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LEAD GAP ANALYSIS IN SITU

UTILIZANDO LA HERRAMIENTA DE GAP


ANÁLISIS DE BUREAU VERITAS
CERTIFICACIÓN
GUÍAS PARA AUDITORES

October 28th 2015

Elsa Nédélec
Jose-Fernando Guzman-Mejia
Ricardo Guzman-Tovar
INDICE DE CONTENIDOS

1.- Por favor, silenciad el micrófono del teléfono, encendiendo el mismo


solamente para intervenir en la conversación o cuando sea necesario, ya que
de lo contrario se puede saturar la línea de ruido, impidiendo el desarrollo del
curso.

2.- La formación constará de una exposición de tres módulos. Al final de cada


uno se hará una ronda de preguntas, cuestiones o aportaciones por parte de
los asistentes. En cualquier caso, los asistentes pueden intervenir en cualquier
momento.

3.- Duración: aproximadamente 1 h.

4.- Al final de la charla, por favor, enviadme un correo electrónico confirmando


vuestra asistencia.

carlos.de-caceres@es.bureauveritas.com

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INDICE DE CONTENIDOS

CONTENIDO:

1.- Comprensión del Gap Análisis

2.- Como funciona la herramienta de Gap Análisis de Bureau Veritas

3.- Metodología del auditor: Gap Análisis “in situ” de Bureau Veritas y
preauditoría.

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COMPRENSIÓN DEL GAP ANÁLISIS

COMPRENSIÓN DEL GAP ANÁLISIS

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COMPRENSIÓN DEL GAP ANÁLISIS

¿Qué es un Gap Análisis del SGC?

► Un Gap Análisis del SGC / SGA es una revisión


detallada, cláusula a cláusula, del SGC / SGA,
comparando el grado de coincidencia entre EL
SISTEMA DE GESTIÓN REAL IMPLANTADO
EN UNA ORGANIZACIÓN (normalmente ISO
9001:2008 y/o ISO 14001:2004) y LAS NORMAS
DE REFERENCIA (en nuestro caso ISO 9001 e
ISO 14001 / 2015).
► La salida final del proceso debe incluir un plan de
acciones para eliminar o reducir los gaps
encontrados durante el proceso de análisis.
► Un Gap Análisis no es una auditoría (no se
utilizan las técnicas de auditoría: observación de
actividades, observación de documentos,
entrevistas…). Se debe hacer sobre la
documentación (procedimientos y algunos
registros).
► El Gap Análisis es una actividad realizada por
las organizaciones para determinar su grado de
cumplimiento con respecto a una norma.

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COMPRENSIÓN DEL GAP ANÁLISIS

¿Que herramientas pone BV en el mercado?

1.- ISO 9001


TRES OPCIONES: 2.- ISO 14001
3.- ISM

CLIENTE

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COMPRENSIÓN DEL GAP ANÁLISIS

¿Que herramientas pone BV en el mercado?

1.- ISO 9001


TRES OPCIONES: 2.- ISO 14001
3.- ISM

CLIENTE BV

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COMPRENSIÓN DEL GAP ANÁLISIS

¿Que herramientas pone BV en el mercado?

1.- ISO 9001


TRES OPCIONES: 2.- ISO 14001
3.- ISM
CLIENTE BV

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COMPRENSIÓN DEL GAP ANÁLISIS

► ¿Quién puede pedir acceso a la herramienta de gap análisis?

- Clientes de Bureau Veritas Certificación ya certificados o nuevos clientes de


Bureau Veritas Certificación
- Cualquier empresa certificada en ISO 9001:2008 o ISO 14001:2004 que quiera
hacer la transición, así como empresas que quieran certificarse por primera vez
en ISO 9001 o ISO 14001 con BV o con cualquier otra entidad.
- Auditores que deseen familiarizarse con la herramienta.
- El acceso significa la obtención de un nombre de usuario y una contraseña.
► ¿Cómo realizar el pedido de una herramienta de gap análisis?

Los clientes habrán de solicitar acceso a su representante comercial para poder


acceder a la herramienta para utilizarla en su sistema de gestión. La herramienta de
gap análisis se vende con el pack de transición (bronze, silver o gold).

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COMPRENSIÓN DEL GAP ANÁLISIS

RONDA DE PREGUNTAS

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COMO FUNCIONA LA HERRAMIENTA GAP ANÁLISIS

COMO FUNCIONA LA HERRAMIENTA GAP ANÁLISIS

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COMO FUNCIONA LA HERRAMIENTA GAP ANÁLISIS

Presentación Herramienta Gap Análisis


Client

► Página de acceso para introducir las claves

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COMO FUNCIONA LA HERRAMIENTA GAP ANÁLISIS

Presentación Herramienta Gap Análisis


Client

►Elegir la Lengua

►Elegir la Norma

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COMO FUNCIONA LA HERRAMIENTA GAP ANÁLISIS
Presentación Herramienta Gap Análisis
Client

► Ejemplo de una sección del Gap Análisis, organizado por Capítulos

Cláusula + Requisito en forma de pregunta


ACCIÓN

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COMO FUNCIONA LA HERRAMIENTA GAP ANÁLISIS

Presentación Herramienta Gap Análisis


Client

► Ejemplo de informe de una sección del Gap Análisis

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COMO FUNCIONA LA HERRAMIENTA GAP ANÁLISIS

Presentación Herramienta Gap Análisis

►Ejemplo de informe extraible a excel de una de las diez secciones a evaluar

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COMO FUNCIONA LA HERRAMIENTA GAP ANÁLISIS

EJEMPLO DE UTILIZACIÓN DE LA HERRAMIENTA GAP ANÁLISIS

http://gap.revision2015.com/

► Dos situaciones:
NO> El requisito no está actualmente establecido (nivel de cumplimiento 0%)
SÍ> El requisito está actualmente en vigor y la evidencia disponible (registros o prácticas de
procedimiento) (nivel de cumplimiento entre 25 y 100%
o Cumplimiento total?
o Cumplimiento parcial?

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COMO FUNCIONA LA HERRAMIENTA GAP ANÁLISIS

EJEMPLO DE UTILIZACIÓN DE LA HERRAMIENTA GAP ANÁLISIS

4.4.1

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COMO FUNCIONA LA HERRAMIENTA GAP ANÁLISIS

EJEMPLO DE HOJA DE CÁLCULO

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COMO FUNCIONA LA HERRAMIENTA GAP ANÁLISIS

RONDA DE PREGUNTAS

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METODOLOGÍA DEL AUDITOR. LEAD PACK “IN SITU”

METODOLOGÍA DEL AUDITOR. LEAD PACK “IN SITU”

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METODOLOGÍA DEL AUDITOR. LEAD PACK “IN SITU”

ANTES DEL DÍA DEL GAP ANÁLISIS IN SITU:


► Asegurate de comprobar los siguientes puntos:

Que conoces de antemano cómo funciona la herramienta de gap


análisis (nota: si no estás completamente preparado, puedes
contactar con Carlos De-Cáceres para obtener más información)
Que el cliente ha terminado de preparar su propia versión del gap
análisis del sistema de gestión, utilizando la herramienta de Gap
Análisis*.
Que el cliente ha proporcionado al auditor la extracción excel
sobre su última situacion de la herramienta de Gap Análisis.
Que el auditor dispone del ART asociado (uno, para el pack silver y
dos para el pack gold)

* En el caso que que el cliente utilice otro método distinto a la herramienta de


Gap Análisis de Bureau Veritas, pide los datos y la información de la
herramienta utilizada por el cliente

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METODOLOGÍA DEL AUDITOR. LEAD PACK “IN SITU”

DURANTE EL GAP ANÁLISIS IN SITU:

DOCUMENTOS E INTERFACE CLIENTE - AUDITOR


► El cliente maneja la herramienta gap análisis con sus propias claves, y puede decidir
realizar modificaciones, grabando si procede, una nueva versión al finalizar la revisión.

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METODOLOGÍA DEL AUDITOR. LEAD PACK “IN SITU”

DURANTE EL GAP ANÁLISIS IN SITU:

DOCUMENTOS E INTERFACE CLIENTE - AUDITOR


► El auditor maneja la hoja de cálculo excel proporcionada previamente por el cliente, y la
utiliza para tomar sus propias notas.

► El auditor maneja el informe ART o similar en el que puede registrar las notas que
considere pertientes.

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METODOLOGÍA DEL AUDITOR. LEAD PACK “IN SITU”

DURANTE EL GAP ANÁLISIS IN SITU:


1. Solicita al cliente CONECTARSE a la herramienta con sus propias claves.
2. Antes de comenzar tu verificación asegurate de que el cliente tiene su última versión de
gap análisis guardada en la herramienta. Si no es así pidele que haga click en el botón
“GUARDAR LA NUEVA VERSIÓN”
3. REPASA EL GAP ANÁLISIS, verificando en cada capítulo cada cláusula.

Comprueba si las acciones y Si la evaluación basada en el


las evidencias coinciden con criterio del auditor difiere de la del
el estado actual y el grado de cliente, el auditor puede modificar
cumplimiento que el cliente ha aquellos puntos del documento
determinado excel proporcionado por el
cliente:
• «Actualmente implementado»
• «Grado de cumplimiento»

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METODOLOGÍA DEL AUDITOR. LEAD PACK “IN SITU”

DURANTE EL GAP ANÁLISIS IN SITU:


4. Durante la verificación, puedes tomar notas en el informe de pre-auditoría (ART) que te
habrá enviado back office a tu mail de BV y en el excel proporcionado por el cliente con
su última versión

5. Una vez que hayas finalizado: El CLIC EN : « GUARDAR NUEVA VERSIÓN »


cliente puede elegir guardar tu revisión botón en la esquina superior derecha
como una nueva versión del gap análisis
actualizado para obtener los resultados
globales finales. Tus comentarios se
habrán de incluir en tu excel no en la
herramienta del cliente.

6. Si el cliente ha hecho alguna


modificación, el cliente debe exportar en
excel los resultados y enviartelo a tu
correo electrónico para guardar los CLIC EN : « EXPORTAR A EXCEL » botón
resultados del gap análisis y la en la esquina inferior izquierda
trazabilidad.

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METODOLOGÍA DEL AUDITOR. LEAD PACK “IN SITU”

DESPUÉS DEL DÍA DE GAP ANÁLISIS IN SITU:

7. Continua con el proceso normal de PRE-AUDITORÍA (en el caso de PACK GOLD).


La preauditoría es una evaluación de la conformidad del sistema de gestión conforme a los
requisitos de la norma correspondiente, identificándose hallazgos que demuestran conformidad
o no conformidad con los mismos.
El objeto de una preauditoría no es la realización de consultorías a los clientes. Las
actividades de preauditoría nunca deben estar asociadas con la aportación de
recomendaciones o de asesoría. Esta actividad no tiene por objeto una consultoría, ni expresar
la opinión sobre el sistema del cliente.
El objeto de una preauditoría de este tipo debe ser considerado sólo como un examen general del
sistema de gestión, donde se indican las áreas con deficiencias. El cliente debe ser informado
puntualmente, por escrito, de que donde se observen áreas con deficiencias, no se dará
indicaciones ni asesorará sobre las acciones correctivas necesarias.
La preauditoría es un ejercicio de muestreo para tener una idea general del sistema, y no es, por
tanto, un examen completo. En consecuencia, no puede garantizarse que si no se observan no-
conformidades durante la preauditoría, no aparecerán durante la auditoría de certificación.
De cara a la certificación del sistema de gestión, ha de tenerse en cuenta que la preauditoría no
sustituye a la auditoría interna que requieren las normas correspondientes, siendo ésta
necesaria independientemente de que se haya realizado o no una preauditoría.

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METODOLOGÍA DEL AUDITOR. LEAD PACK “IN SITU”

DESPUÉS DEL DÍA DE GAP ANÁLISIS IN SITU:

7. Envia a tu cliente:
- El informe excel con tus comentarios (salida del proceso de revisión del GAP Análisis)

- Y las conclusiones y las no conformidades, si existieran (todos los datos deben de


proporcionarse en el informe de auditoría utilizado por los países – ART u otro similar). (Salida
del proceso de preauditoría)

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METODOLOGÍA DEL AUDITOR. LEAD PACK “IN SITU”

DESPUÉS DEL DÍA DE GAP ANÁLISIS IN SITU:

Secciones a utilizar para este


propósito en el ART y que los
auditores han de seleccionar.
Secciones1,2,3,4 y 5.

RECOMENDABLE NO
INCLUIR EN EL INFORME
LAS NOTAS DEL
AUDITOR

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METODOLOGÍA DEL AUDITOR. LEAD PACK “IN SITU”

RONDA FINAL DE PREGUNTAS

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METODOLOGÍA DEL AUDITOR. LEAD PACK “IN SITU”

CORREO ELECTRÓNICO DE ASISTENCIA

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CONTACTO

En el caso de que tengas dudas sobre el uso de Gap Análisis puedes enviar un correo electrónico a :

CERTransicionNormas2015ESPMail,