Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

BAB I PENDAHULUAN

1.1 PENGANTAR
1.1.1 Microsoft Project
Microsoft Project atau Ms. Project adalah suatu alat project management yang handal dalam mengerjakan
tugas sehari-hari bagi seorang project manager. Ms. Project memberikan keseimbangan antara
penggunaan, keunggulan, dan fleksibilitas, sehingga kita bisa mengerjakan tugas dengan lebih efisien dan
efektif.

Dengan Ms. Project, kita bisa lebih memegang kendali bagian finance melalui fitur budget tracking
(anggaran monitoring), sehinggakita bisa menetapkan anggaran ke berbagai project dan program. Cost
resource type telah mengimprovasi estimasi cost dengan memberikan kemampuan untuk melihat peta
finansial yang telah disesuaikan dengan project sistem akutansi.

Dengan menggunakan Ms. Project pula kita dapat membuat jadwal, alokasi resource, dan mengatur
anggaran. Memahami jadwal (schedule) dengan menggunakan fitur seperti task drivers untuk mengetahui
kenapa suatu tugas (task) berjalan pada tanggal tertentu, multiple level undo dibuat untuk membalikkan
perubahan langkah-langkah yang telah dibuat, dan merubah hal-hal penting untuk menunjukkan anda data
mana saja yang telah berubah sebagai hasil dari pembaharuan yang telah anda lakukan pada project plan.

Dengan mudah anda bisa export berbagai jenis data project ke Micfosoft Office Word untuk membuat
suatu dokumentasi yang formal, atau ke Microsoft Office Excel untuk memperlihatkan chart atau
spreadsheet, atau ke Microsoft Office PowerPoint untuk presentasi yang dinamis, ataupun ke Microsoft
Ofice Visio Profesional untuk memperlihatkan diagram.

1.1.1 Istilah Dalam Microsoft Project

 Task (tugas)
Tingkatan proyek setelah organisasi, proyek, aktivitas, operasi, dan proses
Arrow pada CPM, node pada PDM
 Duration
Penentuan durasi membutuhkan informasi volume dan produktivitas
 Start
Waktu dimulainya pekerjaan
 Finish
Waktu selesainya pekerjaan

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi 1

FTSL – ITB 2011
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

 Predecessor
Kegiatan pendahulu dari kegiatan yang dimaksud
 Resource
Segala sumber daya yang diperlukan agar kegiatan dapat terlaksana
 Cost
Komponen biaya yang terdapat pada penyelesaian pekerjaan
 Baseline
Ketetapan jadwal dan biaya proyek
 Gantt Chart
Tampilan perencanaan proyek dengan tabulasi dan diagram batang
 Tracking
Evaluasi pelaksanaan terhadap perencanaan pekerjaan
 Milestone
Kejadian yang dijadikan acuan dalam pelaksanaan pekerjaan.
Durasi = 0

1.2 MEMULAI PEKERJAAN

1.2.1 Memulaiprogram Microsoft Project 2007

Penentuan acuan waktu dimulai atau selesainya proyek

Project  project information
 Pemilihan acuan waktu mulai atau selesai proyek

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi 2

FTSL – ITB 2011
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

 Penentuan tanggal acuan proyek

Keterangan Proyek
Project  project information  statistics

File Properties

1.2.2 Keterangan Daftar Pekerjaan

 i  information
 Task name : daftar pekerjaan
 Duration : default 1 days

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi 3

FTSL – ITB 2011
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

 Start : automatic from project information

 Finish : start + duration
 Predecessor : membaca nomor cell
 Resource name : daftar resource

1.2.3 Menuliskan Daftar Pekerjaan

No Jenis Pekerjaan
1 Pekerjaan Persiapan
2 Pembersihan Lokasi
3 Dst.

1.2.4 Mengganti Nama Pekerjaan

Sama seperti program excel, dapat menggunakan tombol F2, mengedit di baris input, ataupun melalui
project  task information

1.2.5 Menyisipkan Pekerjaan

Arahkan pointer mouse pada kolom nomor cell, klik kanan dan pilih New Task

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi 4

FTSL – ITB 2011
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.2.6 Save Dan Protection File

File  Save As  Tools  General Option

1.2.7 Mengelompokkan Sub-task ke Dalam Summary task

• Menggunakan aplikasi indent dan outdent
• Project  outline  Indent/Outdent

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi 5

FTSL – ITB 2011
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.2.8 Hide dan Show Subtask

Project  Outline  Show/Hide Subtask

1.2.9 Penomoran Pekerjaan

Tools  Option  View  Show outline number

1.3 ENTRI DURASI

1.3.1 Durasi Pekerjaan
• Menginputkan durasi
No Jenis Pekerjaan Durasi
1 Pekerjaan Persiapan 6 days
2 Pembersihan Lokasi 1 day
3 Dst.

1.3.2 Pengembangan Jadwal

Teknik yang biasa dipakai untuk pengembangan jadwal proyek konstruksi adalah :
• Bar Chart/Gantt Chart
• Critical Path Method (CPM)
• Precedence Diagram Method (PDM)

1.3.3 Logika Ketergantungan

• Finish to Start (FS)
• Start to Start (SS)

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi 6

FTSL – ITB 2011
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

• Finish to Finish (FF)

• Start to Finish (SF)
1.3.4 Menginputkan Hubungan Tiap Pekerjaan
No Jenis Pekerjaan Durasi Predecessor
1 Pekerjaan Persiapan 6 days
2 Pembersihan Lokasi 1 day
3 Dst. 1 day 2

1.4 CALENDAR
1.4.1Base Calendar
Base calendar adalah kalender yang dapat dipakai sebagai kalender kerja proyek dan kalender yang waktu
kerja dan waktu libur resource-nya dapat diatur pada nilai default untuk masing-masing resource.
◦ Standard
Standar jam kerja adalah jam 08.00AM sampai dengan jam 5.00PM, dengan istirahat selama 1 jam dimulai
jam 12.00PM hingga jam 1.00PM dalam 5 hari kerja (senin – jumat) di tiap minggunya.
◦ 24 hours
Jam kerja 24 jam selama satu hari penuh
◦ Night shift
Shift malam untuk pekerjaan yang dikerjakan pada malam hari
◦ Project Calendar
Ialah kalender yang digunakan sebagai acuan jadwal kerja secara default untuk semua pekerjaan dalam
proyek
◦ Resource Calendar
Kalender kerja untuk masing-masing resource dapat diatur melalui resource calendar
◦ Task Calendar
Jika terdapat task yang tidak tergantung kepada resource, dapat menggunakan task calendar untuk
memodifikasi jam kerja dari project calendar. Task calendar khususnya dipakai untuk peralatan yang
menjalankan pekerjaan sepenuhnya pada malam hari atau akhir pekan, yang ditetapkan sebagai waktu
libur pada project calendar.
Project melakukan perhitungan pada saat resource dan task telah dijadwalkan untuk melakukan pekerjaan
dengan memakai kalender kerja sesuai dengan ketentuan berikut: project calendar, resource calendar, dan
task calendar. Jika task tidak mempunyai resource dan task calendar sendiri, maka akan dijadwalkan
berdasarkan project calendar. Jika task memiliki resource yang telah ditetapkan dan tidak memiliki task
calendar, maka akan dijadwalkan berdasarkan resource calendar.

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi 7

FTSL – ITB 2011
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.4.2 Calendar View

View  Calendar

1.4.3 Mengedit Pekerjaan

Mengedit pekerjaan pada tampilan calendar hanya dapat dilakukan melalui menu task information.
Mengubah tampilan bar maupun text dapat dilakukan dengan masuk ke menu format lalu pilih bar style
ataupun text style.

1.4.4 Mengubah Tampilan Calendar

Format  timescale

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi 8

FTSL – ITB 2011
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.4.5 Daftar Pekerjaan Dalam Satu Hari

Klik kanan di tanggal tertentu, lalu pilih pilihan ‘go to’

1.4.6 Menyembunyikan Pekerjaan Dan Memunculkannya Kembali

Task information  hide task bar
1.4.7 Menyusun Jadwal Kerja
Tools  Change Working Time work weeks  details

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi 9

FTSL – ITB 2011
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

Dibuat jadwal kerja proyek. Diubah dari default yang sebelumnya dari senin – jumat jam 08.00AM –
12:00PM dan 1:00PM – 5:00PM menjadi senin-kamis jam 08.00AM - 12.00PM dan 1.00PM - 5.00PM, jumat
08.00AM - 11.00AM dan 2.00PM-5.00PM, dan sabtu 08.00AM - 12.00PM.

1.4.8 Membuat Hari Libur Khusus

Tools  Change Working TimeExeption  details

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi 10

FTSL – ITB 2011
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.5 ENTRI RESOURCE

1.5.1 Membuat Jadwal Kerja Resource
Jadwal kerja untuk arsitek dan mandor diubah dari default menjadi,
Arsitek : senin, rabu, dan jumat 08.00AM -12.00PM
Mandor : senin – jumat, sabtu 08.00AM – 12.00PM
Resource sheet  resource information  change working time

1.5.2 Mengenal Resource Sheet

1.5.3 Mengubah Satuan Harga

Tools  option  view  currency

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi 11

FTSL – ITB 2011
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.5.4 Mengubah Satuan Unit Work Resource

Tools  option schedule  show assignment unit as a (ubah dari percentage menjadi decimal)

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi 12

FTSL – ITB 2011
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.5.5 Menyusun Daftar Resource

1.5.6 Mengisikan Resource Pada Tiap Task

• Membuat setiap pekerjaan menjadi fixed duration
Task information  advanced task type  fixed duration

1.5.7 Melalui Task Information

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi 13

FTSL – ITB 2011
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.5.8 Melalui Assign Resource

Tools  Assign Resources (Alt + F10)

1.5.9 Melalui Pengetikkan Langsung

No Jenis Pekerjaan Resources
1 Pekerjaan Persiapan
2 Pembersihan Lokasi Kepala Tukang,Pekerja[4]
3 Pemagaran Kepala Tukang,Pekerja[2]
4 Dst.

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi 14

FTSL – ITB 2011
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.6 ENTRI COST

1.6.1 Mengenal Cost Table

Ketika view berada pada posisi Gantt Chart, View TableCost

1.6.2 Biaya Tiap Pekerjaan

Cost pada gantt chart

1.7 BIAYA PADA RESOURCE

Cost pada resource sheet, ketika view berada pada posisi Resource Sheet, View  Table  Cost

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi 15

FTSL – ITB 2011
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.7.1 Biaya Resource Per Pekerjaan

Cost pada task usage

1.7.2 Biaya Pekerjaan Per Resource

Cost pada resource usage

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi 16

FTSL – ITB 2011
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.8 PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN PEKERJAAN

1.8.1 Menampilkan Pekerjaan Yang Kritis Pada Gannt Chart
Format  Text Style

1.8.2 Mengetahui Float Tiap Pekerjaan

View  Table  Schedule

1.8.3 Mengetahui Resource Conflict

• Melalui resource sheet
• Melalui resource usage

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi 17

FTSL – ITB 2011
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

• Melalui resource graph

1.8.4 Menampilkan Toolbar Resource Management

• Mengetahui resource allocation
• Mengetahui task entry
• Mengetahui overlocation

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi 18

FTSL – ITB 2011
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.8.5 Mengatasi Konflik

• Mengurangi jumlah resource pada task
• Mengganti resource
• Menggeser jadwal pekerjaan
• Mengubah keterkaitan pekerjaan
• Lembur / crash program

1.8.6 Levelling
Menggeser task yang mengalami overlap akibat beberapa task yang bertabrakan
Tools  level resource

1.8.7 Baseline
Tools  tracking  set baseline

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi 19

FTSL – ITB 2011
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.8.8 Penentuan Target

Tracking, Memperbarui start/finish date
Tools  tracking  update task

1.8.9 Presentase Pekerjaan

• Project  task information  general
• Grafis dengan barchart

1.8.10Beragam Bentuk Tampilan Table

o Pada gantt chart  Summary  Variance
 Entry  Usage  work
 Cost  Work o Resource usage
 Schedule o Task usage  Cost
 Summary  Cost  Entry
 Tracking  Entry  Schedule
 variance  Schedule  Summary
o Resource sheet  Summary  Usage
 entry  Usage  Work
 Cost  Tracking

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi 20

FTSL – ITB 2011
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.8.11Mengatur Tampilan Grafik Pada Resource Graph

Format  timescale

1.8.12Beragam Grafik Proyek

o Peak unit
o Work
o Cummulative work
o Over allocation
o Percent allocation
o Remaining availability
o Cummulative cost
o Work availability
o Unit availability

1.8.13Beragam Tipe Report

Report  report  select
o Overview
o Current activities
o Cost
o Assignment
o Workload
o custom

1.8.14 Custom Report

o Resource
o Resource (work)
o Resource (material)
o Crosstab

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi 21

FTSL – ITB 2011
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.8.15Format Text Report

o Edit properti Report
o Mengganti header, footer, dan keterangan
o Mengeset halaman

1.8.16Kemajuan Proyek
o Project Information
o Property File

1.8.17Optimalisasi Proyek
o Mengoptimalkan durasi
o Mengoptimalkan hubungan antar pekerjaan
o Lembur
o Lag and Lead Time
1.8.18Export
o From MS. Project to MS. Word
o From MS. Project to MS. Excel
1.8.19Import
o From MS. Excel to MS. Project

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi 22

FTSL – ITB 2011
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

Anda diminta untuk membangun sebuah septic tank baru di halaman rumah anda dengan dimensi
3m x 1m x 1m, sebagaimana dapat dilihat pada gambar 1 dan 2. Asumsikan bahwa tebal lapisan
beton dari septic tank tersebut adalah sebesar 5 cm dan septic tank berada di atas lantai kerja yang
terbuat dari beton setebal 10 cm.

A
100.00

100.00 100.00 100.00

Gambar 1 Denah Septic Tank

10.00

5.00
30.00

5.00
100.00

5.00

100.00

Gambar 2 Potongan A – A Septic Tank

Tahapan pekerjaan yang ada pada pekerjaan konstruksi septic tank ini dapat dibagi menjadi tiga (3),
yaitu :

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi 23

FTSL – ITB 2011
 Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1. Pekerjaan penggalian
2. Pekerjaan beton
3. Pekerjaan pemipaan
4. Proyek Management

Adapun tahapan pekerjaan tersebut dalam bentuk work breakdown structure (WBS) dapat dilihat
pada gambar 2. Selain dalam bentuk WBS, tahapan pekerjaan yang harus dilakukan dalam konstruksi
septic tank tersebut juga dapat disajikan dalam bentuk diagram urutan dan ketergantungan antara
tiap tahapan pekerjaan. Terdapat tiga (3) bentuk diagram urutan dan ketergantungan tahapan
pekerjaan yang umum digunakan dalam suatu proyek konstruksi yaitu critical path method (CPM),
precedence diagram method (PDM) dan yang paling sederhana yaitu barchart. Dalam contoh kasus
ini, akan digunakan bentuk diagram critical path method (CPM) sebagaimana dapat dilihat pada
gambar 3.

Gambar 3 WBS Pekerjaan Konstruksi Septic Tank

Gambar 4 CPM Pekerjaan Konstruksi Septic Tank

Dalam melaksanakan pekerjaan tersebut, anda akan membutuhkan beberapa sumber daya
(resources) baik berupa barang maupun orang. Contoh dari sumber daya (resources) yang anda
butuhkan untuk pekerjaan ini antara lain adalah sebagai berikut,
 Agregat
 Pasir
 Semen
 Air
 Tukang batu (tersedia 1 orang)
 Pekerja (tersedia 1 orang)
 Mandor (tersedia 1 orang)

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi 24

FTSL – ITB 2011