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DOCUMENTO ARCHIVO

DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES DE APOYO ELECTRÓNICO

2 ELECTRÓNICOS Generado por la misma oficina o


por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte
de sus series documentales
pero es de utilidad para el
cumplimiento de sus funciones.
Conjunto de documentos
electrónicos producidos y
tratados conforme a los
principios y procesos
archivísticos.

FASE DE
FASE
PLANEACIÓN
PREARCHIVÍSTICA
DOCUMENTAL

4
1 2 3 FASE ARCHIVÍSTICA

4
DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS 2
La creación de documentos Información creada, recibida, 5 6 2 7
debe estar precedida del almacenada y transmitida por
análisis legal, tecnológico, medios electrónicos.
funcional y archivístico, en el
que se determine la utilidad de 8
los mismos como evidencia de 2
las actuaciones de la
administración pública. El
resultado de esta fase
permitirá establecer si debe DOCUMENTO EXPEDIENTE PROCESOS DE
crearse o no un documento y DOCUMENTOS NATIVOS ELECTRÓNICO
sus características. ELECTRÓNICOS DIGITALIZACIÓN ELECTRÓNICO GESTIÓN DOCUMENTAL
DE ARCHIVO
información creada o recibida Técnica que permite la Registro de información Conjunto de documentos 1 Planeación
electrónicamente en o por las reproducción de información generada, recibida, almacenada electrónicos correspondientes a
entidades fruto de la que se encuentra registrada en y comunicada por medios un mismo trámite o asunto
automatización de procesos. soportes análogos (papel, 2 Valoración
video, casetes, cinta, película, electrónicos, que permanece en administrativo, cualquiera que
microfilme y otros), en uno que estos medios durante su ciclo sea el tipo de información que
sólo puede leerse o vital; es producida por una contengan, manteniendo su 3 Producción
interpretarse mediante persona o entidad en razón de vínculo archivístico.
ESTRUCTURA DEL
METADATOS DOCUMENTO
un computador. sus actividades y debe ser 4 Gestión y trámite
tratada conforme a los
ELECTRÓNICO principios y procesos
Requieren procesos de EXPEDIENTE HÍBRIDO 5 Organización
archivísticos.
Datos que describen el contexto,
el contenido y la estructura de Contenido Expediente conformado por
DOCUMENTOS ANÁLOGOS documentos de archivo 6 Transferencia
los documentos de archivo y su
análogos y electrónicos, que
DE CONTENIDO

gestión a lo largo del tiempo. Descriptivos


Conceptuales Información creada, recibida corresponden a un mismo 7 Disposición de documentos
Relación
y/o almacenada cuyo soporte es asunto, conservados en sus
FIRMA Control de acceso
un material análogo. soportes nativos, manteniendo
su vínculo archivístico. 8 Preservación a largo plazo
(AUTOR) Trazabilidad
ADMINISTRATIVOS

Conservación
Firma
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Copia
FICHERO Créditos de pictogramas
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