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Ensayo: importancia de los archivos.

Un archivo se define como el conjunto de documentos, sea gcual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad
pública o privada, en el transcurso de su gestión. Los archivos son cruciales para las
entidades ya que los documentos que lo conforman son imprescindibles a la hora de
tomar una decisión, la información contenida es de gran utilidad para los trámites que
pueda requerir la empresa. Se hicieron importantes desde que el hombre tuvo la
necesidad de dejar plasmado sus conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no
podía tener todo guardado en su memoria y para esto vió como única opción la escritura.
y es aquí donde toman mayor importancia la conservación de los documentos escritos
en lugares específicos de forma organizada y ordenada para luego convertirse en
grandes archivos. Hoy en día los archivos tienes diversas cualidades tales como las
funcionales: que son las que permiten la operación de archivar y consultar los
documentos de manera eficiente. Las simples: Que Identifican el contenido de la
información de manera sencilla. Las técnicas: Que registran las situaciones en la toma
de decisión del responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de
archivo. Las económicas: Que Ahorran costos derivados del tiempo y personal empleado
en las búsquedas de documentación. Las exactas en las que la clasificación debe ser
precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones. Se clasifican según su
organización, su uso, su naturaleza y su ciclo vital.
La categorización de los archivos se da según la jurisdicción y competencia, se clasifican
en: Archivo General de la Nación que es una entidad del estado encargada de orientar y
coordinar la función archivista y se divide en: Archivo general de Departamento, archivo
general del Municipio, archivo general del Distrito.

Archivos territoriales que según la organización del estado organismos de control y


organismos autónomos son de carácter obligatorio y se clasifican en: Archivos de
entidades del orden Nacional, archivos de entidades del orden Departamental, archivos
de entidades del orden Distrital, archivos de Entidades del orden metropolitano, archivos
de entidades del orden Municipal, archivos de entidades de orden Local, archivos de las
nuevas entidades territoriales que se creen por Ley, archivos de los territorios indígenas,
que se crearán cuando la Ley los desarrolle.

Archivos según la organización del estado se clasifican en: Archivos de la Rama


Ejecutiva, archivos de la rama legislativa, archivos de la rama judicial, archivos de los
organismos de control, archivos de los organismos autónomos.

Se puede decir que los archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar
versiones, sobre los acontecimientos; son útiles para las investigaciones relacionadas a
la historia, la economía, la administración, la geografía, los procesos políticos, sociales,
la ciencia, la tecnología. La función de los archivos como memoria cobra importancia a
medida que pasa el tiempo; con archivos bien organizados no tendremos los empleados,
funcionarios y ciudadanos que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda
infructuosa de información, elevando los costos de operación y tiempo invertido,
produciendo atraso, confusión y en general una incorrecta administración de la
información.

hoy en día la administración documental permite que los documentos sean vistos de
manera fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los archivos
organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio preciso a usuarios
que necesitan suministrar y acceder a la información dando la posibilidad a las personas
de conocer el contenido de los documentos y así detectar testimonios documentales que
confirmen las acciones administrativas, políticas, legislativas que construyen las
sociedades, instituciones y el hombre en general. Por tal razón la importancia de esta
ciencia reposa en la buena administración conservación y disposición de los archivos; ya
que permite la toma de decisiones es fuente de historia y para la historia, además de que
nos da la posibilidad de tener un patrimonio cultural y a su vez una identidad nacional ya
definida. El archivo es la memoria de una empresa, entidad pública, privada o un país
representada en la conservación de los documentos. El archivo constituye un centro de
consulta de la información, disponible en todo momento. El archivo satisface las
necesidades de información eficaz a consultar por parte de la ciudadanía en general. El
archivo debe ser funcional y técnico; de fácil manejo y consulta. El archivo recopila,
conserva y difunde información registrada en el.