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TRABAJO FINAL

ANLISIS Y DISEO DE SISTEMAS DE INFORMACIN I G2

DEIBYS FRANK MEDINA RIOS


deibys.medina@correounivalle.edu.co

UNIVERSIDAD DEL QUINDO


FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,
BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA
ARMENIA
2012
TRABAJO FINAL
ANLISIS Y DISEO DE SISTEMAS DE INFORMACIN I G2

DEIBYS FRANK MEDINA RIOS


deibys.medina@correounivalle.edu.co

Trabajo presentado a la profesora:


Anglica Mara Ramrez Agudelo
amramirez@uniquindio.edu.co

UNIVERSIDAD DEL QUINDO


FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,
BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA
ARMENIA
2012
CONTENIDO

1. INTRODUCCIN

2. TALLER
2.1. ENUNCIADO DE LAS ACTIVIDADES
2.2. DESARROLLO ACTIVIDADES

3. CONCLUSIONES

4. BIBLIOGRAFA
1. INTRODUCCIN

Para realizar los anlisis de sistemas de informacin se han desarrollado diferentes


tcnicas que buscan profundizar de una manera metodolgica cualquier aspecto
relacionado con el sistema a evaluar.

Una de las metodologas ms utilizadas es el anlisis estructurado, dentro del cual se


trabajan las herramientas grficas llamadas Diagramas de Flujos de Datos (DFD), los
cuales se emplean para describir y analizar el movimiento de los datos a travs de un
sistema, ya sea este manual o automatizado, incluyendo procesos, lugares para
almacenar datos y retrasos en el sistema. Los DFD son anlisis estructurados y
herramientas de diseo que permiten que el analista comprenda visualmente el sistema
y subsistemas como un juego de flujos de datos interrelacionados.

Sin embargo se debe tener presente que no slo es suficiente con tener claras las
estructuras ni los modelos de datos de un sistema de informacin, sino que tambin se
debe pensar en cmo pensar, preparar y realizar una Propuestas de Sistemas que
cumpla con los objetivos propuestos para la institucin de una manera detallada, bien
redactada y ejecutiva.

En el siguiente informe se presentarn los DFD correspondientes al prstamo y


devolucin de libros de una biblioteca, se har una sntesis de los conceptos bsicos
para realizar una propuesta de sistemas y finalmente se realizar una propuesta para
un estudio de caso en particular. De esta manera se busca aplicar de manera prctica
lo visto en las unidades temticas 4 y 5 del curso, que agrupan todo lo visto el el curso.
2. TALLER

2.1. ENUNCIADO PRIMERA PARTE

Realizar el Diagrama de Flujo de Datos (DFD) que describa el siguiente sistema de


Peticin y Devolucin de Libros (Se deben incluir decisiones , flujos de datos,
almacenes de datos, procesos y responsables).

Se trata de gestionar los prstamos de libros de una biblioteca en la que se va a


estudiar exclusivamente el funcionamiento de las peticiones y devoluciones de libros.

Peticin de libros. Un usuario puede realizar una peticin de uno o ms libros a la


biblioteca. Para ello, es necesario presentar el carnet de usuario de la biblioteca y una
ficha en la que se detallan los libros pedidos. Puede haber varios tipos de prstamo
(prstamo de sala, colaborador, proyecto fin carrera, doctorado) en funcin de los
cuales el usuario puede disponer de los ejemplares durante un perodo de tiempo
especfico, como se indica en la siguiente tabla:

SALA El da de la peticin.
COLABORADOR Una semana
PROYECTO FIN Quince das.
CARRERA
DOCTORADO Un mes.

Devoluciones de libros. Un usuario no puede realizar ms peticiones hasta que no


haya efectuado todas las devoluciones de la peticin anterior. El usuario, para hacer la
peticin, necesita el carnet, que no se le entrega hasta que no haya devuelto todos los
libros. S puede hacer una devolucin parcial de los libros. Cuando un usuario realice
una devolucin, el sistema actualizar el stock de libros y comprobar la fecha de
devolucin de cada ejemplar para estudiar, en el caso de que la devolucin se haga
fuera de tiempo, la imposicin de una sancin que tiene un coste de X unidades
monetarias por cada ejemplar y das de retraso en la devolucin. En este caso, la
sancin se emite cuando el usuario entrega el ltimo ejemplar.
2.2. ENUNCIADO SEGUNDA PARTE

-Con base en los documentos sobre preparacin y presentacin de la propuesta de


sistemas proporcionados por el docente, responda el siguiente cuestionario
1. Cules son los tres pasos que debe seguir el analista de sistemas para integrar una
propuesta de sistemas efectiva?
2. Liste las secciones principales de la propuesta de sistemas.
3. Cules secciones de la propuesta de sistemas debe incluir la solucin que piensa el
analista que es la ms funcional?
4. Qu relaciones muestra una grfica de lnea?
5. Qu relaciones muestra una grfica de columna?
6. Liste los cinco lineamientos para el uso efectivo de figuras en la propuesta de
sistemas.
7. Importancia de los ttulos y subttulos en la propuesta de sistemas escrita
8. liste Las reglas para la presentacin de la propuesta de sistemas
9. Cules son los lineamientos que ayudan al expositor a vencer la ansiedad.
-Concluya sobre lo aprendido en estas lecturas
2.3. ENUNCIADO TERCERA PARTE

Realice una Propuesta de Sistemas para el siguiente caso:

ESTUDIO DE CASO
En el Centro Universitario ABCD de reciente creacin, la informacin suministrada por
la Biblioteca es procesada actualmente de forma manual. Esto hace que el servicio sea
demorado y se haga imposible la generacin de informes y estudios estadsticos de
dicha informacin. Por este motivo, se quiere desarrollar un sistema que permita
realizar de forma automatizada la recogida de la informacin producida por la Biblioteca
como resultado de los prstamos al da y en circulacin, devoluciones, sanciones,
control y listado de morosos; se requiere que este sistema genere informes que
permitan visualizar resultados estadsticos de todo el sistema en listados, grficos y
anlisis variados (Identificar los reportes necesarios ) y, por ltimo; la generacin de la
lista (catlogo) de libros y documentos disponibles en la Biblioteca.

Adems de los informes anteriores, la administracin podr solicitar informes de un


perodo de tiempo determinado (Identificar Cules) necesarios para la toma de
decisiones.
A partir de la descripcin textual anterior, realizar una propuesta de sistemas para
"Control de Servicios Bibliotecarios" donde se describa el problema actual y la solucin
propuesta.
3. DESARROLLO ACTIVIDADES

3.1. DESARROLLO PRIMERA PARTE


Ver DFD's ms claros en https://prezi.com/gpuuklfxijzs/diagrama-de-flujo-prestamo-y-devolucion/
3.2. DESARROLLO SEGUNDA PARTE
-Con base en los documentos sobre preparacin y presentacin de la propuesta de
sistemas proporcionados por el docente, responda el siguiente cuestionario
1. Cules son los tres pasos que debe seguir el analista de sistemas para
integrar una propuesta de sistemas efectiva?

Estos mtodos comprenden la organizacin eficaz del contenido, un estilo


profesional de redaccin, y la presentacin oral de la propuesta de una
manera informativa.

2. Liste las secciones principales de la propuesta de sistemas.

Existen diez secciones principales que integran el documento de la


propuesta del sistema. Cada seccin cuenta con una funcin especial; y
eventualmente, la propuesta debe apegarse al orden siguiente:

1. Carta de presentacin.
2. Pgina del ttulo del proyecto.
3. Contenido.
4. Resumen ejecutivo (incluyendo recomendaciones).
5. Descripcin del estudio de sistemas con la documentacin apropiada.
6. Resultados detallados del estudio de sistemas.
7. Alternativas del sistema (3 o 4 soluciones posibles, si correspondieran).
8. Recomendaciones del ingeniero de sistemas.
9. Resumen.
10. Apndices

3. Cules secciones de la propuesta de sistemas debe incluir la solucin que


piensa el analista que es la ms funcional?

Resumen ejecutivo
Alternativas del sistema (3 o 4 soluciones posibles, si correspondieran).
Recomendaciones del ingeniero de sistemas.
Resumen

4. Qu relaciones muestra una grfica de lnea?

Las grficas de lneas se utilizan bsicamente para mostrar cambios en el


tiempo. En una grfica se pueden ilustrar cambios desde una hasta cinco
variables.

Las grficas de lneas tambin son tiles cuando se desea presentar a los
tomadores de decisiones los resultados de un anlisis de retorno de la
inversin o el anlisis de punto de equilibrio. La representacin grfica del
periodo de retorno de la inversin permite ilustrar la factibilidad econmica
del sistema propuesto, asimismo sera una grfica de resultados de punto de
equilibrio.

5. Qu relaciones muestra una grfica de columna?

Las grficas de columnas permiten la comparacin entre dos o ms variables


en el tiempo, pero con frecuencia se utilizan para comparar diferentes
variables en un tiempo especfico.

6. Liste los cinco lineamientos para el uso efectivo de figuras en la propuesta


de sistemas.

Las figuras (tablas y grficas) pueden lograr una comunicacin que no es


posible alcanzar mediante el uso exclusivo de palabras. Cuando prepare la
propuesta de sistemas, recuerde que puede aprovechar aquellas grficas y
tablas que haya utilizado para el planeamiento.

Los siguientes lineamientos para el uso de figuras, le permitirn mejorar la


calidad de la
propuesta de sistemas.

1. Cada vez que sea posible, integre la figura en el cuerpo de la propuesta.


La figura
puede colocarse en la pgina siguiente a su primera referencia. Si su
intencin es relegar la figura a un apndice, no sera entonces relevante su
inclusin.
2. Presente siempre las figuras en el texto, despus de que se mencionen.
3. Interprete siempre las figuras por medio de palabras y nunca las deje sin
explicacin.
4. Titule todas las figuras, rotule cada eje y proporcione las leyendas que
sean necesarias.
5. Utilice ms de una figura si fuera necesario, de tal forma que no se saturen
visualmente.

7. Importancia de los ttulos y subttulos en la propuesta de sistemas escrita

El uso de ttulos y subttulos se vuelve decisivo, en especial si la propuesta


es larga. Los ttulos permiten que el lector siga la lgica de la redaccin y no
pierda el inters. Cuando se toman en conjunto, los ttulos y los subttulos
deben proporcionar un bosquejo til e instructivo del documento.
8. liste Las reglas para la presentacin de la propuesta de sistemas

Las reglas para la presentacin son:


1. Mantenga un nivel de voz suficientemente fuerte para que toda la
audiencia lo pueda escuchar.
2. Mire a cada una de las personas de la audiencia conforme hable.
3. Elabore ayudas visuales, lo bastante grandes para que toda la audiencia
las pueda ver.
4. Use gestos que sean naturales a su estilo de conversacin.
5. Inicie y concluya su charla de manera segura.

9. Cules son los lineamientos que ayudan al expositor a vencer la ansiedad.

Existen cuatro lineamientos que ayudan al ponente a vencer la ansiedad.


Ellos son: 1) sea usted mismo; 2) preprese; 3) hable de manera natural (no
memorice ni lea), y 4) respire con suficiente profundidad durante su
exposicin.

10. Concluya sobre lo aprendido en estas lecturas

Abordar el diseo de una propuesta para analizar un sistema de informacin


es una tarea que despierta inters desde el mismo punto en que uno redacta
la carta de presentacin. No se trata slo de construir un buen diseo sino
que se trata tambin de venderlo, por ello las lecturas vistas en esta unidad
son muy valiosas porque aterrizan al diseador de sistemas de informacin
a estructurar tambin su propuesta y a ponerse desde el principio la
camiseta como vendedor estrella de su propio estudio.
3.3. DESARROLLO TERCERA PARTE
Realice una Propuesta de Sistemas para el siguiente caso:

ESTUDIO DE CASO
En el Centro Universitario ABCD de reciente creacin, la informacin suministrada por
la Biblioteca es procesada actualmente de forma manual. Esto hace que el servicio sea
demorado y se haga imposible la generacin de informes y estudios estadsticos de
dicha informacin. Por este motivo, se quiere desarrollar un sistema que permita
realizar de forma automatizada la recogida de la informacin producida por la Biblioteca
como resultado de los prstamos al da y en circulacin, devoluciones, sanciones,
control y listado de morosos; se requiere que este sistema genere informes que
permitan visualizar resultados estadsticos de todo el sistema en listados, grficos y
anlisis variados (Identificar los reportes necesarios ) y, por ltimo; la generacin de la
lista (catlogo) de libros y documentos disponibles en la Biblioteca.

Adems de los informes anteriores, la administracin podr solicitar informes de un


perodo de tiempo determinado (Identificar Cules) necesarios para la toma de
decisiones.

A partir de la descripcin textual anterior, realizar una propuesta de sistemas para


"Control de Servicios Bibliotecarios" donde se describa el problema actual y la solucin
propuesta.
PROPUESTA DE SISTEMAS

1. Carta de presentacin.

Santiago de Cali, octubre 6 de 2012

Seores
CENTRO UNIVERSITARIO ABCD
Ciudad

Ref: Control de Servicios Bibliotecarios

Apreciados Seores:

Por medio de la presente me permito anexar la Propuesta de Servicios contemplados


para el mantenimiento y mejoras del Sistema de la Biblioteca, teniendo en cuenta
principalmente las siguientes actividades:

Automatizacin para los servicios de circulacin de la biblioteca, implementando


los siguientes mdulos:
o Cuentas de usuario, con sus respectivos campos de material prestado,
reservado, sanciones, categora, etc.
o Registros para el material bibliogrfico
o Mdulo de circulacin de material bibliogrfico (prstamo y devoluciones)
o Mdulo de listados, reportes y estadsticas
o Mdulo para el catlogo de la biblioteca
o Mdulo para la administracin del sistema
Soporte tcnico mdulos biblioteca implementados.

La propuesta est prevista desarrollarse por un perodo 4 meses a partir de la fecha de


inicio del contrato.

Para este proyecto del sistema de Biblioteca, quisiera hacer la presentacin de la


propuesta formalmente el da 8 de octubre a las 10:00 horas, por supuesto si no hay
inconveniente alguno.

Quedo a la espera de su amable confirmacin.

Cordialmente,

Deibys Frank Medina Rios


Asesor en Sistemas de Informacin especializados en bibliotecas
2. Pgina del ttulo del proyecto.

Ttulo:
Implementacin de un sistema de informacin para bibliotecas que permite el control de los
servicios bibliotecarios del CENTRO UNIVERSITARIO ABCD

Analista de informacin: DEIBYS FRANK MEDINA RIOS


INTEGRANTES DEL
EQUIPO DE TRABAJO Asesor en Sistemas de Informacin especializados en
bibliotecas

Telfonos: 3212956 Fax: 3212977


Ciudad: Cali Departamento: Valle del Cauca
Lugar de Ejecucin del Proyecto
CENTRO UNIVERSITARIO ABCD
Departamento: Quindo
Armenia - Colombia
Duracin del Proyecto (en meses): 1
Tipo de Proyecto:
Investigacin Desarrollo Tecnolgico
Investigacin Bsica:
Aplicada: X o Experimental:
Fecha de la propuesta: 6 de octubre de 2012

Descriptores / Palabras claves: Sistemas de informacin para bibliotecas, Automatizacin


de procesos
3. Contenido.

1. Resumen ejecutivo
2. Descripcin del estado en que se encuentra el Centro Universitario ABCD
3. Resultados detallados del estudio de sistemas
1. Manejo de cuentas de usuarios
2. Registro de material bibliogrfico
3. Mdulo de circulacin (para prstamo y devolucin del material)
4. Mdulo de reportes y estadsticas (para ayudar a la toma de decisiones)
5. Catlogo pblico (que puede tambin tener la propiedad de estar colgado en
la Web)
6. Administracin del sistema (para tener el control frente a todo el sistema)
4. Alternativas del sistema
1. Contratar los servicios de Deibys Medina Ltda. para el desarrollo del sistema
de informacin
2. Incluir un equipo desarrollador de software dentro de la nmina del Centro
Universitario ABCD
3. Suscribirse a un sistema de gestin de bibliotecas
4. Mantener el sistema actual
5. Recomendaciones del ingeniero de sistemas
6. Resumen
4. Resumen ejecutivo

Actualmente la biblioteca del Centro Universitario ABCD procesa sus datos de forma
manual, lo cual hace que el servicio sea demorado y se haga imposible la generacin de
informes y estudios estadsticos de dicha informacin.

Por este motivo, se realiz un estudio que permite ver las necesidades que tiene la unidad
de informacin, las cuales se resumen en la implementacin de un sistema de informacin
que pueda llevar a cabo los siguientes procesos mnimos especficados:

Manejo de cuentas de usuarios


Registro de material bibliogrfico
Mdulo de circulacin (para prstamo y devolucin del material)
Mdulo de reportes y estadsticas (para ayudar a la toma de decisiones)
Catlogo pblico (que puede tambin tener la propiedad de estar colgado en la
Web)
Administracin del sistema (para tener el control frente a todo el sistema)

Las propuestas que puden dar solucin a este caso de estudio son las siguientes:

1. Contratar los servicios de Deibys Medina Ltda. Para el desarrollo del sistema de
informacin
Costo: Entre $10'000.000 y $30'000.000
Tiempo de ejecucin: 1 mes

2. Incluir un equipo desarrollador de software dentro de la nmina del Centro


Universitario ABCD
Costo: $0 (para la biblioteca)
Tiempo de ejecucin: Indefinido

3. Suscribirse a un sistema de gestin de bibliotecas


Costo: Entre $10'000.000 y $50'000.000 COP
Tiempo de ejecucin: 1 mes

4. Mantener el sistema actual


Costo: No aplica.
Tiempo de ejecucin: No aplica.

De las cuatro popuestas anteriores se recomiendan las dos primeras, de acuerdo a las
siguientes precondiciones: Si la biblioteca cuenta con recursos econmicos propios, se
sugiere la primera. En caso contrario, se debe optar por la segunda.

Es importante destacar que automatizar los procedimientos que se


hacen de forma manual es de suma importancia para cualquier
institucin, especialmente para aquellas que deben brindar servicio
al pblico, para que as se optimicen los procesos y se pueda ofrecer
siempre un mejor servicio apoyado con las Nuevas Tecnologas de la
Informacin y la Comunicacin.
Los siguientes puntos explicarn en detalle las necesidades del sistema, los
requerimientos tcnicos y las propuestas en detalle, con sus caractersticas, costos,
beneficios y desventajas.

5. Descripcin del estado en que se encuentra el Centro Universitario ABCD.

El da 23 de septiembre del ao en curso, la Dra. Anglica Mara Ramrez Agudelo,


directora de la biblioteca del Centro Universitario ABCD se comunic conmigo para
anunciarme la decisin de automatizar los procesos que actualmente se hacen de forma
manual en la biblioteca. Inmediatamente recibido el correo se procedi a entrevistar a los
funcionarios que trabajaban en circulacin (Carlos Vives, Andrs Cepeda, Mercedes Sosa
y Silvio Rodrguez) y tambin a la directora, quien tiene una visin general sobre el
funcionamiento de la unidad de informacin. De esta manera y sumado a las
observaciones que se hicieron, se obtuvo el siguiente panorama:

En el Centro Universitario ABCD de reciente creacin, la informacin


suministrada por la Biblioteca es procesada actualmente de forma manual.
Esto hace que el servicio sea demorado y se haga imposible la generacin
de informes y estudios estadsticos de dicha informacin. Por este motivo,
se quiere desarrollar un sistema que permita realizar de forma
automatizada la recogida de la informacin producida por la Biblioteca
como resultado de los prstamos al da y en circulacin, devoluciones,
sanciones, control y listado de morosos; se requiere que este sistema
genere informes que permitan visualizar resultados estadsticos de todo el
sistema en listados, grficos y anlisis variados (Identificar los reportes
necesarios ) y, por ltimo; la generacin de la lista (catlogo) de libros y
documentos disponibles en la Biblioteca.

Adems de los informes anteriores, la administracin podr solicitar


informes de un perodo de tiempo determinado (Identificar Cules)
necesarios para la toma de decisiones.

Para llevar a fin trmino este proyecto se trabajar utilizando


software libre o de libre acceso, con el fin de economizar dinero en
licenciamientos que no son necesarios. Tambin se recomienda al
momento de hacer las pruebas de software capacitar a los
funcionarios en ofimtica y conceptos bsicos de Internet que les
facilitarn los cambios ajustados por el sistema de informacin a los
procesos de circulacin y administracin de la biblioteca.

Fuentes de informacin:
Dra. Anglica Mara Ramrez Agudelo Directora biblioteca
Sr. Carlos Vives - Bibliotecario
Sr. Andrs Cepeda - Bibliotecario
Srta. Mercedes Sosa - Bibliotecaria
Sr. Silvio Rodrguez - Bibliotecario
6. Resultados detallados del estudio de sistemas.

Los puntos que el sistema de informacin entrar a considerar son los siguientes:

CUENTAS DE USUARIOS
Problemas que presenta: Al realizarse de forma manual los procesos de registro toman
mucho tiempo, y es dispendioso realizar informes. Adems cada semestre ingresan
nuevos estudiantes, que hacen que se congestione el procedimiento ms y ms.

Qu se espera mejorar:Que a travs de registros sistematizados se puedan realizar estos


procedimientos de manera ms eficiente.

REGISTROS DE MATERIAL BIBLIOGRFICO


Problemas que presenta: Cada libro tiene una ficha bibliogrfica donde est consignada
(de forma manual) toda la informacin de los libros. Esta informacin slo est disponible
en esa ficha en formato fsico y slo puede ser consultada dentro de la biblioteca.

Qu se espera mejorar:Que a travs de registros sistematizados se puedan realizar estos


procedimientos de manera ms eficiente y adems que puedan ser visibles desde
cualquier parte del mundo utilizando Internet.

MDULO DE CIRCULACIN
Problemas que presenta:
Prstamo
Los prstamos se realizan a travs de fichas, donde se escribe qu usuario se lleva qu
material. El libro en su cartula tiene tambin un registro adherido donde se puede ver su
historial de prstamo. Este proceso requiere un registro manual por cada libro, donde el
bibliotecario debe escribir las fechas de prstamo, las fechas de entrega y el cdigo del
usuario que lo tiene.
En la ficha del usuario, el bibliotecario debe consignar el material
que lleva prestado al igual que las fechas en que lo debe entregar.
Sumado a esto debe colocar un sello con la fecha actual. Este
proceso se vuelve ms complejo cuando un usuario desea prestar
su tope mximo de libros (8) y se tiene una cola en espera de varios
usuarios esperando lo mismo.
Devolucin
Cuando se devuelve el material, el bibliotecario debe anotar las fechas de recibido en
cada libro, y tambin en la ficha del usuario. Verificar que estn en buen estado y que
hayan sido devueltos a tiempo. En caso de que los libros estn vencidos, debe proceder a
calcular y notificarle la sancin obtenida.

Sanciones
En caso de que haya algn retraso en la devolucin del material, se sancionar al usuario
por da de retraso y tipo de libro prestado. Esta se anota en la ficha del usuario,
describiendo el libro por el cual recibe la multa. Si se trata de varios libros, el bibliotecario
debe hacer la suma parcial y luego total, para notificarle al usuario de forma personal.

Qu se espera mejorar: Que cada proceso sea automtico, requiera menos pasos para
cumplirse, se pueda hacer en lnea y que los usuarios puedan tener ms comodidades en
los procedimientos.

MDULO DE REPORTES Y ESTADSTICAS


Problemas que presenta: Actualmente no existe un mdulo como tal. Los informes que se
presentan son de cierta manera poco fieles a la realidad, y esto se presenta porque se
vuelve inmanejable registrar manualmente los procesos de circulacin con muchos
usuarios. Los reportes que se dan son estimados de circulacin.

Qu se espera mejorar: Que la informacin que se desee, sea ofrecida de manera


automtica y oportuna; que sea veraz y fiel con la realidad, es decir, 99.9% confiable.

Observaciones: Los informes que se requieren con urgencia es el


control y listado de morosos, y tambin informes que permitan
visualizar resultados estadsticos de todo el sistema en listados,
grficos y anlisis variados.

CATLOGO
Problemas que presenta: Actualmente el catlogo est consignado
en las fichas bibliogrficas realizadas por libro. All estn todos los
libros que se encuentran en la biblioteca, sin embargo no se sabe su disponibilidad en la
biblioteca. Un usuario puede buscar una cantidad de libros, e invertir un buen tiempo en el
catlogo y encontrarse con que ninguno de ellos est disponible, hacindole perder
mucho tiempo y esfuerzo para nada.

Qu se espera mejorar: Tener un catlogo en lnea que no slo muestre los libros, sino su
disponibilidad. Adems que pueda mostrar si un libro est prestado, hasta cundo lo
estar, para tener una idea de cundo puede ir a consultarlo.

ADMINISTRACIN DEL SISTEMA


Problemas que presenta: Como no existe un sistema de informacin, tampoco existe un
mdulo de administracin, muy necesario para cualquier actividad de la biblioteca.

Qu se espera mejorar: Tener todo el control frente a la circulacin, cuentas, registros,


reportes y estadsticas del sistema de informacin de la biblioteca.

Observaciones: Construyendo este mdulo la administracin podr solicitar informes de


un perodo de tiempo determinado necesarios para la toma de decisiones.
7. Alternativas del sistema.

Propuesta 1:Contratar los servicios de Deibys Medina Ltda. Para el desarrollo del
sistema de informacin

Deibys Medina Ltda. es una empresa calea que lleva ms de 10 aos promoviendo y
desarrollando soluciones con software libre para bibliotecas en la regin. Ella cuenta con
profesionales experimentados tanto en el rea de sistemas de informacin como
biblioteclogos y documentalistas, por lo tanto pueden brindar un buen soporte para
cualquiera de los siguientes mdulos requeridos para el Centro Universitario ABCD:

CUENTAS DE USUARIOS
El sistema desarrollado tendr la posibilidad de ingresar toda la informacin de los
usuarios en forma sistematizada, con interfaces grficas de usuario, para facilitar el
ingreso de datos a los funcionarios. Debido a que la informacin estar ubicada en una
base de datos, su recuperacin ser rpida, segura y eficaz. De igual forma la
actualizacin de datos se facilita mucho, pues slo es cuestin de ingresar los nuevos
datos.

REGISTROS DE MATERIAL BIBLIOGRFICO


El sistema de informacin brindar todos los campos necesarios para realizar el ingreso,
la recuperacin y la actualizacin de los registros del material bibliogrfico, incluyendo
campos que ofrezcan notas, las cuales no tienen un tipo de clasificacin especfico.

MDULO DE CIRCULACIN
El sistema permitir controlar de forma automtica el prstamo y la devolucin del
material bibliogrfico, actualizando las fechas de entrega y/o recepcin, la disponibilidad
del material en el catlogo, y si hay penalizaciones al usuario por retraso en la entrega, el
sistema calcular el monto y lo asignar a su estado de cuenta.
Adems se podrn hacer reservas del material que est actualmente
en prstamo.
MDULO DE REPORTES Y ESTADSTICAS
El sistema permitir hacer cualquier reporte que la administracin requiera, como listados
de estudiantes morosos, listados de libros vencidos, estadsticas de uso de algn material
en particular, listado de usuarios clasificados por categoras. Estos listados estarn
soportados con grficas y resmenes brindados de forma automtica por el sistema. Si se
requiere algn reporte adicional a los preestablecidos, Deibys Medina Ltda. podr
implementarlo en cualquier momento de manera oportuna.

CATLOGO
El sistema tendr en lnea (y si la administracin lo prefiere tendr acceso total en
internet) su catlogo de material bibliogrfico, donde el usuario podr encontrar una
interfaz grfica que le permitir buscar por ttulo, autor y palabras clave, cualquier material
que coincida con su bsqueda. El registro obtenido le permitir ver toda la informacin
bibliogrfica del material y su disponibilidad en la biblioteca, de forma inmediata.

ADMINISTRACIN DEL SISTEMA


El sistema tendr un mdulo administrador que podr controlar tanto los accesos de
funcionarios como los datos que se encuentran en la base de datos. Este mdulo ser el
encargado de direccionar todos los dems, en especial, el de reportes y estadsticas. En
este mdulo se tendr pleno control sobre el sistema de informacin de la biblioteca.

Costos: La implementacin del sistema de informacin tendr un costo en tiempo de un


(1) mes y en dinero de diez millones de pesos $10'000.000. La empresa tambin puede
suministrar las terminales (4), el servidor y la adaptacin elctrica y de oficina por un costo
adicional de veinte millones de pesos $20'000.000

Beneficios: Implementacin de todos los mdulos requeridos para


solucionar el caso, Soporte tcnico, total asistencia tcnica cuando
as se requiera y de manera oportuna va telefnica, chat, video en
lnea y correo electrnico. Adems se puede contar con la
posibilidad de tener acceso al sistema de informacin y al catlogo
va Web y personalizar las interfaces grficas de manera
institucional.
Desventajas: La automatizacin implica una alta inversin en Hardware, Sofware y
elementos de oficina, incluyendo costos de mantenimiento.

Qu debe hacer la gerencia para su implantacin


Si la gerencia decide adquirir el sistema de informacin a todo costo, no deber conseguir
nada por su cuenta. Si desea solamente comprar el sistema de informacin deber
realizar lo siguente: Adquisicin de un servidor donde estar ubicado la base de datos y el
catlogo en lnea, conexin a internet, adaptacin de la biblioteca con terminales para
cada mdulo: ingreso, circulacin y administracin. Terminales para la consulta del
catlogo para los usuarios que visitan la biblioteca. Mesas o mdulos de oficina para
ubicar las terminales. Adaptacin del sistema elctrico de la biblioteca y adquisicin de
una UPS para proteger los equipos de los apagones de electricidad. Se deben tambin
contar con reguladores de energa para cada terminal.

Propuesta 2: Incluir un equipo desarrollador de software dentro de la nmina del


Centro Universitario ABCD
Como la biblioteca hace parte de un centro universitario, la direccin podra solicitar a la
rectora un equipo de ingenieros que desarrollaran el software que se requiere. Esta
opcin es muy usada en la universidades, para minimizar costos.

El equipo desarrollador deber implementar cada mdulo de acuerdo a las necesidades


especficas de la biblioteca:

Cuentas de usuarios
Registros de material bibliogrfico
Mdulo de circulacin
Mdulo de reportes y estadsticas
Catlogo
Administracin del sistema

Costos: Esta opcin requiere de tiempo y mucha gestin para


efectos de trmite. Se debe presentar la propuesta muy bien
justificada para que la rectora apruebe el proyecto y asigne un
equipo desarrollador. Sin embargo, la biblioteca se atiene a decisiones externas, y
presentar esta propuesta no garantiza su aprobacin.

Beneficios: Si la propuesta se aprueba, la biblioteca no tendra que aportar ninguna suma


de dinero.

Desventajas: La biblioteca est atenida a las decisiones de la rectora, incluyendo el


equipo desarrollador, la conexin en red, la adecuacin de la biblioteca, el Hardware y
Software que van a disponer, contando por supuesto a que se apruebe la propuesta.

Observaciones: Esta es la nica opcin que tienen las bibliotecas que no cuentan con
fondos econmicos propios.

Propuesta 3: Suscribirse a un sistema de gestin de bibliotecas


Existen grandes empresas que se han dedicado mucho tiempo en desarrollar sistemas de
gestin para bibliotecas. Esta es quiz la primera opcin que miran las bibliotecas, debido
a que la experiencia de estas empresas pesa mucho a la hora de tomar cualquier
decisin. Estas empresas tienen sistemas de informacin como Olib, Janium, entre los
ms destacados; los cuales ya tienen muy bien implementados los mdulos requeridos
por este caso en particular:

Cuentas de usuarios
Registros de material bibliogrfico
Mdulo de circulacin
Mdulo de reportes y estadsticas
Catlogo
Administracin del sistema

Costos: La suscripcin de estos sistemas de informacin van desde


los diez millones de pesos ($10'000.000) hasta cincuenta millones
($50'000.000). Los pagos deben hacerse de forma anual, pues la
suscripcin funciona como un prstamo de servicios y no como una
compra.
Beneficios: Experiencia de las empresas y sistemas de informacin escalables. Las
empresas tienen mdulos muy bien desarrollados.

Desventajas: La empresa slo se encarga de el sistema de informacin, y no vende el


sistema sino que lo alquila por un tiempo determinado (anualmente por ejemplo).

Qu debe hacer la gerencia para su implantacin: La direccin debe acondicionar la


biblioteca con todos los equipos requeridos para el funcionamiento del sistema, que va
desde servidores, conexin en red, hasta terminales para usuarios y funcionarios.

Propuesta 4: Mantener el sistema actual


La ltima propuesta considera dejar intacto el sistema actual. Sin terminales de consulta y
mucho menos un sistema de informacin que atienda de forma automtica el caso de
estudio.

Costos: No genera costo hacer ningn cambio.

Beneficios: No aplica.

Desventajas: Alto consumo de tiempo y esfuerzo para cada proceso. Dificultades para
tener el control sobre la circulacin del material bibliogrfico. Se sigue presentando el
problema actual.
8. Recomendaciones del ingeniero de sistemas.

Si la biblioteca cuenta con recursos propios, la mejor opcin para tomar es la propuesta 1,
debido a su relacin costo-beneficio, su pronta implementacin y lo mejor es que la
institucin comprara todos los derechos del sistema de informacin.

Sin embargo, si la institucin no cuenta con recursos propios, sera muy conveniente
gestionar la propuesta 2, a travs de un proyecto que pueda mostrar a la rectora de la
institucin la gran necesidad de obtener un sistema de informacin y adaptar la biblioteca
para ello.

La propuesta 3 es la ms utilizada por grandes bibliotecas que tienen a su disposicin un


buen dinero para su gestin, sin embargo para las pequeas bibliotecas no es tan
conveniente. Sera mejor adaptar un sistema de gestin de bibliotecas de libre acceso o
cdigo abierto.

La ltima propuesta no es considerada, especialmente en este tiempo en que las


Tecnologas de la Informacin nos permite el acceso a la informacin y nos facilita su uso.
9. Resumen.

Actualmente la biblioteca del Centro Universitario ABCD necesita la implementacin de un


sistema de informacin que automatice los procesos que actualmente se hacen de forma
manual. Los requerimientos mnimos u objetivos que este sistema debe cumplir son:

Manejo de cuentas de usuarios


Registro de material bibliogrfico
Mdulo de circulacin
Mdulo de reportes y estadsticas
Catlogo pblico
Administracin del sistema

Las propuestas que puden dar solucin a este caso de estudio son contratar los servicios
de Deibys Medina Ltda. para el desarrollo del sistema de informacin; incluir un equipo
desarrollador de software dentro de la nmina del Centro Universitario ABCD; suscribirse
a un sistema de gestin de bibliotecas; o bien mantener el sistema actual.

De las cuatro popuestas anteriores se recomiendan las dos primeras, de acuerdo a las
siguientes precondiciones: Si la biblioteca cuenta con recursos econmicos propios, se
sugiere la primera. En caso contrario, se debe optar por la segunda.

Es importante destacar que automatizar los procedimientos que se hacen de forma


manual es de suma importancia para cualquier institucin, especialmente para aquellas
que deben brindar servicio al pblico, para que as se optimicen los procesos y se pueda
ofrecer siempre un mejor servicio apoyado con las Nuevas Tecnologas de la Informacin
y la Comunicacin.

En este informe hay propuestas que van desde los $0 hasta los $50'000.000, as que tan
slo se debe empezar a hacer la gestin necesaria para empezar a solucionar este caso
de estudio analizado. En otras palabras, realizar este proyecto es factible para el Centro
Universitario ABCD, tan solo se necesita un poco de voluntad y de gestin.

Finalizo con la siguiente frase de Paulo Freire:


Lo que no es posible siquiera es pensar en transformar el mundo sin un sueo, sin
utopa, sin proyecto PAULO FREIRE
4. CONCLUSIONES

A travs de la construccin de un par de Diagramas de Flujo de Datos (DFD) , el


desglosamiento de los conceptos vistos en la unidad 5 y finalmente con la redaccin de
una propuesta de sistemas, se puede encapsular la esencia del curso Anlisis y
Diseo de Sistemas de Informacin - I que nos permiti ver un sistema de informacin
desde una mirada ms global que inclua desarrollador y usuario en todos los
aspectos posibles para su mejor entendimiento entre las dos partes.

De esta manera se concluye que son muy tiles y prcticas las herramientas de
modelamiento estructural como lo son los DFD , brindndole tanto al usuario como al
desarrollador del sistema de informacin las mejores condiciones para entender cmo
funcionan los procesos, cules son sus componentes y cmo se caracterizan. Adems
se debe destacar la importancia que tiene el presentar una propuesta de sistemas, que
no se enfoca en la arquitectura del sistema de informacin sino en la redaccin de un
informe ejecutivo para presentar en la institucin.

Finalizo entonces recordando que nuestra misin como futuros profesionales de


Ciencias de la Informacin es poder brindar cualquier tipo de asesora referente al
manejo y la administracin de la informacin a cualquier tipo de entidad; por ello, el
poder adentrarnos en la esencia bsica de cualquier sistema de informacin, utilizando
DFD y unas propuestas de sistemas eficaces, nos dar las herramientas necesarias
para seguir cumpliendo con esta misin tan importante a nivel profesional.
4. BIBLIOGRAFA

Ramrez Agudelo, Anglica Mara (2012). Conceptos Diagramas de Flujo. Gua unidad
temtica III. Curso de Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin I. Armenia:
Universidad del Quindo.

Ramrez Agudelo, Anglica Mara (2012). Usos Diagramas de Flujo. Gua unidad
temtica III. Curso de Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin I. Armenia:
Universidad del Quindo.

Ramrez Agudelo, Anglica Mara (2012). Herramientas del Anlisis estructurado. Gua
unidad temtica III. Curso de Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin I. Armenia:
Universidad del Quindo.

Ramrez Agudelo, Anglica Mara (2012). Propuesta de sistemas. Gua unidad temtica
V. Curso de Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin I. Armenia: Universidad del
Quindo.

Ramrez Agudelo, Anglica Mara (2012). Redaccin y presentacin de la propuesta del


sistema. Gua unidad temtica V. Curso de Anlisis y Diseo de Sistemas de
Informacin I. Armenia: Universidad del Quindo.

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