You are on page 1of 22

HOJA ELECTRONICA DE EXCEL

Una hoja de clculo o planilla electrnica es un tipo de documento, que permite manipular datos
numricos y alfanumricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se
suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas).

La celda es la unidad bsica de informacin en la hoja de clculo, donde se insertan los valores y
las frmulas que realizan los clculos. Habitualmente es posible realizar clculos complejos con
frmulas y/o funciones y dibujar distintos tipos de grficas.

En 1972 se cre el concepto de una hoja de clculo electrnica en el artculo Budgeting Models
and System Simulation de Richard Mattessich. Pardo y Landau merecen parte del crdito de este
tipo de programas, y de hecho intentaron patentar (patente en EE.UU. nmero 4.398.2491)
algunos de los algoritmos en 1970. La patente no fue concedida por la oficina de patentes por ser
una invencin puramente matemtica. Pardo y Landau ganaron un caso en la corte estableciendo
que "algo no deja de ser patentable solamente porque el punto de la novedad es un algoritmo".
Este caso ayud al comienzo de las patentes de software.

Dan Bricklin es el inventor aceptado de las hojas de clculo. Bricklin cont la historia de un
profesor de la universidad que hizo una tabla de clculos en una pizarra. Cuando el profesor
encontr un error, tuvo que borrar y reescribir una gran cantidad de pasos de forma muy tediosa,
impulsando a Bricklin a pensar que podra replicar el proceso en un computador, usando el
paradigma tablero/hoja de clculo para ver los resultados de las frmulas que intervenan en el
proceso.

Su idea se convirti en VisiCalc, la primera hoja de clculo, y la "aplicacin fundamental" que hizo
que la PC (computadora personal) dejase de ser slo un hobby de entusiastas de las
computadoras, para convertirse tambin en una herramienta en los negocios y en las empresas.

Celdas

Direccin de una celda

La celda de una hoja de clculo visualmente es el lugar donde se pueden introducir datos o realizar
clculos. Generalmente son de forma rectangular y se forman en la interseccin de una fila y una
columna y se les identifica con un nombre, como por ejemplo C4; C es el nombre de la columna y 4
el de la fila.

Las filas son horizontales y estn identificadas por los nmeros en secuencia ascendente. Las
columnas en cambio estn identificadas con las letras del alfabeto y van de forma vertical en la
Hoja de Clculo.

En las celdas se introduce cualquier tipo de informacin como texto o nmeros, y tambin
frmulas o instrucciones para realizar un determinado clculo o tarea.

Operaciones aritmticas bsicas en hojas de clculo[editar]

Cada vez que se insertan datos en una celda, es posible observar que, por ejemplo, los datos
literales o de texto se alinean a la izquierda de la celda mientras que un dato tipo numrico
(entero o con decimales) se alinea a la derecha de la celda de forma automtica.
Sin embargo, puede decirse que cada vez que se necesita hacer uno o ms clculos en una celda,
es necesario escribir el clculo de un modo diferente.

Existen operadores aritmticos bsicos como la suma, la diferencia, el producto y el cociente que
permiten realizar dichos clculos, existen adems funciones predeterminadas para dicho fin. En
todos los casos, debe anteponerse el signo igual (=) a todos estos tipos de clculos para que la
plantilla reconozca a ese dato como una operacin aritmtica o funcin sobre determinado dato
o grupo de datos.

PARTES DE LA HOJA ELECTRONICA DE EXCEL

La hoja electrnica

Desde hace varios aos, Microsoft en su afn de brindar cada vez mejores sistemas
computarizados, ha ido perfeccionando sus programas y Microsoft Excel no es la excepcin, antes
de la aparicin de esta hoja electrnica que en la actualidad sirve para muchas actividades,
existan en el mercado, programas de hojas electrnicas como Lotus 123 y Q-pro.

Con la aparicin de Excel en varias versiones, muchos profesionales han acogido esta hoja
electrnica como una herramienta fundamental para sus trabajos y tareas diarias. En lo personal
me siento muy satisfecho con el desempeo de este software, en razn de que se lo puede hacer
las adaptaciones que sean necesarias para que se adapte a los propsitos de la Contabilidad.

Estudiaremos la versin de Microsoft Excel 2007, con el propsito de que las personas que
accedan a este curso saquen el mximo provecho para su ptimo desempeo en el campo laboral,
vamos a incluir algunas imgenes que van a ser de mucha utilidad para la asimilacin del
conocimiento, en primer lugar vamos a observar la siguiente pantalla:

Cuando accedemos a este software, observamos que disponemos de un men principal


conformado por: Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar, Vista
y Complementos. Cada una de estas opciones tiene varios submens, ayudas, conos y
herramientas que las encontramos a continuacin del men principal y que afectan los datos con
los cuales trabajamos. En la parte inferior encontramos que disponemos de tres hojas electrnicas
con una opcin para incrementar su nmero dependiendo del trabajo que vayamos a desarrollar.
Existen muchas ocasiones en que solo se utiliza una hoja, mientras que hay trabajos ms
complejos que ameritan la utilizacin de varias hojas electrnicas, en cualquier caso se las puede
guardar en un solo archivo.

Filas y Columnas

En la parte inferior vamos a encontrar filas y columnas, las filas estn identificadas con nmeros,
mientras que las columnas estn designadas con letras, las filas van numeradas desde la 1 hasta la
1048576, mientras que las columnas inician con la letra A y terminan con la combinacin de las
letras XFD, segn podemos observar en la siguiente imagen

Celdas
Las celdas son las intersecciones entre una fila y una columna, son susceptibles de almacenar
datos alfanumricos con mltiples propsitos, las celdas siempre reflejan su posicin (columna-
fila) en el lado izquierdo de la barra de frmulas. Toda informacin que maneja Microsoft Excel se
encuentra en celdas perfectamente identificadas, donde se manejan todos los datos o informacin
con los cuales se trabaja.

Como toda celda puede ser identificada con la letra y la fila, dando su localizacin exacta, cuando
tenemos ms de una celda, este concepto se llama rango de celdas; es decir, un rango puede ir
desde la celda B3 hasta la celda B7, para una mejor identificacin de este rango, se puede
reconocerlo de la siguiente forma B3:B7, donde aparece la seleccin de la primera y ltima celda.

La identificacin de rangos de celdas es muy til cuando se trata de realizar varias operaciones
como sumas de algunos valores, por ejemplo, tambin sirve para dar un nombre a un rango, todo
depende de los trabajos que estemos desarrollando.

Modificaciones

Toda celda es susceptible de hacerle modificaciones, normalmente tiene un alto de 15,00 (20
pixeles) y un ancho de 10,71 (80 pixeles), como observamos acontinuacin:

Para modificar el alto y ancho de una celda, en el caso de las filas debemos acercar el cursor a la
parte inferior del nmero de la fila, una vez que aparezca

debemos mantener oprimido el botn izquierdo del ratn y desplazarlo hasta que el alto de la
celda sea el que mas ptimo para nuestro trabajo. De igual forma para ampliar o reducir el ancho
de una columna debe acercar el cursor a la parte derecha de la celda hasta que aparezca

e igualmente debe mantener oprimido el botn izquierdo del ratn y desplazarlo hacia la derecha
o la izquierda hasta fijar un ancho conveniente para esa columna.

PARTES DE EXCEL

1. LA BARRA DE TTULO. Es la barra superior azul, indica el nombre del programa y del documento
activo en su parte central. En la zona izquierda est el logo, a travs del cual se accede al men de
control y en la derecha los botones Minimizar, Restaurar/Maximizar y cerrar. Se puede arrastrar
con lo que se movera la ventana de posicin en la pantalla.

2. LA BARRA DE MENS. La que empieza Archivo etc., es la barra ms importante, en teora,


TODO lo que puede hacerse en el Excel se puede hacer desde esta barra (o al menos casi todo).
Sus distintos mens y submens estn organizados por categoras.
3. LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS. En el dibujo slo se aprecia una, pero en realidad son dos que
ocupan la misma fila. Se las reconoce porque las componen pequeos iconitos. Esta barra permite
acceso rpido a los comandos ms usados. La barra de la parte izquierda hasta el smbolo >> es la
B: H. Estndar y la de la derecha la B. H. Formato.

Por defecto las dos barras estn como digo en una nica fila, pero se pueden situar en dos filas
distintas para verlas por completo situndose en la lnea vertical que las separa (a la derecha de
>>) y arrastrando una de ellas ms abajo.

Las barras de herramientas sirven para realizar las tareas ms comunes de forma ms rpida.

Existen otras mltiples barras de herramientas aparte de estas dos, que pueden mostrarse en
pantalla haciendo clic en Ver/ Barras de herramientas y seleccionando las deseadas.
Habitualmente se muestran automticamente las que se relacionan con el trabajo que se est
realizando.

4. BARRA DE FRMULAS. Una barra muy importante y propia de Excel, indica la celda activa (en la
imagen A1) y el contenido de esta celda.

Esta barra es til principalmente para ver el contenido que hemos introducido en la celda cuando
hemos introducido una frmula. En la celda en s se muestra el resultado de operar la frmula y no
la frmula.

5. CABECERA DE COLUMNAS. Es la que pone A B C etc Las columnas son una divisin de la hoja
activa

6. CABECERA DE FILAS. Esta barra est situada verticalmente a la izquierda de la pantalla, es la que
pone 1, 2, 3, etc

7. BARRAS DE DESPLAZAMIENTO. Horizontal y vertical. sirven para desplazarse a travs del


documento. Se pueden usar de tres formas: clic en el triangulito de cada extremo para
desplazamientos pequeos, clic en el espacio entre el triangulito y el botn de posicin (la parte
grande ms oscura que est entre los dos triangulitos) para un desplazamiento mayor o arrastrar
el botn de posicin para un desplazamiento a gusto del consumidor. Estas dos barras pueden no
estar presentes o tener un botn de posicin de diferentes tamaos segn la amplitud de la hoja
usada

8. REA O ZONA DE TRABAJO. Toda la parte central de la hoja compuesta por la cuadrcula de
celdas.
Como se ha dicho, en ella se ve el resultado de las operaciones realizadas y no las frmulas que
hemos insertado

9. BARRA DE HOJAS. La barra horizontal que en la imagen aparece en la parte inferior de la imagen
donde pone Hoja 1 etc. Comparte espacio con la barra de desplazamiento horizontal y sirve al
igual que esta para desplazarse dentro de la hoja de clculo, pero entre las hojas que la
componen, no dentro de la hoja activa

10. BARRA DE ESTADO. No es propiamente una barra, yo prefiero llamarla Lnea de estado y sirve
para indicar el estado en el que se halla el programa.

MENU PRINCIPAL DE EXCEL

a ficha de men Inicio Excel es una barra horizontal que forma parte de la cinta de opciones de
Excel y contiene los botones de comando que normalmente se utilizan para crear, dar formato a
texto, alinear texto, y ms.

Los comandos que forman parte de la ficha de men inicio se organizan en grupos: Portapapeles,
Fuente, Alineacin, Nmero, Estilos, Celdas y Modificar.

Los elementos que forman parte de la barra de men inicio se describen a continuacin:

Portapapeles:

Pegar: Pega el contenido del portapapeles.

Cortar: Corta la seleccin de documento y la pega en portapapeles.

Copiar: Copia la seleccin y la pega en portapapeles.

Copiar formato: Copia el formato de un sitio y la pega en el otro.

Fuente:

Fuente: Cambia la fuente.

Tamao de fuente: Cambia el tamao de fuente.

Aumentar Tamao de Fuente: Aumenta el tamao de fuente.

Disminuir Tamao de Fuente: Disminuye el tamao de fuente.

Negrita: Aplica el formato de negrita al texto Seleccionado.


Cursiva: Aplica el formato de cursiva al texto Seleccionado.

Subrayado: Subraya el texto Seleccionado.

Borde Inferior: Aplica borde en las celdas Seleccionada.

Color de Relleno: Colorea el fondo de las celdas Seleccionadas.

Color de Fuente: Cambia el color de texto.

Alineacin:

Alnear a la Parte Superior: Ajusta el texto a la parte superior de la celda.

Alnear en el Medio: Ajusta el texto para que este centrado entre la parte superior e
inferior de la celda.

Alnear a la Parte Inferior: Ajusta el texto en la parte inferior de la celda.

Orientacin: Gira el texto en un ngulo diagonal o una orientacin vertical.

Alnear Texto a la Izquierda: Ajusta el texto a la izquierda.

Centrar: centra el texto.

Alnear Texto a la derecha: Ajusta el texto a la derecha.

Justificar texto: Ajusta el contenido para que visible en una celda mostrndolo en barias
lneas.

Combinar y Centrar: une las celdas Seleccionada en una sola celda.

Nmero:

Formato de Numero: elige la manera en que de mostrara los v alores en una celda.

Porcentaje: moneda

Fecha/hora

Estilos

Formato a condicional: Resalta celdas interesantes, enfatiza valores y visualiza datos


usando barras de datos.

Dar formato como tabla: Da conjunto de dato en celdas y rpidamente la convierte en


tabla.

Estilos de celdas: Aplica rpidamente formato a una celda con los estilos predefinidos.

Celdas:
Insertar: Inserta columnas o pestaas en una tabla u hoja de trabajo.

Eliminar: Elimina filas o columnas en una tabla u hoja de trabajo.

Formato: Cambia el alto de las filas o de las columnas, organiza las hojas o protege las
hojas.

Modificar:

Autosuma: Muestra la suma de las celdas Seleccionadas.

Rellenar: Copia una formula o formato en una o ms celdas adyacentes.

Borrar: Elimina todo de la celda o quita de manera selectiva el formato, el contenido o el


comentario.

Ordenar y Filtrar: Organiza los datos para facilita el a anlisis.

Buscar y Seleccionar: Busca y Selecciona un texto o formato

BARRA DE HERRAMIENTAS DE EXCEL

La Barra de Herramientas de Excel es tambin conocida como barras de botones. La barra de


herramientas sirve como punto de reunin de los iconos de comandos ms frecuentemente
utilizados en Excel.

La barra de herramientas es personalizable, esta puede contener una o ms barras localizadas


generalmente debajo de la barra de mens. Por defecto, Excel muestra las barras estndar y de
formato.

Excel contiene varios tipos de barras de herramientas que se pueden seleccionar y mostrar en
conjunto con las barras predeterminadas.

Para ver las barras de herramientas disponibles, tienes dos opciones:

1. Selecciona la opcin Ver localizada en Barra de Mens, o

2. Hacer clic con el botn derecho del ratn sobre la zona de barras de herramientas.

En ambos casos se despliega un submen que muestra las barras de herramientas disponibles;
marcando con un signo a la derecha, las barras de herramientas activas.

Para activar o desactivar una barra de herramientas solo es necesario hace clic sobre el nombre de
la misma.

CUADROS DE CONTROL DE EXCEL

Controles de formulario en Excel


Los controles de formulario en Excel son objetos que podemos colocar dentro de una hoja de
nuestro libro, o dentro de un formulario de usuario en VBA, y nos darn funcionalidad adicional
para interactuar mejor con los usuarios y tener un mejor control sobre la informacin.

Podemos utilizar estos controles para ayudar a los usuarios a seleccionar elementos de una lista
predefinida o permitir que el usuario inicie una macro con tan solo pulsar un botn. Los controles
de formulario en Excelse encuentran dentro de la ficha Programador dentro del grupo Controles.
Solamente pulsa el botn Insertar y observars cada uno de ellos:

Justo por debajo de los controles de formulario podrs observar el grupo de controles ActiveX pero
sus diferencias y similitudes las discutiremos en otro artculo. Por ahora nos enfocaremos
solamente en los controles de formulario.

Cmo insertar un control de formulario en Excel?

Para insertar cualquiera de los controles de formulario debes seleccionarlo del men desplegable
y hacer clic sobre la hoja de Excel arrastrando el borde para dibujar el contorno del control.
Observa este procedimiento.

Los diferentes controles de formulario

Existen diferentes tipos de controles de formulario en Excel que ofrecen diversos tipos de
funcionalidad e interaccin con el usuario. Desde una simple etiqueta hasta controles que
permiten una seleccin mltiple de sus opciones. A continuacin una breve descripcin de cada
uno de ellos.

Barra de desplazamiento. Al hacer clic en las flechas se va desplazando la barra dentro de


un intervalo predefinido.

Botn. El botn nos permite ejecutar una macro al momento de hacer clic sobre l.

Botn de opcin. Nos permite una nica seleccin dentro de un conjunto de opciones.

Casilla de verificacin. Permite la seleccin o no seleccin de una opcin.

Control de nmero. Nos ayuda a aumentar o disminuir un valor numrico.

Cuadro combinado. Es una combinacin de un cuadro de texto con un cuadro de lista.

Cuadro de grupo. Agrupa varios controles dentro de un rectngulo.

Cuadro de lista. Muestra una lista de valores de los cuales podemos elegir una sola
opcin o mltiples opciones de acuerdo a la configuracin del control.

Etiqueta. Permite especificar un texto o breves instrucciones en el formulario.

Controles de formulario no disponibles en Excel 2010

Los controles de formulario han estado presentes por varias versiones de Excel, sin embargo a
partir de Excel 2010 existen algunos controles que ya no pueden ser utilizados dentro de las hojas
como lo son el Campo de texto, el Cuadro combinado de lista y el Cuadro combinado desplegable,
sin embargo podremos alcanzar funcionalidad similar utilizando controles ActiveX.
GUARDAR UN LIBRO DE EXCEL

uando creamos un libro de trabajo y queremos recuperarlo posteriormente para modificarlo,


consultarlo o imprimirlo, tenemos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta accin se
denomina Guardar. Para guardar el Libro de trabajo en un dispositivo de almacenamiento puede
utilizar: el disco duro de la computadora, el disco flexible, CD, Zip u otros similares.

Para guardar un Libro de trabajo por primera vez, siga estos pasos:

1. Oprimir en la barra de herramientas el botn Guardar , o abrir el men Archivo y


seleccionar la opcin Guardar.

2. Como es la primera vez que guarda el Libro de trabajo, aparecer el cuadro de dilogo
Guardar como: con la lista de los archivos que contiene el directorio o folder actual.

3. El cuadro Nombre de archivo: muestra el nombre temporal (Libro 1, Libro 2,...). Escribir
sobre ste el nombre real con el que desea guardar permanentemente el Libro de trabajo.

4. En el cuadro Guardar en: seleccionar la ubicacin donde desea almacenar el archivo

Si desea guardarlo en la carpeta actual,solamente dar un clic en el botn Guardar.

Si desea guardarlo en otra carpeta o en otra unidad de almacenamiento, dar un clic


sobre la flecha que est junto al cuadro Guardar en, y seleccionar la nueva
ubicacin.

5. Presionar el botn Guardar para que el Libro de trabajo quede almacenado. Excel aade
automticamente la extensin XLS al nombre,para identificarlo como un archivo creado en
Microsoft Excel.

Despus de guardar el archivo por primera vez se recomienda que grabe los cambios cada 15
minutos, con esto se proteger de posibles fallas de energa, fallas del sistema o errores humanos,
que evitarn grandes prdidas de informacin. Para guardar los ltimos cambios oprimir en la

barra de herramientas el botn Guardar y el archivo se grabar con el mismo nombre y en la


misma ubicacin
Despus de terminar de trabajar en un archivo de Excel, se recomienda salir de l, esta accin se
conoce como "cerrar". Al cerrar un libro de trabajo, la aplicacin contina activa permitiendo an
trabajar en ella.

Para cerrar un libro de trabajo, siga estos pasos:

1. Tener en pantalla el archivo que desea cerrar.


2. Abrir el men Archivo y seleccionar la opcin Cerrar.

3. De forma inmediata se cierra el Libro de trabajo, pero si el archivo ha tenido modificaciones


que no han sido guardadas aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Si desea Guardar los ltimos cambios efectuados en el libro de trabajo, oprimir el botn:
SI. Si es la primera vez que guarda el archivo aparecer el cuadro de dilogo Guardar
como: para asignarle el nombre real al archivo.

Si no desea guardar los cambios, oprimir el botn: NO

Para cerrar el cuadro de dilogo sin cerrar el archivo, oprimir el botn Cancelar.

Al iniciar una sesin o en cualquier otro momento, usted puede traer a la pantalla un Libro de
Trabajo previamente guardado con el propsito de editarlo o imprimirlo. A esta operacin se le
llama Abrir un archivo.

Para abrir un archivo, realice los siguientes pasos:

1. Oprimir en la barra de herramientas el botn Abrir . O desplegar el men Archivo y


seleccionar la opcin Abrir.

2. Aparecer un cuadro de dilogo como el siguiente, con los archivos que contiene el
directorio o folder actual :

3. Si el archivo que desea abrir no est dentro de los mostrados en el cuadro de dilogo, dar un
clic en la flecha del cuadro Buscar en: para seleccionar la ubicacin del archivo (elegir unidad de
disco y carpeta, hasta que el archivo que desea se encuentre en la lista).
4. Una vez que en el recuadro inferior aparezca el archivo deseado, se puede abrir dando un
doble clic sobre el nombre del archivo, o bien, seleccionarlo con el cursor y presionar el botn
Abrir.

Tambin puede abrir un archivo de Excel utilizando la lista de los ltimos archivos utilizados, a esta
lista se le llama: Archivos recientes.

Para utilizar la lista de archivos recientes:

1. Desplegar el men Archivo y localizar al final de la ventana del men la lista de archivos
recientes; justo arriba del comando Salir.
2. Seleccionar el archivo deseado con el cursor o con las flechas del teclado.

CREAR UN NUEVO LIBRO DE EXCEL

Para crear un libro nuevo en Excel sigue los siguientes pasos:

Da clic sobre el men Archivo (Excel 2003) o clic sobre el botn de Microsoft Office (Excel 2007).

Elije la opcion Nuevo.

Para crear un libro de trabajo nuevo en blanco, selecciona la ficha General en el cuadro de dilogo
Nuevo y pulse dos veces en el icono Libro. La figura de arriva muestra como crear un archivo
nuevo en Excel 2007.

Si deseas crear un nuevo documento a partir de una plantilla, entonces selecciona Plantillas
Instaladas o Mis Plantillas y elige la plantilla que necesidades.

FORMATO DE CELDAS

Ya hemos revisado cmo utilizar el formato de nmeros en Excel para modificar la apariencia de
valores numricos. Ahora revisaremos las modificaciones que podemos realizar a la apariencia de
la celda para cambiar sus bordes o su color de relleno entre otras cosas ms.

El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de clculo, pero puede


ayudar a tener una mejor visualizacin y entendimiento de los datos presentados. Las
herramientas de formato en Excel 2013 las podemos encontrar en tres ubicaciones:

En la Cinta de opciones.

En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.

En el cuadro de dilogo Formato de celdas.

Ya que el formato de celdas es una funcionalidad muy utilizada en Excel, podremos acceder a una
gran cantidad de comandos desde las tres ubicaciones antes mencionadas. Los comandos de la
Cinta de opciones se encuentran en la ficha Inicio, repartidos en los grupos Fuente, Alineacin y
Estilos. Tambin podemos encontrar varios de estos comandos en la mini barra mostrada al hacer
clic derecho sobre una celda o rango:

Adems de la Cinta de opciones y la mini barra, podemos encontrar estas opciones de


configuracin de formato dentro del cuadro de dilogo Formato de celdas. Podemos acceder a
este cuadro de dilogo de diferentes maneras:

Haciendo clic en el indicador de cuadro de dilogo de los grupos Fuente o Alineacin de la ficha
Inicio.

Haciendo clic derecho sobre una celda y dentro del men desplegable seleccionar la opcin
Formato de celdas.

En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, pulsar el botn Formato y seleccionar la opcin Formato
de celdas.
Adems existen comandos de la Cinta de opciones que ofrecen la posibilidad de consultar ms
opciones y que nos llevarn a este mismo cuadro de dilogo. Por ejemplo, el comando Inicio >
Alineacin > Formato de alineacin de celdas abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas en la
seccin correspondiente:

Cuadro de dilogo Formato de celdas

Pero si ninguna de las opciones mencionadas hasta ahora te parece funcional, entonces podemos
abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas con tan slo pulsar la combinacin de teclado Ctrl +
1.

Cambiar la fuente

De manera predeterminada, Excel 2013 utiliza el tipo de fuente Calibri de tamao 11. Nosotros
podemos utilizar una fuente y tamao diferentes para resaltar un texto o el encabezado de alguna
tabla. Este cambio lo podemos hacer desde tres ubicaciones diferentes:

En la ficha Inicio, dentro del grupo Fuente, encontramos la lista desplegable de tipos de fuente de
los cuales podremos elegir la ms adecuada. Adems, justo al lado derecho de la lista de fuentes
encontramos la lista desplegable con el tamao de fuente.

La mini barra muestra estas mismas listas desplegables.

El cuadro de dilogo Formato de celdas tiene una seccin llamada Fuente donde encontramos las
mismas opciones de configuracin.

Cambiar tipo de fuente en Excel 2013

Este cuadro de dilogo nos ofrece algunas configuraciones adicionales como el estilo de la fuente,
su color o tipo de subrayado. Algunos atajos de comando que podemos utilizar en este sentido son
los siguientes: Negrita (Ctrl + N), Cursiva (Ctrl + K), Subrayado (Ctrl + S). Para cambiar el color de la
fuente tenemos el comando respectivo tanto en la Cinta de opciones como en la mini barra:

Color de fuente en Excel 2013

Alineacin de celdas

De manera predeterminada Excel alinea los valores numricos a la derecha y el texto a la izquierda
pero es posible modificar esta alineacin utilizando los comandos de la ficha Inicio > Alineacin.

Alineacin de celdas en Excel 2013

Alineacin vertical: Con estos tres botones podemos alinear el contenido de una celda
verticalmente ya sea en la parte superior, inferior o media de la celda.

Alineacin horizontal: Alinea el contenido de la celda a la izquierda, derecha o al centro de la


misma.
Orientacin: Nos da la oportunidad de girar el texto a un ngulo especfico lo cual es de utilidad
cuando necesitamos cambiar la orientacin del ttulo de una columna muy estrecha.

Sangra: Se aumenta o disminuye el espacio entre el borde de la celda y su contenido.

Ajustar texto: Si tienes un texto que no se muestra en su totalidad dentro de una celda, este
comando ajustar el texto en varias lneas para mostrar todo el contenido.

Combinar y centrar: Combinar las celdas seleccionadas para hacer una sola celda y adems
centrar el contenido. Al pulsar en la flecha del men desplegable se mostrarn algunas opciones
adicionales como la de volver a separar las celdas.

Estos mismos comandos de alineacin los podemos encontrar en el cuadro de dilogo Formato de
celdas dentro de la seccin Alineacin.

Relleno de una celda

Podemos establecer un relleno para una celda utilizando un color especfico o una trama. Para
indicar el color de fondo de una celda podemos utilizar el comando Color de relleno que se
encuentra en el grupo Fuente de la ficha Inicio.

Relleno de una celda en Excel 2013

Este comando tambin lo puedes encontrar en la mini barra y se mostrar la misma paleta de
colores a seleccionar. Por otro lado, si quieres establecer como relleno una trama entonces es
necesario abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas y en la seccin Relleno podrs elegir tanto
el estilo de la trama como su color.

Bordes de una celda

La cuadrcula que delimita cada una de las celdas de una hoja es solo una ayuda visual ya que
dichas lneas no se imprimen de manera predeterminada en cambio los bordes si son impresos y
de gran utilidad para agrupar un rango de celdas y distinguirlas de las dems. Existen diferentes
estilos y grosores de bordes y podrs seleccionar la configuracin deseada desde el comando
Bordes que se encuentra en la ficha Inicio > Fuente:

Bordes de una celda

Este comando tambin est disponibles desde la mini barra. Por otro lado el cuadro de dilogo
Formato de celdas tiene una seccin llamada Borde que es donde podrs hacer todas las
configuraciones necesarias a los bordes de una celda.

Estilos de celda

Excel nos ofrece la posibilidad de elegir un estilo de celda predefinido de manera que no tengamos
que hacer cada modificacin por nuestra cuenta sino que solamente seleccionamos el estilo de
nuestra preferencia desde la ficha Inicio > Estilos > Estilos de celda:

Dicha opcin ofrece el modo de vista previa el cual refleja el estilo de la celda con solo posicionar
el ratn sobre alguna de las opciones. Para hacer efectiva la aplicacin del estilo debes hacer clic
sobre la opcin deseada. Si por alguna razn deseas regresar al estilo predeterminado de una
celda, entonces debes seleccionar la opcin Normal.

Tambin puedes notar que al final del men se muestran las opciones Nuevo estilo de celda la cual
nos da la posibilidad de crear un nuevo estilo y tenerlo disponible en todo momento. La opcin
Combinar estilos nos permite copiar los estilos contenidos en otro libro de Excel.

El formato de celdas en Excel 2013 nos da la oportunidad de aplicar el estilo adecuado a las celdas
de nuestro libro para mejorar la presentacin de los datos y de esta manera tener una mejor
compresin e interpretacin de los mismos.

Frmulas de Excel

Las frmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de clculo. Sin las
frmulas nuestras hojas de clculo seran como cualquier otro documento creado en un
procesador de palabras. Utilizamos las frmulas de Excel para realizar clculos en los datos de una
hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos cambien.

Qu son las frmulas de Excel?

Una frmula de Excel es un cdigo especial que introducimos en una celda. Ese cdigo realiza
algunos clculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.

Existen millones de variaciones de frmulas porque cada persona crear la frmula que mejor se
adapte a sus necesidades especficas. Pero sin importar la cantidad de frmulas que vaya a crear,
todas debern seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las frmulas
deben empezar con un smbolo igual (=). Considera la siguiente frmula para la celda A1 ingresada
en la barra de frmulas:

Smbolo igual en las frmulas de Excel

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual ser mostrado en la
celda A1:

Clculo de una funcin de Excel

Nunca debemos olvidar introducir el smbolo igual al inicio de una frmula de lo contrario Excel
tratar el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda
B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:

Ecuacin en Excel sin smbolo igual

Una celda contiene el smbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operacin, mientras que
la otra celda solamente muestra el texto de la ecuacin pero no realiza ningn clculo.

Partes de una frmula de Excel

Todas las frmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:


Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto tambin puede ser
utilizado dentro de una frmula pero siempre deber estar encerrado por dobles comillas como
Marzo.

Constantes y texto en frmulas de Excel

Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras frmulas, podemos utilizar
referencias de celdas que apuntarn a la celda que contiene el valor que queremos incluir en
nuestra frmula

Referencias de celda en frmulas de Excel

Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemticos que
conocemos como el smbolo + para la suma o el smbolo * para la multiplicacin.

Operadores en frmulas de Excel

Funciones de Excel. Dentro de las frmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un
ejemplo de una funcin de Excel es la funcin SUMA la cual podemos incluir como parte de una
frmula.

Funciones de Excel como parte de una frmula

ORDEN DE EJECUCION DE FORMULAS

Excel podemos hacer formulas simples y formulas compuestas, las formulas simples solo tienen
un operador, su estructura bsica seria = <operando> <operador> <operando>

Ejemplos =A1 + 10, =B2 B5, = A7 * 15.

Las Formulas compuestas estn formados como mnimo con dos operadores, su estructura bsica
seria =<operando> <operador><operando><operador><operando>

Ejemplo =A10+10*B4/2, = SUMA(A1:B10)+E4-G4*10

Al tener varios operandos, es importante saber, cual es la prioridad que Excel le da a las
operaciones, es decir debemos saber que operacin se ejecuta primero y cual despus.

Para entender veamos el siguiente ejemplo:

En la formula =10+5*10 hay dos operaciones una suma y una multiplicacin, dependiendo del
orden en que se ejecuten, habr un resultado diferente, si se realizara primero la suma el
resultado seria el siguiente 10+5 = 15, y 15*10 =150. Ahora si se realizara primero la multiplicacin
seria 10*5=50 y 10+50 =60, como vez son dos resultados diferentes, de ah la importancia de que
conozcan la prioridad que maneja Excel. Si colocas esta formula en Excel, el resultado ser 60 lo
que indica que la multiplicacin tiene mayor prioridad que la suma por lo cual se ejecuta siempre
primero.

Cuales son las prioridades de las operaciones en Excel?


El orden en que se realizan las operaciones en Excel lo vemos en la siguiente tabla, tambin es
importante tener claro que si en una formula hay dos operadores iguales, Excel ejecuta primero la
operacin mas a la izquierda.

Parntesis en las formulas

Por medio del uso de los parntesis podemos cambiar el orden por defecto de las operaciones,
aquella operacin que ubiquemos entre parntesis se procesara primero.

Tomemos el mismo ejemplo:

Ya aprendimos que la formula =10+5*10 da el resultado de 60, si deseamos que se ejecute


primero la suma, y despus la multiplicacin solo tenemos que colocar la suma entre parntesis de
la siguiente manera = (10+5)*10, al colocar esta formula en una celda el resultado ser 150.

Uso de Parentesis

Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula que se
calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11 porque Excel
calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5
al resultado.

=5+2*3

Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a


continuacin, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.

=(5+2)*3

En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula indican a Excel
que calcule B4+25 primero y despus divida el resultado por la suma de los valores de las celdas
D5, E5 y F5.

=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

Constantes en las frmulas

Una constante es un valor que no se calcula. Por ejemplo, la fecha 19-10-2011, el nmero 210 y el
texto Ganancias trimestrales son constantes. Una expresin, o un valor obtenido como resultado
de una expresin, no es una constante. Si utiliza valores constantes en la frmula en vez de
referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia slo si modifica la frmula.

FUNCIONES DE EXCEL

A continuacin te detallo las categoras de funciones que existen en Excel:

Financiera

Fecha y hora
Matemticas y de Trigonometra

Estadstica

Bsqueda y referencia

Base de datos

Texto

Lgica

Informacin

Ingeniera

Otras categoras Funciones definidas por el usuario

Referencias, representadas con el smbolo $, tecla superior donde est el numero 4.

Operadores (operador: signo o smbolo que especifica el tipo de clculo que se debe llevar a
cabo en una expresin.

Hay operadores matemticos, comparativos, lgicos y referenciales y constantes (constante:


valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no vara).

Igual =

Suma +

Resta -

Producto *

Divisin /

Porcentaje %

Exponencial ^

Mayor >

Mayor o igual >=

Menor <

Menor o igual a <=

Distinto <>

Funciones Bsicas:

Suma: Con esta funcin lo que calculamos es la suma de todos los nmeros de un conjunto de
datos (tambin denominado rango) Se representa en la hoja de Excel:
=SUMA(celda(s):celda(s)).

Resta: Anlogamente a la suma, pero con el signo - en vez del signo+. Y ser:

=RESTA(celda(s)-celda(s)).

Producto: Multiplica todos los nmeros obteniendo el producto de dichos nmeros.

Aparecer: =PRODUCTO(celda(s);celda(s)).

Dividir: De forma similar al producto. La formula =DIVIDIR((celda(s)/celda(s)).

Porcentaje, %: Excel nos calcula el tanto por ciento de una serie de datos, dividiendo la cantidad
entre el total. La expresin de esta funcin es = PRODUCTO(%; celda(s)).

A nivel de usuario medio de Excel has de conocer y saber usar las siguientes funciones:

Funciones Estadsticas

PROMEDIO Calcula la media aritmtica o promedio de los datos que indiques.

Ejemplo: Promedio en el rango A1 a A5: 1, 5, 2, 9,4 es = 4,2.

CONTAR Te indica cuntos nmeros hay en la lista de argumentos

Ejemplo: Contar en el rango A1 a A5: 1, 5, 2, 9,4 es = 5.

MAX Calcula el mximo valor de una lista de argumentos

Ejemplo: Mximo en el rango A1 a A5: 1, 5, 2, 9,4 es = 9.

MIN Halla el mnimo de una lista dada

Ejemplo: Mnimo en el rango A1 a A5: 1, 5, 2, 9,4 es = 1.

Funciones de Texto

MINUSC: Transforma el texto en minsculas.

NOMPROPIO: En una frase con varias palabras, coloca en maysculas cada una de las primeras
letras.

DERECHA: De un texto seleccionado seleccionar los primeros caracteres situados a la derecha.

IZQUIERDA: De un texto seleccionado seleccionar los primeros caracteres situados a la


izquierda.

EXTRAE: De un texto seleccionado seleccionar los caracteres situados en la parte central.

IGUAL: Indica si dos celdas tienen idntico contenido.

Funciones de Fecha

FECHA: Devuelve el nmero de serie correspondiente a una fecha determinada.

AHORA: Devuelve el nmero de serie correspondiente a la fecha y hora actuales.


HOY: Devuelve el nmero de serie correspondiente al da actual.

Funciones de Bsqueda

TRANSPONER Devuelve la transposicin de una matriz

BUSCARV Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en horizontal por la fila para
devolver el valor de una celda

Funciones Lgicas

SI Especifica una prueba lgica que realizar.

Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO.

FALSO Devuelve el valor lgico FALSO.

Estructura de las funciones en Excel

Al finalizar de leer esta entrada de blog aprender las partes que conforman la estructura de las
funciones en Excel, segn mi experiencia, la correcta estructura es una de los puntos ms
importantes de las funciones en Excel.

Ahora bien, desde mi punto de vista la estructura de las funciones est compuesta por cuatro
partes que conforman una funcin, separar la estructura en partes te ayuda a comprender de una
mejor manera las funciones en Excel.

Es importante aclarar que la estructura de una funcin en Excel es igual para todas las funciones
de de la biblioteca, por lo tanto las partes de cualquier funcin son:

1. Nombre de la funcin

2. Parntesis de apertura

3. Argumentos de funcin

4. Parntesis de cierre.

Nombre de la funcin

La primera parte de la estructura de una funcin en Excel es el nombre de la funcin. Este


nombre est definido por Excel y est relacionado con el clculo que realiza la funcin, por
ejemplo:

La funcin SUMA est relacionada con el clculo de la suma.

La funcin PROMEDIO est relacionada con la media aritmtica

La funcin BUSCARV est relacionada con una bsqueda en vertical.


Como pueden observar, el nombre de estas funciones est relacionado con los clculos realizados.
El nombre es la primera parte de la funcin, seguido del nombre debe ir un parentesis de
apertura.

Parntesis de apertura

La segunda parte de una funcin debe ser un parntesis de apretura y debe ir seguido del nombre
de la funcin sin espacio. El objetivo de este parntesis es indicar al usuario que puede comenzar a
escribir los argumentos de la funcin.

Argumentos de funcin

La tercera parte de una funcin son los argumentos de funcin, los argumentos son los
valores que utiliza la funcin para el clculo, estos valores pueden ser: nmeros, texto, lgicos

Es importante mencionar que la cantidad de argumentos vara en las funciones, puesto que puede
ser uno o ms, de igual manera es indispensable conocer los valores que soporta dicho argumento
para evitar errores al momento del uso de la funcin.

Los argumentos deben ir separados por el smbolo de punto y coma, sin embargo, esto puede
variar de acuerdo al tipo de configuracin regional.

Parntesis de cierre

El cuarto y ltima parte de una funcin es el parntesis de cierre. Debe ir seguido y sin espacio del
ltimo argumento de la funcin.

Finalmente, la correcta estructura de una funcin no garantiza que el clculo sea correcto, ya que
es necesario que el usuario comprenda el tipo de funcin a usar y los argumentos.

FUNCIONES MAS UTILIZADAS EN EXCEL

1.-SUMA

La funcin SUMA, como su nombre indica nos permite sumar cantidades en una hoja pero
cuando me refiero a cantidades es miles y miles de celdas en un abrir y cerrar de ojos. No es que
Excel sea una calculadora potente, es mucho ms, pero puede hacer las veces si sabemos usar
Excel con agilidad. Ver ms de la funcin SUMA

2.-SUMAR.SI

Esta funcin es la prima-hermana de la funcin SUMA pero aadiendo una sola condicional que
puede estar en el rango de la suma o puede ser una condicin externa al rango que queremos
sumar. Ver ms de la funcin SUMAR.SI
3.-SUMAR.SI.CONJUNTO

Muy parecida a la funcin SUMAR.SI pero esta funcin es an ms potente. La funcin


SUMAR.SI.CONJUNTO nos permite hacer una suma condicional con ms de una condicin. Ver ms
de la funcin SUMAR.SI.CONJUNTO

4.-CONTAR

La funcin CONTAR es una funcin que nos permite contar los nmeros de un rango. Esta funcin
contar todos los nmeros del rango seleccionado sin tener en cuenta espacios vacos ni cadenas
de texto. Ver ms de la funcin CONTAR

5.-CONTARA

La funcin CONTARA es casi la gemela de la funcin CONTAR. La diferencia entre las dos es que la
funcin CONTARA cuenta todas las celdas de un rango que no estn vacas, incluyendo las cadenas
de texto y los valores de verdadero y faltos.

6.-CONTAR.SI

La funcin CONTAR.SI es la combinacin de las funciones CONTARA y SUMAR.SI. Esta funcin nos
permite contar el nmero de elementos (nmeros y cadenas de texto) de un rango teniendo en
cuenta una condicin.

7.-DESREF

La funcin DESREF es una funcin bastante compleja en Excel pero su uso nos puede ayudar en
muchas ocasiones. Esta funcin, yo la asocio al juego de Hundir la flota donde dadas unas
coordenadas obtienes una valor. Ver ms de la funcin DESREF

8.-COINCIDIR

La funcin COINCIDIR quizs no sea tan usada como las anteriores pero tambin, si la conoces y
haces Excel avanzado, la debers usar constantemente. Esta funcin permite identificar un valor o
cadena de texto dentro de un rango. Ver ms de la funcin COINCIDIR

9.-INDICE

La funcin INDICE es similar a la funcin DESREF. Dado un rango, devolver la interseccin de una
fila y una columna. Ver ms de la funcin INDICE

10.-BUSCARV

Por ltimo, pero no menos importante sino mucho ms, la funcin BUSCARV. Quizs sea la funcin
ms compleja de entender cuando comenzamos a aprender a utilizar Excel. Esta funcin permite
encontrar el valor de una cadena de texto en una columna y devolver el valor de otra columna en
la misma fila. Ver ms de la funcin BUSCARV

Funcin SUMA

La funcin SUMA, una de las funciones matemticas y trigonomtricas, suma valores. Puede
sumar valores individuales, referencias o rangos de celda o una combinacin de las tres.
Por ejemplo:

=SUMA(A2:A10)

=SUMA(A2:A10, C2:C10)

FUNCIONES PROMEDIO

funcin PROMEDIO

Se aplica a: Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Excel 2016 para Mac Ms...

En este artculo se describen la sintaxis de la frmula y el uso de la funcin PROMEDIO en


Microsoft Excel.

Descripcin

Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos. Por ejemplo, si el intervalo A1:A20
contiene nmeros, la frmula =PROMEDIO(A1:A20) devuelve el promedio de dichos nmeros.

Sintaxis

PROMEDIO(nmero1, [nmero2], ...)

La sintaxis de la funcin PROMEDIO tiene los siguientes argumentos:

Nmero1 Obligatorio. El primer nmero, referencia de celda o rango para el cual desea el
promedio.

Nmero2, ... Opcional. Nmeros, referencias de celda o rangos adicionales para los que desea el
promedio, hasta un mximo de 255.

Ejemplo

Copie los datos de ejemplo en la tabla siguiente y pguelos en la celda A1 de una hoja de clculo
nueva de Excel. Para que las frmulas muestren los resultados, seleccinelas, presione F2 y luego
ENTRAR. Si lo necesita, puede ajustar el ancho de las columnas para ver todos los datos.