19 consejos para ahorrar con la impresora

2 comentarios
20 de junio de 2014 | 08:29

Optimizar los costes de impresión es una obsesión en muchas empresas.

Conseguir un ahorro en este apartado para que con menos dinero se consiga casi
el mismo resultado. El ahorro de impresión es como un prima con múltiples caras
por eso hoy queremos explorar cada una de ellas y ver 19 consejos para ahorrar
con la impresora.

Estamos un momento económico difícil para muchas empresas, donde la eficiencia

es una cuestión básica para la supervivencia de muchas de ellas. Por eso se
busca ajustar los costes en todas las áreas para poder ser más competitivos.

Los básicos para ahorrar con la impresora

Vamos a comenzar por algunos de los aspectos básicos para ajustar el coste por
página impresa, que al fin y al cabo es lo que nos interesa.

 Ahorro energético de la impresora en reposo y también en hibernación. Son

valores que no se suelen tener en cuenta, donde una pequeña variación cuenta,
ya que las impresoras rara vez se apagan y están encendidas las 24 horas.
 Ahorro de energía de la impresora de tinta sobre la láser que necesita
calentarse para empezar a imprimir. Estos ahorros pueden suponer hasta un
50% entre una y otra tecnología, lo que al precio que está hoy en día el kw/h no
es nada despreciable.
 Ahorro de papel con la impresión a doble cara. De esta forma conseguimos
que este consumible se optimice en su uso. Además si reducimos el peso de
los papeles que llevamos con nosotros así como el espacio necesario para el
archivo de muchas de sus facturas.
 Distintas bandejas de entrada con distintos tipos de papel de manera que
para las impresiones de consumo interno podemos utilizar papel reciclado,
mientras que para los que entregamos a clientes y proveedores un papel con
una calidad superior.
 Impresión láser o de tinta es una de las decisiones que tenemos que tomar.
En general si tenemos tiradas de documentos cortas, de pocas páginas pero
frecuentes la tinta es una buena solución. Por el contrario si tenemos que
imprimir tiradas largas de documentos, por ejemplo un documento con cien
páginas, la tecnología láser puede ser más efectiva.
 Cartuchos XL ayudan a reducir hasta en un 50% el coste de la impresión de
tinta lo que además de una mayor autonomía permitiendo imprimir más páginas
por cartucho, acerca mucho el coste por página a las impresoras láser.
 Ahorro de tinta con una tecnología de impresión más eficiente, de manera que
podemos imprimir un mayor número de páginas con la misma cantidad de tinta.
Este es el caso deHP PageWide, que con su cabezal de impresión con el ancho
completo de una página es mucho más eficiente.
 Impresiones más duraderas por la mejora de la calidad de las tintas, que
hacen que se mantengan en buen estado a pesar de estar expuestas al sol o
sufrir algún derrame de líquidos. Una mejor fijación de la tinta al papel evita
tener que volver a imprimir el mismo documento al cabo de poco tiempo.
 Menos impresiones fallidas si revisamos bien antes los documentos de
enviarlos a la impresora, pero también si utilizamos la vista previa de impresión
para descartar pequeños errores de formato que hayamos podido cometer.

Administrar la calidad de la impresión y los

intervalos
 Seleccionar la calidad de la impresión de manera que ajustamos la calidad de
textos, pero también de gráficos e imágenes, donde podemos distinguir entre
documentación de uso interno y aquella que entregamos a un cliente y de la
que depende la firma o no de un contrato.
 También es muy importante saber elegir el tipo de fuentes más eficientes que
pueden conseguir un ahorro importante al utilizar una tipografía u otra. Por
ejemplo, Garamond es una tipografía que consume menos tinta que Times New
Roman. Luego también tenemos algunas tipografías especiales llamadas eco,
que tienen microperforaciones en su diseño, huecos en blanco, imperceptibles,
pero que ahorran a largo plazo una gran cantidad de tinta.
 Imprime sólo lo que necesites por ejemplo, cuando imprimimos una página
web, seleccionando sólo lo que nos interesa y descartando anuncios u otras
cuestiones que no necesitamos. Lo mismo cuando tenemos que imprimir una
hoja de cálculo que como no seleccionemos el intervalo correcto acaba siempre
por imprimir varias páginas en blanco.
 Otro ejemplo de impresión que no necesitamos son los correos electrónicos
con disclaimer o advertencia de mensaje privado, que legalmente sirven para
muy poco y si tenemos que imprimir es un gasto totalmente irrelevante.

Reducir el número de páginas que se imprimen

 En ocasiones basta con necesitar una clave para imprimir para que el número
total de páginas impresas sea mucho menor. Sobre todo en las empresas
donde los empleados pueden aprovechar estos recursos para imprimir sin
pararse a pensar si lo necesitan o no.
 Una medida más drástica consiste en establecer cuotas de impresión, que
deben ser realistas para no perjudicar la productividad de los empleados, pero
que es suficiente para hacer que se envíe a la impresora sólo aquello que se
necesita en papel.
 También podemos ahorrar utilizando distintas alternativas digitales al
documento en papel. Lo más común ha sido el documento en PDF, pero
también podemos utilizar libros electrónicos o tablets para la lectura y
corrección de informes si así lo deseamos que pueden ser muy prácticos.
 En este sentido el uso de dos pantallas evita tener que imprimir un documento
con el que tenemos que trabajar, de forma que en una pantalla lo visualizamos
y en otra trabajamos. Se puede cambiar también por una pantalla de gran
formato, de 24" en formato panorámico que nos permite tener dos archivos de
texto a tamaño completo abiertos.

Mejorar los ingresos de la empresa gracias a las

políticas de impresión
 Pero también podemos convertir el gasto en impresión en una inversión si
conseguimoscaptar más clientes, aumentando la facturación. Los documentos
que entregamos, el dossier que tienen en sus manos a la hora de tomar una
decisión puede ser clave para conseguir una venta.
 Lo mismo podríamos decir de la mejora la productividad de los
empleados con impresoras más rápidas, que evitan tener que estar parados
delante de la impresora esperando a que imprima, muchas veces con el cliente
parado en la mesa y otros esperando a ser atendidos.
Como habéis visto son muchas las medidas con las que más que ahorrar
podemosoptimizar los costes de impresión. Las impresoras de tinta de la gama
HP Officejet Pro nos ofrecen un buen equilibrio entre funcionalidad, facilidad de
uso, coste por página impresa y calidad, lo que las convierte en una opción a tener
en cuenta en las pequeñas empresas a la hora de elegir una solución de
impresión.

En Espacio HP
 Impresión móvil de HP a fondo, guía para imprimir desde dispositivos móviles o
en remoto.
 HP ePrint a fondo, guía de aplicaciones profesionales.
 Guía impresoras compartidas en la oficina: instalación, configuración y consejos
de ahorro.
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!
griner |
Buenos consejos y que habría que recordar a los empleados,
porque la impresora siempre se utiliza sin mucho ojo en este
sentido. Y no es sólo por el coste, sino por contaminar menos,
gastar menos papel...

Responder

30 nov -1 00:00
↑↓karma 15 (0 votos) | normal
 2
!
LosLunesAlSol | www.genbeta.com/usuario/miniyo73

En las empresas donde he trabajado una clave para cada

empleado o por departamento ha sido mano de santo para
reducir el número de impresiones, sin necesidad de imponer
límites, sólo con el hecho de saber que están siendo fiscalizados

Responder

30 nov -1 00:00
↑↓karma 8 (0 votos) | normal
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