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Hoja de trabajo -ajustes - la hoja de trabajo, llamada por algunos autores papel de trabajo,
es una forma columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar la información, con
el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de ganancias y pérdidas, los asientos de
cierre y el balance general.
Encabezamiento: formado por la razón social, el nombre del documento y la fecha del
periodo por el cual se elabora.
Secciones:
Balance general con débitos y créditos. A esta sección se trasladan los débitos y los créditos
de las cuentas que fueron ajustadas o aparecen en el comprobante de ajustes; si se requieren
nuevas cuentas, se escriben al final de la hoja de trabajo y se adicionan igualmente en el
libro mayor lo mismo que en la columna anterior, debe comprobarse la igualdad entre el
total de débitos y el de créditos.
un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los debitos y de
los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor).
De esta forma, permite establecer un resumen básico de un estado financiero.
Hoja de Trabajo
Contenido
Forma y Contenido.
1. -Balance de Comprobación
2. -Ajustes
3. – Balance de Comprobación Ajustado
4. –Costo de Venta
5. –Ganancias y Pérdidas
6. –Balance General.
Mecanismo para su elaboración
Balance de Comprobación
Ajustes
A los ajustes se les destinan dos columnas, una para el Debe y otra para el Haber;
aquí pasaremos los ajustes que consideremos necesarios.
El Balance de Comprobación anterior nos ayuda bastante en la formulación de estos
ajustes; al analizar las cuentas podemos determinar cuáles de ellas necesitan
ajustarse; claro está, debemos buscar otra información que no nos lo va a
suministrar este Balance; por ejemplo: si aparece la Cuenta Seguro Pagado por
Anticipado, tenemos que determinar en qué fecha fue adquirida la Póliza de Seguro
para poder calcular cuál es el [Gasto de Seguro]] del Ejercicio y proceder a formular
el ajuste.
Si aparecen Cuentas de Activo Fijo Edificio, Mobiliario, Vehículos, tenemos que
conocer por cuál método se está depreciando y determinar cuál es el Gasto de
Depreciación de cada uno de ellos que corresponde al Ejercicio, para poder
formular los ajustes necesarios.
Cuando procedemos a pasar estos ajustes a la Hoja de Trabajo, tenemos que estar
pendiente de si las cuentas que se cargan o que se abonan aparecen o no en el
Balance de Comprobación. Si las cuentas que se cargan y las cuentas que se abonan
aparecen en el Balance de Comprobación, anotaremos en las líneas respectivas las
cantidades que le corresponden en la columna de los ajustes; si no aparecen, las
agregamos en la parte de abajo y le formulamos los cargos o los abonos que le
corresponden.
Una vez formulados todos los ajustes sumamos las columnas del Debe y del Haber
y éstas deben ser iguales, ya que en cada Asiento de Ajuste debe existir el equilibrio
entre cargos y abonos.
Una sana práctica es colocar un número pequeño a cada cuenta que se vaya
ajustando, señalando el número de ajuste al que corresponde; esto nos ayuda a
precisar en cualquier momento algún error cometido.
Aquí irán las cuentas: las que ameritaron ajuste con el saldo ajustado que le
corresponde, y las que no hubo necesidad de ajustarlas con el saldo que traen.
Sumamos las columnas del Debe y del Haber y debe existir el equilibrio entre ellas.
Este Balance de Comprobación Ajustado será el que nos servirá de base para
formular los Estados Financieros.
Costo de Venta
Utilizaremos 2 columnas para la determinación del Costo de Venta y aquí irán única
y exclusivamente las cuentas necesarias para su determinación.
Las Cuentas Deudoras las colocaremos en el Debe y las Acreedoras las colocaremos
en el Haber, incluyendo aquí el Inventario Final de Mercancías necesario para la
determinación del Costo de Venta. El Costo de Ventas resulta por la diferencia entre
los totales de los cargos menos el total de los abonos. El Costo de Venta siempre
será de naturaleza deudor y lo colocaremos en la columna del Haber para balancear
las columnas y proceder a cerrarlas.
Ganancias y Perdidas
Aquí colocamos todas las Cuentas de Egresos: tanto de Gasto como el Costo de
Venta determinado en las columnas anteriores, éstas irán por el Debe y todas las
Cuentas de Ingresos las colocaremos por el Haber. Sumamos la columna de Debe y
la columna del Haber y la diferencia entre ellos nos dará la utilidad o pérdida del
Ejercicio:
Una vez determinada la Utilidad o Pérdida del Ejercicio colocamos esta cantidad en
sentido inverso, simplemente para cuadrar las columnas y proceder a cerrarlas;
ejemplo si nos da la Utilidad (los Ingresos superan a los Egresos), esta Utilidad la
colocaremos por el Debe para cuadrar las columnas.
Balance General
Aquí les corresponde a todas las Cuentas de Activo (Debe), Pasivo y Capital
(Haber) y a todas las Cuentas de Valoración y de Orden. Debemos estar pendiente
de incluir el Inventario Final de Mercancías que constituye un Activo Circulante a
esta fecha y la Utilidad o Pérdida del Ejercicio que irá a aumentar o disminuir el
Capital; si es Utilidad aumenta el Capital por lo tanto irá por el Haber, y si es
Pérdida disminuye el Capital, por lo tanto irá por el Debe. Sumamos la columna del
Debe y la del Haber y éstas deben ser iguales.
Finalizada esta Hoja de Trabajo, corregida y analizada, quedando seguros de la
eficacia del trabajo, este borrador nos permite realizar correctamente los Asientos de
Ajuste y de Cierre en el Diario General y luego formularemos los Estados
Financieros Clasific