You are on page 1of 31

ORGANIMETRIA

La palabra organimetría proviene de dos vocablos en latín: Organón , el cual da entender,


órgano, elemento de un sistema o el sistema en su conjunto; así como también del Griego
Metron que significa medida. Uniendo estos dos conceptos podríamos intuir a primer
plano que la organimetría es la medida de un sistema.
La organimetría no es más que la herramienta para representar una organización y sus
relaciones formales internas y porque no decir externas.

ORGANIGRAMAS
El organigrama, conocido también como organograma, grafico organizacional, diagrama
de la organización, entre otras denominaciones, es la representación gráfica de la
estructura organizacional formal de toda institución (entidad pública, empresa,
corporación, etc.). Puede ser considerado como una fotografía de la institución, pues
permite observar, en un momento determinado, como se distribuyen las diversas
unidades orgánicas que la constituyen y que relaciones establecen entre ellas.

El organigrama también puede ser comparado con el organismo humano, es decir,


basarse en criterios de anatomía y fisiología humanas. Así como el cuerpo humano
compuesto por diversos órganos cada uno de los cuales cumple funciones especificas
sinérgicamente relacionadas, las organizaciones tienen estructuras formadas por unidades
orgánicas cuyo funcionamiento les da la vida, les permite operar.

La arquitectura puede ayudar a entender el concepto de organigrama, ya que es el arte de


diseñar edificaciones con el sentido de una eficiente distribución de ambientes. El
organigrama es el reflejo del funcionamiento de una estructura (institución), pues
establece la distribución de funciones y actividades entre sus diversas unidades orgánicas.

Técnicamente, el organigrama se enmarca dentro de la organimetría, el área de estudios y


tratados organizacionales que se encarga de establecer los fundamentos y las técnicas
para el diseño organizacional.

1. Características del organigrama típico

Para que un organigrama sea realmente eficaz y eficiente en su diseño y aplicación, deben
tenerse en cuenta algunos criterios:
 Debe ser actual: Representar la institución tal y como es en un momento
determinado.
 Debe ser fácil de entender: Sencillo en su diseño e interpretación.
 Debe ser uniforme: Emplear símbolos y/o líneas según los modelos o estándares
establecidos y en número adecuado. No es conveniente utilizar figuras diferentes.
 Debe ser preciso: Contener lo justo y necesario para representar la realidad
organizacional.
 Debe ser equilibrado: Buscar un orden que le de consistencia de forma y de
fondo.

Un organigrama así elaborado es muy útil y ofrece diversas ventajas:

 Al mostrar la configuración estructural de la institución, es fuente de información


clara, objetiva y directa.
 Permite ubicar con rapidez y facilidad la unidad orgánica que se encarga de
desarrollar alguna función especializada.
 Sirve para hacer consistencia a la aplicación del proceso administrativo. El diseño
organizacional complemente la planeación, pues se basa en los ´propósitos
estratégicos y, por otro lado, precede a la dirección, la cual se encarga de motivar,
liderar y aplicar a los funcionarios, sea individual y/o grupalmente, el
comportamiento organizacional.
 Ayuda a detectar anomalías estructurales, como el exceso o déficit de personal en
las unidades orgánicas, la sobreposición de funciones de diversas áreas en una
unidad orgánica, el exceso o la incorrecta distribución de niveles jerárquicos o
unidades orgánicas, las nomenclaturas inadecuadas, etcétera.

No obstante, el organigrama presenta algunas limitaciones. Solo muestra el aspecto


formal-técnico de la estructura organizacional, no da señales sobre las relaciones entre las
personas que cumplen funciones en las unidades orgánicas ni sobre el clima
organizacional. Es una representación estática que se preocupa por la “forma” más que
por el “fondo”. Además, dada la aparente facilidad con que puede ser elaborado, quizá
responda más a la intuición de un funcionario audaz que a los fundamentos técnicos
necesarios.

2. ¿Qué son las unidades orgánicas?

Las unidades orgánicas son los elementos que forman una organización, valga la
redundancia. Las funciones que cumplen y las relaciones que establecen entre si son
representadas esquemáticamente por el organigrama. Por lo general, toda institución
cuenta con las siguientes unidades orgánicas:
 Unidades de dirección: Son aquel que se ubican en la cúspide de la jerarquía
institucional, desde donde se ejerce el poder y se toman las decisiones principales
 Unidades consultiva: Están constituidas por expertos en el medio y el sector
donde actúa la empresa. La presencia y las opiniones de estas personas
contribuyen a darle prestigio y solidez a la institución.
 Unidades de control: Son las encargadas de verificar el desempeño eficiente y
eficaz de las diversas unidades orgánicas.
 Unidades de apoyo: Son aquellas que administran los recurso humanos,
materiales y financieros. Garantizan el normal desarrollo de las funciones y las
operaciones de las diversas unidades orgánicas de la institución.
 Unidades asesoras: Se caracterizan por sugerir, dar opiniones y aconsejar a las
unidades de línea sobre diversos temas, pero no tienen potestad para ejecutar
acciones administrativas.
 Unidades de línea: Son las unidades que ejecutan las operaciones propias de la
institución, aquellas que le dan su razón de ser y hacen que funcione de acuerdo
con su misión y objetivos estratégicos, en sus diferentes niveles jerárquicos.

Las diversas unidades orgánicas pueden ocupar posiciones según el tipo y el diseño
del organigrama: horizontal, vertical, etc. En el siguiente organigrama se puede
observar la ubicación de distintas unidades orgánicas en el contexto de una estructura
vertical-jerárquica. Sin embargo, este es solo un ejemplo; como se verá más adelante,
hay múltiples tipos de organigramas, es decir de disponer las diversas unidades
orgánicas.

GRAFICO N°1

3. Nomenclatura organizacional

Toda unidad orgánica tiene una denominación que remite a su rango jerárquico y hace
posible clasificarla u ordenarla formalmente con respecto al resto de unidades orgánicas.
Esta información es relevante porque puede ser utilizada para fines múltiples, como
determinados niveles de autoridad y responsabilidad, categorías salariales, entre otros.
Justamente, cabe señalar aquí que es el rango y no la ubicación de la unidad en el
organigrama (ver ítem precedente) lo que determina el número de niveles jerárquicos de
una institución.

A modo de ilustración presentamos una nomenclatura genérica, aunque debemos señalar


que en el ámbito privado la terminología empleada es de elección libre, según las
características y las decisiones particulares de cada institución. Por ejemplo, en una
empresa la “división” podría ser superior jerárquicamente a un “departamento”, mientras
en otra empresa la relación podría ser inversa.

GRAFICO N°2

Además, debemos señalar que de cada nomenclatura de unidad orgánica se desprende


una nomenclatura para el responsable de esa unidad. En un organigrama se debe optar
por una u otra nomenclatura, no se debe mezclar denominaciones de unidades orgánicas
con denominaciones de responsables. Por ejemplo, si se está empleando gerencia de
marketing, debe continuarse con subgerencia de publicidad, no con subgerente de
publicidad.

En el sector público, en cambio, existe una nomenclatura legal que estandariza el uso de la
nomenclatura. Las instituciones del sector público, sean del nivel central, regional o
municipal, deben ceñirse a las denominaciones categorizadas de acuerdo con el tipo de
unidad y su ubicación dentro del correspondiente organigrama. Es decir, dependiendo de
las funciones que cumple la unidad orgánica-alta dirección, línea, asesoría, apoyo o
control-, deberá optarse por las alternativas de denominaciones previamente clasificadas.
GRAFICO N° 3

Un aspecto que conviene mencionar es el cuidado que debe mantenerse al comparar


nomenclatura entre diferentes instituciones. Si el analista se deja llevar únicamente por
denominaciones iguales, puede llegar a interpretaciones erradas. Por ejemplo, un
ejecutivo de una microempresa que factura tres mil soles al mes y tiene a su cargo a dos
vendedores puede ser gerente de marketing de una empresa grande que factura un
millón de soles al mes y tiene a su cargo treinta vendedores. No obstante, si solamente
nos guiamos por el “titulo de la tarjeta”, el ejecutivo de la microempresa tendría un rango
más alto que el ejecutivo de la gran empresa, cuando en la realidad del mercado el cargo
del segundo es el de mayor importancia.’

Por otro lado, unidades del mismo rango en instituciones similares y/o del mismo tamaño
pueden diferir en sus nomenclaturas. En nuestro país, por ejemplo, los ministros de
Estado en los despachos respectivos tienen en el mismo rango que los secretarios de
Estado de otros países.

4. Elementos para el diseño de un organigrama


En esta sección se establecen algunas pautas que deben tenerse en cuenta al elaborar un
organigrama, de modo que el lector conozca aquellas características técnicamente
aceptables y aquellas que no son adecuadas. Estas pautas son aplicables a organigramas
típicos, que representan estructuras o modelos organizacionales clásicos como: funcional,
jerárquico, geográfico, por clientes, por productos, por turnos, por proceso productivo,
por cantidad de colaboradores, por divisiones, por proyecto y matricial.

El organigrama consta de dos elementos:

 Las formas, que representan las diversas unidades orgánicas y que pueden
adoptar figuras de cuadrado, rectángulos, círculos o elipsis.
 Las líneas, que representan las diversas relaciones o interrelaciones que se
establecen entre las diversas unidades orgánicas y que pueden ser continuas o
discontinuas, en ángulos o rectas.
4.1. Las formas

Las diversas unidades orgánicas representadas en un organigrama deben adoptar una


misma figura. Es decir, si se recoge el rectángulo, todas las unidades orgánicas deberán
representarse con esta forma geométrica.

GRAFICO N°4

El tamaño o las dimensiones de las figuras que representan las unidades orgánicas
también juegan un papel importante. En la medida de lo posible, las figuras que
pertenecen al mismo nivel jerárquico deben ser iguales, pero pueden ser
progresivamente menores conforme se va disminuyendo en el nivel jerárquico.
GRAFICO N°5

Una opción para graficar unidades orgánicas que tienen idénticas características en
cuanto a funciones, jerarquía, etcétera, es representar solo una de ellas, pero indicando
con un guarismo la cantidad de unidades realmente existentes.

GRAFICO N°6

No es recomendable resaltar los bordes de la figura que representan la unidad orgánica

GRAFICO N°7
No obstante, algunos organigramas muestran unidades orgánicas con dobles bordes en
todos o algunos lados de su forma. Esto indica el grado de autoridad de cada uno de ellas:
a) totalmente autónomas, b) relativamente autónomas y c) poco autónomas. Su empleo
es desaconsejable, ya que es algo redundante por la ubicación jerárquica de cada unidad y
porque esto también puede determinarse en la manualística organizacional

GRAFICO N°8
Cuando las líneas o los bordes de las figuras son punteadas, significa que las unidades
orgánicas que unen o que representan pueden ser de carácter temporal, estar en
proyecto de creación o ser externas a la institución.

GRAFICO N°9

En algunas ocasiones, los organigramas presentan dos unidades pegadas. Esto significa
que las personas que ejerce el cargo de la unidad orgánica inferior son adjunto directo de
quien ocupa el cargo de la unidad orgánica jerárquicamente superior y no tienen
funciones propias. La figura pegada representa un remplazo natural del subordinado
jerárquico directo mientras dure la ausencia temporal del jefe superior.

GRAFICO N°10

4.2. Las Líneas

De acuerdo con su función de graficar las relaciones que se establecen entre distintas
unidades orgánicas, hay diferentes tipos de líneas.
La Línea de mando o de dirección indica una relación de mando-subordinación. La unidad
que ocupa el nivel jerárquico superior es la de mando, mientras la unidad del nivel
jerárquico inferior es la subordinada.

GRAFICO N°11

Las líneas de mando asimétricas se emplean cuando de una unidad orgánica superior
dependen unidades orgánicas de menor jerarquía pero de diferentes rangos y/o
categorías entre sí. Como se observa en la figura, la unidad de menor jerarquía suele
encontrarse por debajo de las otras dos de igual rango.

GRAFICO N°12

Las líneas de apoyo señalan una relación de soporte con el resto de unidades orgánicas
y, generalmente, indica subordinación a la alta dirección. Esta línea forma un ángulo de 90
grados y casi siempre es lateral a la izquierda con relación a la línea de origen de la unidad
orgánica de mando superior a la cuales adscrita.

GRAFICO N°13
La línea de asesoría (staff) implica una relación de asesoría en temas o asuntos de
expertise. Puede ser de ámbito general, cuando sirve a toda la organización y depende de
la alta dirección, o especifica, cuando sirve a una determinada unidad orgánica.
Generalmente es lateral a la derecha con relación a la línea de origen de la unidad
orgánica de mando superior a la cual está adscrita.

GRAFICA N°14

La línea de control señala la relación de la unidad orgánica de control interno con toda la
organización, indica un nexo directo de reporte con la alta dirección y una autonomía
funcional. Generalmente es lateral a la izquierda con relación a la línea de origen de la
unidad orgánica de mando superior a la cual está adscrita.

GRAFICA N°15
La línea consultiva señala la relación entre la alta dirección y las unidades consultivas,
integradas por personas reconocidas en el medio e independientes a la organización.
Generalmente es lateral a la derecha con relación a la figura de la unidad orgánica de
mando superior a la cual orienta, pero no indica subordinación. La presencia del órgano
consultivo contribuye a la sustentabilidad organizacional.

GRAFICO N°16

La línea operacional implica una relación con la unidades orgánicas de “línea de frente” en
niveles intermedios y finales, las que desarrollan y aplican días tras día las competencias
organizacionales según la administración estratégica fijada por la alta dirección.
GRAFICA N°17

La línea de coordinación señala una relación operativa constante entre unidades orgánicas
que no necesariamente están dentro de la misma área de expertise y que no guardan una
relación de tipo línea de mando-subordinación directa entre ellas. Es punteada
intermitente.

GRAFICO N°18

La línea descentralizada grafica la relación entre una unidad orgánica central especifica y
otras instituciones (que tienen sus propias estructuras organizacionales) adscritas a ella.
Es también línea punteada intermitente.
GRAFICO N°19

La línea de niveles de autoridad distintiva de órganos desconcentrados se usa para


diferenciar unidades orgánicas de un nivel institucional (sede matriz) de otras unidades
orgánicas desconcentradas jurisdiccionalmente en ámbitos regionales, departamentales
y/o zonales, pero integradas a la sede matriz.

GRAFICO N°20

Las líneas proyectadas se utilizan para indicar la existencia de otras unidades orgánicas
que no se aprecian en el plano general del organigrama por falta de espacio, pero que se
pueden plasmar en plano aparte. Son líneas punteadas intermitentes que a veces se
trazan como flechas.
GRAFICO N°21

La línea separadora, como su nombre lo indica, separa las unidades orgánicas


desconcentradas o descentralizadas de los órganos centrales.

GRAFICO N°22
Las líneas de artificio se usan para evitar confusiones cuando en apariencia hay cruces de
líneas entre las unidades orgánicas. En el ejemplo se observa que las unidades orgánicas
C2, C5 y C6 dependen jerárquicamente de la unidad A, mientras que las unidades
orgánicas C1, C3 y C4 dependen jerárquicamente de la unidad B. Sin embargo, se corre el
riego de malinterpretar el organigrama, pues podría parecer que de la unidad orgánica A
dependen las unidades C2, C3, C4, C5 y C6, lo que es incorrecto.

En casos como este, se suele emplear algunos artificios en las líneas para aclarar la
situación. Algunos de los artificios más empleados son los puentes y los corchetes. En el
ejemplo, ambos dejan claramente establecido que las unidades orgánicas C1, C3 y C4
pertenecen a la unidad B, y que las unidades C2, C5 y C6 pertenecen a la unidad A.

GRAFICO N°23

Con excepción de las proyectadas, las líneas no deben tener sentido de direccionalidad
(flechas).

GRAFICO N°24
No es recomendable que las líneas resaltan más que los bordes de las figuras.

GRAFICO N°25

Tampoco es aconsejable que se observen niveles jerárquicos ficticios. Toda línea que nace
en una unidad orgánica debe terminar siempre su proyección en la figura de otra unidad
orgánica.

GRAFICO N°26
La forma correcta es emplear el menor número de líneas para unir las diferentes unidades
orgánicas, como se puede apreciar en la siguiente figura.

GRAFICO N°27
CLASIFICACION DE ORGANIGRAMAS
Los organigramas pueden clasificarse según tres grandes criterios:

I) La información que proporcionan.


II) La forma de su diseño.
III) El ámbito de análisis.

A continuación desarrollaremos cada uno:

I) Los organigramas según la información que proporcionan.


Se clasifican según el tipo de contenido que muestran en cada unidad orgánica.

A) Organigrama jerárquico:

Informa acerca de la distribución de las diversas unidades orgánicas de acuerdo con el


criterio de jerarquía. Para ello son básicas las líneas de mando-subordinación, cuyo
objetivo es indicar que hay unidades orgánicas que dirigen y otras unidades orgánicas que
obedecen. Por el cual facilita la aplicación del principio de unidad de mando.

En el gráfico se representa tres niveles jerárquicos:

Primer nivel jerárquico: gerencia general.


Segundo nivel jerárquico: Las gerencias de línea (producción, marketing y finanzas) y las
gerencias de apoyo (informática y recursos humanos).

Tercer nivel jerárquico: las divisiones de cada una de las gerencias de línea.

B) Organigramas funcionales:

Enuncia las funciones gerenciales o principales que le competen a cada unidad orgánica.

Este tipo de organigrama orienta acerca de las labores que le corresponden desempeñar
a cada una de las unidades orgánicas, pero que en la práctica se constituye como una
delimitación a las atribuciones que le corresponde a cada unidad orgánica.

Por lo general se mencionan las tres funciones principales y el texto deber ser apenas
referencial y corto.

C) Organigramas nominales:

Identifica por su nombre a las personas que asumen la responsabilidad de conducir cada
unidad orgánica. Se considera escribir un nombre y un apellido o el título profesional y un
apellido.

La utilidad informativa de este organigrama es:

1. Permite conocer a los responsables de la administración de las diversas unidades


orgánicas.
2. Hace posible identificar a los funcionarios que van progresando y proyectándose
en su desempeño profesional.

D) Organigramas de asignación de personal:

Da cuenta del número o cantidad de funcionarios que pertenecen a las diversas unidades
orgánicas de una institución.

La importancia de este organigrama reside en la información sobre distribución de todo el


personal de la institución. Así, permite identificar donde existe déficit o exceso de
funcionarios.
II) Los organigramas según la forma de diseño:
Se basan en la forma o disposición gráfica en que se distribuyen las diversas unidades
orgánicas de una institución y se clasifican en:

a) Organigrama vertical:
Muestra las unidades orgánicas y sus niveles organizacionales con sentido
direccional: de arriba hacia abajo.
El número de niveles jerárquicos que representa puede variar según el propósito y
la estructura de la institución. Pero se recomienda representar como mínimo tres
niveles jerárquicos.
Se asume que todas las unidades que se encuentran en el mismo nivel del plano
del organigrama tienen la misma categoría jerárquica. Otra forma de identificar
unidades organizacionales de la misma categoría es remitirse a su nomenclatura
(gerencia de finanzas, operaciones, marketing y de apoyo, etc.).

b) Organigrama horizontal:
Muestra la información sobre las unidades orgánicas y sus niveles organizacionales
en un sentido lateral, de izquierda a derecha. El resto es igual al organigrama de
forma vertical.

c) Organigrama circular:
Muestran las unidades orgánicas y sus niveles siguiendo un orden circular
jerárquico, del centro hacia fuera. A las unidades de mayor jerarquía le
corresponde la ubicación del centro. Las unidades subordinadas se colocan en los
carriles que de rodean al nivel superior inmediato.
En los organigramas circulares, las unidades de apoyo ocupan lugares fuera del
circunferencia, a la izquierda, aunque jerárquicamente tenga el mismo rango de
que las gerencia de línea. El departamento de asesoría jurídica, externo a la
institución, se ubica fuera de la circunferencia, pero al lado derecho. En ambos
casos se unen a la circunferencia por medio de líneas con corchetes.
d) Organigrama pegado:
Este tipo tiene la particularidad de mostrar juntas las formas de unidades
orgánicas. Así se evitan los espacios horizontales y/o verticales en blanco y se
reduce el espacio empleado por el organigrama en su conjunto.
Los niveles jerárquicos se respetan, pues las gerencias mantienen una misma
altura, y las divisiones se colocan debajo de ellas.
e) Organigrama matricial:
Este diseño de organigrama combina simultáneamente dos o más tipos de
departamentalización (funcional, por clientes, geográfica, por proyectos, etc.). El
más utilizado considera la relación de únicamente dos tipos de
departamentalización: por proyectos y funcional.
En el gráfico, podemos observar tres gerencias de proyecto (gerencia de proyecto
1, gerencia de proyecto2 y gerencia de proyecto 3) y tres áreas funcionales
(gerencias de finanzas, gerencia de operaciones y gerencia de marketing).

Además están como siempre, la gerencia general, las gerencias de apoyo (recursos
humanos y de informática) y la unidad externa de asesoría jurídica.
En este tipo de organigramas, los gerentes de proyectos se consideran en el mismo
nivel jerárquico que los gerentes funcionales y los gerentes de apoyo.

En el tercer nivel jerárquico se ubica las divisiones y/o los equipos de trabajo que
surgen de la convergencia de las gerencias de proyectos y las gerencias
funcionales. En esta configuración, cada gerencia funcional asigna personal a cada
gerencia de proyecto por un periodo determinado, durante el cual el mando
operacional queda a cargo del gerentes de proyecto. Una vez terminada el
proyecto el personal retorna a su respectiva gerencia funcional, y el mando vuelve
también a los gerentes funcionales.
III) Los organigramas según el ámbito de análisis.
Los organigramas pueden representar la institución como un todo o detallar solamente la
estructura de una parte de la institución por eso se puede clasificar en:

A. Los organigramas generales:


Ofrece un panorama general de la institución, tanto en áreas funcionales como en
niveles jerárquicos. Se recomienda que el organigrama contemple un grado
mínimo de detalle, hasta el tercer nivel jerárquico.

Asimismo, puede hacer uso de cualquiera de las clasificaciones de organigramas ya


sea por el tipo de información proporcionada o según la forma del diseño, ya que
su objetivo central es mostrar la integridad de unidades orgánicas de la institución,
y cualquier opción de las citadas cumplen con dicho requerimiento.

B. Los organigramas específicos:


Su ámbito de representación se focaliza en alguna parte del organigrama general
de la institución, para analizar con mayor profundidad la distribución interna de la
unidad previamente seleccionada.
La dimensión de un organigrama general no permite entrar en detalles respecto a
la especificidad sus diversas unidades. Por esa razón cuando hay interés de
conocer más de alguna de ellas se procede a diseñar un organigrama específico.
Igual al organigrama general puede hacer uso de cualquiera de las clasificaciones
de organigramas anteriores, es decir, según el tipo de información proporcionada
o según la forma del diseño.
EJEMPLOS DE ORGANIGRAMAS