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GLOBAL-PRO-HSE-010

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
REV. 01 - 05/04/2017
DOCUMENTOS, DATOS Y REGISTROS
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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS, DATOS Y
REGISTROS

APROBACIÓN E HISTORIA DEL CAMBIOS

01 05/04/2017 R.J. J.A. A.L. REVISION PARCIAL DEL DOCUMENTO,
Coord. HSE Ing. Proyectos Gerente FRECUENCIA, DESARROLLO.
00 24/JUN/2010 J.A J.A A.L EMISION INICIAL DEL DOCUMENTO

REV FECHA ELABORA REVISA APRUEBA DESCRIPCIÓN CAMBIO
APROBACIÓN

Copia Controlada – Proceso HSE

 Documento: Información consignada en un medio de soporte (papel. Copia Controlada – Proceso HSE . procedimientos. Procedimiento documentado. Instructivos y documentos externos) 3. disco magnético. plan de calidad. GLOBAL-PRO-HSE-010 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REV. DEFINICIONES. Salud en el Trabajo Y Medio Ambiente. aprobar revisar.  Es responsabilidad de cada líder de proceso la actualización y entrega de la información al coordinador HSE para la respectiva actualización de Listado Maestro de Documentos.6. DATOS Y REGISTROS Página 2 de 15 1. Salud en el Trabajo. etc. DOCUMENTOS DE REFERENCIA  ISO 9001:2015  OHSAS 18001:2017  ISO 14001:2015  GUIA RUC – Concejo Colombiano de Seguridad  Decreto 1072 de 2015 Capitulo 6 Articulo 2.  Documento Controlado: Documento del Sistema cuya distribución es restringida y en donde cada copia entregada ha de ser remplazada cada vez que se emita una nueva versión del documento.  El Coordinador de HSE es el responsable de la divulgación de este procedimiento. óptico o electrónico. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los documentos. 01 . y Calidad y demás documentos de los procesos de la organización establezca. almacenamiento.4. 4. los criterios a seguir para garantizar la identificación. (Manual del Sistema de SIG HSEQ. recuperación. Medio Ambiente.2. una fotografía o muestra patrón o combinación de estos) Ejemplo: Manual. modificar y controlar los documentos del Sistema Integral de Gestión de Seguridad. datos y registros que se generen como resultado de los procesos administrativos y operativos que la empresa ejecute. 2. OBJETIVOS  Definir e implementar una metodología estándar que permita elaborar. protección.  Definir los criterios que deben contener cada uno de ellos. RESPONSABILIDADES  El responsable de la elaboración y actualización de este procedimiento es el Coordinador del HSE. registro. plan HSE.12 5. control a los documentos externos requeridos para dar cumplimiento al sistema. tiempo de retención y disposición de los registros generados en el Sistema de Gestión de Seguridad.05/04/2017 DOCUMENTOS.

Los registros pueden generarse en medios físicos. no se responsabiliza por realizar la actualización cuando se emitan nuevas versiones.  Revisión: Es la identificación del estado actual del documento la cual indica cual es el documento que debe ser utilizado. Una vez diligenciado es un registro.  Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o que proporciona evidencia de las actividades realizadas. Por ejemplo. deben ser fotocopiados para evitar que se borren en el tiempo.  Documento o registro Físico: Información disponible (impresos o escritos). electrónicos o digitales.  Protección: Mecanismos utilizados para preservar o salvaguardar los registros evitando su pérdida o deterioro para posteriores consultas. requisitos internos. servidores.  Documento o registro Digital o Electrónico: Información en cualquier formato de archivo. servicio o del proyecto. ciclo de vida del producto. controlar el acceso y consulta de los registros fácilmente.  Documento Obsoleto: Documento que ha perdido su vigencia. entre otros. por producto. entre otros.  Tiempo De Retención: Tiempo durante el cual se conservan o guardan los registros. GLOBAL-PRO-HSE-010 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REV. entre otros. Información en cualquier formato de archivo. contractuales. los mecanismos de protección dependen de la forma de almacenamiento y niveles de confidencialidad definidos. 01 . disponible en discos duros. cronológico. para lo cual se requiere considerar aspectos legales.  Los documentos y registros que se reciben por fax. evidencia de una actividad o de un resultado. el cual proporciona evidencia objetiva de actividades desempeñadas. pero que de una u otra forma influyen en los procesos administrativos y operativos y es necesario para el desempeño del SIG HSEQ  Formato: Plantilla para registrar información. microfilmaciones. Copia Controlada – Proceso HSE .05/04/2017 DOCUMENTOS. cintas de video.  Recuperación: Forma de localizar.  Documento interno: Documento que elabora la organización para el SIG HSEQ  Documentos externos: Son aquellos emitidos por organizaciones externas. DATOS Y REGISTROS Página 3 de 15  Documento No Controlado: Copia de un documento del Sistema de la cual es entregada a agentes internos o externos pero donde GLOBAL TECH. por área geográfica. experiencia. disponible en cámaras o tarjetas magnéticas.

 Instructivos de trabajo: Documentos que contienen descripción detallada de cómo realizar una actividad. Medio Ambiente y Calidad  HSE: Salud.1. metas para el cumplimiento de objetivos. DATOS Y REGISTROS Página 4 de 15  Programa: Documento que especifica actividades. ABREVIATURAS  SIG HSEQ: Sistema Integral de Gestión de Seguridad. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Cuando se requiera elaborar un documento se debe:  Coherencia de las disposiciones  Aplicabilidad de las disposiciones  Existencia de recursos para aplicar las disposiciones  Coherencia con otros documentos  Estructura y Contenido  Redacción  Empleo de textos descriptivos. TIPO LETRA: Arial TAMAÑO DE LETRA: Para efectos de Cuadros de Excel. cuadros de texto Copia Controlada – Proceso HSE .: Revisión 7.  Rev. metodología. 6. indicadores. herramientas. fechas. recursos. por quien y cuando. seguridad y Medio Ambiente. 01 .  Procedimientos: Documentos que especifican los criterios. Salud en el Trabajo. establecidos para asegurar la eficaz operación y control de un proceso o actividad específica dentro de la empresa.  Matriz: Se constituyen como una herramienta de control e información de gestión.  Plan: Documento que especifica actividades. PROCEDIMIENTO 6. GLOBAL-PRO-HSE-010 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REV. recursos asociados. diagramas de flujo o tablas para facilitar la comprensión y aplicación por parte de los usuarios. responsables.05/04/2017 DOCUMENTOS.

05/04/2017 DOCUMENTOS.2 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. 01 . Se detecta la necesidad de elaborar o modificar un documento (procedimiento. se informa al solicitante la decisión tomada. Si el documento requiere correcciones se le informa al solicitante para que verifique la aplicabilidad de los cambios al documento en borrador y regresa al ( Numeral 2) 4. Acta de Reunión Empresa: Caracteres del primero nombre de la razón social de la empresa GLOBAL.1.Numero Consecutivo. Todos los documentos y registros tendrán la siguiente estructura en el código: Empresa . se le debe asignar el código consecutivo de su proceso interno y entrega copia al coordinador HSE para incluirlo en el listado maestro e incluir los documentos a disco de almacenamiento de información. y termina el proceso. 5. DATOS Y REGISTROS Página 5 de 15 El tamaño de la letra se ajustara a la necesidad del formato de tal forma que sea legible y visible. Ejemplo: GLOBAL.FOR-HSE-002.Tipo de documento – Proceso . 3. GLOBAL-PRO-HSE-010 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REV. programa etc. formato. Si el documento no es avalado. Se debe divulgar todo documento de los diferentes procesos y a los cargos relacionados. 6.) 2. enfatizando en la utilización. conservación y control del documento. Se evalúa la propuesta de elaboración y/o modificación del documento con las personas que conocen la operación. 8. 6. 1.1. Copia Controlada – Proceso HSE . 7. 6. Si el documento es aprobado se comunica la decisión al solicitante para que este a su vez actualice el documento con la información necesaria aprobada actualice la REVISION (REV) del documento.1 Proceso para crear o actualizar un documento o formato. Si el documento es nuevo. MARGENES: Se ajustaran a las normas de ICONTEC Vigentes. Si la propuesta del documento es avalado se procede a su aprobación.

01 . GLOBAL-PRO-HSE-010 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REV. Salud en el Trabajo y Ambiente HSE  NUMERO CONSECUTIVO: Tres dígitos numéricos los cuales indican el consecutivo interno de cada proceso y consecutivo de tipo de documento. Proceso de Planificación (Gestión Gerencial) GG Proceso de Gestión Comercial COM Proceso Ejecución de Obra EDO Control Calidad QC Proceso de Mantenimiento MTO Proceso Gestión Admirativa (Talento Humano) ADM Procedo de Gestión Compras y Almacén CA Proceso Seguridad. DATOS Y REGISTROS Página 6 de 15 TIPO DE DOCUMENTO: Dos o tres caracteres que identifican al tipo de documento de la siguiente manera: Manual MAN Programa PRG Procedimiento PRO Plan PLN Instructivo INT Matriz MTR Formato FOR Listo Maestro LTM Documento Informativo DI PROCESO: Dos o tres caracteres los cuales indican el proceso que emite el documento. Copia Controlada – Proceso HSE .05/04/2017 DOCUMENTOS.

Código del documento Fila II: Rev. GLOBAL-PRO-HSE-010 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REV.1. DATOS Y REGISTROS Página 7 de 15  Título del Documento Debe ir todo en letra MAYUSCULA y centrado en la página como lo muestra la imagen a continuación. tablas de Excel información digital y física): Primera Columna LOGO EMPRESA Segunda Columna TITULO DEL DOCUMENTO Tercera Columna se subdivide en tres filas Fila I. ENCABEZADO GLOBAL-FOR-HSE-035 REGISTRO DE ASISTENCIA REV.3. 00 /Fecha de Ultima Revisión Fila III: Pagina de 0 de 0 Ver Ejemplo: GLOBAL-PRO-HSE-010 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REV. 01 . 01 / 24/12/2016 DOCUMENTOS. denominada portada estructurada así: Encabezado (Excepto para formatos.05/04/2017 DOCUMENTOS. DATOS Y REGISTROS Página 7 de 15 6. Copia Controlada – Proceso HSE . 02 01/11/2016 Los demás documentos deberán: Portada Todo documento tendrá una primera página.

para ello el usuario debe informar al coordinador HSE los cambios propuestos y las razones para dicho cambio. Antes de su distribución los documentos (nuevos o modificados) son revisados para verificar su adecuación. 6. sin embargo no debe cambiarse la estructura de la codificación la cual debe registrarse en el documento para identificar el documento y su Revisión actual. una acción de mejora. GLOBAL-PRO-HSE-010 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REV. pie de página) Columna I: Revisión vigente Columna II: Fecha de última revisión Columna III: Iniciales de quien Elabora y Cargo Columna IV: Iniciales de quien Revisa y Cargo Columna V: Iniciales de quien Aprueba y Cargo Columna VI: Descripción de cambios hechos al documento Ejemplo: Copia Controlada – Proceso HSE . Los documentos se pueden actualizar o modificar como resultado de una acción correctiva.4 PROBACIÓN E HISTORIA DEL CAMBIOS Aprobación del documento e historial de Cambios (No aplica para formatos). DATOS Y REGISTROS Página 8 de 15 *NOTA IMPORTANTE: Los encabezados de documentos pueden ser diferentes a los antes relacionados. 01 . 1.05/04/2017 DOCUMENTOS. Cuadro situado en el parte inferior de la portada (No.1. cambios en el proceso o actividad. Para garantizar la adecuación 2.

A. Calidad  Quien aprueba: Cliente Deberá Consignarse Iniciales de Nombre y Primer apellido de los que intervienen en la aprobación y cargo del mismo. Gerente Gerente FRECUENCIA. Coord. Alcance: Extensión y campo de aplicación del documento. Copia Controlada – Proceso HSE . 6.2.L A. 2.J. GLOBAL-PRO-HSE-010 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REV. Responsabilidades Menciona los Cargos que tienen la responsabilidad de la ejecución del documento 4.L. ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS GENERALES 1. define los límites de aplicación del documento. Objetivo: Describe lo que se pretende alcanzar con el documento en mención. Pueden contener tanto objetivos generales como específicos. HSE 00 24/JUN/2010 J. DESARROLLO. como se muestra. Evidencia el personal. Definiciones: (Cuando Aplique) describen los conceptos de cada uno de los ítems que se desarrollan.A J. normas legales. 01 . 6. Documentos de Referencia: (Cuando aplique) Es el listado de los documentos relacionados con el documento.05/04/2017 DOCUMENTOS. o documentos externos exigidos por el cliente o entidad especifica. o Ingeniero Proyectos  Quien Revisa: Ing. los procesos o las áreas que interactúan con el documento. Ing. Son las siglas para identificar un concepto u cualquier termino que aplica en el documento. 5. REVISION PARCIAL DEL DOCUMENTO. Abreviaturas: (Cuando Aplique). Residente.L EMISION INICIAL DEL DOCUMENTO Proyectos Proyectos Gerente REV FECHA ELABORA REVISA APRUEBA DESCRIPCIÓN CAMBIO APROBACIÓN  Quien Elabora: Líder de proceso o delegado por el responsable del proceso  Quien Revisa: Calidad y/o HSE cuando aplique  Quien aprueba: Gerencia GLOBAL TECH Procedimientos OPERATIVOS ESPECIFICOS PARA PROYECTOS:  Quien Elabora: Supervisor.A A. DATOS Y REGISTROS Página 9 de 15 APROBACIÓN E HISTORIA DEL CAMBIOS 01 10/OCT/2016 R. 3.

6. Oficios Emitidas por Gerencia o líder de proceso que requiera emitir una carta (Solitudes. 01 .Flujogramas. 4. Portada Estándar por la empresa 2. CARTAS Y/O OFICIOS Cartas. 8. Formatos relacionados: (Cuando palique) Se debe relacionar formatos que están relacionados para la ejecución del procedimiento. memorandos.05/04/2017 DOCUMENTOS.3 ESTRUCTURA PROCEDIMIENTO OPERATIVOS 1. Requerimientos Salud y Seguridad HSE. Dando las pautas que se deben cumplir para su ejecución describiendo en forma gráfica o escrita el método para el desarrollo de las actividades. 7. GLOBAL-PRO-HSE-010 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REV. cuadros. DATOS Y REGISTROS Página 10 de 15 7. etc. Objetivo 3. Pie de Pagina Copia Controlada – Proceso HSE . Procedimiento: Se detallan las actividades paso a paso que se describen en los objetivos del documento. NIT de la Organización. Requerimientos de Seguridad. puntual y aplicable a la realidad. certificados etc. Descripción del procedimiento – Cuadros. textos imágenes) Debe ser claro. Salud y Ambiente Nota: En la descripción del procedimiento de debe citar los formatos donde se llevaran los registros cuando aplique. 9. (La descripción puede hacerse en flujo grama.) Encabezado: Logo Nombre Completo de la Organización. (En este ítem se debe definir los parámetros de seguridad para desarrollar las actividades de la naturaleza del procedimiento.

1 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Las copias distribuidas en medio magnético deben tener protección contra escritura por esta razón se enviaran en PDF para de esta manera evitar modificaciones sin el control respectivo.  En el Listado Maestro de Documentos GLOBAL-LMT-HSE-001 se identifica quienes poseen copia de cada documento. mantener actualizados el Listado Maestro de Documentos GLOBAL-LTM-HSE-001. Actual (Posición parte superior o inferior margen derecho de la página)  Debe indicar el número de página margen derecha inferior en pie de página. tipo de letra del documento se deben regir con los criterios de la ICONTEC NTC 3393  Anexar Código del Documento o formato y Rev. HSE-01)  De igual forma llevara un consecutivo alfanumérico indicando el proceso y número consecutivo interno del proceso. GLOBAL-PRO-HSE-010 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REV. EMISIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS  Es responsabilidad del coordinador HSE. cuando este es actualizado. DATOS Y REGISTROS Página 11 de 15  Dirección de Empresa. Ejemplo (ADM-01. Contacto e mail. 8.bitácoras que contenga información relacionada con HSEQ.  El contenido. 01 .05/04/2017 DOCUMENTOS. 8. Es decir que finalizado el año calendario se reiniciara el consecutivo numérico para el año vigente. Copia Controlada – Proceso HSE . Número de Contacto telefónico. Estos consecutivos cierran anualmente.  En la Matriz de Documentos y registros se debe incluir libros. márgenes.  Dentro de la página cada líder d proceso llevara un consecutivo de nuero de oficio externo que es enviado indicando el proceso que lo emite.  Es responsabilidad de cada líder de proceso informar y entregar al Coordinador HSE Documentos y formatos en las Revisiones actualizas.

donde el responsable del control es el (coordinador HSE) Quien es el encargado de notificar los cambios. PROTECCION DE REGISTROS.  Cuando sea necesario archivar documentos enviados por fax. Los documentos de origen externo deben registrar en el listado maestro de documentos y cada líder de proceso entregara al Coordinador HSE el listado de documentos externos para ser incluidos en el listado maestro de documentos.4 Documentos Externos Son los instructivos de operación de equipos. y cuando el documento es impreso por un usuario diferente al responsable del SIG HSEQ Los poseedores de los documentos son responsables de conservar y mantener las copias controladas entregadas por el departamento de HSE.05/04/2017 DOCUMENTOS.  Deben estar totalmente diligenciados.  No doblar los documentos. GLOBAL-PRO-HSE-010 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REV.  No hacer anotaciones sobre los documentos originales. AZ o cajas debidamente rotuladas. tratar de hacer la menor cantidad de pliegues. informes de los proveedores. es conveniente sacar fotocopias y archivar estas. necesarios para cumplir exigencias contractuales y para el desarrollo del sistema de Gestión. (Se le insertara al documento en marca de agua “Copia No Controlada” Parte Inferior del documento – Pie de Página) 8. “tachones” o uso de corrector. además se deben seguir las siguientes recomendaciones:  La ubicación de las carpetas. Los registros que se encuentran en medio físicos deben estar en carpetas. actualizaciones y/o modificaciones a los poseedores de tales copias. 9. Si se tienen que doblar. 01 .  No debe haber enmendaduras. Copia Controlada – Proceso HSE . DATOS Y REGISTROS Página 12 de 15 8.3 Copia No Controlada Se considera copia no controlada a la documentación del SIG HSEQ enviada por Internet.2 Copias Controladas Se denominara (COPIA CONTROLADA) A documentos impresos que se vayan a distribuir a los diferentes procesos. deben quedar ajustada para evitar deformaciones. (Se le insertara al documento en marca de agua “Copia Controlada” Parte Inferior del documento – Pie de Página) 8.

cuya reserva y custodia está a cargo del médico correspondiente. periódicos y de retiro de los trabajadores. así como los conceptos de los exámenes de ingreso. El computador que contiene el sistema de gestión el cual está ubicado en el proceso HSE. Los lidere de procesos deberán entregar la información parcial al Coordinador parcial digital para unificar los documentos del SIG. DATOS Y REGISTROS Página 13 de 15 La protección está relacionada con las condiciones de seguridad física y ambiental que se deben mantener para salvaguardar los registros almacenados en cualquier medio. La confidencialidad de la información es responsabilidad de cada funcionario del proceso asegurar el establecimiento y cumplimiento de las mismas. espirómetros.13. fácilmente identificables y accesibles. Asegurando el acceso. deben ser conservados por un periodo mínimo de veinte (20) años. 10.05/04/2017 DOCUMENTOS. deterioro o pérdida.1 Conservación y recuperación de Documentos. RECUPERACIÓN Y/O CONSULTA 10. 01 . así como los resultados de los exámenes complementarios tales como paraclínicos. audiometrías. garantizando que sean legibles. radiografías de tórax y en general.  Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud en el trabajo. contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa:  Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores. como resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo.  Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo. los resultados de exámenes de ingreso.2. El empleador debe conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de manera controlada. en caso que no cuente con los servicios de médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud en el trabajo. Artículo 2. GLOBAL-PRO-HSE-010 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REV. DISPONIBILIDAD. custodia y conservación de la información. las que se realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la exposición a peligros y riesgos. periódicos y de egreso. pruebas de monitoreo biológico. protegidos contra daño. TIEMPO DE RETENCIÓN.6.4. Los siguientes documentos y registros. Conservación de los documentos. Copia Controlada – Proceso HSE .

memorias USB.  Se deberá realizar back up mensualmente de los documentos y registros en medio magnético (DISCO DURO O SERVIDOR). servidores de Internet.BACK UP.) deben tener una copia o back –up de respaldo. 10. y. DATOS Y REGISTROS Página 14 de 15  Registros de las actividades de capacitación.  Para la recuperación de los documentos o registros estos son archivados de la fecha más antigua a la más reciente.Mensualmente deberá realizar copias. Para garantizar el acceso a la información en caso de emergencia se deberá tener una copia externa a la organización..2 COPIAS DE SEGURIDAD DE ARCHIVOS MAGNÉTICOS . Los documentos del SIG HSEQ y registros. Copia Controlada – Proceso HSE . etc. las cuales solo se manejaran por la dirección de HSE.  En el caso del archivo del sistema de gestión cuando termine el año en curso se archivan en carpeta de 4 solapas o cajas indicando año – proceso – contenido general. Gerencia será la responsable de la tenencia.3 ALMACENAMIENTO  MEDIO FISICO AZ – Marcadas como se indica a continuación: Logo Empresa Contenido de la AZ General o Detallado Títulos Proceso responsable de los registros Tomo consecutivo del Año Año del cual se almacena la información para consulta  Internamente se deben almacenar de la fecha más reciente a la más antigua. 10. formación y entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo. registro del suministro de elementos y equipos de protección personal. en cuyo caso serán remplazados y actualizados por la nueva Revisión.05/04/2017 DOCUMENTOS. 01 . que se encuentren en dispositivos de almacenamiento magnéticos (discos duros.  Los documentos se conservaran hasta que se realice una modificación. GLOBAL-PRO-HSE-010 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REV. que se deben salvaguardar y proteger de agentes externos que pueden deteriorar esta clase de documentos y medios de almacenamiento.

Si las dos caras de la hoja ya fueron usadas se ubicara en el área asignada por HSE. DOCUMENTOS RELACIONADOS GLOBAL-LTM-HSE-001 Listado maestro de documentos. 01 . las copias desactualizadas de los documentos deben ser marcadas la cara usada y se ubicaran en un lugar con el nombre (PAPEL REUTILIZABLE). Copia Controlada – Proceso HSE . Está prohibido reutilizar papel que contenga información contable – facturas  Información Exámenes médicos Ocupacionales  Informes de Investigación de AT o Enfermedades Laborales  No se debe reutilizar papel machado con suciedad o degradados de tintas por humedad. 12. DATOS Y REGISTROS Página 15 de 15  MEDIO MAGNETICO Se debe almacenar y ordenar información por:  Años – Temática  Para el caso de los formatos Indicando los dos Últimos dos números de código del formato. GLOBAL-PRO-HSE-010 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REV. este deberá ser guardado en una carpeta OBSOLETOS  Toda copia OBSOLETA se debe marcar con letra grande y color rojo la palabra OBSOLETO o FORMATO ANULADO. Reutilización: Para asegurar la NO utilización de documentos vigentes. Toda la documentación reciclable se entregara roto manualmente o mecánicamente y se almacenara según codificación de Colores para la clasificación de Residuos Sólidos. se debe proceder a depurar o eliminar los registros almacenados en cualquier medio. REQUERIMIENTOS DE SEGURIDAD Y GESTION AMBIENTAL Una vez los documentos y registros han cumplido su ciclo de vida o tiempo de retención.  Cuando se realice un cambio en algún documento o formato. 11. Para los demás documentos es opcional.05/04/2017 DOCUMENTOS. Se ubicara en el área asignada con el nombre (PAPEL RECICLABLE).  Cualquier otro tipo de información de interés exclusivamente de la empresa. Seguido del nombre del documento.