You are on page 1of 94

“Año del buen servicio ciudadano”

SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN TRABAJO


INDUSTRIAL
DIRECCION ZONAL LIMA CALLAO

Proyecto de Innovación y/o Mejora Nivel Profesional Técnico


CFP VILLA EL SALVADOR
ADMINISTRACION INDUSTRIAL

“IMPLEMENTACION DE FUNCIONES PARA EL AREA


ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA OPERACIONES Y
SERVICIOS LOGISTICOS JR S.A.C. EN EL AÑO 2017”

Autor : Myriam Inca Crisante

Asesora : Ing. Danitza Cuevas Moreno

Lima, Perú

2017

1
2
Este proyecto es dedicado a mis familiares por

brindarme su apoyo y respaldo en cada decisión que

tomé, dedicar de la misma forma para todos los

profesores que supieron instruirme, aconsejarme y

guiarme con cada enseñanza brindada con sus

anécdotas, buen trato y sobre todo respeto.

3
Índice general

Índice de anexo.....................................................................................................................................................12

Resumen ejecutivo ..............................................................................................................................................13

1: Generalidades...................................................................................................................................................14

1.1 Razón social .......................................................................................................... 14

1.2 Misión, Visión, Valores ........................................................................................ 15

1.2.1 Misión ............................................................................................................ 15

1.2.2 Visión: ........................................................................................................... 15

1.2.3 Valores ........................................................................................................... 15

1.3 Servicios Principales ............................................................................................. 16

1.4 Mercado: ............................................................................................................... 18

1.5 Clientes: ................................................................................................................ 18

1.6 Mapa Estratégico .................................................................................................. 19

1.7 Organigrama ......................................................................................................... 20

2. FUNDAMENTOS DEL PROYECTO DE INNOVACION Y MEJORA .......................................21

2.1 Identificación del problema técnico en la empresa ............................................... 21

2.1.1 Brainstorming ................................................................................................ 21

2.1.2 Priorización del problema principal .............................................................. 22

2.2 Análisis de las causas raíces que generan el problema ......................................... 25

2.3 Priorización de causa raíz ..................................................................................... 25

2.4 Objetivos del Proyecto de Innovación y/o Mejora ............................................... 28

2.4.1 Objetivo General............................................................................................ 28

4
2.4.2 Objetivo Específicos ...................................................................................... 28

2.5 Antecedentes del proyecto de Innovación y/o Mejora .......................................... 28

2.6 Justificación del Proyecto de Innovación y/o Mejora ........................................... 31

2.7 Marco Teórico y conceptual ................................................................................. 31

2.7.1 Fundamento Teórico del proyecto de Innovación y Mejora .......................... 31

2.7.2 Concepto y Términos Utilizados ................................................................... 33

3: Analisis de la situacion actual .......................................................................................................................35

3.1 Descripción del proceso actual ............................................................................. 35

3.1.1 Flujograma actual .......................................................................................... 35

3.1.2 Diagrama analítico de procesos de la situación actual .................................. 36

...................................................................................................................................... 36

3.1.3 Indicadores del proceso en la situación actual............................................... 37

3.2 Efecto del problema en el área de trabajo ............................................................. 37

4:Propuesta tecnica de la mejora.......................................................................................................................38

4.1 Plan de acción de la Mejora propuesta ................................................................. 38

4.1.1 Plan de Acción N° 1 Proponer un Manual de organización y Funciones para

las áreas administrativa (Tesorería-Contabilidad-Recursos Humanos-Ventas-Gerente

Administrativo) ............................................................................................................ 38

4.1.1.1 Procedimiento para la implementación del manual de organización y

funciones ...................................................................................................................... 40

4.1.1.1.1 Propuesta al Jefe Inmediato ....................................................................... 40

4.1.1.1.2 Aprobación para la elaboración del manual............................................... 40

5
4.1.1.1.3 Elaboración del manual de organización y funciones................................ 40

4.1.1.1.3.1 Crear un formato de perfil de puesto ...................................................... 40

4.1.1.1.3.2 Propuesta al jefe inmediato .................................................................... 40

4.1.1.1.3.3 Aprobación para elaborar el formato de perfil de puesto ....................... 41

4.1.1.1.3.4 Elaboración de formato de perfil de puesto ........................................... 41

4.1.1.1.3.4.1 Identificación de los datos importantes a tener el formato .................... 41

4.1.1.1.3.5 Elaboración del formato en borrador ..................................................... 42

4.1.1.1.4 Revisión del formato en borrador .............................................................. 43

4.1.1.1.5 Aprobación del formato Formalmente ....................................................... 43

4.1.1.1.6 Difusión del formato .................................................................................. 43

4.1.2 Elaboración del manual de organización y funciones en borrador ................ 43

4.1.3 Revisión del manual en borrador ................................................................... 43

4.1.4 Difusión del Manual de organizaciones y funciones ..................................... 43

4.2 Plan de Acción N°2: Capacitación al personal .................................................... 44

4.2.1 Propuesta al jefe inmediato............................................................................ 44

4.2.2 Aprobación para la capacitación a los colaboradores .................................... 44

4.2.3 Programación de la capacitación ................................................................... 44

4.2.4 Control de asistencia de los colaboradores en la capacitación ...................... 45

4.3 Consideraciones técnicas, operativas y ambientales para la implementación de la

mejora. ............................................................................................................................. 47

4.4 Recursos técnicos para implementar la mejora propuesta .................................... 47

6
4.5 Mapa de flujo de valor de la situación mejorada o diagrama de proceso

mejorado………………………………………………………………………………...48

4.5.1 Flujo grama .................................................................................................... 48

4.5.2 Diagrama de análisis y procesos (DAP) ....................................................... 49

4.6 Cronograma de ejecución de la mejora ................................................................. 50

4.7 Aspectos limitantes de la implementación de la mejora ....................................... 51

5:Costo de la implementacion de la mejora ....................................................................................................52

5.1 Costo del estudio de la mejora .............................................................................. 52

5.2 Costo de ejecución de la mejora ........................................................................... 52

5.2.1 Costo de los materiales .................................................................................. 52

5.2.2 Costo asociado al personal ............................................................................ 52

5.2.3 Costo de máquina, herramientas y equipos ................................................... 53

5.2.4 Costo total de la ejecución de la mejora ........................................................ 53

5.3 Costo total de la implementación de la mejora ..................................................... 54

6: Evaluacion tecnica y economica de la mejora ...........................................................................................55

6.1 Beneficio técnico .................................................................................................. 55

6.2 Beneficio económico esperado de la mejora ........................................................ 55

6.2.1 Costo mensuales de la situación actual.......................................................... 55

6.2.1.1 Costo por tiempo de procesos........................................................................ 55

6.2.1.3 Costo por tiempo de proceso ......................................................................... 57

6.2.1.4 Costo mensual total de la situación mejorada ............................................... 58

6.2.2 Flujo de Caja anual ........................................................................................ 59

7
6.2.3 Indicador Beneficio-Costo ............................................................................. 59

6.2.4 Periodo de recuperación de la inversión ........................................................ 60

Conclusiones.........................................................................................................................................................61

Recomendaciones................................................................................................................................................62

Referencias bibliograficas ..................................................................................................................................63

Anexo .....................................................................................................................................................................64

8
Índice de figuras

Figura I: Logo de la Empresa .............................................................................................. 14

Figura II: Foto de la Empresa .............................................................................................. 14

Figura III: Valores de la Empresa........................................................................................ 15

Figura IV: Biodigestores ..................................................................................................... 16

Figura V: Foto de la Empresa 2 ........................................................................................... 17

Figura VI: Clientes .............................................................................................................. 19

Figura VII: Mapa Estratégico .............................................................................................. 19

Figura VIII: Organigrama .................................................................................................... 20

Figura IX: Pareto de Problemas........................................................................................... 24

Figura X: Análisis de las causas raíces del problema .......................................................... 25

Figura XI: Análisis de las causas raíces de las causas......................................................... 27

Figura XII:Flujo Actual ....................................................................................................... 35

Figura XIII:DAP Actual ...................................................................................................... 36

Figura XIV: Efectos............................................................................................................. 37

Figura XV: Formato de Perfil de puestos ............................................................................ 42

Figura XVI: Formato de programa de capacitación ............................................................ 45

Figura XVII: Formato de hoja de asistencia ........................................................................ 46

Figura XVIII: Flujo-mejorado ............................................................................................. 48

Figura XIX: DAP-mejorado ................................................................................................ 49

Figura XX: Cronograma de ejecución ................................................................................. 50

9
Índice de tablas

Tabla 1: Clientes principales ............................................................................................... 18

Tabla 2: Clientes secundarios .............................................................................................. 18

Tabla 3: Problemas principales............................................................................................ 21

Tabla 4: Puntuación de encuesta ......................................................................................... 22

Tabla 5: Encuesta del problema........................................................................................... 22

Tabla 6: Resultado de la encuesta........................................................................................ 23

Tabla7: Variables del Pareto................................................................................................ 23

Tabla 8: Puntuación de la encuesta...................................................................................... 25

Tabla 9: Encuesta de las causas ........................................................................................... 26

Tabla 10: Resultado de la encuesta...................................................................................... 26

Tabla 11: Variables del Pareto............................................................................................. 27

Tabla 12: Indicador .............................................................................................................. 37

Tabla 13: Costo del estudio de la mejora ............................................................................ 52

Tabla 14: Costo de los materiales ........................................................................................ 52

Tabla 15: Costo asociado al personal .................................................................................. 53

Tabla 14: Costo de los materiales ........................................................................................ 53

Tabla 16: Costo de equipo ................................................................................................... 53

Tabla 17: Costo total de la ejecución de la mejora .............................................................. 54

Tabla 18: Costo total de la implementación de la mejora ................................................... 54

Tabla 19: Beneficio técnico ................................................................................................. 55

Tabla 20: Costo por tiempo de procesos ............................................................................. 55

Tabla 21: Costo horas-hombre ............................................................................................ 56

Tabla 22: Proceso documentario ......................................................................................... 56

10
Tabla 23: Costo por tiempo de proceso ............................................................................... 56

Tabla 24: Costo totales de situación actual ......................................................................... 57

Tabla 25: Costo por tiempo de procesos ............................................................................. 58

Tabla 26: Costo por tiempo de procesos mejorado ............................................................. 58

Tabla 27: Costo totales de la situación mejorada ................................................................ 58

Tabla 28: Flujo de caja ........................................................................................................ 59

11
ÍNDICE DE ANEXO

Anexo 1: Capacitación de personal ..................................................................................... 64

Anexo 2: Formato de capacitación ...................................................................................... 68

Anexo 3: Formato de hoja de asistencia .............................................................................. 69

Anexo 4: Manuel de organización y funciones ................................................................... 70

Anexo 5: Formato de perfil de puesto RRHH ..................................................................... 84

Anexo 6: Formato de perfil de puesto Tesorería ................................................................ 85

Anexo 7: Formato de perfil de puesto Contabilidad............................................................ 86

Anexo 8: Formato de perfil de puesto Ventas ..................................................................... 87

Anexo 9: Organigrama de la empresa ................................................................................. 88

Anexo 10: Problemas Principales ........................................................................................ 88

Anexo 11: Encuesta del problema ....................................................................................... 89

Anexo 12: Diagrama de causa efecto .................................................................................. 89

Anexo 13: Encuesta de causas ............................................................................................. 90

Anexo 14: DAP actual ......................................................................................................... 91

Anexo 15: DAP mejorado ................................................................................................... 92

12
RESUMEN EJECUTIVO

El presente proyecto de mejora es desarrollado en la empresa Operaciones y

Servicios Logísticos JR S.A.C, dedicado al servicio de transporte de carga terrestre, el área

donde se realizara la mejora es el área administrativa.

Este proyecto consta de 6 capítulos, en los cuales el primer capítulo inicia con la breve

descripción de las generalidades y datos legales de la empresa Operaciones y Servicios

Logísticos JR S.A.C, seguidamente surge una lluvia de ideas para poder identificar los

problemas más significativo que suscitan en la área administrativa de la empresa

Operaciones y Servicios Logísticos JR S.A.C, una vez realizado el diagrama de causa-

efecto con su respectivo diagrama de Pareto se determina que la mala designación de

funciones llega a ser el problema principal.

Para una mejora de esta situación que aqueja al área administrativa, realizara el plan de

acción que consta en la implementación de un Manual de organización y funciones y

capacitación al personal.

Seguido de eso se presenta la propuesta de mejora, los costos que conlleva realizar la

mejora y luego se evalúa económicamente la mejora y a su saber los beneficio que se

adquieren al realizar la mejora

13
1: GENERALIDADES

1.1 Razón social

La empresa Operaciones y Servicios Logísticos JR SAC se encuentra ubicada en el

distrito de Lurín, se dedica al servicio de transporte de carga terrestre.

Figura I: Logo de la Empresa

Datos legales

- Ruc :20562640941

- Tipo de contribuyente :Sociedad Anónima Cerrada

- Condición :Habido

- Dirección de domicilio fiscal : Cal. Los Rosales Mz. B Lt 02 Huertos de

Pachacamac

- Distrito/Ciudad :Lurín/Lima

- Representante legal :Néstor Jorge Gallegos Rojas

Figura II: Foto de la Empresa

14
1.2 Misión, Visión, Valores

1.2.1 Misión

Somos una empresa prestadora de servicios orientada al cliente ofreciendo soluciones

en el transporte de carga, servicios de operaciones logísticas de productos realizables, en

conjunto con nuestros socios estratégicos, manteniendo la mejor calidad en el servicio,

para ello contamos con experiencia, infraestructura adecuada y capacidad operativa, con el

incansable afán de mantener la fidelidad de nuestros clientes.

1.2.2 Visión:

Somos una empresa prestadora de servicios orientada al cliente ofreciendo soluciones

en el transporte de carga, servicios de operaciones logísticas de productos realizables, en

conjunto con nuestros socios estratégicos, manteniendo la mejor calidad en el servicio,

para ello contamos con experiencia, infraestructura adecuada y capacidad operativa, con el

incansable afán de mantener la fidelidad de nuestros clientes.

1.2.3 Valores

Figura III: Valores de la Empresa

15
1.3 Servicios Principales

Transporte terrestre de carga a nivel Local y Nacional

- Transporte de cerámico:

- Somos uno de los principales transporte que se dedica a repartir los

productos de Cerámico San Lorenzo a diversas tiendas de Lima y

Provincias

- Transporte de Vinos:

- Repartimos Vino de Santiago Queirolo a todas las tiendas retail (Metro,

Makro, Plaza vea, Tottus)

- Transporte de tanques:

- Hacemos entrega de tanques de ROTOPLAS a nivel nacional

16
Figura V: Foto de la Empresa
2

17
1.4 Mercado:

El mercado céntrico para Operaciones y Servicios Logísticos Jr. se encuentra en lima

metropolitana y Lima Provincias ya que sus instalaciones están ubicadas geográficamente

en la capital Lima

1.5 Clientes:

Como cliente principal tenemos a Cerámico San Lorenzo con un 85% de servicios

realizados.

Tabla 1: Clientes principales


CLIENTES
PORCENTAJE
PRINCIPALES
Cerámico San Lorenzo 85%
Eternil 5%
Far Plast 5%
Celima 5%

En los clientes secundarios tenemos a Haug como son empresas pequeñas con un 50%

de viajes realizados.
Tabla 2: Clientes secundarios
CLIENTES SECUNDARIO PORCENTAJE
Haug 50%
Rotoplas 20%
Eternit 20%
cercos 10%

18
Figura VI: Clientes

1.6 Mapa Estratégico

Figura VII: Mapa Estratégico

19
1.7 Organigrama

Figura VIII: Organigrama

Elaborado por la empresa

20
2. FUNDAMENTOS DEL PROYECTO DE INNOVACION Y MEJORA

2.1 Identificación del problema técnico en la empresa

2.1.1 Brainstorming

Para identificar la problemática se realizó una lluvia de idea donde interviene las área

administrativa y se formula la siguiente pregunta: ¿Cuáles son los principales problemas

que generan mayores quejas en el área?, las cuales fueron clasificadas en el siguiente

cuadro:

Tabla 3: Problemas principales

Problemas Principales

Ineficiencia en la supervision del personal

Problema de comunicación con jefe de operaciones

Mala designacion de funciones en el area

No existe tarifario de costo de los fletes definidos

Descordinacion en la programacion de los pagos a proveedores

Para la realización de lluvias de ideas participaron:


Kattya Ramírez - Gerente administrativo
Myriam Inca - Asistente administrativo
Maryeling Pérez - Jefe de Tesorería

Angelica Ramírez - Asistente de Tesorería

Annia Barzola - Contabilidad

José Díaz - Recursos Humanos

21
2.1.2 Priorización del problema principal

Para el estudio de los problemas se realizó una encuesta a 6 trabajadores, el cual nos

brindara la información de la problemática a intervenir. Para poder identificar el problema

principal se estableció una encuesta con los siguientes puntajes el cual va desde nunca

hasta muy grave.

Tabla 4: Puntuación de encuesta

En la encuesta se va a considerar los problemas principales

Tabla 5: Encuesta del problema

ENCUESTA

¿Cuáles son los principales problemas que generan mayores quejas en el área?

Calificar según la siguiente tabla desde inusual hasta muy grave

INUSUAL LEVEL MODERADO GRAVE MUY GRAVE


1 2 3 4 5

Ineficiencia en la supervision del personal

Problema de comunicación con jefe de operaciones

Mala designacion de las funciones del area

No existe tarifario de costo de los fletes definidos

Descordinacion en la programacion de los pagos a proveedores

22
Una vez realizado la encuesta el resultado fue el siguiente:

Tabla 6: Resultado de la encuesta

Numero de
personas
Problemas Principales 1 2 3 Valor
Ineficiencia en la supervision del personal 4 3 4 11
Problema de comunicación con jefe de operaciones 3 3 4 10
Mala designacion de las funciones del area 5 5 5 15
No existe tarifario de costo de los fletes definidos 3 2 3 8
Descordinacion en la programacion de los pagos a proveedores 4 3 4 11
Nota: como se observa podemos ver los distintos resultados de cada problemática, según
la sumatoria de los puntajes calificados por los trabajadore.

Luego de observar los resultados estos son ordenados de mayor a menor, para realizar
el diagrama de pareto.

Tabla7: Variables del Pareto


Problemas resultado de % resultado
% resultado
Principales encuesta acumulados
Mala designacion de funciones en el area 15 27% 27%
Ineficiencia en la supervision del personal 11 20% 47%
Descordinacion en la programacion de los pagos a proveedores 11 20% 67%
Problema de comunicación con jefe de operaciones 10 18% 85%
No existe tarifario de costo de los fletes definidos 8 15% 100%
TOTAL 55 100%
Nota:Los porcentajes de severidad representan cuan severo es cada problemática.

23
Acontinuacion se muestra el diagrama de Pareto, que representa el grado de
importancia de los problemas el cual se tomara a resolver.

PROBLEMAS QUE AFECTAN AL AREA


ADMINISTRATIVA
20 100% 100%
18 90%
15 80% 85%
16 80% 80% 80% 80% 80%
14 67% 70%
12 11 11 60%
10
10 47% 8 50%
8 40%
6 27% 30%
4 20%
2 10%
0 0%
Mala designacion Ineficiencia en la Descordinacion en Problema de No existe tarifario
de funciones en el supervision de la programacion de comunicación en el de costo de los
area personal los pagos a los area de operación fletes definidos
proveedores

FRECUENCIA % ACUMULADO 80-20

Figura IX: Pareto de Problemas


Nos indican que es el
problema principal

Interpretación:

Como podemos observar en el Pareto se presentan 5 problemas principales, de los

cuales se resalta un gran problema que es “Mala designación de funciones en el área”, el

cual genera un gran impacto en las áreas administrativa, ya que este refleja la deficiencia

del área, y es por ende que será la problemática a atacar sobre todas las demás, para así

poder desarrollar una solución a beneficio del área.

24
2.2 Análisis de las causas raíces que generan el problema

A continuación se analizará mediante un diagrama causa-efecto cuáles son las causas

raíces de la mala asignación de funciones, los cuales fueron tomados en base a los

problemas secundarios mencionados en la lluvia de ideas

Metodo de Medio
Mano de obra
trabajo Ambiente

Funciones no establecidas
Desorden en los archivos Inexistencia de capacitacion al personal
de los documentos

Mala designacion de
funciones

Error al girar cheque

Materiales Maquinaria Medicion

Figura X: Análisis de las causas raíces del


problema

2.3 Priorización de causa raíz

Para el estudio de la causa raíz del problema se realizó una 2° encuesta, para así saber

cuál es la principal causa que genera mala designación de las funciones y poder identificar

la causa raíz, se estableció una encuesta con los siguientes puntajes el cual va de forma

desde nunca hasta muy grave.

Tabla 8: Puntuación de la encuesta

INUSUAL LEVEL MODERADO GRAVE MUY GRAVE


1 2 3 4 5

25
Tabla 9: Encuesta de las causas

ENCUESTA
¿Cuál de las siguientes causas cree usted que genera las demoras y reproceso
en el registro de documentos?
Calificar según la siguiente tabla desde inusual hasta muy grave

INUSUAL LEVEL MODERADO GRAVE MUY GRAVE


1 2 3 4 5

Funciones no establecidas

Personal no capacitado

Error al girar cheque

Desorden en los archivos de documentos

Resultado de la encuesta fue:

Tabla 10: Resultado de la encuesta

Numero de
personas
Problemas Principales 1 2 3 Valor
Funciones no establecidas 5 5 4 14
Personal no capacitado 4 4 3 11
Error al girar cheque 2 1 2 5
Desorden en los archivos de documentos 3 3 2 8
Nota: como se observa podemos ver los distintos resultados de cada
problemática, según

Luego de observar los resultados lo ordenamos de mayor a menor para realizar el diagrama

de Pareto:

26
Tabla 11: Variables del Pareto

Problemas resultado de % resultado


% resultado
Principales encuesta acumulados
Funciones no establecidas 14 37% 37%
Personal no capacitado 11 29% 66%
Desorden en los archivos de documentos 5 13% 79%
Error al girar cheque 8 21% 100%
TOTAL 38 100%

A continuación se muestra el grafico de Pareto:

CAUSAS QUE AFECTAN AL AREA


ADMINISTRATIVA
20 100% 100%
18 90%
87%
16 80% 80% 80% 80% 80%
14
14 70%
66%
12 11 60%
10 50%
8
8 40%
37%
6 5 30%
4 20%
2 10%
0 0%
Funciones no Personal no capacitado Desorden en los archivos Error al girar cheque
establecidas de documentos

FRECUENCIA % ACUMULADO 80-20

Figura XI: Análisis de las causas


raíces de las causas
Nos indican que es el
problema principal

27
En el diagrama se puede observar que existen 4 causas que dan origen al problema

principal, mediante la aplicación del diagrama de Pareto, se ha determinado dar solución a

una causa con mayor incidencia que es “Funciones no establecida y Personal no

capacitado”.

Resolviendo el problema de funciones no establecidas se llega a solucionar un 66% del

problema principal. Hasta la actualidad no se ha realizado ninguna capacitación con

respecto a sus funciones de cada área y mucho menos cuando este ingresa a laborar, no

tiene conocimiento al 100 % de todas las funciones que debe cumplir y mucho saber si lo

están realizando de forma correcta. Esto genera que se provoquen muchos problemas al

momento de realizar su función.

2.4 Objetivos del Proyecto de Innovación y/o Mejora

2.4.1 Objetivo General

“Implementación de funciones para las áreas de Tesorería, Ventas, Recursos humanos,

Contabilidad”

2.4.2 Objetivo Específicos

- Proponer una solución para las funciones no asignadas

- Implementar un procedimiento de capacitaciones al personal

- Elaborar un MOF PP

2.5 Antecedentes del proyecto de Innovación y/o Mejora

Para realizar el presente Proyecto se consultaron las siguientes tesis:

Título: MANUAL DE ORGANIZACIÓN PARA LA EMPRESA

“ESTETICAUNISEX OLIVIA”

Autores: Adalberto Arturo Terán García

Año: 2014

28
País: Perú

Resumen: Hoy en la actualidad, es de suma importancia contar con los elementos

básicos de la administración puesto que estos permiten a toda empresa establecida

funcionar de la manera correcta y mantener un control dentro de ella. Es por ello que se

le propuso a la empresa estética unisex Olivia la realización de un manual de

organización, debido a que este le facilitará a la empresa tener por escrito todas las

actividades que se realizan en cada puesto. La empresa cuenta con más de 20 años

dentro del mercado brindando el servicio de corte de cabello entre otros. Este manual

le ayudará a facilitar de una manera más eficiente en la selección y reclutamiento así

como a determinar las líneas de autoridad entre los trabajadores y la responsabilidad de

cada uno, por otra parte este manual ayudará a especificar las acciones a realizar por

parte de los empleados, esto impulsará a mantener un mejor rendimiento y un mejor

desempeño evitando así la sobre-carga de trabajo. La empresa está formalizándose en

el mercado y es de suma importancia contar con un instrumento administrativo que le

permita mejorar la relación entre los empleados y el desempeño laboral de cada uno de

los que conforman la empresa.

Título: MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Autores: Rector Universidad Católica Los Ángeles Chimbote

Año: 2016

País: Perú

Resumen: El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un documento técnico

normativo de gestión institucional que describe la organización y funciones de los

órganos de la universidad en función de los procesos claves de gestión asignados a

jefes de unidades jerárquicas administrativas y académicas o dueños de procesos,

considerando las funciones establecidas en el Estatuto,

29
Reglamento General, Reglamento de Organización y Funciones y Manual de

Procesos.

Las responsabilidades específicas descritas a nivel de cargos en el MOF, son

Concordantes con los cargos considerados en el Cuadro para Asignación de

Personal (CAP).

Este documento proporciona información sobre las responsabilidades y facilita

el proceso de inducción, orientación y capacitación del personal; permitiendo

darle a conocer con claridad sus responsabilidades del cargo al que han sido

asignados. Se precisa por cada unidad jerárquica el propósito, responsabilidades,

procesos determinados necesarios y la estructura de plazas. Las responsabilidades

descritas en el presente Manual fueron socializadas y revisadas por las diversas

unidades operativas de la universidad.

Título: MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Autores: DR. CARLOS ANTONIO ADAUTO JUSTO

Año: 2010

País: Perú

Resumen: El Manual de Organización y Funciones de la Universidad Nacional del

Centro del Perú, busca asegurar con claridad la determinación de responsabilidades,

líneas de autoridad, jerarquías, criterios institucionales únicos y responsabilidad de

cada Unidad Orgánica, para el eficiente y eficaz funcionamiento de la institución.

Este documento de Gestión Institucional, se enmarca dentro de los principios de

eficiencia, eficacia y economía de recursos para el logro de los resultados; busca que

cada Unidad Orgánica genere valor en cada una de sus actividades vinculadas con la

enseñanza y formación académica de profesionales, la investigación científica,

30
tecnológica, humanística, así como la extensión universitaria y la proyección social

hacia la comunidad en general.

El MOF-UNCP se ha formulado dentro del marco legal establecido en la Constitución

Política del Estado, la Ley Universitaria y el Estatuto de la Universidad Nacional del

Centro del Perú, concordante al Reglamento de Organización y Funciones y el Cuadro

para Asignación de Personal 2010-2011 aprobado mediante resolución No. 00675-

2010-R. Finalmente, se constituye en un documento de gestión Administrativa

complementaria al Reglamento de Organización y Funciones y Cuadro para

Asignación de Personal; esta organizado en dos capítulos, en la primera se encuentra

las generalidades y en el segundo capítulo establece la organización y funciones de los

niveles y cargos de todas las dependencias de la Universidad Nacional del Centro del

Perú; cuya actualización y su perfeccionamiento está a cargo de la Oficina de

Racionalización de la Oficina General de Planificación.

2.6 Justificación del Proyecto de Innovación y/o Mejora

Este proyecto de mejora se está realizando con el fin de implementar las funciones para

el área de tesorería, ya que estos generan una gran problemática la cual afecta a la

empresa y genera pérdida de tiempo.

2.7 Marco Teórico y conceptual

2.7.1 Fundamento Teórico del proyecto de Innovación y Mejora

Mejora: La mejora continua, si se quiere, es una filosofía que intenta optimizar y

aumentar la calidad de un producto, proceso o servicio. Es mayormente aplicada de

forma directa en empresas de manufactura, debido en gran parte a la necesidad

constante de minimizar costos de producción obteniendo la misma o mejor calidad del

producto, porque como sabemos, los recursos económicos son limitados y en un

31
mundo cada vez más competitivo a nivel de costos, es necesario para una empresa

manufacturera tener algún sistema que le permita mejorar y optimizar continuamente.

Diagrama de Pareto: Un diagrama de Pareto es un tipo especial de gráfica de

barras donde los valores graficados están organizados de mayor a menor. Utilice un

diagrama de Pareto para identificar los defectos que se producen con mayor frecuencia,

las causas más comunes de los defectos o las causas más frecuentes de quejas de los

clientes.

El diagrama de Pareto debe su nombre a Vilfredo Pareto y su principio de la "regla

80/20". Es decir, 20% de las personas poseen 80% de la riqueza; o 20% de la línea de

producto puede generar 80% de los desechos; o 20% de los clientes puede generar 80%

de las quejas, etc.

Diagrama de Ishikawa: El diagrama de Ishikawa, también llamado diagrama de

espina de pescado, diagrama de causa-efecto, diagrama de Grandal o diagrama causal,

se trata de un diagrama que por su estructura ha venido a llamarse también: diagrama

de espina de pez. Consiste en una representación gráfica sencilla en la que puede verse

de manera relacional una especie de espina central, que es una línea en el plano

horizontal, representando el problema a analizar, que se escribe a su derecha. Es una de

las diversas herramientas surgidas a lo largo del siglo XX en ámbitos de la industria y

posteriormente en el de los servicios, para facilitar el análisis de problemas y sus

soluciones en esferas como lo son; calidad de los procesos, los productos y servicios.

Fue concebido por el licenciado en química japonés Kaoru Ishikawa en el año 1943.

Este diagrama causal es la representación gráfica de las relaciones múltiples de causa-

efecto entre las diversas variables que intervienen en un proceso. En teoría general de

sistemas, un diagrama causal es un tipo de diagrama que muestra gráficamente las

32
entradas o inputs, el proceso, y las salidas u outputs de un sistema (causa-efecto), con

su respectiva retroalimentación (feedback) para el subsistema de control.

2.7.2 Concepto y Términos Utilizados

: Los combustibles sólidos, entre los que se destacan el carbón, la turba y la madera, es

un tipo de carburante cuyos componentes se presentan de manera sólida. El carbón, por

ejemplo, se emplea para calentar agua, para movilizar maquinarias o para producir

calor destinado a usos de calefacción. La turba y la madera también son ampliamente

empleadas en este último sentido: para calefacción doméstica e industrial.

Tramites: La palabra trámite, que designa a la acción y al efecto del verbo tramitar,

reconoce su origen etimológico en el latín “tramites” con el significado de “camino”.

Un trámite está compuesto por los pasos o diligencias necesarias para arribar a un

resultado, aplicándose en general tal denominación a las gestiones burocráticas o

papeleos necesarios para obtener una respuesta de la Administración Pública. Los

pasos o trámites deben ser los mismos para todos, para no violar la igualdad jurídica.

Ejemplos: “He realizado el trámite para inscribirme en la Universidad”, “para abonar la

multa por exceso de velocidad he debido hacer muchos trámites” o “si quiero que me

eximan del pago del impuesto por carecer de recursos económicos, debo realizar un

trámite engorroso”.

Montacargas: El montacargas es un vehículo de transporte que puede ser utilizado

para transportar, remolcar, empujar, apilar, subir o bajar distintos objetos y elementos.

Son maquinarias que funcionan con dos pesos que se contraponen entre sí en lados

opuestos de un punto de giro: las ruedas delanteras. La carga que transporta se

balancea por un centro de gravedad que balancea en todas las direcciones. Este centro

de gravedad determina su estabilidad.

33
SAT: Organismo público descentralizado de la Municipalidad Metropolitana de Lima

con autonomía administrativa, económica, presupuestaria y financiera que tiene por

finalidad organizar y ejecutar la administración, fiscalización y recaudación de todos

los conceptos tributarios y no tributarios de la municipalidad.

34
3: ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL

3.1 Descripción del proceso actual

3.1.1 Flujograma actual

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DOCUMENTARIO

VENTAS COORDINADOR TESORERIA

INICIO RECIBE CORREO RECIBE O/S

REVISA
GENERA COTIZACION DISPONIBILIDAD DE REVISA DATOS
UNIDAD

A B

COORDINA LA NO DISPONIBLE
NO CORRECTO
UNIDADA DISPONIBLE

SI SI

RESPONDE CORREO PROCEDE A


ENVIA CORREO
FACTURAR

GENERA O/S ENTREGA FACTURA

RECIBE FACTURA RECIBE CARGO

ENTREGA AL CURRIER REGISTRA FACTURA

DEVUELVE CARGOS
ARCHIVA FACTURA
DE FACTURA

FIN

Figura XII: Flujo Actual

35
3.1.2 Diagrama analítico de procesos de la situación actual

DIAGRAMA DE ANALISIS Y PROCESOS (DAP) OPERARIO/MATERIAL/EQUIPO


RESUMEN
Diagrama N° 01 Hoja N°01 Actividad Actual
Objetivo 15
Conocer las actividades y tiempos 3
Actividad: Proceso documentario 0
5
Metodo: Actual 0
Distancia(m) 21
Lugar: Area administrativa Tiempo(min) 47.5
Operario: Fecha: 04-04-17
Compuesto por: Myriam Inca Crisante
Aprovado por: Kattya Geraldine Ramirez Hurtado
Tiempo Simbolo
Descripcion Cant. Dist. (m) Observacion
(min)

1 Genera cotizacion y envia al cliente 0 2 Ventas

2 Cordina que unidad enviara 0 7 Ventas

3 Envia solicitud 0 1 Ventas envia solicitud al cordinador de flota

4 Revisa si la unidad esta disponible 0 9 Coordinador de flota

5 Responde solicitud 0 1 Coordinador de flota responde correo

6 Confirma datos de la unidad 0 2 Ventas confirma al cliente

7 Genera O/S 0 5 Ventas

8 Imprime O/S 0 1 Ventas

9 Lleva O/S 5 1.5 Ventas lleva la O/S a tesoreria

10 Revisa datos de la O/S 0 1 Tesoreria

11 Si es correcto procede a facturar 0 2 Tesoreria

12 Imprime factura 0 1 Tesoreria

13 Archiva el emisor 1 1 Tesoreria

14 Lleva factura 5 1.5 Tesoreria lleva la factura a ventas

15 Revisa factura 0 1 Ventas

16 Entrega factura 0 2 Ventas entrega al currier

17 Recibe y revisa cargo de factura 0 2 Ventas recibe los cargos

18 Lleva cargo de factura 5 1.5 Ventas lleva los cargos tesoreria

19 Recibe y revisa cargos de factura 0 2 Tesoreria recibe cargos de factura

20 Registra la factura entregada 0 2 Tesoreria

21 Archiva cargo factura a contabilidad 1 1 Tesoreria

21 47.5 15 3 0 5 0
Total

Figura XIII: DAP Actual

36
3.1.3 Indicadores del proceso en la situación actual

En la siguiente tabla se podrá apreciar el indicador del área asociado al problema actual

Tabla 12: Indicador

Indicador de la problemática
Valor
Indicador Unidad de medida
actual

Funciones no establecidas Minuto por ciclo 47.5

3.2 Efecto del problema en el área de trabajo

A continuación, se muestra el árbol de efectos, la cual me ha permitido identificar los

efectos que ocasionan mi problema general

Sobre carga de Duplicidad de Mal manejo de Mal resultado de


trabajo funciones tiempo trabajo

Ausencia de funciones
Figura XIV: Efectos

37
4:PROPUESTA TECNICA DE LA MEJORA

4.1 Plan de acción de la Mejora propuesta

A continuación, se realizara el plan de acción de mejora para los siguientes casos de la

empresa Operaciones y Servicios Logísticos JR S.A.C.:

- Falta establecer funciones en el área de Tesorería

- Falta de capacitación al personal

A través de:

- MOF(Manual de organización y funciones) en la cual se elaborara las funciones de

cada uno de los colaboradores

- Capacitación al personal

4.1.1 Plan de Acción N° 1 Proponer un Manual de organización y Funciones para

las áreas administrativa (Tesorería-Contabilidad-Recursos Humanos-Ventas-

Gerente Administrativo)

Se ha de realizar un manual de organización y funciones para el área de


administrativa, la persona encargada de la elaboración de este manual será el
practicante, con el apoyo del Gerente Administrativo.

OBJETIVO

Implementar el MOF para desarrollar las funciones y responsabilidades de cada

área de la empresa para obtener el beneficio de las funciones adecuado donde se

describan las actividades de cada uno de ellos. Para evitar malas asignaciones de

funciones.

ALCANCES

La implementación del manual de funciones está dirigida para las áreas de

Tesorería-Ventas-Contabilidad-Recursos Humanos-Gerente Administrativo.

38
FINALIDAD DEL MANUAL

El presente Manual de Organización y Funciones de la empresa

OPERACIONES Y SERVICIOS LOGISTICOS JR SAC es un documento

normativo que tiene por finalidad:

1. Dar a conocer la estructura de las diferentes funciones que componen la

empresa determinando las funciones generales y específicas de su estructura

interna, los niveles de responsabilidad y autoridad, delegados a cada una de las

áreas y las relaciones internas y externas de las mismas.

2. Definir claramente su organización y funciones

3. Brindar información acerca de las funciones y responsabilidades a todo el

personal que labora en el área de tesorería de la empresa. Para ello se

distribuirán copias del presente Manual de Organización y Funciones.

El personal está en la obligación de cumplir con lo establecido en el presente

Manual de Organización y Funciones. Las estructuras o actividades no

consideradas en el presente documento deberán desarrollarse de acuerdo a una

lógica y práctica interpretación del espíritu del Manual.

39
4.1.1.1 Procedimiento para la implementación del manual de organización y

funciones

4.1.1.1.1 Propuesta al Jefe Inmediato

Se procederá a reunirse con el Jefe de cada área y la Gerente administrativa

y se le propuso la implementación y elaboración del manual de organizaciones

y funciones para cada área.

4.1.1.1.2 Aprobación para la elaboración del manual

Los jefes de cada área evaluara y analizara la propuesta de implementación

del manual de organizaciones y funciones y después de analizar da la

aprobación para dar inicio a la elaboración del manual.

4.1.1.1.3 Elaboración del manual de organización y funciones

Para la elaboración del manual de organización y funciones se tendrá en

cuenta los siguientes pasos:

4.1.1.1.3.1 Crear un formato de perfil de puesto

Objetivo

Implementar un formato de perfil de puesto para el área de tesorería para

poder tener un mejor perfil del colaborador para el área.

Alcances

La implementación del formato de perfil de puesto está dirigida al área de

tesorería

4.1.1.1.3.2 Propuesta al jefe inmediato

Se procederá a reunirse con el jefe de cada área, se le propuso la

implementación y elaboración del formato de perfil de puesto para las áreas.

40
4.1.1.1.3.3 Aprobación para elaborar el formato de perfil de puesto

La gerente administrativa y los jefes de cada área evaluara y analizara la

propuesta de implementación, después de dichas actividades da la aprobación

para su elaboración.

4.1.1.1.3.4 Elaboración de formato de perfil de puesto

4.1.1.1.3.4.1 Identificación de los datos importantes a tener el formato

Para la identificación de los datos importantes se le consultó a los juicios

de expertos de cuáles son los datos importantes que debe tener el formato

de perfil de puesto

Lo cual me dio los datos importantes a tener el formato:

-Datos de la función

 Nombre de la función

 Gerencia Jerárquica

 Área funcional

 Reporte A:

 Supervisa A:

-Objetivos de la función

-Especificaciones

 Educación

 Formación

 Experiencia

41
4.1.1.1.3.5 Elaboración del formato en borrador

Se tomó los puntos que la gerente administrativa menciono anteriormente y

se elaboró el formato borrador.

GERENCIA ADMINISTRACIÓN
Perfil de Puesto
30.05.2017

DATOS DE LA FUNCIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 30.05.2017

NOMBRE LA FUNCIÓN: CONTABILIDAD CÓDIGO GA-RH-PP-15

GERENCIA JERÁRQUICA: GERENTE ADMNISTRACIÓN

ÁREA FUNCIONAL: GERENTE GENERAL FUNCION CLAVE: DIRECCION Y SUPERVISION

REPORTA A:
JERÁRQUICAMENTE: GERENTE DE ADMINISTRACIÓN

FUNCIONALMENTE: GERENTE DE ADMINISTRACIÓN

SUPERVISA A:
JERÁRQUICAMENTE:

FUNCIONALMENTE: ADMINISTRATIVAS

OBJETIVO DE LA FUNCIÓN

Realizar actividades administrativas de archivo, control y elaboración de correspondencia, digitar y registrar las transacciones contables de las operaciones de la empresa y verificar su
adecuada contabilización, elaborar nómina y liquidación de seguridad social.

ESPECIFICACIONES

EDUCACION

Profesión Indispensable Titulado o Bachiller en Contabilidad o afines.

Profesiones afines CONTABILIDAD

IDIOMAS INGLES CHINO

Hablado Basico Hablado N/A

FORMACION

Indispensable Conocimiento actualizado en materia contable, tributaria y laboral


Análisis de Cuentas.
Elaboración de Conciliaciones Bancarias.

Deseable Curso de Especialización en Contabilidad y Finanzas

EXPERIENCIA

Conocimientos Indispensables Microsoft Excel a nivel intermedio.


Conocimientos de Derecho laboral, contratos y prestaciones
Detracciones, percepciones, fondos de garantía, etc.
Registro de información en sistemas contables.
Liquidación de Impuestos, DAOT, DJ Anual.
Almacén.
Conocimiento de Libros Electrónicos.

Conocimientos Deseables Gestión de la seguridad y salud ocupacional


Evaluaciones de riesgo de seguridad y salud
Conocimiento de MS Office Intermedio (Word - Excel

Experiencia Indispensable Experiencia: en el área de Contabilidad con 2 años de experiencia

Experiencia Deseable 5 años - Exper.en puestos similares

Figura XV: Formato de Perfil de puestos

42
4.1.1.1.4 Revisión del formato en borrador

La gerente general inmediatamente revisara y analizara el formato

presentado, en caso tenga observaciones se procederá a corregirlas para que el

jefe inmediato lo revise de nuevo, en caso que no tenga ninguna observación se

dará la aprobación y se procederá a hacer el formato formalmente.

4.1.1.1.5 Aprobación del formato Formalmente

La gerente administrativa inmediatamente revisara el formato y firmara lo

cual significa su aprobación

4.1.1.1.6 Difusión del formato

El formato se difundirá junto al manual de organizaciones y funciones para

cada colaborador del área.

4.1.2 Elaboración del manual de organización y funciones en borrador

Para la elaboración del manual de organización y funciones se observaras las

actividades realizadas por área.

4.1.3 Revisión del manual en borrador

La gerente general inmediatamente revisara el manual y firmara lo cual significa

su aprobación.

4.1.4 Difusión del Manual de organizaciones y funciones

El manual se difundirá para cada área, los cuales a ellos se les explicara cada

punto del manual, así mismo se le dará físicamente a cada colaborador, Se

elaborara un registro de entrega y difusión del manual para los colaboradores.

43
4.2 Plan de Acción N°2: Capacitación al personal

Se ha de realizar una capacitación al personal para el área administrativa, la persona

encargada de la elaboración de este manual será el practicante, con el apoyo del

Gerente Administrativo.

Objetivo:

El objetivo básico de la capacitación es la de preparar a los colaboradores para la

ejecución eficiente de sus funciones establecidas que asumen en sus áreas.

Alcance:

Las capacitaciones serán para las áreas de Tesorería, Contabilidad, Recursos

humanos, Ventas.

4.2.1 Propuesta al jefe inmediato

Se procederá a tener una reunión con la gerente general se le procederá a

informar de que teniendo el formato de perfil de puesto y el manual de

organizaciones y funciones es necesario hacer una capacitación a todos los

colaboradores para el uso adecuado.

4.2.2 Aprobación para la capacitación a los colaboradores

La gerente administrativa evaluara y analizara la propuesta de la capacitación a

los colaboradores, después de dicha actividades da la aprobación para la

capacitación

4.2.3 Programación de la capacitación

La gerente general comunicara a las áreas que están involucradas en la

capacitación y se registrara la programación en el formato “Programa de

44
capacitación” que considera cuáles serán los temas a la capacitación, así como la

frecuencia y duración

4.2.4 Control de asistencia de los colaboradores en la capacitación

La asistencia de los colaboradores se deberá de registrar mediante un formato de

capacitación interna a los colaboradores. El formato es firmado por los colaboradores

que recibe de la capacitación y luego será firmado por el especialista de impartir el

tema por ultimo será archivado.

PROGRAMA DE CAPACITACIÓN - 2017


Emisión: 20/06/2017 Página 1 de 1

TIPO DE AÑO: 2017 Fecha


Nº DESCRIPCIÓN DIRIGIDO A: Responsable Duracion OBSERVACIONES
CAPACITACIÓN Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic propuesta
Responsables de todas
1 Manuales de funciones y organozacion Administrativo Practicante 21-ago 2 horas
las areas

2 Recepcion de guias Tesoreria Administrativo Celima 13-sep 2 horas Visitar la oficina de Celima

Responsables de todas
3 Control de calidad ¿Dónde, cuando y como? Administrativo Rafael Rosas 12-oct 2 horas Jefe de SHEQ
las areas
Responsables de todas
4 Capacitacion de primeros auxlios Administrativo Jose Perez 05-nov 1.5 hora Bombero
las areas
5 s' (Calasificación, Orden, Limpieza, Orden, Mantener la Responsables de todas
5 Administrativo Rafael Rosas 24-nov 3 horas Jefe de SHEQ
disciplina) las areas

6 Manejo de planil a Contabilidad Administrativo Jhony Paima 14-dic 3 horas Experto en planil as

Figura XVI: Formato de programa de capacitación

45
HOJA DE ASISTENCIA
Emisión 20/06/2017 PA G: 1 de 1

TEMA:
FECHA: HORA DE INICIO: HORA DE TÉRMINO:
INSTRUCTOR:

OBJETIVOS:

IT EM Nº DNI ÁREA NOMBRES Y APELLIDOS FIRMA

10
11

12

13

14

15

16

17
18

19
20

OBSERVACIONES:

Figura XVII: Formato de hoja de asistencia

46
4.3 Consideraciones técnicas, operativas y ambientales para la implementación de la
mejora.
Para la ejecución de la implementación de la mejora, se requiere que los
involucrados nos faciliten lo siguiente:
- Nivel ambiental
o Disponibilidad de la sala de reuniones para la capacitación
- Nivel Técnico:
o Acondicionamiento de la sala de reuniones

- Nivel Operativo
o Materiales(lapiceros, hojas bond) para la capacitación
o Bocaditos para el break en la capacitación

4.4 Recursos técnicos para implementar la mejora propuesta

Para la aplicación de la mejora se necesitara lo siguiente:

 Copias del MOF

 Copias de PP

 Copia de selección de personal

 Folder

 Proyector

 Ecran

47
4.5 Mapa de flujo de valor de la situación mejorada o diagrama de proceso mejorado
4.5.1 Flujo grama

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DOCUMENTARIO


VENTAS TESORERIA

INICIO RECIBE O/S

GENERA COTIZACION REVISA O/S

A
CONFIRMA DATOS DE
NO CORRECT O
LA UNIDAD

A SI

GENERA O/S CON LA PROCEDE A


UNIDAD ASIGNADA FACTURAR

ENTREGA FACTURA
AL CURRIER

RECIBE LOS CARGOS


DE LA FACTURA

REGISTRA FACTURA
ENTREGADA

ARCHIVA FACTURA

FIN

Figura XVIII: Flujo-mejorado

48
4.5.2 Diagrama de análisis y procesos (DAP)

DIAGRAMA DE ANALISIS Y PROCESOS (DAP) OPERARIO/MATERIAL/EQUIPO


RESUMEN
Diagrama N° 01 Hoja N°01 Actividad Actual Propuesto
Objetivo 15 11
Conocer las actividades y tiempos 3 1
Actividad: Proceso documentario 0 0
5 2
Metodo: Actual 0 0
Distancia(m) 21 6
Lugar: Area administrativa Tiempo(min) 47.5 40
Operario: Fecha: 30-05-17
Compuesto por: Myriam Inca Crisante
Aprovado por: Kattya Geraldine Ramirez Hurtado
Tiempo Simbolo
Descripcion Cant. Dist. (m) Observacion
(min)

1 Genera cotizacion y envia al cliente 0 2 Ventas

2 Confirma datos de la unidad 0 15 Ventas confirma al cliente

3 Genera O/S con la unidad asignada 0 5 Ventas

4 Imprime O/S 0 1 Ventas

5 Lleva O/S 5 1.5 Ventas lleva la O/S a tesoreria

6 Revisa datos de la O/S 0 2 Tesoreria

7 Si es correcto procede a facturar 0 2 Tesoreria

8 Imprime factura 0 1.5 Tesoreria

9 Archiva el emisor 1 1 Tesoreria

10 Entrega factura 0 3 Tesoreria entrega al currier

11 Recibe y revisa cargo de factura 0 3 Tesoreiria recibe los cargos

12 Registra la factura entregada 0 2 Tesoreria

13 Archiva cargo factura a contabilidad 1 1 Tesoreria

21 40 11 1 0 2 0
Total

Figura XIX: DAP-mejorado

En el DAP propuesto, se muestra que se ha llegado a reducir los tiempos en algunas


actividades que hacían redundancia donde se disminuye considerable el tiempo de
comparación del DAP actual además se muestra que en las actividades ya no interviene el
coordinador de flota ya que se está aplicando las funciones que le corresponde a cada área.
La mejora en tiempo del proceso documentario es que el DAP actual se tiene un tiempo de
47.5 minutos y en el DAP propuesto el tiempo total es de 40 minutos, reduciendo 31
minutos del proceso general.

49
4.6 Cronograma de ejecución de la mejora

01-ago

02-ago

03-ago

04-ago

05-ago

07-ago

08-ago

09-ago

10-ago

11-ago

12-ago

14-ago

15-ago

16-ago

17-ago

18-ago

19-ago

21-ago

22-ago

23-ago

24-ago

25-ago

26-ago

28-ago

29-ago

30-ago

31-ago

01-sep

02-sep
ACTIVIDAD INICIO FINAL

Proponer un Manual de organización y funciones 01-ago 01-ago


Propuesta al jefe inmediato del Manual de funciones 01-ago 02-ago
Aprobacion para la elaboracion del manual 03-ago 04-ago
Elaboracion del Manual de organizaciones y funciones 05-ago 05-ago
Indentificacion de los datos importantes del formato de P.P 05-ago 05-ago
Elaboracion del formato en borrador de perfil de puesto 07-ago 07-ago
Revision del formato en borrador 08-ago 09-ago
Aprobacion formalmente del formato de perfil de puesto 10-ago 10-ago
Propuesta al jefe inmediato sobre el MOF 11-ago 12-ago
Elaboracion de un borrador del MOF 14-ago 16-ago
Revision del MOF en borrador 17-ago 17-ago
Levantar las observaciones 18-ago 21-ago
Aprovacion formalmente del MOF 21-ago 22-ago
Programa de capacitacion 23-ago 23-ago
Propuesta al jefe inmediato 24-ago 24-ago
Aprobacion para la capacitacion 25-ago 25-ago
Elaboracion de formato de programa de capacitacion 26-ago 26-ago
Aprobacion del formato de programa de capacitacion 27-ago 27-ago
Elaboracion de formato Control de asistencia para la capacitacion28-ago 28-ago
Aprobacion del formato control de asistencia 29-ago 29-ago
Capacitacion al personal 30-ago 02-sep

Figura XX: Cronograma de ejecución

50
4.7 Aspectos limitantes de la implementación de la mejora

a) Que exista reuniones y no se puedan llevar la capacitación al personal dentro del

horario establecido de 09:00 a 10:00 am.

b) Que el día antes programado a la capacitación, haya habido muchos percances y no

se logre realizar las actividades correspondientes del día y se necesite tiempo.

c) Falta de compromiso por parte de los colaboradores para la implementación de la

mejora

51
5:COSTO DE LA IMPLEMENTACION DE LA MEJORA

5.1 Costo del estudio de la mejora


A continuación se muestra los costos relacionados para la ejecución de la mejora.
Tabla 13: Costo del estudio de la mejora
Costo del estudio de mejora

Actividad realizada Recurso U/M Cantidad P/U Sub total


Levantamiento de informacion G. Administrativo Horas-H 1.5 S/. 10.00 S/. 15.00
Levantamiento de informacion Colaboradores Horas-H 3 S/. 6.60 S/. 19.80
Levantamiento de informacion Asistente Horas-H 1 S/. 4.10 S/. 4.10
Levantamiento de informacion Utiles diversos u 1 S/. 10.00 S/. 10.00
Desarrollo del PIM Practicante Horas-H 110 S/. 4.10 S/. 451.00
Desarrollo del PIM impresiones hojas 280 S/. 0.30 S/. 84.00
Desarrollo del PIM Internet u 15 S/. 1.00 S/. 15.00
Desarrollo del PIM Discos compactos u 3 S/. 1.00 S/. 3.00
Desarrollo del PIM Anillado u 3 S/. 2.50 S/. 7.50
Total: S/. 609.40

5.2 Costo de ejecución de la mejora


5.2.1 Costo de los materiales

Para la implementación de la mejora que la elaboración de un manual de organización y


funciones para los colaboradores de las áreas administrativas se utilizaran los siguientes
recursos:

Tabla 14: Costo de los materiales

Costo de materiales de la mejora


Actividad Material Unidad Cantidad PU Subtotal Observaciones
cuaderno unid 1 4.5 S/. 4.50 Para hacer los apuntes para la mejora
lapicero unid 1 1 S/. 1.00 Se refiere un instrumento que se utilizara
Se refiere para archivar las copias del MOF
Levantamiento de informacion folder unid 6 S/. 0.70 S/. 4.20 para cada area
y difusion faster unid 6 S/. 0.40 S/. 2.40 se refiere para poner en el folder
ecran unid 1 S/. 170.00 S/. 170.00 para la capacitacion del personal
formato de PP unid 2 S/. 0.50 S/. 1.00 impresión de formato de PP
formato de PP unid 30 S/. 0.10 S/. 3.00 sacado de copias de formato de PP
Manual de MOF unid 80 S/. 0.30 S/. 24.00 impresión del MOF
Selección de personal unid 30 S/. 0.30 S/. 9.00 impresión de seleccions de personal
S/. 213.60
5.2.2 Costo asociado al personal

52
A continuación se presenta el siguiente cuadro que muestra el costo por H-H
intervenidas para la implementación de la mejora

Tabla 15: Costo asociado al personal


Horas
Actividad Personal Cantidad Costo H.H Sub total Observaciones
requeridas
Implementacion del MOF Gerente Administrativo 1 3 S/. 10.00 S/. 30.00 capacitacion

Implementacion del MOF Asistente administrativo 1 2 S/. 4.10 S/. 8.20 capacitacion

Implementacion del MOF Ventas 1 1.5 S/. 6.60 S/. 9.90 capacitacion

Implementacion del MOF Tesoreria 1 1.5 S/. 6.60 S/. 9.90 capacitacion

Implementacion del MOF Recursos Humanos 1 1.5 S/. 6.60 S/. 9.90 capacitacion

Implementacion del MOF Contabilidad 1 1.5 S/. 6.60 S/. 9.90 capacitacion
Implementacion de selección de
Recursos Humanos 1 1 S/. 6.60 S/. 6.60 capacitacion
personal
Implementacion de formato PP Recursos Humanos 1 1 S/. 6.60 S/. 6.60 capacitacion
Tiempo empleado para la
Difusion del MOF Asistente administrativo 1 2 S/. 4.10 S/. 8.20
difundir el MOF
tiempo empleado para la revision
Revision de todo lo implemtado Asistente administrativo 1 3 S/. 4.10 S/. 12.30
de todo lo implementado
S/. 111.50

5.2.3 Costo de máquina, herramientas y equipos

Para la presente propuesta solo se utilizara en equipos un proyector para darle


capacitación acerca del Manual de organización y funciones las cuales son necesarias para
la aplicación de la mejora.

Tabla 16: Costo de equipo


Actividad Equipo Cantidad PU Subtotal Observaciones
Compra de Este proyector se utilizara
Proyector 1 S/. 2,000.00
equipo para la capacitacion del MOF
S/. 2,000.00

5.2.4 Costo total de la ejecución de la mejora

53
Los costos a invertir son los costos de materiales, costos de mano de obra y costo
asociado a equipo y herramientas, para el costo que en un total sale como inversión inicial
S/ 2325.10

Tabla 17: Costo total de la ejecución de la mejora

Costo total de la ejecucion de la mejora

Costo de la ejecucion de la mejora


Costo de materiales S/. 213.60
Costo asociados a personal S/. 111.50
Costo asociado a Equipos y herramientas S/. 2,000.00
Costo total de la ejecucion de la mejora S/. 2,325.10

5.3 Costo total de la implementación de la mejora

En la siguiente tabla se mostrara el costo total de la implementación de la mejora.


Tabla 18: Costo total de la implementación de la mejora
Costo total de la implementacion de la mejora
Costo del estudio de la mejora S/. 609.40
Costo Total de la ejecucion de la mejora S/. 2,325.10
Inversion total S/. 2,934.50

54
6: EVALUACION TECNICA Y ECONOMICA DE LA MEJORA

6.1 Beneficio técnico

Una vez realizado la prepuesta de mejora se espera que nuestros indicadores


encontrados se disminuyan la cual se resumirá en el siguiente cuadro.

Tabla 19: Beneficio técnico


Valor Valor
Indicador Unidad de medida Comentario
actual Mejorado

Los tiempos se redujieron gracias a la


Funciones no establecida Minuto por ciclo 47.5 (Min) 40 (Min)
implementacion del MOF evitando las
redundancia de funciones

6.2 Beneficio económico esperado de la mejora

6.2.1 Costo mensuales de la situación actual

6.2.1.1 Costo por tiempo de procesos

En el siguiente cuadro se muestran todas las personas involucradas y a la vez se determina

cuanto es su costo por minutos.

Tabla 20: Costo por tiempo de procesos


Costo por tiempo de proceso

Involucrado Sueldo Costo diario Costo por hora Costo por minuto
Gerente Administrativo S/. 2,400.00 S/. 80.00 S/. 10.00 S/. 0.17
Ventas S/. 1,600.00 S/. 53.33 S/. 6.67 S/. 0.11
Tesoreria S/. 1,600.00 S/. 53.33 S/. 6.67 S/. 0.11
Recursos humanos S/. 1,600.00 S/. 53.33 S/. 6.67 S/. 0.11
Contabilidad S/. 1,600.00 S/. 53.33 S/. 6.67 S/. 0.11
Asistente administrativo S/. 1,000.00 S/. 33.33 S/. 4.17 S/. 0.07
Nota: Se detalla los sueldos de las personas involucradas en el proceso documentario

55
Una vez que se tiene los costos por minutos de cada personal que interviene en el proceso

documentario, se procede a costear todo el tiempo del proceso.

Tabla 21: Costo horas-hombre


Proceso documentario
Horas Cantidad de Costo Total
Operación Cargo Costo por hora
Empleadas Personas por hora
Genera cotizacion y envia al cliente Ventas 0.02 1 S/. 6.67 S/. 0.13
Cordina que unidad enviara Ventas 0.07 1 S/. 6.67 S/. 0.47
Envia solicitud Ventas 0.01 1 S/. 6.67 S/. 0.07
Revisa si la unidad esta disponible Coordinador 0.09 1 S/. 8.33 S/. 0.75
Responde solicitud Coordinador 0.01 1 S/. 8.33 S/. 0.08
Confirma datos de la unidad Ventas 0.02 1 S/. 6.67 S/. 0.13
Genera O/S Ventas 0.05 1 S/. 6.67 S/. 0.33
Imprime O/S Ventas 0.01 1 S/. 6.67 S/. 0.07
Lleva O/S Ventas 0.015 1 S/. 6.67 S/. 0.10
Revisa datos de la O/S Tesoria 0.01 1 S/. 6.67 S/. 0.07
Si es correcto procede a facturar Tesoria 0.02 1 S/. 6.67 S/. 0.13
Imprime factura Tesoria 0.01 1 S/. 6.67 S/. 0.07
Archiva el emisor Tesoria 0.01 1 S/. 6.67 S/. 0.07
Lleva factura Tesoria 0.015 1 S/. 6.67 S/. 0.10
Revisa factura Ventas 0.01 1 S/. 6.67 S/. 0.07
Entrega factura Ventas 0.02 1 S/. 6.67 S/. 0.13
Recibe y revisa cargo de factura Ventas 0.02 1 S/. 6.67 S/. 0.13
Lleva cargo de factura Ventas 0.015 1 S/. 6.67 S/. 0.10
Recibe y revisa cargos de factura Tesoria 0.03 1 S/. 6.67 S/. 0.20
Registra la factura entregada Tesoria 0.03 1 S/. 6.67 S/. 0.20
Archiva cargo factura a contabilidad Tesoria 0.01 1 S/. 6.67 S/. 0.07
Total de tiempo(costo/hora)Actual S/. 3.47
Nota: Se observa el costo total actual de horas-hombre de proceso documentario

Antes de determinar los costos diarios y mensuales se realizó un cuadro de procesos


documentario durante el mes de Mayo en los que se obtuvo un promedio de proceso
documentario que se hicieron durante el mes.

Tabla 22: Proceso documentario

PROCESO DOCUMENTARIO DEL MES DE MAYO


Fecha Numero de procesos
02/05/2017 1200
Total de procesos al mes 1200

Como podemos observar en la siguiente tabla de proceso de documentario tiene un


costo de S/. 3.47 y se sabe que al mes de realiza 1200 procesos documentarios

Tabla 23: Costo por tiempo de proceso 56


Costo total por tiempo de proceso documentario actual al mes

Costo por tiempo de proceso documentario ACTUAL


Costo por proceso documentario S/. 3.47
Promedio de proceso documentario 1200
Costo por tiempo en proceso documentario por mes S/. 4,164.00

6.2.1.2 Costo total mensual de la situación actual

Al tener todos los costos de los procesos actuales sabremos cual es el costo total
mensual de la situación actual lo cual es:
Tabla 24: Costo totales de situación actual

Costo totales de la situación actual


Costo por tiempo de proceso S/. 4,164.00
Costo total de la situación actual S/. 4,164.00
Nota: Se observa el costo total mensual de la situación actual, el cual esta constituido por la suma
de los costos de tiempo de proceso

6.2.1.3 Costo por tiempo de proceso

En el siguiente cuadro se determina el costo por cada actividad del proceso

documentario mejorado. Para la determinación de los costos por tiempo de proceso

documentario mejorado se tendrá en cuenta como base los costos por hora hombre de cada

trabajador involucrado en dicho proceso.

57
Tabla 25: Costo por tiempo de procesos
Actividades del DAP del proceso documentario

Cantidad de Costo total por


Actividad Cargo Horas empleadas Costo por Hora
Personas hora
Genera cotizacion y envia al cliente Ventas 0.02 1 S/. 6.67 S/. 0.13
Confirma datos de la unidad Ventas 0.15 1 S/. 6.67 S/. 1.00
Genera O/S con la unidad asignada Ventas 0.05 1 S/. 6.67 S/. 0.33
Imprime O/S Ventas 0.01 1 S/. 6.67 S/. 0.07
Lleva O/S Ventas 0.015 1 S/. 6.67 S/. 0.10
Revisa datos de la O/S Tesoria 0.02 1 S/. 6.67 S/. 0.13
Si es correcto procede a facturar Tesoria 0.02 1 S/. 6.67 S/. 0.13
Imprime factura Tesoria 0.015 1 S/. 6.67 S/. 0.10
Archiva el emisor Tesoria 0.01 1 S/. 6.67 S/. 0.07
Entrega factura Tesoria 0.03 1 S/. 6.67 S/. 0.20
Recibe y revisa cargo de factura Tesoria 0.03 1 S/. 6.67 S/. 0.20
Registra la factura entregada Tesoria 0.02 1 S/. 6.67 S/. 0.13
Archiva cargo factura a contabilidad Tesoria 0.01 1 S/. 6.67 S/. 0.07
Total de tiempo(costo/hora)Mejorado S/. 2.67

Para la determinación de los costos diarios y por mes se determinó los costos por
actividad realizada por mes en el proceso documentario para obtener el costo diario,
semanal y mensual
Tabla 26: Costo por tiempo de procesos mejorado
Costo total por tiempo de proceso documentario mejorado al mes
Costo por tiempo de proceso documentario mejorado
Costo por proceso documentario S/. 2.67
Promedio de proceso documentario 1200
Costo por tiempo en proceso documentario por mes S/. 3,201.60
Nota: se observa el costo total por tiempo del proceso documentario por mes, el cual esta constituido
por la multiplicacion del costo por proceso documentario y el promedio proceso documentario obteniendo
como resultado el costo total por tiempo de proceso documentario mensual
6.2.1.4 Costo mensual total de la situación mejorada

Se observa en la tabla anterior un costo por tiempo total de actividades mejorado de S/.
2371.60 siendo este menor a comparación del S/.6353.20 que se tiene en el costo por
tiempo de total de actividades actual, obteniendo un ahorro de S/. 3981.60.

Costo por tiempo total de actividades mejoradas


Costo totales de la situación mejorada
Costo por tiempo de proceso S/. 3,201.60
Costo total de la situación mejorada S/. 3,201.60
Nota: Se observa el costo total mensual de la situación mejorada, el cual esta constituido por la suma
de los costos por tiempo de proceso mejorados.

58
6.2.2 Flujo de Caja anual

A continuación se muestra la tabla del costo de la situación actual y el sistema mejorado


que se implementara.

Tabla 28: Flujo de caja


Flujo de caja

Flujo de caja Mes 0 Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5

Costo del sistema actual S/. 4,164.00 S/. 4,164.00 S/. 4,164.00 S/. 4,164.00 S/. 4,164.00

Costo del sistema mejorado S/. 3,201.60 S/. 3,201.60 S/. 3,201.60 S/. 3,201.60 S/. 3,201.60

Inversión S/. 2,934.50

Ahorro mensual S/. 962.40 S/. 962.40 S/. 962.40 S/. 962.40 S/. 962.40

Flujo de caja acumulado -S/. 2,934.50 -S/. 1,972.10 -S/. 1,009.70 -S/. 47.30 S/. 915.10 S/. 1,877.50

Mes 6 Mes 7 Mes 8 Mes 9 Mes 10 Mes 11 Mes 12

S/. 4,164.00 S/. 4,164.00 S/. 4,164.00 S/. 4,164.00 S/. 4,164.00 S/. 4,164.00 S/. 4,164.00

S/. 3,201.60 S/. 3,201.60 S/. 3,201.60 S/. 3,201.60 S/. 3,201.60 S/. 3,201.60 S/. 3,201.60

S/. 962.40 S/. 962.40 S/. 962.40 S/. 962.40 S/. 962.40 S/. 962.40 S/. 962.40

S/. 2,839.90 S/. 3,802.30 S/. 4,764.70 S/. 5,727.10 S/. 6,689.50 S/. 7,651.90 S/. 8,614.30
Nota: Se muestra el flujo de caja acumulado y el ahorro mensual que nos otorgara la implementacion de la mejora

6.2.3 Indicador Beneficio-Costo

El indicador de beneficio-costo se obtiene de la división del ahorro anual entre el total


de la inversión realizada.

Ahorro anual
Coeficiente B/C=
Inversion inicial
Al realizar el flujo de caja se obtiene como resultado el ahorro mensual el cual para
realizar el indicador beneficio/costo es necesario hallarlo de manera anual.

Ahorro Anual = Ahorro mensual * 12

Ahorro Anual = S/. 962.4 * 12

Ahorro Anual = S/. 11,548.8

59
Reemplazando los valores obtenidos con los datos del flujo de caja se obtiene:

S/. 11,548.80
Coeficiente B/C=
S/. 2,934.50

Se Obtiene como resultado:

Coeficiente B/C= S/. 3.94

Este resultado me indica que por cada sol invertido se obtiene S/. 2.94 adicionales

6.2.4 Periodo de recuperación de la inversión

Para hallar el periodo de recuperación de la inversión se divide la inversión inicial entre

al ahorro anual para hallar el número de meses en el que será recuperado.

Inversion Inicial
PRI =
Ahorro mensual

S/. 2,934.50
PRI =
S/. 962.40

PRI= 3.05 meses

De los 3.05 meses, se sabe los meses más no los días exactos, es por eso que se
procederá a calcular los días exactos la cual muestra a continuación:

PRI=0.05 meses * 26 = 2 dias


Como se observa la inversión será recuperada en 3 meses con 2 días laborables.

60
CONCLUSIONES

- Al termino del proyecto, despues de realizar es estudio del problema principal, la

causa raiz y la propuesta de mejora se concluyo:

- Con la ayuda de la lluvia de ideas y diagrama de causa efecto se logro definir los

problemas establecidos en el area administrativa asi mismo la causa asociada a la

mala designacion de funciones.

- Con la ayuda de una encuesta, tabulando los datos en un grafico de Pareto se

logro medir el impacto que ocaciona la mala designacion de funciones en cuanto

a la problemática total del area.

- Con la implementacion del manual de fuciones se tuvo lugar a que se redujera las

funciones no establecidas para cada area.

- Se puede observar que el ahorro mensual es de S/. 962.40 y anual es de

S/.11548.80.

61
RECOMENDACIONES

- Al concluir es estudio aplicando las herramientas propias del estudio, se ha

determinado las siguientes recomendaciones:

- Se recomienda al Gerente administrativo mas comunicación entre su personal

administrativo para asi llevar un buen control de las actividades asignadas a

cada area.

- Se recomienda al personal administrativo cumplir las funciones de trabajo ya

que ahora cuentan con su manual de organización y funciones para poder

desenpeñar mejor sus funciones.

- Se recomienda al Gerente administrativo cumplir con las capacitaciones hacia

el personal.

62
Referencias bibliograficas

- blog.pucp.edu.pe/blog/perfil/2010/04/20/la-importancia-del-manual-de-

organizacion-y-funciones/

- transparencia/informacion/mof/MOF2011/MOF%20Biblioteca%20RR%20345320

11.pdf

- dgac.gob.bo/DSO/manualesDSO/MCapacitacion_DSO/ManualCapacitacionDSO.p

df

- http://info.ceajalisco.gob.mx/transparencia/pdf/manuales/operacion/manual_norma

s_procedimientos_capacitacion_adiestramiento

- http://www.bnp.gob.pe/index.php/es/mof-manual-de-organizacion-y-funciones

63
ANEXO

Anexo 1: Capacitación de personal

64
65
66
67
Anexo 2: Formato de capacitación

68
Anexo 3: Formato de hoja de asistencia

69
Anexo 4: Manuel de organización y funciones

70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
Anexo 5: Formato de perfil de puesto RRHH

84
Anexo 6: Formato de perfil de puesto Tesorería

85
Anexo 7: Formato de perfil de puesto Contabilidad

86
Anexo 8: Formato de perfil de puesto Ventas

87
Anexo 9: Organigrama de la empresa

Anexo 10: Problemas Principales

88
Anexo 11: Encuesta del problema

Anexo 12: Diagrama de causa efecto

89
Anexo 13: Encuesta de causas

90
Anexo 14: DAP actual

91
Anexo 15: DAP mejorado

92
PROGRAMA DE CAPACITACIÓN - 2017
Emisión: 20/06/2017 Página 1 de 1

TIPO DE AÑO: 2017 Fecha


Nº DESCRIPCIÓN DIRIGIDO A: Responsable Duracion OBSERVACIONES
CAPACITACIÓN Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic propuesta
Responsables de todas
1 Manuales de funciones y organozacion Administrativo Practicante 21-ago 2 horas
las areas

93
2 Recepcion de guias Tesoreria Administrativo Celima 13-sep 2 horas Visitar la oficina de Celima

Responsables de todas
3 Control de calidad ¿Dónde, cuando y como? Administrativo Rafael Rosas 12-oct 2 horas Jefe de SHEQ
las areas
Responsables de todas
4 Capacitacion de primeros auxlios Administrativo Jose Perez 05-nov 1.5 hora Bombero
las areas
5 s' (Calasificación, Orden, Limpieza, Orden, Mantener la Responsables de todas
5 Administrativo Rafael Rosas 24-nov 3 horas Jefe de SHEQ
disciplina) las areas

6 Manejo de planil a Contabilidad Administrativo Jhony Paima 14-dic 3 horas Experto en planil as
94