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Calidad. Requisitos
ISO 9001:2000 es una norma internacional aceptada por innumerables organizaciones y
empresas que define los requisitos mnimos que debe cumplir un sistema de gestin de
calidad para ser certificado.
La anterior versin de la norma ISO 9000 de 1994 se compona de una serie de tres normas
cuyos cdigos eran ISO 9001:94, ISO 9002:94 y ISO 9003:94, destinadas a empresas
industriales que, respectivamente, contemplasen la totalidad de operaciones, incluidas las
de diseo, que solamente tuviesen en cuenta la fabricacin, o que basasen su sistema de
calidad nicamente en el anlisis y los ensayos finales de sus productos:
Actualmente, todas ellas han sido sustituidas por una sola, la ISO 9001:2000 que seala los
requisitos de un sistema de gestin de la calidad certificable y que se complementa con la
ISO 9000:2000 que se refiere a los fundamentos y el vocabulario y con la ISO 9004:2000
que se ocupa de las directrices para la mejora del desempeo.
Figura 2: Relacin entre las versiones 1994 y 2000
Por lo tanto, si una organizacin desea certificar su sistema de gestin de calidad, dicho
sistema deber estar redactado de acuerdo con lo que se seala la norma ISO 9001:2000,
enfatizando que se debe documentar bajo una justificacin slida la exclusin de cualquier
requerimiento de la normativa que no aplique a la empresa (las cuales pueden ser
actividades de diseo, instalacin, servicio posventa, producto proporcionado por el cliente,
etc.).
En la versin 2000, se hace hincapi en que no se pretende que las organizaciones estn
obligadas a cambiar la estructura de su sistema de gestin de calidad o su documentacin
para as alinearse con la estructura de la norma ISO 9001:2000. La documentacin del
sistema de gestin de calidad de la organizacin debe ser adecuada de la manera que sea
apropiada a sus actividades, mientras an cubra los requisitos de ste estndar
internacional.
La fecha de aprobacin de las tres normas que componen la serie ISO 9000:2000 es la de
Diciembre del ao 2000, limitando la validez de los certificados de las anteriores normas
ISO 9000:94 al 15 de Diciembre del ao 2003 y sealando la imposibilidad de certificarse
por dichas normas anteriores a partir de Diciembre del ao 2002.
Segn su definicin, la norma ISO 9001:2000 especifica los requisitos para los sistemas de
gestin de la calidad aplicables a toda organizacin que necesite demostrar su capacidad
para proporcionar productos que cumplan los requisitos de sus clientes y los reglamentarios
que le sean de aplicacin, y su objetivo es aumentar la satisfaccin del cliente.
La norma ISO 9001:2000 define producto como resultado de un proceso, por lo que
lgicamente sera aplicable, tanto a organizaciones que se identifiquen con empresas
industriales, como a las que presten solamente servicios, tanto si se trata de entidades
lucrativas como no lucrativas.
Las principales mejoras de la nueva versin del 2000 frente a la versin de 1994 son, entre
otras, las siguientes:
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En base a esta norma y la informacin que contiene, las empresas crean objetivos para la
mejora de sus procesos operativos con la finalidad de controlar los aspectos ms
importantes de sus actividades de produccin o prestacin de servicios. Con la
certificacin, las empresas pueden mejorar notablemente su gestin de calidad y
complementar esta aplicacin con otros procedimientos relacionados a la estructura,
capacitaciones y auditoras a nivel interno y externo.
El objetivo bsico de la ISO 9001 es, por tanto, obtener un consenso en cuanto a las
soluciones que puedan cumplir con las exigencias de la sociedad y del comercio, tanto para
usuarios como para clientes.
Los principales beneficios derivados de la certificacin ISO 9001 para las empresas de
todos los sectores, se pueden resumir en los siguientes puntos:
Sistematizacin de operaciones.
Aumento de la competitividad.
Generacin de un nivel mayor de confianza a nivel interno y externo.
Mejora de las estructuras de una forma sostenible.
Reduccin de costes productivos.
Adecuacin correcta a la legislacin y normativa relacionada a productos y servicios.
Mejora del enfoque de la empresa de cara al cliente final y stakeholders en general
Aumento en el inters por parte de accionistas, partners e inversores.
Por las exigencias propias de la norma, las organizaciones observan que el sector
administrativo es el mayor involucrado en el sistema. Su obligacin es la de ser partcipe
del diseo de la poltica y objetivos de calidad. Su labor ser la de revisar los datos
provenientes del sistema de gestin de calidad, estableciendo as metas que deriven en un
progreso continuo, de la mano de los macro objetivos planteados.
Los beneficios que las empresas obtienen al decidir implementar la norma ISO 9001,
muchas veces, son derivados de los objetivos de calidad establecidos. Para lograr que estos
beneficios sean tangibles, es recomendable el planteamiento de metas intermedias; por
ejemplo, si el principal objetivo es incrementar la satisfaccin del cliente, se plantearn
metas parciales como bien podran ser la reduccin de las reclamaciones o los plazos de
entrega. Si por ejemplo, se conoce que el nmero promedio de reclamos recibidos al ao es
de 50, se puede establecer como objetivo, que esta cifra se reduzca a la mitad, dando
formacin, mejorando maquinarias y equipos, adquiriendo herramientas ms eficientes, etc.
Esto depender del tipo de negocio del que se trate.
Otro ejemplo de objetivo tpico es mejorar los procesos dentro del sistema de gestin para
incrementar los beneficios de la empresa. Algunas de las metas parciales en este caso,
seran la reduccin de materiales desechados, vlido en sistemas industriales o la mejora del
ambiente de trabajo, donde la capacitacin de los lderes intermedios y mandos altos, sera
bsico.
Una vez implementada la norma ISO 9001, es importante plantear mejoras enfocadas a
mantener el sistema actualizado siempre. Una de las tareas en este sentido, se desprende de
la direccin ya que se trata de hacer un anlisis de coste y beneficio previos. No hacer este
anlisis inicial se puede comparar con hacer una compra de algo que no sabemos para qu
se usa, su precio o sus necesidades de mantenimiento. Es como comprar algo a ciegas, en
pocas palabras.
Es por eso tan importante conocer el estado actual de la empresa, para saber cunto
beneficio tendr para la misma la adopcin del sistema que propone la ISO 9001. Para ello,
es importante especificar y llegar muy al fondo de la cuestin en cuando a la planificacin
del proyecto de implantacin de norma, el soporte y el mantenimiento del nuevo sistema de
gestin. Normalmente, los beneficios son bastante importantes y se reflejan con claridad en
los KPIs o indicadores clave de la empresa. Tambin se pueden establecer indicadores de
mejora en relacin al tiempo de recuperacin de la inversin para el proyecto o el tiempo
que tomar ver beneficios notables generados gracias al cambio. Un sistema de calidad
como ISO 9001, no hace alusin a un sistema esttico, es por eso tan necesaria la mejora
continua y tener internamente personas que la aseguren para evitar as, que el sistema se
vuelva poco a poco menos eficaz.
Se aprecia una mejora en la redaccin para aportar un enfoque mucho ms genrico y que
se adapta mejor a entidades dentro del sector de los servicios. En esta actualizacin se ve
un mayor foco en la planificacin y en el liderazgo, tan presente en estos das en el
entorno empresarial. Esto se aprecia tambin en cambios como el realizado con el trmino
realizacin de productos que ahora denominan operaciones.
Por otro lado, la nueva redaccin hace nfasis especial en los procesos. La versin 2015,
cuenta con clusulas especficas que definen requisitos necesarios para que una empresa
pueda adoptar el enfoque basado en los procesos.
Siguiendo con la terminologa. Se aprecian algunos cambios en este sentido como por
ejemplo, la sustitucin de trminos documento y registros por el genrico
informacin documentada. Asimismo, el antes denominado cliente pasa a ser la
parte interesada haciendo referencia al nuevo enfoque de excelencia como modelo
potente en muchas empresas actuales.
Otra de las novedades es el aumento de acciones preventivas pero a ms alto nivel. El
apartado donde se hablaba de esto en la antigua versin del 2008, desaparece en la
nueva. En cambio se habla de prevencin a mayor escala, siendo as mucho ms
coherentes con algunas ideas relacionadas a la gestin del riesgo. En este sentido, este
ltimo concepto es tratado en profundidad en el texto de la norma.
Tambin se aprecia en la nueva normativa, un detalle mayor en cuanto a la gestin del
cambio, en el apartado sobre Planificacin y Control de Cambios.
Para muchos, el principal beneficio de implementar la norma ISO 9001 es tener clientes
ms satisfechos. El grado de satisfaccin de los clientes aumenta indudablemente, ya que
sin duda se plantean objetivos en base a las necesidades de estos. La empresa busca obtener
la opinin de los clientes y analiza este input para comprender mejor qu debe mejorar y
empezar a pensar cmo. Al centrar los esfuerzos en el beneficio del cliente, la organizacin
dedica menos tiempo y esfuerzo a objetivos individuales de departamentos y puede centrar
energa en el trabajo conjunto, teniendo como norte, el cumplimiento de las necesidades de
los clientes en todo momento y recordando la importancia del mantenimiento de los
estndares de calidad para seguir siendo eficientes y efectivos en cada paso de la evolucin
del negocio.
Otro aspecto que en las empresas est teniendo mucho importancia es la gestin
medioambiental y la norma ISO 14001 y cada vez hay ms empresas que se ven obligadas a
formar a sus empleados en este aspecto con algn Curso de gestin medioambiental para
que conozcan a fondo esta norma y sus beneficios.