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INFORME

:

ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO NORMAL DE
COMPRAS.

POR : CATALNA FERNANDEZ HUERTAS

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir
de la comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente
actividad, realice un informe donde describa las actividades que se
desarrollan en un proceso normal de compras. En el informe además de
describir las actividades, debe incluir un cuadro en el cual relacione los
documentos de origen interno y de origen externo que se requieren o que
se generarían en el desarrollo del proceso.

SOLUCIÓN

Proceso normal de compras esclarece lo siguiente: se hace adquisición de
insumos o bien llamados como materias primas, importantes para función
pertinente de una organización de ahí la relación con la gestión de calidad
es de suma importancia; una entrada para muchos de los procesos, es el
departamento de compras desde la ISO 9001, procesos de carácter
misionales como procesos de carácter de apoyo que ejerce una
organización. Su gestión impacta directamente en los resultados que busca
la empresa porque su importancia va ajustada principalmente a los
resultados económicos de la empresa, la calidad del producto final, la
satisfacción del cliente y la confianza del cliente interno respectivamente.

¿Cómo sería la gestión del proceso de compras?

1. Identificar los productos críticos a comprar: Los productos críticos
son aquellos que hacen parte del negocio pero con ellos van
relacionado aspectos negativos hacia el mismo, al identificar que
productos son críticos se debe seguir una reagrupación de aspectos
que son característicos de dichos productos o servicio que
comercializa la empresa, y con ello entablar diferencias entre un
producto crítico y no crítico, también a qué proceso pertenece y el
producto final, es importante resaltar si el producto impacta, si se
compra en paquetes, como también resultaría provechoso mostrar
cómo sería el carácter crítico que estos poseen, si bien se puede
llamar índice de criticidad.

2. Definir especificaciones del producto a comprar: en toda
organización se deben establecer y de forma definida la metodología
y responsabilidades para comunicar las necesidades de compra a los
proveedores para realizar las compras y que la metodología sea
transmitida al proveedor. las especificaciones para el proceso de
compra están encadenados con requisitos de manera definida: Por
ejemplo, cantidad, material, forma, medidas, fechas, etc. Dichos
requisitos son muy variables en función del sector y necesidades de
la organización.

3. Planear las compras: A partir de la previsión de lo que se pretende
vender, se abastece de lo que lo principal que se necesita para así
brindarlo de una mejor forma. Para los programas de compras se
emplea pronóstico de demanda definido y con ello se induce a notar
el tipo de ganancia el cual establece la comercialización de un
producto más que otro, dado que los tipos de productos ofrecen un
tipo de demanda dependiendo los gustos de los compradores,
adicional a los anterior, es importante las cantidades a comprar y el
momento justo que se debe realizar dicha acción de compra.
Mantener los puntos claros es lo que encamina a realizar acciones y
con ello la mejora en cuanto a negociaciones si de compras de habla
con el proveedor a fin de obtener descuentos, permite disminuir
inconvenientes en el inventario que se realice y aumentar una directa
mejorar el tratamiento que se le brinda al producto en
comercialización, en caso de las características entre ellos encajan
materiales delicados y los que tiempo corto plazo como los que se
pueden vencerse estando en comercialización.

4. Evaluar y seleccionar proveedores: Toda empresas u organización
en funcionamiento inmediato deben disponer siempre de una lista
destacada en donde se encuentran seleccionados los proveedores
capaces de poseer funciones suficientes para satisfacer las
necesidades de compra que brinda la empresa o en algunos casos
organizaciones amplias. Para dicha selección de un proveedor, la
organización debe aplicar una evaluación que permita resaltar las
funciones de capacidad de hacer el suministro directo de los
productos para comercializar ya obtenidos por la empresa, como las
empresas aparte pueden ofrecer productos hay otras cuya
características de servicios, lo cual lo mencionado anteriormente
también aplica a empresas que brinden servicios. Con dicha
evaluación se deben seguir criterios en la escogencia de los
proveedores destacados y esto lleva a la breve consideración
pertinente que tiene la organización, Una forma sencilla de realizar
esta evaluación es obtener un índice de calidad de cada proveedor,
este resultado puede mostrar la cantidad de incidencias o no
conformidades de cada uno de los proveedores entre la cantidad de
pedidos de servidos. por ejemplo, que se encuentre ubicado en un
lugar determinado, que tenga las certificaciones requeridas, ser un
proveedor oficial, etc. Así es como se rectifica la comodidad y
beneficio de ciertos proveedores que son los que trabajaran con
dicha organización, pero también es importante tener en cuenta que
toda empresa en proceso de selección de proveedores, la selección
debe realizarse de manera periódica, considerado semestralmente se
realiza la reevaluación a los proveedores, con el fin de determinar si
continúan o no en el listado de proveedores, para futuras
adquisiciones., esto depende del comportamiento en general de los
proveedores contratados. Los datos de evaluación deben ser
incorporados al listado de proveedores para poder utilizar esta
información en el momento de elegir a un proveedor.

5. Realizar el trámite de compra: Una vez ha sido seleccionado el
proveedor, el Jefe de Compra elabora lo que se le llama la "Orden de
compra" y obtiene la autorización del ordenador del gasto,
asegurándose de contar con la aprobación de la Junta Directiva

6. Verificar el producto comprado: Los productos que han sido
entregados por los proveedores previamente seleccionados deben
seguir supervisión previa como la verificados y/o inspeccionados
antes de ser incluidos en los procesos de la organización. Siempre se
debe realizar dicha acción antes mencionada al recibido solicitado,
realizándose una breve inspección, prueba, ensayo, entre otros
aspectos necesarios del producto. Una práctica muy útil es comparar
lo especificado en la factura con lo que se tiene en el espacio físico
dado que si se encuentra una anomalía en aquello que no coincide,
puede considerarse como puntos considerados negativos en la
eficiencia de proveedor, según las disposiciones de la empresa.
Recuerda dejar evidencias, los registros como: Solicitud de Pedido,
Orden de Compra, Matriz comparativa de cotizaciones, Listado de
Proveedores, Solicitud de revisión y/o elaboración de contratos y
convenios; aspectos que son esencial en toda verificación.

7. Re-evaluar proveedores: la mayoría de las organizaciones tienen
alrededor de cientos de proveedores y sin embargo, los
clasifican por proveedor de carácter crítico o no crítico en función de
su impacto en el sistema de gestión de calidad. Por lo que establecen
criterios como evaluaciones para considerar un proveedor crítico y a
estos proveedores les hacen la evaluación de desempeño, lo cual
puede ser permitido por la norma, pues esta específica que el tipo y
grado de control sobre el proveedor depende del impacto sobre el
producto final.

8. Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas,
preventivas y mejora): La medición del proceso de compras nos
permitirá tomar acciones para las respectivas correcciones y con ello
la consecuente mejora para la contribución al equilibrio esencial de
toda empresa, resaltando que tener riesgos asociados a la compra
hacen más fácil el esclarecimiento de acciones correctivas y
preventivas que podemos adelantar.
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA:

INTERNOS EXTERNOS

Documento donde se recopila las características específicas del Requisitos legales, y
producto o servicio a vender, aspectos normas internacionales,
cuantitativos/cualitativos pertenecientes a dicho producto a donde acoplan las
vender, producto a comprar, cantidad, criticidad entre otros características estándares
que debe tener cada
producto.
Documento cargado con las metodologías del proceso de Catálogos de los equipos,
compra y subcontrataciones. necesarios para obtener el
producto o/y servicio a
realizar.
Documentos nutridos de los datos y resultados de la selección Hojas de seguridad, Hojas
y evaluación de proveedores que hacen parte de la empresa y de utilidad de la materia
los que están en el proceso evaluativo. prima o insumos, con las
cuales se obtendrá el
producto o/y servicio.
Documento donde se describe tanto el producto como el plazo Orden de compra, facturas y
solicitado, así como otros condicionantes (presupuestos, Registros de lo comprado
plazos de entrega, características del producto etc.)
Documento que contengan la realización de los pedidos, como
el proceso de la aprobación del pedido.
 Los datos del pedido, los requisitos que describen claramente
el producto, para la aprobación del producto, del sistema de
calidad, para la cualificación del personal, procedimientos,
procesos y equipo, el plazo solicitado, otros datos como el
presupuesto, condiciones de entrega, requisitos para la
aprobación del producto.

Documentos de las órdenes de compra/subcontratación con la
finalidad de asegurar que los productos y servicios cumplen
con los requisitos especificados.
Formato de la hoja de pedido de compra, formato de la hoja
de pedido de subcontratación, formato de la hoja de evaluación
de proveedor, que son el registro de la información solicitada a
los proveedores para su aceptación, formato de la hoja de no
conformidad de producto (para compras), formato de la hoja
de no conformidad de servicio (para subcontrataciones).