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INTRODUCCIÓN

En el presente trabajo se dará a conocer el tema referente a los sistemas de información


de la mercadotecnia; se explicarán sus componentes así como su importancia en la
actualidad en las distintas empresas.

La información de marketing es un elemento crítico para conseguir un marketing efectivo


como consecuencia de la evolución de un marketing local a un marketing internacional y
global; de la transición de un marketing de satisfacción de necesidades básicas a
satisfacción de caprichos; del cambio de la competencia en precios, a la competencia en
base a otros factores de diferenciación.

Todas las empresas tienen un sistema de información de mercadotecnia conectado con el


medio externo, pero los sistemas varían mucho en su nivel de sofisticación. En muchos
casos la información de las empresas no se encuentra disponible, llega demasiado tarde
o no se puede confiar en ella. Un creciente número de empresas desarrolla actualmente
pasos para mejorar su sistema de información de mercadotecnia.

El sistema de información de mercadotecnia se compone de cuatro subsistemas. El


primero es el sistema de datos internos, que proporciona información sobre las ventas,
costos, inventarios, flujo de efectivo, etc. Muchas empresas han informatizado estos datos
para permitir un acceso a la información más rápido y comprensivo. El segundo
subsistema es el de inteligencia de marketing, que proporciona a los gerentes de
marketing información diaria sobre el entorno de marketing de la compañía y se puede
mejorar si se poseen equipos de ventas específicamente preparados, se compra
información de fuentes sindicadas y se diseña una oficina con un sistema de inteligencia.

El tercer subsistema está compuesto por la investigación de marketing, que supone la


recogida de información relevante para resolver un problema concreto en el que se
encuentra inmersa la empresa. El proceso de investigación de marketing supone
desarrollar cinco pasos: definir el problema y los objetivos de investigación, desarrollar el
plan de investigación, recoger la información, analizarla y presentar los resultados. Una
buena investigación de marketing se caracteriza por utilizar un método científico, creativo,
múltiples metodologías, desarrollo de modelos y valoración del coste/beneficio de la
información. Por último, el cuarto subsistema está integrado por el sistema de apoyo a las
decisiones de marketing, que consiste en las técnicas estadísticas y en los modelos de
decisión que asisten a los directores de marketing para mejorar sus análisis y decisiones.

En esta primera unidad se ahondará en el tema de los elementos básicos que componen
el SIM los cuales son: las interconexiones de los usuarios, las bases de datos, el software
de aplicaciones y los apoyos administrativos; así como también en el primer subsistema
que es el SISTEMA DE DATOS INTERNOS.

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Sistema de Información de Mercadotecnia

Sistema Se define como un conjunto de elementos que se interrelacionan y cuyo


conjunto tiene una finalidad.

La información Es un conjunto organizado de datos, que constituye un mensaje


sobre un cierto fenómeno. La información permite resolver problemas y tomar
decisiones, ya que su uso racional es la base del conocimiento.

Marketing; según Philip Kotler es “el proceso social y administrativo por el que los
grupos e individuos satisfacen sus necesidades al crear e intercambiar bienes y
servicios”.

También se le ha definido como el arte o ciencia de satisfacer las necesidades de


los clientes y obtener ganancias al mismo tiempo. Un sistema de información, es
un conjunto organizado de procedimientos y métodos que continuamente recopila,
clasifica, analiza, evalúa, almacena y distribuye información conveniente, oportuna
y exacta, para uso de quienes toman decisiones.

La mayoría de los sistemas de información de mercadotecnia, son


computarizados. En un SIM computarizado, existen dos subsistemas mayores: el
sistema de recolección de datos y el de respaldo a la decisión.

Un sistema de información, es un conjunto organizado de procedimientos y


métodos que continuamente recopila, clasifica, analiza, evalúa, almacena y
distribuye información conveniente, oportuna y exacta, para uso de quienes toman
decisiones.

La mayoría de los sistemas de información de mercadotecnia, son


computarizados. En un SIM computarizado, existen dos subsistemas mayores: el
sistema de recolección de datos y el de respaldo a la decisión.

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Los SIM son de naturaleza diversa y normalmente incluyen:

 Equipo computacional

 El Recurso Humano

 Los datos o información

 Los programas

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1-. COMPONENTES DEL SISTEMA

El sistema se compone básicamente de dos elementos:

internos

DATOS

Externos

Las que servirán para


realizar de forma
APLICACIONES sistemática las funciones
de Mkt.
Herramientas de consulta

Si una empresa quiere mantener la rentabilidad de sus productos necesita conocer las
fuerzas fundamentales de su entorno. ¿Cómo puede la dirección de la empresa conocer a
tiempo los cambios en las necesidades y deseos de sus clientes, las nuevas iniciativas de
la competencia, las nuevas formas de distribución, etc.? La respuesta es clara: la
dirección debe desarrollar y mantener un sistema de información de marketing y tener la
habilidad de contar con un buen sistema de investigación de mercado.

La historia de las empresas nos dice que la dirección de las mismas dedicó la mayor parte
de su atención a la gestión del dinero, materiales, máquinas y personas. La dirección
puso poca atención en el quinto gran recurso de la empresa: la información. Es difícil
encontrar directores satisfechos con su información de marketing. Sus quejas son
diversas: afirman que no saben dónde encontrar información relevante sobre la compañía;

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que tienen excesiva información su disposición, pero demasiada poca realmente; que la
información les llega demasiado tarde; que dudan de la precisión de la misma, etc.

Existen tres hechos que apoyan la necesidad de sistemas de información de marketing,


con más intensidad que en cualquier momento pasado:

* La evolución de un marketing local a un marketing nacional e incluso global: A medida


que las empresas expanden la cobertura de su mercado, sus gestores necesitan cada vez
más información.

* La evolución desde la mera satisfacción y necesidades básicas a la satisfacción de los


deseos y caprichos de los compradores: A medida que se incrementa el nivel de renta de
los compradores, estos se hacen más exigentes con el producto a escoger. Los
vendedores encuentran cada vez más difícil predecir la respuesta de los compradores a
diferentes características que incorpore el producto, estilos y otros atributos, a menos que
posean datos de investigaciones de mercado.

* La evolución de la diferenciación de los productos por el precio hacia otros satisfactores:


A medida que los vendedores aumentan el uso de las marcas, diferenciación de producto,
publicidad, promociones, etc., necesitan más información sobre la eficacia de cada una de
estas herramientas de marketing.

Esta demanda explosiva de información se encuentra compensada, de alguna manera,


con la aparición de un gran número de nuevas tecnologías de información. Sólo algunas
empresas han desarrollado sistemas avanzados de información marketing que
proporcionan a la gestión de las compañías datos y análisis actualizados de mercado.

Se puede definir a un sistema de información de marketing de la siguiente manera:

“Un sistema de información marketing (SIM) es el conjunto de personas, equipos y


procedimientos diseñados para recoger, clasificar, analizar, valorar y distribuir a tiempo la
información demandada por los gestores de marketing”.

Philip Kotler
1.1 Elementos del sistema.

Un sistema de Información de la mercadotecnia (SIM) es un grupo organizado en marcha,


de procedimientos y métodos creados para generar, analizar, difundir, almacenar y
recuperar información para la toma de decisiones de marketing. El SIM ideal tiene la
capacidad para:

Producir informes periódicos y estudios ad hoc según se necesiten.


Integrar los datos antiguos y nuevos para proporcionar actualizaciones de
información e identificar tendencias.
Analizar datos usando modelos matemáticos que representen el mundo real.
Permitir a los gerentes obtener respuestas a preguntas del tipo de "qué pasará si".

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Los Sistemas de Información de Mercadeo se sustentan en una Base de Datos de

Mercadeo.

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1.1.1 INTERCONEXIONES DE USUARIOS
Son aquellos procesos y equipo a través de los cuales se usara el SIM y estos incluirán:

*Tipos de computadoras a utilizar.

*Presentación de la información (Papel o en la pantalla)

*Conocimientos requeridos para el uso del sistema.

*Hardware adicional para la producción de informes y documentos.

El diseño de la interconexión del usuario deberá tener un diseño cuidadoso y meticuloso


considerando las necesidades y trayectoria de los gerentes para que estos lo vean como
de gran valor para su desempeño diario.

BENEFICIOS

• Información rápida menos cara y mas completa para la toma de decisiones

• Información mas frecuente y detallada para directivos

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• Las capacidades de almacenamiento y recuperación del SIM permiten reunir gran
variedad de datos y hacer uso de ellos

• La empresa cuenta con una importante herramienta del control. Se vigila


constantemente el desempeño del producto, mercados, vendedores y otras
unidades de marketing de manera mas detallada

LIMITACIONES

• La información no siempre es evidente

• Puede resultar costoso obtener, organizar y almacenar los datos

• Un SIM no es adecuado para resolver problemas imprevistos

Las interconexiones de usuario es la interface del usuario. Son aquellos procesos y


equipo a través de los cuales los gerentes de mercadotecnia usarán el sistema de
información de marketing (SIM).

Estos incluirán a su vez:

Tipos de computadoras a utilizar.


Presentación de la información (Papel o en la pantalla).
Conocimientos requeridos para el uso del sistema.
Hardware adicional para la producción de informes y documentos.

El diseño de las interconexiones de los usuarios deberá tener un esquema cuidadoso y


meticuloso; considerando las necesidades y trayectoria de los gerentes de mercadotecnia
para que estos lo vean y le den el gran valor que requiere tener para su desempeño
cotidiano.

1.1.2 BASES DE DATOS

La Base de Datos de Mercadeo (BDM) es la columna vertebral de cualquier Sistema de


Información y más aún en programas de mercadeo Uno a Uno. La BDM está constituida
por dos componentes fundamentales: el software de base de datos y los datos.

La base de datos es la columna vertebral de cualquier sistema de información y más aún


en programas de mercadeo uno a uno. Las bases de datos serán un conjunto bien
organizado de archivos de datos que se puedan utilizar entre sí.

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Los gerentes de mercadotecnia contaran con 2 tipos de categorías de datos que son:

Datos internos.-Información de la compañía reunida en forma constante y rutinaria de


sus actividades como son el desplazamiento interno de sus recursos entre
departamentos, así como sus intercambios hacia su exterior.

 Datos externos.-Toda la información obtenida por fuentes ajenas a la compañía.

Para una correcta utilización del SIM se deberá de contar con una BASE DE DATOS
RELACIONAL que este correctamente sistematizada y bien documentada. Esto es; un
conjunto organizado de datos con criterios bien determinados para que exista una
vinculación con lógica entre los distintos elementos que la compongan.

Los datos de las bases de datos, están constituidos por toda la información de relevancia
que pueda ser incluida en el SIM. Datos de los clientes, de la competencia, de los
distribuidores, de las transacciones, de las ventas, etc. Es necesario un banco de datos
para recoger y almacenar (administrar) la información interna de la empresa para su
posterior consulta.

Permiten recuperar una variedad de información útil en la toma de decisiones sobre


mercadeo; incluir artículos de periódicos, publicaciones sobre noticias de empresas,
informe de gobierno, datos económicos y bibliografías. La calidad de los datos es el
elemento fundamental para cualquier actividad o decisión soportada sobre el SIM, para lo
cual debe tener tres características fundamentales: que sea fiable, (lo cual depende de la
fuente), que sea homogénea (lo cual depende del mantenimiento periódico) y que sea
actual.

Por calidad de los datos se entiende que los mismos estén debidamente actualizados,
que los géneros se correspondan con el de los receptores de la información, que la
ortografía sea correcta, que el registro efectivamente pertenezca al Target que se quiere
alcanzar, que contengan todos los datos necesarios para contactar a las personas, etc.
Esto implica que se deben cumplir criterios precisos, los cuales habrá que establecer,
para incorporar datos a la base de datos. Más que la cantidad de datos lo realmente
importante es su calidad.

Las bases de datos pueden contar con diversas fuentes de datos: Información de clientes
capturados a través de diferentes actividades de ventas. Los datos de esos listados deben
ser diagnosticados, depurados y homogeneizados de acuerdo a un mismo formato antes
de ser incorporados a la base de datos. Esto implica establecer los criterios que deben
cumplir los datos de cada registro antes de ser transcritos o importados a la base de
datos. Información de clientes y prospectos capturados a través de programas

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especialmente diseñados con este fin Información de prospectos provenientes de fuentes
externas Estos datos deben ser sometidos a un diagnóstico previo, para luego proceder a
su normalización de acuerdo a los estándares que se hayan acordado.

Fuente de Información en un formato electrónico que es continuamente actualizada.

 Este será un conjunto bien organizado de archivos de datos que se puedan utilizar
entre si. Los gerentes de mercadotecnia contaran con 2 tipos de categorías de
datos que son:

• Datos internos.- Información de la compañía reunida en forma constante y


rutinaria de sus actividades como son el desplazamiento interno de sus recursos
entre departamentos, así como sus intercambios hacia su exterior.

• Datos externos.- Toda la información obtenida por fuentes ajenas a la compañía.

Base de datos Interna

• Data Warehouse. Almacena datos procedentes de diversos sistemas operacionales


de la empresa.

Base de datos Externa GIS (Sistema de información Geográfica),

Gestor de bases de datos que permite almacenar, manipular y visualizar datos con
un componente geográfico referido a datos especiales.

1.1.3 SOFTWARE DE APLICACIONES

1.1.1 Software de aplicaciones

Estos son aquellos programas utilizados por los gerentes de mercadotecnia para el fácil
acceso a los datos contenidos en el sistema de base de datos que ayudan para el análisis
de la información necesaria sobre las decisiones de mercadotecnia.

 El sistema de procesamiento de transacciones (TPS) el cual se encarga de registrar


información sobre cuestiones operativas como los pedidos, los procesos, los
cobros y los pagos, etc.

 En un estadio inmediatamente superior se encuentra el sistema de información


para la gestión (MIS) donde ya se analizan costes, rentabilidades y planificaciones

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de producción. En este caso, suele ser empleado por la línea de mandos
intermedios.

 Por encima de este sistema encontramos el sistema de soporte de decisiones (DSS)


que complementa al anterior con información más general sobre presupuestos
anuales, controles de inventarios. Este sistema es empleado por la línea intermedia
y por directivos de líneas funcionales.

 Por último, encontramos el sistema de información para la dirección (EIS) en el que


se ofrecen datos básicos y claves sobre la marcha del negocio para facilitar la
planificación a largo plazo. Este sistema es empleado por la dirección general.

Estos son aquellos programas utilizados por los gerentes de mercadotecnia para el fácil
acceso a los datos contenidos en el sistema de base de datos que ayudan para el análisis
de la información necesaria sobre las decisiones de mercadotecnia.

Existen diversos tipos de software de bases de datos diseñados para fines distintos. El
software de base de datos de mercadeo no debe ser una adaptación de otro tipo de
software. Las características básicas de un software de base de datos de mercadeo son
las siguientes:
 Debe ser un software relacional
 Debe permitir el almacenamiento de datos históricos
 Debe permitir el almacenamiento de actividades de seguimiento
 Debe contar con interfaces que sean "amigables" a los usuarios
 Debe contener rigurosos elementos de seguridad
 Debe permitir la interconexión con otras bases de datos
 Debe permitir generar comunicaciones (cartas, faxes y correo electrónico)
 Debe permitir discado de números telefónicos directamente desde las pantallas
 Debe contar con interfaces con la central telefónica para la realización de
discado predictivo
 Debe permitir interconectividad con la central telefónica para que se ejecuten
las funciones propias de CTI (Computer Telephone Integration)
 Debe estar en capacidad de contener módulos de guiones de Tele mercadeo
con ayudas en línea.
 Debe contener tablas con informaciones diversas para ayuda a los tele
operadores y sus respectivos motores de búsqueda
 Debe permitir la generación de múltiples tipos de reportes y estadísticas
 Debe permitir el almacenamiento de grandes cantidades de registros sin que
merme su desempeño
 Debe tener una gran flexibilidad para introducir modificaciones

Existen diversas plataformas para este tipo de software como: SQL Server y Access,
ambas de Microsoft, así como MySQL, PostgreSQL y Oracle, entre otras.
Las plataformas más recomendadas para este tipo de software son SQL Server y
Accsses97, ambas de Microsoft. La mayoría de las bases de datos de mercadeo en

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Venezuela son desarrolladas en MS Access 97(cuando se manejan hasta 100.000
registros) y SQL Server 7 (cuando se manejan de 100.000 avarios millones3 de registros).

1.1.4 APOYOS ADMINISTRATIVOS

Son aquellos que aportan las normas, procesos, procedimientos y personal para que el
SIM pueda funcionar de forma correcta para la toma de decisiones de mercadotecnia.

El proceso administrativo en el marketing se resume en 3 etapas.

 Planeación

 Instrumentación

 Evaluación del desempeño

 Planeación

Es la etapa que consiste en seleccionar los mercados meta como diseñar un plan
estratégico para satisfacer sus necesidades.

En esta etapa del proceso se definen: las metas y objetivos de mercadotecnia por
alcanzar, las estrategias y tácticas para alcanzar dichos objetivos y metas así también la
mezcla de marketing para los mercados que se pretende atender.

 Instrumentación

Es la etapa operacional en la que una organización trata de poner en práctica los planes de
mercadotecnia que se han establecido. Esta etapa abarca las siguientes actividades:

a) La organización de toda la compañía; con respecto a la creación del departamento de


mercadotecnia.

b) La integración de personal de la organización.

c) La dirección de las actividades de mercadotecnia, en la cual intervienen elementos


como la delegación, coordinación, motivación y comunicación.

 Evaluación del desempeño

En esta etapa se determina la eficacia con la que se está esta obteniendo las metas
incluidas en el plan estratégico.

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El proceso de evaluación se consideran los siguientes pasos:

a) Averiguar lo que ocurrió

b) Averiguar porque ocurrió

c) Decidir que hacer al respecto

Son aquellos que aportan las normas, procesos, procedimientos y personal para que el
sistema de información de mercadotecnia (SIM) pueda funcionar de forma correcta para la
toma de decisiones de mercadotecnia.

También se les conoce como sistema de apoyo a las decisiones de marketing


(S.A.D.E.M.) y se puede definir como:

“El conjunto de modelos y herramientas estadísticas, que contando con los equipos
informáticos de la empresa, asiste a los ejecutivos en el análisis de los datos con objeto
de mejorar sus decisiones de marketing.”

Dada la compleja naturaleza de los mercados modernos y de las actividades de


marketing, sus ejecutivos necesitan familiarizarse con herramientas sofisticadas de
análisis de mercado y modelos de toma de decisión.

Teniendo en cuenta que los ejecutivos cada vez reciben una mayor formación sobre la
investigación de marketing, a la vez de otros tipos de formación en los que se emplean
herramientas estadísticas avanzadas ―análisis de regresión múltiple, análisis de
optimización, etc., será imprescindible que comprendan dichas herramientas
suficientemente, con objeto de revisar los datos críticamente.

Además, teniendo en cuenta que muchas empresas proporcionan información en red, los
ejecutivos de marketing del futuro deberán ser capaces de desarrollar sus propios
análisis.

La computadora es para el ejecutivo de marketing lo que la cabina de control para el piloto


de aviación, proporcionando al director de marketing "el instrumental de vuelo" para llevar
los negocios en la dirección correcta. Un creciente número de programas de software
ayuda a los directores de marketing a analizar, planificar y controlar sus operaciones.

Estos programas proporcionan una importante ayuda para el diseño de estudios de


investigación, de segmentación de mercados, de establecimiento de precios,
presupuestos de publicidad, de análisis de medios, de planificación de la fuerza de
ventas, etc.

Un sistema de software, llamado Metaphor ayuda a los gerentes de marca mejorar la

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gestión de sus bases de datos internas y externas y ayudarles a una toma de decisiones
más rápida y eficaz. Continuamente están apareciendo nuevos programas de software
que emplean sistemas expertos; y/o inteligencia artificial.

Existe un sistema que ayuda a los publicistas a seleccionar el tema que consiga
incrementar las compras en bienes de consumo; otro ayuda a los directores a planificar de
una forma más efectiva sus promociones.

Aquellas empresas que proporcionen más información a sus ejecutivos, se situarán en


una posición más competitiva que aquellas organizaciones que se limiten a dar sólo la
información necesaria.

1.1.4 APOYOS ADMINISTRATIVOS.


Existen otras plataformas para manejar bases de datos que se utilizan cuando se requiere
el manejo simultáneo de diferentes bases de datos de millones de registros (Oracle,
Sybase e Informix, entre otras), tanto la plataforma como los desarrollos de aplicaciones
en estas plataformas son considerablemente más costosos que las mencionadas en el
párrafo anterior.

Lo que más se usa en nuestro país, debido a su compatibilidad es desarrollar el software


de Base de Datos de Mercadeo en MS Access 97 o MS SQL Server 7 con interfaces
gráficas desarrollados en Visual Basic. Estas alternativas permiten una gran
interconectividad con todos los programas de Microsoft que servirán de soporte para la
generación de las comunicaciones que se les envíen a los integrantes de la BDM. El paso
más importante en el desarrollo de un software de BDM está en el diseño del mismo. Se
deben incorporar todos los elementos de mercadeo que la experiencia señala como
necesarios para este tipo de herramientas. Sólo así se podrá contar con un instrumento
robusto que requerirá pocos cambios en el futuro cercano.

Las computadoras que se utilizan en los Sistemas de Información de Mercadeo van desde
los equipos personales hasta los costosos mainframes de alto poder. El tamaño del
computador, los componentes físicos conocidos como hardware son una unidad central
de procesamiento y unidades de entrada/salida. Los siguientes términos son importantes
para comprender el manejo de un Software para manejo de Información de Mercadeo:

 Unidad Central de Procesamiento.


 Dispositivos Periféricos.
 Red de computadoras.

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1.2 EL SISTEMA DE INFORMACIÓN INTERNO.

El sistema de información interna de mercadotecnia es un sistema que ayuda a la parte


administrativa de la empresa ya que controla el ciclo de todas las operaciones de compra
y venta que realiza la empresa de una forma segura, confiable y de acuerdo con la
legislación vigente; proporciona herramientas de vanguardia tecnológica que permite una
administración y comercialización eficiente, además de que se mantiene informado
oportunamente de cada operación de la empresa.
El uso de sistemas de información permite que la información se encuentre actualizada en
todo momento para que cuando se requiera de tomar una decisión rápida se realiza
correctamente y con un mínimo de error, este sistema de información interna permite un
mejor control sobre el negocio y una reducción muy significativa en el tiempo invertido, ya
que automatiza los procesos, optimiza sus recursos humanos y tecnológicos y facilita la
supervisión del estado real de la empresa en cualquier momento.
Los gerentes de marketing basan su trabajo en informes internos de pedidos, ventas,
precios, costos, niveles de inventario, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, etc. Al
analizar esta información pueden detectar importantes amenazas y oportunidades.

La información interna es inherente a las organizaciones. Y es que, una empresa es, al fin
y al cabo, un conjunto de personas que interaccionan intercambiando información. Por
ello, la información interna en una organización se considera mucho más importante (su
volumen es generalmente mayor) que la información externa. La información debe fluir en
la empresa sin ningún obstáculo, y evitar toda situación de estancamiento, ya que es la
forma más adecuada de sacar el mayor provecho a la información que maneja.

La información tiene un carácter instrumental, no finalista, y sirve de soporte en todos los


ámbitos de la empresa. Ya no puede ser considerada como un mero soporte o apoyo de
las actividades de la empresa, sino como uno de sus principales recursos o activos.

Cuando se afirma que la información es un recurso estratégico en la empresa, se quiere


decir que la información es vital, e implícitamente, que la función desempeñada por
quienes se dedican a manejar información en las empresas debería ser más valorada.
Las empresas empiezan a darse cuenta de que el verdadero objetivo de las tecnologías
de la información debe ser el aprovechamiento estratégico de la información.

Las características le confieren a la información un valor dentro la empresa son las


siguientes:

1. Relevancia. La empresa debe decidir qué información del entorno y para quién es
relevante, ya que las decisiones estratégicas adoptadas sin la información correcta
pueden causar un desastre organizativo.
2. Calidad. La información debe ser precisa para tener calidad, y su coste aumenta a
medida que la calidad sube.
3. Riqueza y cantidad. La riqueza hace referencia a la capacidad de transporte de un

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canal de comunicación. Los canales que transportan mucho significado son ricos
(comunicación oral), y aquellos que transmiten menos significado, pobres (medios de
comunicación escritos). En cuanto a la cantidad, debe haber suficiente información para
poder desarrollar el trabajo.
4. Temporalidad. La rapidez es un factor importante a la hora de utilizar la información.
Por ello, la comunicación escrita es un medio de comunicación pobre por la tardanza en
elaborar los informes, es decir, su información puede quedar obsoleta.
5. Accesibilidad. Es una de las características más importantes de la información. Es
determinante para el usuario la facilidad de acceso a la fuente de información, aunque
ésta pueda ser de menos calidad.
6. Simbolismo. La información posee un valor simbólico, ya que la posesión de
determinada información por determinados usuarios confiere un prestigio a esa persona,
aunque no le sea a ésta de utilidad.

1.2.1 Información de compras y cuentas por pagar

Las cuentas por pagar son deudas que tiene su empresa por concepto de bienes y
servicios que compra a crédito. Llevar un registro de lo que debe y cuándo son los
vencimientos le permitirá gozar de una buena situación crediticia y retener su dinero el
mayor tiempo posible.

En su registro de cuentas por pagar deberá registrar la siguiente información: fecha de la


factura, número de factura, monto de la factura, plazos, fecha de pago, importe pagado,
saldo (si corresponde) y nombre y dirección del proveedor.

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DATOS DEL PROVEEDOR

• Nit, nombre, dirección, ciudad, cantidad, descripción, créditos, costos, fechas.

INFORMACION DE COMPRA

• Factura (referencia, fecha, forma de pago, Nit, dirección, articulo, cantidad, valor
unitario, valor total, subtotal, IVA, rete fuente, costo total)

INFORMACION DE TESORERIA

• Comprobante de egreso (núm.; ciudad, fecha, valor pagado a, por concepto de


contabilización, firma, sello de beneficiario, costo, Nit)

Información de compras

La organización debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los requisitos de


compra especificados. El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto
adquirido debe depender del impacto del producto adquirido en la posterior realización del
producto o sobre el producto final.

Lo importante a resaltar en esta parte de la norma es que dependiendo del rol que

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desempeñe el producto a comprar dentro del bien que elabora nuestra empresa, así de
acucioso será el control que debemos ejercer tanto del proveedor como del producto a
comprar, por ejemplo si nuestra organización fabrica automóviles, será muy diferente el
control que ejerceremos sobre las pastillas para frenos que el ejercido sobre las manijas
internas de las puertas que permiten levantar sus vidrios.

Lo otro que se plantea es el de asegurarnos "que el producto adquirido cumple los


requisitos de compra especificados" esto es apenas lógico si queremos garantizarle al
cliente que el producto elaborado por nuestra organización colmará sus expectativas (por
ejemplo en cuanto a su funcionamiento).

"La organización debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad


para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización. Deben
establecerse los criterios para la selección, la evaluación y la re-evaluación. Deben
mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción
necesaria que se derive de las mismas".

Este ítem es muy importante ya que nos permite ir descartando proveedores que no
cumplan con nuestras necesidades y expectativas o mantener a aquellos que reúnan los
requisitos de nuestra organización.

Cuando se habla de criterios para la selección del proveedor generalmente deben estar
incluidos los siguientes ítems:

* Oportunidad de entrega de los productos solicitados


* Precios
* Lugar de entrega (instalaciones de la empresa o el lugar establecido por nosotros)
* Cantidad de productos de acuerdo a nuestra solicitud
* Marca o especificaciones solicitada por nosotros
* Estabilidad financiera
* Credibilidad en el mercado
* Información oportuna acerca de nuestro pedido
* Respaldo de garantía en caso de existir no conformidades en los productos solicitados.

Como deben mantenerse registros de los resultados de estas evaluaciones sugiero


diseñar una lista de chequeo por proveedor con filas y columnas que incluyan los ítems
anteriormente relacionados y columnas de si cumple o no cumple, esto permite realizar
cuadros comparativos por proveedor y seleccionar el que más se adecue a los requisitos
de nuestra organización. En caso de ocurrir divergencias de tipo legal o de otro tipo con
algún proveedor, deben registrarse en algún formato adecuado al caso, esto permite
evitar cometer este tipo de errores en el futuro.

La información de las compras debe describir el producto a comprar, incluyendo, cuando


sea apropiado:

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a) La calidad de los productos suministrados por el proveedor dependerá en gran medida
de la información acerca de los requisitos suministrada por nuestra organización; para ello
debemos apoyarnos si es necesario en catálogos con especificaciones claras o en
demostraciones por parte del proveedor de los posibles productos a adquirir. Solo cuando
tengamos la claridad suficiente es cuando debemos proceder a la elaboración y definición
de dichos requisitos.
b) Requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipos,
c) En aquellos casos en que la organización adquiera equipos que lleven involucrada una
tecnología para su manejo o montaje y dentro de la compra esté incluida la capacitación o
asesoría de nuestro personal, debemos establecer requisitos (tales como experiencia y
demás) para la persona suministrada por el proveedor para ejercer dicha capacitación o
asesoría.
d) Requisitos para la calificación del personal, y
e) Requisitos del sistema de gestión de la calidad.

Por ser el proceso de compras uno de los más vulnerables dentro de la organización en
cuanto al manejo inadecuado debido a las transacciones monetarias que en él se
efectúan y los intereses que entran en juego, se requiere que las personas que participan
directamente en el, sean personas honestas y de buena reputación dentro de la
organización; Igualmente debe quedar claro las responsabilidades y autoridades dentro
de todo el proceso; es necesario que aquellas áreas como producción y almacén
participen activamente en la definición de los requisitos. Si la organización se decide por
la creación de un área o departamento de compras, debe dotarse de la infraestructura
necesaria incluyendo la parte de comunicaciones para un desempeño eficaz del sistema.
La organización debe asegurarse de la adecuación de los requisitos de compra
especificados antes de comunicárselos al proveedor.

Es necesario que antes de comunicar el listado de los requisitos de compra al proveedor,


se obtenga el visto bueno de aquellas áreas que se verían directamente afectadas si no
se cumple con dichos requisitos, esto permite realizar las correcciones que sean
necesarias antes de que la información llegue a manos del proveedor.

Información de cuentas por pagar

Las cuentas por pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales
(Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o
contratación de inversiones en proceso.

Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como cuentas por pagar a corto
plazo y si su vencimiento es a más de doce meses, en cuentas por pagar a largo plazo.

Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de éstos por cada
documento de origen (fecha, número del documento e importe) y por cada pago

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efectuado. También deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o
indemnizaciones. Las cuentas por pagar a largo plazo al finalizar cada período
económico, deben reclasificarse a corto plazo, (las exigibles el año próximo).

Naturaleza de la Cuenta: Tienen la misma naturaleza de los efectos y cuentas por cobrar,
pero, por supuesto, en lugar de controlar los créditos a favor de la empresa, estas cuentas
controlarán deudas de la empresa. Son los contratos que tienen como garantía bienes
inmuebles. Se entiende por inmuebles, los terrenos y edificios que son bienes
permanentes, duraderos y no consumibles rápidamente.

Naturaleza del Saldo: Es por naturaleza de un saldo acreedor ya que representa deudas
que la empresa tiene con sus proveedores al momento de realizar una compra al crédito.

Dinámica Contable: Se abona cuando registramos una factura o un documento de compra


al crédito y se carga cuando registramos el pago por dicho documento.
Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales (Inventa-
rios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o contratación de
inversiones en proceso. Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como
Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a más de doce meses, en
Cuentas por Pagar a Largo plazo.

Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de éstos por cada
documento de origen (fecha, número del documento e importe) y por cada pago
efectuado. También deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o
indemnizaciones.

Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada período económico, deben
reclasificarse a Corto Plazo, (las exigibles el año próximo).

PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

Cuentas por Pagar

 Deben separarse las funciones de recepción en el almacén, de autorización del


pago y de firma del cheque para su liquidación.

 Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago


según controles contables, con los de los suministradores.

 Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos de cada


Factura, su correspondiente Informe de Recepción (cuando proceda) y el cheque o
referencia del pago, cancelándose las Facturas con el cuño de “Pagado”.

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA PÁGINA 20


 Es preciso mantener al día los Submayores de Cuentas por Pagar, los de Cuentas
por Pagar Diversas y no presentar saldos envejecidos.

 Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada
Factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y analizarse por el
Consejo de Dirección.

 Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben controlarse


para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.

 Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los


Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control
correspondientes.

PROCEDIMIENTOS DE COMPROBACION INTERNA:

Cuentas por Pagar a Corto Plazo.

 Cuadre contable de las partidas pendientes en el submayor analítico por deudores.

 Verificación de los documentos en los expedientes de pago por acreedores


(proveedores).

 Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de


estas cuentas).

 Análisis por edades determinando los adeudos vencidos (más de 30 días).

 Verificar los convenios de pagos suscritos.

Cuentas por Pagar Diversas.

 Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas conforme a
su contenido, comprobando su cuadre contable así como analizar por edades para
determinar las envejecidas (más de días).

 Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de pago, así


como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago.

 Comprobar que esta cuenta (Grupo) no se registre el Contravalor en MN de las


operaciones en MLC que deben contabilizarse en la cuenta Contravalor Pendiente
de Pagar en el Activo Circulante.

Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo.

 Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta en
cada una de las subcuentas y submayor analítico por acreedores.

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA PÁGINA 21


 Análisis por edades comprobando que en esta cuenta se incluyan exclusivamente
los que exceden de un año.

 Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios,


etc.).

 Comprobar las conciliaciones y confirmaciones con los acreedores.

 Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, así como las partidas
deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).

1.2.2 INFORMACIÓN DE INVENTARIOS

Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del
negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior
comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos
en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos
y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o
en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la


importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable
permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al
final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.

Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para
la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén
valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas. Por medio del
siguiente trabajo se darán a conocer algunos conceptos básicos de todo lo relacionado a
los Inventarios en una empresa, métodos, sistema y control.

El módulo de inventarios permite manejar fácilmente las bodegas y/o almacenes de la


empresa. Desde almacenes de productos para la venta hasta almacenes de insumos y
materiales para el consumo en los diferentes procesos de la empresa. Maneja también
almacenes de producto terminado en la empresa y su costeo.

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA PÁGINA 22


CARACTERÍSTICAS:

 Permite el manejo de hasta 32000 bodegas, limitado únicamente por las


capacidades del computador.
 Códigos de elementos de control de hasta 20 caracteres.
 Permite conocer las cantidades y costo de los productos en bodega por el método
del promedio ponderado.
 Permite saber el costo del inventario y mantenerlo sincronizado con la
contabilidad.
 Calcula automáticamente los ajustes por inflación a inventarios en los cierres de
mes.

Utilizar el sistema de inventario permanente.

Permite conocer los proveedores de los elementos y los precios de compra últimos
o históricos.
Permite ejercer un control total de las existencias de productos.
Permite conocer los consumos de materia prima en las diferentes actividades,
centros de costos, procesos o líneas de producción de la empresa.
Permite el embodegamiento de productos por centros de costos o departamentos,
realizando en forma automática los asientos correspondientes a inventarios y
contabilidad.

Operaciones:

Operación para el registro de consumos en los diferentes centros de costos de la


empresa.
Operación para el registro de ajustes de inventario.
Operación para el registro de embodegamientos de productos de las líneas de
producción o de los centros de costos de producción.
Operación para el traslado de productos entre inventarios.
Operación para el registro de devoluciones en compras.
Operación para el registro de devoluciones en ventas.
Operación de movimiento universal de inventarios.

Relación ordenada de bienes y existencias de una entidad o empresa, a una fecha


determinada. Contablemente es una cuenta de activo circulante que representa el valor
de las mercancías existentes en un almacén. En términos generales, es la relación o lista
de los bienes materiales y derechos pertenecientes a una persona o comunidad, hecha
con orden y claridad. En contabilidad, el inventario es una relación detallada de las
existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar el número de

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA PÁGINA 23


unidades en existencia, la descripción de los artículos, los precios unitarios, el importe de
cada renglón, las sumas parciales por grupos y clasificaciones y el total del inventario.

Tipos de inventarios
Inventarios finales: se realiza cada vez que se cierra el periodo fiscal, normalmente
el 31 de diciembre.
Inventarios periódicos: aquel que se realiza cada determinado tiempo dentro de
una empresa.
Inventarios iniciales: es aquel en el cual se registra todos los bienes de la
empresa. Solo se documenta los bienes existentes en el o en los días de
elaboración. Por lo general se elabora al inicio del periodo contable, que suele ser
el 1 de enero.
Inventarios de liquidación legal.
Inventarios de Productos en Proceso de Fabricación: Lo conforman los bienes que
ha adquirido una Empresa de tipo Manufacturera o Industrial y están en proceso
aún de manufactura. La forma de cuantificarlos se hace mediante la cantidad de
materiales, mano de obra y o gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.
Inventarios de Materias Primas: Está formado por los materiales que se requieren
para la elaboración de los productos y que aún no se han procesado de ninguna
manera.
Inventarios de Suministros de Fábrica: Incluye todos aquellos materiales que se
utilizan para la elaboración de los productos, pero que no se pueden cuantificar
exactamente, por mencionar algunos como; pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.
Inventarios de Producción en Proceso
Inventarios de Productos Terminados: Se refiere a todos aquellos que adquieren
Empresas Manufactureras o Industriales y después modifican o transforman para
venderlos como productos elaborados por ellos.
Inventarios de Materiales y Suministros.
Inventarios puntuales.
Inventarios forestales.
Inventarios de gestión.
Inventario perpetuo: Nos ayudan a preparar los estados financieros por periodos
de tiempo (mensual, trimestral o de manera provisional) El negocio puede calcular
el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente, sin
realizar un inventario.
Inventario físico.
inventario mixto.
Inventario en tránsito.
Inventario en consignación.
Inventario máximo.
Inventario mínimo.
Inventario disponible.
Inventario en línea.
Inventario agregado.
Inventario en cuarentena.
Inventario de previsión.
Inventario de mercaderías.

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA PÁGINA 24


Inventario de fluctuación.
Inventario de anticipación.
Inventario intermitente.
Inventario de lote o de tamaño de lote.
Inventario estacional.
Inventario permanente.
Inventario cíclico: permite contar con más frecuencia los artículos de alta rotación
que los artículos obsoletos.
Inventario Cero.

1.2.3 MERCADOTECNIA.
 Para la American Marketing Asociation (A.M.A.):
"La mercadotecnia es una función de la organización y un conjunto de procesos para
crear, comunicar y entregar valor a los clientes, y para manejar las relaciones con
estos últimos, de manera que beneficien a toda la organización..." [5].

 Para Philip Kotler, autor del libro "Dirección de Mercadotecnia":


"La mercadotecnia es un proceso social y administrativo mediante el cual grupos e
individuos obtienen lo que necesitan y desean a través de generar, ofrecer e
intercambiar productos de valor con sus semejantes" [1].

 Para Jerome McCarthy, Premio Trailblazer de la American Marketing


Asociation:
"La mercadotecnia es la realización de aquellas actividades que tienen por objeto
cumplir las metas de una organización, al anticiparse a los requerimientos del
consumidor o cliente y al encauzar un flujo de mercancías aptas a las necesidades y
los servicios que el productor presta al consumidor o cliente".

 Para Stanton, Etzel y Walker, autores del libro "Fundamentos del Marketing":
"La mercadotecnia es un sistema total de actividades de negocios ideado para
planear productos satisfactores de necesidades, asignarles precios, promover y
distribuirlos a los mercados meta, a fin de lograr los objetivos de la organización" [2].

 Para John A. Howard, de la Universidad de Columbia


La mercadotecnia es el proceso de:

1 Identificar las necesidades del consumidor.


2 Conceptualizar tales necesidades en función de la capacidad de la empresa para
producir.
3 Comunicar dicha conceptualización a quienes tienen la capacidad de toma de
decisiones en la empresa.
4 Conceptualizar la producción obtenida en función de las necesidades previamente
identificadas del consumidor
5 Comunicar dicha conceptualización al consumidor "

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA PÁGINA 25


 Para los consultores Al Ries y Jack Trout, autores del libro "La Guerra de la
Mercadotecnia":
El término mercadotecnia significa "guerra". Ambos consultores, consideran que una
empresa debe orientarse al competidor; es decir, dedicar mucho más tiempo al análisis de
cada "participante" en el mercado, exponiendo una lista de debilidades y fuerzas
competitivas, así como un plan de acción para explotarlas y defenderse de ellas.

En síntesis, y complementando las anteriores definiciones, planteo la siguiente


definición de mercadotecnia:

La mercadotecnia es un sistema total de actividades que incluye un conjunto de


procesos mediante los cuales se identifican las necesidades o deseos existentes en el
mercado para satisfacerlos de la mejor manera posible al promover el intercambio de
productos y/o servicios de valor con los clientes, a cambio de una utilidad o beneficio.

Análisis Estructural de la Definición de Mercadotecnia:


Tomando en cuenta las anteriores definiciones, se puede identificar un conjunto de
"elementos críticos" que conforman la estructura básica de la mercadotecnia, los cuales,
revelan su verdadero alcance, como se detalla a continuación:

1. La mercadotecnia es un proceso social y administrativo: Se considera un


proceso social porque intervienen grupos de personas, con necesidades, deseos y
demandas. Según Kotler, el punto de partida de la disciplina de la
mercadotecnia radica en las necesidades y deseos humanos [1].
Además, se considera un proceso administrativo, porque la mercadotecnia
necesita de sus elementos básicos, como son: la planeación, la organización, la
implementación y el control, para el desarrollo de sus actividades.
Ambas características básicas y que forman parte de la "definición de
mercadotecnia", nos ayudan a recordar dos puntos muy importantes:
1. La mercadotecnia es realizada por personas y dirigida hacia personas
(proceso social): Este aspecto es fundamental para no perder de vista la
"humanización" de sus distintas actividades.
2. La mercadotecnia necesita ser administrada: Hoy en día no es suficiente
tener ideas brillantes, hay que planificarlas, organizarlas, implementarlas y
controlarlas, para de esa manera, incrementar las posibilidades de éxito y
que la empresa sea más competitiva.
2. La mercadotecnia promueve el intercambio de productos de valor con sus
semejantes: Intercambio es el acto en el que alguien obtiene algo (p. eje. un
producto o servicio) entregando alguna cosa a cambio (p. eje. dinero).
Según Philip Kotler, para que el intercambio tenga lugar deben reunirse cinco
condiciones: 1) Que existan al menos dos partes, 2) que cada parte posea algo

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA PÁGINA 26


que pueda tener valor para la otra parte, 3) que cada parte sea capaz de
comunicarse y hacer entrega, 4) que cada parte tenga libertad para aceptar o
rechazar la oferta, 5) que cada parte considere que es apropiado o deseable
negociar con la otra parte. Teniendo esto en cuenta, se puede llegar a la
conclusión de que la mercadotecnia promueve los procesos de intercambio para
lograr la satisfacción de todas las partes que intervienen en él.
3. La mercadotecnia es una función de la empresa: En un sentido amplio, una
empresa está compuesta por diferentes departamentos (p. ej. Finanzas, Recursos
Humanos, Marketing, etc...); los cuales, realizan diversas funciones pero de una
forma coordinada entre sí.
La mercadotecnia, por su parte, es una función porque comprende una serie de
actividades (identificación de oportunidades, investigación de mercados,
formulación de estrategias y tácticas, etc...) con objetivos propios, pero que están
estrechamente interrelacionados con los otros departamentos, para de esta
manera servir a los objetivos globales de la empresa [6].
4. La mercadotecnia está orientada a la identificación y satisfacción de
necesidades y deseos: Las necesidades están relacionadas con los satisfactores
básicos (alimento, abrigo, vivienda, seguridad), en cambio, los deseos tienen que
ver con los satisfactores específicos (por ejemplo: una hamburguesa Mc Donald
para saciar el hambre). Por tanto, una de las tareas más importantes de
la mercadotecnia es identificar las necesidades y deseos que existen en el
mercado, para luego, satisfacerlos de la mejor manera posible con un producto o
servicio, lógicamente, a cambio de una utilidad o beneficio.
5. La mercadotecnia evalúa la capacidad productiva de la empresa: Según John
A. Howard, una de las funciones de la mercadotecnia consiste en conceptualizar
las necesidades o deseos del mercado meta en productos o servicios de acuerdo
a la capacidad productiva de la empresa.
Para cumplir esta función, los mercadólogos necesitan evaluar las reales
capacidades productivas de la empresa por 3 razones fundamentales: Asegurar la
calidad, conocer el "tope" de su capacidad productiva y determinar los puntos de
equilibrio.
6. La mercadotecnia utiliza un sistema total de actividades comerciales: Un
sistema es un conjunto de elementos que actúan e interactúan entre sí para lograr
objetivos determinados en un periodo de tiempo específico.
Entonces, la mercadotecnia es un sistema porque tiene un conjunto de elementos
que actúan e interactúan entre sí para coadyuvar al logro de los objetivos de la
empresa.
7. La mercadotecnia debe cumplir las metas de la empresa para mantenerla en
vigencia: Las actividades de mercadotecnia se realizan para coadyuvar al logro
de aquellos objetivos (a corto, mediano y largo plazo) que la empresa se ha
propuesto. Para ello, debe participar de forma sinérgica con todas las demás
actividades (financiera, administrativa, producción, etc...).
8. La mercadotecnia se encarga de las relaciones con los clientes en beneficio
de la organización: "No tenemos un departamento de mercadotecnia: tenemos
un departamento de clientes" afirma el Director General de Southwest Airlines, Hell
Kellner [7].
Esta afirmación muestra la convicción de una empresa orientada a mantener
relaciones a largo plazo con sus clientes, lo cual, es sin lugar a dudas, una de las
actividades más importantes de la mercadotecnia. En todo caso, el establecer
vínculos permanentes entre la empresa y los clientes con la finalidad de generar

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA PÁGINA 27


(si es posible) "clientes de por vida", es uno de los objetivos más importantes de la
mercadotecnia moderna.
9. La mercadotecnia es un instrumento para competir con otras empresas:
Según Al Ries y Jack Trout, todas las empresas tienen un segmento que
conquistar y competidores que vencer o de quienes defenderse [3]. Esta
definición, recuerda el principio básico de que ninguna empresa es una "isla"; por
lo tanto, necesita interiorizarse de las características de sus clientes y de las
debilidades y fortalezas de sus competidores; para luego, establecer un plan de
acción que le permita posicionarse, defenderse y atacar.

La empresa que quiera realizar un diseño de sistema de información orientado al usuario


(mercadotecnia) debe evitar caer en ciertas rutinas. En primer lugar, puede crear un
sistema que proporcione demasiada información. Cuando el director llega a la oficina
cada mañana encuentre normalmente montañas de estadísticas de datos, que o bien
ignora, o le hacen emplear demasiado tiempo en su análisis. En segundo lugar, puede
crear un sistema que proporcione información demasiado actual. Los directores podrían,
por tanto, terminar con una reacción excesiva ante cualquier pequeño contratiempo en las
ventas.

El sistema de información marketing de la empresa debe representar un equilibrio entre lo


que los directores piensan que necesitan, lo que realmente necesitan y lo que es
realizable en términos económicos. Una decisión útil es designar un comité responsable
del sistema interno de información marketing que entrevistará a un grupo representativo
de ejecutivos de marketing, directores de producto, directores de ventas y representantes
para identificar sus necesidades de información.

El comité del SIM dedicará especial atención a los deseos y quejas más fuertes y al
mismo tiempo, eliminará parte de las demandas de información ya que algunos
ejecutivos, con grandes ansias de información, listan excesivas necesidades que no
distinguen lo que es agradable conocer y lo que es necesario. Es por ello por lo que el
comité debe determinar lo que los ejecutivos necesitan conocer para ser capaces de
tomar decisiones responsables. El sistema de información marketing debe diseñarse de
forma que proporcione los datos para poder tomar las decisiones de marketing más
apropiadas.

1.2.4CONTABILIDAD.

CONCEPTO DE CONTABILIDAD.-

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA PÁGINA 28


Según el libro CONTABILIDAD BÁSICA Y DOCUMENTOS MERCANTILES por
Ayaviri García Daniel, describe el Concepto de Contabilidadcomo: “La Ciencia
y/o técnica que enseña a clasificar y registrar todas las transacciones financieras
de un negocio o empresa para proporcionar informes que sirven de base para la
toma de decisiones sobre la actividad” [1].
De igual manera, el mismo autor plantea: La “Definición de Contabilidad”, como:
“Ciencia y rama de las matemáticas, que tiene por objeto llevar cuenta y razón del
movimiento de las riquezas públicas y privadas con el fin de conocer sus
resultados" [2].
Por otro lado según McGraw-Hill en su colección “La BIBLIOTECA MCGRAW-
HILL DE CONTABILIDAD” conceptualiza: “La contabilidad como un sistema de
información, cuya finalidad es ofrecer a los interesados información económica
sobre una entidad. En el proceso de comunicación participan los que preparan la
información y los que la utilizan” [3].
Según el libro “TEMAS DE CONTABILIDAD BASICA E INTERMEDIA” del Autor
Terán Gandarillas Gonzalo J., precisa al Concepto de Contabilidad, de la
siguiente manera: “La contabilidad es un instrumento de comunicación de hechos
económicos, financieros y sociales suscitados en una empresa, sujeto a medición,
registración e interpretación para la toma de decisiones empresariales” [4].
Según el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA),
establecen la Definición de Contabilidad, de la siguiente manera: "La Contabilidad
es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos de
dinero, transacciones y eventos que son en parte, por lo menos, de carácter
financiero e interpretar los resultados de estos" [5].
Es indudable que el concepto de contabilidad como técnica de información ha
logrado predominio absoluto y se ha eliminado el prejuicio de considerarla sólo un registro
de hechos históricos, en la actualidad es una herramienta intrínsecamente informativa,
que es utilizada para facilitar el proceso administrativo y la toma de decisiones internas
(dentro de la misma organización, este tipo de decisión implica variación en el desarrollo
habitual del negocio u empresa) y externas (genera una conducta sobre el entorno de la
empresa vinculada con proveedores, bancos y accionistas, etc.).

CONCLUSION DEL ARTICULO “CONCEPTO DE CONTABILIDAD”.-

Por lo tanto, de acuerdo a los conceptos y definiciones de Contabilidad plasmados


anteriormente propongo el siguiente concepto de contabilidad.

“La Contabilidad es la Ciencia que proporciona información de hechos


económicos, financieros y sociales suscitados en una empresa; con el apoyo de técnicas
para registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos de dinero,
“transacciones y eventos”, de forma continua, ordenada y sistemática, de tal manera que
se obtenga información oportuna y veraz, sobre la marcha o desenvolvimiento de la
empresa u organización con relación a sus metas y objetivos trazados, con el objeto de
conocer el movimiento de las riquezas y sus resultados"

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA PÁGINA 29


La Contabilidad es una herramienta clave con la que contamos hoy en día para la
toma de decisiones en materia de inversión, en todo tiempo y lugar la humanidad ha
tenido y tiene la necesidad del orden en materia económica.

Por lo tanto se reconoce que toda Organización con o sin fines de lucro necesita
encaminar su actividad con un orden de transacciones o eventos, debemos enfatizar que
toda organización fija metas y fines para alcanzarlos en el corto, mediano y/o largo plazo,
en este preciso momento la contabilidad se hace imprescindible en proporcionar
información; para obtener la misma nos vemos en la necesidad de practicar registros
(anotaciones) de las operaciones que se susciten a lo largo de un determinado tiempo de
trabajo, ya sea diario, semanal o anual, de dinero, mercaderías y/o servicios por muy
pequeñas o voluminosas que sean estas.

El subsistema de contabilidad, considera que la mayor parte de la información que se


genera en una organización, debe provenir del área de Contabilidad y aunque esto no sea
cierto al ciento por ciento, se debe reconocer que tienen razón por el tipo de información
que generan.

Existe información clasificada en el balance general de toda organización, sin embargo,


existe el estado de resultados que especialmente afecta las decisiones del Área de
Mercadotecnia, debido a que sirve de referencia para la asignación de presupuestos.
Como se puede observar, prácticamente todas las áreas de una organización moderna
están incluidas en el Sistema de Información.

Los sistemas de información en el área de contabilidad son en la actualidad una


herramienta que bien implementada se convierte en un arma competitiva en los negocios,
así como las empresas buscan diferenciarse de su competencia, los sistemas de
información son una manera de hacerlo. Se pueden mencionar dos sistemas de
información:

 Los sistemas transaccionales.


 Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones.

El contar con infraestructura adecuada que garantice agilidad o rapidez en el


procesamiento de datos conlleva a tomar decisiones oportunas para resolver los retos que
se presentan, en ocasiones, inesperadamente y la complejidad de los negocios provoca la
necesidad de integrar funciones dentro de la empresa y su entorno dinámico. En tal

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA PÁGINA 30


entorno lo importante es conocer lo que sucede dentro de la empresa y fuera de ella. De
manera particular, lo que sucede con su producto y su cliente.

El que una empresa cuente con sistemas de información implementados producirá


algunas ventajas como:

 Integración de la administración de la empresa, las finanzas, la administración de


las tesorerías, los recursos humanos entre otras.
 Es posible analizar la cadena de valor ya sea de un producto o un servicio para
identificar qué actividades no están generando valor, poder eliminarlas o
implementar otras para disminuir los costos.
 Integración de nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia como el Supply
Chain Management Software.
 Ayudar a incrementar la efectividad en la operación de las empresas.
 Proporcionar ventajas competitivas, si es que la competencia no cuenta con esta
tecnología.
 Disponibilidad de la información para todos los usuarios en tiempo real.
 Eliminar la barrera de la distancia ya que se puede trabajar con un mismo sistema
en puntos distantes.

Los problemas de adaptación de los sistemas de información, entre los problemas más
significativos de estos sistemas, están el costo, el tiempo de implementación, la
resistencia al cambio de los usuarios, también los problemas técnicos como por ejemplo
la rapidez de respuesta del sistema.

CONCLUSIÓN

Se puede concluir que toda la información que es obtenida por parte de las diferentes
organizaciones a través de la mercadotecnia es un elemento de mucho valor para
conseguir que ésta cumpla su objetivo, el de satisfacer las necesidades y deseos
humanos.

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA PÁGINA 31


Primero que nada cualquier empresa debe empezar desde dentro obteniendo diversos
tipos de información, desde quienes son sus clientes, sus proveedores, su situación
contable, etcétera para poder crear una estrategia interna con todos esos datos
recabados.

Ahora bien para que el sistema de datos internos funcione correctamente debe haber una
sinergia entre los componentes de ese sistema iniciando con las interconexiones de
usuarios, en esta caso se trata de las personas que harán uso de la información, es decir,
los gerentes de mercadotecnia o gerentes en general; después las bases de datos, que
es se podría decir, el elemento más importante ya que sin éstas no se podría conocer
quiénes son los clientes, los proveedores, entre otras cosas y sería muy complicado poder
reunir la información que complemente a estas bases de datos; en tercer lugar, se debe
contar con un software especializado para poder utilizar de manera adecuada la gran
cantidad de información que se generará en la recopilación de datos para la creación de
las bases de datos, uno de los programas más usados es Access de Microsoft; y por
último debe existir un sistema de apoyos administrativos para complementar toda la
información que se recopile para el sistema, como son los modelos y herramientas que la
estadística aporta y que serán de gran utilidad para la toma de decisiones por parte de los
directivos de cualquier organización.

Todo lo anterior conforma lo que es el primer subsistema del SIM, es decir, el subsistema
de datos internos, que desde mi punto de vista es la base de todas las demás partes que
siguen, ya que sin éste, las demás partes estarían erróneas y no tendrían información
confiable.

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Control. ‒ 8ª Edición. ‒ México: Prentice Hall, 1996, pp. 102‒ 104, 121.

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