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DOCUMENTO DESARROLLO DEL PLAN DE INTEGRACIÓN DEL NEGOCIO

CARLOS ALBERTO BARRIOS MORENO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

GESTIÓN LOGÍSTICA

VALLEDUPAR - CESAR

2018
DOCUMENTO DESARROLLO DEL PLAN DE INTEGRACIÓN DEL NEGOCIO

CARLOS ALBERTO BARRIOS MORENO

INSTRUCTOR:

CAROL PATIÑO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

TECNOLOGIA EN GESTION LOGISTICA

VALLEDUPAR - CESAR

2018
INTRODUCCIÓN

Planificar el negocio permite analizar detalladamente los objetivos y las metas que
deseamos lograr a corto, mediano y largo plazo; evaluando opciones o estrategias
futuras, reduciendo así costos y siempre en la búsqueda de la mejora continua
para una organización.

En el presente plan de negocio, se identificará y a su vez se describirá de forma


ordenada una oportunidad de crecimiento y fortalecimiento para la empresa Media
Commerce Partners S.A.S. en la dependencia del almacén principal con sede en
la ciudad de Pereira, es una estrategia necesaria y requerida para convertir dicha
oportunidad en un proyecto empresarial rentable y beneficioso para lograr un
óptimo servicio al cliente interno y externo.
RESUMEN EJECUTIVO

NEGOCIO

Es el análisis y el mejoramiento de la cadena de suministro y abastecimiento en la


dependencia de almacén de la empresa Media Commerce Partners S.A.S.,
comprendido entre el proceso de recepción y el despacho.

Actividad

Mejora y adaptación de nuevas políticas y estrategias en la recepción, almacenaje


y despacho en el almacén principal empresa Media Commerce Partners S.A.S.

Localización geográfica

La empresa tiene almacenes en las sedes ubicadas en las principales ciudades


del territorio nacional como: Bogotá, Cali, Barranquilla, Medellín, Bucaramanga y
Pereira como almacén principal. Internacionalmente esta ubicada en los países de
Perú y Chile.

MISIÓN

Optimizar los procesos de recepción, almacenamiento y distribución dando un


objetivo claro y definido a los procedimientos en el área de almacén y suministro
de la compañía Media Commerce, con base a políticas de mejora que se
implementan para dar un horizonte a la operación.

VISION

Para el año 2018 el área de Almacén y Suministro será líder en servicio,


aprovisionamiento e información como área eficiente, funcional, efectiva y
organizada, destacada con el mayor desempeño dentro de la compañía.
OBJETIVOS

Objetivos generales

Diseñar un manual de procedimientos en el área de almacén para la


caracterización del proceso de recepción de mercancías en la empresa Media
Commerce S.A.S., el objetivo a desarrollar será a corto plazo; debido a que se
requiere un cambio radical, preciso y oportuno.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Realizar un diagnóstico para la caracterización de los procesos de


recepción de mercancías en la compañía Media Commerce S.A.S

 Analizar las funciones básicas del auxiliar en el proceso de recepción y


despacho para la identificación de posibles falencias o debilidades en el
proceso.

 Diseñar un formato donde se contenga los procedimientos de los


colaboradores, para la recepción almacenamiento y distribución de los
artículos.

 Crear un canal de información confiable, dinámico y acertado para que el


proceso logístico cumpla con lo requerido.

 Implementar y adoptar políticas necesarias para los inventarios y stock de


seguridad en la dependencia de almacén.

VALORES
Lealtad, identificación plena con las necesidades y requerimientos del cliente bajo
absoluta discreción y reserva de la información.

Profesionalidad, Conocimiento enfático y completo de las diferentes actividades a


documentar y ejecutar en una organización.
Responsabilidad y disciplina, adoptando parámetros estipulados y reglamentados
para el
cumplimiento de las diferentes labores en un proceso logístico o administrativo.

Honestidad, actuamos con ética y respeto en la empresa, siendo vigilantes de sus


recursos.

Sentido de pertenencia, orgullosamente funcionarios logísticos comprometidos con


la dependencia.

Sector de actividad

Media Commerce Partners S.A.S., es una empresa nacional operadora del área
de las telecomunicaciones, que nació hace diez años en Santa Marta,
transformándose a corto plazo en una operación en constante crecimiento,
adquiriendo operaciones locales y desarrollando redes para operadores; en la
actualidad se dedica a la prestación de servicios de acceso a internet dedicado y
con un excelente ancho de banda que permite a sus clientes un fácil
desenvolvimiento en la red mundial.

Ventajas

- En la actualidad la empresa está creciendo día a día debido a las exigencias


del mercado; prueba de esto es la inversión en sus redes constantemente.
- El cumplimiento eficiente de las diferentes solicitudes y requisiciones será
óptimo a corto plazo.
- La información en el sistema será acorde a la necesidad de las diferentes
dependencias de la empresa.

Desventajas
- Requerimientos o negociaciones incumplidas por parte de los proveedores.
- Espacios reducidos para los procesos logísticos en la dependencia de
almacén.
- Infraestructura locativa no apta para las actividades administrativas y
operativas.
Servicio

Está radicado en la dependencia del almacén de la empresa, dirigido a los clientes


internos que son quienes tienen el contacto directo con el consumidor final o
cliente externo.

Factor demográfico

La mejora continua que se propone se aplicará en los tres primeros meses en el


almacén principal ubicado en la ciudad de Pereira, se evaluará y se modificará lo
establecido con el fin de que el proceso cumpla con lo pronosticado. Después de
transcurrido este tiempo, se implementarán los diferentes procesos y políticas en
las otras sedes del país.

Factores tecnológicos

Las diferentes innovaciones y actualizaciones que se puedan obtener en las


tecnologías de información, serán un valor agregado a este proyecto; al tener un
desempeño óptimo del sistema podremos contar co la información eficaz y
oportuna.
ESTRATEGIAS

Con base a los diferentes análisis realizados y con el resultado de la matriz DOFA,
en los cuales se observan falencias a tener en cuenta para el mejoramiento o
creación de actividades que fortalezcan los procesos ya implementados, procedo
a crear mi plan de acción o las estrategias que me permitirán lograr un objetivo
importante y de crecimiento productivo para la dependencia del almacén principal
de la empresa.

Las estrategias contempladas son:

 Implementar el modelo de las 5S, para culturizar a los implicados en el


trabajo basado en la eliminación (cosas no necesarias), organización
(cada cosa en su sitio), limpieza (mantener el lugar de trabajo limpio y
ordenado), estandarización (definir normas de protocolo) y disciplina
(crear en el equipo de trabajo e hábito de la limpieza visual).

 Establecer políticas de inventarios con el fin de medir y controlar el flujo de


materiales y equipos en la empresa.

 Capacitar constantemente al personal encargado de ejecutar los diferentes


procesos para que se aplique de manera ordenada y eficaz lo establecido.

 Examinar y evaluar los documentos existentes, para detectar las posibles


falencias y adoptar soluciones que permitan mejorar continuamente todo el
proceso.

 Controlar y supervisar todo el proceso documentado para que se revise


constantemente, siguiendo los parámetros establecidos con el fin de
cumplir con lo requerido.
 Interactuar constantemente con la dependencia de sistemas, para que el
software a utilizar brinde la confiabilidad y agilidad requerida para toda la
cadena de suministro y abastecimiento.
 Realizar auditorías de inventarios periódicas, con el fin de tener un óptimo
stock de
los diferentes elementos y materiales.

OBJETIVOS EN CUANTO A LAS ESTRATEGIAS PROPUESTAS

 Lograr a corto plazo un excelente canal de información, este será aportante


e importante para lograr las metas en los procesos.
 Establecer dos tipos de inventarios como son: Inventario Operativo e
Inventario de seguridad.
 Fortalecer el servicio al cliente, con nuestra mejora continua.
 La dependencia del almacén será un área de ejemplo para las demás
dependencias de la empresa.
 Impulsar el desarrollo personal e intelectual de nuestros colaboradores.
 Revisión de puntos críticos constantemente.
METAS

 Mejorar en corto plazo los indicadores negativos en un 70 %, a mediano


plazo un 100%, se logrará inculcando los valores corporativos de la
empresa y con un excelente sentido de pertenencia.
 Comunicación excelente con las demás dependencias para escuchar las
sugerencias que crean han de aportar al proceso.
 Cambiar la imagen deteriorada de la dependencia del almacén general ante
todas las dependencias de la empresa.
 Operar desde una locación amplia y acorde con nuestras labores,
acondicionada con un buen sistema de información que permita la
eficiencia del proceso.
 Garantizar las localizaciones de las dependencias, es decir no mezclar los
elementos y equipos para tener un excelente control del stock, realizando
una muy buena distribución física para garantizar el fácil acceso a las
mismas.
 Fijar o modificar las políticas establecidas en pro de la organización y la
efectividad de nuestra operación.
POLÍTICAS

Políticas de recepción.

 Se manejará un horario de recepción de mercancía de lunes a viernes entre


las 7 am y las 11 am, allí se revisara la mercancía recibida y el estado de la
factura.
 Toda entrega debe traer la factura correspondiente, en el caso de que se
haga con remisión, los tiempos para que el proveedor haga llegar la factura
a la empresa no debe exceder los cinco días hábiles, siempre y cuando no
se afecte el cierre contable.
 Durante el segundo turno, en la tarde se realizarán las confirmaciones de
recepción a las áreas de compras facturación y las áreas solicitantes, así
como la radicación de las facturas en Papiro para su posterior ingreso al
sistema.
 Las facturas radicadas deben ser ingresadas al sistema en un plazo no
mayor a 24 horas para agilizar su distribución.
 Contará con un área de 4 * 4 metros destinados para la recepción, revisión
y almacenamiento transitorio de los artículos recibidos, estos no deberán
permanecer en este espacio por un tiempo superior a las 24 horas, y se
informará al coordinador de almacén para que se encargue de la
distribución y de la organización de lo que va a quedar en stock.

Políticas de almacenaje.

 La mercancía recibida será notificada por el área de recepción al


coordinador de almacén, esta notificación debe ser por correo.
 EL coordinador de almacén determinará de acuerdo a las solicitudes que
tenga generadas en el sistema, los elementos, materiales y equipos que
deben ser organizados en la bodega y los que se deben alistar para
despachar.
 Los auxiliares de almacén serán los encargados de la organización de la
bodega del almacén en general.
 Toda solicitud debe ser ejecutada en el sistema.
Política de la gestión de inventarios.
 Los materiales y equipos deben ser controlados en cuanto a las cantidades
a entregar, teniendo en cuenta los requerimientos.
 Los tipos de inventarios deben ser operativos y de seguridad, para
garantizar el suministro en la operación.
 La vigilancia y control de la rotación de los materiales debe hacerse
constantemente, con el fin de controlar el stock de seguridad.
 Revisar constantemente la obsolescencia de las existencias.
 Auditar el almacén de forma constante, realizando auditorias permanentes
para que sean generados los informes requeridos para el abastecimiento.
 Informar o escalar, sobre anomalías referentes a faltantes o perdidas
injustificadas por parte de los funcionarios; de los elementos o equipos que
estén bajo su responsabilidad.
 Difundir y capacitar a los funcionarios de todas las dependencias de la
empresa, sobre el manejo o la utilización del sistema para todas las
transacciones y reportes que se generen por parte de ellos.
 Elaborar el cronograma de inventarios para todo el país, por zonas,
asignando el auxiliar que será responsable de las tomas físicas
programadas.
 Por retiros de funcionarios de la empresa, se debe generar el paz y salvo
respectivo y enviarlo a la dependencia de talento humano para el proceso
de liquidación de prestaciones.

Políticas de despachos y distribución.

 El coordinador de almacén se encargará de revisar los pedidos según las


órdenes de compra ingresadas, generar las guías para envíos e informarlos
a las dependencias implicadas, esta información será transmitida a los
auxiliares de despachos quienes se encargaran de realizar los traslados a
bodegas locales, entregas a funcionarios y envíos a las dependencias a
nivel nacional.
 Durante el primer horario se revisaran los despachos por ejecutar,
relacionar las guías de envío si se necesitan y programar las entregas a
funcionarios locales, el
horario para esta actividad comprenderá desde las 8:30 a.m. hasta las 11:30
a.m.
 En el segundo horario se empacará y embalará la mercancía para envíos,
se realizarán las entregas locales confirmadas con los funcionarios, antes
de finalizar la labor diaria, el auxiliar uno se encargará de la radicación de la
documentación por entrega directa firmada por los funcionarios que reciben,
el auxiliar dos se encargará de la distribución de los artículos a las bodegas
locales según sea su distribución, esta labor se debe realizar en el horario
de las 2:00 p.m. hasta las 4:30 p.m.
 El coordinador de almacén programará con las empresas transportadoras
los horarios de recogida, por lo general este horario debe ser a las 5:00
p.m.
 Cuando se requiera el uso de montacargas para el despacho de algún
material o equipo especial, se debe solicitar con 12 horas hábiles de
anticipación.
 Es deber del coordinador controlar y registrar los despachos en las planillas
diseñadas para este fin, así se procederá a ingresar la información en la
base de datos correspondiente.
 Todo elemento, material o equipo; deberá salir con su respectivo soporte.
Salida de almacén o transacción del sistema.
 Los despachos que se deban hacer los días sábados deben ser notificados
a la jefatura de almacén.
 El funcionario que entregue la mercancía deberá recibir del cliente
constancia firmada a satisfacción y se establece un plazo de 24 horas
para formular reclamos después de entregada la mercancía.
 El volumen de mercancías que no haya sido entregado a los clientes en los
plazos establecidos se devolverá al departamento de despachos para su
respectivo replanteamiento de fecha de entrega.
CONCLUSIONES

 Un proceso logístico se compone por tres procesos generales a saber:


Aprovisionamiento, producción y distribución. El primero se basa en la
relación logística entre una empresa y sus proveedores. El segundo gira
alrededor de la relación logística entre las instalaciones de una empresa y
sus funcionarios. El tercero se encarga de atender la relación y los
requerimientos entre la empresa y sus clientes.
 En la actualidad el almacén principal de la empresa Media Commerce
presenta varias falencias, lo que nos guía a tomar retos importantes
respecto a la política de almacenes a nivel país.
 Es evidente que se deben promover y establecer políticas claras y
procedimientos eficientes en conjunto con los proveedores y con los
clientes, con el fin de lograr racionalidad y optimización a nivel de toda la
cadena de suministro.
 La implementación de un software específico para el proceso logístico
observado, será una herramienta aprovechada para la fluctuación de la
información con alto grado de confiabilidad.
 Es indispensable elaborar un plan de control y seguimiento, que permita
realizar las mejoras pertinentes para mejorar los procesos.
 Aunque la empresa contempla en su reglamento la higiene y seguridad
industrial, la salud en el trabajo; además, de ser un requerimiento legal,
será preciso establecer las medidas de seguridad e higiene para la
empresa. En este sentido, se debe profundizar más en el tema para que se
actúe acorde a lo requerido por la ley.
 No existe en la empresa un proyecto de mejora significativa del proceso
evaluado.