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UFCD 0761

Aplicações de gestão
administrativa
suportadas em SGBD

Objetivos

 Instalar, efetuar a manutenção e operar com aplicações de gestão administrativa

Conteúdos

 Faturação

 Gestão de vendas e clientes

 Gestão de compras e fornecedores

 Gestão de pessoal e salários

 Gestão de stocks

 Contabilidade geral

 Outras aplicações informáticas de gestão de dados

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Índice
Objetivos ....................................................................................................................................... 2
Conteúdos ..................................................................................................................................... 2
Introdução ..................................................................................................................................... 5
Importância da Organização da Informação ................................................................................. 6
Diagrama de Entidade - Associação .............................................................................................. 7
Diagramas.................................................................................................................................. 8
Transformação para o Modelo Relacional .................................................................................... 8
Noção de Chave Primária .......................................................................................................... 8
Chave primária Simples ......................................................................................................... 9
Chave composta .................................................................................................................... 9
Estrutura de uma base de dados relacional ................................................................................ 10
Interface do Access ..................................................................................................................... 12
Tabelas – O que é uma tabela? ................................................................................................... 12
Tipos de Dados ............................................................................................................................ 13
Propriedades dos Campos........................................................................................................... 14
Propriedades dos Campos – Formatar ........................................................................................ 15
Propriedades dos Campos – Máscaras de Introdução ................................................................ 17
Propriedades dos Campos – Regras Validação ........................................................................... 18
Propriedades dos Campos – Textos de Validação....................................................................... 18
Relações entre Tabelas – Modelo E-R ......................................................................................... 19
Integridade Referencial ............................................................................................................... 20
Consultas ..................................................................................................................................... 21
Consultas – Tipos de Consultas ................................................................................................... 21
Consultas – Com Critérios ........................................................................................................... 21
Consultas – Com Parâmetros nos Critérios ................................................................................. 23
Ordenação dos Registos nas Consultas ....................................................................................... 23
Formulários ................................................................................................................................. 23
Ferramentas disponíveis no Access para os Formulários ....................................................... 25
Botões de Comando ................................................................................................................ 25
Caixas de Combinação, Caixas de listagem e imagens............................................................ 30
Colocação de campos num formulário ................................................................................... 31
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Alteração da Estrutura de um Formulário .............................................................................. 31
Gravação de um formulário .................................................................................................... 32
Formulários – Formulário Principal ............................................................................................. 32
Formulários – Formulário de Arranque....................................................................................... 33
Relatórios .................................................................................................................................... 36
Alteração da Estrutura de um Relatório ..................................................................................... 37
Secções dos Relatórios ............................................................................................................ 38
Gravação dos Relatórios.......................................................................................................... 38
Impressão dos Relatórios ........................................................................................................ 38
Propriedades dos Relatórios ................................................................................................... 39
Bibliografia .................................................................................................................................. 40

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O modelo relacional assenta no facto de que através de relações evita-se a duplicação de informação. A este tipo de sistema de gestão de bases de dados relacional atribui-se o nome de SGBDR. evitando redundâncias. etc). 5 de 40 . Quando a informação necessária para gerir um determinado assunto tende a ser volumosa. Numero de Contribuinte. quando é necessário preservar a integridade dos dados e quando várias pessoas precisam de consultar a informação. A maior parte dos SGBD mais recentes guardam e tratam os dados através de um modelo relacional de gestão de base de dados. Por exemplo. A informação é “espalhada” por várias tabelas. Morada. mas só um identificador do cliente. que clientes me compram este produto? Ou quais os produtos comprados por um cliente?) permitindo uma melhor gestão do processo. do qual o Access é um dos mais utilizados a nível mundial. os dados necessários do cliente são associados com os produtos comprados por este possibilitando a emissão da factura. Através dos valores dos dados relacionados consegue-se facilmente associar tabelas para recolha de informação (por exemplo.Introdução Competência: Elaborar e Editar uma Base de Dados Uma Base de Dados é um conjunto de informação organizada sobre um determinado assunto. é necessário um sistema de gestão de base de dados (SGBD). através do qual se faz a relação com a tabela dos clientes. o nome dum cliente fica guardado numa tabela e quando for necessário emitir uma factura. Desta maneira não é necessário preservar nos produtos comprados pelo cliente todos os dados deste (Nome.

6 de 40 .  Torna-se necessário dispor de fontes de informação que acompanhem continuamente as modificações. cindo condições: Atualidade  O valor da informação dependerá em grande parte da sua atualidade. Correção  Não basta que a informação seja atual. que permitirão aos gestores tomar decisões mais corretas para uma determinada situação e num determinado momento. no momento que é solicitada caso contrário deixa de ser útil. de tal forma que apenas seja considerada aquela que é necessária para cada situação. As atividades de uma organização são traduzidas em valores numéricos. … Para que a informação possa ser utilizada como um apoio eficaz à tomada de decisão. Informação: Conjunto de dados articulados entre si com um determinado significado.  Só com base em informação atualizada se pode tomar decisões acertadas. simultaneamente. não têm qualquer valor. Importância da Organização da Informação A informação é de vital importância para qualquer organização. seja rigorosa.  A informação deve ser devidamente filtrada. o processo de tomada de decisão pode ser dificultado pelo excesso de informação. na medida do possível. Relevância  Dado o grande volume de informação envolvida. só se transformam em informação quando relacionados ou interpretados de alguma forma. arquivos. isoladamente.Dados: São apenas elementos ou valores discretos que. Disponibilidade  A informação tem de ser disponibilizada de forma imediata.  Só com informação correta se pode decidir com confiança. As organizações necessitam de armazenar as suas informações de uma forma estruturada. é também necessário que. tem-se que verificar. por ex: documentos.

Existem dois aspectos fundamentais nas associações: Cardinalidade e Obrigatoriedade. A Cardinalidade. Associações São utilizadas para relacionar entidades. para uma determinada situação. precisa. Diagrama de Entidade . etc). e cada elemento da entidade B está relacionado com vários elementos da entidade A. 1:N (um para muitos) e N:N (muitos para muitos).Legibilidade  A informação só é informação se puder ser interpretada. Uma associação N:N é definida se cada elemento da entidade A está relacionado com vários elementos da entidade B. Instâncias Corresponde aos valores concretos dos atributos da entidade. As entidades interagem umas com as outras. etc). faturas. através de associações. com um elemento da entidade B. indica. Uma associação 1:1 é quando cada elemento da entidade A está relacionado. também designada por tipo de associação. de nada vale que a informação seja actual. mas cada elemento da entidade B apenas está relacionado com um elemento da entidade A. no máximo. professores. o número de instâncias da outra entidade com que ela se relaciona. organizações (escolas. Uma associação 1:N é definida se cada elemento da entidade A está relacionado com vários elementos da entidade B. etc). dada uma instância de uma entidade. ou coisas (produtos. Atributos São elementos ou propriedades que caracterizam as entidades. funcionários. De uma forma geral. ou seja. equipas. empresas. Podem representar pessoas (alunos. 7 de 40 . livros. relevante e disponibilizada a tempo se não puder ser entendida. existem três tipos de associações: 1:1 (um para um).Associação Entidade Representa qualquer coisa que tenha identidade própria.

torna-se ainda necessário considerar alguns conceitos. Para isto. por si só ou em conjunto. é um atributo ou um conjunto de atributos que. é necessário realizar um conjunto de alterações.A obrigatoriedade da associação prende-se com o facto de pretendermos especificar se é obrigatório ou não que todas as instâncias estejam relacionadas a pelo menos uma instância da outra entidade. Diagramas Símbolos: Entidade Associação Atributo Exemplo: Aluno n n Disciplina Inscrito Nome BI Duração Nome F IGURA 1 – E XEMPLO D IAGRAMA E NTIDADE . Noção de Chave Primária Uma chave. Este processo de transformação será feito considerando os vários tipos de associações que envolvem as entidades. As colunas indicam o tipo de dados a armazenar e as linhas são as instâncias da relação. são capazes de identificar de forma unívoca os diferentes registos dessa entidade ou tabela. em relação a uma entidade ou tabela. 8 de 40 . Relação È uma estrutura bidimensional com um conjunto de linhas e colunas.A SSOCIAÇÃO Transformação para o Modelo Relacional Quando se transforma um diagrama de entidade-associação para o modelo relacional.

Esta solução é a mais usada. se os campos da tabela o permitirem. Uma chave composta é uma chave constituída por mais do que um atributo. Mas. pode acontecer que nenhum campo da tabela seja um bom candidato a chave. Numa tabela podemos definir dois tipos de chaves primárias:  Chave primária Simples  Chave primária Composta Chave primária Simples Uma chave primária diz-se simples quando apenas um campo é definido para chave. então a melhor solução é criar um novo campo que garanta a univocidade dos registos. o número de bilhete de identidade nunca se repete e identifica cada cidadão de forma única. Campo-chave Número Título Interprete Data de aquisição Modo de aquisição 1 20 Anos Depois Rui Veloso Setembro 2000 Prenda de aniversário T ABELA 1 – C HAVE PRIMÁRIA SIMPLES Chave composta Existe também a possibilidade. Campos-chave Título Intérprete Data de aquisição Modo de aquisição Best Of Brian Adams Junho 2001 … Best Of Cramberries … … T ABELA 2 – C HAVE P RIMÁRIA COMPOSTA 9 de 40 . de criarmos uma chave composta. É por isso que temos um número que nos identifica univocamente como cidadãos nacionais.

10 de 40 . como campos. Pelo menos até certo ponto podemos traduzir para tabelas quase todo o tipo de entidades. ou modelo E-R. actualmente. Mas ainda.Nas bases de dados relacionais. no entanto. Essas tabelas são organizadas da mesma forma que as tabelas nas folhas de cálculo.  A segunda razão a apontar é que é através das chaves primárias que se estabelecem os relacionamentos entre tabelas. diz-se que é uma chave primária simples. uma base de dados relacional é composta por uma ou mais tabelas destinadas a guardar os dados. Estrutura de uma base de dados relacional Essencialmente. O modelo E-R. Quando uma chave primária é constituída por mais do que um campo. basta que possamos definir algumas características dessas entidades. A sua expressão mais característica é os diagramas E-R. Para tal. ou seja. é o atributo que é chave primária numa outra relação. como já foi referido. O modelo Entidade-Relação. as chaves primárias desempenham um papel muito importante. Quando uma chave primária é constituída por um só campo. por isso. nunca poderão existir dois registos iguais na tabela. diz-se que é uma chave primária composta. garantem a integridade da tabela. cada registo é identificado univocamente e. como a sua própria designação indica. Chave Estrangeira (ou importada ou externa ou secundária). Daí o termo “Relacional”. a forma mais usual para estruturar os dados numa base de dados são as tabelas. é um modelo conceptual para a estruturação da informação com vista à elaboração de bases de dados. que anteriormente definimos como atributos. parte dos conceitos básicos de entidades e relacionamentos entre elas. por duas razões:  A primeira. pelo facto de pertencerem à mesma base de dados. Então. a que chamávamos de instâncias no modelo conceptual. Tabelas Os dados ou itens de informação podem ser organizados ou estruturados de diferentes maneiras. elas estão relacionadas entre si. estes passam a ser as colunas de uma tabela e as linhas formam os registos.

a descrição concreta de cada um dos campos da tabela. Os atributos. por exemplo. a que agora chamamos de campos. Intérprete. CD Título Intérprete Data de aquisição Modo de aquisição 20 Anos Depois Rui Veloso Setembro 2000 Prenda de aniversário Do Lado dos Cisnes GNR Dezembro 2002 Prenda de Natal Meteora Linkin Park Janeiro 2003 Comprado na discoteca T ABELA 3 – T ABELA E XEMPLO Nesta tabela. Título. podem realizar-se diversas operações típicas. e por isso o nome da tabela poderia ser esse mesmo. Campos Título Intérprete Data de aquisição Modo de aquisição 20 Anos Depois Rui Veloso Setembro 2000 Prenda de aniversário Registo T ABELA 4 – ILUSTRAÇÃO DE CAMPOS E REGISTOS A partir de uma tabela de uma base de dados. E as instâncias. a nossa entidade seria CD. Temos então a tabela abaixo mostrada. usualmente. 11 de 40 . como:  Inserir novos dados nas tabelas. agora designadas por registos.Tomemos como exemplo uma colecção de CD. podemos então observar três registos – Um para cada um dos três primeiros CD’s da colecção – tendo cada registo quatro campos. desta seriam. Assim.  Alterar dados sempre que consideremos necessário. Data de Aquisição e Modo de aquisição.

Competência: Utilização de um SGBDR para a criação de Bases de Dados – Microsoft Access O Access é um SGDR completo. A linguagem utilizada pelo Access para processar a informação é o SQL – Structured Query Langueage. alterar. 12 de 40 .  Ordenar os registos da tabela com base em um ou mais campos e em um ou mais critérios. filtrar. Tabelas. Com o SQL pode-se reunir as informações necessárias para obter as respostas ás necessidades da informação. (linguagem de consulta estruturada). Consultas. ordenar. que possibilita a definição dos dados. pratos e venda num restaurante). Relatórios. a sua manipulação (inserir. actualizar. Macros e Módulos. O seu ambiente de trabalho é do género MDI. Pode-se importar e exportar dados para outros sistemas de bases de dados bem como para bases de dados de maior porte que suportem o padrão ODBC.  Eliminar dados que já não façam sentido na base de dados.  Aplicar critérios de consulta ou filtragem da informação. interagindo entre si constituem uma base de dados do Access. Interface do Access Tal como outros programas. Formulários. Tabelas – O que é uma tabela? Uma tabela é um conjunto de informação sobre um determinado tópico (como por exemplo. já que dentro da janela do Access podem estar abertas mais do que uma janela.  Consultar os dados registados nas tabelas com base em determinados critérios. o Access tem menus e barras de ferramentas. (Multiple Document Interface). que reagem em função dos objectos seleccionados. Páginas. Uma das vantagens do Access é que o SQL é criado através de uma interface amigável. a qual permite executar tarefas complexas sem conhecer a linguagem SQL em si. associar e resumir) e respectivo controlo da informação (que insere o que e quem vê o que) até um volume razoável de dados.

Número Qualquer tipo de número com 0 a 15 casas decimais. Existem os seguintes tipos de dados: Tipo de dados Significado Texto Texto ou agrupamentos de texto e números. Moeda Valores monetários de tamanho até 15 dígitos e que podem ter até 4 casas decimais. Tipos de Dados Em função dos dados a guardar. os tipos de dados devem ser os mais adequados para minimizar o espaço ocupado e maximizar a velocidade de funcionamento do Access. Memo Texto usado para notas explicativas longas de tamanho até 255 caracteres. Data/hora Valores de data e de hora para anos entre 100 e 9999. T ABELA 5 – TABELA DE IDENTIFIC AÇÃO DE PRATOS As tabelas guardam os dados de um modo organizado em registos e campos. T ABELA 6 – T IPOS DE D ADOS Tipo de dados Significado 13 de 40 .

Ligado/Desligado. T ABELA 7 – TABELA TIPOS DE DAD OS Propriedades dos Campos É possível de acordo com o tipo de dados escolhido. gráficos. O utilizador não pode utilizar estes campos. F IGURA 2 – PROPRIEDADES DOS CA MPOS 14 de 40 . etc. Sim/Não Valores com dois estados como Sim/Não. Hiperligação Texto ou agrupamento de texto e números usado como um endereço para uma página web. sons. Numeração automática Número sequencial inserido automaticamente sempre que se insere um novo registo. Assistente de pesquisa Caixa de listagem com os valores possíveis de escolha de outra tabela ou de uma lista definida pelo programador. ou documentos do Word ou Excel. configurar as propriedades dos campos das tabelas. Objecto OLE Objectos com imagens.

Máscara de introdução Personaliza o formato de entrada dos dados. Legenda Rótulo para o campo quando se cria o formulário. Valor pré-definido Valor inserido de forma automática no campo sempre que se abre um novo registo. Regra de Validação Condição de verificação de entrada de dados. Pode selecionar-se um formato do Access ou criar um formato personalizado. Texto de Validação Mensagem de erro sempre que a regra de validação não é verificada. Propriedade Significado Tamanho do campo Número máximo de caracteres que se podem definir. mas torna morosa a actualização de dados. T ABELA 8 – PROPRIEDADES DOS CA MPOS Propriedades dos Campos – Formatar 15 de 40 . Permitir comprimentos zero Permitir campos do tipo texto vazios. assegurando uma aparência consistente. Tamanho máximo: 255 caracteres. Necessário Exigência ou não de inserção de dados neste campo. Casas decimais Número de dígitos que aparecem à direita da vírgula do número. Indexado Facilita a procura e consulta no campo. Formatar Forma de apresentação dos dados. segundo uma máscara ou molde.

Símbolos para a formatação dos campos de texto Símbolo Descrição Obriga à introdução de pelo menos um carácter @ de texto. & Não exige a introdução de caracteres > Transforma todas as letras em maiúsculas < Transforma todas as letras em minúsculas T ABELA 9 – P ROPRIEDADES DOS CAMP OS – FORMATAR Efeitos da formatação dos campos de texto Formatação Dados Dados Exibidos Introduzidos @@@-@@-@@@@ 123456789 123-45-6789 123-45-6789 @@@@@@@@@ 123456789 123456789 pedro > PEDRO PEDRO Pedro pedro < PEDRO pedro Pedro T ABELA 10 – E FEITOS DA FORMATAÇÃO DOS CAMPOS DE TEXTO 16 de 40 .

a Letras ou números (opcional).. 17 de 40 . . c Caracteres ou espaços (opcional). A Letras ou números (obrigatório). > Converte para maiúsculas. ? Letras de A a Z (opcional). Dígitos compreendidos entre 0 e 9 ou # espaço (opcional).-/ Caracteres separadores. L Letras de A a Z (obrigatório).Propriedades dos Campos – Máscaras de Introdução Caracteres das máscaras de introdução Carácter Descrição Só dígitos compreendidos entre 0 e 9 0 (obrigatório). T ABELA 11 – M ÁSCARAS DE INTRODUÇÃ O Caracteres das máscaras de introdução Carácter Descrição & Caracteres ou espaços (obrigatório). Só dígitos compreendidos entre 0 e 9 ou 9 espaço (opcional). Aceita os sinais de mais (+) e de menos (-).:.

Obriga à introdução da direita para a ! esquerda. Permite visualizar o carácter literal à direita \ de \. T ABELA 12 – CARACTERES DAS MÁSCARAS DE INTRODUÇÃO Propriedades dos Campos – Regras Validação Operadores utilizados nas regras de validação Símbolo Significado > Maior < Menor = Igual >= Maior ou igual <= Menor ou igual <> Diferente de Entre “valor1” E “valor2” Entre dois valores T ABELA 13 – REGRAS DE VALIDAÇÃO Propriedades dos Campos – Textos de Validação 18 de 40 . < Converte para minúsculas. Faz aparecer um asterisco (*) por cada Password carácter que é teclado.

Para definir uma relação muitos para muitos no Access. mas uma refeição pode ter um ou mais pratos. Pode ser de três tipos:  Um para um (1:1)  Um para muitos (1:N)  Muitos para Muitos (N:N) Relação muitos para muitos: Um prato é consumido numa ou mais refeições. Neste caso é a tabela PratosRefeição que junta a tabela Pratos à tabela Refeicao. 19 de 40 . Mensagem de violação da regra de validação Regra Texto mostrado <>0 Insira um valor diferente de zero >Data() Insira data posterior à de hoje Entre 0 E 20 Valores entre 0 e 20 Como «L???» Insira 4 caracteres começando por L Como «###?» Um número com 3 dígitos T ABELA 14 – TEXTOS DE VALIDAÇÃO Relações entre Tabelas – Modelo E-R Uma relação entre tabelas existe quando há algo comum a duas tabelas. tem de existir uma tabela de junção.

pode ser usada para propagar a atualização ou a eliminação de campos relacionados. passando a fotografia a ser um campo da tabela Empregado. mas um a um empregado.R ELAÇÕES Integridade Referencial A integridade referencial é usada para garantir que as relações entre tabelas aceitem apenas dados válidos. F IGURA 3 . Esta tabela poderia não empregado pode servir várias refeições. A integridade referencial. 20 de 40 . além de validar os dados. existir.Relação um para um: cada empregado tem Relação um para muitos: uma refeição é uma fotografia e cada fotografia só pertence servida por um empregado.

alterar e analisar dados (informação) de diferentes formas. 21 de 40 . Pode-se também utilizá-las para servir de suporte de criação para formulários. Uma consulta de selecção obtém dados de uma ou mais tabelas e/ou consultas utilizando os critérios que se especifica e.  Símbolo #. Consultas – Com Critérios Critério: Condição que é atribuída a um campo e que actua como filtro de selecção dos dados que serão apresentados como resultado da consulta. Além destas consultas de acção. em expressões de texto. somatórios.Consultas As consultas servem para visualizar. em expressões com data. pode-se criar uma consulta de referência cruzada. contar ocorrências ou outros tipos de totais e depois agrupar os resultados de acordo com o tipo de informação pretendida. pode-se criar consultas que apresentem informações cruzadas ( por exemplo: pratos consumidos nos dias de uma semana e o total consumido de cada prato nessa semana). Estas podem apagar. Nas consultas pode-se também executar cálculos. Consultas – Tipos de Consultas O tipo mais comum de consulta é uma consulta de selecção. mostra-os pela ordem que se pretende. Na definição de critérios podem usar-se:  Operadores aritméticos e lógicos. Dependendo do tipo de informação necessária.  Aspas “ “. relatórios e páginas de acesso a dados. em seguida. actualizar ou adicionar dados a tabelas. Além das consultas de selecção existem consultas de acção.

Operadores a utilizar nos critérios: Operadores de comparação a utilizar Símbolo nos critérios Significado > Maior < Menor = Igual >= Maior ou igual <= Menor ou igual <> Diferente de Entre “valor1” Entre dois valores E T“valor2” ABELA 15 – OPERADORES DE COMPA RAÇÃO Operadores aritméticos a utilizar Símbolo nos critérios Significado + Adição . Subtracção * Produto / Divisão T ABELA 16 – OPERADORES ARITMÉTICOS Exemplos: Critério Significado <>0 Diferente de zero >Data() Com data posterior à de hoje Entre 0 e 20 Valores entre 0 e 20 Em(“FR”. “SP”) P país deve ser Fr ou Sp Como “R???” 4 Caracteres a começar por R <#1/1/95# Apenas datas anteriores a 1995 Qualquer palavra começada por R* R 22 de 40 .

23 de 40 . Exemplo: [Qual a data de venda?]. linha Ordenação.  Formulários Um formulário é uma janela de interface que serve para visualizar. Pode ser usado como painel de navegação para outros formulários ou relatórios. entre parênteses rectos [ ] no critério do campo em questão. alterar ou inserir informação. Pode ainda ser utilizado como caixa de diálogo que aceita entradas do utilizador e executa acções em função dessa entrada. a mensagem que se pretende mostrar ao utilizador. Além de mostrar informação. escolher:  Ascendente Ou  Descendente. o acesso à informação pelo utilizador é orientado. Definem-se colocando. Deste modo. Ordenação dos Registos nas Consultas Na grelha de consulta. “Sporting” Palavras iguais a «Sporting» 15 Números iguais a 15 T ABELA 17 .EXEMPLOS Consultas – Com Parâmetros nos Critérios Permitem que seja o utilizador a definir os parâmetros pelos quais pretende filtrar a consulta. pode-se também calcular valores e mostrar opções em função da informação disponível. Através dos formulários. pode-se nos formulários usar diferentes objectos (como por exemplo botões de comando) que permitem “guiar” o utilizador até à informação pretendida.

Depois de escolhida uma das opções anteriores. deve proceder de uma das seguintes formas:  Selecionar o objeto Formulários.  O estilo do formulário. Quando se pressiona o botão concluir. o assistente abre uma série de janelas. e ainda se pretende abrir o formulário para ler ou introduzir informação ou para modificar a sua estrutura. o assistente abre um formulário como o da figura seguinte. F IGURA 4 – F ORMULÁRIO C LIENTES 24 de 40 . os formulários são usados para apresentar mensagens que ajudem o utilizador a desempenhar as suas funções. escolhendo na janela seguinte Assistente de formulários.  Duplo clique sobre o item Criar formulário utilizando o assistente Ou  Clicar sobre o botão existente na Barra de ferramentas padrão.  O título do formulário. Para criar um formulário usando o assistente. opção Formulário.Em caso de erro ou como ajuda.  O esquema para o formulário. onde se indica:  A tabela ou consulta que possui os campos que se pretendem incluir. escolhendo na janela seguinte Assistente de formulários Ou  Menu Inserir.

Botões de Comando Objetos que podem ser inseridos num formulário através da caixa se ferramentas. que pode ser acedida pressionando o botão direito do rato sobre o formulário. encontram-se agrupadas por categorias. bem como as respetivas categorias em que estão inseridas. deve-se abrir o formulário em vista de estrutura e utilizar a caixa de ferramentas para o alterar (Figura 2) onde se encontram os ícones dos objetos mais utilizados num formulário e que podem ser incluídos sempre que desejados. Uma dessas ferramentas é a Caixa de ferramentas. Ações dos Botões de Comando Categorias Ações Ir para o primeiro registo Ir para o registo anterior Navegação em Ir para o registo seguinte registos Ir para o último registo Localizar registo Localizar seguinte Adicionar novo registo 25 de 40 . Se se pretende alterar o formulário criado pelo assistente. etc. ao nível de botões de controlo. F IGURA 5 – C AIXA DE F ERRAMENTAS Outra ferramenta que se pode utilizar para personalizar um formulário é a caixa de Propriedades. tipos de letra. As ações associadas ao botão de comando. Têm sempre associada uma ação. fundos. Através desta caixa é possível alterar as configurações da janela dos formulários.Ferramentas disponíveis no Access para os Formulários O Access disponibiliza diversas ferramentas para personalizar os formulários. A tabela 1 mostra as diferentes ações possíveis para os botões de comando.

Ações dos Botões de Comando Categorias Ações Anular registo Duplicar registo Operações de Eliminar registo registos Guardar registo Imprimir registo Abrir formulário Abrir página Atualizar dados de formulário Operações de Aplicar filtro de formulário formulários Editar filtro de formulário Fechar formulário Imprimir o formulário atual Imprimir um formulário Enviar relatório para ficheiro Operações de Enviar relatório por correio relatórios Imprimir relatório Pré-visualizar relatório Executar aplicação Executar o MSExcel Aplicação Executar o MSWord Sair da aplicação Executar consulta Executar macro Diversos Imprimir tabela Marcação automática 26 de 40 .

e nas acções Fechar formulário e pressionar o botão Seguinte. surge a janela Assistente de botões de comando.  Deixando-se de pressionar o botão esquerdo do rato. Operações de formulários. na secção Detalhe do formulário deve-se desenhar o botão. e porque o assistente de controlo estava activo. onde se deve seleccionar a acção pretendida para o botão. sempre com o botão esquerdo do rato pressionado. nas categorias. na Caixa de Ferramentas o objecto Botão de comando . deve-se seleccionar. Pretende-se inserir um botão. no formulário Clientes que permita fechar o formulário. F IGURA 7 – A SSISTENTE DE BOTÕES DE COMANDO – PASSO 1 27 de 40 . T ABELA 18 – A ÇÕES DE B OTÕES DE C OMANDO Exemplo: Inserção de botões de comando no formulário de Cliente. Neste caso deve-se seleccionar. estes podem ser adicionados a um formulário da seguinte forma:  Com o botão de Assistente de controlo activo. F IGURA 6 – I NSERÇÃO DE BOTÕES EM FORMULÁRIO Dependendo do tipo de acção que se pretende executar através dos botões de comando.  De seguida.

F IGURA 9 – ASSISTENTE DE BOTÕES DE COMANDO – PASSO 3 28 de 40 . indicar um nome sugestivo de identificação única do formulário. Fechar formulário e pressionar o botão Seguinte. Neste caso. na caixa de texto. então incluído o botão de comando no formulário. Neste caso. vamos escolher um texto e escrever. F IGURA 8 – A SSISTENTE DE BOTÕES DE COMANDO – PASSO 2 No passo seguinte. Fica.De seguida escolher um texto ou uma imagem para descrever a acção do botão. deve-se digitar fechar_formulário e pressionar o botão Concluir.

29 de 40 . guardar o formulário através do menu Ficheiro. deve-se fechar a janela no botão Fechar da Barra de título da janela do formulário. opção Guardar. Para terminar. F IGURA 10 – VISTA DE ESTRUTURA DO FORMULÁRIO CLIENTES No final.

Caixas de Combinação. para o utilizador. Permite ainda. a digitação de Caixa de listagem – Caixa ou lista de Imagem – Moldura para adicionar uma imagem estática ao formulário. Caixas de listagem e imagens Caixa de combinação – Caixa ou lista de opções de escolha. F IGURA 11 – C AIXAS DE COMBINAÇÃO 30 de 40 .

Entre outras. com dados do fornecedor. deve-se seleccionar o formulário pretendido de clicar no botão . inserção de botões de comando. listas de combinação.Exemplo: Inserção de uma caixa de combinação. inserir e formatar rótulos. eliminação e formatação de campos. deve-se arrastar o campo pretendido da lista de campos até à área do formulário. Para tal. 31 de 40 . F IGURA 12 – INSERÇÃO DE UMA CAIXA DE COMBINAÇÃO Colocação de campos num formulário Quando for possível colocar mais campos na estrutura de um formulário. são inserção. etc. no formulário produtos. algumas das operações possíveis de alteração da estrutura do formulário. é necessário visualizá-lo na vista de estrutura. F IGURA 13 – L ISTA DE C AMPOS PARA O F ORMULÁRIO C LIENTES Alteração da Estrutura de um Formulário Para se proceder à alteração da estrutura de um formulário.

 Rótulos que identifiquem cada um dos botões de comando. Para seleccionar um conjunto de campos. Gravação de um formulário Para guardar um formulário criado deve-se escolher uma das seguintes formas:  Menu Ficheiro.  Conjunto de teclas CTRL + G.Para seleccionar um campo. opção Guardar. Desta forma. clicar e arrastar. A criação do formulário principal. Ao clicar uma segunda vez. deve-se usar a tecla CTRL em conjunto com o rato para deslocações mais pequenas). opção Data e hora. Entre outros objectos. designado de formulário principal. A partir daqui deve-se utilizar os objectos estudados para construir este formulário. deve-se clicar e arrastar para a localização pretendida (em alternativa. com a finalidade de realizar manutenções aos dados nela existentes.  Botões de comando que permitam abrir os formulários existentes.  Botão (Guardar) existente na barra de ferramentas padrão. abrindo um rectângulo à volta dos campos. ficam seleccionados o rótulo e a caixa de texto (ou outro objecto) correspondentes.  Data e hora. elimina-se tudo que estiver seleccionado. 32 de 40 . deve-se clicar sobre ele. Formulários – Formulário Principal Quando se realiza uma aplicação em Access. selecciona-se apenas um dos dois elementos.  Uma imagem sugestiva da aplicação. Para movimentar um campo. é feita através da opção Criar formulário na vista de estrutura. normalmente existe um formulário. (Estas podem ser inseridas através do menu Inserir. no formulário principal deve-se incluir:  Um rótulo para o título do formulário. Um formulário principal é um formulário que permite aceder a todos os restantes formulários/relatórios existentes na base de dados. Ao pressionar a tecla Apagar.

bem como o formulário principal. Para melhorar ainda mais o aspecto do formulário principal. bem como ocultar menus e barras de ferramentas. 33 de 40 . Nesta mesma janela.  Botões de navegação: Não.  Botão fechar: Não. um exemplo de formulário principal pode ser visto na figura seguinte: F IGURA 14 – F ORMULÁRIO P RINCIPAL Formulários – Formulário de Arranque Depois de criado o formulário principal da aplicação. No final.  Um botão de comando que permita fechar o formulário. pode ocultar as várias janelas auxiliares na execução da base de dados. a opção Arranque… . na caixa de combinação Mostrar formulário/página.  Linhas divisoras: Não. atribuindo-lhe o nome Formulário Principal. definir o título para aplicação.  Botões Min e Max: Nenhum. é necessário defini-lo como formulário de arranque da aplicação. no menu Ferramentas.  Um botão de comando que permita encerrar a aplicação.  Na janela Arranque (Figura 16). deve-se proceder da seguinte forma:  Seleccionar. Para tal. deve-se guardar o formulário. deve-se alterar algumas das suas propriedades:  Selectores de registos: Não. Depois de realizadas todas as operações descritas anteriormente.

Resumindo: F IGURA 16 – R ESUMO F ORMULÁRIOS 34 de 40 . F IGURA 15 – JANELA DE ARRANQUE Depois de realizadas as tarefas anteriores. surgirá apenas o Formulário Principal. quando se abrir a base de dados.

35 de 40 .

não permitem a alteração dos dados armazenados nas tabelas e são construídos a partir de dados provenientes de várias tabelas ou consultas. e ainda se pretende abrir o relatório para visualizar a informação ou para modificar a sua estrutura. escolhendo na janela seguinte Assistente de relatórios.  A forma de ordenação dos registos. 36 de 40 . Quando se pressiona o botão concluir. o assistente abre um relatório como o da figura seguinte.  O tipo de esquema do relatório. Depois de escolhida uma das opções anteriores. opção Relatório. Para criar um relatório usando o assistente. escolhendo na janela seguinte Assistente de relatórios Ou  Menu Inserir.  O estilo do relatório. Estes. o assistente abre uma série de janelas.  O título do relatório. Os relatórios constituem uma outra forma de visualizar os dados armazenados nas tabelas ou disponibilizados nas consultas.  A forma como os dados serão agrupados.Relatórios Um relatório é um objeto do Access que permite controlar e personalizar o aspeto dos dados de uma base de dados para impressão.  Duplo clique sobre o item Criar relatório utilizando o assistente Ou  Clicar sobre o botão existente na Barra de ferramentas padrão. deve proceder de uma das seguintes formas:  Selecionar o objeto Relatórios. onde se indica:  A tabela ou consulta que possuem os campos que se pretende incluir.

De seguida deve-se selecionar o objeto pretendido e alterar-lhe as características. é necessário visualizá-lo na vista de estrutura. Entre outras. Para movimentar um campo. etc. deve-se usar a tecla CTRL em conjunto com o rato para deslocações mais pequenas). F IGURA 17 – R ELATÓRIO DE V ENDAS Alteração da Estrutura de um Relatório Para se proceder à alteração da estrutura de um relatório. deve-se selecionar o relatório pretendido e clicar no botão . são inserção. deve-se clicar e arrastar para a localização pretendida (em alternativa. Para tal. eliminação e formatação de campos. Para formatar um campo também aceder diretamente a partir da lista de propriedades. algumas das operações possíveis de alteração da estrutura do relatório. 37 de 40 . usando os comandos de menus ou das barras de ferramentas.

 Conjunto de teclas CTRL + G. 38 de 40 . opção Guardar.  Botão (Imprimir) existente na barra de ferramentas padrão. opção Imprimir.  Botão (Guardar) existente na barra de ferramentas padrão. F IGURA 18 – S ECÇÕES DOS RELATÓRIOS Gravação dos Relatórios Para guardar um relatório criado deve-se escolher uma das seguintes formas:  Menu Ficheiro.Secções dos Relatórios A figura abaixo representa as diferentes secções dos relatórios.  Impressão dos Relatórios Para imprimir um relatório criado deve-se escolher uma das seguintes formas:  Menu Ficheiro.  Conjunto de teclas CTRL + P.

Propriedades dos Relatórios As propriedades dos relatórios e das suas secções podem ser alteradas. Para tal deve-se clicar com o botão direito do rato sobre o relatório ou sobre uma das secções e escolher a opção Propriedades.Depois de escolhida uma das opções anteriores deve-se configurar as opções de impressão. Resumindo: F IGURA 19 – R ESUMO R ELATÓRIOS 39 de 40 .

.pt/~pbrandao/aulas/0405/bd/Praticas/ www.pt/dm/matinf/matinf/modulo4/Exercicios_BD.up.utl.up.pt/aulastic/teoria_bases_dados.isa.org/wiki/Banco_de_dados http://www. FCA – Editora Informática Desenho e Implementação de Bases de Dados com Microsoft Access.liaad.pdf http://centria.pt/~csoares/aulas/sebentas/access/Intro.Bibliografia Livros Consultados Access 2007.wikipedia.html www.drealentejo.linooliveira.html www.htm www.pt/.com/istec/bd/ExerciciosSQL..uminho.pdf http://escv.pdf 40 de 40 .ismai.fc.pt/~jja/deevora/bd/exercicios.dcc. Centro Atlântico Tecnologia de Bases de Dados.unl. FCA – Editora Informática Sites Consultados: http://pt.pdf www.fct./0/SQLServerDesenhoeImplementaçãodeBasesdeDadosRelacionais.di.pt/~prh/ii00bd. Porto Editora Fundamental Access 2007.