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INSTITUTO UNIVERSITARIO DE LA FRONTERA División de Evaluación Institucional y Actualización Curricular

Guía “COMO USAR LA HERRAMIENTA GOOGLE DOCS”

Material elaborado por:

TSU: Adriana Pinzón San Cristóbal Junio 2008

GOOGLE DOCS Es una herramienta gratuita que nos permite crear y editar vía web documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, con muchas de las funcionalidades de los programas/software que se instalan en el PC. Todo esto puede hacerse sin necesidad de un programa externo, a través de una Suite Ofimática. Además dispone de un soporte multi-formato para cargar y descargar archivos del mismo de manera distribuida. No requiere instalar nada porque trabaja de forma remota con una interfaz Web. Actualmente está compuesto por Google Docs, Google Hojas de Cálculo, Presentaciones y Documentos Pdf. FORTALEZAS • • • Es gratuito. El ambiente de trabajo es sencillo e intuitivo. Análogo al ambiente de otros procesadores de texto (Ms Office, Open Office, etc.). Permite convertir y descargar los archivos en varios formatos (por ejemplo, PDF, HTML, entre otros) y subir cualquier documento que tengamos creado con otro programa de informática (MS Office, OpenOffice, etc.). • Los archivos creados o importados a Google Documents pueden compartirse con una cantidad ilimitada de personas a quienes pueden ser Colaboradores (tienen permiso para modificar los archivos) o Lectores, permitiendo así que los usuarios que comparten un archivo pueden editarlo en tiempo real de manera colaborativa. Esta función es especialmente útil para los trabajos en equipo o los proyectos conjuntos. En vez de mandar múltiples correos electrónicos con distintas versiones, varias personas pueden editar un documento y compartir sus cambios de forma instantánea. • • • Los documentos están siempre disponibles al ingresar a Google desde cualquier lugar. Está disponible en 14 idiomas diferentes además del inglés. Como los archivos que se importan, editan o crean desde Google Documents quedan guardados en los servidores de Google, el riesgo de perderlos por algún tipo de falla (sea humana, de hardware o software) es mínimo.

Con las aplicaciones de Google Documents, cada cambio o edición es guardada en línea y puede ser recuperada con relativa facilidad. Un historial de revisión se mantiene automáticamente. DEBILIDADES DE LA HERRAMIENTA

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Los documentos de texto tienen un límite de 500 kb. La integración entre las distintas aplicaciones es prácticamente nula. Por ejemplo, Google Documents no permite copiar y pegar parte de una hoja de cálculo en un documento de texto.

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En el procesador de palabras hay una cantidad limitada de fuentes y estilos de letras, y de funciones de formateo, edición de gráfico y diccionario. La hoja de cálculo o spreadsheet tampoco ofrece las funciones más sofisticadas que vienen en Excel. En particular, los formatos disponibles para generar gráficos son algo rudimentarios y no muy aptos para crear presentaciones que necesiten impresionar. Lo que sí ofrece esta hoja de cálculo y que el resto no puede ofrecer es la capacidad de discutir en línea los resultados de alguna tabla con otros colaboradores. USO PEDAGÓGICO DE LA HERRAMIENTA

Las características de Google Docs lo convierten en un software que puede ser fácilmente aplicable dentro del ámbito escolar. Para ello, el docente debe tener en cuenta las posibilidades del centro y del alumnado y conocer en profundidad las funciones y ventajas que esta herramienta colaborativa nos ofrece. Esta herramienta puede emplearse para fomentar el trabajo colaborativo entre los estudiantes. Los docentes tienen la posibilidad de ir monitoreando la progresión de las actividades de cada grupo y de cada estudiante particular, dado que los cambios pueden identificarse por usuario. También permite agilizar el trabajo grupal entre los docentes.

En resumen los usos pedagógicos de Google Docs para la educación son: • • • • • • • • Elaboración conjunta de trabajos (textos escritos) mediante la escritura colaborativa. Implicación de los alumnos en una tarea común que integra lectura y escritura. Comunicación inmediata entre profesor- alumno o alumno-alumno para resolver dudas de clase, ejercicios, etc. Corrección y evaluación directa de las tareas por parte del profesor. Debates virtuales sobre un asunto de clase en el que se incluyen las conclusiones y valoraciones de los alumnos. Creación de un nuevo documento en clase y reedición del mismo en casa (trabajo continuado). Publicar los propios trabajos para compartirlos con el resto de compañeros produciéndose un aprendizaje recíproco. Puede llegar a ser una prolongación de la clase y del trabajo en el aula, facilitando la comunicación entre los alumnos y el profesor fuera del centro CON ESTA HERRAMIENTA LOS ALUMNOS PODRÁN DESARROLLAR Trabajos colaborativos teniendo como soporte el ordenador Enriquecimiento personal mediante el conocimiento de las experiencias ajenas Actitud de ayuda y cooperación Respeto a las opiniones diferentes y la aceptación de las críticas Responsabilidad y regulación del tiempo de trabajo El buen aprovechamiento de este recurso educativo dependerá de las tareas que se demanden al alumno, del entorno social y organizativo de la clase, de la estrategia metodológica implementada, y del tipo de interacción comunicativa que se establece entre el alumnado y el profesor durante el proceso de aprendizaje.

Hacer Clic al siguiente enlace http://www.google.co.ve/

Hacer clic en acceder • Introducir datos Correo Electrónico y Contraseña

Se carga la siguiente ventana ir a Mi cuenta

Se despliega la siguiente pantalla, hacer clic en Docs

Se despliega la siguiente pantalla

Hacer clic en Settings • Se carga la siguiente ventana y procedemos a cambiar el idioma

Y hacemos clic en guardar (Save)

Se cargará la siguiente pantalla

Existen dos formas de crear documentos nuevos en Google Docs: 1. Subir a los archivos de Google Docs, un documento creado previamente. 2. Crear directamente el documento en Google Docs.

PARA SUBIR A LOS ARCHIVOS DE GOOGLE DOCS, UN DOCUMENTO CREADO PREVIAMENTE. Damos clic el subir

Se Despliega la siguiente ventana y damos clic en Examinar

Y procedemos a buscar en el PC el documento que queremos Subir (que puede medir hasta 500kb)

Una vez que hayamos seleccionado el documento damos clic en Subir archivo Para pasar luego a la pantalla de edición del documento, como en cualquier editor de textos, pero Online. Usted puede: editar el título, subtítulos, agregar imágenes entre otras

Cuando termine de trabajar en el texto, oprima 'Guardar' para que quede resguardado su trabajo en los servidores de Google. Es conveniente hacerlo también periódicamente durante la edición del texto.

Luego de guardado el documento procedemos a dar clic en Compartir

Y seleccionamos Publicar como página web

Se despliega la siguiente ventana y damos clic en Publicar documento

Inmediatamente te será asignada una dirección URL al documento

Puede copiar el enlace y agregarlo al blog o hacer clic el Publicar en blog e inmediatamente se agrega al blog como una Nueva Entrada.

Una vez escogida cualquiera de las opciones anteriores, Hacer clic en Guardar y cerrar si queremos archivar el documento en Google Docs

E inmediatamente carga la ventana principal de Google Docs donde aparecen registrados los documentos que hemos guardado y publicado.

PARA CREAR DIRECTAMENTE EL DOCUMENTO EN GOOGLE DOCS. LO QUE PUEDES HACER CON LOS DOCUMENTOS
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Subir documentos de Word, OpenOffice, RTF, HTML o texto (o crear documentos desde el principio), Utilizar nuestro sencillo editor WYSIWYG (What You See Is What You Get, lo que ves es lo que obtienes) para dar formato a tus documentos, revisar la ortografía, etc., Invitar a otros usuarios (por su dirección de correo electrónico) para que puedan editar o ver tus documentos y hojas de cálculo, Editar documentos online con las personas que elijas, Ver el historial de revisiones de tus documentos y hojas de cálculo y volver a cualquier versión, Publicar documentos online para que estén disponibles para todo el mundo, como páginas web o como documentos publicados en tu blog, Descargar documentos en tu escritorio como documentos de Word, de OpenOffice, RTF, PDF, HTML o ZIP, Enviar por correo electrónico los documentos como archivos adjuntos. LO QUE PUEDES HACER CON LAS HOJAS DE CÁLCULO

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Importar y exportar datos con los formatos .xls, .csv, .txt y .ods (y exportar funciones para .pdf y .html), Disfrutar de la navegación y la edición intuitivas, como en cualquier documento u hoja de cálculo tradicional, Usar la edición de formatos y fórmulas en las hojas de cálculo, con lo que podrás calcular resultados y darle a los datos el aspecto que desees que tengan, Charlar en tiempo real con otros usuarios que estén editando tu hoja de cálculo, Incrustar una hoja de cálculo, o una sección de una hoja de cálculo, en tu blog o página web. LO QUE PUEDES HACER CON LAS PRESENTACIONES

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Importar presentaciones que ya existan con los tipos de archivo .ppt y .pps, Exportar las presentaciones mediante la función “Guardar como zip” del menú “Archivo”, Editar las presentaciones con el sencillo editor WYSIWYG (What You See Is What You Get, lo que ves es lo que obtienes), Insertar imágenes y dar formato a las diapositivas para ajustarlas a tus preferencias, Compartir y editar presentaciones con tus amigos y colegas, Permitir la visualización de las presentaciones en tiempo real y online, desde ubicaciones remotas independientes, Publicar las presentaciones en la Web y permitir que acceda a ellas un público numeroso.

Dar clic en Nuevo

Posteriormente se elije el tipo de documento a realizar (Documento, Hoja de Calculo o Presentación) Al abrir el nuevo documento se encuentran disponibles todas las tareas básicas como crear listas con viñetas, ordenar por columnas, añadir tablas, imágenes, comentarios o formulas, cambiar fuente, aplicar efecto negrita, subrayar, sangría entre otros

Cuando termine de trabajar en el texto, oprima 'Guardar' para que quede resguardado su trabajo en los servidores de Google. Es conveniente hacerlo también periódicamente durante la edición del texto.

Luego de guardado el documento procedemos a dar clic en Compartir

Y seleccionamos Publicar como Página Web

Se despliega la siguiente ventana y damos clic en Publicar documento

Inmediatamente te será asignada una dirección URL al documento

Puede copiar el enlace y agregarlo al blog o hacer clic el Publicar en blog e inmediatamente se agrega al blog como una Nueva Entrada.

Una vez escogida cualquiera de las opciones anteriores, Hacer clic en Guardar y cerrar si queremos archivar el documento en Google Docs

E inmediatamente carga la ventana principal de Google Docs donde aparecen registrados los documentos que hemos guardado y publicado.