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12 dicas para tornar a reunião com sua equipe mais produtiva

Muitas vezes, as empresas reclamam que não podem investir na área de comunicação interna.
No entanto, algumas ações simples podem ser adotadas e com custo baixíssimo. Um exemplo
são as reuniões que podem ser promovidas pelas lideranças regularmente junto com suas
equipes. Confira abaixo algumas dicas para tornar esses encontros mais produtivos.

1 - Faça uma pauta prévia sobre os assuntos que serão abordados na reunião com sua equipe,
isso evitará que algum tema relevante seja esquecido.

2 - É importante que as reuniões sejam periódicas - Reuniões do bom dia, semanais,
quinzenais e até mensais. No entanto, se algum fato relevante ocorrer na organização nada o
impede de promover um encontro "extra", pois determinadas informações devem ser
comunicadas rapidamente pelo gestor, antes que a "rádio peão" o faça.

3 - Determine um horário para os encontros como, por exemplo, no início ou no final do
expediente. (Bom dia, boa tarde ou boa noite, sempre no início da jornada)

4 - Estabelecer um cronograma para os encontros - abertura, comunicados e encerramento
dará dinamismo aos assuntos que serão abordados. É aconselhável que também seja definido
um tempo de duração para a reunião. Há empresas que promovem encontros produtivos com
duração de 10 a 15 minutos. Encontros demorados podem tornar-se cansativos e dispersar a
atenção dos participantes.

5 - Mesmo que as reuniões tenham datas definidas, não custa lembrar aos colaboradores o dia
e o horário do próximo encontro. Isso pode ser feito por e-mail ou através de um mural do
setor.

6 - Como se trata de uma reunião promovida entre o gestor e sua equipe, a mesma pode
ocorrer no próprio setor.

distribua a mesma com sua equipe seja através de e-mail ou mesmo deixe a mesma disponível no mural do setor. A pessoa ficará responsável por anotar os assuntos abordados e as decisões que foram tomadas no encontro. Quando isso ocorre. sugestões de temas que podem ser incluídos em reuniões futuras. Por essa razão. Isso permitirá que você acrescente alguma informação relevante.Designe ou pergunte se alguém deseja secretariar a reunião. 10 . peça aos colaboradores que deixem os celulares no silencioso ou na caixa postal. Afinal. Solicite que as pessoas tragam para o próximo encontro. membros da equipe. Em seguida. de fato. 12 . E é claro. 11 .7 .Muitas vezes. 9 . quando uma reunião é interrompida perde-se o "fio da meada". não esqueça de perguntar se alguém tem algo a mais a acrescentar sobre o que foi apresentado na reunião.focado unicamente na visão do gestor. leia a mesma com atenção. Se isso ocorrer e a reunião tiver que ser cancelada. os profissionais sentem-se valorizados e. Isso tornará o processo de comunicação democrático e não unilateral . Caso alguém tenha faltado à reunião. para que os colaboradores expressem suas opiniões. principalmente diante das decisões que serão implantadas.Imprevistos ocorrem com qualquer pessoa.Depois que a pauta for elaborada. Hélio Durães ICE-SEBRAE . o encontro não será demorado e se eles receberem alguma ligação poderão retorno em um breve período.Abra um espaço. agradeça a presença e a participação de todos os presentes. 8 . comunique à sua equipe.Ao final da reunião. saberá o que ocorreu.

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