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Introducción.

Esta matriz está diseñada como una guía para la identificación de riesgos y/o factores de riesgo junto a los posibles controles
que pueden existir dentro del proceso de Administración de Ventas desde la perspectiva de información financiera confiable .
La implementación de modelos de matrices en la organización es una herramienta para la identificación y mitigación oportuna
de los riesgos , por lo cual se recomienda considerar los siguientes aspectos para su construcción :
1. La organización debe adecuar los controles de forma periódica y consecuente con los objetivos de la organización, y del
proceso .

2. Se debe establecer un equipo de trabajo que identifique y evalué los riesgos


3. Definir y documentar la metodología para la identificación y evaluación de los riesgos, la cual considere variables tales
como la definición de las causas y/o factores de riesgo de acuerdo a las actividades de cada área , sus efectos en la informació
financiera , así como la mitigación o gestión de los riesgos.

4. Los controles deben considerar aspectos tales como:

 Objetivo del control.


 Aplicabilidad.
 Frecuencia del control.
 Evidencia del control.
 Supervisión.
 Revisión del control.

5. Identificación de los empleados clave, para la ejecución del control.


6. Aprobación de la matriz por el nivel que corresponde.
Por favor considerar las aseveraciones que aplican para cada control según el riesgo y/o factor de riesgo, que se considere
asígnelo en cada control.

I: Integridad
E: Existencia
Ex: Exactitud
V: Valuación
P: Presentación
Pr: Propiedad
R: Revelación
sgo junto a los posibles controles
información financiera confiable .
dentificación y mitigación oportuna
ucción :
bjetivos de la organización, y del

a cual considere variables tales


a área , sus efectos en la información

factor de riesgo, que se considere y


Control 1 Control 2
Aseveraciones Aseveraciones
I E Ex V P Pr R I E Ex V P

RIESGO y/o CAUSA DEL


RIESGO
Los estudios de crédito consideran
Todos los clientes vinculados
los reportes a las centrales de
tienen un cupo de crédito
riesgos y la situación financiera,
aprobado previamente.
entre otros aspectos.

Ventas a crédito a clientes


que no tienen la capacidad
de pago o que no han sido
aprobados

Venta a Clientes Ficticios

Las ordenes de venta son


modificadas o alteradas

Entrega de la mercancía a
clientes que no corresponde
o en cantidades diferentes a
las solicitadas.
Venta de mercancía sin la
correspondiente
documentación soporte.

Venta de mercancía a
clientes sin cupo disponible
de crédito o con
incumplimiento en los pagos.

Modificaciones en las
condiciones del crédito
otorgado por parte de los
vendedores, sin un nivel de
autorización superior.

Sanciones económicas por


errores en el cálculo de los
impuestos y deducciones a
los clientes.

Las entradas de efectivo no


se registran con el cliente
correcto y tampoco
contablemente.

No se facturan las ventas o


se incumplen con la entrega
de las ordenes de pedido
Acceso a los registros de
información por parte de
personal no autorizado.

Cambios en los precios y


descuentos otorgados, sin
autorización, generando
perdida en los resultados
estimados sobre las ventas.

Modificaciones en la
documentación soporte o en
los registros de las ventas.

Concentración de funciones
entre ventas, contabilidad,
inventario y/o tesorería.

Perdida del dinero


recaudado por ventas.

Los estados financieros no


reflejan la realidad de las
ventas realizadas.
Los pagos no se registran
completamente y existen
faltantes de facturas.

Ajustes no autorizados en
las cuentas de los clientes o
realizados por funcionarios
operativos.

Pérdidas económicas por


ausencia de un
procedimiento para las
cuentas incobrables.

Los ajustes de cartera son


realizados por personal no
autorizado.

Existen errores en el
intercambio de datos por
softwares desactualizados.
ontrol 2 Control 3 Control 4 Control 5
veraciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones
Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr

de crédito consideran Los clientes son creados por el La asignación del tipo de Se ha establecido un control de
s a las centrales de área que administra el maestro de contribuyente tributario con el cual aprobación automático para las
situación financiera, clientes, previa documentación son creados los clientes, se ventas que superan el monto
otros aspectos. soporte y actualización de datos. encuentra soportado. aprobado
rol 5 Control 6 Control 7 Control 8
ciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones
R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R

En el sistema se ha parametrizado
o un control de
una tabla de descuentos, La tabla de precios es autorizada, La creación, modificación y retiro
mático para las
asegurando que los descuentos registrada y verificada de las referencias en el sistema es
eran el monto
otorgados se encuentran dentro periódicamente. verificada periódicamente.
ado
del rango aprobado.
Control 9 Control 10 Control 11 Control
Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveraci
I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I

Todas las ordenes de venta y/o


Todas las ordenes de compra Todas las ordenes con información Se comparan los re
facturas son generadas
deben ser diligenciadas con la incompleta o errada son orden de compra
automáticamente y llevan un
información en cada uno de sus identificadas con un formato pedido asociado,
consecutivo electrónico, así como
campos para poder generar la especial para su seguimiento y unidades despac
están asociadas a un número de
venta. corrección. identificar dife
pedido del cliente.
Control 12 Control 13 Control 14 Control 15
Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveracione
E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E

Se verifica regularmente que


Se comparan los registros de la Segregación de funcion
todos los pedidos solicitados El sistema tiene parametrizado el
orden de compra con los del custodia del inventa
hayan sido despachados, así calculo de los impuestos y el
pedido asociado, factura y las facturación, despac
como que todos los pedidos y/o mismo es verificado de forma
unidades despachadas para contabilidad y tesorería
ordenes de despacho estén regular.
identificar diferencias. otros.
facturados.
Control 15 Control 16 Control 17 Control 18
Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones
Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex

Todas las anulaciones de fact


Segregación de funciones en la Se tiene asignado un usuario y
Periódicamente se revisan y y ordenes de transporte so
custodia del inventarios, una clave para cada uno de los
actualizan los accesos a los realizadas por un nivel superio
facturación, despacho, colaboradores que hacen registros
aplicativos, de acuerdo con las que las prepara, así como se l
contabilidad y tesorería, entre en el sistema, por lo cual no se
funciones y cargos desempeñados un monitoreo periódico a la
otros. tienen usuarios genéricos.
mismas.
Control 18 Control 19 Control 20 Control 21
Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones
V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V

das las anulaciones de facturas


Toda la mercancía despachada es
y ordenes de transporte son Todos los vehículos son sellados Los muelles de embarque
verificada por el área de seguridad
alizadas por un nivel superior al tanto al momento de su retiro únicamente son habilitados para el
validando que lo facturado
e las prepara, así como se lleva como durante su etapa de cargue de mercancía y cuentan
corresponda con lo físico y con la
un monitoreo periódico a las estacionamiento. con cámaras de seguridad.
orden de transporte.
mismas.
Control 21 Control 22 Control 23 Control 24
Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones
P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P

Se han implementado indicadores La devolución de mercancía tiene


muelles de embarque Se monitorean las quejas y
de seguimiento para reducir el asignada un área especial, así
nte son habilitados para el reclamos de los clientes sobre los
margen de error al momento de como cuenta con los controles de
de mercancía y cuentan errores en la entrega de los
alistar los productos a despachar verificación físicos y ubicación en
cámaras de seguridad. productos.
de acuerdo con los pedidos. inventario.
ontrol 24 Control 25 Control 26 Control 27
veraciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones
Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr

n de mercancía tiene Los recaudos de los pagos en Las instalaciones asignadas para
Todos los recaudos de dinero
n área especial, así efectivo deben ser consignados en recibir el recaudo en efectivo tiene
tienen asignado un recibo de caja,
con los controles de el banco y las cantidades controles de acceso, cámaras de
que a su vez tiene un número
ísicos y ubicación en entregadas en tesorería son seguridad y caja fuerte, entre
consecutivo.
nventario. mínimas otros.
ol 27 Control 28 Control 29 Control 30
ciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones
R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R

Los pagos con cheques que no


Se realiza diariamente la
dos de dinero son efectivos son reportados Se realizan confirmaciones
conciliación de los pagos, así
n recibo de caja, después de tres veces al área periódicas de los saldos de
como se identifican y e investigan
ne un número jurídica para que inicie su cobro, cuentas por cobrar con los
las diferencias de recaudo
utivo. así como las ventas son clientes.
oportunamente.
bloqueadas.
Control 31 Control 32 Control 33 Control
Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveraci
I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I

Las notas crédito tienen un control


Periódicamente se monitorean los
de consecutivo, son asociadas a Todos los ajustes en ventas son El registro de las op
saldos de notas crédito por cliente,
una factura, así como son autorizados y documentados de venta cumplen con
analizando comportamientos
aprobadas de acuerdo al monto acuerdo al monto de la operación. de contabi
inusuales en su registro.
por un nivel superior
Control 34 Control 35 Control 36 Control 37
Aseveraciones Aseveraciones Aseveraciones Aseveracione
E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E Ex V P Pr R I E

Se tienen establecido el Las interfaces realizad


El registro de las operaciones de Los procedimientos de ventas son
procedimiento para la conciliadas entre un apl
venta cumplen con el cronograma revisados y actualizados
recuperación de las ventas de otro, validando la exac
de contabilidad. periódicamente.
difícil recaudo. integridad de la informa
Control 37
Aseveraciones
Ex V P Pr R

Las interfaces realizadas son


conciliadas entre un aplicativo y
otro, validando la exactitud e
integridad de la información.