mSSFEUI

[Summary]
Struktur dan Proses Organisasi
Chapter 3
 CH 3: Strategy and Effectiveness

Peran Strategic Direction dalam Desain Sebuah Organisasi

Pemilihan dari goal dan strategi sangat mempengaruhi bagaimana organisasi

tersebut harus di desain. Organizational goal adalah sebuah kondisi yang ingin dicapai oleh
sebuah organisasi. Para manager tngkat atas atau biasa disebut top executve manager
menentukan tujuan akhir dari organisasi dan arah yang harus di lalui untuk mencapai tujuan
tersebut. Tujuan dan arah inilah yang nantnya akan membentuk desain sebuah organisasi.
Oleh karena itulah tanggung jawab dari top manager adalah untuk menentukan goal,
strategi, dan desain agar sebuah organisasi bisa beradaptasi dengan lingkungan yang ada.
Berikut adalah peran dari top manager dalam menentukan arah, desain, dan keefektfan
dari sebuah organisasi guna beradaptasi dengan lingkungannya.

Pada gambar di atas dijelaskan bahwa lingkungan adalah sebuah kondisi baik
eksternal maupun internal yang ada disekitar organisasi. Internal meliput strength,
weakness, distnctve competence, leader style, dan past performance. Sementara eksternal
meliput opportunities, threats, uncertainty, dan resource availability. Proses men-setting
arahan atau directon dimulai dengan menilai peluang dan ancaman yang ada pada
lingkungan eksternal, termasuk jumah perubahan, ketidak pastan, dan ketersediaan
sumber daya. Kondisi lingkungan inilah yang harus dihadapi oleh pihak top manager untuk
kemudian menentukan desain sepert apakah yang cocok untuk sebuah organisasi.
Organizational Purpose

Semua organisasi past didirikan atas dasar sebuah alasan atau tujuan. Hal ini terkait
dengan goal secara umum atau misi.

1. Strategic Intent
Organisasi memiliki goal dan strategi yang berbeda-beda. Untuk menggapai sukses,
maka goal dan strategi organisasi difokuskan dengan cara strategi intent. Strategic
intent berart semua energy dan sumber daya yang dimiliki organisasi difokuskan
guna mencapai tujuan yang diinginkan. Caranya adalah dengan membuat goal yang
ambisius, jelas, dan spesifik. Contoh : goal yang di demonstrasikan oleh Microsoft
yaitu “put e computer on every destk in every home”. Dengan pernyataan yang jelas
tersebut semua energy dan sumber daya yang dimiliki oleh Microsoft difokuskan
untuk mencapai tujuan tersebut. kuncinya adalah focus. Strategi intent memiliki
dampak terfokusnya setiap tndakan yang diambil oleh pihak manajemen. Terdapat
tga aspek yang perlu diperhatkan jika ingin melakukan strategic intent :

 Mission
Misi sering juga disebut goal organisasi secara umum, oficial goal, atau
alasan utama didirikannya sebuah organisasi. Misi adalah sebuah pernyataan
yang mengumandangkan tentang nilai dan keyakinan apa yang dibawa oleh
sebuah organisasi. Tujuan utama dari misi adalah sebagai sarana komunikasi
untuk mengkomunikasikan nilai dan keyakinan apa yang dibawa oleh sebuah
organisasi. Berikut adalah sontoh dari mission statement yang baik dari
Machias Savings Bank.

Mission
To be exceptional in every relationship, in every product developed, in every
service rendered and every promise made.

Vision
To provide the most exceptional banking experience in the state of maine.

Principle
o Driven to the best
o Build a winning performance culture
o Execute as one
  Core competence
Adalah sesuatu yang special yang hanya dimiliki oleh organisasi yang
membedakan antara organisasi dengan para pesaingnya. Core competence
lebih kepada area di mana organisasi lebih superior sepert R n D, teknologi
yang expert, proses yang efsien, dan pelayanan konsumen yang berbeda.
Contohnya adalah apple yang superior dengan produknya yang artstc.

 Competitive advantage
Competitve advantage berart sesuatu atau apa yang membedakan sebuah
organisasi dari organisasi yang lainnya yang menjadikan organisasi tersebut
dipandang berbeda dalam caranya memenuhi kebutuhan pelanggan di
sebuah pasar. Contohnya adalah perusahaan printng Mimeo yang
menawarkan jasa print cepat dengan keunggulan menerima pengerjaan
printing ‘deadline’. Keunggulan layanannya yang cepat inilah yang
membedakan perusahaan ini dari para kompetitornya sehingga Mimeo
memiliki tempat tersendiri di mata para pelanggannya.

2. Operating goals
 Overall performance
Ialah goal yang dilihat dari performa sebuah organisasi. Dalam organisasi
yang profit oriented. Performance goal bisa diterjemahkan menjadi net
income,earning per share, atau return on investment yang ingin dicapai oleh
organisasi. Contohnya : Toyota Motor Corporation yang mentargetkan
penjualan sebesar 10 juta kendaraan dan mencapai keuntungan operasional
sebesar 12 milliar dollarpada pertengahan decade.
Sementara dalam organisasi non-profit oriented overall performance goal
bisa diterjemahkan sebagai efsiensi biaya dan baik buruknya layanan yang
diberikan oleh organisasi. Contohnya : kantor pelayanan pajak yang
mentargetkan pelayanan atas pertanyaan sebesar 85% tentang hukum pajak.
 Resource
Ialah goal yang berkaitan dengan bagaimana mendapatkan sumber daya
material dan pendanaan yang dibutuhkan. Contohnya adalah bagaimana
dana yang harus didapat untuk membangun sebuah pabrik, menemukan
material yang murah, dan meng-hire teknisi atau sumber daya manusia yang
berkualitas. Contohnya : strabucks membentuk aliansi dengan India’s Tata
Grop untuk mendapatkan bahan baku kopi yang yang murah dan berkualitas.
 Market
Ialah goal yang berkaitan dengan seberapa luas market share yang ingin
dicapai. Tipe goal yang ini berkaitan erat dengan pekerjaan divisi marketing.
Contohnya : L’Oreal yang mentargetkan jumlah klien mereka menjadi dua kali
lipat pada tahun 2020.
 Employee development
Ialah sebuah goal yang berkaitan dengan pengembangan individu organisasi
untuk mencapai kualitas yang diinginkan oleh organisasi. Goal jenis ini
berkaitan dengan divisi sumber daya manusia sepert training karyawan ,
promosi, keselamatan, dan pertumbuhan dari para karyawan. Contohnya :
Wegman Food Market yang menghabiskan 40 jam setiap tahnnya untuk
training karyawannya dan menawarkan beasiswa untuk pengembangan diri
karyawan mereka.
 Productivity
Ialah goal yang focus kepada bagaimana cara mencapai output yang
diinginkan dengan input dan sumber daya tertentu. Output dari tipe goal ini
adalah “cost for a unit of producton”, “units produced per employee”, atau
“resource cost per employee”. Contohnya : Illumination entertainment yang
memiliki goal untuk membuat film dengan biaya separuhnya dengan studio
yang lebih besar.
 Innovation and change
Ialah goal yang berkaitan dengan internal flexibility dan kesiapan terhadap
ketidakpastan lingkungan. Goal ini juga kerap diartkan sebagai
pengembangan dari pelayanan, produk, atau juga proses produksi yang
dimiliki oleh sebuah organisasi. Contohnya : google yang mentargetkan
inovasi kecil untuk setiap 6 bulan sekali dan inovasi yang radikal untuk jangka
waktu 1 tahun sekali.
Art penting Goal

Setiap goal baik oficial goal/mission maupun operating goal memiliki art atau
fungsinya masing-masing bagi sebuah organisasi.

Mission : Ofcial Goal

1. mengkomunikasikan tujuan dan nilai dari organisasi

2. legitimasi

Operating Goal

1. menyediakan arahan dan motivasi bagi karyawan

2. menyediakan guideline
3. mendefnisikan performa standard yang harus dipenuhi

Framework Dalam memilih Strategi dan Desain

Untuk mensuport dan mencapai strategi intent dan menjaga agar orang tetap focus
terhadap arahan yang telah ditentukan oleh misi, visi, dan operating goal, manajer harus
menentukan pendekatan atau kerangka kerja apa yang akan digunakan oleh organisasi.
Terdapat dua model dalam menentukan kerangka kerja yaitu Porter’s Compettive Model
dan Miles Snow Strategy Typology.

1. Porter’s Competitive Model

 Differentiation
Diferentaton strategy ialah dimana organisasi menggunakan strategi
dimana perusahaan menawarakan produk dan service yang unik dan berbeda
dengan harga premium. Organisasi jenis ini tdak bersaing dengan harga,
karena mereka percaya bahwa dengan produk dan service yang unik dan
berbeda mereka akan tetap memiliki pengsa pasar tersendiri meskipun
dengan harga premium. Contohnya : Apple.inc dimana produknya terkenal
artstc dan dengan harga premium namun tetap diminat pelanggan.
 Low cost leadership
Ialah strategi untuk meningkatkan pangsa pasar dengan cara menjaga agar
biaya tetap rendah dibandingkan dengan competitor. Dengan strategi ini
organisasi mencari keunggulan dalam efisiensi fasilitas, pengurangan biaya,
dan penggunaan control yang ketat dalam memproduksi produk dan service
disbanding competitor. Strategi tipe ini lebih condong kepada pencarian
stabilitas dari peluang yang sudah ada daripada mencari peluang baru
dengan inovasi dan change. Contoh : Acer menjadi produsen computer
terbesar kedua di dunia dengan strategi ini.

Low-cost
Diferentation Leadership
 fokus kepada
fokus kepada
efisiensi dan
keunikan
biaya rendah

contohnya : contohnya :
Apple walmart

2. Miles Snow Strategy Typologya

 Prospector
Ialah strategi dimana organisasi berinovasi, mengambil risiko, mencari
peluang baru, dan bertumbuh. Strategi ini sangat cocok untuk lingkungan
yang dinamis dimana kreatvitas lebih pentng daripada efsiensi. Contoh :
Nike yang selalu mengeluarkan inovasi baru dengan desain sepatu barunya
yang ditambahkan dengan teknologi pengukur performa pemain di
dalamnya.
 Defender
Defender strategi ialah strategi kebalikan dari prospector strategi. Daripada
mencari peluang baru, tipe strategi ini lebih menekankan kepada penstabilan
peluang yang sudah ada yaitu dengan menjaga pelanggan yang sudah ada
alih-alih mencari pelanggan baru. Contoh : Paramount Picture yang selalu
menghindari risiko dan terkadang menolak menggarap film dengan profil
yang tnggi untuk menjaga agar biaya tetap pada level rendah.
  Analyzer
Analyzer adalah strategi dimana organisasi tetap berinovasi namun juga tetap
menjaga kestabilan pangsa pasarnya. Caranya ialah dengan diferensiasi
produk dimana produk tertentu digunakan untuk menjaga pangsa pasar
sementara produk lain yang benar-benar baru digunakan untuk membuka
pasar baru. Contohnnya : amazon.com diaman strateginya adalah tetap
menjaga core bisnisnya untuk tetap pada penjualan buku online dan juga
membuka pasar baru dengan penyewaan film online dan digital music store
termasuk Apple iTunes didalamanya.
 Reactor
Ialah strategi yang sangat reaktf dimana strategi organisasi sangat
bergantung pada kondisi lingkungan (peluang dan ancaman). Dengan strategi
ini para top manager tidak mendefinisikan strategi jangka panjang atau
mengeluarkan mission statement secara eksplisit. Jadi organisasi akan
mengambil langkah apa pun untuk memenuhi kebutuhan lingkungan.
Contohnya :

Bagaimana Strategi Mempengaruhi Desain Organisasi

Pilihan strategi mempengaruhi karakteristk internal organisasi. Karakteristk desain

organisasi perlu mendukung pendekatan kompetitf perusahaan. Misalnya, perusahaan yang
ingin tumbuh dan menciptakan produk baru akan berbeda dengan perusahaan yang
terfokus dalam mempertahankan pangsa pasar untuk produk lama di industri stabil.
Faktor Kontigensi Lain yang Mempengaruhi Desain Organisasi

Strategi merupakan salah satu faktor penting yang mempengaruhi desain organisasi.
Meskipun begitu, desain organisasi adalah hasil dari banya kontgensi. Penekanan pada
efsiensi dan kontrol (mechanic) terhadap pembelajaran dan fleksibilitas (organic)
ditentukan oleh kontgensi – kontgensi strategi, lingkungan, ukuran dan siklus hidup,
tekhnologi, dan kultur organisasi. Organisasi didesain untuk mengikut faktor – faktor
kontgensi.
Di lingkungan stabil, misalnya, organisasi bisa memiliki struktur mekanik yang menekankan
pada kontrol vertikal, efsiensi, spesialisasi, dan sebagainya. Namun, perubahan lingkungan
yang cepat menuntut sturktur yang lebih fleksibel, organik, dengan kordinasi horizontal
yang kuat dan kolaborasi antar team dan mekanisme.

Desain juga harus mengikut arus kerja tekhnologi di organisasi. Misalnya di tekhnologi
produksi massal, sepert pabrik mobil, fungsi organisasi yang terbaik adalah dengan
penekanan pada efsiensi, formalisasi, spesialisasi, pengambilan keputusan yang
tersentralisasi dan kontrol yang ketat. Bisnis online, di sisi lain dapat lebih fleksibel.

Salah satu tanggung jawab manajer adalah untuk mendesain organisasi yang sesuai dengan
kontgensi faktor strategi, lingkungan, ukuran dan siklus hidup, tekhnologi dan kultur.
Mencari desain yang cocok akan membuat organisasi menjadi efektf sementara
ketidakcocokan dapat menghancurkan perusahaan.

Asssesing Organization Effectiveness

Mengert tujuan dan strategi organisasi, selain itu itu konsep desain yang sesuai terhadap
banyak kontgensi, adalah langkah pertama untuk mengert keefektfan organisasi

Keefektfan

Efektf adalah konsep yang luas. Keefektfan mengevaluasi sejauh mana tujuan – tujuan
perusahaan dapat dicapai.
Efisiensi

Efisiensi merupakan konsep yang lebih sempit yang terdapat di sis internal perusahaan.
Efisiensi adealah jumlah sumber daya yang digunakan untuk memproduksi suatu output. Ini
bisa diukur sebagai rasio dari input ke output. Jika suatu organisasi bisa mencapai suatu
level produksi dengan sumber daya sedikit dari organisasi lain, ini dapat dikatakan lebih
efsien.

Secara keseluruhan, kefektfan sulit diukur di organisasi. Organisasi itu besar, berbeda, dan
terpecah – pecah. Mereka melakukan banyak aktfitas, mengejar banyak tujuan dan
menghasilkan hasil yang berbeda – beda. Manajeryang kemudian menentukan indikator –
indikator apa yang yang diperlukan untuk mengukur efektfan dan efsiensi.

Empat pendekatan yang mungkin dilakukan untuk mengukur kefefektifan adakah,

1. The Goal Approach

2. The Result-Based Approach

3. The Internal Process Approach

4.The Strategic Consttuents Approach

Siapa yang Memutuskan?

Orang – orang kunci di organisasi sepert top manajers atau anggota direksi, harus
mengambil keputusan yang sadar untuk memutuskan keefektfan organisasi. Kefektfan
organisasi merupakan konstruksi sosial yang berart kehadirannya diciptakan dan
didefinisikan oleh induvidual atau grup dalam organisasi, bukan pihak eksternal.
Empat Pendekatan Efektif
1. Pendekatan Tujuan : terdiri dari identifikasi suatu tujuan output organisasi dan menilai
seberapa baik organisasi tersebut dalam mencapai tujuannya. Pendekatan ini sangatlah logis
karena organisasi akan ingin mencapai suatu target output, profit, dan kepuasan pelanggan.
Pendekatan ini akan mengukur perkembangan terhadap tujuan – tujuan yang telah
ditentukan.

Indikator: Tujuan yang dipertmbangkan adalah tujuan – tujuan operasi, karena tujuan resmi
cenderung abstrak dan sulit untuk diukur. Contoh – contoh indikator pendekatan tujuan
adalah :

1. Profitability
2. Market Share
3. Growth
4. Social Responsibility
5. Product Quality

Kegunaan : Pendekatan tujuan sangat sering digunakan untuk organisasi bisnis karena
tujuan output bisa diukur dengan mudah.

2. Pendekatan Berbasis Sumber Daya

Pendekatan berbasis sumber daya melihat pada sisi input di sisi transformasi. Pendekatan
ini mengasumsikan organisasi harus berhasil dalam mendapatkan dan mengatur sumber
daya yang berharga untuk menjadi efektf karena secara strategi, sumber daya yang
berharga dapat memberi perusahaan keuntungan kompetitf. Dari perspektf sumber daya,
keefektfan suatu organisasi didefnisikan sebagai kemampuan organisasi untuk
mendapatkan sumber daya yang langka dan berharga dan mampu mengintegrasikan dan
mengatur mereka.

Indikator : Mendapatkan dan dengan sukses mengatur sumber daya merupakan kriteria
dimana keefektfan dinilai.
Pendekatan Proses Internal
Dalam pendekatan proses internal, efetivitas diukur dengan kesehatan dan efisiensi
organisasi internal. Organisasi yang efektif memiliki memiliki proses internal yang lancar,
dimana pekerjanya bahagia dan puas. Pendekatan ini tdak mempertimbangkan
lingkungan eksternal. Elemen pentng dalam efektvitas yaitu bagaimana organisasi
mengelola sumber daya yang ia punya, yang ter refleksi dalam kesehatan dan efisiensi
internal.

Indikator dalam efektvitas proses internal mencakup :

 Budaya perusahaan yang kuat, adaptf dan lingkungan kerja yang positf
 Keyakinan dan kepercayaan antara pekerja dengan manajemen
 Efisiensi operasional, seperti menggunakan sumber daya minimal untuk mencapai
suatu hasil
 Komunikasi horizontal dan vertikal yg tidak terdistorsi
 Karyawan yang tumbuh dan maju
 Koordinasi antar bagian di organisasi

Kegunaan
Pendekatan proses internal penting karena penggunaan efsien atas sumber daya dan
fungsionis internal yg harmonis adalah cara yang baik menilai efektvitad organisasi.
Keikutsertaan karyawan secara aktf serta budaya perusahaan yang positf juga pentng
dalam mengukur efektvitas. Namun pendekatan proses internal punya kekurangan yaitu
hubungan perusahaan dengan pihak eksternal tdak dievaluasi. Selain itu mengukur
kesehatan dan fungsionis internal cenderung subjektf.

PENDEKATAN KONSTITUEN STRATEGIS

pendekatan ini mengukur efektvitas dengan memfokuskan pada kepuasan stakeholder.
Indikator penentuan efektvitas organisasi terbagi atas pihak2 yang mempunyai
pengaruh terhadap organisasi dimana tap pihak memiliki kriteria berbeda atas
efektvitas.
 Jika organisasi gagal untuk kebutuhan beberapa grup konsttuen, maka kemungkinan
perusahaan tdak memenuhi tujuan efektivitasnya.

Riset menunjukkan bahwa penilaian beberapa konsttuen merupakan refleksi akurat dari
efektvitas organisasi. Pendekatan konsttuen strategis melihat lebih luas efektvitas dan
memasukkan faktor yang diluar organisasi juga. Pendekatan ini populer karena karena ia
didasari atas pemahaman bahwa efektvitas itu kompleks, konsep multidimensional dan
tdak memiliki pengukuran tunggal.

MODEL EFEKTIVITAS TERINTEGRASI

Competing values model mencoba menyeimbangkan masalah di banyak sisi
dibandingkan memfokuskan pada satu bagian. Pendekatan ini mengkombinasikan
beberapa indikator menjadi suatu kesatuan framework. Model ini didasari asumsi
bahwa terdapat ketidaksetujuan dan pola pikir yang saling berlawanan mengenai
efektvitas konsttusi.

Indikator
Fokus organisasi, yaitu apakah nilai dominan organisasi terkait masalah yang bersifat
eksternal atau internal. Fokus internal merefleksikan konsern manajemen terkait
kemakmuran dan efsiensi atas karyawan sedangkan dari sisi eksternal yaitu
kemakmuran organisasi tersebut dan juga lingkungan.
Struktur apakah stabilitas atau fleksibilitas. Stabilitas merefleksikan nilai manajemen
atas efsiensi dan top down control sedangkan fleksibilitas merepresentasikan nilai
untuk belajar dan berubah.

Dimensi nilai atas struktur dan fokus direpresentasikan bagan berikut :

Kombinasi dari dimensi tersebut memberikan 4 pendekatan terhadap efektvitas organisasi.

Kombinasi atas fokus eksternal dan struktur yang fleksibel merujuk pada penekanan sistem
terbuka. Tujuan utama manajemen yakni pertumbuhan dan akuisisi sumber daya. Nilai
dominan yang tertanam disini adalah perusahaan membangun hubungan yang baik dengan
lingkungan untuk mendapatkan sumber daya dan berkembang.

Kombinasi atas struktur yang stabil dan fokus yang eksternal merepresentasikan
penekanan tujuan rational. Tujuan utama perusahaan adalah produktvitas, efsiensi dan
profit. Perusahaan ingin mencapai tujuan dengan terkontrol. Tujuan turunan yang
memfasilitasi pencapaian ini adalah perencanaan internal dan goal setng.

Kombinasi atas fokus internal dan struktur yang stabil atau terkontrol menghasilkan
penekanan proses internal. Tujuan utamanya adalah pengaturan organisasi yang stabil
yang menjaga dengan cara yang terkontrol. Perusahaan yang sudah stabil di lingkungannya
dan cenderung menjaga posisi mereka saat ini cenderung merefleksikan penekanan ini.
Subgoalnya meliput komunikasi yang efsien, manajemen informasi, dan pengambilan
keputusan.

Kombinasi atas internal fokus dan struktur yang fleksibel menrefleksikan penekanan human
relations. Konsern utama manajemen untuk pengembangan dari sumber daya manusia.
Karyawan diberikan hak kesempatan mendapatkan otonomi dan pengembangan.
Perusahaan yang menerapkan ini lebih cenderung konsern terhadap karyawan
dibandingkan lingkungan.

Pada bagan diatas ditunjukkan pertentangan atas value tesebut, tugas manajer menentukan
nilai mana yang menjadi prioritas perusahaan.

Sebagai contoh dijelaskan di bagan berikut :

Perusahaan A dapat dikatakan sebagai organisasi muda yang mencoba mencari niche serta
berfokus mengokohkan diri di lingkungan eksternal maka penekanan utamanya berada di
fleksibilitas, inovasi, akuisisi dari sumber daya dan kepuasan konttuen eksternal.

Sedangkan kontras dari organisasi B adalah perusahaan yang sudah well establish dimana
nilai dominannya produktvitas dan profit. Perusaaan ini fokus pada goal setng dan
kesuksesan produksi dan profit sehingga masalah human relation dan fleksibilitas tdak
menjadi konsern utama.
Kegunaan. Competing Values Model membuat 2 kontribusi. Pertama ia mengintegrasikan
konsep-konsep efektvitas yang berbeda menjadi satu perspektf. Model ini
menggabungkan ide dari tujuan output, akuisisi sumber daya dan pengembangan sumber
daya manusia sebagai tujuan yang ingin dicapai organisasi. Kedua, model ini menekankan
bagaimana kriteria efektvitas terkonstruksi secara sosial dari nilai manajemen dan
menunjukkan bagaimana ada di waktu bersamaan. Manajer harus mengambil keputusan
nilai mana yang harus diutamakan dan nilai mana yang lebih less concerned.

Oleh:

Maulia Farsiko Gama

Anastasia Mahendra

Afrina Rachmadina