PROCEDURI OPERAŢIONALE ÎN BIBLIOTECA ŞCOLARĂ – CURS AVIZAT CCD BUCUREŞTI

Splaiul Independenţei Nr. 315A

Sector 6, Bucureşti, România
Tel 0040213134901 MINISTERUL EDUCAŢIEI ŞI
Fax 0040213134927 CERCETĂRII ŞTIINŢIFICE
www.ccd-bucuresti.org

Ghid privind elaborarea procedurilor

operaţionale în cadrul
BIBLIOTECILOR ŞCOLARE

CURS AVIZAT
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE

1
 PROCEDURI OPERAŢIONALE ÎN BIBLIOTECA ŞCOLARĂ – CURS AVIZAT CCD BUCUREŞTI

Asigurarea calitatii educatiei este realizata printr-un ansamblu de actiuni de dezvoltare a

capacitatii institutionale de elaborare, planificare si implementare de programe de studiu, prin
care se formeaza increderea beneficiarilor ca organizatia furnizoare de educatie îndeplineşte
standardele de calitate. Asigurarea calitatii exprima capacitatea unei organizatii furnizoare de a
oferi programe de educaţie, in conformitate cu standardele anuntate. Aceasta este astfel promovata incat
sa conduca la imbunatatirea continua a calitatii educatiei.
Cunoscute si drept proceduri formalizate, proceduri specifice sau proceduri de proces,
procedurile operationale se definesc drept o serie de reguli si metode aplicate cu scopul
standardizarii, uniformizarii si eficientizarii activitatilor periodice desfasurate in cadrul
insitutiilor bugetare

De ce este nevoie de aceste proceduri operationale?

Procedurile operationale sunt gandite pentru a simplifica munca functionarilor bugetari si a

asigura o buna comunicare a informatiei in cadrul acestor institutii. Ele sunt o serie de proceduri
standard, aplicate diverselor activitati din cadrul unei institutii precum organizarea contabilitatii,
inventarierea obiectelor, statele de plata, etc, ce simplifica monitorizarea activitatii si detectarea
cat mai rapida a neregulilor sau erorilor umane.

Rolul procedurilor operationale intr-o institutie este acela de a functiona ca un set

de instructiuni pentru toate activitatile repetitive periodice din cadrul acestora.

1. Introducere în tematica procedurală

1.1. Definiţie
Procedura = totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi (algoritmul), metodelor de lucru stabilite şi
regulilor de aplicat, în vederea executării activităţii, atribuţiei sau
sarcinii.
Procedura trebuie înţeleasă ca un set de instrucţiuni scrise care fundamentează o
acţiune sau activitate repetitivă din instituţia publică (US EPA 2007: 1).
Manualul de proceduri cuprinde mai multe proceduri care se aplică aceluiaşi domeniu de
activitate. Dacă o procedură prezintă paşii ce trebuie urmaţi într-o activitate repetitivă, un
manual de proceduri trebuie să ofere imaginea unitară a unui întreg domeniu de activitate.
Elaborarea şi implementarea procedurilor reprezintă o parte integrată a unui sistem al
calităţii de succes, deoarece conferă angajaţilor informaţii utile pentru activitatea zilnică şi
facilitează realizarea obiectivelor.
Foarte important este faptul că, deşi managerul unităţii este cel care iniţiază elaborarea
unei proceduri, scopul acesteia trebuie să fie crearea unui document care să fie uşor de
citit (să nu conţină elemente din limbajul de lemn), inteligibil
şi util tuturor celor care îl aplică. De asemenea, o procedură foarte bine formulată va fi un
eşec, dacă aceasta nu este şi aplicată în practică.
O procedură nu este un alt element de birocratizare excesivă, ci, contrar acestei
afirmaţii, este un instrument care facilitează realizarea activităţilor uzuale cât mai
rapid, corect şi eficient posibil („red-tape” „smart-tape”2).

1.2. Accepţiuni ale termenului

a. norme metodologice = instrucţiuni ale instituţiei publice pentru punerea în aplicare a
unor reglementări de rang superior;
b. metode de lucru şi proceduri formalizate sunt specifice fiecărei instituţii şi constituie
obiectul sistemului de control managerial intern, respectiv al standardului nr. 17,
intitulat „Proceduri”.
2
 PROCEDURI OPERAŢIONALE ÎN BIBLIOTECA ŞCOLARĂ – CURS AVIZAT CCD BUCUREŞTI
Pentru ca procedurile să reprezinte instrumente eficiente, trebuie să îndeplinească un
număr de condiţii esenţiale:
Să fie:
� scrise şi formalizate pentru fiecare activitate principală în parte,
� simple şi specifice,
� actualizate în mod permanent,
� aduse la cunoştinţa executanţilor, disponibile şi accesibile managerului, salariaţilor,
precum şi terţilor,
� bine înţelese şi bine aplicate,
� să nu fie redundante.

1.3. Tipuri de proceduri

Procedurile se clasifică în două categorii:
a. Procedura de sistem = procedura care descrie o activitate sau un proces care se
desfăşoară la nivelul tuturor compartimentelor din minister, numite şi „proceduri
generale”.
b. Procedura operaţională = procedura care descrie o activitate sau un proces care
se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente din unitate. Mai sunt
cunoscute şi sub denumirile de „proceduri specifice”, „proceduri de proces”,
„proceduri formalizate” etc.

2. Recomandări cu privire la elaborarea unei proceduri scrise

2.1. Iniţierea de proceduri scrise
2.1.1. Proceduri de sistem (PS)
Se iniţiază la propunerea Grupului de Management (GM) sau de către direcţiile de
specialitate, cu consultarea prealabilă a secretariatului Grupului de Management (asigurat
de către Unitatea de Politici Publice). În primul caz, GM stabileşte compartimentele
responsabile şi termenele la care acestea vor finaliza realizarea PS. Direcţiile de
specialitate vor colabora între ele în vederea elaborării PS.

2.2.2. Proceduri operaţionale (PO)

Se iniţiază de către conducătorul oricărui compartiment din cadrul MDRL pentru a descrie
activităţile sau procesele, în vederea eficientizării şi standardizării acestora.
Conducătorul compartimentului, pe baza obiectivelor specifice şi a riscurilor identificate, va
stabili lista procedurilor operaţionale necesare, persoana/persoanele responsabile pentru
elaborarea PO şi termenele la care acestea vor finaliza realizarea PO.

2.2. Elaborarea primei pagini

Prima pagină a procedurilor va conţine obligatoriu următoarele elemente:
� Antetul MDRL, în conformitate cu manualul de identitate vizuală;
� Denumirea procedurii şi codul acesteia;
� Numărul ediţiei (cu cifre romane) şi a reviziei (cu cifre arabe), precum şi data;
� Se va utiliza fontul Times New Roman 20.
2.3. Antetul şi subsolul paginilor
Pentru restul paginilor se va utiliza un antet şi subsol diferit.
Antetul va cuprinde:
� Denumirea ministerului şi a departamentului în cazul procedurilor operaţionale;
� Denumirea procedurii;
� Codul procedurii;
� Numărul ediţiei şi al reviziei;
� Numărul paginii.

2.4. Conţinutul formularului de procedură

Conţinutul formularului de procedură va fi următorul:
� Prima pagină;
3
 PROCEDURI OPERAŢIONALE ÎN BIBLIOTECA ŞCOLARĂ – CURS AVIZAT CCD BUCUREŞTI
� Cuprins;
� Formular evidenţiere modificări;
� Conţinutul propriu-zis al procedurii;
� Formulare;
� Anexe;
� Formular avizare procedură;
� Lista de distribuire a procedurii.

Exemple:
a. pentru PS: Anexa 1;
b. pentru PO: Anexa 2.
Aceste anexe reprezintă de fapt „scheletul” procedurilor. Iniţiatorul procedurii nu trebuie să
facă altceva, decât să salveze sub alt nume anexa, să şteargă „Anexa 1”, respectiv „Anexa
2” din colţul sus-dreapta de pe prima pagină, să completeze cu datele necesare în
secţiunile predefinite (semnalate cu paranteze pătrate –[]-) şi la cele solicitate
de prezentul Ghid (numărul procedurii în antet, denumirea procedurii, numărul ediţiei şi
reviziei etc).
Când totul este completat, se actualizează şi cuprinsul automat de pe pagina 2 din Anexa 1
sau Anexa 2 (Click dreapta – Update field – Update page numbers only).

2.5. Mod de redactare

2.5.1. Paragrafe, subparagrafe
a. Se vor nota succesiv cu 1.; 1.1.; 1.1.1.; a; i;
b. Bullet-urile pot fi utilizate la fiecare nivel (forma lor trebuie să fie sub formă de „bifă” sau
„liniuţă”);
c. Titlurile se vor alinia la stânga şi vor fi scrise îngroşat;
d. Titlurile primului şi celui de al doilea nivel de paragraf (1. şi 1.1.) se
vor scrie cu font de 14, restul fiind scrise cu un font de 12 Times New Roman;
e. Textul se va alinia la titlul paragrafului respectiv.

2.5.2. Reguli de redactare

a. Formatul hârtiei: A4;
b. Margini: sus: 1 cm; jos: 2,5 cm; stânga şi dreapta: 2 cm; antet: 1,25 cm; subsol: 2 cm;
c. Textul va fi scris cu font de 12 normal, Justify, Times New Roman, cu diacritice;
d. Între rânduri se păstrează un rând, iar între paragrafe un spaţiu de 6 puncte;
e. Se vor evita sublinierile şi îngroşările din corpul textului. Pentru evidenţieri se va utiliza
stilul italic;
f. În măsura în care este posibil, se asigură pagină distinctă pentru fiecare componentă a
procedurii.

2.5.3. Sistemul de codificare a procedurilor scrise

a. Codul unei PS este format din grupul PS.NN, unde NN reprezintă numărul de ordine al
PS scrise, alocat de secretariatul GM;
b. Codul unei PO scrise este format din grupul PO.XXX.YY, unde XXX reprezintă codul
compartimentului responsabil cu elaborarea PO scrise, iar YY reprezintă numărul de ordine
a PO, alocat de compartimentul care a realizat procedura;
c. Codul unui formular utilizat în cadrul unei proceduri este format din grupul F-PS.NN.ZZ
sau F-PO.XXX.YY.ZZ, unde NN, respectiv YY – reprezintă numărul de ordine a PS,
respectiv PO, iar ZZ – reprezintă numărul de ordine al formularului în cadrul procedurii
respective, XXX reprezentând codul compartimentului care a realizat procedura;
d. Formularele vor utiliza acelaşi antet şi subsol, ca şi procedura. În partea de jos dreapta a
paginii va fi evidenţiat codul formularului, scris cu corp 12 normal Times New Roman;
e. Codurile compartimentelor sunt cuprinse în Anexa 3.

4
 PROCEDURI OPERAŢIONALE ÎN BIBLIOTECA ŞCOLARĂ – CURS AVIZAT CCD BUCUREŞTI

2.6. Conţinutul procedurii

2.6.1. Scopul
În această secţiune se prezintă scopul pentru care a fost formulate procedura respectivă
(PO sau PS). Totodată, este recomandabil să fie precizate şi beneficiile care se obţin prin
utilizarea procedurii în cauză.

2.6.2. Domeniul de aplicare

Este o parte procedurală importantă, deoarece aici se stabileşte exact pentru ce activităţi
este valabilă procedura şi care sunt compartimentele care o vor implementa. Cuprinde 4
elemente principale, elemente ce trebuie respectate întocmai, pentru a evita cazurile în
care există suprapuneri de responsabilităţi sau atribuţii pentru care nu au fost identificaţi
responsabili:
� precizarea activităţii;
� delimitarea explicită a activităţii procedurate de celelalte activităţi distincte ale instituţiei;
� enumerarea activităţilor care depind de această activitate procedurată;
� enumerarea compartimentelor implicate în activitate, a celor beneficiare şi a celor ce
trebuie să furnizeze date pentru aplicarea efectivă a procedurii.

2.6.3. Definiţii, abrevieri şi acronime

Vor fi definiţi termenii care:
� reprezintă un element de noutate;
� sunt folosiţi cu frecvenţă mare în textul procedurii şi necesită comentarii
suplimentare;
� pot produce confuzie prin lipsa explicării acestora;
� dacă este cazul, trebuie precizat şi actul public care defineşte termenul în cauză;

Abrevierile şi acronimele:
� se precizează pentru acei termeni des utilizaţi în conţinut (ex. PO = procedură
operaţională; PS = procedură de sistem; UPP = Unitatea de Politici Publice; Ap = aplicare;
Ah = arhivare etc.)
Se recomandă ca atât definiţiile, cât şi abrevierile şi acronimele să fie consemnate în
ordine alfabetică.

2.6.4. Documente de referinţă şi conexe

În această secţiune trebuie precizate documentele cu rol de reglementare care au
fundamentat realizarea procedurii. Adiţional, pot fi incluse documentele cu caracter
informativ sau alte materiale utilizate în sensul activităţii procedurate până în acel moment.
Acolo unde este cazul, reglementările pot fi grupate astfel:
� reglementări internaţionale;
� legislaţie primară;
� legislaţie secundară;
� reglementări interne.

2.6.5. Descrierea procedurii

Reprezintă componenta esenţială a întregii proceduri, întrucât descrie în mod logic şi
concret care sunt etapele activităţii procedurate.
a. Generalităţi:
� caracteristici generale ale activităţii; nu se repetă elementele deja menţionate în
subcapitolele anterioare; pot fi prezentate principiile aplicabile activităţii (ex. transparenţă,
legalitate, confidenţialitate etc.)

5
 PROCEDURI OPERAŢIONALE ÎN BIBLIOTECA ŞCOLARĂ – CURS AVIZAT CCD BUCUREŞTI

b. Documente utilizate:
� formulare standard, instrucţiuni, liste de verificare, manuale, ghiduri.

c. Resurse necesare:
� materiale (elementele de logistică: materiale informatice, calculatoare, acces la baze de
date etc.), financiare (bugetul necesar), umane (personalul implicat şi atribuţiile fiecăruia).

d. Modul de lucru:
� Planificarea (resurselor, responsabililor, timpului, riscurilor şi a măsurilor de limitare a
efectelor acestora);
� Derularea tuturor acţiunilor (programul propriu-zis, sub formă tabelară);
� Valorificarea rezultatelor (indicatori de rezultat, indicatori de performanţă, beneficiari).

2.6.6. Responsabilităţi şi verificare

Această secţiune se referă la descrierea responsabilităţilor persoanelor care aplică
procedura şi NU la cele legate de elaborarea, verificarea şi aprobarea procedurii. Pentru
evidenţierea acestor activităţi există un tabel separat, prevăzut în secţiunea 3.7.
Se recomandă întocmirea unui tabel care să cuprindă funcţiile responsabile pentru
realizarea acţiunilor din procedură, cu termene limită ce trebuie respectate.

2.6.7. Anexe
� tabele, scheme logice, formulare, modele de completat, schema grafică a circuitului
documentelor.

2.7. Avizare şi aprobare

2.7.1. Procedurile de sistem
a. Pentru procesul de avizare şi aprobare se va utiliza formularul FPS. 00.02 (Anexa 1, p.8).
b. După elaborare, PS se verifică de către conducătorul/ superiorii direcţi ai ompartimentului
responsabil şi se transmite către secretariatul GM.
c. Secretariatul GM verifică conformitatea PS cu prevederile din OMFP 946/2005. Dacă PS
nu respectă prevederile, secretariatul va comunica observaţiile compartimentului iniţiator în
termen de 3 zile lucrătoare. Compartimentul va trimite PS modificată în maxim 3 zile
lucrătoare de la data primirii observaţiilor, iar secretariatul va aviza aceasta în termen de 1
zi lucrătoare.
d. După ce compartimentul responsabil a elaborat varianta finală a PS, secretariatul GM va
include pe ordinea de zi a următoarei şedinţe a GM discutarea şi aprobarea PS.
e. Cu cel puţin 2 săptămâni înaintea şedinţei programate a GM, Secretariatul va trimite PS
către membrii GM prin email în vederea consultării acestora. Reprezentantul
compartimentului responsabil, în colaborare cu secretariatul GM, va include observaţiile şi
recomandările fondate legal şi metodologic ale membrilor GM în proiectul PS.
f. Cu cel puţin 3 zile înaintea şedinţei GM, secretariatul va retransmite varianta finală a PS,
aşa cum a rezultat aceasta după includerea eventualelor observaţii.
g. GM îşi dă avizul asupra proiectului PS în cadrul şedinţei acesteia, prin adoptarea unei
decizii în acest sens. Decizia va fi semnată de către preşedintele sau vicepreşedinţii GM,
după caz.
h. După avizul GM, PS se aprobă de către ministrul dezvoltării regionale şi locuinţei.
Compartimentul care a realizat PS va avea sarcina de a elabora ordinul MDRL prin care se
aprobă una sau mai multe proceduri.

6
 PROCEDURI OPERAŢIONALE ÎN BIBLIOTECA ŞCOLARĂ – CURS AVIZAT CCD BUCUREŞTI

2.7.2. Procedurile operaţionale

a. După elaborare, PO se transmit de către compartimentul responsabil secretariatului GM.
b. Secretariatul GM verifică conformitatea PO cu prevederile din OMFP 946/2005. Dacă PO
nu respectă prevederile, secretariatul va comunica observaţiile compartimentului iniţiator în
termen de 3 zile lucrătoare. Compartimentul va trimite PO modificată în maxim 3 zile
lucrătoare de la data primirii observaţiilor, iar secretariatul va aviza aceasta în termen de 1
zi lucrătoare.
c. După ce PO a obţinut avizul secretariatului GM, compartimentul responsabil va transmite
PO împreună cu formularul FPO. 000.00.02 (Anexa 2, p.8) compartimentelor implicate, în
vederea formulării de observaţii (dacă există mai multe direcţii cărora li se aplică PO).
Acestea vor avea la dispoziţie 5 zile lucrătoare pentru a formula observaţii. Dacă în acest
termen un compartiment nu a transmis nicio observaţie, se consideră că acesta nu are
observaţii.
d. Eventualele observaţii vor fi discutate în cadrul unor întâlniri între compartimentul
responsabil şi compartimentele care au obiecţii. Dacă nu se ajunge la consens în termen de
7 zile lucrătoare de la data transmiterii observaţiilor, preşedintele GM va lua decizia asupra
formei finale a PO. Dacă există consens, PO se consideră aprobat.
e. Dacă PO se aplică exclusiv compartimentului iniţiator (fără a fi implicate şi alte
compartimente), aceasta se consideră finalizată în momentul în care eventualele observaţii
ale secretariatului GM au fost incluse în textul PO.
f. Aprobarea PO se va face de către conducătorul compartimentului responsabil cu
elaborarea PO şi de către superiorii ierarhici ai acestuia, dacă este cazul.
g. Forma aprobată a PO va fi transmisă secretariatului GM în termen de 3 zile lucrătoare.