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1. INTRODUCCIN
2. TALLER
2.1. ENUNCIADO DE LAS ACTIVIDADES
2.2. DESARROLLO ACTIVIDADES
3. CONCLUSIONES
4. BIBLIOGRAFA
1. INTRODUCCIN
Sin embargo se debe tener presente que no slo es suficiente con tener claras las
estructuras ni los modelos de datos de un sistema de informacin, sino que tambin se
debe pensar en cmo pensar, preparar y realizar una Propuestas de Sistemas que
cumpla con los objetivos propuestos para la institucin de una manera detallada, bien
redactada y ejecutiva.
SALA El da de la peticin.
COLABORADOR Una semana
PROYECTO FIN Quince das.
CARRERA
DOCTORADO Un mes.
ESTUDIO DE CASO
En el Centro Universitario ABCD de reciente creacin, la informacin suministrada por
la Biblioteca es procesada actualmente de forma manual. Esto hace que el servicio sea
demorado y se haga imposible la generacin de informes y estudios estadsticos de
dicha informacin. Por este motivo, se quiere desarrollar un sistema que permita
realizar de forma automatizada la recogida de la informacin producida por la Biblioteca
como resultado de los prstamos al da y en circulacin, devoluciones, sanciones,
control y listado de morosos; se requiere que este sistema genere informes que
permitan visualizar resultados estadsticos de todo el sistema en listados, grficos y
anlisis variados (Identificar los reportes necesarios ) y, por ltimo; la generacin de la
lista (catlogo) de libros y documentos disponibles en la Biblioteca.
1. Carta de presentacin.
2. Pgina del ttulo del proyecto.
3. Contenido.
4. Resumen ejecutivo (incluyendo recomendaciones).
5. Descripcin del estudio de sistemas con la documentacin apropiada.
6. Resultados detallados del estudio de sistemas.
7. Alternativas del sistema (3 o 4 soluciones posibles, si correspondieran).
8. Recomendaciones del ingeniero de sistemas.
9. Resumen.
10. Apndices
Resumen ejecutivo
Alternativas del sistema (3 o 4 soluciones posibles, si correspondieran).
Recomendaciones del ingeniero de sistemas.
Resumen
Las grficas de lneas tambin son tiles cuando se desea presentar a los
tomadores de decisiones los resultados de un anlisis de retorno de la
inversin o el anlisis de punto de equilibrio. La representacin grfica del
periodo de retorno de la inversin permite ilustrar la factibilidad econmica
del sistema propuesto, asimismo sera una grfica de resultados de punto de
equilibrio.
ESTUDIO DE CASO
En el Centro Universitario ABCD de reciente creacin, la informacin suministrada por
la Biblioteca es procesada actualmente de forma manual. Esto hace que el servicio sea
demorado y se haga imposible la generacin de informes y estudios estadsticos de
dicha informacin. Por este motivo, se quiere desarrollar un sistema que permita
realizar de forma automatizada la recogida de la informacin producida por la Biblioteca
como resultado de los prstamos al da y en circulacin, devoluciones, sanciones,
control y listado de morosos; se requiere que este sistema genere informes que
permitan visualizar resultados estadsticos de todo el sistema en listados, grficos y
anlisis variados (Identificar los reportes necesarios ) y, por ltimo; la generacin de la
lista (catlogo) de libros y documentos disponibles en la Biblioteca.
1. Carta de presentacin.
Seores
CENTRO UNIVERSITARIO ABCD
Ciudad
Apreciados Seores:
Cordialmente,
Ttulo:
Implementacin de un sistema de informacin para bibliotecas que permite el control de los
servicios bibliotecarios del CENTRO UNIVERSITARIO ABCD
1. Resumen ejecutivo
2. Descripcin del estado en que se encuentra el Centro Universitario ABCD
3. Resultados detallados del estudio de sistemas
1. Manejo de cuentas de usuarios
2. Registro de material bibliogrfico
3. Mdulo de circulacin (para prstamo y devolucin del material)
4. Mdulo de reportes y estadsticas (para ayudar a la toma de decisiones)
5. Catlogo pblico (que puede tambin tener la propiedad de estar colgado en
la Web)
6. Administracin del sistema (para tener el control frente a todo el sistema)
4. Alternativas del sistema
1. Contratar los servicios de Deibys Medina Ltda. para el desarrollo del sistema
de informacin
2. Incluir un equipo desarrollador de software dentro de la nmina del Centro
Universitario ABCD
3. Suscribirse a un sistema de gestin de bibliotecas
4. Mantener el sistema actual
5. Recomendaciones del ingeniero de sistemas
6. Resumen
4. Resumen ejecutivo
Actualmente la biblioteca del Centro Universitario ABCD procesa sus datos de forma
manual, lo cual hace que el servicio sea demorado y se haga imposible la generacin de
informes y estudios estadsticos de dicha informacin.
Por este motivo, se realiz un estudio que permite ver las necesidades que tiene la unidad
de informacin, las cuales se resumen en la implementacin de un sistema de informacin
que pueda llevar a cabo los siguientes procesos mnimos especficados:
Las propuestas que puden dar solucin a este caso de estudio son las siguientes:
1. Contratar los servicios de Deibys Medina Ltda. Para el desarrollo del sistema de
informacin
Costo: Entre $10'000.000 y $30'000.000
Tiempo de ejecucin: 1 mes
De las cuatro popuestas anteriores se recomiendan las dos primeras, de acuerdo a las
siguientes precondiciones: Si la biblioteca cuenta con recursos econmicos propios, se
sugiere la primera. En caso contrario, se debe optar por la segunda.
Fuentes de informacin:
Dra. Anglica Mara Ramrez Agudelo Directora biblioteca
Sr. Carlos Vives - Bibliotecario
Sr. Andrs Cepeda - Bibliotecario
Srta. Mercedes Sosa - Bibliotecaria
Sr. Silvio Rodrguez - Bibliotecario
6. Resultados detallados del estudio de sistemas.
Los puntos que el sistema de informacin entrar a considerar son los siguientes:
CUENTAS DE USUARIOS
Problemas que presenta: Al realizarse de forma manual los procesos de registro toman
mucho tiempo, y es dispendioso realizar informes. Adems cada semestre ingresan
nuevos estudiantes, que hacen que se congestione el procedimiento ms y ms.
MDULO DE CIRCULACIN
Problemas que presenta:
Prstamo
Los prstamos se realizan a travs de fichas, donde se escribe qu usuario se lleva qu
material. El libro en su cartula tiene tambin un registro adherido donde se puede ver su
historial de prstamo. Este proceso requiere un registro manual por cada libro, donde el
bibliotecario debe escribir las fechas de prstamo, las fechas de entrega y el cdigo del
usuario que lo tiene.
En la ficha del usuario, el bibliotecario debe consignar el material
que lleva prestado al igual que las fechas en que lo debe entregar.
Sumado a esto debe colocar un sello con la fecha actual. Este
proceso se vuelve ms complejo cuando un usuario desea prestar
su tope mximo de libros (8) y se tiene una cola en espera de varios
usuarios esperando lo mismo.
Devolucin
Cuando se devuelve el material, el bibliotecario debe anotar las fechas de recibido en
cada libro, y tambin en la ficha del usuario. Verificar que estn en buen estado y que
hayan sido devueltos a tiempo. En caso de que los libros estn vencidos, debe proceder a
calcular y notificarle la sancin obtenida.
Sanciones
En caso de que haya algn retraso en la devolucin del material, se sancionar al usuario
por da de retraso y tipo de libro prestado. Esta se anota en la ficha del usuario,
describiendo el libro por el cual recibe la multa. Si se trata de varios libros, el bibliotecario
debe hacer la suma parcial y luego total, para notificarle al usuario de forma personal.
Qu se espera mejorar: Que cada proceso sea automtico, requiera menos pasos para
cumplirse, se pueda hacer en lnea y que los usuarios puedan tener ms comodidades en
los procedimientos.
CATLOGO
Problemas que presenta: Actualmente el catlogo est consignado
en las fichas bibliogrficas realizadas por libro. All estn todos los
libros que se encuentran en la biblioteca, sin embargo no se sabe su disponibilidad en la
biblioteca. Un usuario puede buscar una cantidad de libros, e invertir un buen tiempo en el
catlogo y encontrarse con que ninguno de ellos est disponible, hacindole perder
mucho tiempo y esfuerzo para nada.
Qu se espera mejorar: Tener un catlogo en lnea que no slo muestre los libros, sino su
disponibilidad. Adems que pueda mostrar si un libro est prestado, hasta cundo lo
estar, para tener una idea de cundo puede ir a consultarlo.
Propuesta 1:Contratar los servicios de Deibys Medina Ltda. Para el desarrollo del
sistema de informacin
Deibys Medina Ltda. es una empresa calea que lleva ms de 10 aos promoviendo y
desarrollando soluciones con software libre para bibliotecas en la regin. Ella cuenta con
profesionales experimentados tanto en el rea de sistemas de informacin como
biblioteclogos y documentalistas, por lo tanto pueden brindar un buen soporte para
cualquiera de los siguientes mdulos requeridos para el Centro Universitario ABCD:
CUENTAS DE USUARIOS
El sistema desarrollado tendr la posibilidad de ingresar toda la informacin de los
usuarios en forma sistematizada, con interfaces grficas de usuario, para facilitar el
ingreso de datos a los funcionarios. Debido a que la informacin estar ubicada en una
base de datos, su recuperacin ser rpida, segura y eficaz. De igual forma la
actualizacin de datos se facilita mucho, pues slo es cuestin de ingresar los nuevos
datos.
MDULO DE CIRCULACIN
El sistema permitir controlar de forma automtica el prstamo y la devolucin del
material bibliogrfico, actualizando las fechas de entrega y/o recepcin, la disponibilidad
del material en el catlogo, y si hay penalizaciones al usuario por retraso en la entrega, el
sistema calcular el monto y lo asignar a su estado de cuenta.
Adems se podrn hacer reservas del material que est actualmente
en prstamo.
MDULO DE REPORTES Y ESTADSTICAS
El sistema permitir hacer cualquier reporte que la administracin requiera, como listados
de estudiantes morosos, listados de libros vencidos, estadsticas de uso de algn material
en particular, listado de usuarios clasificados por categoras. Estos listados estarn
soportados con grficas y resmenes brindados de forma automtica por el sistema. Si se
requiere algn reporte adicional a los preestablecidos, Deibys Medina Ltda. podr
implementarlo en cualquier momento de manera oportuna.
CATLOGO
El sistema tendr en lnea (y si la administracin lo prefiere tendr acceso total en
internet) su catlogo de material bibliogrfico, donde el usuario podr encontrar una
interfaz grfica que le permitir buscar por ttulo, autor y palabras clave, cualquier material
que coincida con su bsqueda. El registro obtenido le permitir ver toda la informacin
bibliogrfica del material y su disponibilidad en la biblioteca, de forma inmediata.
Cuentas de usuarios
Registros de material bibliogrfico
Mdulo de circulacin
Mdulo de reportes y estadsticas
Catlogo
Administracin del sistema
Observaciones: Esta es la nica opcin que tienen las bibliotecas que no cuentan con
fondos econmicos propios.
Cuentas de usuarios
Registros de material bibliogrfico
Mdulo de circulacin
Mdulo de reportes y estadsticas
Catlogo
Administracin del sistema
Beneficios: No aplica.
Desventajas: Alto consumo de tiempo y esfuerzo para cada proceso. Dificultades para
tener el control sobre la circulacin del material bibliogrfico. Se sigue presentando el
problema actual.
8. Recomendaciones del ingeniero de sistemas.
Si la biblioteca cuenta con recursos propios, la mejor opcin para tomar es la propuesta 1,
debido a su relacin costo-beneficio, su pronta implementacin y lo mejor es que la
institucin comprara todos los derechos del sistema de informacin.
Sin embargo, si la institucin no cuenta con recursos propios, sera muy conveniente
gestionar la propuesta 2, a travs de un proyecto que pueda mostrar a la rectora de la
institucin la gran necesidad de obtener un sistema de informacin y adaptar la biblioteca
para ello.
Las propuestas que puden dar solucin a este caso de estudio son contratar los servicios
de Deibys Medina Ltda. para el desarrollo del sistema de informacin; incluir un equipo
desarrollador de software dentro de la nmina del Centro Universitario ABCD; suscribirse
a un sistema de gestin de bibliotecas; o bien mantener el sistema actual.
De las cuatro popuestas anteriores se recomiendan las dos primeras, de acuerdo a las
siguientes precondiciones: Si la biblioteca cuenta con recursos econmicos propios, se
sugiere la primera. En caso contrario, se debe optar por la segunda.
En este informe hay propuestas que van desde los $0 hasta los $50'000.000, as que tan
slo se debe empezar a hacer la gestin necesaria para empezar a solucionar este caso
de estudio analizado. En otras palabras, realizar este proyecto es factible para el Centro
Universitario ABCD, tan solo se necesita un poco de voluntad y de gestin.
De esta manera se concluye que son muy tiles y prcticas las herramientas de
modelamiento estructural como lo son los DFD , brindndole tanto al usuario como al
desarrollador del sistema de informacin las mejores condiciones para entender cmo
funcionan los procesos, cules son sus componentes y cmo se caracterizan. Adems
se debe destacar la importancia que tiene el presentar una propuesta de sistemas, que
no se enfoca en la arquitectura del sistema de informacin sino en la redaccin de un
informe ejecutivo para presentar en la institucin.
Ramrez Agudelo, Anglica Mara (2012). Conceptos Diagramas de Flujo. Gua unidad
temtica III. Curso de Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin I. Armenia:
Universidad del Quindo.
Ramrez Agudelo, Anglica Mara (2012). Usos Diagramas de Flujo. Gua unidad
temtica III. Curso de Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin I. Armenia:
Universidad del Quindo.
Ramrez Agudelo, Anglica Mara (2012). Herramientas del Anlisis estructurado. Gua
unidad temtica III. Curso de Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin I. Armenia:
Universidad del Quindo.
Ramrez Agudelo, Anglica Mara (2012). Propuesta de sistemas. Gua unidad temtica
V. Curso de Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin I. Armenia: Universidad del
Quindo.