Aprendiz : CARLOS ENRIQUE ACUÑA

Tutor : CLAUDIA MARCELA ARISTIZABAL CASTRILLON

Curso : Administración Documental en el Entorno Laboral No. 1606285

Valoración documental y disposición final de los documentos.

Teniendo en cuenta que la valoración documental, no puede ser manejada, como

una actividad y/o acción intuitiva, sino que debe responder a una acción
sistemática y planificada, se requiere que el Administrador, Gestor Documental o
Comité Evaluador tenga en cuenta ciertas cualidades y/o características que son
propias de los documentos; u otras herramientas que igualmente pueden servir a
la hora de valorar o de Conservar Totalmente, Seleccionar, Microfilmar y
Eliminar. En este orden de ideas, podemos decir que la Armada Nacional, debe
establecer unas políticas y unos criterios técnicos que permitan una correcta
Gestión de la Información, desde el momento de su producción. Así mismo ejercer
un control, más minucioso, de todos y cada uno de los registros que de una manera
indirecta impacta y afecta con la eficacia y eficiencia de todos los procesos
archivísticos.

En relación con la valoración y basándonos en las diversas corrientes de

pensamiento, de algunos tratadistas, hemos encontrado ideas, que hasta el día de
hoy se siguen utilizando. Las cuales nos pueden aportar un sinnúmero de
estrategias a la hora de aplicar Valoración a los documentos que conforman el
patrimonio documental de la Institución. Una de ellas son las tres reglas básicas
que estableció Meissner en 1973, a la hora de valorar:

1. OBJETIVO
Hacer de la valoración documental una función archivística de suma importancia
dentro de la gestión de documentos y la administración de archivo, con el fin de
reducir y racionalizar la masa documental que se produce de manera explosiva,
diferenciando los usos de gestión de los propiamente históricos.

2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos que son producidos por los funcionarios de la
Armada Nacional, en cumplimiento de una función legalmente asignad~. Con el
fin de valorar y designar su tiempo de retención y la disposición final durante
todo su Cilla Vital

3. GLOSARIO

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y
a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
 Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el
funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por
los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación

en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual

se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la
estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o
asuntos).

Conservación de Archivos: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la

integridad física de los documentos que alberga un archivo.

Conservación Total: Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos

por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica
en la administración y conservación de los mismos, cualquiera qU1 sea su
titularidad.

Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que

consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo
resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.

Eliminación: Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que hayan

perdido sus valores primarios y que no tienen valore~ históricos.

Expurgo: Selección, análisis que se hacer unidad por unidad para determinar
cuáles documentos se eliminan y cuáles no.

Ejemplos

1° La valoración documental parece centrarse en ideas que todavía hoy suscitan

acaloradas discusiones; entre ellas, el cuestionamiento de las razones y propósitos
que obligan a valorar los documentos, como el valorar para conservar o valorar
para eliminar

2° Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución

productora, al originador, destinatario y/o beneficiario del documento. Dicho de
otra manera, sirve de testimonio a aquellos que estuvieron involucrados en el
trámite. Se aplica a los archivos administrativos y se encuentran en las dos
primeras fases del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión y Archivo
Central)
3° El que contiene un documento o una serie de documentos,
Para la entidad productora, relacionado con el trámite o asunto que motivó su
creación. Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos
en cualquier institución u organismo para responder a una necesidad
administrativa mientras dure su trámite y son importantes por su utilidad
referencial para la toma de decisiones y la planeación.

4° El proceso de valoración documental se aplica a los conjuntos orgánicos, a las

series documentales y no a los documentos individualmente. Por tanto, la
identificación de las series es un paso indispensable en dicho proceso. Es allí, en las
Series donde identificaremos los Periodos de Retención y la Disposición Final de
los documentos, las cuales quedaran reflejadas en las Tablas de Retención
Documental de cada una de las dependencias.

5°El objetivo de la Valoración es proteger el Patrimonio Documental ya que

permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su
permanencia en cada una de las fases de archivo. Pueden existir criterios
generales para la Va/oración, teniendo como base el Ciclo Vital de los documentos
y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es importante tener en cuenta
el uso, su frecuencia y las normas que regulan la producción documental. Estos
criterios permitirán determinar si un documento está en su fase activa, sumativa
o inactiva. Las dos primeras fases hacen relación a los VALORES PRIMARIOS, en
tanto que la tercera puede contener los documentos con VALORES
SECUNDARIOS

6° Disposición Final. Se entiende la disposición final como, "la decisión Resultante

de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital del documento, registrada
en las Tablas de Retención y/o Tablas de Valoración Documental, con miras a su
conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Se podría decir, que,
de acuerdo a la anterior definición, suministrada por el Archivo General de
la Nación, la disposición final, resulta ser uno de los procesos técnicos más
delicados a la hora de elaborar las Tablas de Retención Documental. Teniendo en
cuenta que la Disposición Final de los documentos, concluye con:
Conservación Total,
Microfilmar,
Seleccionar y Eliminar.
Conservación Total
Valor administrativo

Es que valor que posee para la administración que lo originó como soporte de sus
actividades. Es la que se relaciona con el documento producido y recibido que
responde a los procesos administrativos de la entidad (correspondencia general y
expedientes de casos y tareas especializadas). Tendrá valor mientras sea de
consulta; vigente para sustentar el derecho y la obligación de la actividad
administrativa hasta que se produzca un nuevo documento.

Valor legal

Es el valor que tienen los documentos que sirven de testimonio o prueba ante la
ley. Son aquellos documentos que sustentan un derecho para el estado o la persona.

Valor fiscal Es aquel documento donde se informa y se justifica el desarrollo de

gastos y los de carácter tributario. Dejan de tener vigencia legal luego de que las
declaraciones tributarias cumplen los términos de firmeza de acuerdo a la ley.

Valor contable
El valor que tienen los documentos que respaldan el conjunto de cuentas, registros
contables de ingresos, egresos, pasivos, activos o patrimonio de la organización
pública o privada.

Valor técnico

Es aquel que tienen los documentos característicos de cada tipo de institución o

empresa.

Valor histórico

Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse

permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la
reconstrucción de la memoria de una comunidad.

Valor cultural

Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas,
hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o
desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una
comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.

Valor científico

Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación

de conocimiento en cualquier área del saber.