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DESCRIPTION DU POSTE : Administrateur de bureau

L’Institut de la santé des femmes et des hommes (ISFH), Instituts de recherche en santé du Canada,
Montréal, Québec, Canada

APERÇU DU POSTE
L’Institut de la santé des femmes et des hommes (ISFH) est un des 13 instituts qui font partie des
Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), l’organisme fédéral de financement de la recherche en
santé au Canada. L’ISFH a pour mission de soutenir la recherche sur l’influence du genre et du sexe
biologique sur la santé et de veiller à l’application des résultats de cette recherche pour relever les
problèmes les plus pressants en matière de santé auxquels font face les hommes, les femmes, les filles,
les garçons et les personnes de diverses identités de genre.

L’administrateur de bureau remplit une double fonction : gérer l’administration quotidienne du bureau
de l’Institut de la santé des femmes et des hommes et assister la directrice scientifique (DS). Il sert de
point de contact principal de l’ISFH, assure la coordination des activités quotidiennes et se charge de la
comptabilité de base. L’administrateur de bureau se charge aussi de la gestion du calendrier, des
déplacements, des activités et des tâches de la DS ainsi que de questions administratives liées à la
recherche de la DS. Il travaille avec les membres de l’équipe de l’ISFH de Montréal et il collabore
régulièrement ou communique avec d’autres membres du personnel des IRSC, des chercheurs, des
entrepreneurs, des membres du Conseil consultatif de l’Institut et d’autres partenaires à l’échelle
nationale et internationale. Il est responsable des relations avec l’organisme d’accueil (le CRIUGM), les
chercheurs, les bureaux du président et des vice-présidents des IRSC, les organismes partenaires ainsi
que des clients et des personnes affiliées à l’Institut.

STRUCTURE ORGANISATIONNELLE
L’administrateur de bureau relève directement de la directrice adjointe, mais il peut recevoir des
orientations de la directrice scientifique.

RESPONSABILITÉS

Administration de bureau

 Servir de point de contact principal avec l’Institut de la santé des femmes et des hommes (ISFH)
et acheminer les demandes d’information aux membres de l’équipe en mesure d’y donner suite.
 Gérer et coordonner les activités quotidiennes des bureaux de l’Institut – trier et distribuer le
courrier, gérer les envois à l’aide de services de messagerie, l’entretien, le matériel, les
téléconférences, les fournitures et le mobilier;
 Élaborer et mettre à jour le manuel des activités administratives du bureau de l’ISFH, dont
pourront se servir les membres du personnel en cas d’absence de l’administrateur de bureau;
 Assurer la comptabilité quotidienne de base, traiter et soumettre les comptes à payer au bureau
administratif (p. ex., les frais de déplacement, les avances de voyage, les ententes sur le
transfert de fonds entre instituts des IRSC), assurer le suivi du budget de fonctionnement et
produire des rapports, préparer des estimations annuelles des dépenses, travailler de pair avec
le bureau administratif pour réaliser le rapprochement des comptes et soumettre les dépenses
définitives au bureau des IRSC à Ottawa;

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 Aider dans la négociation, l’élaboration et la mise en œuvre de demandes de proposition,
d’ententes avec un tiers et de protocoles d’entente, ainsi que dans la coordination et la mise en
place de contrats externes;
 Aider à coordonner les activités de réunions et d’événements organisés par l’ISFH ou auxquels
celui-ci est invité : participer à des réunions pour gérer les inscriptions, surveiller les besoins en
matériel audiovisuel, nourriture et boissons, recueillir les factures et faire signer les documents,
recueillir les demandes de remboursement des participants;
 Assurer du soutien administratif et opérationnel au Conseil consultatif de l’Institut (CCI) : nouer
et entretenir des relations avec des membres du conseil et leur personnel, fixer annuellement la
date et l’heure des réunions, préparer l’ordre du jour, recueillir le matériel, rédiger les procès-
verbaux et distribuer les documents pour la réunion;
 Gérer la participation de l’ISFH aux conférences, notamment les demandes de kiosques et
l’expédition de ces kiosques ainsi que des dépliants et des fournitures; Prévoir, déterminer et
évaluer les besoins administratifs et planifier, mettre au point, établir et recommander de
nouvelles procédures, lignes directrices et systèmes administratifs pour atteindre les objectifs
des IRSC;
 Entretenir des relations de collaboration internes et externes avec les autres instituts des IRSC
de même que des organismes à l’échelle nationale, provinciale et communautaire (y compris
d’autres organismes de financement ainsi que des organismes gouvernementaux, non
gouvernementaux et bénévoles) pour garantir la réussite de projets, d’initiatives et d’autres
activités menées en partenariat.

Soutien à la directrice scientifique

 Gérer le calendrier électronique et les rendez-vous de la DS ainsi que le volume élevé


d’invitations pour donner des conférences et participer à des réunions; formuler des
recommandations à la DS concernant les déplacements, les itinéraires et la préparation de
l’ordre du jour quotidien;
 Coordonner les préparatifs de voyage de la DS, y compris la planification, l’organisation et la
confirmation de déplacements avec de multiples itinéraires et des priorités changeantes;
planifier et déterminer la meilleure façon de se rendre à différentes destinations en respectant
des échéanciers très serrés. Fournir des documents imprimés avant le départ, notamment toute
l’information pertinente concernant les déplacements, l’hébergement, les réunions et les
moyens de transport terrestre;
 Servir de liaison entre la DS et les IRSC (p. ex., les bureaux du président et des vice-présidents
des IRSC, l’équipe élargie des IRSC, les DS et les membres du personnel des autres instituts), le
Conseil consultatif de l’Institut, l’organisme d’accueil (c.-à-d. le CRIUGM et le CIUSSS), l’équipe
de recherche de la DS, les partenaires externes et les intervenants;
 Faire des recherches et préparer des rapports, des documents et des manuels informatifs à
l’intention de la haute direction pour les comités de direction ou les réunions; extraire et
résumer l’information de rapports, de mémoires, d’articles, de publications et de la
correspondance, traduire au besoin des textes d’une langue officielle à l’autre;
 Coordonner les réunions de la DS avec des cadres supérieurs et des chercheurs, à l’interne ou à
l’externe; coordonner et surveiller toutes les activités administratives (c.-à-d. l’ordre du jour, les
documents, les documents à distribuer, la liste de participants, etc.) pour veiller à ce que toutes
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les dispositions logistiques aient été prises conformément aux directives générales; déterminer
les dispositions qui peuvent ou devraient être prises en matière d’accueil; négocier les
conditions des services qui doivent être fournis, résoudre les problèmes au nom du président de
la réunion.

CONSÉQUENCES DES ERREURS


L’administrateur de bureau doit être extrêmement précis et compétent dans son travail. Il représente
l’ISFH de façon officielle, il doit donc faire preuve de bon jugement et prendre les bonnes décisions
lorsqu’il s’occupe de la correspondance, des déplacements, du calendrier et des communications de la
DS. Les erreurs pourraient compromettre gravement la crédibilité publique et gouvernementale de
l’ISFH, ainsi que celle des Instituts de recherche en santé du Canada et du Gouvernement du Canada.

SUPERVISION REÇUE
L’administrateur de bureau relève de la directrice scientifique et doit faire preuve d’autonomie dans son
travail. Il doit impérativement pouvoir travailler de façon collaborative sous supervision minimale. Il fera
preuve d’autonomie pour s’acquitter de ses fonctions liées aux objectifs généraux et informera la
directrice scientifique si des situations inhabituelles se produisent et l’avertira des problèmes qui
surviennent ou qui sont à prévoir.

SUPERVISION EXERCÉE
L’administrateur de bureau aide, au besoin, à superviser les sous-traitants en TI et les autres
fournisseurs.

CONDITIONS DE TRAVAIL
L’administrateur de bureau travaille dans les bureaux de l’Institut de la santé des femmes et des
hommes situés au centre de recherche de l’Institut Universitaire de Gériatrie de Montréal (4545 Chemin
Queen-Mary). L’administrateur de bureau doit à l’occasion se déplacer pour des réunions avec des
membres du personnel des ISRC à Ottawa et dans d’autres provinces.

ÉTUDES ET EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE


 Exigences minimales en matière d’études : Diplôme d'études collégiales (DEC/DCS) ou autre
diplôme collégial
 Minimum de cinq ans d’expérience dans un domaine connexe
 Expérience de tenue de livres ou de comptabilité en milieu de travail (un certificat dans ce
domaine serait considéré comme un atout)
 Toute expérience en milieu gouvernemental ou universitaire sera considérée comme un atout

COMPÉTENCES
 Excellente gestion du temps
 Bonnes aptitudes organisationnelles et administratives
 Capacité de repérer, d’analyser et de régler les problèmes de manière efficace et rapide
 Capacité de se consacrer à plusieurs tâches à la fois, à travailler sous pression dans un milieu
extrêmement dynamique avec des échéances multiples
 Capacité à travailler simultanément sur plusieurs projets, à se fixer des priorités et à produire les
résultats escomptés en respectant les délais et le budget alloués
 Travail d’équipe et coopération

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 Communication
 Sens de l’initiative
 Aptitude à la résolution de problèmes
 Aptitude à nouer des relations

CONNAISSANCES
 Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office
 Connaissance approfondie du système de calendriers d’Apple, de logiciels de messagerie ainsi
que des réglages et des applications d’iPhone
 Aptitude à travailler sur un ordinateur Mac
 Connaissance d’un ou de plusieurs logiciels de tenue de livres ou de comptabilité (p. ex.,
Quickbooks, Sage, etc.).

EXIGENCES LINGUISTIQUES
 Excellente expression écrite et orale en anglais et en français.

Durée : Contrat renouvelable d’un an à temps plein (35 heures/semaine).

Salaire : En fonction de l’expérience et des lignes directrices en matière de ressources humaines


de l’Institut Universitaire de Gériatrie de Montréal

DOCUMENTS À SOUMETTRE ET DATE LIMITE

Veuillez envoyer une lettre de motivation, un CV complet et le nom de trois références à Krystle van
Hoof à krystle.van.hoof@criugm.qc.ca. La date limite est le 19 janvier, avant 17 h (HE).

Veuillez consulter le site Web de l’ISFH à l’adresse http://www.cihr-irsc.gc.ca/f/8673.html.

Seuls les candidats retenus seront contactés et conviés à une entrevue le 23 janvier 2018.