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CÓDIGO: FORMATO: VERSIÓN:

FO-IDU-131 ACTA DE REUNIÓN 4.0

Tema Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno Acta No. 07

31 de octubre de 2017
Fecha Hora Inicio 11:15 am Hora Fin 12::25 pm

ASISTENTES
Nombre Área / Entidad Cargo Firma
Yaneth Rocío Mantilla Barón DG Directora General
Subdirector
Nury Astrid Bloise Carrascal SGJ
General
Subdirector
Carlos Humberto Moreno Bermúdez SGGC
General
Subdirector
Rafael Eduardo Abuchaibe López SGDU
General
Subdirector
Edgar Francisco Uribe Ramos SGI
General
Julio Cesar Higuera OTC Jefe Oficina (E)
Patricia del Pilar Zapata Oliveros OCD Jefe Oficina
Jefe Oficina
Carlos Andrés Espejo Osorio OAC
Asesora
Luis Antonio Rodríguez Orozco OCI Jefe de Oficina

AGENDA / TEMARIO
1. Verificación del Quórum
2. Resultado de Ciclo de auditoría SIG 2017
3. Planes de Mejoramiento
4. Presentación de Estados Financieros
5 Proposiciones y varios

DESARROLLO
1. Verificación del Quórum

Luego de verificar la asistencia de los integrantes a la sesión convocada y establecer el cumplimiento del
quórum, ya que se cuenta con la asistencia de nueve de los diez integrantes; se inicia el comité, siendo las
11:15 am
Se solicitó cambiar el orden del día trasladando la presentación de los Estados Financieros como primer punto,
el comité estuvo de acuerdo y se llamó a la Contadora de la Entidad, Doctora Luz Nelly Rey.

2. Presentación de Estados Financieros

La Doctora Luz Nelly Rey hace una presentación comparativa de las cifras de los estados financieros de la
Entidad al corte del mes de junio de 2016 y 2017, de donde se destaca la participación en los activos de la
cuenta Bienes de Uso Público con una participación del 89%, mientras que para el pasivo es la cuenta de
pasivos estimados con una participación del 45%.

Finalizada la presentación informa que en la actualidad el Instituto se encuentra en el proceso de cambio


normativo contable hacia Normas Internacionales de Contabilidad, labor que deberá iniciar el 01 de enero de
2018; el Doctor Moreno interviene indicando que se está trabajando para cumplir los compromisos, no obstante
existen dificultades con la identificación de algunos predios y de bienes en espacio público sobre las cuales hay
interés por parte de algunas entidades en que se incluyan dentro de los activos del IDU a pesar que su
naturaleza indica que deben estar bajo la responsabilidad del Departamento Administrativo del Espacio Público.

3 Resultado del Ciclo de Auditorías SIG 2017

El Jefe de la OCI hace la presentación con el resultado del ciclo de auditorías al Sistema Integrado de Gestión –
SIG para los 22 procesos de la Entidad, el cual incluyó cuatro subsistemas: Calidad NTC GP 1000:2009 NTC
ISO 9001:2008; Medio ambiente NTC ISO 14001:2004, Seguridad y Salud en el Trabajo NTC OHSAS
18001:2007 Y Seguridad de la Información NTC ISO IEC 27001:2013, se presentaron las limitaciones para el
ciclo auditor, los auditores participantes, el resumen de las 73 No Conformidades y las 97 Observaciones, los
requisitos más incumplidos de cada norma y un comparativo con el último año en que se auditó la totalidad de
procesos, en el que se refleja que con relación al año 2014, se presentó una disminución del 33% en No
Conformidades, pero se incrementaron en un 162% las observaciones. Se indicó que si bien en los dos años se
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auditaron los 22 procesos, para la vigencia 2017 se incluyeron las normas 27001:2013 y 14001:2004, lo que
hizo que se incrementaran las no conformidades y observaciones.

Se recalca que para esta vigencia los hallazgos que tuvieran relación con Seguridad de la Información, Medio
Ambiente y Seguridad y Salud en el trabajo, se clasificaron en el proceso en donde se evidenciaron como una
observación, y se registró como No conformidad en el proceso responsable del subsistema. También se informó
que se están recibiendo los planes de mejoramiento y que los resultados se verán reflejados en la Auditoría de
Cotecna.

La Doctora Yaneth Rocío solicitó que se implementaran las acciones correctivas y preventivas del caso para
cada proceso.

Finalmente se presentó el resultado de la encuesta de evaluación de los auditores, recalcando que para el
siguiente año es necesario evaluar la posibilidad de crear situaciones administrativas de comisión para la
realización de las auditorías, así como mejorar el soporte y capacitación a los auditores.

4 Planes de Mejoramiento

Se presentó el resumen de los planes de mejoramiento, tanto internos como externos, donde se destaca la
disminución de actividades no cumplidas para los planes con la Contraloría de Bogotá, lo cual refleja el
compromiso de las áreas del Instituto.
Se destaca la labor de soporte y apoyo recibida de la asesora de la Dirección para estos seguimientos.

5. Proposiciones y Varios.

Se notificó, por parte del Jefe de la OCI, la participación en el concurso del Departamento Administrativo Del
Servicio Civil Distrital, “Innovación que deja Huella” donde concursó la Oficina de Control Interno con el
aplicativo de planes de mejoramiento y, el funcionario Camilo Barajas Sierra con la idea “Participa en la
Solución”, siendo este último el ganador en la categoría “Ideas creativas”, subcategoría “Conexión con la Era
Digital”. La Doctora Yaneth Rocío y los Directivos celebraron la participación y el premio recibido, quedando
pendiente una reunión para analizar el detalle del premio y su aplicación en la Entidad.

Acto seguido se informó que varias entidades del Distrito están solicitando información sobre el aplicativo de
planes de mejoramiento, por lo que será necesario estudiar la forma como se podrá facilitar su acceso,
mediante la suscripción de un convenio o una licencia de uso.

También se informó por parte del Jefe de la OCI que el 17 de noviembre se tiene que presentar el informe sobre
la evaluación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG por lo que se estará remitiendo a las
dependencias el formulario respectivo. Finalmente y considerando que el periodo del jefe de la OCI finaliza el 31
de diciembre se solicitó autorización para hacer la entrega de los informes respectivos y coordinar la labor de
empalme con el funcionario Camilo Oswaldo Barajas, a lo cual y considerando que en las dos últimas entregas
ha realizado esta labor, el comité lo aprueba.

ANEXOS DEL ACTA


# Nombre del Anexo: (documento/CD) No. de Folios
1 Presentación de los Estados Financieros de la Entidad 9 diapositivas
2 Presentación de la OCI en Power Point 18 diapositivas

Área responsable del acta: Oficina de Control Interno