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UNIDAD 4.

Crear tablas de contenidos,


tablas de ilustraciones, ndices
Introduccin

Los ndices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo


que est buscando. Word llama tabla de contenido a lo que en Espaa conocemos
simplemente como ndice y Word llama ndice a lo que nosotros llamamos ndice
alfabtico. En el punto siguiente aclararemos ms las diferencias entre ndice y
tabla de contenido.

Los ndices y tablas de contenidos son muy tiles cuando estamos trabajando
con documentosextensos. De un documento bien planificado y
estructurado podemos extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente
la localizacin rpida de algn punto importante del documento.

Al crear los ndices debemos intentar reflejar la estructura del documento y


colocar todos los trminos importantes del documento, para que posteriormente los
lectores puedan encontrarlos.

En esta unidad tambin veremos cmo crear tablas


de ilustraciones, grficos y tablas, que nos permitirn organizar estos elementos
en tablas que facilitarn su bsqueda y consulta por parte de los lectores.

Conceptos bsicos.

ndice: Un ndice es una lista de palabras y el nmero de pgina donde se


encuentra dicha palabra. El ndice est ordenado alfabticamente. Como ya dijimos,
Word llama a ndice lo que normalmente nosotros llamamos ndice alfabtico,
Utilizaremos la misma nomenclatura que Word. El ndice se suele colocar al final de
un libro para encontrar trminos importantes de manera rpida y sencilla. En la
imagen de la derecha podemos ver un trozo de de un ndice.
Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de
un documento y contiene los ttulos de los temas y subtemas que forman el
documento. Una tabla de contenidos puede contener o no el nmero de pgina y
puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla. La
tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que
miramos cuando queremos saber de qu temas trata el libro.

Si hemos dado a los ttulos del documento un formato que incluya los niveles de
esquema (Ver Unidad 2) casi tendremos construida la tabla de contenido. En la
imagen de la derecha podemos ver un trozo de una tabla de contenido.

Podemos comprobar que se parece mucho a los Esquemas vistos en la unidad


anterior, pero si vamos a imprimir el documento necesitaremos insertarle una tabla
de contenido ya que no dispondremos de la posibilidad de pasar a la vista Esquema.

Insertar marcas de ndice

Para crear un ndice debemos revisar el documento y crear todas aquellas


entradas que deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro ndice.

Existen 2 formas de marcar las entradas del ndice:

De forma automtica:

Para crear una entrada de marcas de ndice automticamente debemos crearnos


un nuevo documento donde tendremos todas las marcas de ndice.

El nuevo documento debe tener las siguientes caractersticas:


- Una tabla de 2 columnas y tantas filas como trminos tenga el ndice.

- En la primera columna debemos tener las entradas del documento original


que queremos tener en el ndice. Las frases o palabras de las entradas
debern ser exactas, por ejemplo si el ttulo en el documento es "Captulo 2.
Tipos de vehculos" en la columna tendremos que escribir ese texto
idnticamente, si escribiramos "capitulo 2. Tipos de vehculos" no sera
correcto ya que la "c" est en minscula y la "i" no est acentuada y por
tanto la tomara como otra frase.

- En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que


aparezca en el ndice.

- Tambin podemos definir subndices en el ndice, por ejemplo podemos


querer tener dentro del Captulo 2 una subentrada llamada "Vehculos de
motor" entonces en la segunda columna pondremos "Captulo 2. Tipos de
vehculos: Vehculos de motor", los dos puntos ":" indican que es un subndice
de Captulo 2.

- Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que
aparezca en el ndice.

- Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma


normal.

Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar texto de uno a
otro podemos utilizar la opcin de la pestaa Vista - Ver en paralelo.

Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas


del documento automticamente.

- Abrimos el documento a marcar.

- Vamos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar


ndice .

Aparece el dilogo de ndice.


- Hacemos clic en el botn Automarcar...

Aparece un dilogo para seleccionar el fichero donde tenemos el listado.

- Seleccionamos el fichero que hemos creado y pulsamos Abrir.

El cuadro de dilogo se cerrar y observaremos cmo Word ha incluido unas


marcas en nuestro texto.

Una vez tenemos el texto marcado, slo hace falte crear el ndice como veremos
en el siguiente apartado.
Insertar marcas de ndice

De forma manual:

Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:

- Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o


palabras que vayas a aadir al ndice o sitate en el punto donde vayas a
insertar una marca.

- Accede a la pestaa Referencias y haz clic en el botn Marcar entrada o


presiona la combinacin de teclas Alt + Shift + X.

- Aparece el dilogo Marcar entrada de ndice, si habamos seleccionado


el texto, en el recuadro Entrada estar ya escrito ese texto, en caso
contrario debemos introducir el texto ahora. Este recuadro Entrada es el
que posteriormente aparecer en el ndice.

Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas aparecern


debajo de la entrada principal y sangradas a la derecha. Las subentradas se utilizan
cuando una entrada principal tiene trminos estrechamente relacionados con ella
que tambin aparecen en el documento.

Por defecto el marcador se refiere a la pgina actual, podemos crear


una referencia cruzada(se estudiar en la siguiente Unidad) o hacer referencia a
un intervalo de pginas.

Podemos hacer que el nmero de pgina tenga el formato de negrita y cursiva.

Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.

Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este dilogo.

Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o


palabra que deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al dilogo de Marcar
entrada de ndice, en el momento en que est activo el dilogo la frase de entrada
se actualiza, pulsamos en Marcar y as con todas las marcas.

Cuando terminemos presionamos sobre el botn Cerrar.

Insertar ndice

Una vez tenemos todas las marcas ya definidas bien haya sido manual o
automticamente podemos crear el ndice.

Para insertar el ndice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al


inicio del documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al
final del documento.

Accedemos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice,


aparecer un cuadro de dilogo ndice como el que vemos en la imagen.

Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo, Con sangra, si queremos que


aparezcan debajo de la entrada principal o Continuo si preferimos que las
subentradas aparezcan a la derecha.
En formatos podemos seleccionar el estilo que tendr el

ndice .

Una vez definidas las opciones del cuadro de dilogo pulsamos Aceptar y se
generar el ndice.

Un ejemplo de cmo sera un ndice lo tenemos en la imagen de abajo.


Desde el dilogo de ndice podemos acceder a modificar el estilo del ndice
presionando sobre el botn Modificar nos aparece un dilogo como el que vemos en
la imagen donde podemos modificar cada uno de los niveles.

Como podemos ver en la imagen existen hasta 9 niveles. Podemos modificar el


formato cada uno de ellos seleccionndolo y presionando sobre Modificar...

Tablas de contenido

Una tabla de contenidos hemos dicho al inicio de la unidad que est formada por
los ttulos de los apartados que aparecen en el documento.

Al igual que ocurra con los ndices, para crear una tabla de contenidos debemos
seguir dos pasos:

1. Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los ttulos que deseamos


que aparezcan en la tabla de contenidos.

2. Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).

Veamos tres mtodos para preparar una tabla de contenidos.

1. Mediante los estilos de ttulos predefinidos por Word.

Vimos en la unidad 2 (Esquemas) que Word dispone de estilos de ttulos


predefinidos que incluyen niveles de esquema. Bien pues si en nuestro documento
utilizamos estos estilos de ttulos (recuerda que hay desde Titulo 1 a Titulo 9) al
crear la tabla de contenidos Word se fija en estos ttulos y crea la TDC a partir de
ellos.

2. Crear el documento en vista esquema.

Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o


disminuir los niveles de esquema de los ttulos del documento. De este modo Word
aplicar automticamente el estilo de ttulo apropiado.

Podemos entrar en el modo vista esquema desde la pestaa Vista - Esquema.

3. Crear estilos de ttulos personalizados.


Podemos crear estilos de ttulos personalizados y posteriormente hacer que
Word los tenga en cuenta cuando generemos la TDC.

Si hemos redactado un documento y le hemos aplicado ttulos personalizados una


vez estemos en la pestaa de Tabla de contenido en el dilogo Tabla de
contenido (que veremos a continuacin) debemos pulsar sobre el botn Opciones...

Nos aparece el dilogo como el que vemos en la imagen, donde debemos


seleccionar los estilos personalizados que hayamos creado y asignarles el Nivel de
TDC. Por ejemplo si nos hemos creado los estilos Ttulo 1, Ttulo 2, etc. lo lgico es
que le asignemos a Ttulo 1 el Nivel de TDC 1, a Ttulo 2 el Nivel de TDC 2 y as
sucesivamente.

Generar la tabla de contenidos.

Cuando tengamos preparado el documento en niveles segn hemos visto


anteriormente y por lo tanto ya estn definidos los elementos que formarn la
tabla de contenido slo nos queda generar dicha tabla.

Debemos colocarnos en el lugar donde queramos insertar la tabla de contenidos


(Normalmente una tabla de contenidos suele colocarse al inicio del documento) e ir
a la pestaa Referencias, desplegar el men Tabla de contenido.
Word dispone de dos modelos de Tablas automticas. Eligiendo uno de ellos se
generar una tabla de contenidos de forma instantnea, con el estilo que tiene
predefinido.

Eligiendo Tabla manual, se generar una tabla con datos de muestra, que
deberemos sustituir, pero aprovechando la estructura que nos ofrece.

Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la


opcin Insertar tabla de contenido..., donde aparecer el siguiente cuadro de
dilogo.
En Formatos podemos escoger diversos estilos y en vista preliminar podemos ir
viendo la presentacin que tendr el estilo seleccionado.

Adems podemos seleccionar entre varias opciones como Mostrar nmeros de


pgina, Alinear nmeros de pgina a la derecha y si queremos sustituir los
nmeros de pgina por hiperenlaces marcaremos la opcin Usar hipervnculos en
lugar de nmero de pgina.
Si pulsamos sobre el botn Opciones... nos aparece un dilogo como el que
vemos en la imagen donde podemos establecer la relacin entre estilos y el nivel de
la TDC. Los valores por defecto son los que aparecen en la imagen, pero podemos
cambiarlos a nuestro gusto. Por ejemplo, si queremos que nuestra TDC slo tenga 3
niveles podemos asignar el nivel 3 a los estilos Ttulo 3, Titulo 4, etc.

Si hemos modificado los valores por defecto y queremos dejarlo como estaba
podemos pulsar sobre Restablecer.

Para generar la tabla, slo nos queda pulsar en Aceptar.

Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el


men Tabla de contenido.

Si pulsamos en Quitar tabla de contenido, como su nombre indica, la tabla se


eliminar; pero pulsando en Guardar seleccin en galera de tablas de
contenido... podremos guardar el estilo de nuestra tabla, y se aadir al
desplegable para que podamos elegirla en ocasiones futuras.

Actualizar la TDC.

Una de las mayores ventajas de crear una TDC es que podemos actualizarla
automticamente. Si una vez creada la TDC modificamos el documento aadiendo o
eliminando ttulos, podemos actualizar la TDC con un par de clics de ratn de una
manera fcil y cmoda.
Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC:

- Desde la pestaa Referencias disponemos del botn .

- Haciendo clic con el botn derecho sobre la TDC disponemos de un men


emergente donde tenemos la opcin Actualizar campos.

Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera de estas dos opciones nos
aparece el dilogo Actualizar la tabla de contenido que vemos en la imagen de
abajo para seleccionar si deseamos actualizar solo los nmeros de pgina o toda la
tabla.

Tablas de ilustraciones y otras

Tambin podemos incluir en nuestros documentos tablas de ilustraciones,


grficos o de tablas.

Al igual que hemos visto que para crear ndices y tabla de contenidos primero
debemos marcar las entradas y despus generar la tabla.

De forma similar a como ocurra con la TDC tenemos dos opciones


para marcar las entradas a la tabla de ilustraciones:
1 - Utilizar los rtulos de ilustraciones predefinidos por Word.

Para utilizar esta opcin debemos seleccionar nuestra ilustracin, ya sea tabla,
imagen, grfico, etc., y acceder a la pestaa Referencias y pulsa el botn Insertar
ttulo.

Nos aparece el dilogo Ttulo que vemos en la imagen, como podemos ver el ttulo
se va a insertar en una tabla, aunque podemos asignarle el ttulo a cualquier otro
tipo de elemento.

Al seleccionar la tabla, grfico, imagen, ecuacin, etc., y seleccionar Ttulo,


Word lo detecta automticamente y le asigna el ttulo y el tipo de rotulo adecuado.
La posicin del ttulo puede ser incluida encima de la seleccin o por debajo de la
seleccin.

Adems vemos una serie de botones:

- Nuevo rtulo... Este botn sirve para modificar el Ttulo de la


ilustracin.

- Numeracin... Este botn nos abre el cuadro de dilogo que vemos en la


imagen y sirve para modificar el estilo de la numeracin de los ttulos.
- Autottulo... Este botn sirve para generar automticamente los ttulos
de un determinado tipo. Por ejemplo podemos hacer que se generen
automticamente los ttulos de las imgenes de mapa de bits (*.bmp) que
vayamos incluyendo en el documento.

2 - Utilizar estilos personalizados para las ilustraciones.


Como vimos en la unidad de crear estilos podemos crear estilos de cualquier tipo
y los grficos, tablas, etc., no estn excluidos. Por tanto podemos definirnos
nuestros propios estilos personalizados de ilustraciones y asignrselo
posteriormente.

Debemos crearnos un estilo propio para la ilustracin y usarlo nicamente para


ese motivo, posteriormente cuando hayamos aplicado un ttulo a la ilustracin
podemos aplicarle el estilo personalizado.

Al generar la tabla de ilustraciones Word reconocer esos tipos personalizados.

En la opcin Rtulo podemos seleccionar en que tabla de ilustraciones queremos


incluir la ilustracin.

Generar la tabla de ilustraciones

Cuando hayamos insertado todos los ttulos a las ilustraciones debemos acceder a la pestaa
Referencias y hacer clic en el botn Insertar tabla de ilustraciones. Se abrir el dilogo de Tabla
de ilustraciones.
Es muy similar a la tabla de contenidos. En ella podemos seleccionar el estilo del formato de la
tabla. Seleccionar si deseamos mostrar los nmeros de pgina y alinearlos a la derecha o si por el
contrario preferimos utilizar hipervnculos en lugar de nmeros de pgina.

En la lista desplegable de Etiqueta de ttulo podemos seleccionar que tipo de tabla vamos a
crear (Tabla, ilustracin, Fig, etc.) en la imagen que vemos arriba vemos que esta seleccionada la
opcin de Tabla, puesto que vamos a crear una tabla de ilustraciones de tablas.
Si pulsamos sobre Opciones... nos aparece el dilogo que vemos en la imagen donde podemos
seleccionar, por ejemplo, que genere la tabla a partir del estilo de ilustraciones personalizado que
hayamos creado.

La opcin de identificador de tabla es mejor que se asigne automticamente para no mezclar


distintas tablas. Este identificador hace referencia a las distintas tablas de ilustraciones que
tengamos en nuestro documento, si lo asignamos manualmente podramos repetir el identificador y
crear un conflicto por duplicidad de identificadores de tabla.

La opcin de Modificar... sirve para modificar el estilo de la tabla que generemos.

Ejercicios

Tenis que realizar los siguientes ejercicios para saber los conocimientos que
habis adquirido de sta Unidad 4.

Ejercicio paso a paso interactivo.


Ejercicio Crear un ndice de trminos

Ejercicios Unidad 4.
Crear Esquema 2
epp_4.docx

Ejercicio interactivo