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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA.

FACULTAD DE INGENIERÍA.
ESCUELA DE INGENIERÍA MECÁNICA INDUSTRIAL.

TEMA: IMPLEMENTACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO PARA EL
TRASLADO Y CONTROL DE EXPEDIENTES

Contenido
INTRODUCCIÓN: .............................................................................................. 5

1

OBJETIVOS: ...................................................................................................... 6

GENERAL:...................................................................................................... 6

ESPECÍFICOS:............................................................................................... 6

1. INFORMACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA FACULTAD DE
INGENIERÍA....................................................................................................... 7

1.1 DATOS. ................................................................................................. 7

1.1.1 Nombre. ............................................................................................. 7

1.1.2 Localización. ...................................................................................... 7

1.1.3 Antecedentes. ........................................................................................ 7

1.1.3.1 Historia. ........................................................................................... 7

1.1.3.2 Misión. ............................................................................................. 8

1.1.3.3 Visión. ............................................................................................. 8

1.1.3.4 Definición de archivo. ...................................................................... 8

1.1.3.5 Funciones del archivo. .................................................................... 9

1.2 SITUACIÓN ACTUAL DEL ARCHIVO DE FIUSAC .................................. 9

1.2.1Tipos de expedientes en el archivo. ....................................................... 9

1.2.1.1 Expedientes Estudiantes regulares. ................................................ 9

1.2.1.2 Expedientes de graduados. ........................................................... 10

1.2.1.3 Expedientes de fallecidos. ............................................................. 10

1.2.1.4 Expedientes de estudiantes inactivos. .......................................... 10

1.2.1.5 Expedientes de procesos administrativos ..................................... 10

1.2.2 Recursos.............................................................................................. 11

1.2.2.1 Físicos ........................................................................................... 11

1.2.2.2 Humanos ....................................................................................... 11

2 INGENIERÍA DE MÉTODOS. ................................................................... 11

2.1 Estudio del método actual. .................................................................. 11

2.1.1Análisis de los recursos. ....................................................................... 12

2.1.2 Análisis de la infraestructura. ............................................................... 13

2

2.1.3 Análisis de las condiciones ambientales. ............................................. 13

2.2 Técnicas para la solución de problemas. ................................................ 13

2.2.1 diagrama Ishikagua. ........................................................................ 13

2.2.2 Diagrama de Pareto. ............................................................................ 15

2.2 Implementación de un nuevo método ................................................ 16

IMPLANTAR EL MÉTODO PERFECCIONADO: ...................................... 17

ENSEÑAR EL NUEVO MÉTODO A LOS TRABAJADORES. ................... 18

CAPACITACIÓN Y READAPTACIÓN PROFESIONAL A LOS OPERARIOS:
.................................................................................................................. 18

CONTROLAR EL CAMBIO ....................................................................... 19

MANTENER EN USO EL NUEVO MÉTODO ............................................ 19

CAUSAS DE RESISTENCIA AL CAMBIO .................................................... 19

FORMA DE PROPONER EL NUEVO MÉTODO: ......................................... 20

COMO DESARROLLAR EL NUEVO MÉTODO ............................................... 21

2.4 Implementación del método de las 5’s .................................................... 21

ORIGEN DE LA TÉCNIA DE LAS 5S........................................................ 22

2.4.1Seleccionar. ...................................................................................... 22

2.4.3 Limpiar ............................................................................................. 23

2.4.4 Estandarizar. .................................................................................... 23

2.4.5 Hábito o autodisciplina. .................................................................... 24

3. IMPLEMENTACIÓN DE LA PROPUESTA. .................................................. 26

3.1 Creación del procedimiento para el traslado de expedientes. ................ 26

Descripción del procedimiento: ................................................................. 26

3.1.1DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO: ............................. 27

3.2 Verificar que todos los expedientes físicos de los estudiantes graduados
en los años 2007 y 2008 que tienen asignado carrera simultánea pendiente,
se encuentren debidamente digitalizados de acuerdo al procedimiento
establecido.................................................................................................... 28

3

3.2.1 Digitalizar los expedientes que hayan sido obviados por error. ....... 28

3.2.2. Digitalizar los expedientes que no cumplan con algún requisito del
procedimiento establecido......................................................................... 28

3.3. Realizar un ordenamiento de los expedientes físicos. .............................. 29

3.4. Creación de una base de datos digital para control de los expedientes. 29

3.5 Proceder con el traslado físico de todos los expedientes. ...................... 30

3.6 Ubicar nuevamente en la sección de graduados los expedientes de
graduados que no tienen carrera simultánea................................................ 30

4. SEGUIMIENTO Y CONTROL. ..................................................................... 30

4.1. Establecer un Ciclo de Deming para control y mejora continua .......... 30

4.1.1 Planificar .......................................................................................... 31

4.1.2. Hacer:.............................................................................................. 32

4.1.3. Controlar o Verificar ........................................................................ 32

4.1.4 Actuar ............................................................................................... 33

4.2. Verificación con pruebas de campo del procedimiento implementado.
.................................................................................................................. 34

4.3 Postear un tablero con el diagrama de flujo del procedimiento. .......... 35

4.4 Crear una lista de verificación con los pasos del procedimiento ......... 35

4.5. Establecer que a partir del año 2018 se aplique el procedimiento ........ 36

CONCLUSIONES............................................................................................. 37

RECOMENDACIONES. ................................................................................... 38

Bibliografía ....................................................................................................... 39

ANEXOS. ............................................................ Error! Bookmark not defined.

PLANO DE LAS INSTALACIONES DEL ÁREA DE ARCHIVO FIUSAC. Error!
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ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL ARCHIVO.Error! Bookmark not
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PROBLEMA DE ILUMINACIÓN: ......................... Error! Bookmark not defined.

4

INTRODUCCIÓN: Dentro del archivo general de la facultad de Ingeniería además de tener a cargo todos los expedientes estudiantiles. entre otros. también se encarga de resguardar toda la papelería. para tal efecto se van a utilizar herramientas administrativas tales como la técnica de las 5’s. 5 . para el análisis de la situación actual así como para la implementación de un nuevo método de trabajo. documentos de la decanatura. también se van a utilizar herramientas de ingeniería de métodos. es por eso que se presenta el proyecto: Implementación de un procedimiento para el traslado y control de expedientes físicos que están digitalizados para las carreras simultaneas. documentos de secretaria académica. hay muchos documentos y/o expedientes que no tienen un procedimiento para manejo y control. es necesario tener el espacio físico. un orden físico de todos los documentos. Existen algunos procedimientos ya establecidos dentro del archivo general. pero lo más importante es tener procedimientos bien establecidos para facilitar el control y manejo de la documentación. un número ideal de personal operativo para agilizar los trámites y servicios que se presta en el archivo general. pero debido a la gran cantidad de documentos y expedientes que tiene a su cargo. que se genera en la facultad tal como las actas resolutivas de Junta Directiva. Para poder gestionar y controlar la gran cantidad de documentación dentro del archivo general. el ciclo de Deming. documentos de secretaría adjunta y papelería de algunas escuelas de la facultad.

para las carreras simultaneas. Implementar una base de datos de todos los expedientes trasladados para tener un control digital de los mismos. con el fin de determinar si posee carrera simultánea pendiente. OBJETIVOS: GENERAL: 1. Crear el procedimiento que especifique los pasos para trasladar los expedientes físicos de los estudiantes graduados que tienen asignada carrera simultanea pendiente. 3. en los años 2007 y 2008. ESPECÍFICOS: 1. en el área de control académico y archivo de FIUSAC. Implementar un procedimiento para el traslado y control de expedientes físicos que están digitalizados. 2. de la sección de graduados a la sección de estudiantes regulares. Observar en el sistema que la información digitalizada cumpla con el procedimiento y manejo de expedientes de graduados. 4. Revisar que los expedientes físicos y digitalizados de estudiantes graduados. 6 .

3 Antecedentes.2 Localización. en el año de 1879 por decreto del Gobierno.3.1.1.1 Historia. no obstante el archivo no solamente se encarga de guardar expedientes de estudiantes sino que también papelería que se genera de las 7 . pero en 1882. ciudad universitaria 11 Av. Desde ese momento se da la necesidad de la creación de un archivo que pueda servir a las distintas áreas que en ese momento estructuraban la Facultad de Ingeniería. 1.1.1 Nombre. en la actualidad el archivo de la Facultad de Ingeniería guarda documentos de estudiantes desde el año de 1905 a la fecha. Edificio T-4 primer nivel. en la actualidad se estableció el procedimiento de digitalización de expedientes de todos los estudiantes graduados. El Archivo general del a Facultad de Ingeniería está ubicada dentro del campus de la Universidad de San Carlos de Guatemala. 1. El nacimiento del archivo de la facultad de ingeniería se remonta históricamente desde el surgimiento de la facultad de ingeniería dentro de la Universidad de San Carlos de Guatemala.1 DATOS. Con los distintos cambios de lugar que sufrió la cede de la Universidad de San Carlos se fueron perdiendo varios documentos que resguardaba el archivo de aquel entonces. INFORMACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA FACULTAD DE INGENIERÍA 1. Archivo General de la facultad de Ingeniería de la Universidad de San Carlos de Guatemala. 1.1. 1. parta luego poder ser entregados en el acto de graduación.1. se tituló como Facultad dentro de esa institución. Zona 12.

aunque su origen más remoto se encuentra en la lengua griega y puede traducirse como “residencia de los magistrados”.1. 1.distintas dependencias que conforman en la actualidad la Facultad. escuelas y empleados. En el año 2030 tener el resguardo de expedientes. facilitando el manejo de documentos y los distintos procesos que se requieran de manera eficiente y eficaz.4 Definición de archivo.3. siendo establecido el método de clasificación numérica. ya que a cada estudiante se le asigna un carné desde el momento de ingresar a la facultad. manteniendo orden y cuidado físico de todo el inventario de la documentación a cargo del Archivo General de FIUSAC. la cual era ineficiente para el desarrollo de las actividades.3 Visión. Se implementó la agilización de los procesos. una institución o una persona elabora en el marco de sus actividades y funciones. 1. El proceso del almacenaje de los expedientes de los estudiantes también ha sufrido cambios que la misma modernización y el crecimiento constante del número de estudiantes exige.1. anteriormente el método de clasificación de archivos era de forma alfabética. Satisfacer los requerimientos de la facultad de Ingeniería almacenando los registros y expedientes tanto de estudiantes. En otro término no es más que el lugar físico donde se custodian documentos importantes para una organización. facilitando su localización. registros y cualquier otro tipo de documento que se genere dentro de la facultad de ingeniería. 8 . El término se utiliza para nombrar al conjunto ordenado de documentos que una sociedad.2 Misión. Archivo procede del latín archivum.3. dependencias.1. 1.3.

puede quedar a disposición de cada estudiante la documentación que generó durante todo su historial estudiantil. retiro de asignación de cursos. 9 . La actividad diaria del archivo es recibir la información que se genera en control académico.2. adicionalmente el encargado del archivo tiene la responsabilidad de colocar la documentación que recibe en los diferentes lugares que se han asignado. Otra actividad que realiza la persona responsable del Archivo general de la Facultad de Ingeniería.2 SITUACIÓN ACTUAL DEL ARCHIVO DE FIUSAC 1. en ella se guarda toda la documentación legal que se genere en control académico. para evitar confusiones en los expedientes estudiantiles. solicitudes a junta directiva. Este tipo de expedientes.1. ficha de inscripción de la escuela correspondiente. de los estudiantes que realizan trámites. copias de actas de las reuniones administrativas. guardan toda la información del estudiante que actualmente se encuentra cursando cualquiera de las carreras de la facultad de ingeniería. la de cierre de pensum.2. Es el apartado con mayor importancia dentro del archivo debido a que es la que se utiliza con mayor frecuencia. la carta de haber aprobado el examen privado.5 Funciones del archivo. copias de tesis de los graduandos. por distintos trámites realizados. una vez realizado este proceso. 1. constancia de cursos aprobados. etcétera. El día de la graduación del estudiante se debe completar el procedimiento de digitalización de su expediente.1. 1.1 Expedientes Estudiantes regulares. 1.3. para poder determinar si cuentan con todos los documentos correspondientes. como por ejemplo: Las constancias de práctica final. solicitudes a Junta directiva. debido a que en cualquier momento algún estudiante está generando documentación. es preparar los expedientes de los estudiantes que han solicitado fecha de graduación a la Junta directiva.1Tipos de expedientes en el archivo.

secretarias. o tuvieron algún logró que beneficio a la facultad.5 Expedientes de procesos administrativos Debido a que el departamento de archivo no solamente se encarga de custodiar los expedientes del estudiantado.3 Expedientes de fallecidos. esté apartado se fue acumulando y hoy en día ocupa demasiado espacio dentro de las instalaciones del archivo.1. se decide trasladarlos a estudiantes inactivos.2. acta. 1. 1.1. sino que también la documentación que se genera en las distintas escuelas. y que debido al tiempo transcurrido. su importancia radica en que se puede necesitar consultar cualquier resolución. su importancia radica en que existen varios personajes que fueron importantes dentro de la facultad.2. como estudiantes que fallecieron en su proceso de preparación para ser ingenieros. circular o cualquier otro aviso que 10 . Existe una parte donde se encuentran la documentación de estudiantes que por cualquier razón dejaron sus estudios. 1. decanatura y control académico. Entre otro de los apartados del archivo existe el de los estudiantes fallecidos. pues éste tipo de expedientes es otro de apartado que ocupa bastante espacio dentro de las instalaciones del archivo. ya que fueron directores de escuela. en el que se pueden encontrar expedientes tanto de estudiantes que se graduaron. En el departamento de archivo existe un aparatado específico para los estudiantes que ya se han graduado de cualquier carrera de la facultad de ingeniería.1. dicho apartado se fue generando con la documentación que todos los estudiantes habían generado durante toda su vida estudiantil.2 Expedientes de graduados. decanos o desempeñaron el papel de catedráticos.2. 1.4 Expedientes de estudiantes inactivos.2.1. debido a ésta importancia en cualquier momento se puede realizar algún tipo de homenaje póstumo.

1 Físicos Dentro de los recursos disponibles del archivo.2.2.2 Recursos. una que es utilizada específicamente para consultar online cualquier información respecto al estudiante. que se utilizan precisamente para resguardar los expedientes. 2 INGENIERÍA DE MÉTODOS. además de resguardar todos los archivos digitalizados. El Estudio de Métodos o Ingeniería de Métodos es una de las más importantes técnicas del estudio del trabajo. 1. también se cuenta con 2 computadoras. 1. la otra se encuentra en el área de recepción y es utilizada por el encargado del archivo. 2. que se basa en el registro y examen crítico sistemático de la metodología existente y proyectada utilizada para llevar a cabo un trabajo u operación. el archivo cuenta con un espacio físico asignado exclusivamente para realizar su actividad. por lo que tiene asignado solamente a una persona. sin embargo y sin necesidad de realizar ningún estudio se puede observar que las actividades a realizar sobrecargan diariamente a dicha persona. 11 .2.2. pero al pasar de los años este espacio se fue llenando en la actualidad a simple vista se puede observar que es insuficiente.2 Humanos El archivo de la facultad de ingeniería por estar a cargo de control académico se toma como una ventanilla más de este departamento. se pueden mencionar que existen varios estantes y archivos tipo gaveteros.1 Estudio del método actual. 1.2.haya sido publicado por alguna autoridad tanto de la facultad como de la Universidad en sí.

El objetivo fundamental del estudio del método actual es el realizar una radiografía general de la situación actual del departamento de archivo con el fin de realizar una propuesta que ayude a hacer más sencillos y eficientes los procesos que se llevan a cabo en dicho departamento. tanto en software como en hardware. Mobiliario: el mobiliario que tiene a disposición el archivo se puede observar que están en un estado de medio uso. 2. pero las condiciones generales son aceptables. Equipo de cómputo: El equipo que actualmente está al servicio del departamento de archivo lo componen dos computadoras. un escáner que se utiliza para la digitalización de expedientes. cabe mencionar que la acumulación de documentos es tal que se necesita la adquisición de más mobiliario específicamente estantes para el almacenamiento adecuado de los mismos. por lo que es definitivo que se necesita como mínimo una persona que auxilie al encargado.1. no existe espacio en donde colocar de forma cómoda nuevo mobiliario. 12 . y las actividades a realizar son demasiados lo que lleva a una baja productividad de la persona. de computadoras. por lo que se necesita que se planifique aunque no de forma emergente si a corto plazo una actualización. Recurso Humano: El recurso humano dentro del departamento de archivo está conformado por una sola persona. lo que presupone otro problema y conlleva a que en el futuro se tengan fallas en los mismos. no por falta de capacidad sino más bien por la sobrecarga de trabajo que tiene. otra observación que se realizó es que el equipo no cuenta con un mantenimiento preventivo. pero debido a que el espacio físico de infraestructura es insuficiente. las dos computadoras están totalmente desactualizado.1Análisis de los recursos.

Se asume que en sus inicios el departamento de archivo resguardaba muy poca información pero al paso de los años todos los expedientes. la limpieza del lugar es insuficiente debido a que existe carencia de personal.2 Técnicas para la solución de problemas.3 Análisis de las condiciones ambientales.2. Este diagrama también es conocido como espina de pescado o diagrama de causa – efecto. iluminación. Actualmente en el archivo la iluminación está mal ubicada.1. Las técnicas de solución de problemas son herramientas que nos facilitan detectar puntualmente. Como es bien sabido el ambiente de trabajo tiene un efecto directo en la productividad de las personas que laboran en él. la variable o variables que impactan de forma negativa el proceso.1 diagrama Ishikagua. 13 . 2. limpieza del lugar es sumamente importante. señalando con flechas la relación causa. definitivamente existe falta de ventilación debido a que parte del archivo se encuentra en un sótano. 2. Es una herramienta que representa la relación entre un efecto (problema) y todas las posibles causas que lo ocasionan. y papelería en general ha crecido de forma tal que en la actualidad la infraestructura donde está ubicado el archivo es totalmente insuficiente. desempeño o productividad de cualquier actividad que se realiza en nuestro debido a la actividad realizada en el archivo se tomaran en cuenta dos herramientas para detectar problemas estos son diagrama de ishikagua y diagrama de Pareto. en algunos espacios existen bombillas quemadas que nadie se preocupa por cambiar.efecto entre ellas. 2.1.2 Análisis de la infraestructura. por lo que cuidar la ventilación. debido a que tan solo con una inspección visual se puede detectar que existe cosas sin ordenar o sin un lugar específico para su almacenamiento. 2. Generalmente se clasifican las causas de un problema que se piensa afectan los resultados del trabajo.

es necesario una capacitación mucho más amplia y tardada. una de esas vías 14 . en el departamento mencionado existen varias actividades en las que se cometen errores precisamente por la falta de procedimientos plenamente establecidos. existen inconvenientes de doble vía por los cuales en el departamento no se han conformado los procedimientos necesarios para la realización de actividades. sin mencionar el costo de mano de obra que conlleva la capacitación. por otro lado al momento de tener algún colaborador dentro del departamento tales como practicantes. otro de los inconvenientes es que puede existir más de una forma de realizar las actividades pero no precisamente la más adecuada. o personas que realizan voluntariados. FIGURA 1. (Fuente propia) De acuerdo con la figura 1 podemos observar que. Diagrama ishikagua del departamento de archivo de fiusac para análisis del problema consistente en la falta de existencia de procedimientos establecidos para las actividades que se realizan. por el contrario si existiera un procedimiento para cada actividad. se evitaría todo ese tipo de inconvenientes.Nuestro interés en este sentido y de acuerdo al tema que estamos realizando el problema principal es la falta de procedimientos dentro del departamento de archivo. lo que minimiza la capacidad de productividad de las personas y pérdida de tiempo.

El diagrama de Pareto debe su nombre a Wilfredo Pareto y su principio de la "regla 80/20". hacia el área de estudiantes regulares. por la otra vía se encuentra la falta de visión y conocimiento del encargado del archivo en cuanto al enorme aporte que presupone la creación de procedimientos y sobre todo el respetar esos procedimientos ya que.es la que depende directamente de la jefatura y autoridades de las que depende el departamento de archivo. también se nota una actitud pasiva por parte del encargado en cuanto a solicitar mayor apoyo para el departamento a su cargo. 15 . es decir pueden agregarse más documentos hacia el file del estudiante. Es decir. 2. Se realiza un análisis de Pareto para encontrar la causa o causas principales en las cuales en el departamento de archivo no se cuentan con procedimientos de todas las actividades que se realizan en tan importante departamento. o el 20% de la línea de producto puede generar el 80% de los desechos. el 20% de las personas controlan el 80% de la riqueza. las causas más comunes de los defectos o las causas más frecuentes de quejas de los clientes. ya que se ha tenido muy poco interés y apoyo hacia el encargado del departamento. o el 20% de los clientes puede generar el 80% de las quejas.2 Diagrama de Pareto. para algunas actividades si existen procedimientos establecidos pero no se cumplen a cabalidad. ya que la actividad del expediente en éstos casos esta en estado activo. y más puntualmente en el procedimiento de traslado de expedientes físicos del área de personas graduadas de cualquiera de las carreras de la facultad de ingeniería pero que tiene asignado una o más carreras simultaneas. Utilice un diagrama de Pareto para identificar los defectos que se producen con mayor frecuencia. etc.2. ¿Qué es un diagrama de Pareto? Un diagrama de Pareto es un tipo especial de gráfica de barras donde los valores graficados están organizados de mayor a menor.

Una vez ideados nuevos procesos o modificaciones en el proceso estudiado. analizar e idear una nueva forma mejorada de trabajo. (Fuente propia) 2. y que quede por escrito las normas de ejecución. el siguiente paso es definir el mejor de las opciones presentadas para implantarlo posteriormente y asegurar el buen desarrollo del mismo. lo más conveniente es redactar. DIAGRAMA DE PARETO 100% falta de 100 personal 90 80 70 60% sobrecarga de actividades 60 50 40% falta de vision del personal 40 30 20% falta de asesoria 20 10 0 FIGURA 2. llamado hoja de instrucciones del operario y que tiene varias funciones: 16 . NORMAS ESCRITAS DE EJECUCIÓN: En los trabajos que no se ejecuten con máquinas o herramientas.2 Implementación de un nuevo método Para poder implementar un nuevo método o forma de trabajo se deben cumplir con una serie de pasos los cuales definiremos a continuación: Una vez analizado el método actual se debe. y para ello se debe llenar un formato.

Dejar constancia del método perfeccionado. 17 .  La aceptación del Jefe de área donde se implantará el nuevo método. al momento de transmitir sus ideas y explicar de la manera más clara y sencilla posible. ya que pueden usarlo como referencia hasta que dominan completamente el nuevo método. si los hay. que deben hacerse de la posición de las máquinas o lugares de trabajo. por lo general se identifican como necesarios tres tipos de datos: Herramientas y equipos que se usarán. (quien diseñó el nuevo método). con todos los detalles que pueda ser consultado en el momento que se necesite. Sindicatos. y las condiciones generales del trabajo. Para llenar la hoja de instrucciones del operario se deben usar palabras claras y sencillas. cuál es su meta. a los supervisores. así como la capacidad que tenga para inspirar confianza en los operarios de que sus ideas realmente mejorarán su desempeño laboral. dibujo de la posición de los trabajadores u operarios y las herramientas y maquinarías. Allí también se incluyen los cambios. Puede usarse para explicarse el nuevo método a la dirección. así como la destreza del especialista en estudio de trabajo. Facilita el proceso de adaptación y formación de los operarios. personal de dirección. . En esta forma se basan los estudios de tiempos que se hacen para fijar normas. . IMPLANTAR EL MÉTODO PERFECCIONADO: En esta fase se necesita la cooperación de todos los actores de la empresa. Una platilla. y los propios operarios. Método que se aplicará. . y definir de una manera clara las acciones que debe seguir el operario. En este momento se puede hablar de cinco pasos:  Obtener la aprobación de la dirección. y trabajadores. La cantidad de detalles que se expliquen variarán según la magnitud y tiempo de ejecución de la tarea.

 Que el cambio sea aceptado por los operarios. CAPACITACIÓN Y READAPTACIÓN PROFESIONAL A LOS OPERARIOS: La readaptación será mayor para aquellos cargos que necesiten una mayor pericia manual. y debe darse el crédito correspondiente a todos aquellos de una u otra manera han aportado ideas para el diseño del nuevo método. este (el método) debe ser consultado con el representante de los trabajadores para tomar las medidas necesarias. y en aquellos donde desde hace muchos años se desempeñan métodos tradicionales. instrucciones y capacitación de todo el personal involucrado. Hacerle seguimiento a la implantación hasta comprobar que se está cumpliendo de la manera correcta y permanentemente. Lo importante es tratar de crear el hábito de hacer la tarea de manera correcta. Hay varios factores que deben evaluarse. 18 . donde se evidencia la manera correcta de efectuar las tareas. tales como: Si el nuevo método influirá en la cantidad de trabajadores que actualmente desempeñan la tarea. en donde se explique con claridad el porqué de cada movimiento. y las personas que están en el entorno del proceso. Se debe pedir a los trabajadores que presenten sus sugerencias o ideas sobre las mejoras que pueden hacerse. Estas medidas deben ser tomadas tratando de ocasionar las mínimas molestias y trastornos. ENSEÑAR EL NUEVO MÉTODO A LOS TRABAJADORES. Uno de las formas de enseñanza la constituye la proyección de películas. Los tres primeros pasos van dirigidos a mostrar la importancia del trabajo de dirección. así como los diagramas ilustrados.

y sentimiento de molestia en los trabajadores. Para una sustitución sencilla el control del proceso puedes ser tan simple como un registro diario de actividades. CONTROLAR EL CAMBIO Debe el decidirse el momento oportuno para realizar la sustitución. debido a que puede provocar desanimo. es necesario especificar las herramientas. 19 . Debemos definirlo. y el área de la empresa en donde se ha implementado en dicho método. mostrara resistencia o vera con malos ojos el nuevo método. los operarios no vuelvan a los métodos anteriores. Cuando no es así pude ser necesario el establecimiento de un proceso formal de control y verificación. evitando que pueda presentarse alguna mala interpretación. falta de interés. Cuando el responsable está directamente ligado con el área donde se aplica el método está en condiciones de efectuar el seguimiento a los métodos aplicados. y especificarlo. Para los más complejos se puede usar un análisis más profundo. CAUSAS DE RESISTENCIA AL CAMBIO Siempre que se propongan nuevas formas de trabajo el personal a cargo de las operaciones. este ayudará a que sea más rápida la adaptación de los operarios y supervisores al método especificado. la disposición de los lugares de trabajo y los elementos de movimientos. MANTENER EN USO EL NUEVO MÉTODO Se debe controlar que una vez implementado el nuevo método. esta resistencia debe ser tratada con mucha cautela. hasta que los trabajadores adquieran velocidad. deberá tener en cuenta que aun cuando el nuevo método sea muy efectivo. Lo más favorable de este método es que al someter un control a través de un calendario. en el momento de la transición bajará la producción. El procedimiento para mantener un nuevo método puede depender del tipo de relaciones establecidas entre el especialista en estudio de trabajo.

Disminución de la resistencia a los cambios:  Aliciente económicos  Comunicación en ambos sentidos  Acuerdos tomados en grupo  Actitudes para romper el hielo  Negociaciones FORMA DE PROPONER EL NUEVO MÉTODO: Para proponer el método mejorado hay que compararlo con el actual. y operaciones e inspecciones superfluas. con datos cuantitativos de los ahorros que generará ya sea en tiempo. 20 . reprocesos. re instalación o adquisición de equipo.Para poder tratar la resistencia al cambio debemos entender porque se produce: Temor a lo desconocido Sentimiento de Falta de confianza Inercia de los viejos obsolescencia Por relaciones sociales métodos Por diferencias personales Por sindicato Incertidumbre Rechazo a la ayuda exterior Factores económicos. Causas de la resistencia al Cambio. Existen varios métodos para tratar o por lo menos disminuir paulatinamente la resistencia al cambio. a continuación se dan algunas ideas que no son infalibles pero que podrían orientarnos a tratar este tipo de situaciones. pero tener en cuenta que todo esto dependerá particularmente de cada situación en la que nos encontremos. dinero. No entender lo nuevo Por falta de tacto CUADRO 1. Pocas personas presentaran objeciones ante la evidencia de ahorros sustanciales sobre todo si no hay gastos en reacomodo.

21 . 2.4 Implementación del método de las 5’s Todos queremos lugares de trabajo. medios o ausencia de sentimiento de propiedad. por lo tanto el primer paso es implantar el método mejorado siguiendo los siguientes pasos:  Instruyendo al persona que va a aplicarlo. En algunas empresas y principalmente en el tema que nos interesa dentro del departamento de archivo no se cumple con mantener cierto orden en la papelería. las posibles causas pueden ser por falta de disciplina. se cumplen estas características. COMO DESARROLLAR EL NUEVO MÉTODO Sólo después de la prueba se puede estar seguro de la bondad del método nuevo. en nuestras viviendas.  Capacitación del trabajador  Demostrando el trabajo  La relación con el trabajador debe ser amable  Averiguar experiencia sobre el nuevo método. confortables y bien organizados y esto es una necesidad de la especie humana. Para poder realizar un orden adecuado basados en alguna herramienta de ingeniería podemos optar por implementar el método de las 5s. o porque la empresa y nuestros mismos jefes. Prueba de ello es que. limpios. no se creen que sea tan importante esta organización.  Despertar el interés por aprender  Resaltar cada punto clave  Comprobar lo aprendido  Corregir errores.

limpios y que además se mantengan a lo largo del tiempo.Sienta las bases para la estandarización de los procesos. etc.4. En los siguientes apartados se describirá la implementación de las 5s: 2.1Seleccionar. ORIGEN DE LA TÉCNIA DE LAS 5S. la ergonomía de los movimientos. La frase que mejor expresa esta etapa es “Un lugar para cada cosa. . La técnica de las 5s. . Se trata de identificar los elementos innecesarios y eliminarlos de la sección.Implica utilizar un enfoque hacia la mejora continua. que estén deteriorados. de la forma más coherente.4. Seiso. Seiketsu y Shitsuke. ordenados. 2. y cada cosa en su lugar”. 22 . que explican estos pasos. de mayor complejidad. el número de personas que los utilizan. ya que: . Su implantación es especialmente significativa. Estos elementos innecesarios se señalizan con etiquetas rojas. debemos proceder a ordenar los que sí lo son. En esta fase se debe tener en cuenta la frecuencia de uso de los materiales. para informar que deben ser reubicados. Son elementos innecesarios los materiales o documentos que no se vayan a utilizar. La expresión 5s proviene de las iniciales de 5 palabras japonesas: Seiri. Seiton. que se hayan quedado obsoletos o cuya cantidad sea mayor a la necesaria.Prepara a la planta o lugar de trabajo para posteriores implantaciones. .2 Organizar u ordenar Una vez hemos eliminado de la sección los elementos que no nos son útiles.Se lleva a cabo trabajando en equipo con todo el personal de planta. es uno de los pilares básicos de Lean Manufacturing y define los pasos a seguir para conseguir puestos de trabajo organizados.

2. conocidos y respetados por todos. residuos en máquinas. Es decir. Se han definido zonas. cuyo cumplimiento garantice que la 23 .4. probablemente se ha repintado algunos elementos como máquinas. mesas de trabajo. en la que rediseñamos el puesto de trabajo según las necesidades.4 Estandarizar. para que no se deteriore a lo largo del tiempo.4. Llegado a este punto. equipos. establecer estándares de trabajo. eliminando polvo. grasa. hemos conseguido dar un cambio radical a la sección. es el momento de hacer una limpieza en profundidad La 3ªS corresponde a hacer una puesta a cero de la sección. Está organizada. Nuestra principal preocupación será cómo mantenemos lo logrado. que permitirá un mantenimiento sencillo del nivel organizativo alcanzado hasta el momento. La 4ªS trata sobre crear las reglas de juego.3 Limpiar Una vez hemos prescindido de lo innecesario (1ªS) y hemos dispuesto lo necesario de la mejor forma posible (2ªS). es la identificación y eliminación de los focos de suciedad. se han identificado los elementos necesarios. ANTES DESPUÉS FIGURA 3 (fuente internet) FIGURA 4 (fuente internet) 2. Casi tan importante como hacer la limpieza profunda.Se trata de una etapa creativa. suelos. ordenada y limpia. pisos.

Figura 5. Es el momento de desarrollar un hábito nuevo de trabajo y de integrar dicho hábito en la forma de trabajar de la empresa. las etiquetas. pero también los controles visuales. los puntos de reorden.sección se mantiene en perfectas condiciones. Son estándares los procedimientos de limpieza. etc. a lo largo del tiempo. los controles de préstamo. es la consolidación de la nueva forma de trabajar. cuándo y cómo. Todo el personal sabe lo que tiene que hacer. El objetivo de la quinta y última S. y hemos definido unas reglas para mantenerlo.5 Hábito o autodisciplina. 2.4. Mantener lo logrado exige compromiso y disciplina. hemos creado un escenario adecuado para trabajar. Hasta ahora. Control visual de leitz. Ahora debemos hacer que se cumplan dichas reglas. 24 . Los estándares deben colocarse en lugares visibles y deben ser fácilmente entendibles por todo el mundo.

La herramienta que se utiliza para crear este hábito es la auditoría. La implantación de las 5s presenta multitud de beneficios.  Mejor clima laboral.  Mejor imagen hacia los clientes.  Menor nivel de existencias e inventarios. La inspección continua y metodológica permite revisar el estado de los puestos de trabajo.  Mayor respeto por jefes. IMPLICACIÓN Y MOTIVACIÓN  Mayor respeto por los activos de la empresa. colaboradores y subordinados.  Mayor conocimiento del puesto de trabajo. INCREMENTO DE LA PRODUCTIVIDAD  Mayor rapidez en la realización del trabajo. que se pueden clasificar en: ORGANIZACIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO  Más espacio.  Conciencia de mejora continua. corrigiendo las desviaciones respecto de los estándares establecidos o felicitando si dichos estándares se mantienen.  Mayor tranquilidad y menor estrés.  Menos incidentes y accidentes.  Menos movimientos y traslados inútiles.  Fomento del trabajo en equipo.  Mayor compromiso y responsabilidad en las áreas de trabajo.  Menos errores. 25 .  Satisfacción por las condiciones ambientales.

Paso 4: En la computadora abrir la base de datos generada en un archivo de excel. IMPLEMENTACIÓN DE LA PROPUESTA. y ubicar el documento que avala las carreras simultaneas del estudiante. Carrera en la que se graduó. Descripción del procedimiento: Paso 1: Ubicar e identificar el año que se va a trabajar. en el área de graduados. Paso 6: verificar en la computadora si el expediente ya se encuentra digitalizado. Luego de haber cumplido con el proceso de análisis de la actividad respecto a los expedientes de los estudiantes graduados y regulares se procede a proponer el procedimiento que regirá el traslado y control de expedientes físico que están digitalizados en el área de control académico y archivo de fiusac. correo electrónico de estar disponible. tomando en cuenta el rango de carné. en la cual se registraran todos los expedientes trasladados y no trasladados. para las carreras simultaneas. 3. tiene carrera simultanea SI/NO. 3. Carrera que tiene pendiente aprobar. Paso 2: Iniciar la extracción de expedientes. Paso 5: Tomar expediente por expediente. si no existe ninguno documento se asume que el estudiante no tienen carreras simultaneas. trabajarlos de forma ascendente. 26 . si ya estaba digitalizado SI/NO.1 Creación del procedimiento para el traslado de expedientes. Paso 7: Registrar en la base de datos que se preparó en el paso 4 los siguientes datos del estudiante: Carné. Paso 3: Dirigirse hacia el escritorio donde se encuentra la computadora que guarda los expedientes digitalizados. tomando un rango de 10 expedientes por vez. de lo contrario proceder a digitalizar el expediente. de ser esto afirmativo seguir con el paso 7. Nombre.

3.1DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO: FIGURA 6: Diagrama de flujo del procedimiento. tomando en cuenta el rango de carné. hacia el apartado de los estudiantes regulares.1.Paso 8: Si el expediente del estudiante indica que tiene carreras simultaneas. 27 . Paso 9: Cuando se finalice el análisis y registro del año completo que se seleccionó en el paso 1. trasladarlos temporalmente a una cajilla en donde se irán acumulando todos los expedientes del año que se está trabajando. proceder a trasladar todos los expedientes de los estudiantes con carreras simultaneas y que se almacenaron temporalmente en una cajilla según el paso 8. Si no tiene carreras simultáneas dicho expediente se debe regresar a su posición original en el área de expedientes de graduados.

se identificaron varios casos en los cuales el expediente ya estaba digitalizado. 3. existían casos en los que no se encontraba algún documento importante dentro de la carpeta digitalizada. 3.2. se encontraron casos en los que las imágenes que decían ser de un estudiante. pero no cumplía con el normativo y procedimiento establecido para ésta actividad. 28 . solo por mencionar algunos casos. y se procedió a digitalizarlos siguiendo el procedimiento establecido para tal efecto.1 Digitalizar los expedientes que hayan sido obviados por error.2. se procedió a trabajar los expedientes de los estudiantes graduados en los años 2007 y 2008. en tal caso se verificó que todos los expedientes antes mencionados primeramente cumplieran con el procedimiento sobre digitalización de expedientes de estudiantes graduados. Para los expedientes de graduados en los años 2007 y 2008 se procedió a identificaron todos los expedientes que por alguna razón no fueron digitalizados en su momento. 3. realmente pertenecían a otro. se encuentren debidamente digitalizados de acuerdo al procedimiento establecido. entre los casos encontrados.2. Con el fin de verificar que la propuesta implementada cumpla con la finalidad por la cual fue creada. Digitalizar los expedientes que no cumplan con algún requisito del procedimiento establecido. Para los expedientes de graduados en los años 2007 y 2008.2 Verificar que todos los expedientes físicos de los estudiantes graduados en los años 2007 y 2008 que tienen asignado carrera simultánea pendiente.

La base de datos contempla el registro de los siguientes datos: . Debido a que muchos documentos fueron trasladados de la sección de estudiantes graduados. Entre las tareas necesarias realizadas. esto con el fin de minimizar el volumen de los expedientes. además de dejar una constancia de que el expediente ya fue sometido al procedimiento propuesto. Se realizó la creación de una base de datos en archivo de excel de todos los expedientes de estudiantes graduados en los años 2007 y 2008.4. además de la minimización del volumen de expedientes.3. Si tiene carrea simultanea la carrera que tiene pendiente aprobar 29 . tales como hojas en blanco. Creación de una base de datos digital para control de los expedientes. Tiene carrera simultanea SI/NO . era identificar documentos irrelevantes dentro de los expedientes de los estudiantes graduados. se logró ganar espacio físico en dos gavetas de los archivadores donde se encuentran guardados los años 2007 y 2008. Dicha base de datos queda a disposición del departamento de archivo. folders adicionales. formularios sin llenar. a estudiantes regulares. Carrera en la que se graduó . 3. Nombre . Con esto también se hizo necesario un reordenamiento de los expedientes en nuevas gavetas. con el fin de registrar los datos más relevantes del estudiante. para que se pueda seguir alimentando en futuras ocasiones y cuando se desee trabajar con expedientes de graduados en otros años. Realizar un ordenamiento de los expedientes físicos. Carné . así como una readecuación del rotulado de las gavetas con nuevos rangos de carné. 3.

Establecer un Ciclo de Deming para control y mejora continua También es conocido como Ciclo de mejora continua o Círculo de Deming. Dentro de los expedientes de estudiantes graduados en los años 2007 y 2008 se identificaron todos los que tenían carreras simultáneas y se realizó el traslado físico de los expedientes del área de graduados. entendiendo como tal al mejoramiento continuado de la calidad 30 . Si el expediente esta digitalizado SI/NO . teniendo en cuenta el ordenamiento por rango de carné. 3. . correo electrónico de estar disponible. por ser Edwards Deming su autor. 4. SEGUIMIENTO Y CONTROL. hacia el área de estudiantes regulares. Esta metodología describe los cuatro pasos esenciales que se deben llevar a cabo de forma sistemática para lograr la mejora continua. dicha acción se llevó a cabo con el fin de ganar espacio físico dentro de las gavetas donde se encuentran resguardado todos los expedientes de los estudiantes graduados.6 Ubicar nuevamente en la sección de graduados los expedientes de graduados que no tienen carrera simultánea. 4. a éstos expedientes se le realizo un proceso de depuración para minimizar el volumen del folder que contiene los documentos generados en la vida estudiantil de la persona.1.5 Proceder con el traslado físico de todos los expedientes. 3. Dentro de los expedientes de estudiantes graduados en los años 2007 y 2008 se identificaron todos los expedientes que no tenían carreras simultaneas.

hacia el área de estudiantes regulares. aumento de la eficacia y eficiencia.(disminución de fallos. de forma que una vez acabada la etapa final se debe volver a la primera y repetir el ciclo de nuevo. 31 . escuchar las opiniones de los trabajadores. de la sección de estudiantes graduados. solución de problemas. Para buscar posibles mejoras se pueden realizar grupos de trabajo.1 Planificar Se buscan las actividades susceptibles de mejora y se establecen los objetivos a alcanzar. El círculo de Deming lo componen 4 etapas cíclicas. La aplicación de esta metodología está enfocada principalmente para para ser usada en empresas y organizaciones. Para la situación actual se planifica la implantación. buscar nuevas tecnologías mejores a las que se están usando ahora. 4. siempre y cuando él estudiante graduado tenga una carrera simultanea pendiente de cursar.1. Ilustración 1: Circulo Deming (fuente internet). de forma que las actividades son reevaluadas periódicamente para incorporar nuevas mejoras. seguimiento y mejora de un procedimiento que ayuda al traslado de archivos físico que ya se encuentran digitalizados. previsión y eliminación de riesgos potenciales…).

En el futuro dentro del departamento de archivo se debe buscar la mejora continua.2.3. Hacer: Se realizan los cambios para implantar la mejora propuesta. Se realiza las pruebas aplicando el procedimiento con los expedientes de estudiantes graduados en los años 2007 y 2008. Generalmente conviene hacer una prueba piloto para probar el funcionamiento antes de realizar los cambios a gran escala. 32 . esto ayudaría a ganar espacio físico dentro de las instalaciones del archivo.1. evaluar la posibilidad de adquirir un nuevo escáner que tenga mayor velocidad para aumentar la capacidad de documentos digitalizado por minuto. esto se logrará a través de la planificación y evaluación para adquirir nuevas computadoras. que es uno de los problemas estructurales que actualmente aquejan a dicho departamento. de ser necesario se imprimirá una copia para ponerlo a la vista de quienes en su momento necesiten consultarlo. Mantener una comunicación proactiva con AGUSAC sobre la papelería que pueda ser trasladada a sus instalaciones y las que se puedan eliminar definitivamente.1. 4. 4. Controlar o Verificar Una vez implantada la mejora. funciona y se apega a las necesidades actuales del departamento de archivo. se deja un periodo de prueba para verificar su correcto funcionamiento. Por lo tanto se explica al encargado del archivo como debe seguirse el procedimiento se le muestra el diagrama de flujo del procedimiento. Si la mejora no cumple las expectativas iniciales habrá que modificarla para ajustarla a los objetivos esperados. Dentro del proceso de prueba se pudo comprobar que el procedimiento.

Propuesto.1. y si no lo son habrá que decidir si realizar cambios para ajustar los resultados o si desecharla. era mejor en comparación con otros practicantes que habían realizado el mismo trabajo pero sin un procedimiento establecido.4 Actuar Por último. Si los resultados son satisfactorios se implantará la mejora de forma definitiva.Con la ayuda del encargado del departamento se delega la tarea a un nuevo practicante para que aplique el procedimiento con los expedientes de graduados en los años 2009 y 2010. una vez finalizado el periodo de prueba se deben estudiar los resultados y compararlos con el funcionamiento de las actividades antes de haber sido implantada la mejora. Como se menciona en el inciso 4. Opinión de Practicante: “pues encuentro que el procedimiento propuesto es fácil de seguir. Luego de la primera entrevista que se hizo después de una semana. Con esta prueba piloto y siempre con el acompañamiento del encargado del área se pudo comprobar que el procedimiento cumple con lo planificado.1. bastante entendible y los movimientos físicos y de traslado de un lugar 33 . Se estuvo observando el desempeño y tomando nota de las posibles mejoras que se podían realizar al procedimiento propuesto. luego de una semana se realizó una entrevista al practicante para conocer su opinión sobre el procedimiento y conocer si tenía alguna sugerencia de mejora. se llega a ésta conclusión ya que el practicante que realiza la prueba piloto no tuvo inconvenientes. primero en cumplir a cabalidad los pasos del procedimiento. se realizó una nueva entrevista al finalizar los 45 días de prueba.3 se realizó la prueba piloto con un practicante quien estuvo trabajando por 45 días utilizando el procedimiento. de igual forma se hizo con el encargado para saber si el desempeño que estaba teniendo el practicante siguiendo el procedimiento propuesto. y segundo que el avance en cuanto al trabajo físico fue el óptimo. 4.

4. podía procesar entre 15 y 20 expedientes.a otro son los óptimos ya que no tenga que estar yendo y viniendo de forma innecesaria. pero siguiendo el procedimiento ésta procesando de 20 a 30 expedientes por hora. aparte de eso me doy cuenta que ayuda a minimizar errores”. 34 . lo que implica un aumento de productividad de hasta un 100% “. Se realizaron pruebas con 2 distintos practicantes quienes estuvieron trabajando en el archivo. se realizó una nueva entrevista al finalizar los 45 días de prueba.2. podía procesar entre 15 y 20 expedientes. lo que implica un aumento de productividad de hasta un 100% “. era mejor en comparación con otros practicantes que habían realizado el mismo trabajo pero sin un procedimiento establecido. Opinión de Practicante: “pues encuentro que el procedimiento propuesto es fácil de seguir. pero siguiendo el procedimiento ésta procesando de 20 a 30 expedientes por hora. aparte de eso me doy cuenta que ayuda a minimizar errores”. Verificación con pruebas de campo del procedimiento implementado. bastante entendible y los movimientos físicos y de traslado de un lugar a otro son los óptimos ya que no tenga que estar yendo y viniendo de forma innecesaria. Luego de la primera entrevista que se hizo después de una semana. Luego de una semana de trabajo utilizando el procedimiento propuesto. de igual forma se hizo con el encargado para saber si el desempeño que estaba teniendo el practicante siguiendo el procedimiento propuesto. Opinión de Encargado: “Pude observar que el desempeño del practicante mejoro con el procedimiento propuesto debido a que tentativamente por hora. se realizó una entrevista a los practicante para conocer su opinión sobre el procedimiento y conocer si tenía alguna sugerencia de mejora. y se les asigno la tarea de aplicar el procedimiento cada uno de ellos trabajó 45 días. Opinión de Encargado: “Pude observar que el desempeño del practicante mejoro con el procedimiento propuesto debido a que tentativamente por hora.

pueda tener a la mano una lista de 35 . 4. se realiza una lista de verificación con el fin de que la persona que por primera vez este realizando la tarea. Debido a que el área física donde se encuentra la computadora y se realiza la actividad de digitalización de documentos es muy pequeña. 4. se deja una copia en tamaño carta a la mano para que cumpla con el mismo objetivo. Para reforzar el control y evitar errores en el procedimiento de traslado de expedientes. no fue posible crear un tablero en tamaño grande para dejarlo a la vista de todos los que quisieran consultarlo. Copia impresa diagrama de flujo del procedimiento propuesto. Figura 7.4 Crear una lista de verificación con los pasos del procedimiento.3 Postear un tablero con el diagrama de flujo del procedimiento.

FIGURA 8.5. de éstos años. luego de evaluar los resultados que se obtuvieron con la implementación del procedimiento. Establecer que a partir del año 2018 se aplique el procedimiento En una reunión sostenida con el encargado del archivo. Se concluyó como una opción viable. 4. hasta llegar al año 1995 y evaluar si el procedimiento aplica para los expedientes más antiguos. siempre con el fin de evitar errores. debido a que la necesidad de seguir avanzando en la tarea de trasladar todos los expedientes de estudiantes graduados. Lista de verificación del procedimiento. con carreras simultáneas hacia el área de estudiantes regulares pueda finalizar. para poder continuar con la depuración. que el procedimiento pueda implantarse de forma inmediata y no hasta el año 2018.verificación en donde vaya chequeando que se cumplan con todos los pasos que indica el procedimiento. 36 .

2. Se procedió de forma satisfactoria con la revisión de los expedientes físicos de los estudiantes graduados en los años 2007 y 2008. 3. ayuda a cualquier persona que cumpla con el mismo. 37 . dichos errores fueron eliminados.018 % de éstos expedientes presentaban errores de procedimiento. Llegando a la conclusión y siguiendo un procedimiento de ponderación que un 4% de estos expedientes poseían carreras simultáneas por lo que eran candidatos para aplicar el procedimiento propuesto. asegurando que en todo el proceso de traslado no se cometan errores. 4. 1. para detectar cualquier anomalía en cuanto al procedimiento que se siguió al momento de escanearlos. Se logró establecer e implantar un procedimiento que de forma eficiente. de la sección de graduados a la sección de estudiantes regulares. Se tuvo a la vista los expedientes digitalizados de los años 2007 y 2008 los cuales se revisaron minuciosamente. y en caso de ser necesario. es un auxiliar para ubicar algún expediente del cual no se tenga la seguridad si tiene carrera simultanea o no. Se pudo observar que en el archivo los principales inconvenientes son la falta de espacio físico. al mismo tiempo se determinó a través de un procedimiento de ponderación que alrededor del 0. para los expedientes que aún existen físicamente dentro del archivo. a realizar el traslado de expedientes físicos de los estudiantes graduados que tienen asignada carrera simultanea pendiente. se creó una base de datos digital donde precisamente se guardan toda la información relevante. dicha base de datos ayuda a mantener un control de todos los expedientes que pasaron por el proceso de traslado. 5. la falta de existencia de procedimientos para todas las actividades y que el encargado tiene una sobre carga de actividades debido a que la demanda de servicio es tal que una sola persona no se da abasto. CONCLUSIONES. Luego de analizar la información relevante que debía ser guardada y de evaluar la forma más adecuado de crear un documento que guardará una prueba factible de la activad de traslado de expedientes.

Es necesario que se realice un proyecto para sacar un listado de todas las actividades y servicios que presta el archivo. 4. 2. adicional a eso se deben realizar una copia de seguridad cada mes. Otra de las recomendaciones que a corto plazo se puede realizar para ganar espacio físico es. con el fin de armar un mapa de estas actividades. otra solución podría ser la de seguir promoviendo las prácticas de los estudiantes en el archivo para que ellos puedan colaborar en éste sentido. y con base a ello poder crear los procedimientos necesarios a todas estas actividades para que todos los servicios y proceso realizados se haga con eficiencia. en la actualidad se puede observar que dicho equipo ya está llegando a la obsolescencia. 3. ver la correlación que tienen entre ellas. 1. 38 . De ser posible planificar a largo plazo la reubicación física del archivo a un lugar más amplio debido a que el crecimiento de papelería a través de los años ha provocado una acumulación tal que las instalaciones actuales del archivo ya no son suficientes. para tener un respaldo en caso de ocurrir cualquier fallo de software o de hardware en la computadora donde se almacenan dichos archivos. Para todos los archivos digitalizados se debe contemplar tener por lo menos dos copias de los mismos. RECOMENDACIONES. Todo esto respetando las normas y procedimientos dictados por AGUSAC. el traslado o eliminación de la documentación que por los años transcurridos ya dejaron de tener vigencia o validez. También se debe evaluar y planificar una actualización del equipo de cómputo debido a que la tecnología avanza demasiado rápido. con el fin de actualizar la copia de seguridad. para resguardar la documentación que se genere durante los años venideros. A corto plazo las autoridades deben evaluar la integración de un auxiliar de archivo para evitar la sobre carga de actividades en el encargado.

39 . Consultora CDI Lean. [En línea] 2013. 3. Francisco Martinez Morcillo.gt/index. historia de la facultad de ingenieria. 2016.ingenieriaindustrialonline. https://portal. [En línea] 2014. 2. Bibliografía 1.com/herramientas-para-el- ingeniero-industrial/ingenier%C3%ADa-de-metodos/.l. . 5.pdf. Niebel y Andris Freivalds.A. Lean Manufacturing . 21-24. Benjamín w. https://www. Carmen Martinez Fernández. 4.edu. págs. INGENIERIA DE METODOS. estándares y diseño del trabajo. s. [En línea] http://www.pe/dgsp/observatorio/documentos/herramientas/dia gramacausaefecto. 11 a. Métodos . Ing.ingenieria. Francisco Espín Carbonell. Ing.minsa.php/aspirante/antecedentes.usac. ingenieria usac . Ingenieria Industrial. ISHIKAGUA. : Alfaomega. M.gob.

40 .