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INFORME

:

ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO NORMAL DE
COMPRAS.

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la
comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad,
realice un informe donde describa las actividades que se desarrollan en un proceso
normal de compras. En el informe además de describir las actividades, debe incluir
un cuadro en el cual relacione los documentos de origen interno y de origen externo
que se requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso.

SOLUCIÓN

1. Análisis de la Solicitud de Compra

Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo
encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el área de punto o
sección que requiera un determinado producto. El organismo de compra efectúa el análisis
del pedido, para conocer los antecedentes del material requerido tales como:
Especificaciones, cantidades requeridas, época adecuada para su recepción entre otros

2. Investigación y Selección de Proveedores:

Ésta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir en dos partes: La
Investigación y La Selección de los Proveedores.

La Investigación: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los
materiales requeridos. Esta investigación la realiza el organismo encargado de compras y
parte con la verificación de los proveedores ya registrados. Debes tener claro que muchos
proveedores buscan las empresas a través de sus ejecutivos de ventas correspondientes y
en la actualidad, vía Internet (e-mail, correo electrónico); estos para ser calificados para
posibles consultas, envían datos para su registro, como nombre, dirección, capital social,
productos o servicios ofrecidos, referencias de los clientes, etc.

Control de la Recepción del Material Comprado: Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el organismo de compras recibe del proveedor el material solicitado en la orden de compra. La negociación es la tercera etapa del proceso y sirve para definir cómo se hará la emisión de la orden de compra al proveedor. 5. La atención y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega. descuentos. deben ser asegurados en la negociación. Para una buena selección del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como: precio. etc. Esto significa que el organismo de compras no abandona al proveedor después de haber emitido la orden de compra. calidad del material. confiabilidad en el cumplimiento de plazos. calidad y cantidad negociada y por lo tanto debe haber un seguimiento del pedido. Acompañamiento del Pedido (Follow-Up): Hecha la orden de compra. realiza la inspección para comparar el material con las especificaciones determinadas en la orden de compra. el organismo de compras necesita asegurarse que la entrega del material se hará de acuerdo a los plazos establecidos. 4. plazos de entrega. junto con el organismo de control de calidad. condiciones de pago. Negociación con el Proveedor: Una vez que se ha escogido el proveedor más adecuado. En la recepción del material. 6. dentro de las condiciones más adecuadas de precios y pago. a través de constantes contactos personales o telefónicos con el proveedor. esta operación es la que se llama Inspección de calidad en la recepción del material . El seguimiento o acompañamiento representa una constante supervisión del pedido y una cobranza permanente de resultados. el organismo de compras empieza a negociar con él la adquisición del material requerido. 3. el organismo de compras verifica si las cantidades están correctas y. La Selección: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y elegir cual es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa.

aspectos cuantitativos/cualitativos internacionales. procedimientos. condiciones de entrega. como el proceso de la aprobación del pedido. el plazo solicitado. para la aprobación del producto. otros datos como el presupuesto. con las cuales se obtendrá el producto o/y servicio.  Los datos del pedido. las características estándares cantidad. Documentos de las órdenes de compra/subcontratación con la finalidad de asegurar que los productos y servicios cumplen con los requisitos especificados. así como otros condicionantes (presupuestos. procesos y equipo. y normas producto o servicio a vender. plazos de Registros de lo comprado entrega. Hojas de evaluación de proveedores que hacen parte de la empresa y los que utilidad de la materia prima o están en el proceso evaluativo. características del producto etc.) Documento que contengan la realización de los pedidos. del sistema de calidad. subcontrataciones. donde acoplan pertenecientes a dicho producto a vender. Documento donde se describe tanto el producto como el plazo Orden de compra. necesarios para obtener el producto o/y servicio a realizar. que son el registro de la información solicitada a los proveedores para su aceptación. formato de la hoja de pedido de subcontratación. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA: INTERNOS EXTERNOS Documento donde se recopila las características específicas del Requisitos legales. facturas y solicitado. Documento cargado con las metodologías del proceso de compra y Catálogos de los equipos. producto a comprar. requisitos para la aprobación del producto. Documentos nutridos de los datos y resultados de la selección y Hojas de seguridad. formato de la hoja de no conformidad de producto (para . Formato de la hoja de pedido de compra. criticidad entre otros que debe tener cada producto. formato de la hoja de evaluación de proveedor. para la cualificación del personal. los requisitos que describen claramente el producto. insumos.

.compras). formato de la hoja de no conformidad de servicio (para subcontrataciones).