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SIIGO Versión 5.1

STANDAR WINDOWS
PROCESO DE CAPACITACION
ACTIVOS FIJOS

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION............................................................................. 3
2. CUENTAS CONTABLES .................................................................... 4
3. CREACION DE GRUPOS DE ACTIVOS FIJOS .................................... 6
4. CREACION DE ACTIVOS FIJOS ....................................................... 9
5. DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL MANEJO DE LOS ACTIVOS
FIJOS............................................................................................... 15
6. SALDOS INICALES DE ACTIVOS FIJOS ......................................... 16
7. CONCEPTOS PARA LAS REQUISICIONES ...................................... 20
8. ASIGNACION ACTIVOS FIJOS EN MONTAJE ................................. 21
9. CONCEPTOS DE GASTOS DE ACTIVOS FIJOS EN TRANSITO ................... 23
10. ASIGNACION DE RESPONSABLES POR ACTIVOS FIJOS .............. 24
11. MARCACIÓN DE ACTIVOS COMO AJUSTABLES ........................... 25
12. MARCACIÓN DE ACTIVOS COMO DEPRECIABLES ....................... 26
13. PROCESOS DE ACTIVOS ............................................................. 27
13.1 AJUSTES POR INFLACIÓN.................................................................. 27
13.1.1. Captura De Índices ...................................................................................... 28
13.1.2. Proceso De Los Ajustes Por Inflación Activos Fijos ............................................ 28
13.1.3. Proceso De Los Ajustes Por Inflación P.A.A.G ................................................... 31
13.1.4. Proceso De Los Ajustes Por Inflación Diferidos ................................................. 33
13.1.5. Proceso De Los Ajustes Por Diferencia En Cambio............................................. 35
13.2. DEPRECIACION ................................................................................. 36
13.2.1. Depreciación Línea Recta .............................................................................. 37
13.2.2. Depreciación Suma de Dígitos. ..................................................................... 41
13.3. COMPROBANTE BAJA DE ACTIVOS..................................................... 42
13.4. CARGUE DE GASTOS A ACTIVOS FIJOS EN TRANSITO....................... 46
13.5. VALORES NO AJUSTABLES ................................................................ 50
13.6. MANEJO FECHAS DE VENCIMIENTO .................................................. 51
14. MANEJO DOCUMENTOS DE ACTIVOS .......................................... 52
14.1 REQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS ...................................................... 53
14.1.1. Mantenimiento De Requisiciones .................................................................... 58
14.2. ELABORACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA DE ACTIVOS ...................... 59
14.2.1 Mantenimiento de Órdenes de Compra ............................................................ 64
14.3 APERTURA DE REGISTRO DE COMPRAS .............................................. 65
15. OTROS INFORMES ..................................................................... 68
15.1. REPORTE POR DEPENDENCIA ............................................................ 68
15.2. REPORTE DE ACTIVO DEPRECIABLES COMPLETAMENTE .................... 69
15.3 REPORTE DE PLANILLA INVENTARIO FÍSICO ..................................... 70
15.4 REPORTE ACUMULADO DE ACTIVOS A UN CORTE ............................... 71
15.5 REPORTE SALDOS POR DEPRECIAR .................................................... 72

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1. INTRODUCCION

Los activos fijos de una compañía representan los bienes tangibles adquiridos,
construidos o en proceso de construcción con el fin de emplearlos en forma
permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para
arrendarlos o para usarlos en la administración del ente económico.

Por lo anterior el módulo de Activos Fijos de SIIGO brinda una herramienta eficiente
para el control y administración de los activos fijos de la empresa, optimizando los
procesos de ajustes por inflación y depreciación de los mimos.

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2. CUENTAS CONTABLES

Las cuentas contables que intervienen en el proceso de activos fijos se relacionan a


continuación

¾ Activo: La primera cuenta contable que se debe definir es la de los activos


fijos. Los signos de interrogación hacen referencia a la clasificación de las
diferentes cuentas que corresponden al grupo 15 – Propiedad Planta y Equipo,
de acuerdo a la estructura indicada en el Plan Único de Cuentas, ejemplo:
152405 Muebles y Enseres, 152010 Maquinaria y Equipo, 154010 Flota y
Equipo de Transporte, etc.

¾ Depreciación Acumulada: Los activos fijos sufren un proceso de desgaste


llamado depreciación que se origina por el uso, obsolescencia por avances
tecnológicos o por cambios en la demanda de bienes productivos o de los
servicios prestados. Para el manejo contable es necesario definir la cuenta
1592 – Depreciación Acumulada, donde los signos de interrogación clasifican
los diferentes tipos de activos de acuerdo a la estructura del Plan Único de
Cuentas, ejemplo: 159215 Depreciación Acumulada de Muebles y Enseres,
159210 Depreciación Acumulada de Maquinaria y equipo, 159235
Depreciación Acumulada de Flota y Equipo de Transporte, etc.

¾ Gasto Depreciación: El proceso de depreciación de los activos fijos genera


un gasto para la empresa y para tal efecto se debe definir la cuenta 5160 –
Gasto Depreciación Acumulada. Los signos de interrogación clasifican los
diferentes tipos de activos de acuerdo a la estructura del Plan Único de
Cuentas

¾ Ajuste por Inflación: Cuenta para reconocer el efecto de la inflación y los


signos de interrogación corresponden a los diferentes tipos de activos del
grupo 15 – Propiedad Planta y Equipo, de acuerdo a la clasificación
establecida en el Plan Único de Cuentas, ejemplo: 152499 Ajustes por
Inflación de Muebles y Enseres, 1520999 Ajustes por Inflación de Maquinaria
y Equipo, etc.

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¾ Ajustes por Inflación a la Depreciación Acumulada: Cuenta de la


depreciación acumulada ajustada por inflación de acuerdo a lo establecido en
las normas legales vigentes. Esta cuenta debe ser de naturaleza crédito.

¾ Corrección Monetaria: Corresponde a la contrapartida en los Ajustes por


Inflación de los activos fijos y la depreciación acumulada. Los signos de
interrogación hacen referencia a las Subcuentas 470515 - Corrección
Monetaria para el Ajuste por Inflación de los Activos Fijos y la 470545 -
Corrección Monetaria para el Ajuste por Inflación de la Depreciación
Acumulada. Esta última cuenta debe ser de naturaleza débito.

IMPORTANTE….

Según el Decreto 1536 de Mayo de 2007 - Desmonte


Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los
estados financieros no deben ajustarse para reconocer el
efecto de la inflación.

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3. CREACION DE GRUPOS DE ACTIVOS FIJOS

Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos – Parámetros – Creación de Grupos.

Ruta Menú Tipo Explorador: Activos Fijos – Catálogo – Apertura de Grupos

En esta opción se realizará la clasificación general de los activos fijos a través de los
siguientes campos:

¾ Código Grupo: En este campo se debe digitar un código y una descripción


para identificar a cada uno de los grupos de activos, de acuerdo a las
necesidades de la empresa y a los activos que posea. El programa permite
crear hasta 9999 grupos de activos

¾ Cuenta Activo: En este campo se debe digitar la cuenta contable que


corresponde al grupo de activos que se esta creando (15????).

¾ Cuenta Depreciación: En este campo se debe digitar la cuenta de


depreciación acumulada que corresponde al grupo de activos que se está
creando (1592??).

¾ Cuenta Gasto: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto de


depreciación acumulada que corresponde al grupo de activos que se está
creando (5160??).

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¾ Cuenta Ajuste Activo: En este campo se debe digitar la cuenta de ajuste


por inflación al costo histórico que corresponde al grupo de activos que se
está creando (15??99).

¾ Cuenta Contrapartida Activo: En este campo se debe digitar la cuenta de


la corrección monetaria que corresponde a la contrapartida del ajuste por
inflación al activo fijo (470515).

¾ Cuenta Ajuste Depreciación: En este campo se debe digitar la cuenta del


ajuste por inflación a la depreciación acumulada (159299).

¾ Cuenta Contrapartida Depreciación: En este campo se debe digitar la


cuenta corrección monetaria del ajuste por inflación a la depreciación
(470545).

¾ Cuentas Garantía: En este campo se deben digitar las cuentas


correspondientes a cada opción siempre y cuando el activo se encuentre en
garantía. Recuerde que estas cuentas solo serán utilizadas en los procesos de
Ajustes por Inflación y Depreciación.

Cuentas Para dar de Baja Activos : En estos campos deberá digitar las
cuentas correspondientes para que el sistema realice el proceso automático
para dar de baja un activo teniendo en cuenta la causa por la cual se esta
dando de baja el activo en este caso usted podrá utilizar la cuenta del gasto
correspondiente 5310?? Perdida en venta y retiro de bienes

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4. CREACION DE ACTIVOS FIJOS

En esta opción se deben crear los activos fijos de la empresa, por cada uno de los
grupos de activos creados anteriormente. Aquí se detallarán las características
principales de los activos.

Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos – Parámetros – Creación de Activos –


Apertura de Activos

Ruta Menú Tipo Explorador: Activos Fijos – Catálogo – Apertura de Activos

Para la creación de activos fijos se deben seguir los procedimientos que se describen
a continuación:

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¾ Grupo: Hace referencia a la tabla de activos fijos creada


¾ Código: En los cuatro primeros dígitos se debe colocar el código del grupo
creado y automáticamente aparecerá el nombre correspondiente al grupo. En
los siguientes cinco dígitos se debe colocar el código que se desea asignar al
activo fijo que se va a crear, posteriormente el programa habilitará un campo
para el nombre del activo fijo. El programa permite crear hasta 99999 activos
fijos por cada grupo y este código será la identificación del activo en SIIGO.

¾ Responsable: En este campo se debe digitar el número de cédula del


responsable del manejo del activo fijo que en este caso será uno de los
empleados de la empresa. Con las teclas de función F2, F3 o con el icono

se pueden efectuar las búsquedas de los empleados creados o se podrá


crear desde esta opción en el caso de que no exista en SIIGO el Nit del
responsable. Esta opción permitirá mantener un informe histórico de los
diferentes responsables que ha tenido este activo. La modificación se debe
realizar por la opción activos fijos - catalogo - mantenimiento responsables.

¾ Fecha de Compra: En este campo se debe digitar el año (4 dígitos), el mes


(dos dígitos) y el día (2 dígitos) en que se adquirió el activo fijo. Es
importante digitar la fecha correcta de compra para efectos del cálculo de la
depreciación.

¾ Asegurado: Si se tiene constituida una póliza de seguros para el activo fijo


se debe marcar esta pregunta y el programa desplegará la siguiente pantalla
en la que se podrá efectuar la capturar los datos de la póliza y la compañía de
seguros, la fecha de vencimiento de la póliza y el monto por el que se
aseguró el activo fijo.

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En caso de no contar con una póliza de seguros para el activo fijo se debe
dejar el campo en blanco.

¾ Activar/Desactivar: Cuando se esta creando un activo fijo se debe digitar


“A” para activar el activo fijo y se tenga en cuenta en los procesos e informes
relacionados con los ajustes por inflación y depreciación. Si el activo ya no
pertenece a la compañía o fue dado de baja se debe desactivar digitando “D”,
porque no podrá ser eliminado si posee movimiento.

¾ No. De Serial: Esta opción aplica para aquellos activos que están
identificados con un número de serial asignado por el fabricante.
Normalmente aplica para los equipos de cómputo y equipos de oficina como
calculadoras, máquinas de escribir eléctricas, etc.

¾ Nor. De Placa: Este campo es utilizado para colocar el número del serial del
propietario del activo.

¾ Método de Depreciación : En este campo se debe escoger el método de


depreciación a utilizar en el activo , para línea recta escoja la letra "L" y para
la suma de dígitos escoja la letra " S".

¾ Depreciable: Este campo se utilizara para marcar los activos para realizar el
proceso de depreciación; en caso de no ser depreciable el activo este campo
se deja en blanco

¾ Centro de Costo y Subcentro de Costo: En este campo se debe digitar el


centro de costo al que pertenece el activo fijo, con el fin de controlar cada
uno de los movimientos contables como compras, saldos iniciales, ajustes por
inflación y depreciación por centro de costo. El subcentro de costo lo solicitará
el programa en caso de que el centro de costo lo maneje, en caso contrario el
programa no habilitará este campo.

¾ Veces a Depreciar: En este campo se debe digitar el número de veces a


depreciar que se aplicará al activo fijo para que cumpla su vida útil. La vida
útil de los activos fijos esta dada en años y para calcular número de veces a
depreciar se debe multiplicar el tiempo en años por 12 meses y el resultado
es el que se debe ingresar en este campo. El decreto 3019/89, determina la
vida en años de los activos fijos de la siguiente manera:

ACTIVO VIDA No. De Veces a


UTIL Depreciar
Inmuebles 20 años 240 meses
Barcos, trenes, aviones,
maquinaría, equipo y bienes 10 años 120 meses
muebles
Vehículos automotores y
5 años 60 meses
computadores

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RECUERDE….

De acuerdo a lo establecido en la dinámica de la cuenta


1592 – Depreciación Acumulada del Decreto 2650 de
diciembre 29 de 1993 no se debe calcular depreciación a
los terrenos, las construcciones e importaciones en curso y
a la maquinaria en montaje. Así mismo contempla que
cuando se adquiera un bien que haya estado en uso y por
lo tanto haya sido total o parcialmente depreciado, el ente
económico deberá depreciarlo, teniendo en cuenta la vida
útil restante.

¾ Ultima Fecha Depreciación: El programa calcula de forma automática la


fecha en la que se aplicará la última depreciación al activo fijo, es decir,
cuando el activo cumple su vida útil. Esta fecha la calcula tomando como base
la fecha de compra y el número de veces a depreciar.

¾ Ubicación: En este campo se debe digitar el área exacta en la que se


encuentra ubicado el activo fijo.

¾ Código de Barras: En este campo se debe diligenciar si el activo que se


está creando esta identificado por un código de barras.

¾ Ajustable Inflación: Este campo se marcar para que el programa ajuste por
inflación el activo fijo que se está creando.

IMPORTANTE….

Según el Decreto 1536 de Mayo de 2007 - Desmonte


Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los
estados financieros no deben ajustarse para reconocer el
efecto de la inflación.

Por tanto si su empresa decide que a partir del año 2007


no realizará el proceso de Ajustes por Inflación, favor
hacer caso omiso al presente punto.

¾ Estado del Activo: El activo fijo que se está creando puede encontrarse en
tres estados que son A – Activo, L- Leasing, G – Garantía. A – Activo: se
debe marcar cuando el activo pertenece a la compañía; en este caso se
ajustará por inflación y se depreciará el activo fijo. L – Leasing: Se marcará
esta opción cuando el activo se encuentra bajo la modalidad de
arrendamiento financiero leasing, en este caso el programa no ejecutará los
procesos de ajustes por inflación y depreciación al activo. G – Garantía: Se
debe marcar esta opción cuando el activo fijo fue recibido como garantía para
respaldar alguna cuenta por cobrar, pero realmente el activo no pertenece a

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la compañía, por lo tanto este activo no será ajustado por inflación ni


depreciado.

¾ Observación: En este campo se puede especificar alguna característica


particular del activo que se esta creando.

¾ Mantenimiento: Si el activo fijo cuenta con un contrato de mantenimiento o


se controlan los mantenimientos efectuados al activo se debe marcar este
campo. El programa desplegará la siguiente pantalla en la que se deben
digitar el Nit de la compañía que realiza el mantenimiento del activo, el
nombre del contacto y la fecha en la que se debe efectuar el mantenimiento.

Con la tecla de función F3 o con el icono se pueden consultar los tres


últimos mantenimientos realizados al activo. Si no se maneja mantenimiento
para el activo se debe dejar el campo en blanco.

Foto: El sistema permite incluir fotografías en los catalogo de productos,


activos y terceros. Para ello el sistema al actualizar a la nueva versión 5.1
en la carpeta de la empresa se crea una carpeta adicional llamada
IMÁGENES y en ella se habilita una subcarpeta: Activos.

En la carpeta de la empresa \Siiwi01\Imagenes\Activos, se deberá guardar las


imágenes del activo fijo con formato BMP y de tamaño 156 por 156 máximo en una
resolución 800 * 600. Para que la imagen se visualice en el catalogo; el nombre de la
imagen deberá ingresarse de la siguiente manera:

Código Moneda + Grupo del activo - Código del activo fijo. La moneda debe ser 00 por
defecto.

El nombre de la foto del activo quedara así: 00000100001.bmp

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5. DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL MANEJO DE LOS


ACTIVOS FIJOS

¾ Compras (Tipo P): Todas las compras de los activos fijos se deben contabilizar
en un documento tipo P – Compras. Antes de efectuar el registro de compra, el
activo debe estar previamente creado de acuerdo a los procedimientos
establecidos anteriormente. En la compra de activos el valor del IVA se debe
llevar como un mayor valor del activo a excepción de la importación de
maquinaria en la que el IVA debe ser descontable.

¾ Saldos iniciales (Tipo L): El ingreso de los saldos iniciales de cada uno de los
activos fijos debe efectuarse en un documento tipo L – 999 (Saldos iniciales) en
el que se debe contabilizar el valor del costo histórico del activo fijo en la cuenta
15???? – Propiedad Planta y Equipo y el valor de la depreciación acumulada en la
cuenta 1592?? – Depreciación Acumulada.

¾ Depreciación (Tipo L): Para contabilizar la depreciación acumulada de los


activos fijos se debe definir un documentos tipo L – Otros.

¾ Ajustes por Inflación (Tipo A): La contabilización de los ajustes por inflación
al costo histórico del activo fijo y el ajuste por inflación de la depreciación
quedará en un documento tipo A – Ajustes por Inflación. En un documento
tipo A – 999 se debe efectuar el ingreso de los saldos iniciales de los ajustes por
inflación al costo histórico del activo y el ajuste por inflación a la depreciación
acumulada.

IMPORTANTE….

Según el Decreto 1536 de Mayo de 2007 - Desmonte


Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los
estados financieros no deben ajustarse para reconocer el
efecto de la inflación.

Por tanto si su empresa decide que a partir del año 2007


no realizará el proceso de Ajustes por Inflación, favor
hacer caso omiso al anterior punto.

¾ Requisición (Tipo I ): Este documento es utilizado para realizar la solicitud de


los diferentes activos que se necesitan en la empresa. La requisición debe estar
creada en contabilidad - definición de documentos.

¾ Orden de Compra (Tipo M): Este documento es utilizado para realizar la


compra del activo fijo al proveedor. La orden de compra debe estar creada en
Contabilidad - definición de documentos y debe tener la opción de poder cruzar
con una requisición previamente elaborada.

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6. SALDOS INICALES DE ACTIVOS FIJOS

Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – procesos - Generación de Comprobantes –


Entrada de Comprobantes

Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Generación de Comprobantes –


Entrada de Comprobantes

Para llevar a cabo el ingreso de los saldos iniciales se deben diligenciar los siguientes
campos:

¾ Tipo: Se debe escoger el documento L para el ingreso de los saldos iniciales.

¾ Numero : Seleccionar el L – 999 parametrizado para el ingreso de saldos


iniciales

¾ Vendedor: En este tipo de documento es informativo

¾ Fecha: Corresponde a la fecha de saldos iniciales

¾ Cuenta: En este campo se debe digitar la cuenta del activo fijo en la que se
contabilizará el costo histórico del activo fijo, la cuenta de la depreciación
acumulada y la cuenta puente para que en el comprobante deben dar sumas

iguales. Con las teclas de función F2, F3 o con el icono se puede efectuar
la búsqueda de las cuentas.

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¾ Centro de Costo: Se debe digitar el centro de costo al que pertenece el activo

fijo. Con las teclas de función F2, F3 o con el icono se puede efectuar la
búsqueda de los centros de costo, (esta opción solo se habilita si la cuenta
esta marcada como centro de costos). Después de digitar el centro de costo
el programa desplegará la siguiente pantalla en la que se debe seleccionar el
activo fijo al que se le hará el ingreso de saldos iniciales. Con las teclas de

función F2, F3 o con el icono se puede efectuar la búsqueda de los


activos fijos creados.

¾ Descripción: En este campo se debe indicar el detalle o descripción del


movimiento que se esta realizando, en caso de ser la misma descripción en
todos los ítems se puede copiar con la tecla de función F2

¾ Movimiento Débito o Crédito: Para el movimiento de la cuenta del activo se


debe efectuar un movimiento Débito y para las cuentas de la de depreciación y
de la cuenta puente se debe efectuar un movimiento Crédito.

¾ Valor: En la cuenta del activo se debe digitar el valor del costo histórico del
activo fijo y en la cuenta de depreciación se debe registrar el valor de la
depreciación acumulada del activo fijo.

Después de ingresar los saldos iniciales del costo histórico y la depreciación


acumulada se deben ingresar los saldos iniciales del ajuste por inflación del activo a
través de un documento tipo A – Ajustes por Inflación, que contiene los siguientes
campos:

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¾ Tipo: Se debe escoger el documento A – 999 para el ingreso de los saldos


iniciales.

¾ Numero : Seleccionar el L – 999 parametrizado para el ingreso de saldos


iniciales

¾ Vendedor: En este tipo de documento es informativo

¾ Fecha: Corresponde a la fecha de saldos iniciales

¾ Cuenta: En este campo se debe digitar la cuenta del ajuste por inflación al
costo histórico del activo fijo, la cuenta del ajuste por inflación a la
depreciación acumulada y la cuenta puente en la que se harán las
contabilizaciones correspondientes. Con las teclas de función F2 o F3 se puede
efectuar la búsqueda de las cuentas.

¾ Centro de Costo: Se debe digitar el centro de costo al que pertenece el activo


fijo. Con las teclas de función F2, F3 o con el icono se puede efectuar la
búsqueda de los centros de costo, (esta opción solo se habilita si la cuenta
esta marcada como centro de costos). Después de digitar el centro de costo
el programa desplegará la siguiente pantalla en la que se debe seleccionar el
activo fijo al que se le hará el ingreso de saldos iniciales. Con las teclas de
función F2 o F3 se puede efectuar la búsqueda de los activos fijos creados.

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¾ Descripción: En este campo se debe indicar el detalle o descripción del


movimiento que se esta realizando, en caso de ser la misma descripción en
todos los ítems se puede copiar con la tecla de función F2

¾ Movimiento Débito o Crédito: Para el movimiento de la cuenta del ajuste


por inflación del activo se debe efectuar un movimiento Débito y para las
cuentas del ajuste por inflación a la depreciación y a la cuenta puente se debe
efectuar un movimiento Crédito.

¾ Valor: En la cuenta del activo se debe digitar el valor del ajuste por inflación
al costo histórico del activo fijo y en la cuenta del ajuste por inflación de la
depreciación se debe registrar el valor correspondiente.

IMPORTANTE….

Según el Decreto 1536 de Mayo de 2007 - Desmonte


Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los
estados financieros no deben ajustarse para reconocer el
efecto de la inflación.

Por tanto si su empresa decide que a partir del año 2007


no realizará el proceso de Ajustes por Inflación, favor
hacer caso omiso al siguiente punto.

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7. CONCEPTOS PARA LAS REQUISICIONES

En esta Por esta opción crean los conceptos que reemplazaran los códigos de los
activos fijos en la requisición (Documento tipo I ). Estos códigos se deben crear
debido a que en el momento de realizar una requisición no se tiene creado el código
del activo fijo. Por esta opción crean los conceptos que reemplazaran los códigos de
los activos fijos en la requisición (Documento tipo I ).

Los conceptos de requisición son conceptos asignados al sistema para poder realizar
el documento requisición (tipo I) debido a que aun no se tiene creado el código para
ser asignado al activo fijo. Por ejemplo:

001 COMPUTADORES
002 ESCRITORIOS
003 MAQUINA PLANA

Una vez registrada la compra del activo fijo se le asignara y creara el código del
activo y posteriormente se realizara un mantenimiento al documento inicialmente
elaborado (tipo I - M ).Este mantenimiento corresponde a cambiar el concepto de la
requisición por el código asignado al Activo fijo.

Para crear los conceptos diligencie los siguientes campos en la siguiente ruta:

Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos – Parámetros – Descripción Interna de


Activos Fijos

Ruta Menú Tipo Explorador: Activos Fijos - Catálogos - Conceptos


Requisiciones.

Codigo: Asigne el numero al concepto máximo hasta 999 conceptos

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Nombre: Escriba el nombre del concepto, con enter asume la grabación.

8. ASIGNACION ACTIVOS FIJOS EN MONTAJE

Esta opción permite asociar los componentes que pueden llegar a tener un activo, al
cual se le esta realizando su determinado montaje. Tanto el código en montaje como
sus componentes deben ser códigos de activos creados en la apertura de activos
fijos y que sufren procesos de ajustes por inflación.

El montaje de un activo fijo se da porque no hay ningún proveedor que lo venda


completo como la empresa lo desea o simplemente porque al realizar su montaje es
más económico. En el momento en que el activo esta completo se debe realizar su
entrada con el registro de compras, donde los valores incurridos en ajustes por
inflación a sus componentes deben ser un mayor valor de compra para el mismo.

Para realizar dicha asignación se debe ingresar a:

Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos – Procesos – Ensamble de activos.

Ruta Menú Tipo Explorador: Activos fijos - Catálogos - Asignación de Activos


en Montaje.

Donde solicitara los siguientes datos:

MONTAJE - CODIGO: Permite buscar el código previamente creado en el catalogo


de activos fijos. Valida que este código no este en ceros y que exista en la tabla de
activos.

COMPONENTES - CODIGO: Solicita el código de Activos que se utilizan como


componentes de Montaje. Permitir buscar el código (s) previamente creado(s) en el
catalogo de activos fijos. Se valida que este código no este en ceros y que exista en
la tabla de activos.
Permite grabar con el icono de la bandera cuando ya no se deseen incorporar más
componentes.

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Nota: El ingreso de estos activos se realiza en la Elaboración del registro de compras


y allí se valida y se cargan los costos de ajustes por inflación y posibles
depreciaciones que hayan sufrido cada uno de los componente del activo en
montaje. Estos valores asignados por el activo deben ser mayores al valor de
compra.

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9. CONCEPTOS DE GASTOS DE ACTIVOS FIJOS EN TRANSITO

Opción que se utiliza para crear los conceptos que se utilizaran para cargar los costos
en que incurre un activo para su importación. Estos gastos se llevaran al activo,
como un mayor valor de compra del mismo, en el momento de ingresar el artículo en
el registro de compra.

Para realizar dicha parametrización se debe ingresar a:

Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos – Parámetros – Concepto de Activos Fijos en


Transito.

Ruta Menú Tipo Explorador: Activos Fijos - Catálogos - Conceptos de Gastos


de Activos Fijos en Transito

Donde solicitara los siguientes datos:

CODIGO: Asigne el numero al código que desee crear

DESCRIPCION: Solicita descripción del concepto

CUENTA: Solicita cuenta a la cual se debe enviar dicho concepto. Puede ser una de
gasto o de Activos en transito.

FORMA DE PAGO

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10. ASIGNACION DE RESPONSABLES POR ACTIVOS FIJOS

Esta opción permite cambiar el nombre del responsable a los activos fijos
conservando el historial por fecha y nit que lo tuvo y lo tiene en la actualidad para
realizar dicho cambio se debe realizar por la opción de:

Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos – Parámetros – Creación de Activos –


Cambio de Responsables.

Ruta Menú Tipo Explorador: Activos Fijos – Catálogo – Mantenimiento


responsable activos

Donde solicitara los siguientes datos:

• Grupo: Corresponde al grupo del activo que se desea cambiar de


responsable.
• Código: Corresponde al código del activo que se desea cambiar de
responsable.
• Responsable: Tercero que posee en la actualidad el activo fijo.
Complementando con el nombre del responsable
• Centro de costo: Asignado al tercero
• Subcentro costos: Solamente lo solicita si el centro de costos maneja
subcentros
• Fecha de Asignación: esta fecha se debe tomar automáticamente según la
fecha que tenga SIIGO en este momento.

Al cambiar el NIT del responsable se mantendrá en su historia.

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11. MARCACIÓN DE ACTIVOS COMO AJUSTABLES

Esta Opción permite marcar o desmarcar un rango de Activos Fijos para


posteriormente realizar el proceso de los ajustes por inflación.
El sistema solamente realizara el proceso de ajustes por inflación a los activos que se
encuentren marcados como Ajustables.

Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos – Parámetros – Creación de Activos -


Marcación en bloque como ajustables.

Ruta Menú Tipo explorador: Activos - Catálogos - Mantenimiento de activos


como ajustables

Al ingresar a dicha opción el sistema solicitara la siguiente información:

Código de activos Desde: Digite el código desde el que desea marcar o desmarcar
para el proceso de ajustes por inflación.
Código de activos Hasta: Digite el código hasta el que desea marcar o desmarcar
para el proceso de ajustes por inflación.

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Solicita si “Desea aplicar Ajustable S/N ?” .

12. MARCACIÓN DE ACTIVOS COMO DEPRECIABLES

Esta Opción permite marcar o desmarcar un rango de Activos Fijos para realizar el
proceso de depreciación.
El sistema solamente realizara el proceso de depreciación a los activos que se
encuentren marcados como depreciables.

Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos – Parámetros – Creación de Activos -


Marcación en bloque como Depreciables.

Ruta Menú Tipo explorador: Activos - Catálogos -Mantenimiento de activos


como depreciables

Al ingresar a dicha opción el sistema solicitara la siguiente información:

Código de activos Desde: Digite el código desde el que desea marcar o desmarcar
los activos para el proceso de depreciación.
Código de activos Hasta: Digite el código hasta el que desea marcar o desmarcar
para el proceso de depreciación.

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Solicita si “Desea aplicar Depreciación S/N?” .

13. PROCESOS DE ACTIVOS

13.1 AJUSTES POR INFLACIÓN

IMPORTANTE….

Según el Decreto 1536 de Mayo de 2007 - Desmonte


Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los
estados financieros no deben ajustarse para reconocer el
efecto de la inflación.

Por tanto si su empresa decide que a partir del año 2007


no realizará el proceso de Ajustes por Inflación, favor
hacer caso omiso al presente punto.

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13.1.1. Captura De Índices

Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Parámetros –Captura de Índices

Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Ajustes Por Inflación - Captura


de Índices

Los activos fijos se deben ajustar por inflación mensualmente el primer día de cada
mes con el PAAG (Porcentaje de Ajuste Año Gravable), establecido por el DANE
(Departamento Nacional de Estadística).

Para ejecutar correctamente el proceso de los ajustes por inflación se deben tener en
cuenta los siguientes procedimientos:

¾ P.A.A.G: En esta opción se debe efectuar la captura del PAAG (Porcentaje de


Ajuste Año Gravable) publicado por el DANE para cada uno de los meses del

año. Con la tecla de función F1 o con el icono finaliza la captura.


¾ ACUERDO: Esta opción aplica para entidades estatales (generalmente los
hospitales), los cuales no realizan los procesos de ajustes por inflación con el
P.A.A.G, sino que establecen un porcentaje que es acordado con el gobierno.

13.1.2. Proceso De Los Ajustes Por Inflación Activos Fijos

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IMPORTANTE….

Según el Decreto 1536 de Mayo de 2007 - Desmonte


Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los
estados financieros no deben ajustarse para reconocer el
efecto de la inflación.

Por tanto si su empresa decide que a partir del año 2007


no realizará el proceso de Ajustes por Inflación, favor
hacer caso omiso al presente punto.

Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos –Ajustes por Inflación – A


Activos Fijos.

Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Ajustes Por Inflación – Activos


Fijos

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RECUERDE….

Si el activo esta marcado como Garantía en el catalogo de


Activos Fijos, la contabilización se envía a las cuentas de
garantía.

Para ajustar por inflación los activos fijos se deben diligenciar los siguientes campos:

¾ Comprobante: En este campo el programa mostrará de forma automática


todos los documentos tipo A – Ajustes por Inflación que se han parametrizado
previamente. Se debe escoger el asignado para los ajustes por inflación de los
activos fijos.

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¾ Nit a Usar: En este campo se debe digitar el Nit de la empresa, el cual debe
estar previamente creado.

¾ Centro de Costo: Este campo es de carácter informativo y se debe digitar el


centro de costo principal. NO es necesario ejecutar el proceso de los ajustes
por inflación por cada uno de los centros de costo que maneja la empresa.

RECUERDE….

Los activos fijos no se ajustan por inflación en el mes de


compra, sino hasta el siguiente mes.

La ejecución de los ajustes por inflación al P.A.A.G, Diferido y Diferencia en cambio


tienen un procedimiento similar al de los Activos fijos y se describe a continuación:

13.1.3. Proceso De Los Ajustes Por Inflación P.A.A.G

IMPORTANTE….

Según el Decreto 1536 de Mayo de 2007 - Desmonte


Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los
estados financieros no deben ajustarse para reconocer el
efecto de la inflación.

Por tanto si su empresa decide que a partir del año 2007


no realizará el proceso de Ajustes por Inflación, favor
hacer caso omiso al presente punto.

Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos –Ajustes por Inflación – Al


Acuerdo.

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Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Ajustes Por Inflación – P.A.A.G

A través de esta opción se ejecutarán los ajustes por inflación a todas las cuentas
que en el momento de su creación se hayan marcado como Ajustables al P.A.A.G,
diferentes a las de los activos fijos, diferidos e inventarios. En este caso se ajustarían
las cuentas del Patrimonio.

¾ Comprobante: En este campo el programa mostrará de forma automática


todos los documentos tipo A – Ajustes por Inflación que se han parametrizado
previamente y se debe escoger el de P.A.AG.

¾ Nit a Usar: En este campo se debe digitar el nit de la empresa, el cual debe
estar previamente creado.

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¾ Centro de Costo: Este campo es de carácter informativo y se debe digitar el


centro de costo principal. NO es necesario ejecutar el proceso de los ajustes
por inflación por cada uno de los centros de costo que maneja la empresa.

RECUERDE….

Cuando no se cuenta con el módulo de Activos Fijos o


Inventarios y dentro de la contabilidad se manejan estas
cuentas se ajustarán en el proceso descrito anteriormente.

13.1.4. Proceso De Los Ajustes Por Inflación Diferidos

IMPORTANTE….

Según el Decreto 1536 de Mayo de 2007 - Desmonte


Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los
estados financieros no deben ajustarse para reconocer el
efecto de la inflación.

Por tanto si su empresa decide que a partir del año 2007


no realizará el proceso de Ajustes por Inflación, favor
hacer caso omiso al presente punto.

Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos –Ajustes por Inflación – A


Diferidos.

Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Ajustes Por Inflación – Diferidos.

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A través de esta opción se ejecutarán los ajustes por inflación a las cuentas de los
diferidos cuyas cuentas se hayan marcado como Ajustable - Diferidos en el momento
de su creación.

¾ Del Nro: En este campo se debe digitar el número inicial del diferido que se
quiere ajustar por inflación
¾ Al Nro: En este campo se debe digitar el número final del diferido que se
quiere ajustar por inflación.
¾ Tipo Documento: En este campo el programa mostrará de forma automática
todos los documentos tipo A – Ajustes por Inflación que se han parametrizado
previamente y se debe escoger el de Diferidos.

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13.1.5. Proceso De Los Ajustes Por Diferencia En Cambio

Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos –Ajustes por Inflación – Por


Diferencia en Cambio.

Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Ajustes Por Inflación –


Diferencia en Cambio

El ajuste por diferencia en cambio la deben ejecutar las empresas que manejan
moneda extranjera y deben re - expresar algunas de sus cuentas contables para
reconocer el efecto de las variaciones en las tasas de cambio que sufren las
diferentes monedas diariamente.

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Este es el único proceso que se encuentra dentro de los ajustes por inflación que se
debe ejecutar el último día de cada mes y depende de la correcta parametrización
de las cuentas contables y la alimentación diaria de las tasas de cambio.

Los campos que se deben diligenciar al ejecutar este proceso, son los siguientes:

¾ Comprobante: En este campo el programa mostrará de forma automática


todos los documentos tipo A – Ajustes por Inflación que se han parametrizado
previamente. Se debe escoger el asignado para el Ajuste por Diferencia en
Cambio.
¾ Centro de Costo: Este campo es de carácter informativo y se debe digitar el
centro de costo principal. NO es necesario ejecutar el proceso de los ajustes
por inflación por cada uno de los centros de costo que maneja la empresa.
¾ Nit a Usar: En este campo se debe digitar el Nit de la empresa, el cual debe
estar previamente creado.

Recuerde

Los procesos de ajustes por inflación y ajuste por diferencia en cambio son
automáticos en todos los casos, únicamente depende de la correcta parametrización
de las cuentas contables.

13.2. DEPRECIACION

Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos – Procesos – Depreciación

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SIIGO Dejando huella...........

Ruta Menú Tipo Explorador: Activos Fijos – Procesos de Activos –


Comprobante de Depreciación

De acuerdo a lo establecido en el decreto 2649 de Diciembre 29 de 2003 la


depreciación se debe determinar sistemáticamente mediante métodos de reconocido
valor técnico tales como línea recta, suma de los dígitos de los años, unidades de
producción u horas de trabajo. Debe utilizarse aquel método que mejor cumpla la
norma básica de asociación.

13.2.1. Depreciación Línea Recta

Al generar este proceso de debe tener en cuenta

¾ Para la ejecución de la depreciación en línea recta el sistema tomara únicamente


los activos que estén marcados con la letra "L" en la pregunta Método de
Depreciación que se encuentra en el catalogo de apertura de activos fijos.

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¾ Si el activo esta como Garantía en el catalogo de Activos Fijos, las cuentas que
utilizara en el proceso son las parametrizadas en el grupo de activos como de
garantía

El método de línea recta para la depreciación de los activos fijos se debe ejecutar el
último día de cada mes. Se aplica de la siguiente manera:

Costo Histórico + Ajuste por Inflación


Depreciación
= ---------------------------------------
Mensual
Número de veces a Depreciar

IMPORTANTE….

Según el Decreto 1536 de Mayo de 2007 - Desmonte


Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los
estados financieros no deben ajustarse para reconocer el
efecto de la inflación.

Para la correcta ejecución del proceso de depreciación en SIIGO se deben tener en


cuenta los siguientes pasos:

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SIIGO Dejando huella...........

¾ ¿ Desea correr la depreciación incluidos los ajustes?. Si no se marca


esta opción solo se realizará el Proceso de Depreciación, teniendo en cuenta
únicamente el costo histórico del activo para efectuar el cálculo de la
depreciación acumulada y terminará el proceso de depreciación. Si se marca
el campo, el programa calculará la depreciación acumulada sobre el costo
histórico más el ajuste por inflación del activo fijo.

Si la opción anterior fue marcada el programa mostrará la siguiente pantalla.

¾ ¿ Desea que se tengan en cuenta los movimientos por ajustes al


P.A.A.G. del presente mes?. El proceso de ajustes por inflación se debe
ejecutar el primer día de cada mes y el proceso de depreciación se realiza el
último día del mes. Si no se marca el esta opción, el proceso de depreciación
no tiene en cuenta los ajustes por inflación calculados el primer día del mes
en el que se realizará el proceso de depreciación. Si se marca el campo el
programa incluirá el ajuste por inflación de mes en el que se esta efectuando
el proceso de depreciación.

Si la opción anterior fue seleccionada el programa mostrará la siguiente pantalla.

¾ ¿ Desea que la depreciación del ajuste por inflación se contabilice en la


cuenta de depreciación?. Esta pregunta define la cuenta contable en la que se
debe contabilizar la depreciación al ajuste por inflación. Si se marca esta opción
el programa contabilizará la depreciación calculada al ajuste por inflación en la
cuenta 1592?? – Depreciación Acumulada, pero al final de la vida útil del activo el
valor de la depreciación será mayor al costo histórico y el valor en libros del

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activo será negativo. Si no se marca esta opción el programa contabilizará la


depreciación del ajuste por inflación en la cuenta 159299 – Ajuste por Inflación a
la Depreciación y al final de la vida útil el valor en libros del activo será cero (0).

Después de haber marcado las dos primeras preguntas y dejar en blanco la última,
el programa mostrará la siguiente pantalla, donde se deben diligenciar los siguientes
campos:

¾ Tipo: En este campo se debe digitar el documento L (Otros) que debe estar
previamente creado en el que se efectuará el registro contable de la depreciación
al costo histórico de cada uno de los activos fijos.
¾ Tipo: Inmediatamente, el programa solicitará un documento tipo A – (Ajustes
por Inflación), para contabilizar en este comprobante la depreciación que se
calcule al ajuste por inflación.
¾ Nit: En este campo se debe digitar el Nit de la empresa, para que las
contabilizaciones de la depreciación queden cargadas a este número.

Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:

¾ Activo Desde: En este campo se debe digitar el código inicial del activo desde el
que se desea ejecutar el proceso de depreciación.
¾ Activo Hasta: En este campo se debe digitar el código final del activo hasta el
que se desea ejecutar el proceso de depreciación.

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13.2.2. Depreciación Suma de Dígitos.

Al generar este proceso de debe tener en cuenta:

¾ Para la ejecución de la depreciación por suma de dígitos el sistema tomara


únicamente los activos que estén marcados con la letra "S" en la pregunta
Método de Depreciación que se encuentra en el catalogo de apertura de activos
fijos.

¾ Si el activo esta como Garantía en el catalogo de Activos Fijos, las cuentas que
utilizara en el proceso son las parametrizadas en el grupo de activos como de
garantía.

¾ Para los activos que utilizan el método de Suma de dígitos se realizará sobre la
siguiente formula:

Para el cálculo de la depreciación por suma de dígitos se realizara anualmente


mediante una fracción que tiene como numerador el último año de vida que le
queda y como denominador la suma de los años.

Ejemplo: Costo del activo depreciable $ 50.000.000; vida Útil 10 años.

• Se calcula la suma de los dígitos de los años


1+2+3+4+5+6+7+8+9+10 = 55

• La suma se convierte en una suma de fracciones que debe ser


igual a la unidad:

1/55+2/55+3/55+4/55+5/55+6/55+7/55+8/55+9/55+10/55 = 1

• La depreciación de cada año se calcula así:

AÑO FRACCION VALOR DEPRECIACIÓN


DEPRECIABLE ($) ANUAL ($)
1 10/55 50.000.000 9.090.909
2 9/55 50.000.000 8.181.818
3 8/55 50.000.000 7.272.727
4 7/55 50.000.000 6.363.636
5 6/55 50.000.000 5.454.545
6 5/55 50.000.000 4.545.454
7 4/55 50.000.000 3.636.364
8 3/55 50.000.000 2.727.273
9 2/55 50.000.000 1.818.182
10 1/55 50.000.000 909.091

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50.000.000

• Se debe tener en cuenta que si un activo estaba en un método


(Ejemplo línea recta) y se cambia a otro (Ejemplo Suma de dígitos)
el valor que debe tomar como costo histórico es el costo neto
(saldo actual) dejado en el método anterior, depreciando las veces
que le hacen falta al anterior.
• En el movimiento se debe dejar la marca de que método de
depreciación fue utilizado y si esta en garantía o no.

RECUERDE….

Los pasos para la ejecución del comprobante para la


depreciación por la suma de dígitos tomara las mismas
opciones del método de línea recta.

13.3. COMPROBANTE BAJA DE ACTIVOS

Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos – Procesos – Dar de Baja.

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SIIGO Dejando huella...........

Ruta Menú Tipo Explorador: Activos Fijos - Procesos De Activos - Baja De


Activos

Para realizar el proceso de baja a un activo fijo, el sistema traerá automáticamente


los saldos de las cuentas de activos, depreciación, ajuste y ajuste a la depreciación,
generando un comprobante tipo L y uno tipo A.

IMPORTANTE….

Según el Decreto 1536 de Mayo de 2007 - Desmonte


Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los
estados financieros no deben ajustarse para reconocer el
efecto de la inflación.

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SIIGO Dejando huella...........

Con el comprobante L se descargan las cuentas del Activo y la depreciación con su


correspondiente contrapartida.

El comprobante tipo A debe descargar las cuentas de Ajuste al activo fijo y Ajuste a
la depreciación.

Solicita el tipo y comprobante del documento tipo L y A para ser utilizado en el


proceso.

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SIIGO Dejando huella...........

Solicita el código del activo a dar de baja. Para esto se debe habilitar el icono de
ayuda para poder buscar el código del mismo.

Solicita las cuentas contrapartidas para el cuadre del comprobante L y A de baja del
activo. Estas cuentas serán:

• Contrapartida del Histórico


• Contrapartida de la depreciación
• Contrapartida del Ajuste al Activo
• Contrapartida del Ajuste a la Depreciación.

Para este proceso el sistema toma el saldo que pose el activo como Valor Histórico,
Valor de Depreciación, Valor de Ajuste activo, Valor de Ajuste Depreciación,
generando el comprobante correspondiente y su debida contrapartida solicitada al
correr este proceso.

Ejemplo:

Se posee un activo con los siguientes saldos:

Valor Histórico 1540?? DB $ 1.000.000


Valor Depreciación 1592?? CR $ 100.000
Valor Ajuste activo 154099 DB $ 200.000
Valor Ajuste Depreciación 159299 CR $ 50.000

Con el documento tipo L se deben afectar:

Valor Histórico CR $ 1.000.000


Contrapartida del Histórico DB $1.000.000
Valor Depreciación BD $ 100.000
Contrapartida depreciación CR $ 100.000

Con el documento tipo A se deben afectar:

Valor Ajuste Activo CR $200.000


Contrapartida del Ajuste o DB $200.000
Valor Ajuste Depreciación DB $50.000
Contrapartida Ajuste depreciación CR $50.000

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13.4. CARGUE DE GASTOS A ACTIVOS FIJOS EN TRANSITO

Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos - Procesos – Cargue de Gastos a Activos


Fijos.

Ruta Menú Tipo Explorador: Activos fijos - Procesos de activos - Cargue de


gastos a activos fijos

Opción donde se cargaran los gastos en que puede incurrir un activo para su
importación. Estos gastos se llevaran al activo, como un mayor valor de compra del
mismo, en el momento de ingresar el artículo en el registro de compra.

En esta opción se causaran los gastos con cargue a un activo fijo creado
previamente, generando un documento contable con el que se afecte la cuenta por

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SIIGO Dejando huella...........

pagar a proveedores y una cuenta de activos en transito. Estas cuentas serán las
que se hayan parametrizado en los conceptos de gastos.

Solicita el comprobante tipo P (Compras) que se utilizara para el descargue contable


del valor del gasto causado.

Activo: Solicita el código del activo al cual se debe cargar el gasto.

Código del gasto: Digite el código del gasto en que incurrió para el activo, permite
ingresar más de un código a la vez y habilitar el botón de terminar para cuando el
usuario no desee ingresar mas gastos.

Valor del Gasto: Digite el valor del gasto

Forma de Pago: Seleccione la forma de pago con los binóculos obtendrá la ayuda
de las formas de pago ya creadas.
Se debe Causar el comprobante contable con el documento seleccionado afectando la
cuenta que posee el concepto de gasto contra la cuenta que tiene la forma de pago
seleccionada.

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SIIGO Dejando huella...........

Se debe Causar el comprobante contable con el documento seleccionado afectando la


cuenta que posee el concepto de gasto contra la cuenta que tiene la forma de pago
seleccionada.

Ejemplo

Se utiliza el concepto 001 FLETES Cuenta 23???? Activos en Transito por un valor
de $1.000

Al realizar el comprobante contable debe quedar así:

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SIIGO Dejando huella...........

IMPORTANTE…

El ingreso de estos activos se realiza en la Elaboración del


registro de compras y allí se valida y se cargan los gastos
incurridos por el activo como mayor valor de compra.

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13.5. VALORES NO AJUSTABLES

Este proceso permite definir los valores de los activos que se deben excluir de los
ajustes por inflación de acuerdo a lo establecido en el decreto 3019/89.

Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos – Procesos – Valores No Ajustables.

Ruta Menú Tipo Explorador: Activos Fijos – Valores no Ajustables – Captura


de Datos

Para efectuar la captura de estos datos se deben ingresar los siguientes datos:

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SIIGO Dejando huella...........

¾ Año: En este campo se debe digita el año en el que se va a capturar la


información.
¾ Valor: En este campo se digita el valor tope establecido por cada uno de los
años, para excluir los activos fijos de los ajustes por inflación por cada uno de los
años.

13.6. MANEJO FECHAS DE VENCIMIENTO

A través de esta opción el programa permite dar de baja los activos fijos que fueron
retirados de la empresa por venta, hurto, daño irreparable u obsolescencia.

Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos – Parámetros – Creación de Activos –


Actualizar Fechas de Seguros y dada de Baja.

Ruta Menú Tipo Explorador: Activos Fijos – Manejo Fechas de Vencimiento –


Actualización Fechas – Fecha Baja

Para ejecutar este procedimiento se deben diligenciar los campos que se describen a
continuación:

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SIIGO Dejando huella...........

¾ Grupo: En este campo se debe digitar el grupo del activo


¾ Código: En este campo se debe digitar el código del activo que se quiere dar

de baja. Con las teclas de función F2, F3 o con el icono se puede


efectuar la búsqueda de los activos fijos de la empresa. Posteriormente el
programa mostrará la información general del activo como el responsable del
activo, fecha de compra, centro de costo, ubicación, valor de compra, valor
de la depreciación y observaciones.

¾ Estado Actual: El estado A - Activo indica que el activo fijo aún permanece
vigente dentro de la compañía. B – Dado de Baja permite dar de baja al
activo. M – Malogrado indica que el activo fijo está deteriorado y se dará de
baja.

14. MANEJO DOCUMENTOS DE ACTIVOS

Los nuevos documentos para ser utilizados en el modulo de activos fijos son:

Requisición (Tipo I): Este documento es utilizado para realizar la solicitud de los
diferentes activos que se necesitan en la empresa. La requisición debe estar creada
en contabilidad - definición de documentos.
Orden de Compra (Tipo M): Este documento es utilizado para realizar la compra
del activo fijo al proveedor. La orden de compra debe estar creada en Contabilidad -

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SIIGO Dejando huella...........

definición de documentos y debe tener la opción de poder cruzar con una requisición
previamente elaborada.

14.1 REQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS

Con esta opción se crean las solicitudes de los diferentes departamentos de la


empresa para la compra de un activo o bien material. Una vez aprobado este
documento en la empresa se realizara la orden de compra a un proveedor especifico,
estos documentos anteriores pueden trabajar el cruce de documentos, si se desea.

Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos – Procesos – Solicitud Interna – Elaboración


de la Requisición.

Ruta Menú Tipo Explorador: Activos Fijos - Manejo documentos de activos –


Requisiciones – Elaboración de la requisición

Al ingresar a la opción Requisiciones el sistema mostrara la siguiente pantalla donde


se debe seleccionar el tipo de requisición a utilizar.

Una vez seleccionada la requisición el sistema presenta la siguiente pantalla

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SIIGO Dejando huella...........

CAMPOS GENERALES

¾ Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la


requisición.

¾ Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar,


el icono de los binóculos permite consultarlos.

¾ Nit: Se debe ingresar el Nit o C.C del tercero al cual se vaya a ingresar la
orden de compra.

¾ Fecha de entrega: Se debe digitar la fecha de la posible entrega del activo


fijo por parte de nuestro proveedor.

¾ Vendedor: Campo informativo

¾ Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este


amarrado al nit antes digitado.

RECUERDE….

El sistema permite crear el tercero directamente en la


elaboración de la orden de compra, solamente digitando el
numero de Nit o C.C del tercero, y colocándole los datos
principales, si ya esta creado se puede llamar el icono de
los binóculos para consulta.

CAMPOS DE TRANSACCIONES

Requisición: Se debe incluir el código del concepto requisición que se va a


comprar, para esto el sistema permite consultar los códigos que están creados
con el icono de los binóculos.

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SIIGO Dejando huella...........

¾ Cantidad: Se debe colocar el número de unidades a solicitar.

¾ Valor unitario: Se debe digitar el valor unitario del producto a solicitar.

¾ Valor total: El sistema multiplica las cantidades por su valor unitario con el
fin de arrojar el valor total.

¾ Porcentaje de Descuento: Permite colocarle un porcentaje de descuento, si


parametrizó en el momento de la creación de la requisición.

¾ Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si


parametrizó en el momento de la parametrización de la requisición.

¾ Porcentaje de retención: Permite colocarle un porcentaje de retención, si


parametrizó en el momento de la creación de la requisición

¾ Porcentaje Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo , si


parametrizó en el momento de la creación de la requisición.

¾ Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizó en el


momento de la creación de la requisición.

¾ Porcentaje de IVA: Permite colocarle el porcentaje del IVA de el


respectivo producto o servicio que se haya solicitado.

¾ Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del iva al


digitarle el porcentaje.

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SIIGO Dejando huella...........

RECUERDE: Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la orden de

compra se debe grabar con la tecla

El sistema mostrara los valores totales de los descuentos calculados producto


por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se
deben repasar con enter después de haber cerrado el cuadro de
transacciones.

Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto

El sistema traerá automáticamente el número de la requisición si la


numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el
consecutivo.

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la


impresión, o si se prefiere ignorarla.

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SIIGO Dejando huella...........

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un

comentario, para pasar con la tecla de función

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SIIGO Dejando huella...........

14.1.1. Mantenimiento De Requisiciones

Opción utilizada para cambiar o incluir un nuevo concepto, Nit del solicitante, Centro
de costo, en un determinado numero de requisición. De igual forma, esta opción
permitirá borrar o anular todo el documento, para realizar dicho proceso se debe
ingresar a la opción.

Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos – Procesos – Solicitud Interna –


Modificación de la Requisición.

Ruta Menú Tipo Explorador: Activos fijos - Manejo documentos de activos –


Requisiciones – Mantenimiento de la requisición

Donde se deberá digitar el número de la orden de compra que se desea modificar y


digitar enter.

El sistema mostrara automáticamente los productos que se realizaron en la


requisición, y preguntara si desea anularlo si o no. Al responder la pregunta desea
anularlo SI el sistema borra este documento.

Al responder desea anularlo NO permite repasar el documento y realizar diferentes


tipos de modificaciones como cantidad, valor, producto etc.

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14.2. ELABORACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA DE ACTIVOS

Con esta opción se busca realizar las solicitudes de compra de activos fijos a los
proveedores respectivos indicando el código asociado de requisición (01
Computador) y su respectiva cantidad, La orden de Compra debe estar
previamente parametrizada en (Contabilidad - Definición de documentos) debe
tener la opción de poder cruzar con una requisición previamente elaborada.

Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos – Procesos - Orden de compra - Elaboración


Orden de Compra.

Ruta Menú Tipo Explorador: Activos fijos - Manejo documentos de activos -


Orden de compra de activos – Elaboración ordenes de compra

Al ingresar a elaborar la orden de compra el sistema pregunta los siguientes campos:

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RECUERDE….

Si en la parametrización de la orden de compra marco la


pregunta cruce de documentos y obliga cruce,
necesariamente tendrá que llamar el documento de la
requisición para poder elaborar la orden de compra.

Cuando se desea llamar el documento cruce utilice el icono y el sistema


mostrara la siguiente pantalla para seleccionar el documento requisición que se
desee:

Para seleccionar el documento ubíquese con el Mouse encima y clic posteriormente


marque la opción FIN SELECCIÓN.

De esta manera el sistema tomará toda la información de la requisición y los pasara


a la orden de compra, digitando Enter, esto permitirá realizar la modificación que se
desee.

Cuando no se utilice el cruce de los documentos se deberá registrar cada uno de los
campos de la orden de compra así:

CAMPOS GENERALES

¾ Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la orden


de compra.

¾ Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar,


con el ícono es posible consultarlos.

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¾ Fecha de entrega: Se debe digitar la fecha de posible entrega de la


mercancía por parte de nuestro proveedor.

¾ Nit: Se debe ingresar el Nit o C.C del tercero al cual se vaya a ingresar la
orden de compra.

¾ Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este


amarrado al Nit antes digitado.

RECUERDE….

El sistema permite crearlo directamente en la elaboración


de la orden de compra, solamente digitando el numero de
Nit o C.C del tercero, y colocándole los datos principales, si
ya esta creado se puede llamar con la tecla consulta.

¾ Forma de pago: Se debe digitar la descripción de la forma de pago acordada


con el proveedor.

CAMPOS DE TRANSACCIONES

¾ Requisición: Se debe incluir el código del concepto requisición que se va a


comprar, para esto el sistema permite consultar los códigos que están
creados con el icono de los binóculos. Con la tecla de función F7 permite
cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras.

¾ Cantidad: Se debe colocar el número de unidades a solicitar.

¾ Valor unitario: Se debe digitar el valor unitario del producto a solicitar, el


sistema cuando ya tiene movimiento trae por defecto el último valor de
compra.

¾ Valor total: El sistema multiplica las cantidades por su valor unitario con el
fin de arrojar el valor total.

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¾ Porcentaje de Descuento: Permite colocarle un porcentaje de descuento, si


parametrizó en el momento de la creación de la orden de compra.

¾ Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si


parametrizó en el momento de la creación de la orden de compra.

¾ Porcentaje de retención: Permite colocarle un porcentaje de retención, si


parametrizó en el momento de la creación de la orden de compra.

¾ Porcentaje Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo , si


parametrizó en el momento de la creación de la orden de compra.

¾ Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizó en el


momento de la creación de la orden de compra.

¾ Porcentaje de IVA: Permite colocarle el porcentaje del IVA de el


respectivo producto o servicio que se haya solicitado.

¾ Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA al


digitarle el porcentaje.

RECUERDE….

Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la

orden de compra se debe grabar con la tecla

El sistema mostrara los valores totales de los descuentos calculados x cada código de
requisición y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar
con enter después de haber cerrado el cuadro de transacciones.

Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto

El sistema traerá automáticamente el número de la orden de compra si la


numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el
consecutivo.

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El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o


si se prefiere ignorarla.

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un

comentario, para pasar con la tecla de función

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14.2.1 Mantenimiento de Órdenes de Compra

Opción utilizada para cambiar o incluir un nuevo concepto, nit del proveedor, Centro
de costo en un determinado numero de requisición. En esta opción permite borrar,
modificar o Anular el documento.

Ruta Menú Nuevo: Activos Fijos – Procesos- Orden de compra – Modificación


Orden de compra

Ruta Menú Tipo Explorador: Activos fijos - Manejo documentos de activos –


Orden de compra de activos - Mantenimiento Ordenes de compra

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14.3 APERTURA DE REGISTRO DE COMPRAS

Ruta Menú Nuevo: Documentos - Documentos - Registro de compra.

Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos - Registro de compra

El Registro de compras se utiliza para dar el ingreso contable de los diferentes


activos fijos que la empresa pueda adquirir.

Con el Registro de compras se puede dar el caso que se ingrese un código de Activo
que esta en Montaje o en Transito. Si esta en montaje el activo tiene una
formulación de sus componentes que también son activos fijos y sufren procesos de
ajustes por inflación, que deben ser un mayor valor para el activo en montaje.

Si el activo esta en transito, este pudo haber tenido gastos o costos adicionales que
igual que el anterior deben ser un mayor valor para el mismo.

Permite el cruce con una orden de compra de activos previamente elaborada.


Siempre que en la parametrización se haya marcado cruce.

Si no cruza con la orden de compras deberá digitar los activos que se requieren.

Si cruza debe traer automáticamente los activos grabados en la orden de compras


con enter asume los activos.

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En esta pantalla se permite la búsqueda de órdenes de compra de artículos sin


cruzar para lo cual al invocar el icono de consulta de búsqueda de comprobantes se
llama la ayuda para tal fin, que fue creada en el punto anterior.

Después de confirmados los datos del proveedor y antes de solicitar los ítems de los
activos al ingresar se debe implementar una ventana que realiza la siguiente
pregunta “Desea tomar el valor del IVA como sobre-costo al valor del Activo “.

Si se indica que SI en el momento de contabilizar el registro de compras, el valor de


IVA debe ser incrementado al valor de compra del activo.

El programa en el momento de mover una cuenta que se encuentre marcada en el


catalogo de activos fijos solicitará si corresponde a una compra nueva o a una
mejora del mismo

Después de confirmados los datos del proveedor y antes de solicitar los ítems de los
activos a ingresar se debe implementar una ventana que realiza la siguiente
pregunta “Desea tomar el valor del IVA como sobre-costo al valor del Activo “.

Si se indica que SI en el momento de contabilizar el registro de compras, el valor de


IVA debe ser incrementado al valor de compra del activo.

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SIIGO Dejando huella...........

El programa en el momento de mover una cuenta que se encuentre marcada en el


catalogo de activos fijos solicitará si corresponde a una compra nueva o a una
mejora del mismo

Mejora: Si se marca esta opción solicita el número de veces que se adicionan para
depreciar.

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15. OTROS INFORMES

15.1. REPORTE POR DEPENDENCIA

Ruta Menú Nuevo: Activos – Informes y Consultas – Parámetros - Informe


de activos por centro de costo

Ruta Menú Tipo Explorador: Activos - Otros informes de Activos – Informe


Activos por Dependencia

Este informe permite generar el listado de los activos fijos asignados por cada centro
de costos, para generar este informe se deberá llenar las siguientes preguntas:

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Rango de Meses: Digite el numero del mes inicio y fin a consultar el informe.
Rango de Activos: digite el código del activo desde y hasta el que se desea
consultar el informe.
Centro de costos: Digite El código del Centro de costos desde y hasta el que se
desea generar el informe.
Rango de Cuentas: si desea consultar por cuenta digite el código inicial y final
de la cuenta.

Muestra los siguientes campos tanto en forma impresa como en Excel

• Centro de Costo
• Nombre del Centro de Costo
• Cuenta contable
• Código del Activo
• Nombre del activo
• Fecha de Ingreso del activo
• Dependencia o Centro de costo
• Valor histórico del activo
• Valor del Ajuste
• Valor de la Depreciación
• Valor Actual
• Totales a nivel de las columnas numéricas

15.2. REPORTE DE ACTIVO DEPRECIABLES COMPLETAMENTE

Este informe permite generar el listado de los activos que se encuentran


completamente depreciados.

Ruta Menú Nuevo: Activos – Informes y Consultas – Depreciación - Informe


activos totalmente depreciados.

Ruta Menú Tipo Explorador: Activos - Otros informes Activos - Informe


activos depreciados completamente.

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Este informe solicita:

• Rango de activos: Activos a consultar (desde y hasta)


• Rango de fechas: Rango de fecha (desde y hasta). Para tomar únicamente
los activos que han ingresado en este rango de fechas.

Muestra los siguientes campos tanto en forma impresa como en Excel

• Código del Activo


• Nombre del activo
• Fecha de Ingreso del activo
• Dependencia o Centro de costo
• Valor histórico del activo
• Valor del Ajuste
• Valor de la Depreciación
• Totales a nivel de las columnas numéricas
• En este listado se deben mostrar únicamente los activos cuya depreciación
en veces es cero, ósea están solamente depreciados.

15.3 REPORTE DE PLANILLA INVENTARIO FÍSICO

Este informe permite generar la plantilla para el conteo físico de los activos que se
encuentran dentro o fuera de la empresa.

Ruta Menú Nuevo: Activos – Informes y Consultas – Inventario Físico de


Activos - Informe Planilla inventario físico

Ruta Menú Tipo Explorador: Activos - Otros informes Activos - Informe


Planilla inventario físico

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SIIGO Dejando huella...........

• Rango de activos: Solicita un rango de activos a consultas (desde y hasta)


• Centro de costos: Solicita un rango de Centros de Costo (desde y hasta)
• Subcentro de costos: Solicita un rango de sub-centros de Costo (desde y
hasta), solo si el centro de costos esta marcado con sub-centro

Muestra los siguientes campos tanto en forma impresa como en Excel

• Centro de costo
• Nombre del centro de Costo
• Código del Activo
• Nombre del activo
• Fecha de Ingreso
• Estado del bien (Espacios para llenar a mano)
• En uso SI o NO (Espacios para llenar a mano)
• Estado en que se encontró
• Ubicación Física (Espacios para llenar a mano)
• Clasificación Central (Espacios para llenar a mano)
• Numero de Placa Nueva (Espacios para llenar a mano)

15.4 REPORTE ACUMULADO DE ACTIVOS A UN CORTE

Ruta Menú Nuevo: Activos – Informes y Consultas – Valor de activos fijos –


Resumen Val. Activos discriminado ajuste

Ruta Menú Tipo Explorador: Activos - Otros informes Activos - Informe


Acumulado de activos

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Este informe permite generar el listado de los acumulados que tiene cada uno de los
activos a un determinado mes.

Este informe para su generación solicita:

• Rango de activos: Rango de activos a consultar (desde y hasta)


• Mes de corte: El listado debe tomar a esta fecha los saldos de cada activo.

Muestra los siguientes campos tanto en forma impresa como en Excel

• Código del Activo


• Nombre del activo
• Fecha de Ingreso del activo
• Dependencia o Centro de costo
• Valor histórico del activo
• Valor del Ajuste
• Valor de la Depreciación
• Totales a nivel de las columnas numéricas

15.5 REPORTE SALDOS POR DEPRECIAR

Ruta Menú Nuevo: Activos – Informes y Consultas – Depreciación - Informe


saldos por depreciar.

Ruta Menú Tipo Explorador: Activos - Otros informes Activos – Informe


Saldos por Depreciar

Este informe permite generar un listado con los activos que tienen saldo y no se ha
efectuado su depreciación.

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Solicita:

• Rango de Activos Fijos: Desde y hasta el que se desea generar la


consulta.

Muestra los siguientes campos tanto en forma impresa como en Excel

• Código del Activo


• Nombre del activo
• Fecha de Ingreso del activo
• Saldo por depreciar en valores
• Tiempo faltante por deprecia
• Totales a nivel de las columnas numéricas

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