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2 CONCEPTOS DE ADMINISTRACIÓN

Isaac Guzmán Valdivia Es la dirección eficaz de las actividades y la colaboración de otras


personas para obtener determinados resultados.

José A. Fernández Arena Es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos
institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado.

Historia de la administración

Para poder entender la administración se debe conocer la perspectiva de la historia de su


disciplina, los hechos acerca de lo que ha pasado en situaciones similares anteriores, y
relacionarlas con otras experiencias y otros conocimientos actuales. Es por eso la
importancia de conocer la historia y origen de la administración.

La administración aparece desde que el hombre comienza a trabajar en sociedad. El


surgimiento de la administración es un acontecimiento de primera importancia en la historia
social en pocos casos, si los hay, una institución básicamente nueva, o algún nuevo grupo
dirigente, han surgido tan rápido como la administración desde un principios del siglo.
Pocas veces en la historia de la humanidad una institución se ha manifestado indispensable
con tanta rapidez. La administración que es el órgano específico encargado de hacer que los
recursos sean productivos, esto es, con la responsabilidad de organizar el desarrollo
económico, refleja el espíritu esencial de la era moderna. Es en realidad indispensable y
esto explica por qué, una vez creada, creció con tanta rapidez.

El ser humano es social por naturaleza, por ello tiende a organizarse y cooperar con sus
semejantes. La historia de la humanidad puede describirse a través del desarrollo de las
organizaciones sociales partiendo en la época prehispánica por las tribus nómadas, donde
comienza la organización para la recolección de frutas y la caza de animales, y después con
el descubrimiento de la agricultura da paso a la creación de las pequeñas comunidades.

Si pudiéramos repasar toda la historia de la humanidad encontraríamos que, los pueblos


antiguos trabajaron unidos en organizaciones formales (ejemplo los ejércitos griegos y
romanos, la iglesia católica romana, la compañía de las indias orientales, etc.). También las
personas han escrito sobre cómo lograr que las organizaciones sean eficaces y eficientes,
mucho antes de que el término "administración" hubiera aparecido y se hubiera definido.

Las sociedades se han ido transformando, ya que durante siglos se caracterizaron por poseer
formas predominantes agrarias, donde la familia, los grupos informales y las pequeñas
comunidades eran importantes. Posteriormente, éstas se transformaron en otras de tipo
industrial, impulsadas por la Revolución Industrial y caracterizadas por el surgimiento y
desarrollo de las grandes organizaciones y centros industriales.

El cuerpo sistemático de conocimientos sobre la administración se inicia en plena


Revolución Industrial, en el siglo XIX, cuando surgieron las grandes empresas que
requerían de nuevas formas de organización y prácticas administrativas. La empresa
industrial a gran escala era algo nuevo.

LOS PROCESOS DE LA ADMINISTRACIÓN

1. Planeación
Consiste en saber qué se va a hacer por anticipado, cuál va a ser la dirección que se va a
tomar para alcanzar los objetivos de la manera más eficiente. ¿Qué se desea conseguir
(objetivos)? ¿Qué se va a hacer para alcanzarlo? ¿Quién y cuándo lo va a hacer? ¿Cómo lo
va a hacer (recursos)? La planeación trata de crear un futuro deseado.
Robbins y De Cenzo (p.6) afirman que planificar abarca la definición de las metas de la
organización, el establecimiento de una estrategia general para alcanzar esas metas y el
desarrollo de una jerarquía minuciosa de los planes para integrar y coordinar las
actividades. Establecer metas sirve para no perder de vista el trabajo que se hará y para que
los miembros de la organización fijen su atención en las cosas más importantes.

2. Organización
La organización es un sistema que permite una utilización equilibrada de los recursos
cuyo fin es establecer una relación entre el trabajo y el personal que lo debe ejecutar. Es un
proceso en donde se determina qué es lo que debe hacerse para lograr una finalidad
establecida o planeada, dividiendo y coordinando las actividades y suministrando los
recursos.
Robbins (p.9) explica que organizar es disponer el trabajo para conseguir las metas de la
organización. Organizar incluye determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo
se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones.

3. Dirección
La dirección es la función que trata, a través de la influencia interpersonal, de lograr que
todos los involucrados en la organización contribuyan al logro de sus objetivos. Se ejerce a
través de tres subfunciones: el liderazgo, la motivación y la comunicación.
Finch, Freeman y Gilbert (p.13) dicen que la dirección es el proceso para dirigir e influir en
las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una
tarea. La dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las
personas que trabajan con ellos.
4. Control
El control es la función que efectúa la medición de los resultados obtenidos comparándolos
con los esperados (planeados) con el fin de buscar la mejora continua.
Alegre, Berné y Galve (p.42) sostienen que el control es la actividad de seguimiento
encaminada a corregir las desviaciones que puedan darse respecto a los objetivos. El
control se ejerce con referencia a los planes, mediante la comparación regular y sistemática
de las previsiones y las consiguientes realizaciones y la valoración de las desviaciones
habidas respecto de los objetivos. El control, pues, contrasta lo planeado y lo conseguido
para desencadenar las acciones correctores, que mantengan el sistema regulado, es decir,
orientado a sus objetivos.

5. Integración
Integrar, con qué y quiénes se va a hacer, consiste en seleccionar y obtener los recursos
financieros, materiales, técnicos y humanos considerados como necesarios para el adecuado
funcionamiento de un organismo social., la integración agrupa la comunicación y la reunión
armónica de los elementos humanos y materiales, selección entrenamiento y compensación
del personal.

6. Previsión
Prever, qué se puede hacer, consiste en el diagnóstico de la información y los datos
disponibles, de tal manera que se haga posible la anticipación o construcción del contexto
en el que la organización se encontrará.

EL PROCESO DE LA ADMINISTRACIÓN
es la herramienta que se aplica en las organizaciones para el logro de sus objetivos y
satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. Si los administradores o gerentes de una
organización realizan debidamente su trabajo a través de una eficiente y eficaz gestión, es
mucho más probable que la organización alcance sus metas; por lo tanto, se puede decir que
el desempeño de los gerentes o administradores se puede medir de acuerdo con el grado en
que éstos cumplan con el proceso administrativo.

Planeación
La Planeación es decir por adelantado, qué hacer, cómo y cuándo hacerlo, y quién ha de
hacerlo. La planeación cubre la brecha que va desde donde estamos hasta dónde queremos
ir. Hace posible que ocurran cosas que de otra manera nunca sucederían; aunque el futuro
exacto rara vez puede ser predicho, y los factores fuera de control pueden interferir con los
planes mejor trazados, a menos que haya planeación, los hechos son abandonados al azar.

Organización
Este paso es para distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo entre los
miembros del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo. Este
repartimiento del trabajo esta ordenado por la consideración de cosas tales como
la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones
físicas favorables.

Dirección
Este paso de la administración es en el que se logra la ejecución efectiva de lo planeado,
por medio de la autoridad del director o administrador, ejecutada a base de decisiones
planteadas. Por este medio se trata de conseguir los resultados que se han planeado y
previsto. Constituye dos formas para obtener éstos resultados:

a) En el nivel de ejecución con los técnicos, obreros y empleados, se trata de "ejecutar"


las actividades que tendrán que ser fructíferas.
b) En el nivel administrativo, el de todo aquél que es jefe, y en cuanto lo es, se trata de
Dirigir. El jefe como tal, no ejecuta sino hace que otros ejecuten. Tienen su hacer propio.
Este consiste necesariamente en dirigir.

Control. En esta fase los gerentes siempre han encontrado conveniente evidenciar o vigilar
lo que sé está haciendo para certificar que el trabajo de otros está progresando en modo
satisfactorio hacia el objetivo establecido.

ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA
Es un proceso de evaluación sistemática de un negocio y define los objetivos a largo plazo,
identifica metas y objetivos, desarrolla estrategias para alcanzar estos y localiza recursos
para realizarlos.

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Se trata de una poderosa herramienta de diagnóstico, análisis y toma de decisiones, que
permite a las organizaciones afrontar los desafíos del entorno y adecuarse a los cambios con
un esfuerzo sistemático orientado a lograr mayor eficiencia y calidad.

También se puede decir que la administración estratégica se puede definir sobre la base de
sus cuatro elementos esenciales: análisis ambiental, formulación de estrategia,
implementación de estrategia y la evaluación y control. Estos cuatro elementos permiten la
posibilidad de desarrollar una administración eficiente.

HERRAMIENTAS Y PROPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN

1. Kaizen (Mejora Continua): Es una filosofía de trabajo Japonesa que se enfoca en los
procesos, buscando hacer que estos sean más efectivos, eficientes y adaptables. La base
milenaria de esta filosofía es: “¡Hoy mejor que ayer, mañana mejor que hoy!”. Las
empresas que aplican en sus procesos los principios y bases conceptuales del Kaizen, están
firmemente convencidas de que siempre es posible hacer mejor las cosas y que ningún día
debe pasar sin una cierta mejora.

2. Calidad total: Es una estrategia de gestión implica la participación continua de todos los
trabajadores de una organización en la mejoría del desarrollo, diseño, fabricación y
mantenimiento de los productos y servicios que ofrece.Es también conocida como TQM
(Total Quality Management) y está orientada a crear conciencia de calidad en todos los
procesos de organización. Se le denomina «total» porque concierne a la organización de la
empresa globalmente considerada y a las personas que trabajan en ella.

3. Empowerment: Traduce algo así como “Empoderamiento” y es una herramienta


administrativa muy poderosa a través de la cual una organización le otorga a sus
trabajadores la tecnología e información necesaria para que hagan uso de ella de forma
óptima y responsable (más información). Los líderes que hacen uso del empowerment,
delegan poder y autoridad a sus empleados. La toma de decisiones ya no depende de una
sola persona, sino que los trabajadores poseen la autoridad, crítica y responsabilidad
necesarias para llevar a cabo sus labores cotidianas.

4. Downsizing: Es una herramienta de reestructuración empresarial que tiene como


objetivo ayudar a las organizaciones a lograr su tamaño óptimo y la estructura adecuada. A
través del downsizing las empresas llevan a cabo una mejoría de los sistemas de trabajo, el
rediseño organizacional y el establecimiento adecuado de la planta de personal para
mantener la competitividad.

5. Coaching: Es definido como un proceso de orientación y entrenamiento que muchas


compañías prestan a directivos que están consolidados en sus puestos y que son valiosos
para las propias organizaciones. A través del coaching se ayuda a estos ejecutivos a ser más
efectivos en sus puestos. No sólo se benefician los empleados de ellos, sino también las
empresas.
La persona que realiza el proceso de coaching recibe el nombre de coach y la persona que
recibe el proceso se le denomina coachee. Los coach hace uso de técnicas de entrenamiento
que incluyen charlas motivacionales, seminarios, talleres, juegos y prácticas supervisadas.

6. Just in time: Literalmente quiere decir “Justo a tiempo” y hace referencia a una filosofía
que define la forma en que debería optimizarse un sistema de producción. A través de esta
filosofía se busca que la entrega de materias primas o componentes a la línea de fabricación
lleguen “justo a tiempo” a medida que son necesarios.

7. Outsourcing: También conocida como “Subcontratación” o “Tercerización” y consiste


en la contratación de una agencia externa para que se encargue de operar una función que
anteriormente se realizaba dentro de una compañía. La esencia de esta herramienta es
permitirle a las empresas enfocarse en los procesos y actividades “Core” (claves o núcleo)
de su modelo de negocios mientras que una empresa tercera se encarga de las actividades
secundarias y procesos de soporte.
El outsourcing puede aplicarse en diferentes áreas de la compañía, por ejemplo, cuando
hablamos de Outsourcing comercial se hace referencia a la contratación externa de
vendedores, de la misma manera que han decidido externalizar procesos como el manejo de
los sistemas financieros o RRHH.

8. Kanban: Es una herramienta que funciona como un sistema de información para


controlar de modo armónico la fabricación de los productos necesarios en la cantidad y
tiempo necesarios en cada uno de los procesos que tienen lugar tanto en el interior de la
fábrica, como entre distintas empresas. Gracias a esta herramienta las empresas Japonesas
han logrado gestionar y optimizar sus flujos de trabajo, logrando mayores niveles de
productividad.

9. Inteligencia emocional: No hay algo más poderoso para un líder que poder entender las
emociones propias y las de los demás para poder influir sobre ellas. Estudios recientes han
demostrado que aquellas empresas dispuestas a trabajar en emociones positivas para sus
empleados, logran mayores niveles de productividad y competitividad. Desarrollar
habilidades asociadas a la inteligencia emocional es sin duda algo fundamental para el
gerente y líder empresarial moderno.

10. Reingeniería: Esta herramienta propone hacer cambios radicales en los procesos de
negocios para lograr mejoras dramáticas en medidas como en costos, calidad, servicio y
rapidez. Su objetivo es ayudar a las empresas a incrementar las capacidades de gestión de
los niveles operativos y complementarios de las apuestas estratégicas y políticas.

División de fondos públicos


División de ingresos
División de egresos
División de patrimonio
Patrimonio neto
Patrimonio cultural
División de débito publico
Contabilidad gubernamental