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FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA

EJÉRCITO NACIONAL

REGLAMENTO
EJC. 4 - 4 - 1
RESTRINGIDO

MANUAL DE COMISIONES
ADMINISTRATIVAS DE CASINOS

Segunda Edición

2009

ELABORADO SECCIÓN PUBLICACIONES EJÉRCITO


FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA

EJERCITO NACIONAL

RESOLUCIÓN NÚMERO ( 1857 ) DE 2009


28 DE DICIEMBRE DE 2009

Por el cual se aprueba el Reglamento Para “COMISIONES ADMINISTRATIVAS DE CASINOS DEL


EJERCITO.

EL COMANDANTE DEL EJÉRCITO NACIONAL

En uso de las atribuciones legales que le confiere el artículo 1º, capítulo VI, numeral 26, literal b, c) y d) del
Decreto 1605 de 1988, “Por el cual se aprueba el “Reglamento de Publicaciones Militares” FF.MM 3-1
(Público), y

CONSIDERANDO:

Que la Jefatura de Educación y Doctrina elaboró el “REGLAMENTO COMISIONES ADMINISTRATIVAS DE


CASINOS DEL EJÉRCITO NACIONAL”, acorde a lo dispuesto en la Directiva No. 0098 del 11 de Marzo de
2009 “Proceso para la elaboración y actualización de doctrina para del Ejército Nacional”.

Que el comité técnico y Doctrinario aprobó el citado texto mediante Acta No. 362 de fecha 27 de Noviembre de
2009 registrada al folio No. 87 y propone que este sea adoptado como reglamento del Ejército Nacional.

RESUELVE:

ARTICULO 1º Aprobar el Reglamento para “COMISIONES ADMINISTRATIVAS DE CASINOS DEL


EJÉRCITO NACIONAL “, el cual se identificará, así:

REGLAMENTO
EJC 4 - 4 - 1
RESTRINGIDO
Segunda Edición

ARTICULO 2º. Las observaciones a que dé lugar la aplicación del Reglamento en referencia, deben ser
presentadas al Comando del Ejército, Nacional a fin de estudiarlas y tenerlas en cuenta
para posteriores ediciones en la forma que establece el Decreto No. 1605 de 1988,
“Por el cual se aprueba el Reglamento de Publicaciones Militares” FFMM. 3-1 Público.

ARTICULO 3º. Disponer la edición y aplicación del Reglamento aprobado en la presente Resolución.

ARTICULO 4º. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C, ( 28 DIC ) 2009

General. OSCAR ENRIQUE GONZÁLEZ PEÑA


Comandante del Ejército

2
INTRODUCCIÓN

Por encargo de la Ley, el Comandante del Ejército tiene la facultad de diseñar


sistemas, métodos y planes a fin de garantizar que todos y cada uno de los
recursos presupuestados por el Estado Colombiano e ingresos provenientes de
entidades sin ánimo de lucro, sean manejados de forma eficiente, transparente y
eficaz.

Es así que la Jefatura de Educación y Doctrina actualizó el “REGLAMENTO


PARA COMISIONES ADMINISTRATIVAS DE CASINOS DEL EJÉRCITO
NACIONAL”, bajo la dirección del Comandante del Ejercito como soporte y
complemento al conjunto del Sistema Contable, el cual tiene por objeto establecer
normas de carácter legal, técnico y sistemático con el fin de interpretar la realidad
financiera, económica, y social de la Institución.

Este reglamento además de ser su segunda edición, resulta innovador por su


sencillez al aplicarlo y pertinencia al ajustarse a la regulación vigente en la
materia, será modelo a seguir por otros comandos en donde se tienen o se han
tenido falencias en el pasado y en los cuales se hace necesaria una reingeniería
en la parte contable.

3
GENERALIDADES

Considerando que la Contabilidad es una profesión que tiene como finalidad


apoyar y optimizar los procesos de la administración y de la economía en
cualquier tipo de organización, su aplicación en el caso que nos ocupa, los
Casinos del Ejército requiere de objetivos claramente definidos y prácticos con
exacta precisión, de tal forma que cumpla con su propósito “el tener objetivos
claramente cuantificables”.

Es por este motivo, que el presente Manual, pretende entregar contenidos básicos
pero estrictos de aplicación, y se centrará en modelos claros a seguir con la
participación de cada una de las personas que intervengan en cada una de las
etapas del sistema.

4
OBJETIVO

El presente reglamento tiene por objeto dictar normas administrativas sobre la


dirección, organización y funcionamiento de los casinos, salones sociales y
panaderías que actualmente funcionan, o que en un futuro se activen en las
Unidades de la Fuerza actualizándose con el nuevo milenio de acuerdo a la norma
contable.

5
ALCANCE

Las normas administrativas que a continuación se emiten son de carácter


obligatorio y se consideran básicas para el mantenimiento de la moral, bienestar y
disciplina de sus integrantes.

Este manual es una herramienta de aplicación para consulta de todos los


miembros del Ejército Nacional que por razones de su servicio tengan la
necesidad de consultarlo; está abierto para su aplicación y estandarización.

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CAPÍTULO I

1. CASINOS Y SALONES SOCIALES

1.1 GENERALIDADES

1.1.1 FINALIDAD DE LOS CASINOS Y SALONES SOCIALES

Considerados como centros sociales, culturales y recreativos, su principal finalidad


es brindar a los socios activos y honorarios de los mismos, un lugar de descanso,
diversión y esparcimiento, de igual forma fomentar el desarrollo de actividades que
permitan mantener estrechos vínculos con personalidades de la población civil de
cada guarnición.

1.1.2 CLASES DE CASINOS

El Ejército Nacional dentro de las instalaciones de los Batallones, Escuelas de


formación Militar, Brigadas y Divisiones, cuenta con (4) clases de casinos,
denominados así:

a. Casino de Oficiales

b. Casino de Suboficiales

c. Casino de Soldados

d. Casinos Mixtos o Múltiples

1.1.3 SALONES SOCIALES DE BRIGADA Y BATALLONES DE A.S.P.C.

Funcionan en la Brigada Logística y Batallones de A.S.P.C, para brindar beneficio


al personal civil, estos pueden ser administrados por personal militar o empleados
civiles, y el sistema de administración será el mismo que para los casinos antes
relacionados.

1.1.4 REGLAMENTACIÓN DE LOS CASINOS Y SALONES SOCIALES

Los casinos y salones sociales del ejército se rigen por las disposiciones
administrativas previstas en el presente reglamento.

Para su funcionamiento en cuanto a horario, mantenimiento y conservación, por


las normas que emite el comandante de cada unidad táctica por medio del
reglamento de régimen interno de la misma.

7
1.1.5 INSTALACIONES PARA LOS CASINOS Y SALONES SOCIALES

El comando del ejército al activar la nueva unidad militar destinará, por medio del
departamento de ingenieros militares, personal para que con base en el
reconocimiento de los terrenos elabore los planos para los casinos y salones
sociales con las prioridades a que dé lugar.

El mantenimiento y conservación de las instalaciones se efectuarán con las


partidas fijas destinadas, cuyo rubro es “Mantenimiento de Instalaciones“,
cuando este es insuficiente se hará con las ganancias producto de las ventas de
cantina o mercancías de estos.

1.1.6 PRESIDENTES DE LOS CASINOS Y SALONES SOCIALES

El presidente honorario de los casinos y salones sociales de la jurisdicción es el


comandante de la guarnición militar, quien tiene la facultad de designarle esta
distinción a las personalidades de la jurisdicción.

El presidente natural de los casinos y salones sociales que funcionan dentro de la


unidad militar bajo su mando será el Comandante de la misma por derecho propio.

1.2 SOCIOS ACTIVOS Y HONORARIOS DE LOS CASINOS Y SALONES SOCIALES

1.2.1 SOCIOS ACTIVOS DEL CASINO DE OFICIALES

Son los oficiales de planta y empleados militares con categoría de oficial,


orgánicos de la unidad y que aportan al fondo de casino para el funcionamiento
del mismo.

1.2.2 SOCIOS HONORARIOS DEL CASINO DE OFICIALES

a. Los oficiales de las fuerzas militares y empleados militares en servicio activo


que se encuentren en comisión del servicio o de paso por la guarnición.

b. Los Oficiales en uso de buen retiro, Oficiales de la Reserva, Autoridades


Civiles y Eclesiásticas y personalidades de la guarnición, o que se
encuentren de paso por la misma.

1.2.3 SOCIOS ACTIVOS DEL CASINO DE SUBOFICIALES

Los suboficiales de planta y empleados civiles con esta categoría orgánicos de la


unidad y que aportan al fondo de casino para el funcionamiento del mismo.

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1.2.4 SOCIOS HONORARIOS DEL CASINO DE SUBOFICIALES

a. Los suboficiales de las fuerzas militares y empleados civiles en servicio


activo con esta categoría que no aportan al fondo de casino o de
funcionamiento.

b. Los suboficiales de las fuerzas militares y empleados civiles en servicio


activo que se encuentren en comisión del servicio o de paso por la
guarnición.

c. Los suboficiales en uso de buen retiro residentes en la guarnición, o que se


encuentren de paso por la misma.

1.2.5 MIEMBROS DEL CASINO DE SOLDADOS

a. Los soldados profesionales, voluntarios y regulares orgánicos de la unidad.

b. Los soldados orgánicos de los batallones que se encuentren agregados y/o


en comisión en la unidad.

c. Los soldados que se encuentren en tratamiento ambulatorio, permiso o


licencia en la guarnición.

1.2.6 SOCIOS ACTIVOS DEL SALÓN SOCIAL

Los empleados civiles orgánicos de la unidad que aportan a un fondo para el


funcionamiento del mismo.

1.2.7 SOCIOS HONORARIOS DEL SALÓN SOCIAL

Los empleados civiles orgánicos de la unidad que no aportan para el fondo de


funcionamiento, pero solicitan o hacen uso del mismo, previa autorización del
comandante de la unidad.

1.3 DEBERES Y DERECHOS DE LOS SOCIOS ACTIVOS Y HONORARIOS DE LOS


CASINOS Y SALONES SOCIALES.

1.3.1 DEBERES:

a. De observar y mantener las normas de comportamiento, caballerosidad,


respeto y consideración hacia sus superiores, subalternos, compañeros,
familiares y demás personas presentes en el recinto.

b. No fomentar ni participar en conferencias, seminarios o secciones de


carácter político o religioso dentro del recinto.

9
c. No realizar juegos de azar que lleven a apostar dinero en cualquier cuantía
dentro del recinto.

d. Cancelar oportunamente los servicios que por cualquier concepto hayan


recibido.

e. Mantener y conservar los bienes inmuebles y todos los elementos puestos a


su servicio.

f. Cuando por uso u omisión causen daños a tales elementos están en la


obligación de cancelar su valor comercial o su reparación.

g. De responder por lo que hagan o dejen de hacer los familiares y amigos


invitados, siendo del resorte del comandante de la unidad táctica la solución
al impase que se presente.

h. De aportar para la creación del fondo de casino o de funcionamiento, previa


autorización del Comandante de Batallón, y coordinado en reunión
administrativa.

1.3.2 DERECHOS:

a. De utilizar los servicios, dentro de las normas fijadas en el presente


reglamento, y las que fije el comandante de la unidad militar.

b. A recibir el trato y consideración, acorde con su carácter y condición de socio


o miembro del casino o salón social.

c. De ser alojados en las habitaciones de los mismos, de acuerdo a su situación


familiar, estado civil y antigüedad, dando prioridad al soltero, acorde con la
disponibilidad habitacional.

d. Los socios solteros, o con la familia en otra guarnición tendrán derecho a


consumir sus alimentos en el casino en forma de arranchados, es decir por
estancias, siendo estos servicios cobrados por planilla y cancelados con los
haberes a recibir en el mes.

e. A utilizar estas dependencias en o para actividades sociales particulares


como para matrimonios, primeras comuniones, bautizos, etc. Previa solicitud
por escrito y aprobación por parte del comandante de la unidad.

f. De invitar a sus familiares y amigos, relacionarlos y acompañarlos a disfrutar


de la sede social, piscina y zonas deportivas durante la permanencia en la
unidad.

10
g. Los socios de los casinos de oficiales y suboficiales tienen derecho a que el
fondo del casino sea reembolsable, cuando se presente la solicitud por
escrito, previa autorización por parte del ejecutivo, siendo motivada por
traslado o por calamidad familiar, caso excepcional.

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PÁGINA EN BLANCO DEJADA INTENCIONALMENTE

12
CAPÍTULO ll

2. FUNCIONES GENERALES DEL JEFE DE ESTADO MAYOR DE BRIGADA,


COMANDANTE BATALLON DE A.S.P.C. O DE LAS ARMAS, PLANA MAYOR DE
LA UNIDAD TÁCTICA Y CONTROL INTERNO.

2.1 JEFE DE ESTADO MAYOR DE BRIGADA.

Como autoridad fiscalizadora cumple entre otras con las siguientes funciones:

a. Preside las reuniones administrativas.

b. Fiscaliza periódicamente el manejo del C.D.T. verificando que el título valor


se encuentre en caja fuerte, y sea recapitalizado trimestralmente, tiempo
máximo por el cual se debe constituir para que produzca utilidad.

c. Verifica el estado de las cuentas y el balance general, exigiendo el


cumplimiento de las normas sobre el control administrativo.

d. Fija el valor mínimo para la creación individual del fondo de casino o de


funcionamiento.

e. Autoriza la descapitalización de los casinos de acuerdo a solicitud motivada,


y cuantía creada, siempre y cuando su inversión sea para beneficio general
de los socios, o para la cancelación de la póliza de manejo.

f. Fija un cronograma anual para efectuar revistas a las diferentes unidades


con el fin de verificar el procedimiento en la administración de los casinos.

2.2 COMANDANTE DE BATALLÓN DE A.S.P.C. EN CANTONES DE BRIGADA O


COMANDANTE DE BATALLÓN DE LAS ARMAS CON SISTEMA
PRESUPUESTAL.

a. Dirige y orienta el trabajo de las comisiones administrativas de casinos y


salones sociales de las unidades militares de la guarnición, exigiendo la
aplicación de las normas fiscales vigentes para su correcto
funcionamiento.

b. Emite normas complementarias para el funcionamiento de los casinos,


con base en los medios disponibles, necesidades y ambiente social de la
guarnición.

c. Fija el horario para el servicio de comedor y de bar.

13
d. Ordena la elaboración por escrito de la distribución de las habitaciones a
oficiales y suboficiales de planta de la unidad, teniendo en cuenta el
estado civil, antigüedad, cargos y disponibilidad de los mismos.

e. Determina en reunión administrativa mensual el valor a descontar en el


rubro de fomento por socio.

f. Revisa y firma los libros contables de balance y estado de cuentas


mensualmente.

g. Autoriza la inversión de las ganancias, fomento y fondo de pieza con base


en los planes que para su inversión elabora el administrador.

h. Unifica la forma de efectuar el préstamo o traslado interno del material


para el funcionamiento de los casinos, en reuniones y otros.

i. Autoriza por escrito el alquiler de los salones sociales de los casinos para
eventos varios, verificando que los valores recibidos por el servicio sean
consignados a la cuenta de “EVENTUALES”.

j. Programa actividades sociales para mantener la moral entre el personal


de socios.

k. Verifica esporádicamente el cumplimiento del menú firmado antes de


iniciar el periodo contable de los casinos.

l. Ordena el horario de funcionamiento del casino del soldado, o salón


social.

m. Otros aspectos que considere pertinentes.

2.3 JEFE DE PRESUPUESTO.

a. Es el ordenador del gasto en las comisiones administrativas de los casinos,


salones sociales, tiendas y panaderías.

b. Revisa y firma los cheques y sus comprobantes de egreso, al igual que los
soportes adjuntos para la inversión o movimiento de la cuenta.

c. Supervisa el funcionamiento general de las comisiones administrativas de los


casinos, con el fin de garantizar un excelente servicio de acuerdo con las
normas emitidas en el presente reglamento.

d. Previa revisión a los documentos soportes del comprobante de diario, al igual


que el libro columnario, firma y lo envía al ejecutivo de la unidad.

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e. Verifica la tabla de equivalencias de materia prima y producción, antes de
autorizar la adquisición de material para la panadería.

f. Analiza todos los asientos en los libros contables y de control de la


administración al término de cada periodo contable de los casinos, tiendas,
salones sociales y panaderías, dando fe de su veracidad con su firma.

g. Pasa revista a diario de la presentación, conservación y mantenimiento de


las instalaciones de los casinos, con el fin de orientar, dirigir o apoyar al
administrador para tal fin.

h. Controla mediante documentos elaborados por el administrador, la


producción en la panadería de la unidad, con el fin de fijar precios de venta
de acuerdo a las normas.

2.4 MIEMBROS DEL ESTADO MAYOR DE BRIGADA

a. Controlan las actividades que deban efectuar los miembros de la comisión de


los casinos y salones sociales, al igual que el personal auxiliar.

b. Aportan sugerencias que contribuyan a mejorar el funcionamiento de los


servicios que prestan los casinos y salones sociales.

c. Son nombrados por el jefe de estado mayor para efectuar inspecciones o


revistas internas, en la guarnición o jurisdicción a las diferentes comisiones
administrativas respectivamente.

2.5 MIEMBROS DE LA PLANA MAYOR DE BATALLÓN

a. Supervisan las actividades que deban efectuar los miembros de la comisión


de los casinos y salones sociales, al igual que el personal auxiliar.

b. Sugieren y aportan ideas que contribuyan a mejorar el funcionamiento de los


servicios que prestan los casinos y salones sociales.

c. Periódicamente son nombrados por el comandante de la unidad táctica para


efectuar inspecciones o revistas internas a las diferentes comisiones
administrativas.

2.6 CONTROL INTERNO

a. Supervisa la gestión integral de la comisión administrativa de cada uno de los


casinos.

b. Elabora un cronograma de trabajo anual, con el fin de mantener en


constante funcionamiento las diferentes comisiones administrativas.

15
c. Dicta seminarios sobre la actualización de normas emitidas para la
administración.

2.7 INTEGRANTES DE LAS COMISIONES DE CASINOS Y SALONES SOCIALES.

a. Mantienen en correcto funcionamiento los servicios de los casinos y salones


sociales como son: bar, alimentación, alojamiento, piscina, peluquería y
recreación en general.

b. Proporcionan bienestar acorde a la situación de modo, tiempo y lugar del


servicio.

c. Fomentan por medio de la vida en común, el espíritu y los sentimientos de


compañerismo y solidaridad.

d. Promueven actividades sociales tendientes a incrementar las relaciones


públicas, y elevar el nivel social de sus miembros.

e. Mantienen las relaciones sociales entre los casinos de otras unidades,


armas, cuerpo logístico o fuerzas, así como los clubes sociales particulares.

f. Llevan el control, administración y dirección del casino, coordinando todos


los aspectos administrativos y de apoyo con el Jefe de Presupuesto.

CAPÍTULO III

3. COMISIONES ADMINISTRATIVAS DE CASINO DE OFICIALES, SUBOFICIALES,


SOLDADOS Y SALONES SOCIALES

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3.1 COMISIÓN ADMINISTRATIVA DEL CASINO DE OFICIALES

3.1.1 NOMBRAMIENTO DE LA COMISIÓN ADMINISTRATIVA.

La comisión administrativa del casino de oficiales es nombrada por la orden del


día de la Unidad Táctica.

3.1.2 INTEGRANTES DE LA COMISIÓN ADMINISTRATIVA.

De acuerdo a la centralización del sistema administrativo, presupuestal y contable


por Cantones de Brigada, o del Sistema Presupuestal, quedará integrada así:

a. Un Oficial presidente de la comisión, este debe ser en lo posible el


comandante de la compañía de instrucción y reemplazos, y mientras dure su
permanencia en patio.

b. Un Suboficial con conocimiento Administrativo, orgánico del Batallón del


Cantón de Brigada, como administrador.

c. Para el cargo de presidente de la comisión no se debe considerar al Jefe de


Presupuesto, o al S-4.

d. El término para el cual es nombrada la comisión del casino es indefinido y a


criterio del Comandante del Batallón de servicios en cantones de Brigada, o
del Comandante de la Unidad Táctica del sistema Presupuestal.

3.2 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DE LA COMISIÓN DEL CASINO DE


OFICIALES.

3.2.1 PRESIDENTE.

a. Fiscaliza el correcto ejercicio de las funciones del administrador y auxiliares


del casino.

b. Verifica periódicamente que las dotaciones se encuentren de acuerdo a los


inventarios y en buen estado de servicio, conservación y mantenimiento.

c. Controla que al término del periodo contable el administrador rinda la


documentación establecida y de acuerdo a las normas del reglamento.

d. Aprueba con su firma la gestión ejecutada por el administrador en los libros


balance y de control administrativo.

e. Constata que el administrador cancele oportunamente las obligaciones


adquiridas con los proveedores en el periodo contable, exigiendo para tal fin
que las originales de las órdenes de pedido se encuentren anexas al
comprobante de egreso.

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f. Revisa mensualmente el paz y salvo de los proveedores, el cual se debe
ceñir al formato impreso en el presente reglamento.

g. Confronta eventualmente las existencias de elementos de cantina y


alimentación con la planilla de ventas diaria acumulable y la planilla de
suministro de víveres acumulable con el comprobante de alimentación.

h. Coordina con el oficial de sanidad las inspecciones sanitarias a la


dependencia.

i. Vela por cumplimiento de las demás normas vigentes.

3.2.2 ADMINISTRADOR DE LOS CASINOS.

a. Responde por el manejo contable del casino, ante el comandante del


batallón, ejecutivo, jefe de presupuesto y presidente de la comisión.

b. Verifica al recibir la comisión, la fecha y el valor por la cual fue constituida la


póliza de manejo.

c. Conceptúa al personal de auxiliares y soldados que laboran en el casino.

d. Suministra los servicios de alojamiento, alimentación y bar, al personal


transeúnte o integrante de una comisión o inspección ordenada por el
comando superior.

e. Informa a los jefes inmediatos a cerca de los movimientos contables,


novedades que ocurran tanto del personal de socios como del material a su
cargo.

f. Mantiene en la oficina de la administración del casino los libros control


entrada de elementos del oficial de servicio, con el fin de solicitarle a éste
efectúe los respectivos registros de los artículos que ingresan a la
dependencia previa supervisión de calidad, peso, cantidad y valores, con
base en la orden de pedido elaborada con antelación por el administrador.
Este registro lo debe hacer el oficial de servicio con su puño y letra,
indicando el nombre y firma legible.

g. Responde ante el comando de la unidad por el cumplimiento del horario


ordenado para el funcionamiento del casino.

h. Inspecciona en forma permanente el funcionamiento de los servicios de


agua, luz, teléfono y demás, con el fin de garantizar sin interrupción estos
beneficios.

i. Vela por el mantenimiento de las instalaciones y elementos de dotación del


casino.

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j. Elabora el menú mensual relacionando de lunes a domingo los alimentos a
suministrar diariamente, en coordinación con el presidente del casino, la
asesoría de una nutricionista y el personal de socios solteros.

k. Responde por el aseo y presentación de todas las instalaciones del casino

l. Diligencia a diario la planilla ventas de cantina acumulable, demostrando lo


adquirido, lo vendido, lo consignado y el crédito autorizado relacionando los
elementos y el nombre del responsable del mismo, con el fin de que el
ejecutivo tome la acción del caso.

m. Elabora el comprobante diario de alimentación acumulable, con su planilla


suministro de víveres a la cocina, firmada por el jefe de cocina del día.

n. Consigna a diario los valores recibidos por concepto de, ventas de cantina,
extras de alimentación, cancelación de planilla, deudores, abono para fondo
de casino, cancelación alquiler del salón social etc. Previa elaboración del
recibo de caja por conceptos varios.

o. Recupera la pérdida del material fungible, con dineros producto de las


ganancias con base en el plan elaborado para tal fin.

p. Responde por la funcionalidad permanente del puesto de incendio, para esto


debe efectuar periódicamente un ensayo del plan de evacuación.

q. Elabora el comprobante diario del movimiento de las cuentas sin interesar


festivos o feriados, con sus respectivos documentos soportes como son:
recibo de caja, planilla ventas de cantina, planilla venta extras de
alimentación, comprobante de alimentación, ordenes de pedido original y
copia, facturas comerciales, comprobantes de egreso, solicitudes autorizadas
para devolución fondo de casino, y autorizaciones para constituir eventuales,
etc.

r. Consigue los elementos necesarios y arregla las diferentes secciones de su


dependencia, cuando el comando de la unidad ordena o autoriza reuniones
sociales.

s. Efectúa el cierre contable el día 20 de cada mes si es festivo se deja lo


recogido para el movimiento de recaía efectuando el cierre un día antes o un
día después.

t. Presenta los libros balances y demás documentos soportes para su revisión


del Jefe de Presupuesto, Ejecutivo y Comandante de la Unidad, el día ___ de
cada mes, con base en el servicio que ofrece el sistema de la informática; a
fin de que el primer comprobante del periodo contable siguiente se haga con
fecha ___ de cada mes.

19
CAPÍTULO IV

4. COMISIÓN ADMINISTRATIVA DEL CASINO DE SUBOFICIALES

4.1 NOMBRAMIENTO DE LA COMISIÓN ADMINISTRATIVA.

La comisión administrativa del casino de Suboficiales es nombrada por la orden


del día de la Unidad Táctica.

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4.1.1 INTEGRANTES DE LA COMISIÓN ADMINISTRATIVA

De acuerdo a la centralización del sistema administrativo, presupuestal y contable


por Cantones de Brigada, o del sistema Presupuestal, quedará integrada así:

e. El Sargento Mayor de Batallón como presidente, donde no haya Sargento


Mayor, se debe nombrar al Suboficial más antiguo.

f. Un Suboficial con conocimiento administrativo, orgánico del batallón del


cantón de Brigada como administrador.

g. Para el cargo de presidente de la comisión no se debe considerar al Jefe de


Presupuesto o al S-4.

h. El término para el cual es nombrada la comisión del casino es indefinido y a


criterio del Comandante del Batallón en Cantones de Brigada, o del
Comandante del Batallón de la Unidad Táctica con sistema Presupuestal.

4.2 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DE LA COMISION DEL CASINO DE


SUBOFICIALES

4.2.1 PRESIDENTE.

a. Fiscaliza el correcto ejercicio de las funciones del administrador y auxiliares


del casino.

b. Verifica periódicamente que las dotaciones se encuentren de acuerdo a los


inventarios y en buen estado de servicio, conservación y mantenimiento.

c. Controla que al término del periodo contable el administrador rinda la


documentación establecida y de acuerdo a las normas del reglamento.

d. Revisa los libros balance y de control administrativo aprobando con su firma


la gestión ejecutada.

e. Verifica que el administrador cancele oportunamente las obligaciones


adquiridas con los proveedores en el periodo contable, exigiendo para tal fin
que las originales de las órdenes de pedido se encuentren anexas al
comprobante de egreso.

f. Revisa mensualmente el paz y salvo de los proveedores, los cuales se deben


ceñir al formato impreso en el presente reglamento.

g. Constata eventualmente las existencias de elementos de cantina y


alimentación de acuerdo con la planilla de ventas diaria acumulable y la
planilla de suministro de víveres acumulable con el comprobante de
alimentación.

21
h. Coordina con el oficial de sanidad las inspecciones sanitarias de la
dependencia.

i. Vela por cumplimiento de las normas emitidas en el presente reglamento.

4.2.2 ADMINISTRADOR DE LOS CASINOS.

a. Responde por el manejo contable del casino, ante el Comandante del


Batallón, Ejecutivo, Jefe de presupuesto y presidente de la comisión.

b. Verifica al recibir la comisión, la fecha y el valor por la cual fue constituida la


póliza de manejo.

c. Conceptúa al personal de auxiliares y soldados que laboran en el casino, los


cuales están bajo su mando.

d. Suministra los servicios de alojamiento, alimentación y bar, al personal


transeúnte o integrante de una comisión o inspección ordenada por el
comando superior.

e. Informa a los jefes inmediatos acerca de los movimientos contables,


novedades que ocurran tanto del personal de socios como del material a su
cargo.

f. Mantiene en la oficina de la administración del casino los libros control


entrada de elementos del oficial de servicio, con el fin de solicitarle a este
efectúe los respectivos registros de los artículos que ingresan a la
dependencia previa supervisión de calidad, peso, cantidad y valores, con
base en la orden de pedido elaborada con antelación por el administrador.
Estos registros los debe hacer el oficial de servicio con su puño y letra,
indicando el nombre y firma legible.

g. Responde ante el comando de la unidad por el cumplimiento del horario


ordenado para el funcionamiento del casino.

h. Inspecciona en forma permanente el funcionamiento de los servicios de


agua, luz, teléfono y demás, con el fin de garantizar sin interrupción estos
beneficios.

i. Elabora el menú mensual relacionando de lunes a domingo los alimentos a


suministrar diariamente, en coordinación con el presidente del casino, una
nutricionista, y el personal de socios arranchados.

j. Responde por el aseo y presentación de todas las instalaciones bajo su


responsabilidad.

k. Diligencia a diario la planilla ventas de cantina acumulable, demostrando lo


adquirido, lo vendido, lo consignado y el crédito autorizado relacionando los

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elementos y el nombre del responsable del mismo, con el fin de que el
ejecutivo tome la acción del caso.

l. Hace diariamente el comprobante de alimentación acumulable, con su


planilla suministro de víveres a la cocina, firmada por el jefe de cocina del
día.

m. Consigna a diario los valores recibidos por concepto de, ventas de cantina,
extras de alimentación, cancelación de planilla, deudores, abono para fondo
de casino, cancelación alquiler del salón social etc. Previa elaboración del
recibo de caja por conceptos varios.

n. Recupera la pérdida del material fungible, con los dineros producto de las
ganancias con base en el plan elaborado para tal fin.

o. Responde por la funcionalidad permanente del puesto de incendio, para esto


debe efectuar periódicamente un ensayo del plan de evacuación.

p. Elabora el comprobante diario del movimiento de las cuentas sin tener en


cuenta festivos o feriados, con sus respectivos documentos soportes como
son: recibo de caja, planilla ventas de cantina, planilla venta extras de
alimentación, comprobante de alimentación, ordenes de pedido original y
copia, facturas comerciales, comprobantes de egreso, solicitudes autorizadas
para devolución fondo de casino, autorizaciones inversión eventuales, etc.

q. Adquiere los elementos necesarios y arregla las secciones de la


dependencia, cuando el comandante de la unidad ordena o autoriza
reuniones sociales en el casino.

r. Efectúa el cierre contable el día 20 de cada mes sin que interesen festivos o
feriados, ya que los dineros recibidos por varios conceptos este día pueden
quedar en la cuenta de caja, siendo consignados el día inmediato de servicio
de bancos.

s. Fija en un lugar visible el valor de las extras de alimentación, debidamente


autorizadas y firmadas por el comandante de la unidad, con base a los
precios del mercado y a la tabla distribución víveres por persona.

t. Suministra a diario el valor de la estancia al ayudante de comando, con el fin


de que este sea publicado por la orden del día de la unidad.

u. Presenta los libros balances y demás documentos soportes para su revisión


por parte del Jefe de Presupuesto, Ejecutivo y Comandante de la Unidad,
durante los tres primeros días efectuado el cierre, con base en el servicio que
ofrece el sistema de la informática; a fin de que el primer comprobante del
periodo contable siguiente se haga con fecha ____ de cada mes.

23
v. Exige a los proveedores la expedición de los paz y salvo, con el fin de ser
presentados en la reunión administrativa mensual.

CAPÍTULO V

5. COMISIÓN ADMINISTRATIVA CASINO DE SOLDADOS.

5.1 NOMBRAMIENTO COMISIÓN ADMINISTRATIVA CASINO DE SOLDADOS.

Es nombrada por la orden del día de la Unidad Táctica, bien sea por relevo o por
reorganización del Batallón.

5.1.2 INTEGRANTES DE LA COMISIÓN ADMINISTRATIVA

De acuerdo a la centralización del sistema administrativo, presupuestal y contable


por Cantones de Brigada, o del Sistema Presupuestal, quedará integrada así:

i. Un Oficial como presidente de la comisión.

j. Un Suboficial con conocimiento administrativo como administrador.

k. Para el cargo de presidente de la comisión no se debe considerar al Jefe de


Presupuesto, o al S-4.

l. El término para el cual es nombrada la comisión del casino es indefinido y a


criterio del comandante del batallón en Cantones de Brigada, o del
Comandante del Batallón con sistema Presupuestal.

5.2 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DE LA COMISIÓN DEL CASINO DE


SOLDADOS

5.2.1 PRESIDENTE.

a. Fiscaliza el correcto ejercicio de las funciones del administrador y del


panadero de la unidad.

b. Verifica periódicamente que las dotaciones y el equipo fijo de ingenieros al


servicio de la panadería se encuentren de acuerdo a los inventarios y en
buen estado de funcionamiento, conservación y mantenimiento.

24
c. Controla que al término del periodo contable el administrador rinda la
documentación establecida y de acuerdo a las normas del reglamento tanto
para el casino de soldados como para la panadería.

d. Revisa los libros balance y de control administrativo al igual que el libro


balance general de producción, aprobando con su firma la gestión ejecutada.

e. Verifica que el administrador cancele oportunamente las obligaciones


adquiridas con los proveedores en el periodo contable, exigiendo para tal fin
que las originales de las órdenes de pedido se encuentren anexas al
comprobante de egreso.

f. Revisa mensualmente los paz y salvo a los proveedores, el cual se debe


ceñir al formato impreso en el presente reglamento.

g. Supervisa las existencias de elementos de mercancías y materia prima con


base en las planillas de venta de mercancías diaria acumulable y las cuatro
planillas del control administrativo de la panadería.

h. Coordina con el oficial de sanidad las inspecciones sanitarias de las


dependencias del casino de soldados y la dependencia donde funciona la
panadería.

i. Vela por el cumplimiento de las normas emitidas en el presente reglamento.

5.2.2 ADMINISTRADOR DE LOS CASINOS.

a. Responde por el manejo contable del casino de soldados y de la producción


de la panadería, ante el comandante del batallón, ejecutivo o jefe de
presupuesto y presidente de la comisión.

b. Verifica al recibir la comisión, la fecha y el valor por la cual fue constituida la


póliza de manejo.

c. Por ser el jefe inmediato conceptúa al personal de auxiliares como son el


panadero de la unidad, el peluquero de tropa y los soldados vendedores en
el casino.

d. Suministra los elementos de aseo personal a soldados hospitalizados y de


moral para el personal de soldados en el área, previa autorización por escrito
del comandante de la unidad.

e. Informa a los jefes inmediatos acerca de los movimientos contables,


novedades que ocurran tanto en el casino de soldados como en la
panadería.

25
f. Mantiene en la oficina de la administración del casino los libros control
entrada de elementos del oficial de servicio, con el fin de solicitarle a este
efectúe los respectivos registros de los artículos que ingresan a la
dependencia previa supervisión de calidad, peso, cantidad y valores, con
base en la orden de pedido elaborada con antelación por el administrador.
Estos registros los debe hacer el oficial de servicio con su puño y letra,
indicando el nombre y firma legible.

g. Responde ante el comando de la unidad por el cumplimiento del horario


ordenado para el funcionamiento del casino de soldados y el horario que
debe cumplir el panadero de la unidad cuando este sea civil.

h. Inspecciona en forma permanente el funcionamiento de los servicios de


agua, luz, teléfono, juegos varios, al igual que el funcionamiento del equipo
fijo de ingenieros de dotación de la panadería, con el fin de garantizar sin
interrupción estos beneficios.

i. Vela por el mantenimiento continuo de las instalaciones y elementos de


dotación del casino de soldados y la panadería.

j. Pasa revista del estado de higiene de la dependencia, con el fin de corregir


en el menor tiempo posible cualquier novedad, en coordinación con el oficial
de sanidad de la unidad.

k. Responde por el aseo y presentación de todas las instalaciones bajo su


responsabilidad.

l. Elabora la planilla ventas de mercancías acumulables, demostrando lo


adquirido, lo vendido, lo consignado, al igual que las cuatro planillas para el
manejo diario de la panadería según lo indica el presente reglamento.

m. Consigna a diario los valores recibidos por concepto de: venta de


mercancías, deudores y producto terminado, previa elaboración del recibo
de caja por conceptos varios.

n. Recupera la pérdida del material fungible, con los dineros producto de las
ganancias con base en el plan elaborado para tal fin.

o. Responde por la funcionalidad permanente del puesto de incendio, para esto


debe efectuar periódicamente un ensayo del plan de evacuación.

p. Elabora el comprobante diario del movimiento de las cuentas sin interesar


festivos o feriados, con sus respectivos documentos soportes como son:
recibo de caja, consignación, planilla ventas de mercancías, órdenes de
pedido original y copia, facturas comerciales, comprobantes de egreso, etc.

26
q. Responde por el arreglo de las dependencias a utilizar y por la consecución
de los elementos necesarios, cuando el comando de la unidad ordene o
autorice reuniones sociales, como cumpleaños etc.

r. Efectúa el cierre contable del casino de soldados y la panadería, el día 20 de


cada mes sin interesar festivos o feriados, si hay servicio de bancos o no, ya
que los dineros recibidos por varios conceptos este día pueden quedar en la
cuenta de caja, siendo consignados el día inmediato de servicio de bancos.

s. Administra la panadería de la unidad en los mismos libros contables del


casino de soldados, incluyendo las siguientes cuentas, así: MATERIA
PRIMA, PRODUCTOS EN PROCESO, PRODUCTO TERMINADO,
REPOSICION DE EQUIPO, el manejo contable de estas cuentas se indican
en el presente reglamento.

t. Presenta los libros de balance y demás documentos soportes para su


revisión del Jefe de Presupuesto, Ejecutivo y Comando de la Unidad, el
_____de cada mes, con base en el sistema de informática, a fin de que el
primer comprobante del periodo contable siguiente se haga con fecha ____
de cada mes.

u. Fija en coordinación con el ejecutivo, Jefe de Presupuesto y S4 de la unidad,


y con base en los precios de compra de la materia prima de panadería, los
precios de venta del producto terminado tanto para la administración, como
para los casinos y otros.

v. Supervisa a diario el funcionamiento de las casetas, kioscos y servicios de


comidas rápidas que tenga bajo su administración, verificando que los
precios de estos sean los fijados en la tienda principal, y que las mercancías
que pernoctan allí sean las que le indican en las planillas internas.

w. Exige a los proveedores la expedición del paz y salvo, con el fin de ser
presentados en la reunión administrativa mensual.

CAPÍTULO VI

6. COMISIÓN ADMINISTRATIVA DEL SALÓN SOCIAL DE BRIGADA O


BATALLONES DE A.S.P.C.

6.1 NOMBRAMIENTO COMISIÓN ADMINISTRATIVA DEL SALÓN SOCIAL.

Es nombrada por la orden del día de la Unidad Táctica, u orden semanal de la


Unidad Operativa menor respectivamente, bien sea por relevo o por
reorganización de la Unidad Militar.

27
6.1.1 INTEGRANTES DE LA COMISIÓN ADMINISTRATIVA.

De acuerdo a la centralización del sistema administrativo, presupuestal y contable


por Cantones de Brigada, o del sistema presupuestal, quedará integrada así:

a. Un Oficial o Suboficial como presidente, en lo posible el ayudante del


comandante del Batallón o el ayudante del Comandante de Brigada.

b. Un empleado civil con conocimiento en la administración, orgánico del


Batallón, o de cualquier unidad militar de la guarnición, o un suboficial con
conocimiento administrativo como administrador.

c. Para el cargo de presidente de la comisión no se debe considerar al Jefe de


Presupuesto, o al S-4.

d. El término para el cual es nombrada la comisión del salón social es indefinido


y a criterio del Comandante del Batallón en Cantones de Brigada, o del
Comandante de la Unidad Táctica con sistema Presupuestal.

6.2 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DE LA COMISIÓN DEL SALÓN SOCIAL

6.2.1 PRESIDENTE.

a. Coordina con el jefe de presupuesto y fiscaliza el correcto movimiento de


cada una de las cuentas.

b. Verifica periódicamente que las dotaciones se encuentren de acuerdo a


los inventarios y en buen estado de funcionamiento, conservación y
mantenimiento.de las funciones del administrador.

c. Controla que al término del periodo contable que se efectuará el último día
del mes, sin tener en cuenta que sea festivo o feriado, el administrador
rinda la documentación establecida y de acuerdo a las normas que emite
el reglamento.

d. Revisa los libros balance y de control administrativo aprobando con su


firma la gestión ejecutada por el administrador.

e. Verifica que el administrador cancele oportunamente las obligaciones


adquiridas con los proveedores en el periodo contable, exigiendo para tal
fin que los originales de las órdenes de pedido se encuentren anexas al
comprobante de egreso.

f. Exige mensualmente el paz y salvo a los proveedores, los cuales se


deben ceñir al formato impreso en el presente reglamento.

28
g. Eventualmente verifica las existencias de elementos de mercancías y
materia prima para la elaboración de bebidas calientes, comidas rápidas y
otros, con base en las planillas de venta de mercancías diaria acumulable
y las planillas del control administrativo de materia prima.

h. Coordina con el oficial de sanidad las inspecciones sanitarias de las


dependencias del salón social.

i. Vela por el cumplimiento de las normas emitidas en el presente


reglamento.

6.2.2 ADMINISTRADOR DEL SALÓN SOCIAL.

a. Responde por el manejo contable del salón social, ante el comandante del
batallón, ejecutivo, jefe de presupuesto y presidente honorario.

b. Verifica al recibir la comisión, la fecha y el valor por la cual fue constituida la


póliza de manejo.

c. Efectúa el cierre contable un día o dos días después del último día de cada
mes, con el fin de no pasar con dinero en caja para evitar errores contables.

d. Informa a los jefes inmediatos acerca de los movimientos contables o


novedades que ocurran en el salón social.

e. Mantiene en la oficina de la administración del salón social los libros control


entrada de elementos del oficial de servicio, con el fin de solicitarle a este,
efectúe los respectivos registros de los artículos que ingresan a la
dependencia, previa supervisión de calidad, peso, cantidad y valores, con
base en la orden de pedido elaborada con antelación por el administrador.
Estos registros los debe hacer el oficial de servicio con su puño y letra,
indicando el nombre y firma legible.

f. Responde ante el comando de la unidad por el cumplimiento del horario


ordenado para el funcionamiento del salón social, en especial los fines de
semana.

g. Inspecciona en forma permanente el funcionamiento de los servicios de


agua, luz, teléfono, juegos varios, al igual que el funcionamiento del equipo
fijo de ingenieros de dotación del salón social, con el fin de garantizar sin
interrupción estos beneficios.

h. Vela por el mantenimiento continuo de las instalaciones y elementos de


dotación del salón social.

29
i. Pasa revista del estado de higiene de la dependencia, con el fin de corregir
en el menor tiempo posible cualquier novedad.

j. Responde por el aseo y presentación de todas las instalaciones bajo su


responsabilidad.

k. Elabora la planilla ventas de mercancías acumulables, demostrando lo


adquirido, lo vendido, lo consignado, según lo indica el presente reglamento.

l. Consigna a diario los valores recibidos por concepto de, ventas de


mercancías, rancho y licores, cancelación alquiler del salón social etc., previa
elaboración del recibo de caja por conceptos varios.

m. Recupera la pérdida del material fungible, con dineros de pérdidas y


ganancias con base en el plan elaborado para tal fin.

n. Responde por la funcionalidad permanente del puesto de incendio, para esto


debe efectuar periódicamente un ensayo del plan de evacuación.

o. Elabora el comprobante diario del movimiento de las cuentas sin importar


fines de semana o festivos, con sus respectivos documentos soportes como
son: comprobantes de diario, recibo de caja si hubo movimiento de banco,
consignación, planilla de ventas elementos de cantina alimentación. Órdenes
de pedido con sus facturas comerciales y comprobantes de egreso si se
giran cheques, y formatos de control extras de alimentación al contado y a
crédito.

p. Responde por el arreglo de las dependencias a utilizar, y por la consecución


de los elementos necesarios, cuando el comandante de la unidad táctica o
de Brigada ordene o autorice reuniones sociales.

q. Presenta los libros balances y demás documentos soportes para su revisión


por parte del Jefe de Presupuesto, Ejecutivo y Comandante de la Unidad, 24
horas después al cierre, para esto contará con el servicio que le ofrece el
sistema de la informática; con el fin de que el primer comprobante del
periodo contable siguiente se haga con fecha ____ de cada mes.

30
CAPÍTULO VII

7. PERSONAL AUXILIAR DE LOS CASINOS Y SALONES SOCIALES

7.1 ORGANIZACIÓN Y DESEMPEÑO.

a. El personal auxiliar de los casinos de oficiales, suboficiales, soldados y


salones sociales, serán orgánicos de las compañías de A.S.P.C de los
batallones de los cantones de brigada.

b. El personal, se suministrará con base a la “TOE” indicada en la directiva


transitoria del sistema Presupuestal número. 000167 del 13 dic. 2001, o a
la que se indique anualmente de acuerdo con la reestructuración de la
Fuerza.

c. El casino de Oficiales contará para su servicio con un peluquero, un


auxiliar de bar, un auxiliar de alimentación, un piscinero, dos señoras
auxiliares de cocina para la cocción de los alimentos y una camarera
quien servirá a su vez al comedor.

31
d. El casino de suboficiales contará para su servicio con un peluquero, un
auxiliar de bar, un auxiliar de alimentación, un piscinero, dos señoras
auxiliares de cocina para la cocción de los alimentos y una camarera
quien servirá a su vez al comedor.

e. El casino de soldados y la panadería de la unidad contará para su servicio


con un peluquero de tropa, un panadero, un auxiliar de panadería, un
soldado auxiliar de ventas y un piscinero.

f. El salón social que funcione dentro de las instalaciones del batallón o


brigada, contará para su servicio con un barman, quien tendrá funciones
varias.

7.2 FUNCIONES DEL PERSONAL AUXILIAR DE LOS CASINOS Y SALONES


SOCIALES.

7.2.1 AUXILIAR DE COCINA.

a. Recibe por parte del administrador los víveres para la elaboración de los
alimentos con base en el cuadro del menú.

b. Firma la planilla de suministro de víveres como jefe de cocina del día, dando
fe de haberlos recibido, constatando la calidad, cantidad y peso de acuerdo a
la tabla o constante de distribución víveres por persona.

c. Responde por la correcta e higiénica elaboración de los alimentos y su


oportuno suministro, utilizando siempre gorro tapabocas y guantes para la
manipulación de los mismos.

d. Cumple con los horarios y turnos de trabajo fijados por el administrador del
casino.

e. Da el correcto uso y mantiene en buen estado de aseo, conservación y


mantenimiento todos los elementos a su cargo.

f. Mantiene en perfecto estado de aseo la dependencia donde confeccionan los


alimentos y las que les asigne el administrador, como el vestier, baños y
otros.

g. Aplica las fórmulas y prescripciones recibidas del “SENA” para la preparación


y confección de los alimentos.

32
h. Utiliza en el servicio los uniformes de dotación y prescritos en el presente
reglamento, los cuales son de verificación de su uso por parte de la
inspección de brigada, división y del comando del Ejército.

i. Responde ante el administrador por la pérdida o destrucción de la lencería,


cubiertos y vajilla puesta bajo su servicio.

7.2.2 CAMARERA Y AUXILIAR DE COMEDOR.

a. Hace uso del uniforme de dotación durante su servicio, el cual se indica en el


presente reglamento.

b. Efectúa el aseo a las habitaciones desocupadas, con el fin de mantenerlas


listas para ser asignadas a personal de socios o miembros del casino que
solicitan el servicio en forma transitoria.

c. Mantiene a la mano la totalidad de las llaves de las habitaciones, las cuales


se deben portar en un aro de acero, con su respectivo número impreso.

d. Lava los tendidos de cama, cortinas y tapetes de las habitaciones


periódicamente en coordinación con el jefe de lavado de la unidad.

e. Efectúa a diario el aseo a las habitaciones cuando el huésped haya


entregado las llaves para tal fin.

f. Verifica el funcionamiento de los servicios primarios de las habitaciones


como son el agua y la luz con el fin de informar oportunamente al
administrador sobre cualquier anomalía.

g. Responde ante el administrador por los elementos puestos bajo su control,


como son los electrodomésticos, tendidos de cama, colchones, almohadas,
tablas, camas etc.

h. Mantiene el área del comedor en perfecto estado de aseo y limpieza,


efectuando cambio de manteles periódicamente.

i. Sirve los alimentos al comedor haciendo cumplir el horario establecido para


este servicio por el comando de la unidad.

j. Mantiene constante preocupación por su aseo personal, limpieza del


uniforme.

k. Desempeña las funciones que se le asignen, dentro del horario establecido y


las que ordene el comandante de la unidad.

33
l. Pasa revista de la loza a utilizar antes de servir los alimentos, con el fin de
retirar los imperfectos, y no ser objeto de observación o malestar por los
socios.

7.2.3 PELUQUERO DE LA UNIDAD.

a. Recibe con inventario los elementos de dotación para el servicio de la


peluquería.

b. Mantiene en perfecto estado de aseo y limpieza la dependencia asignada


para este servicio.

c. Solicita por escrito al administrador del casino o salón social mensualmente


los elementos básicos para el servicio de la peluquería.

d. Efectúa mantenimiento previo al material utilizado para este servicio, y antes


del deterioro total debe oficiar al administrador para la compra o recuperación
del mismo.

e. Cumple con el horario establecido por el comando de la unidad, el cual debe


fijarse en un lugar visible para el personal de cuadros, soldados o civiles del
Batallón.

f. Porta correctamente el uniforme de dotación, el cual será suministrado


anualmente con la partida que sitúa Comando Ejército.

g. Visita periódicamente las bases fijas de patrullaje o puestos fijos de control


con el fin de efectuar este servicio al personal de cuadros y soldados.

h. Acude al dispensario central del cantón de brigada o del batallón de las


armas, con el fin de prestar este servicio al personal que se encuentre
recluido allí por un periodo no determinado.

i. Responde ante el comando por la pérdida o hurto del material bajo su


control.

j. Elabora el acta de entrega correspondiente al administrador del respectivo


casino, o al peluquero entrante respectivamente, de acuerdo con el
inventario, agregándole.

k. Además el material adquirido hasta la fecha y el que se encuentre fuera del


mismo, al salir de la unidad por retiro absoluto, vacaciones o comisión.

l. Lleva diariamente el libro control de servicio de peluquería, presentándolo al


jefe de presupuesto, ejecutivo o persona indicada de su respectivo control.

34
7.2.4 PANADERO DE LA UNIDAD.

a. Hace uso del uniforme completo en su servicio, el cual es dotado anualmente


por el Comando del Ejército.

b. Cumple con el horario establecido por el administrador del casino de


soldados, el cual es el jefe inmediato.

c. Recibe del administrador con planilla u orden de suministro los elementos


básicos para la elaboración de los productos determinados mediante la
planilla de producción.

d. Fija en su dependencia en un lugar visible la tabla de equivalencias para la


adquisición de materia prima y la elaboración del producto, de acuerdo con el
presente reglamento.

e. Su trabajo inicia al recibir la materia prima y termina cuando el producto está


terminado, es decir listo para su venta.

f. Entrega personalmente los productos terminados al administrador del casino


de soldados mediante la planilla elaborada para tal fin.

g. Se abstiene de hacer productos de panadería a particulares, ya que al


funcionar esta por parte del casino del soldado todo producto debe dar una
utilidad, la cual deberá ser demostrada diariamente en la cuenta de “
REPOSICIÓN Y EQUIPO”

h. No entrega productos terminados a los casinos, tiendas, casas fiscales o


economato, ya que esta es función indelegable del administrador, el cual lo
hará con sus respectivas planillas o parte de rancho diario.

7.2.5 AUXILIAR DE BAR.

a. Hace uso del uniforme ordenado para tal fin, el cual es dotado por la
administración respectivamente.

b. Recibe del administrador por medio de una planilla interna los artículos para
la venta, teniendo como referencia para esto la lista de precios actualizada y
firmada por el Comandante de la Unidad.

c. Fija y mantiene en un lugar visible y legible la lista actualizada de los


artículos para la venta con sus respectivos precios.

d. Diariamente a órdenes y bajo control del administrador elabora la planilla


interna de ventas, haciéndole entrega de los dineros a este, quien deberá
expedir un recibo con su firma.

35
e. Mantiene en perfecto estado de aseo todos los elementos y dependencia a
su cargo.

f. Mantiene constante preocupación por su aseo personal, limpieza y correcto


uso del uniforme.

g. Desempeña las funciones asignadas y dentro del horario de servicio


autorizado y firmado por el comando de la unidad.

h. Atiende el servicio telefónico portando una agenda y un esfero para anotar


los diferentes mensajes del personal que no se encuentra en el momento.

i. Por ningún motivo y bajo ninguna circunstancia deja que conteste las
llamadas telefónicas personal ajeno a la dependencia.

j. Responde administrativamente ante el administrador del casino o salón


social por la pérdida o hurto de los elementos y mercancías puestos bajo su
control.

k. No suministra mercancías a crédito sin la respectiva autorización del


comandante de la unidad, ejecutivo o administrador del casino o salón social.

l. Atiende correctamente el servicio de tienda, bar o cafetería, haciendo gala


del respeto, cortesía militar y urbanidad para con los socios en general.

7.2.6 AUXILIAR DE ALIMENTACIÓN.

a. Utiliza en forma permanente el uniforme suministrado por la administración


de la compañía de A.S.P.C. respectivamente.

b. Cumple con las funciones del suboficial ranchero, es decir lleva al día el libro
control de estancias, planillas por venta de extras de alimentación a crédito,
planilla por venta de extras de alimentación al contado.

c. Recibe del administrador del casino los víveres secos y frescos con el fin de
almacenarlos y suministrarlos al jefe de cocina con base en la planilla que
elabora el administrador para tal fin, donde incluye las firmas de los tres.

d. Diariamente, y después del último servicio de comedor, entrega al


administrador los documentos anteriormente citados, para que este elabore
el comprobante de alimentación.

e. Responde por el correcto aseo de la dependencia a su cargo, y por ningún


motivo esta se deberá convertir en dormitorio del soldado.

f. Controla mediante los documentos soportes el paso al comedor de los socios


o miembros del casino. Teniendo en cuenta que los cuadros arranchados

36
tienen prioridad en el servicio, y por ningún motivo se le dejará de suministrar
los alimentos.

g. Mantiene informado al administrador sobre el estado de conservación de los


alimentos con el fin de evitar que sean utilizados encontrándose en mal
estado.

7.2.7 PISCINERO DE LA UNIDAD.

a. Cumple con todas las funciones previstas en el reglamento y las que


adicionalmente le ordene el administrador del casino.

b. Utilizará chaleco salvavidas, pantaloneta, camiseta y tenis para efectuar el


mantenimiento, y cuando esté en servicio la piscina usará sudadera de
acuerdo al clima de la guarnición, ya que debe permanecer por fuera atento
a prestar el apoyo necesario.

c. Mantiene el sector en perfecto estado de aseo, y efectúa mantenimiento


permanente al césped, evitando que este caiga a la piscina.

d. Cumple con el horario de servicio fijado por el comandante de la unidad, para


esto debe utilizar letreros legibles colocados en partes visibles que digan “
EN SERVICIO” FUERA DE SERVICIO “ o “EN MANTENIMIENTO”.

e. Recibe del administrador los químicos necesarios para efectuar


periódicamente el mantenimiento, este material lo debe gastar en forma
racional.

f. Responde ante el administrador del casino o salón social, por el material


puesto bajo su control y servicio como son: los parasoles, asoleadoras y la
nasa, etc.

g. Atiende de igual forma la cancha de tenis de campo en las Unidades


Militares, sin perjuicio a sus funciones como piscinero, en caso de que se
cruzaren los dos servicios, el administrador nombrará otro auxiliar para
cubrir este servicio.

37
PÁGINA EN BLANCO DEJADA INTENCIONALMENTE

38
CAPÍTULO VIII

8. DOCUMENTACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN DE CASINOS, SALONES


SOCIALES Y PANADERÍAS DEL EJÉRCITO.

8.1 GENERALIDADES

8.1.1 DEFINICIÓN

Son los soportes contables y administrativos sustentados por escrito, con el fin de
demostrar a diario y mensualmente los procedimientos efectuados en la
administración y la situación fiscal de los bienes inmuebles en servicio.

8.1.2 RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA DE LA DOCUMENTACIÓN.

El administrador del casino, salón social, tienda o panadería, es el directo


responsable de la elaboración legible, correcta, pulcra y oportuna de la
documentación de la comisión.

El presidente de la comisión es responsable del control que debe ejercer ante el


administrador, para que este elabore en forma correcta, pulcra y oportuna la
documentación.

El Jefe de Presupuesto, el Ejecutivo, y el Jefe de Estado Mayor son los


responsables del control de la documentación prevista en el presente reglamento.

8.2 CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

8.2.1 DOCUMENTACIÓN BIBLIOGRÁFICA

Comprende todos los reglamentos, manuales, directivas, circulares y


disposiciones que contengan normas de carácter permanente o transitorio y que
son de soporte o referencia para el correcto funcionamiento del casino, salón
social, tienda o panadería en el Ejército Nacional.

8.2.2 LIBROS CONTABLES, ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROL.

Son los documentos soportes donde se registran todos los movimientos y asientos
contables con sus valores y detalle del movimiento respectivamente.

8.2.3 CARPETAS DE ARCHIVO.

Corresponde a una o varias carpetas A–Z utilizada con separadores, o carpetas


celuguías donde se archivarán los documentos inherentes a la comisión.

8.2.4 DOCUMENTOS VARIOS.

Comprende los soportes escritos requeridos para el funcionamiento de la


comisión, como el archivo vivo, etc.

39
8.3 DOCUMENTACIÓN DE LOS CASINOS DE OFICIALES Y SUBOFICIALES

8.3.1 DOCUMENTACIÓN BIBLIOGRÁFICA.

a. Reglamento único para manejo de casinos del Ejército EJC. ____ público.

b. Manual de funciones y requisitos

c. Reglamento de Régimen Interno Unidad Táctica.

d. Reglamento de Visitas de Inspección EJC. 3-7 público.

e. Directivas transitorias y Circulares vigentes.

f. Boletines administrativos.

g. Plan de acción.

8.3.2 LIBROS CONTABLES, ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROL.

a. Libro columnario o mayor, deberá contener 16 columnas para el mismo


número de cuentas, con base en el sistema de informática se elabora
sistematizado.

b. Libro auxiliar de cuentas, de pasta dura, hojas intercambiables a tres


columnas para cada una de las cuentas del libro mayor, y con
separadores al final de la cuenta de capital, para “el FOLIO INDIVIDUAL
DE DEUDORES y FOLIO INDIVIDUAL DE ACREEDORES. Se llevará en
el sistema.

c. Libro balance general de cantina, foliado y rayado.

d. Libro balance general de alimentación, foliado, y rayado.


e. Libro balance general de fomento, foliado y rayado.

f. Libro registro entrada artículos de cantina, foliado y rayado.

g. Libro registro entrada de víveres secos y frescos, foliado y rayado.

40
h. Libro registró entrada elementos para fomento, Ganancias, Fondo
Habitacional y Eventuales, foliado y rayado.

i. Libro Control Cheques Girados foliado rayado

j. Todos los libros de registro entrada de elementos varios, son de control y


responsabilidad del Oficial de Servicio de la respectiva unidad.

k. Libro auxiliar de fondo de casino, con folio individual y Foliado para el


mismo.

8.3.3 CARPETAS DE ARCHIVO “CELUGUÍAS”.

a.Conciliaciones bancarias con sus certificados del saldo.

b.Planillas mensuales de cobro a los socios.

c.Relación con nombres y valores de los socios o miembros del casino al


tesorero de la unidad, con el fin de recuperar las obligaciones que adeudan
estos en el mes.

d.Paz y salvo de los proveedores.

e.Planillas control estancias.

f. Cuadro de menú mensual.

g.Cuentas de cobro a otros casinos.

h.Copias de los C.D.T. o títulos valores.

i. Planillas control extras de alimentación y Cantina a crédito.


j. Pólizas de manejo.

k.Relación de proveedores con dirección, teléfono y artículos que provee.

l. Balance General de todas las cuentas de cada mes.

m. Planillas de Abastecimientos Cuadros Área (ALIMENTACIÓN Y


COBERTURA).

8.3.4 CARPETAS DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA


LEY 595 DEL 2000

41
a. Correspondencia llegada y salida.

b. Copia de artículos de la orden del día (lo pertinente).

c. Disposiciones de régimen interno de la unidad (lo pertinente).

d. Actas de la comisión, recibida y entrega.

e. Inventario general del casino y sus dependencias.

f. Directivas permanentes, transitorias y circulares vigentes.

8.3.5 DOCUMENTOS VARIOS.

a. Chequeras y talonarios de las mismas

b. Talonarios de recibo de caja o vales de los mismos.

c. Comprobante diario, con sus respectivos documentos soportes, estos se


archivan durante el mes en una sola carpeta “A-Z”

d. Documentos de archivo y fácil consulta, como los comprobantes diarios del


mes, presentándolos a la reunión administrativa prensados en dos cartulinas
tamaño Carta y ganchos de legajar, marcados determinando el periodo
contable.

e. Tabla o Constante logística de distribución víveres por persona.

8.4 DOCUMENTACIÓN DEL CASINO DE SOLDADOS Y SALONES SOCIALES

8.4.1 DOCUMENTACIÓN BIBLIOGRÁFICA.

a. Reglamento de manejo de casinos del Ejército EJC. ____ público

b. Manual de funciones y requisitos.

c. Reglamento de Régimen Interno Unidad Táctica.

d. Reglamento de Visitas de Inspección EJC. 3-7 público.

e. Boletines administrativos.

f. Directivas transitorias y circulares vigentes.

42
8.4.2 LIBROS CONTABLES, ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROL.

a. Libro columnario o mayor, deberá contener 16 columnas para el mismo


número de cuentas, de acuerdo con el sistema de informática se elaborara
en computador.

b. Libro auxiliar de cuentas, de pasta dura, hojas intercambiables a tres


columnas para cada una de las cuentas del libro mayor, y con separadores al
final de la cuenta de capital para “FOLIO INDIVIDUAL DE DEUDORES y
FOLIO INDIVIDUAL DE ACREEDORES.” Se llevará en medio
sistematizado.

c. Libro balance general de mercancías

d. Libro balance general de producción mensual.

e. Libro registro de entrada artículos de mercancías.

f. Libro registro entrada de materia prima para la panadería.

g. Libro de ganancias.

h. Libro de reposición y equipo.

i. Libro de eventuales.

j. Libro registro diario de llamadas telefónicas.

k. Todos los libros de registro entrada de elementos varios, son de control y


responsabilidad del oficial de servicio de la respectiva unidad.

8.4.3 CARPETAS DE ARCHIVO “CELUGUÍAS”

a. Conciliaciones bancarias con sus certificados del saldo.

b. Planillas mensuales por suministro de pan a los cuadros en casas fiscales.

c. Cuentas de cobro al administrador de cada casino con nombres de los


cuadros, cantidad de pan y valores de los productos suministrados a las
casas fiscales, con el fin de recuperar las obligaciones que adeudan estos en
el mes.

d. Paz y salvo de los proveedores.

e. Cuentas de cobro a otros casinos.

43
f. Copias de los C.D.T. o títulos valores.

g. Pólizas de manejo.

h. Facturas por cobrar a la administración por servicios suministrados de


elementos de producto terminado y otros.

i. Relación de proveedores con dirección, teléfono y artículos que provee.

j. Balance General de todas las cuentas, de cada mes.

8.4.4 CARPETAS DE ACUERDO A LA LEY GENERAL DE ARCHIVO 954 DEL AÑO


2000

a. Correspondencia llegada y salida.

b. Copia de artículos de la orden del día ( lo pertinente)

c. Disposiciones de régimen interno de la unidad ( lo pertinente)

d. Actas de la comisión, recibida y entrega.

e. Inventario general de la dependencia.

f. Circulares.

g. Directivas permanentes y transitorias.

8.4.5 DOCUMENTOS VARIOS.

a. Chequeras y talonarios de cheques.

b. Talonarios de recibo de caja o vales de los mismos.

c. Comprobante diario, con sus respectivos documentos soportes, estos se


archivan durante el mes en una sola carpeta “A-Z”

d. Documentos de archivo y fácil consulta, como los comprobantes diarios


del mes, presentándolos a la reunión administrativa prensados en dos
cartulinas tamaño oficio y ganchos de legajar, marcados determinando el
periodo contable.

e. Tabla de equivalencias para materia prima y elaboración del producto,


puesta en un lugar visible en la panadería y la oficina.

44
CAPITULO IX

9. SISTEMA CONTABLE PARA LOS CASINOS, SALONES SOCIALES Y


PANADERÍAS DEL EJÉRCITO.

9.1 INTRODUCCIÓN

El actual sistema contable para los casinos, salones sociales y panaderías del
Ejército, tiene como finalidad llevar al día las respectivas cuentas, con el objeto de
suministrar la información necesaria sobre los estados de las mismas a los
comandantes, comisión administrativa y socios de los casinos, orgánicos de la
unidad.

9.1.1 OBJETIVOS DEL SISTEMA CONTABLE.

a. Registrar los asientos contables en los libros balance, con base en el


comprobante de diario.

b. Informar diariamente acerca del estado de las cuentas de los activos y


pasivos.

c. Permite llevar a diario el inventario de existencias de artículos de


mercancías y cantina, alimentación y fomento, sin necesidad de efectuar
cruce contable entre el inventario inicial, las compras, las ventas o el
suministro y el inventario final.

d. Llevar a diario el inventario de existencias físicas de materia prima para


panadería y el producto terminado vendido o para su venta, sin necesidad
de efectuar cruce contable o de producción entre el inventario inicial, lo
adquirido, lo suministrado o producido y el inventario final.

e. Obtener resultados positivos en la contabilidad de casinos, salones


sociales y panaderías, mediante la elaboración de comprobantes diarios.

f. Mantener una completa supervisión del sistema contable, verificando a


diario los documentos soportes del comprobante como son entre otros:
recibo de caja, consignación, orden de pedido, factura comercial,
comprobante de egreso con protección, cheque con sus respectivos sellos
del casino y de la intendencia local, planillas de ventas diaria de cantina,
planilla por venta de extras de alimentación al contado, comprobante de
alimentación con su planilla de suministro de víveres, Para el casino de
soldados, planilla de inventario diario acumulable de materia prima.
Planilla de movimiento diario acumulable de producto terminado, planilla u

45
orden de suministro de materia prima al panadero y balance de
producción diaria.

g. Permite controlar que no se constituyan nuevas cuentas sin autorización


previa del comando superior.

9.1.2 PLAN DE CUENTAS PARA LOS CASINOS DE OFICIALES Y SUBOFICIALES.


CUENTAS DEL ACTIVO EN SU RESPECTIVO ORDEN

a. CAJA.

b. BANCOS.

c. C.D.T. u OTRO TÍTULO VALOR.

d. CANTINA.

e. ALIMENTACIÓN.

f. PLANILLA.

g. DEUDORES.

h. ALIMENTACIÓN Y COBERTURA.

CUENTAS DEL PASIVO EN SU RESPECTIVO ORDEN

a. ACREEDORES.

b. FONDO DE CASINO.

c. FOMENTO.

d. FONDO HABITACIONAL.

e. INTERESES C.D.T.

f. EVENTUALES.

g. GANANCIAS.

h. CAPITAL.

46
9.2 SIGNIFICADO, CONCEPTOS Y MANEJO DE LAS CUENTAS

9.2.1 CUENTAS DEL ACTIVO

CAJA.

El saldo de esta cuenta se representa con los valores recibidos en efectivo o


en cheques por varios conceptos según el recibo de caja.

Se debita:

Con el valor de las ventas al contado según planilla de cantina, y


alimentación.

Con la cancelación de los deudores.

Con la amortización del fondo de casino por parte de los socios, bien sea en
efectivo o con cheque personal o de otra plaza.

Con las regalías o donaciones por la compra de gaseosas, helados y otros.

Por los dineros recibidos en efectivo de los socios para constituir


“eventuales”, con el fin de adquirir elementos, o cancelar un compromiso,
previa solicitud o autorización por escrito de los socios y el comando de la
unidad.

Se acredita:

Cuando se efectúa la consignación y los dineros son recibidos en la cuenta


de bancos.

BANCOS.

El saldo de esta cuenta en la entidad bancaria, representa el dinero


disponible, sin interesar que haya cheques girados pendientes de cobro, o
depósitos en canje.

El saldo de esta cuenta en los libros de balance y chequera, corresponde a


los dineros disponibles realmente, ya que el administrador antes de girar
verifica los saldos entre el libro columnario, el auxiliar de cuentas y al saldar
la chequera.

Se debita:

Con las consignaciones en efectivo o en cheques por conceptos varios.

Con las notas crédito, por reintegro de aportes varios y por consignaciones
de socios de otras guarniciones.

47
Con el valor de los cheques girados de la cuenta, consignados por el
proveedor y devueltos por el banco por alguna de las causales del mismo.

Por la cancelación del C.D.T. y el reintegro de este a la cuenta de bancos,


con cheque de gerencia o con nota crédito.

Se acredita:

Al girar cheques para la cancelación de los acreedores, o para la compra de


artículos de las diferentes cuentas.

Al efectuar la devolución del fondo de casino total o parcialmente, de acuerdo


con la solicitud motivada.

Al constituir un título valor “C.D.T.” u otro

Al deducir con movimiento interno las notas débito presentadas en el


extracto, por compra de chequera o comisiones varias, al efectuar la
conciliación bancaria.

C.D.T.

El saldo de esta cuenta está representado en el título valor que le expide el


banco trimestralmente al vencerse el término para el cual fue constituido.

Se debita:

Al ser constituido el título valor con cheque o con nota crédito expedida por el
banco.

Al recapitalizar el título valor con los intereses producidos trimestralmente o


de acuerdo al convenio fijado con el banco.

Se acredita:

Al vencer el termino del convenio y ordenar al banco el reintegro total de este


valor a la cuenta de bancos, con cheque de gerencia o con nota crédito.

CANTINA.

El saldo que representa esta cuenta a diario, obedece a los valores en


existencias físicas de las mercancías, más las ganancias obtenidas a la
fecha.

Se debita:

Con el valor del inventario de las mercancías del periodo contable anterior,
fijado en el acta al corte del ___ de cada mes.

48
Por la adquisición de artículos comestibles, rancho y licores, con cheque o a
crédito.

Se acredita:

Por las ventas al contado representadas en el balance de ventas en la


planilla diaria y en el recibo de caja.

Por las ventas a crédito autorizado, representadas en el balance de ventas


en la planilla y con la relación del personal y el consumo al respaldo de la
misma.

Por perdidas eventuales representadas en artículos vencidos, o no aptos


para el consumo humano, este asiento contable se hace con movimiento
interno.

ALIMENTACIÓN.

El saldo a diario de esta cuenta equivale al valor de las existencias físicas en


la despensa de los víveres secos y frescos, al corte no tiene ningún tope
siempre y cuando las existencias sean las reales.

Se debita:

Con el valor del inventario final de los víveres del periodo contable anterior,
fijado en el acta del __ de cada mes.

Por las adquisiciones de los víveres secos y frescos, con cheque o a crédito.

Al recibir del Jefe de Presupuesto las facturas de las planillas de


abastecimientos de víveres secos y frescos, a los cuadros que se van
abastecer en el Área de Orden Publico y efectuar los asientos contables
respectivos.

Al recibir del S-4 copia de las planillas de abastecimientos donde le indican el


valor a girar para la adquisición de víveres frescos a los cuadros de cada
patrulla en el área.

Se acredita:

Por el suministro de víveres diario a la jefe de cocina, con base en la planilla,


menos el valor de las extras vendidas al contado, de acuerdo con el
comprobante de alimentación.

Al efectuar asientos contables debitando estos valores a diario en la cuenta


de planilla.

PLANILLA.

49
El saldo parcial de esta cuenta obedece a los valores pendientes por
cancelar de la planilla del mes anterior y los recibidos a diario de la cuenta de
alimentación.

El saldo total de esta cuenta al término del periodo contable, obedece al


resumen de los movimientos efectuados en el mes de las cuentas de
alimentación, Cantina, Alimentación y Cobertura, fondo de casino, fomento,
fondo Habitacional y eventuales por cada uno de los socios.

Se debita:

Al recibir el valor total de la planilla del cierre al __ de cada mes, para ser
cancelada por los socios en el mes siguiente.

Al recibir a diario el valor de los víveres suministrados a la jefe de cocina, de


acuerdo a la planilla, menos el valor de las extras vendidas al contado.

Al recibir los valores del resumen de las cuentas de fondo de casino,


fomento, fondo de habitacional y eventuales para ser cancelada por los
socios.

Se acredita:

Por la cancelación de los socios en forma individual, la tesorería de la


unidad con base en la relación que le envía el administrador, y casinos de
otra guarnición de acuerdo con la cuenta de cobro que envía el mismo.

Por el asiento contable que se efectúa de esta cuenta a fondo de casino,


previa solicitud por escrito del administrador al ejecutivo, relacionando el
motivo, nombre y valor a trasladar.

Por el asiento contable que se hace en los libros de balance al término del
periodo de esta cuenta a deudores con el nombre, valor y motivo del no pago
por parte de los socios, previa autorización por escrito del ejecutivo de la
unidad.

DEUDORES.

El saldo de esta cuenta representa el valor a cancelar por parte de terceros,


en obligaciones contraídas durante el periodo contable o anterior.

50
Todo valor constituido en esta cuenta debe estar sustentado con cuenta de
cobro entre casinos o con facturas si es de la administración, y relacionado
en el folio individual de deudores incluido en el libro auxiliar de cuentas.

Se debita:

Al efectuar el asiento contable interno recibiendo de planilla los dineros


dejados de cancelar por los socios al finalizar el periodo contable.

Al practicar un corte parcial de cuentas y detectar un faltante de dineros, por


malos manejos o hurto continuado por parte del administrador, este se
constituirá en deudores con nombre propio y como soporte tendrá el informe
presentado por la comisión o perito ordenado por el comando superior.

Al diligenciar un corte parcial a las existencias de elementos de cantina y


detectar faltantes en el inventario diario, este valor se constituirá en deudores
con el nombre y a cargo del administrador.

Al efectuar un cruce entre los víveres adquiridos, los suministrados a la


cocina y las existencias físicas en la despensa, con la planilla control kárdex
de víveres diario acumulable, y detectar faltante físicamente en artículos o
alteración de valores en las planillas de suministro, este valor se constituirá
en deudores con el nombre y a cargo del administrador del casino.

Al vender a crédito artículos de cantina a un socio o miembro del casino, o al


no cancelar en forma oportuna alguno de estos, lo consumido.

Al girar cheque a un socio o miembro del casino en calidad de préstamo,


previa solicitud debidamente motivada, elevada al comando de la unidad y
autorizada por este.

SE ACREDITA:

Por la cancelación parcial o total de los valores por los socios o miembros
del casino afectados por los literales anteriormente enunciados.

ALIMENTACIÓN Y COBERTURA.

El saldo de esta cuenta representa el valor a cobrar individual por Planilla de


Cobro a cada Socio que haya sido abastecido según lista efectuada por el
Suboficial de Coordinación de cada una de las Compañías comprometidas
en Orden Público.

Todo valor constituido en esta cuenta debe estar sustentado con las Planillas
de Abastecimientos con el valor total de cada uno de los socios abastecidos
con el porcentaje acordado de víveres secos y frescos.

Se debita:

51
Al efectuar el asiento contable interno recibiendo de planilla de
Abastecimientos de cancelar por los socios al finalizar el periodo contable.

Esta cuenta debe ser ingresada en la Columna del Libro Mayor para su
respectivo movimiento.

Se debe de cobrar a cada Cuadro Abastecido en forma globalizada en la


casilla como su nombre lo indica ALIMENTACIÓN Y COBERTURA.

Este movimiento contable se efectúa a contado o crédito según la capacidad


de saldo que cuente la cuenta del Casino.

Al cancelar de contado esta cuenta se gira el cheque a la entidad acreedora


o se le elabora el cheque a nombre del Suboficial de Coordinación o Razón
Social.

Esta cuenta se puede adquirir a crédito o de contado según saldo bancario


disponible haciendo el respectivo descuento a los cuadros que fueron
abastecidos.

Se acredita:

Por la cancelación parcial o total de los valores por los socios o miembros
del casino afectados por los literales anteriormente enunciados.

9.2.2 CUENTAS DEL PASIVO.

ACREEDORES

El saldo de esta cuenta representa el valor total que el casino les adeuda a
los proveedores.

Este valor debe estar sustentado en forma individual en el folio de


acreedores incluido al final en el libro auxiliar de cuentas.

Se acredita:

Por las compras que se efectúan a crédito, sin interesar a que cuentas
afectan.

Se debita:

Por la cancelación en forma individual a los proveedores, con cheque, dicha


cancelación se puede hacer parcial o total del valor en acreencia.

FONDO DE CASINO

52
El saldo de esta cuenta se representa en el balance general de la planilla
mensual, el libro columnario, el libro auxiliar de cuentas y en la suma de cada
uno de los folios creados para tal fin.

La base de este descuento será básico del 20% de un sueldo básico del
grado Teniente Coronel, el cual se redondea al mil, con base en el costo
promedio de la planilla y sugerencias a éste, por parte del administrador del
casino.

Se acredita:

Al recibir de los socios por medio de la planilla mensual los valores


descontados en ésta, con el fin de incrementar el fondo básicamente.

Cuando se consigna en efectivo o con cheque dineros de los socios


trasladados de otras guarniciones militares.

Al acreditar los bancos, en la cuenta corriente del casino, valores


consignados en otras plazas, correspondiente a socios que han sido
trasladados a la unidad.

Se debita:

Al efectuar parcial o totalmente, individual o colectivamente la devolución,


reintegro o reembolso de este fondo a los socios, previa solicitud motivada
por traslado o calamidad familiar al ejecutivo de la unidad.

Por movimiento interno de esta cuenta contra planilla, para cancelar las
obligaciones contraídas por los socios que han salido de la unidad en
comisión de estudios o del servicio, previa autorización por escrito del
ejecutivo de la unidad.

Por efectuar cheque giro a otra unidad militar a un socio que ha sido
trasladado y por motivos ajenos a este no cumplió con lo establecido.

FOMENTO.

Este descuento se hace en forma individual basado con el 7% de un sueldo


básico del grado Teniente Coronel en la planilla mensual al personal del área
y de patio, socios y miembros del casino y el valor a descontar lo fijará el jefe
de estado mayor de la brigada en la reunión administrativa mensual de la
unidad, con base en los elementos que se deben adquirir mensualmente
para el funcionamiento, aseo, conservación y mantenimiento del casino.

El administrador elabora un borrador del plan para su inversión


presentándolo al comandante de la unidad para su consideración, si no hay
objeción se pasará en original para sus respectivas firmas.

53
Se acredita:

Con los ingresos recibidos de los socios por medio de la planilla mensual,
este descuento no es reembolsable.

Con el valor del saldo que viene del periodo contable anterior, éste debe ser
igual que el representado en el libro balance general de fomento.

Se debita:

Por la compra de los elementos con base en el plan de inversión, para el


sostenimiento de la cafetería, funcionamiento del salón de juegos, aseo de
las diferentes dependencias, conservación y funcionamiento del alojamiento
y piscina del casino, entre otros.

FONDO HABITACIONAL.

El saldo de esta cuenta corresponde al valor que viene del mes anterior más
el descuento efectuado por planilla de cada cierre de mes.

Este descuento se hace en forma individual basado con el 2.4% del sueldo
básico del grado Teniente Coronel y únicamente al personal de socios que
cuentan con habitación, asignada mediante una organización y distribución
por escrito, encuéntrense en el área, en comisión, vacaciones o permiso,
siempre y cuando porte las llaves de la misma y tenga allí elementos de uso
personal u otros que impida la asignación a otros socios.

Para la compra de artículos por esta cuenta el administrador elaborará con


base en las necesidades sentidas en las habitaciones, un borrador del plan
para su inversión presentándolo al comandante de la unidad para su
consideración, si no hay objeción, se pasará en original para sus respectivas
firmas.

Se acredita:

Con el saldo que viene del periodo contable anterior, ya que este fondo no es
necesario invertirlo mensualmente.

Al recibir los dineros por descuento a los socios que cuentan con habitación,
por medio de la planilla mensual.

Al consignar los dineros recibidos de los socios honorarios del casino que
soliciten el servicio de habitación, por encontrarse de paso o en comisión.

Se debita:

Por la compra de los artículos de acuerdo al plan de su inversión.

54
Al cancelar la cuenta de cobro por lavado de tendidos de cama y cortinas,
manteles, tapetes o muebles de sala del casino.

Cuando se cancela la mano de obra a particulares, en reparaciones locativas


o mantenimiento de las instalaciones, en las unidades militares donde no
haya albañil.

INTERESES C.D.T.

Los valores que representa esta cuenta corresponden a los intereses


producidos del título valor trimestralmente.

El saldo que demuestra es el acumulativo de los intereses producidos y


cargados en los libros de balance, cada vez que se vence el convenio con el
banco.

Su inversión se hará para beneficio general de los socios, ya que el título


valor es constituido con el fondo de casino de los mismos.

Para la adquisición de elementos por este rubro no es necesario elaborar


plan para su inversión, basta con evidenciar una necesidad sentida para
mantener la moral y el bienestar de los socios.

Se acredita:

Al recapitalizar trimestralmente el título valor, es decir al solicitar al banco el


cambio de este incluyendo en él mismo los intereses producidos a la fecha.

Se debita:

Por la adquisición de elementos o artículos para el casino, con el fin de


mantener la moral y el bienestar de los socios en general.

EVENTUALES.

Esta cuenta se constituyó con el fin de agrupar subcuentas o conceptos


varios por los cuales se adquieren elementos o se crean obligaciones, en la
celebración de cumpleaños, recepciones, despedidas, apoyo a socios por
calamidad familiar, entre otros. Siendo descontados estos dineros por planilla
en forma individual y solo al personal que participa en el evento, previamente
su autorización escrita.

Se acredita:

Con el valor recibido de planilla, descontado a los socios que participan en el


evento.

55
Por el cobro del alquiler del salón del casino a socios, miembros o
particulares, para eventos varios.

Por el valor del préstamo de la piscina para competencias, cursos de


natación etc.

Se debita:

Por la compra de elementos o por las obligaciones creadas según el


numeral seis.

Por el valor recibido de cantina en el suministro de artículos al comandante


de la unidad durante el mes.

GANANCIAS:

El saldo de esta cuenta representa el valor que viene del mes anterior por
las utilidades obtenidas en la venta de las mercancías incrementadas del
5% al 10 % del valor de compra ya que los Casinos son sin ánimo de lucro
regalías por compra de gaseosas y otros, menos el 20% de Capital, la
Cancelación del Diferido Bancario ___ x 1000 y Cancelación de Chequera.

Las utilidades se pueden cargar a diario a la cuenta de ganancias con base


en la planilla de ventas diaria de cantina acumulable, o planilla control kardex
de existencias acumulada.

Para su gasto el administrador elaborará un borrador del plan de inversión,


presentándolo al comandante de la unidad para su aprobación, si no hay
ninguna modificación, se hará en original y se pasará para las firmas
correspondientes.

Se acredita:

Con los dineros que recibe a diario por las utilidades obtenidas en la venta de
las mercancías.

Con los dineros producto de las regalías recibidas, en especie o en dinero


por la compra de gaseosas, helados y otros.

Por las notas crédito presentadas en el extracto bancario, en reintegro de


dineros por comisiones, cheques de gerencia, cobro de chequera u otras
transacciones bancarias descontadas anteriormente por el banco.

Se debita:

Al efectuar el asiento contable interno a capital por el 20% de las ganancias


obtenidas por la venta de mercancías.

Por la compra de los elementos relacionados en el plan de inversión.

56
Por la cancelación de las notas débito representadas en el extracto bancario.

Por el valor de las mercancías vencidas, o no aptas para el consumo


humano.

CAPITAL:

El saldo parcial de esta cuenta corresponde a la acumulación del 20% de las


ganancias que recibe mensualmente.

El saldo al corte del periodo contable obedece al patrimonio monetario del


casino.

Para el gasto parcial de este rubro, es necesario solicitar con oficio


motivado, al Jefe de Estado Mayor de la Brigada.

Se acredita:

Al recibir mensualmente el 20% de las ganancias obtenidas por la venta de


las mercancías, o artículos de cantina.

Se debita:

Por la adquisición de artículos o elementos para uso exclusivo del casino, o


para beneficio general de los socios, previa autorización por escrito del Jefe
de Estado Mayor de la Brigada.

Para la cancelación del valor en la constitución anual de la póliza de manejo


del casino.

Por la liquidación definitiva del casino.

9.3 DOCUMENTOS CONTABLES SOPORTES PARA EL COMPROBANTE DIARIO Y


LIBROS DE BALANCE DE LOS CASINOS.
Para efectuar los asientos contables en los libros de balance como son: el columnario y
el auxiliar, se deben elaborar los documentos que a continuación se relacionan y en la
forma que se ordena.

a. Recibo de caja pre numerado, debidamente elaborado relacionando las


cuentas que se afectan con los dineros recibidos.

b. Recibo comprobante de consignación elaborado a máquina o en


computador, y con los respectivos sellos del banco.

c. Planilla de ventas diaria de cantina acumulable.

d. Planilla por venta de extras de alimentación al contado.

57
e. Planilla y comprobante diario acumulable de alimentación.

f. Ordenes de pedido en original y copia si se va a adquirir a crédito o solo


original si se adquiere con cheque.

g. Facturas comerciales por la compra de elementos.

h. Cuentas de cobro para la cancelación de mano de obra en reparaciones


locativas o lavado de tendidos y manteles.

i. Comprobantes de egreso con su respectivo cheque elaborado con trama de


seguridad, debidamente enumerados y relacionando las o/p que se cancelan,
las cuales van anexas a este documento.

j. Comprobante diario debidamente elaborado con los documentos antes


relacionados y sus respectivos asientos.

CAPÍTULO X

10. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL COMPROBANTE DIARIO,


LIBROS DE BALANCE, CONTROL ADMINISTRATIVO Y DOCUMENTOS
SOPORTES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS CASINOS DE OFICIALES Y
SUBOFICIALES.

10.1 DOCUMENTACIÓN

10.1.1 COMPROBANTE DE DIARIO:

a. Es el documento que agrupa todos los movimientos contables producidos


a diario en la administración de un casino, salón social o panadería de la
unidad, consta de dos cuerpos, uno el de los asientos contables, con sus
parciales, débitos y créditos, con el fin de efectuar estos movimientos en
el libro auxiliar de cuentas tal cual se presentan, y el otro donde se agrupa
el resumen de las cuentas afectadas con el fin de elaborar los asientos
contables en el libro columnario como se presentan.

b. Para efectuar los asientos contables en este documento es necesario


acudir a los soportes como son, entre otros:

Recibo de caja, consignación, orden de pedido, factura comercial,


comprobante de egreso con protección, cheque con sus
respectivos sellos del casino y de la intendencia local, planillas de
venta diaria de cantina, planilla por venta de extras de alimentación
al contado, comprobante de alimentación con su planilla de
suministro de víveres.

58
Elaboración del comprobante diario.

El administrador con base en los movimientos contables y de acuerdo al


formato descrito para tal fin, procede a elaborar éste documento, así:

59
60
61
COMPROBANTE DE CIERRE

62
10.1.2LIBRO COLUMNARIO O MAYOR

Este documento se elabora con base en los asientos contables demostrados en el resumen
del comprobante diario, no sin antes sentar los saldos en valores de las cuentas del periodo
contable anterior.

Los valores representados en este libro son los que se observan en el comprobante diario No.
01 y Comprobante de Cierre No 31 con los saldos del cierre correspondiente.

63
10.1.3 ELABORACIÓN DE LOS AUXILIARES DE CUENTAS.

Los asientos contables que se efectúan en estos libros auxiliares obedecen a los valores
demostrados en la columna del parcial del comprobante diario; todos sin excepción
deben ser firmados por: administrador del casino, jefe de presupuesto, Ejecutivo y
segundo Comandante de la unidad táctica y comandante de Unidad táctica..

El detalle descrito en cada asiento en el comprobante diario se efectúa de manera clara


en cada auxiliar de cuentas, para que cuando se presente un error o inconsistencia
alguna en el libro columnario, estos sirvan de soporte

AUXILIAR DE CAJA.

AUXILIAR DE BANCOS.

AUXILIAR DE CANTINA.

64
AUXILIAR DE ALIMENTACIÓN.

AUXILIAR DE PLANILLA.

65
AUXILIAR DE DEUDORES.

AUXILIAR DE C.D.T.

AUXILIAR DE ALIMENTACIÓN Y COBERTURA.

AUXILIAR DE ACREEDORES.

66
AUXILIAR DE FONDO DE CASINO.

AUXILIAR DE FOMENTO.

AUXILIAR DE FONDO HABITACIONAL.

67
AUXILIAR DE INTERESES DE C.D.T.

AUXILIAR DE EVENTUALES.

AUXILIAR DE GANANCIAS.

68
AUXILIAR DE CAPITAL.

FIRMAN

10.1.4 BALANCE GENERAL CONTABLE.

Es la demostración del estado de las cuentas, al término del periodo del mismo o al cierre
del día 20 de cada mes.

Para efectuar este ejercicio, se suman en forma vertical los valores descritos en el libro
columnario en cada una de las cuentas tanto los débitos como los créditos y la diferencia
69
de estas, son los saldos para consolidar el balance general, para tal fin se tomaron los
saldos del libro columnario del presente reglamento, así:

BALANCE GENERAL
CAJA 0,00
BANCOS 13.537.900,00
CANTINA 2.836.440,00
ALIMENTACION 8.232.270,00
PLANILLA 5.468.080,00
DEUDORES 2.769.000,00
C.D.T 5.000.000,00
ALIMENTACION Y
COBERTURA
ACREEDORES 7.630.100,00
FONDO DE CASINO 22.630.000,00
FOMENTO 290.000,00
FONDO HABITACIONAL 1.120.000,00
EVENTUALES 0,00
INTERESES C.D.T 237.600,00
GANANCIAS 508.180,00
CAPITAL 5.427.810,00
SUMAS IGUALES 37.843.690,00 37.843.690,00

BALANCE ALIMENTACION
VIENEN 2.693.950,00
COMPRAS 5.986.400,00
ESTANCIAS 50 X 8.357,00 417.850,00
EXTRAS A CREDITO 25.230,00
EXTRAS A CONTADO 5.000,00
PASAN 8.232.270,00
SUMAS IGUALES 8.680.350,00 8.680.350,00

BALANCE CANTINA
VIENEN 790.540,00
COMPRAS 2.198.700,00
GANANCIAS 16.600,00
VENTAS 169.400,00
PASAN 2.836.440,00

SUMAS IGUALES 3.005.840,00 3.005.840,00

CAPÍTULO XI

11. FORMATOS PARA ELABORAR LOS DOCUMENTOS SOPORTES DE LA


CONTABILIDAD DE CASINOS DE OFICIALES Y SUBOFICIALES.

11.1 RECIBO DE CAJA

Formato.
70
Se elabora con base en la recaudación de dineros por varios conceptos, en este se
relaciona siempre la fecha anterior a la consignación, el nombre del Auxiliar de bar
si es por ventas de cantina, el nombre del socio si es por venta de extras de
alimentación, el nombre o la relación anexa al comprobante diario del personal que
cancela planilla y el nombre de la persona que cancela deudores.

En este mismo formato se afectan las cuentas que reciben y las que entregan, firma
el administrador; de igual forma se le anexa en la parte posterior el recibo de la
consignación, si esta se efectúa.

11.2 FORMATO ORDEN DE PEDIDO

Este documento se elabora en original y copia cuando se va a adquirir a crédito, y solo


en original cuando se compra con cheque, es decir al contado. El administrador lo
elabora antes de recibir los elementos en la dependencia, en él se registra la Brigada, el
Batallón y el casino, la fecha de elaboración, al igual que el número consecutivo, el
nombre o razón social del proveedor, de igual forma relaciona los artículos, con
cantidad, unidad de medida, valor unitario y valor total..Describe el valor total de la
orden de pedido en letras, y sienta las firmas del Administrador, Jefe de Presupuesto y

71
Ejecutivo de la Unidad. Cuando se compra a crédito, el original se envía al proveedor y
la copia se anexa con la factura comercial al comprobante diario.

11.3 COMPROBANTE DE CHEQUE

Este documento se elabora con trama de seguridad, se le coloca el sello de páguese al


primer beneficiario, se enumeran en forma consecutiva, en la parte central se relacionan
las órdenes de pedido a cancelar, se le anexan las originales de estas y se presenta para
las respectivas firmas autorizadas.

Elaboración Formato Comprobante de cheque

72
11.4 PLANILLA DIARIA DE CANTINA

Este documento reemplaza el libro control kardex de existencias artículos de cantina, ya


que se lleva en forma acumulable y a diario.

Le permite al administrador ejercer un estricto control y al inspector un corte en forma


inmediata.

De igual forma nos permite elaborar el libro balance de cantina el mismo día del cierre.

73
Consta de cinco cuerpos o secciones y dos balances denominados en la siguiente
forma, así:

a. Elementos, es la relación de los artículos que vienen del inventario anterior y los
que se compran a la fecha, al adquirir artículos del mismo nombre pero con valor
diferente, se abrirá otra casilla para este.

b. Entradas, este cuerpo consta de tres secciones: el vienen, corresponde en la


planilla numero 01 al inventario que firma el interventor al cierre, en la planilla
numero 02 y en las sucesivas, corresponde a las cantidades y valores del total de
compras a la fecha. Compras, corresponde a los artículos que se adquieren al
comercio y de acuerdo a la orden de pedido.

c. Salidas, Este cuerpo consta de tres secciones: el vienen, en la planilla No. 01 no


se representa, pero de la planilla No. 02 en adelante corresponde al total de
ventas a la fecha. Ventas, corresponde a los artículos vendidos en el día.

d. Pasan, obedece a la suma en cantidades y valores del total de las compras y las
ganancias menos el total de ventas.

e. Ganancias, equivale en cada artículo o en forma global a efectuar la suma de los


pasan y el total de ventas, restándole las compras.

f. Balance de mercancías: Corresponde a las mercancías que vienen, más las


adquiridas en el día, más las ganancias acumuladas, menos el total de ventas y
menos el total pasan.

g. Balance de ventas. Corresponde a las ventas del día, más la cancelación del
crédito autorizado en días anteriores a algún socio y demostrado al respaldo de
la planilla, menos el crédito autorizado en el día, más el valor consignado.

h. Acumulado: Los acumulados van en la parte final de la planilla en forma para


mayor control y permitir mayor visibilidad en los diferentes movimientos para
detectar cualquier error contable que se llegara a presentar en dichos
movimientos, y que la impresión sea en tamaño carta para una presentación
perfecta en el documento.

74
i. Control Ventas: Para el Control de ventas es indispensable hacerle al soldado
auxiliar una misma planilla en blanco para el respectivo inventario diario y
llevando con esto un correcto pasan de elementos tanto en bodega como en
despensas.

75
76
77
11.5 PLANILLA DIARIA DE ALIMENTACIÓN

78
a. Artículos, se relacionan todos los elementos del inventario anterior y los que se
adquieren, teniendo en cuenta que si se compra un artículo durante el mes con uno
79
o varios precios, se abrirán cuantas casillas sean necesarias. De igual forma para
incluir los víveres secos y frescos que adquiere el Jefe de Presupuesto o S4 para el
personal del área, basta con sumar el total de estancias de orden público de las
planillas por abastecimiento y con este dato se abre una casilla en la planilla del
comprobante de alimentación donde dirá: estancias de o/p. Cantidad, valor. unitario
y valor total.

b. Entradas, este cuerpo consta de tres secciones: el vienen, corresponde en la


planilla número 01 al inventario que firma el interventor al cierre, en la planilla
número 02 y en las sucesivas, corresponde a las cantidades y valores del total de
compras a la fecha. Compras, corresponde a los artículos que se adquieren al
comercio y de acuerdo a la orden de pedido.

c. Salidas, Este cuerpo consta de tres secciones: el vienen, en la planilla No. 01 no


se representa, pero de la planilla No. 02 en adelante corresponde al total de víveres
suministrados a la fecha. Suministro, corresponde a los artículos entregados al jefe
de cocina en el día.

d. Pasan, Equivale a la resta que se hace en cantidades y valores entre las compras y
el suministro.

e. Acumulado, va en la parte baja de la respectiva planilla en forma abreviada para un


mayor control.

f. En este documento se consignaran tres firmas, así: administrador y jefe de


presupuesto y el Ejecutivo y Segundo Comandante.

g. Los controles de suministros y ventas de cada una de las planillas se llevan a parte
de las diarias para sus respectivos inventarios diarios los cuales llevan las firmas de
los auxiliares de servicio del día.

11.6 ELABORACIÓN FORMATO PLANILLA DIARIA CONTROL ESTANCIAS

Este documento de soporte administrativo es llevado por el auxiliar de alimentación del


casino, lo recibe del administrador el día ___ de cada mes.

Cada casilla obedece a un día, y el control se efectúa marcando con un signo cuando el
arranchado consume cada alimento, lo más efectivo es efectuar el control formando la
letra (Z).

La misión del auxiliar es el de evidenciar la asistencia del socio en el comedor, y


sustentar con cada raya el consumo del alimento, en ningún momento es autorizado para
llenar el cuadro si el socio solo consume uno o dos alimentos.

Este documento lo entrega a diario al administrador después de terminada la cena, con el


fin de que este verifique la cantidad de arranchados que permanecen en la unidad y a su
vez elabore la planilla de alimentación.

80
81
FORMATO PLANILLA CONTROL ESTANCIA

82
11.7MENÚ

83
11.8 BALANCE GENERAL MENSUAL DE CANTINA

84
85
Elaboración Formato Libro Balance General de Cantina

El libro balance general de cantina es un documento soporte de carácter administrativo,


ya que en él se recopila todo el movimiento contable de mercancías del mes.

Consta de (seis) cuerpos o secciones, como son:

Artículos, Vienen, Compras, Ventas, Pasan y Ganancias.

Este documento se elabora en libro rayado, foliado y pre numerado, en él se efectúa el


rayado antes descrito.

Cuando se compran artículos de la misma especie, pero con diferente precio, se abrirán
cuantas casillas sean necesarias, en vista de que cada elemento dará una utilidad
diferente.

Sección de Artículos:

En esta se relacionan los elementos en cantidad, valor unitario y valor total en forma
general, es decir los que vienen del mes anterior y los adquiridos en el periodo contable.

Sección de Vienen:

En este cuerpo se relaciona la cantidad, valor unitario y valor total de los artículos que
pasan del mes anterior, según el acta sustentada con la firma del interventor.

Sección de Compras:

Corresponde a la cantidad, valor unitario y valor total de los artículos adquiridos, solo en
el periodo contable, el total de esta sección debe ser igual a lo reflejado en el columnario
y auxiliar de cantina.

Sección de Ventas:

Equivale a relacionar la cantidad, el valor unitario y el valor total de los artículos vendidos
en el periodo contable.

Sección de Ganancias:

En esta casilla se reflejan las ganancias obtenidas en forma individual por la venta de
cada artículo.

Balance General de Cantina

Se consigna en el mismo libro y para este ejercicio se determinan dos formulas


matemáticas, así:

Ganancias es igual a: inventario final más las ventas menos las compras.

Inventario Final es igual a: Las compras más las ganancias menos las ventas.

86
11.9 FORMATO PLANILLA BALANCE MENSUAL DE ALIMENTACIÓN

87
88
11.10 FORMATO LIBRO CONTROL OFICIAL DE SERVICIO.

MOVIMIENTO CONTABLE DE ______________DEL 21 DE______AL 20 DE____


DE _______

VALOR VALOR TOTAL ACUM FIRMAS DEL


ARTICULOS CANTIDAD MEDIDA
UNITARIO TOTAL O/P. POR DIA O/S

Elaboración formato libro control oficial de servicio

Documento soporte de control administrativo, el rayado que se observa en el literal (p),


se efectúa en todos los libros elaborados para registrar la entrada de los artículos,
elementos, cuentas de cobro por mano de obra o lavado de tendidos, efectuándose en un
libro de actas foliado y pre numerado.

El libro permanece en la oficina de la administración del casino, con el fin de que al entrar
los elementos o productos a la dependencia, el oficial de servicio efectúe la verificación
de los mismos y con puño y letra relacione los asientos correspondientes con base en la
orden de pedido y la factura comercial anexa.

La fecha del asiento es la que trae la factura, y no la de la orden de pedido.

Al término de los asientos por las entradas del día por parte del oficial de servicio, el
administrador procede a saldar el libro en la columna de total acumulado por día. Este
valor total nos sirve para cruzar con el columnario.

Para los registros por adquisiciones de artículos de cantina se abrirá un solo libro de 200
folios. Así mismo se abrirá un libro de 200 folios para las adquisiciones de víveres o
registro del suministro de dinero para víveres frescos con base en las planillas de
abastecimientos del s-4.

Para el registro de adquisiciones por Ganancias, fomento, fondo de pieza y eventuales,


se puede llevar un solo libro foliado pre numerado y de 300 folios con separadores.

Al término del periodo contable estos libros, y en cada una de las cuentas se saldaran,
demostrando el siguiente balance y firmas al respecto.
89
11.11 FORMATO DE PLANILLA MENSUAL

Este documento representa y demuestra los valores y conceptos a cancelar por parte de
cada uno de los socios, de igual forma el movimiento en el mes del fondo de casino.

Para su elaboración, el administrador deberá tener presente que esta planilla es un


documento legal y jurídico del cual deberá elaborar una original para el tesorero de la
unidad y dos copias, una para la cartelera y otra para el registro, para cualquier cruce de
cuentas que se presente y los tesoreros puedan descontar las respectivas obligaciones
sin entregar nada en efectivo al administrador, lo único que entrega es el recibo de
consignación y la relación del personal que por cualquier motivo no se le hizo el
descuento acordado. En esta planilla se manejan ocho cuentas, las cuales le
suministrarán los datos necesarios para tal fin, así:

Alimentación: Representada en las estancias, el valor de las estancias y las extras a


crédito del mes.

Fondo de Casino: Representado por el valor a descontar por planilla es de cincuenta mil
pesos ($50.000,00) cada mes hasta completar el tope del 20% del sueldo Básico del
Grado de Teniente Coronel, los socios que no cuentan con el fondo de casino completo, o
a los que han solicitado devolución parcial o total en el mes con solicitud motivada.

Fomento: Demuestra el valor a descontar a cada uno de los socios, dicho valor está
determinado el 0.7% del Sueldo Básico del grado de un Señor Teniente Coronel.

Este fondo no es reembolsable, ya que es para la adquisición de elementos para el


mantenimiento, funcionamiento y servicio de las diferentes secciones del casino, el
descuento es para todo el personal de socios orgánicos de la unidad militar que se
encuentran en patio o en el área de operaciones

Fondo Habitacional. El valor a descontar por este rubro corresponde al 2.4% del sueldo
Básico del Grado de un señor Teniente Coronel aproximando las cifras al mil este
descuento obedece a la calidad del servicio y al mantenimiento que se determine para las
mismas.

Este fondo no es reembolsable, y se le descuenta solo a los socios que cuentan con
habitación asignada, habitada o no se le hará efectivo el descuento del fondo de pieza
mensualmente.

Eventuales: Los valores que represente esta cuenta deben de obedecer solamente a los
descuentos acordados en reunión previa y por escrito con los socios y autorizada por el
comando de la unidad, para la cancelación de servicios comunales de TV. piscina etc.

De igual forma se incluirá en esta cuenta y se cobrará por planilla el servicio suministrado
por los casinos a la administración del batallón en lo correspondiente a cantina por
atenciones de comando.

Movimiento Fondo de Casino: Consiste en demostrar los movimientos efectuados por


este concepto en el mes, como son los descontados por planilla o los recibidos de los
socios y consignados a esta cuenta en forma personal. Los egresos o las devoluciones
efectuadas previa solicitud motivada y autorizada por el ejecutivo.
90
Alimentación y Cobertura: Los valores a descontar por este rubro corresponden al
abastecimiento efectuado a los cuadros que se encuentran en el área de orden público
con la relación entregada por el Suboficial de Coordinación por medio de la planilla
planeada para tal fin.

Esta cuenta no es reembolsable, y se le descuenta solo a los socios que hayan sido
abastecidos.

Cantina: Representa los créditos adquiridos por cada uno de los socios durante el mes

91
Formato panilla cobro mensual

Este documento se elabora en original y dos copias, con el fin de colocar una en la cartelera
del casino o en un lugar visible para los socios.

92
11.12 FORMATO PARA LA TESORERÍA

BATALLÓN
CASINO

Lugar
Fecha
_____
___

ASUNTO : Relación Obligaciones a cancelar por planilla


AL : Señor Tesorero
BATALLÓN DE______________________________
Gn.-

Con el presente se envía a esa dependencia, la relación del


Personal y sus respectivos valores con el fin de que sean descontados y
Consignados a la cuenta Corriente de este casino, así:

Valor a
Nro. Gdo. Apellidos y Nombres
Pagar
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Valor total a descontar $

Administrador Jefe de Presupuesto.

11.13 FORMATO PARA CONCILIACIONES BANCARIAS

93
ELABORACIÓN DE LOS DIFERENTES PLANES DE INVERSIÓN

94
Con la elaboración de los planes de inversión de ganancias, fondo habitacional y fomento
hay que tener en cuenta la adquisición de los diversos elementos a adquirir por estos
rubros para su respectivo control.

Cuando se elabora el plan de inversión de ganancias se debe efectuar el movimiento de


la cancelación del pago del impuesto bancario, el mismo día del cierre para evitar
incrementos en este pago.

En la elaboración del plan del fondo habitacional es preciso tener en cuenta si no hay
personal especialista para la mano de obra, cancelar por este rubro.

En la elaboración del Plan de Inversión de Reposición y Equipo tener en cuenta que como
su nombre lo indica, se destina para la adquisición de los correspondientes elementos
primarios para la elaboración y preparación de la materia prima; también para adquirir
elementos para el bienestar del personal de soldados.

95
11.14 FORMATO PLAN INVERSIÓN DE GANANCIAS

96
11.15 FORMATO PLAN INVERSIÓN FOMENTO

97
11.16 FORMATO PLAN INVERSIÓN FONDO HABITACIONAL

98
11.17 FORMATO SALDOS FONDO DE CASINO

99
11.18 FORMATO ACTA DE PASAN CANTINA

100
101
11.19 FORMATO ACTA DE PASAN ALIMENTACIÓN

102
103
11.20 TABLA PORCIONADA RACIÓN VÍVERES POR PERSONA

ACEITE POR 1.000CC. 01 GALON X 60 H ATUN 01 LATA X 3 H


ARROZ 01 LIBRA X 06 H LECHE EN P X 400 GM 01 BOLSA X 30 H.
AVENA 400 GMS. 01 TARRO X 30 H JAMON 01 LIBRA X 16 H
ARVEJA VERDE SEC 01 LIBRA X 10 H MONDONGO EN SOPA 01 LIBRA X 20 H
AZUCAR 01 LIBRA X 15 H REMOLACHA 01 LIBRA X 15 H
CAFÉ 01 LIBRA X 60 H TAMAL 01 UNIDAD X H
CARNE DE RES 01 LIBRA X 04 H LECHE BOTELLA 01 UNIDAD X 8 H
CABEZONA 01 LIBRA X 15 H BOCADILLO VELEÑO 01 UNIDAD X H
CHOCOLATE 01 LIBRA X 30 H SOPAS MAGY 01 SOBRE X 6 H
LECHE x 1000 GMS 01 BOLSA X 10 H COSTILLA DE RES 01 LIBRA X 4 H
CALDO MAGUI 01 PASTA X 20 H HUEVOS 02 UNIDAD X H
FRIJOL EN SECO 01 LIBRA X 10 H LENTEJA 01 LIBRA X 10 H
FRIJOL EN SOPA. 01 LIBRA X 05 H PIMENTÓN 01 LIBRA X 30 H
REPOLLO 01 LIBRA X 10 H PANELA 01 LIBRA X 15 H
MAYONESA 01 GARRAF X 400 H PAPA NEGRA 01 LIBRA X 03 H
YUCA 01 LIBRA X 4 H GUINEO 01 LIBRA X 10 H
PEPINO COHOMBR 01 LIBRA X 10 H CRIOLLA PARA SOPA 01 LIBRA X 12 H
PASTAS PARA SECO 01 LIBRA X 10 H ZANAHORIA 01 LIBRA X 10 H
POLLO 01 LIBRA X 02 H GARVANZO 01 LIBRA X 10 H
QUESO 01 LIBRA X 10 H PROMASA 01 LIBRA X 10 H
SAL 01 LIBRA X 80 H PESCADO 01 LIBRA X 4 H
CHORIZO 01 UNIDAD X H BANANO 01 UNIDAD X H
PAN 01 UNIDAD X HOM SALSA DE TOMATE 01 GARF X 400 H
PLÁTANO 01 UNIDAD X 2 H PASTAS PARA SOPA 01 LIBRA X 20 H

104
PAGINA EN BLANCO DEJADA INTENCIONALMENTE

105
CAPÍTULO XII

12. PLAN DE CUENTAS PARA EL CASINO DE SOLDADOS, SALONES SOCIALES Y


PANADERÍAS DEL EJÉRCITO.

12.1 CUENTAS DEL ACTIVO EN SU RESPECTIVO ORDEN

1. CAJA

2. BANCOS

3. C.D.T. u otro título valor

4. MERCANCIAS

5. MATERIA PRIMA

6. PRODUCTOS EN PROCESO

7. PRODUCTO TERMINADO

8. DEUDORES

12.2 CUENTAS DEL PASIVO EN SU RESPECTIVO ORDEN

9. ACREEDORES

10. REPOSICION Y EQUIPO

11. INTERESES C.D.T.

12. EVENTUALES

13. GANANCIAS

14. CAPITAL

12.3 SIGNIFICADO, CONCEPTOS Y MANEJO DE LAS CUENTAS

CUENTAS DEL ACTIVO

CAJA

El saldo de esta cuenta se representa con los valores recibidos en efectivo o


en cheques por varios conceptos según el recibo de caja.

Se debita:

Con el valor de las ventas al contado según planilla de mercancía

106
Con la cancelación de los deudores, en especial la administración.

Con las regalías o donaciones por la compra de gaseosas, helados y otros.

Se acredita:

Cuando se efectúa la consignación y los dineros son recibidos en la cuenta de


bancos.

BANCOS

El saldo de esta cuenta en la entidad bancaria, representa el dinero disponible,


sin interesar que haya cheques girados pendientes por cobro, o depósitos en
canje.

El saldo de esta cuenta en los libros de balance y chequera, corresponde a los


dineros disponibles realmente, ya que el administrador antes de girar verifica
los saldos entre el libro columnario, el auxiliar de cuentas y al saldar la
chequera.

Se debita:

Con las consignaciones en efectivo o en cheques por varios conceptos.

Con las notas crédito, por reintegro de aportes varios.

Con el valor de los cheques girados de la cuenta, consignados por el


proveedor y devueltos por el banco por alguna de las causales del mismo.

Por la cancelación del C.D.T. y el reintegro de este a la cuenta de bancos, con


cheque de gerencia o con nota crédito.

Se acredita:

Al girar cheques para la cancelación de los acreedores o para la compra de


mercancías, y materia prima para la panadería.

Al constituir un titulo valor “C.D.T.” u otro.

Al deducir con movimiento interno las notas débito presentadas en el extracto,


por compra de chequera o comisiones varias, al efectuar la conciliación
bancaria.

C.D.T.

El saldo de esta cuenta está representado en el título valor que le expide el


banco trimestralmente al vencerse el término para el cual fue constituido.

Se debita:

107
Al ser constituido el título valor con cheque o con nota crédito expedida por el
banco.

Al recapitalizar el título valor con los intereses producidos trimestralmente o de


acuerdo al convenio fijado con el banco.

Se acredita:

Al vencer el término del convenio y ordenar al banco el reintegro total de este


valor a la cuenta de bancos, con cheque de gerencia o con nota crédito.

MERCANCIAS.

El saldo que representa esta cuenta a diario, obedece a los valores en


existencias físicas de las mercancías más las ganancias obtenidas a la fecha.

Se debita:

Con el valor del inventario de las mercancías del periodo contable anterior,
fijado en el acta al corte del 20 de cada mes.

Por la adquisición de artículos comestibles, rancho y bebidas, con cheque o a


crédito.

Se acredita:

Por las ventas al contado representadas en el balance de ventas en la planilla


diaria y en el recibo de caja.

Por las ventas a crédito autorizado, representadas en el balance de ventas en


la planilla y con la relación del personal y el consumo al respaldo de la misma.

Por perdidas eventuales representadas en artículos vencidos, o no aptos para


el consumo humano, este asiento se hace con movimiento interno.

MATERIA PRIMA.

El saldo a diario de esta cuenta equivale al valor de las existencias físicas en


artículos que se encuentran en el depósito de la panadería de la unidad.

Se debita:

Con el valor del inventario de la materia prima del periodo contable anterior,
fijado en el acta del 20 de cada mes.

Por la adquisición de la materia prima, con cheque o a crédito

Se acredita:
108
Por el suministro diario de materia prima al panadero de la unidad, con base
en la orden de suministro.

PRODUCTOS EN PROCESO.

El saldo a diario de esta cuenta debe permanecer en cero, ya que al recibir el


valor en artículos de materia prima, el mismo día se los entrega a producto
terminado.

Se debita:

Al recibir el valor total de la orden de suministro para la elaboración del


producto.

Se acredita:

El mismo día al suministrarle la totalidad de los elementos a producto


terminado.

PRODUCTO TERMINADO.

El saldo de esta cuenta representa el valor de venta de los productos


elaborados, siempre y cuando no sean vendidos a los casinos, casas fiscales
o a la administración el mismo día.

Se debita:

Al efectuar el asiento contable interno recibiendo el producto elaborado con el


valor de venta.

Se acredita:

Por la venta a crédito de los productos elaborados, para la administración del


batallón, casinos o casas fiscales.

Por el asiento contable interno que se hace de producto terminado contra


mercancías, por la adquisición de los artículos elaborados para la venta en
esta dependencia, estos productos salen del producto terminado con el valor
de venta, pero en menos proporción que la suministrada a las dependencias
anteriores.

DEUDORES.

El saldo parcial de esta cuenta representa el valor a cancelar por parte de las
compañías de soldados regulares o profesionales, la intendencia local en el
suministro del pan, los casinos y casas fiscales, en obligaciones contraídas
durante los periodos contables o anteriores.

Todo valor constituido en esta cuenta debe estar sustentado con cuenta de
cobro a las compañías de soldados, planillas de suministro de pan a casas
fiscales, cuentas de cobro entre casinos o con facturas si es de la
109
administración, y relacionado en el folio individual de deudores incluido en el
libro auxiliar de cuentas.

Se debita:

Al efectuar el asiento contable interno recibiendo de producto terminado el


valor suministrado en pan al economato, casinos y casas fiscales.

Al practicar un corte parcial de cuentas y detectar un faltante en dineros,


mercancías o materia prima de panadería, por malos manejos o hurto
continuado por parte del administrador o de terceros, este se constituirá en
deudores con nombre propio y como soporte tendrá el informe presentado por
la comisión o perito ordenado por el comando superior.

Al suministrar mercancías a crédito a las compañías de soldados regulares o


profesionales, previa solicitud por escrito del comandante.

Se acredita:

Por la cancelación parcial o total de los valores por las compañías de


soldados, casinos, casas fiscales o la administración de la unidad.

CUENTAS DEL PASIVO

ACREEDORES

El saldo de esta cuenta representa el valor total que el casino le adeuda a los
proveedores.

Este valor debe estar sustentado en forma individual en el folio de acreedores


incluido al final en el libro auxiliar de cuentas.

Se acredita:

Por las compras que se efectúan a crédito, sin interesar que cuentas se
afectan.

Se debita:

Por la cancelación en forma individual a los proveedores, con cheque, dicha


cancelación se puede hacer parcial o total del valor en acreencia, de acuerdo
a disponibilidad en bancos.

REPOSICION Y EQUIPO.

El saldo de esta cuenta se representa es acumulable, y solo se utilizará para la


compra, recuperación o mantenimiento del equipo de panadería.

Se acredita:

Al recibir a diario la utilidad obtenida por la venta del producto terminado.

110
Se debita:

Al efectuar la adquisición de equipo para la panadería, al cancelar el


mantenimiento y al recuperar el equipo deteriorado de la dependencia en
mención.

Al suministrar a la administración de la unidad los ponqués para el cumpleaños


de los soldados.

INTERESES C.D.T.

Los valores que representa esta cuenta corresponden a los intereses


producidos del título valor trimestralmente.

El saldo que demuestra es el acumulativo de los intereses producidos y


cargados en los libros de balance cada vez que se vence el convenio con el
banco.

Su inversión se hará para beneficio general de los soldados, ya que el título


valor es constituido con parte del capital del casino

Para la adquisición de elementos por este rubro no es necesario elaborar plan


para su inversión, basta con evidenciar una necesidad sentida para mantener
la moral y el bienestar de los soldados.

Se acredita:

Al recapitalizar trimestralmente el título valor, es decir al solicitar al banco el


cambio de este incluyendo en él mismo los intereses producidos a la fecha.

Se debita:

Por la adquisición de elementos o artículos para el casino, con el fin de


mantener la moral y el bienestar de los soldados en general.

EVENTUALES

Esta cuenta se constituyó con el fin de agrupar sub-cuentas o conceptos


varios por los cuales se adquieren elementos o se crean obligaciones, en la
celebración de cumpleaños, apoyo a soldados por calamidad familiar, entre
otros.

Se acredita:

Por el cobro del alquiler del salón social a socios, miembros o particulares,
para eventos varios.

Por el valor del préstamo o alquiler de la piscina del casino de soldados


para competencias, cursos de natación etc.

Se debita:

111
Por la compra de elementos o por las obligaciones creadas según el numeral
cinco.

GANANCIAS.

El saldo de esta cuenta representa el valor que viene del mes anterior por las
utilidades obtenidas en la venta de las mercancías y las regalías por compra
de gaseosas y otros, menos el 20% del capital.

Las utilidades se pueden cargar a diario a la cuenta de ganancias con base en


la planilla de ventas diaria acumulable de mercancías, o planilla control kardex
de existencias acumulada.

Para su gasto el administrador elaborará un borrador del plan de inversión,


presentándolo al comandante de la unidad para su aprobación, si no hay
ninguna modificación, se hará en original y se pasará para las firmas
correspondientes.

Se acredita:

Con los dineros que recibe a diario por las utilidades obtenidas en la venta de
las mercancías.

Con los dineros producto de las regalías recibidas, en especie o en cheque,


por la compra de gaseosas, helados y otros.

Por las notas crédito presentadas en el extracto bancario, en reintegro de


dineros por comisiones, cheques de gerencia, cobro de chequera u otras
transacciones bancarias descontadas anteriormente por el banco.

Se debita:

Al efectuar el asiento contable interno a capital por el 20% de las ganancias


obtenidas por la venta de mercancías.

Por la compra de los elementos relacionados en el plan de inversión.

Por la cancelación de las notas débito representadas en el extracto bancario.

Por el valor de las mercancías vencidas, o no aptas para el consumo humano.

CAPITAL

El saldo parcial de esta cuenta corresponde a la acumulación del 20% de las


ganancias por venta de mercancías que recibe mensualmente.

El saldo al corte del periodo contable obedece al patrimonio monetario del


casino.

Para el gasto parcial de este rubro, es necesario solicitar con oficio motivado al
jefe de estado mayor de la brigada.

112
Se acredita:

Al recibir mensualmente el 20% de las ganancias obtenidas por la venta de las


mercancías.

Se debita:

Por la adquisición de artículos o elementos para uso exclusivo del casino, o


para beneficio general de los soldados, previa autorización por escrito del Jefe
de Estado Mayor de la Brigada.

Para la cancelación del valor en la constitución anual de la póliza de manejo


del casino

Por la liquidación definitiva del casino de soldados o salón social.

113
CAPÍTULO XIII

13. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LIBROS DE BALANCE, CONTROL


ADMINISTRATIVO Y DOCUMENTOS SOPORTES PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL
CASINO DE SOLDADOS Y SALÓN SOCIAL.

13.1 COMPROBANTE DIARIO

13.1.1 DEFINICIÓN

Es el documento que agrupa todos los movimientos contables producidos a diario en la


administración de un casino, salón social o panadería de la unidad.

Consta de dos cuerpos, uno el de los asientos contables, con sus parciales, débitos y
créditos, con el fin de efectuar estos movimientos en el libro auxiliar de cuentas tal cual
se presentan.

El otro cuerpo agrupa el resumen de las cuentas afectadas con el fin de elaborar los
asientos contables en el libro columnario como se presentan.

Para efectuar los asientos contables en este documento es necesario acudir a los
soportes como son, entre otros:

Recibo de caja, consignación, orden de pedido, factura comercial, comprobante de


egreso con protección, cheque con sus respectivos sellos del casino y de la intendencia
local, planilla de ventas diaria de mercancías, planilla inventario diario acumulable de
materia prima, planilla movimiento diario acumulable de producto terminado, planilla
orden de suministro y planilla balance diario de producción.

114
13.1.2 COMPROBANTE DE DIARIO

115
13.1.3 COMPROBANTE DE CIERRE

116
13.1.4 ELABORACIÓN DEL LIBRO COLUMNARIO

Este documento se elabora con base en los asientos contables demostrados en el


resumen del comprobante diario, no sin antes sentar los saldos en valores de las cuentas
del periodo contable anterior. Los valores representados en este libro son los que se
observan en el comprobante diario Nro. 01 y los saldos de un supuesto balance general
al corte de otro periodo contable.

117
13.2 ELABORACIÓN DE AUXILIARES DE CUENTAS

Los asientos contables que se efectúan en estos libros auxiliares obedecen a los valores
demostrados en la columna del parcial del comprobante diario.

El detalle descrito en cada asiento en el comprobante diario se efectúa de manera clara


en cada auxiliar de cuentas, para que cuando se presente un error o inconsistencia
alguna en el libro columnario, estos sirvan para aclararla.

118
119
120
13.2.1 BALANCE GENERAL CONTABLE

Es la demostración del estado de las cuentas, al término del periodo del mismo o al cierre
del día ___ de cada mes.

Para efectuar este ejercicio, se suman en forma vertical los valores descritos en el libro
columnario en cada una de las cuentas tanto los débitos como los créditos y la diferencia
de estas son los saldos para consolidar el balance general.

121
CAPÍTULO XIV

14. FORMATOS PARA LOS DOCUMENTOS SOPORTES EN LA CONTABILIDAD DE


CASINOS DE SOLDADOS Y SALONES SOCIALES.

14.1 FORMATO RECIBO DE CAJA

Se elabora con base en los dineros recaudados por varios conceptos, en este se
relaciona siempre la fecha anterior a la consignación, el nombre del soldado vendedor si
es por ventas de mercancías, el nombre de la persona o compañía que cancela
deudores, y en este mismo formato se afectan las cuentas que reciben y las que
entregan, firma del administrador y sello del casino. De igual forma se le anexa en la
parte posterior el recibo de la consignación, si esta se efectúa.

Elaboración Formato de Recibo de Caja

14.2 FORMATO PARA ORDEN DE PEDIDO

Este documento se elabora en original y copia cuando se va a adquirir a crédito, y solo


en original cuando se compra con cheque, es decir al contado. El administrador lo
elabora antes de recibir los elementos en la dependencia, en el se registra la brigada, el
batallón y el casino, la fecha de elaboración, al igual que el número consecutivo, el
nombre o razón social del proveedor, de igual forma relaciona los artículos, con cantidad,
unidad de medida valor unitario y valor total.

122
Describe el valor total de la orden de pedido en letras, y sienta las firmas del
administrador, jefe de presupuesto y ejecutivo de la unidad.

Cuando se compra a crédito, el original se le envía al proveedor y la copia se anexa con


la factura comercial al comprobante diario.

Elaboración del Formato para Orden de Pedido

123
14.3 FORMATO COMPROBANTE DE CHEQUE

Este documento se elabora con trama de seguridad, se le coloca el sello páguese al


primer beneficiario, en la parte central se relacionan las órdenes de pedido a cancelar, se
le anexan las originales de estas y se presenta para las respectivas firmas autorizadas.

14.4 FORMATO PLANILLA DE MERCANCÍAS


Este documento reemplaza el libro control kardex de existencias artículos de
mercancías, ya que se lleva en forma acumulable y a diario, permitiéndole al
administrador ejercer un estricto control y al inspector un corte en forma inmediata.
Además para elaborar el libro balance general de mercancías el mismo día del cierre.

124
Consta de dos balances y de cinco cuerpos denominados en la siguiente forma:

a. Elementos, es la relación de los artículos que vienen del inventario anterior y los
que se compran a la fecha, al adquirir artículos del mismo nombre pero con valor
diferente, se abrirá otra casilla para este.

b. Entradas, este cuerpo consta de tres secciones: “el vienen”, corresponde en la


planilla número 01 al inventario que firma el interventor al cierre, en la planilla
número 02 y en las sucesivas, corresponde a las cantidades y valores del total de
compras a la fecha. “Compras”, corresponde a los artículos que se adquieren al
comercio y de acuerdo a la orden de pedido.

c. Salidas, Este cuerpo consta de tres secciones: “el vienen”, en la planilla No. 01
no se representa, pero de la planilla no. 02 en adelante corresponde al total de
ventas a la fecha. “Ventas”, corresponden a los artículos vendidos en el día.

d. Pasan, obedece a la suma en cantidades y valores del total de las compras y las
ganancias menos el total de ventas.

e. Ganancias, equivale en cada artículo o en forma global a efectuar la suma del


pasan y el total de ventas, y restándole las compras.

f. Balance de mercancías: Corresponde a las mercancías que vienen, más las


adquiridas en el día, mas las ganancias acumuladas, menos el total de ventas y
menos el total pasan.

g. Balance de ventas: Corresponde a las ventas del día, más la cancelación del
crédito autorizado en días anteriores a algún socio y demostrado al respaldo de
la planilla, menos el crédito autorizado en el día, más el valor consignado.

125
Elaboración Formato para planilla de mercancías

126
127
Elaboración Formato Folio individual de Acreedores
Este documento se elabora describiendo en la parte superior el nombre o razón social del
proveedor, con su respectiva dirección, teléfono y artículo que suministra.

Los asientos contables se hacen de la misma forma que los de la cuenta de acreedores en
los libros de balance.

Llevando este documento al día observaremos el estado de cuentas de cada proveedor.

En este folio se acredita cuando se adquiere a crédito y se debita cuando se le cancela al


proveedor.

Antes de cancelarle a los proveedores es necesario efectuar un cruce contable entre el


saldo del columnario, el auxiliar de acreedores, el folio individual y las ordenes de pedido
originales que se anexan al comprobante de egreso.

Elaboración Formato Folio Individual de Deudores

Este documento se elabora describiendo en la parte superior el nombre o razón social de


la persona, compañía, socio o dependencia que se constituye en deudor.

Los asientos contables se elaboran de la misma forma que los de la cuenta de deudores
en los libros de balance, con la diferencia que en este folio se describe el concepto por el
cual se constituye en deudor.

Ejemplo: por préstamo de dinero con solicitud motivada al comando, por el consumo de
bebidas en el bar y no tener crédito autorizado en el caso del salón social, por el no pago
oportuno de la administración en el suministro del pan al economato. Por el suministro de
elementos de aseo personal a las compañías de soldados regulares o profesionales.

Llevando este documento al día obtendremos el estado de cuentas de cada deudor en


forma inmediata.

En este folio se debita cuando se constituye la deuda, y se acredita cuando esta es


cancelada total o parcialmente.

Fuera del folio individual, toda deuda debe estar sustentada por una cuenta de cobro, un
contrato sin formalidades plenas en el caso de la administración, una solicitud o
autorización, y estas deben ir anexas a cada comprobante.

En caso de presentar deudores al cierre del 20 de cada mes, se deberán relacionar con
nombre propio y en forma individual en el libro columnario.

Por ningún motivo se constituirán eventuales con la cuenta de deudores, mercancías o


producto terminado durante el periodo contable o al cierre del mismo.

128
14.5 FORMATO LIBRO BALANCE GENERAL DE MERCANCÍAS

129
130
Elaboración Formato Libro Balance General de Mercancías

El libro balance general de cantina es un documento soporte de carácter administrativo,


ya que en él se recopila todo el movimiento contable de mercancías del mes.

Consta de (seis) cuerpos o secciones, como son:

Artículos, Vienen, Compras, Ventas, Pasan y Ganancias.

Este documento se elabora en libro rayado, foliado y pre numerado, en el se efectúa el


rayado antes descrito.

Cuando se compran artículos de la misma especie, pero con diferente precio, se abrirán
cuantas casillas sean necesarias, en vista de que cada elemento dará una utilidad
diferente.

Sección de Artículos:

En esta se relacionan los elementos en cantidad, valor unitario y valor total en forma
general, es decir los que vienen del mes anterior y los adquiridos en el periodo contable.

Sección de Vienen:

En este cuerpo se relaciona la cantidad, valor unitario y valor total de los artículos que
pasan del mes anterior, según el acta sustentada con la firma del interventor.

Sección de Compras:

Corresponde a la cantidad, valor unitario y valor total de los artículos adquiridos, solo en
el periodo contable, el total de esta sección debe ser igual a lo reflejado en el
columnario y auxiliar de mercancías.

Sección de Ventas:

Equivale a relacionar la cantidad, el valor unitario y el valor total de los artículos


vendidos en el periodo contable.

Sección de Ganancias:

En esta casilla se reflejan las ganancias obtenidas en forma individual por la venta de
cada artículo.

Balance General de Mercancías, se consigna en este mismo libro y para este ejercicio se
determinan dos fórmulas matemáticas, así:

131
Ganancias es igual a: inventario final más las ventas menos las compras

Inventario Final es igual a: Las compras más las ganancias menos las ventas.

BALANCE GENERAL

132
14.6 FORMATO BALANCE GENERAL MENSUAL PLANILLA ALIMENTACIÓN

133
134
14.7 ACTAS PASAN MERCANCÍAS

135
136
14.8 ACTA PASAN MATERIA PRIMA

137
14.9 LIBRO CONTROL OFICIAL DE SERVICIO DE MERCANCÍAS Y MATERIA PRIMA

Elaboración Formato Libro control Oficial de Servicio

Documento soporte de control administrativo, el rayado que se observa, se efectúa en


todos los libros elaborados para registrar la entrada de los artículos, de mercancías y
materia prima para la panadería, cuentas de cobro por mano de obra, efectuándose en un
libro de actas foliado y pre numerado.

El libro permanece en la oficina de la administración del casino de soldados o salón social,


con el fin de que al entrar los elementos o productos a la dependencia, el oficial de servicio
efectúe la verificación de los mismos y con puño y letra relacione los asientos
correspondientes con base en la orden de pedido y la factura comercial anexa.

La fecha del asiento es la que trae la factura, y no la de la orden de pedido.

Al término de los asientos por las entradas del día por parte del oficial de servicio, el
administrador procede a saldar el libro en la columna de total acumulado por día. Este
valor total nos sirve para cruzar con el columnario.

Para los registros por adquisiciones de artículos de mercancías se abrirá un solo libro de
200 folios. Así mismo se abrirá un libro de 200 folios para las adquisiciones de materia
prima para la panadería.
138
Para el registro de adquisiciones por Ganancias, reposición de equipo y eventuales, se
puede llevar un solo libro foliado pre numerado y de 300 folios con separadores.

Al término del periodo contable estos libros, y en cada una de las cuentas se saldaran,
demostrando el siguiente balance y firmas al respecto.

14.10 NORMAS Y FORMATOS MANEJO DE PANADERÍAS.

NORMAS.

Las panaderías se administran contablemente por los casinos de soldados de cada


unidad militar.

La contabilidad se hará en los mismos libros del casino de soldados, donde se incluirán
las cuentas que a continuación se relacionan.

MATERIA PRIMA
PRODUCTOS EN PROCESO
PRODUCTO TERMINADO
REPOSICION Y EQUIPO

Aparte del libro mayor o columnario y el libro auxiliar de cuentas, se llevarán:


Libro Balance mensual de Producción.
Libro control oficial de servicio entrada de materia prima a la panadería.

Las panaderías que existan en las unidades militares no se privatizarán por ningún
motivo, ya que estas funcionan con la maquinaria dotación del estado y por consiguiente
no se puede poner al servicio de terceros o particulares.

Las ganancias obtenidas a diario por las ventas del producto se registrarán en la cuenta
denominada “REPOSICIÓN Y EQUIPO”, con el fin de no ser incluidas en la cuenta de y
ganancias, producto de la venta de mercancías en el mes.

La cuenta de “REPOSICIÓN Y EQUIPO”“, es acumulable, y solo se gastará para la


compra, recuperación o mantenimiento del equipo de la panadería.

Cuando la panadería se encuentre dotada en su totalidad, se podrán invertir los dineros


acumulados en dicha cuenta para bienestar del soldado con un plan para su inversión
previo visto bueno del comandante de la unidad.

El cierre contable se hará el mismo día que el ordenado para los casinos del ejército, es
decir el día ___ de cada mes, que no sea festivo o feriado, ya que al dejar dinero en
caja causa error en el asiento contable.

139
Cuando los casinos de oficiales, suboficiales y soldados se encuentren privatizados, la
panadería funcionará solo para elaborar el pan de la administración, a cargo y bajo el
control del ecónomo de la unidad.

Para el suministro del pan a las casas fiscales, se hará por medio de una planilla de
registro diario, siendo esta soporte para el cobro.

Para el cobro de los dineros por el suministro del pan al personal de casas fiscales y
otros, este se hará enviando a los casinos de oficiales y suboficiales antes del cierre una
cuenta de cobro con su respectiva planilla, que incluirá apellidos y nombres, cantidad de
pan por día, valor unitario y total a cancelar el cuadro, al igual que su respectiva firma de
quien recibe.

El administrador del casino de soldados recibirá un cheque por casino, equivalente a la


cuenta de cobro por el suministro del pan a casas fiscales, más el valor de la orden de
pedido por la venta de pan al mismo, este lo consignará a deudores si están constituidos,
de lo contrario lo registrará contra producto terminado.

Con base en el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF), y toda vez que los
casinos no poseen personería jurídica propia, identificándose a nivel nacional con el NIT
que posee la tesorería de la unidad, la nueva normatividad, prohíbe a la administración
adquirir y cancelar cualquier clase de servicio de alimentación, atenciones de comando o
de panadería, ya que técnicamente es imposible que la unidad contrate consigo misma.

Por lo anterior a partir del 01-02-02 la administración de las Unidades que se encuentran
en línea, adquiere la materia prima para la elaboración del pan de sal y dulce para
suministrarles a los soldados con base en el menú fijado para tal fin. El administrador del
casino de soldados adquiere la materia prima para la elaboración de los productos para
la venta en las tiendas de soldados, kioscos o tiendas de campaña, al igual que para los
casinos, socios y casas fiscales.

El valor por unidad de pan de sal o de dulce será fijado en consenso entre el
administrador, o jefe de presupuesto, previo balance entre la materia prima adquirida y la
producción de la misma, teniendo en cuenta la tabla o constante para el suministro de
materia prima por libras de harina para la elaboración del producto, el tamaño y la calidad
a recibir de la misma.

FORMATOS

1. Inventario de Materia Prima diario acumulable


140
VIENEN: Del primer día del periodo contable corresponde al acta del pasan que le
verificó el interventor al cierre del 20 de cada mes.

ENTRADAS: Corresponden a las adquisiciones que se hagan en el periodo contable.

VIENEN DEL SUMINISTRO: Corresponde a la salida del día anterior.

SUMINISTRO: Corresponde a lo suministrado en materia prima en el día.

PASAN: Es la resta del total de compras con el total de salidas en cantidades y en


valores.

2. Movimiento de Producto Terminado diario acumulable

VIENEN: Corresponde a los artículos producidos en días anteriores con su valor de costo.

PRODUCCIÓN: Corresponde a lo elaborado en el día.

VIENEN DE LAS SALIDAS: Son los artículos producidos y vendidos en días anteriores
con su valor de venta, es decir con utilidad.

VENTAS: Corresponde al consumo o suministro de los productos elaborados en el día


con el precio de venta.

3. Orden de Suministro de Materia Prima

Corresponde a la materia prima que se suministra para la elaboración de cada producto,


este no es acumulable.

4. Balance de Producción diaria Anexo

Parte superior: Corresponde a la demostración de los productos que se elaboraron y se


vendieron en el día.

Parte Inferior: Se demuestra a qué dependencia se le suministró el producto terminado,


al igual que el resumen de lo suministrado en materia prima y su respectiva utilidad
diaria.

141
Formato Orden de Suministro Materia Prima

142
Formato Balance de Producción

143
Formato Inventario Diario Acumulable Materia Prima

144
Formato Movimiento Diario Acumulado Producto Terminado

145
Formato Tabla para Materia Prima y Producción

Las cantidades solicitadas obedecen a distintos precios para su venta


Para adquirir la materia prima el administrador hará una regla de tres compuesta.
La mínima cantidad de materia prima a producir deberá ser de 25 libras equivalentes a una
arroba de harina de trigo.
146
Formato Planilla Servicio Telefónico

BATALLÓN DE
PLANILLA CONTROL SERVICIO TELEFÓNICO NR. DEL
DE DE

FIRMA
NRO DETALLE DESTINO TELEFONO FECHA HORA TIEMPO VR.MINUT TOTAL
S

TOTAL PLANILLA

TELEFONISTA ADMINISTRADOR CASINOS JEFE DE PRESUPUESTO

Formato Actas Asignación Habitación

147
BRIGADA
BATALLÓN

INVENTARIO DENTRO DE LAS HABITACIONES DEL CASINO DE _____________


DEL BATALLÓN ______________/

FECHA: PIEZA
No.

ELEMENTOS CANTIDAD ESTADO REGULAR MALO O.B.S


BUENO
CAMAS SENCILLAS MADERA
CAMAS SECILLAS METALICAS
CAMAS DOBLES MADERA
CAMAS DOBLES METALICAS
COLCHONES DOBLES
COLCHONES SENCILLOS
ALMOHADAS
TENDIDOS
CLOSET CON LLAVES
NOCHEROS EN MADERA
NOCHEROS METALICOS
VENTILADORES DE TECHO
VENTILADORES PEDESTAL
CORTINAS
ESPEJOS
PORTA ESPEJOS
RODILLOS PAPEL TUALE
CUADROS VARIOS
LLAVES DE LA HABITACION
LAVAMANOS
DUCHA CON REGADERA
CHAPAS
CRISTO
TELEVISOR
PORTA PAPEL DISPENSADOR

RECIBO: ENTREGO

Usuario de la Habitación Administrador Casinos.


Formato Paz y Salvos

148
149
CAPITULO XV

15. DISPOSICIONES DE CARÁCTER GENERAL

15.1 NORMAS ADMINISTRATIVAS

a. Será motivo de censura el no desempeñar con responsabilidad, interés y preocupación las


funciones asignadas a los miembros de la comisión de los casinos y salones sociales,
incluyendo sus actuaciones en los conceptos de calificación individual, de acuerdo con lo
dispuesto en el reglamento de calificación y clasificación, quinta parte, título IV.
“Competencia Profesional”.

b. Es causal de investigación administrativa, disciplinaria o penal, la malversación, malos


manejos, hurto, o apropiación por parte del administrador de los dineros depositados en los
fondos de los casinos y salones sociales para su funcionamiento. Al igual que por la venta,
pérdida o desaparición de los bienes, muebles e inmuebles puestos en servicio bajo su
control.

c. Cuando se presente una situación de las antes relacionadas, el comandante del batallón, en
forma inmediata oficiará al juzgado de la unidad, al mismo tiempo solicitará por escrito a la
inspección general del ejército una comisión idónea para que efectúe el peritaje del caso.

d. Las regalías o donaciones recibidas por la compra de gaseosas, helados y otros, serán
administradas por el respectivo casino, consignándolas antes del cierre a la cuenta de
“GANANCIAS “y representándolas en el plan para su inversión.

e. Los casinos de oficiales y suboficiales, dentro de las posibilidades y por tiempo determinado
por el comando superior, pueden prestar los servicios solicitados por el personal de cuadros
casados que lleguen trasladados o se encuentren de paso por la guarnición.

f. El administrador tendrá la autonomía para cobrar el servicio de alimentación por extras o


estancias diarias, con base en el tiempo de permanencia en la unidad.

g. El servicio de alojamiento tendrá un incremento razonable, y este será adicional al que


cancelan los socios por el fondo de pieza, de igual forma se cobrará por días o el mes
completo.

h. El servicio de bar no tendrá incremento a los precios fijados en la cartelera del casino, pero
se hará siempre al contado.

i. En las unidades militares donde haya servicio telefónico, este se hará bajo el control
administrativo y contable del casino de soldados, el cual abrirá dos cuentas en los libros.

150
j. Las casetas, tiendas de campaña, kioscos y servicios de comidas rápidas etc. dependen
administrativa y contablemente del casino de soldados, y funcionarán con planillas diarias
internas bajo el control del administrador.

k. Cuando un casino se privatiza, o se arrienda, no se dejará por ningún motivo al servicio del
personal auxiliar, en vista de que el comandante estaría incurriendo en el supuesto delito de
peculado por destinación de bienes del estado, al servicio de particulares.

l. De igual forma se reintegrará al almacén de intendencia todo el material que se encuentra


en servicio.

m. No se deberá privatizar o arrendar las panaderías de las unidades militares, ya que al


funcionar estas con el equipo fijo de propiedad del estado, el comandante podría incurrir
en el supuesto delito de peculado por destinación de bienes del estado.

n. Los Comandantes de Batallones deben propender por la adquisición de los equipos de


informática, con el fin de llevar la contabilidad de los casinos y salones sociales en forma
sistematizada. Para la adquisición de estos equipos debe utilizar el capital, ganancias o
reposición de equipo.

ñ. Al privatizar los casinos, solo se hará para el servicio de alimentación y de bar, con esto el
fondo de casino quedará bajo control del administrador, al igual que el fomento, fondo de
pieza y eventuales.

o. En las Unidades Militares donde funcionen o se activen tiendas del alumno para el servicio
de papelería, fotocopias, laminación, empastado y argollado de documentos, se activarán
libros contables semejantes a los ya constituidos para la administración de los casinos del
Ejército.

15.2 MANEJO CONTABLE C.D.T.

Para constituir un título valor en C.D.T, debe haber suficiente solvencia económica, y esta se
detecta al observar el balance general al corte de cuentas de cada periodo contable.

El título valor se debe constituir con el 50% del fondo de casino registrado en libros y planilla
mensual de los casinos, y por el 50% del capital y reposición de equipo de las tiendas y
panaderías de los soldados respectivamente.

El C.D.T. se debe constituir en el mismo banco donde se tiene la cuenta corriente de la


dependencia.

El titulo valor se constituye a nombre del casino o tienda respectivamente, y no a nombre del
administrador.

El acuerdo de rendición de intereses debe ser mínimo de un mes y máximo de tres meses.

151
Para la constitución del C.D.T. el administrador puede hacerlo de dos formas, una es
ordenándole al banco por escrito una nota crédito de la cuenta corriente por el valor previsto.
Otra elaborando un cheque acreditándolo en movimiento en libros de banco y debitándolo a la
cuenta de C.D.T.

Al estar constituido el C.D.T. El administrador abrirá en sus respectivos libros una subcuenta
denominada “INTERESES C.D.T.” siendo esta del pasivo, con el fin de cargar trimestralmente
los intereses producidos del mismo.

Los intereses producidos son acumulables, es decir cuando haya un valor considerado, se
gastarán para beneficio general de los socios o de los soldados con el respectivo plan para su
inversión, previa autorización del comandante de la unidad.

ESQUEMA

En el esquema se demuestran los posibles asientos contables con esta cuenta, así:

Como se observa en bancos hay al DEBE un saldo de 6.000.000.00, y se constituyó un C.D.T.


por 5.000.000.00, en tal virtud salen del HABER de bancos y recibe al DEBE C.D.T.

Al trimestre cumplido el administrador lleva al banco el título valor para que le recapitalicen el
C.D.T, y el jefe de cuentas corrientes le cambie este documento por otro cargándole los
intereses producidos que fueron de 150.000.oo, es decir el nuevo C.D.T. quedó por
5.150.000.oo. Este procedimiento se hace con el fin de que el dinero puesto en determinado
título valor cada día adquiera más valor adquisitivo.

El administrador efectúa los asientos contables en los libros columnario y auxiliar de cuentas
respectivamente, así: carga al DEBE de C.D.T. los 150.000.00 para que este valor sea igual al
título valor en documento, y al HABER de INTERESES C.D.T. el mismo valor, es decir
150.000.00, este asiento contable se efectúa trimestralmente.

Cuando el administrador no pueda acudir al banco con el título valor en la fecha indicada para
su respectiva recapitalización, este asiento contable se efectuará al término del trimestre
posterior, es decir se hará a los seis meses.

Por ningún motivo o circunstancia se recibirán los intereses producidos por parte del banco en
dinero en efectivo o con cheque.

Al tener suficiente dinero en la cuenta de INTERESES C.D.T, y sea necesaria su inversión,


primero se elaborará el respectivo plan para la autorización del comandante, al ejecutarlo se
harán los siguientes asientos contables: Se elaborará uno o varios cheques por el valor
indicado afectando a bancos por el HABER y a intereses del C.D.T. por el DEBE, como se

152
observa el C.D.T. permanecerá intacto, siendo igual al documento expedido por el banco y
guardado en caja fuerte por el administrador.

Cuando se ordene finiquitar el C.D.T. por falta de liquidez, privatización de los casinos u otros,
los asientos se harán a la inversa, es decir el valor total del Título Valor, se carga a bancos
por el DEBE, y este mismo valor se descarga del C.D.T. por el HABER, quedando intacta la
cuenta de INTERESES C.D.T, hasta que se invierta en su totalidad efectuando el mismo
procedimiento del literal “F”.

15.3 ALIMENTACIÓN Y COBERTURA (Abastecimiento Cuadros Área)


A partir del 01 de enero de 2002, las novedades (Alimentación y Cobertura) de la partida
especial de alimentación de orden público del personal de Oficiales, Suboficiales y empleados
públicos que devengan la prima de orden público, serán incluidas en la nómina mensual de
sueldos de cada beneficiario, por tal razón se imparten las siguientes instrucciones:

1. El personal de oficiales, suboficiales y civiles que labore en la unidad y consuma


alimentación en los casinos y se liquide o no la partida especial de alimentación, deberá
cancelar la alimentación al respectivo casino, de acuerdo con las tarifas fijadas y normas
establecidas en el reglamento de casinos.

2. Al personal de oficiales, suboficiales y civiles que se les liquide a través de la nómina la


partida especial de alimentación y se encuentre destacado en regiones de orden público,
debe ser abastecido con víveres secos y frescos en iguales condiciones que el personal de
soldados, los valores de dichos víveres serán cancelados por los respectivos casinos,
teniendo en cuenta que la suma del valor de los víveres secos mas el valor entregado para
víveres frescos, no sobrepase el valor de la partida diaria de alimentación vigente, ni los
precios que determine la junta asesora de compras para adquirir los víveres de los
soldados.

3. El S-4 es el directo responsable de los abastecimientos de todo el personal de cuadros,


soldados y civiles que se encuentren en orden público, para lo cual deberá elaborar por
separado las planillas de abastecimientos, una para cuadros y civiles y otra para los
soldados, y enviará a cada casino las respectivas copias.

4. El Jefe de Presupuesto o su equivalente en brigadas, batallones, unidades operativas o


tácticas, adquiere los víveres con base en las planillas de abastecimientos, exigiendo al
proveedor que facture en forma separada lo de los soldados, y lo correspondiente a cada
casino, con el fin de que cada casino cancele lo pertinente.

153
5. El Administrador del casino, recibe del S-4 las planillas de abastecimientos y del jefe de
presupuesto las facturas comerciales de los víveres secos, para efectuar sus asientos
contables debe efectuar los siguientes movimientos:

Con las facturas comerciales, elabora las órdenes de pedido, las carga en el libro control
entrada de víveres del oficial de servicio tal cual, si las cancela con cheque, es decir al
contado, afectará alimentación contra bancos, si es a crédito, afectará alimentación contra
acreedores.

Con las planillas de abastecimientos, suma los valores demostrados para víveres frescos;
elabora el cheque por el valor total, elabora el comprobante de egreso relacionando el número
de la planilla, nombre de la patrulla y valor de los víveres frescos de la misma, anexando estas
planillas al comprobante de egreso; firman el administrador, jefe de presupuesto y ejecutivo.

Asimismo al igual que con los víveres secos, se carga en el libro control entrada de víveres del
oficial de servicio en una sola casilla el valor total del cheque suministrado para tal fin.

Por otra parte en el evento que el oficial, suboficial o civil consuma parte de los víveres en la
unidad, y los haberes sean situados en la unidad donde ha sido trasladado, se elaborará una
cuenta de cobro entre casinos, siempre y cuando el saldo del fondo de casino que ostenta la
persona no sea suficiente para cubrir dicha deuda.

Cuando a la unidad militar se presente personal en comisión de orden público, el S-4 de la


unidad que los recibe los incluirá en las planillas de abastecimientos, y a su vez le informa al
administrador del casino, para que este coordine el pago oportuno de los abastecimientos.

Cuando los casinos se encuentren privatizados, en los contratos que actualmente están en
ejecución, debe coordinarse con la persona e incluirse un “otrosí” donde se inserten las
cláusulas que obliguen al contratista a cumplir las normas establecidas en el presente
reglamento.

Asimismo cuando se produzca un nuevo contrato para la administración de los casinos, es


necesario en la etapa pre-contractual, incluir en la oferta, la cláusula del cumplimiento de este
procedimiento por parte del contratista.

En consecuencia de lo establecido en el presente reglamento queda prohibido el trámite de


cuentas de cobro entre los casinos y la intendencia local de Brigadas, Batallones, Unidades
Operativas o Tácticas y sus equivalentes en la fuerza, por este concepto.

15.4 MANEJO DE REGALÍAS.

a. Las regalías por compra de gaseosas, helados y otros, se manejan contablemente por cada
casino.

b. Cuando estas se reciben en efectivo o con cheque se consignan directamente a la cuenta


de ganancias.

154
c. Cuando las regalías se reciben en especie, es decir en artículos, estos se venderán primero
que los adquiridos al proveedor, consignando los valores correspondientes antes del
cierre, de igual forma a la cuenta de ganancias.

d. El valor consignado por las regalías se demostrará en el plan de inversión de las ganancias
para el siguiente mes, de acuerdo al formato descrito en el presente reglamento.

15.5 USO DE UNIFORMES

Uniformes para asistencia de los cuadros a los casinos.

a. Para asistir al comedor, o permanecer en el bar en horas de descanso, el personal de


oficiales y suboficiales acudirá en número 3, o camuflado completo, por ningún motivo el
personal se quitará la camisa o guerrera en esta sección.

b. En las actividades sociales que se celebren en el casino, el comandante de la unidad


ordenará el uniforme o traje de civil a utilizar según el caso.

c. El personal de oficiales, suboficiales, empleados civiles e invitados, no podrán hacer uso de


los servicios del casino en pantaloneta o traje de deportes diferente a sudadera completa.

Uniformes para el personal auxiliar de los casinos

Peluquero de la Unidad.

Para el servicio utilizará una blusa blanca con tres bolsillos.

Para las formaciones generales o visitas de inspección utilizará el uniforme con corbata, y de
acuerdo con el clima de la guarnición

Panadero de la Unidad.

Para el servicio utilizará una blusa blanca, gorro blanco alto y tapa bocas color blanco.

Para las formaciones generales o visitas de inspección utilizará el uniforme con corbata, y de
acuerdo con el clima de la guarnición

Camarera y Auxiliar de Comedor.

En el servicio utilizará vestido completo, color de un solo fondo, cofia, zapatos negros y
delantal blanco.

Para las formaciones generales o de visitas de inspección utilizará el uniforme acordado con el
comandante de la unidad y de acuerdo con el clima de la guarnición.

Auxiliar de Cocina.

155
En el servicio utilizará vestido completo, color de un solo fondo, cubre cabello completo, no
utiliza esmalte en las uñas de las manos, zapatos negros, delantal blanco, tapabocas y
guantes para la manipulación de alimentos.

Para las formaciones generales o de visitas de inspección utilizará el uniforme acordado con el
comandante de la unidad y de acuerdo con el clima de la guarnición.

Auxiliar de Alimentación.

Utilizará para el servicio y formaciones generales o visitas de inspección, camisa blanca,


corbatín negro, pantalón negro, zapatos negros, y de acuerdo al clima de la guarnición.

Barman o Auxiliar de Cantina.

Utilizará para el servicio, reuniones especiales y formaciones generales o visitas de


inspección, camisa blanca, corbatín negro, pantalón negro, zapatos negros, y de acuerdo al
clima de la guarnición.

Piscinero de la Unidad.

Para el servicio utilizará camiseta, pantaloneta y tenis, fuera de la piscina empleará sudadera
completa, de acuerdo con el clima de la guarnición y para las formaciones generales,
reuniones especiales o visitas de inspección, usará el mismo uniforme del auxiliar de bar, ya
que es orgánico de los casinos.

156
PÁGINA EN BLANCO DEJADA INTENCIONALMENTE

157
CAPÍTULO XVI

16. GUÍA PARA CONTROL Y REVISTAS CONTABLES


DETALLE SI NO O.B.S.

1.- Nombramiento de la Comisión.

- Solicite la orden del día de la Unidad táctica u


orden semanal de la Unidad Operativa Menor, donde
esté nombrada la comisión -

- Solicite la orden del día donde es nombrado el


administrador, por relevo definitivo, comisión o
vacaciones.

2.- Organización.

- Verifique si la comisión del casino está integrada de


acuerdo a la centralización del sistema intendencial,
administrativo y contable descrito en el presente
reglamento.

3.- Funcionamiento.

- El casino cuenta con las dotaciones de alojamiento,


lencería, muebles y equipo necesario para su normal
funcionamiento.

- El casino tiene el personal auxiliar de acuerdo a la


“TOE” vigente según la centralización del sistema
intendencial, administrativo y contable indicado en el
presente reglamento.

- El personal auxiliar conoce y pone en práctica las


funciones emitidas en el presente reglamento.

- La organización de la sede social, comedor, bar y


despensa se encuentra acorde a la categoría del
casino.

- El área donde funciona la piscina se encuentra


dotada de asoleadoras, kioscos y sillas suficientes
para ofrecer un excelente servicio.

158
Continuación GUÍA PARA CONTROL Y REVISTAS CONTABLES
DETALLE SI NO O.B.S.

4.- Documentación.

- Cuenta con los documentos bibliográficos,


Administrativos, de control, carpetas de archivo “AZ”
y carpetas celuguías para el archivo corriente e
individual del casino.

- Verifique el acta de entrega del casino del


administrador saliente al que se encuentra
actualmente, con su respectivo balance general
parcial o total.

- Exija la póliza de manejo, la cual debe estar vigente,


a nombre del casino correspondiente, constituida por
el 60% del fondo de casino o del 60% del capital del
casino de soldados y salón social respectivamente.

- Solicite los carnés de sanidad del personal auxiliar


del casino, y verifique su actualización, nombres y
apellidos y su foto con cada uno personalmente.

- Constate si cuenta con la cartelera de información, la


cual debe contener entre otros, la planilla mensual,
valor de extras de alimentación, horario de comedor,
organización de las piezas, organigrama para
evacuación por siniestros y organización de la
comisión y horario de funcionamiento del casino etc.

5.- Libros Contables.

- Verifique la correcta elaboración del Libro


Columnario, auxiliar de cuentas, balance general de
cantina, mercancías, alimentación y de producto
terminado, estos se llevarán en computador y en la
Unidad donde no haya este sistema se elaborarán en
manuscrito, y de acuerdo con lo expuesto en el
presente reglamento.

159
Continuación GUIA PARA CONTROL Y REVISTAS CONTABLES
DETALLE SI NO O.B.S.

6.- Libros de control Administrativo.

- Verifique que se estén llevando en forma pulcra,


correcta y de acuerdo al presente reglamento, los
libros de control del oficial de servicio, así, Libro
control entrada de artículos de cantina, mercancías,
materia prima, alimentación, fomento, fondo de pieza,
ganancias y reposición de equipo.

7.- Documentos soportes a los libros de balance y de


control administrativo.

- Constate que el administrador elabore el


comprobante diario, de acuerdo al presente
reglamento con sus documentos soportes, así:
Recibo de caja, Orden de pedido, comprobante de
egreso, planillas por ventas de cantina, mercancías y
extras de alimentación, comprobante de
alimentación, cuentas de cobro y solicitudes al
comando etc.

8.- Plan de Cuentas.

1. Caja.

- Verifique la fecha del recibo de caja, este se


elabora el día anterior a la consignación, y debe
agrupar todas las cuentas que reciben.

- Constate que el casino cuente con una caja fuerte


para depositar allí el C.D.T. y los dineros que se
recaudan los fines de semana por varios
conceptos.

- Si al pasar revista encuentra recibos de caja sin el


recibo de consignación anexa, verifique si es día
festivo, o la causa por la cual no hubo servicio de
banco.

- Cuando el cierre contable coincide con día festivo,


los dineros recaudados quedan dentro de los
libros como en caja.

160
Continuación GUÍA PARA CONTROL Y REVISTAS CONTABLES
DETALLE SI NO O.B.S.

2. Bancos.

- Analice el recibo de consignación expedido por el


banco y verifique que contenga el sello del cajero y
que la fecha sea la misma del comprobante diario.

- Verifique que solo se haga una sola consignación


por uno o varios conceptos.

- Constate que los cheques se elaboren con trama


de seguridad y sello de páguese al primer
beneficiario y que estén firmados por el
Administrador, Ejecutivo y Segundo Comandante.

- Cuando existan cheques anulados, exija la colilla


con el número de cada uno y solicite el motivo de
la anulación.

- Al observar el comprobante de egreso, analice que


estén relacionadas en este las ordenes de pedido
a cancelar, que la suma de estas sea igual al valor
del cheque, que las originales de las o/p. Se
encuentren anexas y que coincidan con el nombre
del proveedor.

- Verifique que el comprobante de egreso esté


visado por el ejecutivo, y que al haber sido retirado
el cheque, el comprobante de egreso tenga la
firma, sello y nit, de la razón social, o el nombre,
firma y cédula de la persona natural.

- Solicite la Conciliación Bancaria y analice que el


saldo en bancos sea mayor o igual al de los libros
y chequera. Verifique la fecha de giro de los
cheques por cobrar, pida el certificado del saldo
expedido por el banco y anexo al extracto.
Verifique a qué corresponden las notas débito si
las hay, y que este documento se elabore de
acuerdo al presente reglamento.

161
Continuación GUÍA PARA CONTROL Y REVISTAS CONTABLES
DETALLE SI NO O.B.S.

162
3. C.D.T. u otro Título Valor.

- Solicite el original de este


documento y constate que se encuentre a nombre
del casino y no a nombre del administrador. Que el
valor descrito allí sea igual al que indican los libros
de balance.

- Verifique que se esté recapitalizando trimestral-


mente, es decir que los intereses producidos se los
carguen al documento y no los suministren en
efectivo o con cheque.

- Constate que se haya constituido con el 50% del


fondo de casino o de funcionamiento y del 50% del
capital del casino de soldados o salón social.

- Si en el momento de la revista observa, poco saldo


en bancos, que existen acreedores o que al valor
total de la planilla es mayor al de fondo de casino,
recomiende la finiquitación del C.D.T, es decir que
el dinero de este sea revertido a la cuenta de
bancos.

4.- Cantina o Mercancías.

- Exija la planilla de ventas diaria acumulable y


verifique que el valor de las ventas del día sea
igual a lo consignado, de lo contrario solicite la
relación del crédito autorizado, según el balance
de ventas expreso en el mismo documento.

- Analice la relación de los artículos y su valor


individual, si este no es exacto, ordene abrir otra
casilla con el fin de dar cumplimiento a las normas
emitidas en el presente reglamento.

- Constate que la relación de artículos para la venta


se encuentre en un lugar visible y con los precios
actualizados a la fecha, y que no sean diferentes a
los que presenta la planilla que ostenta el
administrador.

- Que en el inventario final no existan elementos


pasados o con vencimiento de fecha de consumo,
de igual forma que el inventario no esté inflado.

Continuación GUIA PARA CONTROL Y REVISTAS CONTABLES


163
DETALLE SI NO O.B.S.

5.- Alimentación.

- Solicite el comprobante diario acumulable de


alimentación y efectúe un cruce entre este, y los
víveres que físicamente se encuentran en
despensa, si en esta hay mas víveres que en el
comprobante de alimentación, averigüe la
procedencia. Si en el comprobante de alimentación
hay mas víveres que en la despensa, verifique
porque no han entrado físicamente o su consumo
y el no descargue.

- Verifique si existen los documentos soportes para


el control en el suministro de alimentación por
extras o por estancias.

- Constate que se estén consignando los dineros


por el suministro de alimentación a los soldados
auxiliares de los casinos, y que este asiento se
efectúe contra planilla y alimentación
respectivamente.

- Para que la administración le cancele este servicio,


el administrador expedirá una factura con el
nombre y cédula del mismo, cuando le giren el
cheque, el administrador lo endosa y lo consigna
contra las cuentas antes relacionadas.

- Confronte el cuadro de menú con el suministro


diario de víveres a la jefe de cocina y la tabla o
constante de distribución víveres por persona.

- Pida la relación del personal de cuadros solteros y


sin familia en la guarnición o con casos especiales
y verifique que se encuentren arranchados en su
totalidad.

- Solicite la planilla control venta de extras al


contado y confróntela con las consignaciones
efectuadas por tal concepto, estas se relacionaran
con lo recibido de la administración en el balance
general de alimentación.

Continuación GUÍA PARA CONTROL Y REVISTAS CONTABLES


164
DETALLE SI NO O.B.S.

6.- Materia Prima.

- Solicite la tabla de equivalencias para la compra


de materia prima o para la producción, con esta
verifique el inventario final mensual y la relación
entre lo suministrado en materia prima y lo recibido
en producción.

- Exija la planilla control materia prima acumulable y


confróntela con las existencias físicas en la
panadería.

- Verifique que se lleven los libros de entrada de


materia prima y de balance general de
producción, de acuerdo a lo emitido en el presente
reglamento.

7.- Productos en Proceso.

- Solicite las órdenes de suministro de materia prima


al panadero y verifique que se encuentre firmada
por quienes intervienen, confróntelas con el libro
control del jefe de la panadería

8.- Producto Terminado.

- Constate la planilla control de producto terminado


acumulado, con los suministros a la
administración, casinos, casas fiscales y otros.

- Exija las planillas control suministro de pan a


casas fiscales y las cuentas de cobro que elabora
el administrador del casino de soldados a la
administración de los casinos de oficiales y
suboficiales para recuperar los dineros, estas las
debe enviar el 18 de cada mes y por tardar el 19
debe recibir los dos cheques por tal concepto.

Continuación GUÍA PARA CONTROL Y REVISTAS CONTABLES


165
DETALLE SI NO O.B.S.
9.- Planilla Mensual.

- Verifique que se elabore solo con las cuentas que


se emiten en el presente reglamento.

- En el momento de la revista efectúe el cruce entre


el valor total de la planilla, lo cancelado a la fecha
y lo consignado en la misma, con esto sabrá
cuanto ha dejado de consignar el administrador
por este concepto.

- Analice que en eventuales no estén mimetizando


deudores de meses anteriores, tales como la
administración u otros casinos, o estén cargando
deudores de cantina, mercancías o de panadería.

- Constate que el personal relacionado en la planilla


y que cuente con fondo de casino sea el mismo y
con valores idénticos en el libro de folio individual
de fondo de casino.

- Verifique que en la planilla no relacionen soldados,


personal desconocido o que se haya ido
trasladado de la unidad, esto se presta para
ocultar deudores varios.

10.- Deudores.

- Determine si hay deudores morosos, es decir que


vienen de meses anteriores.

- Revise esta relación en el libro columnario, el cual


debe expresarse con nombre propio, valor y fecha
de su constitución.

- Solicite las cuentas de cobro soportes de los


deudores constituidos, como son, la Brigada, la
Administración, otros casinos, compañías de
soldados etc.

- Verifique si se lleva el folio individual de deudores


con su razón social o nombre natural nit o cédula,
dirección y teléfono al igual que el nombre del
producto que suministra.

Continuación GUIA PARA CONTROL Y REVISTAS CONTABLES

166
11.- Alimentación y Cobertura.

- Solicite la Planilla de Abastecimientos del personal


de cuadros que abastecieron en el área.
- Verifique si se cobro en forma individual en la
Planilla Mensual de Cobro.
- Si se elaboró el Cheque con el monto total a
cobrar.

12.- Acreedores.

- Solicite la relación de proveedores con nombre o


razón social, teléfono, dirección y productos que
suministra.
- Verifique si se lleva el folio individual de acreedor-
res y el estado de los mismos, al sumar en forma
individual los valores de estos deben ser igual al
saldo total en el libro auxiliar de esta cuenta.
- Si existe liquidez, no se deben constituir
acreedores varios.
- Solicite las órdenes de pedido y facturas comercia-
les por las cuales se constituyeron los acreedores,
y confróntelas con el folio individual de estos.

13.- Fondo de Casino.

- Efectúe el cruce de valores entre la planilla


mensual y el libro de folio individual del fondo de
casino, con el fin de verificar si se lleva al día y si
los socios han firmado o firman mensualmente los
asientos respectivos.
- Verifique que la devolución del fondo de casino se
efectúe con su respectiva solicitud motivada y
aprobada por el ejecutivo.
- Cuando se presente un traslado masivo, el
administrador recopila todas las solicitudes, suma
los valores confrontados con la última planilla
mensual y el folio individual actualizado y gira un
solo cheque a nombre del cuadro más antiguo,
cancelando en esta forma a cada uno en efectivo,
no sin antes hacerles firmar el recibido.
- Analice los asientos contables de este rubro y
verifique que no estén efectuando movimientos
internos para cancelar planilla, deudores o servicio
de bar, sin su respectiva autorización por parte del
ejecutivo.

Continuación GUÍA PARA CONTROL Y REVISTAS CONTABLES


167
DETALLE SI NO O.B.S.

14.- Fomento.

- Verifique que esté activado el libro kardex control


de elementos de fomento, que se estén
efectuando las ordenes de suministro de estos al
personal auxiliar del casino, con base a lo descrito
en el presente reglamento.

- Constate que el valor a descontar mensualmente


este autorizado por el Jefe de Estado Mayor y
sustentado por escrito en una de las reuniones
administrativas.

- Solicite la planilla mensual y analice que a todo el


personal de socios y de miembros del casino,
encuéntrense en el área o en patio le estén
descontado este rubro.

- Confronte el plan de inversión con el libro control


del oficial de servicio, con esto constata la
veracidad de las adquisiciones.

- Observe que no se adquieran artículos de


alimentación por este rubro, tales como mayonesa,
salsas, mostaza, etc.

- Pida el inventario final de elementos de fomento al


corte del 20 de cada mes y constátelo con el libro
balance general de fomento, este debe hacerse a
la par con los de alimentación, cantina, mercancías
y materia prima.

15.- Fondo Habitacional.

- Constate que el valor a descontar mensualmente


esté autorizado por el Jefe de Estado Mayor y
sustentado por escrito en una de las reuniones
administrativas

- Solicite la planilla mensual y la relación de


asignación de piezas, cruce esta información y
verifique que solo cancelen este servicio los socios
que cuentan con habitación en el casino.

Continuación GUÍA PARA CONTROL Y REVISTAS CONTABLES


168
DETALLE SI NO O.B.S.

- Confronte el plan de inversión con el libro control


del oficial de servicio, con esto constata la
veracidad de las adquisiciones.

- Solicite el acta individual de entrega de las


habitaciones, y verifique que esté de acuerdo con
el formato emitido en el presente reglamento, y
firmado por el usuario actual.

16.- Reposición y Equipo.

- Constate que las utilidades por la venta del


producto terminado se acrediten a diario en la
cuenta de “Reposición y Equipo”, de igual forma
verifique el estado del equipo de panadería y
cerciorarse que no estén gastando de este rubro
para compras diferentes a lo estipulado en el
presente reglamento.

- Verifique que el margen de utilidades no exceda ni


baje del 40%, dato este sustentado con la tabla de
equivalencias antes relacionada.

- Cerciorarse que se esté acreditando a diario las


utilidades por ventas del producto terminado a este
rubro.

17.- Intereses C.D.T.

- Verifique si trimestralmente se carga a esta cuenta


la utilidad producto de la constitución del título
valor.

- Solicite el libro control del oficial de servicio y el


auxiliar de esta cuenta y constate la inversión, la
cual debe hacerse en beneficio general de los
socios.

Continuación GUÍA PARA CONTROL Y REVISTAS CONTABLES


169
DETALLE SI NO O.B.S.

18.- Eventuales.

- Recuerde que como su palabra lo indica es una


eventualidad que se presenta en el periodo
contable, y que como tal no se debe constituir
mensualmente.

- Cuando observe descuentos por eventuales en la


planilla, solicite los documentos soportes por el
cual es acreditado este rubro. Estos deben ser,
solicitudes motivadas, autorizaciones firmadas por
los socios, o cuentas de cobro de otros casinos
con nombre propio.

- Verifique que no estén camuflando o mimetizando


deudores con vigencia anterior, ventas a crédito de
cantina, mercancías suministradas a las
compañías de soldados, personal que no cancela
oportunamente la planilla en esta cuenta.

19.- Ganancias.

- Verifique que estas sean acreditadas a este rubro


diariamente con base en la planilla diaria
acumulable por ventas de cantina o mercancías

- Constate que de las ganancias obtenidas por la


venta de mercancías o de cantina se debite al
término del periodo contable con cargo a “Capital”
el 20% de estas.

- Solicite el plan de inversión y el libro control del


oficial de servicio, analícelos y verifique si existe
correlación en ellos, de lo contrario exija
información a fondo del procedimiento empleado.

DETALLE SI NO O.B.S.

170
20.- Capital.

- Cerciorarse que mensualmente a esta cuenta se


acredite de las ganancias por la venta de
mercancías o de cantina el 20% de las mismas

- Si observa que se ha debitado esta cuenta, solicite


los oficios motivados enviados al Jefe de Estado
Mayor de la Brigada para tal fin, de igual forma los
radiogramas recibidos de éste, autorizando su
inversión.

- Recuerde que solo se debe descapitalizar para la


constitución de la póliza de manejo, para la
compra de equipo de sistemas para la
administración de cada casino o salón social, y
para la adquisición de muebles y enceres para uso
o beneficio general de los socios o soldados
respectivamente.

82. OTROS ASPECTOS A REVISTAR.

- Mantenimiento de Instalaciones.

- Revise el estado de mantenimiento y conservación


del Alojamiento, Cocina, Oficina de Administración,
Despensa, Comedor, Depósito de mercancías, Bar
o Taberna, Áreas Sociales, Peluquería, Área
general de la piscina etc.

a. Alojamiento.

- Es adecuado y suficiente para alojar al personal


de socios de la unidad militar y transeúnte.

- Es funcional y acorde a la categoría del Oficial,


Suboficial o empleado civil que lo ocupa.

- Cuenta con los servicios sanitarios, duchas, orina-


les y lavamanos necesarios e indispensables.

- Verifique si cuenta con dotación completa por


habitación.

Continuación GUÍA PARA CONTROL Y REVISTAS CONTABLES

171
DETALLE SI NO O.B.S.

b. Cocina.

- Constate si es amplia y cómoda para el normal


funcionamiento.

- Verifique su ventilación, si cuenta con extractor de


humo, olores etc.

- Cerciórese que existan gabinetes, estantes o


lacenas para la lencería, vajilla y cubiertos.

- Solicite el cuadro de menú, ya que allí debe


permanecer una copia de éste con el fin de que le
sirva de consulta a la jefe de cocina.

- Cite al personal auxiliar de cocina, verifique el uso


del uniforme de servicio descrito en el presente
reglamento.

c. Oficina de Administración.

- Constate la organización y presentación, que el


equipo de sistemas y calculadora sea funcional,
que el archivo sea de fácil consulta.

- Si a la hora de pasar revista a la documentación,


no es viable hacerla por fallas en el sistema de
cómputo, ordene de inmediato la presentación de
estos a máquina o en manuscrito.

- Verifique si en la oficina reposa el cuadro con las


llaves de cada habitación, la disponibilidad de
estas permite efectuar revistas esporádicas por
parte del comando de la unidad con o sin previo
aviso.

d. Despensa.

- Solicite el auxiliar de alimentación, éste debe ser


un soldado, verifique su uniforme de servicio,
consúltele sobre sus funciones, manera de llevar el
control de las extras, y estancias etc.

Continuación GUÍA PARA CONTROL Y REVISTAS CONTABLES


172
DETALLE SI NO O.B.S.

- Verifique la recepción, el almacenamiento y la


distribución de los víveres secos y frescos.

- Solicite la tabla de distribución víveres por


persona, confróntela con un día normal,
efectuando una regla de tres compuesta, con el fin
de analizar si se suministran más artículos que los
señalados en esta.

- Cerciórese que esta dependencia no sea utilizada


como dormitorio del auxiliar de alimentación.

a. Comedor.

- Pida el horario de servicio de comedor, verifique si


se encuentra en un lugar visible el valor de las
extras de alimentación y si obedece a la cantidad y
calidad suministrada.

- Verifique que sea atendido todo el personal de


cuadros, por la auxiliar de comedor, constate el
estado actual de la vajilla y elementos de servir;
así como la mantelería.

b. Depósito de Mercancías.

- Verifique que el auxiliar de bar no utilice como


dormitorio la dependencia.

- Que la mercancía, rancho o licor que allí se


almacena, no se encuentre con vencimiento de
consumo, o adulterado, y que solo porte llaves de
éste, el auxiliar del bar.

c. Bar o Taberna.

- Cite el auxiliar del bar y verifique el uniforme que


utiliza para el servicio, pregúntele por las funciones

- Constate que no tenga créditos no autorizados.


Continuación GUIA PARA CONTROL Y REVISTAS CONTABLES
DETALLE SI NO O.B.S.

173
e. Áreas Sociales.

- Las áreas sociales facilitan la recreación y el


descanso, cuenta con los elementos esenciales.

- Existen juegos recreativos para adultos y niños


tales como: Ajedrez, Dominó, Parqués, Mesa de
Billar y Billar Pool, Mesa de Ping-Pon y sus
accesorios, Equipo de sonido, TV. Cable, BH,
campos deportivos, parque infantil y Campo de
tejo.

- Verifique si en ocasiones ha sido alquilado el salón


social del casino, que valor tienen contemplado
para tal fin y si se acredita la cuenta de eventuales
con este dinero.

f. Peluquería.

- Verifique que no esté subarrendada, y en caso tal


solicite el contrato y analice donde se consignan
los dineros de este ejercicio.

- Pida la solicitud que hace mensualmente el


peluquero al administrador del casino, para la
adquisición de los elementos propios para el
funcionamiento de esta. Verifique que se
contemple esta solicitud en el plan de inversión de
fomento.

- Constate que el peluquero de la unidad utilice el


uniforme ordenado para el servicio, que lleve al día
el libro control de la peluquería y que éste sea
revisado periódicamente por el jefe inmediato.

g. Área General de la Piscina.

- Verifique el control que existe por parte del


administrador para el correcto y adecuado uso de
la piscina por parte de los socios y miembros del
casino.

- - Constate si cuenta con asoleadoras, y sillas


suficientes para el servicio, al igual que vestier y
baños públicos.

174
ÍNDICE

INTRODUCCIÓN 2
GENERALIDADES 3
OBJETIVO 4
ALCANCE 5

CAPÍTULO I 6
1. CASINOS Y SALONES SOCIALES 6
1.1 GENERALIDADES 6
1.1.1 FINALIDAD DE LOS CASINOS Y SALONES SOCIALES 6
1.1.2 CLASES DE CASINOS 6
1.1.3 SALONES SOCIALES DE BRIGADA Y BATALLONES DE A.S.P.C. 6
1.1.4 REGLAMENTACIÓN DE LOS CASINOS Y SALONES SOCIALES 6
1.1.5 INSTALACIONES PARA LOS CASINOS Y SALONES SOCIALES 7
1.1.6 PRESIDENTES DE LOS CASINOS Y SALONES SOCIALES7
1.2 SOCIOS ACTIVOS Y HONORARIOS DE LOS CASINOS Y SALONES SOCIALES 7
1.2.1 SOCIOS ACTIVOS DEL CASINO DE OFICIALES 7
1.2.2 SOCIOS HONORARIOS DEL CASINO DE OFICIALES 7
1.2.3 SOCIOS ACTIVOS DEL CASINO DE SUBOFICIALES7
1.2.4 SOCIOS HONORARIOS DEL CASINO DE SUBOFICIALES 8
1.2.5 MIEMBROS DEL CASINO DE SOLDADOS 8
1.2.6 SOCIOS ACTIVOS DEL SALÓN SOCIAL 8
1.2.7 SOCIOS HONORARIOS DEL SALÓN SOCIAL 8
1.3 DEBERES Y DERECHOS DE LOS SOCIOS ACTIVOS Y HONORARIOS DE LOS
CASINOS Y SALONES SOCIALES. 8
1.3.1 DEBERES: 8
1.3.2 DERECHOS: 9

CAPÍTULO ll 12
2. FUNCIONES GENERALES DEL JEFE DE ESTADO MAYOR DE BRIGADA,
COMANDANTE BATALLON DE A.S.P.C. O DE LAS ARMAS, PLANA MAYOR DE LA UNIDAD
TÁCTICA Y CONTROL INTERNO. 12
2.1 JEFE DE ESTADO MAYOR DE BRIGADA. 12
2.2 COMANDANTE DE BATALLÓN DE A.S.P.C. EN CANTONES DE BRIGADA O
COMANDANTE DE BATALLÓN DE LAS ARMAS CON SISTEMA PRESUPUESTAL. 12
2.3 JEFE DE PRESUPUESTO. 13
175
2.4 MIEMBROS DEL ESTADO MAYOR DE BRIGADA 14
2.5 MIEMBROS DE LA PLANA MAYOR DE BATALLÓN 14
2.6 CONTROL INTERNO 14
2.7 INTEGRANTES DE LAS COMISIONES DE CASINOS Y SALONES SOCIALES. 15

CAPÍTULO III 15
3. COMISIONES ADMINISTRATIVAS DE CASINO DE OFICIALES, SUBOFICIALES,
SOLDADOS Y SALONES SOCIALES 15
3.1 COMISIÓN ADMINISTRATIVA DEL CASINO DE OFICIALES 15
3.1.1 NOMBRAMIENTO DE LA COMISIÓN ADMINISTRATIVA. 15
3.1.2 INTEGRANTES DE LA COMISIÓN ADMINISTRATIVA. 16
3.2 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DE LA COMISIÓN DEL CASINO DE OFICIALES. 16
3.2.1 PRESIDENTE. 16
3.2.2 ADMINISTRADOR DE LOS CASINOS. 17

CAPÍTULO IV 19
4. COMISIÓN ADMINISTRATIVA DEL CASINO DE SUBOFICIALES 19
4.1 NOMBRAMIENTO DE LA COMISIÓN ADMINISTRATIVA. 19
4.1.1 INTEGRANTES DE LA COMISIÓN ADMINISTRATIVA 19
4.2 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DE LA COMISION DEL CASINO DE SUBOFICIALES 20
4.2.1 PRESIDENTE. 20
4.2.2 ADMINISTRADOR DE LOS CASINOS. 20

CAPÍTULO V 23
5. COMISIÓN ADMINISTRATIVA CASINO DE SOLDADOS. 23
5.1 NOMBRAMIENTO COMISIÓN ADMINISTRATIVA CASINO DE SOLDADOS. 23
5.1.2 INTEGRANTES DE LA COMISIÓN ADMINISTRATIVA 23
5.2 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DE LA COMISIÓN DEL CASINO DE SOLDADOS 24
5.2.1 PRESIDENTE. 24
5.2.2 ADMINISTRADOR DE LOS CASINOS. 24

CAPÍTULO VI 27
6. COMISIÓN ADMINISTRATIVA DEL SALÓN SOCIAL DE BRIGADA O BATALLONES DE
A.S.P.C. 27
6.1 NOMBRAMIENTO COMISIÓN ADMINISTRATIVA DEL SALÓN SOCIAL. 27
6.1.1 INTEGRANTES DE LA COMISIÓN ADMINISTRATIVA. 27
6.2 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DE LA COMISIÓN DEL SALÓN SOCIAL 28
176
6.2.1 PRESIDENTE. 28
6.2.2 ADMINISTRADOR DEL SALÓN SOCIAL. 28

CAPÍTULO VII 31
7. PERSONAL AUXILIAR DE LOS CASINOS Y SALONES SOCIALES 31
7.1 ORGANIZACIÓN Y DESEMPEÑO. 31
7.2 FUNCIONES DEL PERSONAL AUXILIAR DE LOS CASINOS Y SALONES SOCIALES. 32
7.2.1 AUXILIAR DE COCINA. 32
7.2.2 CAMARERA Y AUXILIAR DE COMEDOR. 32
7.2.3 PELUQUERO DE LA UNIDAD. 33
7.2.4 PANADERO DE LA UNIDAD. 34
7.2.5 AUXILIAR DE BAR. 35
7.2.6 AUXILIAR DE ALIMENTACIÓN. 36
7.2.7 PISCINERO DE LA UNIDAD. 36

CAPÍTULO VIII 39
8. DOCUMENTACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN DE CASINOS, SALONES SOCIALES Y
PANADERÍAS DEL EJÉRCITO. 39
8.1 GENERALIDADES 39
8.1.1 DEFINICIÓN 39
8.1.2 RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA DE LA DOCUMENTACIÓN. 39
8.2 CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN 39
8.2.1 DOCUMENTACIÓN BIBLIOGRÁFICA 39
8.2.2 LIBROS CONTABLES, ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROL. 39
8.2.3 CARPETAS DE ARCHIVO. 39
8.2.4 DOCUMENTOS VARIOS. 39
8.3 DOCUMENTACIÓN DE LOS CASINOS DE OFICIALES Y SUBOFICIALES 40
8.3.1 DOCUMENTACIÓN BIBLIOGRÁFICA. 40
8.3.2 LIBROS CONTABLES, ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROL. 40
8.3.3 CARPETAS DE ARCHIVO “CELUGUÍAS”. 41
8.3.4 CARPETAS DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA 41
8.3.5 DOCUMENTOS VARIOS. 42
8.4 DOCUMENTACIÓN DEL CASINO DE SOLDADOS Y SALONES SOCIALES 42
8.4.1 DOCUMENTACIÓN BIBLIOGRÁFICA. 42
8.4.2 LIBROS CONTABLES, ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROL. 42
8.4.3 CARPETAS DE ARCHIVO “CELUGUÍAS” 43

177
8.4.4 CARPETAS DE ACUERDO A LA LEY GENERAL DE ARCHIVO 954 DEL AÑO 2000
44
8.4.5 DOCUMENTOS VARIOS. 44

CAPITULO IX 44
9. SISTEMA CONTABLE PARA LOS CASINOS, SALONES SOCIALES Y PANADERÍAS DEL
EJÉRCITO. 44
9.1 INTRODUCCIÓN 44
9.1.1 OBJETIVOS DEL SISTEMA CONTABLE. 45
9.1.2 PLAN DE CUENTAS PARA LOS CASINOS DE OFICIALES Y SUBOFICIALES. 45
9.2 SIGNIFICADO, CONCEPTOS Y MANEJO DE LAS CUENTAS 46
9.2.1 CUENTAS DEL ACTIVO 46
9.2.2 CUENTAS DEL PASIVO. 52
9.3 DOCUMENTOS CONTABLES SOPORTES PARA EL COMPROBANTE DIARIO Y LIBROS
DE BALANCE DE LOS CASINOS. 57

CAPÍTULO X 58
10. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL COMPROBANTE DIARIO, LIBROS DE
BALANCE, CONTROL ADMINISTRATIVO Y DOCUMENTOS SOPORTES PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE LOS CASINOS DE OFICIALES Y SUBOFICIALES. 58
10.1 DOCUMENTACIÓN 58
10.1.1 COMPROBANTE DE DIARIO: 58
10.1.2LIBRO COLUMNARIO O MAYOR 62
10.1.3 ELABORACIÓN DE LOS AUXILIARES DE CUENTAS. 63
10.1.4 BALANCE GENERAL CONTABLE. 69

CAPÍTULO XI 70
11. FORMATOS PARA ELABORAR LOS DOCUMENTOS SOPORTES DE LA CONTABILIDAD
DE CASINOS DE OFICIALES Y SUBOFICIALES. 70
11.1 RECIBO DE CAJA 70
11.2 FORMATO ORDEN DE PEDIDO 71
11.3 COMPROBANTE DE CHEQUE 72
11.4 PLANILLA DIARIA DE CANTINA 73
11.5 PLANILLA DIARIA DE ALIMENTACIÓN 77
11.6 ELABORACIÓN FORMATO PLANILLA DIARIA CONTROL ESTANCIAS 79
11.7MENÚ 81
11.8 BALANCE GENERAL MENSUAL DE CANTINA 82
11.9 FORMATO PLANILLA BALANCE MENSUAL DE ALIMENTACIÓN 85
178
11.10 FORMATO LIBRO CONTROL OFICIAL DE SERVICIO. 87
11.11 FORMATO DE PLANILLA MENSUAL 88
11.12 FORMATO PARA LA TESORERÍA 91
11.13 FORMATO PARA CONCILIACIONES BANCARIAS 92
11.14 FORMATO PLAN INVERSIÓN DE GANANCIAS 94
11.15 FORMATO PLAN INVERSIÓN FOMENTO 95
11.16 FORMATO PLAN INVERSIÓN FONDO HABITACIONAL 96
11.17 FORMATO SALDOS FONDO DE CASINO 97
11.18 FORMATO ACTA DE PASAN CANTINA 98
11.19 FORMATO ACTA DE PASAN ALIMENTACIÓN 100
11.20 TABLA PORCIONADA RACIÓN VÍVERES POR PERSONA 102

CAPÍTULO XII 103


12. PLAN DE CUENTAS PARA EL CASINO DE SOLDADOS, SALONES SOCIALES Y
PANADERÍAS DEL EJÉRCITO. 104
12.1 CUENTAS DEL ACTIVO EN SU RESPECTIVO ORDEN 104
12.2 CUENTAS DEL PASIVO EN SU RESPECTIVO ORDEN 104
12.3 SIGNIFICADO, CONCEPTOS Y MANEJO DE LAS CUENTAS 104

CAPÍTULO XIII 112


13. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LIBROS DE BALANCE, CONTROL
ADMINISTRATIVO Y DOCUMENTOS SOPORTES PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL CASINO
DE SOLDADOS Y SALÓN SOCIAL. 112
13.1 COMPROBANTE DIARIO 112
13.1.1 DEFINICIÓN112
13.1.2 COMPROBANTE DE DIARIO 113
13.1.3 COMPROBANTE DE CIERRE 114
13.1.4 ELABORACIÓN DEL LIBRO COLUMNARIO 115
13.2 ELABORACIÓN DE AUXILIARES DE CUENTAS 116
13.2.1 BALANCE GENERAL CONTABLE 119

CAPÍTULO XIV 120


14. FORMATOS PARA LOS DOCUMENTOS SOPORTES EN LA CONTABILIDAD DE
CASINOS DE SOLDADOS Y SALONES SOCIALES. 120
14.1 FORMATO RECIBO DE CAJA 120
14.2 FORMATO PARA ORDEN DE PEDIDO 120
14.3 FORMATO COMPROBANTE DE CHEQUE 122

179
14.4 FORMATO PLANILLA DE MERCANCÍAS122
14.5 FORMATO LIBRO BALANCE GENERAL DE MERCANCÍAS 127
14.6 FORMATO BALANCE GENERAL MENSUAL PLANILLA ALIMENTACIÓN 131
14.8 ACTA PASAN MATERIA PRIMA 135
14.9 LIBRO CONTROL OFICIAL DE SERVICIO DE MERCANCÍAS Y MATERIA PRIMA
136
14.10 NORMAS Y FORMATOS MANEJO DE PANADERÍAS. 137

CAPITULO XV 148
15. DISPOSICIONES DE CARÁCTER GENERAL 148
15.1 NORMAS ADMINISTRATIVAS 148
15.2 MANEJO CONTABLE C.D.T. 149
15.3 ALIMENTACIÓN Y COBERTURA (Abastecimiento Cuadros Área) 151
15.4 MANEJO DE REGALÍAS. 152
15.5 USO DE UNIFORMES 153
CAPÍTULO XVI 156
16. GUÍA PARA CONTROL Y REVISTAS CONTABLES 156
BIBLIOGRAFÍA GLOSARIO 178

180
BIBLIOGRAFÍA

Ejército Nacional de Colombia. Reglamento para comisiones administrativas del


Ejército. EJC 4-6. 2003.

181
GLOSARIO

CD: Comprobante de Diario

CDT: Cuenta de título

S4: Sección cuarta

182