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1.

INFORME
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un informe
luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a día realizan las
empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando lineamientos
establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de
“Diseño y patronaje”.

Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto, debe
ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la
documentación.
Desarrollo punto 2:

1. OBJETIVO

Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e
identificación de los documentos y registros La empresa Confecciones S.A., dedicada al
diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada
y disponible para su uso por parte de todos los usuarios

2. ALCANCE

Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos,
guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para
el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la
necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento
por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD

El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de
Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo
Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la
documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la
naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si
la revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento.
Establecidos los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los ajustes finales del
documento, presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos,
Representante de la dirección.

3.2 Asistente – Practicante Profesional.

El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la
adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

- Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben
nuevamente.

- Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos

- Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la
Intranet.

- Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

- Se socialicen los documentos.

- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

- El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la
información

- Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.

- Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento
establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.
4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada al
diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en
donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero
menor profundidad y detalle.

DOCUMENTO
ASOCIADO
4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo
casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez
aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de
Publicaciones, para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa
empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades
realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus
resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó
al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos
especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma
digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico
o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son,
que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea mas
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de
los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y
cuando lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y
de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los
registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).
4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR
Los registros apropiados deben garantizar que sean:
 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.
 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta
lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso
del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se
llena

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS
Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:
 Toma de muestras

 Procesamiento y análisis de información

 Almacenamiento y distribución

 Exámenes realizados

 Calibración de equipos

 Abastecimiento y vigencia de los insumos

 Control de calidad

 No conformidades

 Acciones correctivas
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

N ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
o

INICIO

1 Líder del proceso Elaborar borrador del documento y
enviar por correo a la Directora del
Identifica necesidad de Departamento de Biblioteca con copia
creación o mejora de al Profesional de Apoyo de corrección
documento de estilo para su respectiva revisión.

2 Corrector de Estilo Las correcciones de ortografía y
sintaxis se hacen de manera directa
en la documentación en los casos
donde la mejora sea evidente. Sin
Revisa la adecuación de la embargo, en los casos problemáticos
para la interpretación del sentido el
documentación
corrector enviará sugerencias y
comentarios al líder del proceso para
que intervenga en el texto antes de su
envío como versión final al Sistema de
Gestión de la Calidad.

De cualquier manera el corrector hará
llegar al líder del proceso la
documentación revisada.

3 Líder del proceso En caso de requerir ajustes en partes
problemáticas para la interpretación el
líder del proceso hará las
SI Modifica y envía
La modificaciones en las partes indicadas
documentaci nuevamente al por el corrector y le enviará
ón requiere corrector nuevamente el documento modificado
ajustes? al corrector de estilo.

NO
4 Líder del proceso Enviar por correo al Coordinador de
Salud, Seguridad e Higiene en el
trabajo con copia a la Profesional de
Solicita y justifica creación, F-SO-OH-12 Apoyo del SG-QHSE el formato
Solicitud de Creación, Mejora o
mejora o anulación de Solicitud de
Anulación de Documento F-SO-OH-12
documento creación, mejora
junto con el documento sometido a
o anulación de consideración (Resultado de la
documentos revisión del corrector de estilo)

1

5 Profesional de Apoyo
1 SG-QHSE
Revisar la solicitud y evaluar la
Auxiliar del necesidad de crear, modificar o anular
Revisa solicitud y verifica SG-QHSE el documento.
necesidad

6 Si es una solicitud de anulación, se
registra y el proceso termina
NO Informa al Coordinador del Área
Aprobada líder del de Salud, Seguridad e
la proceso Higiene en el Trabajo
Cuando se considere necesario define
Solicitud?
la intervención de un experto a fin de
retroalimentar el documento antes de
SI 3 su aprobación final.

Según corresponda se presenta al
Consejo Directivo para que autorice
la creación, mejora o anulación.

7 Se diligencia la Parte 2 del registro
Registra aprobación en la Solicitud de Creación, Mejora o
Solicitud de creación, Auxiliar del Anulación de Documento F-SO-OH-
Mejora o Anulación de SG-QHSE 12, marcando la casilla de aprobado,
Documentos diligenciando la fecha de
implementación del cambio.

8 Profesional de Apoyo Para el caso de creación de
SG-QHSE documentos se realiza la respectiva
codificación y para mejora se actualiza
Auxiliar del la versión.
SG-QHSE
Codifica y/o actualiza la
versión
9 Coordinador del Área Al editar los documentos se deben
de Salud, Seguridad e registrar las firmas de elaboró, revisó
Emite y Aprueba Higiene en el Trabajo y aprobó, si aplica. El coordinador del
Documento Área de Salud Ocupacional informa al
líder sobre la aprobación del
Profesional de Apoyo documento.
SG-QHSE
Una vez firmados los documentos se
Auxiliar SG-QHSE identifican con Copia No Controlada,
se graban en PDF (No Aplica para
formatos) y se adaptan en el aplicativo
disponible.

1 Profesional de Apoyo
0 SG-QHSE Se publican los nuevos documentos
en la intranet
Retira de Intranet los
documentos obsoletos
Al documento físico se le coloca el
sello de original, se archiva en la
carpeta del proceso que corresponda
y se destruye la versión anterior.

1 Profesional de Apoyo Actualizar Listado Maestro Control de
1 SG-QHSE Documentos F-SO-OH-013

Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de Auxiliar del
Control de Documentos Control de
Documentos SG-QHSE

F-SO-OH-013

1 2 Coordinador del Área Se comunica al líder que el
2 de Salud, Seguridad e documento se encuentra liberado y se
2
Higiene en el Trabajo autoriza su uso.

Socializa con el líder del
proceso y/o funcionario
que realizó solicitud

Libera Documento
1 Líder del proceso Informar los cambios de la
3 documentación a los participantes del
Aplica documento en el
proceso.
proceso correspondiente
3 Socializa el contenido de los
documentos a fin de garantizar su
debida aplicación.
FIN
5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

N ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
o

1 INICIO

2 Los líderes de proceso con apoyo del
coordinador del Área de salud, seguridad
Identificar los registros a Coordinador de Gestion e Higiene en el trabajo identifican los
controlar en Salud, Seguridad e registros incorporados en el sistema de
Higiene en el Trabajo gestión en salud, seguridad e Higiene en
el trabajo

Líderes de procesos

3 Líderes de procesos Enviar por correo al Coordinador de
NO Gestion en Salud, Seguridad e Higiene en
Hay solicitud el Trabajo con copia a la Profesional de
o 1 Apoyo del SG-QHSE el formato Solicitud
necesidades de Creación, Mejora o Anulación de
de registros Documento F-SO-OH-12 junto con
SI
el documento sometido a consideración

4 Coordinador de Gestion Revisar la solicitud y evaluar la necesidad
Revisar solicitudes o en Salud, Seguridad e de crear, modificar o anular el
necesidades de registros Higiene en el Trabajo documento.

5 Coordinador de Gestion Si es una solicitud de anulación, se
en Salud, Seguridad e registra y el proceso termina.
NO Higiene en el Trabajo
Informa al Cuando se considere necesario define la
Aprobación de solicitud líder del
intervención de un experto a fin de
o necesidad de proceso
retroalimentar el documento antes de su
registros
aprobación final.

SI Según corresponda se presenta al
Consejo Directivo para que autorice la
creación, mejora o anulación.

6 Coordinador de Gestion El Coordinador de Gestion en Salud,
en Salud, Seguridad e Seguridad e Higiene en el Trabajo
Higiene en el Trabajo actualiza los registros que se generaron
Se autoriza y controla los cambios y controla los cambios o nuevos
registros
documentos relacionados con la
estructura de los documentos del SG-
QHSE

7 El Coordinador de Gestion en Salud,
1 Seguridad e Higiene en el Trabajo
establece criterios de control sobre los
Establecer criterios de registros del SG-QHSE
control de registros Coordinador de Gestion
en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo

8 Actualizar Listado Maestro Control de
Listado Maestro Documentos F-SO-OH-013
Actualización del listado de Control de
maestro Documentos
Coordinador de Gestion
en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo

9 Se comunica al líder que el documento se
Socializa con el líder del encuentra liberado y se autoriza su uso.
proceso y/o funcionario
que realizó solicitud
Coordinador de Gestion
en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo
Libera Documento

1

1 Líder del proceso Informar los cambios de la
1 documentación a los participantes del
3
proceso.

Socializa el contenido de los documentos
a fin de garantizar su debida aplicación.

Aplica documento en el
proceso correspondiente

FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
CODIGO NOMBRE RESPONSABLE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO

F-SO-OH-012 SOLICITUD DE Coordinador de Gestion Intranet /Proceso Gestión en Salud,
CREACIÓN, MEJORA O en Salud, Seguridad e Seguridad e Higiene en el Trabajo
ANULACION DE Higiene en el Trabajo/ y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS Líder del Proceso

F-SO-OH-013 LISTADO MAESTRO Coordinador de Gestion Intranet / Proceso Gestión en
CONTROL DE en Salud, Seguridad e Salud, Seguridad e Higiene en el
DOCUMENTOS Higiene en el Trabajo/ Trabajo y/o Aplicativo del Sistema
Profesional de Apoyo

7. GLOSARIO

 Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la operación de la
universidad y se convierte en un documento controlado del SG-QHSE.
 Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un proceso tales
como: Objetivo, Quien Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos, Actividades, Resultados,
Quien Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos, Documentación asociada, indicadores y el ciclo
PHVA de las actividades funcionales del proceso.
 Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente identificado,
reconocido dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen sus portadores y está
autorizado para su circulación.
 Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros, especificaciones,
procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000).
 Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la Universidad
para ser aplicados en los procedimientos de la misma.
 Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento.
 Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de la
Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico.
 Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad específica o
Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos.
 Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propósito particular.
 Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo
 Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación formal de los
documentos del SG-.QHSE
 LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un Listado
Maestro Control de Documentos.
 LMCR: Listado Maestro Control de Registros
 Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o función de cobertura
amplia de la institución que sirve de orientación para todas las personas involucradas.
 Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la Política de
Calidad.
 Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la operacionalidad de ésta.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (NTC-ISO-
9000)
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)
 Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades desarrolladas o de
resultados obtenidos
 Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de la Universidad.
Ej.: Reglamento Estudiantil.
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la eficacia del
tema sujeto a revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.
 SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene
Ambiental
 Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición de la palabras en
una oración
 Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que presentan problemas
en términos de precisión o claridad en su redacción.