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EXCEL – IMPORTÂNCIA E UTILIZAÇÃO PRÁTICA

O Excel é uma das ferramentas de grande importância e utilidade na gestão


de rotinas empresariais e pessoais.

Com características básicas a partir de programa de planilhas, é usado para


aplicações numéricas que são apropriadas para gestões administrativas e
análises financeiras: fluxo de caixa, controles diários de contas a receber, a
pagar, capital de giro, orçamentos, planejamentos financeiros e muitas
outras aplicações. Você pode desenvolver fórmulas dinâmicas que
trabalham com células na sua planilha e ainda usar agrupamentos ou
funções embutidas que adicionam poder computacional avançado.

Um conceito importante nas planilhas de cálculo é o de célula ativa que é


exatamente aquela que está selecionada e que irá abrigar os dados a que
dermos entrada, sendo diferenciada das outras por estar em vídeo reverso
ou ter uma cercadura (contorno) diferente.

O Excel é também um programa gráfico. Sua capacidade gráfica figura entre


as melhores disponíveis em qualquer programa de planilha, e, exceto pelas
mais exigentes aplicações, ele pode substituir um programa gráfico de
apresentação. Você pode até mesmo preparar uma apresentação de um
show de movimentação na tela com o Excel, completo com um engenhoso
efeito de transição e som.

Funciona também como uma ferramenta de gerência de banco de dados.


Você pode trabalhar com registros e dados com campos orientados,
questões de processo e relatórios gerais. O dado pode ser armazenado em
uma ou mais folhas de trabalho ou em arquivos no disco. Embora o Excel
não forneça toda a extensão de características encontrada em produtos de
banco de dados especializados ou específicos, muitos usuários acreditam
que o Excel satisfaz perfeitamente suas necessidades em banco de dados.

Finalmente, o Excel é um ambiente de desenvolvimento de aplicações.


Embora não seja uma linguagem programável, a linguagem macro embutida
do Excel fornece o poder para criar aplicações orientadas pelo usuário que
fazem lembrar aquelas produzidas por linguagens programáveis.

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CAPÍTULO 1 - FUNÇÕES

Uma FUNÇÃO na planilha eletrônica Microsoft Excel é uma fórmula pré-


definida e embutida no sistema, a qual pode ser utilizada para executar
diversas formas de cálculos com maior facilidade e flexibilidade. As funções
encontradas no Excel são similares às embutidas nas calculadoras científicas,
estatísticas ou financeiras, normalmente usadas por profissionais destas áreas.
Uma função caracteriza-se pelo seu formato, podendo ser escrita com ou sem
argumentos.

As funções sem argumentos são palavras seguidas dos sinais de


parênteses. Enquanto as funções com argumento são seguidas de conteúdo
entre parênteses. Ou seja:

- FUNÇÃO SEM ARGUMENTO:


=FUNÇÃO( )
- FUNÇÃO COM ARGUMENTO:
=FUNÇÃO(ARGUMENTO1, ARGUMENTO2,..., ARGUMENTON)

Os argumentos a serem fornecidos a uma função também podem ser escritos


em caracteres maiúsculos ou minúsculos. Para fazer uso de uma das funções,
é necessário observar as seguintes regras:

Sempre que uma função necessitar de argumentos, eles devem estar


inseridos entre parênteses.

 Só pode ser informada uma função por célula, e não pode ultrapassar o
limite de 256 caracteres.
 Não podem ser informados espaços em branco entre argumentos.
 Para separar os argumentos, deve ser utilizada uma vírgula (,), um
ponto (.) ou um ponto-e-vírgula (;), de acordo com a estrutura de
formatação regional definida para o ambiente Windows.
 Caso haja a necessidade de informar vírgula, ponto, ponto-e-vírgula ou
parênteses como argumentos de uma função, devem ser informados
entre aspas.

Observação:
Os argumentos de uma função também podem ser constantes ou fórmulas.
As fórmulas podem conter outras funções e são conhecidas como função
aninhada. Só podem ser aninhadas até sete níveis em uma fórmula.

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 FUNÇÕES LOGICAS
A função SE é muito importante, pois pode atribuir a sua planilha a
capacidade de tomar decisões. Com ela, podemos usar as funções E e Ou que
auxiliarão na abordagem dos dados.

 Se( )
Avalia uma expressão lógica e retorna um entre dois valores, dependendo
do resultado do teste. Esta função utiliza três argumentos.

=SE(teste lógico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)

onde:
teste lógico é qualquer valor ou expressão que pode ser avaliado(a)
como VERDADEIRO ou FALSO

valor_se_verdadeiro é o valor fornecido se teste_lógico for


VERDADEIRO.

valor_se_falso é o valor fornecido se teste_lógico for FALSO.

Para exemplificar, crie a planilha a seguir num novo arquivo.

A B C D E F G H I
1 valor tempo e se e ou se ou
2 nome valor tempo cadastro desconto desconto desconto desconto desconto desconto
3 A 500 7
4 B 1500 8
5 C 200 2
6 D 7890 3
7
8 valor desconto tempo desconto
9 < 600 0 <6 0
10 >=600 10% >=6 10%

Depois, salve o arquivo com o nome Desconto na pasta que o instrutor


solicitar.

Valor Desconto

O desconto por valor será de 10% para valor maior ou igual a R$ 600,00
A função SE deve ser usada da seguinte maneira na célula D3:

=SE(B3<600;0;10%*B3) ou =SE(B3>=600;10%*B3;0)

Depois de teclar [ENTER], copie esta fórmula para os outros clientes.

3
Tempo Desconto

O desconto por tempo será de 10% para quem tem seis meses ou mais
de cadastro. A função SE deve ser usada da seguinte maneira na célula E3:

=SE(C3<6;0;10%*B3) ou =SE(C3>=6;10%*B3;0)

Depois de teclar [ENTER], copie esta fórmula para os outros clientes.

 E( )
Retorna verdadeiro se todos os argumentos forem verdadeiros. Pode ser
utilizado com até 255 condições.

=E(cond1;cond2; ...)

onde:

cond1, cond2, ... são condições que se deseja testar.

Veja um exemplo:

E desconto

Será concedido um desconto se o cliente tiver valor maior ou igual a


R$600,00 e maior ou igual a 6 meses de cadastro. A função SE deve ser usada
da seguinte maneira na célula F3:

=E(B3>=600;C3>=6).

Depois de teclar [ENTER], copie esta fórmula para os outros clientes.

A função E não tem como controlar o texto de retorno o valor será


verdadeiro ou falso caso queira um texto específico. Precisa usar esta função
como teste da função SE.

SE E desconto

Digite a seguinte formula na célula G3:

=SE(E(B3>=600;C3>=6);10%*B3;0)

Depois de teclar [ENTER], copie esta fórmula para os outros clientes.

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 Ou( )
Retorna verdadeiro se pelo menos um dos argumentos for verdadeiro.

=OU(cond1;cond2; ...)

onde:
cond1, cond2,... são condições que se deseja testar. A função OU pode
usar até 255 argumentos.

OU desconto
Será concedido um desconto se o cliente tiver valor maior ou igual a
R$600,00 ou maior ou igual a 6 meses de cadastro. A função SE deve ser
usada da seguinte maneira na célula H3:

=OU(B3>=600;C3>=6)

Depois de teclar [ENTER], copie esta fórmula para os outros clientes.

A função OU não tem como controlar o texto de retorno. O valor será


verdadeiro ou falso. Caso queira um texto específico precisa usar esta função
como teste da função SE.

SE OU desconto

Digite a seguinte formula na célula I3:

=SE(OU(B3>=600;C3>=6);10%*B3;0)

Depois de teclar [ENTER], copie esta fórmula para os outros clientes.

 Função SE Aninhada
Você irá usar a função SE Aninhada principalmente para fazer vários
cálculos numa única fórmula. Na Plan2, digite a planilha abaixo:

A B C D E
1 FUNCIONARIOS SALARIO IMPOSTO1 IMPOSTO2 IMPOSTO3
2 ANA 850
3 CARLOS 320
4 JOAO 1100
5 JOSE 510
6 LEONEL 151
7 MARIA 900

5
Imposto 1
Calcularemos 5% do salário para aqueles que ganham menos de 500 e
10% para os que ganham de 500 acima. Digite na célula C2:

=SE(B2<500;5%*B2;10%*B2)

Imposto 2
Os que ganham até 500 não pagarão imposto, os que ganham até 800
pagarão 5%. Os que ganham mais de 800 pagarão 10%. Digite na célula D2:

=SE(B2<500;0;SE(B2<800;5%*B2;10%*B2))

Imposto 3
Os que ganham menos de 500 não pagarão imposto. Os que ganham
menos de 800 pagarão 5% do salário. Os que ganham menos de 1000
pagarão 10% e os que ganham de 1000 acima pagarão 15%. Digite na célula
E2
=SE(B2<500;0;SE(B2<800;5%*B2;SE(B2<1000;10%*B2;15%*B2)))

Obs. 1: A função SE é usada na quantidade de condições menos 1. Ou


seja, se existirem quatro condições, somente três SEs serão necessários, e
assim por diante.

Obs. 2: Até sete funções SE podem ser aninhadas. Com elas, a planilha
ganha certa inteligência, permitindo que a mesma tome “decisões” baseadas
na análise dos dados.

 FORMATAÇÃO CONDICIONAL
Se você quiser destacar de vermelho os valores abaixo de 50 daqueles
que não pagam impostos, veja o que fazer:

Na guia página inicial grupo estilo comando formatação condicional /


realçar regras das células / É menor do que; aparecerá a seguinte janela.

Na caixa respectiva aumente o valor para “50” e de imediato, na caixa


com para “texto vermelho”.
Quando os valores forem alterados automaticamente irá mudar de cor.

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EXERCÍCIO

01. Num novo arquivo, crie a planilha abaixo alinhando os nomes quando
necessário:

A B C D E F G
1 TABELA INTERNACIONAL
2 Calculo do Índice de Massa Corpórea ( IMC )
Idad Resultad Regime
Nome Altura Peso IMC
3 e o (Sim/Não)
4 Roberto 32 1,85 34,2
5 Cláudia 25 1,61 55,3
6 Sônia 43 1,58 76,9
7 Sandra 12 1,52 46,2
8 Telma 29 1,74 75,1
9 Joaquim 18 1,73 55,7
10 Alberto 36 1,68 89,6
11 Wilton 23 1,91 90,5
Bernard
12 o 45 1,82 85,8
13 Mauricio 56 1,63 150,6

02. Salve o arquivo com o nome IMC na pasta solicitada pelo instrutor.
03. Selecione o intervalo C4:E13 e formate com duas casas decimais.
04. Calcule a coluna IMC da seguinte maneira: peso dividido pela altura
elevada ao quadrado (Lembre-se que, para elevar ao quadrado, o Excel utiliza
o símbolo ^).
05. Na coluna Resultado use a função SE para definir: se IMC<=19 então
“Muito magro”, senão se IMC<=25 então “Normal”, senão se IMC<=30 então
“Sobrepeso”, senão se IMC<=40 então “Obeso”, senão “Obesidade grave”.
06. Na coluna Regime use novamente a função SE e defina “Não” para
quem tem o Resultado Normal e “Sim” para os demais.
07. Usando a formatação condicional, selecione os dados da coluna
Resultado e deixe na cor azul as pessoas que estão com “Obesidade grave”.
08. Salve novamente seu arquivo.
09. Feche-o.

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 VINCULO COM OUTRAS PLANILHAS OU ARQUIVOS

Podemos vincular uma célula à outra célula localizada em outra planilha


ou arquivo. Para vincular uma célula a outra o procedimento é bem simples.
Primeiro temos que abrir todos os arquivos onde iremos buscar as
informações.

Abra o arquivo orçamento doméstico. Ele tem que ter quatro planilhas
Janeiro, Fevereiro, Março e trimestre. Selecione a planilha trimestre nas células
digite: A3 – Janeiro, A4 – Fevereiro, A5- Março, B1 – Saldo.

Na célula B3 da planilha atual queremos buscar o saldo do mês de


Janeiro. Para isto, basta que posicionemos o cursor na planilha atual em B3,
digitar = e com o mouse clicar na Planilha Janeiro. Em seguida, clique na célula
D13 (onde está o valor procurado) e por fim basta dar um Enter.

Pronto. Neste momento na planilha atual, aparece o valor constante lá na


outra planilha. Sempre que for alterado o valor da planilha janeiro,
automaticamente será atualizado na planilha que criamos, criando assim um
vínculo.

Pode-se digitar diretamente a fórmula caso saibamos antes o endereço


completo, mas deve-se tomar cuidado para respeitar as regras que o Excel
exige. Por exemplo, deve-se começar com o sinal de =, o nome do arquivo
deve estar entre colchetes [ ], e logo após o nome da planilha e antes da célula,
deve constar o sinal de exclamação !.

=[orçamento
domestico]Janeiro!D13

 Nome em células
Você pode dar um nome a uma
área para que o Excel identifique a área
da tabela toda vez que for feita uma
referência a esse nome. No arquivo
orçamento doméstico Planilha janeiro
vemos uma área. Selecione o intervalo
de células (B4:B12) e clique na caixa de
nome a esquerda da barra de fórmula e
digite o nome (Débito). Para excluir o
nome clique na guia fórmulas, grupo
nomes definidos, botão Gerenciador de
nomes e surgirá a janela ao lado:

Clique no nome débito e em seguida no botão Excluir.

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 FUNÇÃO PROCV

A função PROCV é usada para pesquisar no banco de dados uma


informação baseada em uma chave de pesquisa. Por exemplo, qual o preço de
um determinado produto identificado por uma referência ou modelo.

=PROCV(VALOR_PROCURADO;TABELA;COLUNA;PROCURAR_INTERVALO)

Valor procurado é a informação em comum nas duas planilhas, sendo


que na tabela necessariamente deve ser a primeira coluna para que o Excel
possa pesquisar.

Tabela é o nome que definimos para o nosso banco de dados de


informações.

Coluna é a coluna onde está a informação que queremos buscar. Por


exemplo, se queremos o valor, encontra-se na nossa tabela na coluna 4.

Procurar_intervalo é um valor lógico que especifica se você quer que


PROCV localize uma correspondência exata ou aproximada.

Se VERDADEIRO ou omitido, uma correspondência exata ou aproximada


é retornada. Se uma correspondência exata não for localizada, o valor maior
mais próximo, que seja menor que o valor_procurado é retornado.

Os valores na primeira coluna de matriz_tabela deverão ser colocados em


ordem ascendente; caso contrário, PROCV poderá não retornar o valor correto.
Para obter mais informações, consulte Classificar dados.

Se FALSO, PROCV encontrará somente uma correspondência exata.


Nesse caso, os valores na primeira coluna da matriz_tabela não precisam ser
classificados.

Se houver dois ou mais valores na primeira coluna de matriz_tabela que


coincidem com o valor_procurado, o primeiro valor encontrado será utilizado.
Se nenhuma correspondência exata for localizada, o valor de erro #N/D será
retornado.

No exemplo que vamos montar, queremos buscar a descrição do produto.

Em primeiro lugar, devemos identificar a base de dados definindo um


nome. Crie um novo arquivo e salve com o nome Carro. Na plan1 altere o
nome para ESTOQUE e digite a planilha abaixo:

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A B C D
1 Modelo Descrição Cor Valor
2 10 BMW Branco 45.000,00
3 20 MERCEDES Azul 50.000,00
4 30 FERRARI Vermelha 150.000,00
5 40 JAGUAR Prata 80.000,00
6 50 PORSCHE Amarelo 90.000,00
7 60 AUDI Preto 120.000,00

Selecione as informações que estão no intervalo A2 até D7, pois o título


não conta como informações. Clique na caixa de nome e digite TABELA.

Agora sempre que nos referimos ao nome TABELA, o Excel entende que
são as informações constantes em estoque!A2:D7.

Vamos montar um cadastro de pedidos onde digitaremos o modelo e


automaticamente deverá buscar a descrição, cor e valor, ficando apenas o
campo Qtd para digitar e valor total que é o valor vezes a quantidade.

Na mesma planilha digite os dados abaixo:

A B C D E F
11 Modelo Descrição Cor Valor Qtd Valor Total
12 10
13 20
14 10
15 30
16 60
17 20
18 40
19 10

10
Na nossa planilha a chave é o Modelo que consta na célula A2 na célula
B2 digite:

= PROCV ( A12 ; TABELA ; 2 ; FALSO )

Baseado na chave em A12, pesquisar em tabela e retorna o conteúdo da


coluna 2 que é a descrição, sendo que deve ser a informação exata.

Na célula C12 digite: = PROCV ( A12 ; TABELA ; 3 ; FALSO)

Na célula D12 digite: = PROCV ( A12 ; TABELA ; 4 ; FALSO )

 PROCV COM CONCATENAR (DUAS CHAVES)

Quando a chave para pesquisa for mais que uma, destacamos um pedido
de calçados que para cada tamanho de um mesmo modelo, existe um preço
diferente. Precisamos usar a função CONCATENAR.

Em um novo arquivo, altere o nome da plan1 para tabela digite a planilha


abaixo:

A B C D E
1 Chave Modelo Tamanho Cor Valor
2 1033 10 33 Branco 37,50
3 1034 10 34 Preto 41,20
4 2033 20 33 Branco 38,41
5 2034 20 34 Preto 45,74
6 3033 30 33 Branco 50,25
7 3034 30 34 Preto 55,00

Salve com o nome sapato concatenar: selecione a área A2:E7 e atribua


o nome TABELA1.

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Note que para um mesmo modelo, mas com tamanhos diferentes, temos
chaves diferentes. Para o modelo 10 com tamanho 33 a chave é 1033 e o
modelo 10 com tamanho 34 a chave é 1034.

Isto porque juntamos (CONCATENAR) duas células para formar uma.


Ex.: =CONCATENAR(A2;B2) ou =A2&B2

Para esta base de dados definimos um nome como TABELA1.

A B C D E F G
1 Pedido Modelo Tamanho Cor Valor Qtd Valor Total
2 2545 10 33 Branco R$ 37,50 5 R$ 187,50
3 2546 10 34 Preto R$ 41,20 15 R$ 618,00
4 2547 20 33 Branco R$ 38,41 4 R$ 153,64
5 2548 20 34 Preto R$ 45,74 9 R$ 411,66
6 2549 30 33 Branco R$ 50,25 6 R$ 301,50
7 2550 30 34 Preto R$ 55,00 7 R$ 385,00

Na planilha de pedidos agora a chave de pesquisa passa a ser duas, o


modelo e o tamanho, pois na base de dados foi esta a chave que definimos
para diferenciar dentro de um mesmo modelo o preço de outros tamanhos.

Em B2, temos o modelo e C2 o tamanho. Sendo assim, a fórmula para


buscar o valor será a seguinte:

= PROCV (VALOR(B2&C2);TABELA1;5 ;FALSO)

Ao concatenar dois valores o resultado é um texto para transformar em


valor use a função valor:

Baseado na chave em B2 e C2, pesquisar na tabela 1 a coluna 5 que é o


valor, sendo que deve ser exata a informação.

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 VALIDAÇÃO

Podemos definir para um campo uma definição de digitação, ou seja, uma


validação para o campo. Por exemplo, no campo valor somente poderão ser
digitados valores maior ou igual a R$ 100,00.

Para isto, na guia dados/ grupo ferramentas de dados/ comando


validação de dados/ usamos a opção Validação no menu Dados/Validação.

Observe abaixo as etapas para validar um campo.

Em Definições, identificamos qual a validação a ser aplicada. Em


Mensagem de entrada define-se qual a mensagem que deve aparecer quando
o cursor é posicionado no campo.

E por final em Alerta de erro qual a mensagem a ser mostrada se


digitamos um valor fora das definições aplicadas.

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 FUNÇÃO SOMASE

Crie um novo arquivo digite a planilha abaixo. Depois, salve o arquivo


com o nome Relatório de vendas semestral na pasta que o instrutor solicitar
e renomeie a plan1 para Vendas.

Obs: o total é uma fórmula Preço Unitário*quantidade.

A B C D E F G
1 Relatório de vendas
2
Data
3 Departamento Vendedor Venda Produto Preço unit. Quant. Total
4 Ótica Maria Isabel 17/10/2012 Lente de Contato R$ 150,00 1 R$ 150,00
5 Ótica Ana Maria 15/08/2012 Lente de Contato R$ 90,00 2 R$ 180,00
6 Ótica Carlos Brandão 05/09/2012 Óculos de sol R$ 150,00 1 R$ 150,00
7 Informática André Luiz 07/08/2012 Pentiun 4 - 1 Ghz R$ 7.000,00 1 R$ 7.000,00
Solange
8 Ótica Brandão 15/08/2012 Lente de Contato R$ 90,00 1 R$ 90,00
9 Informática André Luiz 17/10/2012 Hard Disk 40 Gb R$ 335,00 1 R$ 335,00
Pentium 4 - 700
10 Informática Antônio Carlos 08/07/2012 Mhz R$ 5.000,00 1 R$ 5.000,00
11 Informática João Carlos 17/10/2012 Hard Disk 40 Gb R$ 335,00 1 R$ 335,00
12 Informática Antônio Carlos 17/10/2012 Hard Disk 40 Gb R$ 335,00 1 R$ 335,00
13 Informática José Augusto 17/10/2012 Midia CD R$ 9,90 1 R$ 9,90
14 Ótica Antônio Carlos 15/09/2012 Óculos de sol R$ 120,00 1 R$ 120,00
15 Ótica Ana Maria 12/08/2012 Lente de Contato R$ 120,00 1 R$ 120,00
16 Ótica Antônio Carlos 17/10/2012 Óculos de sol R$ 120,00 1 R$ 120,00
17 Ótica Carlos Brandão 05/08/2012 Lente de Contato R$ 120,00 1 R$ 120,00
18 Ótica Antônio Carlos 15/07/2012 Óculos de sol R$ 115,00 1 R$ 115,00
19 Informática João Carlos 03/07/2012 Midia CD R$ 9,90 2 R$ 19,80
20 Ótica Antônio Carlos 05/09/2012 Óculos de sol R$ 130,00 1 R$ 130,00
21 Ótica João Carlos 12/10/2012 Lente de Contato R$ 100,00 1 R$ 100,00
22 Informática José Augusto 08/07/2012 Placa de som R$ 467,00 1 R$ 467,00
Solange
23 Ótica Brandão 17/10/2012 Lente de Contato R$ 150,00 1 R$ 150,00
24 Informática José Augusto 10/08/2012 Placa de som R$ 533,00 1 R$ 533,00
Solange
25 Informática Brandão 09/10/2012 Midia CD R$ 9,90 3 R$ 29,70
26 Ótica Maria Isabel 15/07/2012 Óculos de Grau R$ 85,00 1 R$ 85,00

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Tire uma cópia da planilha vendas e renomeie para somase.

Acrescente 14 linhas abaixo da linha 2 e digite o que falta para que fique
conforme o exemplo a seguir.

A B C D E F G
1 Relatório de vendas
2
3 Resumo
Número de
4 Vendedor Total vendas
5 Ana Maria
6 André Luiz
7 Antônio Carlos
8 Carlos Brandão
9 João Carlos
10 José Augusto
11 Maria Isabel
Solange
12 Brandão
13
14 Ótica
15 Informática
16
17 Departamento Vendedor Data Venda Produto Preço unit. Quantidade Total

Para facilitar a compreensão usaremos nomes para regiões da planilha:

Departamentos é o intervalo de dados com os nome dos


departamentos de A18:A39

Vendedores é o intervalo de B18 até B39

Totais é o intervalo G18:G39

Clique no botão inserir função na barra de formula ou na seta do


autosoma mais funções...

16
A janela inserir função irá aparecer. Siga passo a passo conforme as
imagens a seguir:

17
Veja que ficou com a seguinte fórmula =SOMASE(Vendedores;A5;Totais).

Caso deseje, pode digitar diretamente a fórmula sem usar o assistente. Depois

é só puxar pela alça de preenchimento para os demais vendedores.

Faça o mesmo para o departamento.

Digite na célula C45 =SOMASE(Departamentos;A14;Totais)

 A FUNÇÃO CONT.SE

Esta função calcula o número de células não vazias em um intervalo que


corresponde a determinados critérios.

18
Sintaxe para a função:

CONT.SE(intervalo;critérios)

Intervalo é o intervalo de células no qual se deseja contar células não

vazias.

Critérios é o critério na forma de um número, expressão ou texto que

define quais células serão contadas. Por exemplo, os critérios podem ser

expressos como 32, "32", ">32", "José da Silva",”Pedro Pereira”, etc.

Vamos apresentar alguns exemplos de uso da função CONT.SE:

Para contar quantas vezes aparece o nome da vendedora Ana Maria

digite na célula C5 =CONT.SE(B18:B46;”Ana Maria”) ou como já tem nome

para a área =CONT.SE(vendedores;A5).

E na célula C14 digite =CONT.SE(Departamentos;A14)

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CAPÍTULO 2 - CLASSIFICAÇÃO DO BANCO DE DADOS

É comum que um banco de dados seja classificado por algum campo,


como por exemplo, em ordem crescente de departamento.

Abra o arquivo Relatório de vendas Semestral e faça uma cópia da


planilha vendas e renomeie a cópia para classificada. Clique na célula A17 e
clique na guia Dados botão classificar de A a Z.

Isto irá classificar os dados por departamento.

No botão classificar pode ser classificado por vários níveis.

No exemplo acima, estamos classificando por Departamento. Dentro do


departamento por vendedor e dentro de vendedor por data de venda.

Para isto na opção “classificar por”, clique na lista suspensa escolha


departamento.

Clique em adicionar nível e escolha a opção vendedor.

Clique novamente em adicionar nível e escolha a opção data da venda.

20
CAPÍTULO 3 - SUBTOTAIS

Para trabalhar com o recurso de Subtotais, é imprescindível manter a


base de dados segundo a ordem em que se deseja obter um subtotal. Nesse
caso, a base de dados deve estar ordenada pelos nomes dos vendedores.

Abra o arquivo RELATÓRIO DE VENDAS SEMESTRAL. Copie a planilha


Vendas, copie para uma nova planilha e renomeie para subtotal. Ordene por
nome do vendedor que será o critério para acrescentar o total, mantenha o
cursor posicionado dentro da área de base de dados e em seguida Clique na
guia dados grupo estrutura de tópicos, comando Subtotais.

Será então apresentada a caixa de diálogo Subtotais, indicada na figura


abaixo. Essa caixa apresenta as seguintes opções de trabalho:

 A cada Alteração em é o local em que se determina por qual campo será


feito o subtotal.

 Usar função é a utilização da função estatística que será usada em cada


intervalo de subtotal. O padrão é Soma, mas pode ser também Média,
Máximo, etc.

 Adicionar subtotais a nesse local é(são) determinado(s) campo(s) que


terá(ão) abaixo um subtotal. No nosso caso quantidade e total.

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 Quebra de página entre grupos é muito interessante esse recurso,
pois a cada mudança de dados de um mesmo campo, ele automaticamente
quebra a página, facilitando a impressão de um relatório por grupo de dados,
ou seja, ao finalizar um departamento o próximo começa em uma nova
pagina.

 Resumir abaixo dos dados é a colocação do total geral de todos os


grupos abaixo destes; caso contrário, o total geral será colocado como a
primeira informação da base de dados, abaixo somente dos nomes dos
campos.

 Remover todos quando se deseja desligar com o recurso aplicado na


base.

Nesse momento, acione o botão OK e observe como ficará a apresentação das


informações da base de dados na figura.

Observe que à esquerda apareceram três novos botões numerados como


1,2,3. Clique sobre cada um deles para obter a seguinte relação de visão:

 Botão 1 – Visão Executiva, pois nela obtém-se o total geral da listagem


com a qual se está trabalhando;
 Botão 2 – Visão Gerencial, pois mostra somente os totais dos
elementos existentes na listagem;
 Botão 3 – Visão Operacional, pois mostra a listagem dos elementos e
simultaneamente os seus respectivos totais.

Quando se trabalha com o botão 2 ativado, o Excel passa a apresentar


vários botões com o sinal + (adição ou mais) à esquerda da visão dos
subtotais. Clique, por exemplo, no botão + referente ao vendedor José Augusto
e repare que são apresentados os dados apenas deste vendedor.

22
Para que sejam desfeitos os subtotais de uma planilha, basta estar com o
cursor posicionado dentro da área de base de dados e, em seguida, executar o
comando: Clique na guia dados, grupo estrutura de tópicos, comando
Subtotais. Na janela do subtotal clique no botão Remover todos.

Obs. Após a análise dos resultados é aconselhável remover Subtotais


deixando a planilha disponível para inclusão de novos dados.

23
CAPÍTULO 4 - FILTROS

 AUTO FILTRO

Em um banco de dados podemos filtrar informações (arquivo Relatório


de vendas semestral). Copie a planilha vendas e renomeie a cópia para filtro.

É possível mostrar na tela apenas as informações da vendedora Solange


Brandão. Selecione a célula A3 e clique na guia Dados grupo classificar e
filtrará comando filtro ou clique CTRL+SHIFT+L.

Quando selecionado esta opção, o Excel coloca em cada campo no título


uma lista suspensa (drop-down) que quando ativado, mostra o conteúdo da
coluna, podendo escolher uma informação a ser filtrada.

Sempre que um filtro estiver ativo, a lista correspondente destacará um


funil indicando que neste campo foi feito um filtro. Clique caixa do vendedor B3
e escolha Solange Brandão.

Na lista suspensa do vendedor, clique na opção Limpar filtro de vendedor.

Também é possível personalizar o filtro. Exemplo: filtrar campo Total com


valores maior que R$ 5.000,00. Clique na lista suspensa de Total/ opção filtro
de numero/ é maior que

24
Em seguida, aparecerá esta janela:

Clique Ok.

25
 FILTRO AVANÇADO

A finalidade do filtro avançado é extrair os dados de uma lista para outra


área da planilha.

É necessário criar uma Área de Critério e uma Área de cópia, que devem
possuir os mesmos campos da lista (Cabeçalho). Abra o RELATÓRIO DE
VENDAS SEMESTRAL.

Copie a planilha vendas para uma nova planilha e renomeie para Filtro
avançado. Insira 10 linhas abaixo da linha 2.

Copie o cabeçalho, selecione o intervalo A13:G13. Em seguida copie


(CTRL+C) cole na célula A5 (CTRL+V). Cole também na célula I13.

Na célula A3, digite Critério, na célula A11 digite Lista, na célula I11 digite
Cópia. Na célula B6, digite Solange Brandão e digite o que falta para que fique
conforme o exemplo a seguir.

Observação: Para que esse comando funcione, é necessário manter o


cursor sempre em qualquer parte da base de dados A13:G42.

Clique na guia dados grupo classificar e filtrar comando avançado.

Será então apresentada a caixa de diálogo Filtro. Neste momento,


selecione as opções:

 Copiar para outro local,


 Intervalo da lista: $A$13:$G$42
 Intervalo de critérios $A$5:$G$6
 Copiar para, Seleção do Intervalo de $I$13:$O$13
 Clique Ok para Finalizar.

26
Após a finalização, será apresentado o resultado da extração, como
mostra a figura abaixo:

Supondo que você queira pesquisar todas as ocorrências de vendas


efetuadas pelo vendedor André Luiz, digite na célula B6: o rótulo André Luiz,
em seguida execute o comando Avançados.

Selecione a opção Copiar para outro local e clique em Ok.

27
CAPÍTULO 5 - FUNÇÕES DE BASE DE DADOS
Anteriormente foram utilizadas funções como =SOMA, =MÉDIA,
=MÁXIMO, =MÍNIMO, entre outras. Nesta parte serão estudadas funções
exclusivas para a manipulação de base de dados.
As funções desta categoria são idênticas às demais, tendo como
diferença o prefixo “BD”. Uma função de base de dados possui como sintaxe:

=BDfunção(banco;campo;critério)

Função: Será uma das funções =BDSOMA, =BDMÉDIA, =BDMÁX,


BDMÍN, entre outras.

Banco: faixa de células ou o nome de uma faixa que contenha o


endereço do banco de dados e o nome do campo.

Campo: Será o número da coluna que contém o campo a ser calculado.


A primeira coluna sempre será 1 (um), a segunda 2 (dois) e
assim por diante. Este pode ser um número inteiro positivo a
partir de um, ou o endereço de uma célula ou fórmula que
retorne como resultado o número (inteiro positivo) de
deslocamento de uma coluna.

Critério: Será a faixa de células que contém o critério de procura, sendo


no mínimo duas linhas. A primeira linha da faixa de critério deve
ter os nomes exatos dos campos da base de dados. A partir da
segunda linha, deve ser informado um ou mais critérios como
condição para selecionar os dados a serem utilizados pela
função.

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Abra o arquivo Relatório de vendas semestral. Copie a planilha vendas
para uma nova planilha. Renomeie para banco, insira 10 linhas abaixo da linha
2 e digite:

A B C D E F G
1 Relatório de vendas
2
Com
3 Resumo Sem critério critério
Total de
4 vendas
Média de
5 vendas
6 Maior venda
7 Menor venda
8
Área de
9 Critério
10
11 Departamento Vendedor Data Venda Produto Preço unit. Quant. Total
12
13 Banco
14
15 Departamento Vendedor Data Venda Produto Preço unit. Quant. Total
Lente de
16 Ótica Maria Isabel 17/10/2012 Contato R$ 150,00 1 R$ 150,00

Selecione a área A15:G44 e atribua o nome banco.

Selecione a área A11:G12 e atribua o nome critério.

Selecione a área G16:G44 e atribua o nome totais.

Nas células B4:B7, calcule respectivamente a soma, a média, o máximo e


o mínimo dos totais.

B B
3 Sem critério 3 Sem critério
4 =SOMA(totais) 4 R$ 31.357,60
5 =MÉDIA(totais) 5 R$ 1.081,30
6 =MÁXIMO(totais) 6 R$ 10.000,00
7 =MÍNIMO(totais) 7 R$ 9,90

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Posicione o cursor na célula C4 e digite a função:

=BDSOMA(banco;7;criterio)

Repita a mesma operação para as demais linhas, trocando somente as


funções. Utilize para a média, na célula C5 a função =BDMÉDIA; para o maior
valor, utilize a função =BDMÁX na célula C6; para o menor valor da venda,
utilize a função =BDMÍN, na célula C7. No final, os valores devem ser iguais,
pois não tem nenhum critério definido.

Agora que todas as funções foram definidas, basta que você informe na
área de critério o que deseja calcular. Por exemplo: Quanto vendeu o vendedor
João Carlos? Posicione o cursor na célula B12: e digite João Carlos. No final, a
aparência da planilha deve ser a da figura abaixo.

A B C D E F G
Relatório de
1 vendas
2
3 Resumo Sem filtro Com filtro
4 Total de vendas R$ 31.357,60 R$ 454,80
5 Média de vendas R$ 1.081,30 R$ 151,60
6 Maior venda R$ 10.000,00 R$ 335,00
7 Menor venda R$ 9,90 R$ 19,80
8
9 Área de Critério
10
11 Departamento Vendedor Data Venda Produto Preço unit. Quant. Total
12 João Carlos
13 Banco
14
15 Departamento Vendedor Data Venda Produto Preço unit. Quant. Total
16 Ótica Maria Isabel 17/10/2012 Lente de Contato R$ 150,00 1 R$ 150,00

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CAPÍTULO 6 – ATINGIR METAS

Se você conhece o resultado que deseja obter de uma fórmula, mas não tem
certeza sobre o valor de entrada necessário para chegar a esse resultado, use
o recurso Atingir Meta.

Por exemplo, suponha que você precise de algum dinheiro emprestado. Você
sabe o quanto precisa, por quanto tempo deseja pagar o empréstimo e quanto
pode pagar por mês. Nesse caso, você pode usar Atingir Meta para determinar
que taxa de juros precisa fixar para atender à sua meta de empréstimo.

Passo a passo com um exemplo

Vamos examinar o exemplo anterior, passo a passo.


Como você deseja calcular a taxa de juros do empréstimo necessária para
atender à sua meta, use a função PGTO. A função PGTO calcula um valor de
pagamento mensal. Nesse exemplo, o valor de pagamento mensal é a meta
que você deseja atingir.

PREPARAR A PLANILHA
1. Abra uma nova planilha em branco.
2. Primeiro, adicione alguns rótulos à primeira coluna para facilitar a leitura da
planilha.
 Na célula A1, digite Valor do Empréstimo.
 Na célula A2, digite Prazo em Meses.
 Na célula A3, digite Taxa de Juros.
 Na célula A4, digite Pagamento.

3. Em seguida, adicione os valores que você conhece.


 Na célula B1, digite 100000. Esse é o valor que você deseja pedir
emprestado.
 Na célula B2, digite 180. Esse é o número de meses no qual você
deseja liquidar o empréstimo.

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OBSERVAÇÃO: Embora você saiba o valor desejado para o pagamento, não o
insere como valor porque ele é um resultado da fórmula. Em vez disso,
adiciona a fórmula à planilha e especifica o valor de pagamento em uma etapa
posterior, ao usar Atingir Meta.

1. Em seguida, adicione a fórmula para a qual você tem uma meta. No


exemplo, use a função PGTO:

 Na célula B4, digite =PGTO(B3/12,B2,B1). Essa fórmula calcula o


valor do pagamento. Nesse exemplo, você deseja pagar R$ 900 por
mês, mas não insere esse valor porque pretende usar Atingir Meta
para determinar a taxa de juros e Atingir Meta requer que você
comece com uma fórmula.

A fórmula faz referência às células B1 e B2, que contêm valores que você
especificou nas etapas anteriores. A fórmula também faz referência à célula
B3, que é onde você irá especificar que Atingir Meta deve inserir a taxa de
juros. A fórmula divide o valor em B3 por 12 porque você especificou um
pagamento mensal e a função PGTO assume uma taxa de juros anual.

Como não há nenhum valor na célula B3, o Excel assume uma taxa de juros de
0% e, usando os valores no exemplo, retorna um pagamento de R$ 555,56.
Você pode ignorar esse valor por enquanto.

2. Por fim, formate a célula de destino (B3) de forma que ela exiba o resultado
como uma porcentagem.

 Na guia Início, no grupo Número, clique em Porcentagem.


 Clique em Aumentar Casas Decimais ou Diminuir Casas
Decimais para definir o número de casas decimais.

32
USE ATINGIR META PARA DETERMINAR A TAXA DE JUROS

1. Na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique em Teste de


Hipóteses e, em seguida, clique em Atingir Meta.

2. Na caixa Definir célula, insira a referência para a célula que contém


a fórmula que você deseja resolver. No exemplo, essa referência é a
célula B4.

3. Na caixa Para valor, digite o resultado da fórmula desejado. No


exemplo, esse valor é -900. Observe que o número é negativo porque
representa um pagamento.

4. Na caixa Por alteração, insira a referência para a célula que contém o


valor que você deseja ajustar. No exemplo, essa referência é a célula
B3.

OBSERVAÇÃO: A célula alterada por Atingir Meta deve ser referenciada


pela fórmula na célula que você especificou na caixa Definir célula.

5. Clique em OK.

O recurso Atingir Meta é executado e gera um resultado, como mostra a


ilustração a seguir.

33
CAPÍTULO 7 - TABELA DINÂMICA

Imagine a necessidade de obter o resultado total de vendas separado por


departamento e dividido por seus vendedores. Isto pode até ser conseguido
utilizando o conceito de ordenação, porém a visualização dos dados não será
adequada.

A resposta para esta questão poderia ser obtida com os métodos


anteriores, mas, à medida que aumenta a exigência para a obtenção de uma
resposta, aumenta também a sua complexidade.

Assim sendo, a partir da planilha Relatório de vendas semestral aberta,


copie a planilha vendas e renomeie a cópia para dinâmica. Selecione a célula
A3, na guia inserir, grupo tabelas, comando tabela dinâmica opção tabela
dinâmica:

34
Irá aparecer a seguinte janela:

Veja se está selecionado o intervalo $A$3:$G$32.

Selecione a opção planilha existente e no local selecione a célula I3.

Clique no botão ok que irá aparecer no lado esquerdo da tela a seguinte


janela:

É só arrastar o departamento da lista de campos para a área de rótulos


de colunas, o vendedor para rótulo de linhas e o total para valores. Pronto! Está
construída a tabela dinâmica.
Para fazer um gráfico dinâmico é só clicar na tabela, em seguida tecle
F11.

35
EXERCÍCIO

1. Abra o arquivo Relatório de vendas semestral.


2. Classifique os dados por vendedor.
3. Utilizando o autofiltro liste somente as vendas do vendedor João Carlos.
4. Com as dados do vendedor João Carlos filtre pelo departamento de
informática.
5. Limpe os filtros.
6. Filtre os dados com data de venda entre 01/08/2002 e 15/10/2002.
7. Utilizando o filtro avançado, filtre os dados dos vendedores André Luiz e
José Augusto.
8. Utilizando o campo calculado do filtro avançado filtre os registros com valor
maior que R$ 2.000,00
9. Filtre os registros que sejam Óculos de sol ou Lente de contato.
10. Crie os subtotais por vendedor e mostre somente os subtotais.
11. Remova os subtotais.
12. Crie uma tabela dinâmica com os dados dos vendedores em uma nova
planilha com o seguinte layout: coluna com departamento, linha com
vendedor e dados com valor. Altere o nome da planilha para Vendedor.
13. Crie uma nova tabela dinâmica com os dados dos vendedores em uma
nova planilha com o seguinte layout: página vendedor, coluna
departamento, linha produto e dados valor. Altere o nome da planilha para
Produto.
14. Altere a tabela vendedor acrescentado o produto na linha abaixo do
vendedor.
15. Na plan1 com formatação condicional deixe em azul os valores maior ou
igual a R$ 5.000,00.

36
CAPÍTULO 8 – MACRO DE GRAVAÇÃO

Caso você execute uma tarefa várias vezes no Microsoft Excel, é possível
automatizá-la com uma macro. Uma macro é uma seqüência de comandos e
funções as instruções que formam o corpo da macro são escritas num código
próprio para que o computador as possa entender, essa linguagem é
designada por VBA – Visual Basic for Applications.e pode ser executada
sempre que você precisar executar a tarefa.

Quando você grava uma macro, o Excel armazena informações sobre cada
etapa realizada à medida que você executa uma seqüência de comandos.

Em seguida, você executa a macro para repetir, ou "reproduzir", os comandos.


Por exemplo, vamos supor que, seguidamente, você precisa formatar uma
célula com Negrito, Fonte Times New Roman tamanho 12.

Ao invés de ter que executar todos os comandos de formatação em cada


célula, você pode criar uma Macro que aplica todos os comandos de
formatação.

Depois de criada a Macro, cada vez que você tiver que aplicar o conjunto de
comandos de formatação, basta executar a Macro, o que normalmente é feito
através da associação de uma combinação de teclas com a Macro, como por
exemplo Ctrl+ç (pode ser qualquer letra mas usei o ç para não criar conflito
com outras teclas de atalho já existente).

No nosso exemplo, cada vez que você quisesse formatar uma célula com os
formatos descritos, bastaria clicar na célula e pressionar Ctrl+ç.

Bem mais fácil do que aplicar cada comando individualmente.

Para exemplificar vamos gravar uma macro abra a planilha relatório de vendas
semestral em uma nova planilha digite a palavra Teste em uma célula vazia
Clique na guia Exibição/Macros/Gravar Macro

37
Digite o Nome da macro Formatar e na Tecla de atalho digite ç na Descrição
e clique no botão OK.

Ao Clicar no botão OK inicia a gravação da macro. Observe que a linha de


status da planilha apresenta o botão Parar Gravação, como indicado na figura.

Clique no botão negrito da barra em seguida altere a fonte para times new
roman e o tamanho para 12. Pare a gravação da macro clicando no botão parar
gravação. Outra forma de parar é através da guia Exibição/Macro/Parar
gravação.

Pronto a sua macro já esta pronta para atribuir esta mesma formatação a outra
células não é necessário formatar a célula e só executar a macro.

38
Em uma célula vazia digite a palavra macro tecle enter e selecione a célula
com a palavra macro tecle Ctrl+ç que é a tecla de atalho para a macro formatar
ou clique na guia Exibição/Macros na janela Macro que aparece escolha a
macro Formatar clique em Executar veja que o texto ficou com a mesma
formatação da célula com a palavra Teste.

Tudo o que foi gravado gera um arquivo VBA para vermos o texto clique em

Editar da janela Macro ou teclar Alt+F11 que vai aparecer o texto a seguir:

39
Isto pode ser feito para qualquer procedimento repetitivo como, por exemplo, o

filtro avançado faça uma macro para filtrar os dados de forma avançada e

atribua o nome da macro de filtro.

 BOTÕES EM MACROS

Para uma Macro é possível criar um botão. Para isto é necessário exibir a guia
desenvolvedor para isto clique no botão do Office/Opções do Excel

Na opção Mais usados marque Mostrar guia Desenvolvedor na Faixa de


Opções e clique OK.

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Em seguida, clique na guia Desenvolvedor / Inserir/ Botão. Clique na planilha
onde quer que fique o botão.

Aparecerá uma janela onde será definida uma macro para este botão. Basta
escolher uma macro da lista escolha Filtro e clicar no botão OK.

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Para mudar o nome no botão e só clicar com o botão direito em cima do nome
(botão 1) ele vai ficar selecionado com uma borda diferente e círculos nas
extremidades é só clicar no nome e escrever o novo nome (Formatar) para
usar é só selecionar uma célula e clicar no botão e pronto a nova célula recebe
a formatação definida na função Formatar.

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Apostila de autoria do Professor Joésio Nazaré Nogueira


(85) 8606-6936 / 9924-1922 - joesio@bol.com.br

MANZANO, André Luiz N. G. – Estudo dirigido de Microsoft Office


Excel 2010. São Paulo, Editora Érica, 2010.

OLIVEIRA, Gorki Starlin da Costa. Aprenda praticando Excel. 3ª


edição. São Paulo. Editora Érica, 2009.

Guia Migrando para o Excel, http://officeimg.vo.msecnd.net/pt-


br/files/918/ 662/ AF101882555.pdf acesso em 22/11/2011.

Data da ultima atualização: 18 de Janeiro de 2013.

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