You are on page 1of 6

Cód.

: P-17/CAL
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS, EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y Fecha: 03/03/2018
SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO DE PROVEEDORES Versión: 00

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS, EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO DE


PROVEEDORES

Revisado y
Ver. Elaborado
Fecha Cambios realizados Aprobado
Nº por:
por:

Responsable Gerente
00 04.03.2018 ---
de RRHH General
Cód.: P-17/CAL
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS, EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y Fecha: 03/03/2018
SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO DE PROVEEDORES Versión: 00

1. OBJETIVO
Satisfacer las necesidades de todas las áreas de la empresa, bajo las mejores condiciones (calidad / precio)
y en el momento oportuno, para el correcto funcionamiento de las operaciones.

2. ALCANCE

Se aplica a la empresa INDUSTRIAS DE CROMO DURO S.A.C. iniciando desde la colocación de la


REQUISICIÓN (RQ/RQS) en forma correcta (detalle, cantidad, especificaciones, etc.), y previamente
autorizado por el Gerente General, y finaliza en la entrega en el proyecto y en el caso de servicios, hasta que
el usuario final da la conformidad del servicio.

3. REFERENCIAS

 ISO-9001:2015 - Sistema de Gestión de Calidad.


 ISO-14001:2015 – Sistema de Gestión Ambiental

4. RESPONSABLES

 El Gerente General es el responsable de revisar y aprobar el presente procedimiento.


 El Jefe Administrativo es responsable de supervisar su cumplimiento e implementar y desarrollar el
presente procedimiento.

5. DEFINICIONES
ORDEN DE COMPRA: Documento legal, que formaliza y confirma la aceptación de una cotización y la venta
de un producto (incluye todas las condiciones comerciales establecidas en la negociación)

ORDEN DE SERVICIO: Documento legal, que formaliza y confirma la aceptación de una cotización y la
realización del servicio (incluye todas las condiciones comerciales establecidas en la negociación)
REQUISICIÓN (RQ / RQS), documento que representa el inicio de la necesidad de un usuario.
 Requisición de artículos/ bien “RQ”
 Requisición de servicio “RQS”
VALE DE ENTRADA: Documento que constata que la Orden de Compra ha sido atendida e ingresada al
almacén tanto en forma física como en el sistema.
GUÍA DE REMISIÓN (G/R): Documento que se utiliza para sustentar la salida de materiales fuera de la oficina
principal, traslado de bienes, materiales, repuestos, etc., entre
GUIA DE SALIDA / VALE DE SALIDA: Documento que se utiliza para sustentar la salida de un material en
forma interna.
Cód.: P-17/CAL
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS, EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y Fecha: 03/03/2018
SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO DE PROVEEDORES Versión: 00

6. DESCRIPCIÓN
a. GESTION DE COMPRAS
La adquisición de un bien o servicio está determinada por el área de compras esta a su vez, aprobada y
analizada por el encargado de Logística. El objetivo es dar la atención oportuna al área que ha generado una
necesidad para fines que favorezcan a la empresa. Se ha definido el proceso para realizar una buena gestión
de compras.

b. RECEPCION DE REQUISICION
La requisición es un formato para realizar alguna necesidad, todas las áreas están obligadas a generar dicho
formato para ser atendido.
El formato ya generado es canalizado por el Jefe de Logística para verificar si realmente los productos
solicitados no han sido enviados con anterioridad. En este caso, cuando se necesita materiales para el
trabajo se usa el formato F-08/CAL REQUERIMIENTO DE MATERIALES con la respectiva solicitud.
Las RQ/RQS APROBADAS deberán ser enviadas hasta las 10:00 a.m. al Jefe de Logística, se iniciará la
gestión de compras el mismo día. Para aquellas que lleguen posterior a dicha hora, se iniciará la gestión de
compra al día siguiente.

 CONDICIONES DE LA REQUISICION
Para una atención adecuada, el personal emite las requisiciones al Jefe de Logística y este evalúa e informe
al área de compras.
 Toda RQ o RQS, debe venir con la firma del supervisor/ Jefe / Gerente del área.
 Descripción de lo solicitado, lo más detallado posible. (material, color, dimensiones, medidas, etc.)
 Cantidad a solicitar, definiendo claramente las unidades de medida (“, ‘, cm, mt, Kg, und, GL, etc).
 Especificaciones técnicas (de aplicar), normas técnicas, códigos, etc.
 REPUESTOS: N° de parte, medidas, marcas, otros.
 Es responsabilidad de los supervisores / jefes / gerentes de las áreas usuaria, que los requerimientos
hayan sido elaborados correctamente (cantidad, detalle, unidad de medida, etc.). antes de solicitarlo a
Logística / compras y deben venir con los V°B° correspondiente.

 ANALISIS DE LA REQUISICION
a. REQUISICIÓN POCO CLARA
Se solicita mayor información al solicitante:

 Detalles Técnicos
 Posibles lugares de compra
 Rectificación de destino de repuesto
Cód.: P-17/CAL
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS, EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y Fecha: 03/03/2018
SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO DE PROVEEDORES Versión: 00

 Otros adicionales
Cuando se aclara toda la requisición, se convierte en una REQUISICIÓN REGULAR e inicia el proceso de
gestión de compras.
b. REQUISICIÓN INCOHERENTE
Se comunica al solicitante, que su requisición NO procede y deben generar otra RQ.

MOTIVOS para rechazar una REQUISICIÓN:

 Duplicidad de pedidos
 Producto en Stock (o producto sustituto similar en stock)
 La RQ/RQS no se encuentra aprobada

c. REQUISICIÓN REGULAR
Continúa con el proceso. En caso exista modificaciones de cantidades o descripciones en un pedido, dicho
pedido debe anularse y hacerse otro, ya que comenzará nuevamente el proceso de compras.

c. APROBACION DE LA COMPRA

El Jefe de Administración y finanzas o el Gerente General, con la cotización o cotizaciones y/o algún otro
documento que sustente la compra, darán la aprobación respectiva.

Para aprobar las compras, las mismas tienen que poseer las firmas correspondientes:

NIVELES DE APROBACIÓN

Hasta S/. 3,000.00 o su equivalente en US$ dólares con


el tipo de cambio de la fecha de la transacción.
JEFE ADMINISTRATIVO
Hasta S/. 5,000.00 o su equivalente en US$ dólares con
el tipo de cambio de la fecha de la transacción.

Mayores a S/. 5,000.00 o su equivalente en US$ dólares


GERENTE GENERAL
con el tipo de cambio de la fecha de la transacción.

d. EVALUACION DE PROVEEDORES

El encargado de Logística, busca a los proveedores más idóneos para la atención de las requisiciones de la
lista de Proveedores registrados en el sistema ERP y de no identificar un proveedor idóneo, contacta un
proveedor que no está en la Lista de Proveedores. El documento a usar es el formato F-25.CAL
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES. Los datos sobre el rendimiento de los proveedores se obtendrán del
Cód.: P-17/CAL
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS, EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y Fecha: 03/03/2018
SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO DE PROVEEDORES Versión: 00

formato F-26.CAL SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO PROVEEDORES, sin este documento no se puede
asignar el tipo de proveedor que debe ingresarse.

El rendimiento de los proveedores, el cual evalúa el seguimiento del desempeño de los mismos, presenta un
seguimiento realizado cada dos meses, en el cual podrá evaluar con eficacia si el proveedor es el idóneo
para nuestros servicios, a su vez evalúa su continuidad con nuestra empresa.

 PARA DEFINIR OBJETIVO EN LA EVALUACION, SELECCIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS PROVEEDORES

El primer proceso consta evaluar la necesidad de la empresa y los requisitos correspondientes para contactar
a los proveedores. Posteriormente se crea la lista con los criterios de evaluación.

 REUNION DE GRUPO DE PROVEEDORES

Este proceso se reúne un grupo de proveedores las cuales son contactadas telefónicamente y mediante una
solicitud de invitación enviado vía e-mail. Dicha finalidad para conocer más sobre estas empresas. Una vez
seleccionada los proveedores, se envía el requerimiento vía e-mail. Si estas empresas están interesadas
enviarán su propuesta de venta.

 SELECCIÓN DE PROVEEDORES Y CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DEL PROVEEDOR

Una vez recibida las cotizaciones o propuestas de todos los proveedores evaluados, el área de compras
realizará la evaluación técnica y comercial. Algunas cotizaciones serán revisadas conjuntamente con la
Gerencia General y el Jefe de Administración y Finanzas Finalmente se elige a un proveedor para realizar la
gestión compras. Se usará el formato F-25.CAL EVALUACIÓN DE PROVEEDORES.

Considerar que se detallará la lista de criterios que se tomarán en cuenta al momento de la evaluación y
selección de un proveedor. La evaluación del proveedor dependerá mucho del criterio que se tomaran en
cuenta. El requerimiento dependerá mucho para disponer diferentes criterios al proveedor evaluado.

La evaluación se ingresará en el documento F-25.CAL EVALUACIÓN DE PROVEEDORES., los criterios de


evaluación se encontrarán en el mismo documento.

6.4.5 RENDIMIENTO Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES.

Este documento nos permite medir bimestralmente el rendimiento de la gestión de los proveedores con la
empresa. El responsable de este seguimiento, que es realizado cada dos meses en el jefe Administrativo.
Cód.: P-17/CAL
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS, EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y Fecha: 03/03/2018
SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO DE PROVEEDORES Versión: 00

El responsable del proceso logístico tiene como función tener una carpeta de proveedores, separados por
tipo según el siguiente criterio:
 Proveedores de bienes
 Proveedor de servicios
 Proveedor estratégico
 Proveedor nuevo
 Proveedor evaluado
 Listado total de proveedores
El seguimiento a los proveedores se realiza anualmente, dicho fin es para verificar que mantengas los criterios
evaluados y se realice un ajuste en algunos. Esta evaluación se destina de acuerdo a un orden jerárquico,
dependerá mucho de la carpeta de proveedores.

7. VALIDACION DE LA RECEPCIÓN DEL PRODUCTO


Para la validación de la recepción del producto se tendrá en cuenta los siguientes puntos:
 Se coordina con el área que realizo el pedido, las fechas en que el proveedor va a entregar el producto
 Se ingresa al Sistema Interno, para verificar que el producto será entregado al área solicitante.
 Se realizará una contactación telefónica con el área logística para confirmar el hecho.

8. REGISTROS

 F-25.CAL Evaluación de Proveedores


 F-26.CAL Seguimiento del desempeño Proveedores
 F-28.CAL Verificación de Productos y equipos comprados
 F-45.CAL Requerimiento De Materiales

You might also like