You are on page 1of 7

PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MENDUKUNG SISTEM

INFORMASI (BAGIAN 2)

Oleh:

Nelli Novyarni

Lina Marlina

Nopi Hernawati

4.1. Pengertian Sistem Enterprise Resource Planning dan Modul

Keberadaan sistem Enterprise Resource Planning pada dasarnya memberikan perusahaan lebih
dari apa yang diberikan oleh sistem informasi akuntansi, dimana sistem informasi akuntansi
hanya mampu mencatat data-data keuangan dan transaksi akuntansi. “Selain data-data keuangan
dan akuntansi, perusahaan membutuhkan data-data seperti waktu dan tempat terjadinya transaksi
Yang tidak dapat dicatat oleh sistem informasi akuntansi, ERP membuat data-data yang tidak
dapat dicatat oleh sistem informasi akuntansi menjadi tercatat dan memungkinkan integrasi
dengan sistem informasi akuntansi.

Menurut Romney (2012:36) dalam bukunya berjudul Accounting Information Systems 12 th
Edition, Sistem ERP adalah suatu sistem yang mengkoordinasi dan mengatur data, proses bisnis
dan sumber daya yang ada dalam suatu perusahaan. Sistem ERP mengumpulkan, memproses dan
menyimpan data serta menghasilkan informasi berupa laporan-laporan yang dibutuhkan oleh
manajer untuk mengambil keputusan dan oleh pihak eksternal untuk menilai perkembangan
perusahaan.

ERP memungkinkan integrasi dan penggunaan data-data dari setiap aspek yang ada dalam
perusahaan sehingga manajemen perusahaan memiliki pandangan yang terintegrasi mengenai
perusahaannya, karena pada dasarnya setiap bisnis proses dalam perusahaan saling terkait satu
dengan yang lainnya.

Gambaran secara umum sistem ERP yang terintegrasi adalah sebagai berikut:
Penerapan sistem ERP dilakukan secara modular, atau dalam bentuk model-model. Secara umum
modul-modul ERP dapat terdiri dari:

1. Keuangan (General Ledger/GL dan sistem pelaporan)-termasuk didalamnya untuk
mengatur piutang, utang, aset tetap, anggaran, manajemen uang kas, dan mempersiapkan
laporan untuk manajer dan laporan keuangan.
2. Manajemen sumber daya manusia dan penggajian-termasuk di dalamnya mengatur SDM,
penggajian, imbalan kerja, pelatihan, waktu dan kehadiran-tunjangan dan pelaporan
untuk pemerintah seperti pelaporan pajak.
3. Siklus penjualan-termasuk di dalamnya adalah memasukkan sales order (SO), pengiriman
barang, manajemen persediaan, menerima pembayaran atas penjualan dan penghitungan
komisi.
4. Siklus pembelian-termasuk di dalamnya adalah mengatur pembelian, penerimaan dan
pemeriksaan barang, pengeluaran biaya pembelian serta manajemen persediaan
5. Manufaktur atau siklus produksi-termasuk pengaturan, penjadwalab produksi, BoM (Bill
Of Material), WIP (Work In Process), QC (Quality Control), manajemen biaya serta
proses manufaktur.
6. Manajemen proyek-termasuk pengaturan pembiayaan, penagihan, waktu dan biaya,
manajemen aktivitas
7. Customer, Relationship Management (CRM)-termasuk di dalamnya mengatur pemasaran
dan penjualan, komisi, jasa, call center, help desk
8. Alat-alat sistem-alat yang digunakan untuk membangun file data master, kontorl akses,
dll.

4.2. Vendor Sistem ERP

Perbandingan beberapa vendor ERP adalah sebagai berikut:

No Vendor ERP Ukuran Perusahaan Fungsionalitas Utama
1 SAP Kecil Medium Besar CRM BI Akuntansi HR
CRM
2 Oracle V V V V V
3 Microsoft V V V V V
4 Sage V V V V V
5 Epicor V V V V V
6 Infor V V V V V
7 Lainnya V V (sebagaian V V
(Addon, ada,
AMMO, dll) sebagian
tidak)
*BI= Business Intelligent
*CRM= Customer Relationship Management
*HR= Human Resources

Komponen-komponen ERP yang mendasar menurut Motiwalla dan Thompson (2009:12)
dalam bukunya berjudul Enterprise Systems for Management adalah sebagai berikut:
1. People
Dalam implementasi ERP, terdapat orang-orang yang terlibat didalamnya, yaitu staf
IT dan pengguna dari sistem ERP nantinya. Pengguna harus terlibat dan memiliki
peran kunci dalam proyek implementasi ERP sejak awal, karena pengguna memiliki
tanggung jawab dalam menginput, memproses dan menghasilkan output dari sistem.
2. Process
Hal ini berhubungan dengan proses bisnis, prosedur dan aturan serta proses bisnis
dengan menggunakan ERP
3. Hardware
Yang berkaitan dengan teknologi dalam pengimplementasian ERP salah satunya
adalah Hardware yang meliputi server dan komponen pendukungnya
4. Software
Dalam pengimplementasian ERP juga bergantung pada komponen software yang
meliputi sistem operasi dan program aplikasi
5. Database
Hal ini berhubungan dengan informasi yang berasal dari pihak internal dan eksternal
organisasi yang nantinya disimpan ke dalam suatu penyimpanan bernama database
ini.

Menurut Manager’s Guide to Enterprise Resources Planning (ISACA, 2001),
pendorong penerapan sistem ERP adalah sebagai berikut:
1. Dari segi bisnis
a. Kepuasan pelanggan
b. Proses yang lebih efisien
c. Untuk memenuhi persyaratan BPR
d. Untuk memenuhi tantangan pasar yang kompetitif
e. Kekuranfan tenaga kerja
2. Dari segi tekonologi informasi
a. Kebutuhan integrasi sistem yang tidak terealisasikan pada legacy system
(sistem yang sekarang)
b. Modernisasi hardware dan software pada sistem
c. Kebutuhan untuk berinteraksi secara on line terutama melalui internet

4.3. Keuntungan dan Tantangan Dalam Penerapan Sistem ERP
Menurut Romney (2012:36) dalam bukunya berjudul Accounting Information
Systems 12th Edition keuntungan dari penerapan sistem ERP adalah sebagai berikut:
1. Sistem ERP menyajikan sisi pandang data dan situasi finansial dari perusahaan
yang terintegrasi, menyeluruh dan enterprise-wide. Menyimpan semua informasi
perusahaan dalam satu data base tersentralisasi dapat menanggulangi hambatan
antar departemen dalam perusahaan terkait data dan informasi korporasi dan
merampingkan atau mempersingkat aliran informasi dalam perusahaan.
2. Input data hanya dilakukan sekali, tidak seperti ketika memakai banyak sistem
terpisah dimana harus memasukkan data beberapa kali. Sehingga mengunduh data
dari satu sistem untuk dimasukkan ke sistem lain tidak lagi diperlukan
3. Manajemen mendapatkan lebih banyak kemampuan untuk mengawasi dan
mengatur semua area dalam perusahaan. Karyawan menjadi lebih produktif dan
efisien karena mereka dapat dengan cepat mengumpulkan data dari dalam dan
luar departemen mereka.
4. Perusahaan mendapatkan kontrol akses yang lebih baik. Sistem ERP dapat
mengkonsolidasi beberapa ijin akses dan model keamanan menjadi satu struktur
akses data
5. Prosedur dan laporan akan terstandarisasi untuk semua unit bisnis. Standarisasi ini
akan menjadi sangat berharga ketika perusahaab melakukan merjer dan akuisisi
karena sistem ERP dapat menggantikan beberapa sistem berbeda menjadi satu
sistem terintegrasi.
6. Pelayanan kepada konsumen menjadi meningkat karena karyawan dengan cepat
dapat mengakses order, persediaan yang tersedia. Informasi pengiriman dan detil
transaksi konsumen di masa lalu
7. Pabrik produksi mendapatkan order produksi order produksi baru secara real time
dan otomatisasi proses produksi akan meningkatkan produktivitas produksi.

Di sisi lain penerapan sistem ERP juga memiliki tantangan-tantangan tersebut antara lain sebagai
berikut:

1. Biaya
Hardware, software dan biaya konsultasi dari penerapan ERP berkisar antara $50 juta
sampai $500 juta. Sedang biaya upgrade dari sistem ERP berkisar antara $50 juta sampai
$100 juta. Perusahaan berukuran medium mengeluarkan biaya antara $10 juta sampai $20
juta.
2. Waktu yang dibutuhkan
Memerlukan waktu beberapa tahun untuk memilih dan mengimplementasikan sistem
ERP keseluruhan, tergantung pada ukuran perusahaan, banyaknya modul yang harus
diimplementasi, jumlah customization, dan ruang lingkup perubahan. Dimana
mengakibatkan proyek implementasi ERP memiliki resiko kegagalan yang tinggi.
3. Perubahan pada proses bisnis
Jika perusahaan tidak ingin menghabiskan waktu dan uang untuk melakukan
customization terhadap modul, maka perusahaan harus melakukan perubahan proses
bisnis agar sesuai dan dapat menerima sistem ERP yang baru akan diterapkan tersebut.
Kegagalan untuk dapat menyesuaikan proses bisnis dengan software ERP menjadi
penyebab utama kegagalan proyek implementasi ERP.
4. Kompleksitas
Hal ini berawal dari mengintegrasikan aktivitas bisnis dan sistem yang berbeda, dimana
masing-masing hal tersebut memiliki proses, aturan bisnis, data semantik, hirarki
otorisasi dan pusat keputusan yang berbeda-beda
5. Resistensi
Perusahaan yang memiliki banyak departemen dengan sumber daya, misi, laba dan rugi
yang terpisah-pisah akan merasa bahwa satu sistem yang terintegrasi hanya memiliki
sedikit keuntungan. Implementasu ERP juga membutuhkan pelatihan dan pengalaman
untuk menggunakan sistem ERP secara efektif dan penolakan atau penentangan dari
karyawan merupakan alasan utama mengapa implementasi ERP tidak sukses.

Merupakan hal yang tidak mudah untuk meyakinkan karyawab untuk mengubah cara
media bekerja, melatih suatu prosedur baru kepada mereka untuk dapat menguasai suatu
sistem baru, dan membujuk mereka untuk berbagi informasi yang sensitif.
Penolakan ini dapat menyebabkan masalah dengan semangat kerja akuntabilitas dan
tanggungjawab karyawan.

4.6. Critical Success dan Failure Factors dari Implementasi ERP
Menurut Motiwallz dan Thompson (2009:198-201) dalam bukunya yang berjudul
Enterprise Systems For Management, factor-faktor penting yang menentukan keberhasilan
implementasi ERP adalah sebagai berikut:

1. Proses Pembuatan Keputusan
Pembuatan keputusan harus dilakukan dengan proses yang tepat dan cepat oleh tim
implementasi terhadap perbedaan-perbedaan seputar modifikasi yang harus dilakukan
pada software ERP, cara konversi data dan sebagainya. Jika keputusan tidak diambil
dengan langkah yang tepat dan cepat maka keputusan yang diambil dapat mengakibatkan
bertambah lebarnya scope proyek implementasi ERP ini sehingga tidak dapat memenuhi
goal yang ditetapkan sebelumnya. Keputusan yang diambil ini harus dikomunikasikan
kepada seluruh tim implementasi dan end user yang terkait.
2. Ruang Lingkup Proyek Implementasi ERP
Penentuan ruang lingkup proyek implementasi ERP harus dipikirkan matang-matang oleh
manajer proyek karena jika ruang lingkup meluas (scope creep) maka biaya dan waktu
proyek implementasi akan bertambah dan kualitas proyek akan berkurang sehingga tidak
tercapainya goal yang diinginkan.
3. Team Work
Tim implementasi ERP biasanya terdiri dari karyawan-karyawan internal perusahaan,
karyawan-karyawan rekrutan baru dan konsultan-konsultan yang memiliki job desk
masing-masing yang berbeda-beda. Dimana, tim implementasi agar mengerjakan
implementasi system ERP ini sesuai ketentuan yang disepakati sebelumnya. Selain itu,
manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk dapat membangun kerjasama yang
solid dalam tim implementasi ini.
4. Manajemen Perubahan
Manajemen perubahan adalah hal penting lain yang harus dilakukan oleh manajer proyek
implementasi ERP untuk mendukung keberhasilan implementasi ERP ini. Hal ini
dilakukan karena banyak terjadi pengolahan dan penolakan akan perubahan yang drastic
dalam proses bisnis yang sehari-hari end user dilakukan akibat penerapan system ERP
ini. Dalam manajemen perubahan yang harus dilakukan oleh manajer proyek adalah
mengkomunikasikan perubahan kepada tim dan end user terkait dengan penerapan
system ERP ini serta melakukan pelatihan terhadap end user mengenai peenerapan
system ERP dan penggunaan software ERP.
5. Tim Implementasi dan eksekutif
Struktur tim implementasi pemilihan anggota tim implementasi (yang dapat terdiri dari
karyawan internal bagian IT, konsultan atau tenaga ahli dari vendor softaware ERP yang
akan diimplementasikan) dan peran serta tanggung jawab tiap anggota tim implementasi
juga merupakan salah satu factor penting dalam menentukan keberhasilan implementasi
ERP. Sedangkan tim eksekutif berguna untuk mengkomunikasikan perubahan yang
terjadi dalam proses bisnis dan kebijakan-kebijakan akibat penerapan ERP kepada
seluruh end user yang terkait. Dukungan tim eksekutif yang mencakup komitmen budget
untuk proyek implementasi ERP ini.

Sedangkan berdasarkan jurnal Critical Failure Factors in ERP Implementation (wong,
Ada, et.all, 2005:6-8), ada 3 faktor penting yang dapat menyebabkan kegagalan dalam
implementasi ERP. Ketiga Faktor tersebut adalah sebagai berikut:

1. Lemahnya efektifitas konsultan
Faktor ini berkaitan dengan tim proyek implementasi contohnya konsultan yang
memiliki kendala dengan bahasa yang kurang berpengalaman dengan system ERP
seperti tidak memberikan service yang professional, tidak melakukan BPR (Business
Process Reengineering) terhadap gap antara proses bisnis yang ada sekarang dengan
system ERP, tidak memberikan perencanaan yang jelas dalam testing, tidak
mengkonfigurasi system ERP sesuai dengan gap dan kebutuham user. Selain itu
factor ini berkaitan juga dengan pemberian training yang dibawah standar dari
konsultasi kepada user.
2. Lemahnya kualitas BPR (Business Process Reengineering)
Faktor ini berkaitan dengan masalah tim proyek implementasi ERP yang bingung
dengan visi dari BPR dan bingung bagaimana melakukan BPR. Masalah ini ditambah
lagi dengan konsultan yang tidak mampu untuk mendampingi dan memberikan
masukan bagi tim proyek implementasi untuk melakukan BPR. Tidak ada BPR maka
akan menimbulkan ketidaksesuaian antara konfigurasi system ERP dengan system
ERP yang akan diimplementasikan dan konfigurasi system ERP dapat memakan
waktu lebih lama (hal ini juga menambah biaya implementasi). Sehingga perusahaan
menjadi tidak siap untuk menerapkan system ERP baru tersebut.
3. Lemahnya efektivitas manajemen proyek
Faktor ini berkaitan dengan kegagalan dalam merencanakan, memimpin, mengatur
dan mengawasi implementasi ERP. Hal ini dapat terjadi akibat kekurangan
sumberdaya manusia dalam tim tersebutdan jadwal aktivitas dalam implementasi
yang terlalu ketat dan tidak realistis.