You are on page 1of 5

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

1. Objetivo:

Definir las principales directrices para cumplir con el control y la administración de la
documentación del Sistema de Gestión de la Calidad y Sistema de Control interno.

2. Alcance:

Este procedimiento aplica a todos los documentos de origen interno y externo de la entidad
que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad, a excepción de los formatos para los
registros.

3. Términos y referencias:
3.1. Documento: Información y su medio de soporte. En cuanto a su medio de soporte se refiere a
cualquier forma de presentación, un video, fotos, cd, hojas impresas, etc.
3.2. Aprobación: Etapa dentro del procedimiento de control de documentos que determina la
adecuación y la aceptación del documento.
3.3. Documentos Externos: Son aquellos documentos que tienen un origen por fuera de la
organización.

4. Descripción de las etapas de los documentos internos.

Requisito
DESCRIPCION
ETAPA RESPONSABLE REGISTRO
Legal
El contenido del documento es
desarrollado siguiendo los
lineamientos del documento “GA-GI-
001 Guía para la elaboración de Designado por el Ninguno
Ley 594 de
documentos” y de acuerdo con el responsable del
tipo de documento a usar. 2000 proceso donde
4.1 Elaboración Es enviado al Coordinador de Calidad aplica
para los controles que indican a partir
de la etapa 2.
Se revisa y aprueba para que el
contenido de los documentos sea
coherente y consistente con la No Aplica Comité de la Acta de
realidad y adecuado a las Calidad, reunión
necesidades de la empresa. Mejoramiento y
MECI
4.2 Aprobación
Los listados maestros de
documentos, la matriz control
registros y programas no deben
cumplir con la etapa de aprobación.

El estado de la versión se identifica con el número de versión y fecha. Cada vez internos que se genere o modifique un documento interno se actualiza en el listado maestro de documentos internos. Se inicia con la versión No. . dependiendo de la cantidad de Responsable del documentos y de su aplicación se proceso donde se divulga a todo el personal o a los aplica / Miembros responsables de los procesos. Requisito DESCRIPCION ETAPA RESPONSABLE REGISTRO Legal Antes de publicar el documento se le coloca un código. documentos 4.6 revisión actual vigencia el documento. el contenido del documento continúa siendo adecuado y consistente con la realidad y necesidades de la empresa cuando: Responsable del Solicitud de No Aplica proceso donde Se planeen cambios en las cambios 4. El Coordinador de Gestión de la Calidad les comunica a los responsables de los procesos la inclusión de nuevos documentos en No Aplica Coordinador de Control de los puntos de uso. Cambios en la legislación. se obtiene un duplicado uso con autorización de la Alta Dirección.5 Revisión actividades o aspectos incluidas aplica el en el documento documento Solicitud de las personas involucradas Resultados de auditorías. Asegurarse Los documentos aprobados son que la colocados en los puntos de uso.3 disponible En el caso que se necesite una copia en los de cualquiera de los documentos puntos de internos.4 Divulgación que estos con personal del Comité de Calidad. para del Comité 4. No Aplica Coordinador de la Ninguno versión Aquellos que requieren ser pertinente distribuidos en forma impresa se les coloca un sello con la leyenda “Copia Calidad este Controlada”. 4. Posteriormente y Calidad / divulgación. colocados en el encabezado de los documentos. 1 y se va aumentado en la medida que se No Aplica Coordinador de la Listado actualice el documento. Mejoramiento y MECI comuniquen Evaluar si el documento. La fecha maestro de Estado de la indica a partir de cuando entra en Calidad. de acuerdo con el documento “GA-GI-001 Guía para la elaboración de documentos”.

se realiza una copia de seguridad Sistemas seguridad que se conservan en la oficina del Representante de la Alta Dirección. matriz control registros y programas). Adicionalmente cada Coordinador de fácilmente vez que se apruebe un nuevo No Aplica Control de Calidad/ identificables documento o se modifique uno copias de 4. 6 y 7. responsable del cuándo en esta se determine la proceso al cual necesidad de actualización. Versión: Fecha: Descripción de los cambios. 4. Los documentos son impresos en tinta no borrable. Requisito DESCRIPCION ETAPA RESPONSABLE REGISTRO Legal A partir de la versión 2 del documento (no aplica a formatos. se adiciona al final No Aplica Coordinador de la Tabla de una tabla que contiene la siguiente control de Identificación información: Calidad. o por Ley 594 de aplique/ Solicitud de solicitudes de cambio y repetir los Coordinador de 4. 3. de los cambios 4. Se mantiene un listado maestro de documentos internos.8 Actualización pasos 2. 2000 Gestión de la Cambios Calidad. Diariamente el Profesional de Sistemas hace una copia de seguridad de la información que se encuentra en la carpeta del SGC en el sistema interno. donde se relacionan todos los documentos internos del Sistema de Gestión de la Calidad y Sistema de Control Interno tal y como se identifican.7 No. Ajustar el contenido del documento Designado por el según resultados de la revisión. En el computador de la Coordinación de Calidad se Asegurarse que conserva el original en una carpeta los documentos destinado para tal fin la cual se controla con un código de acceso permanezcan conocido además por el Gerente legibles y de Calidad.10 Control de versión del documento y en el Gestión de la obsoletos sistema la nueva versión Calidad reemplaza a la anterior. . Las copias impresas de documentos internos son destruidas al entregar la nueva No Aplica Coordinador de Ninguno 4.9 Profesional de existente. cambios. listados.

4 Actualización de los procesos donde aplica el distribución”. documentos externos en la columna de Las personas responsables de esta “Responsable de etapa informan sobre las No Aplica Ninguno actualizaciones a los responsables la actualización y 5. donde documento aplique Reemplazar o anexar el texto o las hojas según los envíos de actualizaciones o modificaciones de los d o c u m e n t o s señalados en Asignados en el el listado maestro de documentos listado maestro de externos. 5.2 en los documento externo en un lugar aplica el documento puntos de protegido y conocido. este es entregado al Listado proceso que lo requirió. uso Acta de El responsable del proceso donde Responsable del reunión aplica el documento comunica e proceso donde del Divulgación informa a las personas a su cargo aplica el documento proceso 5. A su vez el No Aplica Alta Dirección maestro de responsable del proceso donde documento /Responsable del aplica el documento le informa al s externos proceso donde Coordinador de Calidad las aplica el documento disposiciones del nuevo 5.3 No Aplica del que manejarán el documento. Calidad Disposición de la versión Los responsables de cada proceso Responsable del pertinente se encargan de mantener el proceso donde No Aplica Ninguno 5. . para que este las /Coordinador de incluya en el listado maestro de documentos externos.1 Adquisición documento. documento. Descripción de Etapas de los Documentos Externos Requisito REGISTRO ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Legal Una vez obtenido el documento externo.

la actualización o modificación se entrega al responsable del proceso donde aplica el documento. Los documentos que no contienen estas hojas se Asignados en el listado Pauta para controlan por medio de las maestro de el control de Estado de la fechas de sus modificaciones. Posteriormente. Requisito REGISTRO ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Legal Las actualizaciones enviadas de algunos documentos se controlan por medio de la pauta para el control de servicio. para que repita las etapas 2 y 3.5 distribución No Aplica distribución”. . la actualización y 5. Los documentos obsoletos se les coloca un sello con la inscripción “Documento Responsable del Documento obsoleto” y se conservan No Aplica proceso donde aplica s obsoletos Control de el documento/ con su sello según lo estipulado en el 5.6 obsoletos Secretaria de Archivo listado maestro de documentos externos. documentos externos servicio/Fec actualización o en la columna de ha as de las modificación A través del listado maestro “Responsable de modificacion actual y de documentos externos se es controla su distribución.