Data 
Double click on Microsoft 
Double click on Templates 
Double click the template you wish to open 
Make the changes to your template

ECDL Spreadsheets ­ Other File Formats 

9.  Click the Save icon 
10.  Close the template 
You may wish to open a document based on your modified template to see the changes. 

9.3

9.3.1

Importing and Exporting to and
from Word

Exporting Your Spreadsheet to Word 

You have just found out that you need to present a report to the board!  The figures are all in 
Excel.  How can you get them into your Word document quickly and easily and how then can you 
make sure that the figures are all up to date?  What if the board want you to make an immediate 
change.  Don’t panic!  Excel has the perfect solution. 
There are four ways to share data between different applications. 
§ 
§ 
§ 
§ 

Use Cut, Copy and Paste 
Paste with a Link 
Embed a document 
Open a file in a different file format 

What is the difference between the four ways of sharing data?
·
·
·

·

Copy and Paste will put a picture of the data you wish to copy in your 
document.
Paste Link will connect your document to the source file and it will be 
updated when the source file changes.
Embedding a document puts the document you wish to copy right into your 
application. The toolbars will change and you can edit your document where 
you are.
Open a file in a different format – check which file formats are supported by 
both applications. 

9.3.2

To Paste a Picture of Your Spreadsheet into Word 
1.  Open Word. 
2.  Switch back to Excel using the task bar 

3.  Select the information you wish to copy 
4.  Click on Copy icon 
5.  Switch to Word using the task bar 
6.  Move the cursor to the position you wish to insert your Excel Spreadsheet 
7.  Click on Paste icon 
8.  A picture of your spreadsheet is pasted in

Page 107 

ECDL Spreadsheets ­ Other File Formats 

9.3.3

To Paste Your Spreadsheet in Word with a Link 
1.  Open Word 
2.  Switch back to Excel using the task bar 

3.  Select the information you wish to copy 
4.  Click on Copy icon 
5.  Switch to Word using the task bar 
6.  Move the cursor to the position you wish to insert your Excel Spreadsheet 
7.  Click on Edit menu 
8.  Click on Paste Special 
9.  Click in the Paste link circle 
10.  Select a format 
11.  Click in the box before Display as Icon 
12.  Click OK 

Excel will 
usually 
choose the 
correct format 

If you click here 
you will see an 
icon in your 
worksheet and 
when you click 
on it you will be 
taken to Excel 

Click here 
to create a 
link to the 
Excel 
spreadsheet 

Your spreadsheet will be pasted into a Word document… 

Fields are grey and will be 
updated when you change 
any information in Excel

What will happen when I change information in Excel? 
When you make any changes in Excel they will be reflected in the copy in your 
Word document. 

Page 108 

  5.  First save your Excel workbook as a Text (Tab delimited) file  What if my workbook has more than one sheet?  You will only be able to save the active sheet.  Open Word  Click on Insert menu  Click on Object  Click on Create from File  Enter the path and file name  or  Click on Browse and choose from the Open dialog box  Click here to  choose the  document you  wish to find  Choose how to  display your  document here 6.4 To Embed Your Spreadsheet into Word  1.  2.  3.  Switch to Word using the task bar  Page 109  .  4.  Close the Excel file you have just saved (without saving it again)  3. Click OK to the message that  appears.  2.3.ECDL Spreadsheets ­ Other File Formats  What happens if the original spreadsheet is moved or renamed?  Your link will be lost! You may need to perform the copy and paste again.5 Exporting an Excel Spreadsheet to Word  1.3.  9.  Click OK  9.

  4.  5.  6.  If required.  5.  Click on Insert menu  Click on File  Change the Files of type box to Text Files  Locate the Text (Tab delimited) file you have just saved  Click on OK  Your  spreadsheet will be pasted into Word  The Excel Information is pasted into the Word document like a table  as long as you choose Text (Tab delimited).  5.  2.  3.  Make sure that both Word and Excel are open  Select the text you wish to copy  Click on Edit menu  Click on Copy  Switch to Excel by clicking on the button on the task bar  6. click in the cell you wish to paste into  7.ECDL Spreadsheets ­ Other File Formats  4.  7.  4.3.  9.  9.  Click on Edit  8.  8.6 Importing Data from Word to Excel  The procedure is in fact the same as exporting to Word but in reverse.  Click on Paste  The text is pasted into Excel  It doesn’t look the same!  Some formatting may be lost when copying between Word and Excel.  9.3.7 Copying Data from Word  1.3.  Page 110  Make sure both Word and Excel are open  Select the text you wish to copy  Click on Edit menu  Click on Copy  Switch to Excel by clicking on the button on the task bar .  3.  2.8 Copying Linked Data from Word  1.

 click in the cell you wish to paste into  Click on Edit menu  Click on Paste Special  Click into the circle next to Paste link  10.  What has happened to the toolbars?  When you paste link or embed a document the toolbars of the host application  change to reflect those of the document you are copying.  8.  Open the worksheet where you wish to store the file  Click on Insert menu  Click on Object  Click on the Create from File tab  Type the path file name  or  Click Browse and choose the document from the list  6.  9.9 Embedding a Word Document into Excel  1. Page 111  .  7.  Click OK  Double click to edit the text  Rulers will appear around the text and you will be able to edit it as if you were in  Word! Click away from the text when you have finished.  2.  9.  5.  3.ECDL Spreadsheets ­ Other File Formats  6.  4.3.  If required.  Click OK  Your Word document or selected text will now be pasted and any changes made in  Word will be reflected in Excel  Double click to edit the text  You will be taken to the Word document automatically where you can make  your changes.

  Click Next to continue  Page 112  .  6.  Save the Word document in plain text format  Close the document  Open the Excel workbook into which you wish to import the Word document  Click on Open  Click on the down arrow at the end of the Files of type box  Click on All Files  7.  5.  Select the document you wish to import  It will look like a Document icon  8.  4.  Follow the wizard to import the document into Excel  Choose  Delimited to  separate  columns with  tabs  You can  preview your  layout here 9.3.  3.ECDL Spreadsheets ­ Other File Formats  9.  Click Next to continue  Select which  kind of  delimiters you  wish to see  Sometimes  you may have  pressed the  tab key twice  to separate  the columns  10.  2.10 Importing a Word Document  1.

ECDL Spreadsheets ­ Other File Formats  You can set the data format for each column here…  Select which  format options  you require  Click here to select  the data you want to  import 11.  Select each column in turn  12.  To make sure that it all fits a bit better…  Select the columns that contain the data  Click on Format menu  Click on Column  Click on AutoFit Selection  9.4 Other File Types  Page 113  .  Click into the Data Preview box to select the data that you want to import  13.  3.  Click Finish  to import the data  Your data is now entered into the Excel Spreadsheet…  It’s all a bit cramped!  1.  2.  4.

  Click on the File menu  7. Quattro.  Click Save  10 Appendices 10.  Click the version of Excel you require (e.  Click on down arrow at the end of Save as type box  9.g.1.ECDL Spreadsheets ­ Appendices  9.  Click the file format you require (dBASE IV.1 How Does the Computer‛s Filing System Work? 10.  Click on Save As  8.  Click Save  9.1 An analogy… · · The Computer’s filing system is very much like an ordinary filing cabinet The whole of the filing cabinet is your computer Page 114  .0/95 Workbook)  10.2 Other File Types  6.1 Older Versions of Excel  To save a workbook as an older version of Excel…  6.  Click on the File menu  7.4.  Click on Save As  8.  Click on down arrow at the end of Save as type box  9. Text (Tab delimited) etc.)  10. Excel 5.4.

ECDL Spreadsheets ­ Appendices 

·
·
·
·
·

The drawers in the filing cabinet are known as DRIVES
DRIVES are represented by letters of the Alphabet (see below)
Inside the drawers are FOLDERS that hold your documents
Inside some of the folders may be SUB­FOLDERS to make things more organised
Inside the folders are the pieces of paper that you have written on, known as FILES. Excel 
files are known as workbooks. 

Drawers are known as 
drives. Each drive is 
represented by a letter 

Whole filing cabinet is 
the computer. It 
contains drawers 
known as DRIVES 

Inside the drives are 
folders which can 
contain sub­folders 
and files 

Imagine you are filing your work documents inside these drives. You may have a main folder 
which contains all of your work.  Inside that you may have sub­folders to contain your budgets, 
invoices and timesheets. Inside those sub­folders are the actual files that you have written on 

Main folder 
Invoices 

Budgets 

Timesheets 

The files, or Excel 
workbooks that 
you have created

10.1.2 What do the drive letters mean? 
Letter 
A: 

Drive 
Usually the floppy disk drive

·
·

C: 

Usually the hard disk drive

·
·
·

D: 

Usually the CD­ROM drive

F:­Z: 

Usually network drives

·
·
·

What do you use it for? 
Saving onto the floppy disk means that you can take the 
document to another machine
It is also useful to make copies of documents onto the 
floppy disk as a backup 
The hard disk is your main disk drive
It is situated inside the box that makes up your PC
If you save onto the hard disk, you can only access that file 
from that machine, but there is much more space on the 
hard disk that on a floppy disk 
You cannot save onto the CD­ROM.
It is used for installing software from CDs 
If you can see these drives you are probably connected to 
a network 

Page 115

ECDL Spreadsheets ­ Appendices 

·

A network is a group of computers connected to each other 
through a server. If you save onto a network drive, the 
information will go to the server and everyone else who is 
connected to the network will be able to access your 
document 

10.1.3 What does all that look like on the screen? 
When you save or open a document you will see a box representing the computer’s filing system 
on the screen:­ 

This is the folder 
you are in, here it is 
“Excel Proficient” 

These are the 
files and sub­ 
folders 
contained 
inside that 
folder. 

Drives are represented by grey boxes 
Folders are represented by yellow boxes 
Excel Workbooks or files are represented by a white piece of paper with the Excel 
icon at the top left 

10.1.4 How do I move around the Drives? 
If you are not in the folder you require…. 
1.  Click on the down arrow next to the “look in” or “save in” box 
Click here and a list of 
the drives will drop 
down

1.  Click on the drive you require 

Page 116

ECDL Spreadsheets ­ Appendices 

10.1.5 How do I move around the folders? 
Once you are in the correct drive a list of the folders contained in that drive will appear in the 
large box in the middle 

The folders on 
the hard disk 
drive

Double­click the folder you require 

A list of the sub­folders and files inside 
that folder will appear in the middle 

10.2 What do all the Icons Mean?
10.2.1 The Standard Toolbar 
New Workbook (Page 22) 
Open a workbook (Page 21) 
Save the current workbook (17) 
Restrict access to your document (not covered on this course) 
Print the active sheet (58) 
Print preview the active sheet  (Page 58) 
Research icon (not covered on this course) 
Spell­Check (not covered on this course) 
Cut the selected cells (Page 41) 
Copy the selected cells (Page 41) 
Format Painter (Page 41) 

Page 117 

2.2 The Formatting Toolbar  Changes the font of the selected cells (Page 72)  Changes the size of the selected cells (Page 72)  Adds/Removes Bold from the selected cells (Page 72)  Adds/Removes italics from the selected cells (Page 72)  Adds/Removes underlining from the selected cells (Page 72)  Left aligns the selected cells (Page 77)  Centre aligns the selected cells (Page 77)  Right aligns the selected cells (Page 77)  Merge and centre (Page 77)  Applies the currency format (Page 75)  Applies the percentage format (Page 75)  Applies the comma format (Page 75)  Increases the decimal places (Page 75)  Decreases the decimal places (Page 75)  Increases the indent (Not covered on this course) Page 118  .ECDL Spreadsheets ­ Appendices  Paste (Page 75)  Undo and Redo(Page 33)  Insert a hyperlink to another location (Page 112)  AutoSum (Page 30)  Sort ascending (Page 49)  Sort descending (Page 49)  The Chart Wizard (Page 88)  Displays the drawing toolbar  (Not covered on this course)  Zoom control (Page 23)  Displays the help task pane (Page 5)  10.

 for example adding heavy lines to form a box around  the date.  11.2 Active Cell  The cell border of the active cell is darker than the other cells. It then adds those figures up.1.1.3 AutoFill  This feature allows you to enter a series of numbers.  11. but you want to prevent Excel from adjusting the  cell references.ECDL Spreadsheets ­ Glossary  Decreases the indent (Not covered on this course)  Adds borders (Page 79)  Adds shading (Page 81)  Changes the font colour (Page 73)  11 Glossary 11.4 AutoFormat  This will automatically format your table.1 Absolute Cell References  If you want to copy a formula to another cell.1 Glossary 11.1.1.1. make the cell references absolute.  11. Absolute cell references are indicated by a  dollar sign ($).  11. and indicates the cell you are  currently working on.5 AutoSum  This feature allows you to select the cell range containing the values that you wish to add  together. dates or formulae. Page 119  .

 B7. You can use formulae to do simple calculations such as additions.8 Cell References  These are the co­ordinates of the cell in the worksheet. It  also displays the formulae in a particular cell.1. patterns and  different fonts. It is used to enter and edit formulae and values. financial and scientific calculations.1. To select a range of cells see page 27  11. then the Options dialog box. Formulae will do all the calculations that will normally be done  by a calculator.  11. and division as well as statistical. The chart sheet is updated when the worksheet  data is changed.  11.1. e.  11.  11. Excel actually creates legends  from the labels on the worksheet.  11.  11.7 Cell Range  A group of cells that are next to each other. subtractions.10 Fill Handles  This is a solid black square in the right hand corner of the active cell border.1. The legends can be customised with borders. A cell is formed by the intersection of the  row and column gridlines.1. Each cell is identified by the letter of the column and the number of the  row.11 Formulae  Formulae are the basis of Excel.  grab the black square and drag it across to AutoFill your cells. You can choose to print them using the Tools  menu.12 Formula Bar  This is the bar at the top of the Excel screen.13 Gridlines  These are the lines that you see in your sheet.1.g.  multiplication.1.  11.6 Cell  This is the basic building block of the Excel worksheet. Using your mouse.1. B7.ECDL Spreadsheets ­ Glossary  11.  11. Page 120  .1.14 Label  This is the text which usually appears next to the figures in a sheet.15 Legends  A legend (also known as a key) is used in charts and graphs. and identifies what the  figures mean.1.9 Chart Sheet  This is a sheet in a workbook containing a chart.g. e.

  12 Consolidation Exercises 12. Edit the  contents so that it has the current year instead of 1999.1 Creating Simple Spreadsheets  1.1. select cell Z80.xls  2.  maximum or minimum of a group of numbers. Relative cell references do not contain the $ found in  absolute cell references.  11. The worksheet is one page of an Excel workbook.  Delete the figure in cell G15.ECDL Spreadsheets ­ Consolidation Exercises  11. move and copy sheets in Excel. such as finding the average.  11. Undo both deletions.17 Paste Function  This allows you to enter commonly used calculations quickly.  3. A  worksheet is made up of cells in columns and rows.1. chart sheet. then redo the first  deletion.  On the sheet called Primary. Page 121  .1. A worksheet is the most often used. scrolling down and over to find it.20 Worksheet  This is also called a spreadsheet.16 Mixed Cell References  In a formula there can be a combination of relative and absolute cell references.  Change the zoom level to 90%. $A1 refers to column A regardless of the position of the  cell containing the formula.  4. and open the spreadsheet called Consolidate. and cell G20.  Start Excel.18 Relative Cell References  Relative cell references are used in formulae where you do not wish the reference to remain  constant as the formula is AutoFilled.1.  11. A mixed  reference can look like this $A1 or A$1. The sheet can be a  worksheet. module sheet or dialogue sheet. rename. delete.  11.1.19 Sheets  It is possible to insert.

  9. just to the right of Finances).  6.  Go to cell B20 and decrease the decimal place of the figure there to one decimal place.  12.  Hide the formatting toolbar. and 27.  12.  Apply a light blue shading to the cells holding the title text “Happy NHS Trust”. Resize row A so that it  is tall enough for the heading.  Change the name of this worksheet to GP Patients. bold.  Do a print preview.  Change the orientation of the text in cells A4 and A5 so they point upwards by 45  degrees.  Start Excel.  3. Make sure you’re on the sheet  called A&E. 97.2cm. and paste them into cells C26 to H31.  Delete row 31.xls. make sure the sheet looks okay.  13. then open the demo file Further skills.ECDL Spreadsheets ­ Consolidation Exercises  5. then move the worksheet so that it  appears after the Finances sheet (in other words.  Go to Sheet 2.  Apply a red border to around the outline and inside of cells A19 and A20.2 Further Excel Skills  1.  Add your name to cell A5.  Use Find and Replace to change all instances of Woman to Female.  11. with the text Confidential on the left hand side. Page 122  . Change the  orientation to Landscape.  and the current date on the right hand side.  14.  10. 34.  Centre the alignment of the text in cells A4 and A5  7.  9. italic.  In cells A7 to A10. and make all the margins 2.  10.  11.  Copy cells B5 to G10.  Freeze the top two rows.  Make the header in cell A1 font size 20.  12. Insert a custom header.  Resize column A so that the heading in cell A1 fits into it properly.  2.  8.  Change the number format of the figure in C22 to Currency. showing pound sterling (£).  Do a spell check. and show it again.  Use the Format Painter to copy the formatting in cell A19 to cell A20. Change the default Excel user name to  Gladys Stoat. fixing any errors.  8. enter the numbers 50. Remove the  underline.  4.  7. then print one copy.  Go to the sheet called Secondary. and font name Tahoma.  6.  5. and today's date to cell A6.

 Find the average salary and enter it in cell F3.  6.  2.000 are eligible for a travelling allowance.  All employees earning less than £25.  Go to the Finances spreadsheet. Then use Autofill to  copy the formula across cells C10 to G10.  Create a formula in cell D4 that calculates the London Weighting figure for Anthony  Davies.  Start Excel. then open the demo file Using Excel for calculations. use Autosum to add up the figures in cells B4 to B8. Go ahead and Autofill the formula down.  17.  3.  In cell B10.  12. use the COUNT function to enter the total number of employees listed.3 Using Excel for calculations  1.  14.  18. Make sure  you’re on the sheet called Finances.  Move and resize the chart so that it covers the area of cells A10 to D31.ECDL Spreadsheets ­ Consolidation Exercises  13.  4.  Change the colour of the Cleaning bars to red.xls.)  7. Page 123  .  In cell B25.  Change the chart type to a bar chart with a Clustered Bar sub type. (The London Weighting figure is calculated by multiplying an employee’s salary by the  figure in cell D2.  15.  5. Use the  IF function to add the text Yes or No in cells C4 to C22 depending on whether the employee is  entitled to a travelling allowance or not.  Go to the Salaries sheet. Use the Chart wizard to create a chart of the data  there.  Edit the formula so that it contains an absolute cell reference which allows you to Autofill  the formula down to cell D22. Use the  functions to find the minimum and maximum salaries and enter them in cells F4 and F5. The Chart should be:  •  •  •  •  •  •  a Column chart  the Clustered Column sub­type  with a data range of cells A3 to G8  series in rows  given the title of Ward Finances  placed as an object in the Finances sheet  16.  Sort the data in this spreadsheet ascending alphabetically by the patient’s surname.  Go to Page Break Preview and adjust the page break so that all the data in this  spreadsheet will print on one page.

............................................................................................................................................. 51  Using AutoFill ...... 27  Decimals.......96  adding a trendline ...................... 41  Data Table.................................................................................................................................................. 102  Database .79  using the menu .............79  deleting........................................................................................................................ 74  Default Folder ........71  AutoSum ..................39  #NAME?.......................................39  #REF!........................................................ 87  using the keyboard .................96  adding data labels.......... 22  Colour  Of Charts................................................................................55  Bold...................... 85  Checking Your Spreadsheet .................. 84  Deleting  Cell Contents....................... 99  Of Font.................. 74  Cut .......................54  Special Lists.....................................92  Colour.......................................... 102  Toolbar...............95  formatting.............................................72  Borders .....................................90  Page 124  Resizing Parts................................95  Printing ..... 69  Resizing .1 Index  #DIV/0! ........................................... 58  Circular Reference......................................53  Adding Up .99  deleting.................................................................. 101  Type.......... 40  Closing  Excel...... 42  with drag and drop................. 70 .....................................................39  #VALUE! .........................................................90  Moving Parts............................94  moving...................................81  Calculations..................................................82  Changing Colour ............ 35  Entering Text and Numbers...........................................................................................................103  re­sizing................................................................................. 33  Creating Charts  using the chart wizard..30  Average................ECDL Spreadsheets ­ Index  13 Index 13...................................................................97  adding gridlines.................................39  #NUM!... 70  Selecting ............................................................................................................................................................................................................... 41  Corrections  Deleting............................................. 35  Undo ............................................................................................ 35  Columns................................44  AutoFit............................................. 28  Commas..............................39  #NULL! ......... 31  Alignment ................. 9  Dates...100  Fonts ..............77  AutoFill  Absolute Cell References......................................................................... 93  selecting parts of .............................................................................80  drawing .......................................................................... 70  New .................. 100  Selecting ...........................................................................32  Cells  Adding Patterns ........................... 27  Replacing......39  Absolute Cell References ......................................................65  Charts  adding a title .....................................30...............................................................96  chart toolbar............................91  Font ........................ 74  Copying  Sheets................. 91  Titles ..............39  #N/A! ................................................................................... 35  Editing..............82  Centring  Merge and Centre ............. 87  Currency..............................45  Using ................................. 30..... 73  Columns  Deleting.............100  orientation of text .................. 44  With Cut.......................................................................................................................78  Spreadsheet .............................. 102  Types................................................ 10  Workbooks ......................................................................................................................................................................................... Copy and Paste ..........................

.................................. 52  Replace ........... 74  Entering............... 28  Saving .....117  Importing and Exporting Data .....................................................51  Italic .........................................................25  creating charts with ...............................64  Mistakes  Deleting .............................................65  Legend .................................................. 64  Paste Options ... 51  Sheets ........................................................................................................ 22  Number Format..............107  Importing Data from Word to Excel .................................... 46  Replacing............ 43  displaying ...............................36  Entering ................ 22  Workbook...............................................................................................................................32  Error Messages .................. 65  Printing  Charts ..27  Undo................................................................................. 70  Parts of a Chart ................................... 27  Charts ................... 24  Sheets............................................................................ 63  Renaming Sheets .....83  Functions  Count ............. 72  Of a Spreadsheet .10  Keyboard..............................................56  Definition............. 21  Orientation ................................................................................................................................................................................... 104  Changes................................................................................................ 24  Selecting.107  Filing System......................................70  Sheets ...55  Maximum .........................................................................11  starting............. 66...........................................57  Minimum .................................................................................................................................................................................................. 93  Sheets.................................................. 17  Screen ....................................................................................................................... 103  Icons ......................................................................46  Folder  General................................................................................... 69  Sheets..................... 74  Office Clipboard ..................................................................................................................................................................72  Jargon ..................................................................................................102  Margins ..........15  Starting and Closing......110  Inserting Sheets.... 103  More than One Copy ............ 63  Selections ........... 70  Re­Sizing  Windows .............................................72  Type ........................................................115  Editing  Cell Contents ..........114  New ................................ 51  Through Sheets......................... 21  New Columns............................................ECDL Spreadsheets ­ Index  Rows ................20...................................................10  Uses of ................... 43  Percentages .................................................................................32  Formulas  Using Absolute Cell References ...............54  Freezing  Rows and Columns ...103  Landscape........................................................................................ 35  Resizing  Columns................9  Exporting Data...57  Sum .........................................................................................................29  Drives....................35  Entering  Data.....39  Excel  Closing................................. 71 Page 125  ...............................87  Labels ..................................................................... 66  Rows and Columns ..............................35  Entering Text and Numbers.............................................................................100  Size ............ Copy and Paste........................................................................................................ 51  using drag and drop... 16  As a Web Page ............................................................................51  Deselecting ..................... 60  Page Order .. 51  Size Font............ 51  workbook....................................... 17  Default Folder............... 12  Scroll Bars ............118  Formulae  Definition............ 41  Multiple Workbooks...31  Gridlines........ 69  Resizing .......................33  Mixed Cell References.......... 100  Rows............................. 25  Moving  Around a Spreadsheet............... 27  Portrait....... 84  Save As.............................................................................................................................................18  Font Colour........ 41  With Cut..................73  Format Painter.............. 66  Page Setup.........................76  Formatting Toolbar ....................................................................................114  Find.......... 43  Opening... 70  New............. 69  Rows...................................................37  Mouse  keeps changing shape............................................. 8  Rows  Deleting........................................26  Formulae ................................................................................................................ 70  Selecting ............................................................................... 65  Page Break Preview..................................73  In a Chart.............................................................................................................................................................. 16  Moving Around With .................

......76  Text Wrapping..................................... 33..........................76  Titles ............. 8  Workbook  Saving..................................................................................................49  Spelling .................................... 23 .........................................................................................31  Symbols ......................104  Editing .... 117  Underline .................... 33  User Name ............... 22  Zoom ............20................ 7  Minimising ............................. 72  Undo.................................. 85  Versions of Excel ...................................................................13  Templates  Creating.............102  Toolbars  Chart........... 8  Re­Sizing ..................................... 118  Showing/Hiding .....................................22  Sum ............................................................... 8  Maximising .................................................. 7  Moving .....41  moving....................106  Supplied with Excel .......................................................................................105  Definition..101  Page 126  Formatting........... 48  Task Panes ..... 11  New .ECDL Spreadsheets ­ Index  Smart Tags...................................................... 6  Closing...................104  Text copying ............................................................................................................10  workbook ..................................19.................................................................... 16  Workbooks  Definition....................... 8  Switching.................................................................................................47  Starting........................... 104  Windows.............................. 25  Standard .......................................................................................................................................... 114  Web Page..............................15  Sorting.......................................................................................41  Rotating ........................................................................................................................................

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful