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MATRIZ DE RIESGOS MATRIZ DE RIESGOS

PROCESO GESTION DOCUMENTAL PROCESO GESTION DOCUMENTAL

ANALISIS DE RIESGOS
(1) (2) (3) (6) (7)
CDIGO RIESGO DESCRIPCIN CAUSAS CONSECUENCIAS (12)
(8) (9) (10) (11) (13)
SEVERIDAD
VALOR PROBABILIDAD VALOR IMPACTO CONTROL
(Riego Inherente)

1. Ausencia o falla de las herramientas


tecnolgicas.
2. Aplicacin inadecuada de la Ley General de Libros auxiliares, inventario
Se puede presentar en dos situaciones: Archivo. documental y bases de datos.
-Una vez recibido y radicado el documento y que 3. Ausencia de controles. - Realizar backup de la
Robo y/o Perdida de
1 ste no llegue al destinario. 4. Ausencia de recurso humano capacitado. 5 BAJA 3 ALTO 15 informacin al cierre del ao.
documentos e informacin
-que una vez el documento se encuentre en el 5, No se hace induccin a los trabajadores - Induccin al personal del
Archivo central ste se extrave. sobre el manejo y archivo de la informacin. 6, puesto de trabajo (Registro de
Falta de controles en el momento de induccn).
desvinculacin de personas

Sencibilizacin del
1. Ausencia de controles
Cumplimiento de las politicas
Entrega tarda de la Se puede presentar en dos situaciones: 2. Aplicacin inadecuada de la Ley General de
de Gestion documental con
correspondencia o mal -que en la oficina correspondiente no la reciban. Archivo.
2 10 MEDIA 2 MEDIO 20 refrencia a las comunicaciones
direccionamiento del -que se atrase la entrega de la documentacin 3. Ausencia de recurso humano.
oficiales y el sistema ORFEO;
documento. por parte de Gestin Documental 4. Falta de Compromiso.
adems de la digitalizacin de
5.
la informacion

- Sanciones disciplinarias, penales y


1. Ausencia de controles. fiscales. Acciones judiciales en contra
Entrega inadecauda de la Que la correspondencia se entrega a un de la universidad. Perdida de la Radicacion fisica y digital
3 2. Ausencia de recurso humano capacitado. 20 ALTA 2 MEDIO 40
correspondencia. destinatario errneo. memoria institucional. (base de datos)
3. Falta de Compromiso.
- Prdida de memoria y
de informacin del proceso
- Mala imagen institucional
- Reprocesos y
prdidas econmicas.
- Enfermedades ocupacionales

1. De forma natural y de forma accidental


Tablas de retencin
4 Deterioro de los documentos dao del documento 2. Ausencia de equipos de control del 10 MEDIA 3 ALTO 30
documental
ambiente y de prevencin de incendios

Publicacin erronea o tarda Hace referencia de la comunicacin efectiva y 1. Falta de compromiso


de los actos administrativos - Revisin y confrontacin de las
5
decisiones Rectorales,
divulgacin oportuna de los actos 2. Ausencia o falla de las herramientas 10 MEDIA 2 MEDIO 20
fuentes informativas
administrativos vigentes tecnolgicas.
superior y acadmico

1. Gestin de recursos para la


La distribuccion de planta asignada no tiene 1. Aplicacin inadecuada del decreto 049 de incuir de las fuentes de
sealizacion, fuentes de comunicacin 2000. comunicacin
Respuestas no oportuna de
6
peticiones y/o solicitudes
(red,telefono) que pueden dificultar el 2. Ausencia o falla de 10 MEDIA 3 ALTO 30 2. Registros de inventario
acceso a la informacin lo que llevara a las herramientas Tecnolgicas documental
respuestas no oportunas 3. Ausencia de controles (Base de datos de
documentos)

1. falta de equipo industrial y/o Outsourcing 1. sanciones disciplinarias, penales y 1. Actualizacin de la


para eliminacin documental fiscales. normatividad vigente de
Hace referencia al incumplimiento de las
2. Desconocimiento de la aplicabilidad de 2. Acciones judiciales en contra de archivo
No cumplimiento de la transferencias documentales de las diferentes
normas y leyes referente a Gestin la universidad. 2.Actualizacion de Tablas
7 planeacin de transferencias unidades documentales de la Universidad por 20 ALTA 3 CATASTROFICO 60
Documental 3. Perdida de la memoria de retencin documental
documentales desconocimiento del procedimiento y escaso
institucional. 2. 3.
recurso para su aplicacin
3. falta de Disposicin de una colapso documental de la Unidad de planificacion de eliminacin
infraestructura para los archivos histricos conservacin central documental

1. sanciones disciplinarias, penales y


1. Bajo nivel de seguridad para el acceso a la fiscales.
informacin. 2. Acciones judiciales en contra de 1. Definir y restringir los
2. Desconocimiento de las polticas de la universidad. usuarios del archivo
Hace referencia a la susceptibilidad del Sistemas
manejo de informacin. 3. Perdida de la memoria 2. el uso de los formatos de
Uso indebido de la de informacion en la manipulacion o adulteracion,
8 3. Actos mal intencionados de terceros. institucional. 4. 5 BAJA 3 ALTO 15 prstamo de documentos.
Informacin Confidencial por la falta de tica y transparencia de los
4. Acceso no autorizado a informacin. colapso documental de la Unidad de 3. mantener base datos
funcionarios en el manejo del mismo.
5. Fraude interno. conservacin central actualizada.
6. Ocultar a la ciudadania la 5. Violacin de la informacin
informacion considerada publica. 6. Favorecimiento propio o de
terceros
MATRIZ DE RIESGOS MATRIZ DE RIESGOS

PROCESO GESTION DOCUMENTAL PROCESO GESTION DOCU

EVALUACIN DE RIESGOS CALIFICACIN DE RIESGO RESIDUAL TRATAMI


(1) (2)
CDIGO RIESGO (16) ESTA (19) (20)
(14) (15) (17) DONDE ESTA (18) (21) (22) (23) (24) (25) (26)
DOCUMENTADO EFICACIA DEL FRECUENCIA DEL
DESCRIPCIN DEL CONTROL TIPO DE CONTROL DOCUMENTADO APLICACIN VALOR PROBABILIDAD VALOR IMPACTO SEVERIDAD ACCIN DE TRATAMIENTO
? CONTROL CONTROL

Se radica en libros auxiliares el


remitente, fecha, asunto,
destinatario y quien recibe la
comunicacin oficial. En el
Procedimiento para la
formato FOR-GD-001 Invenatario
Robo y/o Perdida de recepcin, clasificacin y
1 documental se describe toda la Preventivo SI SI Media Diario 5 BAJA 2 MODERADO 10
documentos e informacin entrega de la
informacion de la conservacion,
correspondencia
ubicacion, folio, caja, entre otros.
En un libro de excel, se registra
la informacin de remitente,
fecha, asunto y destinatario.

Adquisicin de un software que registra, radica,


Sencibilizar al personal de las
direcciona y archiva de manera sistemticas las
politicas establecidas para la
comunicaciones oficiales que ingresan a la
entrega de comunicaciones
Entrega tarda de la Universidad.
oficiales en cumplimiento a los
correspondencia o mal - Capacitacin de personal y
2 tiempos, Este deber ser Preventivo NO N/A SI Baja Diario 5 BAJA 2 MODERADO 10
direccionamiento del acompaamiento de asesores externos.
publicada en la pagina web de la
documento.
Universidad. Digitalizar la
informacion para direccionarla a
las diferentes dependencias

Se radica en libros auxiliares el


remitente, fecha, asunto,
Procedimiento para la
destinatario y quien recibe la
Entrega inadecauda de la recepcin, clasificacin y
3 comunicacin oficial. En un libro Preventivo SI SI Baja Diario 10 MEDIA 2 MODERADO 20
correspondencia. entrega de la
de excel, se registra la
correspondencia
informacin de remitente, fecha,
asunto y destinatario.

1. Intervencin del espacio fsico para control de


humedades y prevencin de incendios
Recolectar informacin de cada
2. Dotacin equipos control humedad y temperatura y
oficina productora y se establece
Procedimiento de detectores de humo.
4 Deterioro de los documentos la tipologa del documento y se Preventivo SI SI Alta Anual 5 BAJA 2 MODERADO 10
transferencia documental 3. Digitalizacin del archivo Central
establecen los tiempos de
4. Fumigacin y mantenimiento de condiciones
acuerdo al cronograma
ambientales del espacio destinado a la conservacin
de la documentacin.

Adquisicin de un software que registra, radica,


Publicacin erronea o tarda direcciona y archiva de manera sistemticas los
Verificacin y confirmacin de la
de los actos administrativos -
5
decisiones Rectorales,
informacin antes de publicar las Preventivo NO N/A SI Alta Trimestral 5 BAJA 2 MODERADO 10 actos admnistrativos que se generan en la
noticias. Universidad. Capacitacin de personal y
superior y acadmico
acompaamiento de asesores externos.

Se gestiona los recursos para la


obtencin de equipos de
comunicacin para archivo y este
Respuestas no oportuna de Adquisicin de red local, telfono y diseo de
6 concetada a la red local. Preventivo NO N/A SI Media Trimestral 10 MEDIO 2 MODERADO 20
peticiones y/o solicitudes planta con sus respectivas sealizaciones
Digitalizacin del inventario
documental del archivo con base
al formato publicada en el SIG

1. socializacin de las normas vigentes aplicadas al


proceso de Gestion Documental.
Verificacin de la aplicabilidad de
2. Dotacin de equipo industrial para la eliminacin
la normatividad y legislacin NORMAS LEGALES
No cumplimiento de la Documental
vigente al proceso de Gestion VIGENTES.
7 planeacin de transferencias Preventivo SI SI Alta Semestral 10 MEDIO 2 MODERADO 20 3. Cronograma de Actualizacin de TRD.
Documental, asmismo, actualizar Procedimiento de
documentales 4. Capacitacin de la la importancia y
las TRD socializando su transferencia documental
aplicacin de TRD
levantamiento y aplicacin
5. cronograma de eliminacin
documental

Gestionar capacitacin de la 1. Capacitacin, induccin y reinduccin en


normatividad existente a nivel normatividad aplicable (sobre confidencialidad de la
interno y externo sobre informacin).
Uso indebido de la confidencialidad de la 2. Sensibilizacin al equipo de trabajo en el
8 Preventivo NO N/A SI Alta Semestral 5 BAJA 3 CATASTROFICO 15
Informacin Confidencial informacin. Asimismo, manejo de la confidencialidad de la Informacin.
sencibilizar sobre el uso 3. Sencibilizacin al personal de la
adecuado de los formatos del Universidad del uso de los formatos del Proceso de
proceso. Gestin Documental
MATRIZ DE RIESGOS VERSION: 1

CODIGO: DOC-GD-004

PROCESO GESTION DOCUMENTAL PAGINA: 1 DE 3

TRATAMIENTO
(1) (2)
CDIGO RIESGO (27)
(28) (29)
TIEMPO DE
COSTO RESPONSABLE
IMPLEMENTACIN

Robo y/o Perdida de


1 Alto
documentos e informacin

Secretaria General y
6 meses
Entrega tarda de la Oficina de Informtica
correspondencia o mal
2 Alto
direccionamiento del
documento.

Entrega inadecauda de la
3 Alto
correspondencia.

Secretaria General y
4 Deterioro de los documentos 6 Meses Medio
Bienes y suministro

Publicacin erronea o tarda


de los actos administrativos - Secretaria General y
5 6 meses Alto
decisiones Rectorales, Oficina de Informtica
superior y acadmico

Respuestas no oportuna de Secretaria General y


6 1 ao Medio
peticiones y/o solicitudes Oficina de Informtica

No cumplimiento de la Secretaria General , Oficina


7 planeacin de transferencias 6 Meses Alto de Planeacin Bienes y
documentales Bienes y suministro

Uso indebido de la Secretaria General y


8 Segn la ocurrencia Medio
Informacin Confidencial Oficina de Informtica