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Versión: 03
22/06/2011

Sistema de Gestión de la Calidad


Industrial Papelera ATLAS S.A.

Recepción, Almacenamiento y *
Despacho de Materia Prima e
Insumos
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1. OBJETIVO

Asegurar la adecuada recepción, almacenamiento y * despacho de materia prima e


insumos que ingresan al almacén, así mismo mantener actualizado el stock en el sistema
de almacén.

2. ALCANCE

Se aplica a las actividades relacionadas a la * recepción de Guía de Remisión del


proveedor, elaboración del reporte Parte de Ingreso, almacenamiento y * despacho de
materia prima e insumos.

3. RESPONSABILIDAD

El Encargado de Almacén de Materia Prima y el jefe de almacenes serán los


responsables de la aplicación correcta y efectiva del presente procedimiento.

4. REFERENCIAS

Norma Internacional ISO 9001:2008


Requisito 7.4.3 Verificación de los productos comprados
Requisito 7.5.4 Propiedad del cliente
Requisito 7.5.5. Preservación del producto
Requisito 8.3 Control del producto No Conforme
Requisito 8.4 Análisis de datos
Requisito 8.5 Mejora
PA-AD-AD-P-01 SOLICITUD CONSUMOS A LOS ALMACENES 1-3-4.
PA-AD-MP-C-001 PARAMETROS PARA LA RECEPCIÓN EN EL ALMACEN DE MP
PA-AD-MP-C-002 Preservación de Materia Prima e Insumos
PA-GQ-P-005 Acciones Correctivas
PA-GQ-P-011 Acciones Preventivas
PA-AD-MP-N-001 Layout del almacén 1-2
PA-AD-MP-N-002 Layout del almacén 3

5. DEFINICIONES:

5.1 AS400: Sistema de información para procesar información de las diferentes


actividades de los procesos. (Sistema de aplicaciones de la empresa)

5.2 Parte de Ingreso al Almacén: Documento emitido por el sistema AS400 mediante el
cual quedan registrados los ingresos por compra o servicio, generando un número
interno de ingreso en el sistema.

5.3 Memorandum: Documento emitido por el sistema AS400 que detalla la cantidad de
Guías entregadas a contabilidad.

5.4 *

5.5 SIM: Solicitud Interna de Materiales

5.6 SIS Codificado: Solicitud Interna de Servicios Codificados, (servicio que sale
para la reparación o atención por terceros).
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5.7 INPASA ALMACENES: Modulo nuevo de compras - Sistema para procesar


información de ordenes de compra.

6. POLÍTICAS

En el caso de almacenamiento y recepción de:

6.1. Materia Prima: Solicitar * al proveedor guía de remisión, orden de compra, formato
de inspección de calidad, ficha técnica, certificado de calidad de los insumos y
parámetros establecidos.

6.2. Servicios: Solicitar Guía de remisión y formato de inspección de la Calidad, lista de


recepción al proveedor.

6.3. Muestras de Productos: Solicitar ficha técnica, según sea el requerimiento de Control
de Calidad.

6.4. Los formatos PA-AD-MP-F-004 Stock de Insumos Químicos Almacén-Planta y


PA-AD-MP-F-005 Stock de Envolturas y Cajas, se actualizarán semanalmente.

7. ABREVIATURAS

SAC / SAP : Solicitud de Acciones correctivas y/o preventivas


RED : Representante de la dirección
MP : Materia Prima
OC/OS : Orden de compra/Orden de Servicio
* : *

8. DESPLIEGUE

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

8.1. *

8.1.1. *
* *
8.1.2. * * *

8.2. Recepción y Almacenamiento de MP e insumos

8.2.1. Verificar los datos y productos Encargado de Guías de remisión/


Almacén de
 Verificar los datos de: guías de remisión, hojas Materia PA-AD-F-015
técnicas y/o Seguridad, Orden de Compra o Prima Orden de Compra
Servicio para recibir la materia prima, insumo o Nacional
Servicio.
 Control de calidad verificará las características PA-AD-F-016
físico-químicas de los productos posteriores a su Orden de Compra
recepción por almacén a través de los formatos: Codificado
PA-CC-F-01 Ccontrol de calidad de recepción de
químicos, PA-CC-F-02 Control de calidad de Hojas técnicas y/o
recepción de insumos, materias primas y otros. seguridad
 El formato PA-AD-MP-F-002 Cronograma de
recepción de insumos y/o materia prima será PA-CC-F-001 control
alimentada inicialmente por el área de PCP de de calidad de
información que le compete, posterior a ello el recepción de
encargado del Almacén de MP complementará químicos
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la información con la fecha de recepción del


producto y finalmente el área de Control de
Calidad informará la verificación (aprobado /
rechazado) y fecha de verificación. Este
formato se encontrará en línea actualizada y
visualizada en una carpeta compartida solo PA-CC-F-002 Control
por las áreas relacionadas en el proceso. de calidad de
 Control de Calidad Informará a almacén si el recepción de
producto verificado se encuentra aprobado o insumos, materias
rechazado, a través del formato PA-AD-MP-F- primas y otros
002 Cronograma de Recepción de Insumos y/o
Materia Prima *, cuyo resultado informará
máximo a las 24 horas de recepcionado el
producto.
 Si la materia prima o insumos no coinciden con los
parámetros técnicos establecidos en la cartilla PA-
AD-MP-C-001 Parámetros para la recepción en el
almacén de MP y/o lo indicado en la guía de PA-AD-MP-F-002
remisión no se recepciona el producto, Cronograma de
procediendo a informar a compras, quien a su Recepción de
vez informará al proveedor el motivo y Insumos y/o
solicitará cumpla con los parámetros Materia Prima
establecidos. En el caso de que la MP haya sido
rechazada por Control de calidad se procede a *,
ubicar e identificar en la zona de Producto No
Conforme de Almacén 1 y se informa a compras
(email) para que realice el reclamo respectivo al
proveedor.
8.2.2. Almacenar MP y/o Insumos

Realizar el almacenamiento de la materia prima


y/o insumos teniendo en cuenta la cartilla PA-
AD-MP-C-002 Preservación de materia prima e PA-AD-MP-F-008
insumos * y la distribución del PA-AD-MP-N-001 Encargado Relación de pesos de
Layout del Almacén 1 y 2 y el PA-AD-MP-N-002 de las envolturas
Layout Almacén 3, para la * recepción e Almacén
identificación de envolturas se realiza usando el de Materia
registro PA-AD-MP-F-008 Relación de pesos de Prima
las envolturas

8.2.3. Ingresar guías al Sistema AS400 Encargado de


Almacén de
 Realizar el ingreso de las guías recepcionadas *, Materia
PA-AD-F-001
correspondiente a los materiales aprobados * Prima /
Parte de Ingreso al
por Control de Calidad al sistema AS400. Jefe de
almacén
Planeamie
NOTA: Para el caso de productos nuevos, se nto y
PA-AD-SU-F-005
creará el código respectivo en el sistema, ver PA- control de
Memorandum
AD-AD-P-02 GENERACION DE SIM Y SIS EN EL la
SISTEMA AS 400. Producció
E-mail
n

8.3. * Despacho de MP e Insumos

8.3.1.* Despacho de MP e Insumos para Planta Encargado de


Pedidos de
Papelera y Destintado: Almacén de
Materiales
Materia
AS400
 A través del AS400, Opción 30-03 Despacho de Prima /
Despacho de
Materiales, el encargado del almacén, ingresará el Ayudante
Materiales AS400
Nro. De la planta solicitante, el número de de
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solicitud y la fecha, luego asignará el stock a


despachar por cada artículo solicitado por zonas,
generando la confirmación del despacho,
actualizando los disponibles y emitiendo un
reporte con el cargo de lo despachado.

8.3.2.* Despacho de Materiales:

 A través del AS400, Opción 15-01-45 Despacho


Montacarg
de Materiales almacén 1-3-4 (Consumo Directo),
a
el encargado * de Almacén de Materia Prima
deberá verificar que el formato este firmado por el
responsable del área; para proceder a
despacharlos.
 Debe tenerse en cuenta que al momento de
generar la solicitud el sistema no reservará la
cantidad requerida, por lo que el usuario deberá
acudir inmediatamente a exigir su despacho.
 * El despacho se realizará por la cantidad total
solicitada en la solicitud.

8.3.3.Actualizar stock (AS 400) PA-AD-MP-F-007


Control de stock
 Realizar el control de stock diario de: Materia diario de mp y/o
prima, insumos y celulosa; control semanal de insumos
químicos, envolturas, cajas, * a través de los
formatos:
Kárdex AS400
- PA-AD-MP-F-007 Control de stock diario de Encargado de
materia prima y/o insumos. Almacén de PA-AD-MP-F-004
- PA-AD-F-004 Stock de Insumos químicos Materia Stock de insumos
Almacén – Planta. Prima químicos Almacén –
- PA-AD-F-005 Stock de envolturas y cajas. planta
- PA-AD-F-006 Stock de Celulosa.
 Actualizar el stock en el sistema AS400, según PA-AD-MP-F-005
los despachos realizados, durante el día. Stock de envolturas y
cajas

PA-AD-MP-F-006
Stock de Celulosa
8.4. Seguimiento y Monitoreo de Stock
PA-AD- MP-F-003
Realizar seguimiento y monitoreo de Stock a la
Tabla de
entrega de la SIS en el formato PA-AD- MP-F-
servicios para
003 Tabla de servicios para terceros, SIM en el
terceros
formato Tabla Dinámica de solicitudes de compra
y el PA-AD-MP-F-002 Cronograma de recepción Encargado de
Tabla Dinámica de
de insumos y/o MP. Almacén de
solicitudes de compra
Materia
Enviar vía mail, un informe de los insumos Prima
PA-AD-MP-F-002
pendientes de entrega con el asunto: “Pendientes
Cronograma de
de entrega”.
recepción de
insumos y/o materia
Realizar el control del almacén de pulpa
prima
destintada y el consumo de papelera a través del
Sistema AS400.
8.5. Acciones Correctivas y/o Preventivas Jefe de PA-GQ-F-017
Según amerite el caso se procederá a tomar Almacenes / Solicitud de Acción
acciones de mejora de acuerdo a los Encargado de
Procedimientos * PA-GQ-P-005 Acciones Almacén de
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Correctivas y PA-GQ-P-011 Acciones


Materia Prima
Preventivas.

9. REGISTROS

CÓDIGO NOMBRE RESPONSABLE DEL CONTROL


Jefe de Compras /Asistente de
PA-AD-F-015 compras/
Orden de Compra Nacional
Practicante de Compras
Jefe de Compras /Asistente de
PA-AD-F-016 Orden de Compra Codificado compras/ Practicante de
Compras
-- Guía de Remisión Contador General
Encargado de Almacén de Matéria
--- Guía de salida
Prima
Encargado de Almacén de Matéria
PA-AD-F-001 Parte de Ingreso al Almacén Prima
Encargado de Almacén de Matéria
PA-AD-SU-F-005 Memorándum Prima
Pedidos de Materiales AS400 Encargado de Almacén de Matéria
--- Prima
Encargado de Almacén de Matéria
--- Despacho de Materiales AS400 Prima
Solicitud Materiales al Almacén 1-3-4 Encargado de Almacén de Matéria
---
(consumo directo)AS400 Prima
Despacho de Materiales Almacén 1-3-4 Encargado de Almacén de Matéria
---
(Consumo Directo) AS400 Prima
Encargado de Almacén de Matéria
--- Kárdex
Prima
Jefe de PCP/Encargado de
Cronograma de recepción de insumos y/o
PA-AD-MP-F-002 Almacén de Materia Prima / Jefe
materia prima
de Control de la Calidad

PA-AD-MP-F-003 Tabla de servicios para terceros Encargado de Almacén de Matéria


Prima

PA-AD-MP-F-004 Stock de Insumos Químicos Almacén – Planta Encargado de Almacén de Matéria


Prima

PA-AD-MP-F-005 Stock de envolturas y cajas Encargado de Almacén de Matéria


Prima

PA-AD-MP-F-006 Stock de Celulosa Encargado de Almacén de Matéria


Prima
Control de stock diario de materia prima e
PA-AD-MP-F-007 Encargado de Almacén de Matéria
insumos
Prima
Encargado de Almacén de Matéria
PA-AD-MP-F-008 Relación de pesos de las envolturas
Prima
Control de calidad de recepción de químicos Jefe de Control de la Calidad
PA-CC-F-001
Control de calidad de recepción de insumos, Jefe de Control de la Calidad
PA-CC-F-002
materias primas y otros
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Encargado de Almacén de
---- Tabla dinámica de Solicitudes de compra Materia Prima / Jefe de Control
de la Calidad
PA-GQ-F-017 Solicitud de Acción
Representante de la Dirección

Elaborado Por: Jhon Solórzano Revisado Por: Dennis Figueroa Aprobado Por: Lilia Montoya

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Encargado de Almacén de Materia Jefe de Almacenes Gerente de Administración y
Prima e Insumos Logística