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Manual para proveedores

Contenido
CAPÍTULO I
1. Introducción

1.1 Sobre Bavaria S.A.

1.1.1 Breve reseña historica de Bavaria


1.1.2 Qué es Bavaria S.A.
1.1.3 Nuestra visión
1.1.4 Nuestra misión
1.1.5 Nuestros valores
1.2 Sobre SABMiller PLC

1.3 Vicepresidencia Cadena de Abastecimiento

1.3.1 División de Compras


1.3.2 División Gestión de Proveedores
1.3.3 División Planeación Materiales
1.3.4 División Planeación Demanda y Capacidad
1.3.5 División Planeación Operaciones
1.3.6 División Desarrollo Cadena de Abastecimiento

CAPÍTULO II
2. Orientación sobre el presente manual

2.1 Objetivo
2.2 Alcance

2.3 Cómo y cuándo emplearlo

2.4 Control de las versiones

CAPÍTULO III
3. Términos y definiciones

CAPÍTULO IV
4. Pautas éticas para proveedores

CAPÍTULO V
5. Posición de SABMiller frente al desarrollo sostenible

5.1 Compromisos de SABMiller con las compras


responsables.

5.2 Nuestro enfoque del desarrollo sostenible en


nuestra cadena de abastecimiento

5.2.1 El desarrollo Sostenible como un todo


en nuestra cadena de abastecimiento
5.2.2 Derechos humanos fundamentales
CAPÍTULO VI
6. Lineamientos básicos para proveedores en Bavaria

6.1 Inscripción, clasificación y segmentación de


proveedores

6.1.1 Inscripción
6.1.2 Clasificación
6.1.3 Segmentación de proveedores

6.2 Comité estratégico de proveedores

6.3 Proceso de compra

6.3.1 Solicitud de pedido


6.3.2 Petición y precentación de ofertas
6.3.3 Adjudicación y órdenes de compra ó pedidos
6.3.4 Entrega de materiales
6.3.5 Verificación de facturas
6.3.6 Pago a proveedor

6.4 Evaluaciones a los proveedores

6.4.1 Evaluación de procesos a proveedores


6.4.2 Evaluación de desempeño de proveedores
6.5 Análisis de la capacidad de proveedores

6.6 Programas de mejora PMP

6.7 Programa de productividad CIPRES


6.8 Ética y desarrollo sostenible
6.9 Certificación de proveedores
6.10 Premiación de proveedores

CAPÍTULO VII
7. Reuniones y convención de proveedores

CAPÍTULO VIII
8. Portal de proveedores

8.1 Módulo adquisiciones

8.2 Módulo estado de cuenta

8.3 Módulo información general

8.4 Módulo evaluación de desempeño

8.5 Módulo aprovisionamiento

CAPÍTULO IX
9. Anexos

9.1 Anexo 1: Manual de contratistas

9.2 Anexo 2: Formulario de inscripción para


pago electrónico

9.3 Anexo 3: Poder especial para autorización


de pagos a terceros
1. INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO I
Manual para proveedores

E n Bavaria S. A., los proveedores son socios


de negocios y parte integrante de nuestros proce-
sos de trabajo; por esta razón, con el propósito de
fortalecer la comunicación y el entendimiento mutuo,
se elaboró este Manual de Proveedores.

De igual forma, este documento tiene como


propósito poner en conocimiento de todos los
proveedores, las mejoras que Bavaria S. A., viene
implementando en todos sus procesos, para operar
con estándares de clase mundial que tiendan a la
satisfacción de sus clientes y a la integración de
sus proveedores como socios de negocios.

En consecuencia, del cumplimiento de estos


objetivos que persigue nuestro modelo de gestión
de cadena de suministro, agradeceremos tomar
la debida nota de los lineamientos básicos y
recomendaciones presentados en este Manual
de Proveedores, los cuales buscan alcanzar
objetivos comunes, fortalecer nuestras relaciones
comerciales, mantener comunicaciones claras,
ágiles, frecuentes, y así lograr beneficios para
las partes, para lo cual es imprescindible su
colaboración.

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1.1 Sobre Bavaria S.A.
1.1.1 Breve reseña histórica de Bavaria

La sociedad Kopp y Castello adquirió, el 4 de abril


de 1889, un inmueble en donde se construiría Kopp´s
Deutshe Brawerei. Por esta razón, algunos investigadores
y la compañía, señalaban esta fecha como el día de la
fundación de Bavaria.

El 4 de noviembre de 1930, se creó el Consorcio de


Cervecerías Bavaria.

El 12 de octubre de 2005, Bavaria se fusionó con


SABMiller plc.

1.1.2 Qué es Bavaria S.A.

De conformidad con lo previsto en la ley colombiana, y


teniendo en cuenta la participación directa e indirecta en
el capital social, Bavaria S.A., es la sociedad matriz de
compañías con domicilio en Colombia, Bolivia, Ecuador y
Panamá. No obstante, como se mencionó anteriormente,
desde octubre del 2005, Bavaria es una sociedad
subordinada de SABMiller plc.

Manual para proveedores 11


INTRODUCCIÓN
Por tal razón, en línea con las directrices corporativas de
SABMiller, actualmente Bavaria determina las políticas de
sus subordinadas en Colombia:

• Cervecería Unión, con fábrica en Itagüí (Antioquia)


• Cervecería del Valle, con fábrica en Yumbo (Valle)
• Maltería Tropical, en Cartagena (Bolívar)
• Impresora del Sur (Valle)
• Sociedad Portuaria Bavaria
• Inversiones Maltería Tropical

Bavaria, por su parte, tiene las plantas de:

• Cervecería de Barranquilla
• Cervecería de Bucaramanga
• Cervecería de Bogotá
• Cervecería de Boyacá
• Cervecería de Tocancipá
• Maltería de Tibitó

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INTRODUCCIÓN
1.1 Sobre Bavaria !!!
1.1.3 Nuestra visión

Ser la compañía más admirada en Colombia y un gran


contribuyente a la reputación global de SABMiller.

• Por la efectividad de nuestro mercadeo


• Por la calidad de nuestros productos
• Como la mejor fuente de empleo
• Como el mejor socio
• Por nuestra responsabilidad social

1.1.4 Nuestra misión

Crecer en el mercado a un consumo per cápita anual de


60 litros, asegurando el liderazgo de nuestro portafolio
de marcas nacionales e internacionales, en cada una
de las categorías de bebidas y en todos los segmentos
del mercado.

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INTRODUCCIÓN
1.1 Sobre Bavaria !!!
1.1.5 Nuestros valores

• Nuestra gente es nuestra ventaja más duradera.


• La responsabilidad es clara e individual.
• Trabajamos y ganamos en equipo.
• Entendemos y respetamos a nuestros clientes y
consumidores.
• Nuestra reputación es indivisible.

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INTRODUCCIÓN
1.2 Sobre SABMiller PLC

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INTRODUCCIÓN
Manual para proveedores 16
INTRODUCCIÓN
1.3 Vicepresidencia Cadena de
Abastecimiento (Supply Chain)

Vicepresidente
Cadena de
Abastecimiento

Asistente
personal

Planeación de Operaciones
Planeación de Materiales

Planeación de Demanda
Gestión de Proveedores

Desarrollo Cadena de
Abastecimiento
y Capacidad
Compras

Manual para proveedores 17


INTRODUCCIÓN
1.3 VP Cadena de Abastecimiento
1.3.1 División de Compras

Realiza las compras generales de materias primas,


material de empaque, CAPEX, servicios, compras en
plantas y desarrollo de nuevos productos.

1.3.2 División Gestión Proveedores

Realiza todas las actividades relacionadas con gestión


de proveedores tales como:

• Inscripción, clasificación y segmentación de


proveedores
• Evaluación de procesos
• Evaluación de desempeño
• Gestión de la capacidad instalada
• Programas mejoramiento PMP
• Programa de mejoramiento CIPRES
• Ética y desarrollo sostenible
• Administración maestro de proveedores
• Premiación de proveedores

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INTRODUCCIÓN
1.3 VP Cadena de Abastecimiento
1.3.3 División Planeación Materiales

Realiza la planificación de materiales, de CAPEX, de los


repuestos, de multipacks, e igualmente desarrolla toda
la logística de importación y exportación.

1.3.4 División Planeación Demanda y Capacidad

Esta división desarrolla toda la planificación relacionada


con la demanda y la capacidad de las plantas:

• Desarrollo del presupuesto estratégico de1-5 años.


• Planificación operativa de la demanda (diario a PF
Horizonte)
• Creación de los pronósticos para los nuevos productos
• Procesos S & OP
• Diseño y optimización de la rejilla o cuadricula
• Optimización de la capacidad a mediano y largo
plazo
• Identificación de necesidades de crecimiento de la
capacidad
• Infraestructura CAPEX
• Panoramas de optimización

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INTRODUCCIÓN
1.3 VP Cadena de Abastecimiento
1.3.5 División Planeación Operaciones

• Plan operativo diario y semanal, de la producción y


movimientos de inventario de productos acabados
y los ajustes en tiempo real.
• Definición y gestión de las políticas de inventario.
• Control de los niveles de inventario, en función de la
demanda y políticas establecidas
• Control de disponibilidad de botellas vacías, y
planeación, control de sus movimientos
• Maximizar la utilización de la capacidad en
Cervecerías
• Verificar la disponibilidad de materiales en Planta
• Supervisar la exactitud del inventario de FG y RM
• Controlar el plan de producción.

1.3.6 División Desarrollo Cadena de Abastecimiento

• Procesos, sistemas y desarrollo de las


herramientas.
• Gerencia de proyectos estratégicos.
• Controles internos y documentación de proceso
• Gerencia de la tarjeta de puntuación y de KPI
• Gerencia de calidad principal de los datos y
de información.
• Informes de gestión de la cadena de suministro
• Controla el presupuesto de OPEX y de CAPEX
• Coordina las actividades de entrenamiento.
2. ORIENTACIÓN SOBRE ESTE MANUAL
CAPÍTULO II
Manual para proveedores

2.1 Objetivo

El presente Manual de Proveedores tiene por objeto


describir las políticas y procesos generales que rigen
la relación comercial con nuestros proveedores,
todas las actividades y etapas que se desarrollan
dentro de Bavaria, S. A.: inscripción, compra, entrega
de materiales y evaluación de los proveedores; así
mismo, pretende mostrar todas las estrategias que
se encuentran en desarrollo, con el fin de integrar
a los proveedores a la cadena de abastecimiento
de la compañía, garantizando que sus productos y
servicios cumplan con la calidad esperada, al mejor
costo y en los plazos establecidos.

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2.2 Alcance

Este manual es de conocimiento general y aplica a


los proveedores ubicados en el territorio colombiano
y/o Proveedores Internacionales con operaciones en
Colombia, a los cuales Bavaria S.A., les realiza compras.

2.3 Cómo y cuando emplearlo

Este manual es de uso y consulta permanente, ya que


en él se encuentra el ciclo que desarrolla Bavaria S. A.,
durante toda la relación comercial con sus proveedores;
por lo tanto, le permitirá saber qué requisitos debe
cumplir, cuál es el procedimiento interno, qué políticas
rigen la operación, y a qué área dentro de la compañía
puede dirigirse, entre otra información de interés.

Manual para proveedores 25


ORIENTACIÓN SOBRE ESTE MANUAL
2.4 Control de las versiones

Este manual se distribuirá directamente a todos los


proveedores de Bavaria y se encontrará disponible en
la página web de Bavaria www.bavaria.com.co, Portal
Proveedores.

http://www.bavaria.com.co
Menú desplegable, Portales, Link Proveedores

Manual para proveedores 26


ORIENTACIÓN SOBRE ESTE MANUAL
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
CAPÍTULO III
Manual para proveedores

• Abastecimiento

El abastecimiento o aprovisionamiento es la fun-


ción logística mediante la cual se provee a una em-
presa de todos los bienes y servicios necesarios
para su funcionamiento. Su concepto es sinónimo
de provisión o suministro.

• Clasificación de proveedores ABC

Es la actividad mediante la cual se agrupan a los


proveedores con base en la complejidad de abas-
tecimiento y en el monto de compra total.

• CIPRES

Construir Valor Integrando Proveedores Estratégicos.


Programa de productividad con proveedores.

• Desarrollo sostenible1

Satisfacer las necesidades de las generaciones


presentes, sin comprometer las posibilidades
futuras, para atender sus propias necesidades,
manteniendo un balance con el medio ambiente
y aportando a las necesidades sociales de los lu-
gares de operación.

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CAPÍTULO III 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Manual para proveedores

• Homologación de materiales

Es la validación técnica que se realiza a los materiales


directos con el fin de asegurar su funcionamiento
dentro de la línea de producción.

• Maestro de proveedores

Báse de datos que contiene la información de los


proveedores registrados en el sistema SAP de Bavaria,
disponibles para compras.

• Materiales directos

Son aquellos materiales y/o suministros que participan


en la producción de nuestros productos; están
directamente asociados a nuestra línea de producción,
un ejemplo son las materias primas, materiales de
empaque y materiales indirectos de fabricación.

• Portal de proveedores

Es un sitio web dentro de la página www.bavaria.com.


co, cuyo objetivo es ofrecer al proveedor información
en línea de las operaciones de Bavaria con sus
proveedores.

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CAPÍTULO I V 4. PAUTAS ÉTICAS PARA PROVEEDORES
Manual para proveedores

Para Bavaria S. A., es fundamental que los proveedores


conozcan y estén familiarizados con las pautas éticas
que reflejen nuestros valores y se comprometan
con el desarrollo sostenible y con los Principios de
Abastecimiento Responsable: 1.

a) Conducta empresarial ética


b) Condiciones laborales seguras de acuerdo a
ley
c) No trabajo forzoso
d) No trabajo infantil
e) Salarios justos
f) Respeto a la diversidad
g) Libertad de asociación
h) Respeto al medio ambiente (Minimizar impacto
ambiental)

Por esta razón, Bavaria S.A., ha definido un documen-


to que establece las Pautas Éticas que debe cumplir el
proveedor. “Esta política de ética ha sido desarrollada
para ayudarles a entender claramente los estándares
de ética e integridad que pueden esperar de la com-
pañía, al igual que para invitarlos a que reporten a la
alta gerencia, los problemas que identifiquen. Quer-
emos alentarlos para que sigan estas políticas con el
fin de que podamos gozar muchos años, de una coop-
eración mutuamente gratificante” 2.

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4. PAUTAS ÉTICAS PARA PROVEEDORES
CAPÍTULO I V
Manual para proveedores

El documento de Pautas Ética para Proveedores


debe ser suministrado por los usuarios o compradores
de Bavaria S. A., para conocimiento y aceptación
formal que deberán allegar a través de una carta
en el momento de la inscripción por parte del
representante legal del proveedor.

Este documento se encuentra disponible para


consulta en la página web www.bavaria.com.co
Portales, Proveedores.

1 Informe de la Comisión Mundial sobre el Medio Ambiente y el


Desarrollo, 1987.
2 Carta del Presidente de Bavaria a todos los proveedores. Documento
Pautas Éticas para Proveedores. Aprobado el 22 de Agosto del 2006.

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CAPÍTULO V 5. POSICIÓN DE SABMILLER FRENTE
Manual para proveedores

AL DESARROLLO SOSTENIBLE 3

Como compañía reconocemos que nuestro im-


pacto y responsabilidad se extienden más allá de
nuestras propias operaciones inmediatas, como lo
es incluir aquellas de nuestros socios en la cadena
de abastecimiento. No sólo generamos un impacto
económico al invertir más de $5,700 millones con
los proveedores en todo el mundo, sino que también
generamos un impacto social y ambiental que resul-
ta de nuestras decisiones de compra. Por ejemplo,
mediante una evaluación del efecto multiplicador
del empleo, estimamos que se crearon aproximada-
mente 1.6 millones de empleos en nuestra cadena
de abastecimiento. Dichos empleos fueron produc-
to del suministro de nuestra materia prima agrícola,
como cebada, lúpulo y sorgo, así como a través de
las compras de productos y servicios manufactura-
dos.

Durante los últimos 20 años hemos visto la creciente


tendencia hacia la concientización de la no sosteni-
bilidad de nuestras tasas de consumo. La sociedad,
como un todo, actualmente utiliza los recursos natu-
rales a una tasa más rápida de la que la naturaleza
los produce. En otras palabras, estamos viviendo
más allá de la capacidad que soporta el planeta.
Esto acarrea consecuencias significativas en térmi-
nos de la programación del desarrollo sostenible,

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5. POSICIÓN DE SABMILLER FRENTE
CAPÍTULO V
Manual para proveedores

AL DESARROLLO SOSTENIBLE 3

particularmente en áreas como el alivio de la pob-


reza. SABMiller reconoce que nuestro compromiso
con el desarrollo sostenible se debe ampliar más
allá de nuestras propias operaciones y cubrir la
cadena de abastecimiento en toda su extensión.
Esto implica iniciar un diálogo y una asociación a
más largo plazo con los proveedores, en todos los
asuntos de desarrollo sostenible.

Reconocemos que operar de manera responsa-


ble, en materia social y ambiental, es clave para
asegurar que el crecimiento de la compañía sea
comprometido y sostenible.

Estos retos no sólo implican monitoreo de es-


tándares, sino también la realización de un trabajo
que invite al mejoramiento, al entendimiento y a la
propiedad en toda la cadena de valor.

Muchas compañías que lideran este debate


reconocen el vínculo entre las políticas internas
como los procedimientos operacionales y de com-
pras, y los problemas de la cadena de abastec-
imiento como la polución del sitio y las prácticas
agrícolas insostenibles.

3 Declaración sobre la Posición de SABMiller con Respecto a la


Cadena de Suministro: La necesidad de contar con cadenas de
abastecimiento que reflejen nuestros propios valores y el compro-
miso con el desarrollo sostenible
38
5.1 Compromisos de SABMiller
con las compras responsables

SABMiller está comprometida con la creación de una cadena


de abastecimiento sostenible, con la identificación de
prácticas que no sean compatibles con nuestro marco
de desarrollo sostenible y con el trabajo conjunto con
los proveedores, para mejorar cualquiera de dichas
prácticas. Reconocemos la importancia de entender
los impactos que causan nuestras actividades
operacionales y de compras en los individuos y en las
comunidades que participan en la cadena de valor y
estamos comprometidos con la toma de las acciones
apropiadas. Nuestras actividades de compra influyen
en las condiciones que van más allá de la cadena de
abastecimiento. Nos esforzamos por entender y abordar
cualquier impacto negativo que tengamos y por propiciar
mejoras cuando sea necesario.

Reconocemos que la cadena de abastecimiento, que


a su vez es responsable y eficiente, debe propiciar
menores costos y una mejor calidad, al tiempo que
genere una ventaja competitiva y sostenible.

Manual para proveedores 39


POSICIÓN DE SABMILLER FRENTE
AL DESARROLLO SOSTENIBLE
Adicionalmente, nos hemos tornado transparentes y
abiertos con respecto a los problemas que afrontamos
y a la forma cómo los abordamos. Aceptamos que
muchos de estos problemas requieren tiempo para
resolverlos; sin embargo, estamos comprometidos en la
búsqueda de soluciones realistas y apropiadas.

Manual para proveedores 40


POSICIÓN DE SABMILLER FRENTE
AL DESARROLLO SOSTENIBLE
5.2 Nuestro enfoque del desarrollo
sostenible en la cadena de abastecimiento

SABMiller maneja su cadena de valor teniendo en


cuenta los siguientes enfoques:

5.2.1 El desarrollo Sostenible como un


todo en nuestra cadena de abastecimiento

Desde el 2006, SABMiller introdujo 10 prioridades de


desarrollo sostenible, con base en los asuntos que
resultan más relevantes, tanto para los diferentes
grupos de interés, como para el negocio. Además de
aplicarlas a nuestras operaciones, creemos que es
necesario transmitirlas a nuestros proveedores; así
mismo, involucrarlos con el fin de minimizar los impactos
negativos que caen dentro de su esfera de influencia.

Nuestro compromiso es recíproco y esperamos ayudar a


nuestros proveedores en la consecución de sus propias
metas de desarrollo sostenible a través de nuestro
marco, con el objetivo de lograr relaciones sostenibles
de mutuo beneficio.

Manual para proveedores 41


POSICIÓN DE SABMILLER FRENTE
AL DESARROLLO SOSTENIBLE
Las diez prioridades más importantes de SABMiller son:

• Desincentivar el consumo irresponsable


Prioridades SABMiller
de alcohol

• Producir más cerveza utilizando menos


agua

• Reducir nuestra huella energética y de


carbono

• Fomentar la reutilización de empaques


y el reciclaje

• Trabajar para que las operaciones tengan


cero desperdicios

• Tener cadenas de suministros que reflejen


nuestros valores y nuestro compromiso con
el desarrollo sostenible

• Traer beneficios a las comunidades en


las que operamos

• Contribuir a la reducción del VIH/Sida


dentro de nuestra área de influencia

• Respetar los derechos humanos

• Ser transparentes al informar sobre nuestro


progreso con estas prioridades de
desarrollo sostenible

Manual para proveedores 42


POSICIÓN DE SABMILLER FRENTE
AL DESARROLLO SOSTENIBLE
5.2 Nuestro enfoque del desarrollo
sostenible en la cadena de abastecimiento

5.2.2 Derechos humanos fundamentales

Los principios de suministro responsable de SABMiller


se desarrollaron pararon el fin de asegurar que nuestras
actividades de compras y las de nuestros proveedores,
respeten y reconozcan los derechos humanos
fundamentales.

• Los principios de abastecimiento responsable de


SABMiller:

Las compañías del grupo SABMiller se comprometerán


con sus proveedores de bienes y servicios a promover los
siguientes principios y a trabajar por la implementación
de los mismos, a través de sus cadenas de suministro.

Manual para proveedores 43


POSICIÓN DE SABMILLER FRENTE
AL DESARROLLO SOSTENIBLE
• Conducta empresarial

En la conducción de nuestro negocio, SABMiller tra-


tará con sus proveedores de manera justa y abi-
erta, adhiriéndose a los términos del contrato.

• Condiciones laborales

Las políticas y procedimientos de salud y seguridad


que se deben cumplir, como mínimo, con los requisitos
legales; y cuando éstos no existen, se deben garan-
tizar las suficientes condiciones laborales para proteger
el bienestar de los empleados.

• Empleo

Se prohíbe el trabajo obligado o forzado. No se debe


forzar a los empleados a realizar un trabajo contra su
voluntad. La coerción en el trabajo es inaceptable.

• Empleados de menores de edad

De acuerdo con las convenciones relevantes de la


OIT, los niños sólo pueden trabajar en circunstancias
que los protejan totalmente de su posible explotación;
que los protejan de peligros morales o físicos y de un
daño a su salud en el largo plazo; y que, adicional-
mente, no interrumpan su educación.

Manual para proveedores 44


POSICIÓN DE SABMILLER FRENTE
AL DESARROLLO SOSTENIBLE
• Salarios y horarios

El pago no será inferior al requerido por la ley local o,


en ausencia de la misma, el nivel que generalmente se
paga dentro de la industria. Las horas laborales estarán
en línea con la legislación local o, en ausencia de la
misma, con la norma de la industria y sin que ésta se
exceda.

• Diversidad

Aunque somos conscientes de las diferencias cultu-


rales, esperamos desarrollar igualdad de oportunidades
en materia de empleo, sin discriminación de raza, re-
ligión y género, u otras maneras arbitrarias.

• Libertad de asociación

Debe haber diálogo constructivo entre los empleados


y la gerencia. Los empleados serán libres de unirse a
asociaciones legítimamente constituidas.

• Medio ambiente

Los proveedores estarán al tanto y cumplirán con la


legislación ambiental local, y demostrarán sensibilidad
hacia otros asuntos ambientales que pueden impactar
en las comunidades locales o en SABMiller.

Manual para proveedores 45


POSICIÓN DE SABMILLER FRENTE
AL DESARROLLO SOSTENIBLE
6. LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
CAPÍTULO VI
Manual para proveedores

PROVEEDORES EN BAVARIA

6.1 Inscripción, clasifucación y


segmentación de proveedores

Este proceso tiene como propósito seleccionar,


clasificar, segmentar e inscribir proveedores
nuevos y existentes, en la Maestro de Proveedores
de Bavaria, S. A.

Esta actividad se les aplica a todos proveedores


de bienes y servicios ubicados en el territorio
colombiano y/o Proveedores Internacionales con
operaciones en Colombia, a los cuales se les re-
alice compras. De igual manera aplica en plantas.

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6.1 Inscripción, clasifucación y
segmentación de proveedores

6.1.1 Inscripción

• Quién realiza la inscripción

Los responsables de efectuar la inscripción al Maestro


de Proveedores, a través del Portal Corporativo, son los
compradores de la División de Compras y funcionarios
autorizados de las Divisiones y plantas.

• Qué requisitos debe cumplir el proveedor

*­ Aceptar las pautas éticas para proveedores, de


manera formal, por escrito.
­
* Tener una antigüedad no menor a un año, contado a
partir de la fecha de constitución de la sociedad. Los
proveedores de bienes o servicios en su segmento, de-
ben acreditar y demostrar experiencia de por lo menos
1 año en su campo. En el caso que no se cumplan los
tiempos de antigüedad, el usuario debe solicitar la au-
torización del Comité Estratégico de Proveedores para
continuar con la inscripción.

Manual para proveedores 51


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.1 Inscripción, clasifucación y
segmentación de proveedores

* Se recomienda que los proveedores de Bavaria S.A.


tengan un sistema informático que asegure el envío de
la información a través de la red; no esta permitido el
uso de cafés Internet para tal fin.
­
* Los proveedores de sustancias restringidas deben
presentar, antes de la adjudicación del negocio, el
certificado vigente otorgado por la Dirección Nacional
de Estupefacientes.
­
* En los casos en que la División Gestión de Proveedores
lo considere conveniente, se realizará una evaluación
a los procesos internos de los proveedores, con el
objetivo de evidenciar si cumple los requisitos exigidos
por Bavaria, para ingresar en el segmento específico.

Estos requisitos son verificados por los compradores o


negociadores de Bavaria, S. A. y usuarios autorizados,
antes de la inscripción.

Manual para proveedores 52


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.1 Inscripción, clasifucación y
segmentación de proveedores

• Qué es el Maestro de Proveedores

El propósito del Maestro de Proveedores es tener una


base confiable de proveedores, con datos actualizados
y listos para negociación, que evidencie las notas de la
evaluación del desempeño que permita a los compra-
dores tomar la mejor selección.

Por esta razón, los Proveedores deberán actualizar los


datos generales de su empresa y de sus principales
funcionarios, cuando ocurra algún cambio; y/o cuando
Bavaria los solicite.

6.1.2 Clasificación

Bavaria S. A., clasifica a los proveedores en tres tipos A,


B o C; esta clasificación está relacionada con la com-
plejidad de abastecimiento y el monto de compra total.

Manual para proveedores 53


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.1 Inscripción, clasifucación y
segmentación de proveedores

En el proceso de inscripción y de acuerdo con esta


clasificación, el proveedor deberá suministrar los docu-
mentos que se relacionan en la siguiente tabla, para
fines de contratación, que demuestran la existencia de
la razón social, la capacidad financiera y legal.

El persona autorizada de Bavaria, que esté realizando


la negociación con el proveedor, deberá solicitar los
documentos respectivos:

Manual para proveedores 54


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.1 Inscripción, clasifucación y
segmentación de proveedores

Manual para proveedores 55


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.1 Inscripción, clasifucación y
segmentación de proveedores

Manual para proveedores 56


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.1 Inscripción, clasifucación y
segmentación de proveedores

Los proveedores que se encuentren fuera del país,


deben presentar la siguiente documentación o su
homóloga del país de origen:

• Carta de presentación de la empresa


• Registro Fed ID# y DNB#
• Certificaciones de sistemas de calidad de
organismos acreditados (si las tiene).

Si es representante en Colombia de fabricante


extranjero, deberá adjuntar la información solicitada
para un proveedor nacional y adicionalmente, una carta
Consularizada de la casa matriz certificando la
representación.

6.1.3 Segmentación de Proveedores

La segmentación es procedimiento interno de Bavaria,

Manual para proveedores 57


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.1 Inscripción, clasifucación y
segmentación de proveedores

y tiene como objeto ordenar la base de proveedores,


de tal forma que permita tomar decisiones de
abastecimiento en función de tipos de productos, cifras
de negocios y complejidad del abastecimiento.

Los proveedores de Bavaria S. A., se encuentran


interactuando en los siguientes segmentos, los cuales
se pueden modificar de acuerdo con las necesidades
de la compañía y de común acuerdo por parte de
las divisiones de Compras, Gestión Proveedores y
Planeación de Materiales:

• Segmento materias primas


• Segmento materiales de producción
• Segmento material de empaque
• Segmento maquinaria y repuestos
• Segmento materiales de mercadeo y ventas
• Segmento de servicios de publicidad y mercadeo
• Segmento de servicios operacionales
• Segmento de materiales consumibles

Manual para proveedores 58


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.2 Comité estratégico de proveedores

Instancia de Bavaria S.A., en donde se definen las políti-


cas de seguimiento, permanencia, ingreso y salida de
los proveedores de Bavaria.

Las principales actividades del comité son:

• Seguimiento de proveedores de bajo desempeño


(A, B) y reclamaciones
• Verificar el cumplimiento de los requerimientos
para ingreso y salida de proveedores
• Validar proveedores únicos según criterios del
procedimiento
• Generar actividades de mejoramiento interno
para el tratamiento de proveedores

Los integrantes que participan en las decisiones y


análisis del comité son:

• Vicepresidencia Cadena de Abastecimientos


• División de Compras y gerentes.
• División de Gestión de calidad.
• División de Planeación de Materiales.
• Gerencia de Contabilidad Financiera.
• División Gestión Proveedores

Manual para proveedores 46


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.3 Proceso de compra

El proceso de compras cuenta con diferentes actividades


que comprenden todo un ciclo. (Ver gráfico).

Es importante mencionar que para los proveedores que


suministran materiales directos, la VP. Técnica y la División
de Compras en conjunto, realizarán la homologación
de materiales. Para la realización de esta actividad, el
proveedor deberá suministrar la información y muestras
necesarias para realizar dicho procedimiento.

Principales operaciones

Solicitud de pedidos (SOLP): transacción: ME51N


Creación de pedidos: transacción: ME21N
Ingreso del bien o servicio: transacción: ML81N

Manual para proveedores 61


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.3 Proceso de compra

Solicitud
Pago al
de
proveedor
pedido

e materiales
d Se inicia
Verificación
de la
o proceso de
tr

m
capacitación
es

factura

ae
ma

stro
Ciclo
de ser
de compras Ofertas por
s

Entrada de
parte del
ore

los materiales/
proveedor
ic

servicios
ios
d
ee

ov
maes ro de pr
t
Segimiento y Determinacion
control del de la fuente
pedido de compras
Creación
de pedido
con báse en el
proveedor
elegido

Manual para proveedores 62


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.3 Proceso de compra
6.3.1 Solicitud de pedido

Los requerimientos son realizados por los usuarios o la


planeación determinada por el programa de producción
o mantenimiento, dependiendo del tipo de material que
se va a comprar que, básicamente, es un estimado de
las cantidades que se deben solicitar. Este es un proceso
interno de Bavaria.
Es responsabilidad del área usuaria (planeación de
materiales y otras) definir las cantidades y tiempos de
entrega, los cuales quedaran registradas en la solicitud
de pedidos.

6.3.2 Petición y presentación de ofertas

Este proceso es realizado por los compradores de


la compañía, quienes invitan a los proveedores a que
presenten sus ofertas, para que demuestren el mejor
desempeño, previa identificación como proveedores
validados.

Las cantidades, para las cuales se solicita el envío de


la oferta, son estimadas, y Bavaria no está obligada a

Manual para proveedores 63


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.3 Proceso de compra

comprarlas; para el caso de los materiales directos,


el área de planeación de materiales confirmará las
entregas que deben ser realizadas semanalmente, a
través de un reparto. (Ver anexo 1)

Es necesario que las ofertas sean enviadas en el plazo


establecido detallado en nuestra petición de oferta
indicando la fecha real de entrega del bien o servicio,
dentro de la cual deberán considerar sus tiempos de
abastecimiento, de tal manera que se garantice la
entrega oportuna, con la calidad adecuada y con los
costos esperados.

Las ofertas deben cumplir con las especificaciones que


el área solicita o si el material tiene “ficha técnica” las
registradas en este documento. Las ofertas se deben
presentar por el medio que solicite el comprador: Portal
de Proveedores y/o correo electrónico.

Cuando se presentan las ofertas por el portal de


proveedores, se deben seguir los siguientes pasos:
Ingresar al Portal Proveedores, debe ingresar a la
página web de Bavaria www.bavaria.com.co, luego
debe hacer clic en portales y proveedores.

Manual para proveedores 64


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.3 Proceso de compra
6.3.2 Petición y presentación de ofertas

Pasos para el envío de ofertas

1. Paso: Ingreso módulo compras


El ingreso se realiza por Compras, peticiones de oferta,
en ella encontramos tres opciones que son

Actualizar - Cotizadas - Vencidas

Actualizar: son las peticiones de oferta que están


pendientes en diligenciar por parte del proveedor.

Manual para proveedores 65


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.3 Proceso de compra
6.3.2 Petición y presentación de ofertas

Cotizadas: son las peticiones de oferta en las que los


proveedores han participado ya sea que diligenciaron
su petición de oferta por portal o por mail.

Vencidas: son las peticiones de oferta que no se


cotizaron ni por mail ni por portal.

2. Paso: Petición de oferta


Después de realizar el ingreso por peticiones de oferta
actualizar, nos aparece el siguiente cuadro con la
información de las peticiones de oferta pendientes.
Se le debe dar clic al cuadro que aparece en el lado
izquierdo.

Manual para proveedores 66


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.3 Proceso de compra
6.3.2 Petición y presentación de ofertas

3. Paso: Diligenciamiento petición


Al darle clic a la petición de oferta que esta activa, se
despliega el siguiente formato y se diligencia así:

• Condiciones Generales
Se debe colocar la fecha en que se va a mantener la
propuesta a Bavaria.

• Condiciones de pago
Se debe colocar el tiempo en que se cancela las facturas,
ya sea 30, 60, 90 días y el porcentaje se debe colocar
en 0.

Manual para proveedores 67


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.3 Proceso de compra
6.3.2 Petición y presentación de ofertas

En condiciones adicionales se debe colocar lo que el


proveedor desee agregar, como por ejemplo si se va a
realizar un descuento antes de la fecha.

• Condiciones de entrega
En este caso se debe seleccionar la forma de entrega
entre las opciones, y el cuadro que aparece al lado, se
debe colocar la planta a la que va dirigido el producto.

Manual para proveedores 68


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.3 Proceso de compra
6.3.2 Petición y presentación de ofertas

• Moneda cotizada
Se debe escoger la opción de la moneda en la que se
va a cotizar.

• Observaciones generales
En estos ítems los proveedores pueden agregar y ver
información cargada para la petición de oferta.

• Ítems:
En este cuadro se encontrara la información de los
productos a cotizar, se debe mover la información con
la barra para que aparezca los campos para ingresar
valores.

Manual para proveedores 69


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.3 Proceso de compra
6.3.2 Petición y presentación de ofertas

Cuando no se va a cotizar algún producto se marca el


campo al lado derecho que dice no cotizado.

Manual para proveedores 70


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.3 Proceso de compra
6.3.2 Petición y presentación de ofertas

Después de hacer cotizado ya los productos, aparecen


los cuadros con la siguiente información.

En donde se debe diligenciar la estructura de costos.

Si se decide diligenciar el valor en la estructura de


costos, se debe colocar los valores en las columnas y
al lado darle clic al siguiente cuadro que en este caso
seria % precio de venta.

Si se decide completar la información de % precio de


venta, se debe dar clic al cuadro que dice calcular valor.

Manual para proveedores 71


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.3 Proceso de compra
6.3.2 Petición y presentación de ofertas

En agregar comentario por ítem, el proveedor puede


ingresar la informaron que necesita para aclarar temas
sobre la petición de oferta.

Ver términos de referencia para ítem, en la información


que se anexa a la petición de oferta en donde aparecen
los términos o condiciones para cada producto.

Manual para proveedores 72


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.3 Proceso de compra
6.3.2 Petición y presentación de ofertas

Luego de haber terminado de completar la información


se debe dar primero activar no cotizado y luego calcular
total, el valor aparecer en el cuadro que dice total.

Luego se le da enviar.

Manual para proveedores 73


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.3 Proceso de compra
6.3.3 Adjudicación y Ordenes de Compra ó pedidos

La adjudicación se encuentra determinada por el


proceso de aprobación el cual permite la trazabilidad
y transparencia durante todo el proceso, los niveles de
aprobación se organizan por montos de negociación o
compra.

Toda compra debe seguir el proceso de aprobación


establecido sin importar si fue negociada de manera
local, regional o global.

Escoger mejor oferta

El comprador y/o el responsable de la compra de


acuerdo con el cuadro comparativo y la negociación final
a la que se llegue con los proveedores, escoge la oferta
que más se ajuste a las necesidades de la compañía en
criterios como calidad y/o costo y/o plazo.

Solicitar aprobación

El comprador y/o el responsable de la compra, envía


la información soporte del negocio al nivel jerárquico
correspondiente de acuerdo con el cuadro de aprobaciones
(Matriz de Aprobación). El procedimiento para la

Manual para proveedores 75


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.3 Proceso de compra
6.3.3 Adjudicación y Ordenes de Compra ó pedidos

aprobación depende de la instancia a la que se deba


presentar el negocio.

Aprobación

El Nivel Jerárquico Autorizado da el visto bueno o el


rechazo a la adjudicación del negocio en un correo
electrónico o portal, anexando sus comentarios o
recomendaciones. Si el negocio es rechazado se debe
indicar el motivo.
Después de la aprobación, por parte de la instancia
correspondiente, el comprador notificará al proveedor
seleccionado, mediante la orden de compra o el pedido
(ver anexo 2); el cual será enviado vía correo electrónico;
y para los que tienen acceso al Portal Proveedores,
quedará registrado en el módulo de compras. Para los
proveedores que no fueron seleccionados se enviará
correo de notificación.

Es necesario que el proveedor confirme la recepción y


aceptación de todas las órdenes de compra, teniendo
en cuenta que están asumiendo el compromiso con
nuestra empresa, de cumplir con la fecha de entrega,
condiciones técnicas y comerciales pactadas.

Manual para proveedores 76


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.3 Proceso de compra
6.3.3 Adjudicación y Ordenes de Compra ó pedidos

Los planes de entrega son un tipo de pedido abierto,


que relaciona ciertas cantidades que se deben entregar
en transcurso de periodo determinado; la división de
compras envía al proveedor ganador de la licitación el
plan de entregas (ver anexo 3) posteriormente la División
de planeación de materiales enviará la orden de entrega
plan de entrega o reparto (ver anexo 4).

6.3.4 Entrega de materiales

1) En las órdenes de compra se consignan instrucciones


respecto a la calidad de los materiales, precio,
condiciones de pago, lugar de entrega, horarios de
atención y documentos que se van a presentar, los
cuales agradeceremos leer y cumplir adecuadamente.

Los proveedores deben recordar que la aceptación de

Manual para proveedores 77


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.3 Proceso de compra
6.3.4 Entrega de materiales

una orden de compra es compromiso; y su cumplimiento


es fundamental para los procesos productivos e internos
de Bavaria S. A.

Si por alguna circunstancia el proveedor no puede


cumplir con la fecha acordada para la entrega del
pedido, debe contactar al comprador respectivo o al
planeador de materiales (en caso de los materiales
directos) e informar la novedad.

2) Con el fin de reducir el tiempo de atención en nuestros


almacenes, agradecemos cumplir los siguientes
lineamientos:

• Los materiales para elaboración, envasado y químicos


industriales, deberán venir acompañados del respectivo
certificado de calidad por lote, especificaciones técnicas
vigentes, autorización de uso y/o comercialización
otorgada por el ente regulador correspondiente

• No se reciben entregas parciales no acordadas; entregar


el material debidamente embalado, especialmente el
que va a ser destinado para nuestras plantas.
­

Manual para proveedores 78


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.3 Proceso de compra
6.3.4 Entrega de materiales

• ­Enviar personal calificado y suficiente para la descarga


y contar con sus equipos de protección personal y de
seguridad respectivos; adicionalmente, se debe cumplir
con la documentación requerida por ley (ARP, seguridad
social, licencia de conducción vigente, revisión técnico
mecánica y demás que se requieran para transitar por
Colombia)

• ­E l proveedor debe confirmar con su contacto en


Bavaria S. A., el lugar (planta, oficinas de dirección
y ventas), la hora y la fecha en las cuales va a hacer
entrega de la mercancía­

• ­El proveedor deberá asegurar el cumplimento del


Decreto 1609, en la entrega de sustancias peligrosas
y diligenciar del Formato de Recepción de Materiales
Peligrosas que se encuentra en el Portal Proveedores y
en la porterías de las plantas de Bavaria S. A.

Los documentos para entregar el material mínimo son:

­* Original y copia de la factura de venta

Manual para proveedores 79


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.3 Proceso de compra
6.3.4 Entrega de materiales

*­ Remisión de la empresa transportadora


­* Certificado de calidad
* Tiquete de báscula (en los casos de mercancía agranel)
­­* Los camiones deben asegurar el cumplimiento para
transporte del decreto 3075, de buenas prácticas de
manufactura cuando se requiera

El certificado de calidad debe contener los resultados


de todas las variables especificadas en el numeral 3 de
la respectiva ficha técnica de Bavaria

La recepción normal de materiales en nuestras plantas


es de lunes a viernes, de las 8.00 a las 17.00 horas
(las ventanas de recepción dependen de la planta), en
estricto orden de llegada. Los casos de emergencia serán
previamente coordinados por el usuario responsable.

Cuando el pedido es con plan de entregas, la división


de planeación de material coordinara y enviara la orden
de entrega plan de entrega o reparto la cual relaciona
las cantidades y las fechas en que se deben entregar
los materiales (Ver Anexo 4).

Manual para proveedores 80


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.3 Proceso de compra
6.3.4 Entrega de materiales

Devolución de Materiales

En cualquier caso en el que Bavaria realice la


devolución de materiales debido a inconsistencias o
incumplimientos de los requerimiento pactados, es
deber del proveedor recoger el material y gestionar
la pronta reposición del mismo, con las divisiones de
planeación de materiales y compras.

6.3.5 Verificación de facturas

La recepción de las facturas se debe hacer en el


momento en el que se entrega el bien o servicio,
preferiblemente; en caso contrario, se debe asegurar
la entrega de las facturas antes de los días 25 de cada
mes, que es generalmente la fecha de los cierres
financieros de cada período en Bavaria.

­ .

Manual para proveedores 81


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.3 Proceso de compra
6.3.5 Verificación de facturas

Se recomienda tener en cuenta los tiempos de


verificación, ingreso de mercancía en el sistema y
contabilización (4 a 5 días aproximadamente); lo
anterior, para evitar acumulación de facturas.

La fecha de la factura debe coincidir con la fecha de


prestación y/o entrega del bien.

Las facturas deben cumplir con los requisitos de ley y


deben ser radicadas en las dependencias designadas.

Todas las facturas que se presenten con fechas de


períodos anteriores, no serán recibidas y deberán ser
cambiadas por el proveedor.

Manual para proveedores 82


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.3 Proceso de compra
6.3.6 Pago a proveedor

Los pagos a proveedores a nivel nacional se efectúan


en la Gerencia de Recaudos y Pagos los días miércoles
de cada semana; si ese día es festivo, los pagos se
realizarán al siguiente día hábil.

Forma de pago a proveedores:

1. Mediante transferencia electrónica a la cuenta


bancaria
2. Mediante cheque de gerencia en sucursal bancaria

Transferencia electrónica

La inscripción en el sistema SAP de un proveedor


para el pago electrónico, debe hacerse mediante el
diligenciamiento del Formulario de inscripción a pago
electrónico (ver anexo 6), el cual autoriza a la compañía
para efectuar pagos mediante transferencia electrónica,
a una cuenta bancaria de una entidad financiera,
inscrita a la red ACH.

Para tal fin, el proveedor debe presentar la siguiente


documentación:

Manual para proveedores 83


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.3 Proceso de compra
6.3.6 Pago a proveedor

• Personas naturales:

­* Formulario diligenciado y firmado por el


solicitante
­* Fotocopia de la cédula
­* Certificación bancaria donde se especifique la
entidad y el número de cuenta

• Personas jurídicas:

­* Formulario de inscripción diligenciado y firmado


por el Representante Legal
­* Fotocopia del NIT
­* Certificado de existencia y representación legal,
con vigencia no mayor a dos meses
­* Certificación bancaria, donde se especifique el
tipo y número de cuenta

El formulario de inscripción para pago electrónico debe


enviarse a la Gerencia de Recaudos y Pagos en la
dirección general de Bavaria, en la calle 94 7A-47,
piso 1.

Manual para proveedores 84


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.3 Proceso de compra
6.3.6 Pago a proveedor

La información de la cuenta bancaria, únicamente se


podrá registrar en la Gerencia de Recaudos y Pagos,
mientras que la otra información sí podrá ser cargada
localmente, siempre y cuando se tenga autorizada la
respectiva transacción.

Cheque en sucursal bancaria

Los proveedores creados en el portal, tendrán la vía


de pagos (cheque en sucursal bancaria) y la oficina
de Bancolombia de la ciudad de domicilio; cuando
se requiera transferencia, deberán solicitar y seguir el
procedimiento descrito anteriormente.
El beneficiario del pago debe acercarse a la oficina del
banco que le haya sido asignada, previo al pago. El
funcionario del banco deberá identificar al beneficiario
al momento del pago, exigiéndole la presentación de
los siguientes documentos:

Si es persona natural

­* Original de la cédula de ciudadanía o documento


de identidad
­* RUT si aparece registrado en Bavaria con ese número

Manual para proveedores 85


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.3 Proceso de compra
6.3.6 Pago a proveedor

Si es persona jurídica


­* Certificado de existencia y representación legal, con
vigencia no mayor a 30 días
­* Original del documento de identidad del representante
legal

Cuando el beneficiario de un pago requiera reclamar


el pago por intermedio de terceras personas, el banco
debe exigir la presentación de un poder especial (ver
anexo 7), en el cual debe indicar claramente la siguiente
información:

• Razón social de la empresa o nombre de la persona


beneficiaria del pago
• Calidad en la que actúa
• Número del NIT o documento de identidad del
beneficiario
• Nombre completo del apoderado o del tercero
autorizado
• Número de cédula de ciudadanía del apoderado o
del tercero autorizado
• Valor del cheque en letras y números

Manual para proveedores 86


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.3 Proceso de compra
6.3.6 Pago a proveedor

El poder especial debe estar suscrito por quien otorga el


poder y por el apoderado y debe contar con la diligencia
notarial de reconocimiento de firma y contenido de
quien apodera, con vigencia no mayor a treinta 30 días.

Posteriormente, el cajero del banco debe proceder a


realizar la impresión del cheque por el valor establecido
por Bavaria; debe tomar la firma del beneficiario en el
desprendible del cheque, el número del documento de
identidad y la huella dactilar.

Dado que todos los cheques poseen dos sellos


restrictivos: el de “cruce sencillo” y el de “páguese al
primer beneficiario”, el banco sólo podrá levantar uno
de los dos sellos restrictivos del cheque, previa solicitud
escrita por parte del beneficiario.

Excepciones

Para la generación de los cheques correspondientes


a proveedores, con pagos especiales que requieren
prioridad y que no se pueden tercerizar por requerir
diferentes vías de pago, dependiendo del concepto del
­

Manual para proveedores 87


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.3 Proceso de compra
6.3.6 Pago a proveedor

mismo (embargos, liquidaciones definitivas, pago de


servicios públicos a entidades no inscritas en el servicio
de mis pagos al día, cajas de compensación familiar,
entre otros), el área solicitante debe enviar, mediante
correo electrónico dirigido al gerente de Recaudos y
Pagos, el requerimiento del pago especificando: ciudad,
beneficiario del pago, tipo y número de identificación,
valor, persona autorizada para retirar el cheque, número
de identificación del autorizado y número del documento
contable del pago. El correo electrónico enviado a la
Gerencia de Recaudos y Pagos, debe ser copiado al
gerente o director del área solicitante.

Help Desk para pagos a proveedores

Los proveedores que requieran información sobre pagos


o estados de factura pueden comunicarse al Help Desk
de pagos a proveedores

Horario: Lunes a Viernes 7:30 AM a 5:30 PM


Comunicación: Línea 1 8000 510029 opción 2
Telefónica : Bogotá 6290888 – 6470350
Correo : Pago.Proveedores@bav.sabmiller.com

Manual para proveedores 88


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.4 Evaluaciones a los proveedores
6.4.1 Evaluación de procesos a proveedores

Actualmente Bavaria, a través de la División de Gestión


de Proveedores, realiza dos tipos de evaluación a sus
proveedores:

• Evaluación de procesos a proveedores


• Evaluación de desempeño de proveedores

Este proceso tiene por objeto evaluar a los proveedores


en once dimensiones:

Direccionamiento estratégico, dimensión financiera, enfoque


al cliente, aspectos organizacionales, capacidad
operacional y de producción, investigación, desarrollo
e innovación, gestión de calidad, seguridad
alimentaria, desarrollo sostenible y dimensión cultural; y
administración del cambio, de acuerdo con el segmento
del mercado al que pertenecen, con el fin de identificar
en ellos las fortalezas y debilidades y transformar los
resultados en planes de acción, para el mejoramiento
de los procesos del proveedor.

En general, la meta es de 85 puntos.­

Manual para proveedores 89


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.4 Evaluaciones a los proveedores
6.4.1 Evaluación de procesos a proveedores

Inicio

1. Selección de proveedores 6. Se requiere visita de


a evaluar. campo?

2. Se requiere adecuar 7. Realizar visita de campo a


preguntas? proveedores seleccionados
si

3. Ajuste de herramienta de 8. Análisis de resultados y


autoevaluación. consolidación de info.

4. Envío autoevaluación a
proveedores seleccionados

5. Análisis de información y 10. Desarrollo de los planes


entrega de resultados de de mejora con los
autoevaluación. proveedores según
resultados y para los
casos que se requiera.

Fin

Manual para proveedores 90


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.4 Evaluaciones a los proveedores
6.4.2 Evaluación de desempeño de proveedores

Este proceso tiene por objeto evaluar a los proveedores


de bienes y servicios en los criterios de calidad,
competitividad, entrega y servicio asociado, con el fin
de optimizar el aprovisionamiento de la compañía. El
desempeño de los criterios de calidad, competitividad
y de entrega, son obtenidos a través de nuestro sistema
SAP; el criterio de servicio asociado es calificado por
las áreas usuarias.

La evaluación mensual del desempeño de bienes aplica


para los proveedores tipo A, B+, B- y en el caso de los
proveedores clasificados en C, sólo aplican aquellos
que impacten el sistema de gestión de calidad.

Con el fin de implementar acciones de mejoramiento


continuo, se establecen los siguientes rangos del
desempeño (dependiendo del segmento):

­• P­ roveedores en rango de excelente; calificación de


desempeño entre 86% a 100%
­
• Proveedores en rango de aceptable: calificación de
desempeño entre 65 % a 85 %.

Manual para proveedores 91


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.4 Evaluaciones a los proveedores
6.4.2 Evaluación de desempeño de proveedores

•­ Proveedores en rango deficiente: calificación de


desempeño entre 1% a 64%.
Los proveedores con baja calificación deberán imple-
mentar planes de mejora e informar periódicamente los
avances en las reuniones de seguimiento programadas
por la División de Gestión de Proveedores.

Criterios tenidos en cuenta para la evaluación de desem-


peño de bienes.

Evaluación de
desempeño

Servicio
Entrega Calidad Competitividad
asociado

* Cumplimiento de * Inspección entrada * Comportamiento * Atención,


cantidad de mercancía de precio. información y
* Cumplimiento en * Reclamaciones * Nivel de precio agilidad
fecha de entrega * Servicio postventa
* Admon de
inventarios
* Iniciativas CIPRES
* Ingreso al portal

Manual para proveedores 92


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.4 Evaluaciones a los proveedores
6.4.2 Evaluación de desempeño de proveedores

Criterios tenidos en cuenta para la evaluación del


desempeño a proveedores de servicios.

Tiene en cuenta los criterios de calidad (inocuidad),


competitividad, entrega, servicio asociado, ambiental; y
salud y seguridad ocupacional (S&SO).
El esquema detallado a continuación muestra el flujo
de acciones desarrolladas al interior del área, para la
calificación de servicios.

Manual para proveedores 93


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.4 Evaluaciones a los proveedores
6.4.2 Evaluación de desempeño de proveedores

Inicio

1. Recolección de la info 5. Análisis de la info

2. Selección de proveedores 7. Presentación de los


resultados al comite
estratégico de proveedores
y retroalimentación a los
3. Envío del formato de usuarios evaluadores
evaluación de desempeño
de proveedores a los
usuarios de planta
8. proveedor con bajo
desempeño?

4. Diligensamiento del
formato por parte de los
usuarios de planta. 9. Retoalimentación al
proveedor para que elavore
los planes de acción.

10. Elaboración de la lista


única de pendientes (LUP)

Fin

Manual para proveedores 94


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.5 Análisis de la capacidad de
proveedores

Esta actividad tiene como objetivo garantizar el servicio


en las líneas de producción mediante el diagnostico,
análisis, planeación, implementación y monitoreo de la
capacidad instalada de los proveedores, con relación
a las proyecciones de Bavaria.

A quiénes les aplica el análisis de la capacidad instalada

Esta actividad se aplica a los proveedores segmentados


en la categoría de Materia Prima, Material de Empaque
y Material de Producción. No cubre a los proveedores
nacionales y del exterior, cuyas compras son de a nivel
de Latinoamérica; estos proveedores se deben regir
por las políticas y procedimientos establecidos por el
Hub.

Cómo se realiza el análisis de la capacidad instalada

Manual para proveedores 95


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.5 Análisis de la capacidad de
proveedores
Inicio

6. Validación de la info

2. Selección de los 7. Visita de planta


proveedores

8. Comunicación interna
3. Diagnóstico general de de los resultados a los
los proveedores involucrados en
Bavaria S.A

9. Generación de planes
de acción

5. Diagnóstico detallado de Fin


los proveedores

Manual para proveedores 96


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.6 Programas de mejora PMP

Los programas de mejoramiento de proveedores (PMP),


tienen por objeto acompañar a los proveedores en la
implementación de proyectos a corto, mediano y largo
plazo, para lograr el estándar requerido por Bavaria,
incrementando su competitividad y productividad,
resultado reflejado en la calificación de evaluación del
desempeño.

Estos programas están enfocados al fortalecimiento


empresarial de los proveedores de Bavaria, en las
siguientes oportunidades de mejora:

• Alineación para el cumplimiento de los planes


estratégicos, de mercadeo y comerciales de Bavaria

• Incrementar los niveles de calidad requeridos

• Buscar el cumplimiento de los requisitos legales

• Acompañar al proveedor en el desarrollo productivo,


administrativo y financiero

Bavaria selecciona los proveedores que participan en


cada programa, con base en un diagnóstico donde se

Manual para proveedores 97


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.6 Programas de mejora PMP

identifican las fortalezas y debilidades; posteriormente,


define cuáles son las oportunidades de mejora que se
van a desarrollar con el proveedor.

Algunos programas que han implementado con los


proveedores son: Sistema de Gestión de Calidad, Pro-
grama 5S, Justo a Tiempo, Sistema de Gestión Ambien-
tal, BASC, Responsabilidad Social Empresarial, Sistema
de Seguridad y Salud Ocupacional, Programa a la Med-
ida de sus Necesidades y Programa de Fortalecimiento
Empresarial.

6.7 Programa de productividad


Cipres

El objetivo de CIPRES (Construir valor Integrando


Proveedores Estratégicos) es desarrollar actividades en
estrecha cooperación con los proveedores estratégicos

Manual para proveedores 98


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.7 Programa de productividad
Cipres

de Bavaria, para identificar e implementar mejoras en


productividad cuantificables en QCP (Calidad, Costo,
Plazo), para beneficio mutuo en una relación gaga-
gana.
Se selecciona al proveedor para trabajar conjuntamente
en el programa CIPRES, en función de su impacto
económico en la cadena de abastecimiento.

CIPRES ES:

• Un enfoque de mejora continua en términos de


QCP (Calidad, Costo, Plazo).

• Desarrollado para proveedores estratégicos de


Bavaria.

• Aplicado para eliminar desperdicios en todos los


aspectos (procesos, producto, logística) y en la
cadena de suministro, incluyendo las plantas
propias de producción de los proveedores.

• Basado en la efectividad de un equipo de trabajo


multidisciplinario.

Manual para proveedores 99


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.7 Programa de productividad
Cipres

• Seguido por un plan de acciones acordado.

CIPRES NO ES:

• Una auditoría para verificar


* Certificación / homologación
* Proceso
* Logística
* Finanzas
* Calidad

• Un proyecto para reducir los márgenes de utilidad


del proveedor. La eliminación de desperdicios
permite reducir los costos de fabricación y
suministro de los bienes y servicios, más no
la utilidad.

• Una sesión para negociar precios o volúmenes.

• Una manera de recolectar información, para ser


usada fuera del marco de trabajo del proyecto.

Manual para proveedores 100


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.8 ´Ética y desarrollo sostenible

La División de Gestión Proveedores tiene, entre sus


funciones, promover y comunicar las políticas
corporativas de Bavaria que corresponden al ámbito
de la cadena de abastecimiento.

ÉTICA:

Tiene como objetivo desplegar las pautas éticas que


todo proveedor debe conocer, aceptar y practicar en
los negocios. (Ver numeral 4 de este manual).

DESARROLLO SOSTENIBLE:

El objetivo es promover y alentar el cumplimiento de


los principios de abastecimiento responsable y las
prioridades de sostenibilidad, asegurando el respeto
a los derechos humanos básicos, en la cadena de
abastecimiento. (Ver numeral 5 de este manual).

Es pertinente resaltar que desde el año 2008, se viene


realizando la autoevaluación en desarrollo sostenible a
los proveedores de Bavaria, la cual busca identificar

Manual para proveedores 101


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.9 Certificación de proveedores

oportunidades de mejora que generen planes de ac-


ción que reflejen nuestros valores y compromiso con la
sostenibilidad. La División de Gestión de Proveedores
de Bavaria tiene definido, dentro de sus funciones, ga-
rantizar la calidad y el cumplimiento de los proveedores.

Para asegurar la efectividad de esta labor, se ha creado


un proceso de certificación de proveedores que per-
mitirá contar con un alto grado de confiabilidad en los
productos y servicios entregados.

La certificación se otorga a aquellos proveedores que


cumplen con nuestras expectativas de calidad, costo
y oportunidad, con alto grado de participación en los
procesos de Gestión de Proveedores, en busca de la
mejora continua, mayor productividad y beneficios
comunes, estrechando lazos comerciales y generando
una relación estratégica.

Para garantizar la validez de este modelo, el proceso


será avalado, en el año 2010, por un ente certificador
externo.

Manual para proveedores 102


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.10 Premiación a proveedores

Bavaria, como reconocimiento a la labor y al compromiso


de sus proveedores, lleva a cabo en la convención de
proveedores que se realiza anualmente, la premiación
a las empresas que se destacan en los distintos
segmentos de la cadena de abastecimiento: materias
primas y material de producción, material de empaque,
maquinaria y repuestos, mercadeo y publicidad,
servicios operacionales.

Los premios a proveedores Bavaria tienen como


objetivo motivar a los proveedores y a sus empleados a
trabajar para lograr el mejoramiento continuo en todos
sus sistemas de gestión, procesos y productos, lo cual
se transforma en beneficios para toda la cadena de
abastecimiento; asimismo, permite construir relaciones
equitativas y mutuamente beneficiosas entre las partes
y grupos de interés. De igual manera, lo premios
promueven la participación e integración de más
empresas en la cadena de abastecimiento de Bavaria,
para el beneficio de los consumidores, la sociedad y el
desarrollo económico y sostenible del país.

Manual para proveedores 103


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.10 Premiación a proveedores

El modelo de premiación, actualizado y revisado recien-


temente, contiene una serie de principios filosóficos
y éticos que garantizan la claridad y la transparencia
del proceso. Las principales etapas o actividades del
proceso de premiación se pueden resumir así:

• Postulación, por parte de los proveedores interesados


en participar, en la cual se mencionan los principales
logros y compromisos desarrollados en temas de inver-
sión y crecimiento, innovación y desarrollo, mejorami-
ento en calidad, desempeño, productividad y desarrollo
sostenible.

• Verificación de requisitos que deben cumplir los


proveedores para continuar en el proceso.

• Evaluación interna realizada por funcionarios de Ba-


varia, usuarios directos e indirectos de los productos y
servicios suministrados por los proveedores.

• Evaluación externa, en la cual participan docentes de

Manual para proveedores 104


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
6.10 Premiación a proveedores

las principales universidades del país, expertos en los


criterios de calificación (inversión, innovación, calidad,
productividad, desarrollo sostenible, entre otros).

• Definición de los nominados y los ganadores por


parte del Comité Estratégico de Proveedores, que
actúa como jurado final. El Comité Estratégico de
Proveedores está conformado por el vicepresidente de
la Cadena de Abastecimiento, directores y gerentes de
la cadena de abastecimiento y de la División de Calidad
de la compañía.

• Publicación de nominados

• Entrega de premios en la Convención Anual de


Proveedores

De esta forma, Bavaria reconoce la importante labor


que sus socios estratégicos realizan en su cadena
de abastecimiento y fomenta las relaciones de mutuo
beneficio, en cada una de sus actividades.

Manual para proveedores 105


LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
PROVEEDORES EN BAVARIA
7. REUNIONES Y CONVENCIÓN DE
CAPÍTULO VII
Manual para proveedores

PROVEEDORES

El propósito de las reuniones con proveedores, es


tener un contacto más cercano y personal con los
colaboradores de nuestras áreas y las de los mismos
proveedores; siempre buscando generar confianza
y estrechar nuestras relaciones comerciales.

Las reuniones pueden tratar diferentes temas, tales


como las vistas en este manual y/o desplegar y
comunicar políticas corporativas de Bavaria S.A.

La convención anual de proveedores es un espa-


cio generado por Bavaria S.A. para compartir con
nuestros proveedores estratégicos, los resultados,
tendencias, e información de carácter general que
se han producido en el ejercicio del periodo anterior.
Además, en la convención se realiza la ceremonia
de premiación de proveedores.

Es deber de el proveedor asistir a las reuniones y/o


convención que sea invitado, es deber del proveedor
avisar con tiempo cualquier cambio o aplazamiento
de las mismas.
108
8. PORTAL DE PROVEEDORES
CAPÍTULO VIII
Manual para proveedores

Es un servicio que la compañía dispone para los


proveedores, con el objetivo de integrarnos, en
línea, con toda la cadena de abastecimiento desde
el proveedor, sus procesos y logística interna, garan-
tizando la armonía, oportunidad y transparencia en
el manejo de la información.

Para ingresar al Portal Proveedores, debe ingresar


a la página web de Bavaria www.bavaria.com.co,
luego debe hacer clic en portales y proveedores.

En caso de tener alguna inquietud, se pueden comu-


nicar a través de la línea de atención al usuario, 01
8000 510 029.

7.1 Módulo adquisiciones

Intercambio automático de los negocios a través de


los términos de referencia establecidos que contienen
aspectos del negocio tales como

• Especificaciones técnicas
• Especificaciones de calidad
• Especificaciones de logística
• Condiciones comerciales
• Otras condiciones generales

112
7.2 Módulo estado de cuenta

Nos permite

• Visualizar pagos realizados


• Relación de facturas pagadas
• Visualizar gravámenes pagados

7.3 Módulo información general

Nos permite

• Información propia
• Autoregistro
• Documentos del proveedor
• Manuales de usuario

Manual para proveedores 113


PORTAL PROVEEDORES
7.4 Módulo evaluación de desempeño

Nos permite

Visualizar el resultado de la evaluación de desempeño


en cuanto a

• Calidad
• Competitividad
• Oportunidad
• Servicio Asociado

7.5 Módulo Aprovisionamiento


Nos permite

• Envío del plan de entregas


• Visualizar inventarios y pedidos en curso
• Repartos e información de planificación

Manual para proveedores 114


PORTAL PROVEEDORES
CAPITULO IX

89
Manual para proveedores
Manual de contratistas

El manual de contratistas tiene como objetivo esta-


blecer las principales normas de seguridad, de salud
ocupacional, ambientales y de buenas prácticas de
manufactura, con el fin de eliminar, reducir o controlar
riesgos que puedan afectar a las personas, al medio
ambiente, producto, equipos o instalaciones de la em-
presa.

El manual aplica para todos los contratistas y


proveedores que ingresan o realizan alguna actividad
dentro de las instalaciones de las plantas de Bavaria y
debe ser suministrado, cuando se requiera, por el fun-
cionario contacto en Bavaria.

El manual se encuentra disponible en el sistema de


gestión documental del portal corporativo de
Bavaria.

Manual para proveedores 124


ANEXOS
Formulario de inscripción para
pago electrónico
FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN PARA
PAGO ELECTRÓNICO
Ciudad : Fecha :
Señores :

CERVECERÍA DEL
BAVARIA S. A. CERVUNIÓN S . A. VALLE S. A.
Seleccione las compañías en las cuales quiere inscribirse para el pago
electrónico (ver nota)

Autorizamos a ustedes para abonar, en la cuenta bancaria que reporto a


continuación, los valores que se generen en nuestras relaciones comerciales.

Nombre :
Teléfono :
Nit o Cédula :
Ciudad :
Dirección :
Correo electrónico: Fax :
(para el envío de los avisos de pago)
Información sobre la cuenta corriente o de ahorros

Tipo de cuenta: Corriente Ahorros Nro de cuenta

Declaramos a ustedes que la anterior información, para el registro del pago


electrónico, es correcta.
Atentamente
Firma representante legal :
Nombre representante legal :

Manual para proveedores 96


ANEXOS
Poder especial para autorización
de pagos a terceros
Poder especial para autorización de pagos a terceros

PODER ESPECIAL

Firma
(Nombre y cédula del representante legal)
(Razón social completa)

Acepto el poder:

Manual para proveedores


Firma
(Nombre y cédula del tercero autorizado)
Idea y Dirección General
Adrian De Wilde
Vicepresidente Cadena de Abastecimiento
Luz Mary Rodríguez Jiménez
Directora, Gestión Proveedores

Textos
Carlos González Marca

Diseño Gráfico
Juliana Arias Páez

Impresión Libro
Xpress Estudio Gráfico y Digital

Fotografía
Archivo Bavaria
Luis Fernando Díaz Castiblanco
José Bernardo Gómez Useche
Carlos González Marca
Juliana Arias Páez

Fuentes de Consulta
Archivo Bavaria