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Organizacin de eventos

La organizacin de eventos es el proceso de diseo, planificacin y produccin de


congresos , festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una
de las cuales puede tener diferentes finalidades.

Algunas de las tareas que incluye la organizacin de un evento , es la de realizar el


presupuesto y el cronograma, la seleccin y reserva del espacio en el que se desarrollar el
encuentro, la tramitacin de permisos y autorizaciones, la supervisin de los servicios de
transporte, los servicios gastronmicos, la coordinacin logstica integral, entre otros.

Objetivos o Pregunta al patrocinador cul es la autntica razn por la que quiere organizar
el evento, porque ha de estar muy clara antes de emprender la fase de planificacin
muchos eventos fracasan debido a unos objetivos mal definidos. o Pregntate si es
realmente necesario, ya que es posible que haya una manera ms barata pero igualmente
eficaz de llegar al pblico beneficiario.

Comit de planificacin y el papel del coordinador

o Constituye un comit de planificacin, que debe incluir al patrocinador o a su


representante, adems de representantes de todos los implicados (entidades, instituciones,
pblico beneficiario, etc.). o Nombra como miembros del comit a personas que estn
acostumbradas al trabajo en equipo y autorizadas para tomar decisiones; y recuerda:
"cuanto ms, mejor" no es cierto en cuanto a comits de planificacin. o Nombra un
coordinador que, si procede, est autorizado para tomar decisiones. o A fin de controlar
gastos, el coordinador debe ser la nica persona autorizada para ordenar pagos.

Pblico beneficiario o Determina con precisin cul es tu pblico beneficiario y, si


desconoces sus necesidades reales, identifcalas mediante una encuesta. o Investiga lo que
estn haciendo tus competidores directos o asociaciones similares para identificar las
tendencias actuales y, consiguientemente, cualquier desequilibrio en la demanda. o Si es
importante llegar a un pblico lo ms amplio posible, estudia la posibilidad de organizar un
evento multidisciplinario, incluir vdeo conferencias o utilizar la difusin por Internet.

Presupuesto o Basa tu presupuesto en las estadsticas de experiencias anteriores, de ser


posible. o Fija un presupuesto para el evento, apartando el 10% para imprevistos. Esto es
crucial porque los recursos financieros disponibles influirn directamente en las otras
decisiones que habrs que tomar. o Determina quines entre el patrocinador y los
participantes van a asumir cada captulo de gastos o Si se prevn beneficios o cubrir los
gastos, identifica todas las fuentes de ingresos. o Estudia todos los riesgos potenciales antes
de decidir qu tipo de cobertura del seguro vas a necesitar, adems de responsabilidad civil,
que es imprescindible.

Formato y duracin o Decide qu formato se adapta mejor al pblico beneficiario. o Al


establecer la duracin del evento, s realista.

Asistencia prevista o Al calcular la asistencia prevista, no te dejes llevar por el optimismo.


o Si no hay estadsticas disponibles de experiencias anteriores, realiza investigaciones sobre
el mercado o una encuesta (a pesar de ser caro y laborioso, puede ahorrarte mucho dinero y
estrs a la larga). o Decide si vas a invitar a conferenciantes y/o personalidades, y
comprueba si van a necesitar un intrprete. o Calcula la cantidad de personal que vas a
necesitar durante el evento y si vas a utilizar a tu propia plantilla o a trabajadores
ocasionales. o Ten en cuenta que los eventos de envergadura, o aqullos en los que
participan personalidades, exigirn medidas de seguridad. o Toma las medidas necesarias
para los asistentes con alguna discapacidad.

Programacin o Si el evento es de envergadura, organzalo con al menos 12 meses de


antelacin. o S flexible en cuanto a las fechas de celebracin; si el presupuesto es ajustado,
tendrs que negociar las tarifas ms econmicas para el alojamiento, billetes de avin (en
su caso), comidas, y salas de reunin o lugares de celebracin. o Ten en cuenta las fiestas
nacionales, regionales y locales, las vacaciones escolares, otros eventos similares que se
celebran al mismo tiempo y las condiciones meteorolgicas previstas, puesto que todos
estos factores pueden influir negativamente en la asistencia. o Contrata a los
conferenciantes con mucha antelacin.

Destino y lugar de celebracin o Decide dnde vas a celebrar el evento y en qu tipo de


lugar de celebracin (que desde luego debe adaptarse bien al formato). o Si ests
organizando un evento corto o de un slo da, elige un lugar de celebracin accesible, cerca
de donde vive o trabaja la mayora de los asistentes. (Con el auge de los vuelos de bajo
coste, y mejores enlaces por carretera y ferrocarril, en algunos casos se puede pasar por alto
esta recomendacin.) o Haz una seleccin de lugares de celebracin potenciales,
subrayando las ventajas y desventajas de cada uno de ellos. o Al igual que antes, s realista:
no es tan sencillo transportar a 100 personas de diferentes pases a un retiro en las montaas
que a un centro de convenciones rural a media hora por carretera de un aeropuerto
internacional. o Si vas a contratar, parcial o totalmente, una agencia de organizacin o a un
experto externo, prepara una peticin de presupuesto detallada. o Haz una seleccin
rigurosa de agencias o expertos cualificados que puedan proporcionarte cartas de
recomendacin o que te hayan sido expresamente recomendados. o Ten siempre un plan
para situaciones improvistas. o Aunque la rpida expansin del Internet lo hace innecesario,
en el caso de eventos de envergadura sigue siendo una buena idea hacer al menos una visita
de inspeccin al lugar de celebracin.

Se hace una clara definicin del por que los objetivos,comite de planificacin y el papel del
coordinador,pblico beneficiario,presupuesto,formato y duracin,asistencia prevista,
programacin, y lugar de la celebracin. Dependiendo del tipo de evento, tambin puede
formar parte de la gestin: el desarrollo de una lnea temtica, el registro previo y la
acreditacin de los participantes, la coordinacin de los oradores o conferencistas, la
decoracin del lugar, mobiliario, equipamiento audio-visual, entoldados, servicio de
seguridad, baos porttiles, planes de contigencia y de evacuacin, servicios mdicos y
limpieza.

La organizacin de eventos es un campo de estudio relativamente nuevo. Existen diferentes


instituciones, en algunos casos universitarias, que capacitan y entrenan a los futuros
profesionales en la materia, tanto en aspectos tericos como tcnicos.

Si bien en idioma ingls hay diferentes modos de referirse al experto en organizacin de


eventos: conference coordinator, convention planner, special event coordinator, meeting
manager, meeting planner, la modalidad ms comn en espaol es la denominacin
organizador de eventos.

En algunos pases de habla hispana tambin se utilizan las siglas OPC (organizador
profesional de congresos/ certmenes/convenciones) u OPE (organizador profesional de
eventos).

El mercado de los eventos tambin es identificado con el acrnimo MICE: Meetings


(reuniones), Incentives (incentivos), Conferences (congresos) y Exhibitions (exposiciones).

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Contenido
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1 Pasos para el planeamiento de un evento


o 1.1 Diseo y cotizacin
o 1.2 Produccin
o 1.3 Montaje
o 1.4 Ejecucin
o 1.5 Desmontaje
o 1.6 Evaluacin de resultados
2 Ranking ICCA de los pases y ciudades con mayor cantidad de eventos
3 Notas
4 Referencias
5 Vase tambin
6 Enlaces externos

[editar] Pasos para el planeamiento de un evento


[editar] Diseo y cotizacin
Este es el estado en el que se establecen los objetivos, el mensaje que comunicar al pblico
participante y las expectativas que el organizador del evento tiene con relacin a la
realizacin de la reunin.

[editar] Produccin

El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunin y que tienen por objeto la


preparacin de los recursos que componen el evento.

Preponderantemente se trata de contratacin de proveedores y coordinacin entre las


prestaciones.

[editar] Montaje

Disposicin de los recursos tcnicos y humanos en el lugar donde se llevar a cabo el


evento.

[editar] Ejecucin

Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo
tiempo, comparten las actividades planificadas y demas.

[editar] Desmontaje

Retiro de los materiales y elementos utilizados en la reunin.

[editar] Evaluacin de resultados

Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la


eficiencia de las prestaciones.

PASOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO: Lo primero que hay que tener claro, es
la razn por la que se va a realizar el evento, cul es el mensaje que se quiere
transmitir.

El prximo paso, sera pensar si lo quieres organizar solo o contratar a


un especialista. Si optas por lo segundo, elige a un organizador experto.
Previo a la organizacin, hay que tener claro el formato del evento, si va
a ser un curso de formacin, un viaje de incentivos, el lanzamiento de
un producto, un congreso, un paquete de actividades de team building,
etc.

Incluso, puede tratarse de un evento multidisciplinar, una mezcla de varios


formatos, para ahorrar presupuesto o para abarcar ms pblico.

Otras cuestiones que habra que definir, seran: el perfil de los asistentes, el
nmero de estos que se prevn y la duracin del evento.

Referente a gastos, no hay que olvidar que ser necesario contar con un
seguro de responsabilidad civil.

Por otro lado, programar un evento no es tarea fcil, pues para decidir en qu
fecha celebrarlo, antes hay que considerar varias cuestiones: perodos
vacacionales, obligaciones profesionales de los conferenciantes o participantes,
das festivos, etc. En definitiva, no resulta nada sencillo acertar con la fecha
cuando el nmero de asistentes oscila entre los 150 y 500. Ya lo dice el refrn:
Nunca llueve a gusto de todos.

Ahora hablemos del lugar donde se va a celebrar. Esta decisin, debers


tomarla al principio de la planificacin del evento. Si ste no precisa de un
lugar aislado, es mejor elegir aqul que sea de fcil acceso, como por ejemplo,
cerca de un aeropuerto internacional, una estacin de trenes o una autopista y
a ser posible, que rena las condiciones de confortabilidad y originalidad.
Lugares de celebracin que estn en boga, son: museos, salas de cine,
jardines botnicos, veleros, fincas, teatros(dependiendo del mensaje que se
quiera transmitir).

Y por ltimo, hay que tener en cuenta un asunto que es de suma importancia:
las barreras arquitectnicas. El lugar de celebracin del evento, debe estar
completamente adaptado para los asistentes discapacitados. Si deseas mas
informacin sobre eventos de empresas puedes ir a la seccin correspondiente.

Visita la pagina de Coaching exito de Punto Escena, obtendras informacion


interesante para aplicar en tus eventos, asi como cursos de fomarcin.
El objetivo de las celebraciones, como todo sabemos, es reunir a un grupo de
personas y hacer que pasen un rato lo ms divertido posible, y ante todo,
inolvidable

El evento de celebracin es, bsicamente, un regalo para los asistentes


Es una sorpresa que nadie sabe lo que se va a encontrar. El evento
siempre tiene muchas posibilidades de impacto; el cliente solicita
eventos diferentes y que se recuerden, donde se busque la implicacin
de los asistentes. Acciones innovadoras que rompan con los esquemas
tradicionales, conseguir la mxima participacin y que, si es posible, se
generen lazos emocionales. Nunca se debe olvidar que los objetivos de
la empresa deben cumplirse y que los invitados se tienen que sentir
como los autnticos protagonistas del acto.

Un Evento es una estupenda herramienta para comunicar y facilitar el


conocimiento de los valores de la empresa. Esto es, comunicar el mensaje sin
olvidar la diversin. El evento es la forma ms interesante de comunicar en
vivo y de lograr objetivos corporativos. Debe potenciarse la pertenencia al
grupo, disponer de un buen hilo argumental, concursos y juegos de animacin,
la implicacin de los invitados.Un recurso excelente lo constituyen las acciones
teatrales bien planteadas, con un final bien ajustado y sorprendente.

La personalizacin de un evento es una cuestin que no hemos de dejar atrs.


Para generar el ambiente y la sensacin adecuada, el impacto visual ha de
tenerse muy en cuenta. La decoracin tiene un peso importante para crear
sensaciones definidas. Ya se estilan poco lo eventos de cena y baile. La
celebracin va mucho mas lejos. El mundo de las sensaciones-emociones es
cada vez ms influyente. Hay que conseguir el factor WOW, que los expertos
denominan como el conjunto de cualidades que debe tener una organizacin y
los elementos de produccin necesarios, para conseguir un impacto emocional
en la audiencia en cualquier evento que se precie, ya sean conferencias,
congresos, convenciones, road-shows, protocolos, seminarios, foros,
presentaciones corporativas, juegos corporativosy ms.
FORMAS DE COMPORTARSE EN UN EVENTO: Las relaciones interpersonales entre los
invitados son tan importantes como el evento en s. El xito de una relacin depende
directamente del comportamiento y las formas que se adopten. El aspecto tambin es
importante y deber estar acorde con el acto y no desentonar.

Presntese cordialmente y comente a qu se dedica brevemente.

A la hora de iniciar una conversacin, intervenga y participe, pero sin destacar


demasiado, es lo ideal.

No se muestre reiterativo e intente participar de distintos temas e intervenga


en todas las actividades que se propongan, no se quede al margen.

Opine cuando se dirijan a usted directamente, pero si preguntan a otros,


limtese a escuchar. Crea muy mala impresin ir de listillo.

Evite discutir sobre temas de poltica o religin, a no ser que el evento lo exija.

Respete los turnos de palabra, eso es una muestra de educacin.

No est en varias conversaciones a la vez, denota falta de inters.

Beba y coma con moderacin y sintese y gesticule con distincin.

Cuando el evento est llegando a su fin, retrese de una forma discreta,


expresando el agrado de haber compartido esa velada con los invitados de su
mesa. Si alguna persona le ha resultado interesante, pdale una tarjeta para
poder seguir en contacto.

Comunica con un catering diferente


El CATERING COMUNICA:Ya es sabido, que el
evento debe comunicar a travs de la
decoracin, el espacio, la msica, el color y
tambin a travs de la comida.

El catering posee muchos recursos para


comunicar: con la forma y tamao, con los nombres de los platos, con la
vajilla, con los colores, con los sabores, etc.

La forma y tamao de la comida comunican la posicin del producto.

Los camareros y camareras tienen un papel fundamental, pues representan la


parte humana del catering y son los que tienen un contacto directo con los
invitados.

Si el mensaje que se desea comunicar es un destino de viaje por ejemplo, se


puede hacer de una forma muy exitosa, a travs de la gastronoma del lugar.

Adems, se puede tematizar la comida en funcin del espacio donde se celebre


el evento. Si lo celebramos en un monasterio, tanto la decoracin, como la
msica ambiental y la comida estarn acordes con el lugar (candelabros,
cantos gregorianos, redondo de carne relleno de ave de Santa Isabel, tocino de
cielo de las Hermanas Clarisas).

En cuanto a los nombres de los platos, stos estarn relacionados con la


empresa o con la actividad que realiza, con el objetivo del evento, etc.

La vajilla posee un gran poder de comunicacin, sin embargo, no siempre se le


da la importancia que merece. Por ejemplo, para presentar en un evento un
nuevo diseo de aviones, toda la comida se coloc sobre piezas de fuselaje de
aviones antiguos.

Por otra parte, el catering tambin puede estar presente de forma sutil, es
decir, slo creando ambiente, o puede servir de mediador, facilitando que
surjan conversaciones entre los invitados menos atrevidos.

Si deseas conocer mas ideas sobre los eventos de empresas visita la seccin central de Punto
Escena.
Nuevas formas de comunicar en los
eventos
NUEVAS FORMAS DE COMUNICAR: En multitud
de ocasiones, muchos organizadores de
reuniones, conferencias, han tenido que
presenciar una siesta de algn asistente.

Por ms interesante que sea el contenido, si no se


usan las herramientas adecuadas, no se conseguir
captar la atencin del asistente y mantenerla durante
todo el tiempo que dure el encuentro.,

Este problema surge cuando el asistente tiene que permanecer en el asiento


durante 60 o 90 minutos sin moverse, hasta la famosa frase Alguna
pregunta?, que entonces alguien se asusta y despierta de forma brusca

A continuacin, damos algunos consejos a los organizadores.

En primer lugar, el espacio ha de ser muy grande, con asientos que se puedan
mover, para que se puedan crear grupos ms pequeos y dinmicos.

En segundo lugar, los participantes tienen que moverse de un lado a otro,


conociendo gente. Esto se puede generar, si a mitad de la conferencia, se les
hace cambiar de asiento.

En tercer lugar, para conseguir captar la mayor atencin posible de los


asistentes, las exposiciones han de ser cortas y claras e intentar combinar
distintos formatos de presentacin del mensaje y usar por ejemplo, PowerPoint
para ilustrar y no como guin.

La clave del xito est en lograr una buena comunicacin. Para ello, se puede
poner en prctica el mtodo Open Space, que consiste en dar protagonismo a
los propios asistentes, proponindoles a quienes lo deseen que formulen una
pregunta. Quien pregunta se sita en una parte de la sala y el resto de los
asistentes se colocarn al lado del formulador que ms le ha inspirado,
creando pequeos grupos de debate. Este sistema es muy flexible, pues los
participantes pueden cambiar de grupo cuando lo deseen.

Para finalizar, otra opcin de formato, sera fingir una especie de entrevista
informal a una o ms personas con la presencia de un moderador. Ellos
estaran sentados en unos sofs, como si estuviesen en una cafetera. Este
ambiente distendido y cercano, animar e invitar a los dems asistentes a
levantar la mano para dar su opinin.

Si estas interesado, en acciones formativas de comunicacion puedes visitar la


pagina de coaching y PNL de punto escena Coaching Exito.

Como comportarse en reuniones y fiestas


A continuacin, te presentamos situaciones
en las que te puedes ver envuelto como
invitado. En el caso de que al invitado que
est sentado a tu lado le derrames la copa de
vino en el traje, cmo tendras que
reaccionar?.

Pues secando la mesa, excusndote y ayudndole a retirar el asiento


para que se pueda levantar. Nunca intentes secarle la mancha.

Si el anfitrin no fuma, ni nadie de tu mesa lo hace, hay que respetar a los que
no fuman y salir fuera de la estancia para no molestar.

Si en la fiesta o reunin alguien se excede con las copas y crea algn tipo de
conflicto, nunca entres en la discusin. Y obviamente, para tener un
comportamiento correcto, t tampoco debes beber en exceso y en el caso de
que lo hicieras y provocaras alguna escena desagradable, llama al da siguiente
al anfitrin y pdele disculpas.

Hay que tratar de dejar todo ordenado y lo ms limpio posible.

Respecto a la vestimenta, es una seal de respeto vestirse adecuadamente. Si


el anfitrin sabe de etiqueta, informar a sus invitados sobre cmo han de ir
vestidos o si no infrmate. Y recuerda, que es mejor ir demasiado elegante a ir
demasiado informal.

Por otro lado, hay que saber en qu momento hay que retirarse. Las seales,
por as decirlo, son: cierre del bar, la orquesta ha dejado de tocar, ya se han
marchado los que trabajan en el catering y tambin los invitados de honor (si
los hay) y los empleados estn comenzando a recoger. Despdete de tu
anfitrin, sin entretenerle demasiado, que tiene que seguir atendiendo al resto
de los invitados.

Y para finalizar Es de bien nacido, ser agradecido: agradece tu invitacin a


la fiesta, envindole una tarjeta, carta o nota a tu anfitrin, pasados unos das.

Regalos adecuados en los eventos


empresariales y sociales
Parece que un regalo es siempre bien recibido, pero
no, cuidado, pues un regalo inadecuado o
desproporcionado puede ocasionar el efecto contrario
al que queremos.

Regalar, tambin se considera un arte. Antes de


hacerlo, hay que plantearse las siguientes preguntas:
qu, a quin, cundo y cmo.

Respecto a qu regalar, si queremos causar el efecto deseado en la otra


persona, debe ser un regalo nada ostentoso, aunque tengamos un poder
adquisitivo alto, algo sencillo y de buen gusto, y si es posible, que le pueda
resultar til.

Adems habr que tener en cuenta el grado de confianza que tenemos con la
otra persona y cunto la conocemos.

Las joyas slo se deben regalar a la pareja.

Los regalos se pueden dar antes de la celebracin del evento o ceremonia


(bodas, aniversarios,), o bien despus, si se trata de un regalo en
agradecimiento por una invitacin de una comida, por un favor que nos han
hecho, o por una disculpa que queramos pedir.
Cmo dar el regalo, es sencillo. Por lo general, la mayora se envan a travs
de mensajera. No obstante, si tenemos confianza con el destinatario se puede
entregar en mano.

Existen celebraciones, tales como cumpleaos, en las que el regalo se entrega


en el mismo momento, se entrega en mano, pero hay otras, como las bodas,
en las que no se debe hacer entrega del regalo el mismo da, ni durante la
celebracin.

Veamos ahora qu podemos regalar en el caso de que unos amigos nos inviten
a su casa a almorzar o a cenar. Es decir, qu debemos llevar. Si son ntimos
amigos, podemos llevar una botella de vino buena, algo para degustar durante
la comida o un postre.

Si por el contrario, la invitacin viene de parte de personas con las que no


tenemos mucha confianza, tales como jefes o compaeros de trabajo, no
debemos llevar nada que tenga que ver con la bebida ( por si en la reunin hay
alguien abstemio), ni con la comida, como dulces (por si alguien es diabtico).
Se pueden llevar flores, pero nunca regalos personales.

En ltimo lugar, decir que es de bien nacido ser agradecido, por tanto,
siempre que se recibe un regalo, independientemente de que sea de nuestro
agrado o no, hay que agradecerlo.

Hay que saber regalar, pero tambin recibir.

Nunca acepte regalos annimos o comprometedores.

Lenguaje corporal eventos y relaciones


sociales
No somos conscientes de lo importante que es el
lenguaje corporal, ni de cunta informacin
transmite.

El lenguaje verbal se usa para trasladar


informacin y el lenguaje corporal da informacin
sobre nuestras actitudes y estados personales.

En una conversacin frente a frente, ms del 65% es comunicacin no verbal.

Hay gestos universales, como el movimiento de cabeza para afirmar o negar


algo, encoger los hombros cuando no entendemos o fruncir el ceo cuando
estamos molestos, que aunque todos entendemos su significado, no debemos
cometer el error de interpretarlos de forma aislada porque podramos
equivocarnos.

Los gestos se pueden fingir, pero nuestro cuerpo nos delatar, como cuando
mentimos.

Hablemos de las distancias cuando vamos a iniciar una conversacin. Todos


tenemos nuestro territorio muy bien marcado.

Las personas que son muy cercanas, como familiares o amigos ntimos, son los
nicos que podrn acercarse a una distancia de 50 cm. sta sera la zona
ntima. La zona personal, que es una distancia de 125 cm, se aplica en el
trabajo, en reuniones o en un entorno social. Y finalmente, la llamada zona
social, que seran entre 2 o 3 metros, es la que aplicaramos con las personas
ajenas a nuestro entorno, como el fontanero, el cartero, etc, y transentes.

La distancia es muy importante y segn sea sta, haremos una u otra


interpretacin.

Hay que saber qu distancia debemos guardar, si no queremos invadir el


territorio de la persona con la que estamos hablando. Debemos intentar evitar
que con quien hablamos se sienta incmodo.

Por lo general, los que han crecido en zonas rurales, guardan ms distancia a
la hora de entablar una conversacin, que los de las zonas urbanas. Para
consultar cursos sobre tecnicas de lenguaje corporal visita la pagina de
COACHING EXITO de punto escena.

Como decorar un evento


La decoracin es un elemento ms de
comunicacin. No lo olvides.

Los requisitos que hay que tener en cuenta a la


hora de decorar un evento son la originalidad y la
elegancia.

Si el mensaje que deseas transmitir en tu evento es


de sobriedad e innovacin, una idea de decoracin es el hielo, es decir,
pequeas esculturas de hielo que no pasarn desapercibidas o incluso vajillas
de hielo.

Otra idea que te proponemos es basar la decoracin de tu evento en telas de


espejos, que tienen muchas posibilidades creativas y adems son fciles de
transportar y eliminas el riesgo de que se rompan como un espejo real. Este
recurso consiste en una pelcula de polmero colocada sobre un bastidor de
aluminio, con mucho poder de reflejo. El efecto conseguido es como de un
espejo. Se puede usar para proyectar imgenes y soluciona la falta de
distancia de proyeccin.

Un recurso bastante econmico es basar la decoracin de tu evento en figuras


de papel. Aqu entra en juego tu imaginacin. Se puede usar papel de tamao
A4 Y A3, y adems es una propuesta reciclable.

Usar frutas para decorar es otra idea que te proponemos.

Las frutas por su colorido proporcionan al evento un toque natural y fresco.


Este recurso resulta muy original, incluso elegante si se tallan las frutas
formando distintas figuras y combinando bien los colores.

Para romper con las ya muy vistas formas acabadas de los espacios, te
proponemos usar telas en los techos y en las paredes (si se considera
oportuno), que estn iluminadas desde adentro. Jugando bien con las luces se
puede conseguir un efecto increble, envolvente, que encandilar a todos los
invitados.

Gracias a que existen multitud de plantas y flores de distintos y maravillosos


colores, aprovecha esa gama de colores llamativos que te ofrecen y decora tu
evento con ellas. Las plantas exticas dan mucho juego en la decoracin.
Utilizar esculturas en prex va a tener como resultado un gran impacto visual
sobre los asistentes del evento. Se trata de piezas nicas que permiten
desarrollar el ambiente que uno desea, creando, por ejemplo, un mundo de
fantasa al estilo Gaud.

Si necesitas decorar un inmenso espacio, te ofrecemos la idea de hacerlo con


globos. Resultan fciles de montar y permiten multitud de formas y colores. Es
una decoracin muy original.

Otro recurso para decorar son los sistemas modulares de cartn, que se
pueden volver a usar, son reciclables y ecolgicos.

Y para finalizar, vamos a hablar de un elemento protagonista en muchas


decoraciones actuales y que adems ha demostrado que, desde haces miles de
aos, produce efectos relajantes y que sin duda, es garanta de xito.
Hablamos del agua.

El agua puede decorar en s misma, bailando al son de una msica si se desea


o puede enfatizar la decoracin por los reflejos de las luces,
independientemente de que adems, pueda caer de divinas cascadas o fuentes
decorativas maravillosas.

Todas estas ideas magnficas y sin duda originales, las pone a tu disposicin
Puntoescena pudiendo decorar y organizar tu evento.

si necesitas ms informacin sobre organizacin de eventos, visita la pgina


especializada de eventos de Punto Escena.

Cmo contratar un saln para eventos


Si tienes decidido celebrar un evento, debes
elegir un lugar. La eleccin de ste, depender
de varios factores que tendrs que tener en
cuenta.

Es muy importante que antes de contratar el


lugar de celebracin, compruebes la capacidad de
ste y si posee mobiliario o no, para saber con
qu espacio puedes contar.

Hay que verificar que todos los permisos de todos los espacios habilitados
estn en regla.

Es necesario que el sitio cuente con servicio de seguridad, limpieza y


guardarropa, incluso servicio de asistencia mdica; de no ser as debes
contratarlo.

Infrmate sobre las horas de las que dispones para la celebracin; si el saln
cuenta con DJ propio o lo tienes que contratar aparte y si te podran montar
tarimas en caso de que fuese necesario.

Verifica que el lugar tenga grupo elctrico.

Consulta si el lugar tiene catering propio o si puedes contratarlo aparte.

Comprueba los baos de los que dispone.

Por ltimo, asegrate de dnde estn colocadas las salidas de emergencia.

Si has verificado todos estos aspectos y el lugar rene las condiciones ptimas
para poder celebrar tu evento con absoluta tranquilidad, contrtalo y disfruta
de la fiesta. Si deseas ver mas informacin sobre eventos organizacin de
eventos consulta la seccin de eventos de Punto Escena.

Decoracin minimalista para eventos


Una decoracin minimalista crea un ambiente en
el que las personas cuando entran en el lugar
notan un cambio significativo.

La decoracin minimalista se basa en lo


estrictamente necesario, creando equilibrio.
Produce una sensacin de vaco, de espacio
despejado.

La mxima de este tipo de decoracin es: menos es ms.

Los colores que se usan son el blanco y negro o los neutros, creando armona,
equilibrio y comodidad.

Destaca la pureza de las lneas de los elementos decorativos.

En definitiva, el objetivo de un ambiente minimalista es lograr que los


invitados recuerden la sensacin de haber estado en un lugar totalmente
diferente, nunca visto, como si de otra dimensin se tratara.

Actualmente este tipo de decoracin se puede adaptar a cualquier tipo de


evento: convenciones, congresos, presentaciones, empresas, incluso bodas.

Las empresas son las que ms utilizan la tendencia minimalista para sus
eventos corporativos.

Una opcin interesante es aadir algunas figuras geomtricas como


decoracin.

Los elementos decorativos deben ser escogidos cuidadosamente, siendo de


una elegancia exquisita, estando en armona con el entorno y en cantidades
mnimas; destacando cada uno como pieza de impacto.

Los espacios adecuados para aplicar este tipo de ambiente son amplios,
simples, con techos muy altos y con ventanales grandes, por la gran
luminosidad que aportan (sobre todo si el evento se celebra de da).

Es muy importante no confundir minimalismo con austeridad, en cuanto a


presupuesto se refiere, pues crear un ambiente minimalista puede
resultar similar en costes que un ambiente convencional para un evento.
Visita la seccion de organizacin de eventos de Punto escena, para conocer
mas sobre decoracin

Las presentaciones en eventos, fiestas y


celebraciones
Ya sea que nos encontremos en una reunin, en la
calle o en una cafetera, hay que hacer las debidas
presentaciones.

A veces nos ocurre que vamos a una fiesta o a


una entrevista de trabajo y no sabemos cmo presentarnos.

Para comenzar, las normas de cortesa y protocolo dicen que las personas que
no se conozcan entre ellas deben ser presentadas por aquel o aquella que
conozca a ambas, de esta forma evitaremos que se sientan excluidas. Una
excepcin es cuando eres anfitrin/a y no dispones de tiempo para hacer
presentaciones, en cuyo caso, amigos comunes pueden ayudarte a ir
presentando personas que no se conocen entre s.

Existen tres reglas bsicas a la hora de hacer presentaciones: razones de edad,


sexo y categora.

El ms joven siempre es presentado al de mayor edad.

El hombre siempre presenta a la mujer.

Y el de menos rango o categora, siempre es presentado al de mayor rango o


categora.

Existen excepciones. En el caso de de una chica joven y un anciano, prevalece


la edad al sexo es la chica quien es presentada a la persona mayor.

Estas reglas pueden variar en funcin del entorno, por ejemplo en el entorno
laboral prevalece el cargo al sexo.

A la hora de una presentacin, se debe dar el nombre completo de la persona,


el nombre y su apellido.
Cuando presentas a tu pareja, debes hacerlo diciendo mi esposa o mi esposa y
a continuacin su nombre completo y nunca presentarla como la Seora desu
apellido, pero s lo puede hacer una tercera persona que no sea el marido, por
ejemplo: Mara Fernndez, seora de Garca.

La introduccin a una presentacin debe ser: permtame que le presente a o


disculpe que le interrumpa, quera presentarle a

Y la otra persona debe responder: encantado/a de conocerle/a, es un placer y


si la persona tiene mucha categora, prestigio o rango se debe responder: Es
un honor

En encuentros familiares, ms informales, se suele usar la frmula de Me


alegro de

En los actos multitudinarios en los que resulta imposible que el anfitrin se


presenta a todos y cada uno de los presentes, se puede usar la auto
presentacin, indicando el nombre completo.

La manera de saludarse dos caballeros en una presentacin es dndose un


apretn de manos. En el caso de las seoras, un caballero debe esperar a que
sta le tienda la mano y l tomrsela. Aunque esta forma de saludar
actualmente no se practica.

En el caso de Prncipes y Reyes, los caballeros deben saludar haciendo una


ligera inclinacin con la cabeza y las seoras, una leve flexin de piernas.

Para terminar, un caballero siempre se pone en pie cuando se le presenta


alguien.

Si el caballero lleva la cabeza cubierta con un sombrero, gorra o boina, debe


descubrirse ante una presentacin.

Si el hombre lleva guantes debe quitarse al menos el guante de la mano con la


que va a saludar.

Si la persona que nos presentan es de avanzada edad, tanto el hombre como


la mujer deben levantarse para saludarla, aunque no es obligatorio, es lo
correcto.

Si estamos en una sala y entra una personalidad, ay que ponerse en pie como
seal de respeto.

Y es sabido y seguido por todos que cuando nos presentan a alguien, en


situaciones informales e ntimas, se dan dos besos a la persona que
saludamos. Si deseas conocer ms sobre eventos visita Punto Escena.

Distribuir a los invitados en los eventos y


celebraciones
Existen diferentes modos de distribuir a los
invitados en un evento formal.

Lo usual es que se coloque al anfitrin mirando a


la puerta de entrada y enfrente, a la anfitriona.

La persona que preside la mesa no debe estar de


espaldas a la puerta principal, o en su defecto debe estar mirando hacia la
ventana principal.

El invitado de ms edad o categora debe sentarse a la derecha de la anfitriona


y la invitada de ms edad o categora, a la derecha del anfitrin.

En el caso de que tuvisemos un invitado muy importante, debemos cederle la


presidencia y entonces nos sentaramos a la izquierda de l o ella.

Una vez colocados todos los invitados anteriormente citados, se situara al


resto, intercalando mujeres y hombres, a la derecha e izquierda de los
anfitriones.

Se intentar que el nmero de invitados sea par, que haya el mismo nmero
de mujeres que de hombres, pero de no ser posible, se colocarn a dos
hombres juntos, no a dos mujeres juntas.

Si hay invitados mayores de la misma categora, se cede el sitio de la


presidencia al de mayor edad.

Si todos los invitados tienen la misma categora y hay un invitado extranjero,


se ceder la presidencia de honor a ste.
Si hay muchos invitados, es aconsejable usar el mtodo de las tarjetas con el
nombre de cada uno.

A la hora de pasar al saln donde se va a servir la cena o el almuerzo, en


primer lugar entrar la seora de ms categora del brazo izquierdo del
anfitrin. En caso de que el anfitrin lleve uniforme, ofrecer su brazo derecho.
A continuacin entrarn los invitados por orden de importancia, y en ltimo
lugar, entrar la anfitriona seguida del invitado de mayor importancia.

Estas normas protocolarias se siguen en casos importantes, ocasiones muy


formales u oficiales. En comidas ms informales, los invitados pueden entrar al
saln sin seguir estas normas.

Continuamos, cuando ya estn todos los invitados en el comedor, el anfitrin


debe esperar a que todas las seoras de su lado estn sentadas y si no hay
camareros que les retiren las sillas, lo har l mismo.

Es habitual servir en primer lugar a las seoras y en segundo lugar a los


caballeros, siendo la anfitriona la ltima en servir de las seoras.

Por ltimo, se comenzar a comer cuando todos los invitados estn servidos.

En un evento tal como una boda, en el que suele haber mesas individuales, se
empezar a degustar la comida cuando todos los comensales de la mesa estn
servidos.

El comienzo del banquete lo marcarn los anfitriones. Si deseas conocer ms


sobre eventos para por punto escena

Organizar cctel para eventos y


celebraciones
Organizar un cctel es algo muy frecuente y
conviene tener para su xito algunas propuestas
y sugerencias.

La mejor hora para el coctel suele se las 19,30 y


20,30 horas. Normalmente un camarero puede
atender a unas veinticincos invitados, es
conveniente con la comida que las bandejas seas
puestas con cierto estilo y elegancia para que apetezcan probarlas. Los platos
para el buffet son los platos grandes y llanos para que los invitados al evento
puedan en un mismo servicio se pueda disponer de diferente variedad.
Podemos recibir a los invitados con un cava. Dentro de los aperitivos hay una
gran variedad va en funcin de la imaginacin y el presupuesto, puede ser
sencillo y variado, supongamos, los bocadito salados, alguna brocheta fra,
algo de canap, siempre se recibe bien algo tpico de la tierra, en ese caso
habra que calcular unos 150 gramos por persona. La presentacin que sea
llamativa y variada con lo cual se puede utilizar diferentes tipos de platos y
bolees. Otra posibilidad es contactar con alguna empresa de organizacion que
te prepare todos los detalles

La bebida en los eventos y celebraciones


La proporcin de las bebidas es un tema
importante que hemos de tener en cuenta
para cualquier celebracin o evento, han de
estar en consonancia con el tipo de comida y
disponer de una cierta variedad para cumplir
con el gusto de los invitados.

Para no quedarse corto hemos de tener en cuenta que un botella de vino, suele
valer para unas 8 copas aproximadamente, en el caso del coctel para unas 4
personas y 3 si fuera una cena, si estamos organizando una comida banquete
con mesas de 8 personas, en cada mesa hemos de poner 2 botella de vino
tinto, en el caso de que fuera pescado la botellas serian de vino blanco, suele
ser suficiente y da opcin a repetir si se desea. El agua es fundamental, hemos
de poner 2 botellas de litro sin gas y medio litro con gas, respecto al cava no
suele tomarse ms de dos copas por invitado, con lo cual una botella se puede
consumir ente 6 personas.

En las sobremesas se suele consumir por invitado una y media de


bebida entre copas y licores, si se continua la celebracin despus de la
cena se suele tomas entres dos y media y tres copas, si bien hay que
tener en cuenta la edad de los invitados en estos casos. Una cosa muy
importante es que no falte el hielo, por ello hemos de tener en cuenta
una bolsa de hielo cada 8 copas. Con esta sugerencias puedes hacerte
una idea la hora de organizar las bebidas de una boda o evento. Si
deseas organizar eventos y celebraciones puede contatar con punto
escena

Organizar eventos e incentivos


econmicos
Como reducir costes a la hora de organizar un evento:
Limitar los asistentes y los invitados a lo ms
imprescindible y necesario.- Reservar en
temporada baja. Si organizamos incentivos buscar
lugares y destinos que estn en temporada baja.

Los eventos en ciudades grandes hemos de seguir


el mismo criterio, buscar las fechas con baja
ocupacin, todo esto puede suponer un ahorro
importante.- En poca de crisis es conveniente buscar lugares que ya
estn acondicionados, estos suelen ser mas econmicos que convertir
espacios originales en lugares adecuados para eventos sobe todo porque
se requiere poca inversin en decoracin.- Para decorar conviene utilizar
material que este en buen estado pero que pueda ser reutilizado, evitar
comprar cosas nuevas.- La posibilidad de buscar aliados para compartir
costes es una opcin, como realizar una fiesta entre dos compaas.- Si
se va a repartir regalos puede hacer un sorteo o buscar regalos
donados.- Buscar experiencias que no cuesten dinero, por ejemplo
reducir los platos pero dar la opcin de tematizarlos.- Hacer el catering
mas simple menos sofisticado pero con cantidad de comida suficiente.-
Eliminar los banquetes por ccteles o vinos espaoles. Reduce la
variedad de bebidas (vino cerveza refresco y agua).- Analizar las tarifas
de hoteles de fuera de la ciudad a veces combinado con el transporte de
autobs es bastante interesante a nivel costes.- Eliminar actividades
innecesarias es preferible dejar tiempo libre a tener a todo el mundo
agotado en multitud de actividades programadas. -Utiliza ruedas de
prensa bien organizadas para difundir la informacin e incluso utilizar las
redes sociales y las nuevas tecnologas.- Si deseas reducir costes en tu
evento puede consulta diferentes opciones y alternativas en Punto
Escena.

Hablar en pblico eventos y conferencias


Consejos para hablar en pblico: Hablar en
pblico siempre suele generar una cierta
tensin e inquietud y no es nada fcil salir
airoso de ese lance, sin embargo hay ciertas
sugerencias que puedan ayudarte a que esa
exposicin que tienes que hacer sea un xito.

Conviene conocer el lugar donde se va a hablar si es posible, para poder


ir familiarizndose con el, tambin es importante conocer la audiencia la
que vamos a dirigirnos.

Tener anticipada algunas pregunta que sean importantes, es


conveniente, tener en cuentas en como se dicen las cosas y tener en la
cartera alguna frases ingeniosa puede relajar la tensin y hacer mas
fluida la exposicin.

Ir adecuadamente vestido al evento ayuda transmitir el mensaje de


forma clara y ntida, la forma en que nos presentamos antes los dems
tiene una gran transcendencia en las relaciones humanas y personales.
Realizar una exposicin con un ritmo adecuado es importante (una
media equilibrada es de 150 a 170 palabras por minuto, se debe
empezar generando confianza para terminar con energa y resolucin y
por supuesto mantener siempre el entusiasmo.

Utilizar el lenguaje corporal para enfatizar fragmentos importantes, los


gestos abiertos dan confianza y llegan al auditorio, no cruzar los brazos
o dar sensacin de autoproteccin.

Repetir las ideas claves, hay diferentes formas de repeticin dar


ejemplos o recordar frases de la exposicin.

Es interesante hacer preguntas a la audiencia para saber si el publico ha


captado la idea y el mensaje.

Si deseas tener mas informacin sobre como hablar en publico con


tecnicas de PNL consulta la pagina de formacion de punto escena en
COACHING EXITO.

Team building cooking


Team Building Chef & Cooking: Chef
& Cooking es un evento ideal para disfrutar
de la cocina, aprender y, por qu no, crear
nuevos platos. Cualquier manjar tiene cabida
en este evento, desde tradiciones culinarias
regionales cuyas recetas se pierden en los
albores del tiempo hasta cocina moderna con ingredientes ms
trasgresores.

La actividad principal consiste en cocinar las viandas de vuestra eleccin


divididos en equipos. Para ello se contar con la ayuda de un Chef.

El ritmo del evento se dinamiza mediante desafos de equipo adaptados


al mundo gastronmico. Hay multitud de opciones, pero todas con un
denominador comn: la cocina como hilo conductor de la actividad. Si
adems en tu equipo es uno de esos con sabor internacional y gente de
todas partes, te recomendamos adaptar los desafos de forma que
tengan carcter y sabor espaol, ya sabes, musiquita, jolgorio y dems!
Que tus compaeros de fuera no se queden sin conocer el arte que
tenemos en Espaa por lo menos para aquello de la cocina, el baile, el
cante, el vino y por supuesto, la fiesta!

Cuando los platos estn terminados, los participantes se juntan para


almorzar, probando cada equipo las recetas de sus rivales. El jurado que
votar el ganador estar compuesto por el Chef, que aportar el anlisis
profesional del plato y sus caractersticas (presentacin, originalidad,
nutricin, sabor...) y un representante de cada equipo, que dar su
voto a una de las recetas justificando su eleccin.

En conjunto, un evento dinmico, informativo y sobre todo...Que deja


buen sabor de boca!.

Si te apetece hacer es tipo de actividad punto escena, te puede disear


uno a tu medida diversin y habilidad garantizados.

Coolhunting, ser diferente.


El coolhuntig, en momento de crisis
es un trmino que puede tener una
especial relevancia, la aplicacin del
mismo se impone a cualquier aspecto
de nuestra vida, ya lo dice la palabra
pasada al espaol cazador de
tendencias.

La tendencia es una forma de adelantarse a los acontecimientos de diferenciarse de las


otras empresas, de convertir la crisis en oportunidad. Es una profesin que de forma
paulatina se va consolidando en nuestro pas.

Coolhunting, es bsicamente buscar la innovacin. La crisis se encargan de ir quitando


del medio aquello que no es suficientemente eficaz o rentable, aquello que es denso y
lento, esta especialidad abre nuevas vas y posibilidades, no solo en el desarrollo del
elemento tecnolgico sino tambin la innovacin y bsqueda de nuevos negocios y de
cmo gestionarlos

Innovar es el fin ltimo de los denominados cazatendencias o como denomina el


termino anglosajn coolhunters. Es el nuevo camino para ser diferente de nuestros
competidores y as obtener una clara ventaja. Los datos suelen venir en gran parte de
las investigaciones de mercado, pero tambin de la observacin objetiva de las calles y
como no, del todopoderoso internet, centro de la tendencia y la opinin, de los gustos
y de la moda, all todo el mundo puede reunirse y dar su opinin de forma instantnea,
por lo tanto el ciberhunter, ser el mejor posicionado para cazar esa tendencia que
pronto se har realidad en muchos mbitos. Este concepto ha estado durante mucho
tiempo unido al mundo de la moda pero en esto ltimos tiempos va impregnndose en
todos los aspectos culturales y empresariales. Punto escena se apunta a esta nueva
forma a la hora de desarollar sus actividades de ocio, marketing y gestin

Eventos y marketing de experiencias


Marketing y eventos de
Publicidad alternativa
Experiencias

Los seres humanos poseemos esa cualidad de asociar sensaciones


procedentes de nuestros sentidos y relacionarlas con ideas y conceptos,
que a su vez generan sentimientos y emociones, los cuales tienen que
ver con nuestras experiencias vivenciales...

Hablamos, pues, de psicologa aplicada al marketing. No es nada nuevo.


Hace tiempo que lo sabamos

Pero fue con Daniel Goleman, que expuso el planteamiento de


Inteligencia emocional a la empresa, cuando nos hemos acercado al
mundo de las emociones a travs de nuestras sensaciones

Un cliente ya no elige un producto o servicio basado en el parmetro


coste-beneficio. Ahora, tiene en cuenta el efecto vivencial en la compra,
y durante su consumo. Si la comercializacin y el producto, o servicio,
brindan una experiencia agradable que satisface sus necesidades,
tendremos un alto nivel de xito.

El objetivo del marketing experiencial es crear una vivencia, lo que no


significa que sea a cambio de elevados costes. Para ciertos clientes, en
algn momento, la experiencia se produce con elementos sencillos. Es
una cuestin de imaginacin dar ese valor aadido.

Esto se va consiguiendo con la implantacin de los eventos para


conseguir que se relacionen las sensaciones con la marcas. El evento da
posibilidad de que el pblico se integre y sea cmplice con el producto y
sus cualidades.

Organizar eventos con exito


ORGANIZAR UN EVENTO CON
XITO.No te has preguntado alguna vez
por qu tal evento (de cualquier
naturaleza), al que has asistido te ha
resultado inolvidable?.

Un evento es harto delicado, pues en l todo comunica, por tanto hay que ser
muy meticuloso con los detalles. Cuando organizamos un evento, ste se
convierte en un expositor en el que estamos vendidos. A continuacin, te damos
5 claves que hacen que un evento, sea cual sea, tenga xito.
En primer lugar, debe existir una razn, saber por qu vas a organizar un
evento. No hay que hacerlo slo porque lo tenemos en el planning; hay que tener
claro lo que queremos comunicar.

En segundo lugar, hay que encontrar un concepto que represente a nuestro


evento. Piensa en qu valores quieres transmitir; si deseas presentarte como una
empresa formal o todo lo contrarioEl evento debe comunicar aquellos valores,
ideas, que queremos que asocien con nosotros.

En tercer lugar, sers el mejor anfitrin. Conseguirlo no resulta ms difcil que


en cualquier otra situacin en la que nos hayamos encontrado en nuestra vida
cotidiana, como por ejemplo invitar a unos amigos a una cena especial, celebrar
un cumpleaos

Para lograr ser un buen anfitrin slo se necesita empata y para ello, debes
preguntarte cmo te gustara ser tratado a ti y qu sensacin, experiencia te
gustara llevarte del evento.

En cuarto lugar, hay que tener presente que los asistentes al evento, son
clientes actuales o futuros, pero que ante todo son personas, invitados que no
hay que descuidar y habr que cuidar detalles tales como la hora de comienzo, la
temperatura del lugar, la comida, la duracin del evento, habilitar una zona con
asientos para el que no desee continuar de pie, etc; pues estos detalles cuidados
o descuidados, harn que los invitados se marchen o permanezcan el tiempo que
dure el evento.

Por ltimo, es igual de importante que elijamos el lugar de celebracin del


evento acorde con el mensaje que queramos comunicar, y sobre todo tiene que
ser un espacio resolutivo para poder afrontar los imprevistos que puedan surgir.

Logra que tu evento quede en la memoria y en la retina durante un largo tiempo


y que se convierta en tema de conversacin.
Siempre puede ser util coordinar todo estos aspecto con un empresa
organizadora de eventos que te ayude en todos los detalles para conseguir los
objetivos.

Sea para 50 participantes o ms de 500, la planificacin, organizacin y celebracin de un Islas


Canarias
congreso o unas jornadas puede ser una experiencia desalentadora, incluso para los ms
(Tenerife,
sensatos. Huelga decir que un congreso o reunin mal organizado desacreditar al organizador y, lo
Teide)
que es ms grave an, al patrocinador. Por esta razn, hay que formular varias preguntas
importantes antes de emprender su planificacin, incluso si es realmente necesario celebrarlo.

Por qu organizar el evento?

Antes que nada, has de preguntarte si lo que quieres organizar es la forma ms rpida, fcil y barata de transmitir
al pblico beneficiario tu mensaje de la manera ms eficiente y personal posible. Actualmente, existen formas
mucho menos complicadas y caras de obtener los mismos resultados, como enviar un informe o folleto promocional
a los interesados, o usar los medios de comunicacin. Est claro que no se refiere a actividades en las que es
decisivo el contacto directo entre participantes por razones profesionales, educacionales o de networking, a los
viajes de incentivos, a las actividades dirigidas a fomentar el espritu de equipo (conocidas internacionalmente
como team building), o a los eventos organizados por motivos puramente ldicos.

Planificacin y organizacin del evento

Si has tomado la decisin de seguir adelante, el siguiente paso ser plantearte si lo vas organizar t mismo, sea en
solitario o como coordinador de un comit de planificacin, o si es mejor contratar una agencia de organizacin
o a un experto.
Si eliges la segunda opcin, puede que el experto en cuestin sea una persona con los conocimientos prcticos
necesarios, "prestada" por una entidad ajena, o cualquiera de las muchas agencias, empresas y profesionales que
trabajan en el sector organizadores profesionales de congresos, convenciones y/o exposiciones (OPC),
empresas de gestin de destinos (DMC), agencias de eventos, organizadores de ferias y exposiciones,
convenciones y reuniones, agencias de incentivos, agencias de viajes tradicionales, la organizacin tcnica,
servicios audiovisuales, servicios profesionales, etc.. Cualquier cosa que elijas, puede ser satisfactoria siempre
que los empleados de la empresa estn familiarizados con la tarea; de lo contrario tendrs que asumir t las
tareas, lo cual puede llevarte a una falsa ilusin de economa, por los previsibles fallos en los que incurrirs.
Lo que has de tener en cuenta cuando contratas a una persona o entidad ajena, es que no todas las agencias,
empresas o profesionales que se publicitan como tal son miembros de una asociacin profesional, como, por
ejemplo, MPI (Meeting Professionals International), SITE (Society of Incentive Travel Executives), la AEDMC
(Asociacin Espaola de Destination Management Companies), SIMA (Spanish Incentives and Meeting
Association), OPC Andaluca, OPC Spain, o UNAV (Unin Nacional de Agencias de Viajes).
Una forma de abordar este problema es restringir el proceso de seleccin a aquellos profesionales o empresas
asociados que puedan proporcionarte cartas de recomendacin serias o que te hayan sido recomendados
expresamente. Para evitar sorpresas desagradables, sobre todo cuando organizas el evento en el extranjero, es
aconsejable usar proveedores muy recomendados, con un historial intachable. Con esta finalidad, los convention
bureaus pueden proporcionarte informacin til sobre lugares de celebracin y proveedores.
Tanto si confas en tus propios recursos (organizacin interna) como si prefieres contratar una agencia o a un
experto externo, debers constituir un comit. El perfil que buscas es de una persona fiable, responsable y flexible
que est acostumbrada al trabajo en equipo y autorizada para tomar decisiones. Por lo tanto, es imprescindible que
el coordinador est implicado en el proceso de seleccin, con el derecho de vetar el nombramiento de miembros
improductivos, incompetentes o conflictivos. Adems, aunque no se debe dejar fuera a ninguna persona
importante, es aconsejable limitar el nmero de integrantes del comit a lo estrictamente necesario.
Una de las primeras decisiones que debe tomar el comit de planificacin es si se va a organizar el evento con
recursos propios o ajenos, parcial o totalmente, sin olvidar que, segn Cotterel, se necesitarn con toda
probabilidad 250 horas, o aproximadamente seis semanas de trabajo normales, ms dos o tres
jornadas de 18 horas justo antes de su celebracin, para organizar una conferencia de dos o tres das
de duracin para 200 personas.
Si eliges la primera opcin, debes identificar a los miembros del equipo encargado de la organizacin (desde una
sola persona hasta un grupo de personas, dependiendo del tamao del evento), incluyendo a los intermediarios,
junto con las diferentes fases del proceso de planificacin en las que estar implicado cada uno de ellos. En caso de
elegir la segunda opcin, se suele preparar una peticin de presupuesto (en ingls, Request for Proposal), que
debe incluir tanta informacin como sea posible, como el pblico beneficiario, la asistencia prevista, las estadsticas
de experiencias anteriores, de ser posible, etc.

Formato del evento

Antes de empezar a organizar el evento, hay varias cuestiones, todas relacionadas entre s, que han de estar muy
claras para todos los implicados: por ejemplo, el formato.
Los eventos empresariales, congresos de asociaciones, retiros profesionales, cursos o cursillos de formacin o
de preparacin individual, viajes de incentivos, conferencias cientficas o mdicas, reuniones de golf,
actividades de team building, lanzamientos de productos, campaas de publicidad, ferias de muestras: la lista es
inagotable. Adems, no va en contra de las reglas los eventos multidisciplinarios o hbridos, mezclas de dos o
ms actividades con la intencin de llegar a un pblico ms amplio, ahorrar dinero o generar ingresos adicionales.

Pblico beneficiario y asistencia prevista

Aunque muchas de las decisiones ms importantes sern tomadas por la direccin, debe estar muy claro para
todos los implicados en la planificacin (el coordinador y el comit de planificacin) cules van a ser el formato y
la duracin del evento. Adems, deben saber quines van a asistir y cul es el nmero previsto de asistentes.
Si no ests completamente seguro del pblico al que te vas a dirigir o del nmero de personas que van a asistir (lo
que suele ser el caso cuando no hay estadsticas de experiencias anteriores), la planificacin (y la presupuestacin)
puede ser de pesadilla.
En el caso de las actividades ldicas, cursos/cursillos, reuniones en el da, viajes de incentivos y actividades
de team building, esta cuestin no suele plantear problema alguno. No obstante, el planteamiento sera diferente
en el caso de que el evento fuera claramente rentable. Por ejemplo, si implica varias pernoctaciones y coincide con
un perodo vacacional, quiz sea necesario permitir la asistencia de cnyuges e hijos, con los problemas adicionales
de organizacin y, en su caso, un gasto extra. De hecho, hay conferenciantes que, al querer sacar el mximo de
este tipo de eventos, vienen acompaados de sus cnyuges, llegando unos das antes de su comienzo y
quedndose unos das despus de su conclusin, sobre todo cuando se celebra en el extranjero o en un destino
extico.
A menudo es necesario contratar a conferenciantes o a jefes de cursillo (a veces con mucha antelacin), que quiz
cobren honorarios adems de gastos de viaje y, si son extranjeros, necesiten a un intrprete. Lo mismo se puede
decir de los invitados especiales, como personalidades o representantes de los medios de comunicacin.
Tambin hay que abordar la cuestin de la dotacin de personal para el evento, que depender de su
envergadura. Puede que el personal trabaje para la empresa patrocinadora, si es que dispone de una plantilla lo
suficientemente amplia, o quiz sea ocasional, lo que es probablemente la alternativa ms barata cuando se
organiza en el extranjero. En el caso de eventos deportivos o torneos, nunca debes pasar por alto la posibilidad de
utilizar a voluntarios. Asimismo, hay que tener en cuenta la seguridad, sobre todo si se trata de una feria de
muestras o un congreso internacional o cuando se espera la asistencia de personalidades. Por ltimo, hay que
tomar las medidas adecuadas para los asistentes con minusvalas.
Presupuesto

El siguiente asunto en el orden del da es el presupuesto, que no es solamente una simple hoja de clculo sino un
documento que combina actividades de planificacin y de gestin, incluyendo una lista de gastos previstos,
fuentes de ingresos y el beneficio previsto. En muchos casos, los organizadores se vern obligados a trabajar
con un presupuesto fijo. Por otro lado, es posible que se espere que el evento alcance el punto de equilibrio o que
arroje un beneficio a travs de cuotas de inscripcin, venta de entradas, alquiler de stands, patrocinio,
subvenciones, comercializacin, venta de productos, etc. Si ests organizando un evento sin fines de lucro,
es esencial determinar desde el principio quines, entre el patrocinador y los participantes, van a asumir cada
captulo de gastos.
Hablando de gastos, a menudo se pasa por alto la necesidad de contar con un seguro. Aunque las primas son cada
vez ms altas, debes considerar todos los riesgos potenciales antes de determinar qu tipo de cobertura
requerirs, adems de responsabilidad civil, que es imprescindible.
Puesto que es el patrocinador quien normalmente sufraga los gastos, es aconsejable hacerle partcipe en la
planificacin del presupuesto durante todo el proceso; esto posee la ventaja aadida de mantener al coordinador y
al comit de planificacin siempre al tanto de los acontecimientos. El coordinador debe tener la responsabilidad
exclusiva del presupuesto y de autorizar los pagos, desde la planificacin preliminar hasta el cierre de cuentas; si
hay demasiados implicados, ser difcil vigilar los gastos y pedir cuentas al coordinador por el gasto total. Por regla
general, el coordinador o la persona responsable de la planificacin del presupuesto debe apartar un 20% para
imprevistos.

Programacin

Por regla general, el xito depender de una buena programacin. Es imperioso establecer un plazo realista para la
planificacin y organizacin. Por desgracia, esto no se respeta la mayora de las veces, sobre todo en el sector
empresarial. En general, se necesita un ao de plazo para planificar y organizar un evento de
envergadura.
Cuando has de trabajar con un presupuesto fijo, resulta ventajoso tener unas fechas alternativas para obtener
las mejores tarifas para el alojamiento, comida, lugar de celebracin y/o actividades ldicas. La flexibilidad es,
adems, una excelente herramienta de negociacin.
Existen muchos factores adicionales que hay que tener en cuenta, como las obligaciones profesionales de todos los
asistentes, sean participantes o conferenciantes, otros eventos de naturaleza similar que se organizan en las
mismas fechas o justo antes o despus, das festivos, perodos vacacionales, condiciones meteorolgicas previstas,
etc. En suma, no es sencillo elegir unas fechas que agraden a 100 personas, y mucho menos a 500, sobre todo
cuando trabajas con un presupuesto fijo; y es una tarea que puede cobrar dimensiones hercleas si la planificacin
implica la reserva de un sinnmero de billetes de avin y de habitaciones de hotel.

Destino y lugar de celebracin

Tanto para la presupuestacin como para otras consideraciones, debes tomar la decisin, al principio del proceso
de planificacin, de dnde celebrar el evento. Es posible que sta la tome unilateralmente la direccin o el
patrocinador, que puede ser preciso (un hotel con encanto en la Serrana de Ronda, por ejemplo), o no tan
conciso (cualquier lugar de celebracin dentro de un radio de 35km de Sevilla), o bastante impreciso: "Cualquier
sitio sirve, siempre y cuando sea original y tenga buenos precios".
A no ser que el evento requiera un lugar de celebracin ms aislado, ste debe ser fcilmente accesible: cerca de
una autopista, una estacin de trenes o un aeropuerto internacional. Si vienen en vuelos intercontinentales, los
participantes llegarn con jetlag y la ltima cosa que les apetecer hacer es emprender un largo viaje en coche,
autocar o tren. Ha de ser razonable la distancia entre el aeropuerto y el lugar de celebracin, es decir, a no ms
de dos horas en cualquier modo de transporte.
Ni que decir tiene que el lugar de celebracin debe ser cmodo y adecuarse tanto al tipo de evento que se est
organizando como al perfil medio de los participantes. Es crucial conocer los gustos del pblico beneficiario
antes de decidir dnde se va a organizar y qu tipo de lugar de celebracin se debe elegir. Debido a la actual
tendencia hacia lugares de celebracin ms innovadores, hay cada vez ms margen para la originalidad (sin
exagerar). Incluso si a los organizadores se les ha impuesto un destino, esto no quiere decir que el lugar de
celebracin tenga que ser poco imaginativo. Como lugares de celebracin alternativos, son cada vez ms populares
los museos, edificios histricos, jardines botnicas, haciendas, teatros y yates, por enumerar slo unos
pocos.
Para ayudar a la direccin a tomar la decisin adecuada, resulta til hacer una seleccin de lugares de celebracin,
incluyendo las ventajas y desventajas de cada uno de ellos. Con el auge del Internet, las visitas de inspeccin ya
no son tan necesarias como antes; no obstante, es aconsejable hacer al menos una en el caso de eventos de
envergadura o resonancia.

Ideas y Consejos
Cmo planificar un evento
Incentivos de empresa
Algunas sugerencias
Cmo ahorrar dinero
Calidad
Informacin til
Tecnologa
Artculos interesantes
Checklists de planificacin
Checklists general
PASOS PARA LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO
Empiece lo ms pronto posible
Definir el responsable del evento
Determinar el objetivo del evento
Determinar la audiencia meta
Realizar el presupuesto
Definir opciones de sede
Definir opciones de recintos
Investigar vas de comunicacin que conectan con la sede
Investigar la capacidad hotelera
Solicitar cotizaciones de las opciones de sede
Solicitar cotizaciones de alimentos y bebidas
Realizar primera revisin de avances
Revisar y solicitar bases de datos actualizadas de la audiencia meta y su costo
(apoyndose en cmaras y asociaciones)
Definir un programa preliminar de actividades generales a realizar: conferencias,
cenas, entre otros
A ocho meses del evento
Determinar los comits que el responsable del evento va a coordinar: hospedaje,
transportacin area y terrestre, alimentos y bebidas,
conferencistas/programa/contenido, promocin y publicidad
Realizar viajes de inspeccin a las sedes preseleccionadas
Revisar cotizaciones de recinto, hoteles, transportacin, alimentos y bebidas
Analizar viajes y cotizaciones
Eleccin de sede y recinto
Analizar contrato y reglamento de operacin del recinto seleccionado
Revisar basa de datos
Disear el Manual del Expositor
Definir la imagen general del evento (logo, papelera y programa de produccin)
Disear la estrategia de mercadotecnia para el evento (correo directo, telemarketing,
revistas especializadas, radio, televisin, prensa, productos promocionales, etc.)
Definir plan de medios de promocin (calendarizacin)
A seis meses del evento
Negociacin con hoteles, recinto y transportacin
Definicin de la fecha del evento, as como tiempos de montaje y desmontaje
Revisin de presupuesto
Depuracin de la base de datos
Inicio de la promocin del evento (psters, invitaciones por correo directo, relaciones
pblicas, ruedas de prensa, etc.)
Presentacin del evento en medios y a clientes potenciales
Revisin del programa preliminar del evento de acuerdo a los conferencistas
confirmados
Definir cmo se har el preregistro (invitaciones y/o telemarketing)
Elaborar el plan de transporte y hospedaje para los asistentes y sus acompaantes
Establecer necesidades de equipo de apoyo: equipo audio visual, decoracin,
atenciones, souvenirs, fotografa, filmacin, grabacin de videos y memorias del evento,
iluminacin,
escenografa, mamparas, tarimas, edecanes, traduccin, mdulos de recepcin e
informacin, sala de prensa y organizador, publicidad, traduccin simultnea, impresos,
mensajera, mobiliario
A cuatro meses del evento
Enviar correspondencia de promocin
Impresin de programas definitivos
Disear el programa turstico para acompaantes
Primer cierre y monitoreo del preregistro
Continua la depuracin de la base de datos
Redefinir necesidades y ajuste de presupuesto
A tres meses del evento
Planeacin del servicio de alimentos y bebidas (programar horarios)
Confirmar la lista de equipo de apoyo y definir proveedores
Ajustar necesidades de hotelera y transportacin
Continua preregistro y ajuste presupuesto
Entregar Manual del Expositor
A dos meses del evento
Programacin de eventos especiales (cena de gala, brindis, inauguracin, etc.)
Requerimientos adicionales: leyendas, mantas, sealizacin, gafetes, etc.)
Confirmar el tipo de montaje de las salas con el recinto
Verificar avance de materiales impresos
Revisar el presupuesto actual y preregistro
Revisar con proveedores tiempos de montaje y desmontaje de expositores
A un mes del evento
Prueba y confirmacin del men/montajes/colores del mantel
Confirmar habitaciones del hotel
Confirmar transportacin
Revisar equipo de apoyo
Preparar paquetes de informacin para participantes registrados
Primera junta con el recinto para la revisin de la logstica del evento
Labor de telemarketing para quienes no se han registrado
Cerrar el contrato con alimentos y bebidas y pagar el anticipo
A una semana del evento
Cerrar cuentas con alimentos y bebidas
Junta final para revisin de la logstica con el recinto: horarios y fechas del montaje y
desmontaje, vigilancia, limpieza, requisitos de telfonos y faxes, servicios de copiado,
apoyo en escenografa, sealizacin, estacionamiento, ubicacin del rea de registro,
requerimientos para la inauguracin, rea de invitados especiales, proveedores oficiales,
etc.
Junta con alimentos y bebidas para revisar horarios y tiempos
Junta con hoteles, confirmar ltimos detalles
Junta con empresa de transportacin
Confirmacin de programa de acompaantes
Se siente usted preparado para el evento?
Revise el siguiente listado y confirme:
I. Requerimientos para la inauguracin
Listn, tijeras, micrfono inalmbrico
Presidium/tarima para presidium
Personalizadores para presidium/iluminacin
Equipo de sonido
Iluminacin de podium
Confirmar invitados importantes
Fotgrafo/video
Discurso
II. Equipo
Equipo audiovisual
Iluminacin
Decoracin
Tarimas
Escenografa
Mobiliario especial
Sonido
Requisitos de telfonos/faxes y larga distancia
Servicio de copiado
Circuito cerrado
Traduccin simultnea
Tablero para recados de los participantes
III. Instalaciones
Area de registro: gafetes de preregistro, material a entregar, telfono
Sala de organizadores: telfono, sala, circuito cerrado
Sala VIP de conferencistas: sala, telfono/fax, servicio de caf, circuito cerrado
Sala de prensa: telfono/faxes, mquinas de escribir, computadora, copiadora, circuito
cerrado, sala, servicio de caf, rea de informacin, estacionamiento, lugares especiales
para las personalidades, sealizacin
IV. Promocin/Memorias
Impresos/publicidad
Atenciones a visitantes
Reconocimientos
Souvenirs
Fotografa
Filmacin
Gafetes de VIPs organizadores y prensa
Grabacin de videos y memorias del evento
V. Personal
Anfitriones de conferencistas e invitados especiales
Edecanes
Programa de edecanes
Traduccin simultnea
Programa de traduccin simultnea
Fotografa y video
Operadores de equipo
Variedad musical
Vigilancia
Limpieza
Le sugerimos:
Antes de tomar cualquier decisin, considere los resultados de una investigacin de
mercados previa
Tenga una lista de proveedores alternativos
Revise con anticipacin los tiempos de correo directo, para que la papelera llegue a
tiempo a los diferentes destinos
Tenga listos varios conferencistas alternativos
Si tiene invitados internacionales, considere las fechas para promocionar el evento con
mayo anticipacin
Es importante realizar juntas peridicas con todos los que participan en la organizacin
para que estn enterados de los avances
No deje de asistir por lo menos a dos juntas con el recinto
Recuerde que al final de revisar la lista de pagos pendientes e incluirlos en el
presupuesto
Aproveche la clausura para anunciar su prximo evento
Enve cartas de agradecimiento a los expositores participantes Pasos a seguir para
planificar la realizacin de un evento
Written by admin on October 8, 2009 0 Comments
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Como en cualquier proyecto, para la realizacin


de un evento, feria o exposicin es necesario planificarlo debidamente, ya que sin esto, hay mucho
riesgo de no alcanzar el xito o de tener un amplio desperdicio de recursos y esfuerzos.

Planificar un evento y/ o exposicin requiere de las mismas estrategias que cualquier otro proyecto.
La planificacin es fundamental para una buena coordinacin entre todas las partes que
intervienen en la realizacin de un evento y permite aumentar las posibilidades de tener resultados
positivos.

Ese plan debe convertirse en una estrategia especfica y consistente, representada por acciones
concretas. Tambin debe plantear y detallar acciones dirigidas a cumplir objetivos especficos.
Para cada objetivo se deben definir las acciones a efectuar, anticipar los posibles problemas por
resolver, priorizar sus soluciones, asignar recursos y responsabilidades y disear medidas de
seguimiento que permitan evaluar los avances y los resultados.

Un evento no planificado, si tiene xito, ser producto de la casualidad.

La seleccin y concepcin especfica de un evento o exposicin y el tener un propsito claro y


concreto son cruciales para tener xito en su realizacin.

Los eventos mal concebidos, generalmente despiertan poco inters y pueden ocasionar prdida de
imagen y dinero y ser muy costoso.

El grupo de organizadores que vaya a intervenir debe participar en la elaboracin del plan.

Muchos planes fracasan porque no participan en su desarrollo quienes tienen que hacerlos
realidad. Por eso para una buena planificacin el grupo organizador requiere conocer la misin,
objetivos, polticas, procedimientos, programas, presupuestos, logstica, estrategias y tcticas.

Es importante estar convencido de la conveniencia y necesidad de desarrollar un proceso de


trabajo debidamente planificado para tener una mayor capacidad de respuesta y realizar eventos
con calidad.

La planificacin general de un evento debe incluir:

La definicin de los objetivos generales y especficos.

Las polticas generales.

La temtica del evento.

El perfil del grupo de organizadores, conferencistas y participantes.

La estructura de organizacin y la distribucin de funciones.

La formacin, organizacin y programa del grupo de trabajo.

La mecnica de trabajo y su realizacin (procedimientos).

Formas de financiamiento, presupuestos y flujo de dinero.


La contratacin de lugares y servicios.

Los programas de actividades tcnicas, recreacin, acompaantes y especficos.

La asignacin de responsabilidades y las fechas de ejecucin.

Las proyecciones de ventas y beneficios.

Las estrategias de comercializacin y difusin.

El control de la aplicacin de recursos por actividad.

Las alternativas de accin en caso de desviaciones del plan original. Posibles contingencias y
soluciones.

La capacitacin de los organizadores y personal de apoyo.

La elaboracin y fijacin de mecanismos de supervisin, control y evaluacin.

Elaboracin de la lista de seguimiento.

La organizacin de una fiesta perfecta

Para cualquier tipo de fiestas o eventos, preparar, organizar y detallar con una cierta anticipacin,
previendo nuestras virtudes y defectos, es importante y fundamental tanto asumir
responsabilidades como saber delegarlas.
En la organizacin de una fiesta se busca el xito, y el sabor de boca que deja a su fin, se rige por
nuestra personalidad, ganas e intenciones. Ser esto lo que la har diferente a otras.

Qu festejamos
Como ya dijimos, es la "razn de la fiesta". Pensar en cmo va
a ser, incluye tambin al esquema, lo que pasar en cada
momento, lo que les gustara que ocurriese en ella. Piensen en
una pelcula u obra de teatro, habr un arranque, un nudo o
desarrollo, un desenlace.

Modos de festejo
En este punto no piensen en el acto o fiesta en s, sino en la trascendencia que estn buscando;
ser entonces, elegante y formal o distendido e informal.
Es aconsejable comenzar los preparativos con un ao de anticipacin y ms si se trata de grandes
celebraciones o eventos con cierta envergadura.
Hay un tiempo para cada cosa y una cosa para cada tiempo, improvisar nunca da buenos
resultados.
Es importante que consideren la ayuda que van a necesitar en la celebracin, esto va a pasar por la
contratacin de una cierta cantidad de empresas y servicios para fiestas que la harn posible.
Recordemos supervisar a aquellas personas que deseemos que estn en nuestra fiesta o evento y
que tengan la posibilidad de asistir.
Para calcular la fecha de alquiler de salones, hay 3 puntos vitales: La poca. Sera el mes o estacin
del ao que les interesa hacer su fiesta o evento. Piensen en el fro, calor o lluvias. De esta manera
sabrn si el
evento ser en exterior, (quintas y
estancias) o dentro de un saln de
fiestas o recepcin para fiestas. Adems
van a determinar los horarios y el tipo La organizacin de una fiesta
de vestido de fiesta o traje de novio.
Con cierta anticipacin encontrarn busca el xito y el sabor que deja
hasta las rebajas de temporada. su fin.
Seleccionen las empresas de catering
ms apropiadas de acuerdo al clima de
la poca y el lugar.
Por ltimo conocern de acuerdo a sus intenciones, si es un perodo vacacional la posibilidad de
ausencias y presencias de las personas.

El dinero y los precios


Deben estar acorde a su realidad y considerar el nivel econmico real. Realizar una fiesta o evento
generalmente nos da un rojo en nuestro presupuesto, pero conociendo la fecha tendrn la
posibilidad de ahorrar previamente, recuerden los aguinaldos, sueldos extras, plazos fijos,
posibilidad de pagar en cuotas, abrir una cuenta bancaria a modo de lista de casamiento o ese
pariente tan querido... en fin, todo es vlido.

Cuando contratar
Tanto si se trata de casamientos, 15 aos, fiestas de fin de ao,
bar o bat mitzva, luna de miel o la organizacin que fuere, no
siempre las fechas programadas coinciden con la disponibilidad
de los servicios, iglesias, salones de fiesta, catering, fotografa,
hoteles, viajes, salones infantiles, etc.
Tengan en cuenta los tiempos de contratacin de servicios de
agencias

de turismo, si van a viajar en temporada pueden caer en lista de espera.


Importante: no apresurarse, consultar mnimo tres presupuestos de empresas de cada uno de los
servicios, comparar paquetes iguales, el grupo humano, el profesionalismo, su estructura y calidad.
Recuerden la diferencia entre barato y econmico. Lo barato es un menor precio sobre una misma
propuesta, y lo econmico son diferentes precios sobre diferentes propuestas.