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SISTEMA UNIFICADO DE CALIDAD

SISTEMA UNIFICADO DE LA CALIDAD


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PDVSA No. TITULO

SCIP-MP-G-01-P EVALUACINTITULO
DEL GRADO DE DEFINICIN DE
PROYECTOS

0 JUN.99 EMISIN ORIGINAL 17 O.C A.A J.I

REV. FECHA DESCRIPCION PAG. REV. APROB. APROB.

APROB. A. Arevalo FECHA JUN.99 APROB. Jos Innecco FECHA JUN.99

PDVSA, 1983 ESPECIALISTAS


INGENIERA Y PROYECTOS SCIP-MP-G-01-P

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EVALUACIN DEL GRADO DE DEFINICIN DE 0 JUN.99
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ndice
1 PROPSITO ............................................................................................. 2

2 ALCANCE/CAMPO DE APLICACIN ..................................................... 2

3 RESPONSABILIDADES ........................................................................... 2

4 DEFINICIONES ......................................................................................... 3
4.1. Gua P.D.R.I. del C.I.I. ..................................................................................................... 3
4.2. Evaluacin P.D.R.I. o Evaluacin del Grado de Definicin del Proyecto ................ 4
4.3. ndice P.D.R.I. o ndice del Grado de Definicin de un Proyecto ............................. 4
4.4. Bases para las Decisiones del Proyecto (Basis of Project Decision). ..................... 5
4.5. Definicin del Proyecto (Front End Definition). ............................................................ 5
4.6. Planificacin / Programacin de la Ejecucin (Execution Approach). ..................... 5
4.7. Lder del Proyecto............................................................................................................. 5
4.8. Equipo del Proyecto ......................................................................................................... 5
4.9. Organizacin Ejecutora de Proyectos de Infraestructura (O.E.P.I.)......................... 6
4.10. Lder del Equipo Evaluador P.D.R.I............................................................................... 6
4.11. Equipo de la Evaluacin P.D.R.I. ................................................................................................... 6
5 PROCEDIMIENTO .................................................................................... 6
5.1. General .................................................................................................................6
5.2. Momento de Realizacin.......................................................................................7
5.3. Pasos a Seguir para realizar el ejercicio del P.D.R.I.............................................7
5.4. Estructura o Contenido .........................................................................................7
6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA ........................................................ 10
6.1. Referencias del Sistema de Calidad ................................................................... 10
6.2. Referencias de Grado de Definicin del Alcance de Proyectos .......................... 10
6.3. Referencias de Mejores Prcticas de Proyectos................................................. 11
7 FORMA DE PRESENTACIN................................................................ 11

8 REGISTROS ........................................................................................... 11

9 ANEXOS ................................................................................................. 11
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1 PROPSITO
El propsito del presente procedimiento, conjuntamente con los documentos que
en l se mencionan, es establecer la metodologa para Evaluar el Grado de
Definicin de los proyectos de PDVSA, de acuerdo a la Gua P.D.R.I. (Project
Definition Rating Index).

2 ALCANCE/CAMPO DE APLICACIN
Existen varias metodologas para evaluar el grado de definicin de proyectos. Algu-
nas son ejecutadas por terceros externos a la Corporacin y la descrita en este
procedimiento, que es la adoptada internamente en PDVSA.

Este procedimiento es de aplicacin obligatoria a todos los proyectos de inversin


realizados por PDVSA, excepto aquellos cuya Evaluacin de Grado de Definicin
sea contratada a terceros, para someter a aprobacin presupuestaria la inversin
correspondiente, de acuerdo a lo enunciado en la Seccin "Fase Definir" de las
Guas de Gerencia para Proyectos de Inversin de Capital (GGPIC) y su resultado
debe ser incluido en el Documento de Soporte de Decisin (DSD), indispensable
para proseguir a la siguiente fase de Implantacin.

Tambin es recomendable la aplicacin de este procedimiento a proyectos


operacionales.

Este Procedimiento se refiere a la clusula No. 4.4 "Control del Diseo" y 4.9
"Control del Proceso" del Manual de Aseguramiento de la Calidad.

3 RESPONSABILIDADES
Gerente de Calidad de Ingeniera y Proyectos. Es el responsable de la
implantacin y actualizacin de este procedimiento.

El Lder del Proyecto. Es responsable de:

Solicitar y asegurar la aplicacin de este procedimiento a su proyecto.

Designar los representantes internos del Equipo del Proyecto que servirn de
apoyo al Equipo de la Evaluacin P.D.R.I.

Someter a aprobacin de su supervisor, del nivel de autoridad


correspondiente y/o del dueo, los resultados de la Evaluacin P.D.R.I. que
pudieran incidir en el Plan de Ejecucin del Proyecto o su costo.

Implantar en el proyecto y hacer seguimiento a las recomendaciones de la


evaluacin que fueron aprobadas.
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Conservar los registros de las revisiones y decisiones de la evaluacin.

El Gerente de la Organizacin Ejecutora de Proyectos de Infraestructura


(OEPI) a la cual se le solicita la realizacin de una Evaluacin P.D.R.I.. Es
responsable de:

Asignar al Lder de la Evaluacin P.D.R.I. en comn acuerdo con Lder del


Proyecto.

Dar visto bueno al Informe de la Evaluacin P.D.R.I.

El Lder de la Evaluacin P.D.R.I. Es responsable de:

Dirigir el ejercicio de la evaluacin, asegurndose de utilizar y aplicar


correctamente los conceptos y directrices indicados en este procedimiento.

Seleccionar y coordinar la participacin de los especialistas externos al


proyecto que conformarn el Equipo de la Evaluacin, as como coordinar la
de los representantes internos del Equipo del Proyecto, que servirn de
apoyo al equipo evaluador.

Asegurar la elaboracin de los registros de la evaluacin.

Coordinar, revisar y aprobar las recomendaciones sobre los elementos


dbiles o crticos del proyecto, acordadas por el Equipo de la Evaluacin.

Elaborar el Informe Final de la Evaluacin P.D.R.I. y presentrselo al Lder del


Proyecto, luego de obtener el visto bueno del Gerente de la O.E.P.I. que le
asign la actividad.

El Equipo de la Evaluacin P.D.R.I. Es responsable de

Llevar a cabo la evaluacin y elaborar los registros y recomendaciones


correspondientes.

Apoyar al Lder de la Evaluacin en la elaboracin del Informe Final,


preparando cada quien la porcin correspondiente a su especialidad.

4 DEFINICIONES
4.1. Gua P.D.R.I. del C.I.I.
El P.D.R.I. (Project Definition Rating Index) es una Gua elaborada por el Instituto
de la Industria de la Construccin de los Estados Unidos (Construction Industry
Institute - C.I.I) que fue adoptada por PDVSA para realizar ejercicios internos de
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evaluacin del "Grado de Definicin de Proyectos Industriales" en su fase de


Definicin.

4.2. Evaluacin P.D.R.I. o Evaluacin del Grado de Definicin del


Proyecto
Es la revisin que se hace a los documentos de un proyecto, relacionados con los
Objetivos del negocio, el Alcance tcnico y la Estrategia de ejecucin, aplicando la
Gua P.D.R.I . del C.I. I., para identificar y describir con precisin cada elemento
crtico en el paquete de Definicin, permitiendo a los Equipos de Evaluacin y del
Proyecto, predecir los factores y riesgos que pueden impactar al mismo.

Adicionalmente, cuando se hace una Evaluacin P.D.R.I. a un proyecto que est


relacionado con otros, que suministran insumos o reciben productos, se debe
comprobar la compatibilidad y coherencia de las capacidades de produccin o
procesamiento de los productos y de los servicios requeridos de todas las
instalaciones relacionadas o involucradas.

La Sesin de Trabajo de una Evaluacin P.D.R.I. puede durar 3 ms das,


dependiendo de la naturaleza y magnitud del proyecto

4.3. ndice P.D.R.I. o ndice del Grado de Definicin de un Proyecto


Es el ndice que determina el grado en que cada uno de los documentos generados
durante la fase de Definicin de un proyecto ha sido completado. El Apndice "B"
de la Gua P.D.R.I. del C.I.I. y el Anexo 1 de este procedimiento, presentan el
formato "Project Score Sheet" que contiene las tres secciones (I-Bases para las
Decisiones del Proyecto, II-Definicin y III-Planificacin/Programacin de la
Ejecucin) y los 70 elementos convenidos por el C.I.I. que pudiera contener un
proyecto industrial. Si al calificarse y totalizarse todos estos elementos, cuya
mxima puntuacin es de 1.000 puntos, se obtiene un puntaje menor o igual a 200,
es decir, el 20 % menos de los puntos, se puede asumir que el proyecto est "en
promedio" suficientemente bien definido; sin embargo, si alguna de las secciones
est muy desviada por encima del 20 %, es necesario definirla mejor, a un nivel que
no represente un riesgo que pueda impactar al proyecto.

Solamente cuando la desviacin mencionada en el punto anterior ha sido corregida,


se puede proseguir a la fase siguiente de Implantacin.

En aquellos proyectos en que no apliquen todos los elementos, es decir, el puntaje


del "Project Score Sheet" totaliza menos de 1.000, se aplicar el criterio de que el
ndice P.D.R.I debe ser siempre 20 % menos, del puntaje aplicable al proyecto.
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Cuando un proyecto no cumpla con el ndice de definicin establecido arriba, pero


por razones de estrategia operacional o incentivos econmicos debe continuar, el
Lder del Proyecto deber solicitar por escrito a los niveles superiores, exoneracin
del cumplimiento del requisito del Documento de Soporte de Decisin (DSD)
exigido por las GGPIC, razonando el caso y explicando la estrategia que
desarrollar para mejorar sobre la marcha los elementos dbiles del proyecto y
mitigar los riesgos.

4.4. Bases para las Decisiones del Proyecto (Basis of Project Decision).
Es la informacin que al ser evaluada permite determinar si los "Objetivos del
Negocio" de un proyecto estn claros y completos. Esta informacin se encuentra
listada en el Apndice "C", Seccin I, de la Gua P.D.R.I. del C.I.I.

4.5. Definicin del Proyecto (Front End Definition).


Es la Informacin Tcnica de los elementos que definen un proyecto, que al ser
evaluada permite determinar si su "Alcance Tcnico" est bien definido. Esta
informacin se encuentra listada en el Apndice "C", Seccin II, de la Gua P.D.R.I.
del C.I.I..

4.6. Planificacin / Programacin de la Ejecucin (Execution Approach).


Son los elementos que al ser evaluados, permitirn determinar si los requisitos del
Cliente en la "Estrategia de Ejecucin" de un proyecto estn claros y son factibles.
Estos elementos se indican en el Apndice "C", Seccin III, de la Gua P.D.R.I del
C.I.I.

4.7. Lder del Proyecto


Es el Gerente de Definicin, Gerente, Lder, Supervisor o Jefe de Seccin
responsable por la ejecucin de la etapa de Definicin y Desarrollo (FEL) del
proyecto.

4.8. Equipo del Proyecto


Es el grupo multidisciplinario encargado de ejecutar la etapa de Definicin y
Desarrollo (FEL) del proyecto.
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4.9. Organizacin Ejecutora de Proyectos de Infraestructura (O.E.P.I.)


Es la organizacin responsable de desarrollar un determinado proyecto de
infraestructura. Una O.E.P.I. puede, a travs del Lder del Proyecto, solicitar la
realizacin de una Evaluacin P.D.R.I.a otra O.E.P.I, a otra organizacin similar, o
a algn departamento o seccin de su propia organizacin, siempre que el Equipo
de la Evaluacin sea independiente y ajeno al Equipo del Proyecto, para preservar
la objetividad e imparcialidad del ejercicio.

4.10. Lder del Equipo Evaluador P.D.R.I.


Es la persona designada para coordinar, dirigir y ejecutar la evaluacin. Debe ser
una persona externa al proyecto con amplia experiencia en proyectos
multidisciplinarios.

4.11. Equipo de la Evaluacin P.D.R.I.


Es el personal, con amplia experiencia en el desarrollo de proyectos
multidisciplinarios, que es seleccionado por la O.E.P.I., a travs del Lder de la
Evaluacin P.D.R.I., para realizar una evaluacin. Este personal puede ser de una
O.E.P.I. o de cualquier otra organizacin (operaciones, mantenimiento, otra), pero
en cualquier caso, debe ser ajeno al Equipo del Proyecto.

El Equipo es conformado por un grupo de entre 6 y 12 personas, segn la


naturaleza y magnitud del proyecto. En todo caso, se requieren tantos
especialistas como reas tcnicas tenga el proyecto, tales como procesos, diseo
(civil/estructuras, mecnica, electricidad e instrumentacin), seguridad, ambiente,
proteccin contra incendios, ingeniera de riesgos, construccin, operacin,
mantenimiento, procura, planificacin, otras.

5 PROCEDIMIENTO
5.1 General
La Evaluacin P.D.R.I es una de las prcticas ms actuales y efectivas para
determinar el Grado de Definicin de Proyectos.2.

El objetivo de la Evaluacin P.D.R.I. es identificar con precisin los elementos


crticos en el paquete de Definicin de un proyecto, que permiten a los
Equipos de la Evaluacin y del Proyecto, predecir los factores y riesgos que
pueden impactar al mismo.
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5.2 Momento de Realizacin


La Evaluacin P.D.R.I. puede realizarse si se desea, en cualquier momento de la
fase de Definicin de un proyecto, para monitorear la evolucin del avance del
grado de definicin del mismo. Sin embargo, es de obligatoria realizacin al
momento de la finalizacin de la fase de Definicin del proyecto.

5.3 Pasos a Seguir para realizar el ejercicio del P.D.R.I.


5.3.1 Estructura o Contenido

Paso
Responsable Acciones/Responsabilidades
No.
1 Gerente de la O.E.P.I. Recibe la solicitud del servicio formulada por el
Lder del Proyecto, por cualquier medio (correo
electrnico, carta, fax u otro).
2 Revisa la solicitud, evala su capacidad de
ejecucin y disponibilidad de los recursos
requeridos.
3 Informa al Lder del Proyecto, confirmando la
prestacin del servicio y le solicita la Ingeniera
Bsica del proyecto.
4 En comn acuerdo con el Lder del Proyecto,
designa al Lder de la Evaluacin P.D.R.I. y le
suministra la Ingeniera Bsica.
5 Lder de la Evaluacin Revisa los recaudos. Si no estn completos,
P.D.R.I. solicita al Lder del Proyecto la informacin
faltante y contina en el paso No. 7.
Si los recaudos estn completos, contina con
el paso No. 8.

6 Lder del Proyecto Recopila la informacin faltante y la enva al


Lder de la Evaluacin P.D.R.I.

7 Lder de la Evaluacin Identifica y obtiene la asignacin de los


P.D.R.I. miembros del Equipo de la Evaluacin.

8 Agrupa los recaudos suministrados por el


Lder del Proyecto, de acuerdo a las
Secciones I, II y III, pginas 35 y 36 del
Apndice "C" de la Gua P.D.R.I. del C.I.I.
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Paso
Responsable Acciones/Responsabilidades
No.
9 Elabora el programa detallado de la ejecucin
del ejercicio y estructura el ndice que
contendr el Informe de la Evaluacin.

10 Convoca al Equipo de la Evaluacin a la


Sesin de Trabajo para realizar la evaluacin.
Organiza el equipo en grupos, segn las
especialidades de sus miembros, para evaluar
las tres secciones indicadas en el Apndice
"C", "Descripcin de los Elementos" de la Gua
P.D.R.I. del C.I. I.
Seccin I - Bases para las Decisiones del
Proyecto (Basis of Project
Decision).
Seccin II - Definicin del Proyecto (Front
End Definition).
Seccin III - Planificacin/Programacin de
la Ejecucin (Execution
Approach).
11 Equipo de la Evaluacin Revisa la informacin suministrada por el Lder
P.D.R.I. de la Evaluacin.
12 Inicia la evaluacin de acuerdo a lo siguiente:

12.1. Clasifica la informacin acorde con las


Secciones, Categoras y Elementos
indicados en el Apndice "B", "Project
Score Sheet" de la Gua P.D.R.I. del
C.I.I. o el Anexo 1 de este
procedimiento.
12.2. Evala el contenido de cada elemento,
basndose en las descripciones
incluidas en el Apndice "C" de la Gua
del P.D.R.I. del C.I.I. "Element
Descriptions".
12.3. De ser necesario, solicita al Lder del
Proyecto, a travs del Lder de la
Evaluacin, explicaciones y/o
presentaciones aclaratorias globales, o
por especialidades del proyecto.
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Paso
Responsable Acciones/Responsabilidades
No.
12.4. Determina y asigna la calificacin a cada
elemento segn los Niveles de Definicin
o Grado de Completacin, los cuales
tendrn un nivel nico de definicin y por
lo tanto una nica calificacin, de
acuerdo a lo siguiente:
Nivel - Grado de completacin

0= No aplica.
1= Definicin completa
2= Deficiencias menores.
3= Algunas deficiencias
4= Deficiencias Mayores
5= Definicin Incompleta o Pobre
En algunos casos, los elementos se calificarn
con "Si" o"No", por lo cual tendr dos niveles
de definicin:
1= Si = Definicin completa.

5= No = Definicin Incompleta o Pobre.


Para mayor comprensin de esta actividad los
miembros del Equipo de la Evaluacin pueden
consultar lo descrito en el Captulo No. 3, Pg.
9, "Scoring a Project" de la Gua del
P.D.R.I.del C.I.I.
12.5. Una vez calificados los elementos,
procede a totalizar la puntuacin por
cada categora y en general.
13 Equipo de la Evaluacin Analiza los resultados obtenidos en la
P.D.R.I. totalizacin de cada categora y en general y
los interpretan basndose en lo expuesto en el
numeral 4.3 de este procedimiento (ndice
P.D.R.I. o ndice del Grado de Definicin de un
Proyecto) y en el Captulo 4 Store anlisis,
What does a P.D.R.I store mean de la Gua
P.D.R.I. del C.I.I.
14 Consolida y emite el Informe de la Evaluacin,
el cual deber indicar el ndice P.D.R.I.
atribuido al proyecto en una escala de 0 a
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1.000 puntos y en porcentaje, de acuerdo a lo
expuesto en el numeral 4.3 de este
procedimiento. El Informe adems deber
contener como mnimo, recomendaciones
sobre los elementos dbiles y crticos que
pudieran impactar al proyecto en relacin a
Presupuesto, Tiempo de Ejecucin, Capacidad
de Diseo, Utilizacin de la Planta u otros.
15 Lder de la Evaluacin Aprueba y discute el Informe de la evaluacin
P.D.R.I. con el Gerente de la O.E.P.I. que le asign la
actividad.
16 Gerente de la O.E.P.I. Si tiene comentarios al Informe, contina el
paso No. 18. S est de acuerdo con el
informe, da su visto bueno y contina el paso
No. 19.
17 Lder de la Evaluacin Evalan los comentarios recibidos del Gerente
P.D.R.I./ Equipo de la de la O. E.P.I, incorporando las modificaciones
Evaluacin P.D.R.I y/o correcciones correspondientes
18 Lder de la Evaluacin Una vez obtenido el visto bueno del Gerente
P.D.R.I. de la O.E.P.I. al Informe, lo enva o entrega al
Lder del Proyecto, y le hace presentacin
personal si ste la solicita.

6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
6.1 Referencias del Sistema de Calidad
Procedimiento No. SCIP-MP-G-06-P. Estandarizacin de Especificaciones.

Procedimiento No. SCIP-MP-G-07-P. Diseo de Capacidad.

Procedimiento No. SCIP-CP-E-01-P .Elaboracin de Estimados de Costos


Clase IV y V.

Procedimiento No. SCIP-CP-E-02-P. Elaboracin de Estimados de Costos


Clase II y III.

Procedimiento No. SCIP-MP-G-02-P. Ingeniera de Valor

6.2 Referencias de Grado de Definicin del Alcance de Proyectos


Project Definition Rating Index, Construction Industry Institute C.I.I., July 1996.
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6.3 Referencias de Mejores Prcticas de Proyectos


Gua de Gerencia para Proyectos de Inversin de Capital (GGPIC), PDVSA
Servicios, Enero 1998.

7 FORMA DE PRESENTACIN
La forma como se presentarn los documentos ser de acuerdo a los formatos
establecidos en los procedimientos de "Control de Documentos Tcnicos
Generados en los Proyectos" NSCIP-IG-G-09-P, as como lo establecido en el Plan
Maestro de Ejecucin del Proyecto en particular y los formatos establecidos en la
Gua "P. D. R. I. del C.I.I." de Evaluacin del Grado de Definicin del Alcance de los
Proyectos.

8 REGISTROS
8.1 Minutas de reunin, Emails, cartas, faxes, etc., relacionados con la Evaluacin P.D.R.I. del
Grado de Definicin de Proyectos.
8.2 Plan de Actividades.
8.3 Informe Final de la evaluacin.
8.4 Hojas de Medicin de Proyectos, "Project Score Sheets" del Apndice "B" de la Gua
P.D.R.I. del C.I.I.
8.5 Plan Maestro de Ejecucin del Proyecto.
9 ANEXOS
Anexo 1: Hoja de Medicin de Proyectos, "Project Score Sheet" del
Apndice "B", de la Gua P.D.R.I. del C.I.I."
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ANEXO 1