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Proyecto Final

Carla Fuentes López

Fundamentos de la administración

Instituto IACC

29 de Mayo del 2017


INTRODUCCIÓN

Al finalizar el ciclo académico el que estaba conformado por 9 semanas, en donde nuestro
profesor fue el guía de nuestro aprendizaje e hizo entrega de los conocimientos y herramientas
necesarias en la asignatura Fundamentos de la administración, debemos poner en práctica
todo lo aprendido para llevar a cabo el “Proyecto Final”, a través del desarrollo de un plan
estratégico para un emprendimiento empresarial.

Para ello debemos tener en claro que los “Proyectos estratégicos” son el resultado de analizar
las opciones estratégicas y dar prioridad a cada una de ellas; para ello aplicaremos un análisis
FODA, para determinar cuál es nuestra meta como empresa, enfocándonos en los factores
claves para alcanzar el éxito.

El desarrollo de dicho plan se basa en el siguiente caso:

Nicolás comenzó a trabajar cuando era un estudiante en una banquetera de eventos a gran
escala (fiestas de empresas, fiestas de año nuevo). Era mesero o asistente según la ocasión.
Gracias a su responsabilidad y constancia fue ascendiendo y asumiendo más
responsabilidades. Cuando se tituló le dieron la posibilidad de ser jefe de proyectos, cargo en el
que lleva 6 años, donde asumió el desafío de coordinar completamente un evento.

Hoy ya conoce el negocio y está pensando en independizarse. Nicolás ha podido ahorrar


aproximadamente 10 millones de pesos y con ello espera dar inicio a su emprendimiento,
arrendar una oficina y hacer una página web. Como jefe de proyecto conoció a muchos clientes
que estarían dispuestos a recomendarlo y parte del equipo estaría dispuesto a embarcarse con
él en este nuevo desafío.

Con el fin de diferenciarse, además de los menús tradicionales, le gustaría ofrecer productos
sanos, enfocados a personas con alergias alimenticias o que busquen una alternativa saludable
y rica para atender a sus invitados. Está pensando en matrimonios vegetarianos, veganos,
cumpleaños para niños celiacos, aspecto que va a evaluar, ya que no tiene certeza de la
demanda de esos productos.
En base al caso presentado responda las siguientes preguntas:

1. Realice análisis FODA, considerando las variables externas e internas de la futura empresa,
señalando dos ejemplos por cada variable.

2. Identifique variables del modelo de 5 fuerzas de Porter que pudiesen estar presentes en el
entorno de la empresa y sean relevantes de conocer al analizar el entorno de la futura empresa.

3. Desarrolle como parte del proceso de administrativo, las siguientes etapas:

I. Etapa de Planificación

a. Elaborare misión de la empresa.


b. Elaborare visión de la empresa.
c. Defina 3 objetivos para la empresa, considere corto, mediano y largo plazo.
d. Planifique por medio de carta Gantt las etapas del plan de apertura de la banquetera,
desde el inicio de actividades hasta la puesta en marcha de la empresa.

II. Organización

a. Seleccione y describa tres herramientas de organización que podría utilizar en la nueva


empresa.
b. Elabore una propuesta de organigrama para la banquetera, debe hacer una breve
descripción de los cargos asociados.

III. Dirección

a. ¿Qué tipo de liderazgo optaría para el tipo de empresa?


b. Diseñe un plan de comunicación interno (para los trabajadores) y externo (otro para su
entorno) en el contexto de la empresa.

IV. Control.

a. ¿Qué herramientas de control seleccionaría para la empresa?


Desarrollo

1.- Antes de dar comienzo a un emprendimiento es imprescindible realizar un análisis FODA, el


cual consiste en la relación de las variables existentes en mi entorno con la capacidad de
estrategia que aplique en mi empresa, visualizar los cambios en el entorno (amenazas y
oportunidades), e identificar las variables fuertes (fortalezas) y las limitaciones de la
organización (debilidades).

Análisis FODA aplicado al caso planteado: Apertura de una empresa banquetera.

Fortalezas Oportunidades

 Alta gerencia capacitada y con vasta  Antiguos clientes dispuestos a


experiencia en el servicio banquetero recomendar su empresa, pese a ser
y atención al público. nueva en el mercado, lo que facilitaría
 Experiencia en organización de todo adquisición de un renombre y nuevos
tipo de eventos y variedad en sus clientes.
cartas de menús.  Apertura a nuevos clientes a través de
menús sanos y a diferentes
necesidades alimenticias.

Debilidades Amenazas

 Al ser una empresa nueva en el  La competencia ya existente en el


mercado, se presenta la falta de una rubro.
cartera de clientes.  No estar al tanto de la rentabilidad de
 El explorar en nuevas alternativas explorar nuevas tendencias
alimenticias en sus servicios de mayor alimentarias en los clientes.
costo.
Fortalezas v/s Amenazas
FA: Los años de experiencia en el rubro minimiza la competencia ya existente en el
mercado
FA: La experiencia en organización de todo tipo de eventos y variedad en sus cartas
de menús minimiza la amenaza de no estar al tanto de la rentabilidad de explorar
nuevas tendencias alimentarias en los clientes.

Fortalezas v/s Oportunidades


FO: Alta gerencia capacitada y con vasta experiencia en el servicio banquetero y
atención al público posibilita que antiguos clientes están dispuestos a recomendar su
empresa, pese a ser nueva en el mercado, lo que facilitaría adquirir renombre y
nuevos clientes.
FO: Experiencia en organización de todo tipo de eventos y variedad en sus cartas de
menús amplía su campo hacia nuevos clientes a través de menús sanos y diferentes
necesidades alimenticias

Debilidades v/s Amenazas


DA: Al ser una empresa nueva en el mercado representa una debilidad en el sentido de
no contar con cartera de cliente, al existir una fuerte competencia se trata de minimizar
esto con la entrega a nuestro clientes productos alimenticios especiales, que puedan
satisfacer a nuestros clientes veganos, con alergias alimenticias y vegetarianos.
DA: Explorar en nuevas alternativas de servicios a clientes especiales que son minoría
representan una debilidad y a su vez una amenaza si esta no es investigada con
anterioridad para contrarrestarlas se hará un exhaustivo estudio de mercado.

Debilidades v/s Oportunidades


DO: Por ser una empresa nueva en el mercado, presenta la falta de una cartera de
clientes, pero su experiencia en el rubro hace que antiguos clientes dispuestos a
recomendar su empresa, facilitando la adquisición de un renombre y nuevos clientes.
DO: El explorar en nuevas alternativas alimenticias en sus servicios de mayor costo,
pero se abre un nicho de clientes a través de menús sanos y a diferentes necesidades
alimenticias
2.- Análisis de las 5 fuerzas de Michael Porter.

Este modelo estratégico establece un marco para analizar el nivel de competencia de empresa,
con las expectativas de poder desarrollar estrategias de negocio, estas fuerzas son:

(F 1) Amenaza de entrada de nuevos competidores: Nuestro proyecto se trata de montar un


pequeño negocio, lo que hace que la entrada de nuevos competidores sea muy alta debido a
que no existen barreras de entrada por lo cual debemos enfatizar en diferenciarnos de los
demás con productos nuevos, una inversión de capital considerable y obtener acceso a canales
de distribución.

(F-2) Amenaza producto sustituto: Los servicios de banquetearía no son muy fácil de sustituir,
existen casos que pueden ser sustituidos por restaurant pero en cuanto a precios estos son
más elevados, pero los servicios de banquetearía son muy fáciles de copiar es por eso que
queremos diferenciarnos con entregar servicios alimenticios especiales.

(F-3) Poder de negociación de los proveedores o vendedores: El poder de negociación en


este caso es alto dependen en gran parte de las características de los productos, la cantidad de
proveedores existentes, el poder de el impacto que generan en la industria, en el grado de
concentración que se encuentren , sobre todo en el caso de aquellos productos para los
clientes con necesidades alimenticias especiales; con la antigüedad en el rubro que tiene
Nicolás conoce a los mejores proveedores, los que se comprometen en la entrega oportuna de
los insumos respetando precios y calidad de los mismos

(F4) Poder de negociación del cliente:


En el rubro banquetera tradicional por lo general el cliente puede tener un poder de
negociación a su favor ya que puede cotizar con otras empresas y de esta forma cambiar de
proveedor de mayor y mejor calidad. Pero en el caso de entregar servicios alimenticios
especiales para clientes veganos, vegetarianos o con alergias alimenticias nos brinda una
ventaja frente a ellos ya que no existen un gran número de empresas que tengan servicios de
esta índole para sus clientes.
(F 5) Rivalidad competitiva: Esto es simplemente los resultados de las 4 fuerzas anteriores,
esto será en gran medida satisfactorio según como lo aplique, la rivalidad definirá la
rentabilidad de mi empresa en cuanto sean menos los rivales en el sector que me establezca
más rentable será, por lo tanto mientras sean mejor la entrega de mis servicios y a un precio
justo, además de buenas campañas publicitarias tendremos ventajas sobre nuestra
competencia.

3.- Etapa de proceso administrativo.

I. PLANIFICACIÓN

La Planificación constituye el punto inicial donde la acción directiva establece los objetivos y
además definirá de forma eficiente y eficaz de los cursos de acción para el logro de los
objetivos y esto depende en gran medida del conocimiento de las variables que existen en
torno a la empresa, esto requiere de tomas de decisiones oportunas para el logro de las metas
previstas.

a. Nuestra misión es entregar servicios de banquetearía de la más alta calidad, dejando a


nuestros clientes satisfechos, haciendo que cada celebración sea inolvidable para ellos
y sus invitados, disfrutando de un grato y acogedor ambiente, con los mejores
productos gastronómicos, en donde se destaca su excelente gastronomía, además de
una atención personalizada y de calidad, para que cada una de tus celebraciones tenga
el toque especial que se merecen.

b. Nuestra visión en los próximos años es consolidar el lugar que ocupamos en nuestros
nichos de mercado nacional, fomentando nuestras relaciones de largo plazo con los
clientes estratégicos e incorporando nuevos servicios de banquetería, conservando
siempre nuestra calidad en la atención, el más grato y acogedor ambiente, combinados
con la excelencia de cada uno de nuestros productos gastronómicos, donde se destaca
su servicio de alimentación especial, brindando los mejores recuerdos de sus
festividades.

c. Objetivos Generales

Los objetivos constituyen las aproximaciones reales o esperadas de los contenidos de la visión
y misión institucionales.

Representan el horizonte temporal de los resultados esperados en todas las áreas internas:
producción, tecnología, innovación, clientes, responsabilidad social, finanzas, inversiones,
ganancias, recursos humanos, etc.

Los objetivos deben ser mensurables, cuantificables, concretos y realizables en un corto,


mediano y largo plazo.

Objetivo General
El objetivo de nuestra empresa es lograr entregar un servicio de calidad al alcance de todos,
innovando en nuestra inmobiliaria y una gran variedad de alimentos para poder satisfacer a
clientes con necesidades alimenticias especificas.

C2.- Objetivos específicos:

 Definir ubicación de las instalaciones de oficina y bodega


 Contratación del personal con expertis en celebraciones.
 Compra de equipos, elementos de banquetearía
 Definir estrategia de negocio.
 Definir e implementar marketing para la empresa
 Acrecentar la participación en el mercado de eventos
 Ser una empresa innovadora en la entrega de sus servicios culinarios
 Obtener fidelidad y reconocimiento por parte de los clientes.
 Aumento progresivo de las ventas en un corto plazo
A corto plazo:
 Contratación del personal. Tiempo estimativo 1 a 2 meses
 Compra de equipos, maquinaria y elementos de banquetearía. Tiempo
estimativo 1 a 2 meses
 Difundir y publicitar nuestra empresa y servicios en los diversos medios de
comunicación, de manera de ir consolidándonos como una empresa líder en el
mercado, garantes de calidad y servicio. Tiempo estimativo iniciado el proyecto.
 Aumentar las ventas de nuestros servicios a lo menos en un 30%. Tiempo
estimativo 6 meses

A mediano plazo
 Ser pioneros en la región, incluyendo nuevos servicios para dar satisfacción a
nuestra clientela. Tiempo estimativo de 6 meses a 1 años
 Recuperación del capital invertido a lo menos en un 50%. Tiempo estimativo de
1 año a 2 años
 Renovación y compra de equipos y maquinaria, en función de aumento de la
cantidad de productos a elaborar como por el desgaste o modernización de este.
Tiempo estimativo de 1 años a 2 años.

A largo plazo:
 Adquisición de un establecimiento propio, para la mejor entrega de servicios y
espacios acorde a los requerimientos de nuestra clientela. Tiempo estimativo de
3 a 4 años.
 Tener una carta menú para personas con alergias alimenticias, o con
necesidades y/o requerimientos especiales. Tiempo estimativo de 3 a 4 años.
d. Etapas plan de apertura de la banquetera:

MESES AÑO
N° TAREA PLAZOS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1
1 Arriendo de oficina y local 1 mes
2 Compra de Patente Industrial 1 mes
3 Compra de patente de alcoholes 1 mes
4 Solicitud Permiso Sanitario 1 mes
5 Compra de maquinaria y equipos 1 a 2 meses
6 Compra de insumos 1 a 2 meses
7 Creacion Página Web 1 mes
8 Compra Coperia y Vajilla 1 mes
9 Entrevistas y selección de personal 1 mes
10 Compra mobiliario 1 a 2 meses
11 Difusión y publicitación de la 1 mes a 1
empresa año
12 Contratación de personal 2 meses
13 Marketing Permanente
14 Capacitación del personal Permanente
15 creacion de cartera de menus 1 mes
16 Consolidándonos como una empresa
líder en el mercado 1 año
17 Preparación Campaña Apertura 1 mes
18 Apertura Banquetera 2 meses
II. ORGANIZACIÓN

La organización de la empresa determinara la distribución de las actividades, recursos


necesarios y responsabilidades, esto dependerá del trabajo a realizar, del personal y lugar
donde se realizaran las actividades.

Para el logro de las estrategias recurrimos a herramientas en la organización tales como:

Capacitación a los trabajadores: también conocida como desarrollo del personal; actividad
realizada por parte de la empresa que tiene como finalidad entregar a los trabajadores las
herramientas necesarias para responder a las necesidades de la empresa, y que busca mejorar
la actitud, conocimiento y habilidades. Su finalidad es la de dar perfeccionamiento al trabajador
en su puesto de trabajo, todo esto en función de las necesidades de la empresa, con procesos
estructurados y metas definidas.

Entrega de manuales e instructivos: Sirven de guía práctica, contienen información ordenada y


sistemática, estableciendo los objetivos, normas, procedimientos de trabajo seguros y las
políticas de la empresa, los cuales deben ser conocidos por los trabajadores al momento de su
contratación.

Descripción de cargos: dentro del contrato de trabajo es importante que se exprese claramente
la descripción del cargo que el trabajador desempeñara en la empresa, esta herramienta
entrega al trabajador la información del listado de actividades que desempeñara en sus labores,
el grado de responsabilidad, las líneas de supervisión y las condiciones laborales. Para ello se
debe realizar un análisis del cargo.

Distribución de cargas de trabajo: permite optimizar los recursos destinados a una labor
específica al disminuir desplazamientos, gestionar las tareas en tiempos reales y suficientes
para el cumplimiento de las metas diarias, evitar que el trabajador sufra fatiga o estrés laboral y
sienta una sensación de confort al realizar sus actividades.
Organigrama empresa Banquetera.

Descripción de cargos:

Gerente General: Término descriptivo para ciertos ejecutivos en una operación de negocios.
III. DIRECCIÓN

Dependiendo del estilo de dirección que Nicolás considere a aplicar en su empresa,


representara la manera cómo él en su alto nivel de dirección, llevara a la práctica las
decisiones que se tomen, los procesos de comunicación y el estilo de liderazgo.

La dirección es un proceso mediante el cual el líder ve cómo conducir un grupo de trabajo para
el logro de los objetivos de la empresa y los objetivos personales de los trabajadores, siendo el
líder el que motive y potencie la confianza en los trabajadores.

a) Considero que Nicolás debería tener un liderazgo democrático, ya que es importante


que se considere la opinión de los trabajadores para la toma de decisiones que
involucren sus actividades en específico, pues al ser un grupo de trabajo fuerte e
involucrado con la empresa hace la fuerza para lograr los objetivos trazados.
Es importante destacar la importancia que tiene el líder en promover las buenas
prácticas laborales, el buen trato en el equipo de trabajo, un clima laboral idóneo, que
entregue a sus trabajadores condiciones laborales dignas, logrando que día a día
tengamos trabajadores eficientes y eficaces.

b) Los factores de comunicación son importantes a la hora de dar instrucciones al personal,


al comunicarse con clientes y proveedores.
Una buena técnica para verificar si el mensaje que entrega el emisor a su receptor u
receptores, es solicitar a ellos que repitan el mensaje transmitido, esto en el caso de los
trabajadores evitara perdidas de materiales e insumos ya que no incurrirán en errores al
realizar sus actividades, en el caso de los proveedores no se incurrirá en errores en los
pedidos, y a su vez la entrega de información oportuna y clara a sus clientes sobre
precios y promociones no lo llevara a cometer errores evitando el desprestigio de la
empresa por posibles acusaciones de publicidad engañosa.

El líder debe entregar confianza en su grupo de trabajo para lograr en ellos la tranquilidad de
consultar sobre dudas, buscar soluciones ante los problemas y no culpables, ser empáticos
frente a situaciones de incomodidad e insatisfacción.
Respetar para ser respetado, mantener la cortesía al interior del grupo, evitar la discriminación
y enfocarnos más a la inclusión, sostener un diálogo formal y el interés en las opiniones de los
trabajadores.

Realizar reuniones periódicas, que sean acogedoras y con contenido, con la finalidad de
fortalecer temas de seguridad y salud laboral, verificar que los mensajes recibidos por el
personal sean entendidos evitando confusiones, reconocer a los trabajadores sus logros, esto
fortalece sus convicciones en el logro personal, produciendo satisfacciones por el trabajo
desempeñado.

IV. CONTROL

El control es el mecanismo que permite medir y corregir las desviaciones que se presenten a
los planes estratégicos de una empresa.

a) Las técnicas que recomendaría para controlar la empresa serian:

 Los informes de control, pues estos se utilizan para el control directo de las operaciones.
Los informes deben manifestar la buena utilización de los recursos en relación al logro
de objetivos estratégicos propuestos. En su redacción se debe incorporar conclusiones
y sugerencias.
Estructura de los informes:
Preliminares: incluye la portada, tabla de contenidos, breve introducción al tema.
Cuerpo del informe: Se inicia con la justificación, objetivos planteados, lo que se desea
informar, los resultados y los avances, las problemáticas presentadas, conclusión y
sugerencias de mejora.

 Carta Gantt, estas suelen utilizarse para mostrar el avance de los proyectos, en virtud
comparar la planificación original con el desarrollo real de estos. Por lo que lo aplicaría
la Carta Gantt, con el fin de establecer y controlar los tiempos de la ejecución de cada
una de las tareas a realizar al interior de la empresa y por su personal, logrando así el
desarrollo de cada una de las actividades en el tiempo establecido, produciendo una
sincronización de cada una de las partes del proceso productivo

 Con la finalidad de mantener un control financiero aplicaría las auditorias tanto internas
como externas, en este caso yo me inclinaría por las internas, son realizadas por
miembros de la organización. Su propósito es ofrecer garantía razonable de que los
activos de la organización están debidamente protegidos y de que los registros
financieros son llevados con la precisión y la confiablidad suficiente para preparar los
estados financieros.

Marketing estratégicos es una metodología que se utiliza en estudio de mercado, consiste en


realizar un análisis y conocimiento de mercado, cuyo objetivo es detectar las oportunidades que
puedan fortalecer la empresa y por ende dar satisfacción a sus clientes, logrando ventajas
frente a sus competidores.

Idear una página web, lienzos y carteles publicitarios para promocionar la empresa con
publicidad atractiva dinámica y por sobre todo con mensajes claros dando cumplimiento a
cabalidad de las ofertas y promociones que se ofrecen a los clientes.

Para esta empresa en cuestión aplicaría una auditoría interna para validar la veracidad de los

estados financieros de esta.


Tomando en cuenta que empezamos este caso planteándonos una merma en los procesos

productivos, es necesario verificar que estos no se produzcan por desviaciones en la ejecución de

los pagos y/o pagos inexistentes que producirían una disminución en el capital.

Esto se llevaría a cabo a través de la revisión de los libros de contabilidad y facturas.

La segunda técnica que aplicaría y acorde ya a lo anteriormente mencionado en los controles

seria la realización de una carta Gantt, con el fin de establecer y controlar los tiempos de la

ejecución de cada una de las tareas a realizar al interior de la empresa y por su personal, logrando

así el desarrollo de cada una de las actividades en el tiempo establecido, produciendo una

sincronización de cada una de las partes del proceso productivo y evitando el pago de así la horas

extras.

1.7.1 INFORMES Los informes deben manifestar la buena utilización de los recursos en

relación al logro de objetivos estratégicos propuestos. Al redactarlos se debe tener

presente incorporar conclusiones y sugerencias. Estructura de los informes: 

Preliminares: incluye la portada, la tabla de los contenidos, una breve introducción al

tema para dar contexto.  Cuerpo del informe: se comienza con la justificación, los

objetivos planteados, lo que se desea informar, los resultados y avances que se han

logrado, las problemáticas que se han presentado, la conclusión y algunas proposiciones

de mejora.
1.7.2 AUDITORÍAS Pueden ser tanto internas como externas, y se utilizan para validar la

veracidad de los estados financieros de una empresa.  Internas: se define un comité y se

realizan auditorías periódicas con la finalidad de ir descubriendo las desviaciones. Se

utiliza para validar que los registros son llevados con precisión y que los estados

financieros están siendo controlados como corresponde.

Bibliografia.

Organigrama y Funciones de la Gerencia y Banquetes RECUPERADO DE:

https://prezi.com/1cijg3zri0l_/organigrama-y-funciones-de-la-gerencia-y-

banquetes/

FUNCIONES DEL PERSONAL DE BANQUETERIA. REUPERADO DE:

http://www.ehowenespanol.com/funciones-del-personal-banquetes-info_457565/

García, Madelhyn.(2006).Universidad Central de Venezuela: Geocities.ws. Recuperado

de Http://www.Geocities.ws/janethqr/liderazgo/1Madelyn.thm
Chiavenato, I. (2001). Administración, teoría, proceso y práctica. 3ª edición. Bogotá:

Editorial McGraw-Hill.

IACC (2014). Proceso administrativo: Etapa control. Fundamentos de la Administración.

Semana 8.