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Autorización :

PROCEDIMIENTOS DE C-TPAT IMPRESIÓN VALIDA SOLO

16/01/2018

SEGURIDAD DE PROCESOS Código


(PROCEDURAL SECURITY) UTF-C-TPAT-P024
1. Objetivo.
Establecer las medidas de seguridad para garantizar la integridad y seguridad de los procesos relevantes a la carga,
transporte, manejo y almacenaje de carga.

2. Alcance.
Todos las actividades que se llevan a cabo durante el proceso de embarque, Flextronic, Twin City, Jabil y
Bodega en general.

3. Responsabilidades
1. Recepción de Documentos.
2. Validación de Información.
3. Recepción de Mercancía
4. Validación Física de Carga y descarga de mercancía.
5. Reporte de Carga Dañada.
6. Registro en sistema y generación de número de registro.
7. Impresión de etiquetas.
8. Etiquetado y embarque.
9. Salida de mercancía.

4. Descripción de Actividades.

4.1 Recepción de documentos.

1. El guardia de seguridad es responsable de recibir del chofer de la carga los documentos que validen,
procedencia y destino de la carga.
2. En caso de recibir documentación confusa o con una cantidad de información que genere dudas, debe revisarlos
a conciencia y cualquier indicio de información o documentos falsa, debe ser reportada inmediatamente a su
Supervisor o a Dirección.
3. Todo embarque que venga del exterior de USA, debe portar la documentación reglamentaria, que ampara su
ingreso legal a USA.
4. El personal debe estar atento para detectar envíos de carga sospechosa, tales como; lugar de origen poco común,
rutas inusuales, información deficiente, o cualquier otro motivo fuera de lo normal.
5. La documentación pendiente de usarse, permanece archivada en un lugar seguro y cuando es posible bajo llave,
para evitar la pérdida o un uso inadecuado.

4.2 Validación de Información.

1. El cliente está obligado a proporcionar información real, legible y en el tiempo adecuado, si los documentos que
presenta son poco legibles debe solicitarse el remplazo con documentación legible.
2. Cuando se recoja un embarque en las instalaciones del cliente, debe existir documentación que indique el lugar
donde se está recogiendo la mercancía

4.3 Recepción de mercancía

1. El Supervisor Operativo o la persona asignada revisa los documentos que son preparados por los
Coordinadores de recepción asegurando que estén completos y correctos. Además apunta sus iniciales en los
documentos como evidencia de la revisión.
2. Para los embarques que son entregados por las líneas de mensajería (U.P.S. FEDERAL EXPRESS, D.H.L.
3. , etc.) se firma únicamente por la cantidad de bultos recibidos y firma la tableta electrónica del mensajero.

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4. Si es requerida una maniobra especial de descarga se toma nota para después dar aviso al personal
administrativo, la documentación e información del embarque se entrega al personal administrativo de
almacén y se elabora el registro de entrada.

4.4 Validación física de carga y descarga de mercancía

1. El Coordinador de recepción verifica la información del talón de embarque de la línea transportista, factura o
lista de empaque del proveedor de las mercancías para confirmar si va a descarga o manejada directamente.
2. El talón de embarque se sella con la fecha de recepción y se especifican las mercancías indicando cantidad de
bultos y sección en bodega, el talón es firmado en conformidad por el chofer de la línea transportista y el
coordinador de recepción, quedando el original en manos del coordinador de recepción y la copia el chofer de la
líneas transportista.
3. Los Almacenistas descargan la mercancía y se acomoda en los lugares asignados (cuando aplique).
4. El supervisor operativo asigna a un almacenista para que coloque la mercancía a entregar en un lugar del andén
y procede a verificar que sea la cantidad y mercancía indicada en la orden de salida.

4.5 Reporte de carga dañada.

1. En caso de haber una carga dañada en una caja directa o de descarga en almacén, el coordinador de recepción de
embarque hace anotación en el talón del transportista, se anota, hora y fecha y tipo de daño, el talón es firmado en
conformidad por el chofer como por el coordinador de recepción de mercancía y se toman fotos de los daños.
2. Dependiendo del hallazgo, que podría ser mercancía de mas, mercancía faltante, mercancía dañada, se notifica al
coordinador de trafico para que notifique al cliente y en su caso esperar sus instrucciones.
3. En el caso de encontrar evidencias de mercancía contaminada, se notifica a los supervisores de almacén, al
Gerente de Trafico y al Supervisor de C-TPAT para informar al departamento de policía y a CBP.
4. Se procede a levantar en el sistema el registro de entrada el reporte de daño en el apartado de observaciones, este
reporte pasa de forma electrónica por medio del sistema al coordinador de tráfico.
5. Cuando existe una discrepancia, esto es, por falta o sobra de bultos, paletas o tarimas, se lleva a cabo una
anotación en el talón de embarque de la línea transportista, se firma el talón en conformidad por parte del chofer de
la línea transportista y el coordinador de recepción, se procede a levantar en sistema el registro de entrada, estos
casos son revisado por el coordinador de clasificación, llevando a cabo una revisión ocular. En el caso de que se
presente una situación ilegal el supervisor de clasificación reporta el incidente al Gerente de Operaciones y al
Director, para su reporte al CBP, mientras la autoridad acude al lugar de los hechos, se toman las medidas de
acuerdo al protocolo de seguridad.
6.El Supervisor C-TPAT es el encargado de darle seguimiento a la investigación, la Dirección será responsable de
informar a CBP el resultado de la investigación y las acciones aplicadas.

4.6 Registro en sistema y generación de número de registro.


1. Se entrega la documentación del embarque al personal encargado de capturar los datos en el sistema de cómputo
del área administrativa de Almacén. El talón del transportista es firmado de recibido por el Coordinador de
recepción y firmado por el chofer como representante del Transportista, se anota hora y fecha.
2. Las computadoras tienen una clave de acceso, y al final de turno son apagadas, cuentan con protector de pantalla
con clave, que se activa después de 10 minutos de no usar la computadora. La clave de acceso es cambiada cada
tres meses.

4.7 Impresión de etiquetas.

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1. El personal bajo el cargo del supervisor administrativo de almacén imprime etiqueta para control visual de
mercancía para ser colocadas en cada bulto, paleta o tarima, descargada en almacén, en caso de haber mercancía
discrepante (dañada) se imprime una segunda etiqueta en donde se especifica el tipo de daño, en el caso de una
discrepancia por diferencia en número de unidades basta solo el registro en el sistema de entrada para que se de
aviso mediante sistema al coordinador de tráfico.

4.8 Etiquetado y embarque.


1. El personal administrativo elabora etiquetas de ayuda “Control Visual de Entrada de Mercancía” UTF-AL-D019
de acuerdo al registro de entrada y las coloca en los bultos descargados en almacén, verifica la información de las
etiquetas físicamente contra las mercancías: sección y cantidad de bultos principalmente, el número de guía (talón),
nombre del cliente, código de barras, fecha de recepción, etc. Las mercancías deben coincidir con la información en
la etiqueta.
2. Durante el etiquetado se fotografían las mercancías. El número de fotos es a criterio del personal administrativo.
Las fotos se descargan en el sistema de cómputo y son archivadas por número de registro.

4.9 Salida de mercancía


A) Preparación de mercancía a cargar
1. El Supervisor Operativo Recibe la “Hoja de carga” (instrucciones) de Tráfico, verifica que contenga la
información necesaria para la inspección de mercancías, anota la hora en que la recibe y la firma de recibido.
2. Verifica volumen y tipo de mercancía, así como la capacidad del vehículo de carga a utilizar. El Supervisor
operativo asigna la Hoja de Carga al Almacenista, quien coloca las mercancías en áreas de verificación.
3. Basándose en la cantidad y descripción de bultos, se protegen las mercancías con paletas, fleje, cubierta de
plástico, etc.
4. Si la Hoja de Carga indica que las mercancías deben llevar marcas de salida en los bultos, notifica al personal
administrativo de Almacén para que sean impresas etiquetas (Control Visual de Salida de Mercancía).
5. Realiza el marcado especial (etiquetado) de la mercancía avisa al Supervisor Operativo para que asigne a la
persona que realizará la inspección del embarque, quien verificara número de registro de almacén, marcas
(referencia y números), cantidad y tipo de bultos y por último embalaje.
6. Si existiera alguna discrepancia en la inspección se le comunica al Almacenista para que realice los trabajos
necesarios hasta que el embarque quede listo, para comenzar a ser cargado. El Almacenista de Inspección
firma la “Hoja de Carga” de conformidad con la verificación.
7. Se toma fotografía de la mercancía en el área de verificación. Se anota en la Hoja de Carga los números de las
fotografías que fueron tomadas, la cantidad de fotos depende del tamaño del embarque.

B) Carga de mercancías
1. El Supervisor Operativo solicita al Operador de Tracto camión coloque el remolque asignado en el andén de
carga y verifica su número de identificación
2. Asigna el Almacenista para realizar la limpieza e inspección del remolque, posteriormente lo inspecciona, que
haya quedado limpio y no presente compartimientos ocultos o mercancía ajena al embarque y autoriza la
carga de la mercancía.
3. Realizada la maniobra de carga por el Almacenista, la mercancía es bloqueada cuidadosamente según las
necesidades de protección de las mercancías a embarcar utilizando barrotes, tarimas, bolsas de aire, etc. según
las necesidades de protección.
4. El Supervisor operativo o la persona asignada inspeccionan la mercancía cargada. Si existiera alguna
discrepancia, se le comunica al Almacenista para que realice los trabajos necesarios hasta que el embarque
quede listo para ser liberado de Almacén.

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5. Se toma la fotografía de salida una vez aprobada la verificación. La cantidad de fotos depende del tamaño del
embarque. En la “Hoja de Carga” se anotan los números de las fotografías tomadas y se transfieren al sistema
de cómputo. Las fotos se archivan en carpetas electrónicas bajo la fecha en que fueron tomadas
6. El Almacenista firma la “Hoja de Carga” como responsable de realizar la carga y bloqueo, el Supervisor
Operativo o la persona asignada por el área de almacén operativo firma como responsable de la verificación de
la carga y bloqueo.
7. La Hoja de Carga original es entregada al personal administrativo de Almacén, una copia es entregada al
Supervisor de Cruces para que tenga conocimiento de que la mercancía ya ha sido cargada y liberada del
Almacén. El Supervisor de Cruces firma de enterado.

C) Orden de salida
1. En algunas ocasiones se entregan mercancías a líneas transportistas, clientes, etc. y no son liberadas utilizando
la “Hoja de carga”. En estos casos el personal administrativo solicita el documento “Orden de salida de
mercancías” al departamento de Tráfico.
2. La “Orden de Salida” incluye datos de las mercancías, cargos por almacenaje o maniobras y el motivo de la
salida.
3. Una vez aprobada la mercancía, se entrega a la persona/transportista indicada en la orden de salida, y se
recaba las firmas de las personas que autorizan, entregan y reciben las mercancías.

4.10 Discrepancias de carga en la salida de mercancía

1. Cuando se detecta una discrepancia en la mercancía que se cargo, como por ejemplo; diferencia en la cantidad
del embarque, mercancía dañada, etc. se notifica a los supervisores de almacén y al supervisor de C-TPAT,
para hacer la investigación de las causas que originaron la diferencia
2. Cuando se detecta evidencia de contaminación de manera confidencial se informa al Supervisor del C-TPAT, a
la Dirección y al Presidente de la situación
3. La Dirección notifica a CBP y/o al departamento de policía de la ciudad
4. Se abre una investigación interna e inmediatamente se procede a hacer una inspección del área de la bodega
donde se encontraba la mercancía.
5. El Supervisor C-TPAT es el encargado de darle seguimiento a la investigación y será responsable de informar a
CBP el resultado de la investigación y las acciones aplicadas.

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1. Documentos de referencia.

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