You are on page 1of 4

THEMA: FMIS

‘WE KUNNEN NU GOEDE
ANALYSES MAKEN’
Vijf organisaties over hun FMIS
FMIS-systemen zijn er in alle soorten en maten. Maar op basis waarvan maakt het werkveld nu de keuze
voor een bepaald FMIS? Facto Magazine ging op onderzoek uit en ondervroeg vijf facility professionals.

DOOR MARTIJN LOUWS

‘METEN IS WETEN IS
BELANGRIJK OM HET
SERVICENIVEAU
TE OPTIMALISEREN’
Veertien locaties. Duizenden medewer- Dat moest anders, en is nu anders gere-
kers. Tal van contractleveranciers. Zo- geld dankzij het FMIS.”
maar enkele factoren waarmee facility Planon wordt ingezet voor, zoals Riet-
management van Ahold Delhaize te dea- veld het noemt, de technische kant en de
len heeft. Onder meer dankzij het FMIS dienstenkant van facility management.
van Planon wordt alles in goede banen “Aan de ene kant helpt het FMIS het Naam: Hans Rietveld
geleid. “Je kunt niet zomaar meer veran- aanvraagproces binnen de organisatie te Functie: Head of Facility
deren”, zegt Hans Rietveld over de keuze stroomlijnen, zoals de reservering van Management
voor een FMIS. Hij heeft samen met zijn huurauto’s, boeken van vergaderzalen en Organisatie: Ahold Delhaize
collega’s jaren geleden dan ook flink ge- het aanmelden van bezoekers. Dit ge- Systeem: Planon
wikt en gewogen over het systeem. “Uit- beurt via de module ‘facility shop’. Ook
eindelijk is het Planon geworden, vanwe- service providers werken actief met Pla- Daarnaast bevat het de functionaliteit
ge onder meer de diversiteit aan non en zij organiseren via het FMIS bij- ‘contractmanagement’, voor het monito-
modules, de professionaliteit en de over- voorbeeld de bezoekersstroom.” ren van overeengekomen afspraken met
zichtelijke set-up. Bovendien voorzag het Aan de andere kant, de technische kant, derden ten aanzien van prestaties, kwali-
systeem in ons belangrijkste doel, name- bevat het FMIS van Ahold Delhaize ook teit en budgetten.
lijk het versimpelen van de processen.” een MJOP. Rietveld: “Met deze tool is de “Al deze onderdelen hebben gezorgd voor
Rietveld schetst het beeld van een om- technische voortgang eenvoudig te be- de nodige efficiency en directere contact-
slachtige procesgang in het verleden. “Er waken en is de planning inzichtelijk en lijnen met onze interne klant. Een kapot-
is een diversiteit aan locaties, iedereen bewerkbaar voor alle betrokken onder- te lamp wordt via de app gemeld en de
deed eigenlijk alles op een eigen manier. houdsdeskundigen.” monteur meldt vervolgens binnen een

16 | FA C TO MA G A Z INE | 11 2017
uur de melding af ”, aldus Rietveld. Ook dat bijvoorbeeld van groot belang: welke als bijvoorbeeld ongevallenmeldingen
zorgt het FMIS er volgens hem voor dat vergaderzalen worden wanneer vaak ge- ook door de winkels op dezelfde manier
alle informatie op één plek wordt verza- boekt en welke minder? Meten is weten. en met dezelfde formulieren zouden
meld. “Dat maakt het mogelijk dat wij Dat is belangrijk om het serviceniveau worden gedaan. De lijnen zijn kort met
eenvoudig goede analyses kunnen ma- verder te optimaliseren.” En de toe- Planon, dus daarover zullen ongetwijfeld
ken. Op het gebied van ruimtebeheer is komst? Rietveld: “Het zou handig zijn snel gesprekken volgen.”

‘FMIS NIET ALLEEN EFFECTIEF,
OOK HEEL EFFICIËNT’
Processen beter beheersen en meer in en een kapotte lamp komen direct binnen
contact zijn met de eindgebruiker. Het bij de leveranciers, die het vervolgens op-
zijn twee belangrijke aspecten waarom pakken”, legt Mesters uit. Dit verloopt
de afdeling Facility Services (FS) van vlekkeloos, stelt zij. “TOPdesk heeft ons
pensioenuitvoerder APG werkt met het geholpen om processen te stroomlijnen
FMIS van TOPdesk. en zo beter te beheersen.” “Bovendien
staan we nu beter in contact met de eind-
De afdeling Facility Services (FS), onder- gebruikers. Dat is ook de reden dat we
deel van de keten Diensten, is verantwoor- voorzichtig het systeem uitbreiden via de
delijk voor de facilitaire ondersteuning van selfserviceportal en formulieren toevoe-
het hoofdkantoor in Heerlen en de twee gen daar waar we de dienstverlening mee
kantoren in Amsterdam. FS verleent daar- verbeteren”, vult Patrick Tabak aan.
bij voor APG diensten aan zowel interne
als externe klanten (huurders). Men werkt INTERNE OPERATIE
op basis van het ‘regiemodel’ en maakt ge- Hij stelt verder dat het FMIS van TOP-
bruik van het drie jaar geleden geïmple- desk FS helpt om te groeien in de regie-
menteerde systeem TOPdesk. voering. “Wij zijn weg uit de interne ope-
“Het systeem werkt voor ons optimaal, ratie en kunnen ons focussen op de
ook vanwege het feit dat het een SaaS-mo- analyses, op het optimaliseren van de
del is en wij geen omkijken hebben naar diensten en op wat echt goed is voor de
het onderhoud en het beheer. Bovendien klant.” In de toekomst ziet hij meer mo-
is het systeem ingericht op basis van best gelijkheden voor het FMIS. “Veel onder-
practices, waardoor de processen conform steunende afdelingen hier werken met
praktische standaarden verlopen”, aldus meerdere tools, een integratie met TOP-
Business Developer Sylvia Mesters-Cals desk zou voor ons nog meer waarde toe- Namen: Sylvia Mesters-Cals
van APG. Hoewel er dus wordt gewerkt voegen. Het is goed om te zien dat TOP- (foto boven) en Patrick Tabak
met een standaard best practice-model, desk daar nu aan werkt met TOPdesk Functie: Business Developer en
kunnen via de eigen selfserviceportal een- API: een interface die het FMIS open- Manager Contractmanagement
voudig formulieren, diensten en kennisi- stelt voor naadloze integraties met ande- Organisatie: APG
tems worden toegevoegd. re tools – zonder ingewikkeld maatwerk.” Systeem: TOPdesk
Het grootste deel van de leveranciers van In de toekomst zou bijvoorbeeld een
APG - zowel voor de soft als hard services koppeling met Outlook een grote verbe- veerd maar niet komen opdagen. Met
– zijn aangesloten op het platform van tering zijn, stelt Mesters. “We hebben zo’n koppeling behoort dat tot de verle-
TOPdesk. “Standaardmeldingen over bij- vaak te maken met no-shows, mensen den tijd. Zo wordt het FMIS niet alleen
voorbeeld de schoonmaak, verhuizingen die een vergaderruimte hebben gereser- effectief, ook heel efficiënt.” >>

17
THEMA: FMIS

‘VOOR ONS IS HET PUUR EEN MELDSYSTEEM’
Het was een paar jaar geleden geen uitge- maar wij wilden het simpel houden.
maakte zaak dat Intergamma een FMIS Simpel aan de voorkant voor de gebrui-
zou invoeren voor de facilitaire werkzaam- kers en simpel aan de achterkant voor
heden. De reden? Hoofd Facilitaire Dienst ons als beheerders”, aldus Born.
Marc Born was bang voor een papieren Hoe werkt het? Medewerkers van Inter-
tijger. “Voor het gevaar dat wij langer bezig gamma op het hoofdkantoor in Leusden
zouden zijn met invoeren van een kapot hebben allemaal een link van Ultimo op
lampje in het FMIS, dan het meteen repa- hun bureaublad. Born: “Hiermee kun-
reren ervan. Het bijhouden om het bijhou- nen ze inloggen in het systeem en mel-
den, dat wilden wij niet.” Toch was de dingen maken. Bijvoorbeeld als ze een
noodzaak volgens Born er wel degelijk om vergaderruimte willen reserveren, lunch
zaken beter in kaart te hebben. of koffie willen regelen voor een bijeen-
“Wij hebben verhuizingen doorgemaakt, komst of een kapotte zeepdispenser in de Naam: Marc Born
facilitaire teams zijn samengevoegd en toiletten willen melden. Deze meldingen Functie: Hoofd Facilitaire Dienst
daardoor zagen wij door de bomen het bos kunnen vervolgens met één druk op de Organisatie: Intergamma
niet meer. Relatief vaak werden zaken ver- knop worden doorgestuurd naar externe Systeem: Ultimo Facility
geten en het overzicht was niet optimaal.” organisaties.” Het dagelijkse reilen en Management
Redenen genoeg om te starten met faci- zeilen van de facilitaire zaken wordt
litaire beheersoftware. “Voor ons is het door drie personen gecoördineerd en/of whiteboard stond voorheen altijd vol
puur een meldsysteem, rapportages uitgevoerd vanuit het hoofdkantoor in met meldingen en dagelijkse beslomme-
draaien wij niet uit. Daar hebben wij het Leusden. Ultimo ondersteunt de organi- ringen. Nu die zijn gedigitaliseerd, kun-
systeem ook op geselecteerd. Er zijn tal satie bij het beter structureren van het nen we het eindelijk voor andere zaken
van uitgebreide FMIS’en te verkrijgen, meld- en reserveringsproces. “Ons inzetten. Dat geeft rust en overzicht.”

‘WIJ KUNNEN BOUWSTENEN
TOEVOEGEN WAAR NODIG’
Van een meldingensysteem van een aan- naar ofwel de eigen technische dienst van
nemer naar een volledig webbased inte- Vlietkinderen ofwel naar een aannemer of
graal FMIS in eigen beheer. Die switch expert. Het systeem werkt naar behoren,
heeft kinderopvangorganisatie Vlietkinde- zegt zij. “Via het oude ticketsysteem kon-
ren uit Voorburg gemaakt. Een lekkende den ook meldingen worden gedaan vanuit
kraan, een kapot sifon, een defecte zeep- iedere locatie, maar dat was best ingewik-
dispenser; clustermanagers van Vlietkin- keld. Ook hebben wij het nog geprobeerd
deren melden het tegenwoordig via het met e-mails en standaardformulieren, ook
FAME-systeem van FAMAS. “In totaal dat was onoverzichtelijk en enorm bewer-
Naam: Alexandra van der Zwet hebben wij bijna dertig locaties, cluster- kelijk. Het FMIS biedt nu veel gemak.”
Functie: Facilitair coördinator managers beheren die locaties en geven de
Organisatie: Vlietkinderen defecten aan via FMIS”, vertelt facilitair EENVOUD
Systeem: FAMAS Facility coördinator Alexandra van der Zwet, die In de keuze voor FAMAS heeft eenvoud
Management Solutions de meldingen binnenkrijgt en doorstuurt een centrale rol gespeeld, stelt Van der

18 | FA C TO MA G A Z INE | 11 2017
Zwet. “Wij zijn een middelgrote organisa- is voor Vlietkinderen, is er bij de start met onder meer bouwtekeningen, de in-
tie met nog geen dertig locaties. Daar past wel degelijk gekeken naar de mogelijk- ventarislijsten, het sleutelbeheer en der-
een relatief eenvoudig FMIS bij. Of simpel heden van het systeem in de toekomst. gelijke”, aldus Van der Zwet.
gezegd; een werkbaar meldingensysteem.” “FAME is modulair opgebouwd, wij kun- Het FMIS brengt volgens haar naast ge-
nen bouwstenen toevoegen waar nodig.” mak ook rust. “En geeft de juiste inzich-
CLOUDBASED Zo is recent de module Contractbeheer ten. Wij weten bijvoorbeeld welke clus-
Het FMIS van Vlietkinderen is cloud- toegevoegd, waarbij alle onderhoudscon- termanagers en welke locaties de meeste
based, via een link kunnen de clusterma- tracten voor bijvoorbeeld de zonwerin- meldingen doen. Ook kunnen de mana-
nagers inloggen. Van der Zwet ziet in de gen in het systeem zijn opgenomen. gers wensen aangeven in het systeem,
toekomst graag nog een app-oplossing. “Wanneer loopt het contract af, wat zijn waarop wij kijken wat we ermee doen.
“Die is er nu ook, maar alleen voor devi- de kosten? Noem het maar en we heb- Weliswaar concentreren wij ons echt op
ces met het Android-bestuingssysteem ben het in kaart. Wellicht dat we in de de inhoud, de storingen, maar de wensen
en niet voor IOS van Apple waarmee wij toekomst ook het hele gebouwbeheersys- geven ons wel een heel goed beeld van de
veel werken.” Hoewel eenvoud belangrijk teem onderbrengen en het FMIS ‘vullen’ behoeften op bepaalde locaties.”

‘HET AANTAL MELDINGEN
IS FORS TOEGENOMEN’
Van helemaal niets, via Excelsheets, naar nodig om de organisatie te laten wennen
het FMIS-systeem van Prequest. Het is de aan de nieuwe manier van het werken en
weg die Zinzia Zorggroep heeft bewan- het melden facilitaire zaken.”
deld. Met succes. “Het aantal geregistreer-
de meldingen is met 60 procent gestegen. TOEGANKELIJKHEID
En dat in drie maanden.” De Excelsheets waren de opmaat naar een Naam: Allard Eggen
Zinzia telt in totaal 750 bedden, in Wage- volwaardig FMIS, het systeem van Pre- Functie: Hoofd Regie & IBT
ningen, Renkum en Bemmel, in vier ver- quest. “Belangrijk bij de keuze was de toe- Organisatie: Zinzia Zorggroep
pleeghuizen. “Drie locaties hadden tot gankelijkheid van het systeem. Het laag- Systeem: Prequest
twee jaar geleden een eigen facilitair team, ste niveau zorgmedewerker, de
met eigen processen”, vertelt hoofd Regie woonzorgbegeleiders, moet ermee kunnen taal melden van facilitaire zaken via de
& IBT Allard Eggen. Omslachtig volgens werken. En ja, natuurlijk speelt prijs ook app door zorgmedewerkers goed wordt
hem, en volgens de directie van de zorg- een rol. Prequest scoorde op beide aspec- opgepakt. “Wij zien dat het aantal meldin-
groep. “Iedereen heeft te maken met de- ten het beste van de systemen die wij heb- gen sinds de ingebruikname in juni met
zelfde zaken, daarom was de stap naar één ben vergeleken”, aldus Eggen. 60 procent is toegenomen ten opzichte
facilitaire organisatie ook heel logisch.” Alle verpleeghuizen en alle woningen heb- van de periode met Excelsheets ervoor.
In eerste instantie werden alle receptie- ben sinds kort dan ook een eigen tablet Dat heeft ons echt verrast.” Zinzia han-
diensten gecentraliseerd. “Alle telefoontjes met daarop de app van Prequest. “Via die teert een redelijk basic FMIS, en heeft
kwamen nu op één plek binnen, voor de app melden de zorgmedewerkers op een niet alle modules opgenomen die beschik-
facilitaire zaken hadden wij een aparte lijn uniforme wijze bijvoorbeeld een defecte baar zijn binnen Prequest. Eggen: “Van-
ingericht. Meldingen kwamen binnen, lamp en noteren ze kamers die leeg staan. wege het succes kijken wij nu voorzichtig
werden op een Excellijst genoteerd en ver- Dat laatste is belangrijk: lege kamers leve- naar uitbreiding van het systeem, bijvoor-
volgens doorgezet naar de facilitaire ren geen geld op. Dus hoe eerder bekend beeld op het gebied van medische hulp-
dienst van de betreffende locatie. Enorm is dat deze beschikbaar zijn, hoe beter het middelen. Het overzicht daarop ontbreekt
tijdrovend. Bovendien was de kans op fou- is. Het FMIS stimuleert daarmee direct nu voor een deel, dat willen we graag ver-
ten groot. Toch was deze tussenstap wel onze omzet.” Eggen merkt op dat het digi- anderen.” <<

19