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Curso de herramientas de colaboración de Google

5. GOOGLE KEEP

5.1 ¿Qué es?

Keep es una aplicación desarrollada por Google, que nos permite crear notas de forma
sencilla e intuitiva, allá donde estés. Entre las diversas funciones que ofrece, destacaríamos:
añadir nuevas notas o listas de elementos, añadir etiquetas para su agrupación, añadir
recordatorios a dichas notas, o incluso compartirlas con otros usuarios.

5.2 Acceso y Panel de Inicio

Hay dos maneras de acceder a Google Keep: mediante nuestro Smartphone, o mediante el
navegador web personal (Firefox, Chrome, safari, Opera, Explorer).

Para obtener la aplicación móvil, es necesario que pulse uno de los siguientes enlaces:

● Dispositivos Android:
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.keep
● Dispositivos iOS:
https://itunes.apple.com/app/apple-store/id1029207872?mt=8

En caso contrario, si desea acceder a Google Keep desde su navegador, puede hacerlo
pinchado el siguiente enlace:

https://accounts.google.com/ServiceLogin?service=wise&passive=1209600&continue=https://
keep.google.com/&followup=https://keep.google.com/&ltmpl=keep#identifier

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Una vez hayamos iniciado la sesión en Keep, nos aparecerá el siguiente panel de control
(imagen 1):

Imagen 1: Panel de control.

Imagen 2: Buscador de notas.

En primer lugar, podemos observar un grupo de notas (en diferentes colores) que nos dan la
bienvenida. Además, nos ofrecen una serie de pautas e instrucciones básicas, para que nos
familiaricemos rápidamente con la aplicación. En segundo lugar, disponemos de un buscador
en la parte superior de nuestra pantalla, que nos permitirá filtra nuestras notas en función del
color, el título, el tipo de formato, si están compartidas o no, si tienen audio o imagen, o en
función de los recordatorios (ver imagen 2).

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Finalmente, destacamos la barra de color naranja que tenemos justo debajo del buscador. Ésta
nos permitirá realizar acciones como: acceder al menú principal, actualizar nuestras notas, o
cambiar su forma de visualización (lista o cuadricula).

5.3 Menú principal y funciones


Para acceder al menú principal de Keep, debemos que hacer clic en el icono ubicado debajo
del logo de Google, justo en la barra naranja del panel de control (ver imagen 3).

Imagen 3: acceder al menú principal

En el menú principal encontraremos las siguientes funciones:

● Notas: apartado donde se puede crear, editar, gestionar, y eliminar notas o listas de
elementos.
● Recordatorios: apartado donde podrás gestionar los recordatorios de tus notas.
● Etiquetas: apartado donde podrás gestionar las etiquetas que adjuntas a tus notas.
● Archivadas: ubicación donde se encuentran todas las notas que hayas archivado.
● Papelera: ubicación donde se almacenan todas las notas que hayas "eliminado".
Podríamos decir que el mecanismo es similar al de la "papelera de reciclaje" que
encontramos en Windows.
● Ajustes: permite habilitar / deshabilitar la función de compartir tus notas con otras
personas.

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Crear notas

Crear tus notas en Google Keep es muy fácil. Basta con hacer clic en el rectángulo con la
etiqueta "añadir nota", que se encuentra ubicado debajo de la barra naranja del panel de
control (ver imagen 4):

Imagen 4: Crear una nueva nota.

A continuación, Google Keep nos dará la posibilidad de añadir un título a la nota, así como una
breve descripción, tal como ilustra la imagen 5. También nos ofrecerá la posibilidad de añadir
recordatorios, añadir una imagen, compartirla con otros usuarios, o cambiar su color (imagen
6). Una vez terminada la nota, simplemente tendremos que pulsar el botón "Hecho", y nos
aparecerá automáticamente.

Imagen 5: Añadir título y descripción.

Imagen 6: Ajustes de una nota.

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5.4 Crear una lista


Otra de las funciones que nos ofrece Google Keep, es la creación de listas de elementos. Para
ello simplemente tendremos que ir al recuadro donde se añaden las notas (tal y como hemos
comentado en el apartado anterior), y pulsar el icono de “lista nueva” (imagen 7).

Imagen 7: Crear una nueva lista.

A continuación, Google Keep nos dará la posibilidad de añadir un título, así como el número
de elementos a escribir (Imagen 8). Asimismo, en el apartado de ajustes podremos: añadir
recordatorios, imágenes, etiquetas, cambiar el color, o simplemente compartirla con otros
usuarios (ver imagen 8). Una vez terminada la lista, simplemente tendremos que pulsar
"Hecho", y nos aparecerá directamente en el panel de control.

Imagen 8: añadir los ítems en una lista.

Otro aspecto que debemos destacar es: cómo tachar los diferentes elementos de una lista. En
este caso, tal y como os mostramos en la imagen 9, debemos presionar en el pequeño
recuadro que encontramos a la izquierda del elemento, y automáticamente nos saldrá rayado
en la parte inferior de la lista. En caso contrario, si lo que queremos es eliminar dicho elemento
de nuestra lista, solo debemos seleccionar el botón con forma de cruz que encontramos al lado
derecho de éste.

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Imagen 9: tachar o eliminar los elementos de una lista.

5.5 Eliminar una nota o una lista

Para borrar cualquier lista o nota que hayamos creado previamente, deberemos: 1) colocar
nuestro ratón encima de ésta, 2) pulsar la opción "más", y 3) seleccionar la opción "Eliminar
nota" (ver imagen 10). De este modo, será enviada automáticamente a la papelera de
reciclaje, donde permanecerá allí un tiempo, en el caso de que quisiéramos restaurarla. En
caso contrario, será eliminada definitivamente pasado un intervalo de 7 días respecto a su
eliminación.

Imagen 10: Eliminar una nota.

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Añadir recordatorios

Para añadir un recordatorio, simplemente deberemos acceder a los ajustes de la nota o lista
que hayamos seleccionado, y pulsar la opción “añadir recordatorios” (Imagen 11).

Imagen 11: Añadir recordatorio.

A continuación, se nos abrirá un menú desplegable (imagen 12) que nos permitirá:

● Seleccionar una de las opciones predeterminadas (punto 1)


● Personalizar a nuestro gusto la fecha y hora en la que se activará el recordatorio
(punto 2)
● Añadir la ubicación en la que nos encontramos en ese mismo instante (punto 3)

Imagen 12: Menú de opciones “recordatorio”.

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Si seleccionamos la opción “elegir fecha y hora” (punto 2), podremos personalizar cuando
queramos que se active el recordatorio, o incluso habilitar / deshabilitar su repetición
(imagen 13). Entre las opciones de repetición tenemos: no repetir, repetir diariamente,
semanalmente, mensualmente, anualmente, o personalizado.

Imagen 13: Escoger data y fecha.

Finalmente, para eliminar el recordatorio simplemente deberemos ir a los ajustes de


la nota, y pulsar el botón “eliminar recordatorio”, tal y como os mostramos en la
imagen 14.

Imagen 14: Opción “elegir fecha y hora”.

5.6 Añadir etiquetas


Las etiquetas permiten agrupar y categorizar nuestras notas o listas personales. Para poder
añadir una nueva etiqueta, simplemente deberemos presionar el botón “más” en aquella nota
o lista que hayamos seleccionado previamente, y pulsar la opción “añadir etiqueta” (ver
imagen 10).

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A continuación, se nos abrirá un desplegable dónde podremos, o bien añadir el nombre de una
nueva etiqueta, o bien seleccionar alguna de las etiquetas que hayamos creado anteriormente
(ver imagen 15):

Imagen 15: Añadir una nueva etiqueta.

Por otro lado, desde el menú principal podemos gestionar nuestras etiquetas, o visualizar las
notas que se incluyen en cada una de ellas (imagen 16). Si por el contrario, lo que queréis es
eliminar la etiqueta de una o varias notas, debéis seguir los pasos que os detallamos a
continuación:

1. Seleccionar el nombre de la etiqueta que queramos eliminar, en el menú principal de


Google Keep.
2. Seleccionar la nota que vamos a desetiquetar.
3. Pulsar el botón “más” en los ajustes de la nota, y seleccionar la opción “cambiar
etiqueta”.
4. Deseleccionar con un clic aquella/s etiqueta/s que desees eliminar.
5. Pulsar el botón “Hecho”. Con esta acción, la etiqueta desaparecerá automáticamente.

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Imagen 16: Gestionar las etiquetas desde el menú principal.

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Compartir tus notas

Para compartir una de nuestras notas con otros usuarios, debemos acceder a sus ajustes, y
presionar el botón “compartir” (ver imagen 6). A continuación, se abrirá una nueva pestaña
(imagen 17) dónde podremos:

● Introducir el correo electrónico (Gmail o Hotmail) de los usuarios con los que
queremos compartir el contenido (una vez presionado el botón “guardar”, Google
Keep se encargará de enviar la invitación a los nuevos participantes).
● Eliminar usuarios, presionando el botón con forma de cruz que se encuentra al lado
del nombre y correo electrónico. Esta función la podrá realizar tanto el “propietaro” de
la nota, como los diferentes “participantes”.

Imagen 17: Compartir tus notas con otros usuarios.


Imagen 17. Cómo eliminar un usuario.

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