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DESARROLLO DE UN CASO PRCTICO EN UNA

EMPRESA MANUFACTURERA

CASO PRACTICO
En el mbito actual de los sectores productivos, es cada vez ms comn el buscar mayor
competitividad respaldado en los ms bajos costos de produccin sin sacrificar la calidad de los
productos.
Una de las reas de oportunidad que ha demostrado ser excelente para optimizar procesos y
contribuir as al mejor control de costos, son las reas de logstica en todos sus entornos
(planificacin, compras/aprovisionamiento, almacenes, distribucin)
A continuacin desarrollaremos un caso real que refleja la emblemtica preocupacin de cmo
transformar los procesos para aportar valor a los objetivos de la organizacin.

La situacin de partida.

Se trata de una empresa manufacturera de galletas con 15 aos de experiencia en el mercado


local de XXX, llamadas Galletas Nacional, S.A. Los fundadores de la empresa mantuvieron el
manejo organizacional en forma familiar hasta que tuvieron que buscar capital, vender una parte
de las acciones a un consorcio slido que brindara los recursos y garantizar el cumplimiento de
nuevos contratos, los cuales eran demandados por los clientes que se haban desarrollado durante
estos aos.

El fundador de la empresa, paso a ser un miembro de la junta directiva con el 30% de


participacin y el consorcio que compro asumi el 70% restante. Para el consorcio inversor, el
negocio de manufactura vena a ser un aspecto completamente nuevo, pues sus empresas estaban
representadas todas en el sector servicios tales como compaas de seguro, petroleras, bancos
entre otras. Por esta razn y como tenedores de la parte mayoritaria, empezaron a requerir
cambios trascendentales en las funciones de la empresa, empezando por los hijos y dems
parientes que tena el fundador como parte de su staff y que deban ser separados de la fbrica.
Pidieron estructurar una nueva organizacin y ellos delimitaron las prioridades del negocio.

El siguiente paso fue crear una administracin de soporte que llevara las riendas del negocio de
acuerdo a los lineamientos de junta directiva, aspecto que representaba un gran reto para los
miembros mayoritarios, pues estaban acostumbrados a medir sus operaciones de manera
financiera y todo lo relacionado a los procesos de produccin queran enfocarlo en la misma
forma (bajos niveles de activos, bajo inventarios de materias primas, bajos inventarios de
productos terminado, recorte de gastos, etc)

Fue as como el equipo directivo decide contratar como posiciones claves iniciales las gerencias
de Finanzas y la gerencia de Logstica. Estas 2 reas tendran la arda labor de trabajar en
conjunto de forma que las actividades logsticas y operativas de la empresa, arrojaran nmeros
ganadores a los resultados de cada mes, y esto considerando los lineamientos directivos.
A continuacin episodios comunes en la organizacin que apenas se imaginaba por todo lo que
pasaran:

El jefe de planta Don Manuel Rivera, se encuentra con los recin contratados gerentes de
logstica (Ing.Mara Torres) y Finanzas(Lic. Alessandra Douglas) haciendo un recorrido por la
planta.

Gte Finanzas: qu tal Don Manuel! Cmo est usted hoy? Se recuerda de nosotras? Nos
presentaron a inicios de esta semana en la reunin de gerencia, vemos las reas de logstica y
finanzas.

Jefe de Planta: ah! S,s! Las recuerdo, cmo estn? Siiii! Las recuerdo bien, ustedes son las
personas del banco que pusieron en las gerencias, entiendo que para ayudarnos a solucionar
nuestros problemas,je,je. Solo les puedo adelantar que manejar un banco, no es lo mismo que
una fbrica, miren que se los digo.

Gte. Logstica: si comprendo Don Manuel, pero permtame aclararle que an cuando nuestras
contrataciones fueron requerimientos de los directivos del banco, nosotras no estbamos
trabajando con ellos hasta este momento. Alessandra por ejemplo ha trabajado tanto en
empresas de servicios y fbricas. Yo tengo 15 aos de experiencia en el mbito logstico y todos
en empresas de manufactura. Pienso que esto fue lo que la directiva enfoco al buscar las personas
que le pudieran ayudar, pues como usted bien indica, esto no es igual que manejar un banco, y
ellos estaran bien conscientes de eso.

Jefe de Planta: ay! Pues mire qu interesante. Todos en la empresa, incluyendo la planta
piensan que ustedes viene de trabajar en bancos.je,je! Pero bueno, y qu les trae por ac?

Gte de Finanzas: estbamos recorriendo la planta y la bodega de producto terminado y tenamos


algunas inquietudes. Cmo controlan los procesos de fabricacin? Cmo saben cunto fabricar?
Cmo se planea la produccin? Nos parece que hace falta un poco ms de ordenamiento y
actitud del personal, acabamos de encontrar un personal dormido al final de aquel pasillo y
parece que nadie se percatara de su ausencia.

Gte de Logstica: cada qu tiempo se hacen inventarios Don Manuel?

Jefe de Planta: bueno, bueno. Son varias preguntas a la vez. Primero que nada, yo tengo 7
aos de trabajar en esta planta y deben creerme que todo me lo ha dado la experiencia. Yo veo
directamente con los clientes qu quieren y cunto quieren

Interrumpe logstica: pero eso no lo hace un responsable de ventas?

Jefe de planta: se supone que debera ser ventas, pero los clientes se sienten ms seguros
hablando conmigo porque saben que yo puedo cambiar la produccin en el momento que lo
necesiten. Consiguen respuestas ms directas conmigo, je,je. Nuestros clientes no son fciles. Y
el personal, bueno all tambin hay unos problemillas, creo que ese fulano que encontraron
durmiendo seguro que el supervisor de turno, falto nuevamente hoy y estn a la deriva. Ya voy
personalmente a verlo.

Gte de Logstica: usted tambin ve los inventarios de materias primas e insumos?

Jefe de planta: claro, claro! As es! La experiencia me ha demostrado que es mejor tener de todo
y en cantidades suficientes. Nuestras galletas llevan muchos insumos surtidos y no vaya a ser que
por falta de tan solo 1 ingrediente, no podamos producir, y esto nos ha pasado. As que como soy
yo quien tiene que responder al gerente y a los clientes s algo no se entrega, la gerencia general
me dio luz verde para contar con suficientes inventario en piso.

Gte logstica: Cunto es su cobertura?

Jefe de planta: bueno, eso depende en materias primas tengo 5 meses y en producto terminado
3 meses.

Gte de logstica: tengo entendido que las materias primas e insumos son de origenen tanto local
como extranjero, pero por qu necesita en piso 5 meses?

Jefe de planta: Estimada.. usted ya se dar cuenta de nuestros clientes y nuestros mercados. Los
proveedores piden sus insumos al exterior para fabricar nuestros productos y yo me cans de
esos enredos que s el barco se atraso, que el tiempo de trnsito 45 das..no,no! Les repito, yo
he vuelto a respirar desde que la gerencia general me autorizo a tener stock suficiente con tal que
cumpliramos la produccin y sus entregas.. fcil!!

Gte de finanzas: pero tambin notamos problemas de espacio, hay limitaciones en los almacenes
para manejar estos inventarios?

Jefe de planta: si,si!! Ya estoy trabajando eso. Tengo 3 ofertas de bodegas externas que debo
presentar. No hay baratas en esta zona, pero la necesitamos. Por cierto, gracias por recordarme.
Tratar de llevrselas al jefe esta tardeji,ji! Chicas me disculpan, necesitan algo ms? Me
estn llamando de bodega que no s qu problema paso ahora con un despacho que no sale

Jefe de bodega: ey! Manuel, hasta cundo? Me pides desde el viernes pasado que programe los 2
camiones para despachar al interior hoy martes y ahora resulta que no hay producto fabricado ni
para camin. Qu vamos hacer?? Qu sucedi?

Jefe de planta: ay caray! Es cierto, mira. Es que olvide decirte que la mquina S4 que est
tirando esas galletas tuvo un problema mecnico serio en el fin de semana y hasta hoy me dicen
que debemos esperar la pieza del exterior y tomar un par de das. Lo siento mucho, ver como
le explicamos al cliente.

Jefe de bodega: explicar ms? Manuel!! Este es un pedido que lleva 2 semanas de retraso y las
entregas anteriores se cancelaron porque te faltaba no s cules de los insumos para fabricar y
nos toco decirle una mentira al cliente. Pero la verdad es que no habas pedido insumos al
proveedor. Estamos perdiendo clientes.

Jefe de planta: s, s.. ya entend. Pero creme, no hay ms nada que pueda hacer, ver como
resuelvo.

Disculpen nuevamente, pero debo atender esto.

Gte de finanzas: una ltima pregunta Don Manuel y los repuestos quin los pide?

Jefe de planta: pues yo tambin, yo pido los insumos, las materias primas, el material de
empaque, yo veo la calidad y sus reclamos, yo veo los planes de mantenimiento de la planta, la
infraestructura y seguridad de las instalaciones. Lo siento, pero debo irme. En otra ocasin
seguimos. Qu tengan buen da. Chao.

Quedan Mara y Alessandra platicando acerca de este episodio y acuerdan detallar los principales
problemas que han encontrado en la fbrica, como lluvias de ideas para organizarse. tendremos
que re-organizar todos los procesos Mara, dijo Alessandra. Hay que hacer todo un proceso de
re-ingenieras y organizar este desorden

Mara: yo conozco equipos consultores especialistas que ayudan a estos cambios


organizaciones y levantan los procesos, adems de brindar soporte a los diagnsticos
desarrollados. Los ir contactando.

De esta forma, acuerdan volverse a reunir en 7 das y ambas llevaran sus reportes, para revisarlo
en conjunto y presentarlo al nuevo Director de Operaciones. (ver Anexo 1).

Luego de presentar el reporte a la direccin de operaciones, Mara y Alessandra igualmente


presentan el planteamiento de solucin a las reas de oportunidad detectadas. A continuacin
encontrar la solusin.