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Documento de Parametrização

PROJETO: NEXUS REVISÃO: 00 FOLHA: 1 DE 44

DOCUMENTO DE PARAMETRIZAÇÃO
( ADMINISTRAÇÃO DE VIAGENS (FI-TV) )

PROJETO NEXUS
Documento de Parametrização

PROJETO: NEXUS REVISÃO: 00 FOLHA: 2 DE 44

Sumário
1. HISTÓRICO DE REVISÕES.................................................................................................................. 3
2. OBJETIVO.............................................................................................................................................. 3
3. PRÉ-REQUISITOS ................................................................................................................................. 4
4. PROCEDIMENTOS ............................................................................................................................... 5
4.1. CONFIGURAÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE VIAGENS ............................................................... 5
4.1.1. PARÂMETROS GLOBAIS – RECURSOS HUMANOS ........................................................... 5
4.1.1.01. Grupo de Empregados .................................................................................................................. 5
4.1.1.02. Atribuição Área de Recursos Humanos a Empresa ..................................................................... 6
4.1.2. PARÂMETROS GLOBAIS – ADMINISTRAÇÃO DE VIAGENS .......................................... 7
4.1.2.01. Definir intervalos de numeração para nºs de viagem ................................................................... 7
4.1.2.02. Denominações de Tipos de Atividades de Viagem ...................................................................... 9
4.1.2.03. Definir Grupos de Reembolso Específicos da Empresa ..............................................................10
4.1.3. EMPREGADOS .........................................................................................................................13
4.1.3.01. Definir Agrupamento de Empregados Tipo de Despesas de Viagem .........................................13
4.1.4. TIPOS DE VIAGENS .................................................................................................................15
4.1.4.01. Definir Área de Viagem (locais, destinos de viagens) ................................................................15
4.1.5. TIPOS DE DESPESAS ...............................................................................................................16
4.1.5.01. Definir Tipos de Despesas para Recibos Individuais ..................................................................16
4.1.5.02. Definir Tipos de Despesas para Taxas Fixas ..............................................................................18
4.1.6. CONTABILIZAÇÃO DAS DESPESAS ....................................................................................19
4.1.6.01. Rubricas Salariais aos tipos de despesas p/recibo individual ......................................................19
4.1.6.02. Rubricas Salariais aos tipos de despesas p/taxas fixas ................................................................20
4.1.6.03. Definir atribuição de rubrica salarial – conta simbólica ..............................................................20
4.1.6.04. Transformar conta simbólica em conta de despesas ...................................................................22
4.1.7. VALORES DE TAXAS FIXAS .................................................................................................23
4.1.7.01. Definir Taxa Fixa para refeições (por horas) ..............................................................................23
4.1.8. CONTROLES DE TELA............................................................................................................27
4.1.8.01. Definir Controle de Esquema e Campo Individual .....................................................................27
4.2. DADOS MESTRE DE FUNCIONÁRIOS .............................................................................................31
4.2.1. Atualização do Infotipo 0017 (privilégios de viagem) ................................................................31
4.1.1. Atualização do Infotipo 0105 (comunicações)............................................................................33
4.2. PERFIS DE USUÁRIO ..........................................................................................................................34
4.2.1. Tipos de Perfil .............................................................................................................................34
Objetos de Autorização ................................................................................................................................35
4.2.2. Atribuição de Perfis a Usuários ..................................................................................................37
4.1. JOBS DE INTEGRAÇÃO ......................................................................................................................38
4.1.1. Rotina de cadastro de Fornecedor “Funcionário” .......................................................................39
4.1.1.01. Definir Nomes Lógicos ...............................................................................................................39
4.1.1.01. Criar Fornecedor a partir do cadastro de RH ..............................................................................39
4.1.2. Rotina de Contabilização ............................................................................................................41
4.1.2.01. Liquidação ..................................................................................................................................41
4.1.2.02. Cálculo ........................................................................................................................................41
4.1.2.03. Contabilização ............................................................................................................................42
4.2. ANEXOS ...............................................................................................................................................42
4.2.1. Arquivo Texto e Planilha com Taxas Fixas de Refeições ...........................................................42
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4.2.2. Arquivos Texto com Perfis de Usuário .......................................................................................42


5. GLOSSÁRIO .........................................................................................................................................42

1. HISTÓRICO DE REVISÕES

Revisão Data Descrição Responsável

00 30/03/2016 Parametrização FI-TV (Viagens) -

2. OBJETIVO

Esse manual tem como objetivo detalhar as parametrizações efetuadas no Sistema SAP R/3 na
Versão 6.0 que permitem executar os processos de negócios inerentes às Indústrias SAP Processo
Ltda. e Indústrias SAP Manufatura Ltda., bem como servir de fonte de informações para os
profissionais que desejarem replicar os mesmos processos em suas instalações.

A presente documentação não tem a pretensão de esgotar o assunto “Customizações” ou


“Parametrizações”, mas sim exemplificar processos básicos de um Grupo Empresarial que possui
fábricas do tipo processo, manufatura repetitiva e discreta, sendo apoiadas por processos
administrativos pertinentes ao contexto do cenário criado.

Resumo do Projeto

Projeto IMG é uma ferramenta do SAP 6.0 IMG que contém somente a documentação das
parametrizações que foram implementadas e administradas através de duas fases:

1.) Análise global dos parâmetros;


2.) Análise detalhada dos parâmetros.

Na primeira fase foram usados os seguintes “status”:

 Relevante
Parâmetro importante para o cenário definido.

 Não Relevante
Parâmetro não importante para o cenário definido.

Na segunda fase foram usados os seguintes “status”:

 Dependente
Impossível prosseguir na parametrização por depender de informação externa ou de outra
parametrização de um outro módulo que impede o andamento normal.

 Em Processo
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A parametrização está em andamento, suspensa temporariamente.

 Standard
A parametrização é importante para o cenário definido, porém não sofreu nenhuma alteração
relevante.

 Concluído
Parâmetro já finalizado.

Foram usados os campos de recursos do projeto, que determinaram quais foram os executores das
atividades, também foram usados “Selection Fields” com o objetivo de determinar responsabilidades
por módulos MM, SD, FI/CO, PP e PI. Através de tais determinações tornou-se possível extrair
relatórios de verificação e andamento do projeto.

3. PRÉ-REQUISITOS

Para realizar a configuração é necessário que esteja com todas as informações relacionadas ao
funcionamento e as normas da empresa.
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4. PROCEDIMENTOS
4.1. CONFIGURAÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE VIAGENS

Administração de Viagens

Esta seção do guia de implementação contém todas as etapas de introdução para o sistema FI-TV
(Administração de Viagens).

O primeiro passo "implementação simples" contém um segmento das atividades de introdução do


guia geral que são necessárias para uma configuração mínima facilitada do sistema.

Nota

 Informações da concepção para administração de viagens o usuário adquire através do


documento "Administração de Viagens" na Biblioteca R /3. O usuário encontrará em cada
etapa do guia de implementação sob "Notas adicionais" uma referência ao passo
correspondente neste documento.

4.1.1. PARÂMETROS GLOBAIS – RECURSOS HUMANOS

4.1.1.01. Grupo de Empregados

Transação: S_AHR_61010857 IMG > Estrutura do empreendimento > Definição >


Gerenciamento de recursos humanos > Grupo de empregados
Tabela: T501T

Esta configuração é definida e realizada pelo responsável pelo módulo de HR.

Através do conceito do grupo de empregados é efetuada uma distribuição aproximada dos empregados.

O grupo de empregados define a posição do empregado na empresa da maneira que o empregado


disponibiliza o seu trabalho em determinada medida.
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Como já foi mencionado, esta configuração é de responsabilidade do módulo de Rh, o objetivo de se


analisar esta configuração é apenas para ter uma noção da estrutura do RH do órgão.

Em etapa posterior, será definido em FI-TV a categoria dos empregados que será utilizada como base de
cálculo dos valores de reembolso de diárias.

4.1.1.02. Atribuição Área de Recursos Humanos a Empresa

Transação: S_AHR_61010858 IMG > Estrutura do empreendimento > Atribuição >


Gerenciamento de recursos humanos > Atribuição área de
Tabela: T500P recursos humanos - empresa

Esta configuração é definida e realizada pelo responsável pelo módulo de HR.

Nesta etapa de trabalho são atribuídas a uma empresa as áreas pessoais respetivas. Ao criar um número
pessoal é atribuída, dependendo da estrutura empresarial na qual se encontra o empregado, a empresa
no infotipo Atribuição organizacional (0001).
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Em etapa posterior serão definidos os intervalos de numeração das Viagens, esta definição é feita com
base nestas “Lotações” criadas em HR.

4.1.2. PARÂMETROS GLOBAIS – ADMINISTRAÇÃO DE VIAGENS

4.1.2.01. Definir intervalos de numeração para nºs de viagem

Transação: PR10 IMG > Contabilidade Financeira > Administração de viagens >
Definir intervalos de numeração para nºs de viagem
Tabela: NRIV (RP_REINR)

O sistema grava, no banco de dados, cada uma das viagens entradas com um número de º viagem.

Nesta atividade IMG, para cada área de recursos humanos, são definidos os intervalos de numeração
para a atribuição de números de viagem e os intervalos consecutivos de numeração.
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No SAP, a definição de “intervalos de numeração” deve ser feita manualmente em cada mandante, não
há “transporte de configuração de intervalo de numeração”.

No ambiente de Desenvolvimento (DEV) os intervalos de numeração definidos foram bastante genéricos,


conforme pode ser visto na demonstração da tabela seguinte:

No ambiente Produtivo (PRD) o intervalo de numeração seguirá uma máscara, em que os primeiros quatro
dígitos serão sempre a respectiva Lotação, como por exemplo:

Valor do Nº interv.
subobjeto num. Do nº Nº-até
1001 01 1001000000 1001999999
1002 01 1002000000 1002999999
1003 01 1003000000 1003999999
1004 01 1004000000 1004999999
1005 01 1005000000 1005999999
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1006 01 1006000000 1006999999


1007 01 1007000000 1007999999
1008 01 1008000000 1008999999
1009 01 1009000000 1009999999
2001 01 2001000000 2001999999
2002 01 2002000000 2002999999
2003 01 2003000000 2003999999
2004 01 2004000000 2004999999
2005 01 2005000000 2005999999
2006 01 2006000000 2006999999
2007 01 2007000000 2007999999
2008 01 2008000000 2008999999

Isto permite que possam ser visualizados Relatórios de Viagens por lotação.

4.1.2.02. Denominações de Tipos de Atividades de Viagem

Transação: S_AHR_61009869 IMG > Contabilidade Financeira > Administração de viagens >
Cálculo das despesas de viagem > Dados mestre > Parâmetros
Tabela: T706R de controle para despesas de viagem > Parâmetros de controle
de dados de viagem > Definir tipos de atividade de viagem

O acerto de despesas de viagem permite entrar as viagens dos empregados de acordo com os
diferentes tipos de atividade de viagens (p.ex., seminário, taxa de câmbio, visita de clientes,
apresentação, etc.).

Nesta atividade IMG, são definidos, com base na variante da regra de viagem, os valores de entrada
autorizados para os tipos de atividade de viagens e gravadas as respetivas denominações.

O tipo de atividade de viagens é definido numa chave alfanumérica de uma posição.


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Para o MPES foi preciso definir diversas Atividades de Viagem, pois um servidor/membro do MPES pode
realizar dois tipos de Viagem:

- A serviço “próprio”: recebe um valor de diária referente ao seu cargo.

- Em acompanhamento/assessoria: recebe um valor de diária referente a 80% do valor da diária de quem


está sendo assessorado.

O tipo de Atividade ‘S’ reflete no cálculo de uma taxa de diária referente ao cargo do viajante.

Os tipos de Atividades de ‘A’ a ‘P’ refletem uma taxa de diária referente ao cargo que está sendo indicado
na Descrição.

Por exemplo:

Se um Agente Técnico está realizando uma viagem para assessorar um Promotor de Justiça, ele definirá
em sua Viagem o tipo de Atividade ‘B’ (Ass. Promotor de Justiça), desta forma, o Agente Técnico não
receberá o valor de diária referente ao seu cargo (R$ 200,00), e sim, um valor de 80% da diária de um
Promotor de Justiça (R$ 415,08), R$ 332,06.

4.1.2.03. Definir Grupos de Reembolso Específicos da Empresa

Transação: S_AHR_61009962 IMG > Contabilidade Financeira > Administração de viagens >
Cálculo das despesas de viagem > Dados mestre > Parâmetros
Tabela: T706J
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de controle de privilégios de viagem > Definir grupos de


reembolso específicos da empresa P/R

Através do código grupo de reembolso da empresa para refeições/alojamento, pode continuar a


aprofundar-se a diferenciação dos grupos legais de reembolso de refeições/alojamento.

Cada empregado pode ser atribuído a um grupo de reembolso de refeições/alojamento da empresa


através do infotipo Privilégios de viagem (0017).

Nesta atividade IMG são definidos os valores de entrada autorizados para os grupos de reembolso de
refeições/alojamento da empresa e gravadas as respetivas denominações.

O grupo de reembolso de refeições/alojamento da empresa é definido numa chave alfanumérica de duas


posições.

Apesar de existir apenas 6 categorias de valores de diárias, o campo Denominação possui uma limitação
de tamanho de apenas 25 caracteres, impedindo que a definição pudesse ser feita da seguinte forma:

GRUPO DENOMINAÇÃO
1 Procurador de Justiça
2 Promotor de Justiça
3 Promotor de Justiça Substituto
4 Gerente Geral / Subgerente / Gerente de Coordenação / Chefe de Gabinete
Assessor / Secretário / Gerente de Serviço 1 e 2 / Agente Técnico / Agente Especializado /
5 Agente de Promotoria / Colaborador eventual de nível superior
6 Demais servidores do MP e colaborador eventual de nível médio
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Portando, a definição dos grupos (categorias de funcionários relevantes para os valores de diárias) teve
que ser feita assim:

GRUPO DENOMINAÇÃO
1 Procurador de Justiça
2 Promotor de Justiça
3 Promotor de Justiça Subst
4A Gerente Geral
4B Subgerente
4C Gerente de Coordenação
4D Chefe de Gabinete
5A Assessor
5B Secretário
5C Gerente de Serviço 1 e 2
5D Agente Técnico
5E Agente Especializado
5F Agente de Promotoria
5G Colab. Event. nível sup
6A Colab. Event. nível médio
6B Demais servidores do MP

Para que a definição do Grupo do funcionário no Infotipo 0017 de RH (etapa que será detalhada a frente)
ficasse compreensível:
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É interessante observar como que a categorização dos empregados para o módulo de Viagens pode ser
diferente das categorias de empregados do RH, isto é normal.

As duas categorias só seriam iguais caso os valores de Diárias fossem definidos exatamente de acordo
com o cargo do funcionário (HR), o que não costuma ocorrer.

4.1.3. EMPREGADOS

4.1.3.01. Definir Agrupamento de Empregados Tipo de Despesas de Viagem

Transação: S_AHR_61009955 IMG > Contabilidade Financeira > Administração de viagens >
Cálculo das despesas de viagem > Dados mestre > Parâmetros
Tabela: T702C de controle de privilégios de viagem > Definir agrupamento de
empregados tipo de despesas de viagem

Um agrupamento de empregados tipo de despesas de viagem é uma subdivisão de empregados para a


qual estão autorizados os mesmos tipos de despesas de viagem.

Nesta atividade IMG, o agrupamento de empregados tipo de despesas de viagem é definido em função
da variante da regra de viagem, através de uma chave alfanumérica de uma posição e através de uma
denominação.

Posteriormente serão definidos os Tipos de Despesas que o usuário poderá registrar em suas Viagens, e
dentro de cada um destes Tipos de Despesas serão definidos quais Agrupamentos de Empregados
poderão utiliza-las.

No caso do MPES o usuário não é obrigado a declarar, ou prestar contas, das despesas que ele realizou
durante a Viagem, e nem recebe algum tipo de reembolso caso faça.

Porém, se é desejado algum tipo de controle, ou visualização de despesas nos relatórios de Viagens, este
registro deve ser feito. Por isto, foi feito o cadastro de alguns Tipos de Despesas mais comuns (detalhado
em tópico posterior), e em nenhum deles foi definido o Agrupamento ‘0’ (Sem registro de despesas).

Portanto, para que o padrão atual do MPES seja mantido (não registrar despesas), deve-se definir o
Agrupamento ‘0’ no infotipo 0017 de RH do funcionário.
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A seguir, tela de Criação de Viagem exemplificando a restrição:

Caso desejem alterar esta regra basta, por exemplo, definir o Agrupamento do empregado para ‘1’, que
então ele visualizará as Despesas Não Reembolsáveis:
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E no caso do Agrupamento ‘2’, serão visualizadas Despesas Reembolsáveis. O que não se aplica ao
MPES atualmente, mas é bastante comum no mercado.

4.1.4. TIPOS DE VIAGENS

4.1.4.01. Definir Área de Viagem (locais, destinos de viagens)

Transação: S_AHR_61009809 IMG > Contabilidade Financeira > Administração de viagens >
Cálculo das despesas de viagem > Dados mestre > Parâmetros
Tabela: T706O de controle para despesas de viagem > Parâmetros de controle
de dados da viagem > Definir área de viagem

Muitos estados determinam, nas suas regras de viagem para as várias áreas de viagem, os montantes
de reembolso das despesas de viagens. Para essas áreas de viagens é necessário definir, no sistema,
diferentes taxas de reembolso de despesas de viagens para despesas de transporte, alojamento e
refeições.

A administração de viagens de negócios permite reproduzir áreas de viagens a partir dos países da
viagem, grupos de países das viagens e regiões da viagem.
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4.1.5. TIPOS DE DESPESAS

4.1.5.01. Definir Tipos de Despesas para Recibos Individuais

Transação: S_AHR_61009843 IMG > Contabilidade Financeira > Administração de viagens >
Cálculo das despesas de viagem > Dados mestre > Tipos de
Tabela: T706B1 despesas de viagem > Criar tipos de despesas de viagem para
recibos individuais

Nesta atividade de customizing, você define os valores de entrada válidos para os tipos de despesas de
viagem e grava as respectivas denominações.

Na entrada de dados de custos de viagem, os comprovantes individuais de despesas de viagem são


inseridos por meio de recibos. Cada recibo é gravado no sistema com um tipo de despesa, um montante
e a data de emissão.

O tipo de despesa deve ser definido por meio de uma chave alfanumérica que pode ir até quatro posições
e por um período de validade. Você já não pode modificar mais tarde a data final do período de validade.
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Alguns campos são particularmente importantes no cadastro do Tipo de Despesa:

Períodos: Aqui pode-se entrar mais de um período de validade do Tipo de Despesa, com isto, ele pode
ter um determinado comportamento em uma determinada época e outro comportamento para cálculos
realizados em uma época diferente. Por exemplo, em um determinado ano ele ser uma despesa
“reembolsável”, e a partir de um ano deixar de ser. Em um linguajar de TI, na tabela de configuração de
Tipos de Despesa uma mesma despesas pode ter vários registros, cada um com uma chave de “período”
diferente.
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Tipo Despesa de Viagem Permitida: Aqui se define quais Grupos de empregados poderão acessar a
Despesa, conforme detalhado em tópico anterior (4.1.3.01. Definir Agrupamento de Empregados Tipo de
Despesas de Viagem).

Montantes estão: Aqui se define se o valor atribuído à Despesa deverá (1), ou não (2), ser reembolsado
ao funcionário.

4.1.5.02. Definir Tipos de Despesas para Taxas Fixas

Transação: S_AHR_61010083 IMG > Financeira > Administração de viagens > Cálculo das
despesas de viagem > Dados mestre > Tipos de despesas de
Tabela: T706B1 viagem > Criar tipos de despesas de viagem para taxas fixas

Nesta atividade de customizing, você define os tipos de despesas de viagem para as diárias e grava as
respectivas denominações.

Você define um tipo de despesas de viagem por meio de uma chave alfanumérica de uma até quatro
posições e de um período de validade. Você já não pode modificar mais tarde a data final do período de
validade.

Estes Tipos de Despesas são criados automaticamente pelo SAP, e não devem ser alterados ou
excluídos, pois o sistema trabalha na expectativa da existência deles para executar determinadas rotinas.

Felizmente, o usuário não tem acesso direto a eles.


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O valor destes Tipos de Despesas fixas (como, reembolso por quilometragem ou diária) é calculado com
base nas características da Viagem (como, quilometragem rodada ou duração da viagem).

4.1.6. CONTABILIZAÇÃO DAS DESPESAS

4.1.6.01. Rubricas Salariais aos tipos de despesas p/recibo individual

Transação: S_AHR_61006702 IMG > Contabilidade Financeira > Administração de viagens >
Integração administr.viagem e cálc.folhas de pagamento >
Tabela: T706B4 Rubricas salariais > Atrib.rubr.salariais aos tipos despes.viagem
p/recibo indiv.

Nesta atividade IMG é atribuída a rubrica salarial pretendida a cada tipo de despesas de viagem para
recibos individuais criado no capítulo Dados mestre na atividade IMG Criar tipos de despesas de viagem
para recibos individuais.

Para cada tipo de despesas de viagem é necessário gravar ou uma rubrica salarial isenta de ou sujeita a
imposto salarial.

A atribuição das rubricas salariais é também necessária se não for utilizado o cálculo das folhas de
pagamento RH . O objeto "Rubrica salarial" não deve ser considerado na administração de viagens de
negócios com o seu significado clássico, mas deve ser interpretado principalmente como "recipiente
coletivo" para continuar o processamento agrupado dos tipos de despesas de viagem.

Como no MPES não há diferenciação de contabilização por Tipo de Despesa, na verdade não existe nem
o registro de Despesas, pode-se atribuir a mesma rubrica a todos os Tipos de Despesa para facilitar a
visualização da configuração.
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4.1.6.02. Rubricas Salariais aos tipos de despesas p/taxas fixas

Transação: S_AHR_61006692 IMG > Contabilidade Financeira > Administração de viagens >
Integração administr.viagem e cálc.folhas de pagamento >
Tabela: T706B4 Rubricas salariais > Atrib.rubr.salariais aos tipos despesa viagem
p/taxas fixas

Nesta atividade IMG são atribuídas as rubricas salariais a cada tipo de despesas de viagem para taxas
fixas e adiantamentos que foi criado no capítulo Dados mestre na atividade IMG Criar tipos de despesas
de viagem para taxas fixas.

A atribuição das rubricas salariais é também necessária se não for utilizado o cálculo das folhas de
pagamento RH . O objeto "Rubrica salarial" não deve ser considerado na administração de viagens de
negócios com o seu significado clássico, mas deve ser interpretado principalmente como "recipiente
coletivo" para continuar o processamento agrupado dos tipos de despesas de viagem.

Se trata do mesmo procedimento executado para os Tipos de Despesas Individuais.

4.1.6.03. Definir atribuição de rubrica salarial – conta simbólica

Transação: S_AHR_61006691 IMG > Contabilidade Financeira > Administração de viagens >
Integração administr.viagem e cálc.folhas de pagamento >
Tabela: T706K Rubricas salariais > Definir atribuição de rubrica salarial - conta
simbólica

A administração de viagens de negócios permite estruturar de forma flexível a interface para a


contabilidade financeira através da chamada classificação contábil preliminar. Esta é utilizada para
determinar as contas lançadas e controla as contas (débito/crédito).
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Nesta tabela, é permitido que seja definido um parâmetro de diferenciação para que uma mesma Rubrica
possa contabilizar em contas contábeis diferentes, este parâmetro é a Chave.

No MPES, a Chave fará referência à Região da Viagem, isto para que as Viagens Internacionais
contabilizem em uma conta contábil diferente das Viagens Nacionais (Dentro e Fora do estado).

A informação de Região fica armazenada na tabela de cabeçalho de dados da Viagem:

Na rotina de contabilização, a tabela T706K é lida com o valor do parâmetro da Chave.

Isto é feito no form EXB706K da include RPREX010, esta rotina é chamada pelo programa RPRTB010
da transação de cálculo PRFI. Este form faz a chamada de uma BADI (TRIP_POST_FI) com código
semelhante ao seguinte:
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Com isso, é possível uma classificação contábil simbólica mais detalhada do que a prevista pelo standard.

4.1.6.04. Transformar conta simbólica em conta de despesas

Transação: PRT3 IMG > Contabilidade Financeira > Administração de viagens >
Cálculo das despesas de viagem > Transferência para a
Tabela: T030 contabilidade > Transformar conta simbólica em conta de
despesas

Nesta atividade atribuem-se as contas simbólicas às contas de despesas na contabilidade financeira


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O único ponto de atenção é para a definição da conta de Viagens Internacionais (332315602).

4.1.7. VALORES DE TAXAS FIXAS

4.1.7.01. Definir Taxa Fixa para refeições (por horas)

Transação: S_AHR_61009219 IMG > Contabilidade Financeira > Administração de viagens >
Cálculo das despesas de viagem > Montantes do reembolso de
Tabela: T706V refeições > Montantes do reembolso de refeições/horas > Diárias
de alimentação (DA) > Definir diárias de alimentação

No cálculo das despesas de viagem, você pode liquidar custos com alimentação com diárias e taxas fixas.

Se os montantes de reembolso forem modificados em uma diária de alimentação, você não deve criar
novas diárias de alimentação, mas tem a possibilidade de delimitar temporalmente a diária de alimentação
válida até esse momento por meio de uma data de delimitação.

Nesse caso, o sistema gera uma nova diária de alimentação idêntica que é válida a partir da data inserida.
Nesta nova diária de alimentação, você deve simplesmente modificar os montantes de reembolso.
Documento de Parametrização

PROJETO: NEXUS REVISÃO: 00 FOLHA: 24 DE 44

Para atender os critérios do MPES foi necessário utilizar os seguintes campos para categorizar os valores
de acordo com as possíveis variações de características de viagens e cargos:

Isto gerou cerca de 1.600 registros de taxas.


Documento de Parametrização

PROJETO: NEXUS REVISÃO: 00 FOLHA: 25 DE 44

Para realizar este cadastro foi utilizado o programa de carga do módulo FI-TV, que pode ser acessado
através da transação S_PH0_48000327 ou do seguinte caminho do IMG:

O layout do arquivo de carga é o layout da tabela em questão (T706V), extraída da SE16n, e eliminado
os cabeçalhos. A informação de qual tabela se encontra dentro da própria transação de importação.
Documento de Parametrização

PROJETO: NEXUS REVISÃO: 00 FOLHA: 26 DE 44

O resultado é algo semelhante ao seguinte:

Um erro comum relacionado ao layout do arquivo ocorre após o momento em que se edita o TXT no Excel
(para preenchimento dos valores), no layout correto do arquivo existe uma primeira coluna em branco,
mas depois que se salva a planilha esta coluna desaparece.
Documento de Parametrização

PROJETO: NEXUS REVISÃO: 00 FOLHA: 27 DE 44

É preciso editar o arquivo em algum software editor de texto avançado (Notepad++), selecionando toda a
coluna 1 do arquivo e dando um “tab”.

4.1.8. CONTROLES DE TELA

4.1.8.01. Definir Controle de Esquema e Campo Individual

Transação: FITVFELD IMG > Contabilidade Financeira > Administração de viagens >
Cálculo das despesas de viagem > Controle de diálogo e do
Tabela: T706S cálculo das despesas de viagem > Controle de diálogo > Definir
controle de esquema e campo individual

O controle do esquema e do campo combina a administração de esquemas de viagem com o controle


completo do campo para os diálogos do cálculo das despesas de viagem.

Administração de esquemas

Mediante esquemas de viagem, você pode simplificar a entrada de custos de viagem para os usuários em
sua empresa. Por cada esquema de viagem estão disponíveis determinadas máscaras de entrada e
ocultados determinados campos ou predefinidos com determinados valores.

Todas as máscaras de entrada que você tiver ocultado para um esquema de viagem aparecem na síntese
em árvore na cor cinza e já não podem ser processadas.

Controle do campo

Você pode efetuar configurações para diferentes grupos de usuários por cada esquema de viagem. Em
seguida, durante a entrada, os empregados do departamento de despesas, por exemplo, vêem campos
diferentes dos empregados que entram eles próprios o cálculo das despesas de viagem.

Para o MPES foram criados três Esquemas de Viagem:


Documento de Parametrização

PROJETO: NEXUS REVISÃO: 00 FOLHA: 28 DE 44

A utilidade destes Esquemas é facilitar a rotina do usuário de cadastramento de Viagens através do


preenchimento automático de determinados campos, como no exemplo abaixo, em que as informações
de Pais de Viagem e Região já são definidas automaticamente de acordo com o Esquema selecionado:

Também é possível modificar o formato de exibição de determinados campos, ocultando-os, bloqueando


sua edição, ou definindo valores.

Como por exemplo, o bloqueio de edição do campo Região a seguir:


Documento de Parametrização

PROJETO: NEXUS REVISÃO: 00 FOLHA: 29 DE 44

Outro exemplo, é a proposta de valor ‘S’ para o campo de Atividade:


Documento de Parametrização

PROJETO: NEXUS REVISÃO: 00 FOLHA: 30 DE 44

A lógica da manipulação de comportamento destes campos é um pouco diferente do que se espera, ela
é mais limitada.

A definição inicial de se um campo será ou não exibido vem das configurações anteriores, por exemplo,
se for configurado alguma taxa de reembolso de quilometragem, o campo de definição de quilometragem
será exibido, porém, se não houve a configuração, ele não será exibido nem que seja definido no Esquema
que o campo é “visível”.
Documento de Parametrização

PROJETO: NEXUS REVISÃO: 00 FOLHA: 31 DE 44

Da mesma forma, determinados campos não podem ser ocultados, sem que a configuração que o chame
seja desfeita.

Felizmente, existem muitos campos que não possuem configuração atrelada, e podem ser ajustados
conforme necessidade.

4.2. DADOS MESTRE DE FUNCIONÁRIOS

4.2.1. Atualização do Infotipo 0017 (privilégios de viagem)

Transação: PA30 Menu SAP > Pessoal > Administração de Pessoal >
Administração > Registro mestre de RH > Atualizar
Tabela: PA0017

Para o funcionário ser aceito nas transações de Administração de Viagens, em seu Cadastro no RH
(transação PA30) o seu Infotipo 0017 precisa estar criado e corretamente preenchido.

Para o MPES é necessário preencher os seguintes campos:


Documento de Parametrização

PROJETO: NEXUS REVISÃO: 00 FOLHA: 32 DE 44

GrpReemb.R/H empresa: deve ser preenchido com a categoria do funcionário na política de reembolso
de viagens. Isto define o valor da taxa de diária do funcionário (os valores podem ser vistos na tabela
T706V).

Grupo Denominação Dentro Estado Fora Estado


1 Procurador de Justiça 461,20 890,77
2 Promotor de Justiça 415,08 846,23
3 Promotor de Justiça Subst 373,57 803,92
4A Gerente Geral
4B Subgerente
230,00 534,46
4C Gerente de Coordenação
4D Chefe de Gabinete
5A Assessor
5B Secretário
5C Gerente de Serviço 1 e 2
5D Agente Técnico 200,00 500,00
5E Agente Especializado
5F Agente de Promotoria
5G Colab. Event. nível sup
6A Colab. Event. nível médio
180,00 480,00
6B Demais servidores do MP
*estes valores são modificados dependendo do Tipo de Atividade da viagem
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AgrpEmp.-TpDespViag: o agrupamento define quais despesas de viagem poderão ser registradas pelo
funcionário.

Grupo Denominação Significado / Comportamento


0 Sem registro de despesas Não será possível registrar nenhuma Despesa.
Será possível registrar apenas Despesas que
1 Apenas despesas já pagas
não geram reembolso.
É possível registrar qualquer tipo de Despesa,
2 Permissão para reembolsos
até as que geram reembolso.

Órgão: Preencher com o respectivo Órgão do funcionário. Não impacta em valores.

Centro custo: Preencher com o Centro de Custo do setor do funcionário, impacta no direcionamento dos
custos das viagens.

4.1.1. Atualização do Infotipo 0105 (comunicações)

Transação: PA30 Menu SAP > Pessoal > Administração de Pessoal >
Administração > Registro mestre de RH > Atualizar
Tabela: PA0105

Neste infotipo é definido o Login SAP de um determinado funcionário.

Este preenchimento já costuma ser feito por padrão pela equipe de HR e/ou Basis, mas é importante ter
conhecimento deste parâmetro pois ele é um pré-requisito para o bom funcionamento das permissões de
acessos aos dados de Viagens.

Quando um usuário vai cadastrar uma Viagem, ele não informa seu login SAP, e sim o seu número de
matrícula (No. pessoal):

Para o sistema identificar se o Usuário que está realizando esta tarefa é realmente o Funcionário ele
recorre a definição feita no Infotipo 105.
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4.2. PERFIS DE USUÁRIO

4.2.1. Tipos de Perfil

Transação: PFCG Menu SAP > Ferramentas > Administração > Atualização do
usuário > Administração de funções > Funções

Foram criados três Funções para serem atribuídas aos Perfis de Usuário.

Elas devem ser atribuídas a cada usuário de acordo com suas atividades, e permissões de acesso.

Executa
Acessa Acessa
Visualiza programas
FUNÇÃO Denominação suas outras
Relatórios de
Viagens Viagens
integração
ZBT_SOLICITANTES Solicitante de Viagem SIM - - -
ZBT_APROVADOR Aprovador de Viagem SIM SIM SIM -
ZBT_ADMINISTRADOR Administrador de Viagens SIM SIM SIM SIM

Todos usuários devem receber a função ZBT_SOLICITANTES.

Os usuários que irão realizar aprovação de Viagens (Chefias, Contabilidade) deverão receber a função
ZBT_ APROVADOR.
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PROJETO: NEXUS REVISÃO: 00 FOLHA: 35 DE 44

Alguns usuários podem ser definidos como “usuários-chave” do processo de Administração de Viagem,
eles poderão acessar Viagens de qualquer funcionário e realizar correções, e executar manualmente as
transações de integração dos módulos, estes deverão ter também a função ZBT_ADMINISTRADOR.

Objetos de Autorização

Objetos de Autorização são parâmetros verificados em diversas rotinas de autorização no sistema SAP.

O módulo FI-TV possui o objeto P_TRAVL, com diversos parâmetros, sendo os seguintes os mais
importantes:

No parâmetro AUTHF devem ser definidos os valores para a operação e o status da viagem relevante.

O campo tem três posições. A primeira posição define a operação relevante, o segundo define o status
da solicitação e o terceiro define o estado de liquidação da viagem.

Primeira posição Significado

R Ler dados da Viagem


W Modificar dados da Viagem
D Eliminar dados da Viagem
X Liquidar dados da Viagem

S Analisar dados estatísticos

Segunda
Significado
posição

vazio Nova Viagem


1 Solicitação
2 Solicitação Aprovada

3 Dados da Viagem
4 Viagem Aprovada
5 Solicitação em aberto
Documento de Parametrização

PROJETO: NEXUS REVISÃO: 00 FOLHA: 36 DE 44

6 Viagem em aberto
Qualquer status

Segunda
Significado
posição

vazio Nova Viagem


0 Em Aberto

1 A Liquidar
2 Liquidado
3 Cancelado

4 Lançado em FI
Qualquer status

Exemplos de valores para o campo AUTHF:

R41 Leitura e uma Viagem aprovada que ainda está para ser Liquidada

W Criar nova viagem


W22 Modificar uma Solicitação aprovada que está Liquidada
D1 Eliminar uma Solicitação
X41 Liquidar uma Viagem aprovada que está para ser Liquidada
S** Exibir dados estatísticos para qualquer Viagem

No campo AUTHP deve ser definido o valor para a verificação de número pessoal, dependendo do
status é verificado quais “matrículas” podem ser acessadas.

Valor Significado

O Apenas a própria matrícula


E Todas matrículas, exceto a própria

Todas matrículas

O AUTHS campo é usado para definir os valores para o status dado quando dados da viagem é salvo.

O campo tem duas posições. A primeira posição define o status da solicitação de viagem e o segundo
define o estado de liquidação da viagem.
Documento de Parametrização

PROJETO: NEXUS REVISÃO: 00 FOLHA: 37 DE 44

Primeira
Significado
posição

1 Solicitação
2 Solicitação aprovada
3 Dados de Viagem
4 Viagem aprovada

5 Solicitação em aberto
6 Viagem em aberto
Todos status

Segunda
Significado
posição

0 Em aberto
1 A liquidar

3 Cancelado
Todos status

Exemplos:

21 Solicitação aprovada, a ser liquidada


3 Dados de viagem

Na seção de Anexos existem três arquivos com os dados das funções, prontos para serem importados
na transação PFCG.

4.2.2. Atribuição de Perfis a Usuários

Transação: SU01 Menu SAP > Ferramentas > Administração > Atualização do
usuário > Usuário

Através da transação SU01 as novas funções devem ser atribuídas aos Perfis de usuários de acordo
com o seu papel no processo.
Documento de Parametrização

PROJETO: NEXUS REVISÃO: 00 FOLHA: 38 DE 44

Abaixo, exemplo de tela de usuário COM perfil de Aprovador:

Abaixo, exemplo de tela de usuário SEM o perfil de Aprovador:

4.1. JOBS DE INTEGRAÇÃO


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PROJETO: NEXUS REVISÃO: 00 FOLHA: 39 DE 44

4.1.1. Rotina de cadastro de Fornecedor “Funcionário”

4.1.1.01. Definir Nomes Lógicos

Transação: FILE Menu SAP > Contabilidade > Controlling empresarial > EIS >
Ambiente > Menu de configuração > Configurações globais
> Nomes de file > FILE - Nome file indep.mand

Esta etapa é necessária para que não ocorra erro por falta de Nome Lógico na etapa seguinte,
transação PRAA, o erro não gera consequências permanentes no sistema, mas impede a execução da
transação PRAA.

É preciso definir um Nome Lógico para o arquivo de batch criado pelo programa RPRAPA00 (PRAA).

Acessar a transação FILE, e na pasta “Defin.nomes lógicos de files válidos em tds.mands.” criar um
registro com as características abaixo:

O SAP KBA número 1622514 desmembra um detalhamento destas informações.

4.1.1.01. Criar Fornecedor a partir do cadastro de RH

Transação: PRAA Menu SAP > Contabilidade > Contabilidade financeira >
Admin.viagens de negócios > Dados mestre relativos a
Programa: RPRAPA00 pessoas > PRAA - Criar fornecedores

Esta transação é utilizada para fazer o cadastro dos Funcionários do órgão como Fornecedores.

É a parte inicial da integração do módulo FI-TV (Viagens) com o FI-AP (Contas a Pagar), sem isto,
as viagens não serão contabilizadas.

Sua execução pode ser pontual e manual, para apenas um Funcionário novo, ou ser programado
um job periódico para cadastrar todos Funcionários que ainda não foram cadastrados.
Documento de Parametrização

PROJETO: NEXUS REVISÃO: 00 FOLHA: 40 DE 44

Os parâmetros que deverão ser preenchidos são os seguintes:

Informar o número de um Fornecedor de “exemplo” é obrigatório, ele terá que ser criado
manualmente no ambiente. A transação utiliza este Fornecedor para pesquisar algumas definições,
como por exemplo o Grupo de Fornecedor.
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PROJETO: NEXUS REVISÃO: 00 FOLHA: 41 DE 44

A tela seguinte exibe para quais funcionários o processamento foi executado com êxito, e quais
tiveram falha, descrevendo o motivo.

É obrigatório o preenchimento de alguns Infotipos de RH:

Infotype 0000 – Medidas


Infotype 0001 – Atribuição Organizacional
Infotype 0002 – Dados da Pessoa
Infotype 0006, Subtype 1 – Residência Permanente
Infotype 0009, Subtype 2 – Coordenadas Bancárias

Isto irá criar uma pasta de batch-input (transação SM35) para ser processada.

4.1.2. Rotina de Contabilização

4.1.2.01. Liquidação

Transação: PREC Menu SAP >

Programa: RPRTEC00

4.1.2.02. Cálculo
Documento de Parametrização

PROJETO: NEXUS REVISÃO: 00 FOLHA: 42 DE 44

Transação: PRFI Menu SAP >

Programa: RPRFIN00_40

4.1.2.03. Contabilização

Transação: PRRW Menu SAP >

Programa: RPRPOSTD (p/ job)

4.2. ANEXOS

4.2.1. Arquivo Texto e Planilha com Taxas Fixas de Refeições

4.2.2. Arquivos Texto com Perfis de Usuário

5. GLOSSÁRIO

SIGLAS DESCRIÇÃO

FI-TV ADMINISTRAÇÃO DE VIAGENS


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PROJETO: NEXUS REVISÃO: 00 FOLHA: 43 DE 44