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UNIVERSIDAD NACIONAL DE TUMBES


FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
ESCUELA DE ADMINISTRACIN

INFORME FINAL

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LA BAJA DE


LOS BIENES MUEBLES DEL PROYECTO ESPECIAL
BINACIONAL PUYANGO - TUMBES, APLICACIN DEL SIMI

REA ADMINISTRATIVA
UNIDAD DE CONTROL PATRIMONIAL

CENTRO DE PRCTICAS
PROYECTO ESPECIAL BINACIONAL PUYANGO - TUMBES

PRESENTADO POR:
QUEVEDO CRUZ, RONALD KEVIN

DOCENTE COORDINADOR:
DR. JESS MERINO VELSQUEZ

SEMESTRE ACADMICO
2015- I
2

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LA BAJA DE


LOS BIENES MUEBLES DEL PROYECTO ESPECIAL
BINACIONAL PUYANGO - TUMBES, APLICACIN DEL SIMI

INFORME FINAL DE PRCTICA PRE-PROFESIONAL

PRESENTADO A:

ESCUELA ACADMICO PROFESIONAL DE ADMINISTRACIN

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

UNIVERSIDAD NACIONAL DE TUMBES

RONALD KEVIN QUEVEDO CRUZ


ESTUDIANTE

DR. JESS MERINO VELSQUEZ

COORDINADOR

TUMBES PER

2015 I
3

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LA BAJA DE


LOS BIENES MUEBLES DEL PROYECTO ESPECIAL
BINACIONAL PUYANGO - TUMBES, APLICACIN DEL SIMI

INFORME FINAL

PRESENTADO A LOS SEORES MIEMBROS DEL JURADO:

____________________________
DR. JAVIER A. LPEZ CSPEDES

PRESIDENTE

__________________________
MG. JUAN BLAS PREZ

SECRETARIO

__________________________
LIC. RUBEN INFANTE CARRILLO

VOCAL
4

AGRADECIMIENTO

Agradezco a Dios todo poderoso por darme las fuerzas necesarias cada da
para salir adelante, ser mejor y superarme constantemente.

A mis Padres, por la dedicacin y la sabia enseanza que da a da me otorgan

y por apoyarme incondicionalmente durante toda mi carrera profesional.

A los Docentes de la Universidad Nacional de Tumbes por sus enseanzas y

conocimientos que me transmitieron durante mi formacin acadmica y

profesional, demostrando siempre no solo ser Maestros, si no, Amigos y

Compaeros; y de manera muy especial al Profesor Coordinador Dr. Jess

Merino Velsquez, por actuar como facilitador en la elaboracin del presente

informe de prcticas pre profesional.


5

DEDICATORIA

Este trabajo elaborado con mucho esfuerzo, va dedicado a la persona ms


importante del universo, DIOS Porque l nos da la vida y nos permite seguir
superndonos.
A mis padres por brindarme su apoyo incondicional y siempre transmitirme
sus consejos que me orienten hacia un mejor futuro, y a mis hermanos y
amigos por haber formado parte importante en mi formacin profesional.

Contenido
PRESENTACIN .................................................................................................................. 7
6

INTRODUCCIN................................................................................................................... 8
CAPITULO I: ........................................................................................................................ 10
DATOS GENERALES .................................................................................................... 10
CAPITULO II ........................................................................................................................ 11
ASPECTOS GENERALES DEL CENTRO DE PRCTICAS .................................. 11
2.1. Antecedentes: ................................................................................................ 11
2.2. Visin ................................................................................................................ 11
2.3. Misin ............................................................................................................... 11
2.4. Finalidad: ......................................................................................................... 11
2.5 Naturaleza jurdica y marco organizacional ........................................... 12
2.6 Actividades que realiza el PEBPT. ............................................................ 14
2.7 Descripcin del rea administrativa donde se realiza la prctica.... 16
CAPITULO III ....................................................................................................................... 20
PLAN DE ACTIVIDADS DEL DESARROLLO DE LA PRCTICA ........................ 20
3.1 Objetivo General ................................................................................................ 20
3.2 Objetivos Especficos .................................................................................. 20
3.3 Descripcin de actividades ........................................................................ 20
CAPITULO IV ....................................................................................................................... 25
REVISIN DE INFORMES DE PRCTICAS SIMILARES ...................................... 25
CAPITULO V ........................................................................................................................ 26
DESARROLLO DE LA PRCTICA ............................................................................. 26
5.1 Descripcin analtica de las actividades a realizar ................................... 26
5.2 Problemas presentados ........................................................................................ 43
5.3 Recomendaciones a los problemas presentados ......................................... 44
CASO PRCTICO: Procedimiento administrativo para la baja de bienes ..... 45
CONCLUSIONES ................................................................................................................ 47
RECOMENDACIONES ...................................................................................................... 48
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ................................................................................. 49
ANEXOS ............................................................................................................................... 50
7

PRESENTACIN

De acuerdo a la programacin acadmica establecida en el plan de estudios


de la Escuela Acadmico Profesional de Administracin Facultad de
Ciencias Econmicas de la Universidad Nacional de Tumbes, hago llegar a
los seores miembros del jurado para su correspondiente evaluacin, el
Informe Final de Prcticas Pre Profesionales desarrolladas en la Unidad de
Control Patrimonial del Proyecto Especial Binacional Puyango Tumbes, dicho
Informe lleva por ttulo: PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LA
BAJA DE LOS BIENES MUEBLES DEL PROYECTO ESPECIAL
BINACIONAL PUYANGO - TUMBES, APLICACIN DEL SIMI.

En este informe trato de desarrollar los conocimientos adquiridos en esta casa


superior de estudios llegando al campo prctico que es donde el estudiante
pone de manifiesto las habilidades que posee iniciando as el largo camino de
su profesin.

Espero que el presente trabajo realizado sirva como documento gua para
Estudiantes interesados en conocer el manejo del software inventario
mobiliario institucional para la baja de los bienes mobiliarios.

El Autor
8

INTRODUCCIN

El presente informe describe las actividades realizadas en la Unidad de control


Patrimonial, del Proyecto Especial Binacional Puyango Tumbes. Desde la
aceptacin del bien mobiliario que se va a distribuir a las diferentes oficinas
del PEBPT, realizando el registro y etiquetado del mismo, adems de la
constante supervisin y control que se debe realizar para que el bien pueda
cumplir su ciclo de vida til proyectado. Dichas actividades tienen como
finalidad ampliar los conocimientos que contribuirn al desarrollo de
habilidades y destrezas, que sern tiles aplicarlas en la Labor Profesional.

De acuerdo a lo expresado anteriormente, el presente informe tiene como


ttulo denominado: PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LA BAJA
DE LOS BIENES MUEBLES DEL PROYECTO ESPECIAL BINACIONAL
PUYANGO - TUMBES, APLICACIN DEL SIMI esperando que este
documento tenga todos los conocimientos necesarios para que sean
difundidos por todos aquellos Profesionales que prestarn su valioso servicio
a la sociedad.

Por otro lado; el Informe de Prcticas, est estructurado en cuatro captulos:

CAPTULO I: DATOS GENERALES, contiene los datos generales del


centro de prcticas, entidad, jefe inmediato, entre otros.
CAPTULO II: ASPECTOS GENERALES DEL CENTRO DE
PRCTICAS, comprende el marco jurdico, organizacional, servicios que
brindan y las actividades que se realizan y la descripcin de la unidad
donde se ha realizado las prcticas.
CAPTULO III: PLAN DE ACTIVIDADES DEL DESARROLLO DE LAS
PRCTICAS PRE PROFESIONALES, en el cual se detalla los objetivos
a alcanzar en el desarrollo de la prctica, descripcin de las actividades
realizadas; as como del cronograma de actividades en funcin al tiempo
de duracin en el centro de prcticas.
9

CAPTULO IV: REVISIN DE INFORMES DE PRCTICAS SIMILARES,


Se detallan los informes de prcticas pre profesionales que se han tomado
como gua en la elaboracin del presente informe.
CAPTULO V: DESARROLLO DE LA PRCTICA, concluyo con la
descripcin analtica de las actividades, exponiendo las diversas
operaciones que se ejecutan en el rea de prcticas, para llegar a la
formulacin del caso prctico referente a los bienes patrimoniales. En la
ltima parte concluyo con la presentacin de los problemas que se
presentaron durante la ejecucin de las Prcticas y las recomendaciones
respectivas.

Por ltimo se detallan las conclusiones y recomendaciones, as como las


fuentes bibliogrficas a las que he recurrido para el desarrollo del presente
Informe, junto con los respectivos anexos.

EL AUTOR
10

CAPITULO I:

DATOS GENERALES

En el presente captulo se conocern los datos generales de la Entidad donde


se estn ejecutando las prcticas pre- profesionales:

1.1. CENTRO DE PRACTICAS:

Proyecto Especial Binacional Puyango- Tumbes

1.2. REA ADMINISTRATIVO DEL CENTRO DE PRCTICAS:

Unidad de Control Patrimonial

1.3. NOMBRES Y APELLIDOS DEL JEFE INMEDIATO DEL EJECUTOR


DE PRCTICA:

CPCC. Eduardo Albines Yovera

1.4. REPRESENTANTE LEGAL DEL CENTRO DE PRCTICAS

Ing. Luis Lpez Pea

1.5. DIRECCIN Y TELFONO/FAX DEL CENTRO DE PRCTICAS

CAR. PANAMERICANA NORTE NRO. 4.5 URBANA (FRENTE A


URB.ANDRES ARAUJO) TUMBES - TUMBES - TUMBES
11

CAPITULO II

ASPECTOS GENERALES DEL CENTRO DE PRCTICAS


2.1. Antecedentes:
El Proyecto Especial Binacional Puyango Tumbes fue creado en el
marco del Convenio suscrito entre el Per y Ecuador en Washington el
27 de setiembre de 1971; para el aprovechamiento de las cuencas
hidrogrficas, Binacionales de los ros Puyango Tumbes y Catamayo
Chira. Dicho convenio fue aprobado mediante Decreto Ley N 19060,
el 07 de Diciembre de 1971, quien en adelante se denominar PEBPT.
Con Decreto Supremo N 030-2008-AG; se aprueba la fusin del
Instituto Nacional de Desarrollo INADE en el Ministerio de Agricultura,
por consiguiente el Proyecto Especial Binacional Puyango Tumbes
como unidad ejecutora es un rgano desconcentrado del pliego, 013
Ministerio de Agricultura.

2.2. Visin
El Proyecto Especial Binacional Puyango Tumbes es una institucin del
sector pblico encargada de ejecutar y administrar la infraestructura
hidrulica de propsito mltiple, de promover el desarrollo sostenible
de la regin tumbes integrada a la economa nacional y de mejorar el
nivel de vida de sus pobladores, apoyando la lucha contra la extrema
pobreza en nuestra rea de influencia.
2.3. Misin
El Proyecto Especial Binacional Puyango Tumbes tiene por finalidad
principal, la implementacin y ejecucin de los acuerdos de la sub
comisin peruana, as como la formulacin de estudios y ejecucin de
obras, en reas estratgicas de la regin tumbes, constituyndonos en
el soporte tcnico del proceso de mejoramiento e incorporacin de
mayor hectreas de cultivo y contribuyendo fundamentalmente a elevar
el nivel de vida de importantes sectores de la poblacin.
2.4. Finalidad:
12

El PEBPT, tiene como finalidad la implementacin de los acuerdos de


la componente peruana, as como la formulacin de estudios y/o
ejecucin de obras orientados al desarrollo de la Irrigacin Binacional
Puyango Tumbes. Contribuye al incremento de la produccin y
productividad agrcola, mejorando las condiciones socio econmicas
de vida de los pobladores de la Regin Tumbes, a travs de las
siguientes acciones:
Aprovechamiento racional de los recursos naturales de la cuenca
del Ro Tumbes.

Industrializacin Agrcola y Pecuaria.

Regulacin de caudales y control de inundaciones.

Proteccin de las reas agrcolas mediante manejo de cuencas

2.5 Naturaleza jurdica y marco organizacional


2.5.1 Marco jurdico
El PEBPT, cuenta con autonoma tcnica, administrativa, econmica y
financiera, constituyendo la Unidad Ejecutora 014 Minag Binacional
Puyango Tumbes. El plazo de duracin del Proyecto Especial se
encuentra sujeto al tiempo que demande la ejecucin de los estudios
y obras de desarrollo contempladas en el Convenio peruano -
Ecuatoriano, as como a los recursos asignados por la Ley Anual de
Presupuesto del Sector Pblico.
Asimismo, mediante Decreto Supremo N 043-2006-PCM se aprueba
lineamientos para la elaboracin y aprobacin del Reglamento de
Organizacin y Funciones - ROF por parte de las entidades de la
Administracin Pblica; y en su artculo 36 establece el Manual de
Operaciones que deben contar los Proyectos y Programas.

2.5.2 Marco organizacional

El PEBPT, para el desarrollo de sus funciones cuenta con la siguiente


estructura Orgnica:
13

1. rganos de Direccin
* Direccin Ejecutiva
2. rgano de Control
* Oficina de Auditora Interna
3. rganos de Asesoramiento
* Oficina de Asesora Jurdica
* Oficina de Presupuesto y Planificacin
4. rganos de Apoyo
* Oficina de Administracin
5. rganos de Lnea
* Direccin de Estudios y Supervisin
* Direccin de Infraestructura
* Direccin de Desarrollo Agrcola
14

ORGANIGRAMA DEL PROYECTO ESPECIA BINACIONAL


PUYANGO- TUMBES

FUENTE: MANUAL DE ORGANIZACIONES Y FUNCIONES DEL PROYECTO ESPECIAL BINACIONAL


PUYANGO TUMBES
2.6 Actividades que realiza el PEBPT.
15

a. Formular el plan general de desarrollo integral en la parte que


corresponde al Gobierno Peruano, en armona con los planes
nacionales y regionales de desarrollo.
b. Programar, dirigir, ejecutar y supervisar las acciones para el
cumplimiento de su plan general de desarrollo, en armona con los
lineamientos de poltica y directivas que dicte la Sub-Comisin
Peruana y el MINAG.
c. Realizar los estudios y obras de ingeniera, y/o acciones de
desarrollo contenidas en el Plan General de Desarrollo Integral del
Proyecto.
d. Coordinar la ejecucin del Proyecto Especial y de las Actividades
y/o Proyectos que se deriven del Convenio Per Ecuador del 27 de
Setiembre de 1971.
e. Promover la cooperacin y participacin de las Entidades de los
sectores pblicos y no pblicos, nacionales y extranjeros,
vinculados a la ejecucin del plan general de desarrollo integral del
Proyecto Especial.
f. Formular los Planes Operativos y Presupuestales del Proyecto
Especial.
g. Promover y ejecutar actividades y proyectos de desarrollo
agropecuario, industrial y de comercializacin, que coadyuven al
desarrollo integral de las reas de influencia del Proyecto Especial.
h. Gestionar y tramitar a travs de MINAG, el apoyo tcnico y
financiero nacional e internacional, que requiera el Proyecto
Especial para la ejecucin y desarrollo de las acciones previstas en
su Plan General de Desarrollo Integral, as como para la Sub-
Comisin Peruana.
i. Realizar investigaciones y validaciones orientadas a mejorar la
produccin y productividad agropecuaria en el mbito del Proyecto
Especial.
16

j. Proponer al MINAG los lineamientos de poltica integral que


requiera la ejecucin y desarrollo del Proyecto Especial, velando por
el cumplimiento de las directivas emitidas por el MINAG.
k. Coordinar con el organismo similar ecuatoriano los aspectos
tcnicos y financieros que le sean pertinentes.
l. Prestar Asistencia Tcnica y Capacitacin a otros proyectos
Especiales del MINAG, cuando as lo requieran; y a Entidades del
Estado que ejecuten proyectos de inversin de recursos hidrulicos
y/o propsitos mltiples.
m. Participar en acciones de asesoramiento, supervisin y control,
dirigencia y otros que le encargue el MINAG, como ente rector en
obras hidrulicas.
n. Coordinar con el MINAG a travs de los rganos competentes los
aspectos tcnicos, normativos, econmicos y financieros
correspondientes.
2.7 Descripcin del rea administrativa donde se realiza la prctica
La Prctica se ha realizado en la Unidad de Control Patrimonial, la cual
depende directamente del rea de administracin.
A. Oficina de administracin: Es el rgano de apoyo encargado de
asegurar la eficiencia en la administracin del PEBPT, para el normal
desenvolvimiento de sus actividades, siendo responsable de los
Sistemas de Personal, Contabilidad General, Tesorera, Control
Patrimonial, y Abastecimientos. Est a cargo de un funcionario de nivel
jerrquico Jefe de Oficina, con nivel de Director.
Son funciones de la Oficina de Administracin las siguientes:
a) Formular y proponer a la direccin ejecutiva, los lineamientos en
materia de administracin de los recursos humanos, econmicos,
financieros y materiales del proyecto especial, de conformidad con
cada uno de los sistemas que maneja incidiendo en la aplicacin de las
normas tcnicas y de control vigentes.
17

b) Organizar, dirigir, supervisar y controlar los sistemas de personal,


contabilidad, tesorera y abastecimientos del proyecto especial.
c) Asegurar el adecuado suministro de recursos humanos, bienes,
servicios y equipos para el normal desarrollo de las actividades del
proyecto especial.
d) Ejecutar los recursos presupuestales asignados.
e) Recepcionar y controlar los fondos y valores, as como efectuar los
pagos correspondientes.
f) Realizar los inventarios fsicos y el control patrimonial en el proyecto
especial, cautelando el debido mantenimiento y conservacin de los
activos fijos.
g) Prever y controlar el mantenimiento de los bienes muebles, inmuebles,
vehculos, maquinarias y equipos del proyecto especial.
h) Cautelar la seguridad e integridad de los bienes patrimoniales del
proyecto especial.
i) Llevar y mantener actualizada la contabilidad, as como formular los
estados financieros del proyecto especial, en cumplimiento de
disposiciones legales vigentes, y en concordancia al sistema integrado
de administracin financiera siaf-sp.
j) Elaborar el plan anual de contrataciones y adquisiciones y los informes
de evaluacin del mismo.
k) Participar en los concursos pblicos que organice el proyecto especial.
l) Brindar el apoyo logstico necesario para la realizacin de los procesos
de selecci6n que se lleven a cabo.
m) Proponer los contratos individuales de trabajo, su resolucin y del
despido del personal.
n) Formular el plan actividades y evaluar s u cumplimiento.
o) Otras funciones que le encargue la direccin ejecutiva.
18

B. Unidad de control patrimonial: Esta unidad cumple las funciones de


control fsico y actualizacin de bienes de capital, elaborar los cargos
de afectacin e inventarios fsicos y controlara la ubicacin de los
bienes a travs de papeletas de desplazamiento internos o externos de
los mismos.
La Unidad de Control Patrimonial es la encargada de procesar en el
krdex los documentos fuente (orden de compra, gua de
internamiento, nota de entrada a almacn y pedido de comprobante de
salida) probatorios de la adquisicin del bien. Cabe sealar que
actualmente esta funcin es realizada por la unidad de almacn lo que
puede estar generando ineficiencia en el trmite regular del registro de
los bienes al patrimonio del PEBPT.
Los bienes patrimoniales cualquiera que sea su naturaleza, precio,
duracin, dominio, posesin, etc. Obtenidos por las entidades pblicas
a travs de las formas o procesos de seleccin establecidos por las
leyes vigentes que ingresen al almacn institucional con orden de
compra- gua de internamiento o nota de entrada a almacn y salgan
de el con pedido de comprobante de salida, con destino a los usuarios
de las dependencias solicitantes, Debern ser inscritos en forma
correlativa y cronolgica en el respectivo registro de control patrimonial.
La informacin necesaria sobre caractersticas, procedencia, destino,
ubicacin, usuario, precio, etc. Requerida para el adecuado y oportuno
llenado del formato correspondiente, ser extrada por la Unidad de
Control Patrimonial, de los respectivos documentos fuente (O/C, GI,
NEA y PECOSA) sustentatoria, que con la periocidad establecida, le
remite al almacn para su inclusin en el resumen del movimiento de
almacn y posterior procesamiento contable; as como las
instrucciones que al respecto emita la Superintendencia de Bienes
Nacionales.
Adems de lo sealado, la unidad de control patrimonial deber
verificar in situ de la entrega del bien al usuario con los documentos
19

sustentatorios, para asignar el bien mediante la elaboracin de los


respectivos cargos por asignacin de bienes en uso.
Las funciones de la Unidad de Control Patrimonial son las que se
detalla a continuacin:

Control fsico y actualizacin de bienes de capital.


Velar por el correcto uso y seguridad de los bienes muebles del
PEBPT.
Registro de los bienes muebles a travs del SIMI del PEBPT.
Etiquetado de los bienes muebles a travs del SIMI del PEBPT.
Fiscalizacin y Supervisin constante del estado en que se encuentran
los bienes muebles del PEBPT.
Elaborar los cargos de afectacin e inventarios fsicos y controlar la
ubicacin de los bienes a travs de papeletas de desplazamiento
internos o externos de los mismos
Realizar los procedimientos administrativos correspondientes a la baja,
alta, donacin, etc.; de los bienes muebles del PEBPT.
Publicar en el portal web del PEBPT los bienes mobiliarios que se han
dado de baja.
Elaborar tarjetas de control y determinar el tiempo de vida til para los
bienes muebles considerados como activo fijo.
Asignar responsabilidad a los trabajadores de los bienes muebles del
PEBPT.
20

CAPITULO III

PLAN DE ACTIVIDADS DEL DESARROLLO DE LA PRCTICA

El presente plan de actividades tiene como finalidad dar cumplimiento a las


normas bsicas que rigen el Reglamento de las Prcticas Pre Profesionales y
que est constituido en la Base Normativa Ley Universitaria N 23733, la cual
se establece dentro de la programacin acadmica.

A travs del presente capitulo describo los objetivos a alcanzar durante el


desarrollo de mis Prcticas Pre- Profesionales, asimismo las actividades
realizadas para el logro de mis objetivos, y finalmente se detalla un
cronograma de las actividades desarrolladas con el tiempo respectivo que
tomar cumplir cada actividad.

3.1 Objetivo General

Conocer el Procedimiento Administrativo para la baja de los bienes


muebles del Proyecto Especial Binacional Puyango Tumbes,
aplicacin del SIMI.

3.2 Objetivos Especficos

1. Estudiar y Analizar la estructura orgnica y el reglamento de


organizacin y funciones de la unidad de control patrimonial.
2. Entender y explicar la operatividad de la unidad de control patrimonial
del PEBPT.
3. Identificar los obstculos y/o problemas generados en el proceso
administrativo en la baja de los bienes muebles del PEBPT.
4. Entender y explicar el funcionamiento del Software Inventario Mobiliario
Institucional.
5. Aplicar el procedimiento administrativo para la baja de los bienes
muebles del PEBPT, a travs del SIMI.
3.3 Descripcin de actividades
21

Objetivo especfico N 01: Estudiar y analizar la estructura orgnica y el


Reglamento de Organizacin y Funciones de la Unidad de Control
Patrimonial.

Actividades:

Investigar y analizar la informacin del Manual de Organizaciones y


Funciones (MOF) de la Unidad de Control Patrimonial.

Objetivo especfico N 02: Entender y explicar la operatividad de la Unidad


de Control Patrimonial del PEBPT.

Actividades:

Identificar los procedimientos administrativos que se llevan a cabo en


la Unidad de Control Patrimonial.
Conocer el flujo de los documentos que intervienen en las labores
diarias de la Unidad de Control Patrimonial, as como conocer el
conducto administrativo por el que fluyen dicha documentacin.

Objetivo especfico N 03: Identificar los obstculos y/o problemas


generados en el proceso administrativo en la baja de los bienes muebles del
PEBPT.

Actividades:

Revisar y comprender las Normas que regulan el manejo de los bienes


muebles en las instituciones pblicas.
Realizacin de prcticas pre profesionales, en la Unidad de Control
Patrimonial del PEBPT.

Objetivo especfico N 04: Entender y explicar la manipulacin del Software


Inventario Mobiliario Institucional.

Actividades:
22

Conocimiento y aprendizaje del Software Inventario Mobiliario


Institucional SIMI (versin 3.0) otorgado por la Superintendencia de
Bienes Nacionales.
Registro, codificacin, etiquetado, desplazamiento, ingreso o
modificacin de los bienes patrimoniales al software de Inventario
Mobiliario Institucional SIMI (versin 3.0), teniendo en cuenta el
responsable y dependencia que los tengan a cargo respectivamente.

Objetivo especfico N 05: Aplicar el Procedimiento Administrativo para la


baja de los bienes muebles del PEBPT, a travs del SIMI.

Actividades:

Aplicacin del Software Inventario Mobiliario institucional para la baja


de los bienes muebles del Proyecto Especial Binacional Puyango
Tumbes.
Participar y realizar los Procedimientos Administrativos que realiza la
Unidad de Control Patrimonial. Acudiendo a las diversas dependencias
del PEBPT para la verificacin fsica de cada bien patrimonial a cargo.
Elaboracin de un caso prctico del registro de operaciones que
intervienen en la baja de los bienes PEBPT.
Elaboracin del Informe de Practicas.
23

3.4. Cronograma de actividades

MES ABRIL MAYO JUNIO JULIO

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
ACTIVIDADES

a. Investigar y analizar la informacin del


Manual de Organizaciones y Funciones (MOF) de
la Unidad de Control Patrimonial.
b. Identificar los procedimientos
administrativos que se llevan a cabo en la Unidad
de Control Patrimonial.
c. Conocer el flujo de los documentos que
intervienen en las labores diarias de la Unidad de
Control Patrimonial, as como conocer el
conducto administrativo por el que fluyen dicha
documentacin.
d. Revisar y comprender las Normas que
regulan el manejo de los bienes muebles en las
instituciones pblicas.
e. Realizacin de prcticas pre
profesionales, en la Unidad de Control
Patrimonial del PEBPT.
24

MES ABRIL MAYO JUNIO JULIO

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
ACTIVIDADES

f. Conocimiento y aprendizaje del Software


Inventario Mobiliario Institucional SIMI (versin
3.0) otorgado por la Superintendencia de Bienes
Nacionales.
g. Registro, codificacin, etiquetado,
desplazamiento, ingreso o modificacin de los
bienes patrimoniales del SIMI (versin 3.0),
teniendo en cuenta el responsable y
dependencia que los tengan a cargo
respectivamente
h. Aplicacin del SIMI para la baja de los
bienes muebles del PEBPT.
i. Participar y realizar los Procedimientos
Administrativos que realiza la Unidad de Control
Patrimonial. Acudiendo a las diversas
dependencias del PEBPT para la verificacin
fsica de cada bien patrimonial a cargo.
j. Elaboracin de un caso prctico del
registro de operaciones que intervienen en la
baja de los bienes PEBPT.
k. Elaboracin del Informe de Practicas.
25

CAPITULO IV

REVISIN DE INFORMES DE PRCTICAS SIMILARES

Se procedi a la revisin de informes de prcticas realizados en la institucin,


tomando como referencia para el diseo y presentacin del mismo el siguiente
informe:

INFORME N 01
Procedimiento administrativo de la toma de inventario fsico de bienes
patrimoniales del pliego del gobierno regional de tumbes 2014.

Autor: Marita Beatriz Jimnez Izquierdo


Objetivo
Conocer el procedimiento administrativo de la toma de inventario fsico de bienes
patrimoniales del pliego del GRT 2014. Lo cual conllevara a la correcta y
transparente utilizacin de los bienes muebles del estado, en base a los
principios y la normatividad vigente que rigen en el SIMI.
Resumen
El presente informe describe de manera detallada la normativa y estructura
orgnica del GRT, as como las actividades que realiza, los servicios que ofrece
y las funciones que ejerce la unidad de control patrimonial. A la vez describe de
manera detallada el proceso administrativo para la toma de inventario fsico a
travs del SIMI, software del que hace uso el GRT.
Observaciones
El informe ha sido desarrollado cumpliendo con la estructura exigida en el actual
reglamento de prcticas profesionales, sin embargo ha omitido el Captulo IV
revisin de informe de prcticas similares, referido al manejo de los bienes
patrimoniales en cuanto al aspecto administrativo.
Conclusiones:
Existe coordinacin deficiente entre el personal de las unidades de Control
Patrimonial y la Unidad de Almacn.
La Unidad de Control Patrimonial no cuenta con el personal suficiente para llevar
a cabo todas las funciones, actividades y tareas que le son propias.
26

CAPITULO V

DESARROLLO DE LA PRCTICA

5.1 Descripcin analtica de las actividades a realizar

A continuacin se detallara las actividades ms notables que se ha realizado


dentro de la unidad de Control Patrimonial:

A. Estudiar y Analizar la estructura orgnica y el Reglamento de


Organizacin y Funciones de la Unidad de Control Patrimonial.
Actividad N 01:
Investigar y analizar la informacin del Manual de Organizaciones y
Funciones (MOF) de la Unidad de Control Patrimonial: Tener en
cuenta la estructura orgnica nos da un amplio conocimiento de los
rganos de lnea, rganos de asesora, rganos de apoyo, dependencia
y autoridad, en este caso estudiamos la Unidad de control Patrimonial,
con cada una de las reas intervinientes en el proceso de asignacin de
bienes al rea u oficina que ha realizado el requerimiento del bien, hasta
la baja del mismo.
Apreciacin Crtica: La Unidad de Control Patrimonial, depende
directamente de Administracin, quien busca tener un control adecuado
de los bienes muebles del PEBPT, realizando actividades de supervisin,
verificacin y control a los responsables que se le han asignado los
bienes.
B. Comprender la operatividad de la Unidad de Control Patrimonial del
PEBPT.
Actividad N 02
Identificar los procedimientos administrativos que se llevan a cabo
en la Unidad de Control Patrimonial: La unidad de control patrimonial,
ejecuta los procedimientos administrativos que se detallan a continuacin:
Desplazamiento interno/externo y/o entrada/salida de bienes
El desplazamiento fsico interno de los bienes patrimoniales asignados a
una entidad, entre las dependencias, oficinas o unidades, deber ser
comunicado previamente y por escrito a la Unidad de Control Patrimonial,
27

la que, en base al documento que se le haga llegar, expedir de inmediato


la respectiva Papeleta de autorizacin para el desplazamiento interno
y/o salidas de bienes patrimoniales de la unidad, una copia para la Oficina
de Origen, una para la del destino y una copia para el trabajador al que
estuvo asignado el bien desplazado, por disposicin superior. (ANEXO 01
Y 02)
El desplazamiento fsico Externo de los bienes patrimoniales asignados a
una entidad, entre las dependencias, oficinas o unidades, para efectos
de su reparacin y/o mantenimiento especializado en talleres propios o
particulares tambin deber ser comunicado previamente y por escrito a
la Unidad de Control Patrimonial, la que en base al documento que se le
haga llegar, expedir de inmediato la respectiva Papeleta de Autorizacin
para el desplazamiento interno y/o salidas de Bienes Patrimoniales pre
numerada cuyo original quedara en el archivo de dicha unidad, una copia
ser entregada al portador del bien, para que la entregue en la caseta de
seguridad y vigilancia instalada en la puerta principal de la sede y una
copia para el trabajador al que estuvo asignado el bien cuya salida se ha
solicitado y autorizado.
El documento utilizado para el desplazamiento interno y externo de los
bienes muebles se detalla a continuacin:
Papeleta de autorizacin para el desplazamiento interno o externo de
bienes muebles: Este documento permite el desplazamiento interno del
bien por las diferentes dependencias con las que cuenta el PEBPT, as
como tambin constituye el documento para el
desplazamiento externo del bien. Es preciso indicar que la papeleta
consigna el lugar de origen, lugar de destino, descripcin del bien y
motivo del traslado del mismo.
Alta de bienes:
Es el procedimiento que consiste en la incorporacin fsica y contable de
bienes muebles al patrimonio de la entidad pblica, debindose realizar
dentro de los 30 das de recibidos por la entidad.
Puede producirse por las siguientes causales:
Saneamiento de bienes muebles
Permuta
28

Donacin
Reposicin
Fabricacin, elaboracin o manufactura de bienes muebles
Reproduccin de semovientes
Cualquier otra causal, previa opinin favorable de la
Superintendencia de Bienes Nacionales.

El procedimiento para la incorporacin de los bienes muebles, se iniciara


mediante el comit de altas, bajas y enajenaciones quien evaluar la
documentacin necesaria para la incorporacin de los bienes al
patrimonio, emitiendo un acta de acuerdo del comit y elevara el
proyecto de resolucin a la oficina de Administracin, quien aprobara
la incorporacin de los muebles de la institucin .La oficina de Asesora
Legal es la encargada de elaborar la Resolucin Legal para la
incorporacin de los bienes dados de alta en el registro patrimonial del
PEBPT, para ello se debe realizar una previa autorizacin y aprobacin
por la oficina de Administracin, pues es quien designa el comit de
evaluacin.

Baja de bienes:
Es el procedimiento que consiste en la extraccin fsica y contable de un
bien mueble del patrimonio de la institucin pblica. Est regulado por
la Superintendencia de Bienes Nacionales.
Puede producirse por las siguientes causales:
Estado de Excedencia
Obsolescencia tcnica
Mantenimiento o reparacin onerosa
Perdida, robo o sustraccin
Destruccin o siniestro
Permuta
Reembolso reposicin
Cualquier otra causal, que cuente con opinin favorable de la
Superintendencia de Bienes Nacionales.
29

La unidad de control patrimonial es el encargado de elaborar informe


tcnico de los bienes muebles a darse de baja, elevando dicho
expediente a la oficina de Administracin, para que esta designe
mediante resolucin al comit de altas, baja y enajenaciones, para su
evaluacin.
El comit de altas, baja y enajenaciones elevara el expediente
administrativo, el proyecto de resolucin administrativa a la oficina de
Administracin, para que emita la resolucin que apruebe la baja de
los bienes, debiendo especificar lo siguiente:
Las causales de baja
La cantidad de bienes muebles
El total del valor de los bienes muebles
La relacin valorizada de los bienes muebles.
El PEBPT, a travs de la oficina de Administracin tiene la obligacin
de remitir toda la informacin a la Superintendencia de Bienes
Nacionales sobre los bienes dados de baja.
Incineracin y/o destruccin de bienes muebles:
Es el acto mediante el cual se procede a la eliminacin de los bienes
dados de baja que se encuentre en extremo estado de deterioro, por lo
que no es posible realizar otro acto de disposicin respecto de dichos
bienes.
Este acto deber contar con la autorizacin del Director Ejecutivo,
mediante Resolucin Directoral del Proyecto Especial Binacional
Puyango Tumbes, debiendo adjuntar:
La relacin y caractersticas de los bienes a ser incinerados y/o
destruidos.
El lugar, fecha y hora de la realizacin del acto.
Culminado el acto, se deber elaborar el acta de incineracin y/o
destruccin que deja constancia de lo ocurrido. Dicha acta ser suscrita
por el Comit de Gestin Patrimonial del PEBPT, debiendo contener
el cdigo patrimonial de la Superintendencia Bienes Nacionales, el
detalle tcnico, el valor de tasacin y el estado de conservacin.
30

Se deber remitir un oficio a la Jefatura de Patrimonio Mobiliario de la


Superintendencia Bienes Nacionales, debiendo adjuntar el nombre, la
direccin, el telfono y el e-mail de la entidad pblica, consignando las
siguientes atribuciones:
Realizar facultativamente la inspeccin ocular de los bienes
muebles del PEBPT, objeto de incineracin y/o destruccin, con
el objetivo de verificar la conformidad de los mismos.
Presenciar y supervisar facultativamente el acto de incineracin
y/o destruccin de los bienes muebles del PEBPT.
Permuta de bienes:
Es el acto mediante podr intercambiar bienes muebles con otras
entidades pblicas o privadas. El objetivo que persigue la Permuta es
maximizar la realizacin de los activos dados de baja por las entidades
pblicas en la adquisicin de bienes muebles que econmica o
tecnolgicamente beneficien al Estado en el desarrollo de sus
actividades; as como tambin reducir costos de almacenamiento y
custodia de bienes muebles dados de baja por la institucin.
El comit de altas, bajas y enajenaciones, es el encargado de la
organizacin y realizacin de la permuta de los bienes muebles de la
entidad. El comit de gestin patrimonial, elaborara un informe
favorable debiendo suscribir el beneficio tecnolgico y econmico para
la entidad, para luego poder ser aprobada por la oficina de
Administracin de la institucin, dirigiendo un oficio a la jefatura de
patrimonio mobiliario de la Superintendencia de Bienes Nacionales,
informando del proceso de permuta de los bienes muebles realizados.
Deber adjuntar copia de la resolucin de la Entidad que aprueba la
permuta de sus bienes muebles
Venta directa de bienes:
Es el acto mediante el cual se efecta la venta de los bienes muebles
dados de baja cuando estos no han sido vendidos por segunda
convocatoria a subasta pblica, o cuando mediante resolucin de la
SBN o por Resolucin Suprema se les exonera de la obligacin de
vender sus bienes en subasta pblica para venderlos mediante el
procedimiento de venta directa.
31

La institucin pblica aprobar la venta directa de los bienes dados de


baja cuando cumpla con los siguientes casos:
Cuando realizada por segunda vez una subasta pblica,
determinados bienes no hubieran sido adjudicados a postor
alguno.
Cuando son exonerados del requisito de vender sus bienes en
subasta pblica para venderlos directamente, mediante
autorizacin de la SBN o por resolucin suprema de conformidad
con la normatividad vigente.
Procedimiento para la autorizacin de la venta directa:
Autorizado Por La Superintendencia De Bienes Nacionales.
La institucin pblica deber realizar el siguiente procedimiento:
Informe dirigido a la jefatura de patrimonio mobiliario, indicando
el nombre, la direccin, el telfono y el e-mail de la Entidad
pblica, solicitando la exoneracin de la obligacin de vender
sus bienes muebles en subasta pblica para venderlos
mediante venta directa.
Autorizado por la Oficina Regional de Administracin:
El Comit de Gestin Patrimonial de la entidad pblica deber
suscribir un informe recomendando proceder a la venta directa
de los bienes muebles abandonados, alcanzando dicho informe
al comit de altas, bajas y enajenaciones, conjuntamente con el
correspondiente expediente administrativo para su evaluacin
y correspondiente emisin del acta de acuerdo donde se
recomienda proceder a la venta directa de determinados
bienes muebles. Asimismo, se elabora el proyecto de
resolucin administrativa. El expediente administrativo, el acta
de acuerdo del comit de altas bajas y enajenaciones y el
proyecto de resolucin administrativa es elevada a la oficina
Administracin, para su revisin y suscripcin de la referida
resolucin.
Donacin bienes:
Los bienes dados de baja por las entidades pblicas podrn ser
donados a las instituciones pblicas o privadas o a un particular.
32

La donacin de bienes muebles de una entidad pblica a favor de


otra entidad pblica se aprobara mediante resolucin del titular de la
entidad donante.
La donacin de bienes muebles de una entidad privada o a un
particular, se aprobara por resolucin ministerial del sector que
efecta la donacin.
Procedimiento de donacin:
Oficio dirigido a la entidad solicitando la donacin de
determinados bienes muebles, adjuntando los requisitos
necesarios.
Emisin de la resolucin del titular de la entidad pblica o
resolucin ministerial cuando corresponda, aprobando la
donacin a favor de la entidad solicitante.
Suscripcin por los representantes legales de ambas
entidades, de la respectiva acta de donacin de bienes
muebles.
Apreciacin crtica: Los procedimientos antes mencionados son
los realizados en la unidad de control patrimonial, los cuales me
han permitido conocer cul es la operatividad de la unidad;
conociendo cual es el desplazamiento interno y externo de los
bienes muebles, la baja y alta de los bienes muebles, la
incineracin, permuta de bienes, venta directa de bienes, y la
donacin de los mismos. Asimismo las causales que intervienen
en dicho procedimientos.
Actividad N 03
Conocer el flujo de los documentos que intervienen en las labores
diarias de la Unidad de Control Patrimonial, as como conocer el
conducto administrativo por el que fluye dicha documentacin:
Papeletas de Autorizacin de desplazamiento interno y externo de
bienes. (ANEXOS 03 Y 04).
Cargo personal por asignacin de bienes en uso. (ANEXO N05)
Tarjeta de control de bienes muebles.(ANEXOS N 06 Y 07)
33

Apreciacin crtica: Los documentos antes mencionados, son los


formatos que se utilizan en la unidad de control patrimonial, y que
permiten la agilizacin oportuna de las actividades de desplazamiento
interno y externo de los bienes. El asistente administrativo es el
encargado del llenado de los formatos de desplazamiento de bienes,
cargo por asignacin de bienes en uso, y tarjetas de control de bienes
activo fijo.
C. Identificar los obstculos y/o problemas generados en el proceso
administrativo en la baja de los bienes muebles del PEBPT.
Actividad N 04
Revisar y comprender las normas que regulan al control patrimonial
de los bienes muebles en las instituciones pblicas.: Se realiz el
acopio y anlisis de la normatividad legal relacionada con el control
patrimonial de los bienes del PEBPT, detallando los siguientes:
La Ley N 27395, del 30 de septiembre del 2000, dispone que la
Superintendencia de Bienes Nacionales (SBN), constituye a partir
del 01 de enero del 2001, un organismo pblico descentralizado
del Ministerio de Economa y Finanzas.
El Decreto de Urgencia N 071-2001- del 19 de junio del 2001, en
su 1 articulo y el art4 del D.S. N 131-2002-EF, del 04 de julio del
2002, se establece que para la ejecucin de los actos de
administracin, adquisicin, control, y disposicin de los bienes de
propiedad fiscal, la Superintendencia de Bienes Nacionales (SBN)
cuenta con personera jurdica de derecho pblico y goza de
autonoma administrativa funcional, tcnica, econmica y
financiera y constituye un pliego presupuestario, del referido sector.
La Ley N 27493, que aprueba la Ley de Saneamiento Fsico Legal,
de los bienes inmuebles de las entidades del sector publico
El Decreto Supremo N 154-2001-EF, que aprueba El Reglamento
General de Procedimiento Administrativos de los Bienes de
Propiedad Estatal.
Decreto Supremo N 107-2003- EF, que modifica el Reglamento
General de Procedimientos Administrativos de los Bienes de
Propiedad Estatal.
34

Apreciacin crtica: Los dispositivos legales referentes al control de


los bienes patrimoniales en las Instituciones del estado peruano, han
permitido que se tenga conocimientos de las modificaciones y nuevas
directivas; como por ejemplo el valor de los valores depreciables, as
como la asignacin de nuevos bienes al catlogo otorgado por la SBN;
permitiendo que se lleve una supervisin y control adecuado de los
mismos.
D. Entender y explicar la manipulacin del Software Inventario
Mobiliario Institucional.
Actividad N 05:
Conocimiento y aprendizaje del Software Inventario Mobiliario
Institucional SIMI (versin 3.0) otorgado por la Superintendencia de
Bienes Nacionales: El SIMI, ha sido creado con el fin de llevar un control
de la propiedad mobiliaria estatal, cuenta con las funciones de bsqueda,
consulta de Catlogo Nacional de bienes muebles del estado, reportes
varios y estadsticas.
Apreciacin crtica: El software inventario mobiliario institucional nos
permite realizar mltiples funciones, las cuales permiten tener un mayor
control de los bienes muebles que posee el PEBPT, aprobando el ingreso
y codificacin del bien, asimismo asignar y distribuir al trabajador
responsable que tendr a cargo el bien solicitado; hasta que este cumpla
su vida til, o por cualquier otra causal se le tenga que retirar del SIMI.

Actividad N 07:
Registro, codificacin, etiquetado, desplazamiento, ingreso o
modificacin de los bienes patrimoniales a travs del SIMI (versin
3.0), teniendo en cuenta el responsable y dependencia que los
tengan a cargo respectivamente: Al ingresar al SIMI observamos la
ventana principal del sistema en la que podr realizar todos los accesos
a las opciones que posee este software.
35

IMAGEN N 01

En este software los datos que han sido ingresados pueden ser modificados
siempre y cuando este haya sido previamente registrado.
1. Registro del bien: se debe ubicar al usuario que realizo el requerimiento
del bien, luego ubicar el local donde labora el interesado del bien, y por
ltimo se debe agregar el rea en la cual labora.

IMAGEN N 02

2. Seleccin del tipo de bien a registrar, automticamente la SBN asigna el


cdigo del bien, y sucesivamente los datos generales que se detallan en
la figura.
36

IMAGEN N 03

3. Una vez ingresados los datos generales, se procede a llenar los detalles
tcnicos, finalizando este paso se presiona la opcin GRABAR y el bien
finalmente queda registrado en el SIMI.

IMAGEN N 04
Adems, este software permite tres series de reportes donde se obtiene la ficha
de datos de los bienes que la institucin tiene registrado.
37

Muestra
IMAGENuna serie de reportes generales de los bienes activos como:
N 05
1) POR TIPO:

IMAGEN N 06

IMAGEN N 07
2) REPORTE DETALLADO
38

3) REPORTE GENERAL

E. Aplicar
IMAGEN N 08 el Procedimiento Administrativo para la baja de los bienes
muebles del PEBPT, Aplicacin del SIMI.
Actividad N 08
Aplicacin del Software Inventario Mobiliario institucional para la
baja de los bienes muebles del PEBPT: Para la baja de bienes,
mediante el SIMI; la Unidad de control Patrimonial realiza el siguiente
procedimiento:
REGISTRO DE BAJAS
39

IMAGEN N 09
BUSQUEDA DEL TIPO DEL BIEN

IMAGEN N 10
A continuacin se proceder asignando el numero correlativo del bien que se
requiere dar de baja
40

IMAGEN N 11

Al colocar el nmero correlativo automticamente aparecern los datos del bien


a darse de baja. Adems, en esta fase se debe llenar los siguientes tems: N de
resolucin de baja, fecha, causal de baja, y el documento que extiende la SBN.
Seguidamente se proceder a seleccionar la opcin de grabar, finalizando as el
proceso de baja a travs del SIMI.

IMAGEN N 12

Actividad N 09
41

Participar y realizar los Procedimientos Administrativos que realiza la


Unidad de Control Patrimonial:
1. Una vez que los bienes patrimoniales adquiridos por el PEBPT han sido
entregados por el Almacn Central de la Institucin a las oficinas solicitantes. El
responsable de la Unidad de Control Patrimonial, proceder a clasificarlos por
sub.-cuentas del mayor de la cuenta 33- Inmueble, Maquinaria y Equipo,
procediendo a inscribirlos en el registro de control de bienes adquiridos, la
Unidad de Control Patrimonial en forma correlativa y asignndoles su cdigo
correspondiente, mediante a la informacin recabada mediante el formato
denominado Control de Activos Fijos Ingreso de Bienes (Anexo N 08).
2. Los bienes patrimoniales que se transfieren segn sea el caso, se
acompaaran de su respectiva tarjeta de control unitario y depreciacin para que
la dependencia receptora cuente con la informacin suficiente y necesaria,
quedando copia de la misma como sustento del acta de transferencia que obra
en los archivos de la Unidad de Control Patrimonial.
3. Los bienes patrimoniales que se les asigne en uso a cada trabajador para que
el desempeo de sus funciones se detallaran en forma descriptiva en el formato
denominado Cargo De Personal por Asignacin de Bienes en Uso. En este
formato, se efectuaran los cargos y anotaciones a que hubiere lugar cada vez
que el trabajador recepcione o efectu entrega de bienes.
4. Los bienes patrimoniales, tanto de activo fijo como bienes no depreciables que
se encuentren fsicamente en cada uno de los ambientes de una oficina
asignados en uso a los trabajadores que all laboran sern descritos en forma
detallada, descriptiva y valorizada en los respectivos inventarios, los mismos
que sern formulados, en original y una copia, por el responsable de Unidad de
Control Patrimonial. Dichos inventarios una vez suscritos y visados, se distribuir
el original para la oficina inventariada, la copia para la unidad de control
patrimonial. La misma que ser formulada semestralmente.
5. Toda salida de bienes del local donde funciona una dependencia del PEBPT
por motivo de transferencia, prstamo, baja, donacin, subasta, sesin en uso o
reparaciones efectuara previa formulacin del formato denominado Acta de
Entrega y Recepcin de Bienes, con autorizacin del jefe del rgano autorizado
por la oficina de abastecimientos, con conocimientos y visacin del responsable
de la unidad de Control Patrimonial.
42

6. Los bienes que se encuentran en desuso al haber sobrepasado su vida til,


su reparacin resultara onerosa y su mantenimiento antieconmico para el
Estado, cualquiera sea su naturaleza, precio o duracin, con informe del
responsable de la Unidad de Control Patrimonial sern puestos a consideracin
de la Oficina de Abastecimiento, quien pondr a disposicin del Comit de Altas,
Baja y Enajenaciones los bienes muebles del PEBPT.
7. Los bienes dados de baja que no hubiera sido transferidos, subastados,
incinerados y/o destruidos por el rgano competente y que por razones
justificadas no pudieran ingresar fsicamente al almacn continuaran bajo la
responsabilidad y custodia de la oficina de la cual estuvieron asignados, y esta
deber reportar su existencia a la Oficina de Abastecimiento y de la Unidad de
Control Patrimonial.
8. Los bienes dados de baja, mientras no se cumplan con su adjudicacin o
destruccin, dispuesta por el rgano competente, debern permanecer
fsicamente en el almacn, en calidad de depsito para lo cual se formulara la
correspondiente gua de internamiento de materiales y/o bienes.
9. Los bienes que no sean requeridos por una oficina sern puestos a disposicin
de la Oficina de Abastecimiento, mediante relacin detallada, descriptiva con sus
caractersticas del bien y su cdigo de inventario, para su redistribucin entre
las unidades orgnicas.

Actividad N 10
Elaboracin de un caso prctico del registro de operaciones que
intervienen en la baja de los bienes PEBPT: El procedimiento administrativo
a desarrollar trata sobre la baja de los bienes muebles del Proyecto Especial
Binacional Puyango- Tumbes. Que se dan en la Unidad de Control Patrimonial,
a travs de la aplicacin del SIMI.
43

5.2 Problemas presentados

No coordina la unidad de control patrimonial en forma continua con la unidad de


almacn para la entrega de las respectivas rdenes de compra, de los bienes
que ingresan al almacn, hacindose en fechas posteriores a la entrada del bien
a la institucin.

Las diferentes dependencias trasladan los bienes sin comunicar y pedir la


autorizacin respectiva (tarjeta de desplazamiento de salida dentro o fuera de
PEBPT) a la Unidad de Control Patrimonial esto trae como consecuencia que no
se pueda determinar la ubicacin exacta del bien ni la asignacin al personal a
una determinada fecha.

En el Etiquetado de los bienes trajo mucha confusin a la hora de elaborar los


Cargos de Personal, ya que muchas de estas etiquetas fueron sacadas de los
bienes y dificult la asignacin al personal.

Existen bienes ubicados sin conocimiento de la Unidad de Control Patrimonial


en reas distintas a las que fueron asignadas originalmente segn PECOSA u
rdenes de desplazamiento.

La unidad de control patrimonial no realiza una supervisin coordinada con la


unidad de Vigilancia, pues se desconoce si muchos de los bienes que salen en
calidad de prstamo a las diversas reas, retornan al lugar de origen, lo cual
origina una debilidad del control interno de los bienes patrimoniales.
44

5.3 Recomendaciones a los problemas presentados

Se debe coordinar adecuadamente con el jefe de la Unidad de Almacn, para


que alcance en forma oportuna todas las rdenes de compras adquiridas por
cada mes, que realiza el Proyecto Especial Binacional Puyango Tumbes.

El jefe de la Unidad de control Patrimonial, debe hacer de conocimiento a todas


las dependencias sobre el formato que se tendr que emitir para que el bien
pueda trasladar internamente, esto ayudara identificar rpidamente ubicacin y
bajo la responsabilidad de que funcionario est a cargo dicho bien.

Deber coordinar con las oficinas competentes para que los prximos inventarios
fsicos que se realicen en la entidad, se cuenten con el personal debidamente
capacitado para obtener un trabajo eficiente y se tomen otras medidas para que
las etiquetas no sean sacadas del bien.

Mayor coordinacin entre los jefes de las distintas dependencias que conforma
el Proyecto Especial Binacional Puyango Tumbes y la Unidad de Control
Patrimonial para evitar que se realicen traslado de bienes dentro de las reas de
una misma dependencia sin la Papeleta de desplazamiento que autorice dichos
movimientos a fin de evitar inconsistencia en la informacin que proporciona la
Unidad de Control Patrimonial.

La unidad de Control Patrimonial deber realizar mayores supervisiones para


determinar la Ubicacin y estado de los bienes patrimoniales del Proyecto
Especial Binacional Puyango Tumbes realizando una seleccin aleatoria de
bienes segn reas de trabajo y comparacin de la informacin que forma parte
de su base de datos con los resultados obtenidos durante las inspecciones
fsicas.
45

CASO PRCTICO: Procedimiento administrativo para la baja de bienes

En la Direccin de Estudios y supervisin, se detect un acumulador de energa


(equipo ups), que no estaba funcionando adecuadamente.
El Ing. Jaime Otiniano aez jefe del rea usuaria, mediante MEMORNDUM
N037/2014-MINAGRI-PEBPT-D.EST.(ANEXO N 09). Comunic a la unidad de
control patrimonial sobre el mal estado en que se encontraba dicho bien, el cual
estaba asignado a la secretaria, la Srta. Melissa Rugel Izquierdo.
La unidad de control patrimonial procedi a la verificacin in situ del equipo UPS,
determinando el mal funcionamiento del bien.
Se procedi a verificar mediante el Software Inventario Mobiliario Institucional
(SIMI), comprobndose que ya haba cumplido su vida til y que su reparacin
resultara onerosa.
Posteriormente se realiz su internamiento en los almacenes que maneja la
unidad de control patrimonial, archivndose el expediente.
En la unidad de control patrimonial, se procede con la elaboracin del informe
tcnico, clasificando los bienes que se darn de baja; y detallando las causales
del porque se dio la baja.
Con INFORME TECNICO N 001/2014-MINAGRI-OADM-UCP. (ANEXO N 10)
Se determin el procedimiento administrativo para la baja de bienes muebles del
Proyecto Especial Binacional Puyango Tumbes. El informe, contiene los datos
generales de la entidad, la base legal que rige el procedimiento ya mencionado,
los antecedentes de los bienes a darse de baja, la ficha de descripcin detallada
de los bienes muebles, el dictamen sobre los bienes determinados a dar de baja;
para este caso un equipo UPS; ya que una vez internado el bien se debe esperar
que los operadores RAAE soliciten dichos bienes y que se pueda realizar la
transferencia. Para culminar, el informe tcnico debe poseer la conclusin y
recomendacin a la que llegue el jefe de la Unidad de control patrimonial.
El informe tcnico es dirigido a la Oficina General de Administracin, para hacer
de su conocimiento, y tome las medidas oportunas.
La oficina de Administracin, informa a la Oficina de Asesora Legal los bienes a
dar de baja.
46

La Oficina de Asesora Legal, elabora la resolucin directoral para la baja de los


bienes muebles, emitiendo una copia a la oficina de contabilidad, otra a la unidad
de control patrimonial, y la original para administracin.
El procedimiento para la baja del acumulador de energa (UPS), finaliza con la
extraccin del bien, tanto de los registros contables, como del SIMI.
47

CONCLUSIONES

1. La Estructura Orgnica actual de la Unidad de control Patrimonial,


responde a las funciones y objetivos de la Institucin.

2. La unidad de control patrimonial consiste en registrar, verifica y determinar


el funcionamiento y estados de los bienes dentro y fuera de las
instalaciones del PEBPT.

3. No existe una periodicidad en la verificacin y control de los bienes


muebles dentro de la PEBPT.

4. El Software Inventario Mobiliario Institucional, si realiza las funciones de


registro, codificacin, asignacin, distribucin del bien solicitado, as como
su control y verificacin de su vida til en las unidades del PEBPT.

5. Si se lleva acabo el procedimiento administrativo para la baja de bienes


muebles del proyecto Especial Binacional Puyango Tumbes, a travs del
SIMI.
48

RECOMENDACIONES

1. Es necesario que la estructura orgnica sea flexible ante cambios de


poltica institucional.

2. El Personal de la unidad de control patrimonial, debe trabajar en manera


conjunta con todas las reas, unidades y oficinas del proyecto especial,
para poder determinar de manera adecuada el lugar y estados de los
bienes.

3. Se deber elaborar y aplicar un plan de control de los bienes en la unidad


de control patrimonial del PEBPT.

4. Mediante el SIMI se deben de generar mensualmente reportes del estado


y vida til de los bienes asignados en cada unidad orgnica del PEBPT y
facilitar la supervisin de los mismos.

5. Seguir utilizando cada uno de los procesos administrativos


adecuadamente en el SIMI en la unidad de control patrimonial del PEBPT.
49

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

(IZQUIERDO, 2014)

Bibliografa
IZQUIERDO, M. B. (2014). PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PAERA LA TOMA DE INVENTARIO
FISICO DE BIENES PATRIMONIALES DEL PLIEGO DEL GOBIERNO REGIONAL DE TUMBES.
TUMBES.

SANTOS, V. C. (2005). MANUAL PARA LA ADMINISTRACUION DE BIENES PATRIMONIALES-


IMPLEMEMNTACION INSTITUCIONAL.

Manual de Organizacin y Funciones del Proyecto Especial Binacional


Puyango Tumbes

Reglamento de Organizacin y Funciones del Proyecto Especial


Binacional Puyango Tumbes.

(SANTOS, 2005)

Bibliografa
IZQUIERDO, M. B. (2014). PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PAERA LA TOMA DE INVENTARIO
FISICO DE BIENES PATRIMONIALES DEL PLIEGO DEL GOBIERNO REGIONAL DE TUMBES.
TUMBES.

SANTOS, V. C. (2005). MANUAL PARA LA ADMINISTRACUION DE BIENES PATRIMONIALES-


IMPLEMEMNTACION INSTITUCIONAL.

Manual para la Administracin de Bienes Patrimoniales-Implementacin


institucional 2005 Victoriano Castaeda Santos.

Reglamento Institucional para la Administracin Integral de Bienes


Patrimoniales del Proyecto Especial Binacional Puyango Tumbes -Unidad
de Control Patrimonial.
50

ANEXOS
51
ANEXO N 01

DESPLAZAMIENTO INTERNO DE BIENES

UNIDAD TRABAJADOR
UNIDAD DE OFICINA A
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE CARGO
ORIGEN PATRIMONIAL DESTINO DEL
BIEN

1
1. La Oficina de Destino
del bien hace efecto COMUNICACIN
de comunicacin DE
mediante solicitud el DESPLAZAMIENTO
desplazamiento del
bien a la Unidad de
Control Patrimonial. 2

2. La Unidad de Control SOLICITUD RECEPCIONA LA


PETICIN
Patrimonial recibe la
solicitud para
elaborar los Papeles
dando la Autorizacin
de Desplazamiento,
con 03 copias; 3 4
AUTORIZACIN DE AUTORIZACIN DE AUTORIZACIN DE
adems realiza la DESPLAZAMIENTO DESPLAZAMIENTO DESPLAZAMIENTO
actualizacin de los (COPIA) (ORIGINAL) (COPIA)
cargos e Inventarios
Cargos y
Descargos. 5
AUTORIZACIN DE
DESPLAZAMIENTO
3. La Unidad de (COPIA)
Control Patrimonial
distribuye las copias;
01 a la Unidad de ACTUALIZA
Origen del bien. LOS
CARGOS
4. 01 copia a la Oficina E
de Destino. INVENTARIOS

5. 01 copia al
Trabajador a Cargo
del bien, quedndose
con la original.. CARGOS
DESCARGOS
52

ANEXO N 02

DESPLAZAMIENTO EXTERNO DE BIENES

UNIDAD TRABAJADOR
OFICINA DE PORTADOR A CASETA
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DEL CARGO DE
ORIGEN PATRIMONIAL BIEN DEL VIGILANCIA
BIEN

1
1. La Oficina de Origen
del bien enva una COMUNICA
solicitud de LA SALIDA
desplazamiento a la DEL BIEN
Unidad de Control
2
Patrimonial.
RECEPCIN DE LA
2. La Unidad de SOLICITUD SOLICITUD Y
COMUNICACIN DE
Control Patrimonial DESPLAZAMIENTO
recepciona la
solicitud,
procediendo a 3
comunicar y elaborar
la Papeleta de PAPELETA PAPELETAS PAPELETA PAPELETA
Desplazamiento. (01 COPIA) (01 ORIGINAL) (01 COPIA) (01 COPIA)

3. La Unidad de
Control Patrimonial
entrega 01 copia de
la Papeleta al 4
Portador del bien PAPELETA
para la entrada del (01 COPIA)
mismo, 01 a la
Oficina de Origen,
01 al Trabajador a
Cargo del bien.

4. El Portador del Bien


cuando regresa el RECEPCIN Y
bien a la Sede, REGISTRO
entrega la copia de
la Papeleta de
Desplazamiento a la
Caseta de Vigilancia.
53

ANEXO N 03
54

ANEXO N 04
55

ANEXO N 05
56

ANEXO N 06: AMBERSO


57

ANEXO N 07: REVERSO


58
59

ANEXO N 08
60

ANEXO N 09
61

ANEXO N 10
62
63
64
65
66

ANEXO N 11